FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Lic. Christian Portugal Rojas

Conceptos generales

SESION I

Concepto de Administración

La administración es un proceso que consiste en el actividades de:

Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros

Para el logro de objetivos determinados.

El Proceso Administrativo• Planeación: Implica la elección de las

tareas que deben ser ejecutadas en un futuro para alcanzar los objetivos propuestos.

• Organización: Es la asignación de las tareas desarrolladas durante la planeación a diversos individuos o grupos.

• Dirección: Es el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas.

• Control: Esta función se encarga de medir el desempeño y controlar que se cumplan las actividades nombradas en la planificación.

La administración en un entorno globalizado

Se define como globalización a "la creación de un mercado mundial en el cual circulan libremente los capitales financieros, comerciales y productivos“, donde se eliminan las barreras económicas, políticas, sociales, culturales; dando paso a un intensivo comercio gracias al aporte de los avances tecnológicos.

La Administración y sus Perspectivas

En las próximas décadas, los principales desafíos para la administración serán los siguientes:

Crecimiento de las organizaciones: con éxito tienden al crecimiento y a la ampliación de sus actividades.

Competencia más agresiva: a la par que aumentan los mercados y los negocios, crecen también los riesgos en la actividad empresarial.

Sofisticación de la tecnología: con el progreso de las comunicaciones (Internet), del computador y del transporte en Jet.

Tasas elevadas de inflación: los costos de energía, de materias primas, de mano de obra, del dinero, se elevan continuamente.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.

2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.

3.  Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

¿ Que es calidad ?

Características de un producto o servicio que permite la Satisfacción

del Cliente

Muchas veces su visión difiere de la que tiene el cliente.

La calidad es más que una cualidad es una

actitud ante las personas.

Es importante no olvidar que el cliente juzga su actitud, es decir no solo el

trabajo que hace, sino como lo hace.

De allí que la primera impresión es decisiva, porque tal vez no haya otra oportunidad para dar una segunda

impresión.

SESIÓN II

LA EMPRESA

DEFINICIÓN

Grupo social en el que a través de la administración

de sus recursos, del capital y del trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de una comunidad.

Objetivos de la Empresa

1. Económicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:– Cumplir de los accionistas y dueños– Cubrir los pagos a acreedores– Mantener el capital a valor presente. – Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para

repartir utilidades a inversionistas. – Reinvertir en el crecimiento de la empresa.

Objetivos de la Empresa

2. Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad.

– Satisfacer las necesidades de los consumidores– Incrementar el bienestar socioeconómico y generar empleo– Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante al pago

de cargas tributarias. – Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la

contaminación ambiental.

Objetivos de la Empresa

3. Técnicos: Dirigidos a la optimización de la tecnología.

– Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.

– Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.

– Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos.

POR SU ACTIVIDAD O GIRO

1. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.

2. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados.

3. Servicios: Ofrecen productos intangibles.

• Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.

• Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa.

– Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país. – Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y

extranjeros. – Trasnacionales; Cuando el capital es preponderantemente ( que

tiene más importancia ) de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.

• Mixtas: El capital de la Empresa proviene del capital tanto del sector privado como del público

POR SU TAMAÑO

• Microempresa: 1-10 personas• Pequeña Empresa: 11 -50 personas• Mediana Empresa: 51- 100 personas• Grande Empresa: + de 100 personas

TIPOS DE PERSONERIA DE UNA EMPRESA

• PERSONA NATURAL: Tiene responsabilidad total por sus bienes contra terceros.

• PERSONA JURIDICA: Tiene responsabilidad sólo por los bienes de la empresa.

EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Es una forma de organización empresarial con personería jurídica, constituida por la voluntad unipersonal de su Titular, quien necesariamente debe ser una persona natural. Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de su Titular.

Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y microempresa.

Órganos de la empresa: Titular y Gerente, pudiendo el Titular actuar también como Gerente.

El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.

SOCIEDA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es 20.

El capital está dividido en participaciones. Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y mediana

empresa

Órganos de la empresa: Junta general de Socios, y Gerente General.

El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.

SOCIEDAD ANONIMA CERRADA

Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es 20.

El capital está dividido en acciones. Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y mediana empresa. No

pueden entrar al mercado de valores.

Órganos de la empresa: Junta General de Accionistas, y Gerente General.

El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.

Sociedad Anónima Abierta

Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es ilimitado.

El capital está dividido en acciones. Esta forma empresarial fue ideada para la Gran Empresa empresa. SI

pueden entrar al mercado de valores.

Órganos de la empresa: Junta General de Accionistas, y Gerente General.

El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.

PASOS PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA

PLANEACIÓN

SESION III

DEFINICIÓN

La planeación es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio mas apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

1. Permite que la empresa este orientada al futuro2. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la

empresa opere eficientemente.3. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o empirismo.4. Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa, por tanto es

más económico.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

1 Precisión:Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.

2. Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a

razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

3. Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno

sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo

TIPOS DE PLANEACION

ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Medianoplazo

Intermedio táctica Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental.

Cortoplazo

operacional operacional Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales en cada tarea

PASOS DE LA PLANEACIÓN

1. Detección de las oportunidades 2. Establecimiento de objetivos. 3. Desarrollo de premisas 4. Determinación de curso alternativos5. Evaluación de los cursos alternativos6. Elección de la alternativa7. Presupuesto de la elección

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SESIÓN IV

ESTRATEGIA

Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

1. VISIÓN:

“A dónde quiere llegar la Empresa”

Ejemplo:“Ser reconocido a nivel nacional como el mejor

restaurante marino”

SIN VISIÓN CON VISIÓN

¿Cual es el objetivo?

Objetivo

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

2. MISIÓN Es la promesa de la Empresa, tiene que

responder las siguientes preguntas básicas:

• ¿Qué función desempeña la empresa? • ¿Para quién desempeña esta función? • ¿Por qué existe esta empresa?

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

3. EVALUACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS (FODA): Deben ser listados y enfrentados entre sí, para encontrar caminos viables

que favorezcan a la empresa.

Positivas Negativas

Exterior Oportunidades Amenazas

Interior Fortalezas Debilidades

Identificación de factores críticos

Situaciones o tendencias que podrían influenciar el comportamiento del mercado o nuestros objetivos

Am

enazas

Situaciones o tendencias de las cuales podemos sacar ventajaO

po

rtu

nid

ades

Áreas en las que tenemos problemas que afrontar o desventajas frente a la competencia

Limitaciones

Donde tenemos ventajas competitivas actualmente en las cuales nos podemos apoyar

FortalezasFortalezas

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

4. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL:

Para elegir la estrategia empresarial, es necesario contar con una serie de estrategias posibles y elegirla que mejor aproveche los factores internos y externos. Por lo tanto, las estrategias viables deben surgir de analizar en conjunto las siguientes variables:

• La fortaleza financiera de empresa, la estabilidad del ambiente externo, la fortaleza del sector empresarial y la ventaja competitiva de la empresa.

• El crecimiento del mercado y la posición competitiva de al empresa.

Luego de encontrar una serie de estrategias viables , deben ser sometidas a una confrontación con las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, para determinar cual de ellas será la estrategia que permita alcanzar los resultados mas óptimos para la empresa.

ANÁLISIS DEL ENTORNO

Macroentorno

•Educativos•Demográficos•Económicos•Políticos•Legales•Tecnológicos•Ambientales• “Culturales”

Microentorno

Competidores en la industria

Rivalidad entre ellosProveedores

Sustitutos

Competenciapotencial

Las Cinco Fortalezas que guían la Competencia IndustrialPorter 1980

Amenaza

Amenaza

Poder negociadorPoder negociador

Compradores

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

5. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA: Básicamente es la puesta en marcha de la estrategia definida

en el proceso de formulación de la estrategia , las tareas centrales de este proceso son :

» Establecer objetivos a corto plazo. » Definir las políticas. » Motivar a los trabajadores. » Asignación de recursos.

LA ORGANIZACIÓN

SESIÓN V

DEFINICIÓN

Es determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la Empresa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Unidad de mando Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta

este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

• EspecializaciónConsiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

• Paridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe

mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

• Equilibrio de Dirección–Control Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las

acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

Objetivos de la Organización

• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo. • Establecer canales de comunicación. • Representar la estructura oficial de la empresa

Tipos de Organización

1. Organización Formal

2. Organización Informal

PASOS PARA ORGANIZAR

1. Dividir en tareas simples e identificables2. Combinar las tareas de manera lógica(se crea

el puesto)3. Jerarquizar los puestos4. Integrar los puestos en áreas.

Organigramas

Es la representación gráfica de una empresa.

DIRECCIÓN

SESION VI y VII

Definición

Es guiar que a los colaboradores para que lleguen a los objetivos de la Empresa

Pilares de la Dirección

• Liderazgo• Trabajo en equipo• Toma de decisiones• Comunicación

Toma de decisiones

“No tomar una decisión siempre es una mala decisión”

“El desarrollo es un proceso forjado por las personas que toman decisiones”

Elementos de las desiciones

• Conocimiento y experiencia

• Buen juicio

• Creatividad

• Habilidad numérica

LIDERAZGO

Líder no es el que dice que hacer, es el que deja hacer las cosas como mejor sabe cada miembro ”

Características del líder

• No ordena, el influye.• Si el equipo tiene éxito dice nosotros.• Si el equipo falla el dice yo• Da el ejemplo• Saca lo mejor de cada miembro del equipo

Trabajo en Equipo

Dos o más personas que tiene un objetivo en común y harán lo imposible por conseguirlo.

Tipos de equipo

• Equipo de estrellas

• Equipo de campeonato

Elementos del equipo

• Comunicación• Confianza• Compromiso• Código de Honor

Comunicación

Transmisión de mensajes e ideas de un emisor a un receptor, usando un mismo código

Proceso de Comunicación

Emisor(Intención)

medio canal

ruido

Receptor(efecto)

FEEDBACK

Factores que afectan la comunicación

• Información no actualizada• Desconfianza con los directivos• Bases culturales diferentes• Temor a la represalia• Credibilidad del destinatario sobre la fuente• Interferencia en el mensaje• Ideas o palabras con múltiples significados

Comunicación Eficaz

• Énfasis en la comunicación cara a cara

• Mantener a los miembros de la organización informados

• Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias

• Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

• Claridad

• Brevedad

• Corrección gramatical

• Presentación

EL CONTROL

SESION VIII

DEFINICIÓN

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas

IMPORTANCIA DEL CONTROL

• Establecer medidas correctivas• Se dan en todas las funciones administrativas• Se analizan causas que pueden originar desviaciones• Reducir costos y tiempos al contrarrestar errores presentados.

PASOS DEL CONTROL

1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.

2. Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)

3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. 4. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor

instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

• Oportunidad: Debe hacerse antes que se produzca el error.• Costeabilidad: El beneficio que se obtendrá por el control sea

mayor que la operación de hacerla.• Excepción: Se debe aplicar mayor control en áreas

estratégicas de la empresa.• Función controlada: Se refiere a la determinación de las

personas que realizarán el control

SESION IX y X

LA ADMINISTRACIÓN COMO BASE DEL EMPRENDIMIENTO

DEFINICIÓN

Una empresa es creada por un Emprendedor que asume el reto de ser Empresario.

“Empieza y nunca termina”……

Características del Emprendedor

Iniciativa. Toman riesgos. innovadores. MotivadoresCreativos Resistentes a las frustraciones

Perseverantes.

Barreras que impiden emprender

• No tengo dinero• No tengo apoyo• Tengo familia• Me falta tiempo• No sé cómo hacerlo• Tengo miedo• Me falta habilididades

Tienes lo que se necesita para ser emprendedor?