Un idad de Conoc im iento Gett ing Th ings Done ( GTD )

Mayo 20 14

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UUNN II DDAADD DDEE CC OONNOOCC II MM II EE NNTTOO

GGeettttiinngg TThhiinnggss DDoonnee

((GGTTDD)) La mente consciente, como la pantalla del ordenador, sirve para

enfocar las cosas, no para almacenarlas

David Allen

Sumario

QQuu eess?? ______________________________________________________________________________________ 11

HHeerrrraammiieennttaass ______________________________________________________________________________ 22

EEll ddaattoo ________________________________________________________________________________________ 44

GGuuaa ddee TTrraabbaajjoo __________________________________________________________________________ 44

LLaa eexxppeerriieenncciiaa ____________________________________________________________________________ 66

MMaatteerriiaalleess __________________________________________________________________________________ 88

Bibliografa bsica ________________________________________ 8

Materiales en lnea _______________________________________ 8

Qu es?

Getting Things Done (GTD) es una metodologa de productividad personal ideada por el consultor David Allen basada en un procesamiento

altamente estructurado de las tareas a realizar para conseguir un flujo de trabajo donde predominen las sensaciones de control y perspectiva por encima de las de estrs.

El principio es descargar la mente consciente del peso de las tareas a realizar haciendo un vaciado en forma de registro externo. De esta manera, la mente queda liberada de funciones de almacenamiento y puede dedicarse a ordenar, priorizar las tareas a realizar de una manera objetiva y

realizarlas sin perder la concentracin.

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El enfoque de la GTD, a diferencia de metodologas que comienzan por la definicin de objetivos a medio y largo plazo, es de abajo a arriba, del micro al macro. La siguiente tarea resoluble con una accin concreta es

priorizada, los proyectos surgen de agrupaciones de tareas concretas y los objetivos de la agrupacin de proyectos.

Segn la visin de la metodologa GTD el estrs surge cuando se nos presentan tareas inesperadas o sobrevenidas y no tenemos bien

planeadas las tareas predefinidas con las que ya contbamos. La combinacin de la sorpresa ante una nueva tarea y la brumosa sensacin de tener un montn de tareas a realizar, alimenta la sensacin de estrs y

saturacin. Segn Allen, la habilidad de manejar las sorpresas es una clara ventaja competitiva.

El libro de David Allen Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity publicado en el ao 2002 ha sido un xito de ventas y ha dado lugar al nacimiento de toda una industria paralela dedicada a ofrecer

instruccin complementaria y herramientas para la GTD. La metodologa ha recibido una entusiasta acogida sobre todo entre personas trabajadoras de

sectores relacionados con la sociedad de la informacin.

Hay implementaciones de la metodologa para gran cantidad de soportes: aplicaciones para telfonos inteligentes, ordenadores (por ejemplo integrndola en Outlook o en programas de gestin de notas como Evernote), pginas web (como Nirvana) o libretas divididas en las secciones

requeridas.

Los crticos de la metodologa sealan la rigidez y complejidad de su diagrama de procesamiento de tareas. Tambin un cierto sesgo hacia posiciones de management en la definicin de su pblico ideal: personas

que delegan muchas tareas y reciben muchos correos e inputs cada da.

Herramientas

Herramientas de recopilacin: el primer paso de la GTD es vaciar la mente del peso pesado de las tareas a realizar. Hay que hacerlo sin filtros previos ni intentando priorizar mientras recopilamos. Es un puro vaciado,

una descarga en bruto de todas las tareas en una lista que inicialmente tendr un aspecto catico (de ah la comparacin con la bandeja de entrada del correo electrnico, donde los mensajes se van acumulando a

medida que llegan). Este concepto se puede implementar con herramientas diferentes segn las preferencias de la persona usuaria, siempre respetando los principios de sencillez y accesibilidad (no tenemos que hacer muchos

pasos para acceder a la recopilacin porque es la cantera de donde sacaremos el material para toda la metodologa):

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Una bandeja fsica donde dejar notas, documentos, recordatorios, post-its; o una simple libreta.

Un programa de ordenador o telfono que permita registrar tareas en un simple listado.

Una grabadora de voz.

Una pizarra en nuestra rea de trabajo.

Herramientas de organizacin: todas las tareas recopiladas en la bandeja de entrada, una vez procesadas (ver 'Gua de trabajo') irn a parar a una de estas 8 bandejas o cestas de organizacin (pueden ser espacios fsicos como libretas o virtuales dentro de un software):

Si no requieren ninguna accin inmediata:

Papelera: para las tareas a descartar.

Archivo de seguimiento: tareas que ahora no necesitan ninguna accin, pero tal vez la requerirn en un futuro.

Archivo de consulta: no se prev ninguna accin ni presente ni futura, pero pueden servir de referencia para otros proyectos.

Si requieren una accin inmediata:

Prxima accin: la tarea requiere menos de 2 minutos y no es delegable. Son las acciones que se harn inmediatamente.

A la espera de: acciones delegables a otras personas y que, por lo tanto, requieren un retorno en forma de

feedback antes de actuar nosotros.

Agenda: acciones que slo pueden hacerse en un momento determinante.

Proyectos: la tarea es parte de un proyecto ms amplio y queda integrada juntamente con otras tareas relacionadas.

Material para proyectos: bandeja que recoge ideas que nos pueden servir para dar forma a proyectos futuros todava indefinidos.

Planificacin natural de proyectos: la GTD es ms conocida por las herramientas de recopilacin y organizacin de tareas accionables, pero tambin ofrece herramientas para la definicin de proyectos en forma de 4 pasos:

1. Definir el propsito y los principios del proyecto en coherencia con nuestros valores. Alinear recursos, motivacin y la

definicin de xito.

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2. Visualizar el resultado: imaginarse a un/a mismo/a trabajando

en el proyecto ayuda a clarificar cmo hacerlo.

3. Lluvia de ideas: maximizar el nmero de ideas, buscar la

cantidad y no la calidad.

4. Organizar: identificar las piezas y acciones intermedias;

secuenciar y priorizar.

5. Identificar las prximas acciones: un proyecto est bien

planificado cuando hemos identificado las acciones que lo

pondrn en movimiento sin requerir acciones previas.

El dato

Segn un estudio del Gobierno Vasco de 2010, las y los espaoles trabajan 232

horas ms que los europeos al ao, pero tienen la mitad de la productividad. Sin embargo, la sensacin de poca productividad, mala gestin del tiempo y abundancia de distracciones no son caractersticas exclusivamente espaolas,

sino globales. Esto explica la proliferacin de metodologas de estmulo de la productividad y la creciente atencin que reciben en forma de artculos y libros.

Aparte de la GTD, algunas de las ms populares son: la matriz de Eisenhower, la Tcnica Pomodoro y la DIT (Do It Tomorrow) de Mark Foster.

Gua de Trabajo

RECOPILAR

La fase de vaciado y recopilacin de tareas nos

permite hacer explcito todo el contenido de la difusa sensacin de "tener cosas que hacer".

Recopilacin del espacio: hay que empezar por un repaso de nuestro espacio de trabajo. Est todo

en orden? Nos falta algo?

Recopilacin mental: recoger en el soporte que hayamos elegido como bandeja de entrada todas las tareas que tenemos pendientes, sin caer en la tentacin de procesar al mismo tiempo. Puede

llevar de 20 minutos a 1 hora.

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PROCESAR

En esta fase vaciamos la cesta o bandeja de entrada. Lo ideal es dejarla vaca y que todo lo

que salga no vuelva a entrar.

La pregunta clave al procesar una por una las tareas es: "Cul es la prxima accin?" Es decir,

hay que convertir las tareas en "accionables". Una accin slo nos deja 3 opciones: hacerla,

delegarla o posponerla.

ORGANIZAR

Hay que asignar las acciones procesadas en el paso anterior a una de las bandejas o cestas de

organizacin (ver 'Herramientas').

"Papelera", "Prxima accin" (menos de 2 minutos), "A la espera de" (delegacin), "Proyecto", "Agenda" o "Referencia" (para materiales consultivos o futuros proyectos).

EVALUAR

Una vez organizadas las acciones hace falta evaluarlas, es decir, decidir cul toca hacer. Por

ejemplo:

Mirar si tenemos una prxima accin que requiere menos de dos minutos.

Mirar la agenda del da.

Avanzar en las acciones de un proyecto.

Tambin es parte de la evaluacin la revisin

semanal. Nos permite desplazar acciones de una bandeja de organizacin a otra en funcin de las circunstancias cambiantes.

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La experiencia

Los dos casos que se exponen a continuacin han sido facilitados por Jeroen

Sangers, management consultant especializado en las modernas tcnicas de productividad para profesionales y equipos de trabajo. Es Fundador de El Canasto, dnde ofrece informacin, formacin y consultora sobre una manera

ms inteligente de trabajar y vivir para empresas y directivos.

Tecnoconverting est especializada en el desarrollo y construccin de nuevas tecnologas en el tratamiento de las aguas. La empresa con sede en Sant

Fruits de Bages (Barcelona) es conocida por sus innovaciones para Estaciones Depuradoras de Aguas Residuales (EDAR) y por sus Rascadores Manowar y mdulos lamelares. La expansin en el mercado internacional durante los ltimos aos ha

incrementado la carga de trabajo de la plantilla. Para hacer frente cada vez a ms instalaciones y con mayor complicacin, Tecnoconverting decidi formar al

HACER

A menudo nos encontraremos ante varias posibles

acciones inmediatas y habr que decidir segn los 4 criterios de eleccin de acciones.

Situacin: nuestra ubicacin condiciona las acciones a realizar (en la oficina, en casa).

Tambin las personas con las que estamos.

Tiempo disponible: hay acciones de la agenda que

marcan unos tiempos. Si en 10 minutos tenemos un encuentro, no podemos empezar acciones que sabemos que no terminaremos.

Energa disponible: estamos al principio o al final de la jornada? Cmo hemos dormido? Esto condiciona si hacer una accin ms creativa o mecnica.

Prioridad: en igualdad de los criterios anteriores,

se debe hacer la accin que nos proporcionar un mayor retorno o avanzar ms un proyecto.

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personal administrativo y a los responsables de los proyectos de instalacin en la metodologa de productividad personal Getting Things Done.

La implementacin de GTD se llev a cabo en tres fases:

Primera sesin de formacin enfocada en los cinco pasos del flujo de

control aplicado a la herramienta Microsoft Outlook. Segunda sesin de formacin presencial, organizada unas semanas

ms tarde, para eliminar dudas y preguntas surgidas durante la implementacin del flujo de trabajo. Adems, la sesin estuvo enfocada en la planificacin de proyectos, en la gestin de objetivos y en la

colaboracin en equipo. Tras las sesiones presenciales, Tecnoconverting abri un espacio

virtual dentro de la empresa para intercambiar material, soluciones y experiencias relacionadas con Getting Things Done.

Un reto importante es el proceso de onboarding de nuevos miembros del equipo. El material que tienen organizado en su espacio virtual es un gran

recurso de apoyo, pero aprender la metodologa requiere un esfuerzo moderado.

La empresa seala como mayor beneficio de GTD la mejora que han conseguido en la comunicacin interna. Adems indican que la autonoma del personal ha

aumentado y que han disminuido los tiempos de respuesta. En general, el trabajo del equipo humano est mejor alineado con la visin y los objetivos de la organizacin.

Orbal es una consultora de servicios tecnolgicos basados en la virtualizacin de sistemas y servicios de cloud. Son integradores de sistemas que van ms all de su trabajo diario, siempre aportando un valor extra y compartiendo su experiencia y su tiempo con la comunidad de virtualizacin.

Parcialmente debido a la crisis econmica actual, Orbal quiso buscar la supervivencia y continuidad, enfocndose en el trabajo que ms beneficios aporta. Como son una empresa pequea, es importante para ellos utilizar sus

recursos de forma ptima. Un anlisis previo de las formas de trabajar dentro de la empresa mostr que la

plantilla de Orbal dedicaba demasiado tiempo a tareas no prioritarias y en solucionar emergencias. Eligieron implementar la metodologa Getting Things

Done para mejorar la eficiencia y la eficacia y para gestionar todo el trabajo que no tenan que hacer en el mismo momento. Como haba ms trabajo que horas disponibles, utilizaron GTD para priorizar las tareas y para alinear el

trabajo de cada da con los objetivos y la visin de la empresa.

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El primer paso fue formar a una persona como 'Evangelista GTD' dentro de la organizacin. Su funcin era animar a las dems personas de la empresa a implementar Getting Things Done y ayudarlas con la implementacin prctica

de los nuevos hbitos productivos. En una segunda fase, el resto de la empresa recibi formacin en GTD,

acompaada por sesiones personalizadas de consultora a distancia y seguimiento por parte del evangelista.

Un factor importante en la implementacin fue que cada persona tena la posibilidad de personalizar la GTD y adaptarla a su manera de funcionar y a las

herramientas que ya usaba. Como principal reto identificaron la necesidad de aplicar la metodologa con

constancia y volver a empezar si era necesario. El rol del evangelista era y es imprescindible para mantener el proyecto de implementacin vivo.

Finalmente aprendieron que hay que evitar caer en la trampa de fijarse demasiado en las herramientas para gestionar el trabajo, porque no son tan

importantes en la metodologa Getting Things Done.

Materiales

BBiibblliiooggrraaffaa bbssiiccaa

Allen, David. Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el xito a travs de la

eficacia y la organizacin personal. Barcelona: Alienta, 2011.

Allen, David. Organzate con eficacia. Barcelona: Empresa Activa, Ediciones

Urano, 2006.

MMaatteerriiaalleess eenn llnneeaa

Charla TED: El arte de la productividad sin estrs

Charla del inventor de la metodologa GTD, David Allen, que se centra en los ejes de control y perspectiva en la gestin del trabajo. La deficiencia en uno u

otro aspecto llevan a una disminucin de la atencin y un aumento del estrs.

https://www.youtube.com/watch?v=CHxhjDPKfbY

El canasto

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Espacio dedicado a la productividad personal de Jeroen Sangers que ofrece

informacin gratuita sobre metodologas de productividad, as como formacin grupal y consultora personalizada presencial.

http://canasto.es/

Mtodo GTD en minutos

Video que resume de una manera muy grfica y esquemtica el funcionamiento

de la GTD. Producido por funcionarioseficientes.es.

https://www.youtube.com/watch?v=iz6wmE5cTW8

Optima Infinito

Blog de Jose Miguel Bolivar concebido como un espacio colaborativo en el que

se habla sobre innovacin en productividad y metodologa GTD desde la perspectiva de los individuos, las redes y las organizaciones.

http://www.optimainfinito.com

Agudo, Alejandra. A mi da le faltan horas. El Pas, 14/11/2013.

Con un ritmo de vida cada vez ms elevado, el tiempo se ha transformado en un bien escaso. Hay diferentes propuestas, tcnicas y mtodos para una mejor

organizacin personal. Uno de los ms extendidos en el mundo es el Getting Things Done, ttulo del libro de David Allen en espaol se ha traducido como Organzate con eficacia.

http://www.factorhuma.org/index.php?option=com_content&view=article&id=1

0558&Itemid=11