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REVISIÓN 12 03/03/2009

Índice

ÍNDICE

Pág.

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1

2. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES................................................................................ 2

3. ACCESO A VENTANILLA ÚNICA..................................................................................... 2

3.1. Acceso por “Solicitud de certificados”......................................................................... 3

3.2. Acceso por “Información de mercados” ...................................................................... 6

4. MANEJO DE VENTANILLA ÚNICA ................................................................................. 8

4.1. Manejo de ventanilla única por solicitud de certifIcados............................................. 8

4.1.1. Cumplimentación de solicitud del certificado de exportación ............................... 8 4.1.2. Cumplimentación de datos en Anexos.................................................................. 12 4.1.3. Agregar a favoritos .............................................................................................. 14 4.1.4. Histórico de solicitudes ........................................................................................ 15 4.1.5. Información de requisitos del certificado............................................................. 19

4.2. Manejo de ventanilla única por información de mercados ........................................ 20

4.2.1. Cumplimentación de solicitud del certificado de exportación ............................. 20

5. CADUCIDAD DE LAS SOLICITUDES. ........................................................................... 23

6. NOTAS INFORMATIVAS Y ESTABLECIMIENTOS AUTORIZADOS. ....................... 23

7. ERRORES Y PREGUNTAS FRECUENTES. ................................................................... 24

7.1. no deja enviar la solicitud........................................................................................... 24

7.2. no es posible visualizar una solicitud enviada............................................................ 25

7.3. Solo aparece una empresa como exportadora............................................................ 26

Manual para la cumplimentación telemática de certificados

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1. INTRODUCCIÓN

La Web de Comercio Exterior Ganadero (CEXGAN) es un portal de información permanente para los operadores sobre todo lo relacionado con los mercados de los terceros países, y con los productos exportables. Pero además es una herramienta de trabajo, que facilita la labor diaria a lo servicios veterinarios dependientes del Ministerio de Agricultura , que emiten certificados sanitarios de exportación en los más de 50 puntos de salida existentes en nuestro país y que son los encargados de asegurar que los productos que se exportan cumplen con todos los requisitos exigidos por las autoridades veterinarias del país tercero.

Para simplificar la gestión de los mismos se ha abordado la puesta en funcionamiento del

sistema de "ventanilla única", que facilita la realización de todos los trámites necesarios, y a través del cual se podrá obtener telemáticamente los certificados, lo que simplificará la gestión del operador y también de la autoridad emisora del certificado de exportación.

Existen diversos perfiles de usuario de la ventanilla única. Entre ellos esta el perfil de

operador, para el cual se ha realizado este manual, que le facilita la realización del trámite de la solicitud del certificado de exportación.

Cada operador dispondrá de un nombre de usuario y contraseña para acceder a esta

sección, ya que sólo podrán acceder a ventanilla única aquellos usuarios que hayan sido previamente registrados.

Los iconos y siglas que se utilizan en el manual son los siguientes:

Cumplimentar Solicitud Formulario Solicitud

Favoritos Eliminar favoritos Cancelar Solicitud Modificar solicitud Eliminar solicitud Imprimir solicitud Información de requisitos del certificado

Pen (Pendiente) Can (Cancelado) Cad (Caducado) Rec (Rechazado) Anu (Anulado) Emi (Emitido o tramitado) Bor (Borrador)


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2. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES

Se podrán cumplimentar las solicitudes de emisión de certificados sanitarios de exportación a través de una de las siguientes vías:

- Por vía telemática: introducción de los datos de la partida a exportar en un

formulario electrónico, específico para cada tipo de exportación, que se envía por vía telemática a la Unidad certificadora indicada en la propia solicitud.

- Por fax: en este caso, se debe obtener un formulario específico en formato pdf,

disponible en CEXGAN en el apartado de “Información del MAPA” pulsando el icono “Formulario solicitud” , y proceder a imprimirlo, cumplimentar en el mismo los datos de la partida y enviarlo por fax (Nº fax: 913225381) a la Dirección General de Ganadería, donde los datos consignados son introducidos en el formulario electrónico para su remisión telemática a la Unidad certificadora.

En ambos casos, se envía de forma automática un resguardo de solicitud, por correo

electrónico o por fax (según su elección), tanto al solicitante como a la empresa exportadora, confirmando que su solicitud ha sido enviada a la Unidad certificadora seleccionada y dándole un plazo de 7 días naturales para ponerse en contacto con la misma para formalizar los trámites de inspección.

3. ACCESO A VENTANILLA ÚNICA

Para acceder a Ventanilla Única existen dos posibilidades:

3.1. Acceso por “Solicitud de certificados”. 3.2. Acceso por “Información de mercados”.


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3.1. ACCESO POR “SOLICITUD DE CERTIFICADOS”

Debe pulsar en “Solicitud de certificados”, dentro del menú desplegable que aparece a la izquierda de la pantalla de inicio de CEXGAN:

Una vez seleccionada esta opción del menú, aparecerá la siguiente página:


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Después de pulsar el botón de “Acceder”, aparece una pantalla en la que deberá escribir su nombre de usuario y contraseña:

En caso de problemas en el acceso, podrá ponerse en contacto con el Servicio de Atención a Usuarios (SAUS) a través del teléfono (913225400) que figura a pié de pantalla o remitiendo su incidencia a través de un formulario. Para enviar la incidencia por correo electrónico deberá hacer clic en “formulario”.

Después de haber pulsado en “formulario”, aparece una nueva pantalla en la que podrá

describir el problema y una vez completado deberá pulsar en “Enviar” para que se haga efectivo el envío.


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Una vez haya accedido a la carpeta de “Cumplimentación de nueva solicitud”, aparecerá la siguiente pantalla desde la que se podrá, mediante un proceso de búsqueda (seleccionando el país, mercancía y/o producto), elegir los certificados para realizar la cumplimentación de la solicitud de emisión de certificados.

Para desplegar el listado de los certificados elegidos por el proceso de búsqueda deberá

pinchar en el botón “Buscar”:


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3.2. ACCESO POR “INFORMACIÓN DE MERCADOS”

Debe pulsar en “Información de Mercados” del menú que aparece a la izquierda de la pantalla de inicio:

Una vez realizada la consulta de certificados, ya sea por país o por producto, en el

apartado de “Información del MAPA” se deberá pulsar el icono “Cumplimentar solicitud” .

Seleccionada esta opción del menú, aparecerá la siguiente página:


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Después de pulsado el botón de “Acceder”, aparecerá una pantalla en la que se deberá

escribir su nombre de usuario y contraseña:

Al pulsar el botón de aceptar, aparecerá la página en donde se podrán rellenar todos los

datos necesarios para la solicitud de emisión del certificado.


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4. MANEJO DE VENTANILLA ÚNICA 4.1. MANEJO DE VENTANILLA ÚNICA POR SOLICITUD DE CERTIFICADOS

Para cada certificado tendremos distintas opciones de actuación:

4.1.1. Cumplimentación de solicitud del certificado de exportación 4.1.2. Cumplimentación de datos en Anexos. 4.1.3. Agregar a favoritos 4.1.4. Histórico de solicitudes 4.1.5. Información de requisitos del certificado

4.1.1. Cumplimentación de solicitud del certificado de exportación

Para cumplimentar una solicitud de certificado de exportación se seleccionará el icono “Cumplimentar Solicitud” .

En la siguiente pantalla se podrán rellenar todos los datos necesarios de la solicitud de

emisión del certificado:


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Los campos señalados con * son de cumplimentación obligatoria. Existen campos que no aparecen como obligatorios para que se pueda ir adelantando la tramitación de la solicitud, pero que serán necesarios para emitir finalmente el certificado, si se dejaron en blanco se deberán rellenar al realizar la solicitud a través de la opción de modificar solicitud o aportar estos datos al inspector de sanidad animal para su inclusión en el certificado final.

Al terminar de cumplimentar los datos en los distintos campos se puede realizar dos

acciones distintas: A. Enviar la solicitud B. Realizar borrador de la solicitud

A. Enviar la solicitud

Una vez cumplimentado los distintos campos, se procederá al envío de la solicitud

pulsando el icono de enviar , a la misma vez aparecerá la siguiente pantalla.

Tras aceptar aparecerá una nueva pantalla con el resguardo de la solicitud realizada,

siendo esta solicitud numerada.

Una vez enviada la solicitud, se generá un resguardo de solicitud en formato pdf. Para

acceder a este resguardo hay que pulsar en el botón imprimir que aparece en la pantalla de resguardo del envío de la solicitud. Puede darse algunos problemas a la hora de visualizar este resguardo por tener activado el bloqueador de elementos emergentes del navegador de Internet o por tener esta opción activada en alguna barra de herramientas como Yahoo, Google o Msn. Si es así, desactive esta opción y ya podrá visualizarlo sin problemas.

Este resguardo se podrá imprimir pulsando en el botón “Imprimir” .


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Asimismo, se podrá volver a la pantalla inicial de cumplimentación de nuevas

solicitudes, pulsando el icono “Volver” .

Una vez enviada la solicitud, llegará de forma automática una confirmación del envío de

solicitud, por correo electrónico o por fax (según su elección), tanto al solicitante como a la empresa exportadora, confirmando que su solicitud ha sido enviada a la Unidad certificadora seleccionada y dándole un plazo de 7 días naturales para ponerse en contacto con la misma para formalizar los trámites de inspección. Durante estos 7 días podrá realizar modificaciones de la solicitud a no ser que la Unidad Certificadora haya realizado un borrador del certificado, momento en que se inactiva la opción de modificar. A partir del 7º día ya no es posible realizar modificaciones por parte del operador quedando 3 días extra durante los cuales la Unidad Certificadora todavía podrá emitir el certificado, caducando definitivamente la solicitud al 10º día tras su envío.


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Esta solicitud, en estado “Pendiente”, aparecerá en el listado de Histórico como “Pen”.

B. Realizar borrador de la solicitud

Al pulsar el icono de “Borrador” , la aplicación genera un borrador de la solicitud. Esta opción permite guardar los datos de la solicitud cumplimentados hasta el momento, sin necesidad del envío de la solicitud a la Unidad certificadora.

Los datos cumplimentados en este borrador se podrán imprimir pulsando en el botón

“Imprimir” .

Esta solicitud, en estado “Borrador”, aparecerá en el listado de Histórico como “Bor”.

Una vez que se desee enviar esta solicitud, se selecciona el icono de cumplimentar

solicitudes y se procede igual que en el caso anterior.

Asimismo, si después de la generación de un borrador de solicitud se decidiera que no se va a enviar a la Unidad certificadora, se podrá eliminar este borrador del listado de Histórico pulsando en el icono “Eliminar Borrador” .


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4.1.2. Cumplimentación de datos en Anexos. En determinadas solicitudes de certificados, cuando no exista espacio suficiente en los

campos normales, será posible cumplimentar un ANEXO, entre otros en los siguientes campos:

� Tipo, denominación o naturaleza del producto � Fecha de producción , elaboración, cngelación � Nº de piezas o embalajes, envases � Peso neto por productos � Marcas de identificación del producto ( Nº de Registro Sanitario ) � Nombre, dirección y Nº Registro Sanitario de lso establecimiento

elaboradores � Número de precinto

Esto es debido a que el certificado tiene un tamaño fijado que no es posible exceder.

Para salvar este inconveniente se pueden recoger los datos en un anexo que acompañará al certificado final.

Para acceder a estos anexos solo debe pulsar sobre el link “Anexo” situado debajo de

estos campos

Tal y como se indica en los formularios estos anexos solo deben usarse cuando no

disponga de suficiente espacio en el campo inicial. Al acceder al anexo la aplicación pasa a una nueva página donde se dispondrá de

espacio suficiente para cumplimentar todos los datos que no tenían cabida en el campo inicial, si se había escrito en el campo inicial al pulsar en Anexo se arrastraran esos datos a este nuevo campo de anexo de forma que podrá seguir escribiendo. Para volver al formulario solo habrá que pulsar en el botón volver y se podrá seguir cumplimentando el resto de campos.


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Algunos certificados tienen los campos estructurados en un sistema de tablas con una fila o columna por cada uno de los productos que se van a exportar, cuando en estos certificados se necesite cumplimentar, más filas o columnas de las disponibles o en los campos no exista suficiente espacio para recoger todos los datos del producto, se podrá cumplimentar un anexo especial. Para acceder a este anexo solo es necesario pulsar en el link Rellenar anexo que aparece debajo de la tabla

Tras pulsar en este link nos cargará una nueva página de anexo en la que se podrá

introducir nuevas filas. El tamaño de los campos también es mayor por lo que se podrán rellenar todos los datos que el operador necesite.


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Al pulsar en el botón nueva fila se añadirá una nueva fila, con el boton Eliminar fila se

irán quitando las filas introducidas una a una. Si se reduce el número de filas hasta el mismo que había en el formulario inicial la aplicación volverá automáticamente a dicho formulario mostrando todos los datos en él. Para volver sin borrar las filas nuevas desde el anexo al formulario debe pulsar en el boton volver con lo que se vería en el formulario, justo debajo de la tabla, el mensaje “VER ANEXO / SEE ANNEX”. Esto nos indica que los datos aparecerán en un anexo al certificado.

4.1.3. Agregar a favoritos

Para agregar a favoritos se seleccionará el icono de favoritos de la página de cumplimentación de nueva solicitud.

Mediante esta opción, se tendrá la posibilidad de crear un listado personal con las solicitudes que se elijan como favoritas en función del criterio de cada usuario.


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Para dar de baja una solicitud como favorita, pinchar en el icono de Eliminar favoritos .

4.1.4. Histórico de solicitudes

Para consultar las solicitudes realizadas, pulsar en el icono de “Histórico” existente al final de la página de cumplimentación de nueva solicitud.

La pantalla que aparecerá es la siguiente:


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Dentro de esta carpeta de “Histórico”, se podrán consultar las solicitudes realizadas,

indicándose si están pendientes (Pen), rechazadas (Rec), canceladas (Can), caducadas (Cad), emitidas ( Emi), anuladas (Anu), o bien si aún están en estado borrador (Bor).

La búsqueda se puede realizar por distintos criterios: País, Fecha, Nº de solicitud o

Borrador

Al seleccionar el icono de solicitud , se facilitan los datos que se han cumplimentado

en las últimas solicitudes realizadas.


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Asimismo, en esta carpeta de “Histórico” se tendrá la posibilidad de:

A. Cancelar las solicitudes B. Modificar las solicitudes C. Visualizar solicitudes

A. Cancelar las solicitudes

Se podrán cancelar solicitudes cuando, después de haberlas cursado, se compruebe que éstas no son válidas o son erróneas. Para ello, deberá pulsar en el icono “Cancelar” de la solicitud correspondiente. Esto únicamente se podrá realizar siempre y cuando la unidad certificadora no haya realizado ningún cambio o borrador con la solicitud

A continuación aparecerá una pantalla en la que se solicitará que especifique la causa de

la cancelación de la solicitud.

Esta solicitud, aparecerá en el listado de Histórico como “Can”


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B. Modificar solicitudes Se podrán modificar solicitudes cuando después de haberlas cursado, se compruebe que

hay que modificar un dato, que no sea la unidad certificadora. Para ello, se deberá pulsar el

icono “Modificar “ Esto únicamente se podrá realizar siempre y cuando la unidad certificadora no haya realizado ningún cambio o borrador con la solicitud

A continuación aparecerá una pantalla con el formulario cumplimentado, en donde se

podrán realizar los cambios de los datos. Al enviar la solicitud, la aplicación genera un nuevo resguardo en donde se indica que es una modificación de la solicitud realizada anteriormente.

C. Visualizar solicitudes Mediante este icono se podrá visualizar e imprimir, los datos con los cuales han sido cumplimentadas las solicitudes.


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Se debe pulsar el icono “Imprimir Solicito” y aparecerá la siguiente pantalla

4.1.5. Información de requisitos del certificado

En los certificados de carne y productos cárnicos se encuentra disponible un nuevo icono de información de requisitos.

Al pulsar sobre este icono se carga un documento en formato pdf en el cual se muestran los requisitos del certificado.


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Aquí se recogen mediante, un código de colores, los requisitos del certificado

correspondiente según los tipos establecidos por la ORDEN APA/334/2008, de 6 de febrero , por la que se modifica la Orden APA/2555/2006, de 27 de julio, por la que se establece el procedimiento para la emisión del certificado sanitario oficial de exportación de carne y productos cárnicos, en materias competencia del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación. Estos requisitos se recogen en el anexo 2 de la Orden e indican la información de la que deberá disponer el exportador para acreditar los aspectos recogidos en sus declaraciones expresas.

4.2. MANEJO DE VENTANILLA ÚNICA POR INFORMACIÓN DE MERCADOS 4.2.1. Cumplimentación de solicitud del certificado de exportación

En la pantalla de cumplimentación de solicitud se podrán rellenar todos los datos necesarios de la solicitud de emisión del certificado.

Los campos señalados con * son de cumplimentación obligatoria. Al terminar de cumplimentar los datos en los distintos campos se puede realizar dos

acciones distintas:


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A. Enviar la solicitud B. Realizar borrador de la solicitud

A. Enviar la solicitud

Una vez cumplimentado los distintos campos, se procederá al envío de la solicitud

pulsando el icono de enviar , a la misma vez aparecerá la siguiente pantalla.

Tras aceptar aparecerá una nueva pantalla con el resguardo de la solicitud realizada,

siendo esta solicitud numerada.

Este resguardo se podrá imprimir pulsando en el botón “Imprimir” . Asimismo, se podrá volver a la pantalla inicial de cumplimentación de nuevas

solicitudes, pulsando el icono “Volver” . Una vez enviada la solicitud, llegará de forma automática un resguardo de solicitud, por

correo electrónico o por fax (según su elección), tanto al solicitante como a la empresa exportador, confirmando que su solicitud ha sido enviada a la Unidad certificadora seleccionada y dándole un plazo de 7 días naturales para ponerse en contacto con la misma para formalizar los trámites de inspección. Las comunicaciones que CEXGAN realizan por correo son generadas automáticamente por lo que no se debe responder a dichos correos ya que no serán vistos por nadie.


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Esta solicitud, en estado “Pendiente”, aparecerá en el listado de Histórico como “Pen”.

B. Realizar borrador de la solicitud

Al pulsar el icono de “Borrador” , la aplicación genera un borrador de la solicitud. Esta opción permite guardar los datos de la solicitud cumplimentados hasta el momento, sin necesidad del envío de la solicitud a la Unidad certificadora.

Los datos cumplimentados en este borrador se podrán imprimir pulsando en el botón

“Imprimir” .


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Esta solicitud, en estado “Borrador”, aparecerá en el listado de Histórico como “Bor”.

Una vez que se desee enviar esta solicitud, se selecciona el icono de cumplimentar

solicitudes y se procede igual que en el caso anterior.

Asimismo, si después de la generación de un borrador de solicitud se decidiera que no se va a enviar a la Unidad certificadora, se podrá eliminar este borrador del listado de Histórico pulsando en el icono “Eliminar Borrador” .

5. CADUCIDAD DE LAS SOLICITUDES.

Las solicitudes caducan de forma definitiva a los 10 días naturales de su realización empezando a contar a partir del mismo día en que se realiza la solicitud. Durante los primeros 7 días naturales el operador podrá realizar cuantos cambios desee en la solicitud (Excepto la unidad certificadora a la que se envió) siempre y cuando la UC no haya realizado ningún borrador del certificado. Pasados esos 7 días solo el inspector de sanidad animal podrá realizar cambios en la solicitud hasta que se cumplan los diez días y caduque definitivamente

6. NOTAS INFORMATIVAS Y ESTABLECIMIENTOS AUTORIZADOS.

Tanto en la sección de Información de Mercados (por países o por productos) como ya dentro de la parte privada de la aplicación, es posible acceder a Notas Informativas a través de las cuales se aclaran ciertas peculiaridades de la exportación a algunos países o a las listas de establecimientos autorizados para exportar determinados productos a estos países.

A ellas se puede acceder pulsando en los enlaces respectivos que el la parte privada de

la aplicación (aquella a la que se accede tras introducir las claves) se muestran en la siguiente imagen.


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Y en la sección de Información de Mercados en el caso de la búsqueda por producto.

7. ERRORES Y PREGUNTAS FRECUENTES. 7.1. NO DEJA ENVIAR LA SOLICITUD.

Existen varias causas que pueden dar lugar a un error e impedir el correcto envío de las solicitudes. Lo primero que se debe comprobar es que todos los campos obligatorios han sido correctamente cumplimentados. La aplicación avisará cuando detecte un error en la


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cumplimentación de un campo ya sea porque el formato no es correcto (campos numéricos que se rellenan con datos no numéricos) o por no cumplimentar un campo obligatorio.

En el caso de los campos numéricos los errores más frecuentes son poner el “.” de los miles, poner un “.” como separador de decimales (debe ser “,”) o pner la indicación de la unidad (Ej. Poner 1000 Kg). En estos casos saldrá un mensaje de error indicando que el campo es numérico.

Otro error de formato al cumplimentar la solicitud que impide el envío de la solicitud es

introducir el correo del solicitante con algún error o poner varias direcciones de correo electrónico sin separarlas correctamente, cuando se ponga más de un correo electrónico estos deberán ir separados por “;”

7.2. NO ES POSIBLE VISUALIZAR UNA SOLICITUD ENVIADA.

Los resguardos de las solicitudes de cexgan se generan en formato pdf como elementos emergentes. En primer lugar debemos tener el programa Adobe Acrobat Reader. Este programa puede ser descargado gratuitamente en la siguiente dirección http://www.adobe.com/es/products/acrobat/readstep2.html

Otro problema frecuente que impide la visualización de los resguardos de las solicitudes son los bloqueadores de elementos emergente. Muchos navegadores de Internet tienen sistemas para bloquear los elementos emergentes de las páginas web. Al estar activados daran un mensaje indicando que se ha bloqueado un elemento emergente y no dejara ver la solicitud de Cexgan.


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Esto ocurre también con distintas barras de herramientas como las de google, msn,

yahoo, etc. En ellas aparece un botón que indica elementos bloqueados o pop up bloqueados. Hay que pulsar en este boton para desbloquear los elementos emergentes y poder visualizar la solicitud.

7.3. SOLO APARECE UNA EMPRESA COMO EXPORTADORA.

Al rellenar una solicitud de certificado de exportación solo se podrán seleccionar como

empresas exportadoras aquellas que tenga al solicitante autorizado. Si desea agregar una nueva empresa a su lista de empresas autorizadas deberá enviar una carta de autorización por parte de la nueva empresa en la cual autorice a la empresa del solicitante para realizar las solicitudes de emisión de los certificados sanitarios de exportación a su nombre. Una vez que se reciba la carta de autorización el operador tendrá la nueva empresa asociada.

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