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Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 14Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de Correos de Costa Rica, S.A.

Formas Excluídas:

Nombre Paralelo:

(*) Acrónimo del Archivo: CR-CORREOS-AC

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”

Provincia de:

o Alajuela o Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno PuntarenasX San José

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): San José

1

(*) Municipio (Distrito): Zapote

Núcleo de Población Menor:

Calle: Iglesia de Zapote 300 metros sur

Código Postal: 10105

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http:// www.correos.go.cr

Correo electrónico:

Teléfono(s): 1. (506) 22-02-29-00 (Extensión 4202)

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: L-V: 8:00-12:00, 13:00-17:00 horas

Horario de Cierre: sábado, domingo y días feriados

Horas semanales de apertura: 40 horas

Marque con “X”

o Acceso LibreX Acceso restringido

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: Araya / Aguilar

Nombre: Jorge Alejandro

Cargo: Archivista

Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 03/12/2007

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http://www.correos.go.cr/

HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad:

Marque con “X”

X Público o Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X”

o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido PolíticoX Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos Humanos

Gestionado por: Marque con “X”

o Administración Autonómica / territorialX Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicaso Poder Judicialo Poder Legislativo

Administración Central: Administración Descentralizada- Empresa Pública

3

(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”

o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Historia del Archivo:

El 24 de abril de 1998, la Asamblea Legislativa aprobó la Ley 7768 transformando al antiguo sistema de Comunicaciones, al que pertenecía Correos, en una nueva empresa: Correos de Costa Rica, S.A.. El plazo para el funcionamiento de esta sociedad anónima es de 99 años y su asiento legal es la ciudad de San José.

Correos de Costa Rica S.A. es regido por la Ley de Correos y sus reglamentos, el Código de Comercio, el Código Civil, el Código de Trabajo y estará sujeto a los acuerdos internacionales sobre correos y telecomunicaciones ratificados por Costa Rica.1

Desde 1979 la Dirección General del Archivo Nacional ha dado lineamientos mediante asesorías a la Dirección Nacional de Correos y Telégrafos (actualmente Correos de Costa Rica, S.A), referentes a selección documental y la implementación de un Archivo Central, que culminó con la aprobación del anteproyecto para la creación del Archivo Institucional el 16 de setiembre de 1999 según el Acuerdo 506 de la Junta Directiva.

No obstante, fue hasta el 1 de julio de 2004 que la institución contrata a un Archivista para iniciar las labores del Archivo Central de la institución, quien toma las medidas necesarias para que el archivo funcione de manera óptima por medio de la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación, descripciones documentales y la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental.

Actualmente, el Archivo Central realiza esfuerzos para cumplir a cabalidad con lo estipulado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento, así como toda la legislación nacional relacionada con la administración documental.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 16/09/1999

1 Historia Correos de Costa Rica, S.A., [en línea]. Disponible en: http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html [Consultado 12 de marzo, 2008]

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http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html

Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Acuerdo 506 de la Junta Directiva

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión: ______/_____/_____

Norma de Supresión:

EDIFICIO

Descripción del Edificio:

El edificio mide aproximadamente 300 metros cuadrados y tiene una altura de 3.53 metros.Los materiales de construcción son los siguientes: las paredes externas son de block y las internas son de fibrolit, el piso es de terrazo, cielo raso de gypsum y las puertas son de vidrio. La estantería es metálica.Hay extintores, sin embargo, no cuentan con alarmas contra incendios. Además, el edificio cuenta con seguridad las 24 horas que controla la entrada y salida de las personas.

Metros Cuadrados de Depósito: 238.68 m 2

(*) Metros lineales de estantería: 119,48 m/l

(*) Número de puestos de sala: 0

Facilidades para discapacitados:Marque con “X”

o SíX No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: aproximadamente 491.89 m/l

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: No existe guía del archivo

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa:

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SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Marque con “X”

Taller de restauración:

o SíX No

REPRODUCCIÓN.

Marque con “X”Servicios de reproducción documental

X Sío No

Servicios de fotocopias

X Sío No

Servicios de fotografías

o SíX No

Servicios de microformas

o SíX No

Servicios de reproducciones digitales

o SíX No

BIBLIOTECA

Marque con “X”

Biblioteca auxiliar

o SíX No

7

Nº de monografías: 0

Nº de Títulos de publicaciones periódicas: 0

INFORMATIZACIÓN

Marque con “X”

Funciones informatizadas:X Sío No

Gestión de usuarios:o Sí X No

Descripción de fondos X Sío No

Lenguajes Documentaleso SíX No

Otra información:

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: Estructura orgánica

Agrupación Superior: Junta Directiva

CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO

Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 23/01/2008

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Datos del informante:

Apellidos: Araya/ Aguilar

Nombre: Jorge

Cargo: Archivista

FUENTE EMPLEADA:Entrevista realizada al señor Jorge Araya Aguilar, Archivista de Correos de Costa Rica, S.A., el 23 de enero de 2008.

Historia Correos de Costa Rica, S.A., [en línea]. Disponible en: http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html [Consultado 12 de marzo, 2008]

Censo elaborado por: Carolina Tenorio Picado.

Observaciones:

(*) Campos Obligatorios

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http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html

Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado

FONDO: CORREOS DE COSTA RICAJunta

DirectivaCorrespondenciaActasAcuerdosCircularesExpedientes Administrativos o respaldosOrden del Día

Asesor Jurídico

CorrespondenciaAuditoría Interna

Correspondencia Anales de estados financieros y presupuestariosControl presupuesto AuditoriaExpedientes AdministrativosInformes de Auditorias financierasInformes de Auditorias OperativasInformes de Auditorias especialesInformes de seguimiento de recomendacionesInformes de seguimientos de AcuerdosLegajos de AuditoriaMemorandosAnales de estados


financieros y presupuestarios

Comisión Técnica

FilatélicaCorrespondencia

Gerencia General y

Sub-Gerencia General

CorrespondenciaActas de consejos y comités InternacionalesCirculares Unión postal Universal (UPU)Expediente España y Portugal (UPAEP)Expediente Unión postal de las AméricasExpedientes AdministrativosExpedientes de consultoría externaExpedientes de proyectosInformes de AcuerdosInformes de consultoría Internacional Seguimiento de Informes de Auditoria Interna

Departamento Legal

CorrespondenciaActasBoletas de


control de tiempoBoletas de IncapacidadContratosConvenios NacionalesConvenios InternacionalesGacetasExpediente de JuicioExpedientes AdministrativosExpedientes de contrataciones especialesExpedientes de contrataciones generalesExpedientes de ProyectosExpedientes de terrenosInformes de acuerdosInformes de AuditoriaInformes de InvestigaciónInformes de laboresLeyesManuales de ProcedimientosPlan Anual OperativoProgramas de trabajo ReformasReglamentosResoluciones

Seguridad e Inspección

CorrespondenciaCircularesControl de


salidas de vehículosControles de ActivosExpedientes de ActasInformes de InvestigaciónInforme de LaboresInforme de MonitoreoManuales de procedimientosMemorandoPlan Anual OperativoProgramas de trabajoRecomendaciones

Gerencia de Administración Financiera

CorrespondenciaCircularesExpedientes AdministrativosExpedientes de proyectosInforme de LaboresInforme de Traslado de activosMinutasModificación presupuestariaPedimentosPlan Anual OperativoPlanes EstratégicosProgramas de trabajoSeguimiento de


acuerdosSeguimiento de informe de auditoria

Dirección de Finanzas

CorrespondenciaCircularesInformes de LaboresInformes FinancierosMemorandoPedimentosPresupuestosProgramas de trabajo

Departamento de Crédito y

CobroCorrespondenciaExpedientes administrativosExpedientes de clientes.

Departamento de

ContabilidadCorrespondenciaActas de desecho de activosAsignaciones de fondo de valoresAsignaciones de fondos de trabajoBoletas de traslado de activosCertificaciones registrales de propiedades inmueblesConciliaciones bancariasDeclaraciones tributarias


Estados financierosEstados financieros del fondo de valoresEstados financieros y su cartera de credito del fideicomiso de vivienda con el banco de Costa RicaExpediente de compra de valores de tesoreríaExpediente de cuentas por pagarExpediente de informes mensuales para ingresos y egresosExpedientes de ActivosExpedientes de asientos contablesExpedientes de cheques emitidosExpedientes de compra de chequesExpedientes de compra de valores de tesoreríaExpedientes de conciliaciones de cuentas contablesExpedientes de cuentas por pagarExpedientes de garantías recibidasExpedientes de


gastos prepagadosExpedientes de robo y hurto de activos fijosExpedientes de traspasos de valores internos del fondo de valoresExpedientes del fondo de valoresExpedientes por adelantos de tasa pro-ciudad de los niñosExpedientes por otros ingresosInformes de activosInformes de depuración para cuentas contablesIngresos por ventas en sucursalesIngresos por ventas en sucursales de fondos de valoresLibros legalesPlanillas recibidas de recursos humanosRegistros auxiliares de la contabilidadReintegros de caja chica

Departamento de Tesorería

CorrespondenciaArqueos de caja ChicaCheques


OriginalesDepósitos de dineroExpedientes AdministrativosFacturasInformes de LaboresLibros Auxiliares de caja y bancosLibros Auxiliares de TesoreríaLibro de control de depósitos bancariosLibros de diarioLiquidaciones de gastos de viajesListas de emisión de chequesMemorandoRecibos de dineroReintegros de caja chicaReporte de los certificados y valores declaradosReporte de ingresos diariosTransferencias de valoresTransferencias bancariasVales de caja chica

Departamento de

PresupuestoCorrespondenciaBoletas de presupuestosModificaciones presupuestariasPresupuestos


Estados Presupuestarios

Departamento de Cuentas

Internacionales

CorrespondenciaCircularesConvenios InternacionalesDepósitos y transferencias a la Administración postal de líneas aéreasEstado de CuentaExpedientes administrativosExpedientes de clientesExpedientes de líneas aéreas y proveedoresExpedientes de proyectosInforme de LaboresLibros de Control de envíosManuales de procedimientosMemorandoProgramas de trabajo

Dirección Administració

nCorrespondenciaBitácorasCircularesControlesControles de vehículosExpedientes


AdministrativosExpedientes de pago de pólizasExpedientes de proyectosInformes de LaboresManuales de ProcedimientosMemorandoProgramas de trabajo

Departamento de Ingeniería

CorrespondenciaExpediente de ProyectosInforme de LaboresPlanos de ProyectosRegistros de Correspondencia.

AlmacénCorrespondenciaAjustesControl de traslado de bienesDevolucionesEntradas de ComprasInforme de Análisis de consumo y de rotaciónInforme de ExistenciasInforme de LaboresReporte de Movimiento diarioSalidasTarjetas.Ajustes


Compras y Contratacione

sCorrespondenciaExpedientes AdministrativosExpedientes de CompraExpedientes de pago por serviciosFacturasGarantías de participaciónInformes de ComisionesInformes de LaboresManuales de procedimientosMemorandoOfertas de proveedoresOrdenes de compra

Dirección de Recursos Humanos

CorrespondenciaAviso de accidente o enfermedad de trabajo y Orden de Atención MedicaCircularesConciliacionesConstanciasContratos directosEstudios de clasificación de puestosEvaluación del periodo de prueba


Expedientes AdministrativosExpedientes ClínicosExpedientes de ProyectosInformes de LaboresInformes (Consejo de Salud Ocupacional)Manuales de ProcedimientosMemorando

Departamento de Gestión

CorrespondenciaAcciones de PersonalBoletas de Incapacidades del INSCertificaciones de tipo Legal-AdministrativoCircularesComprobantes de PagoConstanciasContratosControles de VacacionesCurriculum VitaesEvaluaciones de periodos de pruebasExpedientes de personalIncapacidades de la CCSSInforma de AsistenciaInforme de Labores


Libros de SalariosMemorandoPlanillasReportes de Asistencia del PersonalSolicitud de VacacionesSolicitudes ofertas de servicios

Departamento de Desarrollo

Correspondencia ConvocatoriasCumplimientos de Acuerdo de AuditoriaExpediente de CapacitaciónInformes de GirasInformes de laboresPlan de CapacitaciónPrograma Anual de CapacitaciónProyectosSolicitud de Cheques

Gerencia de Informática

CorrespondenciaCircularesExpedientes de proyectosInformes de LaboresManual de LicenciasMemorandoPedimentos Materias Específicos


Programas de TrabajoSeguimiento Acuerdos de Junta DirectivaSeguimiento recomendaciones de Auditoria

SistemasCorrespondencia

SoporteCorrespondencia

Gerencia de Operaciones

CorrespondenciaCircularesExpedientes AdministrativosExpedientes de MaquinariaEquipo y VehículosExpedientes de ProyectosInformes de LaboresManual de ProcedimientosMemorandoPresupuestos.

Departamento de Transportes

CorrespondenciaControles de VehículosMemorando

Dirección de Tratamiento

PostalCorrespondenciaBoletas de Autorización de envíos de pasaportesCajas de ruta


CN-08C-18-CN41-CN37CN24CN31CN33CN-33 EMS InternacionalCN-38 (Ingreso)CN-38 (Salida)CN 38 CN33-EMS-NacionalCN41 (Ingresos)CN41 (Salida)CN-43CN-44CN65CP 86 IngresoCP86 SalidaCP 87 IngresosCP87 SalidaCP88Expedientes de proyectosFactura de entrega nacionalFactura de guíaFacturas de recepciónHoja de aviso NacionalExpediente de Almacenes FiscalesLista especial NacionalListas EspecialesTelegramasTránsitos InternacionalesBoletín CP78C18/CN37Bill Of Landing for Ocean Transport (BL)


Declaración Aduanera de Tránsito Recepción y Deposito Fiscal

Dirección de Regionales

CorrespondenciaEstados de Ingresos DiariosExpedientes AdministrativosFacturasInformes OperativosListados especialesRecibos bancarios

SucursalesCorrespondenciaCircularesComprobantes de depósitos bancariosControl de CombustibleControl de faxesControl de tiempoFacturas de contadoFacturas de créditoManualesMemorandoReportes de Ingresos.

DistribuciónCorrespondencia

CircularesGerencia

ComercialCorrespondenciaAfichesBocetos de


FilateliaCN08ContratosEstadísticasExpedientes de clientesExpedientes de casosFotografíasInformes de laboresEstudios de mercadosPlan anual operativoReclamosRecortes de Periódico

Dirección de Ventas

Dirección de Mercadeo y

ComunicaciónDirección de Planificación

CorrespondenciaCircularesExpedientes Administrativos

PlanificaciónCorrespondenciaCircularesExpedientes de proyectoInforme de laboresManuales de procedimientosOrganigramaPlan anual OperativoPlanes EstratégicosProgramas de trabajos

Control de


CalidadCorrespondenciaInformes estadísticos de producción y calidad

Dirección de Relaciones

Internacionales

CorrespondenciaCooperación y

LogísticaCorrespondencia

Cooperación y Gestión

Correspondencia

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Documents