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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANO DE FISCALIZACION SUPERIOR

Fecha de Rev.

Codificación:

14/01/10 MP-OFSG-02

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PD-OFSG-ED01 Rev. Copia: Pág.

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Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 29/01/2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DGPPCS

PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

PD-OFSG-ED01


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AUTORIZACIONES (F-OFSG-CD01)

REGISTRO DE CAMBIOS (F-OFSG-CD02)

FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBÓ

14/01/10 Nivel de revisión debió iniciar con “1” DG-RD

14/01/10 Hoja 2 Responsables del Staff de Calidad. DG-RD

14/01/10 Inclusión del Procedimiento de Acciones Preventivas código AP24. Modificación de código ACP, por AC

DG-RD

Fecha de emisión Elaboró Revisó Autorizó

29/01/2010

Staff de Calidad

C.P. Karla Celene Mosqueda Soto y

C.P. Yamile Teresita Betancourt Cabrera

Representante de la Dirección

Arq. Jorge Martín Amaya Rodríguez

Dirección General

C.P. Patricia Aguilar Gallardo


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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6. REFERENCIAS

7. ANEXOS

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS


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1. OBJETIVO

1.1 Tener documentada la manera correcta de cómo enlistar todas las actividades a seguir para

estructurar, desarrollar y mantener la documentación necesaria que asegure un Sistema

de Gestión de Calidad adaptado y eficaz a las necesidades especificas de la DGPPCS.

2. ALCANCE

2.1 Este procedimiento aplica para la elaboración y revisión de todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad y operativos de la DGPPCS.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Del Representante de la dirección

Es responsable del contenido de este procedimiento documentado y de asegurarse que sea implantado y vigente.

3.2 De otros miembros de la organización Es responsabilidad de todo el personal, que elabora, emite y revisa la documentación correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad, aplicar este procedimiento.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4.1 Documento: información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificaciones,

procedimiento documentado, informe, norma.

4.2 Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

4.3 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.


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4.4 Formulario y/o formato: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el

Sistema de Gestión de Calidad o por los procesos operativos. Nota: un formulario se

transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.

4.5 DGPPCS: Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento.

4.6 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Generalidades

El Sistema de Gestión de Calidad esta documentado formalmente y es accesible para su consulta por el personal que lo requiera.

5.1.1 Definiciones Para el propósito de este procedimiento, son aplicables los términos y definiciones dados en la norma ISO 9000:2005/NMX-CC-9000-IMNC-2005.

5.2 Documentación del Sistema Gestión de Calidad La estructura de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la DGPPCS es la siguiente:


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A: Especifica el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización

B: Especifica los procesos, procedimientos y recursos asociados que deben

aplicarse, quien debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un producto o

servicio.

D: Son documentos de trabajo detallados, para la realización de

tareas muy específicas.

E: Documentos que presentan resultados obtenidos por el

SGC y los procesos operativos.

(A)

MANUAL DE CALIDAD

(B)

PLAN DE CALIDAD

(C)

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD

(D)

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

(E)

REGISTROS DE CALIDAD

C: Describe de forma especifica cómo llevar a cabo una actividad o un proceso.


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5.3 ESTRUCTURA DE NUMERACIÓN PARA LA DOCUMENTACIÓN

La estructura de la numeración de la documentación base del SGC de la DGPPCS, esta formada de

la siguiente manera:

XXX- XX- XXXXX

En la elaboración de un Manual sólo se tomaran dos dígitos los

cuales corresponderán al número de manual. Para la demás

documentación, los dos (ó tres) primeros dígitos corresponden a las

iniciales del procedimiento al que pertenece el documento y las dos

últimas al número consecutivo.

Iníciales de la Organización: “OFSG” Órgano de Fiscalización

Superior del Estado de Guanajuato

Tipo de documento: El número de iníciales depende de las claves

asignadas a continuación.

“M” Manual

o “MGC” Manual de Calidad

o “MP” Manual de procedimientos

o “MIT” Manual de Instrucciones de trabajo

“PL” Plan

“PD” Procedimiento

“IT” Instrucción de Trabajo

“F” Formato


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Identificación de los tipos de documentos que formarán parte del SGC de la DGPPCS

Nº de Identificación Documento

M Manual

PL Plan de calidad

PD Procedimientos

IT Instrucción de trabajo

F Formato de sistema de gestión de

calidad

Identificación de iniciales de procedimientos del SGC para la asignación de claves en un tercer nivel.

Clave Procedimiento

ED Elaboración de documentos

CD Control de documentos

CR Control de los registros

RD Revisión por la dirección

CNC Control de producto no conforme

AI Auditorías internas

AC Acciones correctivas


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AP Acciones preventivas

5´S Ejecución y evaluación de 5´s

Identificación de iniciales de coordinaciones para claves de procedimientos en un 3er. nivel del Sistema de Gestión de Calidad.

Claves de procedimientos en base a la coordinación que pertenecen

Planeación y Programación PP

Control y Seguimiento CS

Ejemplo de codificación para el Procedimiento documentado: La identificación del Procedimiento PD-OFSG-PP01 significa que es el primer procedimiento de la Coordinación de Planeación y Programación perteneciente al Manual de Procedimientos, emitido por la DGPPCS.

PD- OFSG- PP01

Procedimiento Órgano de Fiscalización Superior del

Estado de Guanajuato

Número de procedimiento


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Ejemplo para las Instrucciones de Trabajo documentadas:

La identificación de esta Instrucción de Trabajo es IT-OFSG-PP01 lo cual significa que es la primer Instrucción de Trabajo perteneciente a la coordinación de Planeación y Programación, emitido por la DGPPCS: Ejemplo de formato del sistema de gestión de calidad documentado:

IT- OFSG- PP01

Instrucción de

Trabajo

Órgano de Fiscalización Superior del

Estado de Guanajuato

Número de Instrucción de

Trabajo

F- OFSG- CD01

Formato de

sistema de

gestión de

calidad

Órgano de Fiscalización Superior

del Estado de Guanajuato

CD Nombre del

procedimiento al que

pertenece y 01 número de

formato


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La identificación de este formato es F-OFSG-CD01 lo cual significa que es el primer formato perteneciente al procedimiento de control de documentos, emitido por la DGPPCS.

Nota: Para los formatos relacionados con los procedimientos operativos la codificación estará regida de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de los registros (PD-OFSG-CR03) y las Instrucciones de Trabajo que de este se derivan (IT-OFSG-CR01 e IT-OFSG- CR02).

5.4 Contenido y formato de la documentación

5.4.1 Manual de calidad

El manual de calidad debe incluir el alcance de todo el Sistema de Gestión de Calidad, los detalles

de cualquier exclusión y su justificación, la descripción de los procesos del sistema de gestión de

calidad con sus interacciones y la referencia a los procedimientos documentados.

El Manual de calidad de la DGPPCS debe contener lo siguiente:

5.4.1.1 Formato de encabezado de página, con logotipo del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato

5.4.1.2 Titulo y código 5.4.1.3 Autorizaciones (F-OFSG-CD1) 5.4.1.4 Registro de cambios (F-OFSG-CD02)


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Título y código

Encabezado con logo

Autorizaciones

Registro de

cambios


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5.4.1.5 Tabla de contenido

La tabla de contenido del Manual de calidad debe incluir el número y título de cada sección y su

localización.

5.4.1.5.1 Introducción 5.4.1.5.2 Alcance y exclusiones 5.4.1.5.3 Sistema de Gestión de Calidad 5.4.1.5.4 Responsabilidad de la Dirección 5.4.1.5.5 Gestión de los Recursos 5.4.1.5.6 Realización del servicio 5.4.1.5.7 Medición, Análisis y mejora 5.4.1.5.8 Vocabulario 5.4.1.5.9 Anexos 5.4.1.5.10 Distribución de documentos (F-OFSG-CD04)

5.4.2 Procedimientos del sistema de gestión de calidad

Un procedimiento nos describe de forma precisa como llevar una actividad o proceso. Los

procedimientos documentados hacen referencia a instrucciones de trabajo que definan como se

desarrolla una actividad.

Los procedimientos documentados deben contener la información necesaria y cada uno de ellos una

identificación única.

5.4.2.1 Estructura y formato de procedimientos

Título Debe identificar claramente el procedimiento documentado

Autorizaciones (F-OFSG-CD01)

Registro de cambios (F-OFSG-CD02)

Tabla de contenido

Objetivo Definir el para qué del procedimiento


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Alcance Describir las áreas a las que va dirigido y las que no.

Responsabilidades La responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la organización, así

como sus interrelaciones asociadas con los procesos y las actividades descritas en el

procedimiento, deben estar identificadas.

Definiciones

Desarrollo del procedimiento Es la parte medular del procedimiento en la cual se establecen implícita o

explícitamente: A) Los debes de la norma correspondientes a la actividad tratada, B) El

“qué” se debe hacer, C) “Quién” las hace, y D) “Donde” se hacen.

Referencias

Anexos Agregar en este apartado los diagramas de flujo de los procedimientos de acuerdo a la simbología establecida en el Anexo A del apartado 7. Anexos del este procedimiento, así como los formatos a utilizar para dar evidencia de su cumplimiento. Cuando los formatos a utilizar se repitan en los procedimientos relacionados con un proceso, estos podrán anexarse al final del conjunto de procedimientos, en afán de no tener que incluirlos en cada procedimiento. Para ello en cada procedimiento se hará mención en este apartado sobre la excepción establecida. Este punto puede o no aplicar en nuestro procedimiento.

Distribución de documentos (F-OFSG-CD04)


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5.4.2.2 Título, control de autorizaciones y contenido del procedimiento

Encabezado obligatorio para

cada procedimiento

Título y clave del procedimiento

Registro de cambios

Autorizaciones

Pie de página obligatorio para

cada procedimiento


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5.4.3 Instrucciones de trabajo

Las instrucciones de Trabajo son derivados de procedimientos y contienen descripciones detalladas

para la realización de tareas. Las instrucciones de trabajo deben describir las actividades críticas.

Las instrucciones de trabajo deben contener el título y una identificación única.

5.4.4 Plan de calidad

El Plan de Calidad señala procesos, procedimientos, Instructivos de Trabajo y Registros para

verificar y controlar los procesos operativos de la Organización.

5.4.5 Registros

Los registros se derivarán de los procedimientos e instrucciones de trabajo; existen dos tipos de registro, los de Sistema de Gestión de Calidad y de Procedimientos operativos. El diseño de estos estará en función de lo descrito en los procedimientos e instrucciones de trabajo y deberán tener como mínimo el logotipo institucional y el código asignado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de registros (PD-OFSG-CR03).

6. REFERENCIAS

Este procedimiento está basado en la Sección 5.2 “Requisitos de la documentación” del Manual de

calidad de la DGPPCS y en la norma ISO 9001:2008 y su equivalente NMX-CC-9001-IMNC-2008.


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7. ANEXOS Anexo A. Símbolos para la Construcción de un Diagrama de Flujo

Símbolo Representa

Inicio / Fin

Punto de Decisión

Actividad

Conector a otra parte del

diagrama

Conector de salida a la

página siguiente

Conector de entrada de la

página anterior

Representa dirección del

flujo


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Representa la existencia de

documento(s) para

evidenciar actividades. Son

conocidos como Registros.

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (F-OFSG-CD04)

CLAVE DE LA

COPIA PERSONAL RESPONSABLE A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO

Controlada Departamento Nombre Firma Fecha

Original DGPPCS C.P. Patricia Aguilar Gallardo

1 Coordinación de Planeación y

Programación C.P. Edgar Díaz Navarro

2 Coordinación de Control y Seguimiento

Arq. Jorge Martín Amaya

Rodríguez

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

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