fecha de elaboraciÓn: junio 13 de 2013 dependencia...

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (ESTUDIOS PREVIOS) COMPONENTE ÁREA EJECUTORA

Objeto:

Prestar los servicios de Outsourcing y/o proveeduría integral a precios fijos unitarios para el suministro y distribución de elementos de cintas, cartuchos, tóner, útiles de oficina, papelería, artes gráficas, y demás elementos requeridos para el normal funcionamiento de la ESAP.

Versión Formato: 06 Fecha: 14/09/2012 Página 1 de 27 Código: RE-A-CT-46

FECHA DE ELABORACIÓN: Junio 13 de 2013 DEPENDENCIA RESPONSABLE: Grupo Gestión de Compras 1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN (Especificar cuáles son los requerimientos de la Entidad, lo qué se pretende satisfacer con la contratación, explicando por qué con esta contratación en específico, y no con otras, se satisface dicha necesidad.) Para el normal funcionamiento de la ESAP, se requiere el suministro de los elementos de impresión (cintas, cartuchos y tóner para impresoras y fotocopiadoras) y útiles de oficina, suministro de papelería, y artes gráficas para la Sede Central y Teusaquillo de la ESAP, ubicada en la ciudad de Bogotá, por el sistema de Outsourcing1 y/o de Proveeduría Integral2, el cual permite ahorrar tiempo, evita la contratación de personal adicional para éstas tareas, ahorra espacio en el área de bodega de cada centro de costo, racionaliza el consumo de elementos, permite agilidad en el manejo y entrega de los insumos, minimiza el riesgo de obsolescencia, pérdida y deterioro de sus inventarios, permite un estricto control para cada centro de costo en cuanto a cantidad y calidad de los productos, genera reporte estadístico porque integra los servicios de almacenamiento, distribución, asesoría, información y control de consumo de los bienes a través de sistemas que llevan el registro de consumo y pedidos.

El contratar los elementos de impresión (cintas, cartuchos y tóner para impresoras y fotocopiadoras) y útiles de oficina, suministro de papelería, artes gráficas y elementos de difusión, con empresas especializadas en la tercerización del servicio, permite a la Entidad dedicar su talento humano al desarrollo de su misión institucional, esta modalidad brinda valores agregados de eficiencia, eficacia y oportunidad

Para el debido cumplimiento de los objetivos de la Entidad se hace necesario el suministro de papelería, útiles de escritorio y oficina, cintas, cartuchos y tóner, y artes gráficas ya que son elementos necesarios para garantizar el correspondiente desarrollo de las actividades operacionales, administrativas y misionales de los servidores que conforman las sedes Central y Teusaquillo de la ESAP.

La necesidad que se pretende satisfacer mediante la presente contratación es la atención oportuna y adecuada del suministro de papelería, útiles de escritorio y oficina, cintas, cartuchos y tóner, papelería, artes gráficas y elementos de difusión, para las diferentes dependencias de la sede central, para que así los servidores puedan desarrollar eficazmente sus funciones y procesos en condiciones

1 Outsourcing es el proceso económico en el cual una empresa subcontrata, mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, hacia una empresa externa por medio de un contrato. 2 Proveeduría Integral es el suministro directo en los puntos o dependencias determinadas por la Entidad de los elementos requeridos, conservando las características técnicas de los mismos. En desarrollo de ésta modalidad de contrato, el contratista deberá entregar los informes mensuales estadísticos de consumo por punto, por producto y demás indicadores que se requieran en desarrollo del objeto del mismo, así como presentar los demás informes requeridos por la Entidad durante su ejecución.


Objeto:



normales y encaminados al cumplimiento de la misión institucional.

Todos estos elementos se encuentran registrados en el Plan de Compras de la Escuela para la presente vigencia por los rubros de Inversión y Funcionamiento, y se cuenta con recursos financieros necesarios, razón por la cual se puede dar inicio al proceso precontractual correspondiente.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES

2.1 OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES: (Describir el objeto a contratar, precisando

las especificaciones y/o características técnicas, cantidades, en general, precisar las condiciones del bien o servicio necesario. Dicho en otras palabras, qué características dentro de lo justificado me sirven para cumplir con la necesidad) Objeto: Prestar los servicios de Outosurcing y/o proveeduría integral a precios fijos unitarios para el suministro y distribución de elementos de cintas, cartuchos, tóner, útiles de oficina, papelería, artes gráficas, y demás elementos requeridos para el normal funcionamiento de la ESAP. NOTA 1: Cuando se trate de productos o servicios de características técnicas uniformes, se deben identificar las características y especificaciones del bien o servicio, en términos de desempeño y calidad que conforman la ficha técnica, precisando al menos lo siguiente: a) denominación del bien o servicio; b) denominación técnica del bien o servicio; c) unidad de medida; y, d) descripción general.

2.2 OBLIGACIONES

El suministro de los elementos de impresión (cintas, cartuchos y tóner para impresoras y fotocopiadoras) y útiles de oficina, papelería, artes gráficas y elementos de difusión, para las sedes Central y Teusaquillo de la ESAP, ubicadas en la ciudad de Bogotá, con el fin de atender las necesidades básicas, llevar el control del inventario de los elementos, presentar los informes sobre el consumo en cada centro de costo y reportar situaciones que permitan eficiencia en el proceso de suministro, se efectuará a través del sistema de outosurcing y/o proveeduría integral, a fin de trasladar una serie de actividades que no hacen parte de la misión de la Escuela pero que sirven de soporte para dar cumplimiento a nuestro quehacer institucional. Los elementos requeridos en la presente contratación, se encuentran distribuidos en los siguientes Grupos: Grupo 1: Papelería, útiles de oficina y escritorio Grupo 2: Elementos de Artes Gráficas Grupo 3: Tóner y Cartuchos. A continuación se describen los elementos que contienen cada grupo:


Objeto:



GRUPO 1 ‐ PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA Y ESCRITORIO

Elementos Unidad

medida Cantidad

Descripción Características

GRUPO 1 ‐ PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA Y ESCRITORIO

Almohadilla dactilar Almohadilla dactilar de forma redonda, diámetro mayor o igual a 20 y menor o igual a 40mm, y material de la carcasa en plástico

Unidad 19

Almohadilla para sello de caucho de forma rectangular de 50 x 70 mm hasta 70 x 100mm, y material de la carcasa en plástico.

Almohadilla para sello de caucho de forma rectangular de 50 x 70 mm hasta 70 x 100mm, y material de la carcasa en plástico

Unidad 21

Bandas elásticas en caucho ref. 10 Bandas elásticas en caucho ref. 10 por kilo Kilo 10

Bandas elásticas en caucho ref. 22 Bandas elásticas en caucho ref. 22 por 25 gramos Caja 50

Banderitas sticker Banderitas sticker colores surtidos en neón (mayor a 1cm de ancho y menor o igual a 5cm de largo sin iconos impresos en presentación por paquetes de 48 unidades).

Paquete 55

Bisturí plástico grande Bisturí plástico grande, tamaño de la cuchilla de 18mm, con bloqueo de cuchilla y sin corta cuchilla.

Unidad 60

Bisturí plástico pequeño Bisturí plástico pequeño, tamaño de la cuchilla de 9mm, con bloqueo de cuchilla y con corta cuchilla.

Unidad 88

Block bond carta Block bond carta cuadriculado x 80 hojas Unidad 35

Bolígrafo desechable Bolígrafo desechable de larga duración tinta negra presentación por 1 unidad con tapa, clip de sujeción, punta metalizada mediana

Unidad 2.391

Borrador para lápiz tipo nata Borrador para lápiz tipo nata de 10mm x 28mm x 40mm, por 1 unidad.

Unidad 75

Borrador para tablero Borrador para tablero acrílico con base en madera Unidad 10

Caja de cartón reforzado 50 x 40 x 50cm.

Caja de cartón reforzado 50 x 40 x 50cm. Cal 4 Unidad 25

Caja para archivo Caja para archivo en cartón, de dimensiones alto 25cm x 45cm largo y ancho 35cm, calibre 4, usada para almacenar archivo inactivo, de apertura frontal.

Unidad 80


Objeto:



Caja x‐300

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. x largo: 32.5 cm. Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. x largo: 33 cm. Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación. Diseño: incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro costados de la base y en dos costados de la tapa. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos. Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla. Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2• Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes: • Emulen 50. Emulsión acuosa de polímero modificado, pH 8 ‐ 9.2, viscosidad 200‐400 cps. • Mobil‐cer‐a. Película a base de ceras y parafinas, la cual es usada tradicionalmente en embalajes para exportación de flores con el fin de evitar la deshidratación. • Adhesán 599. Adhesivo en emulsión de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200‐1500 cps. • Dispromul R. Dispersión balanceada con ceras parafínicas, pH 8 ‐ 9, viscosidad 200 cps máximo MA‐003. Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con identificación de la entidad, con identificación de la entidad y datos de identificación de la caja rotulo estandarizado por el sistema de gestión de la calidad. Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

Unidad 1.500

Calculadora Calculadora de escritorio, de 12 dígitos, con impresión en rollo de papel.

Unidad 2

Caratula plastificada Caratula plastificada tamaño carta Paquete 50

Carpeta cuatro aletas color azul en propalcote

Dimensiones: Total: 69.5 cm. x largo: 69.5 cm.

Unidad 6.000


Objeto:



De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm. Ancho: 25.5 cm. x largo: 35 cm. De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. x largo: 17cm. Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro Resistente al doblez y al rasgado De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 color amarillo o de propalcote de 320 g/m2 Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Carpeta para diplomas y actas de grado

Carpeta en pasta dura material percalina, de 30 x 42 cm tipo 2 aletas para diplomas y actas de grado

Unidad 850

Carpeta tipo 4 aletas, en cartulina yute

Dimensiones: Total: 69.5 cm. x largo: 69.5 cm. De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm. Ancho: 25.5 cm. x largo: 35 cm. De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. x largo: 17cm. Material: Yute 300 gramos Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Unidad 19.230

Carpeta tipo legajador en yute 300 gramos/m² tamaño oficio horizontal por una unidad forma de cierre gancho legajador.

Carpeta tipo legajador en yute 300 gramos/m² tamaño oficio horizontal por una unidad forma de cierre gancho legajador.

Unidad 300


Objeto:



Cartón prensado

Cartón prensado hecho en fibra de virgen, con gramaje mayor o igual a 160 y menor a 180 gr/m², de calibre mayor o igual a 1,8 y menor a 2mm y unidad de comercialización en cm². Medida de lámina 0.7m x 1m

Lámina 300

Cartulina brístol Cartulina brístol tamaño oficio paquete x 200 cartulinas de 160 gramos colores surtidos.

Paquete 50

Cartulina plástica Cartulina plástica tamaño oficio o pasta para anillado de 200 gramos/m² paquete x 50 cartulinas

Paquete 50

Cd mini dvd ‐ r de 8 mm de diámetro para cámara de video handicam de 1,46gb

Cd mini dvd ‐ r de 8 mm de diámetro para cámara de video handicam de 1,46gb

Unidad 100

Cd para dvd rw Cd para dvd rw de 700 MB Unidad 110

Cd‐rw regrabable de 700 MB 80 min por una unidad

Cd‐rw regravable de 700 MB 80 min por una unidad Unidad 240

Cinta (mágica) adhesiva Cinta (mágica) adhesiva con respaldo en celofán y adhesivo caucho natural transparente de 19mm x 33m

Rollo 40

Cinta adhesiva transparente Cinta adhesiva transparente en polipropileno de ½" 12mm x 40m

Rollo 24

Cinta de enmascarar 2" 48mm x 40m multipropósito nacional

Cinta de enmascarar 2" 48mm x 40m multipropósito nacional Rollo 24

Cinta de enmascarar, multipropósito, dimensiones 12mm x 40m, nacional.

Cinta de enmascarar, multipropósito, dimensiones 12mm x 40m, nacional.

Rollo 65

Cinta de enmascarar, multipropósito, dimensiones 24mmx40m, nacional.

Cinta de enmascarar, multipropósito, dimensiones 24mmx40m, nacional.

Unidad 40

Cinta de termotransferencia Cinta de termotransferencia zebra Tlp 2844z de 70 x 20 mm "negra", recina.

Rollo 54

Cinta magnética de seguridad para libros‐sistema de pedestales 3m‐caja x 1000 ref. tattle‐tape‐b2(ds‐b2‐n)

Cinta magnética de seguridad para libros‐sistema de pedestales 3m‐caja x 1000 ref. tattle‐tape‐b2(ds‐b2‐n)

Caja 2

Cinta tape backup 4mm 150 metros

Cinta tape backup 4mm 150 metros Unidad 100

Cinta transparente 1" 24 x 40 Cinta transparente 1" 24 x 40 en polipropileno Rollo 243

Cinta transparente polipropileno 48mm x 40m para empaque de 25 micras no impresa nacional.

Cinta transparente polipropileno 48mm x 40m para empaque de 25 micras no impresa nacional.

Rollo 36

Cinta zebra z‐4100 de 60 mm x 450m "negra"

Cinta zebra z‐4100 de 60 mm x 450m "negra" Unidad 6

Corrector liquido Corrector liquido frasco x 18 ml Unidad 12

Cosedora industrial

Cosedora industrial para grapa de 26 / 8 capacidad máxima de 200 grapas con profundidad de entrada horizontal en el papel 0‐300mm con capacidad de cosido para más de 50 hojas.

Unidad 6

Cosedora para grapa estándar Cosedora para grapa estándar con capacidad máximo de 150 grapas con profundidad de entrada horizontal en el papel de 0‐65mm con capacidad de cocido para máximo 25 hojas.

Unidad 13

Etiqueta adhesiva Etiqueta adhesiva de transferencia térmica de 70 x 30 mm Rollo 54


Objeto:



rollo x 1.800 unidades. Cara externa de polietileno blanco que ofrece una resistencia mínima al rayado y emborronado, pero gran flexibilidad para etiquetar superficies curvas o ásperas, resistente a temperaturas de hasta 60 grados C y hasta 6 meses a la intemperie.

Fechador de caucho Fechador de caucho de entintado manual 4 bandas sin placa y sin leyenda comercial.

Unidad 8

Fechador de entintado automático

Fechador de entintado automático estructura totalmente metálica, mango en plástico sello cuadrado sin placa y sin leyenda comercial de tamaño mayor o igual 40 x 20mm y menor o igual a 60 x 40mm de 6 dígitos y 7 posiciones

Unidad 2

Folder colgante Folder colgante de varilla plástica, en cartulina de 243 gramos / m² legajador horizontal presentación por 1 unidad tamaño oficio color azul.

Unidad 240

Gancho cosedora ref. 23/14 x 1000 Gancho cosedora ref. 23/14 x 1000 Caja 18

Gancho cosedora estándar Gancho cosedora estándar Caja 27

Gancho para legajar caja x 20 plástico

Gancho para legajar caja x 20 plástico Caja 50

Gancho tipo grapa ref. 23 / 10 Gancho tipo grapa ref. 23 / 10 en alambre metálico galvanizado para cosedora industrial por 1000 unidades

Caja 58

Ganchos clip mariposa caja x 50 Ganchos clip mariposa caja x 50 Caja 232

Ganchos tipo clip estándar Ganchos tipo clip estándar en alambre metálico galvanizado de 33mm caja x 100 unidades

Caja 25

Juego de Cartridge Poliguard de 0.6 mm de espesor

Juego de Cartridge Poliguard de 0.6 mm de espesor Unidad 12

Lápiz mina roja Lápiz fabricado en madera de forma hexagonal con borrador, mina roja de 2mm y dureza no 2

Unidad 36

Lápiz para escritura Lápiz para escritura fabricado en madera de forma hexagonal con borrador , mina negra de 2mm y dureza no 2

Unidad 324

Libreta media carta Libreta media carta propalcote 240 gramos x 50 hojas Unidad 2.400

Libro radicador 3 columnas 200 folios

Libro radicador 3 columnas 200 folios Unidad 51

Libro radicador actas x 100 folios Libro radicador actas x 100 folios Unidad 19

Marcador permanente Marcador permanente, desechable, contenido de tinta mayor a 5 y menor o igual a 8,5g , de punta biselada acrílica, para hacer líneas de aproximadamente 1 ‐ 2,5 mm, por 1 unidad.

Unidad 162

Marcador seco

Marcador seco para pizarra blanca, punta desechable, contenido de tinta mayor a 2,5 y menor o igual a 5g, de punta biselada acrílica, para hacer líneas de aproximadamente 1 ‐ 2,5mm, colores surtidos, por 1 unidad.

Unidad 403

Micropunta desechable

Micropunta desechable de punta fina, tinta varios colores no toxica a base de agua, secado rápido, indeleble para documentos, en pasta, con tapa y clip de sujeción, presentación por 1 unidad.

Unidad 70

Numerador de 6 dígitos manual de 6 bandas y sin leyenda comercial.

Numerador de 6 dígitos manual de 6 bandas y sin leyenda comercial.

Unidad 12

Papel beige prestigie kimberly marfil 180 grs. paquete x 100 pliegos

Papel beige prestigie kimberly marfil 180 grs. paquete x 100 pliegos

Paquete 12


Objeto:



Papel bond 75 gr extra blanco 70 x 100, resma de 500 pliegos

Papel bond 75 gr extra blanco 70 x 100, resma de 500 pliegos Resma 531

Papel kraff de 60 cms de ancho en 90 grs de alta resistencia

Papel kraff de 60 cms de ancho en 90 grs de alta resistencia Rollo 11

Papel periódico de 40 gramos / m² por pliego (70 x 100 cmts) presentación por una unidad.

Papel periódico de 40 gramos / m² por pliego (70 x 100 cmts) presentación por una unidad.

Pliego 450

Papel propalcote esmaltado c2s 240 grs tamaño 70x100 paquete x 100 pliegos

Papel propalcote esmaltado c2s 240 grs tamaño 70x100 paquete x 100 pliegos

Resma 5

Pegante base en agua de policloropeno

Pegante base en agua de policloropeno, para usos en madera, enchapados, cuero, papel y cartón, con 45% ‐ 50% de sólidos, con grado de viscosidad de 30 ‐ 100 cps, x 4,2 kilogramos.

Galón 12

Pegante en barra de 40 gramos Pegante en barra de 40 gramos Unidad 60

Pegante en barra presentación de 45 gramos

Pegante en barra presentación de 45 gramos Unidad 20

Pila alkalina cuadradas 9v Pila alkalina cuadradas 9v Unidad 20

Pilas alkalinas de tamaño AA Pilas alkalinas de tamaño AA con voltaje de 1,5v y presentación tipo blíster de 2 unidades.

Par 157

Pilas alkalinas de tamaño AAA Pilas alkalinas de tamaño AAA con voltaje de 1,5v y presentación tipo blíster de 2 unidades.

Par 220

Pos‐it pequeño Pos‐it pequeño Unidad 30

Regla plana de 30cms Guia para trazo tipo regla, en acrilico transparente, borde biselado, unidad milimetrada doble graduacion, de 30 cm, por 1 unidad.

Unidad 21

Regla plana de 50cms Regla plana de 50cms Unidad 26

Resaltador desechable Resaltador desechable contenido de tinta mayor a 2,5g y menor o igual a 5g de punta biselada, elaborada en felpa acrílica para realizar 2 trazos, colores surtidos.

Unidad 60

Rotulo adhesivo para código topográfico de libros

Rotulo adhesivo para código topográfico de libros , colores varios de 35 x 25 mm Paquete x 1000 unidades

Paquete 27

Sacaganchos para grapa no. 10 Sacaganchos para grapa no. 10 elaborado en metal con un peso mayor a 33 y menor o igual a 75g.

Unidad 55

Sellos de Seguridad tipo correa Sellos de Seguridad tipo correa Unidad 500

Sobre bolsa en papel manila de 75g/m2 de tamaño oficio

Sobre bolsa en papel manila de 75g/m2 de tamaño oficio 25,0 x35,0cm sin burbuja plástica de amortiguación presentación exterior sin ventanilla de tipo solapa universal y engomada.

Unidad 550

Sobre bolsa en papel manila de 75g/m2 tamaño carta

Sobre bolsa en papel manila de 75g/m2 tamaño carta 22.5 x 29 cm. sin burbuja plástica de amortiguación, presentación exterior sin ventanilla de tipo solapa universal y engomada.

Unidad 7.250

Sobres bolsa en papel manila tamaño gigante

Sobres bolsa en papel manila tamaño gigante de 27 x 37 cm de 75 gramos / m².

Unidad 100

Sobres bolsa en papel manila tamaño media carta

Sobres bolsa en papel manila tamaño media carta 17.5 x 24 cmts de 75 gramos / m².

Unidad 880

Sobres de manila tamaño extraoficio

Sobres de manila tamaño extraoficio Unidad 25

Tajalápiz eléctrico en metal con 1 orificio

Tajalápiz eléctrico en metal con 1 orificios con depósito y dispositivo de sujeción en superficies.

Unidad 3

Tijera metálica para papel Tijera metálica para papel con mango plástico y fibra de Unidad 6


Objeto:



vidrio tamaño 17 cm.

Tinta para almohadilla Tinta para almohadilla Unidad 10

Vinipel Rollo Vinipel Rollo de 100 mts de largo x 30 cmts de ancho Rollo 10

GRUPO 2 ‐ ELEMENTOS DE ARTES GRAFICAS

Elementos Unidad

medidaCantidad

Descripción Características

GRUPO 2 ‐ ELEMENTOS DE ARTES GRAFICAS

Aceite vitrea 150 Aceite vitrea 150 Garrafa 2

Glicerina (glicerol) para análisis, por 1 litro, al 99.5%.

Glicerina (glicerol) para análisis, por 1 litro, al 99.5%. Litro 2

Guardafilos para guillotina chalenger 75 de luz

Guardafilos para guillotina chalenger 75 de luz Unidad 30

Hilo aptan nº 20, de poliester con recubrimiento de algodón color blanco.

Hilo aptan nº 20, de poliester con recubrimiento de algodón color blanco.

Cono 1

Juego de espátulas para artes graficas

Juego de espátulas para artes graficas Juego 3

Limpiador blankrola caneca x 55 galones

Limpiador blankrola caneca x 55 galones Caneca 1

Manga ductora de 140mm y circunferencia de 7cm.

Manga ductora de 140mm y circunferencia de 7cm. Metro 20

Mantillas compresibles kors 4 lonas de 605 ar x 752 acmm con un grosor de 1,95mm.

Mantillas compresibles kors 4 lonas de 605 ar x 752 acmm con un grosor de 1,95mm.

Unidad 2

Moleton nº 7 rollo de 30m x 7cm Moleton nº 7 rollo de 30m x 7cm Rollo 4

Plástico naplam calibre 1.5 d 18*500 brillante

Plástico naplam calibre 1.5 d 18*500 brillante Rollo 5

Solución de fuente tipo 2 RC661 x 5 galones

Solución de fuente tipo 2 RC661 x 5 galones Garrafa 1

Tinta amarillo process rápido asentamiento ref. t 51117

Tinta amarillo process rápido asentamiento ref. t 51117 Kilo 4

Tinta amarillo rojizo ref. t 5122 Tinta amarillo rojizo ref. t 5122 Kilo 3

Tinta azul bronce ref. t‐51429 Tinta azul bronce ref. t‐51429 Kilo 5

Tinta azul oriental Tinta azul oriental Kilo 3

Tinta azul process ref. 51403 Tinta azul process ref. 51403 Kilo 4

Tinta extra verde medio t 5134 Tinta extra verde medio t 5134 Kilo 2

Tinta naranja básico ref. t 51207 Tinta naranja básico ref. t 51207 Kilo 2

Tinta negro process t 5104 x kl Tinta negro process t 5104 x kl Kilo 9

Tinta rojo escarlata super tonos t‐ 51308

Tinta rojo escarlata super tonos t‐ 51308 Kilo 3

Tinta rojo indio Tinta rojo indio t 57326 Kilo 3

Tinta rojo medio Tinta rojo medio Kilo 2

Tinta verde básico Tinta verde básico ref. t 51612 Kilo 2


Objeto:



GRUPO 3 ‐ TONNER Y CARTUCHOS

Elementos Unidad medida

CantidadDescripción Características

GRUPO 3 ‐ TONNER Y CARTUCHOS

Cartucho h.p. c3903a laser jet 5p 6p Cartucho h.p. c3903a laser jet 5p 6p Unidad 1

Cartucho impresora hp oficejet 5510 hp57 c6657al

Cartucho impresora hp oficejet 5510 hp57 c6657al Unidad 6

Cartucho para impresora h.p. deskjet 840c

Cartucho para impresora h.p. deskjet 840c ref. c6615d ‐negro‐ Unidad 6

Cinta color para impresora Fargo Cinta color ref. ribbon ymckk para impresora Fargo Unidad 6

Cinta de transferencia para impresora Fargo

Cinta de transferencia para impresora Fargo Unidad 4

Fusor de 110v para impresora xerox phaser 7760

Fusor de 110v para impresora xerox phaser 7760 ref. 115r00049

Unidad 2

Kit de limpieza para impresora Fargo

Kit de limpieza para impresora Fargo Unidad 2

Tambor de transferencia para impresora xerox phaser 7760

Tambor de transferencia para impresora xerox phaser 7760 ref. 108r00579

Unidad 2

Tonner h.p. CE 390x Tonner h.p. CE 390x Unidad 43

Tonner hp ce255x Tonner hp ce255x para impresora laser jet t3010/p3015dn Unidad 13

tonner impresora h.p. laser jet 4015x

tonner impresora h.p. laser jet 4015x ref:cc364x Unidad 32

Tonner impresora h.p.laserjet 8100/8150

tonner impresora h.p.laserjet 8100/8150 ref. c4182x Unidad 8

Tonner impresora samsung clp310 tonner impresora samsung ref clp310 magenta clt m4092 Unidad 5

Tonner impresora xerox phaser 7760 reorder

tonner impresora xerox phaser 7760 reorder 106r01163‐ negro‐

Unidad 5


tonner impresora xerox phaser 7760 reorder no 106r01160 cyan

Unidad 5


tonner impresora xerox phaser 7760 reorder no 106r01161 magenta

Unidad 5


tonner impresora xerox phaser 7800 reorder 10GR01573 negro

Unidad 2


tonner impresora xerox phaser 7800 reorder no 10GR01570 cyan

Unidad 3


tonner impresora xerox phaser 7800 reorder no 10GR01571 magenta

Unidad 2


tonner impresora xerox phaser 7800 reorder no 10GR07572 yellow

Unidad 2

Tonner impresora hp color laserjet cp 3505

tonner impresorahp color laserjet cp 3505 dnhp q7582 a amarillo

Unidad 10

tonner para fotocopiadora konica minolta bizhub 210

tonner para fotocopiadora konica minolta bizhub 210 ref. tn114

Unidad 5

Unidad de imagen Unidad de imagen para impresora xerox phaser 7760 ref. 108r00713

Unidad 12

Tonner fotocopiadora xerox pro 423/428

Tonner fotocopiadora xerox pro 423/428 reorder no. 113r00634

Unidad 3


Objeto:



Tonner impresora kyocera FS 1370 DN

Tonner impresora kyocera FS 1370 DN ref: TK 172 Unidad 5

Tonner impresora kyocera FS 4020 DN

Tonner impresora kyocera FS 4020 DN ref: TK 362 Unidad 132

NOTA 1: El contratista debe presentar a la Subdirección de Proyección Institucional de la ESAP, el arte final de conformidad con el logo y colores institucionales de la ESAP para su respectiva aprobación y visto bueno, para cada uno de los elementos que así lo requieran. En el listado de elementos requeridos para el outsourcing y/o proveeduría integral correspondiente a la vigencia 2013 de la Escuela, incluye el detalle, descripción, unidad y cantidad. Para efectos de la oferta, el proponente deberá describir en forma detallada e independiente cada una de las actividades y/o trabajos a desarrollar, el procedimiento que se adelantará en el evento que se presente reclamos, devoluciones y/o materiales defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos; de presentarse esta circunstancia, al final de cada mes debe adjuntarse a la facturación, la relación de las devoluciones indicando el motivo, ítem y el centro de costo correspondiente. El CONTRATISTA será el único responsable por la correcta aplicación de una especificación y de las consecuencias que se deriven de tal hecho. En el listado de elementos requeridos en el grupo 4, el contratista deberá presentar a la Entidad, específicamente a la dependencia responsable del requerimiento, el arte final de conformidad con el logo, colores, textos y diseños institucionales de la ESAP, en general todo lo concerniente a la diagramación de los elementos, para su respectiva aprobación y visto bueno de la dependencia responsables de los elementos de difusión a elaborar. NOTA 2: *El diseño del rótulo para las cajas de archivo será el siguiente y las medidas será de 17cms de ancho x 20cms de alto y la posición en la caja debe ser en el costado frontal, es decir el lado más largo y centrado:

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA - ESAP SECRETARIA GENERAL

ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJAS O MOBILIARIO DE ARCHIVO Versión: 0.1 Fecha: 12/11/2009 Página: 1 de 1 Código: RE-A-GD-13

CODIGO: PERIODO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD PRODUCTORA:

SERIES SUBSERIES

Código

Código

Código

FECHAS EXTREMAS DEL AÑO AÑO


Objeto:



Dependiendo de la unidad de conservación o mobiliario de archivo que utilice llene las casillas según corresponda:

CAJA Nº ARCHIVADOR Nº GAVETA ESTANTE DEPOSITO

NOTA 3: *El diseño del rótulo para las carpetas 4 aletas será el siguiente, cuyas medidas será de 16cms de ancho x 14cms de alto y la posición en la carpeta debe ser en el costado superior derecho:

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA - ESAP SECRETARIA GENERAL

ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETAS

Versión: 0.1 Fecha: 12/11/2009 Página: 1 de 1 Código: RE-A-GD-12

CODIGO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD PRODUCTORA: SERIE: SUBSERIE: DETALLE:

FECHAS EXTREMAS: INICIAL FINAL

AÑO MES DIA AÑO MES DIA

AAAA MM DD AAAA MM DD

Nº. FOLIOS TOMO Nº:

ARCHIVO CENTRAL

CARPETA Nº.: CAJA Nº.

ESTANTE: DEPOSITO:

Centros de costos ESAP:

CENTROS DE COSTOS SEDE CENTRAL ESAP

CODIGO NOMBRE DE CENTRO DE COSTO 1101 Dirección Nacional1110 Oficina de Control Interno1111 Oficina Jurídica1113 Oficina Asesora de Planeación1114 Oficina de Sistemas e Informática1201 Subdirección Académica


Objeto:



1202 Grupo de Mejoramiento Académico y Curricular 1203 Grupo de Biblioteca, Hemeroteca y CEDIM1205 Grupo de Registro y Control Académico1206 Grupo de Bienestar Universitario

120701 Facultad de Pregrado120703 Prácticas Universitarias120801 Facultad de Posgrados121001 Facultad de Investigaciones

1214 Grupo de Mejoramiento y Desarrollo Docente1216 Grupo de Publicaciones y Recursos Educativos 1301 Secretaría General1313 Grupo de Control Interno. Disciplinario1401 Subdirección Administrativa y Financiera1402 Grupo de Gestión Presupuestal1403 Grupo de Gestión Contable1404 Grupo de Gestión de Tesorería1405 Grupo de Gestión de Recaudo y Cartera1406 Grupo de Infraestructura y Mantenimiento1407 Grupo de Compras 1408 Grupo de Inventarios y Almacén1409 Grupo de Gestión del Talento Humano1501 Subdirección de Proyección Institucional1502 Departamento de Capacitación1503 Departamento de Asesoría y Consultorías1601 Subdirección de Alto Gobierno

2.2.1 OBLIGACIONES POR PARTE DEL CONTRATISTA: 1).Entregar los elementos de acuerdo con la necesidad y solicitud que la ESAP realice en los sitios determinados, de acuerdo con el detalle de los elementos, las cantidades, las dependencias y el cronograma establecido, de lunes a viernes en el horario de ocho (8:00 a.m.) a cinco (5:00 p.m.), de conformidad con los requerimientos efectuados por el supervisor del contrato. 2) Excepcionalmente y a solicitud del supervisor del contrato, se requerirá al proveedor que realice entregas fuera a las establecidas en el cronograma, con la salvedad que estas solicitudes deben ser con una antelación mínima de dos (2) días calendario, esto para cubrir situaciones imprevistas o de emergencia de la Entidad. 3) Elaborar una lista de precios unitarios, la cual debe incluir la marca de los productos ofrecidos, la unidad de medida, la cantidad de elementos, la totalidad de los costos de transporte, pruebas, certificados, aranceles, impuestos, administración, distribución y en general todos los costos directos e indirectos de los elementos a suministrar a la Escuela, hasta el momento de su entrega en los centros de costo. 4) Suministrar muestra de los elementos que la ESAP considere necesarios para verificar su calidad. 5) Cuando no se mencionan normas de referencias determinadas, la entrega de los bienes deberá


Objeto:



cumplir con las especificaciones que señalen las Entidades nacionales o internacionales relacionadas con la especialización en la materia que se vaya a aplicar. 6) El CONTRATISTA será el único responsable por la correcta aplicación de una especificación y de las consecuencias que se deriven de tal hecho. 7) El proponente deberá presentar el procedimiento a aplicar en el evento en que se presenten reclamos, devoluciones y/o materiales defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. La ESAP validará, corroborará y/o ajustará dicho procedimiento y una vez aprobado por la Entidad, será el que se aplique mensualmente en la ejecución del contrato, por intermedio del supervisor. 8) Describir en forma detallada e independiente cada una de las actividades y/o trabajos a desarrollar, el procedimiento que se adelantará en el evento que se presenten reclamos, devoluciones y/o materiales defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos; de presentarse esta circunstancia, al final de cada mes debe adjuntarse a la facturación, la relación de las devoluciones indicando el motivo, ítem y el centro de costo correspondiente. 9) Si la devolución se presenta después de aceptada la mercancía, el CONTRATISTA debe anexar una nota crédito en la facturación del siguiente mes, descontando el valor de la devolución. Así mismo, debe indicar el procedimiento para la atención de pedidos de emergencias y la condición de atención a estas excepciones. 10) Designar un coordinador que será el encargado de recibir, revisar, suministrar el reporte en medio magnético e impreso sobre: consumo total, consumo detallado del mes por cada ítem y centro de costo, consumo periódico y acumulado de cada uno de los centros de costos, consumo promedio por centros de costos y comparativo en porcentaje respecto al total, insumos de mayor consumo por centros de costos y global, estadísticas de devoluciones y explicación de las causas que las originaron; todo lo anterior, para que la Entidad a través del supervisor del contrato, pueda hacer proceso de mejoramiento permanente a nivel interno, tratando de optimizar el consumo de los elementos objeto del presente estudio. 11). Los elementos objeto de la presente contratación deberán ser entregados conforme al cronograma aprobado por el supervisor del contrato, con el fin de atender las necesidades básicas y para poder llevar el control de inventario de los elemento por parte de la ESAP. 12) El contratista deberá contar con un software en ambiente web, para garantizar el manejo, control y estadísticas del suministro y la distribución de los elementos a los diferentes centros de costos de la Escuela. 13) El contratista debe presentar a la Escuela, el arte final de conformidad con el logo y colores institucionales de la ESAP para su respectiva aprobación y visto bueno, para cada uno de los elementos que así lo requieran. 14) Para los elementos requeridos en el grupo 4, el contratista deberá presentar a la Entidad, específicamente a la dependencia responsable del requerimiento, el arte final de conformidad con el logo, colores, textos y diseños institucionales de la ESAP, en general todo lo concerniente a la diagramación de los elementos, para su respectiva aprobación y visto bueno de la dependencia responsables de los elementos de difusión a elaborar. 15) Cumplir con las especificaciones técnicas ofrecidas en la propuesta. 16) Suministrar a la Entidad, muestra de los elementos una vez se suscriba el contrato y el acta de


Objeto:



inicio previo a recibir la primera entrega de elementos requeridos por la ESAP, a fin de verificar que las entregas durante la ejecución del contrato correspondan con dicha calidad y muestra, garantizando así los elementos adquiridos para mantener la calidad o mejorarla durante la ejecución del contrato. 17) Presentar al supervisor del contrato informes mensuales y un informe final a la terminación del contrato, que consolide las gestiones y resultados obtenidos durante su ejecución. 18) Todos los elementos objeto de la presente contratación se adquieren en condiciones de mercado. 19) El plazo máximo para la entrega de los elemento no debe sobrepasar el 9 de Diciembre del 2013. 20) Las demás que surjan con ocasión del objeto contractual. OBLIGACION DE LA GARANTÍA DE CALIDAD DE LOS BIENES Y VARIACIÓN DE CANTIDADES: El suministro de los elementos originales objeto de la presente contratación son los bienes relacionados en el Anexo “FICHA TÉCNICA”, las cantidades señaladas son aproximadas y representan un estimativo del suministro requerido, los cuales pueden variar de acuerdo con las necesidades de la Escuela Superior de Administración Pública. En consecuencia tanto los elementos, las cantidades y las dependencias podrán aumentar o disminuir durante la ejecución del contrato, sin que ello de lugar a modificación de los precios pactados. Los insumos para las impresoras y fotocopiadoras, fax deberán ser originales de fábrica del equipo indicado en el anexo “FICHA TÉCNICA”, (NO se aceptan remanufacturados, ni reentintados, ni de segunda). La ESAP aceptará la entrega de un ítem substituto siempre y cuando el producto sea compatible con el solicitado y la descripción técnica es acorde con la solicitud establecida en el presente proceso y no exista en el mercado colombiano el producto original, lo anterior previa autorización del supervisor del contrato. El Contratista debe facilitar las muestras necesarias, sin costo alguno, para que la Escuela realice las pruebas y acepte o no la sugerencia de cambio. Atendiendo a lo anterior, los proponentes que deseen participar para el Grupo 3: Elementos de Tóner y cartuchos (Cintas, cartuchos, tóner para impresoras y fotocopiadoras por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral, en las condiciones técnicas requeridas y establecidas en el numeral 2.2 del presente documento”, deberán aportar junto con su propuesta, una certificación expedida por distribuidor autorizado donde manifieste que los cartuchos, cintas y tóner para las marcas Lexmark, HP, Ricoh, Konica – Minolta, Epson, Xerox, Kyocera y Samsung son originales y no re manufacturados. En caso de que alguno de los elementos entregados por el contratista presente defectos o especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos, deberán ser restituidos por el contratista a su costo y sin que implique modificación del plazo de entrega. La restitución se hará previa solicitud del supervisor del contrato. OBLIGACIONES POR PARTE DE LA ESAP: 1) Verificar a través del supervisor del contrato que los bienes suministrados por el contratista se ajustan


Objeto:



a las condiciones técnicas y de calidad exigidas por la Entidad. 2) Pagar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la presentación de la correspondiente factura de venta y previa certificación por parte del supervisor que recibió a satisfacción la totalidad de los bienes requeridos. 3) La ESAP debe nombrar a un funcionario para la supervisión del presente contrato. 4) Prestar la colaboración necesaria para la entrega de los bienes objeto del contrato. 5) Realizar los respectivos cronogramas de entrega entre el Supervisor del presente contrato y el contratista. 6) En general prestar toda la colaboración que requiera el contratista para la debida ejecución del contrato.

4. PLAZO DE DURACIÓN Y/O EJECUCIÓN DEL CONTRATO La duración del presente contrato se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, previo registro presupuestal y aprobación de la garantía hasta agotar recursos, sin exceder el 20 de Diciembre de 2013, No obstante, las partes de común acuerdo y previa observancia de los requisitos de ley, podrán terminarlo anticipadamente o prorrogarlo en igual forma y/o por el tiempo que consideren necesario.

5. PRESUPUESTO ESTIMADO Y FORMA DE PAGO (Se trata del presupuesto estimado por el área técnica ya que el valor del contrato se establece en el ECO Financiero).

El valor estimado para el presente contrato es de TRESCIENTOS SESENTA Y SEIS MILLONES SETECIENTOS OCHENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS CUARENTA Y UN PESOS M/L ($366.785.541) valor que incluye IVA y que corresponde a gasto por funcionamiento e inversión. Los pagos al contratista se harán por mensualidades vencidas, previa presentación de la factura, certificación de prestación del servicio a satisfacción por parte del supervisor del contrato y presentación de la constancia de pago de los aportes parafiscales.

6. RUBRO PRESUPUESTAL (Nombre y Número del rubro. No debe indicarse el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, sino el rubro del presupuesto que se va a afectar por parte del área técnica)

Rubro Dependencia Descripción Descripción A‐2‐0‐4‐2‐1 Sede central Equipos y maquinas para oficina

A‐2‐0‐4‐4‐15 Sede central Papelería, útiles de escritorio y oficina

A‐2‐0‐4‐4‐20 Sede central Repuestos

A‐2‐0‐4‐4‐23 Sede central Otros materiales y suministros

510‐0705‐009‐01‐4‐04‐01‐05‐21‐2 Departamento de capacitación Materiales y Suministros

520‐1000‐101‐02‐4‐07‐01‐03‐27‐2 Secretaría general Materiales y Suministros

520‐0705‐004‐01‐4‐18‐08‐01‐27‐2 Faculta de posgrado Materiales y Suministros

510‐1000‐004‐01‐4‐19‐02‐02‐21‐2 Departamento de Asesorías y Consultorías

Materiales y Suministros

510‐1000‐004‐01‐4‐12‐03‐02‐21‐2 Departamento de Asesorías y Consultorías


410‐0705‐005‐01‐4‐10‐01‐05‐27‐2 Facultad de Investigaciones Materiales y Suministros

520‐0705‐004‐01‐4‐16‐01‐03‐27‐2 Subdirección Académica Materiales y Suministros

520‐0705‐004‐01‐4‐14‐02‐03‐27‐2 Grupo de Biblioteca y CDIM Materiales y Suministros

510‐0700‐003‐01‐4‐01‐01‐04‐21‐2 Subdirección de Alto Gobierno Materiales y Suministros

520‐0705‐004‐01‐4‐06‐05‐03‐27‐2 Grupo de Mejoramiento y Desarrollo Docente



Objeto:



7. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO: El lugar de ejecución del contrato será en la ciudad de Bogotá en la Sede Central ubicada en la Calle 44 N° 53‐37, Can, barrio La Esmeralda y en la Sede Teusaquillo ubicada en la Calle 35 N° 14‐30, o en donde la ESAP así lo requiera, previo acuerdo entre las partes.

8. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES TÉCNICOS DE SELECCIÓN: (Especificar las razones de elección de los factores de selección, argumentando el por qué, desde el punto de vista técnico, permiten identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. Por ejemplo: Perfil del contratista, tiempo de experiencia mínimo, certificaciones técnicas, etc.)

8.1. COMPONENTE TÉCNICO: 8.1.1. Aceptación Condiciones Mínimas: Las personas naturales, jurídicas nacionales o extranjeras, y los consorcios o uniones temporales, que deseen participar, deberán manifestar por escrito, que está en capacidad de suministrar:

Grupo 1: Elementos de papelería y/o útiles de escritorio y/o oficina por el sistema de Outsourcing

y/o Proveeduría Integral, en las condiciones técnicas requeridas y establecidas en el numeral 2.2 del presente documento.

Grupo 2: Elementos de Artes Gráficas por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral, en las condiciones técnicas requeridas y establecidas en el numeral 2.2 del presente documento.

Grupo 3: Elementos de Tóner y cartuchos (Cintas, cartuchos, tóner para impresoras y fotocopiadoras por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral, en las condiciones técnicas requeridas y establecidas en el numeral 2.2 del presente documento.

El proponente debe hacer la propuesta de los bienes y de los ítems establecidos en el numeral 2.2 del presente documento de acuerdo con las especificaciones, el detalle, la presentación y las cantidades establecidas. No se aceptaran manifestaciones que contravengan o modifiquen las condiciones técnicas requeridas y establecidas en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad, si se llegaren a encontrar manifestaciones en ese sentido darán lugar a la no habilitación técnica. 8.1.2 Certificados: El oferente deberá anexar en su oferta la certificación que se detalla en el siguiente cuadro:

CERTIFICADOS REFERENCIA EQUIPOS

Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.

NTC 5397

Caja x 300Carpeta tipo 4 aletas Caja para archivo

Carpeta tipo legajador


Objeto:



El proponente debe hacer la propuesta de los bienes y de los ítems establecidos en el numeral 2.2 del presente documento de acuerdo con las especificaciones, el detalle, la presentación y las cantidades establecidas para cada grupo.

Este componente no otorga ningún puntaje, solamente determina si la propuesta se encuentra habilitada desde el punto de vista técnico – certificados, para continuar participando en el proceso de selección. 8.1.3 Requisitos de Experiencia: Experiencia Mínima del Proponente: Como requisitos mínimos obligatorios, los proponentes interesados en participar deberán cumplir con las siguientes condiciones: Las personas naturales, jurídicas nacionales o extranjeras, y los consorcios o uniones temporales que deseen participar, deberán acreditar como mínimo:

Grupo 1: certificaciones y/o contratos y/o facturas de venta y/o suministro como mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones y/o contratos y/o facturas de elementos de papelería y/o útiles de escritorio y/o oficina por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral.

Grupo 2: certificaciones y/o contratos y/o facturas de venta y/o suministro como mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones y/o contratos y/o facturas de elementos de Artes Gráficas por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral.

Grupo 3: certificaciones y/o contratos y/o facturas de venta y/o suministro como mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones y/o contratos y/o facturas de elementos de Tóner y cartuchos (Cintas, cartuchos, tóner para impresoras y fotocopiadoras por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral).

Las acreditaciones para cada uno de los tres (3) grupos deberán ser por el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral con las siguientes características: El objeto del contrato debe versar sobre:

Grupo 1: Venta y/o suministro bajo el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral de elementos de papelería y/o útiles de escritorio y/o oficina.

Grupo 2: Venta y/o suministro bajo el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral de Artes Gráficas.

Grupo 3: Venta y/o suministro bajo el sistema de Outsourcing y/o Proveeduría Integral de elementos de Tóner y cartuchos (Cintas, cartuchos, tóner para impresoras y fotocopiadoras.


Objeto:



Los contratos y facturas deben haber sido celebrados con Entidades públicas y/o privadas, con fecha posterior a 1° de enero de 2010 y haberse ejecutado y terminado antes del día 30 de Marzo de 2013. Cuando se trate de contratos con prórrogas sucesivas se entenderá como fecha de inicio la del contrato principal, es decir el que es objeto de adición o prórroga. Únicamente se podrá acreditar la experiencia requerida cuando el proponente demuestre que ha desarrollado de manera directa las actividades que constituyen la experiencia solicitada para el presente proceso de selección. Sin embargo, también podrá acreditarse la experiencia cuando las actividades correspondientes hayan sido ejecutadas por el proponente o por uno de sus miembros bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, pero en tal caso sólo se tendrá en cuenta como experiencia del proponente o de uno de sus miembros cuando la actividad ejecutada informe de forma clara y precisa el porcentaje de participación. Para convertir a salarios mínimos el valor de los contratos presentados como experiencia del proponente, se hará con el valor del salario mínimo legal vigente en la fecha de terminación del contrato respectivo. Para los cálculos, se debe tener en cuenta la tabla que se detalla a continuación:

PERÍODO Valor salario mínimo legal

mensual

Enero 1 de 2010 a Dic. 31 de 2010 $515.000

Enero 1 de 2011 a Dic. 31 de 2011 $535.600 Enero 1 de 2012 a Dic. 31 de 2012 $566.700 Enero 1 de 2013 a Dic. 31 de 2013 $589.500

Nota: De conformidad con lo señalado en los artículos 3.2.1.1.6. a 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012, la entidad realizará la diligencia de Audiencia Pública de Subasta Inversa, por grupo completo, realizando lances por el valor total de la propuesta económica de cada grupo, aplicando al valor total del grupo completo el margen de mejora establecido, que a su vez se aplica uniformemente a cada ítem o ítems que conforma el grupo o grupos propuestos. La Entidad solo tendrá en cuenta las certificaciones relacionadas en el Anexo “INFORMACIÓN EXPERIENCIA DEL PROPONENTE” y en el orden que sean enunciadas, esto es, de la primera hasta la tercera certificación referenciada en el anexo, las demás certificaciones no serán tenidas en cuenta. La sumatoria de los contratos y/o certificaciones acreditadas deberá ser superior o igual al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial por cada Grupo del presente proceso.

Como un soporte o herramienta para la evaluación, el proponente deberá diligenciar el Anexo “INFORMACIÓN EXPERIENCIA DEL PROPONENTE” indicando allí los contratos que pretende acreditar prevaleciendo en todo caso la información que repose en los contratos, y/o certificaciones y/o facturas que se aporten en la propuesta.


Objeto:



No se aceptan contratos, ni certificaciones, ni facturas de contratos en ejecución. En caso de que la experiencia requerida se encuentre englobada en un contrato general con un objeto más amplio, se deberá discriminar el objeto específico de la experiencia acreditada y los servicios objeto de la contratación. Se aceptará la certificación de este contrato, siempre y cuando en ella se discrimine por parte de la Entidad o persona que contrató los servicios, qué monto de éste corresponde al objeto del presente pliego. Cuando el oferente presente certificaciones de experiencia, o contratos en los cuales conste que participó en la ejecución bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, éstas deberán expresar su porcentaje de participación en dicho consorcio o unión temporal el cual será tenido en cuenta para la determinación de la experiencia en este proceso de contratación. En caso de que no cumpla con las exigencias aquí señaladas, la experiencia certificada de esta forma no será tenida en cuenta como experiencia mínima del proponente. Las facturas aportadas deben tener los requisitos de Ley y estar aprobadas por Resolución de la DIAN. Las certificaciones o contratos indicarán como mínimo, los siguientes datos: 1) Nombre o razón social de la firma contratante. 2) Objeto. 3) Fecha de inicio y terminación del contrato. 4) Valor total del contrato y/o valor discriminado si es un objeto global. 5) Fecha de expedición de la certificación. 6) Nombre del funcionario que expide la certificación. 7) Teléfonos y dirección de la Entidad contratante. La ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ‐ ESAP se reserva el derecho de verificar la información aportada, y no será tenida en cuenta aquella que se pueda establecer que no es veraz. Una vez que se haya verificado la presentación y acreditación de todo el componente de experiencia por parte del proponente, se considerará habilitado por experiencia. La no subsanación en la acreditación de la experiencia no permitirá habilitar por experiencia la propuesta Este componente no otorga ningún puntaje, solamente determina si la propuesta se encuentra habilitada desde el punto de vista de experiencia para continuar participando en el presente proceso de selección.

Una vez que se haya verificado la presentación y acreditación del componente técnico (Aceptación de condiciones mínimas, Certificaciones y Experiencia) por parte del proponente, conforme se indicó


Objeto:



anteriormente se considerará habilitado técnicamente. 8.2. COMPONENTE ECONÓMICO. Las personas naturales, jurídicas nacionales o extranjeras, y los consorcios o uniones temporales que deseen participar, deberán presentar debidamente diligenciado y firmado por el Representante legal de quien presenta la propuesta en el Anexo “PROPUESTA INICIAL DE PRECIO – GRUPO/ÍTEM”, señalando el valor unitario de cada ítem, IVA y el valor total de la propuesta incluyendo el IVA para el Grupo o los Grupos a los cuales se presente. Al formular la propuesta el oferente debe determinar, evaluar y asumir los impuestos, tasas y contribuciones durante la vigencia del contrato, así como el costo de personal, la totalidad de las prestaciones y obligaciones sociales, gastos de administración, imprevistos y riesgos asociados con la ejecución del contrato, utilidad del proponente, materiales, insumos, y en general todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del contrato; así como los demás gravámenes que conlleve la celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación del mismo, observando que todos ellos son de cargo exclusivo del contratista. Cada proponente solo puede presentar una oferta, sea en forma individual o como partícipe de un consorcio o unión temporal, para cada uno de los tres (3) Grupos establecidos para el presente proceso. 8.3. DOCUMENTOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN: Los documentos del sobre Nº 5 deberán contener en original la oferta económica (Anexo “PROPUESTA INICIAL DE PRECIO – GRUPO/ÍTEM”), tanto en medio escrito como en medio digital. La oferta deberá contemplar la indicación expresa del valor unitario de cada bien y por ítem que conforma la propuesta y el valor total de la oferta incluido IVA, para prestar los servicios de Outosurcing y/o proveeduría integral a precios fijos unitarios para el suministro y distribución de elementos de cintas, cartuchos, tóner, útiles de oficina, papelería, artes gráficas, y demás elementos requeridos para el normal funcionamiento de la ESAP, en las condiciones técnicas requeridas y establecidas numeral 2.2, conforme a las obligaciones señaladas en el numeral 2.2.1. del presente documento.

8.4. CRITERIO DE ADJUDICACIÓN: Por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, la adjudicación se hará a quien presente el menor precio, entre los proponentes habilitados para presentación de propuesta, según lo establecido en el Decreto 0734 de 2012, se hará mediante la figura de la subasta inversa para cada Grupo. 8.4.1. Dinámica para la Participación en la Subasta Inversa. De acuerdo con lo establecido en el capítulo II sección I del Decreto 0734 de 2012, se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, “… una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente


Objeto:



decreto y en los respectivos pliegos de condiciones…”, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo‐beneficio para la Entidad. La subasta para la adquisición de los bienes descritos en el ítem 2.2 del presente documento, serán sobre un valor total, siendo adjudicado el contrato al oferente que presente el menor precio consolidado total para cada grupo. Para el presente proceso, la ESAP adelantará la subasta presencial. Es pertinente precisar que de acuerdo con el objeto del contrato y el anexo “FICHA TÉCNICA” del Estudio de Conveniencia y Oportunidad, se hace referencia clara y expresa a un proceso con 3 grupos o Lote. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas: 1. La ESAP identificará las propuestas de los productos de los proponentes habilitados y se le asignará

una contraseña a cada uno de ellos. 2. La ESAP abrirá sobres con las ofertas iniciales de precio (las cuales fueron entregadas el día de la

recepción de ofertas) y comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor de ellas. 3. La ESAP otorgará entre cada lance que mejore la menor de las ofertas, un lapso de diez (10)

minutos. 4. Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados por la ESAP. 5. La ESAP recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. 6. La ESAP registrará todos los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en éste

orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. 7. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la

subasta. 8. La ESAP repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea

necesario, hasta que no se reciba un lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

9. El margen mínimo de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables será así:

GRUPO PRESUPUESTO ESTIMADO

LANCES LANCE VALIDO

LANCE NO VALIDO

1. Papelería y Útiles … 198.900.300 2.000.000 196.900.300 196.900.301

2. Toner y Cartuchos... 11.995.096 120.000 11.875.096 11.875.097

3. Artes Graficas.. 155.890.145 1.560.000 154.330.145 154.330.146

10. Para todos los efectos de la subasta los lances deberán formularse en miles de pesos. En el caso que se adjudique el contrato con base en una propuesta que presente precios que no obedezcan a las condiciones del mercado y que no sean detectados durante el proceso de selección, el


Objeto:



contratista debe asumir todos los riesgos que se deriven de tal hecho, ya que la Entidad contratante no aceptará reclamo alguno con relación a ellos de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993. NOTA: El proponente deberá presentar para la suscripción del contrato, la oferta económica ajustada al valor del mismo, identificando cada ítem.

De esta audiencia se levantará un acta y se elevará el acto administrativo debidamente motivado. De conformidad con lo dispuesto en el Parágrafo 1° del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, el acto de adjudicación es irrevocable y no tendrá recursos por la vía gubernativa. Su impugnación procede mediante el ejercicio de las acciones judiciales que correspondan.

9. ANÁLISIS Y ESTIMACIÓN DE RIESGOS: (Soporte que permita la tipificación, estimación y

asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, de conformidad con el Documento CONPES No. 3714 “Del Riesgo Previsible en el marco de la política de Contratación Pública” del 1 de diciembre de 2011 y el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012.)

Las normas aplicables son la ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes que regulan la materia. Frente al principal riesgo que se asume con la presente contratación es el incumplimiento del objeto contractual por,

a) Riesgos Operacionales. b) Riesgos Regulatorio. c) Riesgo Económico.

En el caso específico, el oferente al momento de presentar su oferta económica inicial, deberá tener en cuenta que por el precio ofertado, debe cumplir con la totalidad de los ofrecimientos en términos de cantidad, oportunidad y técnicos o de calidad, y que no podrá alegar desequilibrio del contrato teniendo en cuenta que se trata de un riesgo previsible, imputable exclusivamente a él. Riesgo empresarial: Teniendo en cuenta la actividad económica a la que el contratista viene en representación, las gestiones empresariales dentro de este proceso son asumidas por él, por lo tanto cualquier eventualidad en el marco de no constituirse dichas gestiones este riesgo es asignado al contratista, por ejemplo, incumplimiento de uno ó más técnicos, de un mayorista o de un distribuidor de un equipo contratado, los costos los asumirá el contratista, puesto que solo son imputables a él.

De igual forma, para las circunstancias de fuerza mayor o casos fortuitos, se podrá de común acuerdo entre las partes suspender temporalmente la ejecución del contrato.

A continuación se hace la tipificación, estimación y asignación de riesgos para el Grupo I, Grupo II y Grupo III, para el presente proceso:


Objeto:



Grupo 1: Papelería, útiles de oficina y escritorio

El total estimado del riesgo es de $21.399.764,09 dando la mayor participación de los riesgos al riesgo operacional referente a la mala calidad de los suministros. Por lo anterior se especifica la asignación de riesgos:

Riesgos que deben ser asumidos por el contratista: 1, 2, 4 y 6.

Riesgos que deben ser asumidos por la ESAP: 3, 4 y 5.

1

2

No.

3

4

5

6


Objeto:



Grupo 2: Elementos de Artes Gráficas




1

2

No.

3

4

5

6


Objeto:



Grupo 3: Tóner y Cartuchos.




1

2

No.

3

4

5

6


Objeto:



Adicionalmente la ESAP asumirá los siguientes: A partir de la fecha de suscripción del Contrato, la ESAP asume, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación: 1. Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del Contrato y la legislación existente al respecto. 2. Los efectos desfavorables originados por normas, disposiciones o directrices que adopte LA ESAP, durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato, con excepción de normas tributarias o fiscales que dado su contenido general son cargas impuestas a toda persona en Colombia. Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato la ESAP designará un supervisor idóneo y calificado que llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que éste requiera, de tal manera que se aminore los riesgos derivados de la contratación.

10. FUNCIONARIO(S) O CONTRATISTA(S) QUE PODRÍAN ADELANTAR LA SUPERVISIÓN

Nombre: Germán Franco Lindarte Cargo: Coordinador Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios

NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS RESPONSABLES

________________________________ Ricardo D. Méndez Palacio Contratista Grupo Gestión de Compras ________________________________ Henry Oswaldo Garzon García Contratista Grupo Gestión de Compras ________________________________ V°. B°. German Gonzalo Gil Martinez Coordinador Grupo de Gestión de Compras

fecha de elaboraciÓn: junio 13 de 2013 dependencia...

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