DEPARTAMENTO DE FARMACIA

AGOSTO 2013

Centro Cardiovascularde Puerto Rico y del Caribe

Objetivos

Identificar áreas de mejoramiento en el departamento

Comunicar hallazgos y dar ideas para el mejoramiento de áreas utilizando métodos “Lean”

Proveer herramientas útiles para el mejoramiento

Lean

La eliminación de desperdicios y procesos que no añaden valor al producto o servicio final

Mejoramiento continuoSe basa en entender al paciente y sus

necesidadesTrabajar con los recursos disponibles

Hallazgos

Falta de espacio para almacenar los medicamentos premezclados Dificultad para caminar en el área de trabajo

OSHA, Bomberos, Reglamento 117

Ejemplos

Recomendaciones

Maximizar el espacio del almacén Identificar medicamentos de mas uso

Seleccionar su ubicación idónea Identificar que productos se pueden relocalizar

Medias embolicas Reorganizar anaqueles

Ejemplos

Ejemplos

Herramienta

Utilizar el modelo 5 S

5S

Sort Clasificar y eliminar lo que no se necesita

Set in Order Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Shine Mantener áreas de trabajo siempre limpias

Standarize Crear e implementar estándares de limpieza

Sustain Continuidad a través de educación y comunicación

5S

SortClasificación: Identificar cada medicamento por uso en cuatro categorias a) Uso extenso b) Uso regular c)Necesitado d) Basura

5S

Set in Order1. Determinar lugares específicos para

almacenamiento de medicamentos2. Colocar medicamentos en sus áreas y

rotular los mismos

5S

Shine1. Limpiar sucio visible al momento2. Crear calendario de limpieza3. Asignar áreas

5S

Standardize1. Implementar las mejores prácticas a través

del departamento2. Auditar áreas de trabajo para monitorear

progreso de los primeros tres pasos (Sort, Set in Order, Shine)

5S

Sustain1. Reconocer progreso2. Celebrar éxitos3. Establecer estándares de calidad

Hallazgos

Monitoreo de Inventario Conteo anual

Recomendaciones

Monitorear el inventario a través de un conteo cíclico Identificar cantidades reales de uso de medicamentos Mejorar la rotación de los medicamentos Minimizar el inventario Minimizar las transferencias de medicamentos con

otros hospitales Minimizar las compras de urgencia Facilitar la requisición de medicamentos

Herramienta

Conteo cíclico con un análisis A B C Método de clasificar inventario en tres categorías

utilizando como referencia su frecuencia de uso o costo

EjemploTipo A (semanal)

Tipo B (mensual)

Tipo C (trimestral)

Tylenol 500mg Multi vitamina Medicamento Quimioterapia

Teflaro

Hallazgos

Acceso a el departamento Durante horas laborables Fuera de horas laborables

Recomendaciones

Controlar el acceso a la farmaciaCrear formulario limitado para supervisión

general

Herramientas

Ventanilla de despacho Botiquín nocturno

Hallazgos

Proceso de Compras Cuanto y cuando ordenar

Herramienta

Adoptar el método Kanban para facilitar el reordenamiento de los medicamentos Asegura que haya un inventario mínimo Minimiza las transacciones al ordenar medicamentos Reduce el estrés Reduce el exceso de inventario

Kanban

Recomendaciones

Listado de medicamentos y suministrosEstablecer niveles mínimos y máximosCrear hoja estandarizada de requisiciónCrear etiquetas Adiestrar al personalMonitorear Evaluar

Hoja de requisición

Implementación

Comité Sub Director Ejecutivo Administrador de Servicios Farmacéuticos Supervisor de Servicios Farmacéuticos Oficial de Suministros Farmacéuticos Gerente de Compras Gerente de Sistemas de Información

Fase I

Adiestrar al personal en 5’s y aplicación de 5’s en Departamento de Farmacia Para ser completada en 2 ½ semanas Fecha de comienzo: 19 de agosto de 2013 Fecha de cumplimiento: 6 de septiembre de 2013

Recursos: Administrador de FarmaciaSupervisor de Farmacia

Fase II

Mejoras al control de inventario Coordinar reunión con vendedores de medicamentos

para evaluar contratos de exclusividad Cardinal Droguería Betances Cesar Castillo

Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de FinanzasAsesor LegalAdministrador de FarmaciaGerente de CompraSistema de Información

Cont. Fase II

Reunión con gerente de Sistemas de Información para maximizar capacidades del sistema de inventario (Aso 400)

Participantes: Administrador de FarmaciaSupervisor de FarmaciaOficial de Suministros de FarmaciaGerente de Sistemas de Información

Cont. Fase II

Clasificación medicamentos ABC Establecer día de inventario (Fin de mes)

Participantes: Supervisor de FarmaciaOficial de Suministros de

Farmacia

Cont. Fase II

Acceso al departamento Reunión para control de acceso

Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de IngenieríaAdministrador de Farmacia

Creación de botiquín nocturno

Participantes: Supervisor de EnfermeríaSupervisor de Farmacia

Cont. Fase II

Fecha de comienzo: 6 de septiembre de 2013

Fecha de cumplimiento: 7 de octubre de 2013

Fase III

Mejoras al proceso de compras Establecer días de requisición

Participantes: Gerente de CompraAdministrador de FarmaciaOficial de Suministros de

Farmacia Establecer mínimos y máximos (Método Kanban)

Participantes: Oficial de Suministros de Farmacia

Supervisor de Farmacia

Cont. Fase III

Revisión del proceso de compras

Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de FinanzasGerente de ComprasAdministrador de Farmacia

Cont. Fase III

Fecha de comienzo: 7 de octubre de 2013Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2013

Seguimiento

Supervisar proceso para asegurar el cumplimiento del plan

Evaluar el proceso implementadoTomar insumos del personal involucradoDe ser necesario; hacer ajustes, reforzar

adiestramiento