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Exportar e importar información de Outlook 2010 www.funcionarioseficientes.com

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Exportar e importar un archivo de carpetas personales En este apartado vamos a exportar toda la información de nuestro Outlook del ordenador de casa a otro ordenador. Esto se puede hacer de 2 formas:

1ª OPCION “Exportando en el ordenador de origen e importando después en el de destino”.

Exportar a un archivo la información Seguiremos estos pasos: 1º) Vamos a exportar la información en el ordenador de origen.

Haremos un clic izquierdo sobre el menú “Archivo” y después otro clic sobre la opción de “Abrir” en el panel izquierdo. Por último otro clic sobre el apartado de “Importar” en el panel principal.

2º) Después, en el siguiente cuadro contextual, elegiremos la opción de “Exportar a un archivo”,

finalmente haremos clic sobre el botón “Siguiente>”.


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3º) Seguidamente optamos por exportarlo a un archivo.pst, seleccionamos la opción de “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y clic sobre el botón “Siguiente>”.

Podemos exportar toda la información (mensajes incluyendo archivos adjuntos, contactos, tareas, calendario, etc) o solo una parte (los contactos, por ejemplo). En el siguiente ejemplo vamos a exportar toda la información, es decir, todas las carpetas (mensajes, calendario, contactos, diario, tareas, etc).

Para ello debemos seleccionar y clic sobre el botón “Siguiente>”. Marcar en la casilla de verificación de “Incluir subcarpetas”.

En el siguiente cuadro contextual haremos clic izquierdo sobre el botón “Examinar” y podremos asignar al archivo cualquier nombre que nos ayude a identificarlo mejor y la ubicación que más nos convenga.


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Después de hacer clic sobre el botón “Examinar” del anterior cuadro contextual a continuación podremos cambiar la ubicación del archivo y su nombre en los recuadros remarcados.

Vemos cómo hemos cambiado el nombre y la ubicación del archivo. Hacemos clic sobre “Finalizar”.


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A continuación le daremos una contraseña para el nuevo archivo y marcaremos en la casilla de verificación de “Guardar contraseña en su lista de contraseñas”. Para finalizar clic sobre “Aceptar”.

Importar un archivo Una vez que tenemos el archivo “pst” del ordenador de origen, vamos al otro ordenador, al que vamos a insertar o importar dicha información, seguiremos estos pasos:

1º) Haremos un clic izquierdo sobre el menú “Archivo” y después otro clic sobre la opción de “Abrir” en el

panel izquierdo. Por último otro clic sobre el apartado de “Importar” en el panel principal.

2º) Después seleccionaremos “Importar de otro programa o archivo” y clic sobre el botón “Siguiente>”.


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3º) A continuación elegimos “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y clic sobre el botón “Siguiente>”.

Debemos tener muy claro donde hemos guardado el archivo a importar, podemos guardarlo en el disco duro del ordenador de destino (recomendado) o importarlo a través de otra unidad de almacenamiento (CD, pendrive, etc.).

4º) Seguidamente, debemos hacer clic sobre el botón “Examinar” y localizar el archivo a importar haciendo doble clic izquierdo sobre él y se insertará la ruta de ubicación automáticamente. Finalmente clic sobre el botón “Siguiente>”.


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El ordenador de destino (cualquier versión de Outlook) nos solicitará la clave del archivo que tratamos de importar “casa.pst” (en este ejemplo). Insertaremos la clave que utilizamos cuando creamos el archivo y marcaremos la casilla de verificación de “Guardar contraseña en su lista de contraseñas”.

La siguiente pantalla nos da la opción de seleccionar en que carpeta queremos importar la información del otro ordenador de origen, esto es muy importante si no deseamos mezclar los correos de los dos ordenadores. En este ejemplo se ha creado previamente, en el ordenador de destino, un archivo de carpetas personales denominado “ordenador casa” donde vamos a exportar toda la información (mirar artículo “Crear archivo de carpetas personales”).

http://www.funcionarioseficientes.com/2012/04/03/crear-un-archivo-de-carpetas-personales/

http://www.funcionarioseficientes.com/2012/04/03/crear-un-archivo-de-carpetas-personales/


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Si hacemos clic en el botón “Finalizar”, Outlook comenzará a importar la información, el proceso puede durar bastantes minutos dependiendo del tamaño del archivo.

Este es el resultado final de este ejemplo:

– Tenemos un archivo de carpetas personales “Ordenador Oficina” (outlook.pst) con la información de ese ordenador.

– Un archivo de carpetas archivadas (archive.pst).

– Y además el archivo de carpetas personales “Ordenador Casa” (casa.pst) donde se encuentra toda la información que teníamos en el otro ordenador de origen (el de casa).

En las siguientes pantallas hemos importado en un ordenador con Outlook 2010.


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Debido a que hemos importado la información al archivo de carpetas “ordenador casa”, tendremos: los contactos, correos, calendario, tareas, etc, de los dos ordenadores separados.

Si por el contrario hubiéramos importado la información al archivo de carpetas “Ordenador Oficina” tendríamos toda la información fusionada (fijarse en la opción de creación o no de duplicados al importar).


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OBSERVACIONES: El único problema que puede surgir es si pretendemos exportar la información de un Outlook 2003 o posterior a un ordenador con una versión anterior al 2003, nos daría un mensaje de error si se superasen los 2GB de límite de las versiones antiguas.

2ª OPCION “Copiando el archivo de datos directamente en el ordenador de destino” Otra forma de hacerlo sería copiando directamente el fichero (outlook.pst) que contiene toda la información, sin hacer el paso de exportación y después importarlo en el ordenador de destino.

Exportando la información a un archivo de Excel Outlook ofrece la posibilidad de exportar los contactos, los correos, tareas, etc, a un archivo en formato de Excel. Podría ser interesante exportar los contactos, si necesitamos hacer algún tipo de operación sobre ellos (el resultado sería como en el ejemplo de abajo).

Asimismo, si decidimos exportar los correos, obtendremos un archivo como este donde podemos ver: el Asunto del correo, el Cuerpo de todo el mensaje (aquí está reducido el tamaño), el Remitente y el Destinatario, etc.

En el siguiente ejemplo vamos a exportar nuestros contactos a un fichero Excel, para hacerlo seguiremos estos pasos: 1º) Haremos un clic izquierdo sobre el menú “Archivo” y después otro clic sobre la opción de “Abrir”. Por

último otro clic sobre el apartado de “Importar” en el panel principal.


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2º) A continuación seleccionamos “Exportar a un archivo” y clic sobre el botón “Siguiente>”.

3º) Seguidamente seleccionamos la opción “Microsoft Excel 97-2003” y clic sobre el botón “Siguiente>”.

4º) Ahora seleccionamos la carpeta a exportar “Contactos” y hacemos clic sobre el botón “Siguiente>”.


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5º) En la siguiente pantalla, hacemos clic sobre “Examinar” para seleccionar la carpeta de destino. En el recuadro principal podremos cambiar el nombre al archivo. Finalmente haremos clic sobre el botón “Siguiente>”.

6º) Solo resta hacer un clic izquierdo sobre el botón “Finalizar” y se ejecutará la operación.

Exportando la información a un archivo de Access Otra posibilidad que puede resultarnos de utilidad es la de exportar la información a un archivo de Access. Por ejemplo: exportar nuestros contactos para hacer una pequeña base de datos y presentarlo como: un formulario, un informe, ejecutar consultas, etc. Este es un ejemplo de nuestros contactos, presentados como informe.


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Este es otro ejemplo de presentación como formulario de los correos enviados durante el 2012 (se pueden hacer búsquedas muy potentes con Access, eliminar registros, cruzar con otras palabras, etc).

Podemos configurar completamente los datos, en este otro ejemplo se pueden visualizar los elementos enviados en vista de informe.

Para ejecutarlo hay que seguir los mismos pasos que en el caso del aparatado de “ exportación a un fichero Excel.”

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