existencia del archivo de gestiÓn.webapp.regionsanmartin.gob.pe/sisarch/noticias... ·...
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Lic. Norman Berríos Silva
Director de Programa Sectorial I – DNDAAI
DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO
TEMA: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DECONTROL DE DOCUMENTOS (PCD)
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DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO
1 ra. ParteCONCEPTOS OPERATIVOS
OBJETIVOS
1. Diferenciar el tipo y la serie documental2. Analizar las fases y momentos del ciclo
vital de los documentos.3. Identificar los archivos y establecer las
agrupaciones documentales.4. Determinar el valor de las series
documentales.5. Formular el Inventario, Tabla de Retención
y el Índice Alfabético de un PCD.
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Información contenida en cualquiersoporte y tipo documental,producida, recibida y conservada porcualquier organización o persona enel ejercicio de sus competencias o enel desarrollo de su actividad” (CIA -2000)
SOPORTEDOCUMENTAL
Además de losarchivos en papelexisten los Archivosaudiovisuales,fotográficos, fílmicos,informáticos, orales ysonoros.
Medios en loscuales secontieneinformación,según losmaterialesempleados.
TIPO DOCUMENTAL
“ la unidad documentalproducida por un organismo enel desarrollo de unacompetencia concreta, reguladapor una norma deprocedimiento y cuyo formato,contenido informativo y soporteson homogéneos”
Diccionario de Terminología Archivística
¿CÓMO SE DENOMINA CADA UNA DE LASPARTES QUE FALTA EN ESTE ROMPECABEZAS?
CUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOSCUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOSLA INFORMACIÓN COMPLETALA INFORMACIÓN COMPLETA
Es la parte menor indivisible de una seriedocumental, que puede ser simple ocompuesta.SIMPLE.- Formado por un tipodocumental cuyo contenido mantiene unaunidad de información: El oficio, la carta, elinforme, la solicitud, el memorando, recibo,etc.COMPUESTA.- Formado por dos o másdocumentos o tipos documentales que sesustentan, cuyo contenido mantienen unaunidad de información: El legajo de personal,el expediente, la historia clínica, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL OPIEZA DOCUMENTAL
UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADESDE CONSERVACIÓN
LEGAJO
CAJA DEARCHIVO CD, DVD, USBCAPETA O FOLDER
DISCO DURO PAQUETE
VOLUMEN SOBRE 10
CUERPO
BALDA: 90 x40cm.
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A
B
CD
E
EL ESTANTE
Fases delos
Archivos
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
A
G
N
SIA
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ESTRUCTURA DEL SIA
¨ Los documentos de este archivo permanecerán en élmientras se encuentren sin finalizar su trámite.
Archivo PeriféricoArchivo Periférico¨ Se constituyen por razones de conservación y uso de
los documentos.
Archivo CentralArchivo Central¨ Es la unidad responsable de los documentos cuya
consulta es esporádica.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
• MINISTERIO DETRABAJO
• OF. DE RR. HH.• Legajo de Personal
• MINISTERIO DECULTURA
•OF. DE RR. HH.•Legajo de Personal
RENIEC.- Reg. de nacimiento, Reg. de matrimonio, DNIUNMSM.- grado de bachiller, título profesional.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
•• PROCEDENCIAPROCEDENCIA
Cada documentodebe conservarseen el fondodocumental al quenaturalmentepertenece.
Los principios que rigen la organización de losfondos documentales:
••ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el ordeninterno de cada fondomanteniendo laestructura que tuvodurante el servicioactivo.
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOSORGANIZACIÓN
DESCRIPCIÓN SELECCIÓN
CONSERVACIÓN SERVICIO
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ADMINISTRACION
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTOPLAP /00
ARCHIVO CENTRALARCE/00
IMAGEN INSTITUCIONAL
IMIN/00
TESORERIATESO/00
RECURSOSHUMANOS
CONTABILIDADCONT/00
FONDO DOCUMENTAL
SECCION OA.PRINCIPAL
SERIES
FUNCIONES
. .
DIRECCIÓN: conducir, gobernar la organización
LINEA: Ejecutar y realizar, materializar la razón porla cual existe la organización.
APOYO: Dan soporte a la institución en recursoshumanos y materiales, financieros y servicios.
ASESORÍA: Brindan consejo y orientación a laorganización.
CONTROL: Apoyar a la dirección en la evaluación ycontrol de acciones, metas y objetivos.
CONSULTIVAS: Participar opinando sobre temas deespecialidad.
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DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO
2da. ParteFORMACIÓN Y VALORACIÓN DE
LA SERIE DOCUMENTAL
La serie documental,es el conjunto dedocumentos que tienencaracterísticas comunes,el mismo asunto o elmismo tipodocumental y que porconsiguiente, sonarchivados, usados oeliminados comounidad.
Personal
Legajosde
Personal
PEREZJUAN
¿Qué es la serie¿Qué es la seriedocumental ?documental ?
MODELO DE CUADRO DECLASIFICACION
CONT/00 CONTABILIDAD01. Auxiliar Standard02. Libros Contables
01. Diario02. Mayor03. Caja Bancos
03. Balance01. General02. Comprobación y Estados
Presupuestarios03. Constructivo
04. Evaluación Física Financiera............ 21
La sección y las seriesLa sección y las seriesdocumentalesdocumentales
PERS/00 PERSONAL01. Cuadro de asignación de personal02. Presupuesto analítico de personal03. Legajos de personal04. Licencias
01. Con goce de haber02. Sin goce de haber
05. Planillas de pago (copia)06. Correspondencia
VALORACIÓN DOCUMENTAL
“la trascendencia como testimonio de laEntidad, la trascendencia de laactuación de la administración y latrascendencia de la sociedad en suconjunto, para cada dependencia.” 1
CONDE VILLAVERDE MARÍA LUISA
DETERMINACIÓN DE LOS VALORES
•Si reflejan los objetivos de la entidad productora:funciones sustantivas.• Si evidencian la relevancia económica y social de losfenómenos: crisis, bonanzas, conflictos sociales.• Si evidencian o testimonian el origen, desarrollo ydesaparición de las instituciones.• Para los documentos informativos:
- criterio de importancia o- muestras.
• Límite de años: mayor de 30 años (decreto ley 19414,ley de defensa, conservación e incremento del PDN).
.DOCUMENTOS DE VALOR TEMPORAL
•Por su contenido dejan deser imprescindibles y sintrascendencia.•Carecen de valor alcumplirse su finadministrativo, fiscal,contable, legal, y otros quelos originó. correspondencia
Los documentos de valor permanente
Los documentos de valor permanente, son aquellos quepor su contenido son imprescindibles, es testimonio yfuente de información para la investigación histórica y eldesarrollo cultural, social, económico, jurídico u otros, eintegran el patrimonio documental de la Nación.
§Interesa a la investigación y a la cultura.
§Se clasifica en documentos de valor:
- Evidencial o testimonial e
- informativos
DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE
N.B.S. 27
PLAZOS DE RETENCIÓNSon los tiempos establecidos encada nivel de archivo, según lanecesidad de uso administrativo deldocumento y su prescripción parala transferencia y/o eliminación delas series documentales de unaentidad.
A.G.
A.P.
A.C. A.I.
ARCHIVO
HISTÓRICO
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DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO
3ra. ParteFORMULACION DEL PCD
(R.J. Nº 173-86 /AGN–J)DIRECTIVA N° 004-86-AAGN-DGAI: NORMAS PARA LA FORMULACIÓNDEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOSADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL.
PCD
INVENTARIO DE
SERIESDOCUMENTALES
TABLA GENERAL
DE RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS
INDICE
ALFABETICO
DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICADOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICAPROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOSPROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
N.B.S. 30
EL PROGRAMA DE CONTROL DEDOCUMENTOS
PCD Herramienta de gestiónarchivística
Series documentalesde una institución
Valores Períodos deretención
Diferentes fases de archivo
esunase definen
se establecen
en las en las
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CED Resolución alta autoridad
Un representante de la AltaDirecciónPresidente El Asesor Legal
Jefes responsables de ladocumentación
Jefe o encargado delArchivo Central
Secretario
Conformado por
Aprobado
EL COMITÉ EVALUADOR DEDOCUMENTOS
El Comité Evaluador de Documentos(CED) debe ser designado por la más altaautoridad institucional y es el encargado deconducir el proceso de formulación delPCD.
A efecto, de acuerdo a la Directiva 004-86-AGN-DGAI, estará integrado por:
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INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALESPag. 1 de…………...págs
DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO
1. SECTOR 2. ENTIDAD 4. NOMBRES Y APELLIDOS
3. Unidad Orgánica: 5. Cargo: 6. Teléfono
IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie
10. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLAS DE CONTROL
(RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA SERIE) TOTAL AÑOS DE RETENCIÓN11. Valor de 12. Período de Retención
la Serie A.G. A.P. O.A.A.
13. COM. EV. DE DOC. 14. Lugar y fecha 15. V° B° DEL A.G.N. - D.N.D.A.A.I.
Resp. De Alta Dirección Resp. Of. Asesoría Legal
Jefe Doc. Evaluada Jefe del O.A.A. Aprobado Lugar y fecha
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CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DEDOCUMENTAL LA SERIE A.G. A.P. A.C. TOTAL AÑOS
DESARROLLO URBANO1 PLAN DE DESARROLLO URBANO P 2 28 302 ZONAS DE EXPANSION URBANA P 2 28 303 LICENCIAS03.01 CONSTRUCCIÓN P 2 28 3003.02 REMODELACIÓN P 2 28 3003.03 AMPLIACIÓN P 2 28 3003.04 DEMOLICION P 2 28 304 CONFORMIDAD DE OBRA P 2 28 305 ANUNCIOS T 2 9 116 ZONIFICACION T 2 9 117 NOTIFICACIONES T 2 9 118 MULTAS T 2 9 119 COMPATIBILIDAD DE USO T 2 9 1110 CERTIFICADOS10,01 HABITABILIDAD T 2 4 610,02 JURISDICCIÓN T 2 4 610,03 NUMERACIÓN P 2 28 3010,04 ALINEAMIENTO P 2 28 3010,05 ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO P 2 28 3010,06 DE PARAMETROS P 2 28 3011 CORRESPONDENCIA T 2 4 6EDUCACION Y CULTURA (EDCU)1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 9 112 MUSEOS T 2 9 1102.01 INVESTIGACIONES P 2 28 3002.02 ESTADISTICAS T 2 4 6
PERIODOS DE RETENCIONOB SER VA C ION ES
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DIRECTIVA N° 004-86-AGN-DGAI
1. Titulo de la Serie Documental 2. Asunto Pricipal 3. Código
ÍNDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DEDOCUMENTOS
Pág. ……de ……..Págs
