ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Integrantes: García Tovar Erika

Pinillos Alarcón OrianaQuintania Rodríguez Maryuris

Ramírez Juvinao Luisa Romero Algarín Elis

Introducción

Durante mucho tiempo la imagen del sector de las relaciones públicas se asocia exclusivamente con la organización de eventos y el diseño de regalos promocionales. Aún así, hoy por hoy, los profesionales de RRPP también ejecutan como consultores de comunicación.

¿Por qué razón organizar un evento?

Los motivos para organizar un evento pueden ser variados y tener un sentido dependiendo de los objetivos de comunicación de la organización.Pero sin duda, puede servir para crear oportunidades informativas.

Con relación a este, un ejemplo que plantea Cavia, J. & Huertas, R. en su libro Redacción en Relaciones Públicas (2011) es: “puede ser la presentación de una organización en un escenario diferente donde seria normal encontrársele, como una exposición cultural para una industria agroalimentaria o un banco sobre ruedas.

Diferencia

El aspecto noticioso es el corazón de todo evento, todo cuanto rodea la organización del mismo es un componente que influye en la comunicación del conjunto.Pero hay que lograr diferencia en lo que respecta entre los miles de eventos que se realizan todos los días, el punto clave es la creatividad.

Para hacerlo hay que innovar, puesto que ello dará realce a la noticia y para sorprender a los invitados; es un reto al que sólo se puede hacer frente con ideas.

Issac, O. (2008) Relaciones Públicas: la eficiencia de la influencia, plasma que:

Hay individuos y organizaciones que algunas veces van demasiado lejos y realizan microeventos, conocidos en ingles como Stunts, para llamar la atención de los medios de comunicación sobre una causa determinada.

El abuso de este tipo de eventos acaba acostumbrando a la gente, por lo que su poder para llamar la atención y lograr transmitir un mensaje es cada vez más limitado. (p.196)

Stunts: se le denomina como un microevento que explota estrategias llamativas y creativas para manifestar una posición sobre un evento o causa determinada. Ejemplo: personas vestidas de superhéroes enmascarados en edificios; a escaladores colocando pancartas en los rascacielos; activistas esposados a las vías de un tren para evitar el paso de un cargamento indeseable, etc.

Importancia de los actos u eventos en relaciones públicas y su organización

La organización de eventos es una práctica de relaciones públicas por la que entidades organizadoras de los actos y acontecimientos pretenden establecer una comunicación con sus públicos y crear una imagen de marca o de la organización favorable, y transmitir mensajes corporativos mediante sus actuaciones (Cavia, 2001, p.267).

Importancia de los actos u eventos en relaciones públicas y su organización

En la actualidad nadie discute la importancia de los eventos de relaciones publicas para trasmitir valores y crear una imagen por medio de las experiencias vividas por los participantes de los actos. Así pues, se puede considerar que estos acontecimientos de RRPP como Comunicación experiencial. (Jiménez, 2007, p.11), ya que la percepción directa del público que participa es fundamental para crear sus propias imágenes.

Igualmente, todo evento y acontecimiento de RRPP, independientemente de su complejidad, requiere de una previa planificación y organización, que resulta fundamental para su éxito, a esta se le denomina: Plan estratégico de gestión de eventos.

Plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)

Todo evento u acto de RRPP que realizan las organizaciones debe estar previamente estudiado, planificado y redactado. Resulta importante esto porque de dichos actos se consignan los objetivos comunicacionales deseados de forma coherente con el resto de las actividades comunicativasPor tanto, el plan estratégico está conformado por las siguientes fases:

Fases para la creación de un plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)

1. Definición de los objetivos de comunicación del evento o eventos que deseen realizar.

2. Definición de los públicos objetivo a los cuales se dirigen los eventos.

3. Definición del presupuesto global.

4. Calendario o cronograma.

5. Definición de los escenarios donde tendrán lugar los diferentes actos.

6. Operativa de los actos paso a paso.

7. Acciones a posteriori: auditoria financiera, seguimiento y control, informe final.

(Jiménez, 2007, p.33)

Plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)

Utilidades del PEGE• Supone una visualización del futuro acto y de toda su organización.• Facilita que los directivos de las empresas acepten su presupuesto y

realización. • Facilita que los miembros de la organización y el resto del personal necesario

en la realización del evento tengan conocimiento de sus objetivos, funciones y calendario.

• Ayudar a la evaluación posterior del acto para comprobar su correcta implementación.

• Descubrir si se cumplió con los objetivos en él presupuesto

¿Quién elabora el documento?Lo elaboran los profesionales de las RRPP de una organización en el departamento de comunicación propia de la empresa o se puede encargar como un servicio externo a una empresa de relaciones públicas, alguna de las cuales están especializadas en gestión de eventos.

En caso de la externalización de este documento será necesario que la organización redacte un briefing o brief sobre la compañía (producto/servicio, objetivos que desean conseguir con el acto, etc.) para que la consultora tenga bases sobre la cual trabajar.

1. Definición del evento: debe describir brevemente en que consiste el acto, finalidad, objetivos comunicativos, lugar, los días en los que se celebrará, asistentes, y la agencia organizadora.

2. Definición de los objetivos de la comunicación del evento o eventos:los objetivos del acto dan sentido y que mensaje quiere transmitir el mismo.

3. Operativa o cronograma: descripción y cronología detallada de cada una de las acciones que se van a realizar.

En el cronograma se debe abarcar:-las actividades previas a su realización, preparación y realización de invitaciones.-Las acciones durante la celebración del acto.-Clara temporalizarían de cada una de las acciones y la indicación de quien debe realizarlas para que estos sepan cuando deben actuar.

4. Documentación necesaria: todo lo que respecta a documentación interna o administrativa, pero también requiere documentación de relaciones publicas (invitaciones, saludas, programas, boletines de inscripción, comunicados de prensa.

5. Medios personales: expresan el personal necesario para la realización del acto, ya sean especialistas (conserjes, ascensorista, etc,) y personal de protocolo o de relaciones publicas. Suele ser el personal de la organización.

6. Recursos: todo el material necesario, incluye desde vehiculos, instalaciones, mobiliario, carteles, etc.

7. Presupuesto: detalle de todos los gastos e ingresos, como patrocinios, inscripciones en congreso o ventas de publicaciones.

Estructura del texto

Formato y Estilo

El formato de este documento, es como un proyecto.En el primará el índice, la estructura, y la fácil localización de los diversos apartados, en lugar del diseño y la calidad de la impresión.

El estilo se basa en una redacción muy esquemática e impersonal. Cada uno de los apartados del documento requiere de una redacción fragmentada, con utilización mayoritaria de numeración y viñetas, la idea es destacar la información clave. (Cavia, 2001, p.267).

Claves para organizar un evento exitoso

Issac, O. (2008) Relaciones Públicas: la eficiencia de la influencia, cap. Herramientas y tácticas de RRPP, imparte pautas basadas en:

• Encontrar un lugar apropiado.• Convocar bien y a tiempo.• Preparar todo al detalle.• Repartir bien el trabajo.• Realizar todo según lo planeado.• Dar seguimiento.

Tipos de eventosSon eventos de relaciones publicas:

1) Exposiciones o exhibicionesSuele ser de carácter divulgativo sobre aspectos culturales o científicos que pueden complementarse con actividades paralelas para lograr una mayor interacción con el público.

Ej:En el marco del lanzamiento de una película de cine animado para niños, la productora del filme monta una exhibición con dibujos de diferentes escenas y coloca una mesa para que los pequeños puedan colorear a su gusto reproducciones de los bocetos expuestos.

Aquí el gran reto del profesional de RRPP se encuentra desde la definición del concepto de una exhibición exitosa y la búsqueda de un espacio adecuado para el montaje, hasta el diseño y realización de todos los elementos físicos, de contenido de la exposición y su difusión para que sea visitada.

Aunque el relacionista público es el responsable de los contenidos que se incluirán en la exposición, siempre se debe contar con especialistas que puedan aportar conocimiento sobre los temas exhibidos.

Tipos de eventos

Según Issac, O. (2008) para que la exposición tenga éxito es imprescindible contar con una guía que establezca claramente:

• Fases temporales de elaboración de contenidos.• Fases temporales de confección de los elementos físicos.• Responsables de la preparación de cada elemento.• Responsables de aprobaciones y de la exposición en su conjunto.• Responsables de difusión e hitos para comunicar.• Necesidades de recursos humanos y materiales.• Necesidades de permisos y situación en torno a su obtención.• Presupuesto y ejecución presupuestaria.• Actividades complementarias.

Importante:Las exposiciones también pueden ofrecer excelentes oportunidades informativas en periodos en que la organización necesita reforzar su imagen y su reputación, pero sobre todo en momentos en que el numero limitado de novedades que ofrecer al público.

Tipos de eventosHay ocasiones en que las organizaciones estiman necesaria la reunión de una serie de expertos para que tema poco conocido, pero de interés estratégico, que alcance notoriedad pública.Sin duda, los Congresos y seminarios especializados pueden dar acogida a un publico muy heterogéneo.

Congresos

A pesar de que implica un esfuerzo de coordinación para organización que los convoca, trata de reunir bajo un mismo techo expertos para que ofrezcan conferencias, participen en coloquios o lideren las discusiones en grupos de trabajo.Es importante que los congresos se lleven a cabo en espacios que puedan acoger cómodamente a cientos de personas, pero también para realizar una serie de actividades de manera paralela.

Indiscutiblemente, los congresos atienden a un publico especializado pero bien pueden atraer el interés de una audiencia mas amplia, difundiendo las conclusiones presentadas por los expertos a través de los medios de comunicación.

Como cualquier evento es necesario contar con un documento que plantee todo detalle, para realizar una gestión oportuna y coordinada,; la guía debe incluir como mínimo:

- Temática.- Mecánica. - Programa general- Comunicación y protocolo- Logística, coordinación y presupuesto- Comité científico (expertos de reconocido prestigio a invitar, contacto e invitación oficial,

confirmación de su participación, etc).

Seminarios especializados

Existen para explicar temas conocidos pero de difícil comprensión para periodistas no especializados. Difieren de las ruedas de prensa en que no necesariamente lanza una noticia inédita, si no que se trata de sesiones para la presentación de conceptos complejos que requieren ser explicados entre los informadores de los medios generalistas. Ejemplo, en temas relativos a la salud o tecnológicos.

Finalmente, los seminarios de trabajo implican que los profesiones de RRPP cuenten con conocimiento especifico para entender la naturaleza del evento y cumplí con eficacia su labor.

Seminarios de turismo

Se realiza para atender las necesidades especificas del producto que se quiere promover, además existen otros instrumentos que son los seminarios de trabajo especializados como Workshops.

Como su nombre lo indica, tiene un aspecto práctico en que se involucra tanto los representantes de la organización como el personal invitado. Por tanto, no se trata de simples secciones de información, si no de actividades que estimulan la participación conjunta de todos los participantes.

Tipos de eventos

Tipos de eventos

Jornada de puertas abiertas