INTRODUCCION

Seminario de Integracin y Aplicacin de la Carrera de Contador Pblico

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES.

El rol del contador en el desarrollo de las organizaciones del tercer sector.

Profesor: Dr. Carlos Luis Garca Casella

Colaboradora: Prof. Elvira del C. Moreno

Alumno: Martn Ignacio Olvar

Registro: 353.728Primer Cuatrimestre del 2002INDICE:

1) Introduccin.................................................................................................... pg. 2

2) Concepto y caractersticas de las O.N.G s.................................................... pg. 4

3) Principios y fundamentos contables............................................................... pg. 7

4) Constitucin e inscripcin de las ONG s en el mbito de la Ciudad

Autnoma de Buenos Aires............................................................................ pg. 14

5) Teora contable y normas contables que enmarcan a las O.N.G s Estados

Contables........................................................................................................ pg. 17

6) Bases de un sistema de control de gestin para las O.N.G s....................... pg. 24

7) El contador: generador de herramientas de informacin contable para la

toma de decisiones y realizaciones de proyectos. Contabilidad de fondos

y Contabilidad por programas...........................................................................pg. 37

8) Tratamiento impositivo de las O.N.G s.............................................................pg. 47

9) Conclusiones.................................................................................................... pg. 56

10) Estudio de Caso............................................................................................... pg. 61

11) Bibliografa........................................................................................................ pg. 66

1. INTRODUCCION

Dado el creciente requerimiento de los servicios del contador por parte de las organizaciones del tercer sector se pondr nfasis en el estudio de las mismas.

El objetivo de la investigacin se basa en la posibilidad de crear un lineamiento bsico acerca de los procesos y sistemas contables, administrativos y financieros en las Organizaciones No Gubernamentales.

La Ley 20.488 de incumbencia profesional en su artculo N13 incisos a) y b) expresa las actividades que el contador pblico puede llevar a cabo en su ejercicio profesional.

A lo largo del trabajo de investigacin se intentar acercarse a los siguientes puntos que determina la ley:

Preparacin, anlisis y proyeccin de estados contables, presupuestarios, de costos y de impuestos en empresas y otros entes (Organizaciones No Gubernamentales).

Revisin de Contabilidades y su documentacin.

Organizacin contables en todo tipo de entes.

Elaboracin e implementacin de polticas, sistemas, mtodos y procedimientos de trabajo administrativo contable.

Presentacin con su firma de estados contables de todo tipo de ente con patrimonio diferenciado.

Para ello y en la necesidad de estructurar la investigacin, la misma se encarrila en cinco reas definidas que son a saber:

La Teora contable, se investigar acerca de los fundamentos tericos y sus principios y como los mismos se relacionan y enmarcan a las Organizaciones No Gubernamentales, buscando a travs de ello la necesidad de la teora contable para un eficiente desenvolvimiento del contador en las organizaciones del tercer sector.

La segunda rea ser la Contabilidad patrimonial y la necesidad de la misma a travs de la confeccin por parte del contador de los estados contables obligatorios a presentar por las Organizaciones No Gubernamentales, as mismo se enfocar el anlisis en el marco legal contable en el cual las mismas encuadran.

La tercera rea en la cual se basa la investigacin es en los lineamientos bsicos de un sistema de control interno y de gestin de las organizaciones del tercer sector en creciente expansin.

La cuarta rea se basa en la investigacin de los sistemas y procesos contables para la generacin de herramientas de informacin en la toma de decisiones, en ella se buscar investigar acerca de la Contabilidad por proyectos o programas y las herramientas contables generadas por el contador para la proyeccin de programas a travs de presupuestos financieros y anlisis de costos, en relacin directa con los sistemas contables y la Contabilidad gerencial.

Por ultimo y para cerrar esta estructura de investigacin se analizar la legislacin impositiva y su impacto en las Organizaciones No Gubernamentales.

A travs de lo mencionado anteriormente se busca dar un marco bsico y slido con relacin a las nociones legales y herramientas contables para que el contador se pueda desenvolver eficientemente dentro de las organizaciones del tercer sector y para que las mismas puedan tomar decisiones acerca de los proyectos a seguir, su administracin y gestin para lo cual el contador es un profesional con mucho que aportar.

2. CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DE LAS O.N.GsPara poder conceptualizar qu son las Organizaciones No Gubernamentales, se remitir al Cdigo Civil en el Art. 33 que establece:

a) Las personas jurdicas pueden ser de carcter pblico o privado.

a.1. Tienen carcter pblico:

El Estado Nacional, las Provincias y los Municipios. Las entidades autrquicas. La Iglesia Catlica.

a.2. Tienen carcter privado:

Las asociaciones y las fundaciones que tengan por principal objeto el bien comn, posean patrimonio propio, sean capaces por sus estatutos de adquirir bienes, no subsistan exclusivamente de asignaciones del Estado y obtengan autorizacin para funcionar.

Las sociedades civiles y comerciales o entidades que conforme a la ley tengan capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, aunque no requieran autorizacin expresa del Estado para funcionar.

En cuanto al comportamiento del hombre y sus creaciones culturales se pueden distinguir diversos sectores en el cual se desarrolla. El parmetro utilizado para la enunciacin de los mismos, es:

En cuanto a la forma de la adhesin:

De vnculo coercitivo:

al que pertenecen todos los integrantes del estado, que por imperio de las leyes que ellos mismos han sancionado a travs de sus legisladores, se comprometen a cumplir. De vnculo voluntario:al que pertenecen todos aquellos que se asocian, suscriben un contrato, dictan sus estatutos o normas de funcionamiento.

En cuanto al objetivo de la adhesin:

Con fines lucrativos:a ella pertenecen las personas fsicas o jurdicas que voluntariamente se asocian con el objeto de generar recursos, que convertidos en ganancias realizadas y lquidas, sern distribuidas entre ellos en proporcin al capital aportado. Con fines no lucrativosa ella pertenecen las personas fsicas o jurdicas que voluntariamente o no, se asocian con el objeto de generar recursos que convertidos en supervits, generarn nuevos servicios para la satisfaccin de necesidades mutuas y recprocas. En cuanto al carcter de la actividad:Reconociendo el carcter pblico de las actividades del sector estatal, se definen como privadas las actividades del sector empresarial y del sector solidario. Acto solidario pblico: Es el desarrollado por los organismos de la administracin del sector estatal. Acto solidario privado: Es el desarrollado por las entidades del sector solidario (no lucrativo). Acto lucrativo privado:Es el desarrollado por entidades del sector empresarial (lucrativo).

2.1. SECTORES:Primer sector o sector estatal: Realiza actividades pblicas que renen la adhesin de carcter coercitivo con objetivos o fines no lucrativos.Segundo sector o sector empresarial: Realiza actividades privadas que renen la adhesin de carcter voluntario con objetivos o fines lucrativos.

Tercer sector o sector solidario: Realiza actividades privadas que renen la adhesin de carcter voluntario con objetivos o fines no lucrativos.

El tercer sector es el de las organizaciones civiles de bien pblico. Sin fines de naturaleza lucrativa.

Es el conjunto de entidades, de personas, de valores que actan en la sociedad con motivacin de contribuir a que la sociedad sea mejor.

La Constitucin Nacional, en su Prembulo y en su articulado, consagra la prctica social como rasgo distintivo de las Organizaciones del Tercer Sector. El rasgo comn es la Solidaridad

Las denominadas empresas del tercer sector responden a una tipologa que no puede ubicarse entre las empresas privadas, ni entre los organismos del estado, porque no pertenecen a ninguno de los dos sectores. De ah sus mltiples denominaciones tales como empresas intermedias, organizaciones sin fines de lucro, Organizaciones No Gubernamentales, del tercer sector, etc. Las O.N.G s insertas en el mundo, han superado los conceptos de voluntariado y beneficencia y en muchos casos han reemplazado con eficiencia al propio Estado.

Tanto el sector pblico como el empresarial reconocen la cada vez mas gravitante presencia de tercer sector.

2.2. CONCLUSIONES

A partir de los conceptos expuestos precedentemente se puede decir que las Organizaciones No Gubernamentales son personas jurdicas de carcter privado, poseen patrimonio propio y su administracin no depende del Estado.

Las O.N.Gs pueden obtener beneficios pero ellos acrecientan el patrimonio social y sobre el cual los socios no tienen derecho alguno mientras subsiste la misma.

Un tem importante es la distribucin de los beneficios obtenidos.

Otro punto importante es que una Organizacin No Gubernamental debe tener como objeto principal el bien comn.

Esto lleva a definir a las O.N.Gs como toda unin voluntaria, duradera y organizada de personas que ponen sus fuerzas en comn para lograr un fin determinado, que debe estar asociado al bien comn.

Las Organizaciones No Gubernamentales, ejercen un significativo papel de colaboracin, cooperacin en la sociedad integral conjunta con los otros sectores. La esencia del tercer sector es que los recursos que obtiene provenientes tanto del sector pblico como del empresarial sirvan para la realizacin de fines autnticamente beneficiosos para la comunidad.

El contador tiene mucho campo de accin para desarrollarse en las Organizaciones del tercer sector, aportando al mismo sus capacidades profesionales en pos del bien pblico y para su desarrollo profesional personal, dado que las Organizaciones No Gubernamentales tienen hoy en da un papel preponderante en la sociedad.

3. PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS CONTABLES

3.1. PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS CONTABLES

Para definir Contabilidad, apelamos a las propuestas de:

Fowler Newton, Enrique: La Contabilidad es una disciplina tcnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composicin y evolucin del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce informacin para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente

Garca Casella, Carlos Luis: La Contabilidad es una ciencia factual, cultural, aplicada que se ocupa de las interrelaciones entre los componentes de los hechos informativos de todo tipo de ente. Los sistemas contables concretos responderan a los modelos contables alternativos que pueden elaborarse para satisfacer intereses de usuarios en sus respectivas decisiones. La Contabilidad se ocupa de explicar y normar las tareas de descripcin, principalmente cuantitativa, de la existencia y circulacin de objetos, hechos y personas diversos en cada ente u organismo social y de la proyeccin de los mismos en vista al cumplimiento de metas organizacionales a travs de un sistema

Como se mencion anteriormente en la definicin de Contabilidad emitida por Fowler Newton, el autor excluye todo lo que no tiene valor econmico del patrimonio del ente excluyendo a la Contabilidad desde su aspecto gerencial.

Se cree importante resaltar ello debido que la Contabilidad Gerencial es un rea que hoy en da es de utilidad imprescindible para el desarrollo de las organizaciones, el profesional contador debe estar capacitado para la utilizacin de la misma como fuente de informacin vital para facilitar la toma de decisiones en los entes en los cuales acta.

Por ello y debido a que la misma contiene elementos que no son de valor econmico pero si de anlisis, los cuales pueden incidir en el funcionamiento de un ente, se cree que los mismos se deberan tomar en cuenta y no reducir la Contabilidad exclusivamente al rea patrimonial.

Las Organizaciones No Gubernamentales hoy en da poseen un doble desafo, por un lado la significativa demanda de la comunidad para la participacin de la misma y por otro lado el desafo de estar desarrolladas eficientemente en su aparato administrativocontable para enfrentarse a los problemas de funcionamiento dada el constante problema de generacin y recaudacin de fondos.

Por todo esto se cree que una organizacin del tercer sector no solo debe tener un eficiente aparato administrativocontable sino que la Contabilidad gerencial es una herramienta imprescindible y fundamental para el desarrollo de las mismas, diciendo esto no se esta excluyendo para nada a las distintas reas de la Contabilidad.

De los conceptos revisados anteriormente, se intenta encontrar el concepto ms justo de la Contabilidad, concluyendo que la Contabilidad es una ciencia que permite el anlisis y registro de los hechos econmicos en una entidad, a travs del diseo de un sistema de informacin contable, para suministrar informacin que sirva para la toma de decisiones y que ayude a generar un control de gestin, obteniendo Estados Contables de uso externo que demuestren la situacin patrimonial del ente en un momento dado y Estados Contables proyectados cuyos resultados ayuden a prever lo que se debe hacer frente a una situacin dada, decidir y actuar oportunamente y de manera eficiente.

3.2.OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad tiene como funcin bsica brindar informacin que permita la planificacin y el control de la gestin de la empresa. Se sostiene que es un sistema de informacin que debe garantizar el control de las acciones que realizan aquellos que tienen la responsabilidad de conducir la entidad.

Toda organizacin que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efecta, los cambios ocurridos en su activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestin administrativa y financiera.

Por todo lo mencionado anteriormente la Contabilidad es una necesidad en cualquier tipo de ente jurdico, dado que la misma provee a los entes de la informacin necesaria para que el mismo pueda tomar las decisiones pertinentes a su actividad.

La Contabilidad posee diversas reas de aplicacin de la misma:

rea empresarial para uso externo: Dentro de esta rea se posiciona la Contabilidad Patrimonial o Financiera.

rea empresarial para uso interno: En la misma se encuadra la Contabilidad Gerencial o Directiva.

rea gubernamental y de entidades sin fines de lucro: Ubicndose en la misma la Contabilidad gubernamental o pblica.

rea macroeconmica: Encontramos a la Contabilidad Econmica o nacional y la Contabilidad Social.

La Contabilidad Patrimonial se refiere exclusivamente a la informacin sobre patrimonio.

La Contabilidad Gerencial se refiere principalmente al cumplimiento de objetivos organizacionales, no exclusivamente econmicos.

La Contabilidad Gubernamental tiene doble carcter pues comprende aspectos patrimoniales y aspectos de cumplimiento de objetivos legales.

La Contabilidad macroeconmica se refiere principalmente a la situacin de los grandes agregados respondiendo a Teoras Econmicas.

La Contabilidad social se refiere principalmente a objetivos sociales, producto de Teoras Sociolgicas

3.3.EL SISTEMA CONTABLE

El sistema Contable de un ente funciona a partir de las transacciones econmicas y financieras que son resultado de la gestin institucional.

La misin que cumple el sistema contable, desde el punto de vista de sus cualidades, lo asemeja a un banco de datos destinado a recoger informacin til de calidad- para luego ofrecerla a diferentes usuarios.

Con el avance de la tecnologa informtica, inmensas magnitudes de informacin pueden ser administradas en un banco de datos contables, de tal forma que se est en condiciones de responder a cualquier requerimiento para mejorar los procesos de toma de decisin.

Una rigurosa implementacin del sistema y una depurada aplicacin de las tcnicas contables, lo convierten en una herramienta poderosa para el control de gestin.

Los sistemas de informacin contable por su parte deben cumplir ciertos requisitos para lograr los objetivos mencionados anteriormente:

Amplitud del contenido: Sectores de empresas perfectamente identificados y con capacidad para proveer informacin econmica de gestin.

Sntesis de expresin: Debe ser rpido y eficiente y se debe tener en cuenta la relacin costo - beneficio.

Sustantiva: Los diseos del sistema contable deben considerar el grado de detalle que se pretende alcanzar para reflejar los hechos econmicos que se producen. El sistema debe asegurar el control especialmente relacionado con la proyeccin del ente en relacin con su situacin patrimonial, financiera y de resultados.

Neutralidad: Los responsables de operar el sistema contable deben operar con prudencia e imparcialidad.

Oportunidad: Lo que se comunica debe ser oportuno para lograr ser informacin til y necesaria.

Seguridad: El sistema debe tener custodia y debe estar protegido de riesgos tales como uso indebido de informacin por personal no autorizado. La falta de seguridad llevara a pensar que los informes no resulten confiables.

Sistema nico: La implementacion de mas de un sistema puede dificultar el seguimiento de acciones dentro del plan general que la empresa desarrolla.

Centralizado: Debe abarcar el sistema de presupuesto integral, el control de ejecucin y los registros contables.

El sistema contable se puede estructurar de la siguiente manera:

1) Plan de Cuentas

2) Medios de registro

3) Mtodo

4) Registros contables

5) Control Interno

6) Archivo de comprobantes

3.4. EL CONTADOR Y SU RELACION CON EL TERCER SECTORTodos los individuos que integran una Organizacin No Gubernamental como los agentes externos, deben conocer los fundamentos del "Acto Solidario", los estatutos de entidad que permiten su desarrollo y las leyes que rigen su accionar, as tambin como la situacin financiera del ente.

Uno de los campos de accin ms importantes del contador es la confeccin y anlisis de Estados Contables.

Es aqu donde toma vital importancia la actuacin profesional del contador certificante de los estados contables, ya que a partir de los mismos se da fe pblica, que la institucin ha cumplido con las disposiciones de la ley expresada en trminos monetarios y de acuerdo a las normas tcnicas que rigen la matrcula, cumple con su estatuto y da fe de la situacin financiera de la organizacin.

El contador es el profesional indicado para exponer a los asociados, terceros interesados e instituciones nacionales, el accionar del ente a travs de los estados contables, con un sentido de total transparencia.

El concepto de transparencia es fundamental para exteriorizar lo actuado por los rganos directivos, demostrar la correcta utilizacin de los bienes y recursos, comunicar los proyectos futuros.Es habitual decir que las empresas del tercer sector no tienen fines de lucro, pero debe hacerse una reflexin. El tercer sector no persigue como fin ltimo la obtencin de beneficios, lo que de ningn modo significa que no necesite obtenerlos, racionalizarlos, etc., como medio para cumplir sus objetivos.

Sin fines de lucro, no significa que no lucren, sino que el lucro no es el objetivo final, sino uno de los medios que utilizan para alcanzar algunos de los objetivos.

El hecho de que los excedentes no sean distribuidos, constituye un aspecto que no debe influir para desestimar el uso de herramientas contables, administrativas y de gestin.

Por ende el contador tiene un importante campo de accin llegando al mismo nivel que en las empresas privadas con fines de lucro pero a diferencia de estas las Organizaciones No Gubernamentales tienen caractersticas particulares que el contador necesita tomar en cuenta al disear un sistema contable que ayude al ente a desarrollarse.El campo de accin fundamental del contador dentro de las Organizaciones No Gubernamentales es el de diseador de sistemas contables que generen documentos informativos para determinar la marcha y la situacin econmica y financiera como son los balances, estados de resultados, estado de

origen y aplicacin de fondos y estado de evolucin de patrimonio neto e informes financieros imprescindibles a las agencias donantes, los informes de uso interno y paralelamente con ello el control de gestin.

Por lo que se puede vislumbrar los contadores tienen un gran campo de accin en el cual desarrollar su capacidad profesional dentro de las Organizaciones No Gubernamentales.

Especialmente se ve que una de las caractersticas bsicas de financiacin de las O.N.Gs son los ingresos a travs de donaciones lo cual obliga al contador a poner nfasis en la Contabilidad por proyectos o programas y los presupuestos financieros de los mismos as como los informes de valoracin de contraparte aportada.

3.5. CONCLUSIONES

A partir de los conceptos mencionados anteriormente se procede al estudio de la Contabilidad y sus implicancias en las Organizaciones del Tercer Sector.

Cuatro son los periodos o etapas que se deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad en las Organizaciones No Gubernamentales.

Periodo inicial

Periodo de Gestin

Periodo de fin de ejercicio

Periodo de liquidacin

El periodo inicial: Comprende la organizacin de la O.N.G., los aspectos jurdicos - contables de la constitucin de las empresas del tercer sector y los asientos contables que motivaran las operaciones preliminares (preparacin de presupuestos, las primeras solicitudes a agencias donantes, recepcin de fondos en la O.N.G. o entidad donataria o beneficiaria).

El periodo de Gestin: Es definido como el lapso de tiempo comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable.

El periodo de fin de ejercicio: Comprende las operaciones de cierre de los Estado Contables para la determinacin de los objetivos y metas que se logro alcanzar y los resultados de las operaciones econmicas. As tambin como tambin la generacin de estados contables proyectados para la toma de decisiones en relacin con los objetivos realizados y los objetivos a realizar.

El periodo de liquidacin: Es el que comprende el cierre de proyectos o convenios (la mayora de los convenios y proyectos no se inician el primer da del ao y su fecha de termino no es el ultimo da del ao)

Por lo tanto, surge la necesidad del empleo de mtodos especiales que satisfagan las caractersticas propias de cada O.N.G. con su agencia donante.

Todas estas transacciones son clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y informadas a travs de los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales.

Se ha definido a la Contabilidad, los objetivos de la misma, los sistemas contables y las reas donde la Contabilidad se despliega.

Con respecto a las Organizaciones No Gubernamentales, se puede concluir que la Contabilidad es una ciencia de suma utilidad para el desarrollo de las mismas y que el contador profesional es el indicado para implantar un modelo de Contabilidad gerencial que ayude a las organizaciones del tercer sector a tomar las decisiones correspondientes acerca de sus proyectos a seguir y su forma de recaudacin de fondos entre otras cosas.

Adems se ha intentado lograr una introduccin a la definicin de sistema contable y sus principales requisitos imprescindibles a incluir en el diseo de un sistema contable para las Organizaciones No Gubernamentales.

Por ultimo se definieron las actividades bsicas que todo contador profesional puede realizar dentro de una Organizacin No Gubernamental.

4. CONSTITUCION E INSCRIPCION DE LAS O.N.GS EN EL AMBITO DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES

En este apartado se busca desarrollar la informacin pertinente que todo contador profesional necesita para inscribir y poner en funcionamiento a las O.N.Gs, esta informacin es imprescindible dado que el profesional contador es el indicado para llevar a cabo esta tarea adems de ser uno de los responsables de realizar varios de los requisitos que se piden para la inscripcin de las O.N.Gs.

La I.G.J. (Inspeccin General de Justicia) enuncia las funciones que le competen respecto a las Organizaciones del tercer sector.

Algunas de ellas son: autorizar el funcionamiento, aprobar sus estatutos y reformas, fiscalizar, controlar la fusin y disolucin, convocar a asambleas en las asociaciones y al consejo de administracin, a pedido de cualquier miembro cuando estime que la solicitud es pertinente, cuando constate irregularidades graves y estime imprescindible la medida en resguardo del inters pblico, solicitar al Ministerio de Justicia de la Nacin la intervencin o requerirle el retiro de la autorizacin, la disolucin y liquidacin en los siguientes casos: 1) si verifica actos graves que importen violacin de la ley, del estatuto o del reglamento 2) si la medida resulta necesaria en resguardo del inters pblico 3) si existen irregularidades no subsanables 4) si no pueden cumplir su objeto.

4.1. DOCUMENTACIN A PRESENTAR PARA LA INSCRIPCIN DE LAS ORGANIZACIONES DEL TERCER SECTOR:

a) En principio se deber realizar la reserva de denominacin, la cual una vez autorizada tiene un plazo de reserva de 30 das corridos y es renovable.

b) Luego debe presentarse el acta constitutiva y el estatuto.

Existen dos alternativas para la tramitacin de la inscripcin. Se puede optar entre que el trmite siga su tiempo normal de inscripcin o acelerarlo utilizando el sistema de pre calificacin, contemplado en la resolucin N0 3/87 de la I.G.J.

Ser necesario acompaar dictamen profesional suscripto por escribano en caso de realizar el instrumento constitutivo mediante escritura pblica y por abogado para el caso de instrumento privado, ambos certificados por los colegios respectivos.

En caso de existir aportes en especie se presentar dictamen profesional suscripto por contador pblico, certificado por el consejo profesional de Ciencias Econmicas de Capital Federal.

El Capital mnimo est actualmente establecido en $ 12.000 segn resolucin 3/93 I.G.J. Si el aporte es en dinero, el mismo deber ser depositado en el Banco de la Nacin Argentina, los fondos sern liberados una vez autorizada la fundacin. Los aportes no dinerarios se presentarn mediante un inventario respectivamente valuado, suscripto por contador. Para las Asociaciones Civiles y Mutuales, el capital mnimo de $ 200.

Se confeccionar un listado de los integrantes del consejo de administracin, con los datos personales, el cargo que desempea y el trmino de mandato.

Para las Asociaciones Civiles, bastar nicamente la informacin con la nmina de los integrantes de la comisin directiva y del rgano de fiscalizacin con los datos personales, el cargo, trmino del mandato.

4.2. ASPECTOS PARTICULARES DE INSCRIPCIN DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES QUE TOMEN FORMA DE FUNDACIONES:

Se tendrn que acompaar los planes de accin y bases presupuestarias para su realizacin que proyecte la entidad para el primer trienio (proyecto de ingresos y egresos para cada uno de los tres aos del plan) suscripto por los fundadores. (art. 9 ley 19.836).

La I.G.J. de acuerdo a la resolucin 2/93 verificar la relacin existente entre el objeto social propuesto y las actividades descriptas en el plan trienal y el departamento contable proceder a analizar y emitir dictamen sobre la factibilidad y razonabilidad de los ingresos y egresos propuestos para el Plan Trienal.

Una vez autorizada la fundacin, deber rendir cuentas anualmente del proyecto de las actividades que se pretenden desarrollar en los tres primeros aos segn establece la resolucin N0 4/93 de la I.G.J.

Toda la documentacin debe ser presentada en la Mesa de entradas de la Inspeccin General de Justicia, acompaada del formulario N1 previo pago del arancel correspondiente al tramite.

En caso de realizarse alguna observacin por parte de la I.G.J. debern ser contestadas por la persona autorizada a realizar los trmites, de aprobacin segn el acta.

Una vez dictada la resolucin por la I.G.J. reconociendo a la Fundacin o en su caso a la Asociacin como persona jurdica, sta quedar registrada. El representante autorizado, retirar una copia autenticada de la resolucin y luego solicitar testimonio de los estatutos aprobados.

4.3. CONCLUSIONES

Como se detalla anteriormente el contador tiene gran actividad en la constitucin e inscripcin de las Organizaciones No Gubernamentales, a continuacin se enumeran las actividades especificas del mismo:

1) En caso de existir aportes en especie en las O.N.Gs se presentar dictamen profesional suscripto por contador pblico, certificado por el consejo profesional de Ciencias Econmicas de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires.

2) Los aportes no dinerarios se presentarn mediante un inventario respectivamente valuado, suscripto por contador.

3) En el caso de fundaciones, los planes de accin y bases presupuestarias para la realizacin que proyecte la entidad para el primer trienio (proyecto de ingresos y egresos para cada uno de los tres aos del plan) deben ser realizados por un contador, dado que el mismo es el profesional capacitado para llevar a cabo esta tarea.

5. TEORIA CONTABLE Y NORMAS CONTABLES QUE ENMARCAN A LAS O.N.GS ESTADOS CONTABLES

5.1 MARCO TERICO TCNICO DE LAS O.N.GS

La norma contable argentina que regula la presentacin de Estados Contables en las Organizaciones No Gubernamentales (que se entiende por ellas tambin entes sin fines de lucro) es la Resolucin Tcnica N 11 NORMAS PARTICULARES DE EXPOSICION CONTABLE PARA ENTES SIN FINES DE LUCRO.

Esta norma contable para entes sin fines de lucro busca complementar a las normas generales correspondientes.

La misma se basa en las normas contenidas en el informe N 15 del rea de Contabilidad de CECYT (Centro de Estudios Cientficos y Tcnicos), que provee adecuadas soluciones tcnicas para la exposicin de la informacin contable de los entes sin fines de lucros.

La norma general de exposicin contable (Resolucin Tcnica N 8) regula la presentacin de estados contables de todo tipo de entes para uso de terceros e incluye aspectos que son vlidos cualquiera sea la organizacin jurdica, actividad o finalidad del ente, es decir que constituye la norma bsica de exposicin contable.

La Resolucin Tcnica N11 es una norma particular que tiene por objeto complementar a las generales y se refiere a aquellos aspectos de exposicin que deben cumplir determinados tipos de entes (Entes sin fines de lucro) adems de los requeridos por las normas generales.

Vale tambin mencionar que los entes cooperativos no estn alcanzados por esta norma.

En cuanto a la norma, se puede considerar lo siguiente:

En primer lugar la norma dice que: la consideracin entes sin fines de lucro esta relacionada directamente con el destino final de los excesos o disminuciones patrimoniales (resultados) el que debera mantenerse en el patrimonio sin un retiro o reembolso a terceros de dichas diferencias.

Por el contrario el objeto principal o la figura que adopte una organizacin sin fines de lucro no debe condicionar el uso de las normativas del modelo de la norma.

En cuanto al alcance, la norma tcnica contable dice que:

Los organismos autrticos originados en los poderes de la administracin estatal no son objeto de esta norma aunque su aplicacin puede ser aceptada.

Los estados contables de sociedades cooperativas no estn alcanzados por esta norma.

La Resolucin Tcnica N 8 por ser norma general es aplicable a los entes sin fines de lucro.

Las normas generales y las normas particulares deben complementarse y combinarse armnicamente.

Esta norma particular es aplicable a las asociaciones sin fines de lucro, a las fundaciones y a los organismos preestatales creados por la ley para el cumplimiento de fines especiales.

Existen muchas formas que pueden tomar las Organizaciones No Gubernamentales o del tercer sector, llamados por esta norma como entes sin fines de lucro.

5.2. ESTADOS CONTABLES BSICOS

Las normas comunes a todos lo estados contables segn la resolucin tcnica N8 enuncia que los estados contables bsicos son:

Estado de situacin patrimonial o balance general

Estado de recursos y gastos o Estado de Resultados

Estado de evolucin del patrimonio neto

Estado de flujo de efectivo

En el caso de entes sin fines de lucro la norma se refiere nicamente a Estado de Recursos y Gastos y no incluye al Estado de Resultados, como s lo hace en la norma tcnica N 8.

En cuanto a la preparacin de Estados Contables la norma nos dice que tomemos en cuenta dos aspectos muy importantes:

Sntesis y flexibilidad, para brindar adecuada visin del conjunto de la situacin patrimonial, de los recursos y gastos y del flujo de efectivo del ente, exponiendo en carcter de complementaria la informacin necesaria no incluida en ellos.

Si la aplicacin es flexible es posible: a) adicionar o suprimir elementos de informacin teniendo en cuenta su importancia. b) introducir cambios en la denominacin, apertura o agrupamiento de partidas. c) utilizar parntesis para indicar las cifras negativas, con relacin al activo, pasivo, recursos y gastos y flujos de efectivo.

Luego la norma enumera y explica el contenido de los Estados Contables Bsicos, se intentar resumir los aspectos particulares de preparacin (de los cuales la norma tcnica N 8 no hace mencin) de los mismos para entes sin fines de lucro, adems se busca no volver a mencionar los mismos conceptos ya incluidos en la Resolucin Tcnica N 9 NORMAS PARTICULARES DE EXPOSICION CONTABLE PARA ENTES COMERCIALES, INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS

En conclusin se intenta mencionar los aspectos particulares con respecto a las entidades sin fines de lucro.

5.2.1. Estado de situacin patrimonial o balance general

Se enuncian los rubros que se utilizan para este tipo de entes y que marquen caractersticas particulares:

ACTIVO

a. Crditos: Son derechos que el ente posee contra terceros y asociados para percibir sumas de dinero u otros bienes o servicios (siempre que no respondan a las caractersticas de otro rubro de activos), incluyendo compromisos de subsidios por parte de autoridades nacionales, provinciales o municipales.

Es importante discriminar entre cuentas por cobrar a asociados o entes afiliados, por servicios prestados y por sus correspondientes compromisos (cuotas sociales, financiaciones de aranceles especiales, derechos de ingresos, promesas de donacin, compromisos de aportes, etc.), cuentas por cobrar a terceros y derechos a recibir servicios.

Las cuentas por cobrar a terceros debern clasificarse entre las vinculadas con las actividades principales del ente y las que no tengan ese origen (publicidades por cobrar, subsidios, donaciones, depsitos en garanta, etc.)

b. Bienes para consumo o comercializacin: Son los bienes destinados a la venta o al consumo en el curso habitual de la actividad del ente, as como los anticipos a proveedores para las compras de estos bienes. Se debe distinguir entre Bienes en existencia para consumo interno y Bienes para la comercializacin.

PASIVO

a. Fondos con destino especfico: Incluye los fondos que con destino especfico, correspondan a distintos sectores internos componentes del ente que, desde el punto de vista de la realidad econmica, deben considerarse como un tercero distinto del ente.

Estos fondos se computaran como recursos en el mismo periodo en el cual se produzca el gasto para el que fueron recaudados.

PATRIMONIO NETO

Se expone en una lnea y se referencia con el estado de evolucin del patrimonio neto.

5.2.2. Estado de Recursos y Gastos

Este Estado Contable es particularmente obligatorio para los entes sin fines de lucro dado que la norma tcnica en ningn momento nombra al Estado de Resultados como integrante de los Estados Bsicos para los entes sin fines de lucro.

Se deben consignar separadamente los recursos de los gastos y clasificarlos en ordinarios y extraordinarios.

Se deben tambin distinguir aquellos recursos que se obtengan habitualmente por la prestacin de servicios o la venta de bienes, as como los costos y gastos necesarios para su obtencin.

Cuando el ente realice simultneamente distintas actividades, es recomendable que los ingresos o recursos as como sus respectivos gastos, se expongan en la informacin complementaria, por separado para cada actividad.

Se enuncian los rubros que se utilizan para este tipo de entes y se comenta su contenido en el caso que marquen caractersticas particulares:

RECURSOS ORDINARIOS

a. Recursos para fines generales: Son los destinados a cumplir con los objetivos del ente. Incluyen las cuotas sociales o afiliaciones, las que se traducen en aportes peridicos que efectan los asociados o afiliados al ente. Tambin incluyen los aportes por nica vez tal como las cuotas de ingreso, en este ltimo caso se les deber clasificar como un recurso ordinario o extraordinario en funcin de la habitualidad o no de las campaas de captacin de nuevos asociados.

b. Recursos para fines especficos: Estas contribuciones estn constituidas por los aportes recibidos y destinados a fines determinados, tales como aranceles o derechos particulares para determinadas actividades.

c. Recursos diversos: Se incluyen aquellos recursos ordinarios que no se clasifican en los acpites anteriores, debindose brindar informacin complementaria de acuerdo con su significacin. Por ejemplo los ingresos por ventas de bienes de uso, ingresos destinados al recupero de ciertos gastos, los aportes publicitarios recibidos, los subsidios y donaciones efectuados por terceros, etc.

GASTOS ORDINARIOS

a. Gastos generales de administracin: Son los gastos que fueron realizados por el ente en razn de sus actividades pero que no son atribuibles a los distintos sectores (deportivos, culturales, benficos, etc.).

b. Gastos especficos de sectores: Gastos directos atribuibles a los distintos sectores que se pueda departamentalizar el ente. La divisin se puede efectuar por rea geogrfica, actividad, tipo de funcin, por usuario, etc.

c. Amortizacin de bienes de uso y activos intangibles: Constituye el cargo del ejercicio o periodo en concepto de la medicin de la depreciacin de los bienes de uso y activos intangibles.

d. Supervit (dficit) ordinario del periodo o ejercicio: Es la sumatoria de los conceptos.

Recursos y Gastos extraordinarios: Comprende los recursos y gastos atpicos y excepcionales acaecidos durante el ejercicio, de suceso infrecuente en el pasado y de comportamiento similar esperado en el futuro. Como ejemplo de tales partidas puede mencionarse el valor econmico de las cuotas de ingreso de nuevos asociados y de los derechos de afiliacin de nuevas entidades (en el caso de provenir como resultado de campaas especiales), los resultados positivos o negativos emergentes de procesos judiciales en los que el ente ha sido parte, la venta parcial o total de la sede social, etc. Cabe destacar que alguno de estos ejemplos no necesariamente constituyen siempre un resultado extraordinario.

e. Supervit (dficit) final del periodo o ejercicio: Surge de la suma de los totales de recursos y gastos ordinarios y los recursos y gastos extraordinarios.

f. Realizacin de diferentes actividades: Si el ente se dedica simultneamente a diversas actividades (deportivas, culturales, benficas, mutuales, de enseanza, etc.) se recomienda que los ingresos y sus gastos se expongan por separado para cada actividad en la informacin complementaria.

5.2.3. Estado de evolucin del patrimonio neto

Las partidas integrantes del patrimonio neto deben clasificarse y resumirse, de acuerdo con su origen, en aportes de los asociados y en supervit o dficit acumulado.

En el caso de ciertos entes y en funcin de su respectiva naturaleza jurdica podra considerarse la inexistencia de la cuenta capital o aportes necesarios hechos para el inicio de las actividades. Por lo tanto, el estado estara referido nicamente a la exposicin de la acumulacin de supervits y dficits, los que constituiran una sola columna y haran que la exposicin del estado no resultara una informacin til. En tal caso y con el sustento de los criterios de sntesis y flexibilidad puede admitirse la alternativa de exposicin de un estado combinado con el estado de recursos y gastos del periodo.

Se enuncian los rubros que se utilizan para este tipo de entes y se comenta su contenido en el caso que marquen caractersticas particulares:

APORTES DE LOS ASOCIADOS

a. Capital: Se compone por el capital original, los aportes especficos efectuados por los asociados, una vez cumplimentado su propsito, y por los supervits producidos y originados al capital.

El capital, es tal aunque los asociados no tengan un derecho a su titularidad, situacin esta que habitualmente es prevista en los estatutos de las organizaciones, al establecer que en el caso de disolucin del ente, el remanente del activo una vez liquidado el pasivo es legado a otra asociacin sin fines de lucro o al patrimonio estatal. El capital se expone discriminado su valor nominal de su ajuste para reflejar el efecto del cambio en el poder adquisitivo de la moneda, cuando as lo requieran normas del derecho positivo aplicable a este tipo de entes.

b. Aportes de fondos para fines especficos: Se incluyen aquellos fondos originados en aportes de asociados con un fin especfico y destinados al incremento del patrimonio social, tales como los fondos para la construccin de obras edilicias de cierta envergadura. Para que corresponda su inclusin en el patrimonio neto, los destinatarios de los fondos no deben tener que considerarse como un tercer distinto del ente.

SUPERAVIT O DEFICIT ACUMULADO

a. Supervits reservados: Son los retenidos por el ente por explcita voluntad social o por disposiciones legales, estatutarias u otras.

b. Resultados no asignados: Supervits o dficits acumulados sin asignacin especfica.

5.2.4. Estado de Flujo de efectivo

No posee ninguna norma particular para los entes sin fines de lucro, se preparara de acuerdo con lo dispuesto en la Resolucin Tcnica N 8, por lo cual no se har mencin alguna.

5.3. INFORMACION PRESUPUESTADA

En funcin de la naturaleza jurdica de los entes sin fines de lucro y de los rganos directivos y administrativos respectivos la norma recomienda incorporar, en la respectiva informacin complementaria, un anexo o cuadro en el que se incluya el detalle de los componentes del presupuesto econmico y/o financiero, si existiere, aprobado por el rgano de mximo nivel decisorio del ente, al inicio del periodo, reexpresado en moneda homognea al cierre, as como el monto final de recursos y gastos y/o orgenes y aplicaciones y los correspondientes desvos. Asimismo, es recomendable exponer si existiere el presupuesto econmico y/o financiero para el ejercicio siguiente.

5.4. CONCLUSIONES

En este apartado se ha investigado acerca de las normas particulares contables que legislan a las O.N.Gs en la Argentina.

Uno de los campos de accin ms importantes del contador es la confeccin y anlisis de Estados Contables.

Es aqu tambin donde toma vital importancia la actuacin profesional del contador certificante de los estados contables, ya que a partir de los mismos se da fe pblica, que la institucin ha cumplido con las disposiciones de la ley expresada en trminos monetarios y de acuerdo a las normas tcnicas que rigen la matrcula, cumple con su estatuto y da fe de la situacin financiera de la organizacin.

El contador es el profesional indicado para exponer a los asociados, terceros interesados e instituciones nacionales, el accionar del ente a travs de los estados contables, con un sentido de total transparencia.

El concepto de transparencia es fundamental en todo ente, para exteriorizar lo actuado por los rganos directivos, demostrar la correcta utilizacin de los bienes y recursos, comunicar los proyectos futuros.

6. BASES DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTION PARA LAS O.N.Gs.

En este captulo se busca lograr un marco terico acerca del control de gestin, su concepto y las distintas reas del ente que deben funcionar para que el mismo sea eficiente. Para luego entrar en la aplicacin del mismo en las Organizaciones No Gubernamentales y cmo en las mismas funciona y qu caractersticas particulares debe poseer el sistema de control de gestin basndose en la naturaleza particular de las Organizaciones del tercer sector.

El contador profesional es uno de los profesionales con ms injerencia en la actividad de control de gestin, dado que sobre la base del diseo de un sistema de informacin contable eficiente, al logro de una confeccin eficaz de los presupuestos y a la implementacin de controles claves el ente podr instalar un sistema de control de gestin eficiente en la organizacin.

6.1. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

El sistema de Control de Gestin moderno se concibe como un Sistema de Informacin - Control superpuesto y enlazado continuamente con la gestin que tiene por objetivo definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones especficas para corregir las desviaciones. El Control de Gestin es activo en el sentido de influenciar a la direccin para disear el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

En el mbito de las O.N.Gs se considera esencial el enfoque de gestin competitiva, que tiene como objetivo conseguir la mxima satisfaccin del cliente para lo cual el Control de Gestin debe centrarse en los recursos aplicados y los productos y servicios ofertados a los clientes.

El control de una organizacin supone que se haya definido previamente un estado normativo, es decir, cmo debera ser, o cmo desearamos que fuera la situacin de un sistema, para posteriormente, comparando con las variables reales de cada momento, establecer las acciones correctoras que corrijan las desviaciones entre lo que debe ser y lo que es.

El Control de Gestin debe establecer medidas concretas de los resultados que se desean obtener en cada una de las actividades y centros de responsabilidad, que servirn de base al sistema informativo contable para establecer las desviaciones.

6.2. EL PRESUPUESTO INTEGRAL

El presupuesto es una de las herramientas ms utilizadas en la direccin de empresas, siendo una parte del proceso de planificacin y programacin en las organizaciones que disean su futuro.

El presupuesto debe tener una integracin vertical y al mismo tiempo una integracin horizontal.

La integracin vertical acta en el sentido de la conformacin del ente, tomando en cuenta aspectos jerrquicos. As se parte del nivel mximo, que tiene a su cargo la fijacin de polticas orientativas, descendiendo por sucesivos escalones hasta alcanzar a los responsables de los centros de costos o departamentos funcionales. A su vez el proceso inverso se da por medio del control presupuestario, en donde se deber rendir cuentas de los resultados obtenidos mediante los informes mensuales de gestin, expresando los desvos entre el presupuesto y la realidad y las medidas correctivas que resulte necesario aplicar.

La integracin horizontal se da en el sentido operativo, al mismo tiempo que siguiendo una secuencia temporal. Por lo tanto, se van incorporando sucesivamente al proceso de elaboracin del presupuesto, los registros de la Contabilidad que reflejan la realidad operativa y por ultimo el control presupuestario

En el presupuesto deben encontrarse todas las decisiones anticipadas y normas de funcionamiento que deben servir de base para evaluar continuamente la gestin empresarial, mediante la comparacin con los resultados reales obtenidos.

El proceso de planificacin - presupuestacin continua no tiene el exclusivo propsito de acertar lo ms posible en los pronsticos, sino que su valor y rendimiento se encuentran en el mismo proceso de planeacin que al determinar la relacin entre los objetivos perseguidos y las previsiones esperadas, genera un diferencial de beneficios altamente rentable.

El presupuesto es el plan de accin que, una vez aprobado por a direccin, sirve de base de comparacin para el Control de Gestin.

Una vez que se adoptada una planificacin coherente, es necesario instaurar un sistema de control continuo, para comparar con los datos reales y tomar las decisiones oportunas.

6.3. SISTEMA CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE GESTIN

En cuanto a los circuitos que comprenden un sistema de informacin contable que pretende satisfacer el control de gestin son el control:

Del circuito econmico y financiero

De gestin de disponibilidades

De gestin de crditos y cobranzas

De gestin de bienes de cambio (administracin de stock)

De gestin de crditos de proveedores

De gestin de crditos financieros (Bancos y otros proveedores de fondos)

De gestin de origen y aplicacin de fondos

De gestin de resultados

Los Estados contables, cumplen respecto del control de gestin, un rol insustituible y de mucha importancia para los usuarios externos, nos referimos fundamentalmente a la medicin de los resultados del ejercicio en relacin con la inversin, observando la evolucin que se produjo en el patrimonio y controlando las acciones de disposicin y administracin de los recursos al servicio de la entidad, que realizaron los rganos mximos de conduccin.

Se cree que la Contabilidad tiene como funcin bsica brindar informacin para permitir la planificacin y el control de gestin de la empresa.

Una rigurosa implementacin de un sistema de informacin contable y una depurada aplicacin de las tcnicas contables, lo convierten en una herramienta poderosa para el control de gestin.

Los registros contables y los subsistemas de informacin que integran el sistema contable, como por ejemplo, flujos financieros, costos, proyectos de inversin, estados financieros, informes gerenciales, deben facilitar la verificacin e interpretacin de los datos contables que procesen as se permite mejorar los controles que se realizan y se vinculan los hechos producidos con los actores que tienen la responsabilidad de conducir la entidad.

Para asegurar un buen control, los manuales de cuentas contables deben mantener una posicin armnica con las normas de control interno que la entidad aplica.

6.4. LA CONTABILIDAD DIRECTIVA

La administracin y direccin de las empresas que mantienen el xito en el mercado constituye hoy da una de las mayores artes de la humanidad, consistente en combinar medios productivos y recursos humanos en la determinada proporcin y dimensin para que obtengan productos y servicios, que sean elegidos por los consumidores por su calidad y precio entre los productos similares y alternativos ofrecidos en el mercado.

La globalizacin obliga a todas las empresas a desarrollar y mantener la flexibilidad necesaria para seguir las innovaciones y estrategias de la competencia.

La gestin del cambio debe afrontarla la empresa en dos frentes, uno en el mbito de la organizacin interna, donde la flexbilizacin de las estructuras organizativas, la motivacin e integracin del personal y la formacin continua sern las bases de un control de gestin proactivo, enfocado sustancialmente a resolver los problemas del presente y del futuro, y en segundo lugar en el mbito externo, donde es necesario establecer una informacin que indique qu hacen los competidores y cmo evoluciona la empresa en relacin con los mercados nacional e internacional.

Esta informacin compleja interna y externa constituye el objeto de la Contabilidad Directiva que se define como el sistema mnimo peridico de informacin, sistemtico y completo que necesita toda empresa para tomar decisiones racionales para el desarrollo de sus negocios, que engloba los fines de la Contabilidad de Gestin e incluye tambin un anlisis del entorno, sustancialmente referido a la evolucin de la competencia y de la clientela.

La Contabilidad Directiva tiene como antecedentes la Contabilidad de Gestin y la Contabilidad de Costos, siendo su objetivo generar informacin para mantener y mejorar la competitividad de la empresa, enfocndose hacia la mejora de la satisfaccin de la clientela.

6.5. EL CONTROL DE GESTION EN LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

6.5.1 Rasgos generales de las Organizaciones No Gubernamentales

Una organizacin del tercer sector es aquella cuyo objetivo es distinto a la obtencin de un beneficio para sus propietarios. Generalmente, su objetivo consiste en facilitar servicios.

En una organizacin que persigue el beneficio, las decisiones que toman los directivos tratan de incrementar o mantener los beneficios. El xito se mide en mayor medida por el volumen de beneficios que una organizacin consigue.

Por el contrario en una Organizacin No Gubernamental, las decisiones tomadas por los directivos se encaminan a facilitar los mejores servicios posibles con los recursos disponibles.

El xito de este tipo de organizaciones se mide en principio por la cantidad de servicios que provee y por la calidad de los mismos. Bsicamente, el xito se mide por su contribucin al bienestar pblico.

Teniendo en cuenta que el concepto de servicio es menos susceptible de medir que el beneficio, resulta ms difcil medir el rendimiento en una Organizacin No Gubernamental. Es asimismo, ms difcil elegir entre cursos alternativos de accin en tales organizaciones, debido a las dificultades inherentes a las relaciones entre los costos de los servicios y beneficios y an a la medida de los beneficios.

A pesar de estas complicaciones, los directivos tratan de asegurar que los recursos se utilicen con eficacia y eficiencia. Con lo cual el problema central es averiguar las polticas y prcticas de control de gestin que son tiles para las Organizaciones No Gubernamentales.

Una organizacin que busca el beneficio debe prestar los servicios que sus clientes encuentren adecuados.

Una Organizacin No Gubernamental debe recibir fondos, a travs de sus ingresos o de otras fuentes, que sean al menos iguales a sus gastos si pretende continuar prestando servicios.

La distincin entre las dos clases de organizaciones tampoco est relacionada con los tipos de servicios facilitados. Algunos hospitales, universidades y colegios operan como organizaciones que persiguen el beneficio, aunque los servicios que facilitan se piensa que son propios de las Organizaciones No Gubernamentales.

6.5.2 Caractersticas de las Organizaciones No Gubernamentales

Las caractersticas de las Organizaciones No Gubernamentales que afectan al proceso de Control de Gestin son las siguientes:

Ausencia de una medida del beneficio.

Diferente consideracin legal e impositiva.

Tendencia a ser organizaciones de servicios.

Notables limitaciones sobre objetivos y estrategias.

Menor dependencia de los clientes para el apoyo financiero.

Importancia de las influencias polticas.

La ausencia de una medida del beneficio es la caracterstica ms importante, ya que afecta a todas las Organizaciones No Gubernamentales. Las otras caractersticas no afectan a todas las Organizaciones No Gubernamentales pero s a una amplia gama de ellas.

Se efecta a continuacin un breve anlisis de las principales caractersticas dejando de lado, las relacionadas con los entornos legal e institucional.

6.5.3 Utilidad del Beneficio

Todas las organizaciones utilizan recursos para producir bienes y servicios. Utilizan inputs para producir outputs. En una organizacin que persigue el beneficio, ste facilita una medida global de la eficacia y la eficiencia. La ausencia de una nica y satisfactoria medida global del rendimiento comparable al beneficio es el problema ms serio que enfrentan los directivos de las Organizaciones No Gubernamentales en el desarrollo de sistemas de Control de Gestin para sus organizaciones.

Para evaluar la anterior afirmacin, se necesita considerar las ventajas de la medida del beneficio, las cuales son:

(a) Facilitar un nico criterio que puede ser utilizado en la evaluacin de cursos alternativos de accin.

(b) Permitir un anlisis cuantitativo en aquellas propuestas en las cuales los ingresos pueden ser directamente comparados con los costos.

(c) Proporcionar una nica medida del rendimiento.

(d) Facilitar la descentralizacin.

(e) Comparar los rendimientos entre diferentes organizaciones.

6.5.4 Organizaciones de ServiciosLa mayora de las Organizaciones No Gubernamentales son organizaciones de servicios y por ello no tienen las mismas ventajas en cuanto al Control de Gestin que las empresas que producen y venden bienes tangibles.

Existen algunas importantes diferencias entre ambos tipos de organizaciones:

a) Los servicios no pueden ser almacenados. Los bienes pueden permanecer en inventarios a la espera del pedido de los clientes. Si los medios disponibles para prestar un servicio en un momento determinado no se utilizan, los ingresos potenciales se pierden definitivamente.

b) Las organizaciones de servicios tienden a ser intensivas en medios humanos. Aunque estas organizaciones requieren, relativamente, poco capital por unidad de output, el control de este output es ms difcil.

c) No siempre resulta fcil medir la cantidad de servicios, a causa de la propia heterogeneidad y especificidad de cada uno de ellos.

d) Es muy difcil inspeccionar la calidad de un servicio durante su prestacin. La calidad de los bienes tangibles puede determinarse antes de su entrega a los clientes, y cualquier defecto resulta evidente.

6.5.5. Limitaciones sobre objetivos y estrategias

Una organizacin que persigue el beneficio puede seleccionar el sector industrial en el que emprender negocios. Tiene la posibilidad de escoger entre diferentes formas de competir en el sector y puede cambiar estas estrategias siempre que lo decidan sus directivos.

Las Organizaciones No Gubernamentales tienen mucha menos libertad y tienden a cambiar las estrategias lentamente, si es que se produce este cambio.

Generalmente, una Organizacin No Gubernamental puede tomar decisiones acerca de cundo y cuntos servicios facilitar pero no puede decidir fcilmente la interrupcin de los mismos.

Adems las organizaciones que reciben apoyos financieros de distintos sectores deben en muchos casos sujetarse a las condiciones impuestas por stos. Muchas de estas condiciones incluyen explcitamente los tipos de servicios que pueden facilitar.

De forma similar los patrocinadores de Organizaciones No Gubernamentales pueden restringir las opciones de los directivos acerca de la utilizacin que debe darse a sus contribuciones financieras.

6.5.6 Fuentes de apoyo financiero

Una organizacin que persigue el beneficio, obtiene recursos financieros de la venta de bienes y servicios. Si el flujo de ingresos es inadecuado, la organizacin no sobrevive. Una empresa no puede sobrevivir durante mucho tiempo si elabora un producto que el mercado no desea. De esta forma el mercado dicta los lmites dentro de los cuales el directivo puede operar.

Algunas Organizaciones No Gubernamentales tambin obtienen casi toda su financiacin de ingresos por ventas.

Por el contrario otras reciben apoyos financieros significativos de otras fuentes adicionales a los ingresos por servicios prestados

6.5.7 Elementos del proceso de Control de Gestin

El primer requerimiento de un buen Control de Gestin en una Organizacin No Gubernamental es que los directivos aprecien la importancia del control, reconozcan su factibilidad, comprendan cmo utilizarlo y quieran dedicar el tiempo suficiente al proceso de Control de Gestin.

Si por el contrario los directivos tienen la actitud de que una efectiva y eficiente utilizacin de los recursos no es relativamente importante en este tipo de organizaciones, entonces el Control de Gestin ser inefectivo sin importar lo bien diseado que pueda estar el sistema.

El sistema de control debe comprender dos principales clasificaciones de cuentas, una estructurada en trminos de programas y la otra en trminos de responsabilidades organizativas.

En el nivel ms bajo se encuentran los grupos de cuentas, cada una de las cuales se relaciona con un nico concepto del programa y con un nico centro de responsabilidad. Estas cuentas se sumaran al nivel de conceptos y categoras de los programas y en los varios niveles de la jerarqua organizacional.

El sistema debe contener datos histricos y datos estimados sobre costos y outputs futuros. Los datos histricos son definidos y estructurados del mismo modo que los datos futuros.

Un sistema contable que rena datos histricos que son inconsistentes con los costos y outputs estimados, no facilita una base adecuada para el control.

Respecto a la Contabilidad de Gestin, la mayor parte de los gastos deben medirse de acuerdo con los mismos principios que gobiernan la Contabilidad Financiera, pero con un mayor grado de detalle. Los gastos se agrupan por concepto del programa y por centros de responsabilidad.

Los centros de responsabilidad son calificados como centros de beneficios, sus directivos son responsables de los gastos y de los ingresos. El trmino centro de beneficio no supone que el directivo tenga que obtener necesariamente un beneficio. El objetivo consiste en alcanzar un nivel de cobertura de los ingresos respecto a los gastos.

El proceso presupuestario es ms importante en una Organizacin No Gubernamental que en otra que persigue el beneficio.

En una organizacin que persigue el beneficio se puede permitir que los directivos operativos modifiquen ciertos planes a iniciativa propia bajo el supuesto de que el plan revisado es probable que incremente los beneficios. Al contrario los directivos operativos de las organizaciones del tercer sector, especialmente en organizaciones cuyo ingreso anual viene esencialmente fijado se deben adherir estrechamente a los planes expresados en el presupuesto.

El presupuesto anual operativo se deriva de los programas aprobados. En el proceso presupuestario se efecta una cuidada estimacin de los costos por programas y las responsabilidades para la ejecucin de stos se asignen a los centros de responsabilidad individuales.

El presupuesto se ve como la parte ms importante del proceso de Control de Gestin, debido a que especifica cmo se conducirn las actividades en el siguiente ao.

Un proceso presupuestario comienza con una estimacin realista de los ingresos. Ordinariamente, los gastos se planifican de forma que sean aproximadamente igual a los ingresos.

Este equilibrio entre gastos e ingresos difiere del enfoque utilizado en las organizaciones que buscan el beneficio.

Una Organizacin No Gubernamental debe presupuestar gastos que sean casi iguales a los ingresos. Si los gastos presupuestados se encuentran por debajo de los ingresos, no se est produciendo la cantidad y/o calidad de servicios que aquellos que facilitan los fondos tienen derecho a esperar.

Si los gastos presupuestados exceden a los ingresos, la diferencia debe igualarse por las generalmente indeseadas acciones de solicitar donaciones u otros fondos. Sin embargo, un prudente curso de accin es, usualmente, reducir gastos antes que analizar que ingresos pueden incrementarse.

6.5.7.1 El Control Interno en las O.N.Gs

Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretacin y aplicacin. En algunas O.N.Gs, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando el cumplimiento de las polticas administrativas.

Los reglamentos ms utilizados para aplicar el control interno en las O.N.Gs, tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones.

6.5.7.2. Los procesos contables para las O.N.G`s

La base principal para toda buena organizacin es el establecimiento de procedimientos y mtodos eficientes, ordenados, claramente determinados y sencillos de realizar para obtener informacin oportuna a travs de los informes internos, informes externos.

Las informaciones requeridas por el personal responsable de la O.N.G. para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente alrededor de la Contabilidad, ya que necesitan todo tipo de informacin (contable, extra contable, histrica, prospectiva, continua, peridica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a travs de los canales de informacin apropiada los cuales son: documentos, informes internos y los estados financieros.

"Para que la informacin sea oportuna y veraz en las Organizaciones No Gubernamentales se deben observar las siguientes reglas:

1. Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las actividades de la O.N.G., se desenvuelvan con el mayor provecho posible.

2. Todas las transacciones econmicas resultantes de la gestin, que han sido originadas por las distintas reas, sean ingresos o egresos, cuyas contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en efectivo, deben ser verificadas por el coordinador del proyecto. En caso de ser aportes de materiales significativos para el Proyecto en ejecucin, debe informarse al rea contable, por medio de documentos de resumen, para su registro en forma clara y precisa.

3. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.

4. Poner a disposicin de las personas encargadas de las Auditorias de las O.N.Gs, los documentos y libros de manera que puedan verificarse rpidamente y sin ninguna dificultad.

5. El sistema contable controlar la adecuada imputacin contable de todas las operaciones realizadas en la O.N.Gs y que stas sean incluidas en el periodo contable al que corresponda.

6. Llevar la Contabilidad en forma estadstica para que puedan ser conocidos los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada periodo."

Los registros contables:

Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente realizan las O.N.Gs son:

1. Registro de Caja: En este registro se detallan cronolgicamente todos los dbitos y crditos aplicados a la cuenta caja, es conveniente disponer de la columna de saldos que permita obtener diariamente los valores disponibles en esta cuenta.

2. Registro de Bancos: En este registro se detallan todos los ingresos, los egresos y los saldos del dinero de las cuentas bancarias. Cada programa o proyecto que se encuentre ejecutando contar con su Cuenta Bancaria independiente, el buen manejo del registro de Bancos va a proporcionar diariamente la informacin referente a los saldos disponibles, evitando sobregiros y problemas bancarios.

3. Registro de Diario: Este registro permite la anotacin diaria de todas las transacciones u operaciones realizadas por la institucin a travs de los comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario.

4. Registro de Control Presupuestario: Este registro consiste en la anotacin detallada de los valores que han sido afectados a los diferentes presupuestos manejados en la Institucin. Para cada partida o subpartida presupuestaria, es necesario abrir un registro que detalle los ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el presupuesto, los egresos aplicados a este rubro y el saldo de fondos existentes en el rubro.

Toda transaccin que se realice, cualquiera que sea su naturaleza, si ha de ser registrada debe ser confirmada por escrito y para ello, utilizar, como se menciono anteriormente, los comprobantes de ingreso, egreso o de diario, donde quedarn detalladas las operaciones, los elementos que en ella han intervenido y los derechos y obligaciones que se derivan de las mismas; de esta manera, se evitarn las dudas, las malas interpretaciones y los motivos de muchas cuestiones legales.

De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones involucradas quedarn archivadas junto a los comprobantes de ingreso, de egreso o diario, a fin de darle mayor consistencia a las operaciones.

El anlisis y la clasificacin exigen un procedimiento ordenado y la Contabilidad trata de disponer bajo clasificaciones predeterminadas un conjunto de acontecimientos que tienen lugar diariamente en toda O.N.G, de esta manera es mucho ms fcil entender e interpretar los registros.

Todo este gran volumen de operaciones clasificadas rinde su utilidad al resumirlos, ya que no es solamente una operacin, sino la suma de todas las operaciones de un da, de una semana, de un mes o de un ao.

Algunos resmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta frecuencia y otros a grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las operaciones que realiza caja, mientras que el resumen que se refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o semestralmente como una manera de control patrimonial.

Las actividades de una ONG se las puede representar de la siguiente manera:

Operaciones Diarias: a. Registro del movimiento diario a travs de los comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario.

b. Control de las Partidas Presupuestarias.

c. Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinacin de saldos.

Informes mensuales: a. Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas.b. Detalle de pagos realizados c. Liquidacin de fondos disponibles por proyectos o programase. Conciliaciones bancarias

Informes anuales: a. Informes Externos de la O.N.G.b. Informes Internos de la O.N.G.c. Los Comprobantes

Se sugiere que para efectos contables las O.N.Gs elaboren los comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar cada uno de los movimientos econmicos que realicen.

Comprobante de Egreso: Este comprobante se utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante que en este documento se realice la contabilizacin correspondiente y la afectacin al Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios.

Comprobante de Ingreso: Este comprobante ser utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que el comprobante de egreso, ste debe ser elaborado el momento de recibir las boletas de depsito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser respaldados mediante los respectivos recibos de caja.

Comprobantes de Diario: Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no corresponden a un Comprobante de Egreso o de Ingreso, es decir, en l se anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los crditos y los dbitos bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas.6.6. CONCLUSIONES

Como se puede observar en este captulo se ha tratado un tema muy importante en el funcionamiento de las Organizaciones No Gubernamentales como es el control de gestin, el cual se basa en los siguientes pilares fundamentales:

1) Sistema de control interno

1) Sistema contable

2) Presupuesto

Como se ha dicho anteriormente estos pilares son de casi exclusiva actividad del contador pblico. Por lo tanto se ha intentado marcar las pautas bsicas y diferenciales que toda Organizacin del tercer sector contiene a diferencia de las Organizaciones que persiguen fines de lucro con el objetivo de dar un marco referencial para que el contador profesional pueda delinear un sistema de control de gestin de manera de ayudar a la Organizacin No Gubernamental a desarrollarse hoy en da.

7. EL CONTADOR: GENERADOR DE HERRAMIENTAS DE INFORMACION CONTABLE PARA LA TOMA DE DECISIONES Y REALIZACIONES DE PROYECTOS. CONTABILIDAD DE FONDOS Y CONTABILIDAD POR PROGRAMAS

7.1. INFORMES EXTERNOS

El sistema Contable tiene como uno de sus productos finales la informacin financiera, es decir, el conjunto de datos debidamente ordenados y que vienen a ser datos representativos del valor que, en un momento dado, tienen los distintos componentes de la situacin patrimonial de la Organizacin No Gubernamental.

Entre los documentos informativos ms importantes para determinar la marcha y la situacin econmica y financiera de la O.N.G. (como se ha anteriormente mencionado en el captulo 5) figuran el Balance, Estado de Recursos y Gastos, Estado de flujo de efectivo y el Estado de Evolucin del Patrimonio Neto.

Por medio de los estados bsicos anteriormente mencionados se comprueba si han sido trasladados al libro mayor todos los asientos de diario y si en este estn todas las anotaciones de los libros auxiliares, ya que as se conoce si la situacin financiera en un momento determinado de la O.N.G. es buena o mala, y por lo tanto, si est en capacidad de desarrollar los proyectos y programas en forma normal o con dificultades.

7.2. INFORMES INTERNOS

7.2.1. Presupuesto

Para elaborar los informes mensuales, es necesario definir que es un presupuesto, el mismo debe ser elaborado y sometido a un detenido y minucioso estudio, para que no existan complicaciones conforme se vayan realizando los objetivos y metas trazadas por la Organizacin No Gubernamental.

El presupuesto se lo define como el plan de accin de la empresa, el que ha sido previamente aprobado por el mximo organismo de decisin y con un grado de detalle que abarca hasta el nivel de departamento o centro de costos, para lo cual se han asignado las respectivas responsabilidades en el cumplimiento de las metas a corto plazo. Su extensin abarca normalmente un ao, pudiendo o no coincidir con el ejercicio social, cubriendo en algunas ocasiones dos aos, manteniendo en ambos casos una estrecha correlacin con el presupuesto a largo plazo para ese mismo lapso, pero con actualizaciones inferiores al ao. Estas actualizaciones pueden ser llevadas a cabo en fechas predeterminadas o pueden surgir ocasionalmente como consecuencia de modificaciones de significacin en el contexto econmico del que participa la empresa

El presupuesto permite valorar en trminos monetarios y en forma anticipada las operaciones de la institucin, con el fin de poder controlar y posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos, pero no solamente debe limitarse a la evaluacin de los objetivos, sino que comprende adems la medicin de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre ambos, y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado, entonces, presupuestar consiste en poner bajo control las actividades de una O.N.G., habiendo sido dicha actividad objeto de una previsin.

Hay algunas caractersticas que todo contador profesional que intervenga en el tercer sector debe tener en cuenta, dado que las mismas tienden a aumentar las frustraciones que se obtienen en la formulacin de presupuestos para las O.N.Gs.

Algunas de ellas son:

Planeacin del presupuesto: La carencia de una medida de utilidad o lucro aumenta la necesidad de que la O.N.G. formule sus prioridades antes de iniciar el desarrollo de su presupuesto.

Presupuesto de Ingresos: Las O.N.G.s tienen especial dificultades para reconocer y presupuestar sus ingresos. Esto se da por que muchos ingresos no provienen de los servicios prestados a los individuos.

Presupuesto de Gasto: Al preparar y emplear presupuestos de Gastos, las O.N.Gs a menudo encuentran difcil la vinculacin entre los gastos incurridos para proporcionar los servicios y los ingresos necesarios para respaldar tales servicios.

Medicin de la eficacia y control: La mayor parte de las O.N.Gs tienen problemas para medir la eficacia con la cual cumplen con los niveles de servicio prestado.

Adaptabilidad presupuestal: Los presupuestos son difciles de modificar una vez que se los ha establecido. De un ao a otro las asignaciones presupuestadas tienden a ser determinadas por medio de un simple incremento basado en las tendencias. Esto se da por dos razones bsicas, la primera es que existen muchos costos fijos y la otra razn es que hay variacin significativa en el nivel de servicios.

Participaciones en el presupuesto: El proceso presupuestario involucra una serie de personas cuyos antecedentes y objetivos difieren ampliamente.

Estructura de las O.N.Gs: La estructura de una O.N.G. a menudo impide el desarrollo de un sistema presupuestal efectivo. Esto se da por la carencia de estructura confiable respecto de la informacin presupuestada.

Requisitos de informacin hacia el exterior: Los requisitos de informacin para grupos externos (donantes) con frecuencia influyen en las practicas internas de las instituciones no lucrativas.

Dos temas importantes a tomar en cuenta por el contador a la hora de confeccionar el presupuesto en la O.N.G. sern:

7.2.1.1. Donaciones

Las donaciones casi siempre traen problemas para la presupuestacin dado que el contador profesional que esta a cargo de elaborar el presupuesto de la O.N.G. se encontrar con las siguientes preguntas: Se otorgaran? Cundo? Durante cunto tiempo nos ser otorgado? Qu gastos podr o no cubrir?

7.2.1.2. Recaudacin de fondos

Las O.N.Gs deben aumentar sus ingresos mediante campaas para reunir fondos. Se enfrentan ante la incertidumbre si las ganancias que consigan lograran los mismos niveles de recaudacin de fondos que los aos anteriores.

Las formas de recaudacin de fondos ms importantes pueden ser las que se desarrollan a continuacin:

1. Cuotas sociales: La cuota social es un importante ingreso en las O.N.Gs, ya se dediquen a la educacin, a la salud, al deporte. Se debe centrar la atencin en dos objetivos: el primero es mantener la nmina de asociados, para lo cual es imprescindible transmitir un mensaje cristalino sobre el destino de los recursos, su administracin y su aplicacin. La que debe ser extremadamente austera sin llegar a deteriorar la calidad de la prestacin que se brinda. El segundo objetivo ser incrementar la nmina de asociados. Para ello todas las tcnicas de promocin conocidas, incluyendo los llamados telefnicos a un programa de televisin, son vlidas.

2. Donaciones y legados: Es til para este tipo de entidades lograr que una fuente de recursos sean las donaciones. El punto principal en este aspecto es convencer al donante potencial de la bondad de las obras y actividades que se estn realizando, para que se sienta un poco partcipe de la misma, guardndose el anonimato si es lo que desea, o por el contrario haciendo pblico el reconocimiento si es su preferencia. Sin lugar a dudas que para que prospere una gestin de esta naturaleza tiene que existir en primer trmino una confianza absoluta hacia los integrantes de los rganos directivos de la entidad y en segundo lugar una demostracin concreta de hechos y realizaciones que le permita al donante comprobar el destino de su aportacin.

3. Subsidios: Los subsidios que pueden recibir estas entidades tienen dos orgenes: de organismos gubernamentales del pas o de organismos pblicos y/o privados del extranjero. En el primer caso conocemos que las partidas de fondos de que disponen los distintos estamentos gubernamentales son abundantes, dependiendo entonces de la capacidad de lobby de la O.N.G. el resultado obtenido. En el segundo caso se requiere como punto de partida la elaboracin de un proyecto que sea perfectamente viable, que se demuestre razonablemente que los objetivos que se propone se van a poder lograr con el subsidio que se solicita y que estos objetivos se hallen en sintona con los de la institucin. Se puede solicitar fondos para asistencia social a poblaciones marginales a una entidad que tiene por objetivo principal el cuidado de la naturaleza. Otra particularidad de estas gestiones es la lentitud con el se desenvuelven, siendo los plazos de espera muy largos.

4. Publicaciones: Las entidades sin fines del lucro deberan efectuar, casi sin excepciones, algn tipo de publicacin que les permita transmitir a sus asociados, adherentes, cooperadores, donantes, la informacin de las actividades que estn realizando ya que ste es el medio ms eficaz de fortalecer el vnculo afectivo entre el colaborador y la institucin. Y si adems se puede generar algn recurso el objetivo estar ampliamente logrado.

5. Concesin: La concesin de los servicios sociales se ha presentado ltimamente como una alternativa vlida especialmente para los clubes deportivos, que ante el riesgo de su desaparicin han resuelto concesionar la explotacin de todas o algunas de sus actividades. Desde el punto de vista econmico ha permitido que un inversor realice obras de infraestructura que han reactivado al club, incorporando nuevos asociados que adems de su cuota social abonan un derecho de uso de instalaciones por ejemplo de la pileta de natacin. De lo que no hay dudas es que son cada vez ms los casos de entidades que han sobrevivido gracias a la habilidad del concesionario, razn por la cual se convierte esta figura en una de las que, cualquiera sea la actividad de la asociacin debe tenerse en cuenta.

7.3. PRACTICAS CONTABLES Y PRESUPUESTOS EN LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Las practicas contables financieras de las O.N.Gs se diferencian con las del sector privado. Esas diferencias pueden afectar los procedimientos presupuestarios.

7.3.1. Contabilidad de Fondos

Las Organizaciones del tercer sector establecen fondos mltiples que se equilibran a s mismos y que agrupan recursos con restricciones similares en trminos de actividades u objetivos especficos.

Esto es conocido como Contabilidad de fondos y no existe en las empresas. Su uso surgi en las O.N.Gs debido a la idea de que estas instituciones eran administradoras de los fondos confiados a ellas para emplearse en actividades especificas.

La Contabilidad de fondos puede dictar el uso de un fondo separado para cada donacin obtenida, con una contabilizacin separa del uso que se le dio a los recursos provenientes del fondo.

Con todo, la mayor parte de los lineamientos favorecen el empleo de alguna de las siguientes variantes:

a. Fondos corrientes no restringidos: Disponibilidad para las operaciones diarias, sin restricciones externas impuestas sobre su uso.

b. Fondos corrientes restringidos: Disponibilidad para usarse en las operaciones, pero solo de acuerdo con los propsitos especficos por el donante.

c. Fondos de inversiones: Fondos donados, pero cuyo capital principal debe conservarse, sin embargo la O.N.G. puede utilizar los ingresos provenientes de la inversin, para los propsitos especficos establecidos por el donante.

d. Fondos para plantas y equipos: Apartados para dar mantenimiento y para reemplazar los activos a largo plazo y para proporcionar el servicio a la deuda que este asociada con lo mismo.

La Contabilidad de fondos es una prctica comn en las O.N.Gs. Los requisitos de la Contabilidad de fondos tienden a complicar el proceso presupuestal.

En muchas organizaciones del tercer sector, una sola operacin puede clasificarse segn el centro de responsabilidad, segn la fuente del fondo, segn la funcin o programa y segn el objetivo natural del gasto.

El presupuesto tambin debe elaborarse segn estos lineamientos, o sea un presupuesto general por programa puede dividirse segn los centros de responsabilidad que laboren en el programa y adems clasificarse de acuerdo con el objeto natural del gasto. Si determinado programa esta respaldado por recursos de dos fondos diferentes, el presupuesto refleja el porcentaje en dinero proveniente en cada fondo.

En resumen, el presupuesto se elabora basndose en el plan de trabajo de los proyectos o programas que va a desarrollar la institucin en un perodo determinado, de conformidad con el Plan de Cuentas de la organizacin, se proveen para cada partida o subpartida presupuestaria, todos los gastos en los que se incurrir para ejecutar las actividades.

7.3.2. Contabilidad por programas

Debido a las limitaciones de la Contabilidad de fondos, a las O.N.Gs cada vez ms se le pide que informen sobre la base de sus funciones o programas.

Muchas Organizaciones No Gubernamentales han reconocido que los presupuestos por centros de responsabilidad son buena herramienta para controlar gastos pero no proporciona un adecuado control sobre los servicios prestados.

Tiene un alto potencial como herramienta de planeacin y de anlisis pero puede ser muy difcil de poner en practica.

Es a veces muy difcil clasificar outputs y especificar quines son los beneficiados. Adems los costos de los programas son difciles de cuantificar y de registrar en forma consistente de un ao a otro.

Para que una estructura con base en los programas tuviera xito, lo ideal seria que:

1. "Coincidan las estructuras por programas y por responsabilidades

2. Debieran especificarse con claridad los programas y las metas de los mismos.

3. Los costos de los programas deberan ser fciles de identificar y de controlar."

La Contabilidad por Programas es una especializacin de la Contabilidad que permite el registro de las transacciones de uno o ms Programas en forma integral, como si se tratara de entidades contables independientes (grupo de cuentas activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). Es un grupo de partidas creado para el registro y control de los recursos, cuyo manejo est destinado a propsitos especficos.

Un Programa es una suma de dinero y frecuentemente de otras partidas de activos que constituyen una entidad contable independiente, creado y llevado por un propsito particular y cuyas transacciones estn sujetas a restricciones legales o administrativas. La mayora de las O.N.Gs denominan Programa o Fondo a los recursos financieros destinados al desarrollo de Proyectos. La mayor parte de las veces los recursos financieros son obtenidos a travs de donantes, quienes en sus convenios de donacin con las O.N.Gs solicitan llevar controles independientes.

Para que exista una correcta aplicacin, se deben observar ciertos principios bsicos, entre los cuales se destacan la existencia de un Plan de Cuentas nico para la institucin. Se deben realizar asientos contables complementarios para las operaciones que conlleven transacciones entre Programas, estos deben ser ilustrados en forma simultnea en cada Programa afectado.

Adems, se deben identificar los Programas por rea de inters de la Institucin o bien por el cumplimiento de convenios con las Agencias Donantes. Hay que tener formas comunes de registro para todos los Programas y prever su clasificacin de manera que permitan la identificacin de cada uno.

Ventajas

a. Permite llevar registros para cada Programa, considerndolos como entidades contables independientes.

b. Se mantiene un adecuado control del efectivo en funcin de los convenios suscritos con las fuentes de financiamiento o de las polticas institucionales.

c. Permite realizar operaciones entre los Programas, pudiendo hacer transferencias de dinero (donar o prestar efectivo), quedando registrada la operacin en los dos Programas.

d. Se obtiene reportes por donante de manera rpida y confiable.

e. Facilita el control y seguimiento de los proyectos.

f. Agiliza el anlisis financiero tanto al nivel de proyectos como de la institucin.

g. Permite realizar la consolidacin de todos los Programas y por ende saber el estado general de la Institucin.

h. Consolida de manera rpida y oportuna los reportes de uno o ms Programas, segn sea necesario.

i. Permite darle seguimiento a los datos anotados en los formularios e identificar claramente los fondos que se afectan por los movimientos.

j. Ya que la mayora de agencias donantes exigen la realizacin de una Auditor