estudio a entidades del orden nacional y territorial respecto de las necesidades, expectativas y uso...

ESTUDIO A ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL RESPECTO DE LAS NECESIDADES, EXPECTATIVAS Y USO DE UN SISTEMA DE NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

Programa Agenda de Conectividad

TABLA DE CONTENIDO

1. NOMBRE Y ALCANCE1.1 Nombre del estudio1.2 Alcance del estudio

2. ANTECEDENTES

3. OBJETIVOS3.1 Objetivo general3.2 Objetivos específicos

4. METODOLOGÍA4.1 Etapas de la Investigación

4.1.1 Planeación y diseño4.1.2 Trabajo de campo4.1.3 Gestión de información4.1.4 Entrega de resultados

4.2 Ficha técnica

TABLA DE CONTENIDO

5. EQUIPO DE INVESTIGACIÓN

6. RESULTADOS DE LA INVESTIGACÓN I. Identificación del informante II. Características generales de la gestión de notificación de la Entidad III. Datos del volumen de notificaciónIV. Efectividad en la gestión de la notificaciónV. Sistema de información VI. Necesidades y expectativas

7. HALLAZGOS RELEVANTES

1.NOMBRE Y ALCANCE

1. NOMBRE Y ALCANCE

1.1 Nombre del estudio

Estudio a Entidades del Orden Nacional y Territorial respecto de las

necesidades, expectativas y uso de un sistema de notificaciones y

comunicaciones electrónicas.

1.2 Alcance del estudio

Identificar las Entidades del Orden Nacional y Territorial que presentan un

volumen considerable de notificación y comunicaciones, con el fin de establecer

las posibles necesidades y expectativas que éstas tengan para la

implementación de un sistema de notificación y comunicaciones electrónicas.

2. ANTECEDENTES

2. ANTECEDENTES

De acuerdo con la información enviada por el Programa Agenda de Conectividad, la gestión de la notificación actualmente presenta múltiples inconvenientes para los ciudadanos, a saber:

1. El desconocimiento del proceso de notificación de cada Entidad por parte

de los ciudadanos.

2. La necesidad de desplazamiento a la Entidad notificante para recibir el acto

administrativo, generando mayores inconvenientes para las personas que

se encuentran fuera del municipio o ciudad de origen de la notificación.

3. La dificultad en la revisión de edictos, en los diarios o medios oficiales de

publicación, por parte de la ciudadanía en general.

2. ANTECEDENTES

Por su parte, el Estado también registra una serie de dificultades en relación con las notificaciones. Entre estas se observan las siguientes:

1. El elevado volumen de actos administrativos de diversos tipos para comunicar

2. diferentes situaciones a los ciudadanos.3. La alta complejidad en el manejo de procesos de interposición de recursos.4. Dificultades en la gestión, ya que los tiempos de envío de la notificación

personal son variables y poco controlables.

Teniendo en cuenta lo anterior, el Programa Agenda de Conectividad – Ministerio de Comunicaciones requiere diseñar, desarrollar y poner en operación una solución tecnológica que permita:

a) La gestión del proceso de notificación para los actos administrativos, yb) La efectiva comunicación del estado del trámite o servicio iniciado por

ciudadanos, entidades o empresarios.

2. ANTECEDENTES

Se plantea además, que dicha solución deberá integrarse a la Plataforma de Interoperabilidad y, con ello, permitir la integración de la información con las Entidades del Estado que se requiera.

Así pues, se considera indispensable que, previo al desarrollo de dicho proyecto (es decir previo al diseño, desarrollo, implementación y puesta en marcha de la solución tecnológica para notificaciones y comunicaciones electrónicas), se realice una evaluación preliminar en torno a las necesidades y expectativas de las Entidades del Estado, en las que la solución tecnológica espera instalarse.

2. OBJETIVOS

3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Adelantar sobre un universo de 107 Entidades del Estado del Orden Nacional (77) y Territorial (30), una investigación para identificar (entre ellas) aquellas en las que se ejecute mayor volumen de notificaciones y comunicaciones de contenido general e informativas, con el fin de establecer los clientes potenciales más interesantes y así poder configurar necesidades y expectativas que las Entidades tengan para la implementación de un Sistema de Notificación y Comunicación Electrónica.

3.2 Objetivos específicos

I.Características generales de la gestión de las notificaciones.II.Datos del volumen de notificaciones y comunicaciones.III.Efectividad en la gestión de notificaciones.IV.Sistemas de información asociados.V.Necesidades y expectativas de la Entidad.

4. METODOLOGIA

4.1 Etapas de la investigación

4.1.1 Planeación y diseño

Presentación de propuesta para ejecución del estudio Programación de actividadesElaboración de instrumento..\Cuestionario\Cuestionario Notificaciones.docAprobación de propuesta por parte del Programa Agenda de Conectividad

4.1.2 Trabajo de campo

Ejecución de entrenamiento encuestadoresRealización de pruebas piloto de instrumentoPresentación de tabulados del piloto Realización de trabajo de campoPresentación de informes periódicos de la ejecución del trabajo

4. METODOLOGÍA

4.1.3 Gestión de información

CriticaProcesamiento de datosAnálisis de la información

4.1.4 Entrega de resultados

Generación de informe preliminar el cual debe incluir análisis de resultados, hallazgos relevantes, conclusiones y recomendaciones.Presentación preliminar de resultados.Presentación final de resultados.Realización de ajustes y entrega final.Aprobación del informe por parte del Programa Agenda de Conectividad.

4. METODOLOGÍA

4. METODOLOGÍA

4. 2.3 Gestión de la información

Crítica

Se realizó una crítica del 100% de los cuestionarios para eliminar incongruencias y recuperar información faltante, en los casos en que se requirió.

Procesamiento de la información

Los cuestionarios fueron codificados y luego grabados y procesados mediante la utilización de un programa de tabulación cruzada procesados bajo el software estadístico (SPSS).

Análisis de la información

Los resultados de esta fase fueron trabajados por el equipo de analistas y estadístico de la compañía quienes realizaron el reporte final.

4. METODOLOGÍA

4.2 Ficha técnica

Tipo de estudio: Cuantitativo

Técnica: Encuestas presenciales y telefónicas, con aplicación de cuestionario estructurado.

Tipo de muestreo: Muestreo por conveniencia a partir de una base de datos suministrada por el Programa Agenda de Conectividad

Ciudades: Bogotá, Medellín, Cali, Bucaramanga, Manizales, Pasto, Sincelejo, Popayán, Quibdó, Neiva, Santa Marta, Villavicencio, Armenia, Ibagué, Leticia, Puerto Carreño, Mocoa y Florencia.

Grupo Objetivo: Funcionarios responsables de dependencias que generan notificaciones en cada una de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, bajo análisis. Las Entidades fueron definidas por el Programa Agenda de Conectividad.

4. METODOLOGÍA

Número de Encuestas: 107 entrevistas, 77 Entidades del Orden nacional y 30 de Entidades del Orden Territorial.

Fechas de campo: Del 16 de Septiembre al 9 de Octubre de 2008

Definición del tipo de encuestador: Estudiantes de últimos semestres de derecho, adecuadamente capacitados para la realización del estudio en cuestión.


DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN

Gloria C. Gallego Lujan

DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN

Luis Alejandro Valderrama

EQUIPO ADMINISTRATIVO

EQUIPO OPERATIVO

ESTADISTICO

Campo:•Coordinador de campo•Supervisor de campo•6 telefonistas para la consecución de citas•6 encuestadores

Para la etapa de critica y procesamiento se contó con equipos de: •Codificación•Captura•Procesamiento

Jorge Espinosa

6. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

I. Identificación del informante


•Composición de la muestra por sectores

Base: 107

Entidades por sector: Entidades por Sector.xls


•Entidades del Orden Nacional y Territorial entrevistadas

Base: 107

Entidades Orden Territorial.xls

Entidades Orden Nacional.xls


•Dependencias entrevistadas

Otros por debajo de 2%: (35%); Personal, Subdirección de Prestaciones Sociales, Subdirección Administrativa, Control Disciplinario, Coordinación de Contratos, Subgerencia, Centro Nacional de Afiliación, Outsoursing, Contratación, Arqueología, Grupo de Control Oficiales/ Suboficiales/ Civiles, Pensiones, Subdirección de Superfinanciera Judicial, Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Recepción General de Liquidación, Atención al Usuario, Departamento Grupo Legal Marítimo, Dirección de Administración, Biblioteca, Servicio de Productividad, Grupo de Información al Minero, Área Administrativa, Sugerencia Administrativa, PACO Punto de Atención al Ciudadano y al Operador, Personería Jurídica, Unidad de Atención al Ciudadano, Tramites Ambientales, Programas Especiales, Grupo de Prestaciones Sociales .

Base: 107Respuestas por persona: 1,07

50%

El 50% de las Entidades entrevistadas, realizan las notificaciones en cada una de sus dependencias, sin que exista, al parecer, un ente central que las coordine

P1. ¿Nos podría decir cuál es el nombre de la dependencia responsable de la gestión de las notificaciones en la Entidad?


•Nombre del cargo y nivel del cargo

•Nivel del cargo

Base: 107Base: 107

Otros por debajo de 2%: 27% de cargos están por debajo del 2% y éstos son; Técnico, Notificador, Militar, Coordinador, Grupo Representación Jurídica, Profesional de Defensa, Coordinador, Grupo Pensiones Profesional, Gerencia General, Asesor de Despacho, Tecnóloga, Coordinadora de Sistemas, Analista de Sistemas, Jefe DIAP, Abogado, Contratación Representante de las Dependencias, Profesional Sénior, Jefe División Legal, Analista de Servicios Administrativos, Coordinador de Información, Director(a) Profesional Administrativo, Profesional, Director Oficina de Administración Jurídica, Secretario(a) Asistencial, Director de Gestión, Secretario, Notificador, Asistente Administrativo, Jefe Notificaciones, Profesional Grado 6, Secretario, Ejecutivo, Analista Área, Coactiva, Jefe Grupo de Prestaciones Sociales.

II. Características generales de la gestión de notificación de la Entidad

Las Entidades entrevistadas mencionan diversidad de problemas con respecto a la gestión de las notificaciones, y en términos generales se pueden agrupar en cinco tipos principalmente:

Un 17% de las respuestas corresponde a otro tipo de problemas, y el 20% de las entidades no manifiestan ninguno. A continuación se desglosan los problemas presentados para cada una de las anteriores:

Base: 107


•Problemas comunes que se presentan con la gestión de las notificaciones


P2¿Para iniciar, nos gustaría que nos dijera qué problemas se presentan comúnmente con la gestión de las notificaciones?

Problemas con las direcciones

(44%)

Problemas con las personas

(23%)

Problemas con el correo(9%)

Problemas con los procesos

(4%)

Base: 107Respuesta por persona: 1,28



P2. ¿Para iniciar, nos gustaría que nos dijera qué problemas se presentan comúnmente con la gestión de las notificaciones?

Otros por debajo del 2% (Suma 17%)

– Por volumen los derechos de petición no se notifican personalmente– Poderes mal redactados– Discrepancia por motivos legales– No hay formalización electrónica de las notificaciones– Demandas que son notificadas por el Ministerio del Interior– Cuando se procesa externamente no llega copia de la demanda– Problemas de correo electrónico– Las acciones constitucionales llegan por cualquier medio– Las comunicaciones presentan dudas acerca de procedencia y recursos– Los organismo realizan información en un solo oficio– Hay actos que se ejecutan antes de notificarlos– Falta de información de las personas a notificar– Difícil control de las notificaciones– Confusiones en la fecha de notificación– Acumulación de notificaciones por falta de infraestructura– Desplazamiento largo del notificado a la ciudad– Rechazo de las personas por generar edicto



•Personas que intervienen en la gestión de las notificaciones

P3. ¿En esta oficina, cuántas personas intervienen en la gestión de las notificaciones?

Otros por debajo de 2%: (12%) : 8, 9, 10 , 11, 12, 13, 15, 24, 27, 45, 60, 463, 500.

Base: 107

Promedio Mediana Moda

13,79 2 2


En la mayoría de las Entidades entrevistadas están interviniendo 2 personas aproximadamente.

•Empresas externas a la Entidad para la entrega de la correspondencia derivada de la gestión de las notificaciones


P4. ¿La Entidad cuenta con una o varias empresas externas para la entrega de la correspondencia derivada de la gestión de las notificaciones?/P5. Cuál es el nombre

o razón social de esas empresas?

Nombre o Razón social de la empresa/Entidad

•ADPOSTAL/Correos de Colombia 79%•Servientrega 24%•Aereoenvios 5%•Inter Rapidísimo 3%•Doblelivery S .A 3%•DHL 2%•Normaliza 1%•OFL 1%•MID 1%•Cecilia Cuellar 1%•Ministerio de Protección Social 1%•ISO limitada 1%•Servos 1%•Envía 1%•Aero envia 1%•Cambia Express 1%•Deprisa 1%•Centauros 1%•Sur Envíos 1%•Interpostal 1%•Correo Nacional 1%•Corona envíos 1%

Base: 107

Base: 96

Respuestas por persona: 1,32

•Síntesis


‐ A nivel de problemas, se observa que un 20% de la muestra (107 Entidades, 77 del Orden Nacional y 30 del Orden Territorial) no reporta ningún problema con la gestión de las notificaciones, sin embargo la mayoría de la muestra reporta problemas de la siguiente índole:

‐ Problemas con las direcciones destino con un 44%, seguido con una diferencia significativa de 21 puntos, problemas con las personas a notificar (23%).

‐ Otros problemas que se reportan con menor proporción son: problemas con el correo y los proceso con un 14% y 9% cada uno.

‐ El numero de personas que intervienen en el proceso de notificación esta entre 1 y 3, que sumándolos nos da un 65% de la muestra (107 encuestados).

‐ El 90% de los encuestados cuentan con una empresa externa para la entrega de correspondencia derivada de la gestión de las notificaciones y las empresas mas mencionadas son ADPOSTAL/Correos de Colombia (70%) y Servientrega (24%).

III. Datos del volumen del notificado

•Numero promedio de comunicaciones que la entidad envía mensualmente para surtir la gestión de notificaciones


P6. ¿Ahora nos gustaría que nos contara cuántas comunicaciones envía en promedio al mes la Entidad, para surtir la gestión de las notificaciones? /P.8.¿Existe algún mes del año en el que se genere mayor número de

notificaciones?/P9..¿Cuál es el mes?


1544,9 20 60

Base:107

¿ Existe algún mes del año en el que se genere mayor número de notificaciones?

Otros por debajo de 2%: (33%) 8, 4, 10 25 26 40 48 65 70 240 241 250 346 350 400 415 502 630 780 858 1000 1500 1600 1609 2003 2500 3171 3700 4427 4847 5000 5600 7500 8000 9000 10500 15000 500000

MESESDiciembre 33%Noviembre 27%Enero 21%Febrero 18%Junio 15%Julio 15%Agosto 12%Marzo 9%Septiembre 9%Ns/ Nr 9%Mayo 6%Abril 3%

Base:107

Base:33Respuestas por persona: 1.79

•Numero promedio de comunicaciones de contenido general que la entidad envía mensualmente


¿ Existe algún mes del año en el que se genere mayor número de comunicaciones generales?

Base:107


6723,4 100 275

Base:107

Otros por debajo de 2%: (50,44%): 4, 10, 25, 26, 40, 48, 65, 70, 240, 241, 250, 346, 350, 400, 415, 502, 630, 780, 858, 1000, 1500, 1600, 1609, 2003, 2500, 3171, 3700, 4427, 4847, 5000, 5600, 7500, 8000, 9000, 10500, 15000, 500000, 1, 3, 120, 150, 300, 600, 700, 800, 900.

MESESDiciembre 38%Enero 27%Agosto 15%Marzo 12%Octubre 12%Febrero 9%Mayo 9%Junio 9%Septiembre 9%Noviembre 9%Abril 6%Julio 6%Ns/ Nr 3%

Base:34Respuestas por persona: 1,61

P7 ¿Y cuántas comunicaciones de contenido general? /P.10.¿Existe algún mes del año en el que se genere mayor número de comunicaciones?/P11..¿Cuál es el mes?

IV. Efectividad en la gestión de la notificación

•Medios utilizados para el envío de las notificaciones personales


P12 ¿¿ A través de que medios envía la Entidad las notificaciones personales?

Otros por debajo de 2%: (9,1%): Mensajero de la Entidad, el funcionario se comunica verbalmente, comunicaciones por escrito, telegramas, el personero, avisos, postales nacionales, notificadores, Ns/ Nr.


Entidades que están utilizando medios electrónicos 20%Entidades que utilizan medios electronicos.xls


Base: 107


914,15 40 0

P13. ¿Cuántos envíos para notificación personal realiza la Entidad en un mes promedio?/ P14. ¿ De los envíos que realizó la Entidad en ese mes, para surtir el trámite de notificación personal, qué

porcentaje de personas realizan la notificación personalmente?

•Envíos promedio para notificación que la Entidad realiza al mes

Otros por debajo de 2%: (39%): 1, 2, 6, 12, 14, 15, 21, 35, 39, 43, 55, 61, 76, 90, 92, 120, 138, 160, 201, 240, 300, 350, 400, 450, 600, 880, 1500, 2200, 4917, 15000, 50000, 3, 5, 25, 70, 180, 2000.

Otros por debajo de 2%: (14%): 11, 12, 15, 16, 20, 30, 35, 1, 2, 3, 96.

•Porcentaje de notificados, a partir de esos envíos

Base: 107


50,35 50 100


•Número de días, a partir del recibido de la notificación que se demora la persona en notificarse personalmente

•Porcentaje de edictos que se generan a partir de las notificaciones realizadas por la Entidad

P.15 ¿ Una vez la persona ha recibido la notificación escrita, a partir de qué día se notifica personalmente?

P.16.. ¿De las notificaciones realizadas por la Entidad, para qué porcentaje la Entidad fijo algún edicto?

Otros por debajo de 2%: (4%): A los quince días, no hay término depende de la unidad a que pertenezca persona, seis días.


24,62 20 0

Base: 107

Base: 107

Otros por debajo de 2%: (15%): 8, 16, 21, 25, 65, 76, 78, 83, 98, 100, 2, 4, 90.


– El 73% de los entrevistados, reportan enviar las notificaciones a través de correo, el 37% lo hace de manera certificada y 36% por correo normal.

– Una vez recibida la notificación por escrito, el 45% de las personas se notifican personalmente al quinto día, el 16% al tercer día y el 10% no se notifican.

– De las notificaciones realizadas el 13% dijo que el 20% de las notificaciones se convirtieron en edicto y el 10% dijo que 10% se convirtieron en edicto.

– El 14% de los encuestados no sabe si las notificaciones que envió se convirtieron en edicto.

•Síntesis

V. Sistema de información


•Control de información en la gestión de notificaciones (manual o automático)

P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control sobre …

ITEM Si NoNo

AplicaNs/ Nr

Datos del NotificadoNombre 92% 3% -- 5%Número y tipo de documento de identidad 81% 11% -- 8%Dirección 83% 10% -- 7%

Datos de la Notificación

Nº del proceso 79% 12% 5% 4%Funcionario responsable 71% 20% 5% 4%Fecha de envío 83% 11% 6% --Fecha de vencimiento 73% 19% 5% 3%Empresa responsable de la entrega de correspondencia 60% 23% 9% 8%

Control de la Notificación

Fecha de presentaciónn 79% 11% 7% 3%Observaciones 57% 30% 7% 6%

Datos del EdictoFecha de fijación 72% 17% 7% 4%Fecha de destino 70% 19% 7% 4%

Datos de Comunicaciones

Fecha de envío 81% 11% 4% 4%Datos de destinatarios 79% 14% 3% 4%

Datos de Acuse de Recibo

Fecha de recibido 64% 21% 5% 10%Nombre 61% 22% 5% 12%Número y tipo de documento de Entidad 55% 25% 7% 13%Dirección 53% 19% 6% 22%

Base: 107


•Control de información en la gestión de notificaciones (manual o automático)

ITEM Si NoNo

AplicaNs/ Nr

Datos del NotificadoNombre 92% 3% -- 5%Número y tipo de documento de identidad 81% 11% -- 8%Dirección 83% 10% -- 7%

Datos de la Notificación

Nº del proceso 79% 12% 5% 4%Funcionario responsable 71% 20% 5% 4%Fecha de envío 83% 11% 6% --Fecha de vencimiento 73% 19% 5% 3%Empresa responsable de la entrega de correspondencia 60% 23% 9% 8%

Control de la Notificación

Fecha de presentaciónn 79% 11% 7% 3%Observaciones 57% 30% 7% 6%

Datos del EdictoFecha de fijación 72% 17% 7% 4%Fecha de destino 70% 19% 7% 4%

Datos de Comunicaciones

Fecha de envío 81% 11% 4% 4%Datos de destinatarios 79% 14% 3% 4%

Datos de Acuse de Recibo

Fecha de recibido 64% 21% 5% 10%Nombre 61% 22% 5% 12%Número y tipo de documento de Entidad 55% 25% 7% 13%Dirección 53% 19% 6% 22%

Promedio: 72%Información con más bajo control, por estar debajo del promedio

P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control sobre …Base: 107


•Otros controles

P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control sobre …Base: 107

Otros controles (13 menciones): 1. Imagen misma del documento2. Trámite interno para preparación

del documento3. Registro original de la

notificación4. Copia de salidas5. Flujo de correspondencia6. Numero de folios7. Alarma por el vencimiento de

términos8. Radicador de resoluciones9. Respuesta de notificaciones10. Hora de envío11. Copia del documento a notificar12. Archivo de las notificaciones13. Contenido de la resolución.

Base:107

Otros controles


•Herramientas automáticas para el control de información de la gestión de notificación

Base:107

Base:86

Base: 54

P18. ¿ La Entidad cuenta con una herramienta de información que le permita el control de las

notificaciones y comunicaciones?

P19. ¿ La herramienta de información con la que cuenta la

Entidad es…

P20. Si la herramienta es automática es un…

Otros por debajo de 2: Programa Orfeo, Acces, Instructivo 42, Base de

Datos.


•Problemas que se presentan con la herramienta automática


Otros por debajo de 2%: (21%): Se envía 2 oficios dirigidos a misma persona y llega uno, no se sabe cuantas han contestado, genera datos errados, se ha tenido que reiniciar sistema y se pierden datos, el sistema no sirve en el área rural hay que desplazar funcionario, limitación de tiempos de respuesta, inasistencia de las personas, dificultad de encontrar datos, en ocasiones se pone lenta, por Internet penetran muchos virus.

P21. ¿Qué problemas se han presentado con la herramienta de información para notificaciones?


•Interacción con la herramienta automática de Entidad

– Casi la totalidad de los funcionarios que pertenecen a las Entidades entrevistadas interactúan con la herramienta, sin embargo se observa que las Entidades no ofrecen interacción a los ciudadanos, ni a los empresarios.

– Esta información refleja que son herramientas automáticas para control interno de las notificaciones, más no para la notificación en si misma.

P22. ¿Quiénes interactúan con la herramienta que utilizan para el control de las notificaciones?


Otros por debajo de 2%: (11%): Contratistas, manejo del Ministerio, usuarios, no se.


•Síntesis

– En cuanto a los controles que las Entidades tienen sobre las notificaciones se registra lo siguiente:

La mitad de las variables de control evaluadas, presentan una porcentaje importante en cuanto al tema se refiere; principalmente los datos del notificado.

Por otro lado, la otra mitad de las variables, presenta porcentajes poco representativos, por debajo del 72%, promedio general, entre éstas variables se encuentran: datos de la notificación (funcionario responsable y empresa responsable de la correspondencia); control de la notificación (observaciones) y por ultimo la variable menos controlada comparada con las otras variables es la de los datos de acuse de recibido, en todos los ítems que la componen.

– El 80% de los encuestados cuenta con una herramienta para el control de las notificaciones y comunicaciones, de la cual el 63% es automática y el 37% es manual.


•Síntesis

– Dentro de los encuestados que cuentan con una herramienta automática, el 67% tiene un software y el 22% lo hacen en una hoja de Excel.

– El 41% no ha tenido problemas con el sistema, los que han manifestado algún tipo de problema son: el 13% de los problemas es por dirección errada y el 9% por demora en la entrega de correo, lo que refleja el bajo porcentaje de control en éstos.

– El 92% de los casos son los funcionarios quienes interactúan con la herramienta que utilizan para el control de las notificaciones. En un 13% las Entidades y 7% ciudadanos, lo que sugiere un control interno de las notificación y una ausencia de éste a nivel externo (ciudadanos y empresas).

VI. Necesidades y expectativas


•Grado de utilidad de una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica

P23. ¿ El grado de utilidad que representa, una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica es de

Base: 85Respuestas por persona : 2,2

P24. ¿ Por qué razones considera de Gran Utilidad la solución Tecnológica?

Base: 107


•Grado de utilidad de una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica

P23. ¿ El grado de utilidad que representa, una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica es de

Mediana utilidad Menciones

No maneja un volumen alto de notificaciones 4 menciones

Costos altos para las necesidades de la Entidad 3

No controlaría términos 1

Resistencia al cambio 1

Por inseguridad se debe establecer un correo especial 1

No ha tenido inconvenientes con la herramienta a actual 1

La Entidad podría desaprovechar la solución 1

Es un proceso largo que requiere aplicación de tecnología costosa

1

Baja utilidad Entidades que consideran la solución de mediana y baja utilidad.xls

Menciones

No maneja un volumen alto de notificaciones 5 menciones

No hay forma de comprobar que la notificación llego 2

“No veo como pueda cambiar el proceso” 1

Es difícil la capacitación de los funcionarios 1

“En la región el servicio de luz no es permanente” 1

“No sería precisa en la información” 1

“No hay presión de descongestionar” 1




•Dificultades que podría tener la Entidad para utilizar una solución tecnológica para la gestión de las notificaciones y comunicación electrónica


Otros por debajo de 2%: (21%) reservas del documento, sistemas abiertos, usuarios no dan la dirección, que el sistema sea realmente efectivo, difícil de manejar, no hay una sola dependencia encargada, carga para el recurrente, se debería probar para saber sus beneficios, no hay acceso en los municipios, Ns/ Nr, la gestión para el registro de las firmas, cambio de la normatividad, que genere demora en las notificaciones.

P25 ¿Qué dificultades podría tener la Entidad para utilizar una solución tecnológica para la gestión de las notificaciones y comunicación electrónica?


•Intención de uso de una solución tecnológica de notificación y envió de comunicaciones

P26 ¿ En el caso de proveerse una solución electrónica de notificación y envió de comunicaciones, que tanto usted estarían dispuesto a utilizarla?

Base: 93Respuestas Por persona: 1,7

P.27 ¿Por qué razones Definitivamente/ Probablemente SI la usaría?

87%


•Intención de uso de una solución tecnológica de notificación y envió de comunicaciones

NO SABE SI LA UTLIZARIA Menciones

Difícil acceso a esta tecnología por parte de los usuarios

2

Se tendría que comprobar los beneficios para la Entidad

2

No hay cambio de legislación 1

Debe ser compatible con el sistema con que ya cuenta la Entidad

1

Base: 4

DEFINITIVAMENTE/ PROBABLEMENTE NO LA USARÍA

Menciones

Son muy pocas las notificaciones que se manejan

6 menciones

Desarrollo de unificación electrónica ligada a la legislación

1

Ya existe en la Entidad una herramienta de comunicaciones

1

Base: 8

P26 ¿ En el caso de proveerse una solución electrónica de notificación y envió de comunicaciones, que tanto usted estarían dispuesto a utilizarla?


•Preferencia en cuanto al uso de canales electrónicos a nivel de las notificaciones

Base: 107

Lo que evidencia esta grafica, es la baja conciencia de la utilidad del teléfono celular como una solución tecnológica para el proceso de notificaciones, ya que sería el canal de mayor cobertura y con la mayor facilidad de uso.

P28 ¿ Pensando en canales electrónicos que podrían utilizarse para las notificación, cuéntenos cuál de los que le voy a mencionaría preferiría utilizar, pensando en la Entidad?


•Características que la herramienta debe incluir en la solución tecnológica de notificación y comunicación electrónica

P29 ¿Cuáles son las características que usted considera se deben incluir en la solución tecnológica de notificación y comunicación electrónica?

Otros por debajo de 2%: (15%): que genere imagen del documento, que unifique direcciones, que genere firma electrónica, que permita actualizar los datos del notificado, que actualice datos por medio de correo electrónico, que utilice un medio de trasporte eficiente para que reciban notificación, que se mejore el servicio de electricidad para que sea posible contar con banda ancha si es Internet, contar con soporte técnico adecuado, debería ser para comunicación no para notificación.



•Calificación del interés por parte del notificado

Base 107

P30. ¿Cómo calificaría la Entidad el interés del notificado cuando recibe una notificación por parte de ustedes?


•Síntesis

– El 80% de los encuestados consideran de gran utilidad una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica. De estos el 73% la consideran de gran utilidad por que la gestión sería mas rápida y agilizaría el proceso. El 24% porque reduce costos, ahorra dinero y el 19% porque genera control.

– El 10% de los encuestados consideran de mediana utilidad una solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica. Ya que no amerita el volumen de notificaciones en la Entidad y porque consideran que el costo sería muy alto.

– El 10% de los encuestados perciben de baja la utilidad la solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica. Pues no manejan un volumen alto en las notificaciones y creen que no hay forma de comprobar si la notificación llego.


– Se evidencia que existe una alta dispersión en el manejo de las notificaciones al interior de las entidades, ya que cada dependencia la maneja independientemente y no existe un ente interno que las centralice, lo cual debe ser tenido en cuenta para el diseño de la solución.

– De acuerdo con los problemas detectados en la gestión de la notificación, es importante señalar que la solución tecnológica aportaría eficazmente en la solución de los siguientes problemas:

1. La devolución de la notificación por ausencia del notificado, ya que esta sería personal y aseguraría el recibido.

2. Agilizaría los tiempos de la recepción por ser un medio inmediato.

3. Facilitaría los procesos, porque tendría mayores controles y sería más rápido

De otra parte, un problema que se debe tener en cuenta, es la dispersión en los niveles de los cargos de los responsables de la gestión de la notificación, por lo cual la capacitación en la utilización de la solución tecnológica, debe adecuarse a esta situación.


– Con respecto a los volúmenes de notificaciones y comunicaciones se refleja que no existen tendencias en los volúmenes de las entidades, más bien se refleja que este volumen se relaciona con el sector de la entidad y el tamaño. Adicionalmente, es claro que las comunicaciones generales y las notificaciones se manejan conjuntamente, por tal motivo sería interesante que la solución tecnológica se diseñe con el fin de cubrir ambos gestiones.

– Los resultados del estudio muestran que las entidades cuentan con herramientas asociadas al control del manejo de las notificaciones, más no involucra la interacción con el notificado (ciudadano y empresa).

– La solución tecnológica para la notificación y comunicación electrónica es percibida de gran utilidad entre los entrevistados, ya que aportaría a la agilización de los proceso, a la reducción de costos y a la implementación de mayores controles.

– De otra parte quienes no lo consideran útil, aducen razones de bajo volumen, por lo cual generaría altos costos.


– Las principales dificultades percibidas por las entidades para la implementación de la solución tecnológica, se relacionan con: problemas tecnológicos de la Entidad, con la poca capacitación por parte de los funcionarios en el manejo de herramientas tecnológicas y por el grado de seguridad de la herramienta. Adicionalmente intuyen un bajo acceso a medios electrónicos por parte del notificado.

– En cuanto a las expectativas que tienen sobre la solución tecnológica, se destacan: generar información completa, certificar la entrega, que se segura, que sea fácil de usar (amigable), que cuente con alarmas de vencimiento de términos, que este en red con todas las Entidades y que sea rápida y ágil.

– Finalmente es importante señalar que las Entidades evidencian una alta intensión de uso de la solución tecnológica, ya que ésta parece ser una verdadera necesidad.

Mil gracias por contar con nosotros.

estudio a entidades del orden nacional y territorial respecto de las necesidades, expectativas y uso...

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