Este documento da una visión general sobre las funcionalidades asociadas a la gestión de liquidación de premios:

Introducción:

El nuevo Prodigal GX incorpora una gran cantidad de funcionalidades y formas de trabajo sobre su antecesor. El presente documento es una síntesis que permite, tanto a los usuarios de Prodigal 5.0 como a quienes nunca han trabajado con Prodigal, tener una visión general sobre los alcances y características de este nuevo y renovado producto de SOFTeam Sistemas. En este documento NO se profundiza sobre “cómo” realizar las actividades, más bien se enuncian las características.

Para un detalle mayor consulte el “Manual del usuario del sistema Prodigal”.

En este documento se utiliza indistintamente el nombre Prodigal GX o Prodigal 6.0. Considere que:

Prodigal 5.0: Versión anterior del sistema Prodigal. (Windows con archivos DBF)Prodigal GX: Llamamos GX a la nueva tecnología en la que hemos basado Prodigal. Prodigal 6.0: Primer versión correspondiente a la línea GX. Plataforma: Windows .Net con SQL Server.

Características principales de la versión Prodigal GX:

Simplicidad de uso: La interfase del usuario está totalmente rediseñada. Se ha tratado de lograr una experiencia de uso intuitiva y ágil. Productividad: Simplificamos las actividades e incorporamos mejoras que permiten administrar la cartera con menos esfuerzo. La premisa: hacer más con menos clics. Integración: Internet, mail, Excel, Skype, redes sociales. Se integraron las nuevas tecnologías para sacar provecho de las mismas. Robustez y confiabilidad: Se utilizan bases de datos SQL Server, mucho más confiables y seguras que los tradicionales archivos DBF. Performance: Se mejoró notablemente la performance de muchos procesos: generación de listados, reportes, selecciones, etc. Escalabilidad: Es posible gestionar carteras más grandes y muchos más usuarios. La versión 6.1 del nuevo Prodigal introducirá la posibilidad de gestión de múltiples oficinas con intercambio dinámico de información a través de la nube (Internet). Flexibilidad: Se incorporaron varias mejoras en este sentido:1 Un subsistema (opcional) para generar reportes en forma dinámica, exportando información a Excel.2 Perfiles de emisión: preferencias para emitir en forma ágil y segura con las caracter[isticas de los productos de las Aseguradoras.3 Interfases: esta versi[on dispone de múltiples interfases adaptables para poder importar / exportar informaci[on de asegurados, cobranzas, emisión, items.4 Maestros comerciales: especifica las comisiones vigentes por Cía y sección para agilizar la emisión.

5 Relaciones comerciales: define las combinaciones válidas de asesores que pueden intervenir en las operaciones. Su carga al inicio agiliza la emisión de contratos. Control de acceso: el nuevo sistema de Seguridad de acceso es más poderoso. Permite dar (o no) a cada usuario derechos de acceso a cada función del sistema mediante la creaci[on de “perfiles”de acceso. Seguros on-line: El producto complementario Prodigal WEB permite a las Organizaciones que así lo deseen exponer servicios en Internet para gestionar pedidos de cotización, denuncias u otros trámites entre el Productor y sus productores, aliados de negocios o clientes.

Vuelco de datos. Migración de Prodigal 5.0 a 6.0:

La interfase de vuelco de información entre Prodigal 5 y Prodigal 6 (GX) está totalmente operativa. Solo los siniestros están fuera de la interfaz, porque el nuevo módulo de Siniestros está totalmnte renovado y requiere datos inexistentes en la versión 5.0.

Gestión de liquidación de cuotas a aseguradoras:

Liquidación a aseguradoras : Las principales funciones que involucra este módulo son: Control de pendientes por Cia y Productor (con criterios de “lo cobrado” y “lo vencido” Generación automática de preliquidación de cuotas a liquidar por Cía y Productor Edición de las preliquidaciones Inclusión manual o automática de valores Posibilidad de retención de comisiones Posibilidad de otras retenciones Suspensión del armado de la liquidación y continuar más tarde sin perder el proceso Armado simultáneo de liquidaciones por más de un usuario del sistema Impresión de planilla para control previo (antes de confirmar una liquidación) Impresión de planilla de liquidación efectuadas Generación de archivo de liquidación para presentar en la Cía (con las cuales haya interfase) Impresión de las “Remesas” con el detalle de cada liquidación Consulta de liquidaciones efectuadas Control de caja diario por remesas Reimpresión de liquidaciones Actualización automática de saldos en Cia en las pólizas/endoso afectados. Posibilidad de incluir notas de crédito, pagos a propuestas, recuperos. Importar liquidaciones desde archivos externos (con formatos definibles por el usuario)

Módulo de “Gestión de Liquidacions a Cias”Desde el menú principal de Prodigal se accede a estas funciones:

Descripción de las opciones del Submenu de Liquidaciones:

Totalizar cobranzas pendientes de liquidación: presenta un panel con totales discriminados por Cía, productor y moneda de póliza, de cobranzas realizadas pendientes de liquidación. Aparecen los importes totales de lo “cobrado” y lo “vencido”. Se utiliza para un control rápido de la situación de cobranzas a liquidar sin realizar la liquidación propiamente dicha.

Se presenta un panel que tiene un resumen de saldos cobrados y no liquidados y premios vencidos agrupados por Productor en Cia.

La columna “cobrado” totaliza todas las cobranzas realizadas (“Lotes”ingresados) que aún no han sido liquidadas. Corresponde a lo que se debería liquidar si se utiliza el criterio de rendir solo lo “cobrado”.

La columna “vencido” totaliza los saldos de cuotas vencidas a la fecha de vencimiento solicitada (cobrado o no). Corresponde a lo que se debería liquidarse si existe un convenio con la empresa para liquidar todos los vencimientos.

El botón “Ver cobranzas NO liquidadas” suministra el detalle de cobranzas que constituye la columna “cobrado”.

Generar pre-liquidaciones a Cías: es la función para armar la liquidación. Este proceso presenta un panel donde se indican los criterios para pre-liquidar. Los criterios posibles son:

Liquidar por lo cobrado (Todo lo cobrado) Liquidar por lo cobrado vencido (Lo cobrado vencido a una fecha dada) Liquidar por lo vencido (Todo lo exigible por convenio a una fecha dada)

La pre-liquidación queda grabada sin confirmar y es posible “editarla” manualmente hasta que esté totalmente ajustada a lo que se desee liquidar a la aseguradora. Puede haber varias “pre-liquidaciones” en ajuste en un mismo momento, por distintos usuarios (en tanto no coincida la Cía y Productor en Cía entre ellas).

El panel siguiente presenta los criterios para el armado de la “pre-liquidación”.

A continuación se comentan las distintas opciones de este panel y su significado:

# Caja: El mismo concepto que con las cobranzas. Si varios usuarios realizan manejo económico, entonces es conveniente que cada uno tenga asignada una caja para poder discriminar los valores y efectivo que cada uno administra. Por defecto solo existe la caja 1.

# Centro costo (CCos): Solo válido si su Licencia de uso lo habilita. Su objetivo es administrar contablemente el movimiento económico como si fueran empresas distintas. Esto tiene como fin simplificar la entrega de información al Contador para disponer de “Balances independientes”, es decir permite dividir el movimiento económico con fines de mejor administración, control e impositivos. Se pueden utilizar si en la oficina conviven varios productores (con CUIT distintos) y se desea que el sistema totalice por separado el movimiento económico de cada uno o varios de ellos.

En el panel de liquidación que estamos viendo, indicar el Centro de costo sirve como filtro para el armado de la liquidación: solo se incluyen registros correspondientes a productores de ese Ccos para que las impresiones y asientos que se generan sean independientes.

Cnia / productores a liquidar: para indicar cuál se desea pre-liquidar. Indicar la Cía es obligatorio (fondo rosado indica dato “crítico”), no así el productor.

En el “tab” General se definen los criterios de inclusión de cuotas:

Criterio de liquidación - Modalidad : Determina el criterio por lo “cobrado” (“todo” o “a una fecha de corte”), por lo “vencido” o “en forma manual”. Es un dato obligatorio y determina la política a utilizar en el armado de la pre-liquidación. Si se selecciona la forma manual se crea una preliquidación vacía que el usuario debe completar manualmente, si se selecciona cualquiera de las otros criterios, Prodigal arma la preliquidación en base a las cobranzas realizadas o en base a los vencimientos del plan de pago a la Cnia, según el caso.

Varios de los datos del formulario se habilitan o inhabilitan dependiendo del criterio de liquidación elegido.

Los demás campos de este sub-panel sirven como “condiciones de filtro” para el armado de la pre-liquidación. Es decisión del productor en función de su propia política de trabajo y de la situación puntual de cada liquidación los valores a utilizar.

“Tab” Retenciones: permite definir los criterios de inclusión de retenciones. (Ej: gastos de publicidad autorizados por la Cía.)

Nota: Esta funcionalidad no está todavía habilitada.

Pueden incluirse retenciones en forma manual editando la pre-liquidación. (Ver más adelante “Edición de la pre-liquidación”)

“Tab” Adelantos a la Cía: Sirve para definir si se liquidarán premios aún no cobrados a los asegurados. Los asegurados (en el panel de actualización de sus datos) admiten ser calificados como “Normales”, “Importantes” y “Muy importantes”. La generación de adelantos puede gmentarse según:

La clase del asegurado (Normal, Importante, Muy importante) La cantidad admisible de días de atraso de la deuda. El monto de la deuda.

“Tab” Valores: Establece los criterios para inclusión automática de valores en cartera en la pre-liquidación. Su intención es ahorrar tiempo en la búsqueda de valores, luego la edición manual permitirá confirmar o modificar esta selección previa.

Parámetros de liquidación “reusables”: Permite “guardar” y “reutilizar” los criterios de armado de liquidaciones. Teniendo en cuenta que las opciones de estos paneles son muchas y las formas de trabajo de cada productor varía (incluso varían según la aseguradora a la cual se está liquidando), entonces poder guardar los criterios “habituales” a utilizar es muy útil y disminuye los errores. Esta facilidad permite que usuarios con menos experiencia puedan realizar las liquidaciones.

Crear parámetros reusables: indique todos los datos como si se fuera a ejecutar una pre-liquidación y luego pulse GUARDAR. Podrá indicar una descripción para identificar luego ese conjunto de parámetros.

Reutilizar parámetros de liquidación: Simplemente use la opción SELECCIONAR y podrá elegir entre todos los parámetros de liquidación reusables creados previamente.

En el panel de SELECCION se permite elegir entre los parámetros de liquidación reusables existentes.

Confirmar la generación de la pre-liquidación a la Cia: al confirmar el sistema procede a:

1) Comprobar “colisión”: que no existan liquidaciones en curso de misma Cía y productor. Si se da esa situación no se permite continuar. Solo podrá pre-liquidarse una Cía y productor determinados si se confirma o anula la pre-liquidación hecha anteriormente.

2) Selección y armado de la pre-liquidación : Se seleccionan las cobranzas pendientes de liquidación hasta la fecha indicada o bien todo lo cobrado, dependiendo del criterio de armado de la preliquidación elegido. Si se eligió modalidad “Todo lo vencido hasta la fecha indicada” se incluyen también los saldos pendientes vencidos aún no cobrados a la fecha de corte indicada. Se utilizan los criterios especificados en el “tab”Adelantos del panel de pre-liquidaciones. Se incluyen valores en cartera según los criterios indicados.

Se da prioridad a los Valores Varios marcados como “Transferibles” a la Cia.Luego se intenta incluir cheques.

Se incluyen las retenciones según los criterios automáticos que se indiquen. (Nota: Funcionalidad pendiente) Agrupamiento por Productor: Si se indicó generar liquidación para varios productores, se armará una “pre-liquidación” por cada uno con las cobranzas/cuotas, valores varios y cheques, y retenciones que le correspondan.

Una vez terminado el proceso de pre-liquidación, es posible controlarlas y editarlas hasta conseguir el ajuste a las necesidades operativas. A contonuación se explica como realizar el ajuste manual de las preliquidaciones generadas.

Trabajar con pre-liquidaciones en curso: (en menú principal de Prodigal) permite visualizar las pre-liquidaciones en curso.

Edición de las preliquidaciones para rendir a las aseguradoras:

Seleccionando cada una podrá EDITAR o ELIMINAR las pre-liquidaciones.

Eliminar una pre-liquidación: Si desea puede eliminarla. En ese caso se liberan los valores seleccionados, quedando el sistema en condiciones para iniciar un nuevo proceso de pre-liquidación para la Cia / productor correspondiente.

Edición de una pre-liquidación :

Se puede agregar / corregir / eliminar el detalle de cobranzas, retenciones, cheques y otros valores que conformarán la liquidación definitiva a la Cía de seguros (o al Organizador, si esa fuera la modalidad operativa del Productor).

Referencias:(1) Seleccione la solapa de la información a acceder(2) Puede agregar liquidaciones manualmente (Pagos adelantados a la Cnia) usando este grupo

de controles.(3) Puede modificar un ingreso anterior seleccionando la línea y usando el botón Modificar.

Operaciones: esta solapa muestra las cobranzas / cuotas que se preseleccionaron en función de los criterios originales de armado de la pre-liquidación. Las marcadas (tilde a la izquierda de cada registro) son las que se incluirán en la liquidación. Ud. podrá tildar y destildar libremente. Las columnas “cobrado” y “adelanto” permiten ver discriminado lo realmente cobrado y lo que “sale del bolsillo del productor”, que llamamos “Adelanto” .

Retención comisiones: esta solapa muestra el detalle de retenciones de comisiones que formarán parte de la liquidación. Es posible cargar a las Ctas.Ctes de cada Cia-Productor la retención de comisión que se desee (y que la Cía permita realizar junto con la liquidación de cobranzas). Los importes de retenciones se deducen del total a liquidar. Es posible cargar una retención manualmente por el importe que se desee o utilizar los botones “100% productor”y/o “100 %

Organizador” para calcular el total de comisiones generadas por las cobranzas que se están liquidando1.

Otras retenciones: para ingreso de otros conceptos: reintegro de gastos u otros.

Cheques: para indicar los cheques a incluir en la liquidación. Este sub-panel puede aparecer precargado si se usaron las opciones de inclusión de valores en forma automática al generar la pre-liquidación. Los botones al pie permiten incluir nuevos cheques mediante varias modalidades: Nuevo (manual): utilizar esta opción si el cheque no estaba cargado en la cartera. Nuevo (desde cartera): utilizar si el cheque está en cartera y se lo quiere incluir. Nuevo (lector): si dispone de un lector de cheques y tiene el valor a mano, utilice el lector para incluirlo en la liquidación. Si el cheque no existe en cartera el sistema lo incorpora como nuevo; si ya existe, lo marca como entregado.

1 Todavía Prodigal 6.0 no calcula retenciones por IB y SS. Las opciones 100% estarán transitoriamente inhabilitadas hasta que se complete esta funcionalidad.

Pueden usarse las marcas a la izquierda de cada registro para incluir / excluir los cheques de la liquidación. Dado que los totales al pie de pantalla se van recalculando a medida que hace estos ajustes, puede utilizarlos para llegar a la combinación más conveniente de cheques a incluir dentro de los disponibles.

Otros valores: Similar a la anterior, pero referido a otros valores (no cheques) que puedan ser aceptados por la aseguradora. Los Valores varios (no cheques) marcados en su ingreso como “Transferibles” a la aseguradora serán incluidos, hasta el monto de la remesa, si en el panel de armado de la preliquidación se determinó que se incluyan valores automáticamente.

Observaciones: En este sub-panel puede incluir comentarios sobre la liquidación o remesa. Los mismos quedarán registrados y pueden incluso incluirse en la impresión de la liquidación o remesa para enviar a la aseguradora.

Totales de la liquidación o remesa: a medida que realiza ajustes en la pre-liquidación, los totales al pie van reflejando la última situación de cobranzas / cuotas a incluir, retenciones y valores.

Suspensión de la pre-liquidación: En cualquier momento el usuario puede abandonar la tarea de edición de una pre-liquidación y retomarla cuando desee desde el menú principal “Trabajar con pre-liquidaciones en curso”. Hay que tener en cuenta que hasta que no se confirme o elimine la pre-liquidación, no podrá iniciar nuevos procesos para la misma Cía y productor.

Confirmar la pre-liquidación, completar Caja y generar la liquidación o “remesa” definitiva:Al seleccionar una pre-liquidación en el panel de “Trabajar con pre-liquidaciones pendientes” y accionar el botón “$ LIQUIDAR” se pasa al panel de CAJA. Allí pueden ajustarse los detalles de efectivo, el resto de los conceptos ya estarán prefijados porque vienen de la pre-liquidación.

Al confirmar la generación de las liquidaciones o “remesas”:

Es posible imprimir las “Remesas”. Prodigal genera un archivo PDF que puede imprimirse o enviar por mail. Se imputan las liquidaciones a cada una de las pólizas/endosos, afectando el saldo de cuotas Cia Se graban las retenciones de comisiones en las Ctas.Ctes de las Cias Se graban otras retenciones Se graban los cheques nuevos y actualizan los preexistentes.

Se graban los “Otros valores” incluidos en la liquidación Se limpian las preliquidaciones, ya que no es necesario conservarlas Se graba un asiento “de caja” para ir conformando el “cierre diario de caja”

Generar asientos de Cta.Cte de comisiones por las liquidaciones confirmadas

Continuando con el menú principal de liquidaciones, una vez confirmada una o varias liquidaciones es posible cargar las cuentas corrientes de comisiones de los productores y subproductores correspondientes a las cobranzas liquidadas a las Aseguradoras.

Cuando se selecciona esta función, aparece el siguiente panel que permite decidir el criterio de generación del asiento de comisiones a las cuentas corrientes de los colaboradores (Productores, subproductores, Organizadores):

Mediante la opción “Solo listado de control, no generar asiento” podrá obtener un listado preliminar con el detalle de las comisiones que se imputarían a las cuentas corrientes de los respectivos productores en caso de generar el asiento.

Cómo funciona el proceso de generar el asiento de comisiones?

1. Se seleccionan todas las cobranzas ya liquidadas a Cias, que no han generado asiento de comisiones con anterioridad y que cumplan las condiciones indicadas en el panel previo.

2. Por cada Cobranza se determina Productor, Organizador y subproductores (1 y 2).3. Se generan tantos movimientos al asiento como participantes y tipos de comisiones se

encuentren presentes.

4. Una vez que se dispone de todo el detalle se graba el asiento afectando las cuentas corrientes de todos los productores, organizadores y subproductores que corresponda.

5. Las cobranzas procesadas se marcan para que ya no afecten en los próximos procesos de asientos de comisiones que se realicen.

Consulta del resultado de confirmar la pre-liquidación:

Las acciones que se realizan al confirmar una liquidación pueden confirmarse mediante una serie de consultas que están disponibles en el sistema:

Ver la remesa generada Desde el menú principal del sistema podrá buscar todas las liquidaciones confirmadas:

Al seleccionar esta opción se presenta el panel de trabajar con Remesas o liquidaciones.

Cada linea corresponde a una remesa realizada. El botón “Ver”, permite consultar la composición de la remesa. Los filtros superiores son para buscar por fechas u otros criterios habituales de análisis.

Ver la imputación de las liquidaciones a las correspondientes pólizas. Confirmar los saldos pendientes en la Cia.

En la consulta de cada póliza/endoso es posible ver el detalle de las cuotas y liquidaciones realizadas. La consulta de pólizas/endosos puede realizarse en numerosos lugares del sistema: por consulta de operaciones vigentes, por asegurados-Ver cartera, desde el detalle de la remesa (ver punto anterior). Al ingresar a la consulta de operaciones, el detalle de cuotas y saldos muestra la

siguiente información:

Observe que para analizar el estado de cobranza en la Cia, se seleccionan de una lado “Cuotas Cia”, y del otro “Liquidado”. En la primer parte se ven los vencimientos y saldos pendientes en el plan de cuotas Cia. En la 2da se ven las liquidaciones, con su fecha importe y nro. de remesa. A su vez al pie del panel, el botón “Ver Remesa” permite ver el detalle completo de la remesa de cada una de las imputaciones.

Ver los valores en cartera: para conocer el estado de un valor en cartera se dispone de un acceso a “Cartera de

Valores”

Al ingresar a este punto pueden consultarse y buscarse valores ingresados (y eventualmente ya entregados como parte de una liquidación) y conocer sus datos, como se ve en el panel siguiente:

La zona superior del panel permite establecer distintos filtros para ubicar cheques. El dato de “observación” en cada cheque (ingresado durante la carga del valor), debería tener el dato del asegurado o quien nos lo haya dado, para luego poder ubicarlo si es necesario.

Control de comisiones devengadas:

Prodigal 6.0 incorpora un mecanismo de control de las comisiones devengadas para que el productor pueda cotejar razonablemente lo acordado con cada aseguradora en forma de % de comisión sobre prima o premio al inicio del contrato, con lo efectivamente pagado a la finalizacion del mismo.

Nota: Este proceso de control solo tiene sentido práctico si las cobranzas se incorporan a Prodigal utilizando archivos externos que tengan el detalle de comisiones devengadas por la Cia para la cuenta corriente de los productores.

El panel de control de comisiones:

Muestra todas las operaciones que presenten diferencias mayores a las deseadas, permtiiendo un

análisis de los casos problemáticos. Es posible exportar a Excel para luego generar un infrome de diferencias para reclamar a las Aseguradoras.