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ESTATUTO ORGÁNICO POR PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA METRO DE QUITO

CAPITULO 1

DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Art. 1 OBJETIVO. - El presente Estatuto tiene como objetivo promover el desarrollo institucional de conformidad a los retos que tiene la entidad, para lo cual se requiere contar con una estructura dinámica, adaptable y sustentada en la gestión por procesos, que responda a la situación actual del Subsistema de transporte Metro de Quito; optimice procesos y aproveche eficientemente los recursos; viabilice el trabajo en equipo; y, potencie su talento humano. Art. 2 FILOSOFÍA DE LA GESTIÓN POR PROCESOS. - Las actividades que se ejecutan en la EPMMQ, forman parte de un proceso que se rige por un ciclo de mejora continua, que busca incrementar las capacidades institucionales, mediante el logro de metas, que debe ser evaluado permanentemente y orientado al cumplimiento de la misión institucional. Art. 3 MOTIVOS. - Mediante la Gestión por procesos se busca alcanzar lo siguiente:

Establecer con claridad y precisión los productos y los clientes de la Empresa.

Señalar los procesos necesarios para generar los productos institucionales.

Evitar duplicidad de actividades y tareas a través del diseño y aplicación de procesos

integrales.

Lograr una mayor productividad a través de la optimización de los recursos y de mejora

continua de los procesos.

Mantener una estructura de carácter flexible que evite el crecimiento desordenado de

la empresa y que esté acorde con el dinamismo de la administración por procesos.

Art. 4 METODOLOGÍA. - El presente Estatuto ha sido elaborado tomando como base la estructura organizacional por procesos, de acuerdo a los siguientes pasos:

Se determinaron los productos asociados a clientes externos e internos

Sobre la base de productos se definieron los procesos.

Se establecieron y delimitaron atribuciones y responsabilidades, del alcance de cada

proceso.

Se definieron las actividades principales de cada proceso; y,

Por su diferente forma de contribuir en la empresa, se establecieron tres clases de

procesos:

PROCESOS GOBERNANTES. - Denominados también como estratégicos o direccionales, son aquellos que proporcionan directrices, políticas, planes estratégicos, reglamentos, manuales, instructivos, presupuestos para la dirección y control de la institución. PROCESOS SUSTANTIVOS. - Denominados también de Valor Agregado. Son aquellos que realizan las actividades esenciales para proveer los productos o servicios que tienen que

ver con la razón de ser de la institución, se enfocan en cumplir la misión, visión y objetivos estratégicos de la Institución. PROCESOS ADJETIVOS. - Denominados como de sustento, de soporte, se clasifican en Habilitantes de Asesoría y Habilitantes de Apoyo, son aquellos que proporcionan productos o servicios a los procesos gobernantes, sustantivos y para sí mismos. Art. 5 CONCEPTOS. - Para efectos del presente Estatuto, se establecerán los siguientes conceptos:

Administración por proceso. - Es un conjunto de actividades sistemáticas realizadas en

una organización, a fin de optimizar los recursos humanos, físicos y financieros de

acuerdo a leyes, normas y procedimientos.

Cadena de valor. - Es un esquema que permite describir el desarrollo de todas las

actividades de una institución para generar valor al ciudadano, beneficiario o usuario en

cumplimiento de su misión.

Producto. - bienes o servicios que genera la empresa.

Cliente. - Persona natural o jurídica que utiliza o recibe el producto/servicio del proceso;

puede ser externo o interno.

Proceso. - Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que

llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo.

Art. 6 SIGLAS. - Para efectos del presente Estatuto, se definen las siguientes siglas:

EPMMQ. – Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito

DMQ. – Distrito Metropolitano de Quito

PLMQ. – Primera Línea del Metro de Quito

CAPITULO 2

Art. 7 DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA POR PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DEL METRO QUITO Art. 7.1 MISIÓN. - La Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito tiene como misión el desarrollar, implementar y administrar el subsistema Metro de Quito, en el marco de las políticas y normas expedidas por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Art. 7.2 VISIÓN. - En el 2020 seremos una empresa pública responsable del transporte de pasajeros, que presta un servicio con calidad y calidez, con un talento humano competente y comprometido, y con una sólida cultura institucional, para contribuir a la calidad de vida de la ciudadanía. Art. 7.3 ESTRUCTURA. - Los procesos de la EPMMQ se encuentran estructurados de la siguiente manera:

PROCESOS GOBERNANTES:

Direccionamiento estratégico y gestión estratégica para el desarrollo del Subsistema de transporte Metro de Quito.

a. Directorio

b. Gerencia General

PROCESOS SUSTANTIVOS:

a. Gerencia de Infraestructura

b. Gerencia de Equipos e Instalaciones

c. Gerencia de Responsabilidad Social y Ambiental

PROCESOS ADJETIVOS:

HABILITANTES DE ASESORIA

a. Coordinación Interinstitucional

b. Gerencia Jurídica

c. Dirección de Planificación y Gestión de la Información

d. Auditoría Interna

e. Dirección de Comunicación Social

f. Secretaría General

HABILITANTES DE APOYO

a. Gerencia Administrativa Financiera

b. Dirección de Financiamiento

Art. 7.4 MAPA DE PROCESOS. -

Art. 7.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA POR PROCESOS. -

Art. 7.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA. -

Art. 8 PUESTOS DIRECTIVOS. - Los niveles directivos de la Empresa son:

• Gerente General,

• Gerentes de Procesos,

• Coordinadores Interinstitucionales; y,

• Directores de Procesos.

Art. 9 ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPTIVA. -

PROCESOS GOBERNANTES DIRECTORIO 1. OBJETIVO Orientar la gestión de la Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito de conformidad con las atribuciones establecidas en la Ley Orgánica de Empresas Públicas, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, las Ordenanzas Metropolitanas constantes en el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito y las demás normas jurídicas aplicables. 2. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

Establecer las políticas y metas de la Empresa, en concordancia con las políticas nacionales, regionales, provinciales o locales formuladas por los órganos competentes y evaluar su cumplimiento;

Determinar las políticas generales y las metas de la empresa pública metropolitana, en concordancia con las políticas emanadas del Concejo Metropolitano y los demás órganos competentes del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, y evaluar su cumplimiento;

Aprobar las políticas aplicables a los planes estratégicos, objetivos de gestión, presupuesto anual, estructura organizacional y responsabilidad social corporativa;

Aprobar el Presupuesto General de la Empresa y evaluar su ejecución; Aprobar el Plan Estratégico de la empresa, elaborado y presentado por la Gerencia

General, y evaluar su ejecución; Aprobar y modificar el Orgánico Funcional de la Empresa sobre la base del proyecto

presentado por el Gerente General; Aprobar y modificar el Reglamento de Funcionamiento del Directorio; Dictar los reglamentos, resoluciones y normas que garanticen el

funcionamiento técnico y administrativo y el cumplimiento de los objetivos de la empresa pública metropolitana;

Autorizar la contratación de los créditos o líneas de crédito, así como las inversiones que se consideren necesarias para el cumplimiento de los fines y objetivos empresariales, cuyo monto será definido en el Reglamento General de esta Ley con sujeción a las disposiciones de la Ley y la normativa interna de cada empresa. Las contrataciones de crédito, líneas de crédito o inversiones inferiores a dicho monto serán autorizadas directamente por el Gerente General de la Empresa;

Conocer y resolver sobre el Informe Anual del Gerente General, así como los Estados Financieros de la empresa pública cortados al 31 de diciembre de cada año;

Nombrar al Gerente General, de una terna propuesta por la Presidenta o Presidente del Directorio, y sustituirlo;

Las demás que le asigne la Ley, Ordenanzas, reglamentos y la reglamentación interna de la empresa.

3. RESPONSABLE Presidente (a) Directorio.

GERENCIA GENERAL 1. OBJETIVO

Planificar, dirigir y evaluar las actividades del negocio y la administración interna de la Empresa, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

Ejercer la representación legal de la EPMMQ. Delegar o representar a la Empresa en los

directorios y otros organismos de que fuera miembro.

Cumplir y hacer cumplir la ley, el estatuto y las resoluciones del Directorio.

Presentar al Presidente del Directorio el proyecto de agenda para las sesiones

respectivas.

Proponer, para aprobación del Directorio, las políticas, planes, programas o proyectos

para el cumplimiento de los fines y actividades de la Empresa.

Administrar la estrategia de la empresa que contempla el planificar, disponer, ejecutar

y controlar las actividades inherentes al cumplimiento de la misma.

Presentar al Directorio la proforma del presupuesto de inversiones y de gastos

administrativos.

Adoptar las decisiones que considere necesarias en relación con los informes que le

presenten los comités, comisiones, gerencias de procesos o las demás unidades

administrativas de la entidad y otras que considere indispensables.

Suscribir contratos o convenios relativos a la operación y administración de la Empresa

y del Proyecto.

Nombrar o contratar y remover o destituir al personal, funcionarios, servidores y

trabajadores de la Empresa, de conformidad al ordenamiento jurídico aplicable.

Disponer la ejecución de estrategias que permitan el cumplimiento de metas

propuestas.

Evaluar los resultados obtenidos y presentar los informes pertinentes ante el Directorio.

Proponer, para aprobación del Directorio, los proyectos de reforma al estatuto y

reglamentos internos de la Institución.

Delegar funciones a otras áreas administrativas en función de la normativa vigente.

Las demás atribuciones y deberes que determinen la Normativa vigente.

3. RESPONSABLE

Gerente (a) General.

PROCESOS SUSTANTIVOS

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA

1. OBJETIVO Coordinar, supervisar y monitorear los contratos de los procesos de construcción, fiscalización, gerencia de proyecto; así como el posterior mantenimiento de la infraestructura y desarrollo de nuevas líneas de metro; a fin de otorgar un servicio de transporte en metro, de calidad. 2. PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos

2. Administración de contratos

3. Atención de requerimiento técnico a clientes externos

4. Datos georeferenciados del subsistema del Metro de Quito

3. CLIENTES

a. Autoridades institucionales de la EPMMQ b. Municipio del DMQ c. Ciudadanía d. Personal de la EPMMQ

4. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Coordinar las relaciones interinstitucionales con los diferentes actores que se relacionan con la construcción de obra.

• Participar con criterios técnicos en las reuniones de obra. • Asegurar el cumplimiento de especificaciones técnicas y exigencias de

organismos multilaterales de crédito en la ejecución de los contratos. • Representar oficialmente con el punto de vista técnico de la empresa ante

terceros. • Emitir los informes técnicos favorables de conformidad con la Regulación

Metropolitana. • Intervenir en el proceso de decisiones para aprobaciones de cambios de obra. • Gestionar la proyección de las futuras líneas del metro. • Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de

Infraestructura. • Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES: 5.1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos

1. Detectar necesidades técnicas en las zonas de intervención de la PLMQ. 2. Socializar en reuniones de trabajo las necesidades detectadas con entidades

involucradas.

3. Recopilar información técnica. 4. Elaborar alternativas de solución: memorias técnicas, informes, planos, mediciones. 5. Solicitar y realizar el seguimiento de los procesos de aprobación en las Entidades

correspondientes.

5.2. Administración de contratos 5.2.1. Precontractual

1. Elaborar términos de referencia

2. Elaborar informe de presupuesto referencial

3. Elaborar solicitud de autorización de inicio de proceso al Gerente General

4. Elaborar solicitud de emisión de certificación presupuestaria y PAC

5. Analizar técnicamente las ofertas

6. Evaluar y calificar ofertas

7. Emitir recomendación de contratación

8. Elaborar memorando dirigido al proceso jurídico para ejecución contractual

9. Elaborar solicitud de pago de anticipo (de ser el caso)

5.2.2. Contractual (Seguimiento y Control de Contratos) 1. Revisar y analizar la documentación técnica (contratos, memorias, informes, planos,

mediciones)

2. Analizar el marco legal de la Contratación Pública para ejercer la función de

Administrador

3. Revisar y analizar los productos y realizar inspecciones de campo

4. Emitir observaciones a los productos y remitir a los contratistas para los ajustes

respectivos

5. Revisar y verificar informe con los ajustes realizados

6. Emitir informes de aprobación de productos u obras nuevas en la PLMQ

7. Elaborar actas de recepción parcial o definitiva de productos y/u obras

8. Emitir oficio de visto bueno y solicitar planilla

9. Aprobar planillas

10. Elaborar solicitud de pago

5.3. Atención de requerimiento técnico a clientes externos

1. Analizar requerimiento. 2. Realizar inspección y análisis del proceso de intervención. 3. Solicitar a GMQ solución técnica. 4. Elaborar informes técnicos para trabajos varios y/o nuevas construcciones en el área de

influencia de la PLMQ.

5.4. Datos georeferenciados del subsistema del Metro de Quito

1. Analizar la información recibida de diseño o planos “As Built”. 2. Realizar la georreferenciación de la información. 3. Enviar para el registro en el Programa Metro Gis.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA

La estructura organizacional del Proceso Sustantivo o de Valor Agregado de Infraestructura es abierta, constituida por un equipo de trabajo multidisciplinario. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE

Gerente (a) de Infraestructura.

GERENCIA DE EQUIPOS E INSTALACIONES

1. OBJETIVO Administrar, supervisar, controlar y evaluar los procesos y actividades que comprenden la ejecución de los Sistemas Electromecánico, Telecomunicaciones, Material Rodante, Automatización y Control que forman parte de la Fase 2 de la PLMQ, que garanticen en una etapa posterior, una correcta operación del sistema bajo los criterios de calidad, seguridad, mantenibilidad, confiabilidad y disponibilidad. 2. PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos 2. Administración de contratos

3. CLIENTES

a. Autoridades institucionales de la EPMMQ. b. Municipio del DMQ c. Ciudadanía d. Personal de la EPMMQ


• Asesorar al administrador de los contratos de ejecución de obra y fiscalización en lo relacionado con la adquisición e instalación de los sistemas de equipamiento e instalaciones.

• Administrar el contrato de fabricación y suministro de material rodante de la PLMQ; así como el contrato de supervisión a la fabricación de material rodante de la PLMQ.

• Informar sobre el avance de obra, consultoría y estudios que se encuentren bajo responsabilidad de este proceso, mediante informes técnicos.

• Coordinar, dirigir y supervisar los equipos técnicos encargados de revisar los diseños técnicos de los equipos, instalaciones y material rodante de la PLMQ.

• Coordinar las relaciones interinstitucionales para apoyo de los estudios relacionados con el Proceso de Equipos e Instalaciones.

• Organizar talleres de trabajo con otras instituciones para diálogo y socialización de los procesos de equipos e instalaciones de la PLMQ.

• Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de Equipos e Instalaciones.

• Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General. 5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos


involucradas.

3. Recopilar información técnica. 4. Elaborar alternativas de solución: memorias técnicas, informes, planos, mediciones. 5. Solicitar y realizar el seguimiento de los procesos de aprobación en las Entidades

correspondientes.

5.2. Administración de contratos 5.2.1. Precontractual










5.2.2. Contractual (Seguimiento y Control de Contratos) 1. Revisar y analizar la documentación técnica (contratos, memorias, informes, planos,

mediciones)


Administrador

3. Aprobar conjuntamente con GMQ la documentación técnica. 4. Supervisar la recepción del equipamiento electromecánico, telecomunicaciones,

material rodante, automatización y control. 5. Supervisar la instalación del equipamiento electromecánico, telecomunicaciones,

material rodante, automatización y control. 6. Supervisar la puesta en servicio del equipamiento y componentes que forman parte de

los Sistemas Electromecánico, telecomunicaciones, material rodante, automatización y control de la Fase 2 de la Primera Línea del Metro de Quito.


respectivos


9. Emitir informes de aprobación de productos u obras nuevas en la PLMQ

10. Elaborar actas de recepción parcial o definitiva de productos

11. Emitir oficio de visto bueno y solicitar planilla

12. Aprobar planillas

13. Elaborar solicitud de pago

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA DE EQUIPOS E INSTALACIONES La estructura organizacional del Proceso Sustantivo o de Valor Agregado de Equipos e Instalaciones es abierta, constituida por un equipo de trabajo multidisciplinario. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE

Gerente (a) de Equipos e Instalaciones.

GERENCIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL

1. OBJETIVO Garantizar la conservación de los entornos ambientales y patrimoniales relacionados con la ejecución de la PLMQ. Implementar programas de responsabilidad social en el área de influencia de la PLMQ; y, controlar los riesgos de salud ocupacional y seguridad industrial inherentes a la EPMMQ y la PLMQ. 2. PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos 2. Administración de contratos 3. Gestión ambiental 4. Gestión patrimonial 5. Gestión social 6. Gestión de seguridad industrial 7. Gestión de salud ocupacional

3. CLIENTES

a. Autoridades Institucionales de la EPMMQ b. Organismos Nacionales de Control c. Organismos Multilaterales d. Comunidad del área de Influencia Directa e. Personal de la EPMMQ


• Liderar los procesos de planificación de la Gestión Ambiental y Patrimonial; Gestión Social; y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Responsabilidad Social.

• Asegurar el efectivo cumplimiento de los planes de manejo ambiental, patrimonial, social y de seguridad y salud ocupacional a cargo de la empresa, los contratistas y subcontratistas relacionados con el desarrollo de la PLMQ.

• Coordinar las relaciones interinstitucionales en materias ambiental, patrimonial, social, de seguridad, salud ocupacional y responsabilidad social.

• Asesorar a las autoridades de la Institución en asuntos ambientales, de seguridad, prevención de riesgos laborales y responsabilidad social.

• Atender a la comunidad del área de influencia directa, mantenerla informada y bajar los niveles de complejidad para la intervención necesaria para la ejecución del proyecto.

• Participar, con criterio técnico en los procesos de contratación, e incorporar el marco estructural y regulatorio para la correcta prestación de los servicios, en materias de su competencia.

• Asegurar la disponibilidad de la información de carácter ambiental, patrimonial, social y de seguridad y salud ocupacional, para fines de la formulación de planes y programas específicos.

• Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de Responsabilidad Social.

• Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. DIRECCIONES Para el cumplimiento de la misión de los Procesos se han definido las siguientes direcciones: 5.1. DIRECCIÓN AMBIENTAL 5.1.1 OBJETIVO

Garantizar el manejo ambiental en las diversas actividades que se ejecutan en el proyecto de la PLMQ y su posterior explotación.

5.1.2 PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos 2. Administración de contratos 3. Gestión ambiental

5.1.3 ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1.3.1 Coordinación interinstitucional de temas técnicos


involucradas. 3. Recopilar información técnica. 4. Elaborar alternativas de solución. 5. Solicitar y realizar el seguimiento de los procesos de aprobación en las Entidades

correspondientes.

5.1.3.2. Administración de contratos 5.1.3.2.1. Precontractual










5.1.3.2.2. Contractual (Seguimiento y Control de Contratos) 1. Revisar y analizar la documentación técnica


Administrador



respectivos


6. Emitir informes de aprobación de productos


8. Emitir informe de satisfacción

9. Elaborar orden de pago

5.1.3.3. Gestión ambiental

1. Establecer y difundir mecanismos que permitan identificar el cumplimiento de planes de manejo ambiental y legislación en el desarrollo de la obra.

2. Realizar mediciones y supervisión in situ. 3. Definir alertas y rutas críticas 4. Elaborar informes técnicos de cumplimiento 5. Realizar acciones para la obtención de los permisos y licencias ambientales. 6. Elaborar memorias técnicas para organismos multilaterales. 7. Definir guías y estrategias de gestión ambiental para el desarrollo de las actividades de

la EPMMQ. 8. Incorporar las medidas preventivas, de mitigación y control ambiental en los proyectos

que desarrolle la EPMMQ.

5.2. DIRECCIÓN SOCIAL Y PATRIMONIAL 5.2.1 OBJETIVO

Velar por el manejo de las relaciones comunitarias en torno al proyecto y garantizar el manejo arqueológico y patrimonial en las diversas actividades del Proyecto de la PLMQ.

5.2.2 PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos 2. Administración de contratos 3. Gestión Social 4. Gestión Patrimonial

5.2.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.2.3.1 Coordinación interinstitucional de temas técnicos

1. Detectar necesidades técnicas en las zonas de intervención de la PLMQ.

2. Socializar en reuniones de trabajo las necesidades detectadas con entidades

involucradas.

3. Recopilar información técnica.

4. Elaborar alternativas de solución.

5. Solicitar y realizar el seguimiento de los procesos de aprobación en las Entidades

correspondientes.

5.2.3.2. Administración de contratos

5.2.3.2.1. Precontractual 1. Elaborar términos de referencia











Administrador



respectivos






5.2.3.3 Gestión social y patrimonial

1. Diseñar e implementar el plan de relacionamiento con actores Sociales e Institucionales 2. Coordinar el proceso de participación social en el desarrollo de la obra en cuanto al

impacto social y patrimonial. 3. Realizar los procesos de socialización del proyecto, en el área de influencia directa. 4. Realizar planes y programas para apoyo a la comunidad, en el área de influencia directa. 5. Incorporar y cuantificar las medidas de prevención, mitigación y compensación social. 6. Monitorear las condiciones de los bienes culturales y patrimoniales de la ciudad de

Quito que pudieran ser afectadas por la construcción del Metro de Quito. 7. Definir procedimientos técnicos de las acciones correctivas 8. Coordinar acciones con los organismos relacionados, como el Instituto Metropolitano

de Patrimonio del DMQ y el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural. 9. Realizar el seguimiento a la ejecución de los planes.

5.3. DIRECCIÓN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL 5.3.1 OBJETIVO

Velar por la salud y seguridad del personal operativo, tanto de la EPMMQ, como de los contratistas y subcontratistas, que participen en el Proyecto, la incorporación de medidas de prevención de riesgos y respuesta a emergencias.

5.3.2 PRODUCTOS

1. Coordinación interinstitucional de temas técnicos

2. Administración de contratos

3. Gestión de Seguridad Industrial 4. Gestión de Salud Ocupacional

5.3.3 ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.3.3.1 Coordinación interinstitucional de temas técnicos


involucradas.

3. Recopilar información técnica.

4. Elaborar alternativas de solución. 5. Solicitar y realizar el seguimiento de los procesos de aprobación en las Entidades

correspondientes.

5.3.3.2. Administración de contratos 5.3.3.2.1. Precontractual












Administrador



respectivos






5.3.3.3. Gestión de seguridad industrial y salud ocupacional

1. Elaborar, proponer, desarrollar y supervisar programas de bienestar social del personal de la empresa.

2. Monitorear las condiciones de salud de los trabajadores del EPMMQ en relación a su desempeño laboral.

3. Supervisar los planes de Seguridad y Salud de las empresas constructoras del Metro de Quito y sus subcontratistas y proponer acciones correctivas.

4. Elaborar, ejecutar y supervisar los planes de Seguridad e higiene del trabajo para el personal de la EPMMQ.

5. Identificar los riesgos laborales, mediante la tipificación y valoración de los peligros asociados a la construcción del Metro de Quito.

6. Conformar y coordinar el funcionamiento del Comité de Seguridad e Higiene de Trabajo de la empresa.

7. Supervisar los planes de Seguridad y Salud de las empresas constructoras del Metro de Quito.

8. Analizar los riesgos laborales y proponer acciones correctivas. 9. Realizar el monitoreo y seguimiento para la obtención de las estadísticas de incidentes

y accidentes en la obra. 10. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados a la construcción del Metro de Quito.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL La estructura organizacional del Proceso Sustantivo o de Valor Agregado de Responsabilidad Social está constituida por tres (3) direcciones: Dirección Ambiental, Dirección Social y Patrimonial y Dirección de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLES

Gerente de Responsabilidad Social y Ambiental. Director (a) Ambiental Director (a) Social y Patrimonial Director (a) Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.

PROCESOS ADJETIVOS

HABILITANTES DE ASESORIA COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

1. OBJETIVO

Apoyar a la Gerencia General de la Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito en diferentes temas que tengan relación con el desarrollo del Subsistema Metro de Quito. 2. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Coordinar las actividades entre la Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito y el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y las empresas metropolitanas, en los diferentes ámbitos y especialidades requeridas para el desarrollo del Subsistema Metro de Quito.

• Coordinar la consecución y contratación del financiamiento requerido por el proyecto Primera Línea del Metro de Quito y apoyar en la gestión de los créditos durante la construcción y posterior operación, para facilitar la auditoría y liquidación respectiva.

• Coordinar el relacionamiento interinstitucional y corporativo, a fin de lograr la interacción con los distintos actores sociales del proyecto Primera Línea del Metro de Quito.

3. RESPONSABLES Coordinadores (as) Interinstitucionales

GERENCIA JURÍDICA

1. OBJETIVO Proporcionar asesoría de carácter legal a las instancias administrativas que lo requieran en materia de derecho administrativo público, económico, laboral, procesal, brindando seguridad jurídica y emitiendo dictámenes internos sobre la legalidad de actos, políticas, contratos, reglamentos, manuales y resoluciones que se generan en la institución; así como ejercer el patrocinio judicial y solución de controversias de la misma. 2. PRODUCTOS

1. Contratos, convenios, acuerdos, resoluciones, normas y/o reglamentos apegados a las disposiciones legales vigentes.

2. Informes legales de: consultas, de los procesos administrativos y judiciales, de cumplimiento de contratos de Construcción, Fiscalización y Gerencia de Proyecto entre otros, de convenios y/o acuerdos, de reglamentos, normas, instructivos, procesos y procedimientos internos.

3. Demandas, contestación de demandas y demás escritos de carácter procesal. 4. Patrocinio legal y/o jurídico de la Empresa. 5. Solución de controversias.

3. CLIENTES

a. Gerente General de la EPMMQ. b. Gerentes y Directores de procesos. c. Proveedores del Estado. d. Personas afectadas por las expropiaciones. e. Representantes de los consorcios de los contratos de Construcción, Fiscalización,

Gerencia de Proyecto. f. Municipio del DMQ. g. Organismos Multilaterales. h. Cámara de Comercio Internacional.

4. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES: Son competencias y atribuciones de la Gerencia Jurídica, como responsable de la Gestión de Asesoría Legal y Jurídica las siguientes:

Brindar asesoría y soporte jurídico al Gerente General y, a todas las áreas de la Empresa en los diferentes procesos y subprocesos que maneja.

Emitir criterios jurídicos, dentro del ámbito de su competencia.

Absolver consultas jurídicas, solicitadas por los diferentes órganos de la Empresa.

Asumir el patrocinio y la defensa jurídica, e intervenir en nombre y representación de la Empresa en todo proceso administrativo y/o judicial ante instituciones públicas o privadas en las diferentes materias tales como: civil, mercantil, penal, laboral, administrativo, entre otras. De ser necesario, con el acompañamiento de firmas jurídicas nacionales o extranjeras especializadas.

Interponer toda clase de acciones o recursos judiciales y/o administrativos que sean necesarios para la defensa de los intereses de la Empresa.

Dar trámite y resolver conforme a derecho el o los reclamos presentados por cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera.

Elaborar y/o formular los convenios, contratos, concesiones, autorizaciones o permisos que se celebren y en general todo acto o contrato a suscribirse con personas naturales o jurídicas públicas o privadas que asumen compromisos y obligaciones con la Empresa.

Elaborar las Resoluciones Administrativas para la firma de la Gerencia General o su delegado.

Elaborar las minutas de declaraciones juramentadas, poderes, donaciones, transferencia de dominio, compensación por reparación ambiental o cualquier otro documento necesario para la normal ejecución de actividades de la EPMMQ.

Revisar toda la normativa interna (reglamentos, normas y/o instructivos) que permitan el normal desempeño de la Empresa.

Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso Jurídico.

Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Contratos, convenios, acuerdos, resoluciones, normas y/o reglamentos apegados a las disposiciones legales vigentes.

1. Revisar, analizar y dar seguimiento a los Contratos de Obra, Fiscalización y Gerencia de Proyecto, en lo referentes a asuntos jurídicos.

2. Estudiar y analizar la normativa vigente para elaborar Resoluciones Administrativas. 3. Determinar las facultades de la EPMMQ para la elaboración de convenios, acuerdos,

normas y/o reglamentos. 4. Asesorar, analizar y dar soporte legal en la suscripción de Contratos de Obra,

Fiscalización y Gerencia de Obra para la construcción y ejecución de los proyectos a cargo de la Empresa.

5. Elaborar las Resoluciones y pliegos para los procesos de contratación solicitados por cada Gerencia o Dirección requeridos.

6. Revisar los contratos laborales requeridos por la Unidad de Talento Humano. 7. Elaborar los contratos que se deriven de las adjudicaciones de los procesos de

contratación que maneja la Empresa. 8. Resolver y dar trámite conforme a derecho al o los reclamos presentados por cualquier

persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera; respecto de los procesos de contratación que maneja la Empresa.

5.2. Informes legales de: consultas, de los procesos administrativos y judiciales, de cumplimiento de contratos de Construcción, Fiscalización y Gerencia de Proyecto entre otros, de convenios y/o acuerdos, de reglamentos, normas, instructivos, procesos y procedimientos internos.

1. Estudiar y absolver las consultas jurídicas respecto del o de los Contratos de Obra, Fiscalización y Gerencia de Proyecto, formuladas por el Gerente, Gerencias y Direcciones de la EPMMQ; Contratistas, Fiscalizadores y Gerencia de Proyecto.

2. Asistir a las reuniones con Contratistas, Fiscalizadores y/o Gerencia de Proyecto. 3. Absolver las consultas y dar soporte legal a la Unidad de Talento Humano en todos los

requerimientos que surjan de las relaciones laborales.

4. Elaborar informes jurídicos respecto de las consultas o inquietudes que surjan de las relaciones laborales.

5.3. Demandas, contestación de demandas y demás escritos de carácter procesal.

1. Asesorar jurídicamente al Gerente General respecto de las controversias derivadas del incumplimiento de los Contratos de Obra, Fiscalización y Gerencia de Proyecto. De ser necesario, con el acompañamiento de firmas jurídicas nacionales o extranjeras especializadas.

2. Plantear alternativas jurídicas ante los posibles contingentes que se generen con Contratistas y Fiscalizadores respecto de los Contratos de Obra, Fiscalización y Gerencia de Obra.

5.4. Patrocinio Legal y/o Jurídico de la Empresa

1. Representar legalmente a la Empresa en las causas y procesos administrativos, judiciales y constitucionales en las que la EPMMQ sea parte.

2. Realizar el control y dar seguimiento a las causas y procesos administrativos, judiciales y constitucionales de la Empresa.

3. Coordinar con los abogados externos de la Empresa, el patrocinio de las diferentes causas en las que interviene y que se tramitan a nivel nacional.

4. Representar legalmente a la EPMMQ, en los procesos y métodos alternativos de solución de conflictos en los que intervenga.

5. Las demás que le sean asignadas por las regulaciones y normativa interna de la Empresa.

5.5. Solución de Controversias

1. Coordinar con los abogados externos de la Empresa las estrategias más favorables para la EPMMQ en las diferentes controversias que se pueden generar en el transcurso de la construcción de obras de la PLMQ.

2. Revisar los memoriales de presentación, contestación o impugnación que elaboren los abogados externos de la Empresa en las controversias planteadas ante el Comité de Resolución de Controversias, sea como accionante o accionado.

3. Preparar los informes requeridos para el Pago de honorarios de los Miembros de la Comisión de Resolución de Controversias.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA JURIDICA La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Asesoría Jurídica es abierta, constituida con un equipo de trabajo. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE

Gerente (a) Jurídico.

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN

1. OBJETIVO Diseñar, organizar, dirigir y monitorear la formulación de la planificación estratégica y operativa; así como, la coordinación de los planes, programas, proyectos de inversión y planes de mejora continua y cultura organizacional. Mantener operativa y actualizada la infraestructura tecnológica, y los sistemas informáticos en la Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito. 2. PRODUCTOS

1. Gestión de planificación estratégica 2. Gestión de procesos 3. Administración de procesos de tecnología de la información 4. Gestión de la información georeferenciada

3. CLIENTES

a. Autoridades institucionales de la EPMMQ b. Personal de la institución c. SENPLADES d. Secretaría General de Planificación del Municipio de Quito


• Asegurar la ejecución de los procesos de formulación, aprobación y socialización de la Planificación Estratégica Institucional.

• Dirigir la formulación del Plan Operativo Anual, facilitando lineamientos y asesoría a cada unidad administrativa de la institución.

• Dar seguimiento al cumplimiento del Plan Operativo Anual de las gerencias y direcciones dela EPMMQ.

• Asegurar la gestión por procesos y actualización de manuales, instructivos y procedimientos institucionales.

• Gestionar los pedidos de generación de información institucional y georeferenciada, realizados por clientes internos y externos, conforme a la normativa legal vigente.

• Gestionar los sistemas de información, infraestructura tecnológica y helpdesk. • Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de

Planificación y Gestión de Información. • Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Gestión de planificación estratégica

1. Diseñar y elaborar el plan estratégico institucional. 2. Realizar informes de seguimiento. 3. Elaborar Informe de gestión anual.

4. Diseñar y elaborar el plan operativo anual (POA). 5. Definir las metodologías y herramientas organizacionales.

5.2. Gestión de Procesos

1. Elaborar y desarrollar el manual de procesos (mapa de procesos, cadena de valor e indicadores de gestión).

2. Elaborar manuales de procedimientos. 3. Estructurar y/o actualizar el estatuto orgánico.

5.3. Administración de procesos de tecnología de la información

1. Elaborar y/o actualizar el plan estratégico de la tecnología de la información. 2. Implementar y dar seguimiento al plan de seguridad de la información. 3. Implementar y dar seguimiento al plan de contingencia tecnológica. 4. Administrar la plataforma tecnológica. 5. Administrar procesos contractuales referentes a tecnología. 6. Desarrollar e implementar soluciones tecnológicas. 7. Atender y apoyar a los usuarios en soluciones tecnológicas a través de la mesa ayuda.

5.4. Gestión de la información georeferenciada

1. Desarrollar e implementar normas y estándares para la gestión de información técnica georeferenciada.

2. Diseñar, desarrollar e implementar el sistema de información georeferenciada del Metro de Quito (MetroGis).

3. Elaborar informes y reportes del sistema de información georeferenciada.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Asesoría de Planificación y Gestión de información es abierta, constituida por un equipo de trabajo multidisciplinario. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE

Director (a) de Planificación y Gestión de Información.

AUDITORÍA INTERNA 1. OBJETIVO Verificar el cumplimiento de normas, políticas, emanadas por las autoridades, principalmente en lo relacionado a normativa de control interno. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General de la Empresa sobre el sistema de control interno y su aplicación. 2. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Elaborar el Plan Anual de Control y vigilar su cumplimiento.

• Emitir informes que contengan comentarios, conclusiones y recomendaciones de las

acciones de control, y realizar el correspondiente seguimiento de recomendaciones

para verificar su cumplimiento.

• Formular y proponer al Directorio las estrategias y acciones a seguir por la Empresa, en

aspectos relacionados con el control interno, para un correcto manejo de los recursos

financieros, administrativos, técnicos e informáticos de la misma.

• Informar al Directorio y a la Gerencia General sobre los resultados de la auditoría y/o

exámenes especiales; así como del cumplimiento de las disposiciones legales y

administrativas.

• Mantener actualizado el archivo de la normativa aplicable a la Empresa.

• Preparar y mantener actualizado el Manual de Auditoría Interno, que norme el

funcionamiento de la unidad.

• Realizar exámenes especiales y auditorías solicitadas por el Directorio y/o la Gerencia

General de la Empresa.

3. RESPONSABLE Auditor (a) Interno.

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1. OBJETIVO Comunicar, difundir y promover el trabajo de la empresa y la ejecución del proyecto, en procura de lograr el empoderamiento y pertenencia del Metro de Quito en la comunidad y usuarios, a través de una comunicación efectiva y del posicionamiento institucional. 2. PRODUCTOS

1. Comunicación masiva 2. Comunicación interna 3. Relaciones públicas 4. Publicidad de la EPMMQ 5. Manejo de redes sociales

3. CLIENTES

a. Autoridades institucionales de la EPMMQ b. Secretario de Comunicación del Municipio del DMQ c. Medios de comunicación d. Ciudadanía e. Personal de la empresa


• Planificar y coordinar la implementación de las estrategias de comunicación y difusión de la empresa para el posicionamiento de la imagen institucional.

• Definir las estrategias generales de comunicación según los distintos grupos de interés o público objetivo (internos, externos), en coordinación con las instancias pertinentes.

• Asesorar a las autoridades de la Institución en el manejo de su relación con los medios de comunicación.

• Asesorar y coordinar el protocolo de relaciones públicas para eventos internos y externos de la Empresa.

• Asesorar que la información institucional de carácter oficial sea actualizada y publicada en la página web e intranet, de conformidad a lo que establece la normativa vigente.

• Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de Comunicación Social.

• Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General y la Secretaria de Comunicación del Municipio.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Comunicación masiva

1. Analizar información relevante para los medios.

2. Coordinar el monitoreo diario de publicaciones periodísticas con la firma contratada para el efecto.

3. Estructurar la información para los medios masivos (boletines de prensa o gestionar entrevistas).

4. Coordinar la difusión de la información con los medios.

5.2. Comunicación interna

1. Administrar la página de intranet institucional. 2. Coordinar con los diferentes procesos para recabar información. 3. Actualizar la información de intranet.

5.3. Relaciones públicas

1. Desarrollar la estrategia de comunicación externa. 2. Coordinar la elaboración del manual de crisis con la firma contratada para el efecto. 3. Coordinar el mapeo de actores con la consultora.

5.4. Publicidad de la EPMMQ

1. Administrar el contrato de publicidad con la Agencia Creativa. 2. Coordinar el desarrollo de las diferentes campañas publicitarias de la EPMMQ. 3. Elaboración y manejo de branding de la EPMMQ. 4. Coordinar el pautaje de la publicidad en los medios masivos de comunicación.

5.5. Manejo de redes sociales

1. Elaborar el contenido de la información a ser publicada en redes sociales. 2. Coordinar la publicación con la consultora administradora de redes.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMUNICACIÓN SOCIAL La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Asesoría de Comunicación Social es abierta, constituida con un equipo de trabajo. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE Director (a) de Comunicación Social.

SECRETARIA GENERAL

1. OBJETIVO Administrar el sistema de gestión documental integral de la Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito (EPMMQ), a fin de contar con archivos físicos y digitales, que contengan documentación e información, procesada veraz y oportuna utilizando metodología y procedimientos técnicos y automatizados, observando la legislación y normas vigentes en el país. 2. PRODUCTOS

1. Administración del sistema de gestión documental. 2. Administración de archivos y bases de datos. 3. Asistencia técnica y actuación en las sesiones del Directorio, Comités, Comisiones y

Juntas de la Entidad.

3. CLIENTES

a. Directorio de la EPMMQ. b. Gerente General. c. Personal de la EPMMQ. d. Clientes externos.


• Administrar la documentación oficial en trámite y el archivo general institucional que incluye archivo activo, pasivo, histórico y sectorial.

• Convocar por disposición del Gerente General, comités, comisiones y juntas de la Institución, elaborar el orden del día, ejercer la secretaría y efectuar seguimiento.

• Actuar como Prosecretaria o Prosecretario del Directorio de la Institución. • . • Certificar y dar fe de los actos y documentación institucional. • Codificar la normativa expedida por la institución. • Elaborar el plan operativo anual de la Secretaría General. Elaborar y vigilar el

cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) del Proceso de Secretaría General. • Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Administración del sistema de gestión documental

1. Registrar, calificar, registrar y elaborar hoja de ruta. 2. Construir expedientes. 3. Despachar información con disposiciones de Gerencia General a procesos internos y

clientes externos. 4. Formular y elaborar documentos para la firma de autoridades. 5. Generar bases de datos estructuradas y técnicas de archivos digitales. 6. Generar un sistema de archivos físicos de la documentación en trámite. 7. Realizar el control y seguimiento de la documentación en trámite.

8. Concluir y validar el archivo de la documentación que ha finalizado su trámite. 9. Definir reglamentos de gestión documental. 10. Atender a clientes internos y externos.

5.2. Administración de archivos y bases de datos

1. Conformar técnicamente el archivo general, sus subdivisiones y archivos sectoriales. 2. Validar y completar archivos físicos y digitales a ser conservados en el archivo general. 3. Depurar, descartar, archivar, custodiar y conservar la documentación de la institución. 4. Custodiar y conservar técnicamente la documentación. 5. Preparar documentación para su certificación. 6. Atender a clientes internos y externos.

5.3. Asistencia técnica y Actuación en las Sesiones del Directorio, Comités, Comisiones y Juntas de la Entidad.

1. Organizar las sesiones de comités, comisiones, juntas y directorio de la entidad. 2. Elaborar oficios, memorandos, actas, resoluciones y realizar la transcripción de las

grabaciones de las sesiones. 3. Llevar el archivo físico y digital por sesión.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA SECRETARÍA GENERAL La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Asesoría de Secretaría General es abierta, constituida con un equipo de trabajo. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE Secretario (a) General.

HABILITANTES DE APOYO GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA

1. OBJETIVO Desarrollar los procesos a través de los cuales la empresa puede contar con el personal idóneo, con recursos físicos y financieros, servicios e información financiera. 2. PRODUCTOS

1. Planificación Anual del Talento Humano 2. Clasificación, descripción y valoración de puestos 3. Reclutamiento, selección, contratación e Inducción 4. Capacitación 5. Evaluación del desempeño 6. Administración de remuneraciones e ingresos complementarios 7. Administración de personal y del régimen disciplinario 8. Cultura y clima organizacional 9. Presupuesto 10. Contabilidad 11. Tesorería 12. Administración de contratos de servicios administrativos 13. Gestión de activos e inventarios 14. Atención al cliente interno 15. Administración del plan anual de adquisiciones

3. CLIENTES

a. Miembros del Directorio de la EPMMQ. b. Gerente General de la EPMMQ. c. Proveedores de la EPMMQ. d. Ministerio de Finanzas e. Contraloría General del Estado f. Administración General y Dirección Metropolitana Financiera del DMQ g. Secretaría de Planificación del DMQ h. Personal de la EPMMQ


• Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades Administrativas, Financieras y de Talento Humano, aplicando las políticas y procedimientos definidos por la EPMMQ y los entes de control.

• Asegurar la ejecución de los procesos de gestión del talento humano, gestión administrativa y gestión financiera de la empresa.

• Entregar con oportunidad la información financiera, administrativa y del talento humano requerida por el Directorio, la Gerencia y entes de control.

• Adoptar medidas necesarias para el mejoramiento de los sistemas de gestión financiera, administrativa y del talento humano.

• Asesorar a la máxima autoridad o titular de la EPMMQ para la adopción de decisiones en materia financiera, del talento humano y administrativa.

• Asegurar actualización de manuales, instructivos y procedimientos institucionales del área.

• Asesorar en el proceso de Adquisiciones bajo políticas del BID y/o del Banco Mundial • Asesorar en la aplicación del contrato de construcción de la Fase 2 de la Primera Línea

del Metro de Quito

• Elaborar y vigilar el cumplimiento del plan operativo anual (POA) del Proceso de Financiero Administrativo.

• Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General. 5. SUBPROCESOS FINANCIERO ADMINISTRATIVO Para el cumplimiento de la misión de los Procesos de Apoyo se han identificado los siguientes subprocesos:

1. Gestión del Talento Humano 2. Gestión Financiera 3. Gestión Administrativa

5.1. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 5.1.1. OBJETIVO Administrar el sistema integrado de desarrollo del talento humano y las remuneraciones e ingresos complementarios del servicio público, bajo los lineamientos, políticas, regulaciones, normas e instrumentos pertinentes. (RLOSEP Art. 117)

5.1.2. PRODUCTOS

1. Planificación Anual del Talento Humano 2. Clasificación, descripción y valoración de puestos 3. Reclutamiento, selección, contratación e Inducción 4. Capacitación 5. Evaluación del desempeño 6. Administración de remuneraciones e ingresos complementarios 7. Administración de personal y del régimen disciplinario 8. Cultura y clima organizacional

5.1.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1.3.1. Planificación Anual del Talento Humano

1. Definir los lineamientos en que se fundamentará la planificación 2. Identificar puestos a crearse 3. Definir la cantidad de personal necesaria 4. Establecer los tipos de contratación 5. Elaborar el plan 6. Preparar presupuesto de remuneraciones del personal

5.1.3.2. Clasificación, descripción y valoración de puestos

1. Analizar y describir cada puesto 2. Valorar los Puestos 3. Clasificar puestos 4. Estructurar Puestos 5. Definir escala salarial 6. Definir y actualizar estructura orgánica

5.1.3.3. Reclutamiento, selección, contratación e Inducción

1. Reclutar aspirantes 2. Seleccionar aspirantes que mejor cumplen el perfil 3. Contratar al personal seleccionado 4. Realizar inducción

5.1.3.4. Capacitación

1. Detectar necesidades de capacitación 2. Elabora Plan Anual de Capacitación 3. Ejecutar Plan de capacitación 4. Evaluar cumplimiento del Plan

5.1.3.5. Evaluación del desempeño

1. Establecer los indicadores de evaluación 2. Preparar formularios por puesto 3. Presentar informe de resultados

5.1.3.6. Administración de remuneraciones e ingresos complementarios

1. Ejecutar Rol de pagos 2. Elaborar Liquidaciones de personal 3. Calcular Viáticos y subsistencias

5.1.3.7. Administración de personal y del régimen disciplinario

1. Elaborar y aplicar el Reglamento Interno de Administración del Talento Humano –RIATH-

2. Preparar informe de Control de asistencia del personal 3. Preparar y controlar Plan anual de vacaciones 4. Elaborar la Base de datos del personal 5. Gestionar póliza de vida de los funcionarios de la empresa 6. Mantener expedientes de los funcionarios activos y pasivos

5.1.3.8. Cultura y clima organizacional

1. Elaborar y aplicar Código de Ética 2. Administrar Clima Laboral

5.2. GESTIÓN FINANCIERA

5.2.1. OBJETIVO

Administrar técnica y normativamente los recursos financieros de la institución y proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones; administrar los recursos provenientes de fuentes de financiamiento tanto locales como internacionales. 5.2.2. PRODUCTOS

1. Presupuesto 2. Contabilidad 3. Tesorería

5.2.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.2.3.1. Presupuesto

1. Planificar la elaboración de la proforma presupuestaria anual 2. Elaborar la proforma presupuestaria anual 3. Evaluar la ejecución presupuestaria 4. Liquidar el presupuesto anual 5. Preparar las reformas presupuestarias requeridas de acuerdo a las necesidades de la

empresa 6. Preparar y actualizar normativa de control interno de presupuestos 7. Preparar informes y reportes para las diferentes instancias de control 8. Preparar y actualizar normativa interna relacionada con este subproceso

5.2.3.2. Contabilidad

1. Realizar el control previo de la documentación relacionada con los pagos de la EPMMQ. 2. Realizar el registro contable de las transacciones 3. Cumplir con las obligaciones tributarias 4. Realizar el cuadre del registro contable con presupuesto, tesorería y bienes 5. Elaborar los Estados Financieros de la Empresa. 6. Llevar adelante el proceso precontractual de contratación de auditoría externa a los

estados financieros 7. Entregar información y sustentar procesos ante auditores externos e internos 8. Preparar y actualizar normativa de control interno de contabilidad

5.2.3.3. Tesorería

1. Planificar, controlar y ejecutar el flujo de caja 2. Hacer el seguimiento a los recursos financieros que son transferidos desde el Municipio

del DMQ y otros financistas 3. Administrar el proceso de pago a proveedores 4. Gestionar los saldos financieros y administrar las cuentas de fondos de la empresa 5. Custodiar y controlar las garantías que la empresa recibe por procesos contractuales. 6. Preparar y actualizar normativa de control interno de tesorería

5.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

5.3.1. OBJETIVO

Gestionar la entrega oportuna y eficiente de los recursos físicos y bienes requeridos para el normal funcionamiento de la empresa, y garantizar la debida custodia y administración de los bienes de la empresa. 5.3.2. PRODUCTOS

1. Administración de contratos de servicios administrativos 2. Gestión de Activos e Inventarios 3. Atención al cliente interno 4. Administración del plan anual de adquisiciones

5.3.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.3.3.1. Administración de contratos de servicios administrativos

1. Contratar bienes y servicios a través de subasta inversa 2. Contratar bienes y servicios por ínfima cuantía 3. Contratar bienes y servicios por catálogo electrónico 4. Preparar los habilitantes del proceso de pago de todos las contrataciones y servicios

básicos

5.3.3.2. Gestión de activos e inventarios

1. Recibir, registrar y controlar los bienes de la empresa 2. Realizar toma física de Inventarios 3. Planificar y ejecutar mantenimiento preventivo de bienes 4. Gestionar el proceso de aseguramiento de bienes y reclamos

5.3.3.3. Atención al cliente interno

1. Atender las solicitudes de requisición de servicios y/o bienes 2. Administrar el servicio de vehículos 3. Proveer de suministros de oficina 4. Proveer de recursos físicos 5. Proveer servicios varios

5.4.3.4. Administración del plan anual de adquisiciones

1. Levantar las necesidades de contratación de la empresa 2. Establecer los tipos de contratación conjuntamente con las áreas requirentes 3. Elaborar el plan anual de adquisiciones (PAC) 4. Controlar la ejecución del PAC 5. Preparar las reformas al PAC requeridas de acuerdo a las necesidades de la empresa 6. Apoyar en el proceso precontractual a todas las áreas de la empresa

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA

La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Apoyo Financiero Administrativo es abierta, constituida por un equipo de trabajo multidisciplinario. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE Gerente (a) Financiero Administrativo.

DIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTO

1. OBJETIVO Asesorar en la consecución y contratación del financiamiento requerido por el proyecto y gestionar los créditos durante la ejecución del proyecto, para posteriormente facilitar la auditoria y liquidación respectiva. 2. PRODUCTOS

1. Recursos financieros 2. Seguimiento para el cumplimiento de requisitos multilaterales 3. Informes técnicos

3. CLIENTES

a. Autoridades institucionales b. Municipio del MDQ c. Multilaterales d. Ministerio de Finanzas e. Procesos de la EPMMQ


• Coordinar las relaciones interinstitucionales con los diferentes actores del proceso de financiamiento del proyecto.

• Coordinar los procesos requeridos por las entidades financistas durante la ejecución del proyecto.

• Participar en las reuniones de trabajo con los actores del proyecto. • Asegurar el cumplimiento de compromisos multilaterales. • Remitir información oficial pertinente a los diferentes actores. • Coordinar con los diferentes actores el fondeo de recursos al Municipio. • Cumplir el Reglamento Operativo para el manejo de los recursos del proyecto. • Elaborar y vigilar el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) del Proceso de

Financiamiento. • Las demás atribuciones y responsabilidades que le asigne la Gerencia General.

5. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5.1. Recursos financieros

1. Coordinar técnicamente con el Ministerio de Finanzas las directrices macro para el proceso de financiamiento.

2. Coordinar con las misiones de Multilaterales la evaluación del proyecto. 3. Coordinar reuniones de trabajo con la Administración General del Municipio. 4. Realizar el seguimiento a los acuerdos definidos con las misiones de Multilaterales. 5. Coordinar los Fideicomisos en los que la Empresa sea constituyente y/o beneficiaria. 6. Coordinar la consecución del crédito con el Ministerio de Finanzas, Multilaterales y el

Municipio.

7. Realizar el seguimiento de compromisos previos con los Multilaterales. 8. Realizar requerimientos de desembolsos con el Municipio y Ministerio de Finanzas. 9. Realizar el seguimiento y coordinación para los desembolsos. 10. Solicitar transferencias de recursos al Municipio. 11. Apoyar en el procedimiento para el pago de planillas de los contratos con el Municipio. 12. Justificar los desembolsos y requerimiento de nuevos desembolsos. 13. Realizar la conciliación de cuentas. 14. Realizar informes de flujo de caja. 15. Elaborar los estados de cuenta del proyecto.

5.2. Seguimiento para el cumplimiento de requisitos multilaterales

1. Coordinar con los procesos internos de la Empresa, Municipio y Ministerio de Finanzas el cumplimiento de compromisos.

2. Realizar el seguimiento de la matriz de riesgos.

5.3. Informes Técnicos

1. Analizar base legal y contractual. 2. Coordinar con la fiscalización y la Gerencia Técnica del Proyecto la elaboración de los

informes para multilaterales. 3. Coordinar y elaborar un informe trimestral de avance del proyecto para los

Multilaterales.

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTO La estructura organizacional del Proceso Adjetivo Habilitante de Apoyo de Financiamiento es abierta, constituida con un equipo de trabajo. Su nivel de reporte es a la Gerencia General. 7. RESPONSABLE Director (a) de Financiamiento.

DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA. -DEROGATORIAS. - Se deroga expresamente el Reglamento Orgánico Funcional aprobado por el Directorio de la Empresa Pública Metropolitana de Quito el 14 de junio de 2013. SEGUNDA. - REFORMATORIAS. -

2.1 REFORMAS AL REGLAMENTO INTERNO DE DIRECTORIO DE LA EMPRESA PÚBLICA

METROPOLITANA METRO DE QUITO

2.1.1 Sustitúyase el articulo 11 Capítulo III DE LA SECRETARÍA GENERAL Y

PROSECRETARÍA GENERAL DEL DIRECTORIO, por el siguiente:

Art. 11.- DE LA SECRETARIA O SECRETARIO GENERAL DEL DIRECTORIO Y DE LA

PROSECRETARIA O PROSECRETARIO GENERAL DEL DIRECTORIO: La Secretaria o

Secretario General del Directorio será la o el Gerente General, y la Prosecretaria o

Prosecretario General del Directorio será el Secretario General de la Empresa Pública

Metropolitana Metro de Quito.

TERCERA. - FINAL. - Las disposiciones del presente Estatuto Orgánico por Procesos

entrarán en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte del Directorio de la

Empresa Pública Metropolitana Metro de Quito.

estatuto orgánico por procesos de la ... - metro de · pdf fileestatuto orgánico...

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