estados financieros, ejercicios y herramientas...

Estados financieros, ejercicios yherramientas auxiliaresAutor: Efraín Ortiz

1

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

http://www.mailxmail.com


Presentación del curso

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlookprincipalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.

El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayordifusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de unaorganización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejorcapacitado para un trabajo como contable.

En este quinto y último curso aprenderemos sobre los Estados financieros,ejercicios y herramientas auxiliares. Estudiaremos el Balance General, el Estadode Resultados o Pérdidas y Ganancias, el ejercicio de una empresa de servicios,el ejercicio de una empresa comercial, el Kárdex y métodos de valoración deinventarios y los índices financieros.

2




1. El Balance General o Estado de Situación

Balance General

El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que ledeben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios osocios a una fecha determinada, es como una fotografía de la situación del negocioy está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo yPatrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre losgrupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio.

Básicamente existen dos formas de presentar un Balance General:

En orden de liquidezEn orden de solidez

En orden de liquidez

Es la forma más usual de presentación de un Balance, según esta modalidad se debepresentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse enefectivo más rápidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se haconsiderado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son:

Activo corrienteActivo fijoOtros Activos

Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirseen dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año, comoCaja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En elcaso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar larespectiva Provisión de Cuentas Incobrables.

Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de características más sólidas yque sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no estándestinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehículos, Maquinaria y Equipo,Muebles y Enseres, Equipos de Computación, Edificios, Terrenos, etc. Con excepciónde la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles están sujetos a depreciacióny esta cuenta debe reflejarse en el Balance.

Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en lasdos primeras categorías como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado,depósitos en garantía, etc. Algunos de estos activos están sujetos a amortización,de ser así se debe registrar este valor restando a los activos mencionados.

En orden de solidez

Esta forma de presentación se utiliza en algunos países europeos y consiste enpresentar primeros lo más sólido como es el activo fijo y luego lo más líquido quees el activo corriente.

A continuación vamos a observar la sección del Activo con sus tres segmentosprincipales:

3




En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suelepresentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos:

Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo

Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en unplazo no mayor a un año, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar aproveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar,provisiones sociales, impuestos por pagar, etc.

Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de unplazo superior a un año como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas porpagar a largo plazo.

También se tiene que incluir en esta sección, lo correspondiente al Patrimonio, queson los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es ladiferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir elCapital, las reservas y el resultado del ejercicio, éste último valor es el vínculo queexiste entre el Balance General y el Estado de resultados o pérdidas y ganancias.

A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:

4




A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:

Los valores de esta sección están antecedidos del signo (-), esto es para indicar queson de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio también suman $ 38.683,98, conlo que se concluye que este balance está cuadrado. Al pie de este documento sedebe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la delContador general con el número de su licencia.

5




2. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

Estado de Resultados

Este estado financiero también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias,demuestra las causas que generaron la utilidad o pérdida obtenida durante unejercicio contable o período determinado. En este estado se detalla todos losingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, así como tambiéningresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta deactivos fijos.

Rentas

Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados quesignifican utilidades para las empresas en cada período contable, en cuantoincrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de lasentidades.

De acuerdo al principio contable de REALIZACIÓN, todo ingreso, renta o utilidad,debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización.

Las rentas se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio oventa de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, también provienende operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividadescomplementarias de diversa índole al giro empresarial.[1]

Gastos

Se conceptúan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticiosrealizados por las entidades en cada ejercicio o período contable, que generalmente,significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a lasrentas, original pérdida o déficit en el período o ejercicio contable de su registro.

Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminución delactivo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen créditos por pagarque incrementan el pasivo empresarial.

De acuerdo con el principio contable de “reconocimiento inmediato”, los gastosdeben ser contabilizados con cargo al período en el que fueron pagados o dieronlugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelación.

Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para larealización de las actividades típicas de las entidades.[2]

A continuación vamos a observar el estado de Pérdidas y Ganancias, en primertérmino el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemosque se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se reflejatambién en el balance general como parte del patrimonio.

Los valores de la sección de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estascuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igualque en el balance general también se deben registrar al pie de este estadofinanciero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contadorgeneral con el número de su licencia.

6




7




[1] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General. Pág. 476

[2] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General, Pág. 471

8




3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2)

En este capítulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que seencarga de prestar servicios turísticos, la empresa se llama “Fragata Tours Cía.Ltda.” y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitiosmás atractivos del país. A través de las transacciones propuestas, vamos a conocercomo se desarrollan sus operaciones.

Transacciones

Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes “Fragata Tours Cía. Ltda.” con un capital de $80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno.

Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el BancoPichincha y se deposita $ 70.000,00, según papeleta 203591, Comprobante deingreso 001.

Junio 3.- Se paga una garantía de $ 3.000,00 a Juan Valdéz, propietario de un localcomercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001,además se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razón de $ 1.500,00más iva cada mes, según egreso 002, cheque 002, liquidación de compras 01.

Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., según factura102548, por el valor de $ 8.500,00 más iva, se paga el 50% con cheque 003, comp.Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 días con el 16% deinterés.

Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razón de $ 400,00 más iva por computadoren Computrón, según factura 682451, se paga de contado con cheque 004,comprobante de egreso 004.

Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso005.

Junio 9.- Se vende 7 paquetes turísticos a la empresa CERSA por $ 800,oo más ivacada paquete, nos descuenta la retención en la fuente, se cobra de contado, dineroque se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001.

Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudación del día anterior, segúnpapeleta de depósito 524126.

Junio 11.- Se paga al Hotel Barceló Colón Miramar $ 2.000,00 en calidad deanticipo y reservación para el personal de CERSA que viajará a la playa de Salinas,comprobante de egreso 006, cheque 006.

Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte deQuito a Salinas con el personal de CERSA, según factura 25481, no graba iva, sepaga con cheque 007, egreso 007.

Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas:

Santiago Jácome (Gerente) $650,00, cheque 008, egreso 008

Rita Varela (Secretaria) $150,00, cheque 009, egreso 009

9




Jenny Samaniego (Contadora) $250,00, cheque 010, egreso 010

Freddy Muñoz (Mensajero) $120,00, cheque 011, egreso 011

Pedro Soto (Vendedor) $180,00, cheque 012, egreso 012

Se pide:

-Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en lastransacciones que corresponda.

Desarrollo del ejercicio

Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de lasiguiente manera:

Como podemos ver cada transacción tiene su asiento correspondiente, se haincluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislación vigente, se debe

1 0




aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues ésta, enocasiones varía ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplosiempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en ladescripción el cheque, esto facilitará posteriormente la conciliación bancaria.

Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos elporcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, anosotros también nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 estánincluidos todos los anticipos entregados al personal, el criterio contable también esválido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica mástrabajo.

En el siguiente capítulo vamos a incluir más transacciones para concluir el mes dejunio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos.

1 1




4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2)

En este capítulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio:

Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastospequeños, con cheque 013, egreso 013, este fondo está bajo la custodia y manejode la Srta. Rita Varela.

Junio 17.- Se vende 10 paquetes turísticos a la Cía. Invesplan, a razón de $ 900,00más iva cada paquete, según factura 002, se concede crédito sin documento de 15días, nos envían la retención en la fuente.

Junio 18.- Se compra suministros y útiles de oficina en PACO, según factura 26584,por $ 850,00 más iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos laretención respectiva.

Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaña para alquilar a turistas, en equiposCotopaxi, por el valor de $ 5200,00 más iva, según factura 6582, realizamos laretención en la fuente, nos conceden 10 días de crédito con letra de cambio 2684.

Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barceló Colón Miramar, por $2.800,00 más iva, realizamos la retención respectiva, descontamos el anticipoentregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015.

Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8turistas extranjeros por $ 160,00, según egreso 016, cheque 016.

Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaña a los 8 turistas extranjeros a razónde $ 50,00 más iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso003, factura 03.

Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudación del día anterior,papeleta de depósito 692.

Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, elvalor de $ 30,00, según factura 2485, realizamos la retención respectiva, pagamoscon cheque 017, egreso 017.

Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaña, adquiridos a EquiposCotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018.

Junio 30.- La compañía Invesplan nos cancela el valor de los paquetes turísticosfacturados en junio 17, recibe caja, según ingreso 004. Además se realiza y se pagael rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos:

Santiago Jácome (Gerente) $1.300,00, cheque 019, egreso 019

Rita Varela (Secretaria) $300,00, cheque 020, egreso 020

Jenny Samaniego (Contadora) $500,00, cheque 021, egreso 021

Freddy Muñoz (Mensajero) $240,00, cheque 022, egreso 022

Pedro Soto (Vendedor) $360,00, cheque 023, egreso 023

Se pide:

1 2




Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de losanticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances

En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma:

Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024que corresponden a la contabilización del rol de pagos y las provisiones de juniorespectivamente.

El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, lacontabilización. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se

1 3




conservan las columnas para cuando llegue el momento, agregar esos cálculos; lacolumna préstamos quirografarios va en blanco en razón de que los empleados aúnno han solicitado este tipo de préstamos, en la columna de anticipos y préstamos sedescuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun-2009).

En el cuadro de provisiones, no se realiza el cálculo de los fondos de reserva, enrazón de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, losempleados deben estar por lo menos un año en la empresa, es a partir del segundoaño, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columnapara realizar el cálculo cuando llegue el momento.

Para la contabilización del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamoscuentas de pasivo a excepción de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es unacuenta de activo. En cuanto a la contabilización de las provisiones debitamos lascuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al finaldel cuadro.

1 4




A continuación vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado,arriendos que se pagó en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6meses, además vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridosen el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:

Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguientecuadro:

A los valores de adquisición de los activos, aplicamos los porcentajes dedepreciación: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computación,estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y

1 5




éstos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciacióndiaria, por último estas cuotas multiplicamos por los días transcurridos desde quese adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes.

Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.

1 6




1 7




1 8




5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2)

En el presente capítulo, realizaremos un ejercicio práctico de una empresacomercial, con transacciones del mes de julio de 2009.

Transacciones

1.- La empresa “DTK” dedicada a la compra venta de mercaderías, posee comoinventario inicial 90 unidades del artículo “Q”, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $18.000,00 en el Banco Pichincha.

2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, según factura No. 30de Comercial Mery, cheque No. 01.

3.- Efectúa una venta de 35 unidades al contado, según factura No. 01 a $ 110,00cada una.

4.- Vende 20 unidades a crédito, según factura No. 02 a $ 120,00 cada una.

5.- De la venta anterior, según factura No. 02, devuelven 10 unidades.

6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, según factura No.45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02.

7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades

8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a$ 130,00 cada una.

9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, segúncomprobante de depósito No. 543.

Se requiere:

Libro diarioLibro mayor

Desarrollo del ejercicio

1 9




Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestrade la siguiente manera:

2 0




2 1




6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2)

En este capítulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables:

· Balance de Comprobación

· Balance General

· Estado de Resultados

· Kardex de mercaderías con el método Promedio ponderado

Como podemos ver en el Balance de Comprobación que antecede, todas las cuentasque han intervenido en los asientos y están previamente mayorizadas, aparecen conlas sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir únicamentecuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa nonecesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en losejercicios de capítulos anteriores.

En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto enel activo como en el pasivo y son las siguientes:

CAJA GENERAL 1.672,50

BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4 14.571,00

CAJA, BANCOS 16.243,50

RETENCIONES EN LA FUENTE 127,50

IVA EN COMPRAS 1.434,00

IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.561,50

RETENCIONES EN LA FUENTE 1% 139,00

IVA EN VENTAS 1.386,00

OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS 1.525,00

2 2




Para mejorar la presentación del balance también se a omitido los códigos de losgrupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran loscódigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en lasiguiente imagen:

A continuación presentamos el Balance General:

2 3




2 4




El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:

2 5




2 6




Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue también registrada en elBalance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. Enalgunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas dela siguiente manera:

VENTAS 11.550,00

(-) COSTO DE VENTAS 10.553,02

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 996,98

A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cadacontador puede realizar la presentación de este estado de la forma que consideremas apropiada para un mejor análisis. De la forma que se presente, la utilidad opérdida no va a cambiar.

Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías, se trata de unatarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos delos artículos que vende la empresa, estos son nombre del artículo, método devaloración, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc.,máximo y mínimo.

2 7




En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades,valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total yexistencias con cantidades, valor unitario y valor total.

La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo “Q” delpresente ejercicio.

Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamentecon la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que aparece en el Balance General, lascompras de las fechas 2 y 6 están de acuerdo a los asientos contablescorrespondientes, al igual que la devolución en compras de la fecha 7. Todos losmovimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo deVentas, y acreditando Inventario de Mercaderías, a excepción de la fecha 5, donde elasiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas.

Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DEMERCADERÍAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con lossaldos del mayor. En este caso únicamente tenemos el artículo “Q”, peronormalmente en las empresas tienen varios artículos para la venta y como sabemospara cada artículo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma detodas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DEMERCADERÍAS en el libro mayor.

En el próximo capítulo vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamosa establecer comparaciones entre cada uno de ellos.

2 8




7. Kardex y métodos de valoración de inventarios( 1 / 2 )

Kardex

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control dela mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con esteregistro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer lasexistencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

Métodos de valoración de inventarios

Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son lossiguientes:

Método Promedio PonderadoMétodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros enSalirMétodo U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en SalirMétodo Último precio decompra

Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar estos 4métodos.

Método Promedio Ponderado

El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto suaplicación es más sencilla, vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocercomo se debe aplicar este método:

Fila 8

Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8.

Fila 9

Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, estonos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamoslas cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado loponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éstevalor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en

2 9




la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.

Fila 10

En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último costopromedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que seencuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar elsaldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 paraactualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, paraconocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15.

Fila 11

Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en lacelda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto dacomo resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $106,15.

Fila 12

En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas,registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registrade esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de ladevolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12,registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, tambiénequivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos lafórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven dacomo resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.

Fila 13

Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que dacomo resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemosen J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116, 92.

Fila 14

En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de$ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades lasregistramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos lasexistencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, enK14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que divididopara 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.

Fila 15

Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10,obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos elcosto promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.

3 0




costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.

Como hemos observado este sistema permite obtener permanentementecantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52.

Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de las primeras mercaderías en entrar, son los primeroscostos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismasoperaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformadola tarjeta kardex, utilizando el método P.E.P.S.

Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones esigual aplicando cualquier método, es decir que no existe variación, esto quiere decirque las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método devaloración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totalescomo lo vamos a demostrar a continuación.

Fila 26

Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 27

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, detal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferiorgruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 28

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100,pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como lasde 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es ladiferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que enel caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29

3 1




conforman la actual existencia del artículo “Q”.

Fila 30

En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidadde las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y40 de a 120.

Fila 32

Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 queregistramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestrasexistencias son 45 de a 100 y 40 de a 120.

Fila 34

En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existenciastenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.

Fila 37

En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, queponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devoluciónregistramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestrasexistencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130.

Fila 40 y 41

En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos eltotal de inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este métodose elevó el valor del inventario.

En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos paravalorar los inventarios.

3 2




8. Kardex y métodos de valoración de inventarios( 2 / 2 )

Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeroscostos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismasoperaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede pararealizar el registro en la tarjeta kardex.

Fila 52

Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 53

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, detal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferiorgruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 54

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120,porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método, debenser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidadesde a 100 y 5 de a 120.

Fila 56 y 57

En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son lasúltimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00.

Fila 58

Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades, registramos

3 3




a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nosqueda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución, aun costo de 100, nos da 8.500.

Fila 59

Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, enexistencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.

Fila 61

En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo delas unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estosdatos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nosqueda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130.

Fila 63

Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente enexistencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este método observamos que el valor delinventario bajó.

A continuación vamos a ver el último método.

Método último precio de compra

Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de laúltima compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el ladoderecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que seregistre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.

El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedioponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra,venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otrosmétodos, este conserva el precio de la última compra. Como podemos ver en la fila76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existenciasteníamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el últimoprecio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de$ 15.600,00.

En nuestra Contabilidad tenemos registrado:

3 4




En julio 1, el inventario inicial por $ 9.000,00

En julio 2, la compra por un total de $ 4.800,00

Total 13.800,00

En el kardex en cambio tenemos un total de 15.600,00

Tenemos una diferencia que debemos ajustar por 1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asientoque debemos registrar es el siguiente:

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual aldel kardex $ 15.600,00 en esta fecha.

Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el preciounitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este método es mas utilizadoen épocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados losprecios de sus inventarios.

Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios,obtenida con los 4 métodos:

1. Método Último precio de compra $ 11.700,00

2. Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir 11.350,00

3. Método Promedio Ponderado 10.396,98

4. Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir 9.150,00

Según los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el método deúltimo precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedioponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S.

Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, entiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el métodoúltimo precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarioscon los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el métodoP.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el métodopromedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefierenaplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios.

Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex deContabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en losejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar losregistros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran porseguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los preciosde las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración seestá aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos

3 5




está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículosen los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para lasentradas como para las salidas.

3 6




9. ÍNdices financieros

Para realizar un mejor análisis de la situación de las empresas, los expertoscontables han determinado algunos índices que se obtienen estableciendocomparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances,esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indicatambién probabilidades y tendencias. Los índices financieros constituyen la formamás común del análisis financiero.

Indicadores o Índices de Liquidez a Corto Plazo

Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a cortoplazo (menores a un año) y para atender con normalidad sus operaciones. Sirvenpara establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar suspasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes. [1]

En base a los balances de la empresa “OPQ” que se muestran a continuación, vamosa determinar los principales índices.

3 7




&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

3 8




Para el análisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales:

1.- Índice de Solvencia

Sirve para medir las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar susdeudas también de corto plazo, también se le denomina relación corriente.

3 9




El índice Standard puede ubicarse entre 1,5 y 2,5.

2.- Índice de Liquidez

También sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo, para cubrirlas deudas de similar período, pero en esta fórmula, se resta los inventarios.

El Standard de este índice puede ubicarse entre 0.5 y 1.0

3.- Índice de Liquidez Inmediata o Prueba Ácida

Este índice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad, frente a susobligaciones corrientes, se considera un índice más rígido para medir la liquidez dela empresa, igual que en el caso anterior, el Standard se ubica entre 0.5 y 1.0. Paracalcular este índice existen dos fórmulas que se presentan a continuación.

4.- Índice de Inventarios a Activo Corriente

Sirve para indicar la proporción que existe entre los rubros menos líquidos del

4 0




grupo del activo corriente y el total del grupo, el Standard se ubica entre 0.5.

5.- Índice de Rotación de Inventarios

Este índice sirve para señalar el número de veces que el inventario de productosterminados o de mercaderías se ha renovado como resultado de las ventasrealizadas en un determinado período. De preferencia es aceptable una rotaciónelevada, aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturalezade los bienes comercializados. El promedio de los inventarios se obtiene sumandoel inventario inicial más el inventario final y dividiendo para dos.

6.- Permanencia de Inventarios

Este índice se refiere al número de días que en promedio, el inventario hapermanecido en las bodegas antes de venderse. De preferencia es aceptable unplazo medio menor frente a un mayor, pues esto implica una reducción de gastosfinancieros y como consecuencia una inversión menor.

4 1




7.- Rotación de Cuentas por Cobrar

Sirve para establecer el número de veces que en promedio, se han recuperado lasventas a crédito dentro de un ciclo de operación. Es aceptable una rotación alta auna rotación lenta, se deben tomar en consideración los problemas de pérdidas declientes por presión en los cobros principalmente.

· El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobraral inicio del período más las cuentas por cobrar al final del período y se divide parados.[2]

8.- Permanencia de Cuentas por Cobrar

Este índice señala el número de días que la entidad se demora en promedio, pararecuperar las ventas a crédito, consigue evaluar la eficiencia de la gestión comercialy de cobros. Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientesy se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.

4 2




9.- Capital de Trabajo

Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones,después de pagar sus obligaciones a corto plazo.

10.- Inventarios a Capital de Trabajo

Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo; si es demasiadoalto, demuestra una excesiva inversión en la formación de los inventarios de laempresa.[3]

Como se puede observar, en una misma hoja de Excel, se puede aplicar todas lasfórmulas que posibilitan obtener los índices; es aconsejable para colocar los datosde las fórmulas hacer referencia a la ubicación de las celdas donde se encuentren losvalores, de tal forma que si las cifras de los balances cambia, la fórmula continúeoperativa. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuación, en la celda C113,se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL, con la fórmula=GENERAL!C18 igual situación se da con el valor del Capital de Trabajo, hastaaplicar la división para determinar el porcentaje.

4 3




Todos los índices estudiados, sirven para realizar un mejor análisis de la situaciónde una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de losbalances. Se puede establecer más índices dependiendo de los requerimientos delos ejecutivos para un análisis mas detallado.

[1] BRAVO, Mercedes. Contabilidad General. Pág. 337

[2] BERSTEIN, Leopold A. Análisis de Estados Financieros, Pág. 556.

[3] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Pág. 339

4 4




10. Microsoft Outlook y correo electrónico

El avance de la tecnología ha hecho posible el envío y la recepción de archivos,documentos, videos y un número muy significativo de datos en cuestión desegundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como estádemostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistemacontable y éste a su vez se lo puede enviar por vía electrónica.

Ventajas de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook a más de servir como correo electrónico, tiene otras opciones quesirven de mucha ayuda para la organización y programación del tiempo y la agendadentro de una entidad.

De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo,Calendario, Contactos y Tareas.

Correo

Es la opción más utilizada de este programa, dependiendo de las actividades querealice cada persona, por lo regular a más de documentos se puede recibir y enviar,archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo amuchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en día se tiene la facilidad deescanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todoslos documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar porcorreo.

4 5




Hace algún tiempo atrás era necesario que las empresas cuenten con un contadorde planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnología, un contador bienpuede realizar la Contabilidad de una entidad a kilómetros de distancia, se le puedeproveer los documentos fuente a través del correo y dado que como estádemostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contadortambién puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago también se lopuede realizar mediante transferencia electrónica, de tal manera que losprofesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquierlugar donde cuenten con una conexión a Internet. Es necesario indicar que paramayor facilidad de los envíos por correo electrónico es mejor empaquetar losarchivos con programas exclusivos para este propósito, también es necesario grabarlos archivos de Excel con contraseña para mayor seguridad.

Calendario

Esta opción de Outlook es muy útil para que la computadora nos recuerde citas, oactividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividadesde Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas parapagos de servicios básicos como: agua, electricidad, teléfonos, Internet, etc. loscuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas queprestan estos servicios proceden a cortar el servicio.

Es importante anotar en el calendario con dos o tres días de anticipación, elconcepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemosobservar en la siguiente imagen.

Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del

4 6




Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora delcomputador, para que llegada la fecha y hora señalada, Outlook nos recuerde lo quedebemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna pararealizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con estoactuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos.

Es muy útil también para que nos recuerde las citas o compromisos que debemoscumplir en cualquier fecha del calendario.

Contactos

Microsoft Outlook, también permite que se puedan almacenar contactos, ingresandonombres, organización a la que pertenece, teléfonos, fax, etc. Igualmente es útilpara comunicarnos con proveedores, clientes y demás personas con las quetenemos vínculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos sepueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:

Tareas

Esta opción nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluiruna fecha de vencimiento, permite también tachar o cruzar una raya cuando la tareaha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestrastareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables yeficientes dentro de la empresa.

Palabras Finales

Al término de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas

4 7




más utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objetode que el alumno conozca los temas contables más comunes dentro del aspectolaboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temática de laContabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos.

Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con laContabilidad, se lo puede adaptar para múltiples trabajos, lo que hemos visto esuna muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos éxitos a todos loslectores.

Su servidor,

Arturo Efraín Ortiz

4 8




estados financieros, ejercicios y herramientas...

Documents