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CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS, DIRECTRICES Y NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ARCHIVOS APLICADOS A LAS ACTIVIDADES DE ARCHIVOS PÚBLICOS

LA EXPERIENCIA DEL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA CON ACCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

Quito- Abril 24 de 2014

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Marco Legal

LEY 594 DE 2000- LEY GENERAL DE ARCHIVOS Decretos Reglamentarios

•2578 de 2012: Sistema Nacional de Archivos •2609 de 2012: Gestión de Documentos

•1515 de 2013: Transferencias Secundarias •Acuerdos Reglamentarios del Consejo Directivo*

OTRAS NORMAS APLICABLES

•Ley 1437 de 2011: Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. •Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional

POLÍTICAS, DIRECTRICES Y NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

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LA EXPERIENCIA DEL AGN COLOMBIA

LEY 594 DE 2000- LEY GENERAL DE ARCHIVOS TÍTULO VIII

CONTROL & VIGILANCIA (Artículos 32, 33 y 35)

Visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado. Requerimientos para tomar medidas correctivas y traslado a órganos competentes para determinar

responsabilidades administrativas. Órgano competente:

Archivo General de la Nación Inspección sobre documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios sean

personas naturales o jurídicas. Prevención & sanción del incumplimiento Emisión de órdenes de suspensión –multas- Faltas contra el patrimonio= faltas gravísimas

Decomiso, repatriación del Patrimonio

COMPETENCIA PARA INSPECCIONAR Y VIGILAR

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Desafíos:

• Cantidad de sujetos de inspección (más de 8 mil)

• Grupo de 4 funcionarios y unos cuantos contratistas

• Desarrollo de estrategias para mayores resultados

2008

• Conformación de un GRUPO INTERNO DE TRABAJO: Inspección, control y Vigilancia

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PROCEDIMIENTO

VIGILANCIA & CONTROL

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Estrategias de apoyo

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL ESTOS INDICADORES?

Generar alertas tempranas sobre irregularidades administrativas, promover

el cumplimiento normativo y buenas prácticas

¿QUÉ MIDEN ESTOS INDICADORES? Se enmarcan en el esquema conceptual

denominado Cadena de Valor de la Gestión de la Información la cual tiene varios componentes y uno en especial

relacionado con la Gestión Documental y el nivel de aplicación de la Ley General de

Archivos.

PROCURADURÍA GENERAL ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO

(IGA) indicador sintético que mide el

cumplimiento de normas estratégicas anticorrupción.

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• CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA: Remisión de Hallazgos de Auditorías realizadas en el territorio nacional por la CGR. Mayor cubrimiento de equipos auditores

• AUTOEVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA Para abordar municipios o territorios de difícil acceso

• MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (FURAG) Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión

• PROMOTORES REGIONALES DEL MINISTERIO DE CULTURA.

ARTICULACIÓN CON ENTES DE CONTROL Y HERRAMIENTAS ADICIONALES

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UNIVERSO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SECTOR

1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

2 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

3 SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO

4 SECTOR CULTURA

5 SECTOR DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

6 SECTOR DE ESTADÍSTICAS

7 SECTOR DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN

8 SECTOR DE INTERIOR

9 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

10 SECTOR DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

11 SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

12 SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

13 SECTOR DE PLANEACIÓN

14 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES

15 SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

16 SECTOR DEFENSA NACIONAL

17 SECTOR DEL DEPORTE

18 SECTOR DEL TRABAJO

19 SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL

20 SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

21 SECTOR INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA

22 SECTOR MINAS Y ENERGÍA

23 SECTOR TRANSPORTE

24 SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO

11.619* ENTIDADES EN

TODO EL TERRITORIO NACIONAL CORTE A 31.12.2013

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UNIVERSO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Entidades Públicas (tres ramas del poder público) y Entidades Privadas que cumplen Funciones Públicas relacionadas con el primer nivel como: Archivos de las cámaras de comercio; archivos bancarios; archivos notariales. Archivos de personas jurídicas internacionales, Archivos de iglesias, credos y religiones, Archivos de fondos agropecuarios, de centrales de abastos, de empresas de telecomunicaciones, embajadas, tribunales de ética médica, departamentos administrativos de salud, operadores de transporte (fluvial aéreo ó marítimo, escuelas, colegios ó centros de educación pública, empresas de seguridad, ambiente y vivienda entre otras, en el Orden Nacional y Territorial.

11.619* ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL

Entidades Públicas (tres ramas del poder público) y Entidades Privadas que cumplen Funciones Públicas: Los archivos públicos, conformados por documentos de entidades oficiales producidos en función de su misión y naturaleza. del Orden Nacional, Territorial.

Seguimiento Directo SNA

Instituciones privadas y particulares que posean documentos y archivos de interés cultural: Archivos personas significativas campo cultural, artístico, deportista, científico, económico, político y social; familiares; de asociaciones civiles, fundaciones, organizaciones no gubernamentales; audiovisuales; empresariales; de instituciones educativas; médicos; musicales entre otros. Asociaciones gremiales de Archivistas, historiadores, científicos sociales, ingenieros de Sistemas, Administradores, Entidades nacionales e internacionales que manejan el tema de la información, Organizaciones no gubernamentales para la protección de derechos humanos, archivos de investigación, digitalización, difusión, Academias de historia, de la Lengua, de Ciencias Económicas, Diseñadores gráficos, Escritores y artistas, Comunidad archivística local

Objeto ley 594/2000 - Susceptibles seguimiento SNA

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ESTRUCTURA ORGÁNICA HOY

Grupo de Inspección y Vigilancia

12 12

ACCIONES 2010 2011 2012 2013 2014 POBLACIÓN OBJETIVO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 8.721 8.724 7.855 11.609 11.596

INSPECCIÓN A ENTIDADES REPORTADAS POR DENUNCIAS DE PARTICULARES, ENTES DE CONTROL Y SOLICITUDES DE PARTE Y DE OFICIO.

90 115 65 42 3

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL. 19 20 39 51 0

REALIZACIÓN DE VISITAS DE INSPECCIÓN. 27 32 31 89 40 VERIFICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS 32 15 75 39 1

SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES REALIZADAS A ENTIDADES TERRITORIALES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL AFA(*) Y PROMOTORES REGIONALES DEL MINISTERIO DE CULTURA.

50 95 217 408 1

CONTROL A LA EJECUCIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO, SUSCRITOS POR ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL.

120 15 234 233 41

SEGUIMIENTO A PROYECTOS PRESENTADOS AL PROGRAMA ADAI EN EL TERRITORIO NACIONAL. 20 20 13 1 1

TOTAL ENTIDADES INSPECCIONADAS 358 527 683 1190 1136 PORCENTAJE CON RESPECTO AL UNIVERSO 4,10 6,0 8,7 10,3 9,8

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• Desarrollo de la facultad

SANCIONATORIA (proyecto de decreto en trámite)

A futuro: Aplicación de multas por

incumplimiento

• CAPÍTULO I: ÁMBITO DE COMPETENCIA, PRINCIPIOS, DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES

• CAPÍTULO II: MECANISMOS, COMPETENCIA Y ALCANCES

• CAPÍTULO III: PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN

• CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA

• CAPÍTULO V: PROCEDIMIENTO DE CONTROL

• CAPÍTULO VI: MEDIDAS CAUTELARES

• CAPÍTULO VII: INSPECCIÓN A ENTIDADES QUE PRESTAN SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

• CAPÍTULO VIII: PREVENCIÓN Y SANCIÓN

• CAPITULO IX: DOCUMENTOS DE ARCHIVO DECLARADOS COMO BIENES DE INTERÉS CULTURAL

• CAPÍTULO X: DISPOSICIONES FINALES

TAREAS PENDIENTES

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CONCLUSIONES

&

PREGUNTAS