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E.S.E. HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA

NIT.

891.180.198-3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

AREA: APOYO LOGISTICO

UNIDAD: RECURSOS FISICOS

PROCESO: ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN POR COMPRA

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Recepcionar y registrar su ingreso de los elementos o bienes adquiridos mediante orden de compra o contrato de conformidad con las normas establecidas.

2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE

Orden de compra CDP Factura Cotizaciones Comprobante de entrada de almacén

3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS

Almacén Administración

3.2 CARGOS

Profesional universitario. Asesor de procesos administrativos

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IDENTIFICACION





4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración

Asesor procesos

administrativos,

regente de farmacia, ingeniera

de sistemas

Recibe CDP y cotización seleccionada. Realiza la orden de compra. Archiva en la respectiva carpeta.

Toda adquisición que haga la E.S.E. debe contar con una orden de compra o contrato.

2

Administración

Proveedor

Entrega al Asesor de procesos administrativos y/o ingeniera de sistemas los elementos y la factura.

Si la orden de compra incluye elementos con especificaciones técnicas especiales ( medicamentos, productos biológicos, reactivos, elementos odontológicos, equipos biomédicos ete), se requiere la entrega con la presencia del funcionario competente, para que verifique las especificaciones técnicas.

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IDENTIFICACION






PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

3

Administración

Asesor de procesos

administrativos,

regente de farmacia, ingeniera

de sistemas

Verifica que la entrega se este haciendo de acuerdo a la fecha pactada en la orden de compra. Cuenta los elementos entregados por el proveedor y los confronta con los registros en la factura y la orden de compra. Verifica que los elementos entregados por el proveedor requieren condiciones especiales de almacenamiento. Verifica, en coordinación con el funcionario competente, las especificaciones técnicas de los elementos entregados por el proveedor. Verifica que la factura este bien diligenciada. Confronta los valores registrados en la factura con los de la orden de compra. Verifica que la factura estipule los descuentos ofrecidos y que no presente tachaduras ni enmendaduras. Firma recibido a satisfacción la factura si la entrega por parte del proveedor es realizada de acuerdo a lo pactado. Elabora comprobante de entrada de almacén en original. Archiva copia del comprobante de entrada de almacén en la carpeta. Guarda el comprobante de entrada de almacén, CDP, orden compra, cotización seleccionada y la factura en la carpeta de cuentas por pagar y envía a contabilidad.

Estas actividades de la recepción deben ser realizadas inmediatamente el proveedor realice la entrega de los elementos.

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.

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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL

Enviar al almacén toda orden de compra o contrato, antes de la recepción de los elementos.

Verificar la totalidad de los elementos recibidos con la correspondiente factura y orden de compra o

contrato de compra con formalidades plenas.

Elaborar el comprobante de entrada de almacén en numeración consecutiva y simultáneamente al recibo

de los elementos.

Confrontar los saldos en los registros del kardex con las existencias físicas.

Revisar y verificar que el comprobante de entrada de almacén correspondan con las facturas y la orden de

compra o contrato.

Revisar que todo compromiso que adquiera la E.S.E., cuente con un CDP previo.

Llevar archivo en orden consecutivo de todos los comprobantes de entrada de almacén realizados.

Enviar inmediatamente a contabilidad toda la información contable que genere la E.S.E.

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IDENTIFICACION CODIGO





6. DIAGRAMA DE FLUJO

PROVEEDOR PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Inicio

Entrega Elementos y factura

Factura

Recibe orden de compra o contrato,

CDP y cotización

Verifica, confronta, cuenta, solicita recepción técnica, firma recibido

Elabora comprobante de entrada de almacén, registra en el kardex

Revisa y firma Archiva, guarda, envía a contabilidad

Fin

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PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE PEDIDOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Despachar a cada una de las dependencias los elementos solicitados al almacén, de conformidad con las existencias y las normas establecidas.


Solicitud de pedido Comprobante de salida


Administración Dependencia

3.2 CARGOS Profesional Universitario Jefe de dependencias Asesor de procesos administrativos

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IDENTIFICACION






PASO No

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

1

Jefe de dependenci

as

Realiza y firma solicitud de pedido de elementos en original y copia. Entrega al almacenista la solicitud de pedido.

2

Administración

Asesor de procesos

administrativos

Recibe solicitud de pedido Firma recibido con fecha y hora la copia de la solicitud de pedido Entrega al jefe de dependencia la copia de la solicitud de pedido.

La solicitud de pedido se reciben los cinco primeros días de cada mes.

3

Jefe dependenci

as

Recibe copia firmada recibida de la solicitud de pedido y archiva.

4

Administración

Asesor procesos administrativos

Revisa la solicitud de pedidos. Revisa el consumo histórico de la dependencia. Revisa existencias. Ajusta el pedido de acuerdo al consumo histórico, existencias y demás solicitudes. Alista elementos a entregar de acuerdo a existencias. Realiza comprobante de salida de almacén en original y copia. Registra la salida de los elementos en el sistema adquirido. Registra la entrega en el sistema individualizado por dependencia cuando los elementos entregados son devolutivos Firma el comprobante de salida de almacén. Entrega al jefe de dependencia el comprobante de salida de almacén y los elementos

El Técnico es responsable de llevar control del consumo histórico de cada una de las dependencias. El comprobante de salida de almacén se realiza en orden consecutivo y en el formato establecido. Se debe llevar control de inventarios por dependencia de los elementos devolutivos entregados, de acuerdo a lo establecido

5

Jefe de dependenci

a

Recibe comprobante de salida de almacén y elementos. Confronta que los elementos entregados correspondan con los registrados en el comprobante de salida de almacén. Firma el comprobante de salida de almacén si corresponden. Archiva copia del comprobante de salida de almacén. Entrega al almacenista el comprobante de salida de almacén.

Todo funcionario debe confrontar la entrega de los elementos con el comprobante de salida de almacén.

6

Administración

Asesor procesos administrativos

Recibe comprobante de salida de almacén. Archiva copia en orden consecutivo. Envía a contabilidad el comprobante de salida de almacén.

Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada simultáneamente a contabilidad.

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Realizar solicitud de pedido por escrito.

Mantener organizado y actualizado el archivo en toda dependencia.

Llevar control del consumo histórico de cada una de las dependencias.

Ajustar los pedidos de acuerdo a las existencias, el consumo histórico y las demás solicitudes.

Realizar comprobante de salida prenumerado simultáneamente a la entrega de los elementos.

Descargar inmediatamente del kardex de almacén las salidas de elementos.

Verificar que los elementos entregados correspondan con los registrados en el comprobante de salida de

almacén.

Revisar y verificar que todos los soportes de la entrega de elementos estén debidamente firmados.

Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.

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IDENTIFICACION






JEFE DEPENDENCIA TECNICO

Inicio

Realiza y firma solicitud pedido

Solicitud pedido Firma recibido

Copia Solicitud pedido

Archiva

Revisa y ajusta pedido Alista elementos

Realizar comprobante de salida de almacén

Registra en el kardex Revisa y firma

Entrega elementos

Comprobante salida almacén Confronta y firma

Recibe elementos Archiva copia

Comprobante salida almacén

Archiva y envía a contabilidad

FIN

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PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el inventario físico de la E.S.E y confrontado con los registros contables, de conformidad con las normas establecidas.


Oficio fechas de inventario físico. Planillas de conteo Acta de inventario físico Libro de control de correspondencia


Gerencia Administración Almacén Dependencias

3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración. Contador Jefe de dependencias

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Gerencia

Gerente

Ordena realizar oficio con destino al Técnico y al contador sobre las fechas para efectuar el inventario físico.

La realización del inventario físico se debe programar con quince días hábiles de anticipación.

2

Administración

secretaria

Realiza oficio con destino al almacenista y al contador sobre las fechas para efectuar el inventario físico. Entrega al Gerente el oficio.

3

Gerencia

Gerente

Recibe oficio. Revisa y firma oficio. Entrega a secretaria el oficio.

4

Administración

Secretaria

Recibe oficio Registra en el libro de control de correspondencia despachada. Entrega al técnico y al contador el oficio.

Toda correspondencia entregada debe ser registrada en el libro de control establecido por el Gerente.

5

Administración

Profesional universitario y contador

Recibe oficio Firma recibido con fecha y hora la copia del oficio. Entrega a Secretaria copia del oficio.

El oficio sobre las fechas para realizar el inventario físico se debe entregar con diez días hábiles de anticipación.

6

Administración

Secretaria

Recibe copia del oficio Archiva la copia del oficio en la carpeta de correspondencia despachada.

Toda dependencia debe mantener organizado y actualizado su archivo.

7

Administración

Profesional universitario

Realiza oficio con destino a cada una de las dependencias sobre la fecha para realizar el inventario físico. Entrega al jefe de dependencia oficio sobre las fechas para realizar el inventario físico.

El oficio sobre las fechas para realizar el inventario físico se debe entregar a los jefes de dependencia con ocho días hábiles de anticipación.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

8

Jefe de dependencia

Recibe oficio Firma recibido con fecha y hora el oficio Entrega al técnico copia del oficio.

9

Administración

Profesional Universitario

Recibe copia del oficio Archiva la copia del oficio entregado a cada jefe de dependencia en la carpeta de correspondencia despachada. Organiza los elementos existentes en almacén Informa a los proveedores para que no efectúen entregas durante el inventario físico Actualiza el kardex Prepara las planillas de conteo

Todas las dependencias deben mantener su archivo organizado y actualizado. Las planillas de conteo se realizan teniendo en cuenta las especificaciones dadas por el Gerente y el Contador.

10

Jefe de dependencia

Organiza los elementos devolutivos existentes en su dependencia.

11

Administración

Profesional

universitario, contador y

jefes de dependencias

Organizan las parejas de funcionarios que van a colaborar con la realización del inventario físico. Realizan conteo de la totalidad de los elementos existentes en el almacén y de los elementos devolutivos existentes en cada una de las dependencias. Registran la información en las planillas de conteo elaboradas previamente. Confronta los resultados del inventario físico con los registros en los respectivos kardex. Levantan y firman acta del resultado del inventario físico. Entregan al Gerente copia del acta del inventario físico.

El conteo debe realizarse dos veces por diferentes parejas. Si existe diferencia entre los dos conteos se debe realizar un tercer conteo, en todo caso se contará hasta cuando se tenga la certeza de la existencia real.

12 Administración Contador Realiza los ajustes contables. Los ajustes se deben realizar teniendo en cuenta las normas legales vigentes. En especial las expedidas por la contraloría y la contaduría general de la nación.

13

Administración

Profesional Universitario

Realiza ajustes en el kardex del almacén y de cada dependencia.

14

Gerencia

Gerente

Recibe copia del acta del inventario físico Revisa resultados del inventario físico Informa a los entes de control sobre las diferencias encontradas.

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Programar con quince días hábiles de anticipación la realización de todo inventario físico.

Informar por escrito las fechas para efectuar el inventario físico.

Registrar en el libro de control toda correspondencia recibida y despachada.

Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia.

Preparar las planillas de conteo con anterioridad del inventario físico.

Organizar previamente al inventario físico todos los elementos existentes en el almacén y en cada una de

las dependencias.

Mantener actualizado el kardex del almacén y de cada dependencia.

Realizar el inventario físico mediante el sistema de conteo doble por parejas.

Confrontar el resultado del inventario físico con los saldos en el kardex.

Levantar acta del inventario físico, firmada por todos los que intervinieron.

Informar a los competentes sobre las diferencias encontradas.

Realizar los ajustes contables pertinentes de conformidad con las normas legales vigentes, en especial

las expedidas por la contraloría y por la contaduría general de la nación.

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IDENTIFICACION






GERENTE SECRETARIA PROFESIONAL UNIVERSITARIO

JEFE DE DEPENDENCIA

CONTADOR

INICIO

Ordena realizar oficio sobre las

fechas del inventario físico

Realiza oficio

Oficio

Revisa y firma

Oficio

Registra libro de control

Oficio

Oficio Firma recibido

Copia oficio

Archiva

Firma recibido y guarda

Copia oficio

Realiza oficio a cada dependencia sobre fechas de realizar inventario físico

Oficio Firma recibido

Copia oficio

Archiva, organiza elementos, informa a

proveedores, actualiza kardex, prepara planillas.

Organiza elementos devolutivos

1

E.S.E.


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IDENTIFICACION






GERENTE SECRETARIA PROFESIONAL UNIVERSITARIO

JEFE DE DEPENDENCIA

CONTADOR

Acta

Realiza ajustes en el kardex

Organizan parejas, realizan conteo, registran en las

planillas, confrontan, levantan y firman

acta

1

Realiza ajustes contables

Revisa resultados,

informa entes de control

FIN

E.S.E.


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PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar de baja los elementos y equipos inservibles de propiedad de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


Relación de elementos y equipos inservibles Acta del comité técnico de evaluación de bienes Resolución administrativa de baja Comprobante de salida de almacén


Gerencia * Administración Administración * Comité Técnico de Evaluación de Bienes

3.2 CARGOS

Gerente Profesional Universitario Contador Asesor de control interno Ingeniera de sistemas Personero Municipal

E.S.E.


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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Jefe de dependen

cia

Realiza y firma informe por escrito en original y copia de los elementos y equipos inservibles existentes en su dependencia. Solicita inspección de los elementos y equipos inservibles. Entrega a la gerencia el informe de elementos y equipos inservibles.

2

Gerencia

Secretaria

Recibe informe de elementos y equipos inservibles. Firma recibido con fecha y hora la copia del informe. Entrega al jefe de dependencia copia del informe firmado recibido. Entrega a la Gerente el informe de elementos y equipos inservibles

3

Jefe de

dependencia

Recibe copia del informe firmado recibido Archiva copia del informe en la carpeta de correspondencia interna despachada

Toda dependencia debe mantener organizado y actualizado su archivo.

4

Gerencia

Gerente

Recibe relación de elementos y equipos inservibles. Cita a reunión al comité técnico de evaluación de bienes. Presenta al comité técnico de evaluación de bienes la relación de elementos y equipos inservibles.

5

Comité técnico de evaluación

de bienes

Se reúne en el sitio de ubicación de los elementos y equipos inservibles. Verifica los elementos y equipos inservibles. Solicita concepto técnico si es necesario. Recomienda la baja de los elementos y equipos inservibles y el respectivo procedimiento.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

6

Comité técnico de evaluación

de bienes

Ingeniera de sistemas

Realiza en original y copia acta de baja de elementos y equipos inservibles. Hace firmar el acta de los miembros del comité técnico de evaluación de bienes. Entrega al Gerente original y copia del acta.

7

Gerencia

Gerente

Recibe original y copia del acta del comité técnico de evaluación de bienes. Firma recibido el original del acta Revisa el acta Autoriza elaborar resolución de baja de bienes. Entrega a la Ingeniera de sistemas la evaluación de bienes original del acta firmada.

8 Comité técnico de evaluación

de bienes

Ingeniera de

sistemas

Recibe acta del comité técnico de evaluación de bienes Archiva en la carpeta de actas

9

Administración

Ingeniera de

sistemas

Recibe copia del acta del comité técnico de evaluación de bienes Elabora resolución administrativa de baja en original y copia, especificando el procedimiento a seguir Entrega al Gerente la resolución y el acta del comité técnico de evaluación de bienes

La resolución se realiza en numeración consecutiva del año y de acuerdo a lo establecido por el Gerente.

10

Gerencia

Gerente

Recibe resolución y acta del comité técnico de evaluación de bienes. Revisa y confronta la resolución con el acta Firma la resolución Entrega al profesional universitario la resolución y el acta

La resolución administrativa debe corresponder con lo establecido en el acta del comité técnico de evaluación de bienes.

11

Administración

Profesional

Universitario

Recibe resolución y acta Archiva copia de la resolución en la carpeta de consecutivo Realiza comprobante de salida de almacén en original y copia y registra la salida en el kardex si los elementos dados de baja están en deposito o descarga del kardex de la respectiva dependencia Firma comprobante de salida de almacén Separa los bienes inservibles de los servibles Define procedimiento de baja de acuerdo a la resolución (destrucción, donación o venta) Archiva copia del comprobante de salida de almacén en la carpeta de consecutivos Envía a contabilidad el comprobante de salida de almacén, resolución y acta del comité

El comprobante de salida de almacén se realiza en numeración consecutivo y en el formato establecido por el Gerente.

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IDENTIFICACION






Realizar informe por escrito con destino al Gerente de los elementos y equipos inservibles.

Registrar en el libro de control toda correspondencia recibida y despachada.

Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia

Realizar inspección periódica en el almacén y en las dependencias con el fin de determinar los elementos

y equipos inservibles.

Presentar al comité de evaluación de bienes relación de todos los elementos y equipos inservibles.

Levantar acta de cada reunión del comité de evaluación de bienes.

Acatar las recomendaciones del comité de evaluación de bienes.

Realizar y verificar que la resolución administrativa cumpla con las normas legales vigentes y con las

establecidas por la E.S.E.

Revisar que la resolución y los soportes estén debidamente firmados

Elaborar comprobante de salida de almacén numeración consecutiva

Archivar copia en orden consecutivo del comprobante de salida de almacén

Confrontar los saldos en los registros del kardex con las existencias físicas

Separar los elementos y bienes inservibles de los servibles.

E.S.E.


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JEFE DE DEPENDENCIA

PROFESIONAL UNIVERSITARI

O

SECRETARIA GERENTE COMITÉ TÉCNICO DE EVALUACIÓN

DE BIENES

SECRETARIO COMITÉ

TÉCNICO DE EVALUACIÓN

DE BIENES

Realiza y firma informe de

inservibles, solicita inspección

Copia informe de inservibles

Realiza inspección. Determina

inservibles. Realiza y firma relación mensual de inservibles

Informe mensual de inservibles

Firma recibido registra el recibido

Copia informe mensual de inservibles

INICIO

Informe de inservibles

Archiva

Firma recibido

Archiva

Informe mensual de inservibles

Cita a reunión comité técnico

y presenta informe

Informe mensual de

inservibles

Verifica y recomienda la baja

Realiza acta y hace firmar comité

Acta de

comité Revisa y firma recibido el acta

Acta de comité Archiva

Copia acta de comité

Elabora resolución administrativa de baja

1

E.S.E.


NIT.

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IDENTIFICACION





JEFE DE DEPENDENCIA

PROFESIONAL UNIVERSITARI

O

SECRETARIA GERENTE COMITÉ TÉCNICO DE EVALUACIÓN

DE BIENES

SECRETARIO COMITÉ

TÉCNICO DE EVALUACIÓN

DE BIENES

Resolución y acta de comité

Revisa, confronta y

firma resolución

1

Resolución y acta de comité Archiva.

Resolución y acta de comité

Realiza comprobante de

salida de almacén. Registra en el

kardex Revisa. Firma

comprobante de salida de almacén. Separa los bienes

inservibles

Archiva y envía a contabilidad

FIN

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