escuela nacional de biblioteconomÍa y … · vii Índice de anexos pag anexo 1 glosario de...
TRANSCRIPT
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN
CUESTIONARIO QUE PERMITA MEDIR EL NIVEL DE
SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
DE USUARIOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN”
T E S I S
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A N :
E D N A Y E M I R A A R V I Z U R E Y N A
M I R I A M G A R C Í A M O C H C A
C R I S T I N A G O N Z Á L E Z M O N T E R
A N A I S A B E L R A M Í R E Z T O R R E S
ASESORES: Dr. Joaquín Flores Méndez
Dra. Sonia Pérez Toledo
Lic. Luz María Noguez Monroy
MÉXICO, D. F. 2010
I
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio VIII
Introducción IX
Capítulo 1. El archivo Histórico
1.1 Ciclo vital del documento (Teoría de las tres edades) 2
1.2 Tipología de los Archivos Históricos 6
1.3 Objetivo de los Archivos Históricos 7
1.3.1 Instrumentos de descripción como medios de acceso en el Archivo
Histórico
9
1.3.1.1 Los principales o primarios 9
1.3.1.2 Los auxiliares o secundarios 16
1.4 El Archivo general de la Nación (AGN) 17
Capítulo 2. Métodos para medir el nivel de satisfacción de las necesidades de
información de usuarios de archivo
2.1 Usuarios 20
2.1.1 Usuarios de la Información 21
2.1.2 Usuarios de Archivo 24
2.2 Teoría de Abraham Maslow 31
2.2.1 Necesidades de información 35
2.2.2 Comportamiento informativo 40
2.2.3 Satisfacción e insatisfacción de las necesidades de información 41
2.3 Definición e importancia de los estudios de usuarios 42
2.4 Métodos de investigación 43
2.4.1 Métodos directos e indirectos 44
2.4.2 Métodos cuantitativos y cualitativos 45
2.4.3 La estadística como herramienta para el análisis 48
2.4.3.1 La muestra 51
2.4.3.2 Criterios para el análisis 52
2.5 Técnicas e instrumentos 53
II
Capítulo 3. Metodología para el diseño y validación del cuestionario
3.1 Aplicación de los métodos: directo, cuantitativo y cualitativo 59
3.2 Identificación de las dimensiones 62
3.3 Determinación del tamaño de la muestra 65
3.4 Prueba piloto y validación estadística 66
3.4.1 Validez de Contenido 66
3.4.2 Validez de Constructo 73
Capítulo 4. Aplicación, análisis e interpretación de los datos
4.1 Aplicación del cuestionario a usuarios activos del Archivo General de la
Nación
78
4.2 Análisis e interpretación para conocer el grado de satisfacción de las
necesidades de información de los usuarios del Archivo General de la Nación
79
4.3 Satisfacción de las necesidades informativas en investigadores del AGN 89
Conclusiones 93
Bibliografía 99
Anexo (s) 106
III
ÍNDICE DE CUADROS
PAG
Cuadro 1. El ciclo vital de la documentación 3
Cuadro 2. Tipología de usuarios en archivos 30
Cuadro 3. Necesidades y satisfactores 34
Cuadro 4. Tipología de las necesidades de información 37
Cuadro 5. Identificación de dimensiones 63
IV
ÍNDICE DE TABLAS
PAG
Tabla 1. Niveles de confianza 65
Tabla 2. Fórmula para determinar la muestra 66
Tabla 3. La media, la curtosis y la desviación estándar 68
Tabla 4. Calculo de la t student y la prueba de Levene 70
Tabla 5. Reactivos del cuestionario final 71
Tabla 6. Las cinco dimensiones obtenidas de acuerdo con los componentes de la
matriz rotada
75
Tabla 7. Reagrupación de los reactivos en las cuatro dimensiones 76
Tabla 8. Edad de los encuestados 80
Tabla 9. Profesiones de los encuestados 81
Tabla 10. Frecuencia de las visitas al AGN 82
Tabla 11. Estado civil y nacionalidad de los encuestados 83
Tabla 12. Análisis de los reactivos por categoría 85
Tabla 13. Reactivos referentes a las necesidades de la información 86
Tabla 14. Reactivos referentes al comportamiento informativo 86
Tabla 15. Reactivo referente a la satisfacción de las necesidades de información 87
Tabla 16. Reactivos referentes a la insatisfacción de las necesidades de información 88
V
ÍNDICE DE FIGURAS
PAG
Figura 1. Pirámide de las necesidades de acuerdo con Abraham Maslow 33
Figura 2. Curtosis, sesgo y desviación estándar 69
Figura 3. Grupos extremos del promedio de la suma de respuestas de un reactivo 72
Figura 4. Análisis de los grupos extremos de respuestas 73
VI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
PAG
Gráfico 1. Género de los encuestados 80
Gráfico 2. Edad de los encuestados 81
Gráfico 3. Profesiones de los encuestados 82
Gráfico 4. Frecuencia de visitas al AGN 83
Gráfico 5. Frecuencia porcentual del estado civil y nacionalidad de los encuestados 84
VII
ÍNDICE DE ANEXOS
PAG
Anexo 1 Glosario de estadística 106
Anexo 2, Tabla A. Redes semánticas por palabra 109
Anexo 3, Tabla B. Preguntas elaboradas por dimensión 114
Anexo 4, Tabla C. Identificación de las 61 preguntas analizadas por los expertos 116
Anexo 5, Tabla D. Ejemplos con diferentes grados de confianza para obtener
el tamaño de la muestra de la población a encuestar
118
Anexo 6. Cuestionario piloto con 40 reactivos
119
Anexo 7. Evaluación de cada una de las preguntas a partir de la Prueba
de Levene
121
Anexo 8. Cuestionario Final con 18 reactivos que se aplicó en Congreso
internacional denominado: “Trabajo, trabajadores y movimientos sociales en
México y América Latina siglos XVIII Y XIX”.
125
VIII
Prefacio
El papel que juegan los archivistas dentro de la administración tanto pública como privada
es muy importante, ya que son los responsables de la elaboración de planes y proyectos
para la organización y resguardo de la documentación en los archivos administrativos e
históricos que son producto de la gestión administrativa de las instituciones, ya que de esta
organización y resguardo depende la toma de decisiones. En nuestro trabajo consideramos a
los archivos históricos como centros de información universal y fuentes inagotables de
conocimientos que retroalimentan investigaciones que nos permiten conocer el pasado, para
entender el presente y preparar un mejor futuro, en México la institución encargada de
proveer estos conocimientos es el Archivo General de la Nación ya que es el espacio en
donde se conserva y difunde la memoria histórico-documental de nuestro país.
Así, la profesión archivística ofrece diversos retos y, por lo mismo, requiere de una
gran variedad de conocimientos, preparación, constancia y responsabilidades; habilidades
que se incrementan con el uso de la tecnología, el grado de especialización y los
requerimientos sociales. Por tanto, este trabajo trata de contribuir en el campo de
investigación de la Archivonomía ya que no sólo toma como base la teoría archivística,
sino que propone un proyecto interdisciplinario en donde se retoman algunas de las teorías
bibliotecarias y estadísticas, para el análisis del nivel de satisfacción de las necesidades de
información de los usuarios, en este caso, del Archivo General de la Nación. Esta
investigación la consideramos por la confluencia en su desarrollo de varias disciplinas
como exploratorio, tratando de dar repuesta a dos hipótesis de trabajo: 1.- Los usuarios que
consultan los instrumentos de referencia del AGN realmente satisfacen su necesidad de
búsqueda documental. 2.- Un cuestionario que permita identificar el nivel de satisfacción
de las necesidades de información de los usuarios del AGN. Este trabajo abre espacios de
discusión que, esperamos, sea tomado por futuras generaciones para que se interesen y
profundicen más en este tipo de investigaciones, pues se busca desarrollar y fortalecer la
disciplina archivística en México, y ¿por qué no, comenzar experimentando?
IX
Introducción
Hoy en día los archivos históricos son muy importantes ya que en ellos se encuentra lo que
podríamos considerar la materia prima para los investigadores; es a este lugar al que se
dirigen para la búsqueda de información para realizar sus investigaciones y nuevos
proyectos. Siendo así, el archivo debe contar tanto con personal capacitado así como con
buenos instrumentos de descripción ya que ellos representan el primer contacto de los
usuarios con el archivo. En primera instancia, estos instrumentos deben estar bien
diseñados de tal forma que nos permitan contar con todas aquellas características que
hagan más fácil la búsqueda de la documentación. Si bien sabemos que mantener
organizado un archivo histórico y tener buenos instrumentos de descripción es importante
para que los usuarios, que son en su mayoría investigadores aunque también participan
estudiantes de posgrado, de licenciatura y de bachillerato; puedan acceder a las fuentes de
información disponibles, es también indispensable buscar mejoras continuas en la
planeación de los servicios de este tipo de centros de información y así poder ofrecer a los
usuarios un servicio de calidad.
Por esta razón, el presente trabajo tiene como objetivo el realizar y aplicar un
instrumento de recolección de datos (cuestionario), el cual fue diseñado y validado
estadísticamente utilizando el programa SPSS, con dicho instrumento se pretende medir el
grado de satisfacción de las necesidades de información. El cuestionario se aplicó a los
usuarios del Archivo General de la Nación (AGN), pues es aquí donde se encuentra la
mayor cantidad de usuarios con el perfil requerido para la aplicación del cuestionario.
Ya que si bien es cierto que como archivónomos nuestro principal objetivo consiste
en organizar, administrar y conservar los documentos a nuestro cargo, también debemos
estar conscientes de que debemos prestar un servicio a los usuarios de la información, pues
sin la necesidad de conocimientos sobre algún asunto por parte de ellos, la información
resguardada, organizada, administrada y conservada, sólo permanecería ahí, sin cumplir
con la función social del archivo como institución y de los documentos como testimonio de
diferentes sucesos sociales, para el público en general en sus diferentes generaciones.
X
El trabajo se conforma de cuatro capítulos en los cuales se explican las bases
teóricas que se retomaron para su realización. En el capítulo uno que tiene como título “El
Archivo Histórico”, se mostrará la teoría archivista vista desde la perspectiva de diversos
autores, como lo son Antonia Heredia,1 María del Carmen Pescador del Hoyo,
2 Aurelio
Tanodi,3 María del Rosario Vargas Rodríguez,
4 Araceli Alday García,
5 entre otros, los
cuales nos brindan conceptos básicos sobre el archivo histórico, sus funciones,
instrumentos y servicios que deben brindar, lo que se expondrá más detalladamente en el
capítulo.
En el capítulo dos nombrado “Métodos para medir el nivel de satisfacción de las
necesidades de información de usuarios de archivo”, se plantean algunos conceptos sobre el
estudio de usuarios así como las teorías de algunos autores como: Abraham Maslow,6 Juan
José Calva González7 y Elías Sanz Casado
8, con las cuales sustentamos la presente
investigación.
En el capítulo tres llamado “Metodología para el diseño y validación del
cuestionario,” detallamos cómo fue la aplicación de la metodología para la elaboración del
1 Antonia Heredia Herrera, Archivística general: teoría y práctica, 4ª. Ed. Sevilla Diputación Provincial de
Sevilla 1989.
2 María del Carmen Pescador del Hoyo, El Archivo: Instrumentos de trabajo, Madrid: Norma, 1993.
3 Aurelio Tanodi, Manual de Archivología Hispanoamericana: Teorías y Principios, República de Argentina:
Universidad Nacional de Córdoba, 1961.
4 María del Rosario Vargas Rodríguez, “Encuentro nacional de administradores de documentos”, julio: 2003.
5 Araceli J. Alday García, introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo Federal”. México: Archivo General de la Nación, 2004. Porque estos estudiosos de la archivística
han hecho aportes en cuanto a lo que son los Archivos Históricos, sus características y funciones.
6 Abraham Harold Maslow, El hombre autorrealizado: hacia una psicología del ser, España: Kairós, 1983.
7 Juan José Calva González, Las necesidades de información: fundamentos teóricos y métodos, México:
UNAM, CUIB, 2004.
8 Elías Sanz Casado, Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.
XI
instrumento partiendo del concepto de redes semánticas y del análisis factorial para la
validación estadística del cuestionario.
En el capítulo cuatro “Aplicación, análisis e interpretación de los datos” se analizan
los resultados que se obtuvieron tras la aplicación del cuestionario validado
estadísticamente; los resultados se presentan en forma de graficas y tablas lo que permitirá
tomarlos como base para realizar en el futuro un nuevo instrumento que sea capaz de medir
la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios con un índice de validez
estadística superior al que obtuvimos.
Cabe señalar que tuvimos algunas vicisitudes para alcanzar el objetivo,
principalmente en lo referente al tiempo que disponen los usuarios para responder el
cuestionario, que aunque es breve, algunos por las prisas o no lo terminaban o se saltaban
reactivos. Otros más al aventurarse a ser parte de su primera investigación, no sabían muy
bien a que nos referíamos en las preguntas; estas observaciones las comentaremos en el
último capítulo y en las conclusiones.
1
CAPÍTULO 1. El Archivo Histórico
Antecedentes
En la terminología archivística podemos encontrar una infinidad de conceptos para el término
“archivo”, al igual que por autores, ya que son ellos mismos los que utilizan y dan el significado
a esta palabra según el contexto histórico en el que se encuentren. Aurelio Tanodi, señala que
“Como gran parte de los términos técnicos y científicos de las lenguas europeas y por
consiguiente americanas, la palabra archivo proviene del griego por intermedio del latín. Lo más
probable es que derive del griego, de la raíz archeion, que significa la sede o el palacio del
magistrado, la curía donde reside el archón, o sea, la persona que manda. Tanto archón como el
archeion necesitaban que se guardasen los documentos y libros relacionados con sus actividades
y funciones.”1 Otro concepto que nos remite a los orígenes de la palabra es el siguiente: “la
palabra archivo proviene del vocablo griego archeios, aplicado al lugar donde se destinaban los
diplomas y documentos públicos.”2
Ya en la parte formal de lo que es un archivo, algunos autores retoman el concepto de los
países de antigua tradición archivística, sobre todo en Europa, de la palabra archivo (en alemán
archiv, en francés archives, en italiano archivio, en ruso arjiv.) que designa “el conjunto de
documentos, sean cuales fueren su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por
toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de
su actividad”.3
En el glosario de terminología archivística y definiciones tentativas de Enrique Ruiz
Cortes y Roberto Coletti Ruiz, la palabra archivo está definida como “sitio donde se coleccionan
y conservan documentos. Fuente de información para la toma de decisiones.”4 Por su parte,
Eugenio Casanova lo define como: “la colección ordenada de documentos (actas) de una entidad
(institución) o individuo, que se crearon en el desarrollo de su actividad, conservados para la
realización de propósitos políticos, jurídicos o culturales por tal institución o individuo.”5
1 Manuel Vázquez Murillo, Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI, p. 69.
2 Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos y práctica de la archivología, p. 155.
3 Ibídem, p. 162.
4 Ibídem, p. 156.
5 Ibídem, p. 157.
2
Mantilla Tascón lo define como una: “Colección ordenada de la documentación de una o más
entidades o individuos, que se conservan con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos,
económicos, religiosos, etcétera. También se denomina archivo al edificio que contiene dicha
colección.”6
Por lo anterior, se puede decir que los archivos son conjuntos de documentos generados y
reguardados en instituciones desde las épocas más antiguas de la humanidad, y cuya información
sirve para la toma de decisiones, por lo tanto están relacionados estrechamente con los gobiernos
y con sus productores, por esta razón y por el sector que los genere existen dos tipos de archivos:
Los archivos oficiales: archivos federales, archivos estatales, archivos
municipales.
Los archivos particulares: archivos de asociaciones civiles, archivos sindicales,
archivos familiares, archivos industriales.7
1.1. Ciclo vital del documento (Teoría de las tres edades)
Araceli Alday García nos señala que la Administración de Documentos “es un conjunto de
principios, procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y eficiencia del
manejo documental tanto en actividades destinadas a la conservación, uso y localización de los
documentos, como a la producción, circulación, selección y disposición final de los mismos”.8
Por su parte, la administración de documentos incorporó nuevos conceptos a la archivística en lo
que destaca la teoría de las tres edades (ciclo vital de la documentación), esta teoría ha sido
propuesta y estudiada por diversos autores como Antonia Heredia Herrera, Víctor Hugo Arévalo
Jordán, Manuel Vázquez Murillo, etcétera. Para estos autores, el ciclo vital se basa en tres edades
6 Ibídem., p. 157.
7 Araceli J. Alday García, Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo
federal, p. 20.
8 Ibídem., p. 27.
3
o fases, las cuales nos permiten analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo
de su vida, éstas están determinadas por valores y usos que tienen en cada una de las edades.9
El siguiente cuadro muestra el ciclo vital de la documentación.
Cuadro 1. El ciclo vital de la documentación
FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO
ACTIVA PRIMARIO:
-administrativo
-fiscal o contable
-legal o jurídico
Institucional
Frecuente
(consulta alta)
Institución
productora
TRÁMITE
SEMIACTIVA PRIMARIO:
-administrativo
-fiscal o contable
-legal o jurídico
Institucional
Ocasional
(consulta baja)
Institución
productora
CONCENTRACIÓN
INACTIVA SECUNDARIO
-evidencial
-testimonial
-informativo
Social Investigador,
público en
general.
HISTÓRICO10
Fuente: Araceli J. Alday García, Introducción a la operación de archivos en dependencias y
entidades del poder ejecutivo federal, p. 27.
El ciclo vital de la documentación, es el concepto fundamental de la teoría moderna de
administración de documentos, define y sintetiza las tres fases de vida de los documentos: activa,
semiactiva e inactiva. Este ciclo, permite determinar acciones bajo la responsabilidad de órganos
que regulan la producción, circulación, uso y acceso de la documentación.11
En el ámbito de la
administración pública, los archivos están integrados por un conjunto de expedientes y
9 Ibídem., p. 27.
10
Araceli J. Alday García, Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo
federal, p. 27.
11
María del Rosario Vargas Rodríguez, “Encuentro nacional de administradores de documentos”, julio: 2003, p. 17.
4
documentos organizados conforme a un método, que constituye la principal fuente de
información para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigación, por lo
que es importante considerar a los diversos tipos de archivos, haciendo referencia de la
documentación que los integran, comprendida dentro de su ciclo vital. Brevemente se explican a
continuación, estos tipos de archivo.
Archivo de Trámite: es la etapa activa de los documentos, se generan a partir de las actividades
sustantivas del ente creador, el Archivo de trámite pertenece al sistema red de archivos, en él
están ubicadas la unidad central de correspondencia y las unidades de documentación en trámite.
Es a partir de la recepción o creación de los documentos de toda actividad administrativa que
dentro de las dependencias tiene sustento; también es a partir de ese momento que se inicia su
ciclo de vida en los archivos.12
De ahí que es el inicio donde se sentarán las bases para contar con
archivos organizados. Se constituyen con expedientes y documentación en proceso relativo a los
asuntos pendientes de concluir, cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma
de decisiones.13
Archivo de Concentración: corresponde a la segunda vida de los documentos; a él se le deben
trasladar (transferencia primaria)14
los documentos de los archivos de trámite cuando la consulta
por los organismos productores es esporádica, y ahí permanecerán hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico.15
12
Araceli J. Alday García, óp.cit., p. 29.
13
María del Rosario Vargas Rodríguez, óp.cit., p. 16.
14
NOTA: Transferencia primeria es: la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha de haber terminado, o
cuya consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescribe el término de permanencia. Este
término puede ser fijado reglamentariamente o en coordinación con las dependencias tramitadoras, o de acuerdo con
el calendario de caducidades, a fin de no ocupar espacio vital en el archivo de trámite.
15
Araceli J. Alday García, óp. cit., p. 38.
5
Archivo Histórico: Corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital, al
que se han de transferir desde el archivo de concentración, (transferencia secundaria)16
para su
conservación permanente. Sus fondos están constituidos por series documentales transferidas por
el o los distintos archivos de concentración de la dependencia. También puede conservar
documentos recibidos por donación, depósito o adquisición.17
Como se muestra en el Cuadro 1.
El ciclo vital de la documentación, el archivo histórico se encuentra en la fase inactiva ya que la
documentación ha perdido sus valores primarios, concluyendo la función administrativa para la
institución gestora y además ha adquirido valores secundarios, por tanto su conservación debe ser
permanente en el archivo histórico, donde recibirá el tratamiento adecuado.
En consecuencia, se puede decir que el Archivo Histórico es la tercera fase del ciclo vital
de los documentos, en la cual los documentos que generó la institución o que son parte de ella,
adquieren los valores secundarios, se guardan y conservan permanentemente y su uso es social, y
tienen como principales usuarios a los investigadores.
Principio de Procedencia y Orden Original
A raíz de la concentración en un solo depósito de todos los archivos franceses, Natalis de Wailly,
formula el principio de procedencia, oponiéndose a una clasificación cronológica de todos los
fondos, (a partir de la formulación). El principio va a determinar la condición esencial del
archivo: su organización, resultado de dos actividades clasificación y ordenación, en palabras de
Antonia Heredia: “En castellano denominamos respeto al origen y al orden original, el cual se ha
convertido en el principio archivístico por antonomasia, aceptado universalmente por toda la
comunidad de archiveros.”18
16
NOTA: Transferencia secundaria: es el conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de la
unidad de archivo de concentración a la unidad de archivo histórico, previa selección y valoración documental. Tiene
lugar al termino de la vida activa y semiactiva de los documentos, que caducando los valores que justificaron su
reguardo en el archivo de concentración ya sean legales o fiscales pueden eliminarse o conservarse en el archivo
histórico.
17
Araceli J. Alday García, op. cit., p. 48.
18
Antonia Heredia Herrera, Archivística general: teoría y práctica, 4ª. Ed. Sevilla Diputación Provincial de Sevilla
1989 p. 14.
6
1.2. Tipología de los Archivos Históricos
La tipología archivística puede ser esbozada desde diferentes ángulos y perspectivas. A partir de
la entidad de la documentación, los archivos pueden clasificarse en dos categorías: públicos y
privados. En orden a su finalidad, serán: archivos administrativos e históricos. Y, por último, si la
norma clasificatoria hace referencia a la relación jerárquica de los archivos, podremos hablar
entonces de archivos estatales y archivos de la Administración Local (de Diputaciones o
Municipios), además de los archivos eclesiásticos (con subdivisión en catedralicios, arzobispales,
conventuales y de órdenes religiosas), y de los particulares (como pueden ser los nobiliarios y los
de empresas).19
Manuel Vázquez Murillo hace la siguiente clasificación por:
1. El tipo de instituciones a las que sirven: las instituciones a las que pertenecen los
archivos o son del país o son exteriores a él.
2. La cantidad de instituciones a las que sirven, se dividen en:
Archivos singulares: son los que conducen la Política Documental de una sola institución
y custodian la documentación ya seleccionada para su conservación permanente. Cada día es
más frecuente considerar a los archivos aislados y se consideran como cabeza o parte de un
sistema orgánico.
Archivos múltiples: son los que conducen la Política Documental de varias secciones de
una institución y reúne los documentos de valor perdurable que por ley ellas le envían.
3. Por la cantidad de uso de los documentos que albergan, son:
Archivos activos: los que conducen y aplican la política a los documentos activos. Suelen
coincidir los archivos activos con los archivos de trámite o de oficina.
Archivos semiactivos: son los que conducen y aplican la Política a los documentos de
menor cantidad de uso.
19
Ricardo González Castrillo, Opciones a bibliotecas y archivos, escalas de facultativos y ayudantes, Temario
básico, p. 250.
7
Archivos inactivos: los que conducen y aplican la Política a los documentos que sólo se
solicitan en caso de reclamación, después de un largo plazo precaucional. Estos documentos
se encuentran a la espera de la Selección documental.
4. Por la fase del ciclo vital de los documentos que guardan, son:
Archivos administrativos: término genérico que incluye todos los archivos que van
conduciendo los documentos desde el inicio del trámite hasta el fin del plazo precaucional.
Archivos históricos: archivos que administran y sirven documentos seleccionados por su
valor permanente.
5. Por la relación con el destino final de los documentos, son:
Archivo provisorio: es el que lleva la política de los documentos que están a la espera de
cumplir su destino final: eliminación o transferencia al archivo permanente.
Archivo permanente: el que lleva la política de los documentos ya seleccionados para ser
conservados de manera perenne y destinados para la consulta de usuarios no involucrados en
el asunto del documento.
6. Por las características de los conjuntos documentales que contienen, son:
Archivos especiales son los que procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel,
ejemplo: archivo de radiografías, de microfilms, de cintas magnéticas, etcétera.
Archivos especializados: son aquellos en los que predomina o es exclusivo un tipo
documental, ejemplo: archivos de escrituras, de expedientes, de historias clínicas, también se
les conoce como los que contienen los documentos sustantivos o característicos de un tipo
de institución: archivos eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares etcétera.20
1.3. Objetivo de los Archivos Históricos
Su objetivo se puede dividir en tres ámbitos estratégicos:
1. La constitución de un fondo documental cuyos valores principales no se definen
sólo por su interés para la investigación histórica, sino también como testimonio
20
Manuel Vázquez Murillo, Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI, pp. 73-75.
8
inalienable de la historia de las instituciones y las colectividades, de sus actividades y
de su misma existencia como tal.
2. A partir de procesos de análisis, proveer buena atención cualitativa y cuantitativa
mejorada que apoye la investigación, los archivos históricos y los grandes archivos
históricos nacionales han comenzado a poner en marcha estrategias (planes y
programas de organización y descripción de fondos) encaminadas a cubrir todos los
aspectos de la nueva demanda.
3. La implicación de los centros históricos en la nueva dimensión de la función
cultural que se hace extensiva en los archivos históricos y en los programas de
difusión, educativos, divulgativos y culturales en general.21
Funciones de un Archivo Histórico
De acuerdo con Eduardo Núñez Fernández, las funciones del archivo son:
1. La Recepción, organización, conservación, planificación descriptiva y elaboración
de los instrumentos descriptivos, bajo los parámetros de la normalización descriptiva
a elaborar, de acuerdo con las características de los fondos conservados y de la
demanda externa del archivo.
2. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluación de la gestión de los
recursos asignados y servicios prestados mediante la aplicación de las técnicas
estadísticas, la fijación de objetivos y la elaboración de informes y memorias de
gestión generales y por programas y/o proyectos; y,
3. Planear y desarrollar sistemas de calidad que permitan mejorar todos los procesos y
operaciones del archivo en forma integral y evolutiva atendiendo especialmente a los
resultados que mejoren la calidad de los servicios.22
21
Eduardo Núñez Fernández, Organización y gestión de archivos, pp. 330-331.
22
Ibídem, pp. 331-333.
9
1.3.1. Instrumentos de descripción como medios de acceso en el Archivo Histórico
Los instrumentos de descripción, control o de trabajo como los denominan algunos autores, son
los productos definitivos de una descripción, que sirven al archivista para el control de los fondos
y para dar la máxima difusión al contenido de los mismos, facilitando su conocimiento al simple
consultante o al investigador.23
La elaboración de estos instrumentos se desarrolla en un proceso
progresivo del control de contenido de los documentos, a lo largo del cual se van elaborando los
diferentes instrumentos de recuperación de información, cuyo contenido varía dependiendo de las
necesidades y los recursos del archivo así como de las demandas de los usuarios. Estos
instrumentos de descripción se dividen en principales o primarios y en auxiliares o secundarios:24
1.3.1.1 Los principales o primarios
Son aquellos que detallan de una u otra manera la información contenida en los fondos
documentales y a los documentos mismos, estos instrumentos permiten tener el primer
acercamiento entre los investigadores y la documentación.
Para llevar a cabo estas actividades, se cuenta con los siguientes instrumentos de descripción:
I. Guía
La guía ofrece la primera visión general a cualquier investigador, el volumen de unidades de
instalación y los campos de acción en los que puede desarrollarse su consulta. Todo archivo debe
contar con su guía aunque sea en su formato mínimo, y en cuanto a su elaboración podrá hacerse
según el estado de organización y descripción del archivo, inmediatamente o bien ser simultánea
a la realización del inventario.25
La guía referida a los archivos no desciende a particularidades, sino que de una manera
general señala las características, establece relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia
de los organismos productores y sus fondos, así como las interrelaciones entre secciones y entre
23
Ibídem, pp. 331-333.
24
María Estela Islas Pérez, La archivística en México, p. 285.
25
Antonia Heredia Herrera, Archivística general: teoría y práctica, p. 238-239.
10
series.26
De acuerdo con María del Carmen Pescador, “…es el instrumento de descripción de
fondos que sirve para orientar al investigador en el conocimiento y exploración del contenido de
todos, o parte, de los fondos, de uno o varios archivos.”27
Mientras que para María Estela Islas,
“Es el instrumento más general, lo mismo puede hacerse de un fondo de archivo que de todos los
fondos que incluye, al igual que de una totalidad de archivos de una nación o una región,
teniendo como objetivo el brindar un panorama general sobre el contenido del archivo.”28
El principal objetivo de la guía es informar de manera general sobre la documentación del
archivo, desde la historia de las instituciones o personas que la han generado hasta el volumen y
temas de consulta, y también el de proporcionar generalidades sobre el archivo como lo son: la
totalidad de sus fondos, trabajos y publicaciones, servicios que presta, horarios de apertura y
cierre, etcétera. Se tienen dos clases de guía:29
Guías generales: conjunto temático geográfico de archivos, los datos concretos de
los archivos se reducen al mismo y Guías específicas: las de un fondo o sección de
fondo, integrantes de un archivo, los datos sobre el archivo se reducen y se presta más
atención a la historia de la institución productora de los documentos integrantes del
fondo o la sección y de sus series, insistiendo en las funciones y actitudes de aquellos
que dan origen a dichas series.30
Por su parte, para Antonia Heredia se tienen también dos tipos de guías:
Guía general: en ésta, será imprescindible centrar la información sobre el archivo en
cuestión: las vicisitudes de su creación, edificio, dependencia, personal, servicios que
presta etc, sobre la historia de la institución, o cuyos fondos se alberguen en estos
archivos; exposición sistemática de los fondos, así como de sus secciones con
26
Ibídem., p. 239.
27
María del Carmen Pescador del Hoyo, El Archivo: instrumentos de trabajo, p. 116.
28
María Estela Islas Pérez, La archivística en México, p.285.
29
Theodore R. Schellenberg, Técnicas descriptivas de archivos, p. 4.
30
Ibídem, p. 4.
11
indicación del volumen de sus unidades, fechas límites, modificación de los fondos
por cesiones o adquisiciones, orientación bibliográfica, pero, sobre todo relación
completa de los instrumentos de descripción sobre dichos fondos; y Guías
especiales: éstas son de fondo o sección integrantes de un archivo, los datos sobre el
archivo se reducen, se presta más atención a la historia de la institución productora de
los documentos integrantes del fondo o de una sección y de sus series, insistiendo en
las funciones y actividades de aquellas que van a dar origen a dichas series.31
Adicionalmente, Antonio Ángel Ruiz Rodríguez nos da la siguiente división:
1. Guía de un archivo con un fondo único;
2. Guía de un archivo con varios fondos correspondientes al conjunto de archivos de
un país o región, y
3. Guía de archivos con documentación de una misma persona física o jurídica
(eclesiásticos, nobiliarios, militares); de un fondo del archivo.32
II. Inventario
Los primeros inventarios que se realizaron no fueron con la finalidad de informar al público sino
para control de los fondos del propio archivista. Para Carmen Crespo, el inventario es: “la
relación sistemática más o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un
fondo, serie.”33
Según Aurelio Tanodi, el inventario es: “una descripción exacta y precisa de todo
el material que conserva un archivo,”34
mientras que para el profesor Manuel Vázquez,
“inventario es una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos
asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalia y tiene como fin principal dar constancia
31
Antonia Heredia Herrera, op.cit., p. 242.
32
Antonio Ángel Ruiz Rodríguez, Manual de archivística, p. 51.
33
Carmen Crespo Noriega, Terminología de archivos, instrumentos de trabajo, p.7.
34
Aurelio Tanodi, Inventario, catálogo e índice de Córdoba, p. 9.
12
de la documentación y como secundario la búsqueda, el control y el estudio del acervo
documental”.35
Según lo expuesto arriba podemos decir que un inventario es el instrumento de
descripción del cual se ayuda el archivista para conocer y tener control sobre el acervo que
resguarda, en el que uno de sus objetivos es conocer la documentación que se tiene y como está
organizada e informar con precisión acerca de su contenido y localización dentro de la estantería,
de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y
rápida. Otro objetivo también es lograr la mejor relación costos/beneficios, porque permite
describir uniformemente los fondos y proporcionar niveles de información satisfactorios para los
usuarios.
Clases de inventarios
Arévalo nos da la siguiente clasificación
1. Por la unidad de archivo que lo utiliza:
Inventario esquemático: nos representa una breve idea del contenido de cada serie.
Inventario por unidad de conservación: es conocido por registro general de entrada
de legajos y en él se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia,
idea general del contenido y fechas extremas. El inventario de registro general recibe
una unidad de conservación por cada asiento.
Inventario analítico: se efectúa por tipo documental, y es normalmente usado para
documentos de gran importancia, no es muy conveniente para archivos muy grandes.
El inventario analítico tiende a individualizar el contenido, fecha y localización de
cada documento.
2. Por la finalidad del inventario son:
Para control de trámite: generalmente se realizan en las mesas de entradas o
corresponden a los libros de entrada.
Inventario por remisión: generalmente se considera inventario de remisión al de
recepción de documentos de un archivo general, intermedio o histórico.
35
Manuel Vázquez Murillo, Auxiliares descriptivos (inventario y guía), p. 7.
13
Inventario de eliminación: casi en desuso en la actualidad, por la facilidad que se
tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de eliminación.
Es necesario realizar inventario de la documentación eliminada, como constancia de
lo actuado, también es llamado inventario de expurgo, lo que hay que tener en claro
es que estos inventarios son sólo parte de la selección documental.
Inventario de existencia: considerado el más utilizado, por ser el más práctico y útil,
esencialmente el más necesario en primera instancia. En toda circunstancia de
ocupación de un depósito de papeles, es el primer inventario que se practica para
tener un conocimiento real de las circunstancias documentales del archivo.
Inventario de estudio o temático: en principio orienta al investigador en distintos
campos. Se corre el riesgo de desconocer a fondo el tema al que se refiere el
inventario o bien existe la probabilidad de que en un archivo exista una cantidad
considerable de temas, lo cual obligaría a realizar una enorme cantidad de
inventarios, por tal motivo los resultados no son siempre satisfactorios.
Inventario topográfico: normalmente se incorpora al inventario de existencia,
porque este nos indica en que área se encuentra el documento. El inventario
topográfico realizado sobre varios archivos de una misma institución, nos acerca
conceptualmente a la verdadera función de la guía y de la descripción colectiva.
Inventario sumario: expresa con brevedad el contenido y fechas extremas de cada
expediente, carpeta, mazo y atado que contengan legajos.36
Cruz Mundet los divide a su vez en: Inventario somero: comprende los elementos
mínimos del área de mención de identificación y suelen ir en columnas cuando se publican, e
Inventario analítico: describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los
expedientes.37
Para Pescador del Hoyo, el inventario como instrumento de descripción de fondo de
archivo no tiene siempre la misma profundidad, la misma cantidad de datos, sino que puede
36
Víctor Hugo Arévalo Jordán, Técnicas documentales de archivo: la descripción archivística, pp. 201-204.
37
José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, p. 399.
14
recoger más o menos detalles según el grado de desarrollo del trabajo y el primer inventario es
casi siempre somero y cada epígrafe ha de acompañarse de la indicación de volumen (cajas,
legajos, carpetas, etcétera) y si es posible años que comprende y siglos; para esta autora, existen
cuatro tipos de inventarios:
1. Inventario somero: si apenas se conoce el fondo documental y es muy numeroso
se debe empezar hacer fichas en que se englobe bajo un sólo epígrafe indicativo el
grupo de unidad de conservación que guardan documentos semejantes.
2. Inventario descriptivo: se puede hacer de aquello fondos que lo merecen por su
interés o utilidad, desarrollando solamente la parte correspondiente a los datos,
describiendo el contenido de cada unidad proporcionando un conocimiento más
detallado que casi siempre son suficientes para el investigador.
3. Inventario analítico si se trata de un fondo pequeño y sus documentos son de
interés suficiente se puede redactar una ficha por cada unidad documental
(documento, expediente) contenidos en una unidad de conservación.
4. Inventario especial se aplica esta denominación a los que no son textuales, estos
archivos han existido siempre pero hoy su entrada es masiva en cuanto a su
producción, es mecanizado y es de uso común. Estos se pueden comprender en la
denominación de documentos audiovisuales pero por existir bastantes diferencias se
consideran por separado, en principio los gráficos y pasando a los sonoros.38
Al existir una gran cantidad de tipos de inventarios, sólo se utilizaran en el área laboral los
inventarios que cubran las necesidades del archivo y nuestras necesidades como archivistas.
III. Catálogo
Es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas
documentales o las unidades archivísticas de una serie o un conjunto documental, que guardan
entre ellos una relación o unidad tipológica, temática o institucional.39
Sus elementos
38
María del Carmen Pescador del Hoyo, op.cit., pp. 15-42.
39
Antonia Heredia Herrera, op. cit., p. 274.
15
indispensables pueden agruparse en tres apartados: 1.Datos internos; 2. Datos externos; y Datos
de localización o signatura.40
Antonio A. Ruiz Rodríguez menciona que este instrumento describe
[…] las unidades documentales simples o compuestas, en cualquier soporte, elegidas
siguiendo criterios y por tanto no actúan sobre todo el fondo, sección o serie, si no
que pueden estar dirigidas solamente a una serie o parte de ella y documentos que
traten sobre un mismo asunto, ordenados previamente y pertenecientes a un
determinado periodo cronológico.41
Los instrumentos de descripción son los que se van a encontrar los usuarios en aquellos
archivos a los que se dirijan en demanda de información. Cada unidad de información debe
proporcionar un instrumento: 1. Archivo de trámite: cuadro de clasificación, registro de entrada
y salida de documentos; 2. Archivo de concentración: guías, inventarios y cuadro de
clasificación; y Archivo histórico: censos, guías, cuadro de clasificación general, inventarios,
catálogos.42
Clases de catálogo
Partiendo del tipo de ordenación que requiera la serie catalogada tendremos un catálogo
cronológico o alfabético.
1. Catálogo cronológico: es el más frecuente ya que la ordenación de este tipo es la
más usual y se pueden distinguir dos variantes: a) Aquel cuyos documentos integran
una serie cuya identidad está marcada por la tipología y cuya información puede ser
uniforme; y b) Aquel cuyos documentos han sido seleccionados en razón de un tema
y no tienen porqué tener la misma tipología aunque requieran en su ofrecimiento un
orden cronológico.
1. Catálogo alfabético: para una mejor utilización requieren una ordenación
alfabética que habrá que respetar a la hora de la catalogación. En cuya descripción
40
Ibídem, p. 274.
41
Antonio Ángel Ruiz Rodríguez, op.cit., p. 54.
42
Ibídem., pp. 57-58.
16
individualizada lo que interés destacar a efectos de la ordenación es el nombre de la
persona o el lugar geográfico o de las materias.43
1.3.1.2 Los auxiliares o secundarios
Junto a los instrumentos de descripción hay otros instrumentos los cuales son auxiliares, la
calidad de éstos, se cumple a través de una función de control; así los registros, no suelen estar a
disposición del investigador; mientras que otros como los índices y los tesauros facilitan la
utilización de los instrumentos de descripción.
I. Índices.
Los índices informan sobre nombres de personas, lugares o materias ordenadas
alfabéticamente para su inmediata localización en la guía, inventario y catálogo.44
De
acuerdo con Antonio Ángel Ruíz Rodríguez, “Acompañan y complementan a otros
instrumentos de descripción, por lo que dado que se encuentran inmediatos a éstos, deben
ser someros pero, lo suficientemente claros para que quede muy concreta la persona, lugar y
tema a que se refieran.”45
II. Censo.
Son considerados como instrumentos de descripción auxiliares con características
especiales ya que este instrumento tiene dos vertientes importantes: por un lado es
indispensable para conocer los fondos de un archivo o de varios, con vistas a futuras
planificaciones; por el otro es un primer elemento de información general para el usuario.
Los censos no sólo son importantes y funcionales para los usuarios, también lo son para los
archivistas ya que proporcionan información de los fondos en los archivos.46
43
Antonia Heredia Herrera, op. cit., p. 248.
44
Ibídem., p. 300.
45
María del Carmen Pescador del Hoyo, op.cit., p. 66.
46
Antonio Ángel Ruíz Rodríguez, op.cit., p. 46.
17
III. Tesauros.
Es un vocabulario especializado, coherente y limitado de palabras derivadas por sus
correspondencias semánticas, escogidas de forma que pueden representar todos los
conceptos que figuran en un texto y así poder ayudar a elabora un índice.47
IV. Registro.
Es una relación topográfica que numera las unidades de instalación por orden de ingreso.
Cada uno de los asientos se refiere a los legajos, libros, carpetas y no a las unidades
documentales (sección, serie y pieza documental).48
1.4. El Archivo General de la Nación (AGN)
El 27 de marzo de 1790, Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla, segundo conde de
Revillagigedo, envió al Ministerio de Gracia y Justicia de España, el proyecto para crear el
Archivo General de la Nueva España, para reorganizar la Secretaría de Cámara del Virreinato. El
nuevo archivo reunió, además de los papeles de la antigua Secretaría de Cámara, los del resto de
las dependencias, con el consecuente beneficio para la adecuada ordenación y cuidado de los
documentos. El proyecto, aprobado por las autoridades, consideró como lugar propio para el
archivo, el Castillo de Chapultepec.
Las Ordenanzas para el Archivo General, derivadas de la Real Orden del 28 de abril de
1792, y redactadas por el propio Revillagigedo, disponían en 81 artículos la base para su
funcionamiento. Su objetivo principal, además de alcanzar las ventajas de un archivo general
bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes, era la erección de este común
depósito de reales cédulas, órdenes, providencias, ordenanzas, instrucciones, procesos,
instrumentos públicos, cuentas, padrones, y demás papeles antiguos, que sepultados en diversas
oficinas y cubiertos de polvo, ocultan bajo de sí, las noticias más preciosas e interesantes.
Luego de la Independencia, durante la Regencia y el Imperio en 1821, Ignacio María de
Aguirre, quien había sido oficial de la Secretaría de Virreinato y Juan de Dios Uribe, archivista
de la propia secretaría, fueron comisionados para repartir la documentación, alguna de la cual,
rescatada de su uso como mortero para cañones en la guerra, se encontraba en el edificio de la
47
Antonia Heredia Herrera, op.cit., p. 303.
48
Ibídem., p. 304.
18
Contaduría de Azogues. La repartición de los archivos se hizo tomando en cuenta los diferentes
ramos que abarcaban y se mandó a los recién creados ministerios. La Independencia trajo consigo
un cambio radical en la estructura de la administración pública.
Con el impulso a las nuevas instituciones nacionales desaparecieron oficinas del viejo
régimen para dar lugar a los ministerios de Estado; muchos de los archivos novohispanos
quedaron momentáneamente abandonados en este tránsito hacia una organización distinta. El
interés por recuperar la importancia del Archivo debe mucho a Lucas Alamán, quien además de
su calidad como funcionario, se distinguía por su notable interés y conocimiento dedicado a la
historia. La Junta Provincial Gubernativa de México lo nombró ministro de Relaciones Exteriores
e Interiores, puesto que ocupó por varios años y en diferentes ocasiones.
El 23 de agosto de 1823 se creó el Archivo General y Público de la Nación; esta
designación estableció que los servicios de la institución no estaban destinados exclusivamente al
uso del gobierno, sino para todos quienes estuvieran interesados en consultar su acervo. Aquellos
archivos del virreinato que se habían depositado y encomendado a las nuevas secretarías de
Estado y que no tuvieran relación con esos ministerios se reintegraron en el nuevo organismo,
basado una vez más en archivo de la Secretaría de Cámara del Virreinato y nutrido con los
documentos de las recién creadas instituciones. El Archivo General y Público de la Nación
dependió de la Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e Interiores y tuvo
sede en el local de la antigua Secretaría del Virreinato, lugar original donde se guardaba este
archivo en la época novohispana.
En 1918, se reincorporó a la naciente Secretaría de Gobernación de la cual depende hasta
la fecha. Entonces adquirió su actual designación de Archivo General de la Nación. En esa época
una parte del Archivo fue trasladada al antiguo templo de Guadalupe, también conocido como
Casa Amarilla. De 1973 a 1977 la parte sustantiva del repositorio, hasta entonces situada en el
Palacio Nacional, se trasladó al Palacio de Comunicaciones, en el Centro Histórico de la ciudad,
espacio que pronto resultó insuficiente para albergar a la institución.
El 26 de mayo de 1977 se publica el decreto presidencial que asigna al palacio de
Lecumberri como nueva sede del Archivo General de la Nación, entonces inició una magnífica
obra de remodelación que permitió reabrir este espacio el 27 de agosto de 1982 y a donde se
efectúa el traslado definitivo; el archivo se compromete a impulsar un vasto programa de
publicaciones necesarias, tales como obras de consulta y difusión, boletines de trabajos de
19
investigación histórica, se implantan nuevos servicios y se continua con la recepción de
documentos de la administración pública.
El Archivo General de la Nación custodia el acervo más valioso del abundante patrimonio
documental de México por su riqueza informativa, en efecto, la documentación que integra el
acervo de la institución ocupa en el universo de la memoria histórica de los mexicanos, un lugar
privilegiado, fundamental y el cual constituye en consecuencia un recurso altamente significativo
para la investigación social y para la comprensión de nuestra realidad pasada y presente. En la
actualidad el AGN alberga más de 25,000 metros lineales de documentos que proceden tanto de
instituciones de gobierno como de entidades privadas.49
49
NOTA: Los antecedentes históricos del Archivo General de la Nación (AGN), fueron extraídos del libro: Archivo
General de la Nación. Lecumberri: un palacio lleno de historia, México: Secretaría de Gobernación, Archivo
General de la Nación, 1994.
20
CAPÍTULO 2. Métodos para medir el nivel de satisfacción de las necesidades de
información de usuarios de archivo
En este capítulo se analizarán y explicarán diversas definiciones que sustentan el desarrollo de la
investigación sobre el estudio de usuarios basándonos en la Teoría de Abraham Maslow, 50
y se
describirán los posibles métodos, técnicas e instrumentos que permitirán identificar las variables
de necesidad de información, comportamiento informativo, además de la satisfacción e
insatisfacción de las necesidades informativas, tomando como base teórica los argumentos de
Juan José Calva González,51
y Elías Sanz Casado,52
entre otros.
2.1. Usuarios
En la actualidad y desde siempre, el hombre ha tenido la necesidad de información, es decir, que
por medio de diferentes flujos recibimos diferentes tipos de señales, mismas que al conjuntarse
nos transmiten información y a partir de entonces podemos o no llevar a cabo acciones que
beneficien nuestro desarrollo personal o profesional.53
Por este motivo nosotros, como seres
racionales, buscamos la manera de obtener información para el desempeño óptimo de nuestras
actividades cotidianas, de este modo es que, sin darnos cuenta, nos convertimos en usuarios no
sólo de objetos, sino también de servicios de diversa índole. Para ello, es importante comenzar a
entender que es un usuario. Un usuario de acuerdo con el diccionario de la Real Academia
Española “es un adjetivo dado a aquella persona que usa ordinariamente algo; así como también,
se le dice a aquel individuo que tiene el derecho de usar de una cosa ajena con cierta
50
Abraham Harold Maslow, El hombre autorrealizado: hacia una psicología del ser, España: Kairós, 1983, pp. 15,
111-146.
51
Juan José Calva González, Las necesidades de información: fundamentos teóricos y métodos, México: UNAM,
CUIB, 2004, pp. 19-173.
52
Elías Sanz Casado, Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, pp. 19-
44.
53
Esto lo resaltamos, porque coincidimos con la profesora Emilia Currás, quién nos dice que la información como
resultado de impactos venidos del exterior a nuestro cerebro, activan nuestras neuronas, modificando o aumentando
nuestro estado de conocimiento. En Emilia Currás, La sociedad de la información: cuestión de suma actualidad, p.
2.
21
limitación”.54
De esta manera, al referirnos al término usuario, haremos referencia a aquella o
aquellas personas que habitualmente utilizan algo ajeno por derecho o concesión.
2.1.1. Usuarios de la información
La base fundamental para la existencia de los sistemas de información (archivos, centros de
documentación, bibliotecas, etcétera) son los usuarios, por este motivo es importante definir que
es un usuario de la información.
La realización de estudios de usuarios (método que más adelante explicaremos), ha
permitido conocer los distintos hábitos y comportamientos que nos permiten agrupar a los
usuarios, estas agrupaciones de acuerdo con Óscar Eduardo García Hernández, quien señala que
al hablar de un usuario de información, nos referimos a“[…] toda persona que requiere cubrir una
necesidad de información que le permite modificar su forma de pensar, ya sea cualquiera
actividad que desarrolle”. 55
Y, de acuerdo con Elías Sanz Casado, será “aquel individuo que
necesita información para el desarrollo de sus actividades.”56
Mientras que Javier Brown explica
que son “[…] todos aquellos que hacen uso de información de cualquier tipo y con fines diversos
(incluso aquellos que hacen uso de información para sobrevivir). […] incluye no sólo los seres
humanos (seres racionales), sino cualquier otro tipo de animal, ya que: todos los animales
procesan información.” 57
Por consiguiente, un usuario de la información será aquella persona que necesita
información de cualquier tipo para realizar cualquier actividad o simplemente para sobrevivir.
54
Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española. [En Línea] 22ª ed. España: Real Academia
Española [Ref. 24 de septiembre de 2009] Disponible en World Wide Web: <http://www.rae.es/rae.html>
55
Óscar Eduardo García Hernández, Organización de Archivos I: Guía de autoaprendizaje, p. 70.
56
Elías Sanz Casado, El manual de estudios de usuarios, p. 19.
57
Javier Brown César, Elementos para una teoría bibliotecaria, p. 161.
22
Usuarios reales
Para Sanz Casado, estos usuarios “son quienes no sólo son conscientes que necesitan la
información sino que la utilizan frecuentemente”.58
No obstante, Óscar Eduardo García
Hernández, nos dice que hay dos diferentes niveles de usuarios que son:
I. El responsable de la existencia del mantenimiento y las políticas de los sistemas de
información; […] siendo el usuario la base de la dirección y la concepción de los sistemas
de información, […] donde se definen las funciones, características, necesidades y
demandas de aquellos que las utilizan.
II. Aquel usuario que participa en las operaciones del proceso documental; […] quien puede
precisar y evaluar, seleccionando los materiales de información; pudiendo canalizar el
acceso a la literatura especializada, al usuario que nos está tan informado como él. 59
Por su parte, Javier Brown menciona que existen otros tipos de usuarios, entre los que se
encuentran: los usuarios que transmiten información a través de los medios de difusión,60
mismos que requieren de cierta competencia especializada, como conocimiento de lenguajes,
aprendizaje de la lectoescritura, conocimiento técnico así como capacidad visual y auditiva, entre
otras. Otros a quienes hace referencia, son los usuarios de información documental “[…]
quienes requieren ciertas capacidades específicas como la comprensión, competencia en el
código, experiencias previas, etcétera; así como hábitos vinculados con estas capacidades
(hábitos de lectura, reflexión y análisis, entre otros)”.61
No obstante, otros autores como Patricia Hernández Salazar y Juan José Calva González
coinciden en que otra forma de diferenciar y estudiar el entorno usuario, se refiere a la
58
Elías Sanz Casado, op. cit., p. 9.
59
Óscar Eduardo García Hernández, op. cit., p. 70.
60
Es decir, por medio de la escritura, documentos, radio, cine, televisión, etcétera. Javier Brown César, op. cit., p.
162.
61
Ibídem.
23
introducción de la noción de “comunidades,”62
las cuales son un subgrupo que tiene muchas
características de la sociedad pero en pequeña escala y con intereses comunes menos amplios y
coordinados. Al complementar el término “comunidad” con el de “usuarios”, se delimita hacia el
interior de un grupo de la sociedad, centrándose en una comunidad de usuarios específica. Las
comunidades de usuarios tienen elementos que permiten definirlas mediante los siguientes datos,
que a su vez se utilizan para diferenciarlas, de acuerdo con: grupos de edad; nivel académico;
función o rango; filiación institucional; orientaciones valorativas; estratos de ingreso; grupos
minoritarios; entre otras. De esta manera, nos dicen que algunas características observables en las
comunidades homogéneas de usuarios son:
a. La expresión de una cultura o de algunos de los aspectos de la misma a través de la
forma de compartir ideas, valores, tradiciones, formas, etcétera.
b. La comunidad como ente dinámico, es decir, cambia y evoluciona, pues sus
integrantes nacen y mueren, envejecen y enferman; así como también, emigran o migran,
estudian o trabajan, algunos ambas y demás.
c. Puede ser familiar, municipal, rural, urbana, profesional, académica, especializada en
un área del conocimiento humano, por grupo de edad, estrato socioeconómico y otras. 63
Usuarios potenciales
De acuerdo con Sanz Casado, los usuarios potenciales “son aquellos que necesitan información
para el desarrollo de sus actividades, pero no son conscientes de ello, por lo tanto, no expresan
sus necesidades”.64
Por otro lado, tenemos que Javier Brown considera que un usuario
potencial65
es quien todavía no tiene un acercamiento al centro de información, archivo y
62
Las comunidades se caracterizan por estar compuestas de personas, quienes comparten algo en común; es decir,
pueden actuar con base en expectativas o valores comunes, siguen ciertas orientaciones básicas o persiguen fines
similares; en Helmut Schoeck, Diccionario de sociología, pp. 120-121.
63
Javier Brown César, op. cit., p. 166.
64
Elías Sanz Casado, op. cit., p.19.
65
Javier Brown César, op. cit., p. 162.
24
biblioteca, pero puede ser motivado o atraído por éstos, generando así un movimiento que hará
que el usuario potencial se transforme en un usuario actual o real.
2.1.2. Usuarios de Archivo
En el ámbito bibliotecológico existen las siguientes categorías de usuarios: estudiantes (de
licenciatura, quienes durante los primeros años de la carrera tienen necesidades más generales,
las cuales se van haciendo más específicas y especializadas conforme avanzan en sus cursos y
llegan a la elaboración de sus tesis u otros trabajos de investigación; y de posgrado, que tienen
necesidades de información más específicas y especializadas, sobre todo cuando están realizando
sus proyectos de tesis), profesores (personas cuyas necesidades están en sí enfocadas al contenido
de los cursos que imparten, aunque algunos al mismo tiempo realizan investigaciones por este
motivo “[…] sus necesidades de actualización y profundización en su área de estudio se
profundizan”.66
Aunque cabe aclarar que también hay profesores de posgrado, cuyas necesidades
son similares a las de los investigadores), y los investigadores (cuyas necesidades de información
son más amplias y profundas en un campo determinado de conocimiento, por lo cual la
exhaustividad es un elemento importante a cubrir en sus requerimientos).
Para nuestra investigación es necesario destacar la tipología de los usuarios en el contexto
de la archivística, haciendo hincapié en los usuarios de archivos de tipo histórico, entre los
podemos incluir al Archivo General de la Nación; de ahí la importancia de revisar diversos
estudios sobre los usuarios de información. Con base en ésto se consideró la tipología de usuarios
de la información dentro de los ámbitos bibliotecario y archivístico, es decir, primeramente
revisamos lo expuesto por estudiosos de la bibliotecología y a continuación se explican los
estudios realizados por teóricos como José Ramón Cruz Mundet,67
Ramón Alberch I Fugueras,68
Alfred Mauri,69
Germán Itúrrate I Colomer,70
entre otros por parte de la disciplina archivística.
66
J. Alberto Arellano Rodríguez, Guía para la formación de usuarios de la información, p. 36.
67
José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, p. 357-
362.
68
Ramón Alberch I Fugueras, La formación de usuarios en archivos: modelos y estrategias para un mejor uso de la
información [Ponencia presentada en el “V Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica: Los archivos
al servicio de la sociedad”] del 2 al 5 de julio del 2007, pp. 4-18.
69
Alfred Mauri, citado por Alfonso Rubio Hernández, Estudios de usuarios en archivos municipales: una
aproximación teórica y práctica, p. 221.
25
José Ramón Cruz Mundet en el Manual de Archivística hace mención de que fue en el
siglo XIX el período donde se dió la apertura o liberalización de los vestigios del pasado, es
decir, fue cuando comenzó a surgir la categoría de archivo histórico; en un principio los
eruditos71
fueron quiénes primero se acercaron a estos centros de información. Mientras que
durante la segunda mitad del siglo XX nuevos usuarios, entre los que se encontraban los
escolares, aficionados y otros más se interesan en la información resguardada en los archivos, los
cuales desde entonces han sido vistos como los medios para realizar “sus inquietudes
intelectuales, de ocio culto, […] o de realización personal”.72
Posteriormente a principios del
siglo XXI, en el caso de nuestro país, con el acceso a la información pública, se ha favorecido en
cierta forma, a que la ciudadanía conozca un poco más de los archivos públicos (administrativos,
de concentración e históricos).
En este mismo documento, Cruz Mundet menciona además que es un nuevo reto adoptar
las medidas necesarias para satisfacer las necesidades de los usuarios externos, de igual modo,
hacer que otros sectores de la población se interesen en los servicios. Todo para el cumplimiento
de la función cultural de los archivos. Por su parte, Ramón Alberch I Fugueras,73
considera que
una posible segmentación de los tipos de usuarios sería a partir de la identificación de usuarios
internos y externos; ya que más que una tipología de usuarios, lo que existe son nuevas y diversas
formas de acceso a los documentos (Internet), y esto mismo hace que los perfiles y el número de
usuarios se amplíen.
Dentro de los usuarios internos Ramón Alberch identifica al personal de la propia
institución u organización; es decir, “[…] son los miembros de la entidad que posee el archivo,
no importando si sean públicos o privados;”74
como los gerentes y gestores; los profesionales
encargados de diseñar políticas de implementación de sistemas de gestión documental, entre
70
Germán Itúrrate I Colomer, Aproximación teórica a la tipología de usuarios de archivos [Aproximació teórica a la
tipologia de l´usuari d`arxius], Lligall: Revista catalana d` arxivística, núm., 7, (1993), pp. 77-96.
71
Al referirse a eruditos se refiere a historiadores, paleógrafos, genealogistas, anticuarios, entre otros, a los que más
tarde se les unieron los investigadores y universitarios. José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, p. 357.
72
Ibídem.
73
Ramón Alberch I Fugueras, La formación de usuarios en archivos, op. cit. p. 5.
74
José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, p. 361.
26
otros. Cabe mencionar que a estos usuarios les satisface, por lo general, la recuperación de la
información de manera precisa y oportuna.
En cuanto a quienes son usuarios externos, Ramón Alberch, menciona a los
investigadores profesionales, investigadores aficionados, estudiantes y ciudadanos con intereses
diversos. A continuación se describen las necesidades de los grupos de usuarios externos
explicados en el manual de archivística.
Los investigadores profesionales como público habitual de los archivos históricos y
con la capacidad suficiente para el manejo de la información, requieren de instalaciones
adecuadas, así como, instrumentos descriptivos claros y precisos para su búsqueda de
información.
2. Los investigadores aficionados, requieren mayor atención para orientarse acerca de
los fondos, por este motivo requiere sistemas de recuperación de la información, que les
permitan acceder a datos concretos. De los investigadores aficionados,75
Cruz Mundet
nos comenta que son personas con una formación variable, pero que en ningún caso es
la propia de los historiadores. Proceden del sector terciario, ya sean activos o jubilados,
siendo la genealogía y la historia local sus temáticas preferidas. Las características que
definen a este perfil de usuarios son: a) Sus demandas son muy específicas, sin
dedicarse de lleno a búsquedas prolongadas, se desilusionan si los instrumentos de
descripción no cubren sus expectativas, al igual cuando los documentos al ser de origen
administrativo, en la mayoría de los casos no recoge los datos que espera. b) La
incompatibilidad del horario de servicio de acuerdo con su tiempo libre. c) El
desconocimiento de técnicas de investigación. d) La familiaridad con la tecnología, que
al ser implementada en otros centros de información como en las bibliotecas y que
utilizan con frecuencia, les provoca cierta insatisfacción del servicio, y e) Las demandas
informativas de carácter administrativo son las más requeridas, y estos usuarios esperan
rapidez y precisión en la respuesta
3. Los estudiantes, pueden ser de enseñanza primaria, secundaria, media y superior, a
quienes los servicios como visitas guiadas, exposiciones, servirían para despertar su
75
Ibídem, pp. 358-359.
27
interés y en un futuro sean usuarios reales de los demás servicios del archivo. Cabe
mencionar que para los universitarios, en algunos casos los archivos son vistos ya como
uno de los medios para reforzar sus conocimientos.
4. Los ciudadanos en general desde dos puntos de vista, el primero, de acuerdo a su
relación administración-administrados a quienes se satisface facilitándoles el acceso a
los documentos de acuerdo a la legislación; y la segunda, la cultural, centrándose en
suscitar el interés del público mediante programas de difusión.76
En cuanto a la concepción que tiene de los estudiantes como usuarios externos, explica
que el archivo funge como fuente de información para este tipo de público desde dos
percepciones:
1. “El uso personal o en grupo para obtener datos básicos de carácter demográfico,
económico, social e histórico; y
2. el acceso mediatizado en forma de visitas guiadas o exposiciones”.77
Por su parte, Xavier Tarraubella Mirabet hace la diferencia entre las características y
requerimientos de estudiantes universitarios y no universitarios. Nos dice que muchos de los
estudiantes universitarios deben acceder alguna vez a un archivo para realizar un trabajo del
curso; y las características principales observables en estos usuarios son:
1. La falta generalizada de preparación para el manejo de la metodología y técnicas de
investigación, además del nulo conocimiento de qué es y cómo se organiza un archivo.
2. Tienen poca paciencia e inconstancia en la búsqueda de información y en la
utilización de la documentación, condicionada constantemente por el breve tiempo
destinado al desarrollo de su investigación.
76
José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 362.
77
José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 363.
28
3. Desconocimiento que tienen los profesores universitarios acerca de la
documentación, la información y sus posibilidades de localización en determinado
archivo. Además de que, en el caso de los archivos de nuestro país, se requiere de una
solicitud de consulta por motivo de investigación, entre otros requisitos, que tiene, cada
archivo.
4. La insuficiente conciencia de poder consultar un documento original y único, que
forma parte del patrimonio histórico. 78
Con relación a los estudiantes no universitarios,79
menciona que estos normalmente no
acceden a los archivos por voluntad propia, sino de acuerdo con las actividades que se
determinan en los planes de ciertas asignaturas, que utilizan los archivos y la documentación
como un recurso pedagógico más.
En concordancia con el derecho a la información y la transparencia de la Administración
Pública,80
nos menciona Tarraubella, que es como se ha incrementado el número de estos
usuarios, aunado a la difusión y promoción de los servicios de archivo como centros de
información y cultura, es de señalar que estas actividades no se han desarrollado del todo en el
caso de México, hace falta profundizar en esta tarea. Siendo las características de estos usuarios
las siguientes:
1. No conocen los sistemas de organización y funcionamiento de los archivos, y no está
acostumbrado a la utilización de los instrumentos descriptivos, la consulta y manejo de
documentos.
78
Xavier Tarraubella Mirabet, Los archivos y sus usuarios, op.cit p. 5.
79
Ibídem, p. 6.
80
Como sabemos la finalidad de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
(LFTAIPG) es garantizar el acceso de toda persona a la información que poseen los Poderes de la Unión y los
órganos constitucionales autónomos, y otros organismos centralizados y descentralizados y sin lugar a dudas esto es
aplicable a los archivos públicos de toda la República Mexicana y más aún el Archivo General de la Nación. De esta
manera, conociendo nuestros derechos y obligaciones como ciudadanos y/o profesionistas; tenemos que estar lo más
actualizados posible en los acontecimientos que transcurren diariamente en nuestro país, para así poder realizar
análisis críticos y proponer soluciones en beneficio de nuestra sociedad o comunidad.
29
2. Consideran el servicio de archivo como una oficina administrativa más y espera que
funcione de la misma forma, pensando que podrá resolver la búsqueda por correo o
teléfono.
3. No llegan al archivo por iniciativa propia, sino dirigido desde otros servicios u
órganos administrativos.81
Como podemos observar los usuarios externos en el campo de los archivos históricos, son
quienes actualmente hacen valer más su derecho a la información, pues ahora estudiantes y
ciudadanos en general al amparo de las diversas legislaciones existentes pueden solicitar la
información que requieren para los motivos que justifiquen.
Otra forma de clasificar a los usuarios de archivos, es la que Germá Iturrate hace en relación a
ámbitos,82
como el educativo, el cultural, el empresarial, y otros más que a continuación se
mencionan:
1. En relación al gran público, la enseñanza primaria, secundaria, el mundo universitario
(estudiantes, investigadores, etcétera).
2. Al mundo institucional, entre los que menciona a los gestores administrativos,
planificadores culturales, técnicos de la administración, entre otros.
3. El mundo del asociacionismo, es decir, de acuerdo a las asociaciones o entidades, tanto
públicas como privadas, y
4. En relación a las minorías, entre los que se incluye a los pensionados, minorías
lingüísticas o culturales y demás.
Como podemos observar entre un modelo y otro hay algunas coincidencias que nos
permiten identificar a los usuarios por clasificación de tipos.
81
Xavier Tarraubella Mirabet, op. cit. p. 7.
82
Germá Iturrate I Colomer, Aproximación teórica a la tipología de usuarios de archivos, op.cit pp. 77-87.
30
Cuadro 2. Tipología de usuarios en archivos
Autor Internos Externos
José Ramón Cruz
Mundet83
Los miembros de la entidad
que posee el archivo Investigadores científicos
Aficionados
Estudiantes
Ciudadanos en general
Ramón Alberch i
Fugueras84
Personal de la propia
institución u organización Investigadores profesionales
Investigadores aficionados
Estudiantes
Ciudadanos con intereses diversos
Xavier Tarraubella
Mirabet85
Se refiere al organismo o
institución que genera la
documentación
Investigadores profesionales
Investigadores aficionados
Estudiantes: Universitarios No universitarios
Ciudadanos en general
Alfred Mauri86 Es el que está vinculado al
propio organismo del cual
forma parte el archivo.
Investigador
Investigador en formación
Usuario para la formación profesional
Usuario ocasional o público en general
Germá Iturrate I
Colomer87
La institución Investigadores
Estudiantes de todos los niveles educativos
Asociaciones
Público en general
Fuente: Cuadro realizado a partir de lo expuesto, por los autores anteriormente citados.
Revisemos ahora la propuesta que nos hace Abraham Maslow en lo referente a los satisfactores
del ser humano, enfocándonos en particular a las relacionadas con las necesidades de
autorrealización ya que consideramos, como veremos más adelante, que un individuo busca
información cuando se encuentra en esta etapa de necesidades, ésto es importante porque nos
servirá para realizar el diseño de un instrumento que permita conocer el grado de satisfacción de
las necesidades de información de los usuarios de archivo.
83
José Ramón Cruz Mundet, op. cit., pp. 357-364.
84
Ramón Alberch I Fugueras, op. cit., pp. 4-18.
85
Xavier Tarraubella Mirabet, op. cit., pp. 3-7.
86
Alfred Mauri citado por Alfonso Rubio Hernández, Estudios de usuarios en archivos municipales: una
aproximación teórica y práctica, op.cit p. 221. 87
Germá Iturrate I Colomer, op. cit., pp. 77-87.
31
2.2. Teoría de Abraham Maslow
En el estudio abordado por Abraham Maslow88
sobre “El hombre autorrealizado: Hacia una
psicología del ser”; nos explica que el desarrollo debe entenderse como “los procesos que
conducen a la persona hacia la autorrealización”89
En donde al hablar de la necesidad de
autorrealización o self actualization90
, se refiere preferentemente al surgimiento de las
necesidades intelectuales y estéticas del hombre; cuyo proceso dinámico comienza cuando el
hombre, una vez satisfecha una necesidad básica tiene deseo de la inmediata superior; sin
embargo, según el estudio de Maslow donde más plenamente realiza ésto es en el nivel
intelectual y estético.
Ahora bien, Engler nos dice que la autorrealización queda entendida “en la teoría de Jung,
[…] como un impulso dentro del yo para realizar, satisfacer y mejorar las propias potencialidades
humanas máximas; […] en la teoría de Rogers [...] se concibe como una dinámica dentro del
organismo que lo conduce a realizar, satisfacer y mejorar sus potencialidades inherentes.”91
Mientras que Maslow nos dice que es el impulso por convertirse en lo que uno es capaz de ser, en
cuanto al crecimiento y desarrollo del potencial propio.
Para lograr esto, requerimos obtener o satisfacer ciertas carencias, las cuales comúnmente
conocemos o identificamos como necesidades; mismas que en el contexto del presente trabajo
“[…] son aquellas sensaciones de carencia, propias de los seres humanos y que se encuentran
estrechamente unidas a un deseo de satisfacción de las mismas.”92
Aunque se entienda que las necesidades deben satisfacerse, para que nazca una necesidad
superior, Maslow menciona que no necesariamente deben estar satisfechas en su totalidad. Por
consiguiente, a pesar de que las necesidades básicas son sólo escalones que conducen a la
88
Abraham Harold Maslow, Dr. en psicología humanista, quien descubrió mientras trabajaba con monos que ciertas
necesidades prevalecen sobre otras.
89
Abraham Harold Maslow. El hombre autorrealizado: Hacia una psicología del ser, op cit. p. 51.
90
Entendiéndose la autorrealización como: la tendencia innata a desarrollar al máximo los propios talentos y
potenciales, que contribuyen a obtener un sentimiento de satisfacción hacia uno mismo por parte del individuo.
91
Psicología de la educación para padres y profesionales, Definición de autorrealización [En Línea] 2010 [Ref. 12
de enero de 2010] Disponible en World Wide Web: <http://www.psicopedagogia.com/definicion/autorrealizacion>
92
Definición ABC, Definición de necesidad [En Línea] 2009 [Ref. 17 de noviembre de 2009] Disponible en World
Wide Web: <http://www.definicionabc.com/general/necesidad.php>
32
autorrealización, las capacidades exigen ser usadas y cuando cesan en exigencia son usadas
adecuadamente.
De este modo, la motivación se reconoce cuando sentimos deseo, anhelo, voluntad, ansia
o carencia y estas motivaciones del desarrollo nos hacen más altruistas, nos aleja de la visión
instrumental del otro. En general, Maslow defiende que “la satisfacción del desarrollo y de las
deficiencias producen salud positiva y evitan la enfermedad”93
, con ésto último nos quiere decir
que la carencia es causa de enfermedad deficitaria, ya que surge de la privación de ciertas
satisfacciones. Por consiguiente, define a la necesidad de manera natural como la generalización
de los datos reales de experiencia, que se denotan con las características de una deficiencia
duradera, las cuales son:
Su carencia alimenta la enfermedad, su presencia impide la enfermedad, su restitución
cura la enfermedad, bajo determinadas y complejas situaciones de libre elección, es preferida, por
la persona afectada de su carencia a otras satisfacciones, se encuentra inactiva, en retroceso o
funcionalmente ausente en la persona sana.
Mientras que otras dos características que se pueden distinguir, aunque sean de carácter
subjetivo, “[...] son el anhelo y deseo, consciente o inconsciente, y del sentimiento de carencia o
deficiencia, como de algo que falta por una parte y, por la otra la complacencia (sabe bien).”94
Luego entonces, la teoría de Abraham Maslow, señala que todo ser humano tiene una
jerarquía compuesta por cinco tipos de necesidades que son:
93
Abraham Harold Maslow, op. cit., p. 51.
94
Abraham Harold Maslow, op. cit., p. 52.
33
Figura 1. Pirámide de las necesidades de acuerdo con Abraham Maslow
E
ste autor presenta un orden que nos indica que al satisfacer de manera aceptable las necesidades
de nivel más bajo, se pasarán a tener necesidades de niveles más altos. El modelo que nos
proporciona Maslow afirma en lo fundamental, “que las personas tienen necesidades por
satisfacer y que las que se consiguen no constituyen motivaciones tan intensas como las
insatisfechas”. 95
Por lo que una vez cubiertas todas las necesidades humanas, el usuario se podrá
ubicar en el quinto nivel de la jerarquización, ya que es aquí donde se encuentra el conocimiento
o las necesidades de información del individuo, sin destacar que la presentación de las
necesidades no es indireccional y que pueden aparecer en cualquier otro nivel si se requiere, ya
que son las que tiene que ver con el potencial de cada persona.
Ahora bien, cada ser humano tiene dos sistemas de fuerza en su interior: Seguridad
(defensiva) y Desarrollo (confianza); los cuales, hacen que todo individuo se enfrente al dilema:
seguridad o desarrollo, inmadurez o madurez. Maslow, por un lado considera que en esta
dicotomía dialéctica, es más poderosa la necesidad de seguridad que la de desarrollo, ya que sin
haberse cubierto la necesidad no hay desarrollo que valga; por otro lado, afirma que todos los
impulsos psicológicos y factores sociales que contribuyen a aumentar el temor, reducirán nuestro
impulso por conocer.
95
Keith Davis, Comportamiento Humano en el Trabajo, op. Cit., p. 127.
Fuente: James A. F. Stoner, et al, Administración, p. 491.
1. Necesidades Fisiológicas.
2. Necesidades de seguridad física y
emocional.
3. Necesidades sociales y pertinencia.
4. Necesidades de autoestima y estatus
5. Necesidades de autorrealización y
satisfacción.
Fuente.
34
Ahora bien, nos parece pertinente mencionar que otros autores como Manfred Max Neef,
Antonio Elizalde y Martín Hoppenhayn, también han estudiado en relación a estos temas; y en el
texto titulado “Desarrollo a escala humana: una opción para el futuro”, comentan que “la
persona es un ser de necesidades múltiples e interdependientes; […] de modo tal que las
necesidades humanas deben entenderse como un sistema en el que ellas se interrelacionan e
interactúan de manera simultánea, complementándose y compensándose, siendo estas las
características propias del proceso de satisfacción de las necesidades.”96
Por una parte “un satisfactor de necesidades puede contribuir simultáneamente a la
satisfacción de diversas necesidades; y a la inversa, una necesidad puede requerir de diversos
satisfactores para ser satisfecha, es decir, varían dependiendo del momento, lugar o
circunstancia.”97
Sin embargo, coincidimos con estos autores, acerca del modo en que estas
necesidades comprometen, motivan y movilizan a las personas; motivo por el cual, también
fungen como potencialidades y llegan a ser recursos.
Por lo anterior, entendemos que los satisfactores se refieren a todo aquello que representa
“las formas de ser, tener, hacer y estar, contribuyendo a las necesidades humanas”98
, como a
continuación se ilustra.
Cuadro 3. Necesidades y satisfactores
Necesidades existenciales Satisfactores
SER Atributos personales y colectivos.
TENER Instituciones, normas, mecanismos
herramientas (no en el sentido material), leyes,
entre otras.
HACER Acciones personales o colectivas.
ESTAR Espacios y ambientes
Fuente: Jaime Andrés García Botero, en “Necesidades humanas según los modelos de Abraham
Maslow y Manfred Max.Neef”.
96
Manfred Max-Neef, et al., Desarrollo a escala humana: una opción para el futuro, p. 26.
97
Ibídem.., p. 26.
98
Ibídem., p. 41.
35
En consecuencia, los satisfactores son todo aquello, ya sea material o no, que un ser vivo
requiere para no sufrir una carencia o necesidad, ya sea física, mental, social, etcétera. Además,
incluyen diversidad de variantes, algunas comunes a todos los seres vivos y otras sólo son
requeridas por la humanidad.
2.2.1. Necesidades de información
Para comprender mejor qué son las necesidades de información es importante comenzar a definir
que es necesidad. La palabra viene del latín necessitas, -átis; el diccionario de la Real Academia
Española nos dice que es el impulso irresistible que hace que las causas obren infaliblemente en
cierto sentido; o simplemente la carencia de las cosas que son menester para la conservación de la
vida. Por otra parte, tenemos que necesidad es la ausencia o falta de lo necesario; por
consiguiente, puede relacionarse con la pobreza y miseria.99
De este modo un necesitado se ve
obligado por las circunstancias a recibir auxilio de otra persona, de un grupo u organismo, en el
caso de necesitar información los usuarios la solicitan a los distintos centros que proporcionan
este tipo de servicios. Entonces el interés en la información como necesidad se observa en los
individuos en la forma de expresarse y de querer saber lo que los demás no han expresado, y esta
misma necesidad se convierte en un derecho fundamental del hombre. Por lo anterior, el término
necesidad de información es un concepto subjetivo, relativo, que sólo se da en la mente del
individuo que la experimenta. Definido por James Krikelas como el “reconocimiento de la
existencia de incertidumbre.”100
El desarrollo social y la transmisión de conocimientos en la sociedad que fue creando la
necesidad de información donde el sujeto crea, enfatiza o estimula otras , para poder satisfacer y
alcanzar sus metas y acciones propuestas por el mismo. Las necesidades de información que cada
individuo tiene, se van generando conforme lo va manifestando de acuerdo al desarrollo de sus
actividades. Por lo que éstas se definen como: “un surgimiento de una insatisfacción que tiene el
individuo y que lo hace reaccionar para llegar una meta de insatisfacción; […] es decir puede ser
provocada por procesos internos o con mayor frecuencia por fuerzas ambientales.” 101
99
Henry Pratt Fairchild, Diccionario de sociología, p. 198.
100
James Krikelas, Information Seeking Behavior: Patterns and Concepts, p. 6.
101
Lewin citado por L. J. Bischof, Interpretación: de las Teorías de la personalidad, p. 113.
36
Así, las necesidades de información surgen cuando se han cubierto las necesidades básicas
o primarias; presentándose en todos los aspectos de nuestras actividades cotidianas. Sin embargo,
como aclara Javier Brown “la necesidad de información no se tiene, sino que se siente como
expectativa; naciendo de la limitación y finitud propias del ser humano y de sus conocimiento; es
decir, la necesidad de información es en sentido común la necesidad de conocer algo, lo que es
llamado también expectativa cognitiva.”102
La insatisfacción que tiene el ser humano de algo, o la carencia de un conocimiento sobre
un objeto o fenómeno, es lo que motiva una reacción para satisfacer ese algo que le falta. Es así
como surge una necesidad, porque el cerebro ha reaccionado ante la insatisfacción o carencia. Por
lo que también las necesidades de información están influidas por factores como son: “nivel de
experiencia sobre la disciplina de interés, el tiempo de experiencia en la disciplina, por la
persistencia, la motivación, la capacidad de análisis de la información, etcétera.”103
De este modo, consideramos que la necesidad de información y el conocimiento impulsan
al individuo a comportarse de un modo para poder satisfacer esa necesidad, lo que puede ser de
manera individual o colectiva. Las necesidades de información son dinámicas y se generan en las
personas de acuerdo con la función o rol que desempeñan en el ámbito en que se desenvuelven;
pues sabemos que como individuo, un usuario puede realizar diferentes actividades, para las
cuales necesita diferentes tipos de información.
Con respecto a los tipos de necesidades de los diferentes usuarios, entendemos que éstas
dependen de las características de cada usuario, así como de su ocupación o interés personal, de
sus habilidades y conocimientos previos acerca del tipo de servicios de información que pueda
tener un centro de información, ya sea archivo, centro documental o biblioteca. También estas
necesidades pueden depender de la formación del individuo, su nivel académico y, por supuesto,
de las características del área del conocimiento que le interesa.
Como hemos podido observar, las necesidades de información que tienen los usuarios,
surgen porque presentan una insatisfacción a causa de las siguientes circunstancias:
1. La carencia de algún conocimiento o información para la solución a problemáticas, es
decir, requieren de información específica.
102
Javier Brown César, Elementos para una teoría bibliotecaria, p. 197.
103
Patricia Hernández Salazar, El Perfil del usuario de información, p. 2.
37
2. La influencia de un ambiente (social, político, laboral, académico).
3. Las características propias de cada sujeto (experiencia, habilidades, conocimientos,
etcétera).
4. Actualización de conocimientos anteriores con respecto a los avances de temáticas de
su interés o profesión.
A continuación se muestra en el siguiente cuadro los tipos de necesidades que se
presentan en los usuarios de acuerdo a los tipos de necesidades de información:
Cuadro 4. Tipología de las necesidades de información
TIPOS DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Su función,
utilidad y uso
El individuo usa la información con un
fin útil para poder cumplir con sus
funciones en el ámbito donde se
desenvuelve. Esta tipología se basa en la actividad
que desarrolla el individuo en relación
al papel que desempeña en la sociedad. De acuerdo a su función, el fin de
mantenerse actualizado, resolver
problemáticas y encontrar toda la
información posible sobre un tema o
asunto.
En éste ámbito las necesidades de información
pueden ser de los siguientes tipos: 1. Sociales o pragmáticas, para la solución de
problemas prácticos en su vida social. 2. Recreativas, para el entretenimiento,
recreación, juego, distracciones, etc. 3. Profesionales, para que pueda cumplir el
individuo con sus funciones en el ámbito
profesional o laboral. 4. Educacionales, para que desarrolle las
actividades escolares dentro de un sistema
escolarizado.
Su forma de
manifestación Este tipo se relaciona con la forma en
que los sujetos realizan la búsqueda de
información.
Las diversas formas en que los usuarios
presentan y manifiestan sus necesidades son: 1. Expresadas, de forma oral o a través de un
comportamiento, es decir, es manifestada por la
acción del sujeto. 2. Las que no puede expresar, son aquellas
necesidades existentes en el sujeto por la
influencia de diversos factores tanto internos
como externos, pero que por diferentes
circunstancias el individuo no las puede
expresar. 3. Fuertes y persistentes, son las que expresa en
un comportamiento y por este motivo se
relacionan con las expresadas. Dentro de éstas
entran las conscientes, pues el individuo sabe lo
que quiere. 4. Débiles, son aquellas que su impacto no es
38
suficiente como para expresarlas.
Su contenido Por lo general se agrupan por la
insuficiencia o ausencia de un
conocimiento, cuya experiencia no le
ha dado hasta el momento y por
consiguiente no lo tiene registrado en
su cerebro. Busca el sujeto la
satisfacción de estas con la
información que cubra específicamente
este conocimiento.
1. Resultados y datos de investigaciones, estas
son las que los investigadores científicos por lo
regular buscan pero los datos son los que tengan
relación con su tema de investigación. 2. Métodos y procedimientos 3. Principios o fundamentos teóricos, se refiere a
los temas de investigación.
Necesidades de información concreta, sólo
requieren de un documento o un solo dato
específico.
Necesidades de información orientadas a un
problema o asunto, requieren de varios
documentos. Su posición en
el tiempo Se presentan de acuerdo con las
necesidades de cada sujeto, es decir de
manera mediata o inmediata.
1. Necesidades presentes o inmediatas. 2. Necesidades futuras o, potenciales.
Su carácter
colectivo o
específico
Las necesidades surgen de manera
grupal, de acuerdo al ambiente que las
rodea.
1. Necesidades de información concretas 2. Necesidades de información sobre un asunto
Fuente: Cuadro elaborado a partir de lo expuesto por Juan José Calva González en el libro Las necesidades
de información: fundamentos teóricos y métodos, pp. 77-97.
Y ya que estas necesidades “varían tanto en requerimientos y complejidad, […] también
se recurre a diferentes fuentes de información,”104
para satisfacer estas necesidades. De tal forma
que las fuentes de información formales son los archivos y otros centros de información y las
informales son los individuos a quienes en ocasiones solemos preguntarles en dónde buscar
información sobre temas de nuestro interés.
En particular, J. Alberto Arellano Rodríguez nos menciona algunos de los medios
utilizados en el ámbito bibliotecológico, para conocer y establecer las necesidades de información
de los usuarios:
1. Estudio del organigrama de la institución, sus objetivos, funciones y actividades.
2. Estudio de informes anuales de la institución, informes de proyectos y otras
publicaciones.
3. Entrevista a los usuarios.
4. Estudio de artículos, libros, etcétera; publicados por los usuarios.
104
J. Alberto Arellano Rodríguez, op. cit., p. 37.
39
5. Asistencia a seminarios, coloquios, y otros eventos similares, donde participan los
usuarios.
6. Observación del usuario en su lugar de trabajo.
7. Contactos personales informales con los usuarios.
8. Reuniones periódicas con los usuarios, preferentemente con grupos pequeños y
homogéneos.
9. Retroalimentación obtenida a través de estadísticas de uso de los servicios de
información.
10. Asistencia a reuniones técnicas en el seno de la institución, en las que se pueden discutir
los proyectos y problemas.
11. Estudio de los documentos utilizados por el usuario. 105
Los medios anteriores se pueden utilizar de manera simultánea para obtener información
acerca de las necesidades de los usuarios, ya que con ayuda de éstos podemos identificar los
distintos niveles de necesidades de los usuarios según sus disciplinas, conceptos de valor y
funciones que desempeñan en la sociedad. Como archivistas, para poder realizar este tipo de
estudios necesitamos primero tener las siguientes bases: una ciencia que estudie el crecimiento
del saber, una ciencia de la información que se enfoque al almacenamiento y la localización y o
recuperación de la documentación y de la misma relación entre ambas; pues como menciona
Hugh Taylor “[…] debemos interesarnos no sólo en el contenido de los documentos, sino de
igual forma en su utilidad, además de introducir estrategias de adquisición de originales y copias,
introduciendo elementos críticos a la vez que descriptivos en los medios de localización.”106
De
este modo, podríamos saber si a pesar de nuestros esfuerzos se han o no satisfecho las
necesidades de los usuarios del archivo.
105
J. Alberto Arellano Rodríguez, op. cit., pp. 38-39. Sin lugar a dudas podemos aplicar algunos de estos en el ámbito
archivístico.
106
Hugh A. Taylor, Los servicios de archivo y el concepto de usuario: un estudio del RAMP, p. 18.
40
2.2.2. Comportamiento informativo
Para describir lo que es un comportamiento informativo en primera instancia debemos comenzar
por definir qué es y qué se entiende por “comportamiento”, por este motivo, entendemos por
comportamiento a “la conducta, manera de portarse o actuar”.107
Por ello el comportamiento
informativo se puede comprender como la manifestación de las necesidades de información del
sujeto, originadas a partir de que la información que tiene, no le es suficiente para poder
continuar con un proceso que requiere terminar; de este modo, las razones por las que necesita
culminar dicha actividad, lo llevan a actuar de tal forma que le permita adquirir la información
que le sea útil para cumplir con su actividad de manera positiva; de este modo, el
comportamiento informativo “[…]sería la tendencia a buscar y encontrar los datos, manejo de
algunas estrategias, utilización de archivos, etcétera”.108
En cuanto a esto, Wilson nos dice que el comportamiento de búsqueda de información,109
es el resultado del reconocimiento de alguna necesidad; en palabras de Krikelas, como “cualquier
actividad de un individuo dirigida a identificar un mensaje que satisfaga una necesidad percibida
como tal. En otras palabras, la búsqueda de información comienza cuando alguien se da cuenta de
que el nivel actual de conocimientos que posee es menor del que necesita para afrontar una
cuestión (o un problema).”110
Un tipo de comportamiento observable en los archivos es el hecho de que un usuario
recurra demasiado a preguntar al personal del archivo, pues es evidente que no sabe a ciencia
cierta si tiene que encontrar las respuestas a partir de las direcciones muy generales en cuanto a
fuentes (instrumentos descriptivos) o en qué medida el personal es competente para atender sus
cuestionamientos; lo cual en caso de ser negativo, deja al usuario con un mala impresión del
servicio.
107
Wordreference, Diccionario de la lengua española: comportamiento [En Línea] Disponible en World Wide Web:
<http://www.wordreference.com/definicion/comportamiento>
108
Antonia Santos Rosas, El comportamiento informativo de los investigadores en geografía: el Instituto de
Geografía de la UNAM, p. 8.
109
T.D. Wilson, On User Studies and Information Needs, “Journal of Documentation”, No. 37: pp. 3-15.
110
James Krikelas, Information Seeking Behavior: Patterns and Concepts, pp. 6-7.
41
2.2.3. Satisfacción e insatisfacción de las necesidades de información
Con respecto a la definición de satisfacción, el Diccionario de la Real Academia Española111
nos
dice que viene del latín satisfactĭo, ōnis; siendo la acción y el efecto de satisfacer o satisfacerse;
además de ser la razón, acción o modo con que se sosiega y responde enteramente a una queja,
sentimiento o razón contraria; concibiéndose también como la confianza o seguridad del ánimo;
así como, el cumplimiento del deseo o del gusto. Desde la perspectiva de la sociología,112
la
satisfacción se puede referir también al apaciguamiento de los deseos, exigencias y necesidades
de las partes constitutivas de una sociedad determinada. Mientras que la satisfacción propia
podemos concebirla como satisfacción de las necesidades intelectuales y afectivas del individuo;
quien al tener el logro de status o reconocimiento de su grupo. Al tener un grupo social el estado
psíquico producido por el cumplimiento de los deseos, las exigencias, necesidades y ambiciones,
a esto los sociólogos lo llaman satisfacción social.
Con respecto a la conceptualización de este fenómeno, concebido por Juan José Calva
como una parte del fenómeno de las necesidades de información, menciona que debe investigarse
a profundidad, al ser “de índole valorativa, es decir, subjetiva y dependiente del sentir (razonado
o no) del usuario de la información, [...] ya que, éste le asigna un valor positivo, si es que la
información obtenida en la búsqueda que realizó en diversos medios y/o recursos informativos
[...] satisface o no su necesidad.”113
En lo que corresponde a la evaluación de la satisfacción,114
este proceso comprende la
comprobación de la necesidad de información que motiva al sujeto ya fue cubierta, y por lo tanto
ha dejado de existir dando paso a otra nueva.
Juan José Calva González, coincide con Applegate en que los elementos esenciales de la
satisfacción o insatisfacción de las necesidades de información son la pertinencia, relevancia,
111
Diccionario de la Real Academia Española, óp. cit., Disponible en World Wide Web:
<http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=satisfacción>
112
Henry Pratt Fairchild, Diccionario de sociología, p. 266.
113
Juan José Calva González, El fenómeno de las necesidades de información: investigación y modelo teórico, p. 34.
114
Juan José Calva González, Satisfacción de usuarios: la investigación sobre las necesidades de información, p. 20.
42
recopilación, precisión; así como el uso y aplicación que el usuario da a la información
obtenida.115
Así podemos darnos cuenta de que la insatisfacción se ve reflejada cuando no se cumple
completamente las expectativas requeridas por el sujeto o usuario y esta puede ser por la carencia
de un conocimiento e información sobre un hecho o fenómeno. Por consiguiente, como señala
Calva González, la insatisfacción se presenta en los sujetos que siguen teniendo la carencia de
conocimiento e información sobre un objeto, hecho o fenómeno y que, a pesar de tener un
comportamiento informativo determinado, no han alcanzado a cubrir esa carencia. Motivo por el
cual, para obtener la medición de las dimensiones, es necesario realizar la aplicación de
encuestas, ya que nos permiten obtener datos sobre el nivel de satisfacción o insatisfacción de los
usuarios para poder planear la oferta de los servicios de los sistemas de información.
2.3. Definición e importancia de los estudios de usuarios
Los estudios de usuarios son comprendidos como un subgrupo de la investigación de las ciencias
sociales dedicados al “estudio de los individuos y sus actividades, actitudes, opiniones, valores e
interacciones.”116
Elías Sanz Casado los define como “el conjunto de estudios que tratan de
analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la
aplicación de distintos métodos, entre ellos los matemáticos, principalmente estadísticos, a su
consumo de información.”117
En palabras de Alfonso Rubio Hernández, los estudios de usuarios
“permiten conocer sus distintos hábitos de información, así como observar que los usuarios
siguen, en general, unas pautas de comportamiento a partir de las cuales los podemos agrupar,
con el fin de facilitar sus estudios y permitir aplicar sus resultados al diseño y funcionamiento de
los servicios de información.”118
La mayoría de los estudios de usuarios se han realizado a partir del análisis de las
necesidades y demandas de información de los usuarios reales. Para Rubio Hernández los
115
Juan José Calva González, Ibídem., pp. 15-25.
116
UNESCO, Directrices para los estudios relativos a los usuarios de la información (versión experimental), p. 10.
117
Elías Sanz Casado, op. cit. p. 31.
118
Alfonso Rubio Hernández, Estudios de usuarios en archivos municipales: una aproximación teórica y práctica, p.
19.
43
objetivos generales de los estudios de usuario en los archivos coinciden con los de los sistemas de
información, pues el sistema de archivo forma parte de la estructura básica de una organización.
Por este motivo los enumera y clasifica en cuatro grupos: 1. Identificación de la efectividad de un
sistema o servicio de información, 2. Analizar la interacción del usuario con el sistema, 3.
Identificar las características generales del usuario, y 4. Apoyar los estudios científicos y
comparativos.
2.4. Métodos de investigación
Los métodos y técnicas “son herramientas de investigación que sirven para instrumentar los
distintos procesos específicos de ésta, dirigiendo las actividades mentales y prácticas hacia la
consecución de los objetivos formulados”.119
Por tal motivo, es necesario definir nuestros
objetivos, lo que nos da la pauta para seleccionar cuales son los métodos más convenientes para
conocer el grado de satisfacción de los usuarios que acuden a consultar los instrumentos de
descripción y control del Archivo General de la Nación teniendo en cuenta las características del
servicio que presta, de la interacción del usuario con el archivista y del usuario a estudiar,
asimismo, hay que considerar los recursos que se tienen disponibles para llevar a cabo el estudio
y elaborar un plan detallado de procedimientos que nos conduzcan a reunir datos con un
propósito especifico, dentro de este plan podemos encontrar una gran gama de elementos, como
son:120
1. Variables. Son los conceptos o atributos a medir.
2. Definiciones operacionales. Nos permiten determinar el método para así
poder medirlas, lo cual nos ayudará a analizar los datos obtenidos.
3. La muestra. Es un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto
definido en sus características lo denominamos como la población.
4. Los recursos disponibles para poder llevar a cabo la investigación.
119
Raúl Rojas Soriano, Guía para realizar investigaciones sociales, p. 92.
120
Roberto Hernández Sampieri; et al, Metodología de la Investigación, p. 272.
44
Esta clasificación nos sirve para obtener datos que nos permitan disponer y utilizar una
gran variedad de instrumentos o técnicas tanto cuantitativas como cualitativas o ambas si es que
el investigador desea tener más profundidad y certeza en los resultados de su investigación.
2.4.1. Métodos directos e indirectos
Los métodos de compilación de datos que se van a describir, son aquellos en donde se pueden
analizar y observar los hábitos y necesidades de información de cualquier colectivo de usuarios.
El método directo se utiliza cuando “se pretende conseguir que sea el propio usuario quien defina
sus hábitos, necesidades o el uso que hace de la información que solicita”.121
Las desventajas que
ofrece este método es el del costo, pues es mucho más elevado que el de los métodos indirectos,
ya que tiene que ver mucho el entorno y las circunstancias donde se va a desarrollar la
investigación
Por su parte, el método indirecto “permite conocer de forma indirecta sin tener que
consultar a los usuarios, sus hábitos y necesidades de información”,122
la aplicación de este tipo
de métodos se hace a través de la revisión de instrumentos como son estadísticas y la existencia
de datos relativos a los usuarios de los centros de información. Estos métodos ofrecen la
posibilidad de investigar a los sujetos en cantidades numerosas. Pero no nos permite obtener
datos de tipo cualitativo.
Por lo anterior, la opción que tomaremos es la del método directo, utilizando un
cuestionario validado estadísticamente, a partir de una muestra estadisticamente representativa,
con el propósito de disminuir errores, conocer más a fondo las necesidades y el comportamiento
que tienen los usuarios entorno a sus necesidades de información y conocer de una manera más
eficiente y concreta el grado de satisfacción de los usuarios que acuden a solicitar servicios sobre
consulta y uso de los instrumentos de descripción de que dispone el Archivo General de la
Nación.
121
Elías Sanz Casado, op. cit., p. 91.
122
Ibídem, p. 101.
45
2.4.2. Métodos cuantitativos y cualitativos
Desde la segunda mitad del siglo XX los métodos científicos se han polarizado en dos
principalmente: el método cualitativo y el cuantitativo de la investigación. Ambos enfoques
utilizan fases similares y están relacionadas entre sí de la siguiente manera:
1. Llevan a cabo observación y evaluación de fenómenos.
2. Establecen suposiciones o ideas como consecuencia de la observación y evaluación
realizada.
3. Prueban y demuestran el grado en que las suposiciones o ideas tienen fundamento.
4. Revisan tales suposiciones o ideas sobre la base de las pruebas o análisis.
5. Proponen nuevas observaciones y evaluaciones para esclarecer, modificar, cimentar y/o
fundamentar las suposiciones e ideas; o incluso para generar otras. 123
A pesar de que comparten características similares, hay que tener en cuenta que cada uno
de los enfoques tiene su propio objetivo, lo cual queda determinado según las necesidades de
cada investigador. Por este motivo, se describen brevemente, cada uno de los métodos
anteriormente mencionados.
El método cualitativo,124
en investigaciones como son los estudios de usuarios, nos
permiten “abordar fenómenos reales de la vida humana tal y como estos se desarrollan en la vida
cotidiana, es decir, dentro de contexto natural (como vive, se comporta y actúa el sujeto: que
piensa; cuáles son sus actitudes, etcétera)”.125
De tal manera que se puedan estudiar
progresivamente a grupos humanos específicos, mediante acciones tanto individuales como
colectivas, para poder comprender e identificar los significados de los sujetos que ellos mismos
les dan a sus procesos sociales. Para formar la construcción del conocimiento ésta debe ser
123
Roberto Hernández Sampieri, et al, op. cit. p. 5.
124
Se utiliza para la recolección de datos sin medición numérica como las descripciones y las observaciones para
descubrir o afinar preguntas de investigación y puede o no probar hipótesis en su proceso de interpretación. Su
propósito consiste en reconstruir la realidad, tal y como la observan los actores de un sistema social previamente
definido, en Roberto Hernández Sampieri, Metodología de la investigación, p. 5.
125
Patricia Hernández Salazar, Métodos Cualitativos para estudiar a los usuarios de información, p. 18.
46
inductiva, porque va de lo particular (datos) a lo general (teoría). Por tal motivo dentro de este
método se pueden identificar los siguientes objetivos:
1. Comprender las complejas relaciones que se dan dentro de una sociedad.
2. Entender problemas prácticos.
3. Generar diagnósticos de situaciones específicas.
4. Proponer acciones para mejorar las relaciones entre los sujetos y entre grupo de sujetos.
5. Sugerir cambios sociales, modelos de organización y acción social.
6. Desarrollar estrategias para solucionar problemas sociales, y
7. Establecer las causas de cada situación y de cada proceso.126
Para lograr una interpretación adecuada el investigador debe relacionarse de alguna
manera con el individuo estudiado, lo que da un carácter humanista a la investigación, además de
buscar patrones de intercambio con fin de compartir significados e interpretaciones. Por tanto, el
método cualitativo busca la dispersión, profundidad, la riqueza interpretativa, la
contextualización del ambiente o expansión de los datos o información. Las “observaciones
cualitativas son susceptibles de cuantificación, pues se requiere cuantificar los datos para
delimitar el universo de la información, es decir […] seleccionar las variables tiempos y las
técnicas de estudio, y así establecer las categorías para recopilar y clasificar la información”.127
Lo que para el fin de nuestro trabajo resultaba muy costoso, ya que implicaba realizar entrevistas
a profundidad a una gran cantidad de usuarios.
Mientras que el método cuantitativo128
dentro de sus estudios establece una o varias
suposiciones acerca de una realidad, por lo que se diseña un plan para someterlas a prueba, miden
los conceptos incluidos en la hipótesis y se transforman las mediciones en valores numéricos para
126
G. Pérez Serrano, Investigación Cualitativa: retos e interrogantes, p.
127
Ario Garza Mercado, Manual de técnicas de investigación para estudiantes de ciencias sociales y humanidades,
p. 22.
128
Utiliza la recolección y el análisis de datos para contestar preguntas de investigación y probar hipótesis
establecidas previamente, y confía en la medición, el conteo y frecuentemente en el uso de la estadística para
establecer con exactitud patrones de comportamiento en una población, en Roberto Hernández Sampieri,
Metodología de la Investigación, p. 5.
47
analizarse posteriormente con técnicas estadísticas; ofrece también la posibilidad de generalizar
los resultados más ampliamente, nos otorga control sobre los fenómenos y punto de vista de
conteo y magnitudes de éstos, además que nos facilita la comparación entre estudios similares.
Por este motivo, la satisfacción de las necesidades de información, como constructo a
analizar en los usuarios del Archivo General de la Nación, cuya variable son: las necesidades de
información, el comportamiento informativo, la satisfacción de las necesidades de información y
su contraparte negativa, es decir, la insatisfacción de las necesidades de información, que desde
nuestro punto de vista son fenómenos que pueden ser observados y analizados a profundidad en
diversos aspectos.129
Estos fenómenos o variables, pueden observarse en diversas comunidades
de usuarios o usuarios individuales; y su medición conlleva a la estructuración, proposición, uso
y aplicación de diversos métodos, técnicas e instrumentos, que nos permitan, encontrar
soluciones a problemáticas, sugerir innovaciones metodológicas así como también descartar
procesos que no permitan el logro de estos objetivos.
De este modo para poder realizar la medición del constructo “satisfacción de las
necesidades de información de los usuarios”, del Archivo General de la Nación, consideramos
primeramente que para comenzar el desarrollo de nuestro cuestionario es necesario conocer qué
entienden los usuarios por las variables:
1. Necesidades de información
2. Comportamiento informativo
3. Satisfacción de las necesidades de información
4. Insatisfacción de las necesidades de información
129
La insatisfacción se presenta en los sujetos que siguen teniendo la carencia de conocimiento e información, hecho,
a pesar de tener un comportamiento informativo determinado o no alcanzado, por tal motivo este constructo se basa
en cuatro elementos que son: la pertinencia y la relevancia, así como también la precisión y la compilación, en Juan
José Calva González, Las necesidades de información: fundamentos teóricos y métodos, p. 143-144.
48
Razón por la cual hicimos uso de la técnica de redes semánticas naturales,130
la cual
pretende explicar la forma en que la mente humana organiza la información en torno a la
memoria semántica que es llamada natural porque es generada por los sujetos y no por las redes
elaboradas en computadora. Siendo uno de sus objetivos “el identificar la organización interna
de la información contenida en la memoria a largo plazo, en forma de red, en donde las palabras
o eventos forman relaciones, las cuales, en conjunto dan el significado de un concepto.”131
Por otro lado, permite determinar la distancia semántica, ya que debe entenderse “[…]
que los elementos que componen la red se encuentran separados en alguna forma que incluso,
permita hacer predicciones.”132
Es decir, como menciona José Luis Valdez, no todos los
conceptos obtenidos como definidores de un concepto, son igualmente importantes para definir el
concepto central o nodo. Del mismo modo, el autor nos dice que el procedimiento para la
obtención de las redes semánticas se conforma de las siguientes instrucciones básicas: 1. Que los
sujetos generen una lista de palabras definidoras de un concepto; y 2. Que posteriormente
jerarquicen cada una de las palabras dadas como definidoras.
Lo anterior es aplicable al propósito de nuestro estudio, pues nos permite identificar
aquellos aspectos que relacionan los individuos con lo que son sus necesidades, comportamiento,
satisfacción e insatisfacción en cuanto al ámbito informativo. Éste fue uno de los cimientos para
elaborar los reactivos del cuestionario que nos permitió cuantificar los datos obtenidos para medir
el grado de satisfacción de los usuarios del Archivo General de la Nación, lo cual se explica más
adelante.
2.4.3. La estadística como herramienta para el análisis.
Dentro de las investigaciones sociales los métodos estadísticos auxilian al investigador a realizar
análisis comparativos mediante cifras y símbolos matemáticos que nos permiten confrontar las
características con mayor precisión, de este modo, la estadística en general nos “permite resumir
las características de una población,” y sirve para comprobar la existencia de relaciones entre los
130
José Luis Valdez Medina, Las redes semánticas naturales, usos y aplicaciones en psicología, p. 60.
131
Ibídem.
132
Collins y Quillian, citados por José Luis Valdez Medina, Ibídem, p. 61.
49
fenómenos mediante el empleo de coeficientes de asociación y correlación y pruebas de
significación.133
La estadística se divide en dos tipos: la descriptiva y la inferencial o inductiva.
La estadística descriptiva se encarga de “describir las características generales de un
conjunto o distribución de puntos (dos o más datos puntuales)”.134
Esta descripción permite al
investigador obtener una primera impresión exacta del aspecto que representan los datos, por
consiguiente dentro la estadística descriptiva se incluyen los siguientes elementos: distribución de
frecuencias, medidas de tendencia central (Media, Mediana y Moda), medidas de variabilidad
(rango, desviación estándar y varianza), gráficas y puntuaciones Z. (Anexo 1)
La estadística diferencial o inductiva por su parte, “sirve para inferir algo acerca de la
población de la que se extrajo la muestra, con base en las características de esta última.”135
La
inferencia de los parámetros se lleva a cabo mediante técnicas estadísticas apropiadas, esta cuenta
con dos procedimientos que son: probar la hipótesis y estimar los parámetros.
La prueba de hipótesis136
consiste en determinar si la hipótesis es congruente con los
datos obtenidos de la muestra. Existen dos tipos de análisis estadístico que pueden realizarse para
probar la hipótesis: los análisis paramétricos y los no paramétricos, por lo que cada uno posee sus
propias características y presuposiciones que los sustenta. Los análisis paramétricos parten de
los supuestos, es decir, de la distribución poblacional de la variable dependiente (distribución
normal), del nivel de medición de la variable dependientes, que se da por intervalos o por razón.
Dentro de este análisis paramétrico los métodos más utilizados son: Coeficiente de correlación
de Pearson y regresión lineal,137
Prueba t,138
Prueba de contraste de la diferencia de
proposiciones,139
Análisis de varianza unidireccional,140
y Análisis de covarianza.141
133
Raúl Rojas Soriano, Investigación Social: teoría y praxis, p. 142.
134
Neil J. Salkind, Métodos de Investigación, op. cit., p.167.
135
Neil J. Salkind, op. cit., p. 184.
136
Para comprender más sobre la prueba de hipótesis es necesario saber en qué consiste la distribución muestral por
lo Hernández Sampieri, nos dice que es un conjunto de valores sobre una estadística calculada de todas las muestras
posibles de determinado tamaño de población.
137
Es una prueba estadística para analizar la relación entre dos variables medidas en un nivel por intervalos de razón.
Esta se calcula a partir de las puntuaciones obtenidas en una muestra en dos variables. Se relacionan las puntuaciones
obtenidas de una variable con las puntuaciones obtenidas de otras; en Roberto Hernández Sampieri, Metodología de
la Investigación, op.cit,.p. 453-456.
50
Mientras que en los análisis no-paramétricos sus preposiciones consideran a las
distribuciones no normales, las variables no precisamente tienen que estar medidas en un
intervalo. Los métodos que existen son: La chi o χ², que evalúa la hipótesis acerca de la relación
entre dos variables categóricas, los coeficientes de correlación e independencia para tabulaciones
cruzadas y los coeficientes de correlación por rangos ordenados de Spearman142
y Kendall.143
A partir de lo anterior, realizaremos las siguientes actividades para calcular los diversos
índices señalados; utilizando el programa SPSS para analizar los datos.144
1. Analizar descriptivamente los datos por variable y visualizar los datos por variable.
2. Evaluar confiabilidad y validez de acuerdo al instrumento de medición.
138
Es una prueba inferencial, se trata de evaluar si dos grupos difieren entre sí de manera significativa respecto a sus
medias, se basa en una distribución muestra o poblacional de diferencia de medias conocida como la distribución de t
de student, en Neil J. Salkind, Métodos de Investigación, op. cit. p. 191.
139
Se encarga de analizar sólo dos preposiciones difieren significativamente entre sí, en Roberto Hernández
Sampieri, op. cit. p. 464.
140
Analiza si más de dos grupos difieren significativamente entre sí en cuanto a sus medias y varianzas; en Roberto
Hernández Sampieri, op. cit., p. 465.
141
Analiza la relación entre una dependiente y dos o más independientes, al eliminar y controlar el efecto de al
menos una de las variables independientes. Neil J. Salkind, op. cit., p. 246.
142
El Coeficiente de correlación de Spearman, ρ (rho), es una prueba no paramétrica que mide la asociación entre
dos variables discretas. Para calcular ρ, los datos son ordenados y reemplazados por su respectivo orden.
<http://www.utplonline.edu.ec/cursos/diretorio/apoio_9080_21001/Coeficiente%20de%20correlaci%F3n%20de%20
Spearman.pdf>
143
Mientras que el coeficiente de correlación de Kendall, que es no paramétrico, simbolizado como t, son medidas de
correlación para variables en un nivel de medición ordinal, de tal modo que los individuos u objetos de la muestra
pueden ordenarse por rangos o jerarquías; en Roberto Hernández Sampieri, Metodología de la Investigación, p. 480.
144
Los programas computacionales más utilizados son: el paquete estadístico para las ciencias sociales (SPSS) y el
Minitab. En nuestro caso utilizaremos el SPSS, paquete estadístico para ciencias sociales, (Statistical Package for the
Social Sciencies). Este efectúa cálculos probabilísticos, estadística descriptiva, regresión y correlación, análisis de
supervivencia, estadística no paramétrica, gratificación y funciones de probabilidades continuas y discretas. Existen
versiones para Windows, Macintosh y Unix. Ambos paquetes son fáciles de usar pues lo único que hacer es solicitar
los análisis requeridos seleccionados las opciones apropiadas, en, G. Quiroz V.; L, FORNIER. G. SPSS Enfoque
Aplicado, p. 32
51
3. Analizar mediante pruebas estadísticas, las hipótesis planteadas (análisis estadístico
inferencial.
4. Realizar análisis adicionales.
5. Presentación de los resultados. 145
2.4.3.1. La muestra
Una parte fundamental en nuestra investigación es la selección del tamaño de la muestra, ya que
nos permite representar en forma estadísticamente válida, una parte de la totalidad de la
población, es decir “se investiga una sola parte de ella, con lo que obtenemos información más
oportuna, eficiente y exacta sin recurrir a encuestar a toda la población,”146
lo que repercute en
una disminución en el costo de estudio.
Para entender el proceso de muestreo se distinguen dos estrategias generales que son:
probabilísticas147
y no probabilísticas. Las estrategias de muestreo probabilístico son las más
utilizadas, puesto que la decisión de quien entra y quién no lo hace en la muestra, se rige por
reglas no sistemáticas y aleatorias. Mientras que las pruebas no probabilísticas, representan un
subgrupo de la población en la elección de los elementos, no dependen de la probabilidad sino de
las características de la investigación.148
Por tanto, se utilizará este último tipo de muestreo, no
probabilístico, porque en nuestro caso, sólo se contempla una parte de la población y es el que
corresponde a aquellos usuarios que acuden al Archivo General de la Nación, ya que éstos son lo
que cuentan con características especificas que necesitamos para conocer el grado de satisfacción
acerca del uso y la consulta de los instrumentos de descripción.
145
Roberto Hernández Sampieri, op. cit., p. 408.
146
Salvador Elías Rodríguez Solís, Cómo determinar el tamaño de una muestra aplicada a la investigación
archivística, p. 37.
147
El tipo de muestreo probabilístico que se presenta es el aleatorio que se divide de la siguiente manera: 1. Muestreo
estratificado. Representa los extractos de diferentes niveles, que presentan características específicas de una
población; 2. Muestro aleatorio; 3. Muestreo sistemático. En el cual se escoge cada R-ésimo nombre de la lista. Este
representa un número entre 0 y el tamaño de la muestra que se quiere seleccionar. Es fácil y menos problemático que
el aleatorio, y 4. Muestreo por fases múltiples. En Neil J. Salkind, op. cit., p. 97.
148
Ibídem., p. 97.
52
2.4.3.2. Criterios para el análisis
El análisis “consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el
propósito de responder las distintas cuestiones planteadas en la investigación, mientras que la
interpretación es el proceso mental mediante el cual se trata de encontrar un significado más
amplio de la información empírica recabada”.149
Por tanto, para realizar el análisis de los
elementos, nos basamos en tres operaciones de acuerdo con el método más conveniente para la
investigación, estas operaciones son las siguientes:
1. Codificación. Es la reducción a una forma normalizada de las informaciones recogidas
sobre el terreno, por lo que también a esta operación se le conoce como categorización, es
decir que las categorías para ser válidas han de reunir los requisitos de ser: a) exhaustivas ,
que agoten todas las posibilidades de clasificación; b) excluyentes, la información no puede
clasificarse en dos o más categorías; c) discriminatorias o unidimensionales, que tengan en
cuenta las objetivos de la investigación y d) aprovechables, deben de tener validez y
fiabilidad.
2. Construcción de tablas y cuadros. A esta operación también se le puede denominar
tabulación, ya que presenta simultáneamente los datos proporcionados por dos o más
códigos; mientras que en los cuadros se agrupan series así como el uso de los ordenadores
que nos permiten aumentar la longitud de las series del género en estudio.
3. Análisis e interpretación de los datos. El análisis resume y compara los datos
materializando los resultados de la investigación para ofrecer respuestas o explicar los
problemas planteados y la interpretación consiste en buscar significados de mayor amplitud
a las respuestas para hallar alguna explicación dentro de las teorías y leyes existentes.150
149
Raúl Rojas Soriano, op. cit., pp. 333-334.
150
Junyent Balcells I., La investigación social: Introducción a los métodos y a las técnicas, .pp.140-141.
53
2.5. Técnicas e instrumentos
Las técnicas de investigación son “un conjunto de reglas, operaciones o procedimientos
específicos que guían la construcción y el manejo de los instrumentos de recolección y análisis de
datos”.151
Sirven para auxiliar al investigador en la aplicación de los métodos de las ciencias.
Por otra parte, los instrumentos de medición o recolección de datos son “aquellos que
registran los datos observables que representan los conceptos o las variables,”152
es decir, que son
el recurso con el que el investigador cuenta para distinguir, analizar, evaluar y registrar la
información de la teoría y de la investigación de campo. Los principales instrumentos y técnicas
que podemos encontrar son la encuesta, la observación, las preguntas directas, la utilización de
datos cuantificables de los servicios que brinda la unidad de información y el análisis de
contenido.153
La encuesta o sea la observación directa y cuantitativa de la sociedad, “permite obtener
información empírica sobre determinadas variables que quieren investigarse para hacer un
análisis descriptivo de los problemas o fenómenos.”154
Las ventajas de utilizar esta técnica son:
que cuenta con un procedimiento de interrogación, que tiene por objeto un gran colectivo, que
generan y constituyen una muestra representativa, y, por otra parte, que su finalidad es obtener
información cuantitativa y que puede abarcar aspectos objetivos o subjetivos de la colectividad.
Por consiguiente, un cuestionario consiste “en un conjunto de preguntas respecto de una o más
variables a medir”.155
Se utiliza para recolectar datos y su función es el enlace entre los objetivos
de la investigación y la realidad de la población observada, basándose en dos principios, los
cuales consisten en cambiar los objetivos de la investigación en preguntas que sean concretas y a
su vez suscitar respuestas sinceras y claras.
151
Raúl Rojas Soriano, op. cit., p. 178.
152
Ibídem, p. 178.
153
Ezequiel Ander-Egg la define como una técnica de información, que permite estudiar el contenido manifiesto de
comunicación, clasificando sus diferentes partes, conforme categorías establecidas por el investigador con el fin de
identificar de manera sistemática y objetiva dichas categorías dentro del mensaje.
154
Roberto Hernández Sampieri, óp. cit., p. 139.
155
Ibídem., p. 310.
54
Este instrumento de recolección de datos tiene como finalidad también, “obtener la
información sobre las personas, lo que hacen, tienen, etcétera y a la vez conocer cuáles son las
motivaciones o causas de su comportamiento”.156
Por lo que para la construcción de un
cuestionario debemos considerar ciertos elementos como son: determinar los aspectos sobre los
que se desea obtener la información, formular las hipótesis que se quieren contrastar con las
preguntas, establecer el plan y el orden de las preguntas y la presentación de los elementos
accesorios. Para lo anterior, comenzaremos por describir cuales son los tipos de preguntas que
existen, sus características y los contextos de cómo se debe administrar un cuestionario.
Existen tres tipos de preguntas: las cerradas o dicotómicas, las abiertas o libres y las
categorizadas,157
por lo que las primeras contienen categorías u opciones de respuesta solamente
de una o dos opciones entre un “si” y un “no”; mientras que las abiertas o libres son las que el
encuestado puede responder libremente, tanto en el contenido de la redacción y en la misma
extensión; y, finalmente, las preguntas categorizadas que se dan dentro de los extremos de una
escala que permiten una serie de alternativas de respuesta fijadas de antemano que debe elegir el
encuestado. Dentro de estas preguntas también se pueden distinguir, de acuerdo con su estructura,
las que pueden ser por abanico, en donde el interrogado determina el número de respuestas
posibles. Este abanico puede ser abierto o cerrado y de estimación.158
Las preguntas
categorizadas se pueden tabular fácilmente y permiten una exploración en profundidad, pero así
como tienen esa ventaja, también corren con la desventaja de que los resultados puedan no ser tan
confiables en el resultado final.159
Para poder asignar un valor cuantitativo a las respuestas, existen diversas escalas de
actitudes y de opiniones para comprender mejor a qué se refieren; Ander-Egg nos dice que
“consiste en pedir al sujeto que señale dentro de una serie graduada de ítems, aquellos que acepta
156
Junyent Balcells I., op. cit., pp. 140-141.
157
Ibídem., p. 201.
158
1. Preguntas de abanico abiertas y cerradas. Las primeras dan la posibilidad de elegir otra distinta y la segundas
solamente permiten contestar lo ya preestablecido por el investigador que elaboró el instrumento; 2. Preguntas de
estimación. Son una variedad del abanico cerrado en que ofrecen al interrogado un abanico cuantitativo dando un
valor a las respuestas de acuerdo al grado de intensidad del contenido que se desea evaluar, en Roberto Ezequiel
Ander-Egg, Técnicas de investigación social, p. 275.
159
Roberto Ezequiel Ander-Egg, Técnicas de investigación social, p. 275.
55
o prefiere,”160
esto constituye una variante para cada uno de los test, ya que presentan
características que le son propias a cada una, y que se derivan de los hechos particulares de cada
encuestado; mientras que Jorge Padua las define como “una serie de procedimientos mediante los
cuales de acuerdo con distintas reglas se seleccionan ítems y se adjudican números a un conjunto
de ítems (juicios o sentencias), número que va a expresa la intensidad que un sujeto o grupo de
sujetos manifiesten en la variable.”161
Por tanto, las escalas se utilizan cuando nos interesa
conocer el grado de las opiniones de acuerdo con las diferencias individuales de cada naturaleza,
ya sea por un objeto o suceso en particular.
Así que existen diversos tipos de escalas de medición162
de actitudes y de opiniones, las
cuales son las siguientes: la escala de Lickert, escala de Thurstone, escala de Guttman, escalas de
ordenación (de puntos, de clasificación directa, de comparaciones binarias), las escalas de
distancia social (de Bogardus, de Dood, de Crespi) y las escalas de binarias. Para la propuesta de
nuestro trabajo, utilizaremos la primera de ellas, porque nos permite medir las reacciones que
tiene cada usuario, con base en categorías establecidas, obteniendo así una puntuación por cada
una de ellas, la cual nos permitirá observar y analizar desde un enfoque cuantitativo los
resultados de los datos recopilados.
La escala de Lickert, fue creada en 1932 por Rensis Lickert,163
es una escala ordinal y si
bien no mide en cuanto es favorable o desfavorable una actitud, para autores como Jorge Padua
es un tipo de escala auditiva que corresponde a un nivel de medición ordinal consistente en una
serie de ítems o juicios ante los cuales se solicita la reacción del sujeto. Para la construcción de la
escala de Lickert, Maurice Duverger164
nos dice que se deben llevar a cabo las siguientes etapas u
operaciones:
160
Ibídem., p. 251.
161
Jorge Padua; et al, Técnicas de investigación aplicadas a las ciencias sociales, p. 160.
162
Ibídem., p. 253.
163
Psicólogo organizacional y es conocido por sus investigaciones sobre estilos de gestión. Desarrolló la escala
Lickert y el modelo de vinculación. Además de ser un exponente sobre la teoría sobre el comportamiento.
164
Maurice Duverger, Métodos de las ciencias sociales, p. 321.
56
1. Se recoge un gran número de preposiciones que se consideran relevantes para la opinión o
actitud por estudiar. Estas proposiciones pueden ser de manera directa o indirecta con el objeto
considerado;
2. Las proposiciones se someten a un determinado número de usuarios, que no son jueces sino los
mismos investigados, cado uno indica cual es la postura respecto a cada proposición; por lo que
se asignan cinco reacciones que son: totalmente de acuerdo, de acuerdo, indeciso, en desacuerdo
y totalmente en desacuerdo. Posteriormente a estas reacciones o respuestas se les asigna un valor
(5, 4, 3, 2, 1);
3. De esta forma se obtiene una nota global de cada usuario, la cual corresponde a la suma de
todas las notas recabadas en cada respuesta;
4. Se calcula la correlación entre las notas de cada proposición y las notas globales, descartándose
las proposiciones de correlación débil, ya que las notas finales muestran que no miden lo mismo
que las otras proposiciones.
Una vez aplicados los procedimientos, debemos considerar la manera en que se va aplicar la
escala, para ello, existen dos formas: la primera es de manera administrada, es decir, el usuario
marca su propia respuesta y, la segunda, es la entrevista: en la que el entrevistador lee el
cuestionario al usuario y conforme recibe las respuestas, las va anotando.
En este sentido, la escala de Lickert, nos va a permitir utilizar los ítems que no se
encuentren relacionados en forma manifiesta con la actitud, y, además de ser más rápida y fácil
de construir, la cantidad de alternativas de respuestas permite una información precisa de un
sujeto en cada ítem en particular; pero también por tratarse de una escala ordinal, no permite
apreciar la diferencia que hay entre pares de sujetos con respecto a la actitud, es de señalar que
también puede existir la mezcla de las dimensiones y confusión para el investigador por las
respuestas fallidas.165
Los instrumentos empleados en la técnica de la encuesta son el cuestionario y la cédula de
la entrevista. Estos instrumentos de recolección de datos deben cumplir con tres requisitos
indispensables para su elaboración, que son: la confiabilidad, la validez de contenido y la
165
Maurice Duverger, op. cit., p. 323.
57
objetividad.166
El primero de ellos se refiere al grado de aplicación, ya que nos presenta los
resultados consistentes y coherentes producidos por cada sujeto u objeto; el segundo requisito es
la validez, ésta se refiere al grado en el que un instrumento en realidad mide la variable que se
pretende medir, cuenta con tres tipos de evidencia que son:1. Evidencia de contenido, se refleja
un dominio específico de contenido de lo que se quiere medir, es decir “[…] representa el
concepto o variable medida; 2. Evidencia de criterio, se establece la validez del instrumento de
medición comparada con el criterio externo que se pretende medir; y 3. Evidencia de
constructo;”167
esta última es considerada como la más importante, ya que representa y mide un
concepto teórico o constructo.
Conviene señalar, que un constructo es el método a comparar y que tiene lugar dentro de
una hipótesis o esquema teórico, además incluye las siguientes etapas:
1. Se establece y especifica la relación teórica entre los conceptos, que constituyen al
constructo
2. Se correlacionan los conceptos y se analizan cuidadosamente la correlación; y
3. Se interpreta la evidencia empírica de acuerdo con el nivel en el que se clasifica la
validez de constructo de una medición en particular.168
Por tanto, no es conveniente llevar a cabo esta validación, si no existe un marco teórico
previo que sustente el constructo en relación con las variables o dimensiones. Finalmente, el
último requisito con que cuenta el instrumento es la objetividad ya que implica una
estandarización del mismo; es decir, “[…] que sea permeable a la influencia de los sesgos y
tendencia de los investigadores que administran, califican e interpretan.”169
Sin embargo, a pesar de que el instrumento pueda ser confiable, no necesariamente puede
estar validado estadísticamente, por lo que es conveniente que el instrumento de recolección de
166
Roberto Hernández Sampieri, op. cit., p. 277.
167
Ibídem., p. 278-284.
168
Carmines y Celles citados por Roberto Hernández Sampieri, Metodología de la Investigación, p. 282.
169
Ibídem., p. 287.
58
datos cuente con los requisitos señalados anteriormente, para que el investigador pueda obtener
resultados confiables.
59
CAPÍTULO 3. Metodología para el diseño y validación del cuestionario
En este capítulo se presenta el proceso para la elaboración del cuestionario con validez
estadística, utilizando el paquete estadístico (SSPS). Los datos obtenidos corresponden a los
usuarios que acuden al Archivo General de la Nación. Como ya se señaló anteriormente, el
objetivo consiste en conocer el grado de satisfacción de las necesidades de información de sus
usuarios al utilizar los instrumentos de control y descripción disponibles en el Archivo.
3.1. Aplicación de los métodos: Directo, cualitativo y cuantitativo
Como ya se apunto la investigación cualitativa tiene como objetivo describir las cualidades de un
fenómeno y buscar un concepto que pueda abarcar una parte de la realidad descubriendo tantas
cualidades como sea posible; es decir, busca el entendimiento en profundidad, en lugar de
exactitud, mientras que el método cuantitativo tienen un profundo apego a la tradicionalidad de la
ciencia y utilización de la neutralidad valorativa como criterio de objetividad, por lo tanto el
conocimiento se fundamenta en los hechos, prestando poca atención a la subjetividad de los
individuos. 170
Por lo tanto, el enfoque cualitativo da cuenta de la credibilidad de la comunicación o de
los conceptos o de los beneficios ofrecidos, 171
ya que observa al individuo encuestado por un
lado y por el otro observa al producto u objeto de investigación, sobre la que encuesta y que es el
estimulo generador de determinadas conductas entre los individuos y dichas observaciones, por
consiguiente, para obtener un carácter probabilístico y proyectable al universo en una segunda
etapa de la investigación requiere de una investigación cuantitativa,172
es decir que analice los
diversos elementos que pueden ser medidos y cuantificados. Toda la información se obtendrá a
parte de la muestra de la población, y sus resultados se podrán aplicar a toda ella, con un
determinado nivel de error y nivel de confianza.
170
Rudy Mendoza Palacios, Investigación cuantitativa y cualitativa: Diferencias y limitaciones [En línea] Perú:
PIURA, 2006, pp. 2-3. Disponible en World Wide Web:
<http://www.insp.mx/Portal/Centros/ciss/nls_new/docs/dip_lsp/investigacion.pdf>
171
Ibídem, p. 6.
172
Ibídem, p. 6.
60
Escoger una metodología para una investigación no siempre resulta fácil, ya que se
requiere plantear y delimitar el problema, así como fundamentar de manera objetiva lo que se
quiere analizar y predecir del fenómeno a estudiar. De esta manera, si se escogen acertadamente
los métodos, técnicas e instrumentos, se estará en mejores condiciones para, realizar el análisis y
evaluación de nuestro objeto de estudio; y de paso, examinar la viabilidad de su práctica y uso
dentro de los sistemas de información.
Si bien seleccionar una metodología de investigación dentro de los sistemas de
información es en sí un reto interesante pues existen diversas metodologías,173
la que requerimos
para nuestros propósitos debe tener características, que nos permitan conocer, evaluar e indagar,
cuáles son las necesidades de los usuarios que acuden a los diversos centros de información,
ayudándonos a determinar o señalar el estado actual de los servicios que se ofrecen en archivos,
bibliotecas, hemerotecas, etcétera. Para los fines de nuestra tesis, la metodología debe incluir el
desarrollo de un cuestionario que nos debe servir para medir, con instrumentos estadísticamente
válidos, las necesidades de los usuarios que acuden al AGN, a partir de este cuestionario y en una
segunda etapa a partir de los índices de validez estadística que obtengamos para el cuestionario,
se pretende optimizar su utilidad en usuarios de otros archivos modificando en su caso el
cuestionario que se obtenga.174
Este tipo de estudios son de reciente desarrollo y aplicación en la disciplina de
Archivonomía, particularmente en México,175
aunque es importante indicar que se han elaborado
estudios en el ámbito bibliotecario, por ejemplo, los desarrollados por Juan José Calva González
y Patricia Hernández Salazar;176
quienes desarrollaron una metodología que contempla el análisis
de los constructos de las necesidades de información, comportamiento informativo así como
satisfacción y su parte negativa de las misma, teniendo como base y sustento el método
cuantitativo, ya que nos permite tener una percepción de los datos cuantificados recabados por el
instrumento.
173
, Juan José Calva González, Las necesidades de información: Fundamentos teóricos y métodos, op.cit., p. 174.
174
Los detalles de esta segunda etapa se dan en el apartado de conclusiones de la tesis.
175
En el área de la Archivonomía, este tipo de investigaciones no es muy usual, pues simplemente la mayoría de
ellos e basan en la evaluación de los servicios en general de los sistemas de información.
176
Patricia Hernández Salazar, op. cit., p. 2.
61
Por este motivo, se pretende establecer esta metodología en un entorno archivístico, en
particular en el de los usuarios del Archivo General de la Nación. A partir de ello, en este estudio,
se pretende tener información acerca de la percepción y opinión que tienen los usuarios de los
servicios de consulta del AGN. En otras palabras, el estudio pretende conocer, considerando
índices estadísticos que permiten dar confiabilidad a los resultados obtenidos, el grado de
satisfacción de las necesidades de información de los usuarios, al utilizar las herramientas que
proporcionan información relativa a los documentos resguardados, disponibles en el Archivo
General de la Nación. Los resultados nos permitieron conocer la interrelación que tiene el usuario
con los servicios que ofrece el AGN.
Como ya lo señalamos en esta investigación, en una primera etapa los métodos utilizados
fueron el directo y cualitativo, permitiéndonos interactuar con los usuarios encuestados, ya que
pudimos analizar y observar sus hábitos y necesidades informativas que tienen, cuando acuden,
solicitan o hacen uso de la información. Mientras en una segunda se utilizo el método
cuantitativo, por medio de un cuestionario, que no dio la facilidad de obtener y analizar
estadísticamente, datos obtenidos directamente de primera mano, así como información más
precisa, confiable y de calidad. De esta manera, se obtuvieron datos que nos permitieron
interpretar ciertas características de los usuarios del AGN, entre otros elementos. Además, dicha
información nos permitió conocer el comportamiento y actuación del sujeto, sus características
sociales y demográficas, como edad, sexo, nacionalidad, estado civil, etcétera.
Una vez obtenidos los datos cuantitativos recabados mediante el cuestionario, se
contabilizaron para conocer el grado de satisfacción de las necesidades de información; este
proceso se realizó por medio de mediciones numéricas que nos sirven para encontrar la
dispersión de los datos obtenidos de acuerdo con la interpretación de los mismos; ya que el
método cuantitativo, nos proporciona un control sobre el fenómeno que estamos estudiando y nos
permite conocer también las magnitudes de los resultados, para que posteriormente podamos
realizar comparaciones entre estudios similares dentro del ámbito archivístico. Como se puede
observar en esta investigación, tanto el método cuantitativo como el cualitativo van de la mano,
porque se complementan en su aplicación. Su combinación y utilización, propicia la obtención de
datos, los cuales al ser recabados, analizados e interpretados, por medio de técnicas estadísticas,
favorecen a la comprobación de nuestras hipótesis o suposiciones acerca del comportamiento del
usuario del Archivo. A partir de estos resultados podemos proponer mejoras, procesos e incluso
62
esclarecer o modificar estudios o teorías que se utilizan como base para investigaciones de este
tipo.
3.2. Identificación de las dimensiones
Las variables “nos permiten establecer características o cualidades de la realidad, la cual se puede
enfocar en diferentes valores tanto cuantitativos como cualitativos, es decir que pueden variar
aunque un objeto tenga una valor ya determinado”177
De este modo el constructo que estudiamos
está representado por un conjunto de variables, que mediremos para ver si forman parte del
constructo “satisfacción de las necesidades de información” de acuerdo con la teoría de Juan José
Calva y la de Abraham Maslow.
Para evaluar el constructo de satisfacción de las necesidades de información, se tomó
como punto de partida la Teoría de Abraham Maslow,178
centrándonos en la fase de
autorrealización del individuo y mediante el análisis del estudio sobre el fenómeno de
necesidades de información que define Juan José Calva,179
se identificaron las cuatro
dimensiones siguientes: 1) las necesidades de información, 2) el comportamiento informativo, 3)
la satisfacción de las necesidades de información y 4) la insatisfacción de las necesidades de
información. Estas dimensiones son las que vamos a evaluar a partir de un cuestionario que
diseñamos para el efecto; una vez evaluado el constructo, podremos discriminar sus componentes
en una forma más precisa.
Para poder diseñar el cuestionario, a partir de Maslow, identificamos las dimensiones, a
cada una de estas, dimensiones le asignamos una serie de palabras con algún sentido cognitivo
para el que las escucha; a partir de ello, se elaboraron los reactivos del cuestionario. La técnica
utilizada se denomina de Redes semánticas.180
El proceso se realizó de la siguiente manera:
1. Se le solicitó a 40 individuos con características similares en cuanto al uso de la información,
consulta de instrumentos descriptivos, e intereses afines en lo relacionado con investigación
177
René Landero Hernández, Estadística SPSS y metodología de la investigación, pp. 53-54.
178
Davis Keith, op. cit., p. 127.
179
Juan José Calva González, Las necesidades de información: fundamentos teóricos y métodos, p. 58.
180
José Luis Valdez Medina, op. cit., p. 60.
63
documental, que corresponden con la población a investigar, que a cada una de las cuatro
dimensiones mencionadas anteriormente les asignarán un máximo de 10 y un mínimo de 5
palabras, ordenándolas según la relevancia que tenían para ellos.
2. De las palabras solicitadas se obtuvo una lista, la cual refleja; la ubicación que le da cada uno
de los individuos a las palabras en las dimensiones propuestas. Como resultado se obtuvo la
Tabla Redes semánticas por palabras, en donde se muestran las 200 palabras obtenidas. (Véase
Anexo 2, Tabla A)
3. Como resultado de la fase anterior, las dimensiones quedaron conformadas de la siguiente
manera: para necesidades de información sólo quedaron 7 palabras, mientras que para
comportamiento informativo 10; por otra parte para satisfacción quedaron 6 y finalmente para
insatisfacción únicamente se obtuvieron 13. Obteniendo un total de 36 palabras de las 4
dimensiones identificadas.
Cuadro 5. Identificación de dimensiones
Necesidades de la
información
Comportamiento
Informativo
Satisfacción e insatisfacción de las
Necesidades
1. Trabajo
2. Carencia
3. Tiempo
4. Crecimiento
5. Interés
6. Conocimiento
7. Insatisfacción
1. Satisfacción
2. Ética
3. Conducta
4. Búsqueda
5. Inteligente
6. Utilidad
7. Informar
8. Tecnología
9. Eficiencia
10. Comunicar
Eficiencia
Conocimiento
Suficiente
Calidad
Bienestar
Logro
1. Deficiencia
2. Actitud
3. Frustración
4. Insuficiente
5. Duda
6. Falta de
conocimiento
7. Ineficaz
8. Poca capacitación
9. Incumplimiento
10. Descuido
11. Inexperiencia
12. Disgusto
13. No comprensible
Cuadro 5. Identificación de las 36 palabras en las dimensiones de acuerdo con la red semántica.
4. Las 36 palabras sirvieron como base para formular las preguntas del cuestionario. De este
modo, se elaboraron alrededor de 15 preguntas para cada una de las dimensiones identificadas.
(Véase anexo 3, Tabla B)
64
5. En total se obtuvieron 61 preguntas de las cuatro dimensiones, dichos reactivos fueron
presentados a ocho expertos,181
quienes los analizaron y ubicaron en las dimensiones que
consideraron pertinentes, sin que necesariamente coincidieran con las que se habían planteado
originalmente.( Véase anexo 4, Tabla C)
6. Finalmente, de acuerdo con las opiniones y la revisión de los expertos, se eliminaron 21 de
ellas porque no se definían bien dentro de alguna de las cuatro dimensiones propuestas. Como
resultado, se obtuvieron las 40 preguntas que conforma el cuestionario que utilizamos para
realizar la prueba piloto (Véase anexo 5, Tabla D)
Para el diseño del cuestionario, se elaboraron preguntas categorizadas y de estimación, y
les asignamos una escala, la cual permite establecer una serie de alternativas de respuesta para el
encuestado; la escala que se utilizó fue la de Lickert,182
con las siguientes categorías: Siempre,
Casi Siempre, A veces, Casi nunca, Nunca, con una escala del 5 al 1. Donde el valor 5 se refiere a
siempre, el 4 a casi siempre, el 3 a veces, el 2 casi nunca y el 1 nunca.
Los datos que se tomaron en cuenta para la presentación del cuestionario son los
siguientes:
1. Nombre
2. Sexo
3. Edad
4. Estado civil
5. Nacionalidad
6. Profesión
7. Correo electrónico
8. Lugar donde labora
9. ¿Cuántas veces ha consultado
un archivo en el año 2009?
Otro punto importante dentro de la aplicación del cuestionario, fue la manera en que se
aplicó para poder tener un mejor control de la calidad de las respuestas, la forma fue de tipo
administrado, es decir, se les proporcionó de manera directa a los usuarios, quienes se encargaron
de contestarlo personalmente, teniendo la libertad de elegir por si mismos la opción que ellos
consideraban de acuerdo al modo que satisfacen sus inquietudes y solicitudes de información
181
Quienes son en su mayoría catedráticos de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, con grados
académicos a partir de Licenciatura, Maestría y Doctorado (con especialidades en Archivonomía, Derecho, entre
otras); del mismo modo en su mayoría tienen experiencia en temas relacionados con servicio a usuarios y sistemas de
información.
182
Lickert citado por Maurice Duverger, Métodos de las ciencias sociales, p. 321.
65
dentro del Archivo General de la Nación en todo momento se señalo la confidencialidad de las
respuestas.
3.3. Determinación del tamaño de la muestra
Otro aspecto fundamental para la elaboración de la encuesta fue la obtención de la muestra, que
como ya lo señalamos nos permite “delimitar una parte de la totalidad de la población a estudiar,
con lo que obtenemos información más oportuna, eficiente y exacta sin recurrir a encuestar a toda
la población”.183
A partir del cálculo de la muestra, pudimos obtener la cantidad de cuestionarios que se
tendrán que aplicar a los usuarios que asisten al AGN, y con ello, poder programar el tiempo que
tomaría la aplicación de este instrumento. El muestreo probabilístico se realizó a partir de:184
1. Conocer las características del objeto de estudio.
2. Definir la unidad de análisis que en este caso fue el usuario que acude al Archivo General
Nación a consultar los instrumentos de control archivístico con los que dispone para acceder a la
información.
3. Determinar el tamaño de muestra con un nivel de confianza del 95%.185
Tabla 1. Niveles de confianza.
CERTEZA 95% 90% 80%
Z 1.96 1.88 1.81
Z2
3.84 3.53 3.28
E 0.05 0.06 0.07
e2
0.0025 0.0036 0.0049
Tabla 1. Niveles de confianza, para obtener el tamaño de la muestra.
183
Salvador Elías Rodríguez Solís, op. cit. p. 37.
184
El muestreo fue probabilístico, ya que no se contaba con el número exacto de usuarios que visitaban el AGN por
semana.
185
Se da un 95% de confianza para que los datos a recabar de nuestra muestra sean representativos del fenómeno a
estudiar. Salvador Elías Rodríguez Solís, op. cit., p.38.
66
La fórmula que se utilizó, que nos permite determinar la muestra de poblaciones finitas, se
presenta de la siguiente manera:186
Tabla 2. Fórmula para determinar la muestra
Z2
p*q*N
Ne2+ Z2
p*q
z=nivel de confianza
p=probabilidad a favor
q=probabilidad en contra
N=universo
e=error de estimación
n=tamaño de muestra
Tabla 2. Se presenta la fórmula para determinar una muestra y el significado de cada uno de los
elementos que la conforman.
Se realizó el cálculo de la muestra de los usuarios que aproximadamente acuden al Archivo
General de la Nación por semana cuyo parámetro se estableció de 45 a 180, y considerando un
nivel de confianza del 95%, el resultado fue que se necesitaban obtener 108 encuestas en una
semana. (Véase Anexo 5, Tabla D)
3.4. Prueba piloto y validez estadística.
Una vez que quedaron conformados los 40 reactivos, Anexo 6, se elaboró el cuestionario. La
prueba piloto se aplicó durante los días 22 y 23 de octubre del 2009, obteniendo un total 50
cuestionarios; con los datos recabados, se validó el instrumento.
3.4.1. Validez de Contenido
Se utilizó, como ya se había mencionado, el programa SPSS (Statistical Package for the Social
Sciencies Paquete estadístico para las ciencias sociales, para realizar el análisis estadístico. A
partir de este análisis realizado, se procedió a validar instrumento tanto en la parte de contenido
como de su constructo.
186
Salvador Elías Rodríguez Solís, op. cit., p. 40.
n=
67
Para poder realizar la validación y el uso que se le da al instrumento para los
investigadores que acuden al Archivo General de la Nación, se encuestó a una muestra de 50
personas,187
con el fin de obtener un instrumento confiable en el aspecto que permita medir lo que
se pretende analizar del constructo de “satisfacción de las necesidades de información”. Sus
resultados iníciales permitieron validar su contenido, discriminar los reactivos y validar el
constructo de nuestro cuestionario. Para ello, se propusieron los criterios que se señalan a
continuación para analizar los datos:188
1. Se capturaron todos los datos de los cuestionarios aplicados a los investigadores que
acuden al Archivo General de la Nación en el programa SPSS.
2. Posteriormente, para obtener la validez de contenido se tomó en cuenta la media, la
curtosis y el sesgo que son características de la desviación estándar. Para fines de nuestro
estudio proponemos que la desviación estándar sea de 1.64.189
3. La Tabla 3 muestra los resultados obtenidos al aplicar el SPSS. En la Tabla se pueden
ubicar las preguntas que entran en la zona de interés para nuestro estudio, ya que las
preguntas tienen una escala de Likert que va del 1 al 5, por lo que se aceptan las preguntas
que tengan una desviación estándar de 1.64 del promedio de cada respuesta En nuestro
caso es de 5.23. Por lo anterior, se aceptan las respuestas a cada pregunta cuyo promedio
esté entre 1.95 y 5.23, por tanto todas las preguntas entran, de acuerdo con la media, como
se puede observar en dicha Tabla.
4. Nuestra propuesta de estudio acepta que el sesgo tensa un valor de 1, por lo que al
observar el promedio de las respuestas, que es de -0.12, que para nuestro análisis
consideramos como valor absoluto por tratarse de distancias, se considera dentro del valor
propuesto; en este caso sólo se eliminó la pregunta 19 del cuestionario, ya que no cumple
con los criterios establecidos de acuerdo con la curtosis porque al observar dicho
187
Se encuestó a una muestra de 50 personas que con el propósito de validar el contenido, discriminar los reactivos y
validar el constructo de nuestro cuestionario, Joaquín Flores Méndez, Investigación aplicada, p. 28.
188
Joaquín Flores Méndez, conversación personal en asesoría.
189
Las categorías de las respuestas de nuestro instrumento tienen una escala de 1al 5 de acuerdo con Lickert, por lo
que se aceptan las preguntas que tengan una desviación estándar [σ= +/-1.64] del promedio de cada respuesta.
Ibídem., p. 30.
68
instrumento percibimos que los usuarios tienden a responder casi todos una misma opción
(a veces).
Tabla 3. La media, la curtosis y la desviación estándar.
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18 P19 P20
Valid 50 47 50 49 50 48 50 48 50 47 50 49 49 49 50 50 50 50 50 49
Missing 0 3 0 1 0 2 0 2 0 3 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1
3.32 3.70 3.90 3.08 3.56 3.63 3.34 3.31 4.18 4.45 3.94 3.10 3.53 4.00 4.02 2.36 3.88 3.76 3.42 2.67
.119 .146 .122 .142 .152 .125 .097 .112 .117 .100 .116 .121 .106 .130 .119 .120 .120 .139 .103 .125
3.00 4.00 4.00 3.00 3.50 4.00 3.00 3.00 4.00 5.00 4.00 3.00 4.00 4.00 4.00 2.00 4.00 4.00 3.00 3.00
.844 .998 .863 .997 1.072 .866 .688 .776 .825 .686 .818 .848 .739 .913 .845 .851 .849 .981 .731 .875
.712 .996 .745 .993 1.149 .750 .474 .602 .681 .470 .670 .719 .546 .833 .714 .725 .720 .962 .534 .766
.173 -.041 -.198 -.301 -.473 -.404 1.000 -.048 -.579 -.858 -.120 .014 .052 -.343 -.462 .458 .027 -.707 -.201 -.462
.337 .347 .337 .340 .337 .343 .337 .343 .337 .347 .337 .340 .340 .340 .337 .337 .337 .337 .337 .340
.622 -1.133 -.848 .024 .133 .649 .849 1.143 -.634 -.404 -.953 -.056 -.203 -1.021 -.479 .775 -1.176 .784 1.651 -.330
.662 .681 .662 .668 .662 .674 .662 .674 .662 .681 .662 .668 .668 .668 .662 .662 .662 .662 .662 .668
4 3 3 4 4 4 3 4 3 2 3 4 3 3 3 4 3 4 4 3
1 2 2 1 1 1 2 1 2 3 2 1 2 2 2 1 2 1 1 1
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4
N
Mean
Std. Error of
Mean
Std. Error of
KurtosisRange
Median
Std. Deviation
Variance
Skewness
Minimum
Maximum
Std. Error of
SkewnessKurtosis
P21 P22 P23 P24 P25 P26 P27 P28 P29 P30 P31 P32 P33 P34 P35 P36 P37 P38 P39 P40 promedio
50 50 50 48 49 50 49 50 49 50 50 50 48 49 50 50 50 50 50 50 490 0 0 2 1 0 1 0 1 0 0 0 2 1 0 0 0 0 0 0
13.74 4.00 3.18 3.92 3.63 3.10 3.67 3.60 3.12 4.14 3.82 2.86 3.71 3.76 2.62 4.08 3.90 3.56 3.92 3.92 3.59.117 .128 .117 .133 .104 .165 .150 .167 .148 .118 .102 .125 .149 .111 .140 .148 .119 .157 .102 .110 .1264.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.50 4.00 3.00 4.00 4.00 3.650.828 .904 .825 .919 .727 1.165 1.049 1.178 1.033 .833 .720 .881 1.031 .778 .987 1.047 .839 1.110 .724 .778 .886.686 .816 .681 .844 .529 1.357 1.099 1.388 1.068 .694 .518 .776 1.062 .605 .975 1.096 .704 1.231 .524 .606 .801.079 -.125 -.173 .362 .282 -.539 -.484 -.018 -.493 -.057 .470 -.469 .188 .446 -.610 -.022 -.251 .123 .142 -.119.337 .337 .337 .343 .340 .337 .340 .337 .340 .337 .337 .337 .343 .340 .337 .337 .337 .337 .337 .337 .338
-.776 -.977 .130 -1.154 -.499 -.705 .051 -.487 -.220 -.776 -.330 -.167 .167 -.791 .477 -1.070 -1.114 -.549 -1.033 -1.315 -.294.662 .662 .662 .674 .668 .662 .668 .662 .668 .662 .662 .662 .674 .668 .662 .662 .662 .662 .662 .662 .665
3 3 4 3 3 4 4 4 4 3 3 4 4 3 4 3 3 4 2 2 3.3752 2 1 2 2 1 1 1 1 2 2 1 1 2 1 2 2 1 3 3 1.6005 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4.975
69
Tabla 3. Resultados de las 40 preguntas para obtener la media, la curtosis y la desviación
estándar.
Con el propósito de ilustrar el análisis llevado a cabo, se presenta en la figura 3.
Figura 2 .Curtosis, sesgo y desviación estándar.
Figura 3. Representa: en azul la media de 1.64, de color rojo se resalta el sesgo, es decir las
curvaturas cargadas tanto a la derecha como a la izquierda; mientras que la línea púrpura alude a
la curtosis.
De modo que la parte sombreada de verde, representa los valores promedio de las preguntas
que podemos analizar a partir de las estimaciones que hicimos para la media, el sesgo y la
curtosis, esto nos permite una primera eliminación de reactivos. En nuestro caso, los criterios
asumidos no permitieron eliminar reactivos.
Para continuar con nuestro análisis de discriminación de reactivos, se realizó el cálculo de la t
de student que nos permite diferenciar en cuanto a la respuesta de los reactivos dados por los
encuestados. Es decir, la prueba t sirve para evaluar si 2 grupos dentro de la misma distribución
pueden ser diferenciados a partir de los datos. Por tanto se eliminaron las siguientes preguntas: 1,
9, 10, 11, 13, 15, 22, 25, 26, 27, 28, 30, 31, 33, 34, 36, 37, 38, 39 y 40. La manera como se aplica
la t de student y la prueba de Levene a partir de los datos obtenidos al aplicar el paquete SPSS es
la siguiente:
Curtosis
Sesgo
Desviación estándar de 1.64
70
Tabla 4. Cálculo de la t student y la formula de levene
Tabla 4. Los datos obtenidos del cálculo de la t de student permiten realizar la prueba de
Levene.
-
SI ==> las medias NO son iguales; NO => las medias SON iguales
La pregunta que se presenta, se refería a “si se me dificulta expresar la problemática de
estudio cuando no cuento con información suficiente”, de acuerdo al cálculo de la prueba de
Levene, el F de Sigma es mayor a 0.05, en nuestro caso es de .805, mientras que la t-sigma (2-
tailed) es igual a .005, eso quiere decir que las varianzas son iguales, por tanto se elimina. Este
procedimiento se realizó para cada una de las preguntas, ( Véase en anexo 7, Tabla F),
Evaluación de cada una de las preguntas a partir de la Prueba de Levene, a partir del análisis de la
tabla, se observa que hay medias que son iguales, por tanto, de las 40 preguntas analizadas se
eliminan 22 reactivos, porque no hay una diferencia estadística significativa entre los promedios
de las respuestas, es decir, no hay diferencia estadística, entre los que contestan cada pregunta de
los reactivos por lo que las preguntas no nos permiten discriminar entre los encuestados. De esta
manera sólo se conservaron un total de 18 preguntas las cuales son:
F Sig. t df Sig. (2-tailed)
Mean
Difference
Std. Error
Difference Lower Upper
Equal
variances
assumed
.062 .805 -3.081 24 .005 -.923 .300 -1.541 -.305
Equal
variances not
assumed
-3.081 23.768 .005 -.923 .300 -1.542 -.304
Independent Samples TestLevene's Test for Equality of
Variances t-test for Equality of Means
95% Confidence Interval of
the Difference
Se me dificulta
expresar la
problemática
de estudio
cuando no
cuento con
información
71
Tabla 5. Reactivos del cuestionario final.
Reactivos Finales 5 4 3 2 1
1. El consultar documentos me permite realizar investigaciones innovadoras.
2. La ausencia de información digitalizada me dificulta la localización de los
documentos.
3. Busco con anterioridad la información que requiero en los recursos
informáticos del archivo.
4. Mi investigación me motiva a realizar búsquedas exhaustivas.
5. La información que solicito se me proporciona con rapidez.
6. La información digitalizada para la búsqueda de documentos es insuficiente.
7. Cuando realizo una búsqueda de información en las bases de datos tengo
dificultades para encontrarla.
8. Reviso los instrumentos de descripción para encontrar lo que requiero.
9. Cuando solicito la documentación que necesito, el personal me la niega.
10. Busco al personal del archivo para obtener la información que necesito.
11. Antes de pedir lo que busco lo identifico claramente.
12. Tengo problemas para comprender el contenido de los instrumentos de
descripción al buscar información.
13. Con frecuencia utilizo los materiales de referencia para mi búsqueda de
información
14. La información que me proporcionan es insuficiente para mis necesidades de
información.
15. Solicito la información directamente al personal del archivo.
16. Me ocasionan problemas para la consulta de información las políticas de
acceso y seguridad.
17. Cuando consulto la información me doy cuenta de que no es la que solicité al
personal del archivo.
18. El personal del archivo me ha proporcionado información errónea y confusa.
Tabla 5. Se presenta el listado de 18 reactivos finales de acuerdo al análisis de las 40 preguntas
iníciales.
Finalmente, para analizar y discriminar las respuestas del cuestionario, se promedian sus
respuestas y se forman dos grupos extremos, aquellos que se encuentran en el cuartil más bajo de
la distribución de promedios de respuestas y aquellos que se encuentran en el más alto.190
190
Joaquín Flores Méndez, conversación personal
72
Figura 3. Grupos extremos del promedio de la suma de respuestas de un reactivo.
En la Figura 4, se muestran en azul las distribuciones de los promedios de las respuestas
de los dos grupos extremos.
A continuación se muestra un ejemplo con datos de los dos grupos extremos a analizar en
un reactivo.
Datos del grupo extremo 1
Media 1: 3.23
Desviación estándar 1: 0.439
3.23 - 439 = 2.791 (Corresponde al inicio de la Media 1)
.439 – 3.23 = 3.66 (Corresponde al final de la Media 1)
Datos del grupo extremo 2
Media 2: 4.46
Desviación estándar 2: .660
4.46 - .660 = 3.80 (Corresponde al inicio de la Media 2)
.660 – 4.46 = 5.06 (Corresponde al final de la Media 2)
Muestras de los extremos
mínimo y máximo de los
valores de las respuestas
73
Figura 4. Análisis de los grupos extremos de respuestas
En la figura 5, se muestra las medias extremas de las respuestas obtenidas por los individuos a
una de las 40 preguntas.
El análisis de los resultados nos permiten concluir que la media de los grupos extremos de
la distribución de respuestas del cuestionario pueden ser diferenciada, es decir, el cuestionario
nos permite ubicar dentro de su distribución estadística grupos diferentes, con lo que podemos
decir que el cuestionario puede discriminar las respuestas de los encuestados. Con esto se da por
concluida la validez de contenido, es decir 18 de las 40 preguntas, están evaluando lo que se
quiere medir (Véase Figura 5). En este caso el constructo que se quiere medir es el de la
satisfacción de las necesidades de información. En el anexo 8 se presenta el cuestionario final con
los 18 reactivos.
3.4.2. Validez de Constructo
El análisis de la validez del constructo pretende ver si la agrupación propuesta representa lo que
se quiere medir, por lo anterior utilizamos el método de análisis factorial,191
el cual agrupa los
reactivos que tienen una relación con cierta consistencia. De acuerdo con este análisis factorial, el
programa de SPSS nos permitió realizar la correlación entre todas las preguntas para ver si existe
alguna relación entre ellas. De ahí se obtiene información acerca de la posibilidad de que se tenga
algún factor preponderante.
Ahora bien, los factores componen al constructo satisfacción de las necesidades de
información con sus respectivas dimensiones. El peso de los factores en los agrupamientos de las
dimensiones muestra su importancia en el constructo, ya que las cargas factoriales son las
191
Joaquín Flores Méndez, óp. cit., p. 42.
74
correlaciones que tienen entre sí las preguntas y por tanto conforman al factor, son también los
promedios que se pesan según las cargas factoriales.
Se establecen criterios como: que los pesos deben ser mayores a 0.30 para considerarlas
buenas. Se dice que en un estudio exploratorio como el nuestro, bastan pesos de 0.25 dentro de la
matriz para que sean considerados como aceptables. Una vez que se ejecuta el componente de la
matriz rotada en el SPSS, podemos ver en cuantas dimensiones identifica el porcentaje de cada
uno de los reactivos en dimensiones.
En nuestro caso se obtuvieron originalmente 5 dimensiones, en la siguiente Tabla 6 se
muestra y se detecta en cuáles de éstas se tiene la representación de cada una de las preguntas.
75
Tabla 6. Las cinco dimensiones obtenidas de acuerdo con los componentes de la matriz rotada
La tabla 6, representa los factores por agrupamiento de las 18 preguntas en las 5
dimensiones en el componente de la matriz, es decir, se obtuvo una dimensión más de las
propuestas por la teoría.
Posteriormente, se reagrupan por factores, para detectar en cuales de éstos se tiene
representación de cada una de las preguntas. Después de reagrupar los factores, se decide en cada
caso de acuerdo con cada pregunta en qué columna debe ir el factor, a partir de los pesos que
tienen en cada una de las dimensiones. De acuerdo con los resultados de este procedimiento, las
preguntas quedaron distribuidas en las dimensiones de la siguiente forma:
1 2 3 4 5
Comportamiento informativo1. El consultar documentos me permite realizar
investigaciones innovadoras.
.693 .109 -.197 .107 -.045
Insatisfacción de las
necesidades de información
2. La ausencia de información digitalizada me dificulta
la localización de los documentos.
.382 .064 -.056 .194 .772
Necesidades de la
información
3. Busco con anterioridad la información que requiero
en los recursos informaticos del archivo.
.695 -.219 .152 -.116 .196
Comportamiento informativo
4. Mi investigación me motiva a realizar búsquedas
exhaustivas
.864 -.051 .054 .125 -.069
Satisfación de las
necesidades de información
5. La información que solicitose me proporciona con
rápidez.
.392 -.576 .214 .170 -.020
Insatisfacción de las
necesidades de información
6. La información digitalizada para la búsqueda de
documentos es insuficiente.
-.059 -.054 .840 .134 -.063
Insatisfacción de las
necesidades de información
7. Cuando realizo una búsqueda de información en la
base de datos tengo dificultades para encontrarla.
-.297 .272 .668 .164 .176
Comportamiento informativo
8. Reviso los instrumentos de descripción para
encontrar lo que quiero.
.643 -.278 -.157 .032 .377
Insatisfacción de las
necesidades de información
9. Cuando solicito la documentación que necesito, el
personal me la niega.
-.212 .766 -.127 .050 .175
Necesidades de la
información
10. Busco al personal del archivo para obtener la
información que necesito.
.646 .286 .131 -.320 -.087
Comportamiento informativo
11. Antes de pedir lo que busco lo identifico
claramente.
.613 -.175 -.078 -.496 .008
Insatisfacción de las
necesidades de información
12. Tengo problemas para comprender el contenido de
los instrumentos de descripción al buscar información.
-.458 .222 .304 -.236 .576
Comportamiento informativo
13. Con frecuencia utilizo los materiales de referencia
par mi búsqueda de información.
.721 -.254 -.010 .054 .019
Insatisfacción de las
necesidades de información
14. La información que me proporcionan es
insuficiente para mis necesidades de información.
.236 .405 .376 .061 -.270
Comportamiento informativo
15. Solicito la información directamente al personal del
archivo.
.349 -.067 .599 -.430 .031
Insatisfacción de las
necesidades de información
16. Me ocasionan problemas para la consulta de
información las políticas de acceso y seguridad.
.055 .206 .149 .800 .067
Insatisfacción de las
necesidades de información
17. Cuando consulto la información me doy cuenta de
que no es la que solicité al personal del archivo.
-.189 .765 .094 .221 -.085
Insatisfacción de las
necesidades de información
18. El personal del archivo me ha proporcionado
información errónea y confusa.
-.023 .845 .176 .070 .055
Rotated Component Matrixa
76
Tabla 7. Reagrupación de los reactivos en las cuatro dimensiones
Esta tabla presenta, la reagrupación de las preguntas en cuatro dimensiones las que
corresponden con la teoría, en que fundamentamos nuestro estudio.
Por consiguiente con el análisis factorial, se dividieron las preguntas en: Comportamiento
informativo (1,4,8,11,13,15); Insatisfacción de las necesidades de información
(2,6,7,9,12,14,16,17,18); mientras que las otras preguntas que se refieren a las necesidades de
Rotated Component Matrixa
1COM/NEC 2INS 3INS 4INS
Comportamiento informativo
1. El consultar documentos me permite realizar
investigaciones innovadoras. .693
Insatisfacción de las necesidades de
información
2. La ausencia de información digitalizada me
dificulta la localización de los documentos. .772
Necesidades de la información
3. Busco con anterioridad la información que
requiero en los recursos informaticos del
archivo.
.695
Comportamiento informativo4. Mi investigación me motiva a realizar
búsquedas exhaustivas .864
Satisfación de las necesidades de
información
5. La información que solicitose me proporciona
con rápidez. .392
Insatisfacción de las necesidades de
información
6. La información digitalizada para la búsqueda
de documentos es insuficiente. .840
Insatisfacción de las necesidades de
información
7. Cuando realizo una búsqueda de información
en la base de datos tengo dificultades para
encontrarla.
.668
Comportamiento informativo8. Reviso los instrumentos de descripción para
encontrar lo que quiero. .643
Insatisfacción de las necesidades de
información
9. Cuando solicito la documentación que
necesito, el personal me la niega. .766
Necesidades de la información10. Busco al personal del archivo para obtener
la información que necesito. .646
Comportamiento informativo11. Antes de pedir lo que busco lo identifico
claramente. .613
Insatisfacción de las necesidades de
información
12. Tengo problemas para comprender el
contenido de los instrumentos de descripción al
buscar información..576
Comportamiento informativo13. Con frecuencia utilizo los materiales de
referencia par mi búsqueda de información. .721
Insatisfacción de las necesidades de
información
14. La información que me proporcionan es
insuficiente para mis necesidades de
información..405
Comportamiento informativo15. Solicito la información directamente al
personal del archivo. .599
Insatisfacción de las necesidades de
información
16. Me ocasionan problemas para la consulta
de información las políticas de acceso y
seguridad.
.206
Insatisfacción de las necesidades de
información
17. Cuando consulto la información me doy
cuenta de que no es la que solicité al personal
del archivo..765
Insatisfacción de las necesidades de
información
18. El personal del archivo me ha proporcionado
información errónea y confusa. .845
Component
77
información y satisfacción de las necesidades de información (3,5 y 10) no reflejan las variables
que propone la teoría de Juan José Calva.
Finalmente, para conocer la confiabilidad de nuestro cuestionario, calculamos el Alfa de
Cronbach192
que es de 0.67, es decir, la confiabilidad de que las respuestas que se dan al
cuestionario pueden replicarse en otra muestra es del 67%, lo que nos permite señalar que el
análisis descriptivo que hagamos con los datos que resultaron de aplicar la encuesta tienen ese
porcentaje de confiabilidad. Este porcentaje es suficiente, ya que es mayor del 60% de los
parámetros requeridos para obtener tanto la validez de contenido como de constructo, sobre todo
porque hemos considerado que se trata de un estudio exploratorio. Por otra parte, nos permite
señalar en el siguiente capítulo, a través de la información que nos da la estadística descriptiva, el
grado de satisfacción de las necesidades de información de los usuarios del Archivo General de la
Nación.
192
Es la técnica que se utiliza para estimar la consistencia interna de un instrumento de medida cuando los ítems
tiene varias opciones; por tanto este es un procedimiento para calcular la confiabilidad de un instrumento de
medición. Roberto Hernández Sampieri, op. cit., p.288.
78
CAPÍTULO 4. Aplicación, análisis e interpretación de los datos
A continuación se describe brevemente el procedimiento para la aplicación del cuestionario y se
presenta la interpretación de los datos.
4.1. Aplicación del cuestionario a usuarios activos del Archivo General de la Nación
La aplicación del instrumento fue hecha con los asistentes al Congreso internacional
denominado: “Trabajo, trabajadores y movimientos sociales en México y América Latina siglos
XVIII Y XIX”, el cual se realizó los días 27, 28 y 29 de octubre del 2009, de las 10 a las 14 hrs,
en la sala de seminarios 1 edificio H, de la Unidad Iztapalapa de la Universidad Autónoma
Metropolitana. Dicho evento congregó a ponentes de diferentes nacionalidades y niveles
académicos (investigadores, alumnos de licenciatura y de posgrado), así como de diversas
instituciones tanto públicas como privadas algunas de ellas son: la Universidad Autónoma
Metropolitana (UAM) de las unidades de Iztapalapa, Azcapotzalco y Cuajimalpa, Universidad
Nacional Autónoma de México (UNAM), Universidad de San Luis Potosí (UASLP), Universidad
Autónoma de Zacatecas (UAZ), El Colegio de México (COLMEX), Universidad Michoacana de
San Nicolás de Hidalgo (UMSNH), entre otras.
A los asistentes de dicho evento se les solicitó que se registraran antes de acceder a la
sala, de igual modo se les preguntaba si habían consultado el acervo del Archivo General de la
Nación durante 2009, y si habían utilizado y/o consultado los instrumentos descriptivos de dicha
institución. Posteriormente, se les pidió que respondieran el cuestionario. El cual consta, como ya
lo señalamos, de 18 reactivos. (Véase Anexo 8)
El objetivo del cuestionario, es el de conocer la opinión de los usuarios sobre su grado de
satisfacción de los instrumentos de descripción (catálogo, guía e inventarios), una vez que lo
contestaban nos lo entregaban para su captura.
79
4.2. Análisis e interpretación para conocer el grado de satisfacción de las necesidades de
información de los usuarios del Archivo General de Nación
Para el análisis e interpretación de los datos se escogieron diferentes categorías teniendo en
cuenta las cuatro dimensiones planteadas en la investigación como son: necesidades de la
información, comportamiento informativo, satisfacción e insatisfacción de las necesidades de
información las cuales nos permiten medir y conocer el nivel de satisfacción de las necesidades
de información de los usuarios del Archivo General de la Nación, a través de sus instrumentos
descriptivos disponibles para los usuarios que acuden a solicitar dicho servicio.
Los datos recabados mediante el instrumento aplicado a usuarios del AGN, se analizaron
mediante métodos de la estadística descriptiva, ésto nos permitió calcular frecuencias y
porcentajes sobre las categorías valorativas (nunca, casi nunca, a veces, casi siempre y siempre),
además de facilitarnos la tarea de clasificar, representar y resumir los datos, ayudó a tener una
visualización más concreta sobre el constructo que queremos medir, además de analizar
fenómenos que se encontraron durante el proceso de investigación, es decir, nos permitió
identificar consecuencias de acuerdo con los datos recogidos.
A continuación se presentan los resultados, éstos nos muestran puntos que delimitan las
características generales y específicas de los usuarios encuestados, referentes a aspectos
vinculados con nuestra investigación, dichos datos identifican a la población seleccionada y
coadyuvan a conocer el grado de satisfacción o insatisfacción de sus necesidades informativas.
Ya que este instrumento se aplicó a una población de 120 personas, tanto hombres como
mujeres que acuden al AGN a hacer uso de los instrumentos descriptivos con que dispone dicha
institución; se podría decir que la medida de los géneros fue equitativa, ya que la cantidad fue
similar, es decir, el número de usuarios que acude al archivo por género masculino es de 61
(51%), mientras que del sexo femenino fue de 58 (48%), teniendo en cuenta que una de ella no
contestó a la pregunta, por tanto sólo se obtuvo un total de 119 respuestas por parte de los
encuestados en cuanto al género.
80
Gráfico 1. Género de los encuestados
En el gráfico 1, se presenta el porcentaje, de los géneros masculino y femenino participantes
en la encuesta
Asimismo, se obtuvo la edad de los usuarios que contestaron el instrumento; las edades se
identificaron de la siguiente manera:
Tabla 8. Edad de los encuestados
Edad Frecuencia
17 a 22 58
23 a 28 41
29 a 34 11
35 a 40 3
41 a 46 1
47 a 52 4
En la tabla anterior se observan las edades de los encuestados de la muestra de 120 que
participaron en el Congreso.
51%48%
1%
Género
Masculino
Femenino
Sin especificar
81
Gráfico 2. Edad de los encuestados
Gráfico 2. Distribución de las frecuencias de las edades de los encuestados de una muestra de 120
usuarios que acuden al Archivo General de la Nación.
Como se puede observa en el Gráfico 2, la edad que predomina es la de 17 a 22 años
(50%), en donde 30 eran del sexo masculino; en el mismo rubro, en el intervalo de edad entre 23
y 28 años (34%), había 21 hombres y 20 mujeres, la correspondiente al intervalo de 29 a 34 años
(10%)y en este grupo sólo hay 7 hombres y 4 mujeres; por lo que podemos decir que los usuarios
que potenciales que acuden al AGN, fluctúan entre los 17 y los 22 años.
Tabla 9. Profesiones de los encuestados
Profesión Frecuencia
Estudiantes 87
Archivistas 17
Historiadores 12
Investigadores 2
Profesores 1
Tabla 9. Se Percibe las diferentes actividades de los usuarios que hacen uso de los instrumentos
de descripción del Archivo General de la Nación.
0
10
20
30
40
50
60
17 a 2223 a 28
29 a 3435 a 40
41 a 4647 a 52
Fre
cue
nci
as
Cantidad total de los encuestados por edades
82
Gráfico 3. Profesiones de los encuestados
Gráfico 3. Distribución de las frecuencias por profesiones de los encuestados de una muestra de
120 usuarios que acuden al Archivo General de la Nación
Del gráfico 3, se puede apreciar que la población que predominó en la aplicación del
cuestionario fueron los estudiantes, 74%, por su parte 14% eran archivistas que acuden a realizar
investigaciones de diferente índole así como también los historiadores con un 10% y los
investigadores con 8%.
Tabla 10. Frecuencia de visitas al AGN
Visitas al archivo Frecuencia Frecuencia relativa
0-10 103 0.5
11-20 48 0.347
21-30 4 0.09
40-50 1 0.025
60-100 4 0.008
Tabla 10. Representa la cantidad de veces que acudieron los usuarios al Archivo General de la
Nación durante el año 2009
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Estudiantes Archivistas Historiador Investigador Profesor
Títu
lo d
el e
jeProfesiones
83
Gráfico 4. Frecuencia de visitas al AGN
Gráfico 4. Distribución de las frecuencias de las visitas de los encuestados, que acuden al Archivo
General de la Nación.
Como se puede apreciar, al menos nuestra muestra realizo 160 visitas al AGN durante el
2009; de acuerdo también con los 120 encuestados, la población asiste al AGN entre una y cien
veces al año.
Tabla 11. Estado civil y nacionalidad de los encuestados
Estado civil Frecuencias Nacionalidad Frecuencias
Soltero 109 Mexicano 117
Divorciado 9 Extranjero 2
Unión libre 1
Tabla 11. Representa estado civil y nacionalidad de los usuarios encuestados
0
20
40
60
80
100
120
0 a 1011 a 20
21 a 3040 a 50
60 a 100
Fre
cue
nci
as
Visitas al archivo
84
Gráfico 5. Frecuencia porcentual del estado civil y nacionalidad de los encuestados
Gráfico 5. Distribución de las frecuencias del estado civil y nacionalidad de los encuestados, que
acuden al Archivo General de la Nación
De acuerdo con el Gráfico 5, en su mayoría la población que acude es soltera, y se aprecia
que la mayor parte de la población que acude al archivo es de nacionalidad mexicana.
Se analizaron las preguntas para conocer o determinar el grado de satisfacción de los
usuarios del Archivo General de la Nación, con el objetivo de poder medir y conocer el nivel de
satisfacción de las necesidades de información de los usuarios del AGN, a través de sus
instrumentos de descripción.
0
20
40
60
80
100
120
Soltero Divorciado Unión libre Mexicano Extranjero
109
91
117
2
Estado civil y nacionalidad
85
Tabla 12.Análisis de los reactivos por categorías.
PREGUNTA SIEMPRE CASI
SIEMPRE
A
VECES
CASI
NUNCA
NUNCA
1. El consultar documentos me permite
realizar investigaciones innovadoras.
25
2. La ausencia de información digitalizada
me dificulta la localización de los
documentos.
32
3. Busco con anterioridad la información
que requiero en los recursos informáticos
del archivo.
21
4. Mi investigación me motiva a realizar
búsquedas exhaustivas. 25
5. La información que solicito se me
proporciona con rapidez.
30
6. La información digitalizada para la
búsqueda de documentos es insuficiente.
32
7. Cuando realizo una búsqueda de
información en las bases de datos tengo
dificultades para encontrarla.
30
8. Reviso los instrumentos de descripción
para encontrar lo que requiero.
24
9. Cuando solicito la documentación que
necesito el personal me la niega.
23
10. Busco al personal del archivo para
obtener la información que necesito.
24
11. Antes de pedir lo que busco lo
identifico claramente.
25
12. Tengo problemas para comprender el
contenido de los instrumentos de
descripción al buscar información.
42
13. Con frecuencia utilizo los materiales
de referencia para mi búsqueda de
información.
26
14. La información que me proporcionan es
insuficiente para mis necesidades de
información.
31
15. Solicito la información directamente al
personal del archivo.
23
16. Me ocasionan problemas para la
consulta de información las políticas de
acceso y seguridad.
28
17. Cuando consulto la información me
doy cuenta de que no es la que solicité al
personal del archivo.
24
18. El personal del archivo me ha
proporcionado información errónea y
confusa.
22
86
En la tabla 12 se muestra la agrupación de las preguntas según la frecuencia de los ítems
contestados, lo que nos indica que las preguntas 2,3,5,6,7,10,12,14,15,16; tienen como respuesta
a veces, la cual fue la que mas predomino entre los encuestados, mientras que en la respuesta de
casi siempre se ubican las preguntas 1,8,11,13; por consiguiente la respuesta nunca corresponde
a las preguntas 9 y 18 y finalmente las respuestas casi nunca (17) y siempre (4) obtuvieron un
menor grado de selección.
Tabla 13. Reactivos referentes a las necesidades de la información
PREGUNTA SIEMPRE CASI
SIEMPRE
A
VECES
CASI
NUNCA
NUNCA
3. Busco con anterioridad la
información que requiero en
los recursos informáticos del
archivo.
21
10. Busco al personal del
archivo para obtener la
información que necesito
24
La tabla 13 nos indica que los usuarios, acuden a veces a buscar su información en los
recursos informáticos que les proporciona el archivo o de acuerdo a sus necesidades de
información la solicitan directamente al personal. Por lo tanto los servicios que ofrece el archivo
para la búsqueda de información son adecuados y eficientes.
Tabla 14. Reactivos referentes al comportamiento informativo
PREGUNTA SIEMPRE CASI
SIEMPRE
A
VECES
CASI
NUNCA
NUNCA
4. Mi investigación me
motiva a realizar búsquedas
exhaustivas.
25
8. Reviso los instrumentos de
descripción para encontrar lo
que requiero.
24
11. Antes de pedir lo que
busco lo identifico
claramente.
25
87
15. Solicito la información
directamente al personal del
archivo.
23
13. Con frecuencia utilizo los
materiales de referencia para
mi búsqueda de información.
26
1. El consultar documentos
me permite realizar
investigaciones innovadoras.
25
En la siguiente tabla se observa que los usuarios a la hora de planear su investigación se
encuentran motivados para la búsqueda información en diversas fuentes, esto lo lleva a revisar los
diferentes instrumentos de consulta, como podrían ser la guía general y el catalogo, de esta
manera casi siempre encuentran la información requerida para la continuidad de su investigación,
sin embargo solo a veces se dirigen al personal del archivo para solicitar la documentación que
complemente su trabajo, por consiguiente al realizar lo anterior y complementándolo con el uso
de materiales de referencia casi siempre les permiten llevar a cabo nuevas investigaciones.
Tabla 15. Reactivo referente a la satisfacción de las necesidades información
PREGUNTA SIEMPRE CASI
SIEMPRE
A
VECES
CASI
NUNCA
NUNCA
5. La información que solicito
se me proporciona con
rapidez.
30
Con respecto al análisis de la tabla 15, podemos decir que el servicio de préstamo
documental no satisface en su totalidad a los usuarios, en cuanto a su solicitud y entrega de la
documentación.
88
Tabla 16. Reactivos referentes a la insatisfacción de las necesidades información
PREGUNTA SIEMPRE CASI
SIEMPRE
A
VECES
CASI
NUNCA
NUNCA
16. Me ocasionan problemas
para la consulta de
información las políticas de
acceso y seguridad.
28
7. Cuando realizo una
búsqueda de información en
las bases de datos tengo
dificultades para encontrarla.
30
12. Tengo problemas para
comprender el contenido de
los instrumentos de
descripción al buscar
información.
42
9. Cuando solicito la
documentación que necesito
el personal me la niega.
23
6. La información digitalizada
para la búsqueda de
documentos es insuficiente.
32
2. La ausencia de información
digitalizada me dificulta la
localización de los
documentos.
32
18. El personal del archivo
me ha proporcionado
información errónea y
confusa.
22
17. Cuando consulto la
información me doy cuenta de
que no es la que solicité al
personal del archivo.
24
14. La información que me
proporcionan es insuficiente
para mis necesidades de
información.
31
Finalmente en la tabla 16 se identifica que a veces las políticas de seguridad y acceso son
un obstáculo para los usuarios en la continuidad de su investigación; el usuario al momento de su
consulta encuentra dificultades para comprender la utilización adecuada de los instrumentos de
89
descripción con que cuenta el archivo, ya que a veces los datos existentes en la base de datos no
les son suficientes, sin embargo coinciden que el personal nunca les ha negado la información
proporcionándoles alternativas, como sería la consulta de documentos digitalizados, aunque están
consientes de que aun está en proceso dicha labor.
4.3. Satisfacción de las necesidades informativas en investigadores del Archivo General de
la Nación
Como sabemos, el Archivo General de la Nación siendo un órgano desconcentrado de la
Secretaría de Gobernación funge como rector de la archivística nacional y, entre otras de sus
muchas funciones, está el custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que
conforman su acervo (el cual se compone de diversidad de fondos, tanto de la administración
pública, como de instituciones privadas), con el fin de facilitar y promover su consulta y
aprovechamiento para los ciudadanos. Al ser un archivo histórico público, el Archivo General de
la Nación, abre sus puertas al público en general el cual, si bien es cierto tiene el derecho de
acceder al patrimonio documental, pero tiene también la obligación de cuidar de éste, siguiendo
las políticas establecidas para su acceso, uso y conservación.
Ahora bien, aunque son diversos los servicios que ofrece el AGN, como atención a grupos
académicos, biblioteca, centro de referencias, certificaciones y transcripciones, consulta digital,
fondos documentales, hemeroteca, entre otros, el acceso para la investigación que desarrollamos
estuvo más bien orientada al servicio de referencias, pues es en éste en el que se ponen a
disposición de los usuarios (una vez registrados) los instrumentos descriptivos, entre ellos la guía
general así con los inventarios y catálogos.
Por este motivo es importante recordar que entre otras actividades el Centro de referencias
1. Elabora, repone y refrenda los registros de investigador; 2. Proporciona los instrumentos de
consulta disponibles; 3. Asesora acerca de los grupos documentales donde el investigador puede
encontrar información relacionada a su tema de investigación; 4. Da acceso al sistema de consulta
de acervos e imágenes; 5. Orienta acerca del uso de los instrumentos de consulta electrónicos; y
6. Sugiere acerca de otros archivos, de instituciones públicas o privadas en donde hay
documentación relacionada con su investigación.
90
Por lo tanto y en base en lo anterior inferimos lo siguiente con respecto al servicio
proporcionado a los usuarios por el Archivo General de la Nación:
En referencia a las necesidades de información de los usuarios, ellos mismos responden
que en ocasiones buscan con anterioridad los recursos informativos, de igual modo, el
acercamiento al personal del AGN, para poder obtener datos necesarios para el seguimiento de su
investigación sólo a veces lo hacen, por consiguiente podría suponerse que en sí parte del
problema serían los hábitos de investigación de los usuarios con respecto al plan de su
investigación. Y en cuanto al acercamiento de los usuarios al personal del archivo para solicitar
datos de referencia sobre algunos lugares dónde encontrar más información relacionada con su
objeto de estudio, puede ser porque el personal no le inspira confianza, o no está capacitado para
proporcionar en su totalidad ese tipo de servicio.
De acuerdo al comportamiento informativo observado en los usuarios, podemos deducir
que los usuarios del Archivo General de la Nación en su mayoría son personas motivadas con sus
proyectos de investigación, por consiguiente si bien no siempre se acercan, solicitan o buscan con
anterioridad datos referentes a su investigación, si llegan a realizar búsquedas exhaustivas durante
dicho proceso, para que de algún modo puedan pulir su investigación.
Por otro lado observamos que en cuanto a la satisfacción de sus necesidades de
información coinciden en que a veces la información que solicitan y es proporcionada por el
personal no les es entregada de manera inmediata como ellos quisieran, lo cual puede deberse:
1) Restricciones de acceso a la información de acuerdo a lo establecido a la Ley vigente y
políticas de la institución.
2) No hay personal suficiente para dar dicho servicio.
3) Hay otras solicitudes de colegas antes que la del usuario encuestado.
4) Existen otros usuarios investigando el mismo objeto de estudio y están revisando el
documento que solicitan.
91
5) Las condiciones físicas del documento no son idóneas para su préstamo, esto puede ser
que se encuentre muy deteriorado y pueda dañarse o romperse con facilidad, lo que
conlleva a la pérdida de información fidedigna muy valiosa que merece ser resguardada y
a la brevedad realizarse una transcripción legal de dicho documento para que pueda ser
consultado.
Consideramos este tipo de inconvenientes porque son los más frecuentes con los que los
usuarios pueden encontrarse al momento de solicitar información no sólo en archivos, sino
también en bibliotecas y otros centros de información.
Por último, de acuerdo a lo visto en el análisis de las respuestas relativos a la
insatisfacción de las necesidades información, los usuarios consideran que si, en efecto las
políticas de seguridad y acceso, regularmente les impiden llevar de manera continua el proceso de
su investigación, lo cual puede deberse a primeramente, a que son usuarios nuevos o de recién
ingreso al Archivo General de la Nación; o no conocen del todo las políticas para investigadores
(denominados así en general todos los usuarios del AGN).
En cuanto al uso o utilización de las bases de datos, la mayoría reconoce tener en
ocasiones problemas, esto pudiera deberse a que no ha identificado los elementos básicos
referentes a los datos para la búsqueda de su información (tales como identificación de palabras
clave o datos cómo fechas para la búsqueda o delimitación del objeto de su estudio), aunque
también pudiera ser por no estar familiarizados con la utilización de equipo y programas de
cómputo.
Los usuarios concuerdan en que el personal del AGN, nunca le ha negado la
documentación que hayan solicitado, salvo excepciones que se pueden dar de acuerdo a los
reglamentos y políticas existentes de en lo referente a la seguridad y acceso a la información
vigentes en dicha institución. De este modo consideramos que al no poder acceder a su solicitud
de préstamo documental, esto puede deberse a que en ocasiones la documentación suele estar
muy deteriorada, por lo cual es imprescindible el tratar a toda costa de preservarlo y conservarlo.
Para lograr esto y satisfacer las necesidades de información de los usuarios, el personal pone a
disposición de los investigadores el catálogo de documentos digitalizados, que si bien es cierto
que aún hay infinidad de estos que aún no han pasado por este proceso, cabe mencionar que el
92
AGN, sigue en esta labor. Por consiguiente, los usuarios mencionan que en ocasiones es
insuficiente la documentación digitalizada, pues en cierto modo si le impide avanzar en su
investigación o recurrir a otros centros o fuentes de información secundarias.
Los usuarios mencionan que el personal del archivo nunca les ha proporcionado
información errónea o confusa, lo cual es verdaderamente positivo y en otras palabras podemos
interpretarlo como que cada uno de los colaboradores del equipo de servicio a usuarios conoce su
trabajo y puede dar acertadas referencias, en caso de que se les cuestione.
En cuanto a información que llega a ser proporcionada por el personal del AGN, y que el
usuario considera no ser lo que busca, puede deberse a que en realidad no se definió bien algún
dato que puede ser relacionado con otros temas de estudio o a un canal erróneo de comunicación
entre ambos.
Tocante a si es o no suficiente la información proporcionada por el personal del archivo,
los usuarios consideran que a veces, esto puede ser a consecuencia de que si consideramos que en
la mayoría de los archivos públicos no cuentan con los recursos necesarios para proporcionar
asesorías personalizadas y de tiempo completo a usuarios, si se cuenta con el personal para
atender las necesidades planteadas por ellos, sin embargo, cabe señalar, que faltaría implementar
capacitaciones constantes al personal existente en cuanto a actualización de fondos y series
documentales, así como mantenerlos al tanto de cambios o series que por cuestiones de
mantenimiento o actividades de preservación y conservación no estarán disponibles por cierto
lapso de tiempo.
93
Conclusiones
A partir de la teoría de Abraham Maslow sobre las necesidades del hombre, desde la perspectiva
de la autorrealización, y en relación con lo estudiado por Juan José Calva González sobre el
fenómeno de las Necesidades de Información de los usuarios de centros o unidades de
información, se propuso un cuestionario que nos permitiera a los responsables de los archivos,
medir la satisfacción de los usuarios.
Dicho cuestionario se aplicó, como ya hemos mencionado, a usuarios del AGN, usuarios
que buscan información para satisfacer sus necesidades. Es de notar que las cuatro dimensiones
estudiadas, se presentan en la vida cotidiana de todos y cada uno de nosotros, pues tenemos en un
momento dado la necesidad de cierto conocimiento, para el cual es necesario encontrar un tipo de
información; y para poder localizarla realizamos una serie de acciones para obtenerla, una vez
obtenida la revisamos (aquí se complementa el comportamiento y la satisfacción) y si acaso sirve
para los fines de nuestra necesidad por el momento quedamos a gusto con lo que tenemos, por el
contrario, si no es suficiente buscamos otra fuente que complemente lo que ya tenemos o, en su
defecto, una que si cumpla con nuestras expectativas.
Por lo anterior, al observar los resultados del análisis e interpretación de los datos del
cuestionario por reactivo, nos damos cuenta de que los usuarios coinciden en su mayoría, en que
los documentos con los que cuenta el Archivo General de la Nación les permite fundamentar y
desarrollar nuevas e interesantes investigaciones.
En cuanto a la disponibilidad de información digitalizada coinciden en que la falta de ésta,
en ocasiones les impide la localización de los documentos a consultar; situación que aunada a la
inexperiencia en la búsqueda de información en diversos recursos informáticos, ya sean impresos
o electrónicos, les impide localizar la documentación necesaria para su estudio. Además, hay que
aclarar que hay usuarios, generalmente estudiantes (preparatoria y/o licenciatura), quienes al
solicitar el servicio de consulta aún no tienen delimitado su tema de investigación.
Con respecto al interés que tienen en su investigación y si ésta los impulsa a realizar
búsquedas más profundas, en su mayoría respondieron que casi siempre, lo cual puede deberse a
que los archivos son fuente primaria de información, es decir, son documentos que aún no han
sido interpretados por otras personas, como sucede con los libros y otras publicaciones críticas.
94
En relación al tiempo en el que se les proporciona la documentación, mencionaron que a
veces no era de inmediato, esto puede deberse a diversos factores, como por ejemplo, que otro
usuario la esté consultando o se encuentre en el proceso de digitalización, en el de conservación
y/o restauración.
De acuerdo con la dificultad en el uso de las bases de datos, mencionaron que a veces se
les dificulta, puede ser por un lado por el tipo de equipo, otra puede ser la versión de la paquetería
en que se encuentran capturados los catálogos e inventarios o simplemente porque no se tiene
mucho contacto aún con ese tipo de equipo.
En su mayoría, revisan los instrumentos descriptivos para encontrar los documentos que
requieren. Los usuarios del Archivo General de la Nación coinciden en que casi nunca les han
negado la documentación que solicitan; de igual manera mencionan que la comunicación con el
personal que labora en esta institución es buena, pues recurren a ellos para obtener la información
adicional que requieren.
Los usuarios indican que casi siempre identifican lo que necesitan de manera clara, antes
de pedirla; éste es uno de los requisitos que deben seguir los usuarios, pues sería demasiado
complicado para el personal dedicarle una mayor cantidad de tiempo a cada usuario.
Los usuarios coinciden en que a veces se les dificulta comprender el contenido de los
instrumentos descriptivos, al buscar la información. Esto puede deberse a que hay documentos
por ejemplo del fondo inquisición, en el cual se empleaba otro tipo de gramática en la redacción,
y los encargados de las transcripciones, muy probablemente realizaron la síntesis del contenido
del documento escribiéndolo de manera literal.
Mencionan que casi siempre utilizan los instrumentos de referencia para la búsqueda de
información. Y que la información que se les proporciona sólo a veces llega a ser insuficiente.
En su mayoría, expresan que a veces solicitan la información directamente con el personal
del archivo, porque no se encuentran aún catalogados algunos fondos o no se encuentran
actualizados en la base de datos.
Manifiestan que a veces, las políticas de acceso y seguridad, les dificulta la consulta de
los documentos; por otro lado, afirman que casi nunca ocurre que la información que consultan
no es la que se le solicitó al personal. Y, finalmente, afirman que a veces el personal del archivo
les ha proporcionado información errónea y confusa.
95
Propuestas de mejora:
Al ser parte del problema los hábitos de investigación de los usuarios con respecto a la
forma de llevar a cabo su investigación. Es necesario hacerle notar a la hora de darle acceso al
archivo como investigador aprobado que cuenta con el apoyo del personal de la institución para
clarificar dudas relacionadas con los documentos afines con su objeto de estudio, o con respecto
al uso de equipo, el reglamento y políticas del AGN.
Es importante:
Explicar a los usuarios el objetivo de las políticas de seguridad y acceso a la
información, ya que estas se hacen con el fin de proteger la documentación y al mismo
tiempo la salud del usuario.
En cuanto al problema del tiempo en que obtienen la documentación que solicitan, es
necesario que el personal tenga el tacto necesario para explicar cuando cierto tipo de
documentación no puede ser prestada al público usuario ya sea debido a que así lo marcan las
políticas y reglamentos existentes, o porque no existen copias por ser documentos únicos y/o
debido a su estado de conservación.
Con respecto a la problemática que surge cuando utilizan las bases de datos disponibles
para su consulta de búsqueda documental, creemos pertinentes las siguientes recomendaciones:
Darles las instrucciones adecuadas al usuario para el uso y obtención de su información
cuando éste utilice los recursos informáticos que el archivo les ofrece.
Tener actualizados los recursos informáticos, esto para que el usuario pueda acceder con
mayor rapidez a la información que desea.
Que se le sea informado al usuario de cualquier cambio para el acceso a estos recursos.
Que el personal tenga capacitación continua para resolver cualquier problema que se le
presente al usuario al momento de hacer uso de los recursos.
96
Para evitar confusiones a la hora de solicitar y proporcionar la información requerida por
los usuarios se recomienda lo siguiente:
Que el personal conozca perfectamente el perfil del usuario, esto para saber que tipo de
información se les proporcionará al momento en que realicen su búsqueda de
información.
Motivar al usuario a utilizar los instrumentos de búsqueda de información que el AGN
tiene para este fin.
Hacerle saber al usuario que los instrumentos de consulta están tanto impresos como en
formato digital y que pueden ser consultados a través de su página web para que sea más
rápida y eficiente la búsqueda de su información y así también facilitar la entrega al
momento de solicitársela al personal del archivo.
Hacerle saber al usuario cuáles son los documentos que ya se encuentran digitalizados y
están disponibles para su consulta e impresión. De igual modo informarle en caso
contrario si se encuentra en dicho proceso o si de acuerdo a sus condiciones físicas es
imposible acceder a la consulta del documento.
Los trabajos realizados para medir la satisfacción de las necesidades de información de los
usuarios de los centros de información se han hecho a través de los estudios de usuarios, los
cuales se han realizado con mayor frecuencia en el área de Biblioteconomía, es por ello que con
la propuesta que hacemos en este trabajo podemos decir que es posible la utilización de teorías
bibliotecarias en el área de Archivonomía, como en este caso fue la elaboración de un
instrumento de recolección de datos el cual a partir de la teoría propuesta por Juan José Calva de
las cuatro dimensiones: satisfacción, insatisfacción, comportamiento y necesidades, así como de
la estadística, podemos contar con un instrumento que parcialmente nos permite conocer el grado
de satisfacción de las necesidades de información de los usuarios del AGN.
Conforme se avanzó en el trabajo y se analizaron los datos obtenidos de los cuestionarios
aplicados, por medio del programa SPSS, nos pudimos dar cuenta que el cuestionario no se ajusta
completamente a la teoría propuesta, sin embargo, confirma lo referente a las cuatro dimensiones
97
propuestas por Calva y nos da la pauta para hacer una propuesta de un instrumento de medición
con una confiabilidad del 65% para medir el grado de satisfacción de las necesidades de
información de los usuarios de los archivos; ya que si bien sólo cubrió las dimensiones de
insatisfacción y comportamiento, también se vislumbraron parcialmente las otras dos
dimensiones teóricas de Calva, lo que nos permite señalar que hemos propuesto la base para la
elaboración y aplicación de futuros cuestionarios que, de ser el caso, sometan a revisión esta
teoría.
Finalmente, las hipótesis planteadas en el protocolo de investigación:
Los usuarios que consultan los instrumentos de referencia del Archivo General de la Nación
(AGN), realmente satisfacen su necesidad de búsqueda documental.
Esta hipótesis no se cumple en su totalidad ya que el instrumento aplicado sólo midió dos de las
dimensiones propuestas; las cuales son: comportamiento, que indica cómo es que el usuario se
comporta a la hora de su búsqueda de información; e insatisfacción, la cual nos dice que los
instrumentos y las indicaciones dadas por el personal no son lo suficientemente claras para
algunos de los usuarios y por tanto no se llega a una satisfacción total.
Elaborar un cuestionario que permite identificar cuál es el nivel de satisfacción de las necesidades
de información de los usuarios del AGN.
La hipótesis se cumplió parcialmente ya que el cuestionario no cumplió totalmente con el
objetivo, que era el de medir el grado de satisfacción de las necesidades de información de los
usuarios.
Sin embargo el cuestionario nos da la base para la elaboración y aplicación de futuros
cuestionarios los cuales se deberán perfeccionar para que lleguen a cubrir la teoría de las 4
dimensiones de Juan José Calva, y por qué no, en pensar en hacerlos funcionales para los tres
tipos de archivos que hay, ya que tanto en los archivos de trámite como en los de concentración
encontramos usuarios y por lo tanto tenemos la obligación de cubrir y satisfacer sus necesidades
de información, pero aquí es cuando nos aborda la duda y la gran pregunta de ¿Cómo se va a
lograr?, y es aquí donde coincidimos con Juan José Calva, cuando se refiere a que es necesario
realizar una gama de investigaciones que identifiquen, entre otras cosas, las necesidades de
98
información, el comportamiento informativo así como la satisfacción e insatisfacción de los
usuarios, para que de acuerdo con los resultados que se obtengan de este tipo de investigaciones
sean planeados y puestos en marcha los sistemas de información del AGN y otros centros de
información y así poderlos utilizar para mejorar la elaboración de los instrumentos de
descripción y con ello brindar un servicio de calidad a los usuarios del Archivo General de la
Nación y de otros centros de información.
Por consiguiente, al realizar el diseño de un instrumento que permita medir el grado de
satisfacción de los usuarios del AGN, por medio de reactivos que permitan analizar en conjunto
las dimensiones: necesidades de información, comportamiento informativo y satisfacción e
insatisfacción de las necesidades de información, no fue un proceso sencillo, sin embargo
consideramos que los resultados obtenidos nos permiten considerar que cumplimos parcialmente
con nuestro objetivo, ya que el instrumento que se propone puede medir dos de las cuatro
variables referidas: comportamiento informativo e insatisfacción de las necesidades de
información.
99
BIBLIOGRAFÍA
ALBERCH I FUGUERAS, Ramón. La formación de usuarios en archivos: modelos y estrategias
para un mejor uso de la información [Ponencia presentada en el V Seminario Internacional de
Archivos de Tradición Ibérica: “Los archivos al servicio de la sociedad”], del 2 al 5 de julio del
2007, 22 p.
ALDAY GARCÍA, Araceli J. lntroducción a la operación de archivos en dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal”. México: Archivo General de la Nación, 2004. 68 p.
ANDER-EGG, Ezequiel. Métodos y técnicas de investigación social II, La ciencia: su método y
la expresión del conocimiento científico. Buenos Aires: Lumen, 2003. 233 p.
ANDER-EGG, Ezequiel. Técnicas de investigación social. 24ª ed. Buenos Aires: Lumen, 1995.
424 p.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. “Lecumberri: un palacio lleno de historia. México”:
México: Secretaría de Gobernación, AGN, 1994.
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Guía para la formación de usuarios de la información.
México: Secretaría de Educación Pública, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía,
1994. 96 p.
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo: La descripción
archivística. Buenos Aires: e-libro.net, 2002. 389 p.
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la archivología. Buenos
Aires: e-libro.net, 2002. 400 p.
BROWN CÉSAR, Javier. Elementos para una teoría bibliotecaria. México: Secretaría de
Educación Pública, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 2000. 224 p.
[Temas bibliotecológicos, No. 4].
100
BALCELLS I., Junyent. La investigación social: Introducción a los métodos y las técnicas.
Barcelona: Escuela Superior de Relaciones Públicas; Promociones y Publicaciones
Universitarias, 1994. 405 p.
BONAL ZAZO, José Luís. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos,
principios y técnicas. Asturias: Trea, 2001. 366 p.
CALVA GONZÁLEZ, Juan José. El fenómeno de las necesidades de información: investigación
y modelo técnico. México: Universidad Nacional Autónoma de México, Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas, 2007. 45 p.
CALVA GONZÁLEZ, Juan José. Las necesidades de información: fundamentos teóricos y
métodos. México: Universidad Nacional Autónoma de México, Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas, 2004. 284 p.
CALVA GONZÁLEZ, Juan José. Satisfacción de usuarios: la investigación sobre las
necesidades de información. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones
Bibliotecológicas, 2009. 41 p.
CRESPO NORIEGA, Carmen, “Terminología de archivos, instrumentos de trabajo”. Madrid:
1973. p.7
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2ª edición. Madrid: Fundación Germán
Sánchez Ruipérez, 1994. 400 p.
CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKELARENA PEÑA, Fernando. Información y
documentación administrativa. España: Tecnos, 1998. 338 p.
CURRÁS, Emilia. La sociedad de la información: cuestión de suma actualidad [PDF] Madrid:
Sociedad de Estudios Internacionales, 2002. 27 p.
101
DEFINICIÓN ABC. Definición de necesidad [En Línea] Definición ABC, 2009 [Ref. 17 de
noviembre de 2009] Disponible en World Wide Web:
<http://www.definicionabc.com/general/necesidad.php>
DUVERGER, Maurice. Métodos de las ciencias sociales. Barcelona: Ariel, 1981. 593 p.
GARCÍA HERNÁNDEZ, Óscar Eduardo. Organización de Archivos I: Guía de auto
aprendizaje. México: Secretaría de Educación Pública, Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, 2000. 106 p.
GONZALEZ CASTRILLO, Ricardo, “Opciones a bibliotecas y archivos, escalas de facultativos
y ayudantes. Temario Básico”, ed., Complutense. Marzo: 2002. 250 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica.
Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1989. 389 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción
documental. Sevilla: Diputación provincial de Sevilla, 1982. 103 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un archivo? España: Trea, 2007. 135 p.
HERNÁNDEZ SALAZAR, Patricia, et al. Métodos cualitativos para estudiar a los usuarios de
la información. México: Universidad Nacional Autónoma de México, Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas, 2008. 212 p.
HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto; et al. Metodología de la Investigación. México: Mc-Graw
Hill, 2006. p.272.
ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México. México: Archivo Histórico de la
Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, 2003. 285 p.
102
ITURRATE I COLOMER, Germá. Aproximación teórica a la tipología de usuarios de archivos,
p. 77-87. [Aproximació teòrica a la tipologia de l`usuari d`arxius].
En Lligall, Revista Catalana d`arxivística. 7, 1993. 77-87 p.
JA N GARC A, Luis Fernando. El Sistema Nacional de Información archivística como modelo
de unificación de archivos. Costa Rica: Universidad de Costa Rica, 2006. 157 p.
KRIKELAS, James. Information Seeking Behavior: Patterns and Concepts. [Drexel Library
Quarterly, 19: 5-20 pp.] 1983.
LANDERO HERNÁNDEZ, Rene; GONZÁLEZ RAMÍREZ, Mónica. Estadística con SPSS y
metodología de la investigación. México: Trillas, 2006. 536 p.
MASLOW, Abraham Harold. La amplitud potencial de la naturaleza humana. 2ª ed. México:
Trillas, 1990. 398 p.
MASLOW, Abraham Harold. El hombre autorrealizado. 5ª ed. España: Cairos, 1983. 308 p.
MAX-NEF, Manfred; et al. Desarrollo a escala humana: una opción para el futuro. República
de Chile: Centro de Alternativas de Desarrollo (CEPAUR) de Chile y la Fundación Dag Hammarskjóld
de Suecia, 1989. 95 p.
MENA AGUILAR, Adriana. Los estudios de usuarios en archivos: importancia y metodología
para su realización [PPT, En Línea] Costa Rica: Archivo Nacional, 2007. Disponible en World
WideWeb:<http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Adriana%20Mena.ppt#293,3,Los
Estudios de Usuarios
MENDOZA PALACIOS, Rudy. Investigación cuantitativa y cualitativa: Diferencias y
limitaciones [En línea] Perú: PIURA:2006, 8 p. Disponible en World Wide Web:
<http://www.insp.mx/Portal/Centros/ciss/nls_new/docs/dip_lsp/investigacion.pdf>
103
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. España: Asturias, Trea,
1999. 660 p. ISBN: 84-95178-37-0. [Serie: Biblioteconomía y administración cultural; 28].
PADUA, Jorge; et al. Técnicas de investigación aplicadas a las ciencias sociales. México: El
Colegio de México, Fondo de Cultura Económica, 1979. 360 p.
PÉREZ SERRANO, Gloria. Investigación cualitativa: Retos e interrogantes. España: Madrid, La
Muralla, 2007. 204 p.
PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El Archivo: Instrumentos de trabajo. Madrid:
Norma, 1993. 229 p.
PRATT FAIRCHILD, Henry. Diccionario de sociología [Tr. T. Muñoz; J. Medina; E. Chavarría
y J. Calvo] México: Fondo de Cultura Económica, 1984. 317 p.
PSICOLOGÍA DE LA EDUCACIÓN PARA PADRES Y PROFESIONALES. Definición de
autorrealización [En Línea] 2009 [Ref. 12 de noviembre de 2009] Disponible en World Wide
Web: <http://www.psicopedagogia.com/definicion/autorrealizacion>
QUIROZ V., G; FOURNIER G., L. SPSS enfoque aplicado. México: Mc Graw Hill, 1988.
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. [En Línea] 22ª ed.
España: Real Academia Española [Ref. 24 de septiembre de 2009] Disponible en World Wide
Web: http://www.rae.es/rae.html
RUBIO HERNÁNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos municipales: Una
aproximación teórica y práctica. Colombia: Universidad del Valle, 2006. 106 p.
RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística. Madrid: Síntesis, 1995. 343 p.
104
SALKIND, Neil J. Métodos de investigación. [tr. Roberto L. Escalona] 3a ed. México: Pearson
Educación, 1998. 380 p.
SANZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios. Madrid: Pirámide, 1994. 279 p.
SANTOS ROSAS, Antonia. El comportamiento informativo de los investigadores en geografía:
el Instituto de Geografía de la UNAM. [PDF] México: Universidad Nacional Autónoma de
México-Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2008. 36 p.
SCHELLENBERG, Theodore R. Técnicas descriptivas de archivos (1903-1970). Traducido por
el Dr. George S. Ulibarri. Córdoba: Universidad Nacional de Córdoba, Facultad de Filosofía y
Humanidades, 1980. 163 p.
SCHOECK, Helmut. Diccionario de sociología. 3ª ed. Barcelona: Herder, 1981.760 p.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Guía general de los Archivos Estatales y Municipales
de México. México: Archivo General de la Nación, 1988. 312 p.
STONER, James A. F., et al, Administración, 3ª ed., México: Prentice Hall Hispanoamericana,
1994. 781 p.
TAMAYO, Alberto. Archivística, diplomática y sigilografía. España: Ediciones Cátedra, 1996.
334 p.
TANODI, Aurelio, Inventarios, Catálogos e índices, Córdoba: Centro Interamericano de
Desarrollo de Archivos, 1978, 25 p.
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana: Teorías y Principios. República
de Argentina: Universidad Nacional de Córdoba, 1961. 205 p.
105
TARRAUBELLA MIRABET, Xavier. Los archivos y sus usuarios [PDF] Ponencia: presentada
en la V Conferencia Europea de Archivos. Barcelona, 27-30 de mayo de 1997. 17 p.
TAYLOR, Hugh A. Los servicios de archivo y el concepto de usuario: un estudio del RAMP.
París: Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, Programa
General de Información y UNISIST, 1984. 72 p.
UNESCO. Directrices para los estudios relativos a los usuarios de la información (versión
experimental). París: UNESCO, 1981. p. 12.
VALDÉZ MEDINA, José Luis. Las redes semánticas naturales, uso y aplicaciones en psicología
social. México: universidad Autónoma del Estado de México, 1998.
VARGAS RODRIGUEZ, Ma. Del Rosario “Encuentro nacional de administradores de
documentos”, julio: 2003.
VAZQUEZ MURILLO, Manuel, “Auxiliares descriptivos (inventario y guía)”, Córdoba,
Argentina: C. I. D. A., 1978.
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos y archivos: planteos para el
siglo XXI. 2ª ed. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 160 p.
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La archivística: objeto e identidad. México: RENAIES,
Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, 2007. 156 p.
WALNE, Peter [comp.] La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: El
prontuario RAMP. Paris: Unesco, 1985. 532 p.
WILSON, T.D. On User Studies and Information Needs. [Journal of Documentation, 37: 3-15
pp.] 1988.