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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
CREACIÓN DE LA PLANOTECA DE LA EMPRESA
ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA, S.
A. DE C. V. (A.I.A.S.A.)
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
J O S É L U I S G U E R R E R O O R O P E Z A
A S E S O R E S : L i c . L u i s F r a n c i s c o R i v e r o Z a m b r a n o
L i c . B e a t r i z S a n t o y o B a s t i d a
MÉXICO, D. F. 2007
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO I
INTRODUCCIÓN III
CAPÍTULO 1 CONTEXTO ACTUAL DE LA EMPRESA 1
1.1 Antecedentes de la Empresa 1
1.1.1 Estructura Orgánica 3
1.1.2 Misión, Visión y Objetivo 4
1.1.3 Funciones y Servicios 5
CAPÍTULO 2 CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PLANOTECA 8
2.1 Antecedentes de la Cartografía 8
2.1.1El Plano 14
2.1.2 Partes de un Plano 15
2.1.3 Tipos de Planos 19
2.1.3.1 Planos Generales 19
2.1.3.2 Planos de Detalle 20
2.1.4 Escala 20
2.2 La Planoteca 21
2.2.1 Objetivos y Funciones de la Planoteca 21
2.3 El Diagnóstico 22
2.3.1 Etapas de Diagnóstico 23
2.4 La Organización documental 27
2.4.1 Principios Archivísticos 28
2.4.2 La Clasificación Documental 29
2.4.2.1 Sistemas de Clasificación 30
2.4.2.2 Cuadro de Clasificación 31
2.4.3. Serie Documental 32
2.4.3.1 Serie Ficticia o Facticia 32
2.4.4 La Ordenación Documental 33
2.4.4.1 Los Métodos de Ordenación Directos 34
2.4.4.2 Los Métodos de Ordenación Indirectos 35
2.5 La Descripción Archivística 36
2.5.1 Instrumentos de Descripción 38
2.5.1.1 La Guía 39
2.5.1.1.1 Tipos de Guías 40
2.5.1.2 El Inventario 41
2.5.1.2.1 Tipos de inventarios 44
2.5.1.3 El Catálogo 45
2.6 Medidas de Conservación 50
2.6.1 Mobiliario y Equipo 52
2.6.2 Factores a considerar para la Conservación 53
CAPÍTULO 3
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE LA PLANOTECA DE LA EMPRESA
ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA. S.A DE C.V.
(A.I.A.S.A) 55
3.1 Aplicación del Diagnóstico Archivístico en la Empresa 56
3.1.1 Recursos Requeridos 57
3.1.1.1 Recursos Humanos 57
3.1.1.2 Recursos Materiales 58
3.1.1.3 Recursos Financieros 60
3.1.1.4 Recursos Técnicos y Tipología Documental 60
3.1.2 Condiciones de los documentos 61
3.1.3 Procesos Archivísticos y Procesos Tecnológicos 62
3.1.4 Medidas de Seguridad 62
3.2 Propuesta para la creación de la Planoteca de la Empresa Arquitectura Ingeniería
Ambiental y Sanitaria. S.A de C.V. (A.I.A.S.A) 63
3.2.1 Local para el resguardo del Material Cartográfico 63
3.2.2 Procesos Técnicos 65
3.2.3 Préstamo 66
3.2.4 Perfil del Personal a cargo de la Planoteca 67
3.2.5 Elaboración del Inventario 68
3.2.6 Medidas de Conservación 69
3.2.6.1 Temperatura y Humedad para la Planoteca 69
3.2.6.2 Mobiliario 70
CONCLUSIONES 72 BIBLIOGRAFÍA 74 ANEXOS 76
PREFACIO
El objetivo de este trabajo es la creación de la Planoteca de la empresa: Arquitectura Ingeniería
Ambiental y Sanitaria S.A. de C.V. (A.I.A.S.A). Con la finalidad de resguardar, conservar, y
organizar sus planos.
El interés por desarrollar este tema apunta en varios aspectos: el primero de ellos es aportar
algunas alternativas de solución para resolver el problema de conservación y organización de sus
planos con el fin de coadyuvar en el control de su documentación, a fin de asegurar que la
información requerida se proporcione en tiempo y forma oportuna.
En segundo aspecto es personal pues al contacto con otros trabajos durante la licenciatura, me
surgió el interés por la cartografía, en especial por los planos debido a sus características, los
cuales requieren unas medidas espaciales para su conservación y manejo.
De esta manera, se tomo la decisión de realizar un proyecto referente a estos tipos de
documentos, debido a la importancia que tienen en el campo del diseño y su aplicación en
diferentes campos del conocimiento. Los cuales pueden convertirse en fuentes de información
para los investigadores, por el papel que han desempeñado durante la historia del hombre, porque
nos permite visualizar a través de formas y símbolos un lenguaje de comunicación.
Deseo agradecer a Lic. Beatriz Santoyo Bastida por el apoyo y el tiempo que me dedico para la
realización de la presente, así mismo al maestro Luis Francisco Rivero Zambrano por haber
compartido conmigo sus conocimientos, los cuales permitieron guiarme para la elaboración de
dicha propuesta.
Así también agradezco a los ingenieros José Luis Cancino, (Director General) y Pablo Guerrero
O. (Director Técnico) de AIASA por el apoyo que me brindaron para la realización del presente
propuesta, al proporcionarme la información y acceso a sus archivos.
I
Así mismo hago la invitación a los profesionales de los archivos ha involucrarse más con este
tipo de documentación, para generar estudios y criterios más homogéneos para su conservación y
organización desde la óptica de la archivística.
Además, cuando se hizo la investigación para la selección del tema, se encontró que existe, poco
material publicado sobre esta materia, lo cual permite que este trabajo sea un escalón más en el
campo de la Archivonomía.
También se pretende que este proyecto sea una guía para futuras investigaciones, y un
acercamiento para aquellas personas que tengan interés por las Planotecas.
II
INTRODUCCIÓN El conocimiento del medio ambiente que nos rodea es fundamental para poder controlar la
influencia que este ejerce sobre las actividades humanas.
Razón por la cual los documentos cartográficos constituyen una fuente de información
ampliamente extendida en nuestra sociedad. Mapas, planos diagramas e imágenes fotográficas y
cartográficas forman parte de la actividad humana más inmediata y están presentes en la ciencia,
en la investigación, la enseñanza.
La cartografía se ha convertido en una herramienta indispensable para un gran número de
profesionales procedentes de campos tan diversos como pueden ser las ciencias sociales,
experimentales, el arte, el urbanismo, la tecnología, el excursionismo, en la publicidad por solo
mencionar algunos.
Este contexto se hace necesario crear centros especializados en el tratamiento, conservación y
difusión de los mismos para brindar un servicio personalizado sobre esta materia: desde la simple
consulta de un mapa, un plano o una imagen, hasta peticiones de nivel muy superior
especialización. Además está demanda de información cartográfica requiere un conocimiento
específico por parte de los archivistas por las características particulares de los documentos.
Ante esta situación se plantea la siguiente propuesta de la creación de la Planoteca de la empresa
Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria. S.A de C.V. (A.I.A.S.A)
Con el fin de establecer un espacio apropiado para la conservación, organización, de este tipo de
materiales los cuales tienen formas y características especiales.
Esto a su vez permitirá tener un mejor control de la documentación, y agilizar su consulta.
AIASA, es una empresa dedicada al área de la construcción, elabora una gran cantidad de planos
por los proyectos que realiza en diversas partes de la República Mexicana, desde construcciones
de casas, puentes, caminos, hospitales, etc.
III
Razón por lo cual reúne un gran número de planos, los cuales muchas veces son destruidos, o se
encuentran en mal estado, esto motiva que se pierda gran cantidad de información que puede ser
útil para la empresa.
Situación provocada que carecer de un lugar apropiado para su resguardo, lo cual genera que la
documentación este dispersa en distintas áreas y en condiciones inapropiadas, trayendo consigo
su perdida, destrucción o extravió.
Al estar su documentación en distintas áreas, esto provoca que se pierda la relación que existe
entre el plano y su expediente, al cual pertenece, por carecer de una organización.
En la presente se exponen algunas alternativas de solución para resolver el problema de
conservación y organización de sus planos, para ello se desarrolla la siguiente propuesta. La cual
está integrada por tres capítulos, el primero hace referencia a los antecedentes de la empresa, de
su estructura orgánica, así como de su misión, visión y objetivo, cuales proporcionan elementos
informativos para conocer la funcionalidad de la misma.
En el segundo capítulo, titulado creación y organización de una Planoteca, es el más amplio de
los tres de este trabajo, sin duda porque contiene la teoría archivística, indispensable para la
creación de una Planoteca, donde tocamos puntos referente a la organización, descripción y
medidas de conservación que deben detener estos tipos de documentos.
En el capitulo tres corresponde al desarrollo de la propuesta para la creación de la Planoteca
apoyada en el diagnóstico archivístico.
En primer instancia es establece el análisis del diagnóstico obtenido, así mismo de los recursos
humanos y materiales que se requieren para la creación de la Planoteca, además de los procesos
técnicos que deberán realizarse para su organización. Asimismo de las medidas de conservación
que deberán de aplicarse para el resguardo de la documentación.
Por último se expone las conclusiones que se obtendrán con la realización de dicha propuesta y
como completo de está, se adjunta la bibliografía, los anexos que apoyan al trabajo.
IV
CAPÍTULO 1 CONTEXTO ACTUAL DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Empresa
La palabra ingeniería deriva del latín ingenium, que significa la capacidad de discurrir e
inventar.1 El nombre de “ingenio” se dio en un principio a quienes aplicaban su inventiva y
conocimientos a la construcción de fortificaciones para la defensa en caso de guerra, o para la
construcción de grandes obras publicas destinadas a conseguir una mayor facilidad en las
comunicaciones2.
En Francia Jacques Amoyot usa por primera vez ingenieur con el sentido de “constructeur d’
engins, de machines”, constructor de ingenios (instrumentos, armas material de guerra), de
maquinas.
En un estudio presentado ante la Sociedad Mexicana de Historia de las ciencias y de la
Tecnología, por el ingeniero Luis E. Bracamontes, 3 señalo la posibilidad de que en el año de
1598 haya a parecido por primera vez la mención de la profesión de ingeniero, ya que en esa
fecha el cabildo de la ciudad de México trataba con el ingeniero capitán don Pedro Ochoa de
Leguízamo respecto a la construcción de un acueducto de Chapultepec a la ciudad de México.
El termino de ingeniería se define “como la adecuada aplicación de técnicas basadas en
conocimientos científicos para controlar o conducir las fuerzas de la naturaleza por medio de
construcciones y la apropiada utilización de los materiales que se encuentran en ella en beneficio
del hombre.” 4
Al parecer que fue en la segunda mitad del siglo XVIII, cuando se dio el nombre de Ingeniería
civil a la realización de obras permanentes de servicios publico, tales como puertos, caminos,
obras hidráulicas, etcétera, en contraposición con la Ingeniería militar.
1 LEÓN LÓPEZ, Enrique. Ingeniería en México. México: UNAM, 1974 p. 9. 2 Ibidem. p. 9 3 Ibidem. p. 10 4 Ibidem. p. 11
1
La primera definición oficial de ingeniería civil data de 1828, hace casi un siglo y medio, cuando
se creo el Instituto de Ingenieros Civiles de Londres. En sus estatutos precisaron lo siguiente:
“Ingeniería Civil es el arte de dirigir los grandes recursos de energía en la naturaleza hacia el uso
y la conveniencia del hombre”. 5
Hoy más que nunca, los ingenieros civiles de todo el mundo, requieren crear empresas donde se
apliquen los conocimientos científicos de la invención, del perfeccionamiento y utilicen las
técnicas en todas sus dimensiones ante el progreso de las tecnologías para estar acorde con las
nuevas demandas de construcción y diseño.
En este contexto surge un a empresa 100 % mexicana en el año de 1997, que lleva por nombre:
Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria S.A de C.V.6 Formada por ingenieros egresados
del Instituto Politécnico Nacional. Actualmente se encuentra ubicada en la calle de Nueva York,
No. 234, 4º piso, colonia Nápoles, Delegación Benito Juárez, México, D.F.
Hasta el día de hoy la empresa ha venido transformándose de acuerdo a las necesidades de
crecimiento que se requieren para estar en la vanguardia en los proyectos de ingeniería civil.
La empresa en el campo laboral ha participado en diferentes proyectos de construcción de
hospitales, carreteras, almacenes, escuelas, puentes entre otros, a su vez ha trabajado en conjunto
con otras empresas, dedicadas al área de ingeniería, en diferentes épocas de su vida profesional.
Además esta conformada por profesionales que cuentan con una amplia experiencia y
conocimientos, cuyos antecedentes le otorgan capacidad para realizar estudios y proyectos en
diferentes campos, así como llevar acabo la realización de obra civil.
5 QUINTANA ARRIOJAS, Bernardo. México y su Ingeniería Civil para el año 2000. México: Fondo de Cultura Económica. 1976. p. 27 6 Como consta en su Acta constitutiva en la escritura pública 112,3.6 en el libro 2466, con folio 5635 exp. 9709005484, del año 1997 2
DIRECTOR GENERAL
Arquitectónica de Obras
Coordinación de Ingenierías
ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA. S.A DE C.V.
(A.I.A.S.A)
Coordinación Coordinación
Departamento de Proyectos Arquitectónicos Depto. de Análisis de
Precios y costos. Control de obra y
Finiquitos
Departamento de Estructuras
Departamento de Urbanización
Departamento de Supervisión de Obras Departamento de
Instalaciones y Eléctricas,
Departamento de Instalaciones Hidro-
sanitarias y Especiales
Taller de Dibujo
Departamento Jurídico
DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN
Departamento de Contabilidad
DIRECCIÒN TECNICO
1.1.1 Estructura Orgánica7
7 Manual de organización de la Empresa: Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria. México: AIASA, 2006. p. 5 3
1.1.2 Misión, Visión y Objetivo
AIASA, manifiesta en cada uno de sus proyectos, en cada una de sus intervenciones en las áreas
de la ingeniería civil y arquitectura, expresar con sinceridad su compromiso por resolver de
manera óptima cada situación particular. Siempre con un profundo respeto por las características
del espacio intervenido a fin de cuidar el medio ambiente.
Este mismo compromiso está presente también en los servicios arquitectónicos de consultoría,
cuyo objetivo es apoyar en la generación de nuevos proyectos arquitectónicos y de ingeniería.
Todo esto se plasma en su misión, visión y objetivo.
• Misión
“Posicionarse como una empresa líder dentro de los servicios de proyectos de construcción a través de las necesidades de nuestros clientes, aplicando tecnología de punta y equipo de vanguardia, aunado a ideas creativas e innovadoras para poder ofrecer soluciones integrales”.8
• Visión
“Llegar hacer una empresa líder en calidad y servicios en proyectos de construcción tanto a nivel nacional e internacional, aplicando para ello tecnología de punta, ideas creativas para su desarrollo en el diseño de obras de ingenierías y arquitectura”.9
• Objetivo
“Elaborar proyectos de ingeniería civil para al sector público como al privado, además servicios integrales de consultoría, supervisión de mano de obra y asesoria para la planeación, diseño, ejecución, control de calidad, administración y evaluación de obras publicas y privadas”. 10
8 Ibidem. p. 8 9
Ibidem. p. 9 10 Ibidem. p. 10 4
1.1.3 Funciones y Servicios11
• Entre las funciones de la impresa, cubre varios aspectos relacionados con la prestación,
contratación, asesoria, consultaría, asistencia técnica, mantenimiento, supervisión de
proyectos relacionados con las áreas de la ingeniería.
• Diseña proyectos de ingeniería, para la conservación, equipamiento, montaje, operación y
mantenimiento de obras de construcción.
• Además realiza se estudios técnicos-económicos respectos a proyectos en áreas de
generación de energía.
Servicios que presta
AIASA, ha conformado un grupo consultor interdisciplinario cuyos antecedentes le otorgan
capacidad para realizar estudios y proyectos en diferentes rubros, porque cuentan con una amplia
gama de experiencia y conocimientos, la cual es estructurada para atender las siguientes áreas de
consultoría:
1.- Sistemas Hidráulicos.
2.- Estudios de Planeación.
3.- Tratamiento de Agua.
4.- Impacto Ambiental.
5.- Arquitectura y urbanismo.
6.- Mantenimiento.
7.- Obra vial
8.- Obras hidráulicas
11 Sus funciones y servicios son diversos, desde ser asesores para la construcción de una pequeña casa hasta obras de ingeniería de alto nivel técnico como hospitales, puentes, carreteras, etc. Para mayor información ver su Manual de Organización de la Empresa: Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria. 2006. p. 14 5
1.- Sistemas Hidráulicos
Está enfocado: “a estudios y proyectos ejecutivos de sistemas de distribución de agua potable, de sistemas de alcantarillado sanitario, pluvial y/o combinado. Además del diseño estructural de tanques de almacenamiento de agua y de proyectos para estaciones de bombeo de agua potable, o de aguas negras”.12
2.- Planeación
Para la realización de:
• Estudios socioeconómicos y de factibilidad de obras hidráulicas.
• Diagnostico y planeación de sistemas hidráulicos.
• Estudios de factibilidad para rehúso de agua tratada.
• Elaboración de planes maestros del sector salud.13
3.- Tratamiento de agua
• Diseño de Proyectos ejecutivos, de estudios básicos, rehabilitación y mantenimiento de
plantas de tratamiento de agua residual, tanto para el uso de los sistemas de riego agrícola
y urbano.
4.- Impacto Ambiental
• Estudios de impacto ambiental en sus diversas modalidades para nuevas obras de
ingeniería civil, con el fin de evitar el mayor efecto posible.
• Diseño de proyectos para combinar factores ambientales y arquitectónicos de
construcción. 12 Ibidem. p. 14 13 Unos de sus puntos de acción se enfoca a proyectos de construcción de hospitales, donde ha participado de forma permanente. Manual de organización de la Empresa: Arquitectura Ingeniería… p. 15 6
5.- Arquitectura y Urbanismo
Diseño de Proyectos de equipamiento urbano para diferentes áreas:
• Centros para la educación.
• Cultura y esparcimiento.
• Infraestructura comercial.
• Mobiliario urbano, pavimentación y alumbrado.
• Unidades habitacionales.
• Casas habitación.
• Proyectos de urbanización, rasantes y niveles de plataformas en conjuntos habitacionales.
• Hospitales.
• Puentes y caminos
6.- Mantenimiento
• Supervisión y control de obra en remodelaciones y acabados en casas habitación,
oficinas y centros comerciales.
7.- Obra vial
• Supervisión y control de obra en vialidades, construcción de banquetas y guarniciones
y diseño de proyectos para mejorar el transito vial y peatonal.14
8.- Obras hidráulicas
• Supervisión y control de obra en cisterna de concreto armado, construcción de tanques
elevados metálicos y todo lo necesario para su equipamiento, tanto perforación,
rehabilitación de pozos de agua potable y de absorción.
14 En este rubro la empresa ha trabajado en conjunto con diferentes constructoras especializadas en obra vial, debido a la complejidad de los procesos técnicos de construcción, lo mismo pasa en obras hidráulicas y mantenimiento en: Manual de organización de la Empresa: Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria… p. 15 7
CAPÍTULO 2 CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PLANOTECA
En este capítulo se de desarrolla la teoría archivística, en donde enmarco el proyecto de
creación de la Planoteca de la empresa Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria. S.A de
C.V. (A.I.A.S.A). Qué realizo con la intención de mejorar el control de su organización y
conservación de sus planos.
La información que se encuentran dentro de los archivos se halla totalmente soportada en
diferentes soportes y formatos, cuyo materiales que por su constitución pueden ser muy
sensibles y delicados.
Por las características de su constitución y la estructura de su material se necesita controlar la
humedad, temperatura, polvo e higiene, de tal forma que este control permita conservarlos,
porque algunos estos llegarán a ser documentos históricos.
También sabemos que los archivos que resguardan documentos con estos tipos de materiales
con características especiales, tienen grandes responsabilidades tales como la de custodiar,
ordenar, describir, restaurar y difundir los documentos, facilitando su consulta y su
aprovechamiento.
Unos de estos tipos de documentos son los planos, los cuales están considerados como
documentos cartográficos.
2. l Antecedentes de la Cartografía
Sin pretender hacer de este apartado una narración de la historia de la cartografía señalaremos
de forma general algunos puntos de su trayectoria.
El hombre, independientemente de su grado de cultura ha necesitado de mapas, planos y ha
representado los datos que, comunicados de generación en generación, precisaba la
8
navegación, el reparto del territorio de caza, el establecimiento de caminos y la fabricación de
objetos y construcción de los edificios.
“Para el estudio de los soportes en los que se realizaron mapas y planos a lo largo de la existencia del hombre, podemos remontarnos a las primeras manifestaciones artísticas predecesoras del documento escrito, pues en ellas aparecen escenas de la vida real, algunas de las cuales, como las de caza, podían representar las técnicas utilizadas para conseguir piezas de gran tamaño, los dibujos, quizás estén realizados para indicar la estrategia que debía seguir cada miembro que participaba en la cacería; al plasmarlos en las paredes de las cuevas se trasmitían de padres a hijos y de generación en generación”.15
Entre los soportes más comunes son la piedra, madera, tela, pero es a partir de la aparición del
papiro y pergamino como soporte, cuando más testimonios llegan a nuestros días, alcanzando
el máximo desarrollado a partir de la aparición del papel y la brújula.
Los mapas y planos son documentos que deben ser comprendidos del mismo modo que lo
fueron al ser realizados. La historia de ambos va unida a la del dibujo y la escritura.16
Las Antiguas Civilizaciones
La gestión administración, las exploraciones geográficas y la filosofía impulsaron el
desarrollo de la Cartografía.
Los mapas y planos debieron ser para las culturas antiguas, un instrumento administrativo
muy importante, porque a través de ellos disponían de una descripción gráfica, de los cuales
les permitían podían extraer información para el diseño y división parcelaria o canalizaciones
de riegos.
Las conquistas y la expansión territorial motivaron también que se dibujaron en planos y
mapas en los que se describían los nuevos dominios o bien los nuevos lugares descubiertos en
15 SERRANO RIVAS, Andrés y BARBACHANO SAN MILLAN, Pedro. Conservación y restauración de mapas y planos y sus reproducciones un estudio del RAMP: para el Programa general de información UNISIST. Paris: UNESCO, 1987. p. 2 16 Los hombres han usado mapas desde la más remota antigüedad, y probablemente ya los hacían en épocas prehistóricas. Es posible que incluso, algunos dibujos encontrados en cuevas y refugios, con un significado desconocido hasta el momento, sean croquis de los territorios donde vivían y cazaban. La Historia de la Cartografía en www.dgp.sct.gob.mx/index.php?id=44, consultada el 10 de enero del 2007 9
exploraciones geográficas. La navegación amplió también las fronteras del mundo conocido y
fomentó la creación de un nuevo tipo de mapa donde se describen los perfiles de las costas,
las nuevas colonias, donde hacer transacciones comerciales, etc.
Por último, realizaban otro tipo de mapas o planos donde se representa la idea que se tenía
sobre el mundo o el universo en aquella época. Los sabios y los filósofos de estas
civilizaciones antiguas construyeron teorías cosmogónicas que intentaba explicar el origen y
la formación del universo a través de la mitología.17
El mapa más antiguo que se ha encontrado hasta ahora es una placa de barro cocido
procedente de Mesopotamia; se supone que fue compuesto hacia el año 3 000 a.C.18
También se han encontrado otros posteriores con representaciones del mundo según la
concepción babilónica. En general los mapas babilónicos suelen ser, como los egipcios,
representaciones de tipo catastral. En Egipto, especialmente, los trabajos catastrales tuvieron
gran importancia porque al tratarse de un territorio que se inundaba todos los años, las aguas
del Nilo borraban los límites de las propiedades y era preciso tenerlos muy bien delimitados.19
El mapa por su parte, tiene en China desde tiempos muy antiguos, un gran desarrollo
promovido por la propia administración imperial, tanto para fines administrativos como
militares.
El apogeo de la cartografía griega está unido al nombre de Claudio Ptolomeo que vivió en
Alejandría de los años 90 al 168 d C, cuando aquellas tierras pertenecían al Imperio Romano.
Ptolomeo es autor del primer Atlas Universal, en el cual no sólo usa meridianos y paralelos y
sitúa poblaciones por coordenadas, sino que emplea proyecciones cónicas.
17 Hay que recordar que los babilonios fueron los creadores de los planos astrológicos en La Historia de la Cartografía en: www.mgar.net/var/cartogra.htm. consultada el 12 de enero del 2007 18 SERRANO RIVAS, Andrés y BARBACHANO SAN MILLAN, Pedro. Conservación y restauración de mapas y planos y sus reproducciones un estudio del RAMP… op. cit., p. 1 19 Se han encontrado varios planos, en su mayoría de tipo catastral y topográfico, pero no de grandes zonas. En Historia de la Cartografía. Dibujar el mundo ha sido desde siempre una tarea autoimpuesta de los seres humanos, en un comprensible afán de entender el lugar. En www.dgp.sct.gob.mx/index.php?id=44, consultada el 10 de enero del 2007 10
“Fue básicamente astrónomo y matemático; su famosa geografía, compuesta de ocho volúmenes, es esencialmente una tabla de coordenadas geográficas, una extensa relación de unos ocho mil nombres de lugares con latitudes y longitudes para determinar su posición, a manera de una guía. Solamente dos de los ocho volúmenes tratan de principios teóricos de cartografía, geografía, matemática y proyecciones”.20
Edad Media
Los mapas medievales se alejan en su concepción de la geografía intentando representar
simbólicamente el mundo mediante abstracciones místicas. Se pierde totalmente la idea de la
esfericidad de la Tierra.
En esta época cuando surgen los Portulanos, se designa en general a las cartas náuticas que
tuvieron su apogeo desde el siglo XIII al XVI e incluso el XVII.
Los portulanos responden a la reactivación del comercio marítimo en la edad media y a la
necesidad que tenían los navegantes de contar con un instrumento que se adaptará al nuevo
sistema de navegación. Con la aparición de los portulanos gráficos se puede hablar del
comienzo de la cartografía náutica propiamente dicha. El portulano es una cartografía plana
trazada por medio de rumbos y distancias a partir de un punto conocido que solo resultaban
prácticos para navegar en mares pocos extensos.21
Era Moderna
La segunda mitad del siglo XVIII había sido un período de extraordinaria actividad
cartográfica en toda Europa y particularmente en Gran Bretaña, debido en gran medida a los
avances científicos en los ámbitos de la trigonometría y la astronomía iniciados por Newton, y
las vitales innovaciones en materia de diseño de instrumentos llevadas a cabo por Hadley,
Harrison y Ramsden, todos ellos ingleses.
20 En Historia de la Cartografía. r En www.dgp.sct.gob.mx/index.php?id=44, consultada el 10 de enero del 2007 21 En su origen esta palabra designaba los cuadernos de instrucciones en que los navegantes anotaban los rumbos y las distancias entre los puertos, y es probable que fueran ilustrados con croquis cuyos datos, más adelante, se unieron confluyendo en una carta general que por extensión vino a denominarse también “portulano” o “carta portulana”. Para mayor información ver el libro de BONACHERA CANO, Francisco José., et el. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión y uso. España: Universidad de Huelva, 2001. p. 50
11
John Hadley (1682-1744) óptico de profesión, construyó el primer telescopio reflector con
suficiente exactitud y potencia como para ser usado en astronomía; inventó también un
cuadrante que fue el antecedente del sexsante. John Harrison (1693-1776) relojero, inventó un
cronómetro marino que permitió calcular de manera exacta la longitud en ruta. Jesse Ramsden
(1735-1800) por su parte, fue un extraordinario precursor en diseño de instrumentos de
precisión, como barómetros, un sextante y un teodolito de extremada exactitud.
El advenimiento de la Revolución Industrial creó mucha riqueza y permitió a Gran Bretaña
alcanzar la preeminencia en la producción de los mapas, actividad que se vio estimulada por
premios de hasta 100 libras, concedidos entre 1759 y 1809 por la Society of Arts a cualquier
persona que completara el trazado de un condado a escala 2.5 cm:1.6 km. A comienzos del
siglo XIX, casi la totalidad del país había sido cartografiado a escala.22
La Cartografía en el siglo XX
En el siglo XX, la cartografía experimentó una serie de importantes innovaciones técnicas.
“La fotografía aérea se desarrollo durante la 1ra. Guerra Mundial y se utilizó, de forma más generalizada, en la elaboración de mapas durante la 2da. Guerra Mundial. Estados Unidos, que lanzó en 1966 el satélite Pageos y continuó en la década de los setenta con los tres satélites Landsar, esta realizando estudios geodésicos completos de la superficie terrestre por medio de equipos fotográficos de alta resolución colocados en esos satélites A pesar de los grandes avances técnicos y de los conocimientos cartográficos, quedan por realizar estudios y levantamientos topográficos y fotogramétricos de grandes áreas de la superficie terrestre que no se han estudiado en detalle.” 23
La cartografía, sin duda alguna, seguirá reflejando cada vez un mapa nuevo, distinto y más
perfecto del planeta que habitamos.
22 Por que fue en este siglo cuando se establecen las escalas como fracciones. Para mayor información ver el libro de BONACHERA CANO, Francisco José., et el. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión… p. 54 23 La Historia de la cartografía en www.mgar.net/var/cartogra.htm consultada el 10 de enero del 2007
12
La Cartografía Por cartografía se entiende al: “conjunto de estudios y operaciones científicas, artísticas y técnicas, que intervienen, a través de resultados de las observaciones directas o explotación de una documentación, en el establecimiento y utilización de una serie, tales como mapas planos y otra forma de expresión gráficas”.24
El documento cartográfico consiste en:
“Un sistema gráfico, ordenando lógicamente, que transcribe una información, previamente recogida, analizada y reducida a sus relaciones esenciales, sobre un plano representativo del espacio terrestre, marítimo o aéreo”.25 Por otra parte, el uso de los mapas y planos no esta destinado a los estudios de la geografía
solamente, también es para el uso de otras disciplinas, como la historia, la arquitectura, la
ingeniería, la astronomía etc.
En la actualidad ha aumentado el interés por la información cartográfica, esto ha motivado
que se le de una gran importancia a esta documentación cuyas particulares, exigen un
conocimiento especificó por parte de los archivistas. Los archivos históricos se han visto
enriquecidos con un número notable de documentación de este tipo, generada por
instituciones y organismos, dedicas a generar mapas y planos por sus funciones que realizan,
(en nuestro país, el Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática, la Secretaria de
Comunicaciones y Transportes, compañías constructoras, ICA, AIASA por mencionar
algunas.
Así mismo los documentos cartográficos se han convertido en fuentes para la investigación
sobre ese tipo de material; en sus diferentes temáticas, arquitectónica o urbanística, históricas,
económicas, geográficas etc.
Al mismo tiempo las nuevas tecnologías nos llevan a una revisión de la conceptualización del
documento, del tratamiento de su información, de su custodia y conservación, de su consulta,
difusión etc.
24 BONACHERA CANO, Francisco José., et el. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión... op. cit., p. 39 25 Ibidem. p. 39
13
2.1.1 El Plano
La palabra plano es utilizada para denominar toda: “representación gráfica, generalmente lineal, realizada sobre una superficie lisa, que describe las formas de los objetos: Plano de arquitectura, ingeniería, topografía” .26
Los planos son los documentos de dibujo en los que reflejamos o vemos reflejados
(dependiendo de que nuestra función sea expresar o leer, concebir o entender, diseñar o
examinar) objeto o ideas, es decir, plasmamos mediante técnicas de dibujo o entendemos el
significado de esa representación gráfica, como por ejemplo: Un automóvil, un avión, una
instalación de gas, un circuito electrónico, un edificio, etc.
En definitiva, el dibujante o diseñador y operario o fabricante, pueden comunicarse entre sí a
través de planos como si de un idioma se tratara.
Los planos se componen, de dos partes principales, una consta de vista o representaciones
graficas, y otra contiene las acotaciones o datos técnicos, notas o indicaciones escritas.
Aunque cabe aclarar que no todos los planos lo llevan, porque va depender de los
requerimientos y necesidades que se desea expresar.
a) lecturas de vistas o representación graficas
La persona que diseña, debe saber plasmar de una forma clara la idea del modelo a obtener.
También debe conocer la técnica para ser capaz de interpretar o leer un dibujo con rapidez.
Las vistas podemos definirlas como “imágenes que nos ayudan a entender la forma la forma
geométrica de un cuerpo”.27
b) lecturas de anotaciones
Se deben conocer las normas, o en su caso, consultarlas para conocer el significado de la
simbología o signos que se usan en los planos.
26 SERRANO RIVAS, Andrés y BARBACHANO SAN MILLAN, Pedro. Conservación y restauración de mapas y planos y sus reproducciones un estudio del RAMP… op. cit., p. 1 27 ESTABAN RAYO, Andrés. Interpretación de planos. Madrid: Fundación Confemetal, 2000. p. 21 14
Entonces la palabra plano nos indica una representación gráfica, que por medio de líneas y
símbolos nos manifiesta una información de un objeto.
2.1.2 Partes de un Plano
Hay cuatro partes básicas de un plano:
El cuerpo, el bloque de leyendas, la lista de revisiones y lista de materiales.28
Lista de
Modificaciones
Lista de Materiales
Bloque de leyendas
Cuerpo del plano Fuente: K. O. HOFF MAN. Lectura de planos (Figura .1)
a) El cuerpo:
El cuerpo de un plano contiene los dibujos o vistas del objeto que se va a hacer o ensamblar. “Estas vistas, junto con las indicaciones de tamaño, llamadas dimensiones, y las instituciones especiales, llamadas notas, describen el tamaño, formas y detalles del objeto”.29
b) El bloque de leyendas:
El “bloque de leyendas se encuentra en la esquina inferior derecha del plano”.30 Contiene la
información general de la parte mostrada en el cuerpo.
La forma exacta y contenido de un bloque de leyendas, generalmente las determinan las
compañías que hacen el dibujo o solicitan. Por esta razón sólo se han hecho las anotaciones
generales aquí.
28 K. O. HOFF MAN. Lectura de planos. México: Limusa, 1993. p. 12 29 Ibidem. p. 12 30 Ibidem. p. 12
15
Fuente: K. O. HOFF MAN. Lectura de planos (Figura .2)
Esta información incluye:
1.- Titulo: el título del plano es generalmente el nombre de la parte o una breve descripción
del objeto dibujado.
2.- Cantidad: la cantidad indica el número de parte que se van a hacer. En aquellos casos en
que la cantidad se muestre en otra parte del plano.
3.- Material: lista el material específico utilizado para hacer la parte.
4.- Escala: la escala de de muestra la relación del tamaño del objeto.
5.- Dibujado por: muestra las iniciales o nombre del dibujante que realizo el dibujo.
6.- Revisado por: en este contiene las iniciales o nombre de la persona que revisó el dibujo de
ingeniería original.
7.- Fecha: se registra la fecha en que se termino el dibujo de ingeniería.
8.- Número de parte: el número de parte identifica la pieza específica en el plano. Este
número puede usarse ocasionalmente como el número de dibujo.
16
1 Titulo 2 Cantidad 3 Material 4 Escala: 5 Dibujado 6 Fecha 7 Número de parte 8
c) Lista de modificaciones
Esta lista describe “cualquier cambio de hecho al dibujo original, este bloque se encuentra en la esquina superior del plano”.31
Fuente: K. O. HOFF MAN. Lectura de planos (Figura .3)
Contiene la siguiente información:
1.- Número de modificación: Este número identifica la revisión específica. Esta anotación
puede ser un número o letra.
2.- Descripción: la anotación de descripción es una breve nota donde se indica el cambio
exacto efectuado.
3.- Fecha: contiene la fecha en que se hizo el cambio al dibujo original.
4.- Aprobado: se registra las iniciales o nombre de la persona que autorizo el cambio.
31 Ibidem. p. 14 17
Modificaciones 1 Número 4 lista de de modificación 2 Descripción 3 Aprobación materiales
d) Lista de materiales
La lista de materiales se usa generalmente en dibujos donde se muestra más de una parte en el
cuerpo. “Esta lista contiene información especifica acerca de los materiales o partes utilizados
para fabricar la parte principal o el ensamblaje”.32 Esta lista se localiza en el lado derecho del
plano, directamente encima del bloque de leyendas. Contiene la siguiente información:
Fuente: K. O. HOFF MAN. Lectura de planos (Figura .4)
1.- Número de parte: el número identifica la pieza específica en el plano. Esta referencia se
muestra generalmente como un número y se localiza enseguida de la parte a que hace
referencia.
2.- Cantidad: indica el número de o partes requerido para cada componente.
3.- Descripción: es un breve resume que describe la parte específica, sobre la realización de
un producto. En algunos casos, puede ser el nombre de la parte o breve descripción de un
objeto a realizar.
32 Ibidem. p. 15
18
1 Número Cantidad Descripción Especificación Material de parte 2 3 4 5
Lista de materia
4.- Especificación: se registra el número de las partes específicas para hacer la parte
comerciales o cantidades aproximadas de existencia de las partes que se van a maquinar.
5.- Material: se enlista los materiales específicos necesarios para hacer la parte.
Cada una de las cuatro partes de un plano constituye al mensaje en conjunto del mismo. Para
interpretar o leer un plano en forma apropiada, se debe estudiar cada parte para determinar el
significado completo.
2.1.3 Tipos de Planos
La ingeniería en sus distintas vertientes pueden ser planos de explotación minera, plano de un
trazo ferroviario, plano de un dique o presa, de un puente, etc. Esta amplitud de objetivos y
funciones hace que plano sea muy utilizado técnica y científicamente para el estudio de
detalles en microespacios y por lo tanto la tipología de los planos sea muy compleja.
Además los planos pueden contener informaciones concretas y distintas sobre un mismo
marco territorial básico, por ejemplo un plano urbano en el que se destaque las alturas de los
edificios, otro en el que se localice los servicios, otro en el que se muestre la antigüedad de
los edificios, etc.
En otros casos el plano como tal tiene poca relación con el territorio y se refiere a partes de
una vivienda, a elementos de un puente o piezas de una maquinaria y pueden pertenecer a
cualquier de los ámbitos de la ingeniería, de la arquitectura o del diseño.
2.1.3.1 Planos Generales.
- Planos de situación. Relación con el entorno amplio. (Provincias, municipios)
- Planos de emplazamiento. Relación con el entorno próximo. (Edificios próximos, ubicación
de parcelas)
- Planos de replanteo. Permiten situar la obra en el terreno o parcela disponible, indicando los
ejes y cotas de terreno de referencia respecto a un punto invariable y no movible.
- Planos de distribución general de los edificios, acceso.
19
2.1.3.2 Planos de Detalle
Tienen la función de:
1. “Dar información muy precisa de la fabricación de los elementos que contiene.
Deben indicar dimensiones de los objetos, a diseñar, el diámetro de las perforaciones, forma
de realizar las soldaduras, tipos de acabados superficiales y otros detalles constructivos”.33
2. Deben contener un desglose preciso de los elementos o componentes con todos los datos
necesarios para su construcción o instalación. Se indicará: denominación, dimensiones, peso,
tipo de material, etc.
2.1.4 Escala
Si se pretendiera representar un objeto de gran tamaño, manteniendo en el dibujo sus
dimensiones reales, obligaría a emplear formatos de papel de gran tamaño. Pensemos en la
representación del cigüeñal del motor de un barco, un puente, una vivienda, etc.
Si ahora lo que pretendemos es representar un objeto muy pequeño, manteniendo en el dibujo
sus dimensiones reales, sería imposible el trazado del dibujo porque la agudeza visual del
dibujante sería insuficiente para discernir sus detalles. Pensemos en cada una de las piezas que
componen un diminuto reloj de pulsera.
Según lo expuesto en los anteriores párrafos, en el dibujo técnico los objetos no siempre se
pueden representar a tamaño natural. Esto obliga a transformar las dimensiones reales de los
objetos representados en otras, proporcionales a ellas, que sean susceptibles de salvar uno u
otro de los obstáculos citados anteriormente, facilitando el trazado y permitiendo una cómoda
lectura del plano.
La constante de proporcionalidad es lo que se denomina “escala del dibujo” y expresa la
relación entre la medida lineal de la representación de un elemento de un objeto y la
correspondiente medida lineal real de dicho elemento. En un mismo dibujo esta relación se
debe mantener constante para la representación de todos los elementos que componen el
objeto.34
33 Ibidem. p. 12 34 ESTABAN RAYO, Andrés. Interpretación de planos... op. cit., p. 82
20
Concepto:
La escala es “la razón de similitud proporcionada entre el documento cartográfico y la superficie terrestre”.35
Solo en los planos la escala es constante en toda la superficie que representa el documento.
La escala suele ir generalmente de 1:100 a 1:10 000, pudiendo se exceder ambos extremos en
algunos casos.
2.2 La Planoteca:
La Coordinación General del Sistema Nacional de Información la define como: “Una
colección de planos y otros documentos de tamaño inusual”. 36
Para este trabajo se define de la siguiente manera: aquel acervo que resguarda una serie de
colección de planos de diferentes temas o asuntos organizados de tal manera que permite
recuperar fácilmente su información.
Una característica primordial de las Planotecas es su dependencia o adscripción a unidades
más amplias, tales como archivos, bibliotecas y museos.
En función de los diferentes objetivos y características de estos centros, varia su contenido de
sus colecciones. Así, la Planoteca de un archivo cuenta con materiales que forma parte de las
series documentales, por su contenido requieren de alguna ilustración grafica. Ilustración que
puede mantenerse en su expediente o separase de él a fin de conservarlo mejor, esto crear
colecciones cartográficas.
2.2.1 Objetivos y Funciones de la Planoteca
Entre sus objetivos, tiene la finalidad de preservar su material para la organización, consulta y
difusión.
Las Planotecas tienen entre sus funciones las de recibir, organizar, custodiar, conservar,
clasificar, ordenar, inventariar y catalogar.
35 BONACHERA CANO, Francisco José. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión y uso… op. cit., p.57 36 COORDINACIÓN GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN. Instructivo para Mapotecas de la Coordinación General del Sistema Nacional de Información. México: 1979. p. 55
21
2.3 El Diagnóstico
Los orígenes del diagnóstico, se remontan a los orígenes del hombre mismo, se empleó y se
sigue empleando en el ramo de las ciencias médicas con mayor frecuencia, sin embargo hace
algunas décadas se aplica el término en diferentes áreas sociales y administrativas, una de ellas
es la Archivonomía. 37
El diagnóstico dirige y enfoca sus observaciones a la resolución de problemas. Dependiendo
de los “síntomas” que se presentes y los signos descubiertos, reconoce el problema y su
magnitud, busca las alteraciones que se deben sanar y corregir, paralelamente a otras
funciones u órganos que en apariencia no están alterados pero que sean una causa posible,
probable o paralela al problema. Los diagnósticos Archivísticos se sustentan en principios
administrativos, ya que los archivos son áreas administrativas que funcionan como
subsistemas de un sistema total.
Con la finalidad de dar a conocer la importancia del diagnostico, señalamos algunas
definiciones.
“En cuanto a la definición de la palabra diagnóstico, las raíces etimológicas del término permiten deducir su significado científico: día (a través) y gnosis (conocer). Por lo tanto, se trata de “conocer a través de o por medio de”. A modo de definición, se puede decir que el diagnostico es la conclusión del estudio de la investigación de una realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situación dada.”38 “La detección de problemas y la formulación de recomendaciones en las estructuras organizativas y funcionales, así como en los sistemas y procedimientos básicos de trabajo, constituyen la esencia del diagnóstico administrativo”.39 Lo anterior, relacionándolo con el ámbito documental, entonces el diagnostico es el proceso
mediante el cual se detectan los aspectos positivos y negativos que están presentes en una
institución, así como las debilidades que dificultan el optimo funcionamiento, para ofrecer un
servicio de calidad. Para el caso de los archivos el diagnóstico documental permite recopilar
información para identificar anomalías, para que posteriormente se presenten soluciones, con
el fin de mejorar los aspectos dentro de los archivos. 37 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Técnicas de diagnostico y planeación documental: México: ENBA/SEP Guía de auto aprendizaje. 2001 p. 12 38 MARTÍNEZ CHÁVEZ, Víctor M. Teoría y Práctica del Diagnóstico Administrativo. p. 20 39 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Técnicas de diagnostico y planeación documental… op. cit., p. 16 22
2.3.1 Etapas del Diagnóstico
Llámanos etapas del diagnóstico en que se lleva acabo una acción, o entonces será el periodo
en que evaluara o calificara la situación general del archivo en el que se ejecute esta
operación.
• Planeación
“Es la etapa en donde se establece el desarrollo progresivo de los trabajos contenidos dentro de los programas, la determinación del tiempo que se emplearán en cada uno de las etapas, así como de los responsables de la conducción y ejecución de cada una de ellas”.40
• Desarrollo
En esta etapa se inicia el diagnostico con la ejecución de programas de trabajo, con el fin de
obtener la información necesaria de la área o áreas de estudio. Durante el desarrollo del
diagnóstico, se debe realizar ciertos estudios que se dan dentro de los archivos, con el fin de
conocer la situación de los mismos y detectar sus anomalías.
Entre los procesos a investigar son los siguientes:
Procesos archivísticos, procesos administrativos, procesos tecnológicos, espacio físico del
local, tipología documental y volumen, servicios que se ofrecen, recursos humanos, recursos
financieros, recursos técnicos, y marco jurídico.
Para lograr estos estudios debemos emplear una serie de técnicas que nos permita obtener
información detallada del área o del procedimiento a diagnosticar como pueden ser: las
encuesta, los cuestionarios, las entrevistas y la observación.41
Con el propósito de conseguir todos datos relevantes hasta donde sea posible, así como la
verificación de los mismos, con la finalidad de asegurar plenamente su veracidad, de los
cuales nos permitan apoyarnos para la toma de decisiones.
40 MALAGON BECERRIL, Rafael. El Diagnóstico documentario como herramienta de control de los recursos en una unidad de archivo. México: Tesis -ENBA 2000. p. 11 41 Ibidem. p. 26 23
• Análisis y evaluación de resultados
Una vez obtenida la información, esta deberá ser sometida a un procedimiento de análisis y
evaluación de los resultados obtenidos previamente con la aplicación de los instrumentos de
recolección de datos. Este análisis de resultados determinara el valor y confiabilidad del
diagnostico y que servirá de marco para establecer las bases y soluciones a problemas que se
presentan.
Análisis de la información se lleva acabo:
“Cuando el analista considera haber reunido suficiente información para empezar a compararla y evaluarla, procede a deducir y reglamenta los hechos al relacionar los datos reunidos de manera consistente y objetiva y al cotejarlos y organizarlos para su interpretación, verifica y completa las discrepancias u omisiones de datos, elimina datos insignificantes o no comparables y toma en cuenta la educación humana cuando evalúa los datos”.42
Como podemos ver el análisis de la información, es el trabajo intermedio entre el diagnóstico
aplicado y la propuesta que se haga.43
ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
RECABACIÓN INFORME FINAL
DE DATOS Y PROPUESTA
La objetividad del análisis debe ser coherente con lo que se recabo de información, de manera
similar el informe final se debe realizar de la misma manera, (que corresponda problema-
solución).
42 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Técnicas de diagnostico y planeación documenta… op. cit., p. 53 43 Ibidem. p. 53
24
La información indica la expansión que se tuvo, por ello al realizar el análisis corresponde
valorar:
Que se haya recabado la información suficiente.
Que corresponda a lo que se planeo en un principio y de la misma forma la evaluación de
los recursos así como sus partes.
Que se haya recabado la información adecuada y eliminar la “basura” que ocasione
entorpecimiento. Esta se debe hacer a través de la depuración de la misma.
Por último, de preferencia se debe vaciar en formularios destinados para este tipo de
actividad.
La recopilación de la información debe estar lo más completa posible, de acuerdo a lo que se
planeo en una instancia:
“La mala planeación y recopilación de la misma genera la ausencia de aspectos esenciales para la solución de problemas; lo más adecuado es que cuando pase este problema, se replantee la situación y se consiga rápidamente”.44
• Informe final y propuesta de soluciones
Una vez aplicado el diagnóstico y analizada la información, es el momento de dar a conocer su
situación y de proponer.
El informe y la propuesta, incluyen la situación que se detectó y una serie de recomendaciones
y/o soluciones que se pretenden aplicar para la erradicación de lo detectado.
Previamente se elaborará un informe de la situación en que se encuentra la unidad documental:
El analista debe ejercitar su imaginación e iniciativa mediante recomendaciones a fin de indicar
los pasos preliminares necesarios para su aplicación; así mismo, debe emitir consejos para
44 Ibidem. p. 54
25
indicar formas, instrucciones, manuales de procedimientos, memoranda, reglamentos,
procedimientos y cambios de organización necesarios.
El informe del diagnóstico es pues: “la descripción escrita sobre los resultados que se obtienen de una petición en particular de la autoridad competente en cualquier institución”.45
Los informes que se presenten tienen diversos fines, entre los que destacan:
1. Informar al cliente de la situación que guardan su archivo o archivos.
2. Ejercer una propuesta integral de solución a sus problemas.
3. Establecer sugerencias, recomendaciones u observaciones pertinentes hacia los recursos
que lo requieren.
Los informes finales varían mucho en tamaño y contenido, pueden encontrarse informes
bastante amplios con propuestas muy específicas y otros breves y concisos con instrucciones
o propuestas muy generales.
Lo más recomendable es que los informes y la propuesta no sean tan amplios pero si que en
su contenido se identifiquen los problemas y las soluciones que para estos se dan.
No se pueden clasificar en buenos o malos sino en por su contenido y forma en que se
presentan para lo cual existen:
INFORMES ORALES:
“Estos se pueden hacer cuando se ha diagnosticado un archivo muy pequeño y especifico para lo cual no requiere mayor presentación, no se recomienda que se haga de esta forma porque es demasiado informal”.46
45 MALAGON BECERRIL, Rafael. El Diagnóstico documentario como herramienta de control de los recursos en una unidad de archivo… op. cit., p. 41 46 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Técnicas de diagnostico y planeación documental… op. cit., p. 55 26
INFORMES ESCRITOS:
“Objetivos, formales y sobre todo representan la mejor manera de presentar un informe final y las sugerencias necesarias. El tamaño o grueso del informe no quiere decir que se a bueno, el contenido es el que decide cual importantes son las sugerencias. Por lo general las sugerencias y/o recomendaciones que se hacen deben ser muy específicas, breves y con un enfoque lógico y objetivo de tal forma que se pueda garantizar que lo entregado sea leído y analizado”. 47
Es muy importante que si se tiene la oportunidad de combinar ambas formas se realice, ya que el
informe final con las propuestas estará sustentado en un soporte escrito que lo hace confiable.
2.4 La Organización Documental
La organización de un archivo debe responder a una necesidad doble: proporcionar una
estructura lógica al acervo documental de modo que refleje la estructura administrativa de la
institución, y por otra parte, que facilite la localización de la información.48
En cuanto al primer punto; toda la documentación que integra el archivo es el resultado de las
acciones administrativas de una empresa, que durante de su trayectoria desempeña una serie
de funciones, mismas que van cambiando de acuerdo a sus necesidades.
Organizar el archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso por el
cual, los documentos han sido creados. Además, atendiendo su función primordial, nos
referimos a la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando
con su estructura organizativa la información suficiente para su búsqueda, es decir, que todas
y cada una de las unidades documentales tengan un lugar físico en el archivo.49
La Identificación es por lo tanto la primera de la metodología archivística; fase de tipo
intelectual que consiste en la investigación del sujeto productor y del tipo documental.
47 Ibidem. p. 55 48 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2001. p. 229 49 Ibidem p. 229
27
Su objetivo será por lo tanto:
“El conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan, el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al tramite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental”. 50 El resultado de esta fase será la organización de un fondo.
Los objetivos de la organización son
a) “Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original en los archivos y fondos, b) poner en servicio la
b) información contenida en los documentos y optimizar su consulta, considerando que éstos aportan mayor información si se encuentran integrados en un contexto”. 51
La base de la identificación es la aplicación de manera directa de los principios de
Procedencia y orden Original.
2.4.1 Principios Archivísticos
Principios de Procedencia y Orden Original
El Principio de Procedencia básicamente consiste en que los “archivos o fondos de archivo de
una procedencia no debe jamás mezclarse con los de otra procedencia diferente”.52 Dicho de
otra manera, consiste en respetar el origen de los documentos producidos por un organismo,
lo que supone, por un lado, mantenerlos agrupados, sin mezclarlos con otros de entidades
distintas.
Por otra parte el Principio de Orden Original, establece que los:
“Documentos dentro de cada archivo o fondo de archivo deben mantener la clasificación y el orden que la propia institución les dio en su origen, esto es, debe reflejar la organización interna de cada institución”.53
50 LA TORRE MERINO, José Luis, et. el. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. España: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. p. 14 51 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. México: UNAM/CESU-BUAP, p. 75 52 POZUELO CAMPILLOS, M. Paz Martín. La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia. España: Universidad de Carlos III de Madrid, 1996. p. 24 53 Ibídem. p. 24
28
Los principios que se han enunciado hasta aquí son aplicables a todos los materiales de
archivos, tanto los textuales como los cartográficos donde están incluidos los planos.
La organización consta de dos etapas: la clasificación y la ordenación.
2.4.2 La Clasificación Documental
La clasificación: es la “operación intelectual que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”.54
La definición de Cruz Mundet complementa la anterior: “clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original”.55
Mediante esta actividad, los documentos se separan para establecer grupos y categorías de
acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un
fondo o colección particular, de acuerdo con las actividades del personaje que generó los
documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones. Se distinguen dos
tipos de actividad en el proceso de clasificación:
a) Elaboración del cuadro clasificador con los datos obtenidos del estudio preliminar y de acuerdo con la estructura jerárquica del ente generador. b) Aplicación del cuadro clasificador ya sea física o conceptualmente. La aplicación física consiste en la colocación de los documentos en su lugar correspondiente, acorde con los grupos o subgrupos establecidos en el cuadro de clasificación. La aplicación conceptual se refiere a la asignación de claves archivísticas y topográficas en el cuadro de clasificación y en las unidades de instalación, lo que permite respetar la clasificación sin que sea necesario mover físicamente los documentos.56
54 DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA. España: Dirección de Archivos Estatales, 1993. p. 26 55 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística… op. cit., p. 238 56 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos… op. cit., p. 76
29
2.4.2.1. Sistemas de Clasificación
Los criterios para establecer una clasificación se pueden basar: a) en la estructura orgánica del
mismo y la estructuración en niveles jerárquicos b) en las competencias y atribuciones del
organismo productor; y c) en los asuntos y materias relacionados tanto con la organización
como con las actividades. En función de estos criterios se pueden establecer los siguientes
sistemas de clasificación.
a) Clasificación orgánica; los grupos se establecen según las diferentes divisiones
administrativas que conforman la estructura orgánica. Este sistema es objetivo y las
series se establecen de conformidad con el proceso administrativo del que resultan,
pero, tiene el inconveniente de su falta de estabilidad ya que las estructuras orgánicas
pueden variar.
b) Clasificación será funcional; “cuando la división de grupos y subgrupos se basen en
las funciones o tareas que desempeño una institución,”57 por lo tanto es el que más se
utiliza, por que las funciones casi nunca cambian.
c) Clasificación por materias o asuntos; se sustenta en la distinción de temas o materia
que contiene un acervo y que, por no existir relaciones orgánicas entre sus partes, es la
única forma de darles coherencias, por ejemplo tratándose de colecciones
documentales.
La elección de cualquier sistema de clasificación debe cumplir con los siguientes requisitos:
Debe ser estable.
Debe ser objetivo.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos
57 Ibídem. p. 76 30
2.4.2.2 Cuadro de Clasificación Una vez seleccionado el sistema de clasificación más adecuado dicho sistema debe quedar
plasmado en un esquema o cuadro que haga patente su estructura.
El cuadro de clasificación va a definir la estructura de la institución y en él quedará definida la
conformación del archivo.
Cruz Mundet dice del Cuadro de Clasificación:
“En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecer las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las acciones, la secundaria sobre la base de las funciones y las clases elementales o series documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad”.58
La realización de un cuadro de clasificación, debe estar basado, por los principios del respeto
al orden original y de procedencia, exige un profundo conocimiento de la institución
Los diferentes niveles jerárquicos que la conforman:
1. Fondo.
2. Sección
3. Serie
1.- Fondo:
“Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.59
2.- Sección: es una división del fondo que contiene una o varias series y que corresponde a
subdivisiones administrativas de acuerdo a las atribuciones de la estructura funcional de una
institución.
58 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística… op. cit. p. 240 59 DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA… op.cit., p. 35 31
3.- Serie documental:
Es una división archivística dentro de cada sección, que tiene por señas de identidad unas
formas documentales, un origen funcional y competencias comunes.
2.4.3 Serie Documental
Es el “conjunto de documentos generados por un mismo proceso administrativo, competencia de una instancia administrativa especifica. Cada serie documental suele responder a la conjunción de unidades archivísticas que atienden asuntos o materias similares, o bien conformadas por topologías documentales específicas”.60
Las series son: “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.61
Las series es por lo tanto el conjunto de documentos cuya estructura y contenidos son
homólogos, y que son emanados de un órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especificas, y razón de los documentos que la integran, las series
pueden ofrecer una tipología documental similar y una información también similar.
Las series, representan continuidad en el tiempo y repetición en los tipos o en la información.
Las series pueden ser pequeñas o voluminosas, pero no suelen estar constituidas por una sola
unidad o (pieza documental).
2.4.3.1 Serie Ficticia o Facticia
Algunos autores las denominan como secciones facticias, nos dicen que son: “Agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o por su grafía, aunque no han faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y arbitrarias que ha movido a los archiveros en determinadas épocas a agrupar los documentos en razón de un tema para destacar su importancia”.62 60 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos… op. cit., p. 80 61 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general… op. cit., p. 146 62 Ibidem. p. 149
32
Otro autor nos dice que es una:
“Agrupación documental creada en un archivo por motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por la topología o soporte de piezas, aunque también por razones subjetivas para destacar la importancia de un tema”.63 Entonces una serie ficticia es una agrupación documental creada en los archivos por motivos
de conservación o instalación, determinados habitualmente por sus soportes, por su tamaño o
por la forma de presentar su información, aunque también por razones subjetivas para
destacar la importancia de un tema.
Por lo tanto se convierte en el enlace entre el expediente y la pieza documental separada. Es
decir, un plano forma parte de un expediente, pero por motivos de conservación es separado
de él, y la única forma de mantener esta relación es a través de referencias cruzadas dadas por
series facticias.
2.4.4 La Ordenación Documental La ordenación es la materialización de la clasificación, al mismo tiempo es paso ineludible
para la descripción.
Es la operación archivística dentro del proceso de organización que consiste:
“Unir secuencialmente la documentación, conforme a su natural relación, mediante criterios, cronológicos y/o alfabéticos. Se aplican a las series solo después de conocer las características de los documentos, cuya naturaleza constituye el factor fundamental en la selección de una unidad de orden; el archivista necesita desentrañar los elementos que relacionan unos documentos con otros, para agruparlos en expedientes y dentro de estos establecer las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la organicidad, el conjunto”.64
Se distinguen dos tipos de actividad en esta operación: Una ordenación intelectual que consiste en el análisis natural entre los documentos para
determinar la unidad de orden que se aplicara en cada caso. 63 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos…op. cit., p. 80 64 Ibídem. p. 77
33
Una ordenación física que aplica los criterios elegidos, colocando los documentos en sus
respectivas unidades de instalación y en los contenedores apropiados, con el objeto primordial
de disponer sus lugares naturales y definitivos, lo cual permite una efectiva localización y
facilita cualquier tratamiento.
Los métodos de ordenación pueden ser: directos o indirectos
2.4.4.1 Los Métodos de Ordenación Directos
Son aquéllos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices, para su
localización y consulta. Son aconsejables para la administración por las ventajas que ofrece en
el manejo documentos. Los sistemas de clasificación directos son: el alfabético, por asuntos o
materias, geográfico, cronológico y cromático.
• Alfabético
En éste, los expedientes se agrupan en orden alfabético de acuerdo con el nombre de las
personas físicas o morales que les dan origen. Basándose para ello en las letras del
abecedario.65
• Por asuntos o materias
Con este sistema los expedientes se organizan según su contenido, siguiendo un orden
alfabético. El contenido de los expedientes se definirá cuidadosamente con un rubro que
exprese el asunto principal de que tratan los documentos que los conforman.
65 MOLINA NORTES, Juana. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla- la Mancha, 1996. p. 79 34
• Geográfico
En este sistema los expedientes se archivan por el nombre de la localidad a que se refieren, es
decir, los documentos de un solo asunto formarán un expediente para agruparse por su lugar
de procedencia. Partiendo de lo general a lo particular, empezando por los continentes, países,
estados, municipios, ciudades, etc.66
• Cronológico
Bajo este sistema los expedientes se archivan según la fecha de apertura de cada uno de ellos,
pudiéndose establecer como estructura el año, el mes y los días.
• Cromático
Este método consiste en utilizar los colores para organizar e identificar las series
documentales de un archivo.
2.4.4.2 Los Métodos de Ordenación Indirectos
Son aquéllos que asignan un orden a la documentación con base en criterios previamente
establecidos. Estos sistemas requieren de la utilización de instrumentos de consulta como
catálogos, índices o registros, lo que significa que para su aplicación habrá que elaborar una
relación de los documentos que existen en el archivo con la clasificación que se les asignó
previamente, con el objeto de localizarlos rápidamente cuando se necesiten, prosiguiendo con
este registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos.
• Numérico
Este sistema, tal como se ha utilizado tradicionalmente, consiste en asignar un número
progresivo a cada expediente que se abre, sin tomar en cuenta otro elemento, levantando
66 Ibídem. p. 82 35
después un registro en el que se señale brevemente el contenido, asunto o persona a que se
refiera cada uno de ellos.67
• Decimal
Este sistema, como su nombre lo indica, está basado en la numeración decimal. Por
conversión se considera al conjunto de la documentación de una dependencia, como la unidad
susceptible de ser dividida hasta un máximo de diez rubros. No está de más anotar que este
sistema fue definido para ser utilizado en bibliotecas.
• Alfanumérico
Consiste básicamente en la combinación de letras y números para componer los códigos de
ordenación.68
• Topográfico
Es aquel que nos señala el lugar en el que se encuentra los documentos dentro del archivo,
precisando el local, la batería, el estante, el anaquel, caja.69
2.5 La Descripción Archivística
La Norma Internacional General de Descripción Archivística, ha definido a la Descripción
como:
“La representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de un archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido”70.
67 Ibídem. p. 84 68 CRUZ MUNDET. José. Ramón. Manual de Archivística... op. cit, p. 249 69 Podemos decir que la clasificación topográfica es una serie de letras, números y guiones que nos indican el lugar físico preciso donde se encuentran los documentos para mayor información ver a : CORTES LOZANO, Benjamín. Normas para el registro de acervos en los archivos de concentración. en Normatividad Archivistica. México: Archivo General de Nación. 1996. p. 64 70 NAVASCUÉS BENLLOCH, Asunción. ISAD(G): Norma Internacional de Descripción Archivística: Versión Española, Madrid: Subdirección de los archivos Estatales, 2ª ed. 2000 p. 16 36
Para Cruz Mundet la Descripción Archivística es:
" Una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”.71 Por lo tanto la descripción es:
“La enumeración de los principales elementos formales e informativos de los documentos, que permiten conocer sus rasgos determinantes y de manera general, las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temas desarrolladas por el personaje que los genero”.72 Los objetivos de la Descripción Archivística son los siguientes
o Proporcionar información acerca de la institución o persona que acumulo los
documentos.
o Mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo o de una
colección documental.
o Auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de instrumentos de
control y de consulta.
Las características que debe tener la Descripción Archivística para Antonia Heredia73
son las siguientes:
Debe ser exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonio únicos y concretos. Suficientes, para la unidad que está informando: fondo, sección, serie o documento, sin profundizar más de lo necesario. Oportuna, porque se da en el preciso momento en que se solicita.
71 CRUZ MUNDET. José. Ramón. Manual de Archivística. op. cit., p. 255 72 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos… op. cit., p.89 73 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General… op. cit., p. 301
37
Por lo tanto la Descripción de Archivística, es una parte de la Archivonomía, en donde se
analiza la documentación en diferentes niveles, ya sea en mayor o menor grado. Es una
actividad que se lleva a cabo en cualquier fase de la documentación o para cualquier tipo de
archivo, sea de trámite, concentración, histórico.
La descripción debe ir de lo general a lo particular.
2.5.1 Instrumentos de Descripción
Una vez definido la descripción como la fase del proceso archivístico en donde se derivan los
instrumentos de descripción, es necesario conocerlos y definirlos.
Los Instrumentos de Descripción, varían en nombre y características de un país a otro y de
una región o estado, aunque tienden a tener la misma función. Reciben varias denominaciones
genéricas: “como catálogos” en los Estados Unidos, de “auxiliares descriptivos “en
Argentina: de instrumentos de localización o de información” en Francia; de localización, de
trabajo, de información, de descripción y de consulta” en España; no faltando otras
designaciones como la de “instrumentos de investigación” en algunos trabajos de la
UNESCO, “instrumentos archivísticos” o “instrumentos de divulgación del material de
archivo”. 74
Independiente de la diversidad de los términos que se utilicen para designar a los
instrumentos, sea de trabajo, consulta, de información, o de control, etc. Estos tienen la
misma finalidad, servir como control y consulta en los archivos.
Para fines de este trabajo, se englobarán con el nombre de instrumentos de descripción
archivística, y los definiremos como: aquellos instrumentos básicos cuya descripción sirven
para dar a conocer, localizar y comunicar la información contenida en un archivo.
74 Ibidem. p. 314 38
Los instrumentos de descripción archivística cumplen con dos objetivos: primeramente,
facilitar al archivista el control y manejo de los documentos para conocer el volumen, la
ubicación, la vigencia y el destino final de los documentos y el segundo de proporcionar
información a los usuarios sobre el contenido del archivo.
Antonia Heredia plantea tres instrumentos básicos de descripción que son la Guía, inventario
y el catálogo.
El orden de elaboración de los instrumentos de consulta debe realizarse de lo general a lo
particular. Por ello, la descripción de un archivo comprende de etapas que han de programarse
una tras otras: en primer lugar una guía para los fondos y secciones, en segundo lugar, la
elaboración de un inventario correspondiente a las series, como última etapa, el catálogo para
describir la pieza documental.
Por consecuencia, la elaboración de los instrumentos de consulta tendrá su jerarquía que ira
desde los fondos, secciones, series y piezas documentales.
2.5.1.1 La Guía
Para varios autores existe dos tipos de guías aunque con diferente nombre como puede ser
“Guías de deposito o por guía por fondo, por grupo de fondo o por serie” como las llama
Coutoure, Carol y Jean y Ves,75 Maria del Carmen Pescador las clasifica en “Guías de base
topográficas y guías de base ideológicas o temáticas”.76
En nuestro caso tomaremos los términos señalados por Antonia Heredia como son:
“guías generales y especiales”.77 Debido a que estamos más familiarizados con la teoría
archivistica española.
75 Señala que estos instrumentos pueden ser útiles para fondos o series de gran amplitud, pues corre el riego de no describirlos con suficientes precisión. Para mayor información con respecto a las guías ver su libro. Los archivos del siglo XX. p. 246 76 Expone que la guía de Base Topográfica la subdivide en categorías, como son: a nivel mundial, a nivel continental o de área geográfica a nivel nacional, a nivel región, a nivel ciudad, a nivel archivo y a nivel de secciones. En su libro. El archivo: los instrumentos de trabajo. 77 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General… op. cit., p. 326
39
Existen guías generales y guías especiales o especificas para identificarlas, y van a depender
de los datos informativos que ofrezcan.
2.5.1.1.1 Tipos de Guías
A) Guías Generales
Antonia Heredia nos dice que “la Guía, considerada general será imprescindible para centrar
la información sobre el archivo o servicio del archivo: así, debe enumera su creación,
vicisitudes, dirección de su ubicación, dependencia, personal, servicios que presta; sobre la
historia de la institución o instituciones cuyos fondos se albergan en estos archivos […]sus
secciones, los volúmenes, fechas limites.78
Ruiz Rodríguez, Antonio A. nos dice que la Guía es:
“el primer instrumento de descripción que necesitan los usuarios de los archivos. Su principal
objetivo es informar de manera general sobre la documentación del archivo, desde la historia
de las instituciones o personas que la han generado, hasta el volumen y temidos de consulta.
Proporciona información exacta y concisa sobre la totalidad de los fondos, trabajo y
publicaciones sobre los mismos, servicios que presta el archivo, horarios de apertura y
cierre”.79
B) Guías Especiales
Se describen más a detalle a:
Un fondo o una sección de un fondo integrante de un archivo, los datos sobre el archivo se
reducen, se presta más atención a la historia de la institución productora de los documentos
integrantes del fondo o de la sección y de las series. Descienden hasta particularizar la génesis
de estas y al contenido informativo general que puede ofrecer al investigador.80
78 Ibídem. p. 326 79 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. Manual de Archivística. Madrid: Síntesis. 1995. p. 50 80 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica Genera l … op. cit., p. 326 40
Por lo tanto la guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información
panorámica sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o
una colección en particular, con el objetivo de orientar y auxiliar en la búsqueda de la
información, de manera muy general y sin descender al detalle.
Además ofrece las siguientes ventajas:
1. Es el medio de enlace entre los usuarios y el archivo.
2. Obliga al personal del archivo a actuar con mayor eficiencia y calidad en los servicios.
3. Permite cambiar la imagen del Archivo Histórico y coadyuva al profesionalismo del
personal a través de las exigencias de estar mejor preparados.
4. Para el público en general, representa una visión amplia del archivo.
2.5.1.2 El Inventario
Igual que pasa en otros instrumentos de descripción no hay un a terminología homogénea
sobre lo que es el inventario.
Por su parte Cruz Mundet nos comenta que” el inventario describe las unidades que
componen las series documentales, dispuesta según el orden que tienes en el cuadro de
clasificación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas distinguen
dos tipos de inventario el somero (describe las unidades de instalación) y el analítico (escribe
los expedientes)”.81
Para realizar el inventario, habrá que tomar en cuenta, previamente, la clasificación u
organización adecuada adoptada por el archivista.
81 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de la archivistica... op. cit., p. 283.
41
Ante esto tenemos que el inventario es una descripción exacta y precisa de toda la
documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden del archivo y
tienen como fin principal, dar constancia de la documentación que existe y facilitar su
consulta.
Así también es instrumento interno que permite conocer el volumen documental del
archivo, los contenidos generales y la localización de la documentación.
Constituye el instrumento más importante. Pues el sustento de todo el trabajo de
descripción, y crea las condiciones para profundizar gradualmente en el mismo.
Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser
también un instrumento de orientación para el usuario, pues le permite un primer
acercamiento al contenido del archivo.
Se utiliza en los archivos de tramites, concentración e histórico, aunque en la practica
ofrece algunas variante por el grado de descripción requerido que va a depender de las
necesidades del archivo.
Concepto de Inventario
El inventario es pues el instrumento que describe un fondo, colección o sección tomando
las series como unidades descriptivas.82 Además, permite detectar las anomalías que
hubiesen dado, en la organización, y da la oportunidad de conocer que tipo de
documentación existe en el archivo, por lo tanto es fundamental para el buen
funcionamiento y el control de la documentación.
82 ISLA PÉREZ, María Estela. La Archivística en… op. cit., p. 360 42
Los objetivos de inventario son:
- Llevar un registro confiable, real y actual del archivo.
- Mantener un control eficaz de la documentación.
- Ayuda a conocer su localización.
- Servir como medio de consulta.
- Evitar la explosión documental.
- Tener un orden lógico de la documentación dentro y fuera el archivo.
- Ayudar a conocer la cantidad de documentos.
- Conocer el estado que guardad los archivos.
- Conocer las fechas extremas de los documentos.
Importancia:
El inventario, por lo tanto tiene una gran importancia para el trabajo archivístico debido a que
da a conocer con precisión la cantidad de documentos existentes en el archivo, además
permite detectar y corregir cualquier error que se hubiese dado en el manejo de la
documentación.
Así mismo proporciona con prontitud, la información requerida sobre temas específicos, lo
cual ahorra tiempo y facilita la búsqueda.
Después de estas observaciones con respecto al inventario lo reforzaremos con lo que plantea
los autores Coutour, Carol, y Rousseau, Jean, Yves señala que:
“El inventario constituye una herramienta primordial para el archivista, no se debe olvidar que los documentos son el reflejo de la actividades de una persona física o moral, de esta manera el inventario permite identificar estas actividades y los documentos que genera”.83
83 COUTOURE, Carol y ROUSSEAU, Jean Yves. Los Archivos…op. cit., p.65
43
Elementos del Inventario Los elementos que se utilicen para el diseño y elaboración de un inventario va a depender de
las características del tipo de archivo donde se este trabajando, si es de una institución
pública o privada, del volumen de la documentación que contenga y de la necesidades de
información que requieran los usuarios.
Los inventarios de una serie de elementos básicos y optativos según sea el tipo de inventario
que se vaya aplicar en un archivo.
2.5.1.2.1 Tipos de Inventarios Cruz Mundet, señala dos tipos de inventarios el somero y el analítico. a) El inventario somero:
“Comprende los elementos mínimos obligatorios, su utilidad es ante todo de uso interno, como procedimiento de control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es mínimos pues ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la documentación que se puede encontrar. A pesar de las carencias y junto a su función controladora, es el primer procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes documentales”.84
Los elementos del inventario somero, complementado con un resumen de la evolución de la
histórica del ente que ha dado origen al fondo, son: nombre del productor, código de
referencia, titulo, fechas, nivel de descripción, volumen y soporte de la unidad de
descripción.
b) Inventario Analítico: Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expediente. Con los
mismos elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer su
organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las opciones las de su
interés y a decir de Cruz Mundet lograr la mejor relación coste- beneficios porque permite
84 ISLA PÉREZ, María Estela. La Archivística en… op. cit., p. 80
44
descubrir uniformemente los fondos y proporcionar unos de los niveles de información
satisfactorios para los usuarios.
El autor, plantea un inventario con un número mayor de elementos descriptivos y se agrupan
en áreas en informativas que contiene la norma ISAD (G).85
1) Área de Identidad 1.1 Código 1.2 Título 1.3 Fechas 1.4 Nivel de descripción 1.5 Volumen 2) Área de contexto 2.1 nombre del productor 3) Área de contenido y estructura 3.1 Alcance y contenido 3.2 Valoración selección y eliminación 3.3 Organización 4) Área de condiciones de acceso y utilización 4.1 Condiciones de acceso 4.2 instrumentos de descripción 5) Área de documentación Asociada 5.1 Unidades de descripción relacionadas 6) Área de Notas 6.1 Notas
2.5.3.1 El Catálogo
Dentro de la Descripción Archivística, el catálogo es otro de los instrumentos que tienen la
función esencial de describir el contenido de un documento.
El nivel de descripción resulta ser más profundo, se analiza detalladamente la individualidad
de cada expediente o unidad documental o como lo define Antonia Heredia que es:
85 La Norma ISAD (G) establece 7 áreas que integran 26 elementos de descripción que pueden combinarse si para constituir la descripción de una entidad archivística. En NAVASCUÉS BENLLOCH, Asunción. ISAD(G): Norma Internacional de Descripción… op. cit., p. 17 45
“Un instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivistas de una serie o de un conjunto documental que guarda entre ellas una relación o unidad tipográfica, temática o institucional”.86
Alberto Tamayo, al respecto nos dice: “Los catálogos describen la pieza documental individualizada, bien sea documento suelto, formado por uno o varios folios, bien sean unidad archivística, es decir expediente administrativo, expediente judicial (testimonio de autos judiciales) documentos agrupados por referirse a una misma materia, o bien sean de códices o libros manuscritos”.87
Para Cruz Mundet: “El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes)”.
88
Por lo tanto el catálogo es; aquel instrumento que describe las características de la
documentación, tomando como base la individualidad de un expediente o documento.
Como podemos observar, el catálogo es un instrumento que describe detalladamente la pieza documental que
integra una serie, una sección, o un fondo y por lo tanto es un instrumento con mayor grado de elaboración en su
quehacer, en comparación con el inventario.
Uno de los requisitos que se necesitan para la elaboración de un catálogo es la ordenación
previa de los documentos que conforman el archivo, antes de empezar a catalogar.
La funciones de los catálogos
Enlistan un conjunto de asuntos similares.
Representan el análisis de la documentación.
86 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica General… op. cit., p. 360 87 Para mayor información ver su libro. Archivística, diplomática y Sigilografía. Madrid: Cátedra, 1996. p. 40 88 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística... op. cit., p. 288 46
Describen características esenciales de los asuntos de los expedientes, como son:
fondo, sección, serie, personajes, asunto, fechas, etc.
Ubica y orienta al investigador hacía un tema o período concreto.
Los catálogos presentan la información de forma más completa, aunque con ello no queremos
decir que pueden sustituir la información del documento, únicamente presenta la síntesis de
los documentos de un período o tema.
Elementos del catálogo
Al igual que el inventario, el catálogo debe tener una serie de elementos, que sean los
adecuados para la descripción y orientación del investigador hacía la fuente de información.
Los elementos del catálogo, deben estar estructurados de acuerdo a las necesidades de los
usuarios y al criterio del profesional de archivónomo, ya que los documentos por si solos
carecen de características específicas para su descripción, además de que son unidades
interdependientes con otras, las referencias deben de estar perfectamente entrelazadas.
Los elementos de la descripción en un catálogo pueden agruparse en tres apartados:
Datos internos: (fechas, topologías, autor, destinatario, materia, lengua) que informa y afecta
al contenido.
Datos externos o físicos (medidas, folios materia escriptoria, conservación).
Datos de localización o signatura (archivo, fondo o sección del fondo, unidad de instalación,
número de orden).89
89 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica General… op. cit., p. 360 47
Algo que creemos interesante es el escrito de María del Carmen Pescador del Hoyo autora del
libro “El Archivo”, ella nos presenta una ficha con los siguientes elementos que mostramos a
continuación, no sin antes aclarar que los datos que nos muestra son para la creación de un
inventario para mapas y planos, que también nos servirá como apoyo para identificar y
manejar este tipo de documentos.
La autora nos dice que por:
“razones de archivacion especial se guardaran separados de los documentos “convencionales” con los que estén relacionados, anotando esta relación. Pero a veces los encontraremos unidos al propio documento, pliego, cuadernillo o libro. Si su tamaño no excede del folio deben dejarse en su sitio pero si están doblados, con riesgo de rotura por los dobleces, es conveniente separarlos para su más adecuada archivacion con vistas a su mejor conservación, sin olvidar la referencia a su documento matriz”.90
Los datos que se anotaran para este tipo de fichas son los siguientes:91
1. Enunciado del contenido. Si lleva titulo, conciso o descriptivo, copiarlo entre comillas
enteramente. Si la titulación no es clara se debe indicar si es geológico, político,
económico, etc. En caso de no llevar ningún titulo hay que dárselo por lo general en la
titulación figuran también el autor y el año.
2. Si estos no aparecen y solo figuran el año y esta firmado, debe anotarse. Si carece de
ambos hay que averiguarlos con la documentación de la que se ha separado, poniéndolo
entre corchetes. Si no se ha conseguido fechar se anotara (s.a.).
3. Completar la descripción enumerando someramente los detalles gráficos que puedan
acompañar al tema central tales como cuadrantes, barcos, animales o cualquier otro
motivo como columnas, figura de mujer, etc.
4. Indicar si llevan recuadros con explicación.
90 PESCADOR DEL HOYO, María Del Carmen. El Archivo Instrumento de Trabajo, Madrid: Norma 1985. p. 30 91 Ibídem. p. 168
48
Además de los datos anteriores para una descripción técnica se tomaran en cuenta los
siguientes:92
1. Sistema de realización: manuscrito, grabado, impreso
2. Material sobre la que se ha realizado el dibujo (pergamino, tela, madera, cuero o cartón)
3. Lengua de rótulos y notas
4. Tamaño, alto por ancho en centímetros
5. Escala con equivalencia a medidas actuales
6. Estado de conservación únicamente si este es malo.
7. Breve resumen del documento de procedencia si lo hubiere
8. Bibliografía y datos de exposiciones en caso de existir
Enseguida mostramos un ejemplo del Catalogo de Mapas y Planos de Santo Domingo
Fuente: PESCADOR DEL HOYO, María Del Carmen. El Archivo Instrumento de Trabajo,
92 Ibídem. p. 169 49
1696 Plano para el convento de monjas carmelitas descalzas de La Habana. En color Explicación, al pie, con referencia de números. Escala de 10 varas los 40mm. 430x290 mm. Remitido por el obispo de Cuba, con carta de 25 de octubre de 1696, juntamente con otros documentos relativos a la fundación de dicho convento. Santo domingo, 525.
2.6 Medidas de Conservación
La conservación comprende, en un sentido amplio, al “conjunto de medidas aplicables a los
documentos con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro, para mantenerlos en
condiciones estable”.93 Se puede definir en dos fases fundamentales:
a) una preventiva, la cual se entiende por la fase “en la cual el conservador analiza, propone y
ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determinado. Su
puntal aplicación puede evitar tratamiento correctivos o de restauración”.94
b) otra correctiva cuya aplicación está orientada a “interrumpir y/o retardar procesos de
deterioro y en ese sentido, será una etapa preliminar de la restauración”.95
La Conservación es pues, el conjunto de medidas, de técnicas, procedimientos y tratamientos,
los cuales permiten prolongar la vida de los documentos en cualquier soporte, con el fin de
salvaguardar su información.
Es decir la conservación es la suma de dos facetas, la preservación que tiene un carácter
preventivo y la restauración tiene un carácter más activo. Estas fases aplican a los archivos,
son extensivas a cualquier centro que conserve documentos y concretamente documentos
cartográficos como son las Planotecas.
Condiciones físicas
Los planos son: “documentos son muy perecederos que con el paso del tiempo, y las pérdidas de sus cualidades son muy acentuadas, provocadas por la desaparición de los suavizantes o de las condiciones físicas mecánicas de éstos, que vuelven rígidos o quebradizos llegando a extinguirse. Algunos pierden su transparencia volviéndose casi opacas”.96
93 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo., et. el. Manual de procedimientos técnicos para archivos… op. cit., p.89 94 Ibidem. p. 31 95 Ibidem. p. 31 96 SERRANO RIVAS, Andrés y BARBACHANO SAN MILLAN, Pedro. Conservación y restauración de mapas y planos y sus reproducciones un estudio del RAMP… op. cit., p. 6 50
Por lo tanto se hace necesario que la documentación tenga las condiciones básicas de
resguardó para su conservación, necesitando para ello un espacio adecuado tanto para el
mobiliario, equipo, así como la capacitación adecuada del personal que tiene contacto con
ello.
Estos materiales son afectados por varios factores luz, calor, humedad, etc. Pero además de
estos elementos, El manejo inadecuado de los documentos durante su consulta es debido, en
general, a la falta de una política institucional con relación a los empleados y usuarios. Los
problemas de manejo no se limitan al momento en que los documentos están en manos del
investigador. Debemos analizar todo el recorrido, de ida y vuelta, entre el estante y la sala de
consulta. En primer lugar, esto depende del entrenamiento de los empleados encargados de
retirar y devolver el material requerido, pero también de la funcionalidad de los estantes, de
las cajas y cubiertas, de los carritos de transporte y del estado del documento, en cuanto a
limpieza y conservación.97
Estos provocan que:
El desgaste considerable de mapas y planos que al estar doblados por su tamaño es mayor que
el volumen en el que se encuentran, son doblados y desdoblados constantemente para su
consulta.
Roturas provocadas no únicamente al doblar y desdoblar el documento, sino también el roce
sobre las líneas de doblez externas que están muy expuestas al deterioro al sacar y meter en
los estantes los volúmenes que los incluyen.
Los documentos que llegan a fragmentarse o a desprenderse por completo pueden extraviarse
o ser sustraídos intencionalmente con mayor facilidad.
97 Además las restauraciones incorrectas, los montajes, exposiciones incorrectas para mayor información sobre las causas de al alteración de los documentos cartográficos en. BONACHERA CANO, Francisco José. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión y uso… op. cit., pp. 424-425 51
Por restauraciones incorrectas. Cuando se quiere reparar algún daño se colocan cintas
adhesivas que suelen provocar más daño.
Por tal razón se debe contar con un local apropiado que contenga las condiciones óptimas de
temperatura en promedio de 18 y 22º. C (+/-3) y una humedad relativa entre los 35º y 55º (+/-
5).98 Además para tener una adecuada conservación de los materiales con respecto su soporte
deberá contar con un mobiliario especial para su conservación.
2.6.1 Mobiliario y Equipo
Para que el documento cartográfico tenga una conservación adecuada se debe almacenar de
acuerdo a sus características: el formato y la antigüedad de las piezas son factores a
considerar, así como su presentación.
Para poder archivar sin deteriorar el soporte (plano o mapa) se recomienda los muebles según
las necesidades del archivo como la intensidad de la consulta y el presupuesto disponible. Los
documentos se pueden guardar en forma extendida, enrollada, en posición vertical y
horizontal.
a) Maperos o planeros horizontales
“Los método más común es guardarlos de manera horizontal en un mueble de cancel de
madera o metal, esta forma presenta menos desventajas, como el de poder obtener y dar una
gran cantidad de mapas o de planos en un solo cajón”.99
b) maperos o planeros verticales
• Los gabinetes verticales: son funcionales, más espaciosos rápidos. En este sistema los
mapas se encuentran suspendidos por medio de dientes que sostienen a los mapas.
98 Ibidem. p.425 99 COORDINACIÓN GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN. Instructivo para Mapotecas de la Coordinación General del Sistema Nacional de Información... op. cit., p.21 52
• Existe otro sistema llamado panal: en el que los mapas se guardan enrollados; este
sistema es utilizado en nuestro país, pero presenta algunos inconvenientes como es un
mayor maltrató de los mapas y una ocupación de espacio mayor del requerimiento por
los otros tipos de mobiliario.
2.6.2 Factores a considerar para la Conservación
Por otro lado también se debe considerar los factores químicos, los factores físicos como lo
son la humedad, y temperatura, la acidez, factores biológicos como polillas, hongos y los
mecánicos.
Factores químicos
Los componentes de los materiales de archivos y bibliotecas sufren reacciones indeseables
por la gran variedad de elementos químicos presentes en el aire o en los materiales que se
emplean, para su protección. Uno de los mayores problemas en la actualidad es la gran
cantidad de contaminantes en el aire, cuya acción dañina se percibe en la rápida destrucción
de los bienes culturales, ya sean de papel, piedra o metal, aunque los más porosos presentan,
sin duda alguna, mayor vulnerabilidad.
Factores físicos
Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura La luz: “es un factor de degradación por sus rayos ultravioleta y por ser foco de calor; parece que sus afectos se potencian al subir la humedad relativa. La luz actúa sobre todos los elementos de los documentos, los reseca, amarillea y borra sus tintas” .100
Humedad y temperatura: “constituye un binomio de gran repercusión en la conservación el exceso de humedad relativa, acompañado de alta temperatura acelera los procesos degradación y favorece el desarrollo de microorganismos; una baja temperatura, deshidrata el papel y lo debilita volviéndose quebradizo, dañando tintas y adhesivos” 101. 100 BONACHERA CANO, Francisco José. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión y uso…op. cit., p.424 101 Ibidem. p.425 53
Factores biológicos
Dentro de estos factores se encuentran los roedores, insectos, organismos microscópicos, por
que lo pueden dañar y mutilar la documentación.
Agentes biológicos
Los ambientes húmedos, calientes, oscuros y de poca ventilación son los más propicios para
la infestación de microorganismos, insectos y hasta pequeños roedores. Ahora bien, una
variación de estos factores no impedirá su desarrollo, puesto que poseen grandes facilidades
de adaptación.
Los más destacados son los roedores que atacan por igual a soportes de papel, que de
pergamino; los insectos, que se alimentan principalmente celulosa, cuyo desarrollo se ve
favorecido por un clima de alta humedad.102
Por eso es necesario contar con un clima adecuado.
Factores mecánicos
Son ocasionados por la manipulación, lo cual provoca las roturas y las mutilaciones.
Para la conservación de los planos y mapas es recomendable mantener separados y extendidos
estos materiales. Es necesario que se capacite una persona o incluir una persona con
conocimientos sobre materiales y técnicas de encuadernación para que este lleve acabo el
desprendimiento de los documentos o proceso de restauración y evitar en lo posible el
deterioro de la documentación. Si no se conoce el proceso de restauración es más conveniente
evitar restaurarlo y conservarlo en las condiciones en que se encuentre.
Después de haber revisado la teoría archivística y sus principales fundamentos para la
organización, descripción y conservación, me permitió integrar mi marco teórico conceptual
que servirá como base para fundamentar la propuesta de creación de la Planoteca de la
empresa: Arquitectura Ingeniería Ambiental y Sanitaria. S.A DE C.V. (A.I.A.S.A). La cual
realizare en el siguiente capitulo. 102 BONACHERA CANO, Francisco José. La documentación cartográfica: tratamiento; gestión y uso…op. cit., pp. 24-25 54
CAPÍTULO 3 PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE LA PLANOTECA DE LA
EMPRESA ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA. S.A DE
C.V. (A.I.A.S.A)
La creciente demanda de la información cartográfica está mostrando la importancia de una
documentación cuyas particularidades características exigen un conocimiento específico por
parte del personal encargado de su manejo.
La aparición de nuevos centros documentales y servicios especializados no es, sin embargo,
el único indicador para constatar una situación de progreso en este sector. Paralelamente a ese
hecho se ha producido un cambio debido a la conciencia del valor informativo de la
documentación cartográfica, que ha dado lugar a una mayor preocupación por la conservación
y utilización de esta documentación.
Para esto es necesario que las Planotecas cuenten con un lugar ha apropiado para su resguardo
y adopten criterios estandarizados y homogenizados respecto al procesamiento de los
materiales.
En este contexto es importante saber cuales son las condiciones en que se encuentran los
archivos que tienen este tipo de documentación. Para ello fue necesario aplicar un diagnóstico
archivístico el cual nos ayudo a identificar y evaluar las condiciones actuales de la
documentación. Con este instrumento nos permitió detectar problemas que tiene AIASA en
el resguardo y manejo de sus planos. Ver el anexo (1)
Además el diagnóstico archivístico, como se vio en capitulo anterior nos ayuda a ayuda a
plantear formas para asumir el problema y afrontarlo con los recursos adecuados.
55
3. 1 Aplicación del Diagnóstico Archivístico en la empresa.
Para tener una noción más amplia de la situación que prevalece en la empresa se elaboro el
diagnóstico. Lo cual permitió detectar las condiciones y los problemas que lo afectan, siendo
uno de ello la carencia de un lugar apropiado para el resguardo y organización de los planos.
Por ser una empresa dedicada al área de la construcción, elabora una gran cantidad de planos
por los proyectos que realiza en diversas partes de la República Mexicana. Razón por lo cual
reúne un gran número de planos, los cuales muchas veces son destruidos, o se encuentran en
mal estado, esto motiva que se pierda gran cantidad de información que puede ser útil para la
toma de decisiones.
Situación provocada que carecer de un lugar apropiado para su resguardo, lo cual genera que
la documentación este dispersa en distintas áreas y en condiciones inapropiadas, trayendo
consigo su perdida, destrucción o extravió.
Al estar en áreas no apropiadas para su resguardo, la documentación sufre cambios de
temperatura, lo que implica la destrucción de soporte documental.
Asimismo al no contar con el mobiliario adecuado para la conservación y resguardo de los
documentos, esto provoca que se dañe el soporte documental, generando que se deterioren, y
no vuelvan ser utilizados.
Al estar su documentación en distintas áreas, esto provoca que se pierda la relación que existe
entre el plano y su expediente.
Ante esta problemática que tiene hoy la empresa, por la falta de un lugar donde se resguarde
la documentación y se aplique las medidas de conservación necesarias para evitar el deterioro
debido, a sus características. Además de carecer de una organización de su documentación
56
Es necesario que la empresa cuente con una Planoteca para darle una mejor solución a su
problema en el manejo de los planos que utiliza para la realización de sus actividades, para
ello hace necesario que se aplique la teoría archivística para su creación y organización lo cual
va permitir una mejor conservación de su documentación. Además va mantener la
vinculación entre el plano y el expediente, evitando así la desvinculación.
3.1.1 Recursos Requeridos:
A efecto de que la Planoteca cumpla con los objetivos trazados, resulta indispensable que sea
adaptada con los recursos humanos, materiales y financieros suficientes que permitan que la
conservación y la organización documental, se realice con eficiencia, asegurando que la toma
de decisiones se realice en tiempo y forma oportuna.
3.1.1.1 Recursos Humanos:
El recurso humano es el elemento más importante de toda organización, es el que le da forma
y movimiento a esta a través de un perfil orientado a las áreas de específica de trabajo, en este
caso esta enfocado a las ingenierías, pues la mayoría de ellos son ingenieros y arquitectos
Las personas en cargadas de manejar la documentación y darle un orden son cuatro
secretarias.
57
No de persona Perfil Puesto
1 Ingeniero Director general
1 Ingeniero Director técnico
1 Contador
publico
Director
administrativo
3 Arquitectos Coordinadores
de áreas
9 5 ingenieros
4 arquitectos
Jefes de Depto.
Las cuales dos de ellas tiene conocimientos en la organización y manejo de archivos, pero
han descuidado la conservación y manejo de los planos.
Esto lleva como consecuencia que la empresa pierda una gran cantidad de documentación,
pues muchos de ellos, son destruidos sin ser valorados.
Esta falta de personal capacitado provoca no se cuente con instrumentos de control,
descripción de sus planos, por lo tanto se desconoce la cantidad total de ellos y las
condiciones en las que se encuentran.
A su vez se carece de toda organización documental y su relación con sus expedientes de
archivo.
Ante ello es necesario contar con recursos humanos que posean conocimientos en la materia
de archivos.
3.1.1.2 Recursos Materiales
Los recursos materiales donde guarda su documentación de los planos son:
12 planeros de 1.20 cm de alto por 60 cm de largo, planeros verticales y 8 horizontales de
madera de los llamados tipo panal. El espacio donde están los planos son muy limitados y la
mayoría de ellos se encuentra en las oficinas de los encargados e incluso se encuentra en un
baño que esta fuera de servicio.
4 2 dibujantes
1 tipógrafos
Depto. De
Dibujos.
4 Secretarias Carrera técnicas
58
Como se pueden observar en las siguientes imágenes.
El mobiliario es insuficiente para su resguardo lo cual provoca que muchos de los planos se
encuentren en mal estado, debido a que muchos de ellos no son del tamaño de los planeros.
Esta falta de mobiliario genera que los planos sean guardados en cajas, en carpetas, o en
bolsas de plástico.
Así mismo las áreas administrativas suelen conservarlos dentro de su espacio de trabajos y
colocarlos en cualquier parte y por lo tanto están expuestos a las condiciones del medio
ambiente inapropiadas.
59
3.1.1.3 Recursos Financieros
No hay una partida especial designada para el cuidado y protección de los planos. Cuando se
requiere sobre esta materia, se solicita al Departamento de contabilidad, para la compra de
papelería o de material didáctico.
Lo cual ha generado que exista un número muy reducido de planeros, trayendo consigo que
muchos planos se encuentre en cualquier parte, provocando con ello su destrucción.
3.1.1.4 Recursos Técnicos y Tipología Documental
Referente a los recursos técnicos existe un cuadro de clasificación, un inventario de
expedientes de archivo, pero no en cuestión de planos.
La mayoría de los documentos son planos y estos se clasifican de las siguientes:
Diseño de sistemas de riego agrícola y
urbano.
Estudios socioeconómicos y de
factibilidad de obras hidráulicas.
Estudios Tratamiento de agua.
Estudios de impacto ambiental.
Proyectos de construcción de obras.
Proyectos de instalación eléctricas.
Proyecto de equipamiento urbano.
Proyectos Ejecutivos de Hospitales.
Proyecto arquitectónico.
Proyecto estructural.
Proyecto de instalaciones hidrosanitarias.
Proyecto de comunicación y sonido.
Proyecto de aire acondicionado.
Proyecto de gases medicinales.
Proyectos de urbanización.
Convocatorias.
Nominas personal.
Memorias de entregas.
Sesiones de la sociedad.
Presupuestos de obras.
Cotizaciones de equipo.
Cotizaciones de obras.
Facturas y pólizas.
Programas de trabajo.
Reportes de asesorías.
Informes de avances.
Reportes de trabajo terminados.
60
Informes de entregas.
Reportes de obras.
Planos arquitectónicos y de obras.
3.1.2 Condiciones de los documentos
Las condiciones en que se encontraron los planos en su mayoría, se encuentran en buen estado,
aunque algunos ya se encuentran mutilados, presentan quebramiento o fisuras en el papel, están
amarillos, por estar expuesto a la luz natural, pero sobre todo contienen mucho polvo, la mayoría
están doblados en sus extremos, debido que los planeros son muy pequeños para las dimensiones
de algunos planos, además, por ser de forma de cajón de tipo vertical algunos de ellos sufren
daños por uno de sus extremos.
61
3.1.3 Procesos Archivísticos y Procesos Tecnológicos
En su mayoría de los planos no están organizados, solo aquellos que están dentro de carpetas
como parte del expediente, y se encuentran ordenados cronológicamente, aunque no se hacen
procesos de selección, valoración o baja.
No cuentan con ninguna base datos que apoye la recuperación de información.
Aunque tienen en proyecto crear una a futuro, así como la digitalización de sus planos, razón por
lo cual tiene el interés de crear su Planoteca.
3.1.4 Medidas de Seguridad
Solo existe 3 extintores de polvo químico seco, no cuenta con detectores de humo, ni
señalamiento de seguridad.
Actualmente no se aplican medidas preventivas de la documentación, pues nunca se han
realizado una fumigación y limpieza de los documentos.
Esto pone en riego la documentación ante un posible incendio, o la aparición de hongos.
62
3.2 Propuesta para la creación de la Planoteca de la Empresa Arquitectura Ingeniería
Ambiental y Sanitaria. S.A de C.V. (A.I.A.S.A)
Análisis y evaluación de los resultados
Para abordar el campo de estudio de las Planotecas, es necesario reflexionar acerca de la
importancia de la resguardar estos tipos de documentos.
Porque de ello depende que las instituciones conserven su material para la planeación y toma
decisiones para el desarrollo de sus objetivos y metas alcanzar.
Además se crea una conciencia del que y para, hay que conservar su patrimonio documental y los
beneficios que se puedan obtener de él.
Una vez realizado el diagnostico, este nos muestra una serie de problemas que tiene su
documentación por no tener un espacio o lugar adecuado dentro de la impresa, lo cual provoca
que sus planos se encuentre dañados y desorganizados.
Ante esta situación se propone crear un lugar dentro de la empresa exclusivo para la guarda y
consulta de planos.
3.2.1 Local para el resguardo del material cartográfico
Una instalación correcta exige un diseño que se adecue a las necesidades de la empresa y del
personal que trabaja en ella.
Por lo tanto de manera esquemática el diseño de Planoteca se prevé en dos áreas diferentes.
• El Área de resguardo o de depósito de planos
La cual deberá contar con una temperatura y humedad adecuadas además de medidas de
seguridad para caso de incendios y estantería especial para su conservación.
Por tal razón se debe contar con un local apropiado que contenga las condiciones óptimas de
temperatura en promedio de 18 y 22º. C. y una humedad relativa entre los 35 a 55 %. Además
deberá tener una adecuada conservación de los materiales con respecto su soporte, por lo tanto su
63
mobiliario debe ser de acuerdo a las dimensiones y características de su documentación, para
tener un fácil manejo de ellos.
Trayendo las siguientes ventajas:
o Mejor conservación de sus planos.
o Permite una mejor organización.
o Mayor control de la documentación.
o Fácil localización de los mismos.
o Se evita la perdida de mismos.
• Área de Recepción y Consulta
Estará designada al personal que registre el ingrese de los planos, de acuerdo al expediente al que
pertenecen, con esto se permite conservar la relación entre ello, además se le asignara una
ubicación topográfica dentro de área de resguardo. A fin de proporcionar el servicio de préstamo.
Para el caso de la consulta:
Además deberá contar con espacio adecuado para la consulta de planos, así como un servicio de
préstamo interno a las diferentes áreas de la empresa.
Con la creación de la sala de consulta
Se obtendrá las siguientes ventajas:
o Se evitara un mayor daño por su manejo, por que va contar con unos mobiliarios
apropiados para su consulta.
64
o Se evitaran perdidas de la documentación, porque la consulta deberán realizarse en las
instalaciones de la Planoteca.
o Un mayor control de la documentación; porque toda solicitud de material deberán
realizarse a través de un vale de préstamo cuando la documentación requiera ser
consultada en las áreas de trabajo.
3.2.2 Procesos Técnicos
Para ello resulta indispensable que se trabajen en criterios para la recepción y control documental
y de las cuales señalamos algunas:
o Revisar que los planos pertenezcan a un mismo proyecto.
o Revisar que la cantidad de piezas recibidas corresponda al número de planos registrados
en la relación, enviada por los responsables de las áreas.
o Revisar que los planos pertenezcan aun solo expediente.
o Revisar que los planos estén foliados.
o Al momento de ingresar los planos a la Planoteca deberá ser registrado y colocados en un
planero asignado al área que lo genero previa elaboración de una ficha catalográfica
donde se especifique a que expediente pertenece. Ver anexo ( 2 )
Con esto se obtiene las siguientes ventajas:
• Mayor control de la documentación de que tiene la empresa.
• Designarles un lugar físico para su resguardo.
65
• No se pierde la relación entre plano y expediente.
• Se lleva un registro y control de los planos que tiene la empresa, para una mayor
localización y consulta.
3.2.3 Préstamo
Para ellos deberá aplicar los siguientes criterios para el préstamo documental y la consulta
• La solicitud de préstamo documental se solicitará al encargado del la Planoteca
• La documentación se prestara por periodos de 15 días hábiles, prorrogables, por periodos
similares, previo aviso al encargado de la Planoteca.
• El préstamo de documentos será por plano.
• Para permitir la salida de documentación de la Planoteca, se tendrá que realizar a través
de un vale de préstamo. Ver anexo (3)
• Cuando los planos se presten al área solicitante propietaria de los mismos, será
responsabilidad de la dicha área la conservación y del manejo de los mismos.
• Cuando los planos sean devueltos a la Planoteca, deberán estar en las mismas condiciones
en las que fueron prestados.
• Cuando la consulta sea en la sala de Planoteca no será necesario hacer un vale préstamo.
• Se requiere guantes y cubre boca.
Con esto se evitara que la documentación se extravíe, sea hurtada o dañada.
66
3.2.4 Perfil del Personal a cargo de la Planoteca
En cualquier empresa debe contar con personal capacitado en las distintas áreas del
conocimiento, una de ellas es la Archivonomía.
Para lo cual propongo el perfil de persona a cargo no solo de la Planoteca sino de los archivos en
general.
Escolaridad Perfiles
Un licenciado
en de archivos
como
Coordinador de
archivos
o Elabore un sistema de organización de información. o Diseñe programas de capacitación en manejo de materiales especiales
como son planos. o Diseñe medidas de seguridad que deba cubrir la empresa para la
conservación de sus archivos. o Desarrolle programas de rescate de documental (fotografías, planos,
videos.) o Que coordine todos los archivos de la empresa o Liderazgo en su campo y materia de estudio o Facilidad de integración para desarrollar proyectos con otros
especialistas.
o Desarrolle programas de capacitación, conservación de los archivos.
2 Profesionales
asociado en
Archivonomía:
o Para apoyar en la organización de la Planoteca y de los archivos de la
empresa.
o Para apoyar en actividades, clasificar, inventariar y catalogar, además
de proporcionar el servicio de préstamo y consulta.
o Apoyo para el manejo equipo para la digitalización.
o Proponga mejoras en el servicio de consulta del material cartográfico.
67
Con la contratación de estos profesionales la empresa obtendrá los siguientes beneficios por
mencionar algunos:
o Contar con un personal capacitado, en el manejo de distintos tipos de documentación.
o La implementación de un sistema integral de archivos.
o La elaboración de instrumentos de control y consulta.
o Desarrolle medidas de seguridad y conservación de sus documentos.
o Contar un programa de valoración de depuración para evitar la explosión documental.
o Desarrollar un sistema integral de automatización y digitalización de sus archivos.
o La organización de la Planoteca.
Esto va permitir que la documentación que requiera la empresa la vaya obtener de forma
oportuna y eficiente, para la toma de decisiones.
3.2.5 Elaboración del Inventario
Se plantea la elaboración un inventario analítico, el cual permitirá conocer la cantidad de planos
que tiene la empresa, además permite una descripción más exhaustiva de la documentación y
esto facilitará su control y consulta. Ver anexo (4)
El cual tendrá los siguientes elementos: 1.-FECHA DE ELABORACIÓN
2.- NUMERO DE HOJAS
3.- UNIDAD ADMINISTRATIVA
4.- SECCIÓN
5.- DE NUMERO SECCIÓN
6.- CODIGOS DE LA SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE
7.- NOMBRE DE SERIES O SUBSERIES
8.- ESTADO
9.- MUNICIPIO O DELEGACIÓN
10.- NOMBRE DEL LA INSTITUCIÓN O DEPENDENCIA
68
11.-DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO
12.- FECHA DE ELABORACIÓN
13.- ESCALA
14.- MEDIDAS
15.- TIPO DE PAPEL
16.- UBICACIÓN FISICA
17.- OBSERVACIONES
18.- ELABORADO
19.- VISTO BUENO DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO.
3.2.6 Medidas de Conservación
Los factores a tener en cuenta para evitar el deterioro y destrucción de los planos son los siguientes:
o Temperatura. Humedad
o La acidez. Luz.
o Residuos químicos. Gases dañinos.
o Bacterias. La manipulación
3.2.6.1 Temperatura y Humedad para la Planoteca
En cuanto a la temperatura y la humedad podemos decir que es importante controlar estos,
mundialmente se conocen los siguientes parámetros 18 a 22 Grados Centígrados (+_ 3 Grados
Centígrados) y de 35 a 55 de humedad relativa (+_ 5 %)
Cuando no se pueda controlar por medios naturales estos parámetros, es necesario contar con
instalaciones de sistemas de aire acondicionado deben contar con control de temperatura y
humedad, filtros para polvo y contaminación.
Para la conservación de los planos y mapas es recomendable mantener separados y extendidos
estos materiales.
69
Los documentos susceptibles deteriorarse por efecto de calor no deben mantenerse expuestos
directamente a los rayos del sol, ni cerca de tubos de vapor, radiadores, elementos de calefacción
o focos electrónicos.
Es necesario que se capacite una persona con conocimientos sobre materiales y técnicas de
restauración para que este lleve acabo el desprendimiento de los documentos o proceso de
restauración y evitar en lo posible el deterioro de la documentación. Si no se conoce el proceso de
restauración es más conveniente evitar restaurarlo y conservarlo en las condiciones en que se
encuentre.
Para evitar su Daño físico. Deberá utilizar cubre bocas y guantes por que el daño ocasionado por
una manipulación poco cuidadosa de los documentos es una causa de deterioro.
Deberá hacerse una limpieza documental por lo menos una vez al año porque el reposo
prolongado, debido a una falta de previsión y limpieza, lo cual constituye una causa frecuente de
deterioro de los documentos.
3.2. 7 Mobiliario
Estanterías metálicas son preferibles a las madera. La madera almacena humedad y produce
energía calorífica y gases peligrosos en la actualidad de un incendio.
Para poder archivar sin deteriorar el soporte (plano) se adquirirán los muebles necesarios según
las necesidades de la Planoteca la intensidad de la consulta y el presupuesto disponible se pueden
guardar en forma extendida.
Para ello se utilizara planeros de tipo horizontal de 90 x 120 cm.
Archivadores con cajones planos o Planeros metálicos inoxidables de cajones horizontales con
llave. Donde circule el aire para evitar condensaciones en el interior.
70
El método más común es guardarlos de manera horizontal en un mueble de cancel de madera o
metal, esta forma presenta menos desventajas, como el de poder obtener y dar una gran cantidad
de mapas en un solo cajón.
Ventajas de usar este tipo de mobiliario:
Dentro de los archivadores es absolutamente necesario que haya circulación de aire para evitar
condensaciones en su interior.
Se evitará los dobles de sus extremos
Facilitará su consulta por no estar enrollado o doblado en varias partes.
Con la aplicación de de esta propuesta la empresa obtendría mejores resultados en el resguardo de
sus planos y su relación con sus expedientes evitando así la perdida de documentación. Además
recuperarían parte de su historia como institución, pues mucha de ella se encuentra contenida en
sus planos.
Al contar una área especial para su consulta con un mobiliario apropiados, lo cual evitara el
maltrato de su documentación y permitiendo establecer una organización adecuada para su
consulta.
71
CONCLUSIONES
Los archivonómos enfrenta un gran reto con el surgimiento de nuevos soportes documentales con
las nuevas tecnologías es por esta situación hace necesario tener conocimiento sobre los
tratamientos de los distintos soportes que hoy existen.
Sabemos que los mapas, planos, croquis, diagramas, etc., forman parte de este concepto por tanto
su importancia es vital para complementar lo que otro documento puede sustentar de tal forma
que la necesidad de hoy día es la conservación del mismo buscando con esto perfeccionar nuestro
objetivo como profesionistas que es informar adecuadamente sobre cualquier tema no olvidando
los procesos técnicos y físicos que estos persiguen. Por tanto el análisis del material cartográfico
es un proceso laborioso que exige conocimientos multidisciplinares.
La utilidad en estos acervos a través de una adecuada organización nos lleva a conocer e
interpretar dentro de un tema, así como nos orienta sobre las diversas actividades, medidas,
recursos naturales, división política etc. Complementando con esto la labor del investigador.
Para esto es necesario que las Planotecas adopten criterios estandarizados y uniformes respecto al
procesamiento de los materiales, cuenten con las medidas de seguridad adecuadas en el manejo
de su documentación.
Con esta idea se propuso esta propuesta pues seria el inicio de recuperar información de este tipo
de soporte que formando parte de un expediente de archivo y por motivo de conservación es
retirado del mismo. Lo cual requiere de un espacio y medidas de conservación especiales, así
como unos tipos de muebles para su conservación.
Ante esta situación se planteo la siguiente propuesta de crear una Planoteca en la empresa
AIASA.
Con la Planoteca la empresa, contará con un lugar apropiado para su resguardo y conservación de
sus planos, ante esto, es necesario contar con medidas de protección ante factores físicos,
72
químicos, biológicos, mecánicos, entre otros. Para evitar así su deterioro, debido a sus
características especiales de su material.
La empresa al tener esta Planoteca, contará con un área, donde se resguarde toda aquella
documentación generada por el desarrollo de actividades en proyectos de construcción de
inmuebles. Lo cual va permitir una mejor recuperación de la información, para la realización de
nuevos trabajos.
Con la organización de la Planoteca va permitir conservar la relación que existe entre el plano y
el expediente de archivo, al cual pertenece, evitan así su desvinculación. Que por motivos de
conservación es separado, de su expediente.
Para ello es necesario contar con el personal adecuado para llevar acabo este tipo trabajo bajo los
lineamientos archivístico.
Por ultimo los mapas, códices, planos, etc., tiene con gran valor social y cultural, esto ayuda a
investigadores a conocer territorios y linderos que fueron descubiertos hace mucho tiempo y
conocer el contexto cuando fueron elaborados de allí su relevancia de conservar estos medios de
información tan especiales y que con el paso del tiempo se van deteriorando sino que también dar
servicio de consulta y realizar la descripción de los mismos.
Todo esto la empresa va recuperar su información, trayendo consigo, un mejor aprovechamiento
para la toma de decisiones.
73
BIBLIOGRAFÍA
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75
ANEXOS
Anexo 1 Diagnóstico de archivos Anexo 2 Formato e instructivo de la ficha catalográfica Anexo 3 Formato e instructivo del vale de préstamo Anexo 4 Formato e instructivo del inventario
76
Anexo 1 Diagnóstico de Archivos
Para avaluar la situación archivística de la institución
Fecha: ___________________________________________ Responsable del Archivo: _________________________________________________
De queé institución depende ________________________________________________ ¿Cual es su ubicación en la estructura orgánica de la institución?_____________________ _________________________________________________________________________ ¿Con cuántas áreas cuenta el archivo? ________________________________________________________________________ ¿Podría mencionar de manera simplificada, las funciones de la institución? ________________________________________________________________________ ¿Qué tipo de archivo es? Trámite ( ) Concentración ( ) Histórico ( ) ¿Cuenta el archivo con un proyecto general? Si ( ) No ( )
1. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
A. IDENTIFICACIÓN
¿Existe una lista de los tipos documentales?: Si ( ) No ( )
¿Qué tipo de documentación genera la institución? _____________________________________________________________________ El volumen documental es de aproximadamente: Cajas ____________________________ Metros lineales ____________________ Expedientes _______________________ Carpetas __________________________ ¿Cuáles son las fechas extremas de los documentos que resguarda? ______________________________________________________ ¿Cuenta con un listado de las series documentales que contiene el archivo? Si ( ) No ( ) 77
¿A cuántas asciende? ______________________________________________________ ¿Podría mencionar algunas? ________________________________________________________________________
B. CLASIFICACIÓN
¿Qué sistema de clasificación utiliza?:
- Funcional: - Orgánico: -Orgánico-funcional: - Otro
¿Existe cuadro de clasificación?:
El cuadro de clasificación contempla __________ niveles:
- Fondo - Serie
- Sección - Otros
Podría decirnos un porcentaje aproximado de la documentación clasificada __________
C. ORDENACIÓN ¿Qué sistema de ordenación utiliza?
- Cronológico: - Numérico: - Alfabético: - Alfanumérico:
Podría decirnos un porcentaje aproximado de la documentación ordenada __________
D. DESCRIPCIÓN ¿Se aplican las normas de descripción archivística ISAD e ISAAR (CPF)? Si ( ) No ( )
¿Existe un sistema de clasificación?
SI NO
SI NO
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¿Podría enumerar los campos utilizados en la descripción? ________________________________________________________________________ ¿Existen instrumentos de descripción? Si ( ) No ( ) Cuáles son los instrumentos descriptivos que realizan en su archivo
- Guía: - Catálogo:
- Inventario: - Otros: Podría decirnos un porcentaje aproximado de la documentación descrita ___________
E. INGRESOS
¿El archivo recibe documentos?
Si ( ) No ( )
¿El archivo realiza transferencias? Si ( ) No ( )
¿El archivo emite relaciones de entrega o de traslado? Si ( ) No ( ) F. SELECCIÓN, VALORACIÓN Y EXPURGO
Indicar si el archivo realiza la tarea de selección Si ( ) No ( )
¿Qué método utiliza para la selección? _________________________________________________________________________
¿El archivo realiza tareas de valoración?
Si ( ) No ( ) ¿Qué método utiliza para la valoración?
________________________________________________________________________ ¿Se realizan catálogos de vigencia y conservación documental? Si ( ) No ( ) ¿Podría mencionar los elementos del catálogo de vigencia? ________________________________________________________________________ ¿Realizan depuración? Si ( ) No ( ). ¿Con qué frecuencia? ___________________ 79
G. AUTOMATIZACIÓN ¿Cuenta con alguna base de datos para la automatización del archivo? Si ( ) No ( ) En caso afirmativo, ¿podría especificar? ________________________________________________________________________ ¿Maneja documentos electrónicos y cómo los organiza? ________________________________________________________________________ ¿Realiza algún tipo de reproducción documental?, especifique Digitalización ___________________ Microfilmación __________________ Fotografía ______________________ Fotocopiado ____________________ ¿Qué criterios maneja para la elección de documentos a reproducir? ________________________________________________________________________ ¿El equipo técnico con que cuenta es suficiente y está actualizado? Si ( ) No ( ) 2. CONDICIONES DE RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN ¿Existe un área de archivo específica para el archivo? Si ( ) No ( ) ¿Las instalaciones son adecuadas? Si ( ) No ( )
Para observación directa *El local se encuentra en:
- Sótano - Planta baja - Primer piso - Otro
*Señale la condición del local:
- Local solo - Local compartido sin separación de
áreas
- Local compartido con separación de otras áreas
80
El local donde se guarda la documentación es:
- Propio de la empresa - Rentado - Otro El local se encuentra libre de peligros de:
- Contaminación - Inundación - Incendio
El local se encuentra cerca de:
- Una zona habitacional
- Una zona escolar
- Una zona industrial
- Otro ________________
Señale las características de las instalaciones de drenaje:
- Por dentro del local ocultas - Por dentro del local visible No existe dentro del local
Cuales son las características de las instalaciones eléctricas:
- Se encuentra ocultas - Se encuentra semiocultas - Se encuentra visibles
Indique el porcentaje que cubre las ventanas en relación con los muros que dan al exterior:
- Aproximadamente % - Carece de ventanas
¿Las oficinas administrativas comparten el mismo espacio con el archivo? Si ( ) No ( ) ¿El local cuenta con un área de trabajo para el tratamiento de los documentos? Si ( ) No ( ) ¿Cuenta con áreas para el préstamo y consulta de los documentos? Si ( ) No ( ) ¿Con cuantos metros cuadrados cuenta el local donde se encuentra la documentación? ___________________________________________________________________________ *¿De que material esta construido los muros del local? ___________________________________________________________________________ 81
*¿De que material esta hecho el techo del local donde se guarda la documentación? _________________________________________________________________________ *¿De que material esta hecho el piso del local y en que condiciones se encuentra? _________________________________________________________________________ ¿Cual es el periodo en que en que se le da mantenimiento al local? _________________________________________________________________________ ¿Indique la frecuencia con que cuenta se realiza la limpieza en archivo? _________________________________________________________________________ ¿Cual es temperatura y humedad dentro del archivo? _________________________________________________________________________
¿El espacio es suficiente? Si ( ) No ( ). ¿Para cuánto tiempo aproximadamente? ________________________________________________________________________ ¿Con qué clase de mobiliario cuenta? ¿Es suficiente? ________________________________________________________________________ ¿De qué material es el mobiliario? ________________________________________________________________________ ¿Qué unidades de instalación utiliza?
- Cajas - Fólder
- Legajos - Otros
¿El archivo ha implantado un sistema de medidas de protección? Si ( ) No ( )
¿Existen condiciones adecuadas de temperatura y humedad? Si ( ) No ( ) ¿Realizan fumigaciones? ¿Con qué frecuencia?
________________________________________________________________________ Los documentos se encuentran: En buenas condiciones Si ( ) No ( ) En regulares condiciones Si ( ) No ( ) En malas condiciones Si ( ) No ( ) En pésimas condiciones Si ( ) No ( ) En un momento determinado, ¿cuenta con un plan de contingencia? Si ( ) No ( ) 82
¿Cuál es el principal problema, en cuestión física, al que se enfrentan los documentos? _________________________________________________________________________ ¿Considera que seria necesario reubicar el archivo y contar con un local adecuado? _________________________________________________________________________ 3. SERVICIOS DEL ARCHIVO ¿Que tipo de usuarios tiene el archivo? Anote un porcentaje de los mismos Internos ( ) Externos ( ) ¿Que frecuencia de consulta tiene el archivo?____________________________________ ¿Que medidas tiene para controlar el préstamo de expedientes? _________________________________________________________________________ ¿Aparte de la consulta el archivo ofrece algún otro servicio, cual? Reprografia ____________________________ Préstamo documental ____________________ Asesoría ______________________________ Otro_________ Especifique_______________ 4. RECURSOS HUMANOS ¿Cuantas personas laboran en el archivo? __________ ¿Cuál es su nivel académico? Secundaria __________________________ Preparatoria _________________________ Licenciatura__________________________ Técnico o licenciatura en archivística ______________ Otro_________________ Especifique______________ ¿Qué capacitación en archivística han recibido y con qué frecuencia? _________________________________________________________________________ ¿Es suficiente el personal del archivo? Si ( ) No ( ) ¿Por qué? ________________________________________________________________ 5. RECURSOS FINANCIEROS ¿El archivo cuenta con partida presupuestal propia? Si ( ) No ( )
83
En caso de respuesta negativa, preguntar de qué instancia depende y si ésta tiene un verdadero interés por el archivo. ¿En que ocupa la mayor parte del presupuesto asignado al archivo? En sueldos y honorarios ( ) En mobiliario ( ) En contenedores para los documentos ( ) En difusión ( ) En equipo de computo ( ) En mantenimiento ( ) En otros ( ) Especifique _________________________________________________________________________ ¿Es suficiente el presupuesto asignado al archivo? Si ( ) No ( ) ¿En que considera usted que se deben elevar los rubros de gasto del archivo? _________________________________________________________________________ 6. RECURSOS NORMATIVOS ¿Existe un reglamento del archivo? Si ( ) No ( ) ¿Existe un manual de políticas y procedimientos para el archivo? Si ( ) No ( ) ¿Existen formatos para regular el flujo documental? Si ( ) No ( ) ¿Existen formatos para regular el uso, control y préstamo de documentos? Si ( ) No ( ) ¿Se encuentra actualizado el catálogo de vigencia y conservación documental? Si ( ) No ( ) ¿Considera usted necesaria la existencia de estos instrumentos normativos dentro de su archivo? Si ( ) No ( ) ¿Podría ampliar su respuesta? _________________________________________________________________________ ¿Cuál considera que es el principal problema en su archivo? _________________________________________________________________________ ¿Por qué? _________________________________________________________________________ 84
Nombre y cargo de quien contestó el cuestionario _________________________________________________________________________ Nombre de quien realizó el diagnóstico _________________________________________________________________________ Observaciones de quien realizó las preguntas _________________________________________________________________________ Fecha y hora en que se llevó a cabo la entrevista _________________________________________________________________________
85
Anexo 2 Ficha Catalográfica ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y
SANITARIA. S.A DE C.V. (A.I.A.S.A)
1
CLAVE DE CLASIFICACIÓN
DEL EXPEDIENTE
2 Nº. DE PLANO 3
ÁREA GEOGRÁFICA
4
TÍTULO DEL PLANO
5
TEMA 6
DESCRIPCIÓN 7
FECHA DEL PLANO
8
ESCALA 9
MEDIDAS 10
AUTOR 11
LOCALIZACIÓN
12
86
Anexo 2 Instructivo de la ficha catalográfica
1.- Anotar el número consecutivo de la ficha.
2.- Anotar la clave de clasificación del expediente al que pertenece, el cual deberán tener los
códigos de la sección, de la serie (subserie según sea el caso), el número de expediente y el
año.)
3.-. Anotar el número consecutivo del plano.
4.- Anotar el lugar donde se elaboro el plano.
5.- Anotar el título del plano.
6.- Anotar el nombre del tema que trata el plano.
7.- Anotar el asunto del plano.
8.- Anotar la fecha de elaboración del plano.
9.-Anotar la escala.
10.- Anotar las medidas del plano.
11.- Anotar el autor del plano.
12.- Anotar la ubicación del plano.
87
FECHA DE PRÉSTAMO 1
FECHA DE DEVOLUCIÓN
2
DATOS DEL USUARIO TELEFONO / EXT.
ÁREA SOLICITANTE 3 4
NOMBRE DEL USUARIO 5
DATOS DEL DOCUMENTO
SECCIÓN 6
SERIE 7 N° PLANO 8
NOMBRE DEL PLANO 9 UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA 10
ASUNTO 11
OBSERVACIONES 12 DOCUMENTACIÓN DE SALIDA DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA
ENTREGA RECIBE ENTREGA RECIBE
13 14 15 16 AUTORIZADO FECHA DE PRÓRROGA
17 18 88
Anexo 3 Vale de préstamo
Anexo 3 Instructivo del vale de préstamo 1.- Anotar el día, mes y año del préstamo documental. 2.- Anotar el día, mes y año de devolución del expediente o caja(s). 3.- Anotar el nombre completo de la Unidad o Área Administrativa que solicita el expediente. 4.- Anotar el número telefónico y extensión del área solicitante. 5.- Nombre del solicitante. 6.- Código y nombre completo de la Sección, al cual pertenece. 7.- Código y nombre completo de la Serie, al cual pertenece. 8.- Anotar el número de plano. 9.- -Anotar el nombre del plano. 10. Anotar la ubicación topográfica del plano. 11.- breve descripción del asunto. 12.- Anotar toda información relevante que se crea conveniente. 13.- Registrar nombre y firma de la persona de la Planoteca que entrega el plano a préstamo. 14. Registrar la firma del empleado de la Unidad o Área Administrativa que recibe el plano en préstamo. 15.- Registrar el nombre y firma del responsable de la Planoteca. 16.- Registrar nombre y firma de la persona del archivo de Concentración que recibe el plano. 17.- Registrar el nombre y la firma del empleado de la Unidad o Área Administrativa que entrega el plano. 18.- Anotar la fecha de prorroga (día, mes y año), que se otorgo para la devolución del préstamo.
89
FECHA DE
ELABORACIÓN
1 Anexo 4
Inventario de planos
N° DE HOJA__2_ DE ___
FONDO ARQUITECTURA INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA. S.A DE C.V. (A.I.A.S.A) UNIDAD ADMINISTRATIVA: 3
SECCIÓN: 4 No. DE SECCIÓN: 5
CODIGOS SERIES Y SUBSERIES
ESTADO O MUNICIPIO
NOMBRE DE LA EMPRESA O DE DEPENDENCIA
NÚMERO DEL
PLANO
DESCRIPCIÓN DEL
ASUNTO
FECHA DE
ELABORACIÓN ESCALA S
MEDIDAS TIPO DE PAPEL
UBICACIÓN FISICA OBSERVACIONES
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
ELABORADO NOMBRE Y FIRMA
______________18________________
VISTO BUENO POR ENCARGADO DEL ARCHIVO NOMBRE Y FIRMA
______________19________________
90
Anexo 4 Instructivo del inventario plano
1.- Anotar el día el mes y el año cuando se realizó el inventario. 2.- Anotar el número de hojas que contiene el inventario. 3.- Anotar el nombre de la Unidad Administrativa. 4.- Anotar el nombre de la sección 5.- Anotar el código asignado de la sección. 6.- Anotar los códigos asignados de la sección, serie, y subseries. 7.- Anotar el nombre de la serie y de las subseries según sea el caso. 8.- Anotar el nombre del estado o municipio donde realizo el proyecto. 9.- A notar el nombre de la empresa o organismo, dependencia donde se realizo el proyecto 10.- Anotar el número del plano. 11.- Breve descripción del asunto del plano. 12.- Anotar el día, mes y año de elaboración del plano. 13.- Anotar la escala del plano. 14.- Anotar las medidas del plano. .15.- Tipo de papel donde esta impreso el plano. 16.- Anotar el nombre del departamento donde se ubico el plano. 17.- Anotar todas las observaciones de un plano (estado de conservación, color, etc.) 18.- Anotar el nombre y la firma de quien elaboro el inventario. 19.- Anotar el nombre y la firma de la persona quien da el visto bueno del inventario. 91