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CAPÍTULO 4    Cómo dirigir una  ESCUELA FINANCIERAMENTE AUTOSUFICIENTE 

         

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  El  objetivo  de  este  capítulo  es  proporcionarle  las  herramientas  que  le  permitirán dirigir una Escuela Financieramente Autosuficiente. 

La  autosuficiencia  financiera  es  la  condición  de  no  necesitar  ayuda  externa,  apoyo  o interacción  para  mantenerse,  tal  como  lo  hemos  establecido  en  los  capítulos  anteriores. Podríamos definirlo como una autonomía personal o colectiva, en cuyo caso  la escuela no sólo genera los fondos sino que también se vuelve independiente mediante el uso de estos fondos para su propia administración.    En un mundo que  se debate en dificultades económicas,  las  sociedades han comenzado a confiar en el sector privado para hacer el trabajo que los gobiernos, a menudo, no hacen.  En el  mundo  en  desarrollo,  la  mayoría  de  las  veces,  los  gobiernos  no  pueden,  o  no  creen importante, dar apoyo financiero a áreas como la educación cuando hay otros sectores en crisis que requieren su atención y que tienen un impacto directo.   Las organizaciones, por lo tanto, se han embarcado en la lucha contra la pobreza y muchas han  encontrado  que  los  proyectos  financieramente  autosuficientes  son  una  gran herramienta para salir adelante. Ya se trate de emprendimientos o escuelas, el modelo está siempre  basado  en  la misma  premisa:  si  se  puede  ser  financieramente  autosuficiente,  el éxito no dependerá de la ayuda financiera del mercado.   La administración de una escuela agrícola autosuficiente puede no ser muy diferente de la de un emprendimiento comercial o industrial, pero sí tiene una característica única: el hecho de que  la escuela  trabaja  con estudiantes quienes  son  simultáneamente  los actores de  su éxito, ya que la excelencia educativa es su meta última.   En este capítulo encontrará  información valiosa que  lo ayudará a entender y desglosar  las áreas  vitales  de  la  administración  de  su  escuela,  que  le  permitirán  dirigir  con  éxito  la institución y los negocios elegidos.  

INTRODUCCIÓN 

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 El  objetivo  de  esta  sección  es  darle  un  panorama  de  qué  significa  dirigir  una escuela  agrícola  autosuficiente  y  de  los  elementos  necesarios  para  una administración eficiente y eficaz.  

 

a. ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE LA ADMINISTRACIÓN?   

La administración es el componente humano que dirige las actividades de una organización y pone todo su empeño en cumplir con  los objetivos elegidos. Una buena  infraestructura, el mejor equipamiento y la mejor ubicación no serán suficientes sin una buena administración.   La administración es un proceso universal:  la encontramos en cualquier  tipo de sociedad, capitalista o socialista, y en todo tipo de negocio, ya sea grande o pequeño. En honor a  la verdad, siempre que exista una institución social, existirá una administración.   En los países en desarrollo, la productividad y el nivel de vida pueden elevarse mediante la administración.  Ésta  hace  que  el  esfuerzo  humano  sea  efectivo  y  ayuda  a  obtener mejor personal,  equipamiento,  financiación,  mejores  materiales  y  alienta  las  relaciones interpersonales.  Aún más  importante,  se mantiene  al  tanto  de  los  cambios  y  proporciona técnicas de previsión y creatividad.    

b. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?   La administración es el proceso de asegurar que el grupo tiene:  

Un plan de acción para alcanzar la meta común.   Una organización efectiva.  Un esquema adecuado para delegar tareas.   Un sistema bien integrado de recompensas.   Una dirección y un control claros.  

 Una administración exitosa crea y mantiene un ambiente en el cual los integrantes del grupo pueden:  

Desempeñarse con entusiasmo.  Desarrollar su potencial.   Funcionar efectiva y eficientemente.  

 

c. ¿QUÉ SIGNIFICA SER UN ADMINISTRADOR?   Un administrador es una persona que:  

Toma decisiones que aumentan las ganancias.   Aprovecha los recursos disponibles.   Logra alcanzar los objetivos establecidos.  

  

1. ADMINISTRACIÓN 

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 Por lo tanto, los dos roles principales de un administrador son:  

Establecer los objetivos de la escuela.   Identificar  la  manera  de  obtener  los  mejores  resultados  con  los  recursos 

disponibles.   El  administrador  debe  saber  que  hay  dos  maneras  de  aumentar  el  cociente  de rendimiento/riesgo:  

1. Aumentar el numerador (ingresos) tratando de mantener el denominador (gastos) lo más bajo posible.  

2. Mantener  el  numerador  (ingresos)  constante  para  que  el  denominador  (gastos) disminuya.  

 Un administrador eficiente debe utilizar cualquiera de estas estrategias para cumplir con el objetivo  de  ser  financieramente  autosuficientes.  Son  muchos  los  administradores  que manejan  exitosamente  todos  los  aspectos  de  sus  escuelas,  pero  estamos  convencidos, también, que muchos de ellos necesitan esforzarse para mantenerse actualizados a  fin de poder garantizar la permanencia y crecimiento de sus instituciones.   

1. ESTABLEZCA LOS OBJETIVOS DE LA ESCUELA   

Los objetivos le sirven de guía al administrador y se los debe tener presente en el momento de  tomar  decisiones,  a  fin  de  considerar  si  los  efectos  de  ciertas  medidas  conducirán  al cumplimento de los objetivos mejor que otras.   Una escuela cuya dirección no tiene presente lo que se quiere lograr es como un barco sin timón: no se puede controlar hacia dónde va.   Cuando establezca objetivos, es muy importante que tenga en cuenta los siguientes puntos:   

Deben  estar  por  escrito:  De  esta  manera  todos  pueden  revisarlos  y  compararlos luego con los resultados obtenidos para decidir si han sido cumplidos.  

Deben ser específicos: “Incrementar  los  ingresos en $5.000 por año” es mejor que decir “incrementar ingresos”.  

Deben  ser medibles: El objetivo de  incrementar  los  ingresos en $5.000 por  año es medible y, por consiguiente, el administrador puede ver fácilmente hasta qué punto se han alcanzado los objetivos.   

Deben  fijárseles  un  plazo:  “Incrementar  los  ingresos  en  $5.000  por  año  para  los próximos dos años” es mejor que no establecer un plazo para alcanzar el objetivo.  

 Si  bien  es  cierto  que  el  fin  de  cada  negocio  es  ganar  dinero,  hay  distintas  maneras  de expresarlo. En las actividades agrícolas podemos tener objetivos adicionales. A continuación presentamos una lista de posibles objetivos:   

Autosuficiencia Financiera para la escuela – ¿en cuántos años?   Aumentar los ingresos netos – ¿cuál es el porcentaje esperado?   Maximizar las ganancias – lograr el mayor rendimiento posible sobre la inversión.   Mantener o mejorar el nivel de vida – de acuerdo a requisitos establecidos  

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Reducir deudas o subsidios – ¿cuáles serán los planes de pago?   Mantener ingresos estables – establecer ingresos mínimos para cada año.  Incrementar el tamaño de la operación, agregar tierra – ¿cuánto y cuándo?   Mantener  la  fertilidad  del  suelo  y  las  fuentes  de  agua  –  controles  estándar 

mensuales.   Normalmente  se  establecen  objetivos  múltiples,  por  eso  es  necesario  fijar  prioridades. Algunos  de  ellos  pueden  estar  en  conflicto  con  otros  por  lo  que  priorizar  es  aún  más importante. Ninguna escuela puede perdurar si no genera  los recursos necesarios para ser autosuficiente.  Por  lo  tanto  este  objetivo,  necesario  para  cumplir  con  los  demás,  se convierte en el más importante.   

2. IDENTIFIQUE  CÓMO  OBTENER  LOS  MEJORES  RESULTADOS  CON  LOS RECURSOS DISPONIBLES   

Debe considerar los recursos de que dispone para cumplir los objetivos y en el momento de establecerlos,  debe  tener  en  cuenta  la  cantidad de  tierra,  empleados  y  capital  disponible. Esto es vital para que los objetivos estén basados en la realidad específica de cada escuela y no en una expresión de deseos.   Otra  fuente  que  hay  que  tener  en  cuenta  es  la  capacidad  administrativa  de  la  escuela. Identificar  los  recursos  existentes  y  la  posibilidad  de  expandirlos  es  una  de  las responsabilidades  principales  del  administrador,  que  debe  concentrar  todos  sus  esfuerzos en lograr la mejor combinación de dichos recursos a fin de aplicarlos efectivamente para el cumplimiento de los objetivos.     Es importante plantearse las siguientes preguntas:   

¿Trabajar en agricultura, ganadería o una mezcla de ambas?   ¿Qué porcentaje de la tierra se dedicará a la agricultura?   ¿Qué cultivos se debe elegir?   ¿Con qué ganado se trabajará?   ¿Qué tecnología se usará para la producción?   ¿Cuál será la estrategia de mercado?  ¿Cómo es estructurarán las finanzas de la escuela?  

 Responder a estas preguntas y a muchas otras que se plantean en una escuela es, sin duda, una  tarea compleja.  Por  lo  tanto, el  administrador debe estar  familiarizado con diferentes herramientas  que  le permitan  identificar  problemas  y  tomar  las mejores  decisiones,  en  el momento justo.   

d. ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR?   Éstas son algunas de las funciones del administrador:  Planificación  Control Organización  Dirección Coordinación  Supervisión e Implementación 

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 De esta lista podemos extraer las tres funciones básicas de un administrador:   

1. PLANIFICACIÓN Ésta  es  la  función más  importante, mediante  la  cual  se  establece  el  curso  de  acción más efectivo que se debe seguir. No es mucho lo que se puede hacer sin un plan.   

2. IMPLEMENTACIÓN Una vez desarrollado el plan, ¡hay que llevarlo a cabo! Esta función, que abarca también la coordinación, dirección y supervisión,  incluye  la adquisición de  los recursos necesarios y  la implementación del proceso planificado.   

3. REVISIÓN Esta función incluye el seguimiento de los resultados, la generación de información nueva y la  aplicación  de  medidas  correctivas.  De  esta  manera  podemos  ver  si  los  resultados  de nuestras  actividades  guardan  relación  con  lo  planificado  y  podemos  tomar  las  medidas necesarias para corregir cualquier desviación que se hubiera detectado.  

e. ¿QUÉ RECURSOS HUMANOS NECESITA EL ADMINISTRADOR?  

 Los  recursos  humanos  pueden  clasificarse  en  las  siguientes  categorías:  académicos,  de producción y administrativos.   

1. RECURSOS HUMANOS ACADÉMICOS  Los  instructores  y  los  empleados  académicos  deben  enfocar  sus  esfuerzos  en  el  Plan Educativo/Productivo,  en  el  cual  los  objetivos  finales  de  una  Escuela  FAS  son  convertir estudiantes  pobres  en  ciudadanos  exitosos,  ejerciendo  plenamente  sus  derechos  y conscientes de sus responsabilidades.   

2. RECURSOS HUMANOS DE PRODUCCIÓN Los empleados deben conocer suficientemente el área para  la cual han sido contratados y concentrar  sus esfuerzos en  las metas de producción y mercadeo para cada producto.  Por ejemplo,  si  la escuela  tiene un  tambo, el  responsable de  la producción  lechera debe estar orientado no sólo hacia la producción sino que también debe satisfacer la demanda interna (comedor de los estudiantes) y la externa (procesamiento y venta de leche). Es más, deben entender las funciones de producción y mercadeo necesarias para que la escuela cumpla con las metas de autosuficiencia.   

3. RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVOS  Los administradores son fundamentales porque permiten que la escuela funcione de manera organizada  y  garantizan  que  la  información  estará  disponible,  y  en  el  formato  adecuado,  cuando se la necesite.   

Archivos de cada empleado  Descripción de funciones 

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Director de la Escuela Responsable de las

Ventas y la Asistencia Técnica

Equipo de Producción Ayuda también con el

programa de enseñanza

Docentes Ayudan también con la

producción y la autosuficiencia

Administración e Internado

Promueve el bienestar de los estudiantes

Vice Director Responsable de la autosuficiencia

Organigrama  A continuación damos un ejemplo de organigrama, de una escuela autosuficiente, en el cual se puede notar el énfasis en la meta de autosuficiencia.    

                  

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El  objetivo  de  este  capítulo  es  proporcionarle  la  información  necesaria  sobre contabilidad,  su  importancia  y  los  beneficios  de  tener  un  sistema  contable  que  le permita obtener, al instante, información relevante, clara y en el formato adecuado.  

a. ¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?  La contabilidad es una ciencia económica cuyo objetivo es proporcionar información sobre la situación  económica  pasada,  presente  y  futura,  a  fin  de  facilitar  las  decisiones,  la planificación y el control financieros. El mundo de los negocios avanza a grandes pasos y el sistema  contable  de  la  escuela  debe  mantenerse  a  la  par  a  fin  de  conservar  la  ventaja competitiva de sus empresas.   

b. ¿POR QUÉ LA CONTABILIDAD ES IMPORTANTE?   En  la  vida  diaria  todos  necesitamos  tener  un  cierto  control  sobre  nuestros  ingresos  y egresos. Necesitamos saber qué necesidades debemos atender y qué recursos usar. Sin este control, por ejemplo, corremos el riesgo de agotar nuestros recursos antes de fin de mes y, sin saber cuánto debemos pagar al banco por un préstamo, podemos darnos cuenta que no tenemos los fondos necesarios para pagar el crédito.   Esta tarea puede ser simple en el contexto de una familia (es suficiente tener lápiz y papel para  anotar  los  gastos  y  calcular  cuánto  dinero  queda),  pero  todo  depende  de  cuántas operaciones  se  vayan  a  realizar.  En  una  Escuela  FAS  hay  una  inmensa  cantidad  de información  que  requiere  un  sistema  de  asientos  estructurado  para  asegurar  la  eficiencia financiera.   La  escuela  puede  llegar  a  mover  mucho  dinero  en  un  sólo  día  y  realizar  múltiples operaciones  que  deben  ser  registradas.  Estos  registros  deben  hacerse  de  manera  clara, organizada  y metódica  para  que  el  director,  o  cualquier  otra  persona,  pueda  revisarlos  y entenderlos sin problemas, en cualquier momento.   El  administrador  de  una  escuela  agrícola  necesita  un  sistema  para  asentar  y  mantener registros  que  le  permita  conocer,  en  todo  momento,  la  situación  de  la  escuela  y  sus operaciones comerciales y tener la información disponible para tomar decisiones.  

c. ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS?   

Los registros contables deben ser:   

1. Exactos. Los  registros contables no pueden tener errores u omisiones. Si así fuera,  debe  existir  un  mecanismo  dentro  del  sistema  que  facilite  su localización y corrección.  

2. CONTABILIDAD 

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2. Simples. Los registros deben ser fáciles de entender y manejar por la persona responsable y de rápida interpretación. Si el sistema es complicado requerirá una inversión de tiempo y esfuerzo injustificados. 

3. Completos. Si se olvida de incluir algún dato vital, los registros perderán todo su  valor  pues  la  información  que  contienen  no  será  una  representación completa y podrá conducir a errores en la administración de la escuela.  

4. Diseñados con anticipación. Antes de ser utilizados, deben ser planificados y evaluados cuidadosamente para evitar duplicar la información. Además, se los debe poner  a prueba para  asegurarse que  son adecuados para el  propósito deseado.  

 

d. ¿QUÉ  FACTORES  INTERVIENEN  EN  LA  CREACIÓN  DE  REGISTROS CONTABLES?  

 La manera de encarar  la creación de  los  registros contables dependerá mayormente de  lo siguiente:   

El nivel de educación de los responsables de la administración de la escuela.   El interés de los directores de la escuela en tener información útil y fidedigna 

para tomar decisiones.   El tamaño de la granja y la organización planeada.  

 El tipo de registros puede variar desde el más simple en contabilidad de asiento único al más complejo en contabilidad de asiento doble. La decisión acerca de qué sistema debe utilizarse estará  determinada  por  los  negocios  que  desee  integrar  su  escuela,  abarcando  todas  las actividades  que  incluyen  el  uso  de  la  tierra,  ya  sean  agrícolas  o  ganaderas  en  todas  sus formas.   

e. ¿QUÉ ES CONTABILIDAD DE LA PRODUCCIÓN?   La contabilidad en cualquier industria, incluyendo la agrícola, debería:   

Proporcionar información confiable sobre el proceso de producción.  Ayudar a establecer controles financieros.   Permitir que se tomen buenas decisiones mediante la provisión de información.   Proporcionar  la  información  necesaria  para  cumplir  con  los  requisitos 

impositivos.   Ayudar al granjero a planificar mejoras en la estructura de su granja.   Permitir  un  mayor  conocimiento  de  la  administración  y  rentabilidad  del 

negocio.   Permitir  comparaciones  entre  diferentes  períodos  y  la  posibilidad  de  corregir 

errores anteriores.   Proporcionar la información necesaria para obtener un crédito.  

 Es  por  esto,  que  todos  los  negocios  agrícolas  deben  utilizar  sistemas  de  contabilidad,  sin importar el tamaño de las operaciones.   

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f. ¿QUÉ DIFICULTADES EXISTEN EN LA CONTABILIDAD DE LA PRODUCCIÓN?  

 La aplicación de los principios contables a la producción y a las actividades agrícolas genera una  serie  de dificultades  únicas  para  este  tipo de  actividad  económica.  A  continuación  se describen algunos desafíos contables relacionados a la industria agropecuaria:  

1. El  crecimiento  normal  de  los  animales,  que  implica  un  cambio  en  el  valor  de  los mismos,  debe  ser  considerado  en  términos  de  su  propósito  final,  según  lo  cual pueden ser considerados como factores de producción o productos. Si una ternera se vende para carne es un producto,  si  se  la conserva y cría como vaca  lechera es un factor  de  producción.  También  pueden  cumplir  distintos  propósitos  cuando envejecen.  Por  ejemplo,  luego  de  una  vida  útil  como  vaca  lechera,  ésta  puede convertirse en producto si se la vende para carne.  

2. Puede  haber  dificultades  en  distinguir  ingresos  y  egresos  familiares  de  los correspondientes al negocio familiar.  

3. La actividad agropecuaria depende de ciertos factores más allá del control humano, como ser el clima.  

4. La evaluación de los costos de producción para cultivos que están creciendo o están siendo procesados depende de la etapa de desarrollo del cultivo.  

5. En  vez  de  recibir  una  compensación  monetaria  por  su  trabajo,  los  dueños  de  un emprendimiento agropecuario pueden consumir sus productos directamente.  

6. La  combinación  de  actividades  agrícolas  y  ganaderas  complica  el  proceso  contable pues cada actividad debe calcularse por separado.  

7. La  presencia  de  estudiantes  como  fuente  de  mano  de  obra  es  también  un  factor único que debe ser tenido en cuenta.  

 

g. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA?   La administración de una Escuela FAS busca responder a las siguientes preguntas:   

1. ¿QUÉ debemos producir? 2. ¿CÓMO lo vamos a producir?  3. ¿CUÁNDO lo vamos a producir?  

 Para desarrollar  una  visión  general  con  respecto a  estas  tres preguntas y  a  los  efectos de planificar  qué  producirán  y  a  qué  costo,  los  directores  necesitan  información  precisa  y actualizada acerca de los movimientos de los mercados interno y externo. La administración obtiene los datos de los registros de la contabilidad agropecuaria y los pone a disposición del director para que éste tome las decisiones correctas y oportunas.   Debido a  los  cambios  frecuentes  en el mercado de productos  agropecuarios,  el productor debe  tener  técnicas  para  investigar  y  hacer  proyecciones  que  le  permitan  realizar  los cambios  necesarios  en  el  proceso  de  producción.  Conocer  los  respectivos  costos  de producción,  proyección  y  diversificación  de  nuevos  cultivos  lo  ayudarán  a  tomar mejores decisiones en cuanto a la opción más rentable.   

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h. ¿CUÁLES SON LOS FACTORES DE LA PRODUCCIÓN AGROPECUARIA?  

 La producción, en el sector agropecuario, depende de cuatro factores fundamentales:   

1. TIERRA La tierra tiene un valor fijo. Es el factor base de la actividad agropecuaria porque todos los otros factores de la producción, como ser animales, materiales y minerales dependen de ella.   

2. TRABAJO  Trabajo humano (profesores y alumnos)   Trabajo animal   Trabajo mecánico   Trabajo técnico y de investigación  

 3. CAPITAL

El  capital  consiste  en  los  recursos  económicos  y  financieros  que  una  Escuela  FAS  tiene disponibles  para  llevar  a  cabo  la  producción.  Los  mismos  pueden  incluir:  dinero, propiedades, maquinarias, equipos, etc.   

4. ADMINISTRADOR El administrador es responsable de la combinación eficiente de los tres elementos anteriores para generar producción e  ingresos en una escuela agrícola. El  administrador debe buscar siempre los mejores resultados para lograr el objetivo final, o sea la autosuficiencia.    

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El  objetivo  de  esta  sección  es  proporcionarle  información  sobre  los  costos  de producción, la variedad de las actividades agropecuarias y cómo registrarlas utilizando principios contables.  

 

a. ¿QUÉ SON LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN?   Los costos de producción son  los gastos necesarios para mantener el proyecto o  la unidad operativa, por ejemplo el tambo en una escuela. La diferencia entre los ingresos por ventas y otras  fuentes  y  los  costos  de  producción  es  el  ingreso  bruto  de  una  unidad  operativa.  El costo total de la producción de leche incluye los costos de forraje para el ganado, sanidad y mano de obra directa.  

b. ¿QUÉ SON LOS COSTOS AGROPECUARIOS?   Todas  las  escuelas  agrícolas  necesitan  recursos  financieros  para  adquirir  suministros  e insumos  para  la  producción  tales  como  semillas,  herbicidas,  fertilizantes,  insecticidas, animales  y  forraje, maquinarias  y  equipos,  instalaciones  y  estructuras,  contratar mano  de obra, etc. Los costos de las escuelas agrícolas pueden agruparse en las siguientes categorías:    

1. TIERRA El  costo del  agotamiento del  suelo  si  es propia o  arrendada  cuando el productor no es  el propietario.   

2. TRABAJO El  pago  realizado  a  los  trabajadores  permanentes  o  temporales  y  el  valor  del  trabajo proporcionado por dichos trabajadores o por los estudiantes de la escuela agrícola.   

3. BIENES DE PRODUCCIÓN A LARGO PLAZO  Maquinarias y otros equipos; instalaciones y estructuras.   

4. INSUMOS DE PRODUCCIÓN  Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas.   

5. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS  Molinos y mezcladoras de granos para hacer forraje, transporte de productos / animales y servicios mecánicos tales como arado y rastrillado.  

 6. COSTOS OPERATIVOS  

Electricidad y comunicaciones (teléfono, radio).   Combustible y lubricantes.   Materiales (para reparar caminos, instalaciones, cercas, etc.). 

3. CONTABILIDAD Y  COSTOS AGROPECUARIOS 

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Mantenimiento (de las instalaciones, maquinaria, equipos, etc.).   Depreciación.  

  Insurance 

     El siguiente caso es ilustrativo de costos:                  NOTA  IMPORTANTE SOBRE COSTOS DE MANO DE OBRA EN UNA ESCUELA     AGRÍCOLA:  

 En  la actividad agropecuaria de  los pequeños granjeros,  los miembros de  la familia no tienen establecido un pago por el trabajo que realizan en el campo, ni tampoco recibe un salario el productor. Si la granja no tiene esa fuente de mano de obra, debe contratar trabajadores externos.  

 Una  Escuela  FAS  es  una  granja  que  pertenece  a  una  escuela  agrícola  en  la  cual  los estudiantes practican en el campo las técnicas que aprenden y por lo tanto no reciben una retribución monetaria. Por  lo tanto, para conocer el costo real de la producción,  la escuela debe tener en cuenta  los salarios no pagados,  si no  los costos  resultantes de  la operación serán engañosos.   También es  cierto que en una granja  convencional no es necesario  tener mucha mano de obra, porque el proceso de producción puede realizarse con sólo unos pocos  trabajadores profesionales.  Por  lo  tanto  le  sugerimos que  tome  los  salarios de  los  técnicos  y docentes, que trabajan en cada unidad productiva, como el costo del trabajo. Esto contribuirá a fijar de manera precisa el costo del producto.   

c. CÓMO CLASIFICAR SUS COSTOS   Para tener una idea de la rentabilidad de la escuela es de suma importancia poder identificar y familiarizarse con el comportamiento de los costos de las actividades que desarrolla. Estos costos pueden clasificarse de la siguiente manera:   

Es sumamente importante distinguir entre gastos y costos. Los costos son recursos utilizados directamente para la producción, mientras que los gastos son pagos que 

pueden aplicarse a uno o más períodos de la producción y pueden darse aún cuando no se está produciendo. 

 

Una escuela compra maquinaria nueva que será de ayuda para la producción por varios años. El pago se hace en el momento de la adquisición, y no se realizan otros desembolsos mientras la maquinaria se usa para el proceso de producción. 

 Sin embargo, a cada período de operación se le debe asignar parte del costo de la 

maquinaria a fin de calcular la ganancia o  pérdida real de dicho período.  

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Costos fijos o variables.   Costos directos o indirectos.   Costos totales y unitarios. 

 1. COSTOS FIJOS 

Son  aquellos  costos  que  no  varían  según  el  volumen  de  la  producción.  Ejemplos: depreciación, seguros.   

2. COSTOS VARIABLES  Son aquellos costos directamente relacionados con el volumen de la producción, o sea que aumentan  cuando  aumenta  la  producción.  Ejemplos:  forraje,  combustible,  fertilizantes, trabajo.   

3. COSTOS DIRECTOS  Son los costos directamente relacionados con el proceso de producción o con un producto específico. Ejemplos: el costo de semillas y fertilizantes está directamente relacionado con la producción de maíz.   

4. COSTOS INDIRECTOS  Son  aquellos  que  no  tienen  relación  con  la  producción  de  un  producto  en  particular,  son necesarios para el proceso de producción pero no  se  los puede  identificar  como un  costo específico de un producto. Ejemplo:  la electricidad es necesaria para  todas  las actividades productivas, pero es difícil determinar cuánto corresponde a cada producto.   

5. COSTOS TOTALES  El  costo  total  de  una  hectárea  de  sésamo  es  una  información  importante,  pero  no  es suficiente para evaluar  la eficiencia del proceso de producción  si no  se  tiene en cuenta el nivel de producción por hectárea.   

6. COSTOS UNITARIOS  El costo total por kilo de sésamo toma en cuenta los costos y el nivel de producción, y por lo tanto  representa  una  información  más  útil  para  comparar  la  eficiencia  del  proceso  de producción.  El siguiente es un ejemplo de costo unitario:            

Un granjero produce 4.000 kilos de sésamo con un costo de $ 2.500.   

Si dividimos $ 2.500 por la cantidad de unidades producidas (4.000), obtenemos un costo unitario de $ 0,625.  

  Esto es lo mismo que decir que cada kilo de sésamo cuesta $ 0,625.  

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Los costos unitarios son una información extremadamente importante porque nos permiten lo siguiente:   

Fijar un precio de venta razonable.   Localizar los cambios en el costo de un producto a través del tiempo.   Comparar los costos de distintos productos.   Comparar su nivel de producción con otros negocios agropecuarios  involucrados en 

la misma operación.    

d. CÓMO CALCULAR EL COSTO DE UN PRODUCTO   Para calcular el costo de un producto debe tener en cuenta todos los gastos necesarios en los que incurrirá para que sea comercializable. Con estos costos el administrador tendrá los datos sobre la rentabilidad de cada producto y podrá así tomar decisiones acerca de cómo comercializarlos. Recuerde incluir los siguientes costos en sus cálculos:   SUMINISTROS  Son los costos de los insecticidas, fertilizantes y fungicidas que se aplican a los cultivos.   TRABAJO HUMANO  Incluye el  trabajo de preparación del  suelo, plantación y cosecha.  Se deben diferenciar  las horas  estimativas  del  trabajo  de  los  estudiantes  pues  este  costo  no  representa  un desembolso en efectivo.   DEPRECIACIÓN  Se calcula tomando como base la vida útil de cada activo.   OTROS COSTOS  Son aquellos gastos cuyo valor es tan pequeño que no vale la pena detallarlo, por ejemplo, la compra de ciertos utensilios o materiales para la cosecha como bolsas, canastas, etc.   ARRENDAMIENTO  Si la escuela no es la propietaria de la maquinaria, se debe incluir el monto anual que paga para arrendarla.   SEGUROS  Esta categoría se refiere a las pólizas de seguro anuales de ciertos bienes como instalaciones, maquinaria  agropecuaria,  edificios,  equipos,  etc.  Estos  bienes  se  usan  en  diversas actividades,  por  lo  que  se  debe  determinar  la  proporción  que  corresponde  a  cada  una basándose en el valor y uso relativo.  MANTENIMIENTO DE LOS BIENES  Esta  categoría  incluye  el  costo  de  reparación  y  mantenimiento  de  las  instalaciones, estructuras, maquinaria, equipamientos, etc., necesario para mantenerlos en buen estado.     

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ELECTRICIDAD, COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES  Los  costos  de  estos  rubros  son  el  precio  que  la  escuela  paga  por  ellos.  En  el  caso  de combustibles  y  lubricantes,  sólo  se  incluye  la  cantidad  utilizada  durante  el  año  fiscal correspondiente.    INTERESES  Los  únicos  intereses  a  considerar  en  el  costo  del  proceso  de  producción  son  los correspondientes a créditos obtenidos para financiar el proyecto.   TRANSPORTE INTERNO  Si  son  camiones,  vehículos,  tractores  con  tráiler,  etc.,  ya  sean  propiedad  de  la  escuela  o arrendados,  entonces  deben  ser  agrupados  en  esta  categoría.  Si  el  transporte  lo  realizan personas sin utilizar medios mecánicos ni vehículos tirados por animales, este trabajo debe colocarse en la categoría de trabajo humano.     

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El objetivo de esta  sección es dar una explicación de por qué  los estados  contables son importantes para monitorear los avances de la escuela agrícola.  

 

a. ¿QUÉ SON LOS ESTADOS CONTABLES?   Los estados contables son los productos finales de la contabilidad. Básicamente, son tablas y notas aclaratorias que resumen la situación económica y financiera de un emprendimiento. Esta  información  es  útil  para  los  administradores  y  otras  personas  como  los  accionistas, entidades crediticias y propietarios  

b. ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DE UN ESTADO CONTABLE?   Un estado contable debe ofrecer la siguiente información sobre una entidad:   

Su patrimonio neto a la fecha del estado contable.   Un resumen de las causas de la situación financiera en ese momento.   El desarrollo del patrimonio neto durante un período dado.   El desarrollo de la situación financiera durante ese mismo período.   Otros  hechos  que  ayudan  a  evaluar  los montos,  plazos  e  incertidumbre  de 

pagos  futuros  que  la  institución  debe  hacer  a  inversores  y  entidades crediticias por diversas razones. 

 

c. ¿QUÉ ES UN BALANCE O ESTADO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA?   Un balance muestra los activos de una entidad, es decir los bienes que posee, y el pasivo que incluye  sus  compromisos  y  obligaciones  con  terceras  partes.  La  diferencia  entre  activo  y pasivo se llama ‘capital’ o patrimonio neto de la entidad.     

d. ¿QUÉ ES UN ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS?   El estado de pérdidas y ganancias muestra las variaciones en el capital o patrimonio neto a lo largo de un período de un año. Tiene en cuenta los ingresos por venta de mercaderías o servicios  y  los  costos  y  gastos  relacionados,  incluyendo  los  impuestos.  La  línea al  final  del balance muestra las ganancias y pérdidas generales. A pesar de ser la última línea, a menudo es la primera y, algunas veces, la única que se lee.   El  estado  de  pérdidas  y  ganancias  proporciona  información  sobre  el  por  qué  de  los resultados para ese período, ya sean ganancias o pérdidas. En primer lugar provee una lista del  total  de  los  ingresos  derivados  de  las  diferentes  actividades productivas  de  la  escuela agrícola, por ejemplo: venta de leche, huevos, vegetales, lácteos, etc., y luego enumera los costos relativos a dichas actividades. La diferencia de ambas cifras es el resultado general.  

4. ESTADOS CONTABLES  

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e. ¿QUÉ ES UN ESTADO DE FLUJO DE CAJA?   Una de  las cosas más  importantes para mantener una escuela en funcionamiento es tener una tabla actualizada del flujo de caja, porque si el efectivo se acaba usted estará en SERIOS problemas.   Un estado de flujo de caja es un estado de pérdidas y ganancias que cubre períodos futuros y que ha sido modificado para mostrar solamente los ingresos y egresos en efectivo. Es una herramienta excelente porque sirve para predecir cuándo se necesitará el efectivo.   Para asegurarse de que siempre tendrá suficiente efectivo, debe realizar cálculos estimativos conservadores, con cifras bajas para  ingresos y altas para egresos.  Las proyecciones deben ser para los próximos 12 meses.   

f. CÓMO ESTRUCTURAR UNA TABLA DE FLUJO DE CAJA   Siga nuestro ejemplo de la Tabla 1 al final de esta sección.   En la primera parte tenemos “Ingresos”. En este ejemplo tenemos ingresos provenientes de ganadería, cultivos, hotel y actividades académicas.   Luego,  se  asientan  los  egresos  correspondientes  al  funcionamiento  de  la  escuela  que incluyen: salarios, electricidad, teléfono, seguros, etc. El  resultado de restar  los egresos de los ingresos se llama ‘flujo de caja de las operaciones’.   Luego,  se  restan  del  ‘flujo  de  caja  de  las  operaciones’  los  gastos  correspondientes  a inversiones,  realizados  durante  el  período  en  cuestión,  tales  como  construcciones, reparaciones, compra de equipos y animales, etc.   Luego de esta resta tenemos el flujo de caja total, un registro de todo el efectivo que entra y sale durante ese período. El resultado muestra el balance de efectivo correspondiente a las actividades realizadas durante ese período.  El  ‘balance  inicial’  registrado  en  la  penúltima  línea  de  la  Tabla  1  es  el  monto  de  dinero disponible al inicio del período. En el primer mes puede asentar manualmente el monto del capital que posee para comenzar el emprendimiento, y luego le resta o suma el flujo de caja total  correspondiente  al  período  en  cuestión.  Esto  le  dará  el  ‘balance  final’  que  debe  ser transferido al período subsiguiente como balance inicial y así sucesivamente.   XXXX Escuela Agrícola                                                                          Flujo de Caja  (Dólares)                                                                                   Tabla 1  Ingresos  2008  2009  2010  2011  2012 Tambo  9847  21330  26683  31857  39,000 Cerdos  3168  4800  5600  7168  8,064 

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Gallinero  11808  14000  31492  42557  54,731 Colmenas  1600  4000  6750  6750  6,750 Vivero  0  30055  60109  90164  120,219 Alojamiento y Comida  8415  63910  86340  104760  155,790 Matrícula y donaciones familiares 

1200  2400  3600  3600  3,600 

Subtotal de Ingresos (1)  36,038  140494  220574  286856  388,154 Egresos (2)  184,175  229,839  273,882  308,377  356,021 Salarios  96,877  105,612  106, 394  111,713  117,299 Electricidad  8,603  9,033  9,485  9,959  10,457 Teléfono e Internet  600  630  662  695  729 Seguros  7515  7,891  8,285  8,700  9,135 Mantenimiento  4,700  4,935  5,182  5,441  5,713 Químicos p/Agricultura  0  15,027  30,055  45,082  60,109 Químicos p/Ganadería   2,600  3,220  4,340  4,710  5,580 Comida estudiantes  8,486  8,910  9,356  9,823  10,314 Forraje  33,897  39,624  61,015  69,372  82,931 Combustible y aceite  1,800  1,890  1,985  2,084  2,188 Insumos de oficina  1,200  1,260  1,323  1,389  1,459 Costos de vivienda  1,500  1,575  1,654  1,736  1,823 Impuestos  1,500  1,575  1,654  1,736  1,823 Costos de viajes  1,500  1,575  1,654  1,736  1,823 Papel y costos de impresión  1,200  1,260  1,323  1,389  1,459 Fotocopias y encuadernados  600  630  662  695  729 Limpieza  1,000  1,050  1,103  1,158  1,216 Publicidad  3,500  3,675  3,859  4,052  4,254 Transporte  1,500  1,575  1,654  1,736  1,823 Costos de hotel  2,588  15,117  18,220  20,880  30,570 Costos bancarios  500  525  551  579  608 Arrendamiento de la tierra  1,050  1,050  1,050  1,050  1,050 Otros costos  2,000  2,200  2,420  2,662  2,928 Flujo de caja de las operaciones (3) = (1) – (2) 

‐ 148,677  ‐89,345  ‐53,308  ‐21,521  32,133 

Inversión en infraestructura (4)  175,900  97,900  18,700  26,000  5,000 Edificio nuevo de la escuela  29,000  58,000  0  0  0 Equipos de escuela y laboratorio  10,000  15,000  0  0  0 Reparaciones en el edificio del hotel 

0  0  0  0  0 

Chalets nuevos (hotel)  18,000  0  0  0  0 Equipamiento del hotel  10,000  0  0  0  0 Instalaciones del tambo  20,000  3,000  0  0  0 Equipamiento del tambo  10,000  0  0  0  0 Instalaciones del gallinero  0  12,500  12,500  12,500  0 

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Equipamiento del gallinero  2,500  2,500  0  0  0 Instalaciones de la porqueriza  0  0  0  0  0 Equipamiento de la porqueriza  0  0  0  0  0 Adquisición de animales  0  4,500  6,200  1,500  5,000 Cajones de abejas  400  400  0  0  0 Vehículo  0  0  0  0  0 Herramientas y equipos  0  0  0  0  0 Biblioteca, Internet  10,000             Informática  0  0  0  12,000  0 Instalación del vivero  5,000  0  0  0  0 Instalación de la huerta  2,500  0  0  0  0 Pastura  2,000  2,000  0  0  0 Compra de tierra y pasturas  10,500  0  0  0  0 Asistencia técnica  46,000  0  0  0  0 Flujo de caja para el período (5) = (3) – (4) 

‐324,577  ‐187,245  ‐72,008  ‐47,521  27,133 

Balance inicial  1,000,000  675,423  488,178  416,170  368,648 Balance final  675,423  488,178  416,170  368,648  395,781    

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El objetivo de esta sección es guiarlo para utilizar un presupuesto que servirá de ayuda para la planificación y control que realiza la administración.  

 

a. ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?   Un  presupuesto  es  un  plan  de  acción  dirigido  a  alcanzar  una  meta  predeterminada, expresado  en  términos  financieros,  que  debe  ejecutarse  dentro  de  un  cierto  plazo  y  bajo ciertas condiciones predeterminadas.   

b. ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE UN PRESUPUESTO?   Un presupuesto es un plan para generar ingresos y realizar gastos. Al crear un presupuesto es importante que siga los siguientes pasos:  

  Cree su presupuesto para un período de tiempo específico.   Exprese el presupuesto en términos financieros.   Identifique todos los ingresos y egresos.   

A fin de crear un presupuesto es importante entender lo siguiente:    El proceso para confeccionar un presupuesto.   Los beneficios de un presupuesto.   Los factores que influyen en un presupuesto.   Cómo presupuestar un ítem en particular.   Cómo revisar y realizar cambios en el presupuesto.  

 

c. ¿POR QUÉ DEBERÍA HACER UN PRESUPUESTO?   Un presupuesto es un elemento importante para el éxito de cualquier emprendimiento, ya que el mismo identifica:   

Ingresos – el dinero del que se dispone para cubrir los costos operativos.   Egresos – cuánto se gastará.  

 El presupuesto debe ser considerado como una herramienta financiera que lo ayudará en lo siguiente:   

Fijar metas futuras.   Evaluar actividades.   Decidir cuánto dinero gastará y cuándo.   Medir los resultados.   Identificar áreas con problemas que deben ser atendidas.  

 

5. PRESUPUESTO 

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d. ¿QUÉ FACTORES INFLUYEN EN LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO?  

 Son varios los elementos que debe considerar para elaborar un presupuesto:   

1. Tendencias financieras anteriores.  2. Cambios en la consumición del producto en la escuela.  3. Aumento o disminución del número de alumnos.  4. Incorporación de nuevas unidades productivas.  5. Cambios en los niveles de ingresos.  6. Cambios en las ayudas estatales o cualquier otro subsidio que pudiera recibir.  7. Cambios operativos y programáticos.  8. Nueva legislación impositiva que pudiera causar un aumento en los costos.  9. Inflación anual.  10. Cualquier plan que pudiera tener para disminuir los costos de mano de obra.  11. Aumento o disminución en el costo de los programas.  12. Aumento o disminución en el precio de los alimentos, suministros o servicios.  13. Aumentos de salarios que debieran tenerse en cuenta.  14. Aumento en los beneficios, o beneficios adicionales, como ser seguro de vida para los 

estudiantes y empleados.   

e. ¿CÓMO PRESUPUESTO LAS DIFERENTES ÁREAS?   Algunas áreas, por ejemplo  los alimentos, deben basarse en  la cantidad que se necesitará. Los  costos  de  mano  de  obra,  seguros,  contratos  y  otros  pueden  ser  ajustados  según  la fluctuación de los precios.   

f. ¿DE QUÉ MANERA COMIENZO A ELABORAR UN PRESUPUESTO?   Para que el presupuesto sea una herramienta útil es importante seguir los siguientes pasos:   

¡Manténgalo dentro de la realidad!   Antes de terminarlo revíselo con el personal de cada unidad operativa.   Deje  en  claro  con  sus  empleados  que  el  presupuesto  será  utilizado  para 

evaluar el éxito del programa.   A continuación se exponen los pasos clave del proceso de planificación:   

1. ESTABLEZCA METAS A LARGO PLAZO  Establezca metas para los próximos 3 a 5 años.   

2. DESARROLLE UN PLAN PARA EL PRESUPUESTO   Decida las categorías presupuestarias para los ingresos y egresos.   Decida qué información utilizará para elaborar y analizar su presupuesto.   Decida cuánto presupuestar para cada área o categoría.  

 

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3. PRONOSTIQUE SUS INGRESOS BASÁNDOSE EN ESTOS FACTORES   La cantidad de dinero disponible proveniente de fuentes locales.   Determine cómo afectará sus ingresos la fluctuación de las tasas de interés.    Identifique otras fuentes de ingresos como ser subsidios, descuentos y ventas 

de equipos.   

4. CALCULE CUIDADOSAMENTE LOS GASTOS   La clave para elaborar un presupuesto es calcular los gastos de todo el año.   Ponga  todo  su  empeño  en  ser  preciso  a  fin  de  administrar  las  expectativas 

financieras.   Diseñe una tabla de trabajos con los detalles de cada categoría y sus gastos.  

 5. PRESUPUESTE PARA TODO EL AÑO 

La  mejor  opción  es  hacer  un  presupuesto  detallado  para  cada  mes,  luego sumarlos todos juntos y obtener así el presupuesto para todo el año.  

Recuerde que algunos meses tienen más feriados que otros.   Los distintos períodos del año tendrán un efecto en el costo de los alimentos.  

 

g. ¿CÓMO PUEDO SABER SI ESTOY EN EL CAMINO CORRECTO AL ELABORAR UN PRESUPUESTO? 

 Debe  revisar  su  presupuesto  y  compararlo  con  los  costos  mensuales  reales.  Las comparaciones por categoría pueden mostrar tendencias o cambios, por ejemplo:   

La cantidad de leche vendida o de inscripciones, ¿es la esperada?   El costo real de los alimentos, ¿fue mayor o menor a lo presupuestado?   El consumo de electricidad y teléfono, ¿es la cantidad estimada?  

 

h. ¿CUÁNDO DEBO AJUSTAR MI PRESUPUESTO?   Es  importante  revisar y ajustar el presupuesto mensualmente, no espere a que  termine el año.  Lo  mejor  es  identificar  un  problema  con  rapidez  y  así  poder  solucionarlo.  A continuación damos una guía de preguntas que debe hacerse:   

1. ¿Revisé  los  costos  del  programa  según  sus  categorías  (costos  de  alimentos, materias primas y suministros, trabajo)?  

2. ¿Permití que todo el personal participara en la elaboración del presupuesto?  3. ¿Saben  cuán  importante  es  el  control  de  los  costos  para  que  la  operación  sea 

exitosa?   Un presupuesto efectivo  lo convertirá en un mejor administrador y  lo ayudará a mejorar y ampliar su programa.   La siguiente tabla muestra la producción y las ventas mensuales del tambo en el sector ganadero de una escuela agrícola. En la misma se pueden apreciar las variables que afectan 

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los cálculos de producción e ingresos mensuales.    Producción Animal  Enero 07  Febrero 07  Marzo 07  Abril 07 1. Vacas lecheras         Producción         Vacas productivas  30  30  30  30 Producción Total del Tambo         Producción de leche mensual, vacas de alto rendimiento  

12,462  11,340  12,555  12,150 

Producción mensual de leche, vacas de bajo rendimiento  

       

Producción de leche diaria   402  405  405  405 Producción promedio de leche de vacas de bajo rendimiento  

       

Producción promedio de leche de vacas de alto rendimiento  

13  14  14  14 

Cantidad de días en el mes  31  28  31  30 Producción total bruta mensual         Asignación de la Producción          Consumo en el comedor   1,240  1,120  1,240  1,200 Consumo de terneros  930  840  930  900 Ventas a la industria  7,750  7,000  6,200  6,000 Ventas diarias al público         Total de ventas al público  2,542  2,380  4,185  4,050 Producción neta de leche por día          Precio de venta  1,800  1,800  1,800  1,800 Ingresos de ventas a la industria   13,950,000  12,600,000  11,160,000  10,800,000 Ingresos de ventas al público  4,575,600  4,284,000  7,533,000  7,290,000 Total de ingresos (industria + ventas al público)  

18,525,600  16,884,000  18,693,000  18,090,000 

 El  próximo  ejemplo  realiza  una  comparación  entre  lo  presupuestado  y el  desempeño  real para un mes específico, la cual permite al administrador observar los niveles de producción y ventas para dicho mes.   

La columna 1 muestra las áreas incluidas en el presupuesto.   La columna 2 muestra las cifras reales para el mes. Esta información se toma de 

los registros contables.   La columna 3 representa los cálculos estimativos del presupuesto original.   La  columna  4  indica,  en  términos  de  porcentaje,  las  diferencias  entre  lo  que 

sucedió en el mes y lo que se presupuestó.   La columna 5 muestra las diferencias en términos monetarios.  

  

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Escuela Agrícola  Comparación para el mes:    30/09/2007 1  2  3  4  5   30/09/2007  Presupuesto 

Set. 2007 %  Variación   

(+/‐) ESTADO DE INGRESOS         GANADERÍA  15,975,349  9,506,700   168%  6,468,649 LECHE  8,892,267  5,400,000   165%  3,492,267  CARNE VACUNA  0   0  0%  0 CARNE DE CERDO  2,238,09  0   0%  2,238,095  HUEVOS, POLLOS  4,124,695   3,229,200  128%  895,495 LECHE DE CABRA  639,966  877,500  0%  ‐237,534  CONEJOS  57,143   0  0%  57,143 MIEL  23,183   0   0%  23,183  CULTIVOS  1,701,991   10,755,000  16%  ‐9,053,009  HUERTA  1,348,889   5,930,000   23%  ‐4,581,111  CAMPO  353,102  4,825,000   7%  ‐4,471,898  HOTEL  49,818,281   41,189,545   121%  8,628,736  ALOJAMIENTO  49,818,281   41,189,545   121%  8,628,736  ENSEÑANZA  4,730,000  4,670,000   101%  60,000 MATRÍCULA/CUOTAS  4,730,000  4,670,000   101%  60,000  PARADOR  464,145  8,892,314   5%  ‐8,428,168  MERCADERÍAS  464,145   8,892,314  5%  ‐8,428,168 PLANTA LÁCTEA  1,706,438  10,655,455  16%  ‐8,949,017  PRODUCTOS LÁCTEOS  1,706,438  10,655,455  16%  ‐8,949,017 ASISTENCIA TÉCNICA  19,585,772   10,733,333  182%  8,852,439  ASISTENCIA TÉCNICA  19,585,772   10,733,333   182%  8,852,439 OTROS INGRESOS  1,232,692  13,920,000   9%  ‐12,687,308  OTROS INGRESOS  741,419  1,620,000  46%  ‐878,581 ALQUILER DE CHALETS  0  0  0%  0  ARTESANÍAS  0   1,200,000   0%  ‐1,200,000 SUVENIRES  127,273   1,100,000   12%  ‐972,727 MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS 

364,000   10,000,000   4%  ‐9,636,000 

TOTAL DE INGRESOS  95,214,668     110,322,347    86%  ‐15,107,678      En el siguiente ejemplo se compara el presupuesto acumulado con el desempeño real hasta un mes determinado, enfocándose nuevamente en los  ingresos. Esta comparación permite al  administrador  observar  el  comportamiento  de  la  producción  y  las  ventas  del  año  fiscal hasta la fecha fijada.   

La columna 1 muestra el área incluida en el presupuesto.   La  columna 2 detalla  los  resultados hasta ese momento, obtenidos del  registro 

contable.  

100

La  columna  3  contiene  el  presupuesto  acumulado  para  el  período  según  lo planificado inicialmente.  

La  columna  4  muestra,  en  términos  de  porcentaje,  la  diferencia  entre  el desempeño a la fecha y lo que se había presupuestado.  

La columna 5 muestra la diferencia en términos monetarios.   Las  columnas  6  y  7  muestran  el  monto  total  presupuestado  para  el  año  y  el 

porcentaje de lo ejecutado a la fecha.   Siempre  se  debe  indicar  el  período  al  que  corresponde  la  comparación,  en  este  caso 30/9/2007.   Escuela Agrícola 

Comparación para el período:      30/09/2007   

1  2  3  4  5  6  7   Ingresos 

acumulativos hasta 09/30/07 

Presupuesto acumulativo Set.  2007 

%  Variación  (+/‐) 

Presupuesto 2007  

% 

ESTADO DE INGRESOS 

           

GANADERÍA  85,800,228  106,202,715  81%  ‐20,402,487   197,240,595   44% Leche  39,764,612   43,585,281   91%  ‐3,820,669  60,145,281  66% Carne vacuna  1,500,000  1,500,000  100% 0  10,500,000   14% Carne de cerdo 14,379,746   16,827,146   85%  ‐2,447,400   31,227,146   46% Huevos, pollos  20,833,003   31,709,729   66%  ‐10,876,726   61,976,609   34% Leche de cabra 5,716,427   6,083,014   94%  ‐366,587  8,774,014  65% Conejos  2,183,974   5,246,900   42%  ‐3,062,926   17,246,900   13% Miel  1,422,466   1,250,645   114% 171,821  7,370,645  19% CULTIVOS  16,428,777   29,120,238   56%  ‐12,691,461  52,515,238   31% Huerta  3,384,466  12,125,111   28%  ‐8,740,645  29,595,111   11% Campo  13,044,311   16,995,127    77%  ‐3,950,816  22,920,127   57% HOTEL  173,887,575   220,743,838   79%  ‐46,856,263   389,486,565   45% Alojamiento  173,887,575   220,743,838   79%  ‐46,856,263   389,486,565   45% ENSEÑANZA  46,278,778  47,530,278   97%  ‐1,251,500   64,712,778   72% Matrícula  46,278,778   47,530,278   97%  ‐1,251,500  64,712,778   72% PARADOR  6,365,378   38,092,234   17%  ‐31,726,857  70,449,175   9% Mercaderías  6,365,378   38,092,234   17%  ‐31,726,857  70,449,175  9% PLANTA LÁCTEA  

6,048,540   30,636,140   20%  ‐24,587,601   61,637,049   10% 

Productos lácteos 

6,048,540   30,636,140   20%  ‐24,587,601  61,637,049   10% 

ASISTENCIA TÉCNICA 

39,019,105   40,899,999   95%  ‐1,880,894   73,099,998   53% 

Asistencia Técnica 

39,019,105   40,899,999   95%  ‐1,880,894   73,099,998   53% 

OTROS  23,277,612   65,915,970   35%  ‐42,638,358   109,393,113   21% 

101

INGRESOS Otros ingresos  7,668,580  10,301,685  74%  ‐2,633,105  17,321,685  44% Alquiler de chalets 

10,285,713   13,714,285   75%  ‐3,428,572   20,571,428   50% 

Artesanías  0  3,600,000   0%  ‐3,600,000   6,000,000   0% Suvenires  381,819   3,300,000   12%  ‐2,918,181   5,500,000   7% Maquinaria y herramientas 

4,941,500   35,000,000   14%  ‐30,058,500   60,000,000   8% 

TOTAL DE INGRESOS 

397,105,992     579,141,413     69%  ‐182,035,421    

1,018,534,512    39% 

  

102

  

El objetivo de esta sección es mostrarle las ventajas de un sistema de control interno para proteger  los bienes de  la escuela agrícola y minimizar  los posibles  riesgos que podrían plantear empleados corruptos.  

a. ¿QUÉ SON LOS CONTROLES INTERNOS?   Los  controles  internos  salvaguardan  y  preservan  los  bienes  de  la  escuela,  minimizan  los riesgos de robo, uso impropio de los fondos y garantizan que no se asuman obligaciones sin la debida autorización.   

b. CONTROL INTERNO EN UNA ESCUELA AGRÍCOLA   En  una  escuela  agrícola,  donde  se  realizan  actividades  productivas  muy  diversas  con  la participación  de  empleados  y  estudiantes,  es  especialmente  importante  tener  controles internos  establecidos  de  manera  que  el  administrador  pueda  asegurarse  que  los  bienes están siendo usados correctamente.   

c. ¿QUIÉN REALIZA LOS CONTROLES INTERNOS Y POR QUÉ?   Los  controles  internos  los  realiza  el  Consejo,  los  gerentes,  los  administradores  y  todos  los empleados de la institución, a fin de lograr los siguientes objetivos:   

Promover operaciones de negocios eficientes y efectivas.   Cumplir con las leyes y reglamentaciones correspondientes.   Proteger los bienes de la organización evitando pérdidas por fraude o negligencia.   Garantizar la exactitud de la información contable y de otros datos utilizados por 

la administración para tomar decisiones.   Promover el cumplimiento de las prácticas presentadas por la gerencia.   Promover la seguridad, la calidad de la producción y la superación constante.  

 

d. ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?  

  Un plan organizativo que delega autoridad y responsabilidad adecuadamente.   Un  plan  de  autorizaciones,  de  registros  contables  y  procedimientos  necesarios 

para mantener registros contables correctos de los bienes, obligaciones, ingresos y egresos.  

Los  empleados,  que  han  recibido  la  instrucción  necesaria  con  respecto  a  sus derechos y obligaciones, los cuales son proporcionales a sus responsabilidades.  

    

6. CONTROL INTERNO 

103

e. ¿QUÉ DEBE CONTROLAR?   

Si  bien  todo  debe  ser  controlado,  en  primer  lugar  está  todo  aquello  relacionado  a  la producción de las unidades productivas, porque los ingresos de la escuela agrícola, y por lo tanto  su  autosuficiencia,  dependen  de  ello.  El  comedor  también  es  un  centro  de  costos importante y justifica un control meticuloso de los suministros que se utilizan para preparar las comidas diarias.  

f. ¿CÓMO SE REGISTRAN Y CONTROLAN LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS?  

 Las  tablas  son  el  elemento  principal  de  control  interno.  En ellas  debe enumerar  todas  las actividades  que  se  llevan  a  cabo  en  cada  unidad  productiva,  registrando  la  cantidad  de suministros  utilizados  y  la  cantidad  de materia  prima  cosechada  o  producida,  tales  como vegetales, huevos, leche, etc. Debe también especificar quién está a cargo de cada unidad y llevar la firma de los responsables de la producción y el almacenamiento.   Estos  registros  deben  realizarse  diariamente  sin  excepción  y  deben  ser  entregados  a  la administración,  donde  el  administrador  procesa  y  utiliza  la  información  que  los  mismos contienen.   

g. ¿QUÉ SON TABLAS DE CONTROL?   Las tablas de control sirven como herramientas para documentar los controles realizados en las  diversas  actividades  que  conforman  el  funcionamiento  de  la  escuela  agrícola.  Debe adaptarlas a las necesidades y características de cada actividad.   A continuación ofrecemos varios ejemplos de  tablas de control para distintos  rubros de  la escuela  agrícola.  Para  el  administrador  son  una  fuente  de  información,  cuyos  datos  son cargados en el software de contabilidad. Los estudiantes son los que llenan las tablas y  los responsables de la producción las controlan.   EJEMPLOS DE TABLAS DE CONTROL PARA PRODUCCIÓN ANIMAL   En la siguiente tabla se puede apreciar el registro de la producción de cada vaca para cada uno de  los dos ordeñes.  Por  lo  tanto,  al  igual que  los demás ejemplos  subsiguientes,  esta tabla no sólo se usa para control interno sino que también proporciona información útil para el administrador.           

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SECCIÓN TAMBOPRODUCCIÓN DIARIA DE LECHE

FECHA: ……/ …… / ……..

ObservacionesMañana Tarde Total

12345

Producción totalConsumo Entrega a Planta

Ord. Vaca NºOrdeñe

 TABLA 1: TAMBO               TABLA 2: HUERTA              TABLA 3: PRODUCTOS DE LA CHACRA                  

Fecha Cultivo Unid./ MAZO PESO Kg. Entregad

o por:Recibido por: Destino

Planilla de Registro de Producción de la Huerta

RUBROS Unid./ MAZO

PESO Kg. Entregado por:

Recibido por:

Destino

BananaBatataFeijaoGrosellaGuayabaKumanda Yvyra'iLimónMamónMandarinaMandiocaManíMburukuja

Planilla de Registro de los Productos de la Chacra

105

Cant.O rd. Alum. Bodega Int. C C C C red. Cont. Otros Excedente

CONTROL DIARIO DE LECHE DE CABRA

F echa

F irmas Comedor Ventas

Dulce Queso Parador

 TABLA 4: LECHE DE VACA  

Cant.

O rd. Alum. Bodega Int. C C C C red. Cont. Otros Excedente

CONTROL DIARIO DE LECHE DE VACA

Dulce Queso ParadorF echaF irmas

ComedorVentas

  TABLA 5: LECHE DE CABRA             TABLA 6: GALLINERO (HUEVOS)  

Cant.O rd. Alum. Bodega Int. C C C C red. Cont. Otros Excedente

CONTROL DIARIO DE HUEVOS

F echa

F irmas Comedor Ventas

Dulce Queso Parador

              

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EJEMPLOS DE TABLAS DE CONTROL PARA INSUMOS DE LA COCINA Y EL COMEDOR   TABLA 7: INSUMOS DE COCINA  

MERCADERÍA / PRODUCTO: ……………………………………………………………

RecibidoKg / Lt Internado Evento

CONTROL DE USO DE INSUMOS DE COCINA

FechaConsumo en Kg./Lt

Stock Kg / Lt Observaciones

  TABLA 8: PANIFICADOS 

 TABLA 9: PRODUCCIÓN Y DESTINO DE PRODUCTOS LÁCTEOS            

Semana del ……. al ……. de …………………..

Día Kilos Firmas

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

SábadoTOTAL SEMANA

CONTROL DE RECEPCIÓN DE PANIFICADOS

Recepcion Recepcion Total Parador Cocina Casa Dulce de Queso Queso Queso Queso Yoghurt Venta Exedente en ComentariosT M T T Total del dia Matriz Leche Paraguay Quartirolo Sheddaer Mozzarela De leche Enfriadora

Planta LácteaPlanilla de control de recepcion e industrialización de la leche y destino de la producción láctea

Fecha

Recepcion Entrega Proceso

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h. ¿CUÁNTO CUESTA UN SISTEMA DE CONTROL?   El  sistema de control debe establecerse después de  realizar el  análisis de  costo/beneficio. Obviamente  los  beneficios  del  control  interno  deben  superar  los  costos  de  la implementación.   Para que los controles internos cumplan con su misión deben ser oportunos, claros, simples, flexibles, adaptables, eficientes, objetivos y realistas. Los controles contables internos son la base  de  la  seriedad  del  sistema  contable.  Debe  identificar  las  debilidades  del  sistema  de control interno mediante diversas actividades de supervisión e informar los resultados para poder realizar los cambios necesarios.        

   

i. ¿CÓMO  FUNCIONAN  LOS  CONTROLES  INTERNOS  EN  EL AMBIENTE EDUCATIVO?  

 En  una  Escuela  FAS,  además  del  elemento  educativo,  también  existe  un  elemento empresarial.  Por  lo  tanto,  los  controles  internos  en  un  ambiente  educativo/productivo deben  ser  suficientemente  confiables  como  para  cumplir,  al  mismo  tiempo,    con  los objetivos de ‘controlar’ y ‘educar’.   En  una  escuela  agrícola  los  estudiantes,  bajo  la  supervisión  de  los  instructores  técnicos, están a cargo de muchas de las funciones operativas de la producción. Por lo tanto, el uso de tablas de control para todas las actividades que se llevan a cabo es sumamente importante y cumple un papel primordial en el sistema de control interno.   Los estudiantes deben entender perfectamente por qué  los registros que  llevan son útiles. No deben pensar que es sólo una tarea más, sino que es una herramienta que les permite trabajar de manera organizada y además conocer cuáles son los resultados de su trabajo.   

El  sistema  de  control  interno  debe  estar  diseñado  para  pescar  o  prevenir  cualquier irregularidad, tal como falsificación, fraude o complicidad. Es  importante detectar estas irregularidades  intencionales,  aún  cuando  el monto  en  cuestión  no  sea  significativo  o relevante para los estados financieros, debido a las implicancias que pudieran tener para la correcta administración de la escuela. 

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 El objetivo de esta sección es darle una idea clara de las ventajas de tener un buen software como una herramienta que le proporcione información y le ayude a tomar decisiones.  

 

a. ¿QUÉ ES UN SOFTWARE DE CONTABILIDAD?   El software de contabilidad está diseñado para sistematizar y simplificar el trabajo contable. Registra  y  procesa  las  transacciones  financieras  propias  de  una  actividad  productiva,  por ejemplo: adquisiciones, ventas, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, control de inventario y la planilla de sueldos.   Todo lo que el administrador tiene que hacer es cargar la información financiera, como ser ingresos y egresos, y dar las instrucciones correspondientes al programa para que realice los cálculos  necesarios.  Estas  funciones  pueden  ser  desarrolladas  internamente  por  la organización utilizando el programa, pueden ser adquiridas externamente, o pueden ser una combinación de ambas.   

b. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE UN SOFTWARE DE CONTABILIDAD?   En  una  escuela  agrícola,  las  decisiones  que  se  toman  se  ven  afectadas  por  causas  físicas, biológicas y naturales que no pueden ser modificadas por el productor. Esto quiere decir que normalmente se opera en un ambiente más riesgoso que en otros negocios.   La estructura y el  ambiente de  trabajo,  tan particulares, de una escuela agrícola provocan todo  tipo  de  situaciones  económicas,  financieras  y  tecnológicas.  Por  eso  la  obtención  de información fidedigna es tan importante.  Un  software  de  contabilidad  registra  las  operaciones  de  la  escuela  de  manera  simple  y organizada  y  proporciona  información  confiable  para  el  administrador.  Si  bien  esto  no garantiza el éxito, al menos evita que se tomen decisiones en un estado de total ignorancia.   

c. ¿CÓMO AYUDA ESTE SOFTWARE AL ADMINISTRADOR?   Mediante este software se puede realizar lo siguiente:   

1. Mantener un registro simple de la información financiera que genera la escuela.  2. Interpretar  la  información  y  transformarla  automáticamente  de  acuerdo  a  técnicas 

financieras, estadísticas y contables.  3. Producir  una amplia  gama de  informes  financieros  y  técnicos  sobre  la  granja  y  sus 

recursos.  4. Estar al  tanto de  los niveles de producción de  la escuela para cualquier período de 

tiempo y comparar información estadística, técnica y financiera.  

7. SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y     ADMINISTRACIÓN   

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 De esta manera los administradores que tienen poco conocimiento de ciertos tópicos como contabilidad,  inventario,  presupuestos  y  estadísticas  pueden  utilizar  estas  técnicas avanzadas para tomar decisiones sin pérdida de tiempo.   

d. ¿QUÉ TIPO DE INFORMES PRODUCE EL SOFTWARE?   

Total de activos, disponibilidad de efectivo y conciliación bancaria.   Obligaciones, proveedores, cuentas a pagar, préstamos bancarios.   Previsiones y suministros.   Cantidad de rubros en existencia.   Costos unitarios y totales del inventario.   Movimientos de inventario en un período dado.   Almacenamiento de productos por cada unidad operativa.   Producción y ventas.   Estado  de  pérdidas  y  ganancias  para  la  totalidad  de  la  granja  o  para  una  unidad 

operativa en particular.   Detalles  de  un  cultivo  o  unidad operativa  en  particular,  como  ser  ingresos,  gastos, 

valor del cultivo sin recoger.   El trabajo realizado en una unidad operativa.   Pagos  por  trabajo,  detallando  el  pago  a  cada  trabajador,  la  cantidad  de  días 

trabajados, el tipo de trabajo realizado.   

e. ¿POR  QUÉ  ES  IMPORTANTE  ESTA  INFORMACIÓN  PARA  TOMAR DECISIONES?  

 La  información  correcta  es  decisiva  para  tomar  decisiones  correctas  que  ahorran  tiempo, esfuerzo y energía.   A continuación enumeramos las seis reglas para tomar decisiones de manera efectiva:    

1. Concéntrese en lo verdaderamente importante.  2. Lleve a cabo el proceso de manera lógica y coherente.  3. Considere  los  elementos  objetivos  y  subjetivos  y  piense  analítica  e 

intuitivamente.  4. Obtenga la información necesaria para hacer una elección.  5. Reúna información, opiniones, etc. que surjan con relación a la elección que 

realizó.  6. Sea directo y flexible antes, durante y después de tomar decisiones.  

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f. ¿QUÉ FUNCIONES DEBE TENER EL SOFTWARE?   

1. REGISTROS  El software debe mantener registros de lo siguiente:   

Cultivo  de  vegetales.  Debe  incluir  un  registro  de  todas  las  transacciones  de compra y venta, suministros utilizados y gastos. Debe diferenciar entre pastura y cultivos, proporcionar  información sobre el nivel de producción estimado y final de cada lote, el precio del producto, pérdidas en la cosecha y asignación de lotes.  

Administración  ganadera.  Deben  registrarse  todas  las  actividades correspondientes a la ganadería.  

Inventario del ganado. Debe detallar los costos indirectos, de alimento y sanidad.   Adquisición y venta.   Otras  actividades.  Debe  mantener  un  registro  de  actividades  agrícolas  de 

intermediación en las cuales los registros de transacciones son más simples.   Reservas. Debe incluir los productos para la venta, suministros, semillas, granos, 

alimentos  y  otros  rubros.  Puede  utilizarse  para  monitorear  las  reservas  o modificar la información existente.  

Activos fijos. Debe incluir una descripción de cada rubro con su fecha de compra, valor actual y vida útil.  

 El software debe permitir el  registro de  las operaciones de  las empresas y  la obtención de información que muestre qué elementos ayudan a alcanzar las metas de la escuela agrícola y cuáles le restan eficiencia.   

2. RESULTADOS   El  software  debe  generar  los  resultados  financieros,  lo  cual  es  un  cálculo  totalmente automático que realiza lo siguiente:   

Integra las cuentas del balance.   Recalcula  los  saldos  de  las  cuentas  basándose  en  las  transacciones  que  se  han 

realizado en cada cuenta hasta la fecha de procesamiento.   Calcula  el  patrimonio  neto  para  el  año  fiscal,  con  los  bienes,  obligaciones  y 

administración de sub cuentas.   Calcula las variaciones en el patrimonio neto.   Da resultados por cada posesión.   Da resultados totales.   Genera indicadores de rentabilidad.   Muestra la utilidad bruta para: 

­ Cultivos  ­ Ganado ­ Administración ­ Actividades académicas  ­ Viviendas 

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­ Comedor de estudiantes ­ Cualquier otra empresa de la escuela 

 Estos resultados se utilizan para analizar  la situación actual de  la escuela y como punto de partida  para  decidir  los  pasos  a  tomar  para  mejorar  dicha  situación.  El  software  debe también transferir  la  información automáticamente del cierre de un año  fiscal al  siguiente para  que  sea  posible  ver  la  evolución  del  establecimiento  de  un  año  a  otro.  Todos  los resultados que genera deben aparecer en la pantalla y en los formularios impresos.   

3. OTRAS FUNCIONES QUE DEBE TENER EL SOFTWARE   El software debe incluir un manual  impreso que describe el proceso de instalación y cómo hacer  para  iniciar  el  programa.  Además,  también  debe  mostrar  en  la  pantalla  las instrucciones  para  usar  cada  ventana  y  la  información  que  debe  cargarse  en  cada una  de ellas.   

COPIA DE  SEGURIDAD DE ARCHIVOS  –  Debe  realizar  una  copia  adicional  de  los archivos importantes del software.  

CIERRE  DEL  AÑO  FISCAL  –  Una  función  que  cierra  el  año  fiscal  y  transfiere  los registros de  ganado y productos en almacenamiento,  valor de  la  tierra y  activos fijos al siguiente año fiscal.  

 El  software  debe  incluir  una  serie  de  tablas  para  recoger  información  de  cada  una  de  las actividades  llevadas  a  cabo  en  todas  las  empresas  o  unidades  operativas  de  la  escuela agrícola.  Los  datos  de  esas  tablas  serán  luego  cargados  en  el  sistema  y  procesados.  Estas tablas pueden incluir lo siguiente:   

TRABAJO – Registra los trabajos realizados en cada actividad productiva.     TRANSACCIONES GANADERAS –  Registra  las  transacciones  ganaderas durante el 

año fiscal.   MAQUINARIA – Registra  la maquinaria que posee  la  institución y  las  respectivas 

amortizaciones.   COSTOS DE PRODUCCIÓN – Registra los suministros utilizados para las actividades 

agrícolas y ganaderas.   MANTENIMIENTO DE BIENES – Registra los costos de mantenimiento de los bienes 

y propiedades.   GASTOS  INDIRECTOS  –  Registra  los  gastos  indirectos  en  los  que  se  incurrido 

durante el año fiscal.   INGRESOS  Y  EGRESOS  –  Registra  los  ingresos  y  egresos  pertenecientes  al  año 

fiscal.   RESERVAS – Mantiene un  registro de  los  suministros  comprados  durante  el  año 

fiscal.   ACTIVOS FIJOS Y MEJORAS – Registra los activos fijos que posee la institución y las 

mejoras realizadas a los mismos.   

  

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4. ¿QUIÉN PUEDE OPERAR ESTE SISTEMA CONTABLE?   ¡Cualquiera! Debe ser un software de contabilidad para contadores y para el público en general. El sistema debe incluir un método para asentar registros para usuarios que no son contadores como así también un programa basado en el clásico debe y haber para personas con conocimientos de contabilidad.