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CODIGO: A-CR-001
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
N.A.
Indicadores del Plan de Acción
Noviembre 24 de 2016
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Direccionamiento Estratégico y planeación
CONTROLES
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal• Solicitudes de novedades de personal.• Evaluaciones del desempeño.
Direccionamiento Estratégico y planeación
Establecer la Política de Gestión del Talento humano.
OBJETIVO: Desarrollar integramente la gestión del talento humano vinculado a APC Colombia, con el fin de fomentar un adecuado clima laboral, promoviendo una cultura organizacional que permita garantizar el objetivo Misional de la Entidad.
ALCANCE: Inicia con la definición de la Política de Gestión del Talento Humano y termina con evaluación realizada al respectivo proceso.
DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero/ Profesional Especializado con Funciones de Talento HumanoINVOLUCRADOS:Todos los procesos.
Elaborar el Plan de Acción para la vigencia
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Cumplimiento de Directrices de la Entidad: Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de indicadores.• Seguimiento al Plan de Acción.
Procesos MisionalesProcesos Misionales
ENTRADAS
PROCESOS INTERNOS
* Gobierno nacional.
* Sistema General de Seguridad en Salud y Parafiscales.
* Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.
* Congreso de la República.
* Comisión Nacional del Servicio Civil
CICLO PHVAPROCESOS INTERNOS
SALIDA
* Sistema General de Seguridad en Salud y Parafiscales.
* Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.
* Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC.
* Entes de vigilancia y control.
* Fondo Nacional del Ahorro.
PLANEAR
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
* Política de comunicación APC-Colombia.* Piezas de comunicación interna de acuerdo a la política de comunicaciones de APC-Colombia y cada proceso misional. • Estrategias de comunicación y redes sociales* Narrativa institucional.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo, asociados.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Necesidades de comunicación interna.
Realizar evaluación de avance de las metas planteadas por los Gerentes Públicos.
Resolución Manual de Funciones
N.A.
N.A.
• Ejecución y asesoría de las etapas pre-contractual, contractual y postcontractual conforme a las necesidades de contratación.• Solicitud de RP.• Manual de contratación y supervisión.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
Gestión Administrativa
Gestión Humana.
Gestión contractual
Realizar el diagnóstico de necesidades para fortalecer y desarrollar el talento humano los planes de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.
Gestión contractual
• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño. *Liquidación de la Nómina• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida. • Estudios Previos. • Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí.
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida
• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
HACER
Aprobación de planes por parte de la Dirección Administrativa.
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida
Establecer los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos
Gestión Humana.
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación. • Plan de salud y seguridad en el trabajo. • LIquidación de la nómina• Novedades de personal. • Registro de evaluaciones de desempeño.
• Manual de Archivo y Correspondencia.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y
• Necesidades de personal.•Solicitudes de novedades de personal.
Ejecutar los planes de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.
Administrar la Planta de Personal, de acuerdo a las directrices y necesidades del servicio en las situaciones Administrativas relacionadas con el ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la Entidad.
Gestión Administrativa
Elaborar el manual de funciones y competencias laborales y actualizarlo de ser necesario.
Seguimiento semestral y parcial eventual
Registro de recibido.
Gestión tecnologías de la información
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Nómina generada para pago.• Reportes por concepto del Sistema General de Seguridad Social en Salud y parafiscales. • Certificación de pagos y saldos.• Cuadro de Pagos y Saldos del SIIF.
Realizar las investigaciones que resulten del presunto incumplimiento de deberes legales propios de los servidores públicos
VERIFICAR
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal).• PAC.* Desembolsos.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
Gestión tecnologías de la información
• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial.• Catálogo de servicios de TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. • Catálogo de servicios de la Entidad.• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Catálogo de servicios de TI.• Soporte.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida.• Requerimientos de soporte técnico.• Nómina procesada para cargue desprendibles.
Gestión financiera Gestión financiera
Realizar seguimiento, análisis,medición y evalución a la ejecucióne Indicadores de proceso.
Indicadores de gestión del proceso
• Política de Gestión del Talento humano. •
retroalimentación. •
• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación. • Plan de salud y seguridad en el trabajo. • LIquidación de la nómina• Novedades de personal. • Registro de evaluaciones de desempeño.*Custodia de las hojas de vida* Solicitudes de vehículos y locaciones físicas.* Solicitudes de aseo y cafetería.* Remisión de documentos para archivo.
• Manual de Archivo y Correspondencia.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo
• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo, asociados.• Necesidades de personal.•Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
Realizar la evaluación de desempeño del personal de la Entidad, conforme la normatividad vigente.
Realizar actividades de incentivos al personal.
Procesar la nómina y gestionar su pago y los pagos que de ello se deriven.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Gestión Jurídica
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
• Documentos revisados y ajustados conforme al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios. • Queja o conocimiento de oficio de unos hechos.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de vida• Informes de proceso.• Recomendaciones y asesorías.* Informes de auditoría y seguimiento.
• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.* Custodia de Hojas de vida.• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.
* Ley de transparencia.* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño
ACTUARGestión Jurídica
Política(s) de Operación Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados
Determinar, elaborar e implementar Accionescorrectivas, preventivasy de mejora y su respectivo seguimiento.
Seguimiento y Control a las Acciones generadas.
Grupo de Talento Humano Felipe Jose Valencia Bitar
Director Administrativo y Financiero
REVISÓ:
Felipe Jose Valencia Bitar
Director Administrativo y Financiero
APROBÓ:
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula
Temas
Provisión de la Planta de Personal.Situaciones Administrativas.Gestión del Aprendizaje.Gestión de Nómina.Gestión Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.Evaluación de Desempeño.Gestión de Estímulos e Incentivos.Retiro del Personal.Asuntos Disciplinarios.
ELABORÓ:
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula
Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)Ambiente de trabajo Financieros
Riesgos Indicadores
A-OT-002 Politica Talento Humano.
*Aplicativo de nómina.*Aplicativo Brújula - Modulos de bienetar, capacitación y SST.*Carpeta compartida del proceso de Gestión del Talento Humano.*Archivo físico de hojas de vida.*Archivo de Gestión del Proceso de Gestión del Talento Humano.*SIGEP.*WEB ARL POSITIVA.
A-CR-001 Caracterización proceso de gestión del talento humano.A-OT-002 Política de Talento Humano.A-PR-023 Procedimiento Provisión de la Planta de Personal.A-FO-013 Comunicado nombramiento .A-FO-024 Resolución nombramiento provisional .A-FO-034 Acta de posesión .A-FO-048 Resolución prórroga encargos.A-FO-049 Resolución prórroga nombramiento provisional .A-PR-024 Procedimiento Situaciones Administrativas.A-FO-021 Novedad de personal y solicitud de permiso.A-FO-045 Resolución Licencia Ordinaria.A-FO-046 Resolución Horas Extras.A-FO-047 Resolución VacacionesA-FO-058 Formato Único Novedades de Vacaciones.A-FO-011 Certificado laboral. A-FO-035 Solicitud de certificacionesA-PR-025 Procedimiento Gestión del Aprendizaje.A-PR-026 Procedimiento Gestión de nómina.A-PR-027 Procedimiento Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.A-EX-001 Matriz de riesgos de seguridad y salud ocupacional.A-PR-028 Procedimiento Evaluación de Desempeño.A-FO-029 Evaluación del desempeño Nivel Directivo.A-EX-002 Evaluación del Desempeño para Carrera Administrativa.A-EX-003 Evaluación del personal en periodo de prueba.A-PR-029 Procedimiento Gestión de Estímulos e Incentivos.A-PR-030 Procedimiento Retiro del Personal.A-FO-086 Recibo a satisfacción de la entrega del cargo por retiro o traslado del personal A-FO-022 Resolución aceptación renuncia.A-FO-023 Resolución nombremiento ordinario.A-PR-031 Procedimiento Asuntos Disciplinarios.
Requisitos SGI
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5.
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula
Fecha noviembre de 2016 Fecha noviembre de 2016 Fecha noviembre de 2016
CODIGO: A-CR-002
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Versión: 05 Noviembre 24 de 2016
Conocer lo establecido en el PAA.
OBJETIVO: Realizar los diferentes procesos de contratación requeridos por la entidad,
mediante la estricta sujeción a la normatividad contractual correspondiente a cada
modalidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas del Plan de Acción
Institucional.
ALCANCE: Inicia estableciendo la definición de lineamientos para la construcción del Plan Anual de
Adquisiciones PAA, contempla la Contratación de Bienes y Servicios y finaliza con la evaluación, seguimiento
y control de la gestión realizada.
DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero.
INVOLUCRADOS:Todos los procesos.
* Colombia
Compra
Eficiente.
* Ministerio de
Hacienda.
* Oferentes.
* Contratistas.
* Convinientes.
* Ciudadanía en
General.
CICLO PHVASALIDA
* Colombia Compra
Eficiente.
* Secop.
* Oferentes.
* Contratistas.
* Convinientes.
* Ciudadanía en
General.
Gestión de comunicaciones
Minuta de convenio/contrato
• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Direccionamiento Estratégico y planeación
CONTROLES
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
• Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo.
• Hoja de Ruta o su equivalente.• Plan de acción. •Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
Gestión de comunicaciones
* Política de comunicación APC-Colombia
• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
ENTRADAS
PLANEAR
PROCESOS INTERNOSPROCESOS INTERNOS
•Informes de seguimiento • Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se
requiera).
• Acto de liquidación contractual.
• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión
Direccionamiento Estratégico y planeación
Procesos MisionalesProcesos Misionales
Verificación de
la totalidad de
requisitos
Verificación del
cumplimiento de
las obligaciones
contractuales
por las partesVerificación de
los requisitos
para las
situaciones
contractuales Verificación de
los requisitos
contractuales y
legales para la
liquidación
VERIFICAR
HACER
Realizar la liquidación del contrato o convenio.
Realizar las actuaciones relacionadas con las situaciones
contractuales presentadas (suspensión, terminación anticipada,
cesión, entre otros)
• Lineamientos de Archivo y gestión documental• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos y servicios generalesLineamientos de atención ciudadana
• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.Custodia del archivo trasferido
• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.•Necesidades administrativas y de servicios generales
Gestión contractual
Gestión financiera
No Aplica
Gestión financiera
No Aplica
Minuta de convenio/contrato
• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión
Gestión Administrativa Gestión Administrativa
Gestión Humano.
Gestión contractual
Adelantar los procesos de selección de acuerdo con la
modalidad que aplique.
Realizar la supervisión del contrato
• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro Nacional, informe final y
Certifición de Tesorería y Presupuesto de pagos y saldos)
Gestión Humano.
Elaborar, perfeccionar y legalizar el contrato y Convenios según
la modalidad de selección.
• Política de Gestión del Talento humano. •Plan y Condiciones de bienestar, capacitación, desarrollo, Protección y Seguridad Laboral y estímulos e incentivos.
•Pago de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal competente • Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro Nacional, informe final y
Certifición de Tesorería y Presupuesto de pagos y saldos)
•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión • Necesidades de personal, bienestar y capacitación.
Realizar seguimiento, análisis,
medición y evalución a la ejecución
e Indicadores de proceso contractual.
Indicadores de
gestión del
proceso
contractual.
•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.•Solicitud de conceptos jurídicos y asesoría •Solicitud de aprobación de minutas y documentos (Cuando aplique)
ACTUAR
Gestión tecnologías de la información
• Lineamientos mde Tecnología de la Información y de Gobierno en Línea.
• Soporte.• Bases de datos• Reportes.Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos
soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
* Requerimientos de soporte técnico
* Necesidades de capacitación en programas
particulares para cada proceso.
• Sistema de información• Software•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.
• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Necesidades de control y seguimiento de gastos.
•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Gestión tecnologías de la información
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
• Documentos revisados • Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos
soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
• Documentos presupuestales: CDP, RP.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos
soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y
ofertas)
• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.
• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro
Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de
pagos y saldos)
Determinar, elaborar e implementar Acciones
correctivas, preventivas
y de mejora y su respectivo seguimiento.
Seguimiento y
Control a las
Acciones
generadas.
Gestión Jurídica Gestión Jurídica
• Informes de proceso.•Seguimiento planes de mejora
•Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.
APROBÓ:ELABORÓ:
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula
REVISÓ:
Grupo de contratos Felipe Jose Valencia Bitar Felipe Jose Valencia Bitar
Requisitos SGI
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula.
Política(s) de Operación Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados
Todas las solicitudes de contratación que cumplan con el mínimo de los requisitos
establecidos serán tramitadas de acuerdo al proceso de selección aplicable para
el efecto determine la Ley
Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de contratación
estatal.
Carpetas contractuales
página web -SECOP
A-CR-002 Caracterización proceso de gestión contractual
A-PR-032 Procedimiento Desarrollo Precontractual
A-PR-033 Procedimiento Supervisión de Contratación y Convenios
A-PR-034 Procedimiento Modificaciones y Situaciones Contractuales
A-PR-035 Procedimiento Elaboración de Convenios de Cooperación Internacional
A-PR-049 Procedimiento publicación SECOPI
A-FO-005 Recibo de ofertas
A-FO-006 Aceptación oferta
A-FO-007 Adenda
A-FO-008 Acta de cierre
A-FO-009 Acta Aprobación póliza
A-FO-015 Acta designación Comité asesor
A-FO-016 Estudios previos CD prestación de servicios
A-FO-017 Evaluación técnica jurídica y financiera para contratar
A-FO-018 Invitación pública
A-FO-025 Respuesta observaciones precontractuales
A-FO-036 Anexo 1. Acta de inicio
A-FO-037 Anexo 2A. Informe de ejecución de actividades para convenios de aporte de
contrapartidas
A-FO-040 Anexo 5A. Informe de supervisión para convenios de aporte de
contrapartidas
A-FO-041 Contrato de Prestación de Servicios
A-FO-042 Contrato de Compraventa
A-FO-043 Contrato de Suministros
A-FO-044 Convenio Contrapartidas
A-FO-050 Anexo 6. Constancia de entrega de producto o servicio
A-FO-053 Anexo 9. Acta de liquidación
A-FO-073 Plan de Adquisiciones
A-FO-091 Anexo 2B. Informe de ejecución de actividades para contratos o convenios
A-FO-092 Anexo 5B. Informe de supervisión para contratos y convenios
A-FO-093 Anexo 11. Idoneidad para designación de supervisor
A-FO-094 Anexo 12 Informe de supervisor sobre presunto incumplimiento
A-FO-095 Anexo 14. cambio de supervisor
A-FO-111 cesión contrato prestación de servicios
Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)
Ambiente de trabajo
Financieros.
Riesgos Indicadores
Temas
Estudios previos, pólizas, supervisión, liquidaciones, prórrogas, suspensiones, y
demás asuntos contractuales.
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula
fecha agosto de 2016 fecha noviembre de 2016 fecha noviembre de 2016
Director Administrativo y Financiero Director Administrativo y Financiero
CODIGO: A-CR-003
ACTORES EXTERNOS ACTORES EXTERNOS
Verificar la solicitud vs los recursos asignados en el Presupuesto de la Entidad
No aplica
N.A.
* Colombia compra eficiente.
* Archivo General de la Nación - AGN.
* Ciudadanía en general.
* Organizaciones multilaterales.
* Congreso de la República.
* Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
* Organismos de control
* Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
* Colombia compra eficiente.
* Archivo General de la Nación - AGN.
Consolidar el plan anual de adquisiciones de la entidad
Gestión de comunicaciones
* Política de comunicación APC-Colombia.• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales* Narrativa institucional.* Necesidades de bienes y servicios.
• Necesidades de piezas comunicativas• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Formular lineamientos de Archivo y Correspondencia
Direccionamiento Estratégico y planeación
Establecer lineamientos de atención ciudadana
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Direccionamiento Estratégico y planeación
CONTROLES
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
PROCESOS INTERNOSCICLO PHVA
PROCESOS INTERNOS
SALIDA
PLANEAR
Gestión de comunicaciones
• Cumplimiento de Directrices de la Entidad: Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de Indicadores• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.* Necesidades de bienes y servicios.
Versión: 7Noviembre 24 de 2016
OBJETIVO: Administrar de manera eficaz y eficiente los recursos físicos y servicios generales, requeridos por los diferentes procesos de la Entidad para el cumplimiento de la misión institucional.
ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades incluyendo su administración y termina con los requerimientos atendidos.
DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero - Coordinador Administrativo
INVOLUCRADOS:Todos los procesos.
Página 1
N.A.
Verificación mensual
de trámite de
respuestas al
ciudadano.
N.A.Gestión Humano. Constituir la caja menor
* Necesidades de bienes y servicios.
• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
* Necesidades de bienes y servicios.* Donaciones en especie
• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
HACERGestión Administrativa
• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Procesos MisionalesProcesos Misionales
Gestión Humano.
Gestión Administrativa
Establecer el lineamiento interno de comisiones y desplazamientos
Atender las diferentes solicitudes, peticiones, reclamos y sugerencias
que le ciudadano presenta a la Agencia.
• Política de Gestión del Talento humano. • Pago de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal competente.* Necesidades de bienes y servicios.
Atender solicitudes de caja menor
Página 2
Control de cruce entre correspondencia recibida y enviada
Verificar en sitio la correcta organización del Archivo de Gestión, de acuerdo con los lineamientos Realizar el control de los inventarios de los bienes de la Entidad
Realizar el control de los contratos para la prestación de los servicios logísticos y administrativos.Realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones - PAA.
Conciliar caja menor (Banco vrs libros) mensual.
Solicitar los reembolsos mensuales de gastos
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal).• PAC.• Reembolsos de Caja Menor.* Necesidades de bienes y servicios.
• Estudios previos, documento técnico.• Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Gestión financiera Gestión financiera
• Solicitud de PAC.• Registro de la compra dee bienes/servicios. • Solicitudes de reembolso de Caja Menor.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Legalizar comisiones
Realizar la administración de la correspondencia, tanto interna como externa, recibida y enviada
Promover la gestión documental de APC Colombia
Administrar los bienes de la Entidad
Gestión contractualGestión contractual
Prestar bienes y servicios generales de la Entidad
• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de legalización.* Necesidades de bienes y servicios.
Gestionar las comisiones que se reciban
Página 3
Indicadores de gestión del proceso
Determinar, elaborar e implementar Accionescorrectivas, preventivasy de mejora y su respectivo seguimiento.
Seguimiento y Control a las Acciones generadas.
VERIFICAR
Realizar seguimiento, análisis,medición y evalución a la ejecucióne Indicadores de proceso.
• Informes del proceso• Planes de mejoramiento.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Gestión tecnologías de la información
• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Soporte técnico.• Bases de datos• Reportes.* Necesidades de bienes y servicios.
* Requerimientos de soporte técnico.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
Gestión Jurídica
Gestión tecnologías de la información
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Gestión Jurídica
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente• Conceptos jurídicos para toma de decisiones• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.* Necesidades de bienes y servicios.
• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.• Proyección de actos administrativos.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.
* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.• Requerimientos de información.* Necesidades de bienes y servicios.
ACTUAR
Página 4
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula
Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)Ambiente de trabajo Financieros
Riesgos Indicadores
A-CR-003 Caracterización de proceso de gestión administrativa
A-PR-010 Procedimiento Ejecución del Plan de Compras
A-PR-011 Procedimiento Gestión Documental (Control de registros)
A-PR-013 Procedimiento Administración de los Bienes de la Entidad
A-PR-016 Procedimiento Administración de Correspondencia
A-PR-020 Administración de los Servicios de Apoyo y Comisiones
A-PR-050 procedimiento donaciones en especie
A-FO-002 Control de activos fijos. Cambio de responsable y Traslado interno
A-FO-010 Certificado cumplimiento de requisitos
A-FO-012 Resolución de comisiones
A-FO-019 Solicitud de comisión para funcionarios (aprobación, cancelación o aplazamiento)
A-FO-020 Informe ejecutivo de comisión /desplazamiento o permanencia A-FO-060 Lista de asignación de donaciones
en especie
A-FO-061 Egreso Almacén
A-FO-062 Dictamen para baja
A-FO-063 Ingreso Almacén
A-FO-064 Inventario Vehículos
A-FO-065 Reintegros
A-FO-071 Evaluación de eventos
A-FO-074 Tabla de Retencion Documental
A-FO-075 Planilla de Radicados
A-FO-077 Planilla de prestamos y devoluciones
A-FO-079 Registro Visitantes y calificación atención
A-FO-080 Ficha Perfil de Proyecto
A-FO-082 Formato respuesta por email
A-FO-083 Consolidado Interno Peticiones, Quejas, Reclamos y Recursos
A-FO-084 Formato Peticiones/Sugerencias Verbales
A-FO-090 informe mensual de legalización de comisiones y desplazamientos
A-FO-097 Informe PQRS público
A-FO-098 Planilla De Control De Trámite Interno De Comisiones O Desplazamientos
A-FO-099 Certificación Consumo De Servicios Públicos
A-FO-101 Formato De Registro De Disponibilidad
A-FO-102 Oficio
A-FO-103 Memorando
A-FO-104 Acta de Entrega de Donaciones
A-FO-105 Remisión De Facturas Servicios Públicos Para Trámite De Pago
A-OT-006 Manual para la administración de bienes de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional APC-
Colombia
A-OT-007 Estrategia de atención al ciudadano
A-OT-009 Programa de gestión Documental
Requisitos SGI
ELABORÓ:
Las solictudes de salida de bienes y/o elementos deberan ser tramitadas por la intranet o por el formato dispuesto para ello y autorizadas por el Profesional con Funciones administrativas o a quien este autorice.
Toda Donación deberá ser aprobada por el Director de APC - Colombia o por el Director Administrativo y Financiero.
Los ciudadanos son nuestro principal proposito razón po la cual se debe ser oportuno al momento de dar tramite a todas sus solicitudes.
Política(s) de Operación
Aplicativo OrfeoAplicativo ABC activos Fijos
Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados
Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016
Lina María Ávila
Coodinadora ---
Felipe Jose Valencia Bitar
Director Administrativo y Financiero
REVISÓ:
Felipe Jose Valencia Bitar
Director Administrativo y Financiero
APROBÓ:
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula
Temas
Servicios GeneralesComisionesGestion documentalAtención al ciudadanoGestión de las donaciones en especie
Página 5
CÓDIGO: A-CR-004
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Verificación de la distribución de los gastos (anual).
* Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
* Donantes.
* Departamento Nacional de Planeación.
* Contraloría General de la República.
* Contaduría General de la Nación.
* Presidencia.
* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.* Proyectos de inversión• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC.
• Cumplimiento de Directrices de la Entidad Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de Indicadores històricos de años anteriores.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Estados financieros.
Gestión Humano. Gestión Humano.
Procesos Misionales Procesos Misionales HACER
* Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
* Donantes.
* Departamento Nacional de Planeación.
* Contraloría General de la República.
* Contaduría General de la Nación.
* Presidencia.
* Órganos de Control.
* Ciudadanía.
Definir Programa Anual de Caja - PAC para gastos de personal y gastos generales.
Distribuir el Programa Anual mensualizado de Caja PAC de la entidad, del rezago del año anterior, de la vigencia actual, y del rezago del año siguiente.
Formular acuerdo de desempeño presupuestal con el Sector Presidencia.
Programar el cierre presupuestal de la vigencia
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
Desagregar el Presupuesto aprobado para la vigencia fiscal respectiva.
Elaborar las actividades del Plan de Acción para la vigencia
• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.
Indicadores del Plan de Acción
* Política de comunicación APC-Colombia.• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales• Videos.• Comunicados.• Presentaciones.* Narrativa institucional.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Estados financieros.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Caracterización Proceso Gestión Financiera
OBJETIVO: Apoyar la administración de recursos financieros con el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la elaboración y presentación de los estados financieros.
DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero
INVOLUCRADOS:Todos los procesos
Versión: 11Noviembre 25 de 2016
ENTRADAS SALIDA
CICLO PHVACONTROLES
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOSDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación PLANEAR
1. Verificación contra el presupuesto aprobado y el plan anual de adquisiciones2. Confrontación de la información del sistema SIIF contra documentos físicos3. Observancia de las medidas de seguridad establecidas por el SIIF
Gestión administrativo
Efectuar los pagos obligados a terceros de la Entidad
1. Revisión de los documentos soportes de pago2. Revisión de las retenciones recaudadas en el período.
• Lineamientos de Archivo.• Programa de Gestión Documental.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Plan Institucional de Archivos - PINAR de APC Colombia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Manual de Archivo y Correspondencia.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana.• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido. •Necesidades de constitución y reembolso de caja menor.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC.
• Necesidades de aseo y cafetería.• Necesidades de bienes muebles e inmuebles.• Necesidades de desplazamiento.• Documentación para archivo.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia. • Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.• Resolución Interna de Distribución Presupuestal. •Constitución y reembolsos de caja menor.
Gestión contractual Gestión contractual
• Política de Gestión del Talento humano. • Bienestar social.• Capacitación y desarrollo de personal.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• Liquidación de la nómina.• Manual de Funciones.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
•Necesidades de personal, bienestar, capacitación.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.*Evaluacions de desempeño del personal*Soporte de pago de seguridad social, parafiscales y deducciones de nòmina.
Apoyar la administraciòn de los recursos presupuestales, generando los respectivos CDP, CRP que correspondan con la aprobación del presupuesto.
Gestión administrativo
Indicadores de gestión del proceso
EvaluacIón, Control y Mejoramiento EvaluacIón, Control y Mejoramiento
* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.•Solicitud de información presupuestal, contable y de tesorería.
• Informes de proceso.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal), órdenes bancarias.•Estados Financieros Trimestral Mensualizado y mensual•Informe de acuerdo de Gestión.
Documentos / registros relacionados Activos de información Política(s) de Operación
Gestión Jurídica Gestión Jurídica ACTUAR
• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
•Solicitud de conceptos para toma de decisiones.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.
Realizar modificaciones Presupuestales internasFormular planes de mejoramiento a que haya lugar
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
Gestión financiera Gestión financiera
Efectuar los registros de la información contable
• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Soporte.• Bases de datos
• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
* Requerimientos de soporte técnico.* Necesidades de capacitación en programas particulares del proceso.
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.
Realizar seguimiento, análisis,medición y evalución a la ejecucióne Indicadores de proceso.
No aplicaRealizar seguimiento a los niveles de ejecución presupuestalRealizar análisis integral de estados finacieros y del presupuesto.Hacer seguimiento a la ejecuciòn del Plan Anual de Caja - PAC
VERIFICAR
No aplica
1. Revisión de los documentos soportes de pago2. Revisión de las retenciones recaudadas en el período.
• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de liquidación.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Evaluaciòn financiera de los procesos contractuales.
Felipe Jose Valencia Bitar
Coordinador Financiero
Indicadores Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).Ambiente de trabajo. Financieros.
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula. • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
Riesgos
Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016
ELABORÓ: REVISÓ:
Director Administrativo y Financiero Director Administrativo y Financiero
APROBÓ:
Oscar Miguel Díaz Romero Felipe Jose Valencia Bitar
A-CR-004 Caracterización de proceso de gestión financiera A-PR-002 Procedimiento Administración Contable A-PR-003 Procedimiento Administración Tesoreria y Pagos A-PR-004 Procedimiento Ejecucion Presupuestal A-FO-026 Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal A-FO-027 Solicitud Registro Presupuestal A-FO-038 Anexo 3. Plan de Inversion A-FO-039 Anexo 4. Informe Financiero A-FO-052 Anexo 8. Solicitud de certificado de pagos y saldos A-FO-055 Identificación Tributaria A-FO-057 Anexo 10. Certificado de pagos y saldos A-FO-066 Vale Provisional A-FO-069 Autorizacion compra por caja menor A-FO-070 Solicitud caja menor A-FO-072 legalización de recursos convenios / contratos contrapartida nacional A-FO-078 Solicitud de Plan Anual de Caja PAC A-FO-085 Categoría tributaria A-OT-008 Manual de políticas contables
Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación.
1) Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidas por los sistemas de información SIIF NACIÓN.2) Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y de tesorería.3) Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la información contable.4) El software y las licencias que adquiera la Entidad se contabilizarán en la cuenta de activos intangibles.5) El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el estado de cada uno de los procesos.6) La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada cinco años, de acuerdo con la metodología establecida.
Requisitos SGI Temas
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula.
Presupuesto.Pagos.Tesorería.Contabilidad.
CÓDIGO: A-CR-005
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Seguimiento y control
al Cronograma
planteado.
Socializar el PETI a
todos los procesos.
Indicadores del Plan
de Acción
Hoja de vida de
indicadores
Mapa de riesgos
Comunicación de las
políticas
N.A.
N.A.
Inventario de
Hardware y software.
Determinar los indicadores del proceso
• Solicitudes de información y necesidades tecnológicas.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
* Històricos de años anteriores.
* Lista de iniciativas de las entidades sectoriales y territoriales.
* Documento Análisis de Necesidades y Oportunidades.
* Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Definir o ajustar la arquitectura empresarial TI
Procesos Misionales
ENTRADAS
PROCESOS INTERNOSCICLO PHVA
PROCESOS INTERNOS
SALIDA
PLANEAR
* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y
lineamientos de trabajo.
* Hoja de Ruta o su equivalente.
* Plan de acción.
* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.
* Proyectos de inversión
* Estudios temáticos
• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Procesos Misionales
Direccionamiento Estratégico y planeación
Gestión de comunicaciones
• Cumplimiento de Directrices de la Empresa: Misión, Visión, hoja de ruta.
• Política Integral y Desempeño de Indicadores.
• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial TI• Catálogo de servicios de TI.• Informes del Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información.
• Plan de Acción.• Plan de Mejora.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Direccionamiento Estratégico y planeación
CONTROLES
Definir el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI
de APC
Elaborar el Plan de Acción
Identificar los riesgos del proceso
Caracterización Gestión de Tecnologías de la Información
Gestión de comunicaciones
* Piezas de comunicación de acuerdo a la política de
comunicaciones de APC-Colombia y cada proceso misional.
* Política de comunicación APC-Colombia.
* Comunicaciones efectivas con grupos de interés.
• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales• Videos.• Comunicados.• Presentaciones.* Narrativa institucional.
* Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
HACER
Realizar inventario de software y hardware.
OBJETIVO: Generar e implementar soluciones tecnológicas que provean en forma
oportuna, eficiente y transparente la información necesaria
para el cumplimiento de los fines misionales de la APC-Colombia, alineando la estrategia
institucional con la estrategia del proceso de tecnología, formulando dentro de sus
procedimientos los lineamientos y buenas prácticas de gestión para el manejo idóneo de
la información en la Entidad.
Definir planes de gestión para los procedimientos:
Plan de gestión de la Seguridad.
Plan de capacidad.
Plan de disponibilidad.
Plan de seguridad y continuidad.
• Necesidades de piezas comunicativas.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Versión: 04
Noviembre 24 de 2016
Definir o ajustar las políticas de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones y de la Seguridad de la información.
ALCANCE: Comprende todos los procedimientos definidos dentro del Proceso, desde el gobierno de TI y PETI,
atención y gestión de Incidentes, cambios, requerimientos y demás procedimientos de Gestión de Servicios de
TI y de administración de infraestructura de TI.
DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero
INVOLUCRADOS:Todos los procesos
Catálogo de servicios.
Controles definidos
para cada uno de los
procedimientos.
Informes de gestión
Realizar la ejecución de actividades propias de gobierno de TI,
atención de incidentes, disponibilidad, continuidad, seguridad,
capacidad, gestión de soluciones y gestión del conocimiento.
• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de liquidación• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Gestión financieraGestión financiera VERIFICAR
Elaborar el Catálogo de servicios de TI para la Entidad, y
externos cuando aplique
• Necesidades de aseo y cafetería.• Necesidades de bienes muebles e inmuebles.
• Necesidades de desplazamiento.• Documentación para archivo.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
• Estudios precios, documento técnico.• Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
• Lineamientos de Archivo.• Programa de Gestión Documental.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Plan Institucional de Archivos - PINAR de APC Colombia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Manual de Archivo y Correspondencia.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Seguimiento a la prestación de servicios.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Gestión administrativaGestión administrativa
• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Gestión Humana.
Gestión contractual
Gestión Humana.
Gestión contractual
Consolidar los resultados y elaborar informes periódicos de
gestión del proceso.
Contraloría General de
la República
Entes de vigilancia y
control
Mintic
Mintic
Organismos
internacionales
• Política de Gestión del Talento humano. • Bienestar social.• Capacitación y desarrollo de personal.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• Liquidación de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.
* Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Formular los Acuerdos de nivel de ServicioAcuerdo de Nivel de
Servicio - ANS.
• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Necesidades de control y seguimiento de gastos.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial.• Catálogo de servicios de TI.• Informes del Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información.
• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
• Base de datos de configuración. • Base de datos de conocimiento.• Registros de la gestión de los procedimientos.
Gestión tecnologías de la información
* Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.
* Programación del mantenimiento preventivo anual.
• Bases datos de configuración y conocimiento.• Insumos información y reportes• Catálogo de servicios TI.• Informes de Gestión.• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Plan de capacidad, análisis y proyección de capacidad.• Plan de disponibilidad.• Plan de gestión de la Seguridad y continuidad.• Plan de Gestión del Conocimiento.• Resultados de Ejecución del Proceso en todas sus actividades.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Gestión Jurídica
• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos
• PAC.• Obligaciones, Estados Financieros, Informes Financieros, Reportes, Información tributaria.
* Desembolsos.
* Control de seguimiento a gastos.
• Decreto anual de Liquidación de Presupuesto.• Registros Presupuestales en el Sistema SIIF.• Registros contables sistemáticos a realizar, que no generan movimientos presupuestales de caja.
• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Realizar seguimiento, análisis,
medición y evolución a la ejecución
de Indicadores y/o planes del proceso, y riesgos del proceso.
Gestión Jurídica
Evaluación, Control y Mejoramiento
Indicadores de gestión
del proceso
Riesgos del proceso
• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.
• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
ACTUAR
• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Confort jurídico a cada proceso.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Analizar los resultados definidos en la Revisión de la gestión y
definir y ejecutar Plan de Mejora continua para el Proceso
Seguimiento al Plan de
Mejora definido.
Gestión tecnologías de la información
Evaluación, Control y Mejoramiento
* Seguimiento a planes de mejora.
• Informes de Auditoría.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.
Temas
Tecnologías de información.
Gobierno de TI.
Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.
Atención de Incidentes, solicitudes, problemas, eventos.
Gestión de soluciones, capacidad, disponibilidad, seguridad, continuidad,
conocimiento.
Monitoreo y mejora de servicios de TI.
• Informes de proceso.• Recomendaciones y asesorías.• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Seguimiento a los
riesgos del proceso
1) Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones,
Política de seguridad de la información.
2) Arquitectura Empresarial TI y PETI ( Plan Estratégico de Tecnologías de Información )
contiene el detalle de la Estrategia definida para el área TI de APC, por lo cual los
Planes de Trabajo del área, deben estar alineados con el PETI.
3) El Plan de mejoramiento continuo de la Entidad, deberá generar acciones
permanentemente para garantizar las mejores prácticas y mejora en la gestión interna
del Proceso de TI.
4) Planes de gestión de los procedimientos: Plan de gestión de la Seguridad y
continuidad, plan de capacidad, plan de disponibilidad, plan de Gestión del
Conocimiento.
Política(s) de Operación
Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Política de seguridad de la información.
Arquitectura Empresarial
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI.
CMDB (Configuración Management Data Base o Base de Datos de
Gestión de Configuración).
Documentos soporte de la Gestión de los procedimientos de TI
Informe Trimestral y Anual de Gestión de Tecnologías de la Información.
Manuales de aplicativos.
Documentación de soluciones.
Base de datos de conocimiento.
Planes de gestión de los procedimientos.
Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados
A-CR-005 Caracterización proceso de Gestión de Tecnologías de la Información
A-PR-036 Procedimiento Gobierno y Planeación estratégica de TI
A-PR-037 Procedimiento Atención de Incidentes, Solicitudes, Problemas, Eventos y Acceso
A-PR-038 Procedimiento Gestión de Soluciones
A-PR-039 Procedimiento Gestión de Capacidad
A-PR-040 Procedimiento Gestión de Disponibilidad
A-PR-041 Procedimiento Gestión de Seguridad
A-PR-043 Procedimiento Gestión de Conocimiento
A-PR-044 Procedimiento Monitoreo y Mejora de Servicios
A-FO-088 Soporte backup información
A-FO-100 Encuesta de satisfacción servicios TI
A-FO-101 Formato de registro de disponibilidad.
A-FO-106 Formato Control de Cambios Soluciones software
A-FO-107 formato préstamo externo equipos de computo
A-FO-108 Formato control de préstamo interno de equipos de computo
A-FO-110 Lista de Chequeo prueba alta soluciones
A-OT-011 Política de Seguridad de la Información
A-OT-018 Guía de apertura, publicación, continuidad y promoción de datos
A-OT-020 Catalogo de Servicios
A-OT-021 Acuerdo de Nivel de Servico
A-OT-023 Manual ITOP
A-OT-024 Plan de Gestión de Disponibilidad de IT
A-OT-025 Plan de Gestión de Capacidad IT
A-OT-027 Política de tecnología de la Información y las Comunicaciones
A-OT-028 Plan de gestión de conocimiento IT
A-OT-029 Arquitectura Empresarial TI
Requisitos SGI
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula
RecursosRiesgos Indicadores
Profesional Especializado con funciones de sistemas Director Administrativo y Financiero
REVISÓ:
Director Administrativo y Financiero
APROBÓ:
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula
ELABORÓ:
fecha Noviembre de 2016 Fecha Noviembre de 2016 Fecha Noviembre de 2016
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura (Infraestructura tecnológica y de comunicaciones, sistemas de
información, puestos de trabajo, otros).
Ambiente de trabajo.
Financieros.
CODIGO: A-CR-006
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Indicadores del
Plan de Acción
Versión: 04Noviembre 25 de 2016
Definir la política de prevención del daño antijurídico.
Elaborar el Plan de Acción
CICLO PHVA
ALCANCE: Comprende todos los procedimientos definidos dentro del Proceso, incluyendo la gestión de
conceptos jurídicos, la atención de trámites conciliatorios, las actuaciones judiciales incoadas por terceros o
por actuación de la entidad y soporte jurídico a las actuaaciones de la entidad.
DUEÑO DE PROCESO:Asesor con funciones jurídicas
INVOLUCRADOS:Todos los procesos
Gestión de comunicaciones
Procesos MisionalesProcesos Misionales
OBJETIVO: Administrar y gestionar las actividades y trámites de naturaleza jurídica, de
acuerdo con la normatividad y reglamentación vigente, con el fin de dar soporte jurídico
a las actuaciones de las direcciones de la entidad y requerimientos de los entes externos.
ENTRADAS
PROCESOS INTERNOS
Direccionamiento Estratégico y planeación
Gestión de comunicaciones
• Cumplimiento de Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política de Integral y liniamientos de
trabajo.
•Reporte del desempeño de Indicadores a cargo del proceso.
• Cuando se requiera históricos de años anteriores sobre conciliaciones y procesos jurídicos.
• Política de prevención del daño antijurídico• Plan de Acción con actividades del proceso.• Respuestas a Solicitudes de conceptos. • Respuestas a requerimientos.• Soporte jurídico • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
• Política de prevención del daño antijurídico• Respuestas a solicitudes de conceptos.• Cuando se requiera histórico de conciliaciones y procesos judiciales.
• Soporte jurídico. • Respuestas a requerimientos. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
* Mapeo de alianzas estratégicas.
* Documento de formulación de proyectos, programas y/o
actividades.
*Requerimientos de asesoraría en revisión de los diferentes
instrumentos jurídicos de cooperación y alianzas a suscribirse por APC-
Colombia.
• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
* Directrices de la
Agencia Nacional
de Defensa
Jurídica del Estado
- ANDJE
* Requerimeintos o
solicitudes
Ciudadanos.
* Notificaciones y
solicitudes
Despachos
judiciales.
*Requerimientos
Organismos de
Control.
* Citaciones a
conciliación
extrajudicial.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Direccionamiento Estratégico y planeación
CONTROLES
Caracterización Proceso de Gestión Jurídica
• Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo.
* Hoja de Ruta o su equivalente.
• Mapa de riesgos• Aprobación Política de prevención del daño antijurídico.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales
• Piezas de comunicación interna y externa• Estrategias de comunicación y redes• Campañas• Comunicados• Presentaciones• Informes• Documentos de análisis• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos. • Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
• Solicitudes de comunicar asuntos relacionados con el proceso jurídico.
• Necesidades de piezas comunicativas.• Respuestas a Solicitudes de conceptos.•Respuestas a los requerimientos • Verificación de solicitudes de actualización del normograma Definir las necesidades de capacitación del personal de jurídica
PROCESOS INTERNOS
SALIDA
PLANEAR• Politica de daño antijurídico.
• Directrices de la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del
Estado - ANDJE.
• Ingresar Información en
EKOGI.
• Respuestas a los requerimientos de los
entes de vigilancia y
control
• Informes de defensa judicial a la
Contraloría General
de la República.
• Respuesta solicitudes de
ciudadanos.
• Contestación de demandas y demás
notificaciones de los
despachos judiciales.
• Actas de comite de conciliación y en
general atención a
las convocatorias
que se hagan de
conciliación
extrajudical.
Control de
tiempos de
ejecución de los
conceptos
jurídicos
Seguimiento al
estado del
proceso.
Solicitud de
infomación
periodica a los
lideres de cada
proceso de
acuedo con el
procedimiento
de actualización
del
normograma.
Gestionar las solicitudes de conceptos jurídicos y atender lo
demás requerimientos, de acuerdo con los procedimientos
establecidos dentro del proceso.
HACER
Seguimiento al
estado del
proceso
Gestión contractual
Gestión financiera Gestión financiera
• Proyectos de contrato contrato/convenio, prórrogas, otro sí, modificaciones, y en general
documentos en relación con la gestión
contractual debidamente revisados.
• Estudios previos y demás solicitudes para contratación de bienes y servicios.
• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Base de datos de conceptos. • Soporte jurídico
• Verificación de solicitudes de actualización del normograma
Desarrollar las actividades relacionadas con el trámite de
conciliación extrajudicial en que interviene la Entidad
Ejercer la defensa jurídica dentro de los procesos judiciales en los
que APC sea parte.
• Proveer el personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.
• Capacitación y desarrollo de personal.• Bienestar social.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• De acuerdo a la vinculación del personal remuneración proceso generación nómina.
•Identificaión de necesidades relacionados con capacitación, bienestar y seguridad laboral.
• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos.• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
•Proyectos de actos administrativos en relación con situaciones administrativas de los servidores públicos y demás reglamentaciones
respecto al talento humano.
• Proyectos de contrato/convenio, prórrogas, otro sí, modificaciones, y en general documentos en relación con la gestión contractual.
• Proyectos de actas de liquidación.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos • Insumos probatorios en pleitos jurídicos iniciados por servidores públicos o exservidores públicos.
• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.
• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Respuesta a sus requerimientos. • Cumplimiento a su orientaciones de protección y seguridad laboral.
• Proyectos de actos administrativos revisados. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma .
Gestión administrativa
• Elementos de trabajo.• Custodia del archivo transferido.• Recepción y entrega de correspondencia.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos. • PQRS recibidas para ser asignadas. • Proyectos de actos administrativos para revisión.
Gestión contractual
Gestión administrativa
• Necesidades de elementos de trabajo.• Documentación para Archivo Central.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia.
• Respuestas a Solicitudes de conceptos.•Soporte jurídico. • Respuesta requermientos. • Apoyo en asignación y control de pqrs. • Proyectos de actos administrativos revisados. • Política de prevención del daño antijurídico.• Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
Apoyo al proceso de actualización al normograma vigente de
acuerdo a la información enviada por el lider de cada proceso.
Gestión Humana.Gestión Humana.
• Politica de daño
• Directrices de la
• Ingresar
• Respuestas a los
• Informes de
• Respuesta
• Contestación de
• Actas de comite de
VERIFICAR
* Requerimientos de soporte técnico.
* Necesidades de capacitación en programas
particulares para el proceso.
• Respuestas requerimientos. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
Temas
Seguimiento al
Plan de Mejora
definido.
Indicador de
Gestión de cada
procedimiento.
Analizar los resultados definidos en la Revisión de la gestión y
definir y ejecutar Plan de Mejora continua para el Proceso.
ACTUAR
Realizar seguimiento a las actividades planeadas.
Realizar seguimiento a los hallazgos de la Auditorias
1) Política de prevención del daño antijurídico A-OT-015.
2) Generación de base de datos de conceptos jurídicos para consulta
permanente.
3) Elaboración y actualización permanente del normograma de la Entidad.
4) En los talleres masivos o eventos de socialización de temas jurídicos que
desarrolle el proceso jurídico siempre deberá dejarse el registro de la asistencia en
el formato correspondiente.
Política(s) de Operación
Normograma.
Conceptos jurídicos para consulta permanente.
Archivo Histórico de Casos y Demandas.
Activos de información
* Mantenimiento preventivo a los equipos de computo.
• Soporte técnico • Sistema de información.• Conceptos técnicos
Gestión tecnologías de la información
• Solicitud de acompañamientos y apoyo en asuntos contables y financieros.
•Solicitudes de registros contables de contingencias o provisiones contables deriadas de
procesos judiciales y extrajudiciales.
• Política de prevención del daño antijurídico.• Respuestas a solicitudes de conceptos.• Base de datos de conceptos.• Informes del Comité de Conciliación.• Histórico de casos y conciliaciones. • Proyectos de actos administrativos revisados. • Soporte jurídico • Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
• Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
A-CR-006 Caracterización proceso de gestión jurídica
A-OT-015 Política de Prevención del daño antijurídico
A-PR-045 Estructuración de Conceptos Jurídicos Internos y Externos
A-PR-046 Defensa Judicial
A-PR-047 Conciliación Extrajudicial
A-PR-048 Actualización del Normograma
A-FO-096 Listado Maestro de Reglamentación (Normograma)
Plan Nacional de Desarrollo, Plan Territorial de Desarrollo, Hoja de Ruta, Ficha de
caracterización de sectores y territorios, Ficha de caracterización de actores de Oferta y
Demanda
Requisitos SGI
Documentos / registros relacionados
• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos.• Auditorias internas. •Aprobación planes de mejoramiento.
• Proyectos de traslados presupuestales, liberación de recursos y demás actos administrativos para revisión.
• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos de información para asuntos contables y otros asuntos presupuestales.
• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.
Gestión tecnologías de la información
• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Planes de mejoramientos. • Informes de avance al Plan de mejoramiento. • Respuesta de requerimientos. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
• Politica de daño
• Directrices de la
• Ingresar
• Respuestas a los
• Informes de
• Respuesta
• Contestación de
• Actas de comite de
Felipe Jose Valencia Bitar
Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016
Director Administrativo y Financiero Director Administrativo y Financiero
Felipe Jose Valencia Bitar
APROBÓ:
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)
Ambiente de trabajo
Financieros
Conceptos Jurídicos internos y externos,
Conciliación Extrajudicial,
Defensa Judicial.
Normograma
Fecha: Noviembre de 2016
Felipe Jose Valencia Bitar
Director Administrativo y Financiero
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula
Riesgos Indicadores
ELABORÓ: REVISÓ:
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
*MECI
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula
Código: E-FO-043. Versión: 5. Fecha: Mayo 04 de 2016
CÓDIGO: C-CR-001
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
ENTRADAS
Procesos Misionales
Informes de auditoria
Informes de ley
Requerimientos de información
Seguimientos a planes, programas y proyectos.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Información para la revisión por la dirección.
Informe de seguimiento a planes de mejoramiento.
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Procesos Misionales
Gestión de comunicaciones
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
Planes institucionales de capacitación, bienestar, incentivos y de
seguridad y salud en el trabajo.
-Remuneración a funcionarios del proceso.
• Manual de Funciones actualizado.• Lineamientos sobre evaluaciones de desempeño y concertación de objetivos.
• Suministro de personal competente.
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoría en asuntos de Control Interno según demanda.
Gestión Humano.
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoría en asuntos de Control Interno según demanda.
Informe de gestión por dependencias.
Necesidades de personal competente.
Necesidades de capacitación, bienestar, incentivos y de
seguridad y salud en el trabajo.
Gestión contractual
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Caracterización Proceso Evaluación,Control y Mejoramiento
OBJETIVO: Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los controles
establecidos para el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales y apoyar
a la Entidad en la toma de decisiones, con el fin de mejorar el Sistema de Control
Interno y el Sistema de Gestión Integral.
ALCANCE: Inicia con la definición del Programa Anual de Auditorias Internas y finaliza con la generación y
entrega de recomendaciones a la Alta Dirección y a los líderes de los procesos, de tal forma que oriente la
toma de decisiones para obtener la mejora continua del Sistema de Gestión Integral.
DUEÑO DE PROCESO:Asesor con funciones de Control Interno.
INVOLUCRADOS:Todos los procesos.
Planes de mejoramiento
Seguimiento a los planes de mejoramiento
Información relacionada con el proceso
* Narrativa institucional.
* Política de comunicación APC-Colombia.
Gestión Humano.
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
Direccionamiento Estratégico y planeación PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación
Gestión contractual
Elaborar el Plan de trabajo para la vigencia
Versión: 9Noviembre 25 de 2016
CICLO PHVACONTROLES
SALIDA
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Aprobación Programa Anual
de Auditorias Internas
Aprobación Plan de Trabajo
* Contraloría
General de la
Republica.
* Contaduría
General de la
Nación.
*Departamento
Administrativo de
la Función Publica.
* Otros entes de
controlDefinir el Programa Anual de Auditorias Internas
*Presidencia de la
Republica.
* Contraloría General
de la Republica.
* Contaduría General
de la Nación.
*Departamento
Administrativo de la
Función Publica.
Lineamientos estratégicos( Misión, visión, hoja de ruta, lineamientos
para planes de acción, planes de acción).
Información sobre el seguimiento a los planes de acción.
Información sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral.
Planes de mejoramiento
Seguimiento a los planes de mejoramiento
Información relacionada con el proceso
Gestión de comunicaciones
Código: E-FO-043. Versión: 5. Fecha: Mayo 04 de 2016
Seguimiento a la ejecución
del plan de trabajo.
Seguimiento a la ejecución
del plan de trabajo.
Seguimiento a la ejecución
del plan de trabajo.
Gestión Administrativa
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. • Catálogo de servicios de la Entidad.• Soporte.
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
Gestión financieraGestión financiera
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
Estados contables y financieros.
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
Infraestructura adecuada para el funcionamiento del proceso.
Información relacionada con el plan de adquisiciones, austeridad
del gasto.
Gestión Jurídica
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Entregar recomendaciones a la Alta Dirección y a los
líderes de los procesos que orienten la toma de
decisiones para la mejora continua del Sistema de
Gestión Integral.
EvaluacIón, Control y MejoramientoEvaluacIón, Control y Mejoramiento
VERIFICAR
Informes de auditoría.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Aprobar los planes de mejoramiento resultantes de las
auditorias internas de gestión y del sistema de gestión
integral.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de los Planes de
mejoramiento.
Gestión Administrativa
Gestión Jurídica
Informes de auditoria.
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Necesidades de Asesoria Jurídica según necesidad.
Informes de auditoria.
Requerimientos de información.
Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.
Necesidades de soporte tecnológico.
Elaborar Informes de acuerdo con disposiciones de Ley.
Registro de envio del
informe ejecutivo anual de
Control Interno
Realizar la evaluación al Sistema de Control Interno
(MECI-CALIDAD-CONTROL INTERNO CONTABLE).
ACTUAR
Planes de mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Información relacionada con el proceso.
Asesoria Jurídica según necesidad.
Evaluar la efectividad de la Política de Administración
del Riesgo
Revisión a los planes de
mejoramiento .
HACER
Coordinar y realizar el programa anual de auditorías
internas al sistema de gestión integral y de gestión
Código: E-FO-043. Versión: 5. Fecha: Mayo 04 de 2016
Requisitos SGI
Documentos / registros relacionados
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Riesgos Indicadores Recursos
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula. • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
Personal requerido acorde con el plan de trabajo definido para la vigencia.
Recurso tecnológicos necesarios (software y hardware).
Infraestructura para puestos de trabajo (ambiente de trabajo).
Financieros.
Norma Técnica Colombiana de la Gestión Publica - NTC GP -1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula.
Informes de auditorias-Informes del ley.
Activos de información
Auditorías, seguimientos, planes de mejoramiento
Temas
Política(s) de Operación
Como política de operación del proceso se hace necesario que los demás procesos
tengan en cuenta que los informes de auditoria, planes de mejoramiento, las
recomendaciones y demás salidas del proceso deben ser tenidas en cuenta como
entrada al planear de los demás procesos de la entidad para garantizar la
Interrelación de procesos.
Internos.C-PR-001 Procedimiento Planes de Mejoramiento
C-PR-002 Auditorías Internas
C-FO-001 Plan de mejoramiento
C-FO-002 Evaluación Auditores Internos y Auditoría
C-FO-003 Programa Anual de Auditorias
C-FO-004 Plan General de Auditorias
C-FO-005 Informe de Auditoria
C-FO-007 Lista de Verificación Auditorías Internas
C-FO-009 Encuesta para la evaluación de audiencia pública de rendición de cuentas
C-FO-010 Informe de seguimiento
C-FO-011 Arqueo caja menor
C-FO-012 Formato Plan de Trabajo de Control Interno
C-FO-013 Acuerdo de Confidencialidad Auditor
C-OT-001 Manual de auditoria Interna
ExternosGuía de Auditoria para las Entidades Publicas
Rol de las Oficinas de Control Interno, auditoria Interna o quien haga sus veces
Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016
Yolman Julian Sáenz Santamaria Alex Alberto Rodriguez Cubides Alex Alberto Rodriguez Cubides
Profesional Especializado Asesor con funciones de Control Interno Asesor con funciones de Control Interno
CODIGO: E-CR-001
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
* Actores de
los Sectores y
Territorios del
Sistema
Nacional de
Cooperación.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representacion
es de países.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
cooperación
sur y
cooperación
triángular
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
Piezas de comunicaciones
Locaciones.
Mobiliarios y equipos.
Lineamientos de gestión documental.
Comisiones y desplazamientos.
Hoja de ruta o su equivalente.
Plan de adquisiciones.
Hoja de ruta o su equivalente.
Necesidades de comunicaciones.
Procesos Misionales Procesos Misionales
* Actores de
los Sectores y
Territorios del
Sistema
Nacional de
Cooperación.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
tales como
ONGs,
representacio
nes de
países.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
cooperación
sur y
cooperación
triángular
*Departament
o Nacional de
Planeacion -
DNP.
Presidencia
Hoja de ruta o su equivalente. Hoja de ruta o su equivalente.
Información de priorización de cooperación internacional.
Información relacionada con las intervenciones en
proceso de formulación cuando aplique.
Información de ejecución de las intervenciones de
cooperación, a solicitud.
Evidencias de ejecución del Plan de acción.
Hoja de ruta o su equivalente.
Información de Cooperación
Internacional en general
Gestión contractual
Gestión financiera
Gestión del Talento HumanoPersonal.
Actividades de bienestar.
Capacitación.
Salud ocupacional.
Hoja de ruta o su equivalente.
Necesidades de personal, bienestar,
salud ocupacional y capacitaciones.
Gestión del Talento Humano.
Direccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación
PLANEAR
CONTROLES
Gestión financiera
Gestión contractual
Contratistas.
Hoja de ruta o su equivalente.
Información de posibles convenios (si
aplica).
Gestión Administrativa Gestión Administrativa
* Evaluar el contexto estratégico y diagnosticar el
estado de la entidad.
* Formular la Hoja de Ruta o su equivalente.
* Formular el plan de acción.
* Formular los proyectos de inversión.
* Administrar el Sistema de Gestión Integral - SGI.
* Elaborar análisis y estudios temáticos relacionados
con Cooperación Internacional.
* Seguimiento al cumplimiento de Hoja de Ruta o su
equivalente, Plan de Acción, Proyectos de Inversión,
Sistema de Gestión Integral.
* Definir la metodología de la planeación.
* Definir cronogramas de talleres de la planeacion.
ENTRADASCICLO PHVA
SALIDA
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
Caracterizacion Proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación
OBJETIVO: Entregar lineamientos , direccionamiento, guía y orientación
para focalizar y dinamizar la gestión de APC-Colombia.
ALCANCE: Inicia con la planeación estratégica, pasa por la planeación operativa, gestión
de proyectos y aplicación del Sistema de Gestión Integral y finaliza con el seguimiento y
mejora a la gestión.
DUEÑO DE PROCESO:Director General APC.
INVOLUCRADOS:Director Planeación.
Profesional con funciones de
Calidad.
Versión: 07Noviembre 24 de 2016
Al inicio de
cada gobierno
(cuatrienio).
Brújula
SIIF
HACER
VERIFICAR
Informes de evaluación, control y mejoramiento.
Hoja de ruta o su equivalente.
Seguimiento a los planes de mejora.
Informes.
* Implementar acciones de mejora, correctivas y
preventivas.
Conceptos jurídicos.
Hoja de ruta o su equivalente.
Solicitudes de conceptos jurídicos
(cuando aplica).
EvaluacIón, Control y Mejoramiento EvaluacIón, Control y Mejoramiento
de la
Republica.
Ministerio de
Relaciones
Exteriores -
MR.
DAFP.
Ministerio de
Hacienda y
Crédito
Publico.
Contraloría
General de la
República.
Servicios de tecnología e información.
Hoja de ruta o su equivalente.
Necesidades de servicios de
tecnología e información.
Gestión Jurídica Gestión Jurídica
Información sobre recursos presupuestales.
Sistema de Gestión Integral.
* Seguimiento a la cooperación Internacional de
Colombia y cooperación Sur-Sur y ayuda oficial al
desarrollo en el marco de la Hoja de Ruta o su
equivalente.
Hoja de ruta o su equivalente.
Información sobre recursos
presupuestales.
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
Brújula
SIIF
Brújula
Política(s) de Operación
ACTUAR
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E-FO-047 Formato para registro del producto y/o servicio no conforme
E-FO-048 Encuesta de Satisfacción
E-OT-002 Mapa de Procesos
E-OT-003 Manual Sistema de Gestión Integral
Sistema de Información de
Cooperación.
Herramienta tecnológica del
Sistema de Gestión Integral.
El proceso da lineamientos de la
planeación estratégica,
planeación de la inversión y
seguimiento a la gestión de APC-
colombia y la cooperación
internacional.
Asesor con funciones de Planeación Asesor con funciones de Planeación Asesor con funciones de PlaneaciónFecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:Jorge Escalante Jorge Escalante Jorge Escalante
Riesgos Indicadores Recursos
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula
* Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
* Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).
* Ambiente de trabajo.
* Financieros.
Hoja de ruta
Plan de acción
Proyectos de inversión
Estudios temáticos
Sistema de Gestión Integral
Requisitos SGI
NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
* Requisito 7: 7.4
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula
Temas
E-OT-004 Código de ética
E-OT-005 Hoja de ruta
E-OT-008 Lineamientos Administración del Riesgo
E-OT-018 Otro trámite administrativo de incorporación de recursos de cooperación internacional al presupuesto nacional
E-OT-020 Política, lineamientos y metodología de medición en APC-Colombia
E-OT-021 Código de buen gobierno
E-OT-024 Estrategia de rendición de cuentas
E-OT-025 Instructivo para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión
E-OT-027 Portafolio de servicios
E-OT-028 Mapa de riesgos
CÓDIGO:
E-CR-002
ACTORES EXTERNOS ACTORES EXTERNOS
PLANEAR
Caracterización Proceso Gestión de Comunicaciones
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
* Elaborar el Plan de acción y Política y
estrategia de Comunicaciones externas
para la vigencia (Comunicaciones).
* Establecer prioridades de comunicación
externa (Comunicaciones).
* Dar los lineamientos de atención a PQRS
de APC-Colombia (Jurídica y
Administrativa).
* Elegir y proyectar los instrumentos de
recolección de información para conocer la
satisfacción de los clientes de APC-
Colombia (todos los procesos).
* Revisar y plantear la estrategia de
comunicación con el ciudadano para la
vigencia (Administrativa).
* Planear las actividades de comunicación
interna (Talento Humano).
* Indicadores plan de
acción de comunicaciones.
* Presidencia: Estrategia
Gobierno en Línea
* MinTic
* Organizaciones civiles
* Ciudadanía
* Cumplimiento de Directrices de la Empresa.
* Desempeño de Indicadores.
* Comunicaciones efectivas con grupos de interés.
* Informes de la gestión de comunicaciones.
* Diseño de piezas de comunicación para rendición de cuentas e
informes institucionales.
* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones
de APC-Colombia.
* Política de comunicaciones de APC-Colombia.
* Narrativa institucional.
* Necesidades de comunicación con
grupos de interés y clientes internos y
externos.
* Necesidades de piezas comunicativas.
Procesos Misionales
ALCANCE: Inicia con la identificación de los grupos de interés, pasando por la construcción de mensajes y la selección de
canales de comunicación para visibilizar los resultados de APC-Colombia con sus grupos de interés y clientes.
* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones.
de APC-Colombia y cada proceso misional.
* Política de Comunicaciones APC-Colombia.
* Comunicaciones efectivas con grupos de interés.
* Piezas de comunicación externa.
* Estrategias de comunicación y redes sociales.
* Campañas externas.
* Videos.
* Comunicados.
* Presentaciones.
* Informes de la gestión de comunicaciones.
* Diagramación de documentos de análisis.
*Narrativa institucional.
Procesos Misionales
* Presidencia: Estrategia
Gobierno en Línea, Alta
Consejera para las
Comunicaciones.
* MinTic.
* Organizaciones civiles.
* Ciudadanía.
Versión: 6
Noviembre 25 de 2016
Direccionamiento Estratégico y
planeación
* Directrices de la Agencia:
Misión, Visión, Política Integral, Objetivos
y lineamientos de trabajo.
* Hoja de Ruta.
PROCESOS INTERNOS
Dueño de Proceso:
Asesor de Comunicaciones
Director Procesos de apoyo.
Proceso involucrados
Planeación
Procesos Misionales
Direccionamiento Estratégico y planeación
SALIDA
OBJETIVO: Generar los mecanismos de comunicación entre
APC-Colombia y sus grupos de interés, así como establecer
los mensajes necesarios que se entrega a cada uno de sus
clientes internos y externos.
ENTRADASCICLO PHVA
CONTROLESPROCESOS INTERNOS
* Estudios previos, documento técnico.
* Solicitud de liquidación.
* Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.
* Política de comunicaciones de APC-Colombia.
* Publicaciones en página web.
* Narrativa institucional.
Gestión contractual
* Necesidades de personal.
* Necesidades de bienestar.
* Necesidades de capacitación.
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* Apoyo en campañas internas de Gestión Humana.
* Narrativa institucional.
Gestión Administrativa
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* Narrativa institucional.
* Publicaciones en página web.
* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones
de APC-Colombia.
* Videos.
* Comunicados.
* Informes de la gestión de comunicaciones.
* Administración y seguimiento a PQRS.
* Necesidades de comunicación, creación
de piezas comunicativas para los grupos
de interés y publicaciones en la página
web.
* Locaciones.
* Mobiliario y equipo.
* Autorización de comisiones.
Gestión contractual
Gestión Administrativa
Gestión Humana
* Suministro de personal, con el
cumplimiento de requisitos para el
ejercicio de las cargas, evaluación y
retroalimentación.
* Capacitación y desarrollo de personal
* Bienestar social.
* Condiciones de Protección y Seguridad
Laboral.
* Remuneración proceso generación
nómina.
* Minutas en general, prórrogas, otro sí,
modificaciones.
* Actas de liquidación.
* Necesidades de publicaciones en la
página web.
Gestión Humana HACER
Gestión financiera
* Necesidades de asesoría financiera.
* Necesidades de control y seguimiento de gastos.
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* Narrativa institucional.
* Plan anual de caja (PAC).
* Publicaciones en página web.
* Divulgar la política de comunicaciones.
* Gestionar solicitudes y requerimientos
de comunicaciones.
* Realizar monitoreo y seguimiento a
noticias y medios de comunicación con
temas relacionados con la cooperación
internacional y con la gestión de APC-
Colombia.
*Definir y producir contenidos de la página
web.
* Administrar las redes sociales de la
Agencia.
* Administrar contenidos de los portales
web de la entidad (Comunicaciones:
página web, Talento Humano: Intranet).
* Formular, preparar, consolidar el
documento para la rendición de cuentas
(Direccionamiento estratégico y
Comunicaciones).
* Ejecutar la estrategia de atención al
ciudadano (Administrativa).
* Revisar y dar respuesta a las PQRS (todos
los procesos).
* Medir la satisfacción de los clientes y
grupos de interés de APC-Colombia (Todos
los procesos).
* Realizar y presentar a la Alta Dirección
los informes de seguimiento sobre:
comunicaciones, PQRS, estrategia al
ciudadano, satisfacción del cliente y
grupos de interés de APC-Colombia
(Administrativa, Jurídica, Comunicaciones
y Direccionamiento estratégico)
* Ejecutar las actividades de comunicación
interna (Talento Humano y
Comunicaciones).
* Sistema de información
*Seguimiento a solicitudes
recibidas por medios como
redes sociales.
* Indicadores plan de
acción de comunicaciones
* Indicadores de gestión de
los procesos de Jurídica,
Gestión Administrativa y
Planeación.
*Certificaciones de inclusión en plan de
adquisiciones.
* Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
* Necesidades de publicaciones en la
página web.
Gestión financiera
*Seguimiento a la gestión de
comunicaciones.
* Seguimiento al equipo editorial a través
de lista de asistencia y matriz de
seguimiento.
* Seguimiento a PQRS.
* Seguimiento a la satisfacción de los
clientes y grupos de interés de APC-
Colombia.
* Seguimiento a planes de mejoramiento.
* Indicadores de gestión de
comunicaciones.
* Indicadores de gestión de
Planeación - Calidad.
* Indicadores de gestión de
Jurídica.
ACTUAR
* Solicitud de conceptos para toma de decisiones.
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* PQRS recibidas a través de las redes sociales.
* Narrativa institucional.
* Publicaciones en página web.
Gestión Jurídica
Evaluación, Control y Mejoramiento
* Planes de mejoramiento frente a no conformidades presentadas en
el proceso de comunicaciones.
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* Narrativa institucional.
* Publicaciones en página web.
* Información.
* Establecimiento de planes de
mejoramiento, según corresponda el
cumplimiento de metas propuestas para:
- Página web, redes sociales, publicación
en medios
- PQRS.
- Estrategia de comunicación al ciudadano.
Planes de mejoramiento y
el cumplimiento de fechas y
cronograma propuesto.
Back up de la página web de APC-Colombia.
Back up elaborado por el proceso Tecnologías de Información al proceso de Gestión de comunicaciones.
Documentos / registros relacionados Política(s) de OperaciónActivos de información
VERIFICAR
*Lineamientos de Tecnologías de
Información.
* Programación del mantenimiento
preventivo anual.
* Reportes sobre página web.
* Lineamientos de la estrategia de
gobierno en línea.
* Software.
* Soporte tecnológico.
Gestión Jurídica
* Requerimientos de soporte técnico.
* Necesidades de capacitación.
* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.
* Narrativa institucional.
Gestión tecnologías de la información
* Documentos revisados y ajustados al
marco normativo vigente.
* Conceptos jurídicos para toma de
decisiones.
* Talleres de orientación a supervisiones
de contratos y convenios.
* Respuesta y seguimiento a PQRS
* Necesidades de publicaciones en la
página web.
Evaluación, Control y Mejoramiento
* Necesidades de publicaciones en la
página web.
* Seguimiento a planes de mejora.
* Informes de auditoría.
Gestión tecnologías de la información
* Ver documento Controlado: E-OT-017 Política de comunicación.
* E-CR-002 Caracterización Gestión de Comunicaciones
* E-OT-017 Política de comunicaciones
* E-OT-007 Manual de Imagen
* E-OT-016 Guía de interacción en redes sociales
* E-PR-009 Formulación e implementación de la Política de
Comunicaciones
* E-PR-011 Administración de contenidos en el portal web de la entidad
* E-PR-015 Coordinación de contenidos y publicaciones
* E-PR-013 Administración de redes sociales
* E-FO-041 Plantilla presentación APC
* E-OT-026 Matriz de comunicación
* Hoja de Ruta
Noviembre de 2016
Riesgos
Ana María Rocha
ELABORÓ: REVISÓ:
Noviembre de 2016
Ana María Rocha
Asesor de Comunicaciones
Noviembre de 2016
APROBÓ:
Ana María Rocha
Asesor de Comunicaciones
*Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
* Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).
* Ambiente de trabajo
* Financieros
NTCGP 1000:2009*
*Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
*Requisito 5.5.3
*Requisito 7.2.3
*Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
DE LEY
* Ver normograma en aplicativo Brújula
* Comunicación.
* Medios.
* Página web.
* Redes Sociales.
* Rendición de cuentas.
* Medición de satisfacción.
* Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.* Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula.
Asesor de Comunicaciones
Indicadores Recursos
TemasRequisitos SGI
CODIGO: M-CR-001
ACTORES EXTERNOS ACTORES EXTERNOS
Gestión Administrativa
Información de posibles convenios (si
aplica).
Locaciones.
Mobiliarios y equipos.
Lineamientos de gestión documental.
Comisiones y desplazamientos.
Piezas de comunicaciones
Gestión Administrativa
Gestión del Talento Humano.
Gestión contractual
Procesos MisionalesInformación de necesidades y oportunidades.
Proyectos formulados.
Seguimiento a proyectos en ejecución.
Gestión del Talento Humano
Gestión tecnologías de la información
No aplica.
Necesidades de personal, bienestar,
salud ocupacional y capacitaciones.
* Actores
sectoriales y
territoriales
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representacion
es de países.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
cooperación
sur y
cooperación
triangular.
Información sobre recursos presupuestales.
Gestión Jurídica
Conceptos jurídicos.
Información de priorización de
cooperación internacional.
Plan de acción.
Gestión de comunicacionesGestión de comunicaciones
Hoja de ruta o su equivalente.
Gestión Jurídica
Necesidades de servicios de tecnología
e información.
Necesidades priorizadas y
oportunidades de los actores de
cooperación internacional.
Procesos Misionales
Necesidades de comunicaciones.
* Actores sectoriales y
territoriales
* Actores de Oferta
Actores de Demanda
tales como ONGs,
representaciones de
países.
* Actores de Oferta
Actores de Demanda
cooperación sur y
cooperación triangular.
Plan de adquisiciones.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
PROCESO: IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN
CICLO PHVACONTROLES
ALCANCE: Desde la identificación de los actores hasta la priorización de las necesidades y
oportunidades de los actores de cooperación internacional
OBJETIVO: Identificar las necesidades, oportunidades y prioridades de
todos los actores de la cooperación internacional
ENTRADAS SALIDA
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
LÍDER DE PROCESO:
Director de Demanda
INVOLUCRADOS:Director de Oferta
Director de DCI
PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación
Direccionamiento Estratégico y planeación
Versión: 04
Noviembre 24 de 2016.
Ajustar el ejercicio de priorización con los actores de
cooperación internacional.
Sistema de
información de
Cooperación
ACTUAR
VERIFICAR
Personal.
Actividades de bienestar.
Capacitación.
Salud ocupacional.
Solicitudes de conceptos jurídicos
(cuando aplica).
Informes de evaluación, control y mejoramiento.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Seguimiento a los planes de mejora.
Informes.
Gestión tecnologías de la información
Gestión financiera
Servicios de tecnología e información.
Gestión contractual
Contratistas.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Gestión financiera
Identificar y actualizar los actores.
Recibir y consolidar las necesidades y oportunidades de
todos los actores de cooperación internacional.
Sistema de
información de
Cooperación
Priorizar las necesidades y oportunidades de los actores
de cooperación internacional en función de la hoja de
ruta o su equivalente y los recursos disponibles.
Sistema de
información de
Cooperación
Validar las necesidades y oportunidades priorizadas
Sistema de
información de
Cooperación
HACER
Documentos / registros relacionados Política(s) de Operación
APROBÓ:
Ver matriz de riesgos
Andrés Uribe - Enrique Maruri - Mónica Varona Integrantes de los tres procesos misionales
Indicadores
DE LA NORMA NTCGP 1000:2009
* Requisito 5.2, 5.3, 7.1, 7.2, 7.5, 8.
LEGALES
Ver Normograma
REVISÓ:
Requisitos SGI
Riesgos
ELABORÓ:
Sistema de Información de Cooperación.
Caracterización de actores de la cooperación.
Matriz de planificación.
Activos de información
La gestión relacionada con este proceso se enmarca en los objetivos
estratégicos establecidos en la Hoja de Ruta o su equivalente.
Recursos
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas,
Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros),
Ambiente de trabajo, Financieros.
Ver Indicadores en plan de acción
Fecha: Noviembre de 2016
Andrés Uribe Orozco
M-PR-001 Procedimiento Indentificación y Priorización de necesidades y
potencialidades temáticas sectoriales y territoriales.
M-PR-002 Procedimiento análisis de necesidades y potencialidades de
fuentes oficiales y no oficiales.
M-PR-003 Procedimiento identificación y registro de intervenciones de
cooperación internacional recibidos por Colombia.
M-FO-016 Matriz de Evaluación de Buenas Practicas.
M-OT-005 Guias metodológicas para documentación y validación de
experiencias.
Fecha Noviembre de 2016
Director de DemandaDirector de Demanda - Director de Oferta -Directora DCI
Fecha Noviembre de 2016
Temas
Necesidades oportunidades y prioridades de los actores de la
cooperación.
CODIGO: M-CR-002
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Sistema de
información de
Cooperación
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
PROCESO: PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE LAS INTERVENCIONES DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL
OBJETIVO: Preparar y formular con los actores de la cooperación
internacional los diferentes tipos de intervenciones de acuerdo con las
necesidades y oportunidades de cooperación priorizadas.
ALCANCE: Desde la priorización hasta la formulación de la intervención, con base en los criterios y requisitos
de los actores de cooperación internacional.
DUEÑO DE PROCESO:Director DCI
INVOLUCRADOS:Director de Demanda.
Director de Oferta.
Versión: 02Noviembre 24 de 2016
ENTRADASCICLO PHVA
CONTROLES
SALIDA
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación * Actores de los
Sectores y
Territorios del
Sistema Nacional
de Cooperación.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representaciones
de países.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
cooperación sur y
cooperación
triangular.
Hoja de ruta o su equivalente.Información relacionada con las intervenciones en
proceso de formulación cuando aplique.
* Actores de los
Sectores y
Territorios del
Sistema Nacional
de Cooperación.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representaciones
de países.
* Actores de
Oferta
Actores de
Demanda
cooperación sur y
cooperación
triangular.
Piezas de comunicaciones. Necesidades de comunicaciones.
Gestión del Talento Humano. Gestión del Talento Humano.
Personal.
Actividades de bienestar.
Capacitación.
Salud ocupacional.
Necesidades de personal, actividades de bienestar,
salud ocupacional y capacitaciones.
Gestión financiera Gestión financiera
Información sobre recursos presupuestales. Solicitud de CDP.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento EvaluacIón, Control y Mejoramiento
HACER
Gestión contractualAsesoría contractual.
Documento contractual (convenio o contrato según
aplique).
Formular la intervención en conjunto con los actores de
cooperación internacional involucrados.
Confirmar la aprobación de la intervención formulada por
parte de los actores de cooperación internacional.
Necesidades de personal, actividades de bienestar,
salud ocupacional y capacitaciones.
Conceptos jurídicos.
Asesoría jurídica.
Solicitudes de conceptos jurídicos.
Solicitud de asesoría jurídica.
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
Servicios de tecnología e información.Necesidades de servicios de tecnología e
información.
Revisar los criterios y requisitos de las oportunidades de
cooperación.
Identificar y articular a los actores de cooperación
internacional.
Confirmar el interés de participación de los actores de
cooperación internacional.
VERIFICAR
Revisar que la formulación de la intervención cumpla con los
criterios y requisitos técnicos de los actores de cooperación.
ACTUAR
Ajustar la formulación de la intervención a los criterios y
requisitos técnicos de los actores de cooperación.
Sistema de
información de
Cooperación
Sistema de
información de
Cooperación
Sistema de
información de
Cooperación
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
Locaciones.
Mobiliarios y equipos.
Lineamientos de gestión documental.
Comisiones y desplazamientos.
Plan de adquisiciones
Gestión Administrativa Gestión Administrativa
Gestión contractual
Procesos Misionales Procesos Misionales
Necesidades priorizadas y oportunidades de los
actores de cooperación internacional.Intervenciones formuladas.
Gestión Jurídica Gestión Jurídica
Política(s) de Operación
La gestión relacionada con este
proceso se enmarca en los objetivos
estratégicos establecidos en la Hoja de
Ruta o su equivalente.
Activos de información
Sistema de Información de Cooperación.
Brújula.
Documentos / registros relacionados
M-PR-004 Procedimiento Preparación y formulación de las Intervenciones.
M-FO-005 Experiencias exitosas de desarrollo.
M-FO-007 Presentación de Proyectos de Cooperación Sur-Sur.
M-FO-008 Project Proposal South-South Coperation (English).
Riesgos Indicadores Recursos
Temas
Formulación de las intervenciones.
Requisitos SGI
A) Legales
• Ver normograma en aplicativo Brújula.
B ) De la norma técnica :
Numeral 5.2: enfoque al cliente.
Numeral 5.3: política de calidad.
Numeral 7.1: Planificación producto o servicio.
Numeral 7.2: Procesos relacionados con el cliente.
Numeral 7.5: Producción o prestación del servicio.
Numeral 8: Medición, análisis y mejora.
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula. • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)
Ambiente de trabajo
Financieros
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
fecha Agosto de 2016 Fecha Agosto de 2016 Fecha Noviembre de 2016
Integrantes de los tres procesos misionales Andres Uribe - Enrique Maruri - Mónica Varona Mónica Varona
Director de Demanda - Director de Oferta -Directora DCI Directora de Coordinación InterinstitucionalI
CooperaciónInformes de evaluación, control y mejoramiento.
Seguimiento a los planes de mejora.
Informes.
CÓDIGO: M-CR-003
ACTORES EXTERNOS
ACTORES EXTERNOS
Gestión del Talento Humano Gestión del Talento Humano
Sistema de
información de
Cooperación
Sistema de
información de
Cooperación
Solicitudes de desembolsos y de información
del estado de la ejecución presupuestal de las
intervenciones.
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
* Actores de los
Sectores y
Territorios del
Sistema Nacional
de Cooperación
* Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representaciones
de países.
* Actores de
Oferta y Demanda
de cooperación
sur-sur y
cooperación
triángular
Procesos Misionales Procesos Misionales
Intervenciones formuladas.Información de ejecución de las intervenciones
de cooperación
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
Piezas de comunicaciones Necesidades de comunicaciones
Conceptos jurídicos. Solicitudes de conceptos jurídicos.
Solicitud de asesoría.
Información sobre recursos presupuestales.
HACER
ACTUARGestión Jurídica
Gestión Administrativa Gestión Administrativa
Locaciones.
Mobiliarios y equipos.
Lineamientos de gestión documental.
Comisiones y desplazamientos.
Necesidades de : Locaciones.
Mobiliarios y equipos.
Lineamientos de gestión documental.
Comisiones y desplazamientos.
Servicios de tecnología e información.Necesidades de servicios de tecnología e
información.
Gestión Jurídica
ENTRADASCICLO PHVA
CONTROLES
SALIDA
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia
PROCESO: IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
OBJETIVO: Coordinar la implementación y el seguimiento de las
intervenciones de cooperación internacional aprobadas.
ALCANCE: Este seguimiento solo contempla los proyectos a los que APC-Colombia brinda apoyo
técnico y financiero.
DUEÑO DE PROCESO:Director Oferta.
INVOLUCRADOS:Director Demanda.
Director DCI.
Versión: 4Noviembre 25 de 2016
* Sistema de
información de
Cooperación.
* Verificar capacidad
presupuestal.
* Verificar las
condiciones
acordadas para
planear los
seguimientos
periódicos
Sistema de
* Actores de los
Sectores y
Territorios del
Sistema Nacional
de Cooperación
* Actores de
Demanda tales
como ONGs,
representaciones
de países.
* Actores de Oferta
y Demanda de
cooperación sur-
sur y cooperación
triángular
Hoja de ruta o su equivalente.
Programar la implementación y/o el seguimiento de
la intervención según aplique.
Información de ejecución de las intervenciones
de cooperación, a solicitud.
Evidencias de ejecución del Plan de acción.
Personal.
Actividades de bienestar.
Capacitación.
Salud ocupacional.
Necesidades de personal, bienestar, salud
ocupacional y capacitaciones.
Gestión contractual Gestión contractual
Gestión financiera VERIFICARGestión financiera
Elaborar y revisar los informes y documentos que
sustentan las intervenciones, según aplique.
Asesoría contractual.
Ejecutar y/o hacer seguimiento a la intervenciòn.
APROBÓ:
Requisitos SGI Temas
• Ejecución y seguimiento de las intervenciones.
Riesgos Indicadores Recursos
• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula. • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
DE LA NORMA NTCGP 1000:2009Num 5.2 ( enfoque al cliente )
Num 5.3 ( política de calidad )
Num 7.1 ( Planificación producto o servicio )
Num 7.2 ( Procesos relacionados con el cliente )
Num 7.5 ( Producción o prestación del servicio )
Todo el numeral 8 ( Medición, análisis y mejora )
DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula.
EvaluacIón, Control y Mejoramiento EvaluacIón, Control y Mejoramiento
Informes de evaluación, control y mejoramiento.Seguimiento a los planes de mejora.
Informes.
Fecha: Noviembre de 2016
Enrique Maruri Enrique Maruri Enrique Maruri
Director de Oferta Director de Oferta Director de Oferta
Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016
• Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.• Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).• Ambiente de trabajo.• Financieros.
ELABORÓ: REVISÓ:
Política(s) de Operación
La gestión relacionada con este proceso se enmarca en
los objetivos estratégicos establecidos en la Hoja de
Ruta o su equivalente.
Activos de información
Sistema de Información de Cooperación.
Documentos / registros relacionados
M-PR-006 Procedimiento Planeación Anual de Actividades de Cooperación Internacional
M-PR-007 Procedimiento Ejecución de Actividades de Cooperación Internacional
M-PR-008 Procedimiento Manejo Financiero del Centro de Operaciones y Seguimiento al FOCAI
M-PR-009 Procedimiento Gestión de Contrapartida Nacional
M-PR-010 Procedimiento Administración y ejecución de recursos de cooperación internacional
M-PR-011 Procedimiento Seguimiento a la Cooperación Internacional
M-FO-006 Informe Técnico. Actividades y Proyectos de Cooperacion Sur - Sur
M-FO-007 Presentacion de Proyectos de Cooperacion Sur-Sur (Español)
M-FO-008 Project Proposal South-South Cooperation (English)
M-FO-013 Logística y traducción
M-FO-014 Solicitud actividad de Cooperación Sur Sur y Triangular
M-FO-015 Tiquetes aéreos y seguros médicos
Realizar las acciones de ajuste a las intervenciones
a que haya lugar.
Sistema de
información de
Cooperación.
Verificar informes.