ensayo filosófico de contabilidad

ENSAYO

“El valor de la Sistematización Contable en las

Empresas”

Presentado por:

Álvaro Rafael Gastañuadi Terrones

ESCUELA:

Contabilidad

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DE LA ESCUELA:

Sistematización Contable

2013

Filosofía

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Álvaro Gastañuadi Terrones

El Valor de la Sistematización Contable en las

Empresas

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las

decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras de una empresa. En

una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas;

de esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y cómo su uso,

redunda en beneficios para toda empresa.

En general, en toda empresa es imprescindible contar con un departamento

contable que proporcione información contable útil y confiable, y así dar una

imagen fiel de la situación financiera de la empresa, lo que lleva a considerar

la importancia de la organización y sistematización contable, la cual consiste en

establecer el diseño de los métodos y procedimientos utilizados para recopilar

datos, procesarlos y registrarlos, y como resultado, obtener los Estados

Financieros respectivos.

Por eso, para lograr establecer una adecuada organización y sistematización, se

hace necesario contar con un Contador Público y Auditor como asesor para que

participe desde la organización del departamento hasta el diseño adecuado

de un plan de cuentas, de los documentos y justificantes contables que

permitan realizar procedimientos de manera anticipada y que se constituyan en

una herramienta para las empresas dado los beneficios que provee, y constituye

la información financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones.

En este ensayo, empezaré definiendo lo que es la contabilidad y sistema contable

en la actualidad dando un esquema de clasificación y enfocándome en la

importancia y utilidad que tienen en las empresas; luego daré a conocer el análisis

previo que se debe hacer para poder elegir un sistema contable dando un ejemplo

de los sistemas contables más importantes y más utilizados por las grandes

empresas destacando las ventajas y desventajas de dichos sistemas y por ultimo

una breve conclusión.

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DESARROLLO

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y

control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por

ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas

definiciones tienen algo en común.

A continuación se presentan varias significados de la contabilidad que han

sido definidas por diferentes autores y profesionales contables:

“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa

esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los

encargados de tomar las decisiones” (Horngren & Harrison. 1991)

“La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es

suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información

razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un

ente público o privado utilizando sistemas de información para su buen aporte y

manejo” (Redondo, A., 2001)

Con estas definiciones claras y precisas podemos afirmar que la contabilidad es

una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones

mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los

gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus

negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la

solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa; y para que la

contabilidad financiera de una empresa sea llevada de una manera correcta es

necesario que existan sistemas de información, también conocidos como

sistemas contables capaces de facilitar el trabajo del contador público y así poder

aportar a la toma de decisiones para que la empresa pueda tener un gran éxito en

el mercado.

“El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final

son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la

empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser

procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del

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sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en

contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información”. (Blackwell,

Roger. 2003)

El término sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios

y en distintas áreas del conocimiento, por ejemplo, los economistas de un país

hablan de un sistema económico, los políticos se refieren al sistema político, los

abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la

vigencia de un sistema de libertades económicas y de esta forma, podríamos

encontrar una serie de contextos en los cuales el término sistema es utilizado. En

el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos

aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de

decisiones óptimas en las empresas.

Se podría decir entonces que un sistema es un conjunto de elementos, entidades

o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen

relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Todo el proceso de generación de información en las empresas está soportado

por sistemas que manejan una serie de variables, que ayudan a los gerentes a

generar información. El éxito de un sistema se mide por el grado de aceptación

que los usuarios asignen a un sistema y son utilizados por las empresas

generalmente para desempeñar las pequeñas funciones tales como compras,

ventas, facturación, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

Una empresa también es considerada como un sistema porque recibe y genera

información, la cual será procesada o utilizada por alguna persona o entidad para

el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones típicas que

desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones

de negocios, deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las

decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.

Un sistema de contabilidad debe ser un sistema que esté en la capacidad de

generar información financiera relevante para la empresa y no generar informes

detallados y extensos, que sólo serán de utilidad para los usuarios que trabajen

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con ese nivel de presentación de la información. A medida que el volumen de

transacciones se incrementa, se hace necesario el manejo de sistemas auxiliares,

por lo que en principio el objetivo de un sistema contable se deberá limitar a

manejar información financiera resumida y común a cualquier sistema contable.

Un estudio formal de la clasificación de los sistemas necesariamente nos llevaría

a plantear, al menos, un esquema de tres o cuatro clasificaciones bajo distintos

puntos de vista. Para efectos de centrar la atención en los sistemas operativos

que manejan los negocios, en las empresas clasificare los sistemas de la

siguiente forma: sistemas de producción que tienen como fin, manejar y controlar

todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una

empresa manufacturera o el proceso de prestación de servicios en una empresa

de servicios, el cual tiene las siguientes funciones principales: planificar la

producción, planificar la materia prima y otros costos, y controlar la producción;

también debe contar con un sistema de ventas que cubre las siguientes funciones

o subsistemas: facturación y cobranzas, control de los canales de distribución y

mercadeo; y por ultimo un sistema de administración y finanzas que está

representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones

anteriormente explicadas. Algunos de los sistemas de una empresa, que se

puede identificar como de administración y finanzas son: manejo de inversiones,

cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos, recursos humanos

y contabilidad.

Po otra parte, una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los

departamentos de informática o de sistemas, es la inexistencia de alguna

metodología que se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los

programas; siendo necesariamente iniciar un proceso de análisis de los sistemas,

el cual se puede definir como las actividades que se realizan para descomponer y

explicar un sistema de información; por esto es necesario que antes de adquirir un

software contable para el manejo de información, un analista de sistemas debe

realizar un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a la

información a procesar, el volumen de las transacciones a procesar y los

requerimientos de información resumida o detallada.

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El análisis previo al desarrollo o adquisición de un sistema viene como

consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento (necesidad) de

algún usuario o grupo de usuarios en Ia empresa. Y una vez realizado el previo

análisis, la empresa deberá solicitar dicho sistema, indicando el departamento que

lo solicita, las razones de la solicitud, los beneficios que esperan como

consecuencia de esa solicitud y la fecha de aprobación que realice el funcionario

de cierto nivel de la empresa correspondiente el cual será evaluado si cumple

con los requerimientos con los que la empresa empleara para su buen manejo;

para finalmente generar una de estas tres decisiones: aprobar el proyecto, ya que

existe realmente la necesidad; rechazar el proyecto ya que no es viable o evaluar

la factibilidad de comprar el sistema.

Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente

planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser

totalmente factibles son excluidos por no haber sido enfocados adecuadamente.

Debido a que debe existir algún tipo de control en el proceso de desarrollo de

sistemas, el departamento de sistemas se deberá aproximar únicamente hacia

aquellos proyectos que resulten en una necesidad real de los usuarios y sean

realizables. Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo/beneficio el

desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de

estandarización y variedad de programas de aplicación existentes para esta

función, primero se debe investigar si existe en el mercado, un software que

satisfaga las necesidades de información de Ia empresa; en caso de que no

exista este software, la empresa tomará la decisión de desarrollar uno a la

medida.

Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a

la fase de fijación de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de

campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a

desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas

las personas que de una u otra forma tengan que ver o estén involucradas en el

desarrollo del nuevo sistema. En esta fase, se reúnen todos los datos relevantes

al máximo nivel de detalle, de tal forma que se conozca en profundidad todas las

operaciones o actividades que se vayan a mecanizar.

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Luego de determinados los requerimientos del sistema y establecidos los

objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir

un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificación y una vez

elaborados éstos, se procederá a la construcción propiamente dicha, un sistema

se construirá de manera similar.

Por último, una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la

implantación del mismo, es decir, poner en funcionamiento el sistema en una sola

parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de usuarios del sistema y

luego también se puede iniciar una instalación inmediata la que establecerá que el

sistema empezará a funcionar un día determinado y a partir de allí, el sistema

reemplazado es puesto fuera de servicio.

Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de Ia información generada

por todas sus operaciones. Su principal función es ayudar a soportar las

decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los

objetivos de la misma. Existen y sistemas para manejar la facturación, las

compras, los inventarios muchas otras funciones que existen en una empresa.

Éstos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos para el manejo

de las funciones anteriormente nombradas. Una característica común a todos

ellos es la de no manejar directamente la información que se registra en la

contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad.

Los tipos de sistemas contables para una empresa se dividen en: sistemas

integrados, que implica el compartir información entre dos o más sistemas para

eliminar redundancia de la información, facilitar el acceso a los datos o

información o facilitar la elaboración de informes; sistemas no integrados que

conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir

que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de

información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final

de periodos previamente definidos; y también los sistemas auxiliares, aquellos

sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede

definir como aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las

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transacciones comunes a una actividad típica del negocio como la producción,

ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.

Por lo planteado, los sistemas contables están orientados al manejo operativo de

las transacciones y no a los aspectos financieros y entre los principales sistemas

contables más importantes tenemos:

CONCAR® CB 2013: Es el sistema contable-financiero más usado, reconocido

por el mercado nacional y recomendado a nivel nacional, creado para emitir

información gerencial y además simplificar y agilizar el trabajo contable-financiero.

Permite obtener estados financieros, reportes por centros de costo, presupuesto,

ratios, gráficos, información analítica operativa y tributaria, reportes de cuentas

por cobrar y pagar, conciliación bancaria, libros oficiales SUNAT en forma física y

electrónica. Emite los estados financieros en soles y dólares ajustados por

diferencia de cambio; también puede aplicarse a todo tipo de empresas:

industriales, agrícolas, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras,

mineras, ONG, instituciones educativas, exportadoras y en general todos los giros

de negocios.

SIAF: El sistema integrado de administración financiera para el sector público, es

un instrumento informático contable, que automatiza el proceso de ejecución

presupuestal, financiero y contable, mediante un registro único de operaciones,

produciendo información con mayor rapidez, precisión e integridad, válida para la

toma de decisiones de los diferentes niveles gerenciales de la organización

gubernamental.

CONTASOL: Es un sistema de contabilidad profesional gratuito para empresas

con una sencillez de uso y adaptable a cualquier tipo de usuario. Sus funciones

abarcan cualquier necesidad de un departamento de contabilidad, incluyendo el

control de asientos, libros, informes, analítica, utilidades extra y facturación.

Contasol soporta múltiples empresas, usuarios, ejercicios y usuarios, soporte de

redes locales y base de datos de Access.

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CONCLUSIÓN

La información contable, y por ende la contabilidad, que se ocupa de registrar,

clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de

interpretar sus resultados, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los

hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e

imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y

honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

Se puede concluir entonces, que el hombre desde tiempos memorables se ha

empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros

que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por

consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un

principio, lo realizo en procesos muy simples, sin embargo con el transcurrir del

tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y

técnicas contables han evolucionado, haciéndonos reflexionar que todo proceso

contable requiere de los sistemas. De esto se deduce la importancia de estos, y

cómo su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un

adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar

con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.

Además cabe resaltar que el éxito de un sistema se puede medir por ejemplo, por

el grado de aceptación que los usuarios le asignan; y así como esta, hay muchas

razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema

de información contable, ya que la importancia de un sistema contable radica en

que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demás

sistemas.

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BIBLIOGRAFÍA

Franklin F., Enrique Benjamín. Organización de Empresas. Segunda edición.

Universidad Nacional Autónoma de México. Editorial MC Graw Hill

Interamericana. México octubre 2003. 354 pp.

Serrano Cinca, C. La Contabilidad en la Era del Conocimiento: Sistemas

Informativos Contables. http://www.5campus.org/leccion/ftp.

Goxens, A. Enciclopedia práctica de la Contabilidad. M. A. Goxens.

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Redondo, A., 2001. Sistema Integrado de Finanzas, Contabilidad y Control

de Presupuestos. Pag. 104

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