enj-100 taller práctico modelo de gestión penal

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Taller Práctico de Capacitación Modelo de

Gestión Penal

• Licda. Ambar Díaz Melo• Licda. Cleury Tejada• Licda. Sennia Marmolejos Gutiérrez

Taller Práctico de Capacitación Modelo de Gestión Penal está distribuido bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/

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PRESENTAME !!!!

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Cuales son tus Expectativas sobre este taller?

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Objetivo General del Taller

Conocer las herramientas prácticas sobre la gestión,

organización y estructura de los Despachos Penales y la interacción que existe entre cada una de sus unidades de

servicios.

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Objetivos Especificos

• Identificar el rol de cada servidor judicial dentro del Organigrama del Despacho Penal.

• Conocer las principales funciones del Secretario General del Despacho Penal.

• Conocer detalladamente las funciones de las Unidades de Servicios (Atención al Usuario, Instrucción, Primera Instancia, Corte, Gestión de Audiencias, Notificaciones y Citaciones y Archivo).

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Organigrama, Funciones, Responsabilidades del

Despacho Penal. Rol del Secretario(a)

General.

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Organigrama Despacho Judicial Penal

Secretario (a) General

Unidad de Servicios de

Primera Instancia

Unidad de Servicios de

Corte

Unidad de Servicios a la

Instrucción

Unidad Atención al

Usuario Archivista

Oficinistas de Atención a Usuarios

Oficinista de Apoderamiento y Mero Trámite



Juez Presidente de la Corte

Unidad de Notificaciones, Citaciones, y

Comunicaciones Judiciales

Supervisor

Oficinista

Notificadores

Unidad de Audiencias

Oficinistas Soporte a

Jueces

Supervisor

Oficinista Soporte

Audiencias

Oficinista de Sala

Responsable Custodia de

Objetos Secuestrados

Secretaria de la Instrucción

Secretaria Primera Instancia

Secretaria de Corte

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El Secretario (a) General del Despacho Penal

Los Tribunales administrativament

e están dirigidos por el secretario,

quien a su vez está bajo el control del juez que preside el

tribunal.

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El Secretario (a) General del Despacho Penal

Es el responsable de prever, planear,

organizar, dirigir y controlar los asuntos administrativos y de organización del despacho judicial o tribunal a su cargo.

Así mismo, hacer más eficiente el servicio a los usuarios y administrar los recursos materiales, humanos y financieros que le sean asignados.

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Perfil del Secretario

a) Ser licenciado o doctor en Derecho, preferiblemente, administración de empresas, psicología industrial o carreras afines.

b) No haber sido condenado a pena aflictiva o

infamante, o por falta a la ética.

c) Aprobar las pruebas generales de ingreso para ser empleado del Poder Judicial

c) Aprobar las pruebas específicas de capacidad

para el desempeño del cargo previstas por el Poder Judicial.

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Conocimientos Fundamentales

Los secretarios de los tribunales deben poseer:

conocimientos generales de la normativa de

su tribunal.dominio al máximo sobre administración de

personal, estadística básica a los fines de elaboración

de informes, dominar las técnicas de archivo conocer al máximo todos los procesos

administrativos del tribunal en que ha sido designado.

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Habilidades y Destrezas

Habilidades de Liderazgo Gerencial

De organización y control

Dar seguimiento a procesos y procedimientos

Destrezas de comunicación por escrito y verbalmente con sus superiores, subordinados, usuarios internos y externos

Capacidad para resolver situaciones difíciles

y sobre todo para trabajar en equipo.

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Unidad de Servicios y Atención al Usuario

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La Unidad de Servicios y Atención al Usuario

Estructura• Esta unidad es la encargada de atender a los

usuarios que acuden al Despacho, ya sea en busca de orientación, información o servicios en general relativos a los procesos que cursan en los diferentes tribunales de la jurisdicción.

• El personal de esta unidad está clasificado en dos principales tareas 1) Oficinistas que brindan la información, recepción y atención al usuario y 2) oficinistas dedicados a registrar en el sistema Supremo Plus, todas las solicitadas en el Despacho.

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Unidad de Servicios de Atencion al Usuario.

• Está conformada por Oficinistas de Servicio y Atención a Usuarios, los cuales realizan su trabajo en base a sus conocimientos sobre el proceso penal, sus habilidades de comunicación y servicio al usuario así como el uso de la herramienta informática supremo plus, que garantiza fiabilidad en la información suministrada a los usuarios.

• Estos oficinistas dependen jerárquicamente del Secretario General.

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Principales Funciones

• Recepción de instancias y/o solicitudes dirigidas a los diferentes tribunales.

– Verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.– Cotejo de los documentos anexos.– Recepción de recibo y/o sello de impuestos de ley

correspondientes.

• Registro de instancias y/o solicitudes en el sistema Supremo Plus.

– Verificación de la existencia del folder del proceso en el Sistema.– Introducción de información de la solicitud y/o instancia en el folder

correspondiente. – Impresión de los apoderamientos.– Clasificación y distribución de las solicitudes/instancias a las

unidades operativas correspondientes.– Tramitación de las solicitudes a las unidades correspondientes.

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• Recepción de Servicios de mero trámite (certificaciones, desgloses, copias de expedientes).– Llenado del formulario de Solicitudes (presentar

formulario).– Recibo y/o sello de los impuestos correspondientes.– Fecha promesa para entrega del servicio requerido.

• Orientación e información general a los usuarios.– Orientaciones relativas a los procedimientos y requisitos

para la obtención de los servicios ante los diferentes tribunales.

– Información relativa al estado de los procesos. • Despacho de servicios y decisiones.

– Entrega de los servicios conforme la fecha prometida para la entrega.

• Notificación de Decisiones Vía Ventanilla

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Instrucción_______ Sala_______ Corte de Apelación______ Tribunal Colegiado___________ Juez de la Ejecucion ________

Número de Caso:__________________________

Nombre del Imputado:_______________________________________________ Violación:________________

Nombre del Solicitante:______________________________________________Teléfono:__________________

Fecha Solicitud: _______/________/________

Copias

Copias Piezas Caso (1) (2) Otras ______, Especifique piezas ____________________________

________________________________________________________________________________________

Copia Caso Completo, (1) (2) Otras _______

Certificación (Preguntar fecha tentativa de entrega del servicio)

De estado de Caso __________ De Arresto ________ De no recurso/recurso_____ De Bachilleres Postulantes _______ De Existencia de caso______

De Decisión ________ De Desglose De no existencia de Acto Conclusivo______

*Observaciones ____________________________

Depósito de Sellos y Recibos (Exija sellar como recibido)

Recibos IMPORTE Sellos IMPORTE $232.00 (Ley 80-99) 30.00 (Ley 196)

Cantidad Hojas a 2.00 IMPORTE

$50.00 (Ley 80-99) $30.00 (Ley 196) $30.00 (Ley 33-91) $.30 (Ley 91) $20.00 (Ley 33-91) $30,00 (Ley 91) $10.00 (Ley 33-91) $30,00 (Ley 67)

TOTAL SELLOS $30,00(Ley 91)

$30.00

TOTAL RECIBOS Total

Fecha estimada de entrega ___________/______/_________Firma de Recibido y Sello:_____________________Servicio entregado por: ____________________________

Jurisdicción Penal Distrito Judicial de Santo DomingoFormulario de Solicitud de Servicios Administrativos

Telef. 483-4437 Fax. 483-4497

Copia Certificada (1) (2), Otras _______

Tipo de Solicitud: (Marque el o los servicios requeridos)

Copias

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Dinámica de casos de

Atención al Usuario

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A comerrrrrr !!!!!

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UNIDAD DE LA INSTRUCCION

Esta Unidad se encarga de tramitar todos los asuntos administrativos relativos a la etapa preparatoria e intermedia del proceso penal que las partes requieran de la intervención del Juez de la Instrucción, como también en aquellos casos en que no admiten demora mediante la Jurisdicción de Atención Permanente. Para ser más específicos en cada uno de los procedimientos agotados en esta Unidad, señalaremos los cada uno de ellos, a saber:

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I- ACTOS CONCLUSIVOS: 1.Los Actos Conclusivos son recibidos por la Supervisora de la

Unidad, la cual procede a imprimir el apoderamiento y se envían a firmar a la Jueza Coordinadora de la Instrucción.

1.Luego se registran en el libro de entrada del tribunal apoderado.

1.Se procede a la fijación de la audiencia preliminar, se imprime el Auto de Fijación y se remite al Juez apoderado para su firma.

1.Posteriormente preparan los requerimientos necesarios para cada una de las partes y se envían a la Unidad de Citaciones con un tiempo mínimo de diez (10) de antelación a la fecha programada para la audiencia.

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II- MEDIDAS DE COERCÍON DE VIOLENCIA DE GENERO: 1. Recibidas por la Unidad, se registran en el Sistema

Supremo Plus asignándole un número de proceso.2. Se registran en el libro de entrada del tribunal apoderado

(esto lo hace normalmente la Supervisora de la Unidad, pero también puede hacerlo quien reciba la solicitud).

3. Se envía al Cuarto Juzgado de la Instrucción a los fines de su conocimiento, ya que es el tribunal designado por resolución de la Suprema Corte de Justicia, como especializado en la materia.

4. Conocida la medida de coerción, la Supervisora de la Unidad de Gestión de Audiencias envía el expediente con la resolución lista a la Unidad de la Instrucción a fines de notificar la misma, la cual se registra en el libro de salida, y se envía el expediente a la Fiscalía.

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III- REVISIONES DE MEDIDAS DE COERCION: 1. Recibida la solicitud se imprime el apoderamiento y se le

remite para la firma a la Jueza Coordinadora de la Instrucción.

2. Luego se registra en el libro de entrada y se le envía la solicitud al Juez apoderado a fin de que el mismo determine su admisibilidad.

3. Cuando el juez declara la solicitud de revisión inadmisible es enviada a la Unidad de Soporte a Jueces a fin de elaborar el Auto de que se trata.

4. Cuando la revisión de medida es fijada por el Juez, se prepara el expediente fijando la audiencia de revisión en el Sistema, enviándole a firmar el Auto de Fijación al Juez y se elaboran los requerimientos de las partes en el proceso y se tramitan a la Unidad de Citaciones, y finalmente se envía el expediente a la Unidad de Archivo hasta el día de la audiencia.

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IV- RECURSO DE APELACION: 1. Recibido el Recurso de Apelación, se verifica que

las partes hayan sido debidamente notificadas de la Resolución recurrida.

2. Se registra en el Sistema y en el libro correspondiente al tribunal del que emanó la decisión objeto de recurso, y se elabora un oficio dirigido a la Corte remitiendo el expediente.

3. Las apelaciones deben ser tramitadas el mismo día en que son recibidas por la Unidad.

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V- LEVANTAMIENTO DE REBELDIA:

Luego de recibida la solicitud de levantamiento de rebeldía por la Encargada de la Unidad o que se presenta voluntariamente el ciudadano rebelde a la Despacho, se localiza el expediente en el archivo, se le remite inmediatamente al Juez de la Instrucción apoderado y que dictó la rebeldía a los fines de que proceda a decidir si se conoce el mismo día el levantamiento se fija para el día siguiente, o se levanta de manera administrativa en el Despacho mediante acta, cualquiera que sea la decisión se registra en el Sistema Supremo Plus y se notifica a las partes.

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UNIDAD DE LA INSTRUCCIONVI- ASUNTOS ADMINISTRATIVOS:1. Se registra la entrada al tribunal apoderado, se imprime el

Auto de Apoderamiento y se envía a la Jueza Coordinadora de Instrucción para firmar.

2. Se redacta un breve historial para el Juez de la Instrucción apoderado respecto de las incidencias del proceso y se le envía a fin de ponderar la solicitud.

3. Tomada la decisión el Juez lo remite a la Unidad de la Instrucción, y ésta a su vez, lo tramita a la Unidad de Soporte a Jueces para redactar el Auto correspondiente.

4. En caso de que el Juez de la Instrucción requiera alguna información adicional del proceso puesto a su consideración, la Supervisora de la Unidad debe comunicarse con la parte solicitante a tales fines.

5. Elaborada y firmada la decisión se notifica a las partes y se envía al Departamento de Litigación de la Fiscalía.

6. Las Ordenes de Protección son tramitadas en la Unidad de la Instrucción, inmediatamente se le presentan a la Juez para su decisión y se elabora un Auto que luego de firmado se le entrega al Departamento de Violencia de Género de la Fiscalía.

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VII- CERTIFICACIONES En esta Unidad se reciben todas las solicitudes de certificaciones de todos los Juzgados de la Instrucción, sin importar el tipo, entiéndase: de Apelación, Acto Conclusivo, Certificación de Resoluciones. Se verifica si existe registro en el Sistema o en Archivo y se procede a elaborar la Certificación.

El plazo para la entrega oscila entre tres (03) y diez (10) días, dependiendo del tipo de certificación.

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VIII- Notificación de resoluciones de los Juzgados de la Instrucción:

1.Recibidas las Resoluciones de las Audiencias Preliminares,

de Revisión de Medidas de Coerción o cualquier otro tipo de resolución, son trabajadas por orden de fecha.

2.Se registran y preparan los requerimientos de notificación a las partes y se envían a la Unidad de Citaciones.

3.Luego se notificadas todas las partes admitidas en el proceso, el expediente se prepara con un índice de las piezas que lo componen y se remite a la Unidad de Primera Instancia para que apodere el tribunal de Juicio, esto en el caso de que la decisión emanada fuera un Auto de Apertura a Juicio.

4.En los demás casos los expedientes se envían a la Fiscalía.

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IX- Apoyo a la Coordinación de los Juzgados de la Instrucción:

1. Verificación de Expedientes y Apoderamiento:

Recibidos los expedientes en la Unidad de Recepción del Despacho, verificados por la Jueza Coordinación de la Instrucción se registran en el Supremo se envían a la Unidad de la Instrucción ya con el Juzgado de la Instrucción designado. Apoderado el tribunal se le da entrada en el libro correspondiente, y se procede a fijar la audiencia de que se trate, mediante auto firmado por el Juez apoderado.

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UNIDAD DE LA INSTRUCCION3. Calendario de Rotación de Jueces en Atención

Permanente: La Supervisora de la Unidad conjuntamente con la Jueza Coordinadora elaboran el calendario trimestral de rotación de los Jueces de la Instrucción y Jueces de Paz para laborar en la Oficina de Atención Permanente los fines de semana y días feriados en horario extendido, el cual es notificado a todos los jueces.

4. Calendario de Rotación en Atención Permanente del Personal Administrativo: La Secretaria General conjuntamente con la Supervisora de la Unidad de la Instrucción elaboran el calendario semestral con todo el personal del Despacho Penal para realizar las labores administrativas en la Oficina de Atención Permanente los fines de semana y días feriados en horario extendido de 9:30 a.m. a 3:30 p.m.

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2. Designación de Jueces:

Cuando un Juez de la Instrucción o de la Oficina de Atención Permanente tiene notifica un permiso, licencia o vacaciones, la Jueza de Coordinación emite un auto designando un Juez de Paz en el Juzgado de la Instrucción de que se trate, el cual es elaborado en la referida Unidad.

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Unidad de Primera Instancia

Es la responsable de la tramitación y seguimiento de los asuntos y

diligencias administrativas y jurídico administrativas del tribunal

unipersonal, colegiado de primera instancia y el tribunal de ejecución

de la pena.

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• Está representada por un encargado (a), que debe planear, prever, organizar, dirigir y controlar los asuntos administrativos y de organización de esa unidad de servicio. Así mismo, hacer más eficiente el servicio a los usuarios y administrar los recursos materiales y humanos que le son asignados.

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a) En caso de ser una solicitud de mero trámite (Solicitud de certificación, copia certificada de documentos o sentencia, solicitud de búsqueda o fotocopia del expediente, estado de costas y honorarios, etc), realiza el procedimiento correspondiente y le devuelve a la unidad de atención al usuario el producto solicitado, en un plazo no mayor de las 24 horas.

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Unidad de Primera Instanciab) Cuando se trate de un asunto

jurisdiccional, o sea, si recibe un expediente con auto de apertura a juicio, con la acusación admitida, coordina la fijación de audiencia con el ministerio público y la defensa, emite el auto de fijación de audiencia de juicio para desarrollarse dentro de los 15 a los 45 días que siguen a su fijación.

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• En caso de que el imputado este privado de su libertad, solicita su traslado al encargado de su custodia y produce el requerimiento de notificación del auto de fijación de audiencia, remitiéndolo a la Unidad de Citaciones, Notificaciones y Comunicaciones Judiciales, a los fines de que sea notificado a todas las partes involucradas en el proceso.


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Unidad de Primera Instancia• Recepción del orden de las pruebas y

de las recusaciones e incidentes.• En los 5 días que siguen a la convocatoria

a juicio, las partes notificadas por el encargado de la unidad de primera instancia, pueden acudir al despacho judicial para indicar el orden en que pretenden presentar y acreditar sus pruebas en el juicio, en este caso se registra y requiere a la Unidad de Notificaciones, Citaciones y Comunicaciones judiciales que notifique el orden en que las partes pretenden hacer valer sus pruebas en el juicio.

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Unidad de Primera Instancia• Una vez concluido este proceso y entregado el

requerimiento de notificaciones y citaciones, a la unidad antes mencionada, el expediente se deposita al encargado de archivo para su preservación y custodia hasta el día antes de la audiencia, donde iniciamos el proceso de verificación de que las citaciones y notificaciones solicitadas hayan sido realizadas de manera exitosa, mediante la vía mas idónea que haya determinado el centro de citaciones.

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• Se confirma con el encargado de la custodia del interno en la cárcel o centro de privación de libertad que el imputado se encuentre en la lista para ser trasladado el día siguiente a su audiencia, este proceso lo realiza la Unidad de Gestión de Audiencias y levanta el respectivo informe o control de audiencias que se le presenta a los jueces antes del inicio de las audiencias.


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• La unidad de primera instancia requiere la notificación de todas las decisiones emanadas de sus tribunales, mediante el mismo procedimiento de las citaciones que acabamos de relatar, así como el procedimiento para tramitar los recursos que se incoen cuando las partes estén en desacuerdo con la decisión, al tribunal de alzada, siempre cumpliendo los procesos y los plazos estipulados por la Ley.

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• También tendrán a cargo el manejo adecuado de los registros y las estadísticas de cada uno de los tribunales, enviando mensualmente los formularios estadísticos a la Dirección del Poder Judicial correspondiente dentro de los primeros 10 días del mes siguiente y entregándole una copia a la Secretaria General.

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Retroalimentación !!!!

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Unidad de Servicios a la Corte• Esta unidad tiene como objetivo realizar las tareas

jurídico-administrativas concernientes a los casos que son recurridos en apelación, en este sentido, podemos decir, que se encargará de todos los trámites operativos relativos al conocimiento de los recursos de apelación.

• Esta unidad está conformada por un supervisor que hace las veces de Secretario para aquellos asuntos que sean de la competencia de la Corte de Trabajo, así como por un cuerpo de oficinistas auxiliares que apoyan la labor del mismo.

• Jerárquicamente el supervisor o encargado de servicios a Corte depende del Secretario General del despacho.

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Unidad de Servicios a la Corte

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDADTramitación de las Admisibilidades• La secretaria de la Unidad de Corte recibe de la unidad

correspondiente (Unidad de Servicios a Primera Instancia y Unidad de Servicios y Atención a Usuarios) la decisión recurrida, conjuntamente con el proceso. Luego procede a registrarlo en el libro de entrada y en el sistema Supremo Plus, inmediatamente, remite el proceso al Juez Presidente, para fines de evaluar su admisibilidad.

• Si la decisión es una inadmisibilidad La Unidad de Soporte a Jueces elabora de manera administrativa el auto, pero, si por el contrario, se declara admisible se procede a la preparación del proceso y la fijacion de la audiencia.

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• Preparación primera audiencia.– Calendarización de la audiencia en el Libro Registro destinado a tales

fines.– Fijación de la audiencia en el Sistema Supremo Plus.– Realización de requerimientos de citaciones a las partes

involucradas.– Archivo de expedientes por fecha de audiencia.

• Este expediente, ingresa nuevamente a la Unidad de Corte, luego de ser fallado por el tribunal, para fines de ser firmado por la Secretaria y notificado a las partes.

• • El proceso de notificación se realiza de la siguiente manera:

– Verificación datos de localización suministrados por las partes (domicilio procesal, correo electrónico, etc.).

– Realización requerimiento de notificaciones correspondientes.– Archivo de los actos de notificaciones en los expedientes

correspondientes.– Remisión de expedientes a la Unidad de Archivos Judiciales.

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• Tareas de mero trámite• El proceso de notificación se realiza de la siguiente manera:

– Verificación datos de localización suministrados por las partes (domicilio procesal, correo electrónico, etc.).

– Realización requerimiento de notificaciones correspondientes.– Archivo de los actos de notificaciones en los expedientes

correspondientes.– Remisión de expedientes a la Unidad de Archivos Judiciales.

• Tareas de mero trámite• Las tareas de mero trámite son tareas que son de la

exclusiva responsabilidad de la secretaría, es decir, no requieren de la intervención o autorización del juez para su realización. Estas pueden ser:

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• Elaboración de Certificaciones.– Localización del expediente con información a

Certificar.– Confirmación de la información solicitada.– Redacción de la Certificación.– Liquidación/cancelación de impuestos de ley.

• Desglose de Documentos.– Localización del expediente a desglosar. – Elaboración de la Certificación de desglose en

atención a solicitud.

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• Copias Certificadas.– Reproducción de documentos a Certificar.– Sellado y firma de las copias correspondientes a la solicitud.

• Tramitación de los Recursos de Casación.– Localización del proceso recurrido en casación.– Verificación orden cronológico de los documentos.– Desglose de los documentos.– Sellado y numeración de los folios.– Índice de los documentos y oficio de remisión.

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UNIDAD DE GESTION DE AUDIENCIAS

V-ATENCION A USUARIOS:

La Unidad de Gestión de Audiencias además del procedimiento precedentemente descrito, brinda informaciones vía telefónica a los usuarios, tanto externos como internos, en relación a todo lo concerniente a las audiencias (desarrollo, fijaciones, condiciones del expediente para la audiencia, resultado de audiencias, entre otras).

No le está permitido a los oficinistas suministrar ninguna información a los usuarios al salir del salón de audiencias, deben remitirlos área de recepción del Despacho.

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Esta Unidad es la responsable de agotar todas las diligencias previas que sean necesarias para que la celebración de la audiencia se lleve a cabo de manera efectiva, realizando aquellas acciones administrativas que puedan ser resueltas con anterioridad y cuya ejecución disminuya las posibilidades de suspensión o aplazamiento de la audiencia fijada.

A seguidas señalaremos algunos puntos importantes que deberán ser tomados en cuenta para el eficiente desarrollo de las labores en la referida Unidad.

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I- ROTACIONES DE LOS OFICINISTAS:

Cada tres semanas se realizan reuniones, el día jueves de la semana que corresponda, a las 7:45 A.M.; en la misma se da seguimiento al cumplimiento de las gestiones de los procesos y se dan la rotaciones de los oficinistas para las siguientes tres semanas, estas consisten en asignar dos personas por cada tribunal, con la finalidad de que asistan en estrado interdiario, pudiendo así completar los expedientes en su día libre de audiencia, además de preparar los procesos del día siguiente.

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II- SOLICITUD DE INTERNOS:Todos los expedientes de la semana próxima completa, son solicitados a la Unidad de Archivo; recibidos en la Unidad de Gestión de Audiencias por un oficinista que los verifica y a la vez, elabora el listado de los internos que serán requeridos a todos los CCR y cárceles públicas del país; dicho oficinista envía el formulario correspondiente de solicitud de reos, ya sea vía fax, mail o un formulario físico en caso de que venga alguna parte del proceso a gestionar el traslado, confirmando vía telefónica la recepción de tal solicitud.

Además de la verificar la recepción de la solicitud de marras, el oficinista confirma que efectivamente ese interno se encuentra en ese centro, ya que en caso contrario debe requerirlo nueva vez al recinto penitenciario en el que realmente esté guardando prisión el procesado.

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III- GESTION DIARIA DE LAS AUDIENCIAS:

Los expedientes son recibidos por los oficinistas que subieran a cada tribunal por lo menos un (01) día antes de la audiencia, y los mismos deben asegurarse de lo siguiente:

1. Que estén todas las constancias de citas y notificaciones correspondientes; de no estar pedirlas a la Unidad de Citaciones del Despacho.

2. Tener copia de la constancia de solicitud del interno anexa al expediente.

3. Imprimir los roles de audiencias de los tribunales y los boletines del Sistema.

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UNIDAD DE GESTION DE AUDIENCIAS1. Levantar las actas, haciendo constar las generales de

todas las partes (Imputado, Defensa Técnica, Víctima, Querellante, Actor Civil y sus representantes legales, Ministerio Público, Alguacil, Testigos, Interpretes o cualquier otra parte interviniente en el proceso; además se hace constar la imputación; quedando dicha acta lista para comenzar con el desarrollo de la audiencia.

2. Cada oficinista debe subir al Estrado correspondiente a las 9:00 A.M., hacer constar la hora de inicio y final de cada audiencia y copiar todas las incidencias ocurridas en la misma; solicitudes de las partes, motivación y disposiciones del Juez o Tribunal.

3. Al terminar las audiencias, cada oficinista debe retornar al Despacho, dar un reporte a la Supervisora de la Unidad sobre lo ocurrido en las audiencias, terminar las actas correspondientes y cumplir con las ordenanzas contenidas en el dispositivo de las mismas, de la siguiente manera:

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UNIDAD DE GESTION DE AUDIENCIASa. Expedientes de la Instrucción:

Generar los requerimientos de citación para aquellas partes que no fueron notificadas para la audiencia recién celebrada o no comparecieron, los cuales se entregan a la Unidad de Citaciones;

Los oficinistas luego de haber recibido las motivaciones propias del Juez apoderado, deben elaborar en un solo documento Acta y Resolución de los expedientes que hayan sido decididos (Apertura a Juicio, No Ha Lugar, Archivo, Extinción, Rebeldías, etc.), remitirlo al Juez para su corrección y firma y finalmente, entregarlos a la Supervisora de Gestión Audiencias para que ésta a su vez, los remita a la Unidad de la Instrucción para su notificación a las partes.

Los aplazamientos son enviados a la Unidad de Archivo.

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a. Expedientes de los Colegiados y Salas:

Generar los requerimientos de citación para aquellas partes que no fueron notificadas para la audiencia recién celebrada o no comparecieron, los cuales se entregan a la Unidad de Citaciones del Despacho;

Para la conducencia de testigos, se le notifica el acta al Ministerio Público;

Para la realización de los interrogatorios Niños Niñas y Adolescentes se envía el proceso a la Unidad de Primera Instancia para realizar el trámite correspondiente por ante la jurisdicción especializada.

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En el caso de las decisiones definitivas, si son Condenatorias o Suspensivas el expediente se envía a la Unidad de Soporte a Jueces para la elaboración de la sentencia; si es Absolutoria o Extinción de la Acción Penal y el imputado se encuentra privado de libertad, se elabora un dispositivo o copia del acta debidamente firmada y se envía a la Unidad de Primera Instancia a los fines de ejecutar la libertad correspondiente y posteriormente, el expediente se envía a la Unidad de Soporte a Jueces para la elaboración de la sentencia;

Los expedientes en los que se haya ordenado una rebeldía o que hayan sido aplazados son enviados a la Unidad de Archivo.

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c. Expedientes de la Corte:


En el caso de las decisiones definitivas o fallos reservados, el expediente se envía a la Unidad de Soporte a Jueces para la elaboración de la sentencia; Si se ordena la libertad del ciudadano, se elabora un dispositivo debidamente firmado y se envía a la Unidad de la Corte a los fines de tramitar la ejecución de la libertad correspondiente.


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UNIDAD DE GESTION DE AUDIENCIASa. Expediente de la Ejecución de la Pena:


En el caso de las decisiones definitivas o fallos reservados, el Juez solicita quedarse con el expediente para motivarlo y luego pasan a la Unidad de Soporte a Jueces;

Si se ordena una libertad (Suspensión Condicional de la Pena, Libertad Condicional), se elabora un dispositivo debidamente firmado y se envía a la Unidad de Primera Instancia a la que se encuentra adscrita la Ejecución de la Pena, a los fines de ejecutar la libertad correspondiente.


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7- Todos los expedientes son entregados a la Supervisora de la Unidad, con un rol anexo, para ser devueltos a la Unidad correspondiente o al Archivo a los fines de esperar la próxima audiencia.

8- Los expedientes deben ser trabajados en Word y luego en el Supremo Plus, ya que todo debe ser registrado en el Sistema, salvo algún error que deba ser corregido en la base de datos del mismo, de ser así debe reportarse al Soporte Técnico y trabajar el proceso en Word hasta tanto se subsane el inconveniente.

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IV- CONTROL DE EVIDENCIAS:

En los procesos en donde figuren algunas pruebas materiales y se conozca en fondo de los mismos, dichas evidencias son entregadas por el oficinista a la Supervisora de la Unidad al termino de las audiencias del día, acompañadas de un formulario recibido de la Cadena de Custodia de la Fiscalía, agregándole el Número Único del proceso y una copia del Acta de Audiencia.

Cada mes se hace un inventario estadístico de dichas pruebas, el cual es entregado, con acuse de recibo, a la Secretaria General del Despacho, conjuntamente con dichas pruebas.

Las pruebas materiales de audiencias suspendidas se conservan en la Unidad hasta tanto se concluya el proceso.

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Unidad de Citaciones, Notificaciones y Comunicaciones

Judiciales• La Resolución 1732-2005, de fecha 15 del mes de septiembre del año 2005, dictada por la Suprema Corte de Justicia, establece el Reglamento para la tramitación de Notificaciones, Citaciones y Comunicaciones Judiciales, la cual se dicta con el propósito de delinear los procedimientos que rigen la práctica para la tramitación y regulación de los trámites procedimentales de la rama judicial penal.

• El mismo es un mecanismo de implementación del Código Procesal Penal, en el cual se establecen requisitos materiales para la efectividad de las notificaciones, citaciones y comunicaciones judiciales, con la finalidad de modernizar, estandarizar y agilizar este servicio en cumplimiento de lo estipulado en los principios que regulan las garantías judiciales.

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Judiciales• El artículo 3 ordinal c, de la resolución antes

indicada, define el Centro de Citaciones, como la oficina de apoyo a los tribunales que funcionan en los departamentos y distritos judiciales donde se disponga su creación, que tiene por objeto diligenciar las labores de notificar, citar y comunicar actos judiciales de los procesos en curso a través de los medios dispuestos por el reglamento, cuando le sea requerido.

• El Centro de Citaciones estará conformado por un Coordinador, los alguaciles de Estrados y ordinarios, los notificadores y el personal auxiliar que fuere necesario. El Coordinador organiza, distribuye, dirige y supervisa el trabajo del Centro de Citaciones y sus funciones son incompatibles con las de alguacil.

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Judiciales• Que es una citación o convocatoria?• Es un acto judicial que emana del secretario a

requerimiento de las partes o del juez del tribunal dirigido a las partes, testigos, peritos y demás interesados en un proceso con la finalidad de avisarles que deben comparecer ante el tribunal que requiera su presencia.

• Las citaciones se harán en persona, en audiencia, en el domicilio real, en el domicilio procesal o en el extranjero; se hará una citación en audiencia cuando en presencia de las partes se suspenda el conocimiento del proceso, o cuando terminado el procedimiento se fija la lectura del acto jurisdiccional para una fecha posterior.

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Judiciales• Definición de Notificación:• Es una comunicación formal a las partes en

un proceso determinado de una resolución judicial o administrativa, que puede constituir el punto de partida del término de plazos para el ejercicio de actuaciones procesales.

• Notificación en domicilio procesal:• Se hará personalmente por un ministerial,

alguacil o notificador de la Unidad de Citaciones, en el lugar que previamente haya establecido el requerido.

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Judiciales• Notificación y citación a imputados en

prisión:

La notificación se hará personalmente y debe también ser notificado el encargado de su custodia, cualquier persona que en su calidad de empleado del recinto carcelario que reciba la notificación se considerará como su destinatario.

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Judiciales• Notificación y citación en calidad de testigos

a los miembros de las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional.

• Estos testigos se citan por la vía correspondiente, es decir, estas instituciones poseen una Oficina dedicada a la citación y/o notificación de audiencias de sus miembros que figuren como testigos de procesos, la encargada de la unidad de citaciones debe mantener un contacto diario y permanente con estas instituciones, enviándole la comunicación de citación y confirmando con la persona designada si el testigo fue informado, de lo cual levantará una certificación que depositará al expediente de que se trate.

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Judiciales• Medios de tramitación de las Notificaciones,

Citaciones y Comunicaciones Judiciales.

• a) de manera personal, vía ventanilla de la recepción

• b) por las vías telemáticas: fax, internet, correo electrónico y convocatorias mediante llamadas telefónicas, estas vías constituyen un medio de comunicación de fácil acceso y de uso común.

• c) a través de casilleros judiciales, físicos o electrónicos.

• d) por correo certificado.• e) Notificación por encomienda• f) vía alguacil o notificador.

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Judiciales• Procedimiento:

El Centro de Citaciones, como regularmente se le denomina, se apodera a través del requerimiento que le hacen las unidades de servicios, (Instrucción, Primera Instancia, Corte y Gestión de Audiencias), una vez recibido el requerimiento se clasifica por prioridad con relación a la fecha de fijación y a los plazos procesales, además se determina que medio de tramitación se usará para realizar la citación o notificación.

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Judiciales• El supervisor del Centro le entrega a la

oficinista encargada de preparar los formularios, se les asigna alguacil a aquellos que así lo requieran o se realizan las certificaciones para notificar vía personal y ventanilla, se clasifican las notificaciones por encomienda para enviarla a los diferentes centros de citaciones o tribunales del país vía mensajería, registrándose cada una de estas actuaciones en controles de excel, para que al momento de producirse una búsqueda, se pueda otorgar un servicio más rápido y eficiente.

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De cada acto o certificación se reproducen 3 juegos, uno para la persona requerida, otro para el protocolo de la Unidad de Notificaciones y Citaciones y el último se le entrega a la unidad que requirió la citación o notificación para que sea anexada al expediente correspondiente.

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Almuerzo!!!!!!!

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Unidad de Soporte a Jueces y Abogados Ayudantes

Esta Unidad fue creada para brindar asistencia logística a los jueces penales en la estructuración de sus decisiones. Conforme se establece en su perfil de puesto, estos se encargan de:

Redacción de proyectos de sentencias y autos en materia penal

Documentación y análisis de los expedientes de casos judiciales.

Información a los usuarios y abogados sobre expedientes depositados.

Revisión de autos y sentencias digitados.

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Soporte a Jueces y Abogados Ayudantes

Esta Unidad es supervisada directamente por la Secretaria General, la cual se encarga de asignar y mantener el control del trabajo correspondiente a cada Soporte o Abogado Ayudante.

En ese sentido, luego que el Oficinista de la Unidad de Gestión de Audiencias a terminado de celebrar la audiencia y colgar al acta de la misma en el Sistema Supremo Plus, el expediente es entregado a la Secretaria General, la cual mediante registro diseñado a tales fines, asigna el proceso a un Soporte.

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Soporte a Jueces y Abogados Ayudantes

Luego que ya está estructurado el borrador de la decisión, se le remite al Juez apoderado para su motivación, corrección y posterior firma. El envío de este borrador al Juez se puede realizar por escrito conjuntamente con el expediente o de manera digital ya sea por una carpeta compartida creada con esa finalidad, al correo electrónico del Juez o mediante el uso de memorias portátiles. Firmada la decisión se entrega a la unidad correspondiente para agilizar la notificación de la misma.

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CUSTODIA DE OBJETOS PRESENTADOS COMO PRUEBA.

Procedimiento:1) El Ministerio Público presenta las pruebas

materiales en la audiencia de juicio al tribunal. Una vez acogidas por los jueces, el tribunal las entrega a la secretaria de audiencia, quien procede a registrarlas en el acta. Finalizada la audiencia, dicho secretario elabora una ficha de identificación del objeto, con la cual etiqueta el objeto (si es pequeño lo guarda en un sobre manila) y entrega el objeto con una ficha a la Secretaria General.

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2) Con dicha ficha, la Secretaria General lleva un “Registro Control de los Objetos Entrados”, en un fólder donde va anexando las fichas cronológicamente, en la medida que recibe los objetos depositados, se lleva un registro físico y uno digital en excel. Luego, la Secretaria General procede a ubicar el objeto en la caja que corresponda. Las cajas son identificadas con un número secuencial en la parte superior e inmediatamente debajo tiene una lista de los expedientes que contiene.

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3) La caja es ubicada en el lugar destinado para la custodia, además tenemos una caja de seguridad. La Secretaria General es la única persona que tiene llave de dicho depósito. Al intervenir una sentencia firme e irrevocable si se ordena el decomiso del objeto y es un arma de fuego, se remite a la Secretaría de Estado de Interior y Policía, si es un vehículo relacionado con un expediente de drogas, se le remite al Consejo Nacional de Drogas o a Bienes Nacionales en caso contrario. Todo objeto presentado como prueba que no esté sometido a decomiso o destrucción se le devuelve a la parte que lo presentó, en la mayoría de los casos a la fiscalía (art. 26 de la Resolución de los Secretarios).

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X- INTERACCIÓN DE LAS UNIDADES DEL DESPACHO PENAL CON LAS UNIDADES

DE APOYO AL SISTEMA: ARCHIVO, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y

JUECES DEL DESPACHO PENAL

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Unidad de Archivos Judiciales.• Esta unidad está bajo la supervisión del

Coordinador Nacional de Archivos del Poder Judicial, en cada despacho judicial existe un supervisor de archivos el cual posee la custodia de los expedientes penales, lo que convierte al Despacho Penal en el usuario interno del Archivo.

• Los expedientes pueden ser requeridos a la unidad de archivos mediante la utilización de Outlook o chat interno, vía telefónica o por escrito, debiendo acusar recepción del mismo.

• Al momento del préstamo del expediente la unidad de archivos judiciales hace un movimiento en el sistema que indique a que unidad y usuario fue prestado el proceso y para cuales fines. Asimismo, al momento de su devolución la unidad que haya trabajado el expediente debe registrar la remisión del mismo al archivo.

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Departamento Administrativo

• Este departamento se encarga de los servicios de carácter administrativo, como son: suministro de material gastable, servicios de mensajería, conserjería, control del activo fijo del despacho, reproducción de documentos, mantenimiento de las áreas físicas, entre otras.

• Cualquiera de las solicitudes indicadas precedentemente son gestionadas de manera directa por el Secretario General con el Encargado Administrativo del Palacio de Justicia.

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Relación personal administrativo del Despacho y Jueces Penales.

• Este nuevo modelo de gestión penal si bien ha venido a deslindar las funciones administrativas de las jurisdiccionales esto no implica en ninguna medida que olvidemos de los jueces continúan siendo nuestros superiores y que por tanto, debemos estar prestos a cumplir con los requerimientos que estos nos realicen, siempre con el conocimiento y anuencia del Secretario (a) General.

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Relación personal administrativo del Despacho y Jueces Penales.

• En este sentido se debe cultivar y mantener un ambiente armónico entre los servidores administrativos y los jueces, logrando así que conformemos un equipo de trabajo proactivo que genere resultados extraordinarios, respetando los roles y funciones de cada de uno de los actores.

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Sistema Supremo Plus

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AL Gracias!!!

18/02/13

enj-100 taller práctico modelo de gestión penal

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