en revisión - cerrejón, minería responsable · 112110 superintendencia de palas hidráulicas...
TRANSCRIPT
CODIGO DEPENDENCIA
100000 PRESIDENCIA
100110 División de Relaciones Laborales
100120 División de Nómina, Compensación y Beneficios
100130 División de Desarrollo Humano
100140 División de Salud y Bienestar
100150 División de Entrenamiento
100160 División de Protección de Operaciones
100170 Superintendencia de Servicios Corporativos
100180 División de Administración de Mushaisa
100200 DEPARTAMENTO LEGAL
100204 Oficina de Cumplimiento
102010 División de Opex
102020 División de Capex, reportes financieros, tesorería y seguros
102030 División de Contabilidad General
102040 División de Impuestos y Activos Fijos
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
102210 División de Compras
102220 División de Logística y Comercio Exterior
102230 División de Administración de Inventarios y Operación de Almacenes
102240 División de Contratos
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
103010 División de Estándares y Estrategia de Responsabilidad Corporativa
103020 División de Asuntos Institucionales y Comunidades
103030 División de Soporte Administrativo
103040 División de Asuntos Corporativos y Comunicaciones
103100 DEPARTAMENTO DE DIALOGO SOCIAL
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
110220 Superintendente de Control de Calidad y Flujo de Carbón
110230 Superintendente de Puerto
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
111010 Superintendencia de Soporte Administrativo
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
112010 Superintendencia de Planeación, Programación y Análisis
112020 Superintendencia de Reconstrucción
112031 Superintendencia de Equipo de Soporte
112032 Superintendencia de Ingeniería de confiabilidad
112040 Superintendencia IMIS (Ingeniería, Mantenimiento de Instalaciones y Servicios)
112100 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
112110 Superintendencia de Palas Hidráulicas
112120 Superintendencia de Palas Eléctricas
112140 Superintendencia de Camiones Mecánicos
112150 Superintendencia de Tractores
112160 Superintendencia de Equipo llantas
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
CUADRO DE DEPENDENCIAS
En Revisión
CODIGO
DEPENDENCIANOMBRE DEPENDENCIA
CODIGO DE LA
SERIE
100000 PRESIDENCIA 02
100000 PRESIDENCIA 105
100000 PRESIDENCIA 106
100000 PRESIDENCIA 106
100000 PRESIDENCIA 106
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 02
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 58
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 110
100110 DIVISION DE RELACIONES LABORALES 110
100120 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS 02
100120 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS 39
100120 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS 58
100120 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS 73
100120 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS 108
100130 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO 60
100130 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO 81
100130 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO 98
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA SERIE
En Revisión
100130 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO 112
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 14
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 14
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 14
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 14
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 14
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 24
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 24
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 57
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 57
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 90
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 90
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 98
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 105
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 111
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 111
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 111
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 111
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 111
100140 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR 113
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 04
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 19
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 19
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 19
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 19
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 19
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 33
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 33
En Revisión
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 45
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 98
100150 DIVISION DE ENTRENAMIENTO 113
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 02
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 09
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 09
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 19
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 21
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 21
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 21
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 33
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 35
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 38
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 50
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 56
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 59
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 60
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 62
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 62
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 62
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 62
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 65
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 66
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 75
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 76
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 76
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 76
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 81
En Revisión
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 81
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 92
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 92
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 98
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 98
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 102
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 102
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 105
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 111
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 112
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 113
100160 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES 113
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 02
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 02
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 04
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 33
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 33
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 74
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 81
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 104
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 111
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 111
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 111
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 113
100170 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS 113
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 02
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 33
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 33
En Revisión
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 33
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 33
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 63
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 67
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 81
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 88
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 94
100180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA 113
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 01
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 01
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 01
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 02
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 02
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 23
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 30
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 33
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 33
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 33
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 33
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 39
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 44
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 49
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
En Revisión
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 89
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 100
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 113
100200 DEPARTAMENTO LEGAL 117
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 19
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 30
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 36
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 44
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 61
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 61
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 61
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 61
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 84
100224 OFICINA DE CUMPLIMIENTO 98
102010 DIVISION DE OPEX 60
102010 DIVISION DE OPEX 61
102010 DIVISION DE OPEX 61
102010 DIVISION DE OPEX 88
102010 DIVISION DE OPEX 88
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS02
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS13
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS26
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS26
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS26
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS31
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS41
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS64
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS88
En Revisión
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS88
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS98
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS102
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS102
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS102
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS109
102020DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y
SEGUROS115
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 17
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 26
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 26
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 26
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 26
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 31
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 31
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 31
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 34
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 43
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 44
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 48
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 59
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 61
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 61
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 61
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 61
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 61
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 84
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 102
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 102
En Revisión
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 102
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 102
102030 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL 112
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 03
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 03
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 21
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 26
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 31
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 31
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 31
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 37
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 44
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
En Revisión
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 61
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 71
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 71
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 93
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 93
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 98
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 112
102040 DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS 113
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 02
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 08
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 09
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 19
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 30
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 61
102100 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 63
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 02
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 60
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 77
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 77
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 77
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 77
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 81
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
En Revisión
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 102
102210 DIVISIÓN DE COMPRAS 106
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 06
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 06
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 06
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 08
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 09
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 21
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 21
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 25
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 25
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 25
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 25
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 25
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 33
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 33
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 36
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 46
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 46
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 50
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 53
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 53
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 53
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 53
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 53
En Revisión
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 59
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 60
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 60
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 61
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 61
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 61
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 63
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 66
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 76
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 79
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 81
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 81
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 81
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 83
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 88
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 95
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 97
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 98
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 102
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 102
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 102
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 102
En Revisión
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 102
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 106
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 109
102220 DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR 112
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES02
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES02
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES21
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES33
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES33
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES54
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES54
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES55
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES61
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES63
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES79
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES95
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES95
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES98
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES98
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES98
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES98
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES102
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES102
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES102
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES113
102230DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN
DE ALMACENES114
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 02
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 02
En Revisión
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 02
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 02
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 04
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 09
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 33
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 33
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 50
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 60
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 81
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 81
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 91
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 94
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 98
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 98
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 107
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 112
102240 DIVISIÓN DE CONTRATOS 113
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 02
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 02
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 02
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 02
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 09
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 19
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 33
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 47
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 61
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 61
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 81
En Revisión
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 81
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 107
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 107
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 113
102300 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 113
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA02
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA02
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA02
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA09
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA16
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA19
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA36
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA51
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA60
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA61
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA61
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA61
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA61
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA61
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA63
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA81
En Revisión
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA81
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA81
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA84
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA90
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA101
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA101
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA112
103010DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE
RESPONSABILIDAD CORPORATIVA113
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 02
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 02
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 02
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 02
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 09
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 20
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 29
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 29
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 33
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 35
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 40
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 42
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 42
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 46
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 63
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 80
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 80
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 86
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 90
103020 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES 94
En Revisión
103030DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS
PUBLICOS Y COMUNICACIONES33
103030DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS
PUBLICOS Y COMUNICACIONES33
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 05
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 19
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 27
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 27
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 27
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 50
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 52
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 61
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 61
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 61
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 81
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 81
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 81
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 87
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 94
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 96
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 96
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 101
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 113
103040 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES 118
103100 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL 01
103100 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL 32
103100 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL 61
103100 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL 94
103100 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL 98
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 02
En Revisión
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 33
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 33
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 39
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 86
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 94
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 94
103200 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS 113
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 02
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 02
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 02
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 02
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 02
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 33
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 33
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 46
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 46
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 61
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 61
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 70
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 81
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 81
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 81
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 81
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 90
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 90
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 94
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 98
104000 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 102
En Revisión
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 02
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 02
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 31
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 63
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 68
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 69
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 70
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 78
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 81
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 81
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 81
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 85
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 99
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS 102
110220SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE
CARBÓN21
110220SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE
CARBÓN33
110220SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE
CARBÓN67
En Revisión
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 11
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 33
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 61
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 66
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 66
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 66
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 66
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 66
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 76
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 98
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 98
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 102
110230 SUPERINTENDENTE DE PUERTO 113
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 02
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 02
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 04
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 09
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 09
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 19
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 33
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 62
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 62
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 62
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 98
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 98
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 98
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 102
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 102
En Revisión
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 111
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 111
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 111
110300 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 113
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 01
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 02
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 07
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 09
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 10
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 10
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 18
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 30
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 32
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 33
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 50
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 61
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 62
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 63
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 66
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 72
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 79
En Revisión
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 81
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 81
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 90
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 102
110400 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 116
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION15
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION28
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION33
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION33
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION63
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111010SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO -
PRODUCCION98
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 02
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 02
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 21
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 33
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 33
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 54
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 94
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 98
En Revisión
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 98
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 102
111100 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE 113
112010SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y
ANÁLISIS33
112010SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y
ANÁLISIS81
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 02
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 19
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 33
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 62
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 67
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 67
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 98
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 103
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 103
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 103
112020 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION 103
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 19
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 59
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 62
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 67
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 98
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 98
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 98
112031 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE 98
112032 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD 33
112032 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD 67
112032 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD 98
112032 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD 98
En Revisión
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)12
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)33
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)33
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)50
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)62
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)62
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)63
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)77
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)79
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)82
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)94
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)98
112040SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y SERVICIOS)113
112100 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO 33
112100 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO 61
112100 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO 98
112110 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS 19
112110 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS 33
112110 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS 67
112110 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS 98
112110 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS 98
112120 SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS 19
112120 SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS 67
112120 SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS 98
112120 SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS 98
112140 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS 19
112140 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS 33
112140 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS 67
En Revisión
112140 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS 98
112140 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS 98
112150 SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES 19
112150 SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES 33
112150 SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES 67
112160 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO LLANTAS 02
112160 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO LLANTAS 19
112160 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO LLANTAS 67
En Revisión
NOMBRE DE LA SERIECODIGO DE LA
SUBSERIE
ACTAS 24
REUNIONES 03
SEGUIMIENTOS 01
SEGUIMIENTOS 02
SEGUIMIENTOS 03
ACTAS 03
ACTAS 04
ACTAS 05
ACTAS 06
ACTAS 07
ACTAS 26
ACTAS 37
HISTORIAS LABORALES 02
SINDICADO 01
SINDICADO 02
ACTAS 40
DERECHOS DE PETICION 02
HISTORIAS LABORALES 01
NOMINA 01
SEGURIDAD SOCIAL 01
INDICADORES 01
PLANES 28
REGISTRO Y CONTROL 35
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE
En Revisión
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
BIENESTAR LABORAL 01
BIENESTAR LABORAL 02
BIENESTAR LABORAL 03
BIENESTAR LABORAL 04
BIENESTAR LABORAL 05
CLUBES RECREATIVOS 01
CLUBES RECREATIVOS 02
HISTORIAS CLINICAS 01
HISTORIAS CLINICAS 02
PROGRAMAS 05
PROGRAMAS 07
REGISTRO Y CONTROL 03
REUNIONES 02
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 04
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 07
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 08
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 09
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 11
SOLICITUDES 06
ACUERDOS 04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 06
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 08
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 09
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
En Revisión
ENTIDADES DE FORMACION 01
REGISTRO Y CONTROL 03
SOLICITUDES 01
ACTAS 20
AUDITORIAS 05
AUDITORIAS 06
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 06
CERTIFICACIONES 01
CERTIFICACIONES 07
CERTIFICACIONES 09
CONTRATOS 08
CONVENIOS 01
DENUNCIAS 01
ESTUDIOS 04
GESTION DE RIESGOS 01
HOJAS DE VIDA 03
INDICADORES 04
INSPECCIONES 03
INSPECCIONES 04
INSPECCIONES 05
INSPECCIONES 09
INVESTIGACIONES 02
LICENCIAS 04
OPERACION FERROCARRIL 02
OPERACIÓN PORTUARIA 02
OPERACIÓN PORTUARIA 04
OPERACIÓN PORTUARIA 05
PLANES 09
En Revisión
PLANES 16
PROTECCION 01
PROTECCION 02
REGISTRO Y CONTROL 02
REGISTRO Y CONTROL 13
REPORTES 03
REPORTES 19
REUNIONES 01
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 10
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
SOLICITUDES 02
SOLICITUDES 06
ACTAS 08
ACTAS 18
ACUERDOS 03
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
OPERACIÓN AEROPUERTO 01
PLANES 19
RESERVAS 01
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 01
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 05
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 06
SOLICITUDES 06
SOLICITUDES 08
ACTAS 43
CONTRATOS 02
CONTRATOS 04
En Revisión
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
INVENTARIOS 06
MANTENIMIENTOS 06
PLANES 14
PRESUPUESTO 04
PROYECTOS 05
SOLICITUDES 09
ACCIONES CONSTITUCIONALES 01
ACCIONES CONSTITUCIONALES 02
ACCIONES CONSTITUCIONALES 03
ACTAS 13
ACTAS 14
CIRCULARES 01
CONCEPTOS 03
CONTRATOS 01
CONTRATOS 05
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
DERECHOS DE PETICION 01
ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 02
ESTATUTOS 01
PROCESOS JURIDICOS 01
PROCESOS JURIDICOS 02
PROCESOS JURIDICOS 03
PROCESOS JURIDICOS 04
PROCESOS JURIDICOS 05
PROCESOS JURIDICOS 06
En Revisión
PROCESOS JURIDICOS 07
REGISTROS PUBLICOS 01
SOLICITUDES 06
VIA GUBERNATIVA 01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 02
CONCEPTOS 02
DEBIDA DILIGENCIA 01
ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 02
INFORMES 12
INFORMES 21
INFORMES 25
INFORMES 26
POLÍTICAS 03
REGISTRO Y CONTROL 16
INDICADORES 02
INFORMES 11
INFORMES 31
PRESUPUESTO 02
PRESUPUESTO 06
ACTAS 28
BANCOS 01
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 06
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 07
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 08
CONCILIACIONES 05
DIVISAS 01
INVERSIONES 01
PRESUPUESTO 03
En Revisión
PRESUPUESTO 05
REGISTRO Y CONTROL 07
REPORTES 41
REPORTES 44
REPORTES 46
SEGUROS 01
TASAS DE CAMBIO 01
CAJAS MENORES 01
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 01
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 02
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 03
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 05
CONCILIACIONES 01
CONCILIACIONES 02
CONCILIACIONES 04
CONTRIBUCIONES 01
EMBARGOS 01
ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 01
ESTADOS FINANCIEROS 01
HOJAS DE VIDA 01
INFORMES 02
INFORMES 06
INFORMES 14
INFORMES 28
INFORMES 40
POLÍTICAS 02
REPORTES 07
REPORTES 09
En Revisión
REPORTES 42
REPORTES 43
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
ACTIVOS FIJOS 01
ACTIVOS FIJOS 02
CERTIFICACIONES 05
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 04
CONCILIACIONES 06
CONCILIACIONES 07
CONCILIACIONES 08
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 01
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 02
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 03
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 04
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 05
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 06
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 07
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 08
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 09
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 10
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 11
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 12
ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 02
INFORMES 15
INFORMES 24
INFORMES 27
INFORMES 35
INFORMES 43
En Revisión
INFORMES 44
MODELOS FINANCIEROS 01
MODELOS FINANCIEROS 02
PROVISIONES 01
PROVISIONES 02
REGISTRO Y CONTROL 15
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
SOLICITUDES 07
ACTAS 29
ANALISIS DE RIESGOS 01
AUDITORIAS 02
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 07
CONCEPTOS 04
INFORMES 20
INVENTARIOS 10
ACTAS 01
INDICADORES 03
ORDENES 01
ORDENES 02
ORDENES 03
ORDENES 04
PLANES 11
REPORTES 18
REPORTES 20
REPORTES 21
REPORTES 22
REPORTES 23
REPORTES 25
En Revisión
REPORTES 26
REPORTES 27
REPORTES 28
REPORTES 30
SEGUIMIENTOS 05
ALMACEN 01
ALMACEN 02
ALMACEN 03
ANALISIS DE RIESGOS 02
AUDITORIAS 03
CERTIFICACIONES 04
CERTIFICACIONES 08
COMERCIO EXTERIOR 01
COMERCIO EXTERIOR 02
COMERCIO EXTERIOR 03
COMERCIO EXTERIOR 04
COMERCIO EXTERIOR 05
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
DEBIDA DILIGENCIA 03
ENTIDADES GUBERNAMENTALES 01
ENTIDADES GUBERNAMENTALES 03
ESTUDIOS 01
EXCEDENTES 01
EXCEDENTES 02
EXCEDENTES 03
EXCEDENTES 04
EXCEDENTES 05
En Revisión
HOJAS DE VIDA 02
INDICADORES 03
INDICADORES 05
INFORMES 03
INFORMES 04
INFORMES 39
INVENTARIOS 01
LICENCIAS 03
OPERACIÓN PORTUARIA 03
PERMISOS 01
PLANES 04
PLANES 10
PLANES 11
PODERES 01
PRESUPUESTO 01
PRUEBAS DE ENTREGAS 01
REGALIAS 01
REGISTRO Y CONTROL 01
REGISTRO Y CONTROL 09
REGISTRO Y CONTROL 10
REGISTRO Y CONTROL 12
REGISTRO Y CONTROL 14
REGISTRO Y CONTROL 38
REGISTRO Y CONTROL 39
REPORTES 08
REPORTES 15
REPORTES 16
REPORTES 24
En Revisión
REPORTES 38
SEGUIMIENTOS 04
SEGUROS 01
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
ACTAS 09
ACTAS 44
CERTIFICACIONES 03
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
EXPLOSIVOS 01
EXPLOSIVOS 02
FIRMAS AUTORIZADAS 01
INFORMES 17
INVENTARIOS 08
PERMISOS 04
PRUEBAS DE ENTREGAS 02
PRUEBAS DE ENTREGAS 03
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 30
REGISTRO Y CONTROL 32
REGISTRO Y CONTROL 33
REPORTES 04
REPORTES 13
REPORTES 40
SOLICITUDES 06
SUSTANCIAS QUIMICAS 01
ACTAS 15
ACTAS 17
En Revisión
ACTAS 21
ACTAS 34
ACUERDOS 02
AUDITORIAS 06
CONTRATOS 06
CONTRATOS 09
ESTUDIOS 03
INDICADORES 01
PLANES 03
PLANES 08
PROPIEDAD INTELECTUAL 01
PROYECTOS 08
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 31
SEGURIDAD DE LA INFORMACION 01
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
SOLICITUDES 03
ACTAS 12
ACTAS 25
ACTAS 27
ACTAS 36
AUDITORIAS 06
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CONTRATOS 08
EQUIPOS TECNOLOGICOS 01
INFORMES 18
INFORMES 30
PLANES 23
En Revisión
PLANES 27
REPORTES 01
REPORTES 02
REPORTES 06
REPORTES 34
REPORTES 35
REPORTES 36
REPORTES 37
SEGURIDAD DE LA INFORMACION 02
SEGURIDAD DE LA INFORMACION 03
SOLICITUDES 06
SOLICITUDES 10
ACTAS 21
ACTAS 23
ACTAS 42
AUDITORIAS 04
BOLETINES 01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 03
DEBIDA DILIGENCIA 02
EVALUACIONES 01
INDICADORES 01
INFORMES 05
INFORMES 16
INFORMES 19
INFORMES 23
INFORMES 29
INVENTARIOS 05
PLANES 15
En Revisión
PLANES 18
PLANES 20
POLÍTICAS 01
PROGRAMAS 01
RELACIONAMIENTO SOCIAL 01
RELACIONAMIENTO SOCIAL 02
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 01
SOLICITUDES 05
ACTAS 22
ACTAS 45
ACTAS 47
ACTAS 48
AUDITORIAS 01
CASERIOS 01
COMUNIDADES 01
COMUNIDADES 02
CONTRATOS 08
CONVENIOS 01
DERECHOS HUMANOS 01
DONACIONES 01
DONACIONES 02
ENTIDADES GUBERNAMENTALES 01
INVENTARIOS 02
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 01
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 02
PREDIOS 01
PROGRAMAS 03
PROYECTOS 07
En Revisión
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
ALIADOS ESTRATEGICOS 01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 06
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 01
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 02
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 03
ESTUDIOS 02
EVENTOS 01
INFORMES 22
INFORMES 32
INFORMES 34
PLANES 05
PLANES 12
PLANES 21
PREMIOS 01
PROYECTOS 02
PUBLICIDAD Y MERCADEO 01
PUBLICIDAD Y MERCADEO 02
RELACIONAMIENTO SOCIAL 03
SOLICITUDES 04
VISITANTES 01
ACCIONES CONSTITUCIONALES 02
CONSULTA PREVIA 01
INFORMES 01
PROYECTOS 04
REGISTRO Y CONTROL 27
ACTAS 33
En Revisión
CONTRATOS 03
CONTRATOS 07
DERECHOS DE PETICION 01
PREDIOS 01
PROYECTOS 09
PROYECTOS 10
SOLICITUDES 06
ACTAS 11
ACTAS 31
ACTAS 32
ACTAS 39
ACTAS 41
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
ENTIDADES GUBERNAMENTALES 02
ENTIDADES GUBERNAMENTALES 03
INFORMES 37
INFORMES 41
MODELOS 01
PLANES 01
PLANES 02
PLANES 06
PLANES 26
PROGRAMAS 02
PROGRAMAS 06
PROYECTOS 03
REGISTRO Y CONTROL 03
REPORTES 39
En Revisión
ACTAS 10
ACTAS 19
CONCILIACIONES 03
INVENTARIOS 04
MAPAS 01
MEJORAMIENTO CONTINUO 01
MODELOS 02
MODELOS 03
MODELOS 04
MODELOS 05
MODELOS 06
MODELOS 07
PERFORACION 01
PLANES 17
PLANES 24
PLANES 25
POZOS 01
REGISTROS GEOFISICOS 01
REPORTES 11
REPORTES 12
REPORTES 14
REPORTES 29
REPORTES 31
REPORTES 32
REPORTES 33
CERTIFICACIONES 02
CONTRATOS 08
MANTENIMIENTOS 04
En Revisión
AUTORIDADES MARINAS 01
CONTRATOS 08
INFORMES 38
LICENCIAS 02
LICENCIAS 05
LICENCIAS 06
LICENCIAS 07
LICENCIAS 08
OPERACIÓN PORTUARIA 01
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 06
REPORTES 45
SOLICITUDES 06
ACTAS 30
ACTAS 35
ACUERDOS 01
AUDITORIAS 06
AUDITORIAS 07
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 01
CONTRATOS 08
INSPECCIONES 02
INSPECCIONES 07
INSPECCIONES 08
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 23
REGISTRO Y CONTROL 34
REPORTES 05
REPORTES 47
En Revisión
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 02
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 03
SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 05
SOLICITUDES 06
ACCIONES CONSTITUCIONALES 02
ACTAS 46
ANALISIS DE LABORATORIO 01
AUDITORIAS 06
AUTORIDADES AMBIENTALES 01
AUTORIDADES AMBIENTALES 02
CALIBRACIONES 01
CONCEPTOS 01
CONSULTA PREVIA 01
CONTRATOS 08
ESTUDIOS 06
INFORMES 07
INFORMES 08
INFORMES 09
INFORMES 13
INFORMES 18
INFORMES 33
INFORMES 36
INFORMES 42
INSPECCIONES 01
INVENTARIOS 07
LICENCIAS 01
MONITOREOS 01
PERMISOS 02
En Revisión
PLANES 07
PLANES 13
PROGRAMAS 04
REPORTES 10
TASAS RETRIBUTIVAS 01
BODEGA 01
COMUNICACIONES OFICIALES 01
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
INVENTARIOS 09
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 04
REGISTRO Y CONTROL 18
REGISTRO Y CONTROL 19
REGISTRO Y CONTROL 20
REGISTRO Y CONTROL 21
REGISTRO Y CONTROL 22
REGISTRO Y CONTROL 24
REGISTRO Y CONTROL 25
REGISTRO Y CONTROL 26
ACTAS 16
ACTAS 38
CERTIFICACIONES 06
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
EXPLOSIVOS 03
PROYECTOS 01
REGISTRO Y CONTROL 17
En Revisión
REGISTRO Y CONTROL 36
REPORTES 17
SOLICITUDES 06
CONTRATOS 08
PLANES 22
ACTAS 02
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CONTRATOS 08
INSPECCIONES 09
MANTENIMIENTOS 01
MANTENIMIENTOS 09
REGISTRO Y CONTROL 03
REPUESTOS 01
REPUESTOS 02
REPUESTOS 03
REPUESTOS 04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
HOJAS DE VIDA 03
INSPECCIONES 06
MANTENIMIENTOS 02
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 05
REGISTRO Y CONTROL 08
REGISTRO Y CONTROL 28
CONTRATOS 08
MANTENIMIENTOS 11
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 11
En Revisión
AUTORIZACIONES 01
CONTRATOS 08
CONTRATOS 09
ESTUDIOS 05
INSPECCIONES 05
INSPECCIONES 09
INVENTARIOS 03
ORDENES 05
PERMISOS 03
PLANOS 01
PROYECTOS 06
REGISTRO Y CONTROL 37
SOLICITUDES 06
CONTRATOS 08
INFORMES 10
REGISTRO Y CONTROL 29
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CONTRATOS 08
MANTENIMIENTOS 07
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
MANTENIMIENTOS 10
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CONTRATOS 08
MANTENIMIENTOS 03
En Revisión
REGISTRO Y CONTROL 03
REGISTRO Y CONTROL 05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
CONTRATOS 08
MANTENIMIENTOS 08
ACTAS 21
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS 04
MANTENIMIENTOS 05
En Revisión
NOMBRE DE LA SUBSERIE
ACTAS DE REUNIONES TRIMESTRALES DE ACCIONISTAS 100000.02.24
REUNIONES DE PRESIDENCIA 100000.105.03
SEGUIMIENTO A KPI CORPORATIVOS 100000.106.01
SEGUIMIENTOS A COMPROMISOS FOROS CON ACCIONISTAS 100000.106.02
SEGUIMIENTOS A COMPROMISOS REUNIONES MENSUALES DE ACCIONISTAS 100000.106.03
ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE ALIMENTACION 100110.02.03
ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE EDUCACION 100110.02.04
ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE RECLAMOS PDI 100110.02.05
ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE SALUD 100110.02.06
ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE TRANSPORTE 100110.02.07
ACTAS DEL COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL 100110.02.26
ACTAS DEL COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO100110.02.37
HISTORIAS LABORALES - SANCIONES / TERMINACIONES 100110.58.02
COMUNICACIONES CON EL SINDICATO 100110.110.01
CONVENCIONES COLECTIVAS DE TRABAJO 100110.110.02
ACTAS DEL COMITÉ MDC 100120.02.40
DERECHOS DE PETICION DE EMPLEADOS 100120.39.02
HISTORIAS LABORALES 100120.58.01
NOMINA GENERAL 100120.73.01
APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL 100120.108.01
INDICADORES DE GESTION 100130.60.01
PLANES DE TRABAJO 100130.81.28
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS 100130.98.35
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SUBSERIECODIGO
GENERAL
En Revisión
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 100130.112.01
ACTIVIDADES CULTURALES 100140.14.01
ACTIVIDADES DE PROMOCION DE ALIMENTACION SALUDABLE 100140.14.02
ACTIVIDADES DE PROMOCION DE LA ACTIVIDAD FISICA 100140.14.03
ACTIVIDADES EDUCATIVAS 100140.14.04
MATRIZ DE ACTIVIDADES CEREJON EN MOVIMIENTO 100140.14.05
APORTES A CLUBES RECREATIVOS 100140.24.01
EXPEDIENTES DE CLUBES RECREATIVOS 100140.24.02
HISTORIAS CLINICAS DEL PROGRAMA DE ALCOHOL Y DROGAS 100140.57.01
HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES 100140.57.02
PROGRAMAS DE REINCORPORACION LABORAL 100140.90.05
PROGRAMAS TRABAJADORES CON DIFICULTADES ECONOMICAS 100140.90.07
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 100140.98.03
REUNIONES CON GRUPOS NATURALES 100140.105.02
MATRIZ DE ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 100140.111.04
PROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL 100140.111.07
PROGRAMAS DE ALCOHOL Y DROGAS 100140.111.08
PROGRAMAS DE SUEÑO Y FATIGA 100140.111.09
SISTEMA DE VIGILANCIA FACTORES PSICOSOCIALES 100140.111.11
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 100140.113.06
ACUERDOS DE PASANTIAS SIN VINCULACION LABORAL 100150.04.04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 100150.19.04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN TRABAJO EN ALTURA 100150.19.05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 100150.19.06
HISTORIAL DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS DE APRENDICES 100150.19.08
HISTORIAL DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS DE EMPLEADOS 100150.19.09
CONTRATOS DELEGADOS 100150.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 100150.33.09
En Revisión
COMUNICACIONES CON ENTIDADES DE FORMACION 100150.45.01
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 100150.98.03
SOLICITUDES DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EXTERNOS 100150.113.01
ACTAS DE REUNIONES DE PROTECCION 100160.02.20
AUDITORIAS EXTERNAS DE GESTION 100160.09.05
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 100160.09.06
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 100160.19.06
CERTIFICACIONES BASC 100160.21.01
CERTIFICACIONES OEA (OPER ECON AUTORIZADO) 100160.21.07
CERTIFICACIONES PBIP 100160.21.09
CONTRATOS DELEGADOS 100160.33.08
CONVENIOS INSTITUCIONALES 100160.35.01
DENUNCIAS JUDICIALES 100160.38.01
ESTUDIOS DE SEGURIDAD DE PERSONAL 100160.50.04
GESTION DE RIESGOS DE PROTECCION 100160.56.01
HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS 100160.59.03
INDICADORES OPERACIONALES 100160.60.04
INSPECCIONES FISICAS DE LA INFRAESTRUCTURA 100160.62.03
INSPECCIONES NO PLANEADAS 100160.62.04
INSPECCIONES PLANEADAS 100160.62.05
OBSERVACIONES DE TAREAS 100160.62.09
INVESTIGACIONES CASOS DE PROTECCION 100160.65.02
LICENCIAS DE SOFTWARE 100160.66.04
PROTECCION OPERACIÓN DEL FERROCARRIL 100160.75.02
BITACORA PERMANENCIA DE BUQUES EN PUERTOS 100160.76.02
ENTREGA CARNE ACCESO A BUQUES 100160.76.04
SOLICITUDES CAPITANIAS DE PUERTO 100160.76.05
PLANES DE CONTIGENCIAS 100160.81.09
En Revisión
PLANES DE OPERACIONES DE PROTECCION 100160.81.16
ATENCION INCIDENTES DE ALARMAS 100160.92.01
PROTECCION PERSONAL 100160.92.02
CONTROL ACCESOS EQUIPOS AL COMPLEJO 100160.98.02
CONTROL DE TURNOS DE VIGILANCIA 100160.98.13
REPORTES CONSOLIDADOS DE PROTECCION 100160.102.03
REPORTES DE EVENTOS DE PROTECCION 100160.102.19
REUNIONES CON AUTORIDADES 100160.105.01
SIMULACROS DE EMERGENCIAS 100160.111.10
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 100160.112.01
SOLICITUDES DE CARNETIZACION 100160.113.02
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 100160.113.06
ACTAS DE COMITÉ SIO 100170.02.08
ACTAS DE REUNIONES CON EL SINDICADO 100170.02.18
ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS (ANS) 100170.04.03
CONTRATOS DELEGADOS 100170.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 100170.33.09
PERMISO DE OPERACIÓN AEREA 100170.74.01
PLANES DE RECUPERACION 100170.81.19
RESERVAS AEREA 100170.104.01
ACCIDENTES E INCIDENES DE TRABAJO 100170.111.01
PLANES DE EMERGENCIA 100170.111.05
PLANES DE RIESGOS 100170.111.06
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 100170.113.06
SOLICITUDES USO TRANSPORTES INTERMUNICIPAL 100170.113.08
ACTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION DE MUSHAISA 100180.02.43
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 100180.33.02
CONTRATOS DE CONCESION COMERCIAL 100180.33.04
En Revisión
CONTRATOS DELEGADOS 100180.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 100180.33.09
INVENTARIOS DE RESIDENTES VIVIENDAS 100180.63.06
MANTENIMIENTOS DE VIVIENDAS 100180.67.06
PLANES DE MANTENIMIENTOS DE VIVIENDAS 100180.81.14
PRESUPUESTO URM 100180.88.04
PROYECTOS DE VIVIENDA URM 100180.94.05
SOLICITUDES DE VIVIENDA 100180.113.09
ACCIONES DE GRUPO 100200.01.01
ACCIONES DE TUTELA 100200.01.02
ACCIONES POPULARES 100200.01.03
ACTAS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS 100200.02.13
ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 100200.02.14
CIRCULARES SOCIETARIAS 100200.23.01
CONCEPTOS JURIDICOS 100200.30.03
CONTRATOS DE MUTUO 100200.33.01
CONTRATOS DE CONCESIÓN MINERAS 100200.33.05
CONTRATOS DELEGADOS 100200.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 100200.33.09
DERECHOS DE PETICION 100200.39.01
REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 100200.44.02
ESTATUTOS SOCIETARIOS 100200.49.01
ARBITRAJES 100200.89.01
INCIDENTES DE PROCESOS JURIDICOS 100200.89.02
PROCESOS ADMINSTRATIVOS 100200.89.03
PROCESOS CIVILES 100200.89.04
PROCESOS LABORALES 100200.89.05
PROCESOS PENALES 100200.89.06
En Revisión
PROCESOS TRIBUTARIOS 100200.89.07
REGISTROS MERCANTILES 100200.100.01
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 100200.113.06
VIA GUBERNATIVA 100200.117.01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN PREVENCIÓN LA/FT 100224.19.02
CONCEPTOS DE CUMPLIMIENTO 100224.30.02
DEBIDA DILIGENCIA DE CASO NO ENDOSADOS 100224.36.01
REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 100224.44.02
INFORMES DE CUMPLIMIENTO A DIRECTIVOS 100224.61.12
INFORMES DE MONITOREO 100224.61.21
INFORMES DE OPERACIONES EN EFECTIVO 100224.61.25
INFORMES DE OPERACIONES SOSPECHOSAS 100224.61.26
POLÍTICAS DECLARACIONES DE COMPROMISO ANTICORRUPCION 100224.84.03
CONTROL DE VERIFICACIONES EN LISTAS 100224.98.16
INDICADORES ECONÓMICOS 102010.60.02
INFORMES DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 102010.61.11
INFORMES DE REDUCCION DE COSTOS 102010.61.31
PRESUPUESTO GENERAL 102010.88.02
PRONOSTICOS TRIMESTRALES 102010.88.06
ACTAS DEL COMITÉ DE CAPEX 102020.02.28
CONTROL DE MOVIMIENTOS CUENTAS BANCARIAS 102020.13.01
CONTROL DE OPERACIONES REALIZADAS CON INVERSIONES 102020.26.06
PAGOS EN DOLARES 102020.26.07
PAGOS EN PESOS 102020.26.08
CONCILIACIONES DE PAGOS 102020.31.05
NEGOCIACIONES DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS 102020.41.01
RENDIMIMIENTOS FINANCIEROS 102020.64.01
PRESUPUESTO SEGUIMIENTO SOBRE-EJECUCIONES DE CAPEX 102020.88.03
En Revisión
PRESUPUESTO Y SEGUIMIENTO AL PPTO 102020.88.05
CONTROL DE CHEQUES GENERADOS 102020.98.07
REPORTES DE TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS 102020.102.41
REPORTES FINANCIEROS 102020.102.44
REPORTES PAGOS ANULADOS 102020.102.46
POLIZAS DE SEGUROS 102020.109.01
TASA DE CAMBIO DIARIA DÓLAR 102020.115.01
REEMBOLSOS DE CAJA MENOR 102030.17.01
AJUSTES CONTABLES 102030.26.01
ASIENTOS DIARIOS 102030.26.02
COMPROBANTES DE EGRESOS 102030.26.03
CONTABILIZACION DE GASTOS DE VIAJE 102030.26.05
CONCILIACIONES BANCARIAS 102030.31.01
CONCILIACIONES CUENTAS CONTABLES 102030.31.02
CONCILIACIONES DE NOMINA 102030.31.04
TRAMITE PAGO CONTRIBUCIONES 102030.34.01
EMBARGOS PROVEEDORES 102030.43.01
INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 102030.44.01
ESTADOS FINANCIEROS DEFINITIVOS 102030.48.01
HOJA DE VIDA DE PROVEEDORES 102030.59.01
INFORMES BALANZA DE PAGOS 102030.61.02
INFORMES DE ANALISIS DE VENTAS DE CARBON 102030.61.06
INFORMES DE DEMORAS Y DESPACHOS DE BUQUES, SALIDA DE VENTA DE
CARBON102030.61.14
INFORMES DE PARTES RELACIONADAS 102030.61.28
INFORMES INDUMIL 102030.61.40
POLÍTICAS DE GASTOS DE VIAJE 102030.84.02
REPORTES DE ANTICIPOS 102030.102.07
REPORTES DE AUTORRETENCIONES DE FLETES 102030.102.09
En Revisión
REPORTES DE VENTAS DE CARBON 102030.102.42
REPORTES DE VENTAS DE CARBON POR ZONAS 102030.102.43
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 102030.112.01
CAPITALIZACION DE ACTIVOS FIJOS 102040.03.01
CONSOLIDADO DE ACTIVOS FIJOS 102040.03.02
CERTIFICACIONES DE RETENCIONES A PROVEEDORES 102040.21.05
COMPROBANTES DE PAGO IMPUESTOS 102040.26.04
CONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES
DOLARES102040.31.06
CONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES PESOS 102040.31.07
CONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES PESOS
FISCAL102040.31.08
DECLARACIONES DE ESTAMPILLA PRO DESARROLLO FRONTERIZO 102040.37.01
DECLARACIONES DE ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA 102040.37.02
DECLARACIONES DE ICA Y RETEICA 102040.37.03
DECLARACIONES DE IMPUESTO A LA RIQUEZA 102040.37.04
DECLARACIONES DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) 102040.37.05
DECLARACIONES DE IMPUESTO NACIONAL A LA GASOLINA Y ACPM 102040.37.06
DECLARACIONES DE IMPUESTO NACIONAL AL CARBONO 102040.37.07
DECLARACIONES DE RENTA 102040.37.08
DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 102040.37.09
DECLARACIONES DE SOBRESTASA AL ACPM 102040.37.10
INFORMACION EXOGENA DISTRITAL 102040.37.11
INFORMACION EXOGENA NACIONAL 102040.37.12
REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 102040.44.02
INFORMES DE DEPRECIACIÓN PARA INGRESOS DE PARTICIPACIÓN O UTILIDAD
OPERACIONAL102040.61.15
INFORMES DE OBRAS CIVILES 102040.61.24
INFORMES DE PAGOS DE IMPUESTOS 102040.61.27
INFORMES DE VALOR ASEGURABLE DE ACTIVOS FIJOS 102040.61.35
INFORMES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES PARA BALANCE 102040.61.43
En Revisión
INFORMES SEMESTRAL DE INVERSIONES 102040.61.44
MODELO FINANCIERO PROYECCIÓN DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS PARA BUDGET102040.71.01
MODELO FINANCIERO PROYECCIÓN DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS102040.71.02
CALCULO DEL IMPUESTO DIFERIDO 102040.93.01
PROVISIONES DE RENTA 102040.93.02
CONTROL DE VENCIMIENTOS DECLARACIONES 102040.98.15
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 102040.112.01
SOLICITUDES SALDO A FAVOR DECLARACIONES DE IVA 102040.113.07
ACTAS DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO 102100.02.29
ANALISIS DE RIESGOS DE CUMPLIMIENTO 102100.08.01
AUDITORIAS DE CUMPLIMIENTO 102100.09.02
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS VALORES CORPORATIVOS 102100.19.07
CONCEPTOS TECNICOS 102100.30.04
INFORMES DE INVESTIGACIONES DE DENUNCIAS 102100.61.20
TOMA FISICA DE INVENTARIOS 102100.63.10
ACTAS COMITÉ MC MANAGEMENT COMMITEE 102210.02.01
INDICADORES KPI 102210.60.03
ORDENES DE COMPRAS CAPEX 102210.77.01
ORDENES DE COMPRAS EQUIPOS MINEROS 102210.77.02
ORDENES DE COMPRAS MAESTRAS 102210.77.03
ORDENES DE COMPRAS OPEX 102210.77.04
PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 102210.81.11
REPORTES DE DISCREPANCIAS EN FACTURAS 102210.102.18
REPORTES DE ITEMS DE INVENTARIO VS ORDENES MAESTRAS 102210.102.20
REPORTES DE ITEMS NO CONFIGURADOS EN ORDENES MAESTRAS 102210.102.21
REPORTES DE ITEMS PENDIENTES POR COMPRAR 102210.102.22
REPORTES DE ITEMS POR QUEDAR EN CERO 102210.102.23
REPORTES DE ORDENES MAESTRAS ACTIVAS Y DESVIACIONES 102210.102.25
En Revisión
REPORTES DE ORDENES MONEDA DIFERENTE 102210.102.26
REPORTES DE ORDENES SIN RECIBIDO Y ACEPTACIÓN 102210.102.27
REPORTES DE ORDENES SOBREJECUTADAS 102210.102.28
REPORTES DE RECOMENDACIONES DE COMPRA ITEMS DE INVENTARIO 102210.102.30
SEGUIMIENTOS CAMBIOS A ORDENES DE COMPRA 102210.106.05
CONTROL DE RECIBO DE MATERIALES 102220.06.01
ENTREGA DE MATERIALES 102220.06.02
TRASLADOS ENTRE BODEGAS 102220.06.03
ANALISIS DE RIESGOS DIVISION 102220.08.02
AUDITORIAS DE ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 102220.09.03
CERTIFICACIONES DE ORIGEN GLOBALES POR TLC 102220.21.04
CERTIFICACIONES OPERADOR ECONOMICO AUTORIZADO 102220.21.08
EXPORTACIONES 102220.25.01
IMPORTACIONES 102220.25.02
IMPORTACIONES DE COMBUSTIBLE 102220.25.03
IMPORTACIONES PROGRAMA PLAN VALLEJO DE EQUIPOS 102220.25.04
IMPORTACIONES PROGRAMA PLAN VALLEJO DE MATERIAS PRIMAS 102220.25.05
CONTRATOS DELEGADOS 102220.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 102220.33.09
DEBIDA DILIGENCIA EN LOGÍSTICA 102220.36.03
INFORMES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 102220.46.01
REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES GUBERNAMENTALES 102220.46.03
ESTUDIOS DE DEMOSTRACION DE EXPORTACIONES 102220.50.01
DECLARATORIAS DE EXCEDENTES 102220.53.01
EXCEDENTES POR REEXPORTACIONES 102220.53.02
EXCEDENTES POR VENTA DE ACTIVOS O REPUESTOS 102220.53.03
EXCEDENTES POR VENTA DE ACTIVOS PLAN VALLEJO 102220.53.04
INGRESO Y SALIDA DE EXCEDENTES 102220.53.05
En Revisión
HOJAS DE VIDA DE MAQUINARIA AMARILLA 102220.59.02
INDICADORES KPI 102220.60.03
INDICADORES SCORECARD 102220.60.05
INFORMES DE ANALISIS DE COSTOS ASOCIADOS AL MATERIAL 102220.61.03
INFORMES DE ANALISIS DE COSTOS HUELGA 102220.61.04
INFORMES ESTADISTICOS DE DECLARACIONES DE IMPORTACIONES 102220.61.39
INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS 102220.63.01
LICENCIAS DE IMPORTACIONES 102220.66.03
CONTROL DE LLEGADA DE BUQUES 102220.76.03
PERMISOS ADUANEROS 102220.79.01
PLANES DE AUDITORIAS 102220.81.04
PLANES DE CONTINGENCIA 102220.81.10
PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 102220.81.11
PODERES PARA ADUANAS 102220.83.01
EJECUCION PRESUPUESTAL 102220.88.01
PRUEBAS DE ENTREGA MATERIALES ENVIADOS 102220.95.01
CALCULO DE IMPORTACIONES PARA PAGO DE REGALIAS 102220.97.01
CONSOLIDADOS DE PAGOS DE IMPORTACIONES 102220.98.01
CONTROL DE CONSUMO ALIMENTACIÓN CONTRATISTAS 102220.98.09
CONTROL DE INSUMOS PRODUCTOS 102220.98.10
CONTROL DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS 102220.98.12
CONTROL DE VEHICULOS DE TRANSPORTE NACIONAL 102220.98.14
REGISTRO DE CONTRATOS 102220.98.38
REGISTRO DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACION PERSONAL EN ADUANAS 102220.98.39
REPORTES DE AUDITORIA DE VIAJES 102220.102.08
REPORTES DE CONTRATISTAS 102220.102.15
REPORTES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A CICLO Y KPIS 102220.102.16
REPORTES DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO ENTRE BODEGAS 102220.102.24
En Revisión
REPORTES DE SEGUIMIENTO DE LA CARGA 102220.102.38
SEGUIMIENTOS A TRATADO DE LIBRE COMERCIO 102220.106.04
POLIZAS DE SEGUROS 102220.109.01
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 102220.112.01
ACTAS DE DECLARATORIAS BAJA DE MATERIALES 102230.02.09
ACTAS DE INSPECCIONES DE POLVORINES 102230.02.44
CERTIFICACIONES DE CALIDAD ELEMENTOS 102230.21.03
CONTRATOS DELEGADOS 102230.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 102230.33.09
COMPRAS DE EXPLOSIVOS 102230.54.01
CONCEPTO FAVORABLE 102230.54.02
FIRMAS AUTORIZADAS PARA SALIDAS DE MATERIALES 102230.55.01
INFORMES DE EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURAS 102230.61.17
INVENTARIOS EQUIPOS ELECTRONICOS ASIGNADOS 102230.63.08
PERMISOS DE TRABAJOS CRITICOS 102230.79.04
PRUEBAS DE ENTREGA TRANSPORTE IMPORTADO 102230.95.02
PRUEBAS DE ENTREGA TRANSPORTE NACIONAL 102230.95.03
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 102230.98.03
CONTROL REMESAS TALLERES RECONSTRUCCION 102230.98.30
CONTROL VALES DE COMBUSTIBLES 102230.98.32
CONTROL VALES SALIDA DE MATERIALES 102230.98.33
REPORTES CONTROL DE RECIBO DE MATERIALES 102230.102.04
REPORTES DE CHEQUEO LOCALIZACIONES 102230.102.13
REPORTES DE SUSTANCIAS QUIMICAS CONTROLADAS 102230.102.40
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 102230.113.06
SUSTANCIAS QUIMICAS CONTROLADAS 102230.114.01
ACTAS DE PAGO SERVICIOS CONTRATADOS 102240.02.15
ACTAS DE REUNIONES CON CONTRATISTAS 102240.02.17
En Revisión
ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 102240.02.21
ACTAS DEL COMITÉ DE RECLAMOS DE CONTRATISTAS 102240.02.34
ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD 102240.04.02
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 102240.09.06
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 102240.33.06
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 102240.33.09
ESTUDIOS DE MERCADOS 102240.50.03
INDICADORES DE GESTION 102240.60.01
PLANES DE APROVISIONAMIENTO 102240.81.03
PLANES DE COMPRAS Y CONTRATACION 102240.81.08
PROPIEDAD INTELECTUAL DE PROVEEDORES 102240.91.01
PROYECTOS TEMPORALES 102240.94.08
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 102240.98.03
CONTROL REVISIONES CRUZADAS DE CONTRATOS 102240.98.31
ACCESO APLICATIVOS 102240.107.01
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 102240.112.01
SOLICITUDES DE CONTRATACION 102240.113.03
ACTAS DE JUNTA DE CAMBIOS 102300.02.12
ACTAS DE REVISION TECNICA 102300.02.25
ACTAS DEL COMITÉ DE ARQUITECTURA - TECNICO 102300.02.27
ACTAS DEL COMITÉ DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN 102300.02.36
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 102300.09.06
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 102300.19.04
CONTRATOS DELEGADOS 102300.33.08
CUSTODIAS DE EQUIPOS TECNOLOGICOS 102300.47.01
INFORMES DE GESTION 102300.61.18
INFORMES DE PRUEBAS DE VULNERABILIDAD 102300.61.30
PLANES ESTRATEGICOS DE TECNOLOGIA 102300.81.23
En Revisión
PLANES DE RECUPERACION DE DESASTRES 102300.81.27
REPORTES DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS DE T.I 102300.102.01
REPORTES ANTIVIRUS 102300.102.02
REPORTES DE ANALISIS DE RIESGOS 102300.102.06
REPORTES DE REVISION DE LOGS DE SERVIDORES 102300.102.34
REPORTES DE REVISION DE LOGS DE BASE DATOS 102300.102.35
REPORTES DE REVISION DE LOGS DE ELIPSE 102300.102.36
REPORTES DE REVISION DE LOGS DE SISTEMAS OP WINDOWS 102300.102.37
ANALISIS DE RIESGOS DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 102300.107.02
INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION 102300.107.03
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 102300.113.06
SOLICITUDES GESTION DE CAMBIOS DE T.I. 102300.113.10
ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 103010.02.21
ACTAS DE REUNIONES RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 103010.02.23
ACTAS DEL COMITÉS DE VOLADURAS 103010.02.42
AUDITORIAS DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO SOCIAL 103010.09.04
BOLETINES DE PROMOCION Y DIVULGACION LABOR SOCIAL 103010.16.01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN PROMOCIÓN EN DERECHOS HUMANOS 103010.19.03
DEBIDA DILIGENCIA EN DERECHOS HUMANOS 103010.36.02
EVALUACIONES DE IMPACTO SOCIAL 103010.51.01
INDICADORES DE GESTION 103010.60.01
INFORMES DE ANÁLISIS DE ESTÁNDARES SOCIALES 103010.61.05
INFORMES DE EVALUACION DE PROGRAMAS DE IMPACTO SOCIAL 103010.61.16
INFORMES DE GESTIÓN DE OTROS IMPACTOS 103010.61.19
INFORMES DE MONITOREO DE GRUPOS DE INTERES INTERNACIONALES 103010.61.23
INFORMES DE PLANEACIÓN SOCIAL 103010.61.29
INVENTARIOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN SOCIAL 103010.63.05
PLANES DE MITIGACIÓN Y COMPENSACIÓN DE DAÑOS A COMUNIDADES 103010.81.15
En Revisión
PLANES DE PROVISIÓN SOCIAL - CIERRE DE MINA 103010.81.18
PLANES DE RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 103010.81.20
POLÍTICAS DE DERECHOS HUMANOS 103010.84.01
PROGRAMAS DE ASEGURAMIENTO SOCIAL 103010.90.01
MATRIZ DE CRITERIOS PARA PRIORIZACION DE MESAS DE RELACIONAMIENTO 103010.101.01
MATRIZ DE IMPACTOS Y MEDIDAS DE MANEJO DE RELACIONAMIENTO 103010.101.02
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 103010.112.01
SOLICITUDES DE RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 103010.113.05
ACTAS DE REUNIONES MESAS DE DIALOGOS 103020.02.22
ACTAS DE REUNIONES ENTES GUBERNAMENTALES 103020.02.45
ACTAS REUNIONES CON COMUNIDADES 103020.02.47
ACTAS REUNIONES CON COMUNIDADES WAYUU 103020.02.48
AUDITORIAS DE CONVENIOS 103020.09.01
EXPEDIENTES DE CASERIOS 103020.20.01
COMUNIDADES NO INDIGENAS 103020.29.01
COMUNIDADES WAYUU 103020.29.02
CONTRATOS DELEGADOS 103020.33.08
CONVENIOS INSTITUCIONALES 103020.35.01
PRINCIPIOS EN SEGURIDAD Y DERECHOS HUMANOS 103020.40.01
CONTROL ENTREGA DE DONACIONES 103020.42.01
SOLICITUDES DE DONACIONES COMUNIDADES 103020.42.02
INFORMES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 103020.46.01
INVENTARIOS DE COMUNIDADES 103020.63.02
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE COMUNIDADES 103020.80.01
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS 103020.80.02
EXPEDIENTES DE PREDIOS 103020.86.01
PROGRAMAS DE GENERACION DE CONFIANZA 103020.90.03
PROYECTOS PRODUCTIVOS CON COMUNIDADES 103020.94.07
En Revisión
CONTRATOS DELEGADOS 103030.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 103030.33.09
ALIADOS ESTRATEGICOS PROYECTOS DE INVESION SOCIAL 103040.05.01
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 103040.19.06
COMUNICACIÓN EN MEDIOS INTERNOS 103040.27.01
COMUNICACIÓN EN REDES SOCIALES 103040.27.02
IMAGEN CORPORATIVA 103040.27.03
ESTUDIOS DE MARCA Y REPUTACION 103040.50.02
EVENTOS ESTRATEGICOS 103040.52.01
INFORMES DE MONITOREO DE COMUNICACIONES 103040.61.22
INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS 103040.61.32
INFORMES DE SOSTENIBILIDAD 103040.61.34
PLANES DE CERCANIA 103040.81.05
PLANES DE MANEJO DE CRISIS 103040.81.12
PLANES ESTRATEGICOS DE COMUNICACIONES 103040.81.21
PREMIOS CERREJON 103040.87.01
PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL 103040.94.02
CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN 103040.96.01
PAUTAS PUBLICITARIAS 103040.96.02
MODELO DE ANALISIS Y HERRAMIENTA DE GESTION CON GRUPOS DE INTERES 103040.101.03
SOLICITUDES DE PARTICIPACION EN EVENTOS Y PATROCINIOS 103040.113.04
CONTROL DE VISITANTES 103040.118.01
ACCIONES DE TUTELA 103100.01.02
CONSULTA PREVIA PARA DESARROLLO DE PROYECTOS, OBRAS O ACTIVIDADES
(POAs)103100.32.01
INFORMES DE SEGUIMIENTO NUEVAS INICIATIVAS 103100.61.01
PROYECTOS DE RELACIONAMIENTO Y GESTION SOCIAL 103100.94.04
CONTROL GASTOS PROVISIONES DE TUTELAS 103100.98.27
ACTAS DEL COMITÉ DE REASENTAMIENTOS 103200.02.33
En Revisión
CONTRATOS DE COMODATOS 103200.33.03
CONTRATOS DE SERVIDUMBRES PREDIALES 103200.33.07
DERECHOS DE PETICION 103200.39.01
EXPEDIENTES DE PREDIOS 103200.86.01
PROYECTOS DE POST RESEANTEMIENTOS 103200.94.09
PROYECTOS PRODUCTIVOS DE RESEANTEMIENTOS 103200.94.10
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 103200.113.06
ACTAS DE FISCALIZACION CONTRATOS MINERAS 104000.02.11
ACTAS DEL COMITÉ DE PLANEACION ESTRATEGICA 104000.02.31
ACTAS DEL COMITÉ DE PROYECTOS 104000.02.32
ACTAS DEL COMITÉ ESTRATEGICO DE SALUD SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y
COMUNIDADES104000.02.39
ACTAS DEL COMITÉ TORC 104000.02.41
CONTRATOS DELEGADOS 104000.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 104000.33.09
REPORTES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 104000.46.02
REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES GUBERNAMENTALES 104000.46.03
INFORMES DEL CONTROL DE INCENDIOS Y SELLADOS DE MANTOS DE CARBON 104000.61.37
INFORMES MINEROS 104000.61.41
MODELOS DE SIMULACION 104000.70.01
PLANEACION ESTRATEGICA 104000.81.01
PLANEACION MINERA 104000.81.02
PLANES DE CIERRE DE MINAS 104000.81.06
PLANES MINEROS EN LAS CANTERAS 104000.81.26
PROGRAMAS DE CONTROL DE INCENDIOS 104000.90.02
PROGRAMAS GESTION INTEGRAL DEL AGUA 104000.90.06
PROYECTOS DE MINERIA E INFRAESTRUCTURA 104000.94.03
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 104000.98.03
REPORTES DE STATUS DE PERMISOS 104000.102.39
En Revisión
ACTAS DE ENTREGA EQUIPOS ENSAMBLADOS 110100.02.10
ACTAS DE REUNIONES DE CORRELACION 110100.02.19
CONCILIACIONES DE FACTOR DE POTENCIA 110100.31.03
INVENTARIOS DE POZOS DE AGUAS DESPRESURIZACION 110100.63.04
MAPAS DE MICROMODELOS 110100.68.01
MEJORAMIENTO PROCEDIENTO MINERO 110100.69.01
MODELOS GEOLOGICOS 110100.70.02
MODELOS GEOTECNICOS 110100.70.03
MODELOS HIDROGEOLOGICOS 110100.70.04
MODELOS TOPOGRAFICOS ANUALES 110100.70.05
MODELOS TOPOGRAFICOS MENSUALES 110100.70.06
MODELOS TOPOGRAFICOS QUINCENALES 110100.70.07
POZOS PERFORADOS 110100.78.01
PLANES DE PERFORACION 110100.81.17
PLANES MENSUALES DE PERFORACION Y VOLADURAS 110100.81.24
PLANES MINEROS CORTOS PLAZO 110100.81.25
POZOS DE AGUAS 110100.85.01
REGISTROS GEOFISICO POR POZO 110100.99.01
REPORTES DE CALIDAD ASBUILT 110100.102.11
REPORTES DE CALIDAD DEL CARBON 110100.102.12
REPORTES DE CONCILIACIONES DE VOLUMENES DE ESTERIL Y CARBON 110100.102.14
REPORTES DE PERFORACION 110100.102.29
REPORTES DE RECUPERACION DEL CARBON 110100.102.31
REPORTES DE RECURSOS Y RESERVAS 110100.102.32
REPORTES DE RELEVANTES GEOLOGICOS 110100.102.33
CERTIFICACIONES BIAS TESTS 110220.21.02
CONTRATOS DELEGADOS 110220.33.08
MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS Y COMPONTENES 110220.67.04
En Revisión
COMUNICACIONES CON AUTORIDADES MARINAS 110230.11.01
CONTRATOS DELEGADOS 110230.33.08
INFORMES DIARIOS DE OPERACIONES 110230.61.38
LICENCIAS DE EXPLOTACION COMERCIAL 110230.66.02
LICENCIAS OPERACIÓN LANCHAS 110230.66.05
LICENCIAS OPERACIONES MARINAS 110230.66.06
LICENCIAS OPERADOR PORTUARIO 110230.66.07
LICENCIAS OPERCION REMOLCADORAS 110230.66.08
BITACORA DE BUQUES 110230.76.01
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 110230.98.03
CONTROL DE CARGUE 110230.98.06
REPORTES MANIOBRAS PILOTAJES 110230.102.45
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 110230.113.06
ACTAS DEL COMITÉ DE INTEGRIDAD OPERACIONAL (CIO) 110300.02.30
ACTAS DEL COMITÉ DE RIESGOS FATALES 110300.02.35
ACUERDOS DE COMPROMISOS ACUMULACION DE INFRACCIONES 110300.04.01
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 110300.09.06
AUDITORIAS INTERNAS DE SEGURIDAD 110300.09.07
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN BRIGADAS DE EMERGENCIAS 110300.19.01
CONTRATOS DELEGADOS 110300.33.08
INSPECCIONES DE HIDRANTES 110300.62.02
INSPECCIONES PREOPERACIONALES DE EQUIPOS DE EMERGENCIA 110300.62.07
INSPECCIONES PREOPERACIONALES DE VEHICULOS 110300.62.08
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 110300.98.03
CONTROL ENTREGA DE PACIENTES 110300.98.23
ENTREGA DE MEDICAMENTOS 110300.98.34
REPORTES DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO 110300.102.05
REPORTES TURNOS DE EMERGENCIAS 110300.102.47
En Revisión
ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO DE ALTO POTENCIAL 110300.111.02
BRIGADISTAS 110300.111.03
PLANES DE EMERGENCIA 110300.111.05
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 110300.113.06
ACCIONES DE TUTELA 110400.01.02
ACTAS DEL COMITÉ VEEDOR CALIDAD DEL AIRE 110400.02.46
ANALISIS DE LABORATORIO DE CALIDAD DEL AGUA 110400.07.01
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 110400.09.06
INFORMES DE AUTORIDADES AMBIENTALES 110400.10.01
REQUERIMIENTOS DE AUTORIDADES AMBIENTALES 110400.10.02
CALIBRACIONES DE EQUIPOS DE CALIDAD DEL AIRE 110400.18.01
CONCEPTOS AMBIENTALES 110400.30.01
CONSULTA PREVIA PARA DESARROLLO DE PROYECTOS, OBRAS O ACTIVIDADES
(POAs)110400.32.01
CONTRATOS DELEGADOS 110400.33.08
ESTUDIOS TECNICOS FORESTALES 110400.50.06
INFORMES DE ANALISIS MULTIESPECTRAL 110400.61.07
INFORMES DE CALIDAD DEL AGUA 110400.61.08
INFORMES DE CALIDAD DEL AIRE 110400.61.09
INFORMES DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL 110400.61.13
INFORMES DE GESTION 110400.61.18
INFORMES DE RESIDUOS PELIGROSOS 110400.61.33
INFORMES DE VOLADURAS 110400.61.36
INFORMES MONITORIEO AREAS EN REHABILITACION 110400.61.42
INSPECCIONES AMBIENTALES 110400.62.01
INVENTARIOS DE SUELOS 110400.63.07
LICENCIAS AMBIENTALES 110400.66.01
MONITOREOS BIODIVERSIDAD 110400.72.01
PERMISOS AMBIENTALES 110400.79.02
En Revisión
PLANES DE COMPENSACION AMBIENTAL 110400.81.07
PLANES DE MANEJOS AMBIENTALES 110400.81.13
PROGRAMAS DE REHABILITACION DE TIERRAS 110400.90.04
REPORTES DE BIODIVERSIDAD 110400.102.10
AUTODECLARACIONES DE TASAS RETRIBUTIVAS 110400.116.01
BODEGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 111010.15.01
CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES INTERNAS 111010.28.01
CONTRATOS DELEGADOS 111010.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 111010.33.09
INVENTARIOS GENERALES DE BODEGA 111010.63.09
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 111010.98.03
CONTROL DE ASITENCIA DIARIA 111010.98.04
CONTROL DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA 111010.98.18
CONTROL ENTREGA DE ANCHETAS 111010.98.19
CONTROL ENTREGA DE CONVENCIONES COLECTIVA 111010.98.20
CONTROL ENTREGA DE DIRECTORIOS 111010.98.21
CONTROL ENTREGA DE LINTERNAS 111010.98.22
CONTROL ENTREGA DE PAPELERIA 111010.98.24
CONTROL ENTREGA DE PLANILLEROS 111010.98.25
CONTROL ENTREGA DE PREMIOS EMISORA 111010.98.26
ACTAS DE QUEMA 111100.02.16
ACTAS DEL COMITÉ EJECUTIVO DE COOPRODUCCION 111100.02.38
CERTIFICACIONES MANEJOS DE EXPLOSIVOS 111100.21.06
CONTRATOS DELEGADOS 111100.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 111100.33.09
CONTROL DE EXPLOSIVOS 111100.54.03
PROYECTOS DE COOPRODUCCION 111100.94.01
CONTROL DESPACHO DE COMBUSTIBLE 111100.98.17
En Revisión
PERFILES DE CARGUE 111100.98.36
REPORTES DE COOPRODUCCION 111100.102.17
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 111100.113.06
CONTRATOS DELEGADOS 112010.33.08
PLANES ESTRATEGICOS DE MANTENIMIENTO 112010.81.22
ACTAS DE BAJA DE REPUESTOS 112020.02.02
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112020.19.04
CONTRATOS DELEGADOS 112020.33.08
OBSERVACIONES DE TAREAS 112020.62.09
LAVADO DE COMPONENTES 112020.67.01
MANTENIMMIENTOS CORRECTIVOS 112020.67.09
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112020.98.03
REPUESTOS ENVIADOS A BOGOTA 112020.103.01
REPUESTOS RECIBIDOS CARGOS DIRECTOS 112020.103.02
REPUESTOS RECIBIDOS EN BODEGA 112020.103.03
RETIRO DE PIEZAS 112020.103.04
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112031.19.04
HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS 112031.59.03
INSPECCIONES PREOPERACIONALES 112031.62.06
MANENIIENTOS EQUIPOS LIVIANOS Y MEDIANOS 112031.67.02
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112031.98.03
CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 112031.98.05
CONTROL DE COMBUSTILES Y LUBRICANTES 112031.98.08
CONTROL PLANES DE IZAJES 112031.98.28
CONTRATOS DELEGADOS 112032.33.08
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS 112032.67.11
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112032.98.03
CONTROL DE PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES DE INSTRUMENTOS 112032.98.11
En Revisión
AUTORIZACIONES DE ASIGNACIONES DE INSTALACIONES 112040.12.01
CONTRATOS DELEGADOS 112040.33.08
CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 112040.33.09
ESTUDIOS TECNICOS 112040.50.05
INSPECCIONES PLANEADAS 112040.62.05
OBSERVACIONES DE TAREAS 112040.62.09
INVENTARIOS DE INSTALACIONES FISICAS 112040.63.03
ORDENES DE TRABAJO 112040.77.05
PERMISOS DE TRABAJO PARA EXCAVACION 112040.79.03
PLANOS IDE INSTALACIONES FISICAS 112040.82.01
PROYECTOS MENORES DE INSFRAESTRUCTURA FISICA 112040.94.06
PRODUCCION DE MATERIAL TRITURADO 112040.98.37
SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 112040.113.06
CONTRATOS DELEGADOS 112100.33.08
INFORMES DE CONSUMIBLES POR PERSONA 112100.61.10
CONTROL PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES DE HERARRAMIENTAS 112100.98.29
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112110.19.04
CONTRATOS DELEGADOS 112110.33.08
MANTENIMIENTOS EQUIPOS CARGUE HIDRAULICO 112110.67.07
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112110.98.03
CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 112110.98.05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112120.19.04
MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS CARGUE HIDRAULICO 112120.67.10
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112120.98.03
CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 112120.98.05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112140.19.04
CONTRATOS DELEGADOS 112140.33.08
MANTENIMIENTOS DE CAMIONES MECANICOS 112140.67.03
En Revisión
CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 112140.98.03
CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 112140.98.05
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112150.19.04
CONTRATOS DELEGADOS 112150.33.08
MANTENIMIENTOS TRACTORES DE ORUGAS 112150.67.08
ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 112160.02.21
CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 112160.19.04
MANTENIMIENTOS DE TRACTO CAMIONES 112160.67.05
..
..
..
..
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100000 02 24 c ACTAS DE REUNIONES TRIMESTRALES DE ACCIONISTAS 5 15 X X
i Agenda de reuniones X
i Presentaciones de temas a revisar X
i Minutas de las reuniones X
g REUNIONES
100000 105 03 c REUNIONES DE PRESIDENCIA 2 8 X
i Material para consumo interno sobre las reuniones con stakeholders X
i Material para entregar a stakeholders durante reuniones X
g SEGUIMIENTOS
100000 106 01 c SEGUIMIENTO A KPI CORPORATIVOS 2 0 X
i Seguimiento a los KPIs Corporativos X
g SEGUIMIENTOS
100000 106 02 c SEGUIMIENTOS A COMPROMISOS FOROS CON ACCIONISTAS 2 0 X
i Archivo de seguimiento X
i Respuestas sobre el seguimiento X
g SEGUIMIENTOS
100000 106 03 cSEGUIMIENTOS A COMPROMISOS REUNIONES MENSUALES DE
ACCIONISTAS2 0 X
i Presentaciones de temas a revisar X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: PRESIDENCIA
CODIGO DEPENDENCIA: 100000
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 74 PRESIDENCIA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100110 02 03 c ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE ALIMENTACION 1 4 X
i Acta X
g ACTAS
100110 02 04 c ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE EDUCACION 1 4 X
i Acta X
g ACTAS
100110 02 05 c ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE RECLAMOS PDI 1 4 X
i Acta X
g ACTAS
100110 02 06 c ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE SALUD 1 4 X
i Acta X
g ACTAS
100110 02 07 c ACTAS DE COMISIONES DE VERIFICACION DE TRANSPORTE 1 4 X
i Acta X
g ACTAS
100110 02 26 c ACTAS DEL COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL 5 15 X X
i Acta X
i Reporte trimestral
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE RELACIONES LABORALES
CODIGO DEPENDENCIA: 100110
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 75 DIVISION DE RELACIONES LABORALES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE RELACIONES LABORALES
CODIGO DEPENDENCIA: 100110
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g ACTAS
100110 02 37 cACTAS DEL COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN
EL TRABAJO5 15 X X
i Acta X
g HISTORIAS LABORALES
100110 58 02 c HISTORIAS LABORALES - SANCIONES / TERMINACIONES 1 79 X X
i Acta para oír descargos X
i Acta reunión apelación X
i Citación a descargos X
i Citación reunión de apelación X
i Comunicación sanción inicial X
i Acta descargo X
i Citación descargo X
i Sanción final con apelación X
i Sanción fina sin apelación X
i Sanción inicial sin descargos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 76 DIVISION DE RELACIONES LABORALES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE RELACIONES LABORALES
CODIGO DEPENDENCIA: 100110
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g SINDICADO
100110 110 01 c COMUNICACIONES CON EL SINDICATO 2 0 X
i Comunicación X
g SINDICADO
100110 110 02 c CONVENCIONES COLECTIVAS DE TRABAJO 2 18 X X
i Convención X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 77 DIVISION DE RELACIONES LABORALES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100120 02 40 c ACTAS DEL COMITÉ MDC 5 15 X X
i Acta X
i Soporte X
g DERECHOS DE PETICION
100120 39 02 c DERECHOS DE PETICION DE EMPLEADOS 2 18 X
i Derecho de petición X
i Respuesta X
i Prueba de entrega X
g HISTORIAS LABORALES
100120 58 01 c HISTORIAS LABORALES 1 79 X X
c DOCUMENTOS DE INGRESO
i Contrato de trabajo o Aprendizaje X
i Permiso Mintrabajo (Aprendices Menores de edad) X
i Formato escogencia EPS, Fondo de Pensiones, Cesantías, Procedimiento
Retención en la fuenteX
i Copia afiliación EPS, ARP, pensiones X
i Requisición de Personal (LIDERA) X
i Solicitud de empleo de Cerrejón X
i Entrevista supervisor Dpto. Interesado X
i Informe Pruebas Psicotécnicas X
i Entrevista con Capital Humano X
i Entrevista con Business Partner (MPT¨s) X
i Entrevista V.P X
i Entrevista Gerente Capital Humano X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 78 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Resultado médico de aptitud vigente X
i Resultado Estudio de Asuntos Públicos X
i Verificación con contacto Cerrejón ante entidades del Estado, si aplica. X
i Verificación de Reenganche X
i Oferta Salarial X
i Aprobación Gerencia X
i Aprobación V.P X
i Si es familiar (Aprobación MDC) X
c DOCUMENTOS PERSONALES
i Foto fondo azul X
i Registro Civil (Fotocopia ) X
i Cédula de ciudadanía X
i Libreta Militar vigente, Bono de pago con sellos del banco y/o Certificado de que está
en trámite X
i Certificado Judicial vigente X
i Copia diploma de bachiller y técnico autenticados. Para MPT´s (Diplomas bachiller,
pregrado, postgrado autenticados) notas del ICFES y ECAES y calificaciones X
i Copia matrícula profesional (Para profesionales universitarios, Técnicos y
Tecnólogos), o constancia de que está en trámite.X
i Certificado de trabajos anteriores, o constancia de que no los posee. X
i Compromiso Licencia de Conducción vigente X
i Certificado Autoridad Tradicional (Indígenas sin casta) X
i Certificado de la Procuraduría y Dijín (Personal Voladura) X
i Constancia de afiliación a EPS Salud y del último pago con el empleador anterior X
i Constancia de aportes a Pensión y Cesantías X
i Constancia de Alimentos (autenticada) X
i Constancia bancaria con el número de cuenta activa X
c DOCUMENTOS ADICIONALES
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 79 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Alojamiento, alimentación, transporte, avance prima vacaciones, calamidad
doméstica, avance 30% salario.X
i Bonificación temporal 8.5% -Trabajo Rotativo (para Salario Integral 7.5%) X
i Arrendamiento y servicios Vivienda (Residentes) X
i Autorización de descuento Plan de Previsión X
i Datos Personales/ Política de Familiares X
i Declaración sobre posiciones críticas y designadas (A&D), si aplica X
i Solicitud Consignación Salario o Apoyo de Sostenimiento X
i Bono de Productividad X
i Comportamiento de Vida X
i Recibido conforme de RIT X
c BENEFICIOS Y POLÍTICAS
i Plan de Previsión: Afiliación y Reporte Novedades X
i Medicina Prepagada: HCM/Coomeva (A/M/R) X
i Seguro Accidente de Aviación (Cubrimiento adicional) X
i Seguro Transporte Terrestre X
i Fondo de Cesantias : Afiliación / Cambio de Fondo / Régimen X
i Registro de dependientes X
i Documentos soportes parentesco (autenticados) X
i Aceptación POLÍTICASPlan Asistencia Educativa X
i Carta de traslado sitio de trabajo X
i Prima movilización u orientación (carta aceptación Políticas) X
i Aceptación Política Traslado de Menaje (ingresos) X
i Bonificación trabajo nocturno (MPTs) X
i Aceptación Política Remisión Médica Residentes (Para nuevos se incluyó en
claúsula contractual)X
i Cambio régimen de cesantías (Ley 50/90) : X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 80 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Carta de aceptación Ley 50/90 X
i Carta de traslado Cesantías Ley 50 (autenticada) X
i Carta de instrucción para diligenciar Pagaré (autenticada) X
i Pagaré en blanco X
i Liquidación Final Cesantía definitiva X
i Solicitud a Minprotección de autorización préstamo X
i Otrosí al Contrato de Trabajo X
i Autorización descuento planes voluntarios X
i Liquidación Final Salario Integral X
c SANCIONES
i Llamadas de atención a MPT's X
i Suspensiones (MPT's) X
i Proceso disciplinario PTC's : X
i Llamadas de atención a PTC's X
i Comunicación sobre falta cometida X
i Acta de cargos y descargos X
i Comunicación de la sanción X
i Carta de apelación (cuando aplique) X
i Reconfirmación de la sanción X
c TERMINACIONES
i Carta de Respuesta X
i Recibido conforme boleta médica egreso X
i Movimiento de Personal X
i Informe de Terminación o Evaluación de Terminación On Base X
i Entrevista de terminación por renuncia lamentada MPT´s X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 81 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Documentos soportes Consignación en Juzgado X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
i Vencimiento del Término del Contrato : X
i Carta de Preaviso Vencimiento de Contrato X
i Recibido conforme boleta médica egreso X
i Informe de Terminación o Evaluación de Terminación On Base X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
i Documentos soportes Consignación en Juzgado X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
i Fallecimiento : X
i Certificado Notarial de Defunción X
i Documentos soportes parentesco X
i Fotocopia CC. o Tarjeta de Identidad de beneficiarios X
i Declaraciones Extrajuicios X
i Recibido conforme beneficiarios Liq.Final X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
i Liquidación Final Plan de Previsión (Plan de Previsión) X
i Escritura de Sucesión X
i Aviso de prensa - presentación beneficiarios X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
i Despido con justa causa : X
i Movimiento firmado por Gerente y Depto. Interesado-Endosa Legal y CH X
i Carta de Despido X
i Documentos originales que demuestren el despido (Descargos, investigación) X
i Investigación Accidente (**) X
i Resultado Investigación Servicios Industriales (**) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 82 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Recibido conforme boleta médica egreso X
i Informe de Terminación o Evaluación de Terminación On Base X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
i Documentos soportes Consignación en Juzgado X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
i Despidos sin justa causa : X
i Movimiento de Personal (Gerente, Depto.Interesado y COO/Vicepresidente
Administrativo, Endosa RHX
i Carta de despido X
i Documentos originales que demuestren el despido (si existen) X
i Acta de llamadas a descargos X
i Declaraciones de personas involucradas en el caso X
i Investigación Accidente (**) X
i Resultado Investigación Servicios Industriales (**) X
i Informe División Médica (**) X
i Recibido conforme boleta médica egreso X
i Informe de Terminación o Evaluación de Terminación On Base X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
i Documentos soportes Consignación en Juzgado X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
i Optimización Organizacional - Mutuo Acuerdo - Conciliación X
i Acta de Conciliación X
i Recibido conforme boleta médica egreso X
i Movimiento de Personal o nota outlook (Gerente, Depto.Interesado y
COO/Vicepresidente Administrativo, Endosa RHX
i Informe de Terminación o Evaluación de Terminación On Base X
i Liquidación Final - Finiquito y hoja de gananciales X
i Constancia de pago de los Aportes de la Seguridad Social - ultimos 3 meses X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 83 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g NOMINA
100120 73 01 c NOMINA GENERAL 1 19 X X
i Cash Call X
g SEGURIDAD SOCIAL
100120 108 01 c APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL 5 15 X
i Planilla Integrado de Autoliquidación de Aportes X
i Certificado de pago X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Página 84 DIVISIÓN DE NÓMINA, COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g INDICADORES
100130 60 01 c INDICADORES DE GESTION 3 0 X
i Indicador del área para procesos de reclasificación X
g PLANES
100130 81 28 c PLANES DE TRABAJO 2 0 X
i Planes de trabajo X
g REGISTRO Y CONTROL
100130 98 35 c MATRIZ DE REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS 2 0 X
i Matriz de requerimiento vs aria de conocimiento X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
100130 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Sistema de desarrollo de personal X
i Guía primeros 90 días X
i Plan de inducción en el área de trabajo- inducción en el puesto de trabajo X
i Manual sistema desarrollo ptc X
i Guía para actualización / creación descripciones de cargo X
i Manual para actualización / creación descripciones de cargo X
i Guía de trabajo supervisor X
i Guías clasificación del desempeño X
i Guía autoevaluación del desempeño X
i Guías definición y seguimiento de kpis X
i Guía para la retroalimentación X
i Procedimiento para gestionar desempeño inadecuado de mpt X
i Carta para bajo desempeño X
i Instructivo para la creación de planes de mejoramiento X
i Guía para definición y seguimiento de plan de mejoramiento X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO
CODIGO DEPENDENCIA: 100130
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 85 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO
CODIGO DEPENDENCIA: 100130
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Manual de selección de personal X
i Instructivo creación objetivos de desarrollo X
i Cuestionario información postulante - anexo 2 X
i Instructivo para el candidato X
i Documentos requisitos aprendices X
i Documentos requisitos técnico-tecnológico X
i Documentos requisitos profesionales X
i Checklist de contrataciones (nacionales, vp-extranjeros, gerentes) X
i Formato de entrevista por competencia X
i Formato de requisición (fundación) X
i Formato debida diligencia en selección de personal - anexo 7 X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 86 DIVISIÓN DE DESARROLLO HUMANO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g BIENESTAR LABORAL
100140 14 01 c ACTIVIDADES CULTURALES 1 4 X
i Programa X
i Registros de asistencia X
i Registros fotográficos X
i Evaluación de satisfacción X
g BIENESTAR LABORAL
100140 14 02 c ACTIVIDADES DE PROMOCION DE ALIMENTACION SALUDABLE 1 4 X
i Programa X
i Registros de asistencia X
i Registros fotográficos X
i Registros de video X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 87 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
g BIENESTAR LABORAL
100140 14 03 c ACTIVIDADES DE PROMOCION DE LA ACTIVIDAD FISICA 1 4 X
i Programa X
i Registros de asistencia X
i Registros fotográficos X
i Registros de video X
g BIENESTAR LABORAL
100140 14 04 c ACTIVIDADES EDUCATIVAS 1 4 X
i Programa X
i Registros de asistencia X
i Registros fotográficos X
i Registros de video X
g BIENESTAR LABORAL
100140 14 05 c MATRIZ DE ACTIVIDADES CEREJON EN MOVIMIENTO 5 0 X
i Cerrejón en movimiento X
g CLUBES RECREATIVOS
100140 24 01 c APORTES A CLUBES RECREATIVOS 2 0 X
i Legalización de recursos convencionales X
i Copias facturas X
i Contrato X
i Recibido conforme X
g CLUBES RECREATIVOS
100140 24 02 c EXPEDIENTES DE CLUBES RECREATIVOS 2 0 X
i Certificado Cámara de Comercio X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 88 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
i Rut X
i Copia factura X
i Contrato de arriendo X
i Copia pagos parafiscales X
g HISTORIAS CLINICAS
100140 57 01 c HISTORIAS CLINICAS DEL PROGRAMA DE ALCOHOL Y DROGAS 5 10 X
i Historia de seguimiento por psicología ocupacional X
i Copia de historia clínica psiquiatría proporcionada por empleado X
g HISTORIAS CLINICAS
100140 57 02 c HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES 5 10 X
i Resultados exámenes de laboratorio X
i Resultados imágenes diagnosticas X
i Recomendaciones medico ocupaciones X
i Resultados cuestionarios factores psicosociales X
i Cuestionarios de síntomas respiratorios X
i cuestionario preempleo de fatiga y escala de somnolencia (EPWORTH) X
i Evaluaciones medicas para clasificación de accidentes de trabajo X
g PROGRAMAS
100140 90 05 c PROGRAMAS DE REINCORPORACION LABORAL 2 8 X
i Registro de la asistencia X
i Programa X
i Entrevista de asignación´´on nuevo cargo X
g PROGRAMAS
100140 90 07 c PROGRAMAS TRABAJADORES CON DIFICULTADES ECONOMICAS 1 4 X
i Certificación endeudamientos X
i Certificación de bienes X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 89 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
i Informe recomendaciones finales Programa X X
g REGISTRO Y CONTROL
100140 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Documentos de administración de personal TER X
g REUNIONES
100140 105 02 c REUNIONES CON GRUPOS NATURALES 2 0 X
i Registros de asistencia X
i Evaluación de satisfacción X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100140 111 04 c MATRIZ DE ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 0 X
i Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100140 111 07 c PROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL 1 19 X
i Resultados de las evaluaciones y monitoreos de ambientes de trabajo X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 90 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100140 111 08 c PROGRAMAS DE ALCOHOL Y DROGAS 1 4 X
i Programa X
i Resultados Prueba aleatorias de Alcohol y Drogas X
i Formatos de auto identificación y compromiso del empleado miembro Programa X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100140 111 09 c PROGRAMAS DE SUEÑO Y FATIGA 1 4 X
i Resultados pruebas viennatest X
i Formatos entrevista intralaboral X
i Formato visita domiciliaria (extralaboral) X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100140 111 11 c SISTEMA DE VIGILANCIA FACTORES PSICOSOCIALES 1 19 X
i Cuestionarios factores psicosociales contestados por los empleados X
i Registros de asistencia intervenciones grupales /Consentimiento informado grupal X
i Resultados por Grupo de Exposición similar X
i Presentaciones de las charlas e intervenciones X
i Formatos Asesoría intralaboral X X
i Formato visita domiciliaria (a. extralaboral) X
i Formato de atención en crisis X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 91 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
CODIGO DEPENDENCIA: 100140
g SOLICITUDES
100140 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Actas de Pago X X
i Facturas gastos adicionales X
i Informes prestación servicios X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 92 DIVISIÓN DE SALUD Y BIENESTAR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACUERDOS
100150 04 04 c ACUERDOS DE PASANTIAS SIN VINCULACION LABORAL 1 9 X
i Solicitud estudiante para realizar pasantía X X
i Hoja de vida X X
i Aprobación pasantía (vp o gerente) X X
i Copia de cedula X X
i Constancia afiliación a eps X X
i Constancia de estudios (programa, semestre, requisito grado) X X
i Solicitud institución de soporte transporte Cerrejón X X
i Afiliación a riesgo laboral X X
i Carta aceptación pasantía X X
i Certificado de pasantía X X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100150 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Formato de asistencia al entrenamiento X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100150 19 05 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN TRABAJO EN ALTURA 2 0 X
i Lista de asistencia X
i Certificado X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100150 19 06 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 1 4 X
i Formato de asistencia al entrenamiento X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ENTRENAMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100150
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 93 DIVISION DE ENTRENAMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ENTRENAMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100150
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100150 19 08 c HISTORIAL DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS DE APRENDICES 1 19 X
i Programa de entrenamiento del equipo correspondiente X X
i Hoja de actividades realizadas durante el entrenamiento X X
i Formato de evaluación practica del equipo X X
i Formato de seguimiento diario - horas de entrenamiento X X
i Formato de seguimiento nocturno X X
i Evaluación teórica de conocimientos críticos X X
i Formato de solicitud de autorización X X
i Carta de asignación a fase operativa X X
i Formato de observación X
i Formato de solicitud de autorización X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100150 19 09 c HISTORIAL DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS DE EMPLEADOS 1 79 X X
i Programa de entrenamiento del equipo correspondiente X X
i Hoja de actividades realizadas durante el entrenamiento X X
i Formato de evaluación practica del equipo X X
i Formato de seguimiento diario - horas de entrenamiento X X
i Formato de seguimiento nocturno X X
i Evaluación teórica de conocimientos críticos X X
i Formato de solicitud de autorización X X
i Carta de asignación a fase operativa X X
i Evaluación de ejercicios en área de entrenamiento X X
i Observación de operación en rampa húmeda X X
i Observación y seguimiento a las practicas operacionales en camiones de acarreo de
estéril.X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 94 DIVISION DE ENTRENAMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ENTRENAMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100150
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Observación y seguimiento a las practicas operacionales en camiones de acarreo de
estéril.X X
i Autoevaluación aprendiz para operar solo X X
i Conocimientos áreas de la mina X X
i Solicitud de autorización para operar camión de acarreo X X
i Contenido programas entrenamiento en camión X X
i Carta asignación fase operativa con instructor padrino estéril X X
i Carta asignación fase operativa con instructor padrino carbón X X
i Carta guía fase operativa con multiplicador X X
i Carta asignación fase operativa sola X X
i Carta para entrenar aprendices en otros tajos X X
i Carta de asignación operador recontratado X X
g CONTRATOS
100150 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Reportes de supervisores X
i Prefectura de contratista X
i Actas de pago X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Reportes de gestión de servicios prestados X
i Vacaciones X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 95 DIVISION DE ENTRENAMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ENTRENAMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100150
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
100150 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Contrato X
i Reportes de supervisores X
i Prefectura de contratista X
i Actas de pago X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Reportes de gestión de servicios prestados X
i Vacaciones X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
g ENTIDADES DE FORMACION
100150 45 01 c COMUNICACIONES CON ENTIDADES DE FORMACION 1 9 X
i Comunicación X
i Evaluación Sena X
i Relación grupos de aprendices X
g REGISTRO Y CONTROL
100150 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Registro permisos sindicales X
i Incapacidades X
i Horas extras - formatos que debe firmar el empleado X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 96 DIVISION DE ENTRENAMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ENTRENAMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100150
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Formato de permisos X
i Formato de vacaciones X
i Formato de evaluaciones X
g SOLICITUDES
100150 113 01 c SOLICITUDES DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EXTERNOS 2 0 X
i Solicitud de entrenamiento fuera de la compañía X X
i Carta de inscripción X X
i Soporte debida diligencia (algunos casos) X X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 97 DIVISION DE ENTRENAMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100160 02 20 c ACTAS DE REUNIONES DE PROTECCION 2 0 X
i Acta de reunión de protección X
g AUDITORIAS
100160 09 05 c AUDITORIAS EXTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Informe de auditoria X
g AUDITORIAS
100160 09 06 c AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Informe de auditoria X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100160 19 06 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 3 0 X
i Charlas código PBIP, BASC X X
i Lista de asistencia X
g CERTIFICACIONES
100160 21 01 c CERTIFICACIONES BASC 3 0 X
i Certificación X X
g CERTIFICACIONES
100160 21 07 c CERTIFICACIONES OEA (OPER ECON AUTORIZADO) 3 0 X
i Certificación X X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 98 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CERTIFICACIONES
100160 21 09 c CERTIFICACIONES PBIP 3 0 X
i Certificación X X
g CONTRATOS
100160 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Reportes de supervisores X
i Prefactura de contratista X
i Actas de pago X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Reportes de gestión de servicios prestados X
i Vacaciones X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 99 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CONVENIOS
100160 35 01 c CONVENIOS INSTITUCIONALES 2 8 X
i Convenio X
i Debida diligencia X
i Actas de reunión de estructuración X
i Actas de reunión coordinación X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Actas de suministro de combustible X
i Balances X
i Planillas de consumo de combustible (diario y Mensual) X
i consignaciones X
i Acta de consumo X
i Acta de liquidación X
g DENUNCIAS
100160 38 01 c DENUNCIAS JUDICIALES 2 8 X
i Denuncia X
g ESTUDIOS
100160 50 04 c ESTUDIOS DE SEGURIDAD DE PERSONAL 2 0 X
i Estudio X
g GESTION DE RIESGOS
100160 56 01 c GESTION DE RIESGOS DE PROTECCION 3 0 X
i Informe de riesgos X
i Estudio de seguridad X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 100 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g HOJAS DE VIDAS
100160 59 03 c HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS 5 0 X
i Ficha técnica X
i Soat X
i Tarjeta de propiedad X
g INDICADORES
100160 60 04 c INDICADORES OPERACIONALES 3 0 X
i Indicadores operacionales X
g INSPECCIONES
100160 62 03 c INSPECCIONES FISICAS DE LA INFRAESTRUCTURA 2 0 X
i Inspecciones infraestructura X
i Alertar de protección X
g INSPECCIONES
100160 62 04 c INSPECCIONES NO PLANEADAS 2 0 X
i Inspecciones no planeadas X X
g INSPECCIONES
100160 62 05 c INSPECCIONES PLANEADAS 2 0 X
i Inspecciones planeadas X X
g INSPECCIONES
100160 62 09 c OBSERVACIONES DE TAREAS 2 0 X
i Observaciones de tarea X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 101 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INVESTIGACIONES
100160 65 02 c INVESTIGACIONES CASOS DE PROTECCION 2 8 X
i Reportes de pérdidas X
i Informes de investigación X
g LICENCIAS
100160 66 04 c LICENCIAS DE SOFTWARE 5 15 X
i Licencia X
g OPERACION FERROCARRIL
100160 75 02 c PROTECCION OPERACIÓN DEL FERROCARRIL 2 8 X
i Botón de pánico X
i Detección objetos extraños X
i Identificación de personas X
i Bloqueos viales X
i Tren detenido x
g OPERACIÓN PORTUARIA
100160 76 02 c BITACORA PERMANENCIA DE BUQUES EN PUERTOS 2 0 X
i Asignación piloto práctico X X
i Constancia de interface buque puerto X
i Formato control acceso a la embarcación X X
i Inspección subacuática X
i Registro fílmico X
i Carta de aceptación Capitán X
i Bitácora X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se
garantiza la conservación de la información de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 102 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g OPERACIÓN PORTUARIA
100160 76 04 c ENTREGA CARNE ACCESO A BUQUES 2 0 X
i Planilla entra carnet acceso a buques X X
g OPERACIÓN PORTUARIA
100160 76 05 c SOLICITUDES CAPITANIAS DE PUERTO 2 8 X
i Solicitud de Capitanía de Puerto X X
g PLANES
100160 81 09 c PLANES DE CONTIGENCIAS 2 0 X
i Plan de contingencia X X
g PLANES
100160 81 16 c PLANES DE OPERACIONES DE PROTECCION 2 8 X
i Plan Polin Polin - seguimiento operacional X X
g PROTECCION
100160 92 01 c ATENCION INCIDENTES DE ALARMAS 2 0 X
i Atención de alarmas de control de acceso X
i Atención de alarmas de intrusión X
i Atención de alarmas de incendio X
i Hallazgos CCTV - cámaras X
i Atención de Emergencias (registro sonoro) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 103 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PROTECCION
100160 92 02 c PROTECCION PERSONAL 1 0 X
i Análisis de rutas X
i Informe de ruta X
i Reporte X
g REGISTRO Y CONTROL
100160 98 02 c CONTROL ACCESOS EQUIPOS AL COMPLEJO 2 0 X
i Solicitudes acceso equipos informática al complejo. X X
g REGISTRO Y CONTROL
100160 98 13 c CONTROL DE TURNOS DE VIGILANCIA 2 0 X
i Programación vigilancia -turnos de vigilancia X
g REPORTES
100160 102 03 c REPORTES CONSOLIDADOS DE PROTECCION 2 3 X
i Reportes de protección X
i External Affair Monthly Report X
i Reporte semanal de situación y gestión de protección X
i Análisis del entorno – Apreciación de Situación. X
g REPORTES
100160 102 19 c REPORTES DE EVENTOS DE PROTECCION 2 3 X
i Reporte eventos de protección X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 104 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REUNIONES
100160 105 01 c REUNIONES CON AUTORIDADES 1 0 X
i Informe comité X
i Acta asistentes a comité X
i Presentación X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100160 111 10 c SIMULACROS DE EMERGENCIAS 2 8 X
i Simulacro X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 105 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
100160 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Procedimiento por amenaza de bomba X
i Plan de protección fin de Año X
i Plan integrado de Protección (Fuerza Pública, Vigilancia y Protección) X
i Procedimiento por cese laboral X
i Procedimientos en acompañamiento de Vips y funcionarios de alto riesgo. X
i Procedimientos por detección de intrusos X
i Procedimiento en caso de desaparición de empleados / contratistas
en las operaciones.X
i Procedimientos por extorsión y secuestro X
i Procedimiento por acciones terroristas en las operaciones X
i Procedimiento por fatalidades / homicidios en las operaciones X
i Procedimiento por disturbios civiles X
i Procedimiento por invasiones a terrenos de la Compañía. X
i llamadas globales X
g SOLICITUDES
100160 113 02 c SOLICITUDES DE CARNETIZACION 1 0 X
i Solicitud carnetización en línea X
i Documentos soporte (CC. Foto) X X
g SOLICITUDES
100160 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Solicitud de viáticos X X
i Formatos de pago X X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 106 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 100160
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Página 107 DIVISION DE PROTECCION DE OPERACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100170 02 08 c ACTAS DE COMITÉ SIO 2 8 X
i Acta X
g ACTAS
100170 02 18 c ACTAS DE REUNIONES CON EL SINDICADO 2 0 X
i Actas de reunión X
g ACUERDOS
100170 04 03 c ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS (ANS) 2 0 X
i Ans X
g CONTRATOS
100170 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100170
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 108 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100170
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g CONTRATOS
100170 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 109 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100170
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g OPERACIÓN AEROPUERTO
100170 74 01 c PERMISO DE OPERACIÓN AEREA 3 0 X
i Permiso X
g PLANES
100170 81 19 c PLANES DE RECUPERACION 2 0 X
i Planes de recuperación X
g RESERVAS
100170 104 01 c RESERVAS AEREA 1 0 X
i Reservas aéreas X
i Planilla de atención de vuelos X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100170 111 01 c ACCIDENTES E INCIDENES DE TRABAJO 1 19 X X
i Investigación X
i Análisis de accidentes X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100170 111 05 c PLANES DE EMERGENCIA 3 0 X
i Plan de emergencia X
i Simulacro X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
100170 111 06 c PLANES DE RIESGOS 2 0 X
i Análisis de riesgos X X
i Bow tie
i Estándar de control critico
g SOLICITUDES
100170 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Ordenes de pago X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 110 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
CODIGO DEPENDENCIA: 100170
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g SOLICITUDES
100170 113 08 c SOLICITUDES USO TRANSPORTES INTERMUNICIPAL 1 0 X
i Solicitud evaluación para uso de transporte a contratistas X
i Copia de contrato Cerrejón - Contratista para uso de transporte X
i Copia de contrato laboral del contratista a su empleado X
i Formato de exoneración formato Cerrejón X
i Listado de autorizados X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 111 SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
100180 02 43 c ACTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION DE MUSHAISA 3 0 X
i Acta X
g CONTRATOS
100180 33 02 c CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 1 9 X
i Notificación asignación vivienda X
i Contrato X
i Inventario de entrega X
i Llamados de atención X
i Formato de descuentos por nomina X
i Paz y salvo devolución de vivienda X
i Inducción al residente X
i Solicitudes del residente X
i Manejo de quejas del residente X
i Seguimiento a la aplicación de la política de TA (tráfico aéreo) X
g CONTRATOS
100180 33 04 c CONTRATOS DE CONCESION COMERCIAL 1 9 X
i Contratos concesionario X
i Seguimiento cumplimiento contrato de concesión X
i Comunicación con concesionario/reuniones X
i Otrosí del contrato de concesión X
i Cobro servicios a concesionario X
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
CODIGO DEPENDENCIA: 100180
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 112 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
CODIGO DEPENDENCIA: 100180
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
100180 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 113 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
CODIGO DEPENDENCIA: 100180
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
100180 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g INVENTARIOS
100180 63 06 c INVENTARIOS DE RESIDENTES VIVIENDAS 2 0 X
i Bases de datos residentes X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 114 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
CODIGO DEPENDENCIA: 100180
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MANTENIMIENTOS
100180 67 06 c MANTENIMIENTOS DE VIVIENDAS 2 0 X
i Orden de servicio X
i Comunicación a residentes X
i Solicitud de mantenimiento X
i Seguimiento a trabajos ejecutados X
g PLANES
100180 81 14 c PLANES DE MANTENIMIENTOS DE VIVIENDAS 2 0 X
i Plan mantenimientos especiales X
g PRESUPUESTO
100180 88 04 c PRESUPUESTO URM 2 0 X
i Elaboración presupuesto X
i Revisiones trimestrales X
i Reporte ahorros trimestrales X
i Seguimiento ejecución presupuesto X
g PROYECTOS
100180 94 05 c PROYECTOS DE VIVIENDA URM 2 0 X
i Prestación servicios al residente X
i Comunicación con residentes X
i Informe a los residentes X
i Comunicación con Imis X
i Coordinación reubicación residentes y / o de puntos de servicio dentro de las
instalacionesX
i Seguimiento a trabajos ejecutados
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 115 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
CODIGO DEPENDENCIA: 100180
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g SOLICITUDES
100180 113 09 c SOLICITUDES DE VIVIENDA 1 0 X
i Solicitud X
i Lista de espera vivienda X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 116 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE MUSHAISA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
100200 01 01 c ACCIONES DE GRUPO 1 9 X X
i Acción de grupo X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
100200 01 02 c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X
i Acción de tutela X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
Página 117 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
100200 01 03 c ACCIONES POPULARES 1 9 X X
i Acción popular X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g ACTAS
100200 02 13 c ACTAS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS 5 15 X X
i Acta X
g ACTAS
100200 02 14 c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X
i Acta X
g CIRCULARES
100200 23 01 c CIRCULARES SOCIETARIAS 2 0 X
i Circular sociedad X
i Respuesta circular X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 118 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g CONCEPTOS
100200 30 03 c CONCEPTOS JURIDICOS 5 15 X
i Concepto X
g CONTRATOS
100200 33 01 c CONTRATOS DE MUTUO 1 9 X
i Contrato X
g CONTRATOS
100200 33 05 c CONTRATOS DE CONCESIÓN MINERAS 5 15 X X
i Contrato X
i Comunicación X
g CONTRATOS
100200 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Reportes de supervisores X
i Prefectura de contratista X
i Actas de pago X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Reportes de gestión de servicios prestados X
i Vacaciones X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 119 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g CONTRATOS
100200 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Contrato X
i Reportes de supervisores X
i Prefectura de contratista X
i Actas de pago X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Reportes de gestión de servicios prestados X
i Vacaciones X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 120 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g DERECHOS DE PETICION
100200 39 01 c DERECHOS DE PETICION 2 0 X
i Peticiones X
i Respuestas a derechos de petición X
g ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA
100200 44 02 c REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 1 9 X
i Requerimiento entidad estatal X
i Respuesta requerimiento entidad estatal X
g ESTATUTOS
100200 49 01 c ESTATUTOS SOCIETARIOS 5 15 X
i Estatuto X
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 01 c ARBITRAJES 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 121 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 02 c INCIDENTES DE PROCESOS JURIDICOS 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 03 c PROCESOS ADMINSTRATIVOS 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 122 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 04 c PROCESOS CIVILES 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 05 c PROCESOS LABORALES 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 123 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 06 c PROCESOS PENALES 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g PROCESOS JURIDICOS
100200 89 07 c PROCESOS TRIBUTARIOS 1 9 X X
i Demanda/querella X
i Contestación demanda X
i Providencia X
i Garantía X
i Recurso X
i Oficio X
i Alegatos X
i Acta X
g REGISTROS PUBLICOS
100200 100 01 c REGISTROS MERCANTILES 5 15 X X
i Certificados cámara de comercio X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Página 124 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LEGAL
CODIGO DEPENDENCIA: 100200
g SOLICITUDES
100200 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Solicitud consulta interna X
i Respuesta consulta interna X
g VIA GUBERNATIVA
100200 117 01 c VIA GUBERNATIVA 1 9 X X
i Auto X
i Pliego de cargos X
i Mandamiento de pago X
i Requerimiento X
i Liquidación oficial X
i Resolución X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 125 DEPARTAMENTO LEGAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
100224 19 02 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN PREVENCIÓN LA/FT 2 8 X
i Presentaciones para las exposiciones X X
i Control de asistencia a las capacitaciones X
i Encuesta de satisfacción del entrenamiento X
g CONCEPTOS
100224 30 02 c CONCEPTOS DE CUMPLIMIENTO 5 15 X
i Comunicación X
g DEBIDA DILIGENCIA
100224 36 01 c DEBIDA DILIGENCIA DE CASO NO ENDOSADOS 1 9 X
i Correos electrónicos X
i Aplicación BPM debidas diligencias (documentos adjuntos a cada DD) X
i Documentación de casos no endosados X
i Registro de endosos que no se hacen por la aplicación BPM X
g ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA
100224 44 02 c REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 1 9 X
i Oficios de requerimientos de la Superintendencia de Sociedades X
i Respuestas a los requerimientos de la Superintendencia de Sociedades X
g INFORMES
100224 61 12 c INFORMES DE CUMPLIMIENTO A DIRECTIVOS 2 10 X
i Informes a los Representantes Legales X X
i Informes a la Junta Directiva
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: OFICINA DE CUMPLIMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100204
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 126 OFICINA DE CUMPLIMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: OFICINA DE CUMPLIMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 100204
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INFORMES
100224 61 21 c INFORMES DE MONITOREO 2 8 X
i Listado de transacciones X
i Análisis de transacciones X
g INFORMES
100224 61 25 c INFORMES DE OPERACIONES EN EFECTIVO 2 8 X
i Reportes de operaciones en efectivo X
g INFORMES
100224 61 26 c INFORMES DE OPERACIONES SOSPECHOSAS 2 8 X
i Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) X
g POLÍTICAS
100224 84 03 c POLÍTICAS DECLARACIONES DE COMPROMISO ANTICORRUPCION 5 15 X
i Declaración a titulo personal sobre el compromiso anticorrupción X
g REGISTRO Y CONTROL
100224 98 16 c CONTROL DE VERIFICACIONES EN LISTAS 2 8 X
i Listado de verificación de Compliance Tracker X
i Verificación de antecedentes en la página de la Policía Nacional X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 127 OFICINA DE CUMPLIMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g INDICADORES
102010 60 02 c INDICADORES ECONÓMICOS 2 0 X
i indicadores económicos - envío de tasa de cambio, inflaciones, y demás X
i indicadores requeridos - envío trimestral X
g INFORMES
102010 61 11 c INFORMES DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2 8 X
i Reporte mensual de variaciones - ejecutado real vs presupuesto (por departamento
gastos operativos)X
i Reporte mensual de variaciones-ejecutado real vs presupuesto (por departamento) X
i Explica cerrejón - Reporte mensual de variaciones - ejecutado real vs presupuesto
total compañía costos operativos con explicaciones X
i KPIs presentation mes ano - información de costos operativos X
i Cronograma cierre (mensual) X
i Reporte de pronostico mensual ano actual (por departamento) X
g INFORMES
102010 61 31 c INFORMES DE REDUCCION DE COSTOS 2 0 X
i Reporte mensual de ahorros de ideas compite-proyecto de reducción de costos (por
departamento) X
g PRESUPUESTO
102010 88 02 c PRESUPUESTO GENERAL 2 8 X
i Presupuesto por ventana de 5 anos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE OPEX
CODIGO DEPENDENCIA: 102010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 128 DIVISION DE OPEX
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE OPEX
CODIGO DEPENDENCIA: 102010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PRESUPUESTO
102010 88 06 c PRONOSTICOS TRIMESTRALES 2 8 X
iPronósticos trimestrales (forecast Q1, Q2 y Q3) X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 129 DIVISION DE OPEX
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102020 02 28 c ACTAS DEL COMITÉ DE CAPEX 2 18 X
i Actas de Comité de Capex X
i Soporte de apropiación de recursos X
g BANCOS
102020 13 01 c CONTROL DE MOVIMIENTOS CUENTAS BANCARIAS 1 5 X
i Movimientos diarios MES/AÑO X
i Libros bancarios para cada cuenta (TES-AÑOMES BANCO) X
i Extractos MES/AÑO X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102020 26 06 c CONTROL DE OPERACIONES REALIZADAS CON INVERSIONES 1 9 X
i Libros bancarios para cada cuenta (TES-AÑO/MES BANCO) X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102020 26 07 c PAGOS EN DOLARES 1 9 X
i Transaction Initiation Summary Report X
i Soporte de los pagos realizados en dólares X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102020 26 08 c PAGOS EN PESOS 1 9 X
i Corridas pendientes de actualiza a la fecha - Status 40 X
i Soportes de los pagos realizados en pesos X
g CONCILIACIONES
102020 31 05 c CONCILIACIONES DE PAGOS 1 9 X
i AÑO/MES/DIA Conciliación ctas pesos Citibank X
i AÑO/MES/DIA Status 40 X
i Citibank mov ctas - AÑO/MES/DIA X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102020
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 130 DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102020
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g DIVISAS
102020 41 01 c NEGOCIACIONES DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS 1 9 X
i Divisas czn año X
i Divisas glso año X
i Reintegros de divisas X
g INVERSIONES
102020 64 01 c RENDIMIMIENTOS FINANCIEROS 2 8 X
i Traslado de fondos X
i Depósito de fondos a los dueños (rendimientos) X
g PRESUPUESTO
102020 88 03 c PRESUPUESTO SEGUIMIENTO SOBRE-EJECUCIONES DE CAPEX 2 8 X
i Seguimiento de sobre-ejecuciones capex X
g PRESUPUESTO
102020 88 05 c PRESUPUESTO Y SEGUIMIENTO AL PPTO 2 8 X
i Visto bueno cierre mensual capex X
i Archivo Base: contiene variaciones mensuales de los proyectos mayores- ejecutado
real vs presupuestoX
i Reporte de capex por departamento X
g REGISTRO Y CONTROL
102020 98 07 c CONTROL DE CHEQUES GENERADOS 2 8 X
i Copia de los cheques emitidos X
i Control electrónico de los cheques X
g REPORTES
102020 102 41 c REPORTES DE TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS 2 8 X
i Reporte X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 131 DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102020
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REPORTES
102020 102 44 c REPORTES FINANCIEROS 2 8 X
i Financial Report X
i Presentación resultados mensual X
g REPORTES
102020 102 46 c REPORTES PAGOS ANULADOS 2 8 X
i Relación mensual de pagos anulados X
i Registro de cheques/ transferencias anulados X
i Reporte anulaciones MES/AÑO X
g SEGUROS
102020 109 01 c POLIZAS DE SEGUROS 1 4 X
i Póliza X
g TASAS DE CAMBIO
102020 115 01 c TASA DE CAMBIO DIARIA DÓLAR 2 0 X
i Tasa diaria dólar X
i Tasas de Cambio X
i Sistema Ellipse - MSO270 X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 132 DIVISIÓN DE CAPEX, REPORTES FINANCIEROS, TESORERÍA Y SEGUROS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAJAS MENORES
102030 17 01 c REEMBOLSOS DE CAJA MENOR 1 9 X
i Solicitud de reembolso X
i Arqueo caja X
i Cuadre caja X
i Ordenes de pago y soportes X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102030 26 01 c AJUSTES CONTABLES 1 9 X
i Asientos de diario y soportes X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102030 26 02 c ASIENTOS DIARIOS 1 9 X
i Comprobante de asiento de diario X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102030 26 03 c COMPROBANTES DE EGRESOS 1 9 X X
i Facturas X
i Endosos X
i Notas debito y notas crédito X
i Otros soportes como remisiones, ordenes de compra X
i Reporte de analista día X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102030 26 05 c CONTABILIZACION DE GASTOS DE VIAJE 1 9 X
i Formato cuenta de gastos de viaje X
i Soportes X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102030
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 133 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102030
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CONCILIACIONES
102030 31 01 c CONCILIACIONES BANCARIAS 1 9 X
i Extracto Bancario X X
i Reporte
g CONCILIACIONES
102030 31 02 c CONCILIACIONES CUENTAS CONTABLES 2 8 X
i Reporte BO xta 510/515 X
g CONCILIACIONES
102030 31 04 c CONCILIACIONES DE NOMINA 2 0 X
i Conciliaciones contables al cargo de analista de nómina X
g CONTRIBUCIONES
102030 34 01 c TRAMITE PAGO CONTRIBUCIONES 2 8 X
i Resolución X
i Notas estados financieros(compartido) X
i Hoja de trabajo liquidación pago X X
i Cuenta de cobro X X
i Orden de pago aprobada X X
i Correos electrónicos X
g EMBARGOS
102030 43 01 c EMBARGOS PROVEEDORES 1 9 X
i Oficios emitidos por los juzgados notificando X
i Comunicación X
g ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA
102030 44 01 c INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 1 9 X
i Hoja de trabajo informe anual X
i Estados financieros(compartido) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 134 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102030
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Correos electrónicos X
i Certificación de representante legal y revisor fiscal X X
i Anexo informe X
i Acuso de recibo X
g ESTADOS FINANCIEROS
102030 48 01 c ESTADOS FINANCIEROS DEFINITIVOS 2 18 X
i Hoja de trabajo anexos y notas estados financieros X
i Correos electrónicos X
i Estados financieros X
g HOJAS DE VIDA
102030 59 01 c HOJA DE VIDA DE PROVEEDORES 2 0 X
i Formato ach o eft x
i Formulario de creación X
i Certificado de existencia y representación legal X
i Rut X
i Certificación bancaria X
g INFORMES
102030 61 02 c INFORMES BALANZA DE PAGOS 2 8 X
i Notificación por correo electrónico del banco la republica X
i Hoja de trabajo balanza de pago X
i Formulario anexo informe balanza de pago X
i Correos eléctricos X
g INFORMES
102030 61 06 c INFORMES DE ANALISIS DE VENTAS DE CARBON 2 18 X
i Control ventas de carbón X
i Control ventas cuentas por cobrar ventas de carbón X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 135 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102030
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INFORMES
102030 61 14 cINFORMES DE DEMORAS Y DESPACHOS DE BUQUES, SALIDA DE VENTA DE
CARBON2 8 X
i Facturación gastos X
i Reporte demoras y despachos causados X
g INFORMES
102030 61 28 c INFORMES DE PARTES RELACIONADAS 2 8 X
i Facturación gastos X
i Facturación otros ingresos X
i Reporte de ventas X
g INFORMES
102030 61 40 c INFORMES INDUMIL 2 8 X
i Reporte BO SALDO CTAS X
i Reporte de Costos X
i Factor análisis X
i Consumo de Componentes X
g POLÍTICAS
102030 84 02 c POLÍTICAS DE GASTOS DE VIAJE 3 0 X
i Política X
g REPORTES
102030 102 07 c REPORTES DE ANTICIPOS 2 0 X
i Reporte 1401051 X
g REPORTES
102030 102 09 c REPORTES DE AUTORRETENCIONES DE FLETES 2 8 X
i Reporte rete fuente X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 136 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
CODIGO DEPENDENCIA: 102030
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REPORTES
102030 102 42 c REPORTES DE VENTAS DE CARBON 2 18 X
i Reporte de ventas de carbón X
g REPORTES
102030 102 43 c REPORTES DE VENTAS DE CARBON POR ZONAS 2 18 X
i Reporte UPME - INGEOMINAS X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
102030 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Procedimientos del área de cxp X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 137 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTIVOS FIJOS
102040 03 01 c CAPITALIZACION DE ACTIVOS FIJOS 5 15 X
i Formato de cierres de inversión X
i Solicitud del analista financiero X
i Comunicación para ampliación de información X
g ACTIVOS FIJOS
102040 03 02 c CONSOLIDADO DE ACTIVOS FIJOS 5 0 X
i Base de datos detallada de activos fijos X
i Base de datos de operaciones de activos fijos X
g CERTIFICACIONES
102040 21 05 c CERTIFICACIONES DE RETENCIONES A PROVEEDORES 5 0 X
i Certificado X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Formatos X
g COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
102040 26 04 c COMPROBANTES DE PAGO IMPUESTOS 1 9 X
i Comprobante X
i Soportes X
g CONCILIACIONES
102040 31 06 cCONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES
DOLARES5 0 X
i Conciliación X
g CONCILIACIONES
102040 31 07 cCONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES
PESOS5 0 X
i Conciliación X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 138
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CONCILIACIONES
102040 31 08 cCONCILIACIONES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES
PESOS FISCAL5 0 X
i Conciliación X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 01 c DECLARACIONES DE ESTAMPILLA PRO DESARROLLO FRONTERIZO 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Declaraciones X
i Ordenes De Pago X
i Recibos Oficial De Pago X
i Consignaciones Y/O Transferencia Electrónica X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 139
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 02 c DECLARACIONES DE ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Declaraciones X
i Ordenes De Pago X
i Recibos Oficial De Pago X
i Consignaciones Y/O Transferencia Electrónica X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 03 c DECLARACIONES DE ICA Y RETEICA 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónico X
i Formularios Dian X
i Recibos Oficial De Pago X
i Orden De Pago X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 04 c DECLARACIONES DE IMPUESTO A LA RIQUEZA 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Declaraciones X
i Ordenes De Pago X
i Recibos Oficial De Pago X
i Consignaciones Y/O Transferencia Electrónica X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 05 c DECLARACIONES DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 140
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Correos Electrónicos X
i Formularios Dian X
i Recibos Oficial De Pago X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 141
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 06 c DECLARACIONES DE IMPUESTO NACIONAL A LA GASOLINA Y ACPM 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Formularios Dian X
i Orden De Pago X
i Recibos Oficial De Pago X
i Consignaciones Y/O Transferencia Electrónica X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 07 c DECLARACIONES DE IMPUESTO NACIONAL AL CARBONO 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Formularios Dian X
i Recibos Oficial De Pago X
i Orden De Pago X
i Consignaciones Y/O Transferencia Electrónica X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 142
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 08 c DECLARACIONES DE RENTA 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Coreos Electrónico X
i Formularios Dian X
i Recibos Oficial De Pago X
i Orden De Pago X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 09 c DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Coreos Electrónico X
i Formularios Dian X
i Recibos Oficial De Pago X
i Orden De Pago X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 10 c DECLARACIONES DE SOBRESTASA AL ACPM 1 9 X
i Hoja Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Declaración X
i Orden De Pago X
i Consignación Y/O Transferencia Electrónica X
i Recibos Oficial De Pago X
i Carta Remisoria X
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 11 c INFORMACION EXOGENA DISTRITAL 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 143
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Formatos X
i Correos Electrónicos X
i Resolución Sdh X
i Reportes X
i Formulario De Envió Sdh X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 144
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g DECLARACIONES TRIBUTARIAS
102040 37 12 c INFORMACION EXOGENA NACIONAL 1 9 X
i Hoja De Trabajo X
i Archivo De Control X
i Formatos X
i Correos Electrónicos X
i Resolución Dian X
i Reportes X
i Formulario De Envió Dian X
g ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA
102040 44 02 c REQUERIMIENTOS ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 1 9 X
i Requerimiento X
i Respuesta al requerimiento X
g INFORMES
102040 61 15 cINFORMES DE DEPRECIACIÓN PARA INGRESOS DE PARTICIPACIÓN O
UTILIDAD OPERACIONAL5 0 X
i Informe de cálculo (Anual) X
g INFORMES
102040 61 24 c INFORMES DE OBRAS CIVILES 3 7 X
i Formato ICOC (Trimestral) X
g INFORMES
102040 61 27 c INFORMES DE PAGOS DE IMPUESTOS 1 9 X
i Informe de pagos de impuestos X
i Soportes X
i Correos Electrónicos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 145
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INFORMES
102040 61 35 c INFORMES DE VALOR ASEGURABLE DE ACTIVOS FIJOS 5 0 X
i Informe de cálculo (Anual) X
g INFORMES
102040 61 43 cINFORMES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (PPE) E INTANGIBLES PARA
BALANCE3 0 X
i Informe X
i Informe con Nota a los Estados Financieros X
g INFORMES
102040 61 44 c INFORMES SEMESTRAL DE INVERSIONES 5 0 X
i Informe de cálculo (Semestral) X
g MODELOS FINANCIEROS
102040 71 01 cMODELO FINANCIERO PROYECCIÓN DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN
DE ACTIVOS FIJOS PARA BUDGET3 7 X
i Macro Modelo Financiero (Trimestral) X
g MODELOS FINANCIEROS
102040 71 02 cMODELO FINANCIERO PROYECCIÓN DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS3 7 X
i Macro Modelo Financiero (Trimestral) X
g PROVISIONES
102040 93 01 c CALCULO DEL IMPUESTO DIFERIDO 3 0 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Reportes X
i Aprobaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 146
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS Carlos de la Hoz
CODIGO DEPENDENCIA: 102040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PROVISIONES
102040 93 02 c PROVISIONES DE RENTA 3 0 X
i Hoja De Trabajo X
i Correos Electrónicos X
i Reportes X
i Aprobaciones X
g REGISTRO Y CONTROL
102040 98 15 c CONTROL DE VENCIMIENTOS DECLARACIONES 1 0 X
i Control de fechas de vencimiento declaraciones X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
102040 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Manuales X
i Procedimientos X
g SOLICITUDES
102040 113 07 c SOLICITUDES SALDO A FAVOR DECLARACIONES DE IVA 3 7 X
i Hoja De Trabajo X
i Formatos Dian De Presentación X
i Soportes De Exportaciones E Importaciones X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 147
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102100 02 29 c ACTAS DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO 5 15 X
i Actas de reunión de los informes revisados con el Comité de Control Interno. X
g ANALISIS DE RIESGOS
102100 08 01 c ANALISIS DE RIESGOS DE CUMPLIMIENTO 2 0 X
i Bow Ties X
g AUDITORIAS
102100 09 02 c AUDITORIAS DE CUMPLIMIENTO 2 4 X
i Informes de auditorias de cumplimiento X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
102100 19 07 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS VALORES CORPORATIVOS 1 4 X
i Integra, Teo y Lola, Tips X
g CONCEPTOS
102100 30 04 c CONCEPTOS TECNICOS 5 15 X
i Solicitud X
i Concepto X
g INFORMES
102100 61 20 c INFORMES DE INVESTIGACIONES DE DENUNCIAS 2 8 X
i Informes de investigaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
CODIGO DEPENDENCIA: 102100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 148 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
CODIGO DEPENDENCIA: 102100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INVENTARIOS
102100 63 10 c TOMA FISICA DE INVENTARIOS 2 8 X
i Solicitudes de ajustes en On base (work flow) X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 149 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102210 02 01 c ACTAS COMITÉ MC MANAGEMENT COMMITEE 5 15 X
i Acta del comité X
i Presentación de procesos de compra X
g INDICADORES
102210 60 03 c INDICADORES KPI 3 0 X
i Score Card X
g ORDENES
102210 77 01 c ORDENES DE COMPRAS CAPEX 5 5 X
i Solicitud o pedido X
i Plan de aprovisionamiento X
i Solicitud de cotización y anexos: X
i Términos y condiciones generales (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 2. Información para la debida diligencia (Anexo a Solicitud) X
i POLÍTICASde ética y conflicto de interés (Anexo a Solicitud) X
i Análisis de riesgo (Anexo a Solicitud) X
i Anexo D Seguridad, salud, ambiente y comunidades (Anexo a Solicitud) X
i Anexo A. Especificaciones de compra (Anexo a Solicitud) X
i Autoevaluación Formato Norma SA8000 (Anexo a Solicitud) X
i Aclaraciones X
i Acta y Documentos de visita de Obra X
i Plan de evaluación X
i Oferta X
i Evaluación técnica X
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 150 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Evaluación de seguridad industrial o de integridad operacional X
i Evaluación económica X
i Acta de reunión de sustentación de oferta X
i Solicitud de aprobación y Aprobaciones para recibir segundas ofertas modificadas
por solicitud de Cerrejón (Correo electrónico)X
i Acta de apertura X
i Documento AP2 aprobado X
i Endoso de Analista Financiero X
i Aprobaciones de accionistas (Correo Electrónico) X
i Orden de compra X
i Pólizas X
i ACK, Confirmación de recibo de la orden de compra X
g ORDENES
102210 77 02 c ORDENES DE COMPRAS EQUIPOS MINEROS 5 15 X
i Equipment Unit Price – Lista de items (este ya lo teníamos) A1 X
i Assembly and erection Cost A3 X
i Cerrejon´s technical specification # 40141 E T FOR REAR DUMP TRUCK A4.1 X
i Cerrejón Technical Specification 40073 E2 Coal Truck A4.2 X
i Response to Technical Specifications (A5.1, A5.2.. A5.n) A5 X
i Dimensioned outline drawings. A5.6.1.1 X
i Recommended spare parts with prices for first 10.000 hours. A5.6.1.2 X
i Recommended pool of mayor components with prices for every ten trucks A5.6.1.3 X
i Engine performance curves and data (horsepower, torque and specific fuel
consumption, and confirmation engine meet Cerrejón fuel specification.A5.6.1.4 X
i Rimpull and retarder. Performance curves and data. A5.6.1.5 X
i Shipping and operating weights of components. A5.6.1.6 X
i Provide list and cost of special tools and special equipment required for maintenance. A5.6.1.7 X
i Diagram of operators cab to body-tail situation in case of running into other truck
collision (against same model, CAT 793D, Euclid Hitachi EH5000A5.6.2.4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 151 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Port Bolivar information and Vessel nomination Guideline A6 X
i Packing list A6.1 X
i Trucks Deliveries. B1 X
i Anexo D - CLASE I Salud, Seguridad, Ambiente y Comunidades. Ya lo teniamos C1 X
i Anexo A - Alcance Ensamble - Scope of Assembly Ya lo teniamos C2 X
i Assembly Plan C3 X
i Risk Assessment - Equipment Assembly C4 X
i Información de Salud Ocupacional ensamble C5 X
i Response to the information requested in “Información de Salud Ocupacional” (C6.1,
C6.2.. C6.n)C6 X
i Información Técnica del Servicio. C7 X
i The documents and response to “Información Técnica del Servicio C8 X
i Parts And Component Cost - Maintenance Cost D1 X
i Cost Ceiling D2 X
i Repair Labor Time Tables. D3 X
i Lubricants and Fuel consumption D4 X
i Loading Policy E1 X
i Availability Guarantee E2 X
i Productivity Offered and Protocol to test E3 X
i Body Drawing E4 X
i TCO Model for Cerrejón E5 X
i Warranty F1 X
i Local Workshop Support G1 X
i Technical Support, Personnel on site G2 X
i Training programs G3 X
i Blanket Order (Orden de compra/Orden Maestra) H1 X
i Priced Parts List H2 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 152 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Main Document – Documento Principal I1 X
i ANEXO A – Scope Marc Contract -Alcance De Los Servicios Ya lo teniamos I2 X
i Anexo B - Condiciones comerciales Servicio I3 X
i Anexo D - CLASE I Salud, Seguridad, Ambiente y Comunidades. Ya lo teniamos C1 X
i Risk Assessment – Marc I4 X
i Información de Salud Ocupacional servicios I5 X
i Response to información requested in “Información de Salud Ocupacional” I6 X
i Información Técnica del Servicio”. I7 X
i Response to “Información Técnica del Servicio. Marc. I8 X
i Estructura Costos – Servicios - I9 X
i Chemicals - MDS I10 X
i Guía Matriz de Competencias I11 X
i Anexo E - Responsabilidad Social V12 (Norma SA 8000) I12 X
i ANEXO J ESTANDARES DE EFICIENCIA I13 X
i Stand By Truck J1 X
i Exhibit 2 General Terms and Conditions Ya lo teniamos 2 X
i Exhibit 3 - Policy on Ethics and conflicts of interest Ya lo teniamos 3 X
g ORDENES
102210 77 03 c ORDENES DE COMPRAS MAESTRAS 5 5 X
i Ordenes maestras X
i Estrategia X
i Solicitud o pedido X
i Plan de aprovisionamiento X
i Solicitud de cotización X
i Anexo 1. Lista de ítems e información comercial (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 1.1. Listado de ítems en excel (Anexo a Solicitud) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 153 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Anexo 2. Carta de presentación de oferta por parte de proveedores (Anexo a
Solicitud)X
i Anexo 3. POLÍTICASde ética y conflicto de interés (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 4. Términos y condiciones generales (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 5. Autoevaluación Formato Norma SA8000 (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 5.1. Carta de compromiso Norma SA 8000 (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 7. Solicitud de oferta e instrucciones a proveedores (Anexo a Solicitud) X
i Análisis de riesgo (Anexo a Solicitud) X
i Anexo D Seguridad, salud, ambiente y comunidades (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 2. Información para la debida diligencia (Anexo a Solicitud) X
i Anexo A. Especificaciones de compra (Anexo a Solicitud) X
i Aclaraciones X
i Acta y Documentos de visita de Obra X
i Plan de evaluación X
i Oferta X
i Evaluación técnica X
i Evaluación de seguridad industrial o de integridad operacional X
i Evaluación económica X
i Orden maestra X
i Ordenes de compra X
i Pólizas X
i ACK, Confirmación de recibo de la orden de compra X
i Acta de reunión de sustentación de oferta X
i Solicitud de aprobación y Aprobaciones para recibir segundas ofertas modificadas
por solicitud de Cerrejón (Correo electrónico)X
i Acta de apertura X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 154 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g ORDENES
102210 77 04 c ORDENES DE COMPRAS OPEX 5 5 X
i Solicitud o pedido X
i Plan de aprovisionamiento X
i Solicitud de cotización y anexos: X
i Términos y condiciones generales (Anexo a Solicitud) X
i POLÍTICASde ética y conflicto de interés (Anexo a Solicitud) X
i Análisis de riesgo (Anexo a Solicitud) X
i Anexo D Seguridad, salud, ambiente y comunidades (Anexo a Solicitud) X
i Anexo 2. Información para la debida diligencia (Anexo a Solicitud) X
i Anexo A. Especificaciones de compra (Anexo a Solicitud) X
i Autoevaluación Formato Norma SA8000 (Anexo a Solicitud) X
i Aclaraciones X
i Acta y Documentos de visita de Obra X
i Plan de evaluación X
i Oferta X
i Evaluación técnica X
i Evaluación de seguridad industrial o de integridad operacional X
i Evaluación económica X
i Acta de reunión de sustentación de oferta X
i Solicitud de aprobación y Aprobaciones para recibir segundas ofertas modificadas
por solicitud de Cerrejón (Correo electrónico)X
i Acta de apertura X
i Orden de compra X
i Pólizas X
i ACK, Confirmación de recibo de la orden de compra X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 155 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PLANES
102210 81 11 c PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 3 0 X
i Plan de continuidad X
g REPORTES
102210 102 18 c REPORTES DE DISCREPANCIAS EN FACTURAS 2 0 X
i Discrepancias X
g REPORTES
102210 102 20 c REPORTES DE ITEMS DE INVENTARIO VS ORDENES MAESTRAS 2 0 X
i Cubrimientos de FPA X
g REPORTES
102210 102 21 c REPORTES DE ITEMS NO CONFIGURADOS EN ORDENES MAESTRAS 2 0 X
i Ítems en FPA (Forward Purchase Agreement) con comprador sin L y bypass Y X
g REPORTES
102210 102 22 c REPORTES DE ITEMS PENDIENTES POR COMPRAR 2 0 X
i Back Log, Ítems pendientes por comprar X
g REPORTES
102210 102 23 c REPORTES DE ITEMS POR QUEDAR EN CERO 2 0 X
i PSO, Potencial Stock Out, ítems por quedar en cero X
g REPORTES
102210 102 25 c REPORTES DE ORDENES MAESTRAS ACTIVAS Y DESVIACIONES 2 0 X
i MC_FPA, Reporte de ordenes maestras activas, y diferencia entre tiempo y valor,
desviacionesX
g REPORTES
102210 102 26 c REPORTES DE ORDENES MONEDA DIFERENTE 2 0 X
i PO, Purchase Order, Ordenes moneda proveedor vs moneda orden diferente X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 156 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE COMPRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 102210
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REPORTES
102210 102 27 c REPORTES DE ORDENES SIN RECIBIDO Y ACEPTACIÓN 2 0 X
i ACK, Ordenes sin recibido y aceptación del proveedor X
g REPORTES
102210 102 28 c REPORTES DE ORDENES SOBREJECUTADAS 2 0 X
i M&C_FPA Sobreejecutadas X
g REPORTES
102210 102 30 c REPORTES DE RECOMENDACIONES DE COMPRA ITEMS DE INVENTARIO 2 0 X
i RDC, Recomendación de compra ítems de inventario X
g SEGUIMIENTOS
102210 106 05 c SEGUIMIENTOS CAMBIOS A ORDENES DE COMPRA 2 0 X
i RAM's, Reporte de cambios a ordenes de compra X
i Solicitud de explicación de cambios X
i Respuesta a solicitud del proveedor X
i Respuesta a solicitud del comprador X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 157 DIVISIÓN DE COMPRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ALMACEN
102220 06 01 c CONTROL DE RECIBO DE MATERIALES 1 9 X
i Cargos directos X
i Químicos de consignación X
i Orden de compra X
g ALMACEN
102220 06 02 c ENTREGA DE MATERIALES 1 9 X
i Despachos X
i Gasolina X
i Acpm X
g ALMACEN
102220 06 03 c TRASLADOS ENTRE BODEGAS 1 9 X
i Nitrato De Amonio X
i Llantas X
i Despachos X
i Acpm X
g ANALISIS DE RIESGOS
102220 08 02 c ANALISIS DE RIESGOS DIVISION 5 0 X
i Análisis de riesgos de la división X
g AUDITORIAS
102220 09 03 c AUDITORIAS DE ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA 5 0 X
i Auditoria X
i Acta de visita X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 158 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CERTIFICACIONES
102220 21 04 c CERTIFICACIONES DE ORIGEN GLOBALES POR TLC 1 9 X
i Certificados De Origen X
g CERTIFICACIONES
102220 2108 c CERTIFICACIONES OPERADOR ECONOMICO AUTORIZADO 1 9 X
i Legislación X
i Contrato - Proceso De Licitación X
i Presentaciones En Powerpoint De Proyecto X
i Autoevaluaciones X
i Identificación De Requisitos X
i Información Para Cumplimiento De Requisitos X
g COMERCIO EXTERIOR
102220 25 01 c EXPORTACIONES 1 9 X X
i Solicitudes De Autorización De Embarque X
i Facturas Proforma X
i BL X
i Oficios Con La Dian U Otras Entidades X
i Vistos Buenos De Anm (O Radicados) X
i Carta De Autorización De Retorno Del Material X
i Manifiestos De Carga X
i Control Dex X
i Control Reexportaciones X
i Relación Buques X
i Declaraciones De Exportación X
i Estado De Hechos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 159 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Cargo Manifestó X
i Mate's Receipt X
i Facturas De Venta X
i Declaraciones De Exportación Corrección X
i Facturas De Ajuste X
g COMERCIO EXTERIOR
102220 25 02 c IMPORTACIONES 1 9 X X
i Actas De Inspección X
i Auto Comisorios X
i Bill Of Lading (Bl) Y/O Guía De Transporte X
i Cartas U Oficios X
i Certificado De Análisis X
i Certificado De Emisiones X
i Certificado De Vida Útil X
i Certificados De Origen X
i Certificados Fitosanitarios X
i Correos X
i Declaración Andina De Valor X X
i Declaraciones De Exportación X
i Declaraciones De Importación Con Sticker Banco (Iniciales Y Otros Tipos) X
i Declaraciones De Importación Quintas "Virtuales" X X
i Deposito Dian X
i Factura Miq Logistics De Costos En Origen X
i Facturas X
i Formato 1 Estos Documentos No Requieren Ser Digitalizados X
i Formato 2 Documentos Soul Y Ellipse X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Página 160 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Homologación X
i Improntas X
i Licencias X
i Listas De Mr "Verificación" X
i Material Receipt (Mr) Miq Logistics X
i Mercancía Levantada Dian X
i Packing List X
i Póliza De Seguro X X
i Reporte De Ellipse X
i Reporte De Soul X
i Se Autoriza "Datos Del Levante Otorgado 1 Por Cada Declaración" X
i Certificaciones De Flete Por Parte De Aerolínea, Agente De Carga O Proveedor X
g COMERCIO EXTERIOR
102220 25 03 c IMPORTACIONES DE COMBUSTIBLE 5 0 X
i Biodiesel X
i Pago De Impuestos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 161 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g COMERCIO EXTERIOR
102220 25 04 c IMPORTACIONES PROGRAMA PLAN VALLEJO DE EQUIPOS 1 9 X X
i Relaciones De Equipos Y Repuestos A Importar Bajo Programas Plan Vallejo X
i Relaciones De Equipos Importados Bajo Programas Plan Vallejo X X
i Recibos Oficiales De Pago X X
i Archivos De Resumen De Pagos De Iva X
g COMERCIO EXTERIOR
102220 25 05 c IMPORTACIONES PROGRAMA PLAN VALLEJO DE MATERIAS PRIMAS 1 9 X X
i Documentación De Aprobaciones Iniciales Por Programas X
i Solicitudes De Ampliación De Cupos X
i Solicitudes De Cesión, Subrogación Etc De Los Programas X
i Cesiones, Subrogaciones, Aprobaciones De Programas X X
i Garantías Expedidas X
i Licencias Emitidas Con Cargo A Los Programas X
i Certificados De Vigencia Por Programa X
i Devolución De Garantías X
i Cuadros Insumo Producto X X
i Oficios Con La Dian, Mincit (Antes Incomex, Mincomex) U Otras Entidades X
i Certificados De Cumplimiento X X
i Archivos De Revisión Para Cumplimiento X
i Formatos Prevalidadores X
i Borradores De Recibos Oficiales De Pago X
i Liquidaciones Preliminares De Pagos X
i Requerimientos Aduaneros Especiales X X
i Autorizaciones Internas De Pago De Intereses De Mora/Sanciones X
i Licencias Pendientes De Pago X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Página 162 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Otros Archivos De Excel/Powerpoint De Presentaciones Y Resúmenes De Pagos De
Iva, Evolución En El Tiempo, EtcX
i Oficios Con La Dian, Mincit (Antes Incomex, Mincomex) U Otras Entidades X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte Papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Página 163 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CONTRATOS
102220 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 164 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g CONTRATOS
102220 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X X
i Invitación a presentar oferta X X
i Apertura de ofertas X X
i Testigo del cerrejón X X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 165 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g DEBIDA DILIGENCIA
102220 36 03 c DEBIDA DILIGENCIA EN LOGÍSTICA 3 7 X
i Debida diligencia X
g ENTIDADES GUBERNAMENTALES
102220 46 01 c INFORMES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 3 7 X
i Desvinculaciones Y Vinculaciones Uap Cdc-Czn x x
i Vistos Buenos Especiales x
i Plan Vallejo Indumil x
i Comunicaciones Ica x
i Actas Destrucción Dav x
i Reporte Trimestral De Utilización De Licencia Annual Para Minminas x
i Reporte Mensual Soporte Actividades Irregulares Uiaf x
i Validación Semestral Licencia Anual Mincomercio x
i Reporte Mensual De Importaciones Por Pbv Para Dian x
i Reporte Mensual Base Arancel Para La Dian x
i Reportes Análisis Impacto Nueva Normatividad Aduanera Para Gremios x
g ENTIDADES GUBERNAMENTALES
102220 46 03 c REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES GUBERNAMENTALES 1 9 X
i Relación De Requerimientos Recibidos Y El Impacto De Los Mismos x
i Requerimientos Recibidos x
i Respuestas A Requerimientos x
i Análisis De Requerimientos x
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 166 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g ESTUDIOS
102220 50 01 c ESTUDIOS DE DEMOSTRACION DE EXPORTACIONES 1 9 X
i Oficios X
i Certificados De Cumplimiento X X
i Soporte Archivos Planos X
i Estudios De Cumplimiento X
i Formatos diligenciados X X
g EXCEDENTES
102220 53 01 c DECLARATORIAS DE EXCEDENTES 1 9 X
i Declaratorias De Excedentes X
i Consecutivo De Declaratorias De Excedentes X
i Actas De Desmantelamiento X
i Consecutivo De Actas De Desmantelamiento X
g EXCEDENTES
102220 53 02 c EXCEDENTES POR REEXPORTACIONES 1 4 X
i Cores X
i Buy back X
g EXCEDENTES
102220 53 03 c EXCEDENTES POR VENTA DE ACTIVOS O REPUESTOS 1 9 X
i Preparación Proceso De Venta X
i Aprobación De Plan De Ventas Y Oferentes A Invitar X
i Envío De Invitaciones A Ofertar X
i Envío De Adendas (En El Caso De Ser Necesario) X
i Recibo De Ofertas X
i Aprobación De Adjudicación X
i Notificación De Adjudicación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 167 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Contrato De Venta Firmado Por Las Partes X X
i Fotografías De Material Para La Venta Y Vendido X
i Consecutivo De Ventas X
i Archivo De Adjudicaciones, Salidas De Material Y Factura X
i Proceso De Facturación X
i Factura De Venta X
i Vale De Despacho De Bodega Exce X
g EXCEDENTES
102220 53 04 c EXCEDENTES POR VENTA DE ACTIVOS PLAN VALLEJO 1 9 X
i Declaración Inicial X
i Licencia Inicial X
i Factura Inicial X
i Recibo Plan Vallejo U Oficial De Pago (Cuando Aplica) X
i Liquidación De Impuestos X
i Oficios Dian U Otras Entidades X
i Liquidación Manual De Excel X
i Declaración De Modificación X
i Actas De Inspección X
i Valoración Como Chatarra X
i Declaración De Modificación Revisado Y Firmado X
i Declaraciones De Cdc X
i Ordenes De Compra De Morrison X
i Activos Y Repuestos Trabajados X
i Cartas U Oficios Modelo X
i Autos Comisorios X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 168 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g EXCEDENTES
102220 53 05 c INGRESO Y SALIDA DE EXCEDENTES 1 4 X
i Archivo De Chatarra Ferrosa Recibida X X
i Archivo De Chatarra No Ferrosa Recibida X
i Consecutivo De La Venta De Chatarra X
i Consecutivo De La Venta De Aceite Usado X
i Consecutivo De Material Con Despachos Parciales X
i Guías De Salida De Materiales X X
i Archivo Back Up Báscula X
i Documentación De Donaciones X
i Inspecciones De La Dian Para Libre Disposición X
i Material Solicitado Por La Operación Para Habilitar Equipos X
g HOJAS DE VIDA
102220 59 02 c HOJAS DE VIDA DE MAQUINARIA AMARILLA 5 0 X
i Formularios Únicos Nacionales Para Tramites Ante Runt X
i Equipos Dados De Baja X
i Legislación X
i Pagos De Registros X
i Formularios De Tramite De Maquinaria Usada Radicados X
i Soportes Facturas, Declaraciones Para Registro X
i Comunicaciones Con O.T X
i Pagos De Tasas De Derechos De Transito X
i Tarjetas De Registro X
i Listados De Maquinaria Amarilla E Industrial X
i Bases De Datos Activos Fijos X
i Presentaciones En Powerpoint De Proyecto X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 169 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Catálogos De Equipos X
i Certificados De Instalación X
i Poderes Especiales X
g INDICADORES
102220 60 03 c INDICADORES KPI 3 0 X
i Seguimiento a KPI X
g INDICADORES
102220 60 05 c INDICADORES SCORECARD 5 0 X
i Scorecard mensual X
i Soporte de indicadores Scorecard X
g INFORMES
102220 61 03 c INFORMES DE ANALISIS DE COSTOS ASOCIADOS AL MATERIAL 1 9 X
i Cantidad De Ítems Y Valor De La Carga Nacional x
i Reporte De Roldan x
i Reporte De Costos Nacionales x
i Costos De Contraloría x
i Valor Fob De La Carga x
i Reporte De Los Diferentes Contratos De Manejo De Carga x
i Archivo De Calculo De Costo Asociados x
g INFORMES
102220 61 04 c INFORMES DE ANALISIS DE COSTOS HUELGA 5 0 X
i Costos huelga X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 170 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INFORMES
102220 61 39 c INFORMES ESTADISTICOS DE DECLARACIONES DE IMPORTACIONES 1 9 X
i Reportes De Declaraciones X
i Indicadores De La División X
i Materias Primas X
i Pago Impuesto Nacional A La Gasolina X
i Licencias Físicas De Gasoil X
i Viajes De Gasoil X
g INVENTARIOS
102220 63 01 c INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS 1 9 X
i Base De Datos De Activos Fijos X
i Inventario De Activos Fijos Declarados Excedentes X
i Relación De Retiro De Base De Datos De Activos Fijos X
i Relación Pago De Impuestos Vehiculares X
g LICENCIAS
102220 66 03 c LICENCIAS DE IMPORTACIONES 1 9 X X
i Licencia Anual X
g OPERACIÓN PORTUARIA
102220 76 03 c CONTROL DE LLEGADA DE BUQUES 1 9 X
i Manifiesto de carga X
i Reexportación X
i Inspección previa X
i Planilla de recepción X
i BL X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 171 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PERMISOS
102220 79 01 c PERMISOS ADUANEROS 1 9 X
i Resumen De Pago X
i Archivo De Pagos Anuales X
i Archivos Mensuales Por Administración X
i Ordenes De Pago X
i Autorizaciones Internas De Pago De Intereses De Mora/Sanciones X
i Validación De Datos Para Pago X
i Recibos Oficiales De Pago X
g PLANES
102220 81 04 c PLANES DE AUDITORIAS 2 4 X
i Plan de auditoria X
i Informe de auditoria X
g PLANES
102220 81 10 c PLANES DE CONTINGENCIA 5 0 X
i Plan de acción X
g PLANES
102220 81 11 c PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 3 0 X
i Bcp X
i Análisis De Riesgo En Comercio Exterior X
i Manejo De Excedentes X
g PODERES
102220 83 01 c PODERES PARA ADUANAS 1 9 X
i Poderes otorgados a terceros X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 172 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PRESUPUESTO
102220 88 01 c EJECUCION PRESUPUESTAL 5 0 X
i Archivos De Ejecución Mensual Opex X
i Budget X
g PRUEBAS DE ENTREGAS
102220 95 01 c PRUEBAS DE ENTREGA MATERIALES ENVIADOS 1 4 X
i Guías De Transporte Férrea X
i Guías De Transporte Terrestre X
g REGALIAS
102220 97 01 c CALCULO DE IMPORTACIONES PARA PAGO DE REGALIAS 5 15 X
i Estimado De Importaciones X
i Regalías Reales X
i Soportes Para Calculo De Regalías X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 173 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 01 c CONSOLIDADOS DE PAGOS DE IMPORTACIONES 1 9 X
i Resumen De Pago X
i Archivo De Pagos Anuales X
i Archivos Mensuales Por Administración X
i Ordenes De Pago X
i Autorizaciones Internas De Pago De Intereses De Mora/Sanciones X
i Validación De Datos Para Pago X
i Recibos Oficiales De Pago X
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 09 c CONTROL DE CONSUMO ALIMENTACIÓN CONTRATISTAS 3 0 X
i Soportes del contratista de alimentación X
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 10 c CONTROL DE INSUMOS PRODUCTOS 1 9 X
i Cuadro de consumo producto CIP 6-12 X
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 12 c CONTROL DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS 2 0 X
i Control de radicaciones X
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 14 c CONTROL DE VEHICULOS DE TRANSPORTE NACIONAL 3 0 X
i Reporte Diario De Ubicación De Vehículos Tsp X
i Reporte De Ubicación Vehículos Tescarga X
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 38 c REGISTRO DE CONTRATOS 5 0 X
i Registro de contratos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 174 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REGISTRO Y CONTROL
102220 98 39 c REGISTRO DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACION PERSONAL EN ADUANAS 1 9 X
i Formularios De Vinculación X
i Formularios De Desvinculación X
i Archivos Xml Para Transmisión X
i Documentos Soporte De La Vinculación X
g REPORTES
102220 102 08 c REPORTES DE AUDITORIA DE VIAJES 2 0 X
i Tabla De Fletes Semanal x
i Utilización Fr Y Dn x
i Viajes Despachados Sin Onsite x
i Viajes Sin Fecha Y Sin Onsite x
i Waybills Sin Viajes x
i Auditoria Del Helpdesk x
i Auditoria De Fechas x
i Discrepancias Abiertas x
g REPORTES
102220 102 15 c REPORTES DE CONTRATISTAS 5 0 X
i Reporte de contratistas por áreas y horas trabajadas X
g REPORTES
102220 102 16 c REPORTES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A CICLO Y KPIS 5 0 X
i Reporte De Importaciones Por Freight Code x
i Reporte De Mrs Superior A 3 Dias x
i Ciclo Logística Pbv x
i Recibos Onsite Bodega Pbv x
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 175 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Recibos Offsite Mayor A 9 Dias x
g REPORTES
102220 102 24 c REPORTES DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO ENTRE BODEGAS 3 0 X
i Reporte De Sigcor - Recoff Transportadora E8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 176 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REPORTES
102220 102 38 c REPORTES DE SEGUIMIENTO DE LA CARGA 2 0 X
i Reporte De Emergencias x
i Qty Missmatch (Bo Y Sigcor) x
i Ítems Aéreos x
i Ordenes Abiertas x
i Ordenes Con Errores x
i Ordenes Abiertas De Equipos x
i Ordenes Abiertas Exw x
i Ordenes Abiertas Retie x
i Recibos Directos x
i Reporte De Dhl x
i Ordenes Abiertas Textiles Y Manufacturas x
i Waybills Maquinaria Amarilla x
i Waybill Manufacturas, Textiles Y Calzado x
i Inventario Llantas Y Nitrato x
i Viajes No Onsite x
i Cotización Dhl x
i Ordenes Abiertas Dhl x
i Reporte De Emergencias x
g SEGUIMIENTOS
102220 106 04 c SEGUIMIENTOS A TRATADO DE LIBRE COMERCIO 1 9 X
i Ahorros Por Tlc X
i Presentaciones X
i Análisis De Impacto X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 177 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Jenny Velandia
CODIGO DEPENDENCIA: 102220 Ricardo Juliao
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g SEGUROS
102220 109 01 c POLIZAS DE SEGUROS 1 4 X
i Certificados De Seguros Anuales X
i Reportes De Seguros X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
102220 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Procedimientos De La División X
i Mapas De Proceso De La División X
i Manuales X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 178 DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102230 02 09 c ACTAS DE DECLARATORIAS BAJA DE MATERIALES 2 3 X
i Formato aprobación para dar de baja material identificado por la operación X
g ACTAS
102230 02 44 c ACTAS DE INSPECCIONES DE POLVORINES 1 9 X
i Acta de inspección polvorines X
i Acta de auditoria X
i Acta de revista X
g CERTIFICACIONES
102230 21 03 c CERTIFICACIONES DE CALIDAD ELEMENTOS 2 3 X
i Certificados de calidad para elementos de izaje y carga X
g CONTRATOS
102230 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Formato contratación X
i Debida diligencia X X
i Formato anticorrupción X X
i Acta de inicio X
i Comunicación X
i Prefacturas X
i Actas de pago X
i Otros si X
i Notificación de cierre de contrato X
i Paz y salvo X
i Evaluación final X
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
CODIGO DEPENDENCIA: 102230
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 179 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
CODIGO DEPENDENCIA: 102230
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
102230 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Formato contratación X
i Debida diligencia X X
i Formato anticorrupción X X
i Acta de inicio X
i Comunicación X
i Prefacturas X
i Actas de pago X
i Otros si X
i Notificación de cierre de contrato X
i Paz y salvo X
i Evaluaciones anuales X X
i Evaluación final X
g EXPLOSIVOS
102230 54 01 c COMPRAS DE EXPLOSIVOS 2 8 X
i Solicitud para compra de productos y accesorios de voladura X
g EXPLOSIVOS
102230 54 02 c CONCEPTO FAVORABLE 1 9 X
i Solicitud de concepto favorable a indumil - industria militar X
i Concepto favorable X
i Acta X
i Fotocopia cedula personas autorizadas X
i certificado de cerrejón personas autorizadas X
i Permiso anual de uso X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 180 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
CODIGO DEPENDENCIA: 102230
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g FIRMAS AUTORIZADAS
102230 55 01 c FIRMAS AUTORIZADAS PARA SALIDAS DE MATERIALES 2 0 X
i Formato de registro único de firmas autorizadas X
g INFORMES
102230 61 17 c INFORMES DE EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURAS 2 8 X
i Informe mensual Explosivos y accesorios de voladura X
g INVENTARIOS
102230 63 08 c INVENTARIOS EQUIPOS ELECTRONICOS ASIGNADOS 2 0 X
i Lista de equipos electrónicos asignados a la división X
g PERMISOS
102230 79 04 c PERMISOS DE TRABAJOS CRITICOS 1 0 X
i Certificados físicos de calidad X
i Certificados para trabajo en alturas X
g PRUEBAS DE ENTREGAS
102230 95 02 c PRUEBAS DE ENTREGA TRANSPORTE IMPORTADO 2 0 X
i Archivo guías físicas transportador carga importada X
g PRUEBAS DE ENTREGAS
102230 95 03 c PRUEBAS DE ENTREGA TRANSPORTE NACIONAL 2 0 X
i Guías físicas transportador carga nacional X
g REGISTRO Y CONTROL
102230 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Registro permisos sindicales X
i Horas extras - formatos que debe firmar el empleado X
i Formato de permisos X
i Formato de vacaciones X
i Formato de evaluaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 181 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
CODIGO DEPENDENCIA: 102230
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
102230 98 30 c CONTROL REMESAS TALLERES RECONSTRUCCION 2 0 X
i Remeses talleres reconstrucción X
g REGISTRO Y CONTROL
102230 98 32 c CONTROL VALES DE COMBUSTIBLES 1 9 X
i Vales entrega combustible X
g REGISTRO Y CONTROL
102230 98 33 c CONTROL VALES SALIDA DE MATERIALES 1 4 X
i Vales entrega de materiales X
g REPORTES
102230 102 04 c REPORTES CONTROL DE RECIBO DE MATERIALES 2 3 X
i Reporte de control de recibo X
g REPORTES
102230 102 13 c REPORTES DE CHEQUEO LOCALIZACIONES 2 0 X
i Reporte de chequeo de localizaciones X
g REPORTES
102230 102 40 c REPORTES DE SUSTANCIAS QUIMICAS CONTROLADAS 2 8 X
i Reporte Diario entradas y salidas de sustancias Químicas controladas X
g SOLICITUDES
102230 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Solicitud X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 182 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
CODIGO DEPENDENCIA: 102230
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g SUSTANCIAS QUIMICAS
102230 114 01 c SUSTANCIAS QUIMICAS CONTROLADAS 2 8 X
i Solicitud de permiso uso sustancias controladas y acceso a Sicoq X
i Certificado de Carencia de informe por trafico de estupefacientes X
i Aceptación permiso uso sustancias contraladas y acceso Sicoq X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 183 DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y OPERACIÓN DE ALMACENES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102240 02 15 c ACTAS DE PAGO SERVICIOS CONTRATADOS 1 9 X
i Actas de pago de servicios contratados X
g ACTAS
102240 02 17 c ACTAS DE REUNIONES CON CONTRATISTAS 2 0 X
i Acta de reunión X
i presentación reunión X
i Formato de asistencia reunión X
g ACTAS
102240 02 21 c ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 3 0 X
i Actas de reunión de Staff X
g ACTAS
102240 02 34 c ACTAS DEL COMITÉ DE RECLAMOS DE CONTRATISTAS 2 0 X
i Relación reclamos generados por contratistas X
i Actas del comité de reclamos X
i soportes de las evaluaciones de los diferentes reclamos X
g ACUERDOS
102240 04 02 c ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD 2 0 X
i Acuerdo de confidencialidad X
g AUDITORIAS
102240 09 06 c AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Informe de auditorias X
i Documentos solicitados para auditorias (carpeta) X
i pma X
g CONTRATOS
102240 33 06 c CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 1 9 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 184 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Contrato X
g CONTRATOS
102240 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Anexo A Alcance de los servicios Revisado X
i Anexo B Condiciones comerciales Revisado X
i Documento principal clausulas estándar del contrato X
i Anexo D Requisitos de salud ambiente y comunidades X
i Anexo E Derechos Humanos X
i Instrucciones a oferentes X
i Información técnica X
i Instructivo BPM - explica oferentes como preparar la documentación X
i Formato análisis de riesgos X
i Formato productos químicos (si aplica ) X
i Anexo 2 información debida diligencia - asegura oferente no tiene antecedentes X
i Estructura de costos X
i Información de salud ocupacional- explica al oferente con que debe cumplir en
materia de integridad operacionalX
i Formato Asistencia visitas de obra X
i Formato de autorización alimentación X
i Permisos de ingreso X
i Reservas aéreas X
i Adendas X
i Correos de inquietudes de los oferentes X
i Correos con las aclaraciones/adendas de Cerrejón X
i Endoso para extensiones de plazos X
i matriz de evaluación técnica revisada X
i Archivo de cantidades y precios a evaluar X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 185 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i plan de evaluación X
i Cambios al plan de Evaluación X
i Formato de Apertura de ofertas (cuando aplica) X
i Cartas de Declinación de ofertas X
i Correos de seguimiento a oferentes que no presentaron oferta X
i Ofertas para modificación de contratos (otrosíes) X
i Archivo de cantidades y precios a evaluar diligenciado con ofertas originales,
nivelaciones y negociaciones/recotizacionesX
i evaluación técnica diligenciada X
i Endosos de gerente- cliente X
i Evaluación de integridad operacional X
i Solicitud de aclaraciones a oferentes X
i Respuestas de oferentes con aclaraciones X
i Evaluación SA8000 X
i Soporte de evaluación de ofertas para modificación de contratos (otrosíes) X
i Plan de Negociación X
i Endoso al plan de negociación X
i Documentación de la negociación X
i Ofertas Negociadas X
i Informe de Seguridad de la empresa a adjudicar X
i Anexo A perfeccionado X
i Anexo B perfeccionado X
i Documento principal perfeccionado X
i Anexo C perfeccionado X
i Anexo E perfeccionado X
i Presentaciones al MC X
i Soportes de las Evaluaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 186 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Recomendación de adjudicación X
i Calculo del valor a adjudicar X
i Notificaciones a oferentes no ganadores y ganador X
i Aprobación de la adjudicación X
i Otrosíes perfeccionados X
i Soporte de ahorros X
i Anexo 2 diligenciado por los oferentes X
i Cámara de comercio X
i Certificado de composición accionaria X
i Debida diligencia aprobada X
i Listado aliados de negocio X
i Anexo A perfeccionado y endosado X
i Anexo B perfeccionado y endosado X
i Documento principal perfeccionado y endosado X
i Anexo C perfeccionado y endosado X
i Anexo E perfeccionado y endosado X
i Endoso Jefe de división y Legal X
i Notificaciones a Oferentes ganadores X
i otrosíes perfeccionados y endosados X
i Anexo D perfeccionado X
g ESTUDIOS
102240 50 03 c ESTUDIOS DE MERCADOS 2 0 X
i informe de Screening de Achilles (contratista Screening) X
i Evaluación financiera y capacidad legal X
i Informe de Visitas a Empresas (si Aplica) X
i Brochures de las diferentes empresas X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 187 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INDICADORES
102240 60 01 c INDICADORES DE GESTION 3 0 X
i Reporte ONS/ANS de cumplimiento de cronogramas de contratos nuevos y otrosíes X
i KPI's de la división X
i ONS/ANS de la división X
g PLANES
102240 81 03 c PLANES DE APROVISIONAMIENTO 2 0 X
i Plan de aprovisionamiento X
i Modificaciones al plan de aprovisionamiento X
g PLANES
102240 81 08 c PLANES DE COMPRAS Y CONTRATACION 2 0 X
i Estrategias planeadas por departamento X
i presentación al MC (comité de presidencia) X
g PROPIEDAD INTELECTUAL
102240 91 01 c PROPIEDAD INTELECTUAL DE PROVEEDORES 5 15 X
i Listado actualizado proveedores propiedad intelectual X
g PROYECTOS
102240 94 08 c PROYECTOS TEMPORALES 2 8 X
i Riesgo jurídico laboral X
i Migración a elipse (actualizaciones) X
i Mejoramiento de BPM X
i Gestión documental X
i Clima laboral X
g REGISTRO Y CONTROL
102240 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Formato de solicitud de Vacaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 188 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REGISTRO Y CONTROL
102240 98 31 c CONTROL REVISIONES CRUZADAS DE CONTRATOS 3 0 X
i Archivo muestra de contratos a revisar (distribución de casos) X
i Formato de revisión cruzada para contratos nuevos (témplate) X
i Formato de revisión cruzada para otrosíes (témplate) X
i Formatos de revisión cruzada para contratos nuevos diligenciados X
i Formatos de revisión cruzada para otrosíes diligenciados X
i informe final de revisiones cruzadas X
i Correos de aclaraciones de las revisiones X
g SEGURIDAD DE LA INFORMACION
102240 107 01 c ACCESO APLICATIVOS 2 0 X
i Formato acceso a elipse y BPM X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
102240 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i DOAG X
i Guía de subdelegación X
i Manual de compras y contratos X
i Procedimientos e instructivos X
g SOLICITUDES
102240 113 03 c SOLICITUDES DE CONTRATACION 1 0 X
i Presupuesto de control X
i Plantilla anexo A X
i Plantilla Anexo B X
i Formato Análisis de riesgos X
i Cronograma del proceso X
i Matriz de evaluación técnica X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 189 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO DEPENDENCIA: 102240
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Página 190 DIVISIÓN DE CONTRATOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
102300 02 12 c ACTAS DE JUNTA DE CAMBIOS 5 15 X
i Acta de Juntas de Cambios X
g ACTAS
102300 02 25 c ACTAS DE REVISION TECNICA 5 15 X
i Acta de Revisión Técnica X
g ACTAS
102300 02 27 c ACTAS DEL COMITÉ DE ARQUITECTURA - TECNICO 5 15 X
i Actas de Comité de Arquitectura - Técnico X
g ACTAS
102300 02 36 c ACTAS DEL COMITÉ DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN 5 15 X
i Actas de Comité de T.I - Económico X
g AUDITORIAS
102300 09 06 c AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Reporte de Auditoria X
i Planes de Acción de Hallazgos de Auditorias X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
102300 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de Seguridad X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
CODIGO DEPENDENCIA: 102300
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 191 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
CODIGO DEPENDENCIA: 102300
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
102300 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Acta de inicio X
i Acta de pago X
i Plan de administración X
i Apéndice del contrato X
i Seguimiento seguridad X
i Informe X
i Comunicación X
i Acta de liquidación X
g EQUIPOS TECNOLOGICOS
102300 47 01 c CUSTODIAS DE EQUIPOS TECNOLOGICOS 2 3 X
i Formato de Custodio de Equipo X
g INFORMES
102300 61 18 c INFORMES DE GESTION 2 3 X
i Informe Mensual de Controles TI X
g INFORMES
102300 61 30 c INFORMES DE PRUEBAS DE VULNERABILIDAD 2 3 X
i Informe de Pruebas de Vulnerabilidades X
i Informe de Pruebas de Ethitical Hacking Test - Simulacros de Ataques Cibernéticos X
g PLANES
102300 81 23 c PLANES ESTRATEGICOS DE TECNOLOGIA 5 15 X
i Registro de Iniciativas X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 192 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
CODIGO DEPENDENCIA: 102300
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PLANES
102300 81 27 c PLANES DE RECUPERACION DE DESASTRES 2 3 X
i Pruebas de DRP (Plan de Recuperación de Desastres) X
g REPORTES
102300 102 01 c REPORTES DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS DE T.I 2 3 X
i Bitácora de centros de Computo X
i Reporte de Disponibilidad X
g REPORTES
102300 102 02 c REPORTES ANTIVIRUS 2 3 X
i Reporte de Antivirus X
g REPORTES
102300 102 06 c REPORTES DE ANALISIS DE RIESGOS 2 3 X
i Análisis de Riesgos TSE/ISRMP X
i Análisis de Riesgos SAAS SSAE16 X
g REPORTES
102300 102 34 c REPORTES DE REVISION DE LOGS DE SERVIDORES 2 3 X
i Revisión de Logs SOLARIS - LINUX X
i Fuente de Logs Servidores Unix /solaris Criticidad Alta y Media X
i Consolidado de Revisiones Diarias X
g REPORTES
102300 102 35 c REPORTES DE REVISION DE LOGS DE BASE DATOS 2 3 X
i Fuente de Logs - Bases de Datos Oracle Criticidad Alta y Media X
i Consolidado de Revisiones Diarias X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 193 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
CODIGO DEPENDENCIA: 102300
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REPORTES
102300 102 36 c REPORTES DE REVISION DE LOGS DE ELIPSE 2 3 X
i Fuente de Logs - RAMS X
i Consolidado de Revisiones Diarias X
g REPORTES
102300 102 37 c REPORTES DE REVISION DE LOGS DE SISTEMAS OP WINDOWS 2 3 X
i Fuente de Logs (diaria) -Servidores Windows Criticidad Alta y Media X
i Consolidado Revisiones diarias X
i Fuente de Logs - Internet X
i Consolidado de Revisiones Internet X
i Soportes Revisión Internet X
i Cuentas administradoras locales estaciones X
i Soporte Revisión Admón. Local Estaciones X X
i Cuentas administradoras locales servidores X
i Soporte Revisión Admón. Local Servidores X X
i Grupos Especiales Dominio Cerrejón X
i Soporte Revisión Grupos Especiales X
g SEGURIDAD DE LA INFORMACION
102300 107 02 c ANALISIS DE RIESGOS DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 2 3 X
i Formato de Aceptación de Riesgos X
i Informe de Monitoreo de Aceptación de Riesgos X
g SEGURIDAD DE LA INFORMACION
102300 107 03 c INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION 2 3 X
i Reporte de Incidentes de seguridad X
i Reporte de Incidentes de Seguridad de la Información X
g SOLICITUDES
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 194 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
CODIGO DEPENDENCIA: 102300
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
102300 113 06 c SOLICITUDES GESTION DE CAMBIOS DE T.I. 2 0 X
i Solicitud de Gestión de Cambios X
g SOLICITUDES
102300 113 10 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Facturas de Taxi X
i Ordenes de Pago y recibido conforme X
i Soporte de restaurante X
i Excepción administrativa X
i Soporte de Pedido Vales de dotación X
i Copias de Incapacidades o memos remisorios X
i Solicitud de Aprobación X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 195 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
103010 02 21 c ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 3 0 X
i Acta Reportes staff VP X
g ACTAS
103010 02 23 c ACTAS DE REUNIONES RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 3 7 X
i Acta X
g ACTAS
103010 02 42 c ACTAS DEL COMITÉS DE VOLADURAS 5 15 X
i Presentación estrategia para el abordaje del impacto de las voladuras X
i Mensajes claves para la socialización de la primera Fase del Estudio X
i Presentación para la Presidencia con la estrategia de socialización hacia
Autoridades LocalesX
i Informes de socialización del estudio X
g AUDITORIAS
103010 09 04 c AUDITORIAS DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO SOCIAL 3 7 X
i Planes de auditorías X
i Listas de chequeo de auditorías internas X
i Sistema de calificación de cumplimiento de estándares X
i Listas de chequeo X
i Informes de auditorías X
i Planes de mejora para cierre de hallazgos X
i Reportes de monitoreo de cierre de hallazgos X
i Reportes de resultados de sistema de Aseguramiento Social X
g BOLETINES
103010 16 01 c BOLETINES DE PROMOCION Y DIVULGACION LABOR SOCIAL 3 0 X
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 196 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Boletín X
i Comunicados internacionales X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 197 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
103010 19 03 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN PROMOCIÓN EN DERECHOS
HUMANOS1 4 X
i Plan de Capacitaciones en Derechos Humanos, Estándares Sociales y
Responsabilidad Social CorporativaX
i Informes sobre capacitaciones en DDHH a Cerrejón y Empresas Contratistas X
i Presentación sobre inducción a la Compañía para empleados nuevos X
i Curso Virtual/Diplomado en DDHH y Empresas X
i Propuesta de contenidos Video sobre DDHH y Empresas X
i Mailer bimensual sobre Derechos Humanos y Empresas X
i Mailer fechas especiales Derechos Humanos en el Mundo X
i Estudio de Riesgos e Impactos en DDHH X
i Propuesta para celebración del Día Internacional de los DDHH X
g DEBIDA DILIGENCIA
103010 36 02 c DEBIDA DILIGENCIA EN DERECHOS HUMANOS 3 7 X
i Estudio sobre integración de Riesgos en DHH al Sistema de Riesgos de Cerrejón X
i Propuesta interna de integración de Riesgos X
i Plan de Acción sobre medidas de Manejo frente a Impactos en DDHH X
i Informes de seguimiento al cumplimiento del plan de acción X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 198 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g EVALUACIONES
103010 51 01 c EVALUACIONES DE IMPACTO SOCIAL 5 0 X
i Propuesta de Evaluación de Impacto Social X
g INDICADORES
103010 60 01 c INDICADORES DE GESTION 3 0 X
i Sistema de Seguimiento y monitoreo de procesos X
i Reportes de cumplimiento de indicadores por procesos X
g INFORMES
103010 61 05 c INFORMES DE ANÁLISIS DE ESTÁNDARES SOCIALES 3 0 X
i Análisis del Consentimiento Previo X
i Libre e Informado en el ICMM X
i Legislación y Jurisprudencia en Colombia X
i Análisis informe del Centro CREER sobre empresas mineras y DDHH X
i Propuesta de mejoramiento X
i Propuesta de actualización/adopción de nuevas iniciativas o estándares sociales X
g INFORMES
103010 61 16 c INFORMES DE EVALUACION DE PROGRAMAS DE IMPACTO SOCIAL 5 0 X
i Evaluación de resultados del Programa X
i Propuesta de los criterios de éxito de los Proyectos Productivos implementados en el
marco del ProgramaX
i Informe de los factores que han contribuido al éxito de los Proyectos Productivos
implementados en el marco del ProgramaX
i Propuesta de la implementación del Marco Social X
g INFORMES
103010 61 19 c INFORMES DE GESTIÓN DE OTROS IMPACTOS 3 7 X
i Propuesta de poblaciones sujetas al estudio epidemiológico X
i Propuesta de manejo de quejas para el área de Reasentamientos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 199 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g INFORMES
103010 61 23 c INFORMES DE MONITOREO DE GRUPOS DE INTERES INTERNACIONALES 3 7 X
i Informe semanal de noticias internacionales X
i Informes mensual internacionales X
i Resultados de visitas internacionales X
i Reportes mensuales de medición de grupos de interés a nivel internacional X
i Informes de terceros X
g INFORMES
103010 61 29 c INFORMES DE PLANEACIÓN SOCIAL 3 7 X
i Informes semanales para el comité de presidencia X
i Informes mensuales a accionistas X
i Reporte estrategia corporativa de la VP: Fortalecer relacionamiento con rama judicial
y legislativaX
i Informe de ejecución y avances en el fortalecimiento de la cadena de suministro X
i Reporte de monitoreo en el cumplimiento de la planeación de la VP X
g INVENTARIOS
103010 63 05 c INVENTARIOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN SOCIAL 5 0 X
i Inventario de Proyectos X
g PLANES
103010 85 15 c PLANES DE MITIGACIÓN Y COMPENSACIÓN DE DAÑOS A COMUNIDADES 3 17 X
i Documento Área de Influencia en la Línea Férrea X
i Matriz de comunidades del AI X
i Análisis Informe de TRUST sobre PMAI X
i Plan de Acción para el cierre de brechas encontradas X
i Informe sobre impactos sociales y culturales no identificados X
g PLANES
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 200 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
103010 81 18 c PLANES DE PROVISIÓN SOCIAL - CIERRE DE MINA 3 7 X
i Plan de provisión social - cierre de mina. X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 201 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PLANES
103010 81 20 c PLANES DE RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 3 7 X
i Fichas de relacionamiento con grupos de interés a nivel internacional X
i Mapeo de grupos de interés a nivel internacional X
i Directorio de grupos de interés a nivel internacional X
i Estrategia de grupos de interés a nivel internacional X
i Plan de acción con grupos de interés a nivel internacional X
i Monitoreo de grupos de interés internacionales X
i Agendas de visitas a nivel internacional X
i Documentos de soporte (Mensajes claves) X
i Alertas por correo electrónico de grupos de interés internacionales X
g POLÍTICAS
103010 84 01 c POLÍTICAS DE DERECHOS HUMANOS 3 7 X
i Política de derechos humanos de Cerrejón X
g PROGRAMAS
103010 90 01 c PROGRAMAS DE ASEGURAMIENTO SOCIAL 1 9 X
i Programa X
g RELACIONAMIENTO SOCIAL
103010 101 01 cMATRIZ DE CRITERIOS PARA PRIORIZACION DE MESAS DE
RELACIONAMIENTO3 0 X
i Matriz con criterios para la priorización de las mesas X
g RELACIONAMIENTO SOCIAL
103010 101 02 c MATRIZ DE IMPACTOS Y MEDIDAS DE MANEJO DE RELACIONAMIENTO 3 0 X
i Tabla de Impactos y medidas de manejo de Cerrejón X
g SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 202 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
CODIGO DEPENDENCIA: 103010
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
103010 112 01 c DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3 0 X
i Guía metodológica para la Evaluación de Impacto de los proyectos de inversión
social de CerrejónX
i Plantilla para la tabulación de los datos de Línea de Base Social de los
Reasentamientos X
i Plantilla para la tabulación de los datos asociados a los criterios de éxito de los
Proyectos Productivos implementados en el marco del Programa de X
i Propuesta de indicadores sociales para el levantamiento de la Línea de Base Social
de las comunidades del AID-LIFE X
i Documentación del Sistema de Gestión Social de la Vicepresidencia de Asuntos
públicos (Manuales, procedimientos, guías, instructivos)X
i Manual de Aseguramiento Social X
i Principios integrados y alineados con estándares de la IFC y el ICMM de la nueva
estrategiaX
i Documento de criterios de impactos, compensaciones y contribución al desarrollo X
g SOLICITUDES
103010 113 05 c SOLICITUDES DE RELACIONAMIENTO INTERNACIONAL 3 7 X
i Cartas a ONG internacionales y nacionales X
i Respuestas a ONG internacionales y nacionales X
i Respuestas a Clientes internacionales X
i Respuestas a organizaciones internacionales X
i Respuestas a otros grupos internacionales X
i Respuestas a correos electrónicos X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 203 DIVISIÓN DE ESTÁNDARES Y ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
103020 02 22 c ACTAS DE REUNIONES MESAS DE DIALOGOS 5 15 X X
i Acta X
i Soportes X
g ACTAS
103020 02 45 c ACTAS DE REUNIONES ENTES GUBERNAMENTALES 1 9 X
i Actas Reuniones Entes Gubernamental X X
g ACTAS
103020 02 47 c ACTAS REUNIONES CON COMUNIDADES 5 15 X X
i Acta de reunión X
i Acta de entregas X
g ACTAS
103020 02 48 c ACTAS REUNIONES CON COMUNIDADES WAYUU 5 15 X X
i Actas Reuniones comunidades X
i Inspecciones visitas a vía férrea X
g AUDITORIAS
103020 09 01 c AUDITORIAS DE CONVENIOS 2 8 X
i Informe de auditorias X
g CASERIOS
103020 21 01 c EXPEDIENTES DE CASERIOS 5 15 X X
i Documentos creación caseríos X
g COMUNIDADES
103020 29 01 c COMUNIDADES NO INDIGENAS 5 15 X X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Página 204 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Convenios (solicitudes, perfiles de proyectos, soportes de donación, actas,
emprendimientos) X
i Unidad móvil X
i Debidas diligencias X
i Programa de fortalecimiento cultural X
i Fecodemigua(comunidad) es una comunidad X
i Correspondencias(varias) X
i Inversión social X
i Mantenimientos de Vías X
i Proyectos intermediación X
i Relacionamientos comunidades legalización facturas X
g COMUNIDADES
103020 29 02 c COMUNIDADES WAYUU 5 15 X X
i Protocoló de Relacionamiento X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Página 205 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
103020 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Debida diligencia X
i Acta de inicio X
i Informe X
i Otro si X
i Acta de pago X
i Acta de liquidación X
g CONVENIOS
103020 35 01 c CONVENIOS INSTITUCIONALES 1 9 X
i Convenio X
i Acta de finalización X
i Propuesta X
i Debida diligencia X
i Acuerdo de voluntades X
i Acta de inicio X
i Acta de reunión X
i Informe X
i Seguimiento convenio X
i Acta de finalización X
g DERECHOS HUMANOS
103020 40 01 c PRINCIPIOS EN SEGURIDAD Y DERECHOS HUMANOS 5 16 X X
i Quejas de la comunidad en contra la fuerza publica X
i Implementación del estándar X
i Listado de asistencia en capacitaciones X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 206 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Encuesta X
i Mesa de diálogos (reuniones temas tratados con la comunidad, la fuerza publica y la
vigilancia)X
g DONACIONES
103020 42 01 c CONTROL ENTREGA DE DONACIONES 5 15 X
i Actas de entrega de donación X
g DONACIONES
103020 42 02 c SOLICITUDES DE DONACIONES COMUNIDADES 2 0 X
i Solicitudes de patrocinio X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 207 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g ENTIDADES GUBERNAMENTALES
103020 46 01 c INFORMES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 1 19 X
i Reportes a entidades del Gobierno (documentos cerrejón ) X
g INVENTARIOS
103020 63 02 c INVENTARIOS DE COMUNIDADES 5 16 X X
i Actos vandálicos X
i Vidas salvadas (Línea Férrea) X
i Ventas de licor (puntos de perturbación) X
i Cementerios (Área de Influencia) X
i Tecnoguajira X
i Rancherías X
i Huertas X
i Municipios(departamento de La Guajira) X
i Entrega de cualquier cosa de valor X
i Escuelas del área de influencia X
g PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
103020 80 01 c PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE COMUNIDADES 1 9 X
i Quejas y reclamaciones X
g PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
103020 80 02 c PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS 2 0 X
i Quejas de la comunidad empleados y contratistas X
g PREDIOS
103020 86 01 c EXPEDIENTES DE PREDIOS 5 15 X X
i Registro de compras de predios X
i Escrituras (predios) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 208 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
CODIGO DEPENDENCIA: 103020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PROGRAMAS
103020 90 03 c PROGRAMAS DE GENERACION DE CONFIANZA 1 9 X
i Programa X X
g PROYECTOS
103020 94 07 c PROYECTOS PRODUCTIVOS CON COMUNIDADES 1 9 X
i Proyectos Productivos X X
i Comunicación X X
i Registro fotográficos X X
i Reuniones con la Comunidades X X
i Visitas a miembros de las comunidades X X
i Mapas X X
i Videos (Reuniones con las distintas comunidades en área de influencia) X X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 209 DIVISION DE ASUNTOS INSTITUCIONALES Y COMUNIDADES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CONTRATOS
103030 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 103030
DEPENDENCIA: DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 210DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 103030
DEPENDENCIA: DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
103030 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X
i Invitación a presentar oferta X
i Apertura de ofertas X
i Testigo del Cerrejón X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 211DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 103030
DEPENDENCIA: DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 212DIVISION DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - ASUNTOS PUBLICOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ALIADOS ESTRATEGICOS
103040 05 01 c ALIADOS ESTRATEGICOS PROYECTOS DE INVESION SOCIAL 2 0 X
i Comunicación X
i Lista de aliados X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
103040 19 06 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS INTERNOS GENERALES 3 0 X
i Programa de Entrenamiento X
i Lista de asistencia X
g COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
103040 27 01 c COMUNICACIÓN EN MEDIOS INTERNOS 3 0 X
i Comunica X
i Carteleras físicas X
i Carteleras digitales X
i Programación de radio cerrejón X
i Revista 90 días X
g COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
103040 27 02 c COMUNICACIÓN EN REDES SOCIALES 2 8 X
i Comunicación X
g COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
103040 27 03 c IMAGEN CORPORATIVA 5 15 X
i Manual de imagen X
i Uso de imagen Corporativo X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 103040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 213 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 103040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g ESTUDIOS
103040 50 02 c ESTUDIOS DE MARCA Y REPUTACION 2 8 X
i Estudio X
g EVENTOS
103040 52 01 c EVENTOS ESTRATEGICOS 2 8 X X
i Reunión X
i Programa X
i Lista de asistencia X
g INFORMES
103040 61 22 c INFORMES DE MONITOREO DE COMUNICACIONES 2 0 X
i Informe de monitoreo diario de prensa, también mensuales X
i Informes de análisis X
i Reporte de impacto en redes sociales X
i Informes de verificación del informe de sostenibilidad X
g INFORMES
103040 61 32 c INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS 5 15 X
i Generación de contenidos corporativos X
i Entrenamiento de voceros X
i Gestión con detractores X
i Respuesta a grupos de interés X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el archivo de
gestión y en el archivo central, se seleccionará aquellos eventos
que se consideren históricos para CARBONES DEL CERREJON
LIMITED, se garantiza la preservación de la información por medio
de la digitalización y la preservación de los documentos
electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 214 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 103040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g INFORMES
103040 61 34 c INFORMES DE SOSTENIBILIDAD 5 15 X X
i Informe de sostenibilidad X
g PLANES
103040 81 05 c PLANES DE CERCANIA 3 0 X
i Plan X
i Notas de reunión X
i Registro fotográfico X
g PLANES
103040 81 12 c PLANES DE MANEJO DE CRISIS 2 0 X
i Plan manejo de crisis X
g PLANES
103040 81 21 c PLANES ESTRATEGICOS DE COMUNICACIONES 3 0 X
i Estrategia de comunicación X
i Seguimiento Estrategia de comunicación X
g PREMIOS
103040 87 01 c PREMIOS CERREJON 5 15 X
i Programa X
i Lista de asistencia X
g PROYECTOS
103040 94 02 c PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL 2 8 X
i Proyecto X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales
Página 215 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 103040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g PUBLICIDAD Y MERCADEO
103040 96 01 c CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN 5 15 X
i Solicitud del cliente interno (nota de outlook o resultado de una reunión) X
i Brief X
i Propuesta grafica X
i Solicitudes de cambio a la propuesta X
i Arte final X
i Material impreso X
i Material digital X
i Material pop X
i Mensajes claves X
g PUBLICIDAD Y MERCADEO
103040 96 02 c PAUTAS PUBLICITARIAS 5 15 X
i Pautas X
i Cuña radial X
i Testimonio X
g RELACIONAMIENTO SOCIAL
103040 101 03 cMODELO DE ANALISIS Y HERRAMIENTA DE GESTION CON GRUPOS DE
INTERES2 8 X
i Agenda de relacionamiento de asuntos públicos X
i Medios de comunicación nacional e internacional X
g SOLICITUDES
103040 113 04 c SOLICITUDES DE PARTICIPACION EN EVENTOS Y PATROCINIOS 2 0 X
i Solicitud X
i Respuesta X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 216 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
CODIGO DEPENDENCIA: 103040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g VISITANTES
103040 118 01 c CONTROL DE VISITANTES 2 8 X
i Autorización X
i Fotos X
i Encuestas de percepción X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 217 DIVISIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS Y COMUNICACIONES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
103100 01 02 c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X
i Acción deTutela X
i Poder X
i Investigacción X
i Sentencia X
i Recurso X
g CONSULTA PREVIA
103100 32 01 cCONSULTA PREVIA PARA DESARROLLO DE PROYECTOS, OBRAS O
ACTIVIDADES (POAs)5 15 X X
i Solicitud consulta previa X
i Formato ruta metodologica X
i Convoctoria X
i Fallo Judicial X
i Acta reunion X
i Memorias X
g INFORMES
103100 61 01 c INFORMES DE SEGUIMIENTO NUEVAS INICIATIVAS 5 15 X
i Formato informe de seguimiento de VPAP&C X
g PROYECTOS
103100 94 04 c PROYECTOS DE RELACIONAMIENTO Y GESTION SOCIAL 5 15 X
i Acta X
i Registro de asistencia X
i Formato de socializacion X
i Informe X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL
CODIGO DEPENDENCIA: 103100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Página 218 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL
CODIGO DEPENDENCIA: 103100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
103100 98 27 c CONTROL GASTOS PROVISIONES DE TUTELAS 2 0 X
i Informe de gastos X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 219 DEPARTAMENTO DE GESTION SOCIAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
103200 02 33 c ACTAS DEL COMITÉ DE REASENTAMIENTOS 5 15 X X
i Acta X
i Soportes X
g CONTRATOS
103200 33 03 c CONTRATOS DE COMODATOS 1 19 X
i Solicitud de Comodatos X
i Respuesta a Solicitud X
i Terminación de Comodatos X
i Visitas a Comodatos X
i Reporte visita a predios X
g CONTRATOS
103200 33 07 c CONTRATOS DE SERVIDUMBRES PREDIALES 5 0 X X
i Contrato X
i Escrituras X
i Contratos de Posesión X
i Otrosí X
i Debida diligencia X
i Certificados de Tradición X
i Paz y Salvo X
i Planos X
i comunicaciones entre partes X
i Avalúos X
i Estudios Jurídicos X
i Reporte visita X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 103200
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 220 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 103200
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Respuesta a solicitud X
g DERECHOS DE PETICION
103200 39 01 c DERECHOS DE PETICION 2 8 X
i Derecho de petición X
i Solicitud X
i Respuesta X
g PREDIOS
103200 86 01 c EXPEDIENTES DE PREDIOS 5 15 X X
i Solicitud de compra de predios X
i Respuesta a solicitud X
i Escrituras X
i Contratos de Posesión X
i Otrosí X
i Certificados de Tradición X
i Paz y Salvo X
i Planos X
i Debida diligencia X
i comunicaciones entre partes X
i Avalúos X
i Derecho de petición X
i Estudios Jurídicos X
i Reporte visita X
i Reporte visita a predios X
g PROYECTOS
103200 94 09 c PROYECTOS DE POST RESEANTEMIENTOS 5 15 X
i Proyecto X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 221 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
CODIGO DEPENDENCIA: 103200
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
i Contrato y/o acuerdo X
i Planos X
i Cronograma X
i Informe seguimiento / reporte de visita X
i Pago / Desembolso X
i Reporte de interventoría X
i Acta de reunión X
g PROYECTOS
103200 94 10 c PROYECTOS PRODUCTIVOS DE RESEANTEMIENTOS 5 15 X
i Propuestas X
i Contrato y/o acuerdo X
i Informe seguimiento / reporte de visita X
i Plan de negocios X
i Pago X
i Acta de reunión X
g SOLICITUDES
103200 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Solicitud X
i Respuesta a solicitud X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 222 DEPARTAMENTO DE REASENTAMIENTO Y TIERRAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
104000 02 11 c ACTAS DE FISCALIZACION CONTRATOS MINERAS 2 8 X
i Actas de Seguimientos y fiscalización contratos mineros X
g ACTAS
104000 02 39 cACTAS DEL COMITÉ ESTRATEGICO DE SALUD SEGURIDAD, MEDIO
AMBIENTE Y COMUNIDADES5 15 X X
i Acta X
g ACTAS
104000 02 31 c ACTAS DEL COMITÉ DE PLANEACION ESTRATEGICA 5 15 X
i Acta X
g ACTAS
104000 02 32 c ACTAS DEL COMITÉ DE PROYECTOS 5 15 X X
i Acta X
i Informe Proyectos para Comité de Proyectos con Presidencia (semáforos) X
g ACTAS
104000 02 41 c ACTAS DEL COMITÉ TORC 5 15 X
i Acta x
i Agendas x
i Minutas x
i Presentaciones (TORC) x
i Administración de Acciones x
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
Página 223 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g CONTRATOS
104000 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 224 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g CONTRATOS
104000 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X
i Invitación a presentar oferta X
i Apertura de ofertas X
i Testigo del cerrejón X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 225 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g ENTIDADES GUBERNAMENTALES
104000 46 02 c REPORTES A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 1 19 X
i Reportes de Avance trimestral según requerimiento de la ANM y ANLA X
g ENTIDADES GUBERNAMENTALES
104000 46 03 c REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES GUBERNAMENTALES 1 9 X
i Requerimiento X
i Respuesta X
g INFORMES
104000 61 37 cINFORMES DEL CONTROL DE INCENDIOS Y SELLADOS DE MANTOS DE
CARBON2 8 x
i Informe de gestión del control de incendios y sellado de mantos de carbón X X
g INFORMES
104000 61 41 c INFORMES MINEROS 5 15 X X
i FBM ( Formatos básicos mineros) anuales y semestrales X
i PTI ( Plan de trabajo e inversiones) para la ANM X
i PTO ( Plan de trabajo y obras) Para la ANM X
i APT ( Producción toneladas Anual) para la Comunidad del Cerrejón X
g MODELOS
104000 70 01 c MODELOS DE SIMULACION 2 8 X
i Modelos de Simulación de eventos discretos en Arena-Rockwell x
i Modelos de Simulación en Excel (Modelos financieros, de seguimiento, pronósticos) x
i Presentaciones de resultados x
i Modelos de pronóstico de vida de llantas y combustible SPSS x
i Archivos presentaciones 3D (Simulación en dibujos animados) x
i Material capacitaciones x
i Encuestas de evaluación de proyectos, soportes y capacitaciones x
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 226 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g PLANES
104000 81 01 c PLANEACION ESTRATEGICA 5 15 X X
i RDP Book x
i 5YP Book x
i Actas Seguimiento a la Estrategia x
i Actas Alineamiento Estratégico - Revisión del Marco Estratégico x
i Estudios y Soportes especientos de las áreas x
i Reportes a CZN cerrejón Zona Norte x
g PLANES
104000 81 02 c PLANEACION MINERA 5 15 X
i 5YP Plan y Forecast Trimestral (Anual y Trimestral) X
i Reporte Horas y Volúmenes X
i Reporte de Entrada y Salida de Equipos X
i Reporte de Distancias y Ciclos de Acarreo X
i Reporte De Volúmenes para calculo de Factor de Potencia X
i Reporte Detalle de Calidad ROM y SALES X
i Capitulo Plan Minero del libro oficial del 5YP X
i Life Of Mine - LOM (Anual) X
i Documento Bases de Planeacion X
i Reporte Volúmenes y Productividades X
i Reporte de Horas de operación, entrada y salida de Equipos X
i Reporte Detalle de Calidad ROM y SALES X
i Documento Sign off X
i Life Of Asset - LoA (Bi anual) X
i Documento Bases de Planeacion X
i Reporte de Opciones Evaluadas X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 227 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
i Reporte de Valoración de Opciones X
i Resource Development Potential - RDP (Cuando es requerido) X
i Documento Bases de Planeacion X
i Reporte de Opciones Evaluadas X
i Reporte de Valoración de Opciones X
g PLANES
104000 81 06 c PLANES DE CIERRE DE MINAS 2 18 X
i Estimados provisión financiera e información soporte para auditorias X
i Planes y actualización de planes de cierre de mina X
i Presentaciones para accionistas X
g PLANES
104000 81 26 c PLANES MINEROS EN LAS CANTERAS 2 0 X
i Planes mineros de las canteras X X
g PROGRAMAS
104000 90 02 c PROGRAMAS DE CONTROL DE INCENDIOS 2 0 X
i Programa anual de control de incendios X
g PROGRAMAS
104000 90 06 c PROGRAMAS GESTION INTEGRAL DEL AGUA 5 15 X X
i Documentos de planeación X
i Actas y presentaciones de comités X
i Seguimientos a planes de acción X
i Documentos originados por el desarrollo del plan de acción X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 228 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g PROYECTOS
104000 94 03 c PROYECTOS DE MINERIA E INFRAESTRUCTURA 0 20 X
i Requerimiento del Cliente / Planteamiento preliminar de la Solución. X X
i Documentos de Aplicaciones de Capital y Aprovisionamientos para Gastos X X
i Estudios y Evaluaciones de Impacto Ambiental y Social del Proyecto X
i Diseños Conceptuales y Detallados X
i Documentos de Ingenierías X
i Plano X
i Especificaciones X
i Estudios y Evaluaciones Específicas del Área de Aplicación X
i Informes de Auditorías X
i Informes de Interventorías X
i Actas de Seguimientos generales y Reuniones de Proyectos Minería (proyectos
futuros)X
i Status Report de Proyectos de Minería e Infraestructura y Especiales (D.B Report) X
i Información / Datos tablero de proyectos X
i Información / registros de avance del proyecto (Plan y Actual) X
i Informe CAPEX de Proyectos X
i Informes periódicos de cumplimiento de objetivos (KPIs) relacionados a Proyectos. X
i Projects Forecast Sheet (Control) X
i PQA's Report X
i Permitting Status report X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 229 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
CODIGO DEPENDENCIA: 104000
g REGISTRO Y CONTROL
104000 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Reporte de horas hombre de contratistas VPPP X
i Informe de cumplimiento del plan de observaciones VPPP X
i Informe semanal de cumplimiento HSEC VPPP X
i Reporte de cumplimiento ambiental ICA proyectos X
i Reporte de observaciones en Omovil - OBSINS X
g REPORTES
104000 102 39 c REPORTES DE STATUS DE PERMISOS 2 8 X
i Análisis de probabilidad de escenarios de Licencias & Permisos X
i Informe Permitting para Comité con Presidencia X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 230 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION Y PROYECTOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
110100 02 10 c ACTAS DE ENTREGA EQUIPOS ENSAMBLADOS 2 0 X
i Acta de entrega de equipo ensamblado X
g ACTAS
110100 02 19 c ACTAS DE REUNIONES DE CORRELACION 3 0 X
i Actas de Meeting de Correlación X
g CONCILIACIONES
110100 31 03 c CONCILIACIONES DE FACTOR DE POTENCIA 2 0 X
i Conciliación factor potencia (FP) X
i Diseño de perforación X
i Diseño de cargue X
g INVENTARIOS
110100 63 04 c INVENTARIOS DE POZOS DE AGUAS DESPRESURIZACION 5 15 X
i Base de Datos de Pozos de despresurización X
g MAPAS
110100 68 01 c MAPAS DE MICROMODELOS 3 0 X
i Mapas de Micromodelo X
g MEJORAMIENTO CONTINUO
110100 69 01 c MEJORAMIENTO PROCEDIENTO MINERO 3 0 x
i Presentaciones de resultados de estudios o mejoramientos procesos mineros X
i Seguimiento a los tiempos de ciclos de equipos mineros X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 110100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 231 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 110100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g MODELOS
110100 70 02 c MODELOS GEOLOGICOS 5 5 X
i Modelo Geológico X X
i Acta de entrega X X
i Plan de mejoramiento Hallazgo X X
i Procedimiento de construcción del modelo X X
i Reporte Modelo Geológico X X
g MODELOS
110100 70 03 c MODELOS GEOTECNICOS 5 5 X
i Base de Datos de drenes Horizontales y Verticales X
i Monitoreo de Radares X
i Monitoreo de Prismas X
i Base de Datos de Pernado X
i Conciliación de Diseños de Paredes X
i Reporte de estabilidad de Taludes X
g MODELOS
110100 70 04 c MODELOS HIDROGEOLOGICOS 5 5 X
i Modelo Hidrogeológico x x
g MODELOS
110100 70 05 c MODELOS TOPOGRAFICOS ANUALES 5 15 X
i Levantamiento Topográficos de la mina X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 232 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 110100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g MODELOS
110100 70 06 c MODELOS TOPOGRAFICOS MENSUALES 2 3 X
i Levantamiento Topográficos de la mina X
g MODELOS
110100 70 07 c MODELOS TOPOGRAFICOS QUINCENALES 2 0 X
i Levantamiento Topográficos de la mina X
g PERFORACION
110100 78 01 c POZOS PERFORADOS 5 15 X X
i Descripciones de lo pozos perforados X
g PLANES
110100 81 17 c PLANES DE PERFORACION 5 0 X
i Plan de Perforación Anual X
g PLANES
110100 81 24 c PLANES MENSUALES DE PERFORACION Y VOLADURAS 2 0 X
i Plan mensual de Perforación y Voladura X
g PLANES
110100 81 25 c PLANES MINEROS CORTOS PLAZO 2 0 X
i Documento del plan minero Mensual X
i Documento del plan minero semanal X
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 233 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 110100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g POZOS
110100 85 01 c POZOS DE AGUAS 5 15 X
i Planeacion y seguimiento de Pozos de Despresurización y Piezómetros de Hilo
VibrátilX
i Diseños de Pozos de Despresreuizacion y Piezómetros de Hilo Vibrátil X
i Reporte de Operatividad de Pozos X
i Reporte de Bombeo Anual y Mensual de Agua X
g REGISTROS GEOFISICOS
110100 99 01 c REGISTROS GEOFISICO POR POZO 5 15 X X
i Información de Protección radiológica X X
i Archivos .LAS X
i Calibraciones de Equipos X X
g REPORTES
110100 102 11 c REPORTES DE CALIDAD ASBUILT 2 8 X
i Quality Asbuilt Mensual X
g REPORTES
110100 102 12 c REPORTES DE CALIDAD DEL CARBON 2 8 X
i Reporte de la calidad de carbón X
g REPORTES
110100 102 14 c REPORTES DE CONCILIACIONES DE VOLUMENES DE ESTERIL Y CARBON 1 19 X X
i Reporte de la conciliación volumétrica X
g REPORTES
110100 102 29 c REPORTES DE PERFORACION 2 8 X
i Reportes Mensuales X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización y
preservación de los documentos electrónicos.
Página 234 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 110100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g REPORTES
110100 102 32 c REPORTES DE RECURSOS Y RESERVAS 5 15 X
i Reporte de Recursos y Reservas X
g REPORTES
110100 102 31 c REPORTES DE RECUPERACION DEL CARBON 2 8 X
i Reporte de Recuperación de Carbón X X
g REPORTES
110100 102 33 c REPORTES DE RELEVANTES GEOLOGICOS 1 0 X
i Reporte Diario de Relevantes Geológicos X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 235 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TECNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CERTIFICACIONES
110220 21 02 c CERTIFICACIONES BIAS TESTS 2 8 X
i Certificaciones Bias Test Muestreadores X
g CONTRATOS
110220 22 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE CARBÓN
CODIGO DEPENDENCIA: 110220
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 236 SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE CARBÓN
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE CARBÓN
CODIGO DEPENDENCIA: 110220
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MANTENIMIENTOS
110220 67 04 c MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS Y COMPONTENES 1 0 X
i Plantilla de inspección de áreas y equipos X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 237 SUPERINTENDENTE DE CONTROL DE CALIDAD Y FLUJO DE CARBÓN
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g AUTORIDADES MARINAS
110230 11 01 c COMUNICACIONES CON AUTORIDADES MARINAS 1 9 X
i Oficios recibidos por la autoridad marítima DIMAR X
i Respuestas a la autoridad Marítima DIMAR X
i Autorizaciones y permisos expedidos por la DIMAR X
g CONTRATOS
110230 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 238 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g INFORMES
110230 61 38 c INFORMES DIARIOS DE OPERACIONES 2 0 X
i Informe Diario de Operaciones (incluye cierre de mes) X
g LICENCIAS
110230 66 06 c LICENCIAS OPERACIONES MARINAS 2 18 X
i Archivo control licencias X
i Licencia Pilotos Maestros X
i Licencia Capitanes de Remolcadores X
i Licencia de Maquinistas X
i Licencia de Contramaestres X
i Licencia de marineros X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 239 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g LICENCIAS
110230 66 08 c LICENCIAS OPERCION REMOLCADORAS 2 18 X
i Formulario único de tramites DIMAR X
i Formulario DIMAR de información general y características de la embarcación X
i Carta de Solicitud de trámite de licencia de operación X
i Certificado de clase X
i Certificado nacional de seguridad del equipo X
i Certificado nacional de seguridad de construcción X
i Certificado nacional de seguridad radioeléctrica X
i Automatic Identification System AIS X
i Internacional oil pollution prevention certificate X
i International sewage pollution prevention certificate X
i Statement of conformance for MARPOL 73/78 Annex V X
i Prevention of air pollution certificate of compliance X
i Record of construction relating to energy efficiency X
i Document of compliance X
i Safety management certificate X
i International tonnage certificate X
i Certificado internacional de francobordo X
i Certificado de Bollard Pull X
g LICENCIAS
110230 66 07 c LICENCIAS OPERADOR PORTUARIO 2 18 X
i Información General Compañía X
i Información Financiera Compañía X
i Información Subjetiva X
i Información de equipos X
i Información de infraestructura X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 240 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g LICENCIAS
110230 66 02 c LICENCIAS DE EXPLOTACION COMERCIAL 2 18 X
i Formato de Tramite (F-04-M04-29) X
i Fotocopia Factura Licencia y Pago X
i Certificado actualizado de existencia y representación legal de la sucursal de
sociedad extranjera expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.X
i Certificado de matrícula de la agencia de la empresa ubicada en Uribía, La Guajira X
i Escritura pública de constitución de la sucursal, No. 360 del 5 de febrero de 1975,
contentiva de los estatutos de la sucursal. Se aclara que los estatutos han sufrido X
i Resolución espectro radioeléctrico X
i Tramite distintivo de llamada X
i Certificado de idoneidad X
i Licencia Pilotos X
i Póliza Responsabilidad Civil X
i Resolución 1350 Condiciones Técnicas X
i Documentos Remolcadores & Lanchas X
g LICENCIAS
110230 66 05 c LICENCIAS OPERACIÓN LANCHAS 2 18 X
i Carta de Solicitud de trámite de licencia de operación X
i Formato Inspección DIMAR X
i Certificado nacional de seguridad X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 241 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g OPERACIÓN PORTUARIA
110230 76 01 c BITACORA DE BUQUES 2 18 X
i Carta de nominación por CMC X
i Documentos del Buque a nominar X
i Carta de aceptación de embarque por Cerrejón X
i Documentos de actualizaciones de ETA (Tiempo estimado arribo buque) X
i Carta de solicitud donde el buque reporta todas sus características técnicas
(Documento 120 horas)X
i Plan de cargue para embarque (Agencia Marítima) X
i Documento de noticia de alistamiento por parte del buque X
i Documento elaboración del plan de cargue del volumen de carbón X
i Instrucciones de cargue X
i Documento de demoras en caso de incumplimiento del buque X
i Cerrejón emite carta de seguridad y protección de instalaciones X
i Copia acta de vista autoridades marítimas para dar libre platica X
i Aceptación de la noticia de alistamiento X
i Certificado de Calidad hoja de datos MSDS (Salud Ocupacional - Material Safety
Data Sheet)X
i Declaración de Calidad del carbón para despachar (BY SHIPPER) X
i Form for cargo information (Características especificas del producto) X
i Documento de análisis de humedad X
i Estado de hechos por la agencia marítima X
i Manifiesto de carga X
i Plan de estiba (Carga Oficial de Exportación) X
i Noticia Alistamiento Firmada X
i Copia acta de vista autoridades marítimas para dar libre practica X
i Acta de Buceo (Inspección) X
i Carta para firma de autorización B/L (BILL OF LADING) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 242 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Trimming Tonnage Declaration X
i Notificación terminación de cargue X
i Documento Zarpe (DIMAR) X
i Carta para firma de autorización B/L (BILL OF LADING) X
i Mate's receipt X
i Certificado de bodega limpia (holds cleanlines) X
i Certificado de peso X
i Información de calado de zarpe X
i Reporte de la carta de temperatura X
i Emisión de factura por Serv. Portuarios y otros X
g REGISTRO Y CONTROL
110230 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Registro permisos sindicales X
i Incapacidades X
i Horas extras - formatos que debe firmar el empleado X
i Formato de permisos X
i Formato de vacaciones X
i Formato de evaluaciones X
g REGISTRO Y CONTROL
110230 98 06 c CONTROL DE CARGUE 2 0 X
i Documento Control de Cargue X
g REPORTES
110230 102 45 c REPORTES MANIOBRAS PILOTAJES 3 0 X
i Reporte mensual maniobras y servicio de practicaje X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 243 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENTE DE PUERTO
CODIGO DEPENDENCIA: 110230
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g SOLICITUDES
110230 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Ordenes de pagos empleados X
i Actas de Pago X
i Factura Proveedores X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 244 SUPERINTENDENTE DE PUERTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
110300 02 30 c ACTAS DEL COMITÉ DE INTEGRIDAD OPERACIONAL (CIO) 3 0 X
i Acta de comité CIO X
g ACTAS
110300 02 35 c ACTAS DEL COMITÉ DE RIESGOS FATALES 3 0 X
i Acta de comité riesgos fatales X
g ACUERDOS
110300 04 01 c ACUERDOS DE COMPROMISOS ACUMULACION DE INFRACCIONES 2 0 X
i Retroalimentación personal con acumulación de infracciones X
g AUDITORIAS
110300 09 06 c AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Reportes Auditorias de los accionistas del Cerrejón X
g AUDITORIAS
110300 09 07 c AUDITORIAS INTERNAS DE SEGURIDAD 2 4 X
i Plan de auditoria X
i Informe de auditoria X
i Plan de mejoramiento X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
110300 19 01 c CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN BRIGADAS DE EMERGENCIAS 1 19 X X
i Asistencia a Curso brigada x
i Asistencia a Cursos comunidad x
i Asistencia a Cursos TAES x
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 110300
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 245 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 110300
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CONTRATOS
110300 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 246 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 110300
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g INSPECCIONES
110300 62 02 c INSPECCIONES DE HIDRANTES 0,5 0 X
i Inspecciones CAE X
i Hidrantes X X
g INSPECCIONES
110300 62 07 c INSPECCIONES PREOPERACIONALES DE EQUIPOS DE EMERGENCIA 0,5 0 X
i Registro de inspecciones preoperacionales X
g INSPECCIONES
110300 62 08 c INSPECCIONES PREOPERACIONALES DE VEHICULOS 0,5 0 X
i Inspección detallada de vehículos livianos / medianos FO-SEG-042 X
g REGISTRO Y CONTROL
110300 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Compensatorios X
i Control cambios de turno X
i Horas extras X
g REGISTRO Y CONTROL
110300 98 34 c ENTREGA DE MEDICAMENTOS 2 0 X
i Entrega de medicamentos para la ambulancia y para los centros de emergencia X X
i Recibo de medicamentos para la ambulancia y para los centros de emergencia X X
g REGISTRO Y CONTROL
110300 98 23 c CONTROL ENTREGA DE PACIENTES 2 0 X
i Entrega de pacientes a Coomeva X
g REPORTES
110300 102 05 c REPORTES DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO 3 0 X
i Reporte de accidentes de alto potencial a los accionistas del Cerrejón X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 247 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 110300
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REPORTES
110300 102 47 c REPORTES TURNOS DE EMERGENCIAS 2 0 X
i Minutas X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
110300 111 02 c ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO DE ALTO POTENCIAL 1 19 X X
i Investigación de accidentes / incidentes X
i Carta de reporte extemporáneo X
i Reportes de revisiones realizadas por ARL X
i Reportes Furat / Informe Patronal Forma 38 X
i Registro fotográfico accidentes X
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
110300 111 03 c BRIGADISTAS 2 4 X
i Listado de brigadistas x
i Control de asistencia diaria x
g SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
110300 111 05 c PLANES DE EMERGENCIA 3 0 X
i Simulacro X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
eliminará el soporte Papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 248 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 110300
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g SOLICITUDES
110300 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Solicitudes X
i Requerimientos X
i Comunicación X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 249 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
110400 01 02 c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X
i Acción de tutela X
i Investigación X
i Respuesta X
g ACTAS
110400 02 46 c ACTAS DEL COMITÉ VEEDOR CALIDAD DEL AIRE 5 15 X X
i Acta X
g ANALISIS DE LABORATORIO
110400 07 01 c ANALISIS DE LABORATORIO DE CALIDAD DEL AGUA 2 8 X
i Registro de análisis de laboratorio X
g AUDITORIAS
110400 09 06 c AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION 2 4 X
i Informe de auditoria X
g AUTORIDADES AMBIENTALES
110400 10 01 c INFORMES DE AUTORIDADES AMBIENTALES 2 8 X X
i Informe X
g AUTORIDADES AMBIENTALES
110400 10 02 c REQUERIMIENTOS DE AUTORIDADES AMBIENTALES 2 8 X X
i Requerimiento X
i Investigación X
i Comunicación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Página 250 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g CALIBRACIONES
110400 18 01 c CALIBRACIONES DE EQUIPOS DE CALIDAD DEL AIRE 2 4 X
i Formato de lista de chequeo para la calibración de monitores de calidad del aire FO-GAM-0061 X
g CONCEPTOS
110400 30 01 c CONCEPTOS AMBIENTALES 5 15 X
i Concepto X
g CONSULTA PREVIA
110400 32 01 cCONSULTA PREVIA PARA DESARROLLO DE PROYECTOS, OBRAS O
ACTIVIDADES (POAs)5 15 X X
i Estudio X
i Informe X
i Acta de reunión X
g CONTRATOS
110400 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato x
i Propuesta x
i Pólizas x
i Actas de Reunión x
i Informes x
i Comunicación x
i Soportes para pago de facturas x
i Informes mensuales de seguridad industrial x
i otrosí x
i Listado de tareas críticas por empresa x
i Sistemas de gestión de riesgo
i Pagos parafiscales
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 251 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g ESTUDIOS
110400 50 06 c ESTUDIOS TECNICOS FORESTALES 2 8 X
i Estudio técnico para solicitud permiso Aprovechamiento forestal X
i Estudio técnico para solicitud levantamiento de veda X
g INFORMES
110400 61 07 c INFORMES DE ANALISIS MULTIESPECTRAL 2 18 X
i Informe monitoreo análisis multiespectral X
g INFORMES
110400 61 08 c INFORMES DE CALIDAD DEL AGUA 2 8 X
i registro de dato de campo X
i Informe X
g INFORMES
110400 61 09 c INFORMES DE CALIDAD DEL AIRE 5 15 X
i Reportes a SISAIRE X
i Registros de datos de campo, proceso analítico X
i Reportes climatológicos SIAC y Envirosuite X
g INFORMES
110400 61 13 c INFORMES DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL 5 15 X X
i Informe ICA X
g INFORMES
110400 61 18 c INFORMES DE GESTION 2 0 X
i Informes mensuales internos X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 252 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g INFORMES
110400 61 33 c INFORMES DE RESIDUOS PELIGROSOS 2 18 X
i Informe Respel X
g INFORMES
110400 61 36 c INFORMES DE VOLADURAS 2 8 X
i Informe de voladura X
g INFORMES
110400 61 42 c INFORMES MONITORIEO AREAS EN REHABILITACION 2 18 X
i Informes monitoreo áreas en rehabilitación X
g INSPECCIONES
110400 62 01 c INSPECCIONES AMBIENTALES 3 0 X
i Programa de inspecciones X
i Seguimiento, plan de acción) X
i Plan de acción X
g INVENTARIOS
110400 63 07 c INVENTARIOS DE SUELOS 5 15 X
i Inventario de suelos (bancos de suelos) X
g LICENCIAS
110400 66 01 c LICENCIAS AMBIENTALES 5 15 X X
i Solicitud X
i Licencia ambiental X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 253 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MONITOREOS
110400 72 01 c MONITOREOS BIODIVERSIDAD 2 18 X
i Monitoreo trimestrales de fauna X
i Monitoreos anuales fauna X
i Monitoreos tri anuales Fauna X
i Monitoreos quinquianuales de ecosistemas marinos X
g PERMISOS
110400 79 02 c PERMISOS AMBIENTALES 5 15 X X
i Solicitud X
i Permiso ambiental X
g PLANES
110400 81 07 c PLANES DE COMPENSACION AMBIENTAL 2 18 X X
i Planes de compensación ANLA Corpoguajira X
i Informe de seguimiento semanal y mensual plan de compensación PICA X
i Actas reunión de seguimiento mensual obligaciones de compensación ANLA y
CorpoguajiraX
i Acta reunión mensual seguimiento compensaciones Corpoguajira X
g PLANES
110400 81 13 c PLANES DE MANEJOS AMBIENTALES 5 15 X X
i Plan de manejo ambiental (PMA) X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 254 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PROGRAMAS
110400 90 04 c PROGRAMAS DE REHABILITACION DE TIERRAS 5 15 X
i Monitoreo de áreas de rehabilitación x
i Informes de resultados mensuales x
i Indicadores de rehabilitación x
i Deforestación x
i Plan de largo plazo x
i Provisión de rehabilitación x
i Reporte diario de movimiento de suelos x
i Proyecto agrosilvopastoril x
i Liberación de áreas x
i Geodatabase de rehabilitación x
i Estabilización de suelos x
i Adecuación de tierras x
i Revegetación x
g REPORTES
110400 102 10 c REPORTES DE BIODIVERSIDAD 2 18 X
i Reporte mensual de rehabilitación de fauna X
i Reporte mensual de rescates de fauna X
i Reporte annual de aprovechamiento forestal X
i Reporte annual de gestión del centro de fauna X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 255 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
CODIGO DEPENDENCIA: 110400
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g TASAS RETRIBUTIVAS
110400 116 01 c AUTODECLARACIONES DE TASAS RETRIBUTIVAS 1 19 X
i Auto declaración a autoridad ambiental X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Página 256 DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g BODEGA
111010 15 01 c BODEGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 1 19 X X
i Vales de despacho con numeración X
i Despacho de materiales x
i Dotación salida. Movimiento por fecha x
i Dotación entrada. Movimiento por fecha x
g COMUNICACIONES OFICIALES
111010 28 01 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES INTERNAS 1 4 X
i Memorando X
g CONTRATOS
111010 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 111010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
eliminará el soporte Papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización y la preservación de los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 257 SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 111010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g CONTRATOS
111010 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X
i Invitación a presentar oferta X
i Apertura de ofertas X
i Testigo del cerrejón X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 258 SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 111010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g INVENTARIOS
111010 63 09 c INVENTARIOS GENERALES DE BODEGA 2 8 X
i Conteo y reconteo inventario bodega cis X
i Inventario bodega - entrega de turno X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Formato horas extras X
i Consolidado de horas extras X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 04 c CONTROL DE ASITENCIA DIARIA 1 0 x
i Planilla de reporte de asistencia por grupo y líneas X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 259 SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 111010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 18 c CONTROL DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA 2 0 X
i Correo electrónico enviado a supervisores X
i Relación correspondencia enviada a las oficinas X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 19 c CONTROL ENTREGA DE ANCHETAS 1 0 x
i Relación entrega de anchetas X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 20 c CONTROL ENTREGA DE CONVENCIONES COLECTIVA 2 0 x
i Relación entrega de convenciones colectivas X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 21 c CONTROL ENTREGA DE DIRECTORIOS 1 0 x
i Entrega de directorios Coomeva prepagada X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 260 SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 111010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 22 c CONTROL ENTREGA DE LINTERNAS 1 0 x
i Relación entrega de linternas X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 24 c CONTROL ENTREGA DE PAPELERIA 1 0 X
i Orden maestra de compra X
i Correos electrónicos solicitando papelería X
i Control entrega de papelería X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 25 c CONTROL ENTREGA DE PLANILLEROS 1 0 x
i Entrega de planilleros supervisores X
g REGISTRO Y CONTROL
111010 98 26 c CONTROL ENTREGA DE PREMIOS EMISORA 1 0 x
i Relación premios emisora X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 261 SUPERINTENDENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO - PRODUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
111100 02 16 c ACTAS DE QUEMA 5 15 X X
i Acta X
g ACTAS
111100 02 38 c ACTAS DEL COMITÉ EJECUTIVO DE COOPRODUCCION 5 15 X X
i Actas comité ejecutivo de Coproducción X
g CERTIFICACIONES
111100 21 06 c CERTIFICACIONES MANEJOS DE EXPLOSIVOS 2 8 X
i Certificado X
g CONTRATOS
111100 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 111100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, se garantiza la consulta
y preservación de la información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 262 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 111100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g CONTRATOS
111100 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X
i Invitación a presentar oferta X
i Apertura de ofertas X
i Testigo del cerrejón X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 263 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 111100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g EXPLOSIVOS
111100 54 03 c CONTROL DE EXPLOSIVOS 2 8 X
i Planilla control de explosivos FO-PD-SAD-001 X
g PROYECTOS
111100 94 01 c PROYECTOS DE COOPRODUCCION 2 8 X
i Proyecto X
g REGISTRO Y CONTROL
111100 98 17 c CONTROL DESPACHO DE COMBUSTIBLE 1 0 X
i Reporte de servicios FO-PD-SAD-008 X
g REGISTRO Y CONTROL
111100 98 36 c PERFILES DE CARGUE 2 3 X
i Perfil de carga - ejecución diseño de cargue X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 264 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 111100
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REPORTES
111100 102 17 c REPORTES DE COOPRODUCCION 5 15 X
i Reportes de Coproducción Cerrejón - Indumil X
g SOLICITUDES
111100 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 x
i Planilla uso taxis X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 265 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CONTRATOS
112010 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS
CODIGO DEPENDENCIA: 112010
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Página 266 SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS
CODIGO DEPENDENCIA: 112010
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g PLANES
112010 81 22 c PLANES ESTRATEGICOS DE MANTENIMIENTO 2 0 X
i Plan estratégico de mantenimiento X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 267 SUPERINTENDENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
112020 02 02 c ACTAS DE BAJA DE REPUESTOS 2 0 X
i Formato diligenciado componentes/repuestos dados de baja X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112020 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Listas de asistencia a charlas de seguridad, AST supervisor X
g CONTRATOS
112020 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 112020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 268 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 112020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g INSPECCIONES
112020 62 09 c OBSERVACIONES DE TAREAS 2 0 X
i Formato diligenciado de observaciones de tarea X
g MANTENIMIENTOS
112020 67 01 c LAVADO DE COMPONENTES 2 0 X
i Lista de trabajos realizados en área de lavado de componentes X
g MANTENIMIENTOS
112020 67 09 c MANTENIMMIENTOS CORRECTIVOS 1 4 X
i Formatos reparación de motores o sus componentes X
g REGISTRO Y CONTROL
112020 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Listas de asistencia a trabajo, cambios de días, permisos, labor X
g REPUESTOS
112020 113 01 c REPUESTOS ENVIADOS A BOGOTA 2 0 X
i Remesas de envíos de componentes a Bodega X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 269 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
CODIGO DEPENDENCIA: 112020
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REPUESTOS
112020 113 02 c REPUESTOS RECIBIDOS CARGOS DIRECTOS 2 0 x
i Recibido de repuestos cargos directos X
g REPUESTOS
112020 102 03 c REPUESTOS RECIBIDOS EN BODEGA 2 0 x
i Recibido de repuestos de bodega X
g REPUESTOS
112020 103 04 c RETIRO DE PIEZAS 2 0 X
i Formatos diligenciados de canibalización X
i Formatos diligenciados de salida de repuestos de reconstrucción X
i Formatos diligenciados retiro de repuestos del complejo carbonífero X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 270 SUPERINTENDENCIA DE RECONSTRUCCION
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112031 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia x
i Registro de difusión POLÍTICASreglas de seguridad x
g HOJAS DE VIDA
112031 59 03 c HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS 5 0 X
i Copia de factura de compra y manifiesto de importación X
i Recibos de pagos tramite e impuestos ante los tránsitos X
i Fotocopia pólizas de seguros X
i Tarjetas de propiedad X
i Copias Formularios FUNAL X
g INSPECCIONES
112031 62 06 c INSPECCIONES PREOPERACIONALES 3 0 X
i Inspecciones pre-operacionales X
g MANTENIMIENTOS
112031 67 02 c MANENIIENTOS EQUIPOS LIVIANOS Y MEDIANOS 6m 0 X
i Registros de SEIS x
i Protocolo de liberación de equipos al servicio x
g REGISTRO Y CONTROL
112031 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Soporte de permisos y horas extras X
i Procesos disciplinarios X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 112031
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 271 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE
CODIGO DEPENDENCIA: 112031
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
112031 98 05 c CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 2 0 x
i Cambios de turno x
g REGISTRO Y CONTROL
112031 98 08 c CONTROL DE COMBUSTILES Y LUBRICANTES 1 0 X
i Planillas de control de inventario X
g REGISTRO Y CONTROL
112031 98 28 c CONTROL PLANES DE IZAJES 1 0 X
i Formato registro de planes de izaje critico y no critico X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 272 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO DE SOPORTE
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CONTRATOS
112032 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 112032
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 273 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD
CODIGO DEPENDENCIA: 112032
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
g MANTENIMIENTOS
112032 67 11 c MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS 1 4 X
i Reportes estructurales x
i Análisis de vibraciones x
i Análisis de termografía x
i Análisis de detección ultrasónica x
i Calibración de instrumentos x
g REGISTRO Y CONTROL
112032 98 11 c CONTROL DE PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES DE INSTRUMENTOS 1 0 X
i Entrega y recibo de instrumentos x
g REGISTRO Y CONTROL
112032 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Hoja de labor x
i formato de seguimiento desempeño horas extras x
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 274 SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE CONFIABILIDAD
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g AUTORIZACIONES
112040 12 01 c AUTORIZACIONES DE ASIGNACIONES DE INSTALACIONES 2 0 X
i Autorización de registro de asignación, cambio y abandono de instalaciones FO-SOP-IP-021 X
g CONTRATOS
112040 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
CODIGO DEPENDENCIA: 112040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
Página 275SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
CODIGO DEPENDENCIA: 112040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
g CONTRATOS
112040 33 09 c CONTRATOS MAYORES (EJECUCION) 1 9 X
i Condiciones Comerciales del Contrato. X X
i Invitación a presentar oferta X X
i Apertura de ofertas X X
i Testigo del cerrejón X X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Acta reunión de inicio del Contrato X X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Obras firmado por las partes X X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Página 276SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
CODIGO DEPENDENCIA: 112040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
i Plan de control de contrato X X
g ESTUDIOS
112040 50 05 c ESTUDIOS TECNICOS 1 19 X
i Estudio X
g INSPECCIONES
112040 62 05 c INSPECCIONES PLANEADAS 2 0 X
i Inspecciones planeadas X X
g INSPECCIONES
112040 62 09 c OBSERVACIONES DE TAREAS 2 0 X
i Observaciones de tarea X X
g INVENTARIOS
112040 63 03 c INVENTARIOS DE INSTALACIONES FISICAS 3 0 X
i Inventario X
g ORDENES
112040 77 05 c ORDENES DE TRABAJO 1 9 X
i Orden de trabajo X X
g PERMISOS
112040 79 03 c PERMISOS DE TRABAJO PARA EXCAVACION 1 0 X
i Permiso de excavación X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión y en
el archivo central, se eliminará el soporte papel y electrónico de
acuerdo con las POLÍTICASambientales y el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 277SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
PROCEDIMIENTO
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
CODIGO DEPENDENCIA: 112040
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
g PLANOS
112040 82 01 c PLANOS IDE INSTALACIONES FISICAS 5 15 X
i Plano arquitectónicos X
i Plano hidrosanitarios X
i Plano civil X
i Plano eléctricos X
g PROYECTOS
112040 94 06 c PROYECTOS MENORES DE INSFRAESTRUCTURA FISICA 2 8 X
i Requerimiento X
i Estudio X
i Alcance X
i Acta de inicio X
i Acta de entrega y evaluación de proyecto X
g REGISTRO Y CONTROL
112040 98 37 c PRODUCCION DE MATERIAL TRITURADO 2 0 X
i Planilla cargue de material triturado X
i Orden de trabajo X
g SOLICITUDES
112040 113 06 c SOLICITUDES INTERNAS A LAS AREAS 1 0 X
i Requerimiento X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte electrónico de acuerdo
con el procedimiento de borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo
transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional
de CARBONES DEL CERREJON LIMITED, de acuerdo con los
procedimientos de preservación de los documentos electrónicos.
Página 278SUPERINTENDENCIA IMIS (INGENIERÍA, MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS)
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CONTRATOS
112100 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Número de empleados contratista X
i Quejas de violación de DD.HH X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
g INFORMES
112100 61 10 c INFORMES DE CONSUMIBLES POR PERSONA 0,5 0 X
i Informe de consumos por persona X
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 112100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 279 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
CODIGO DEPENDENCIA: 112100
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g REGISTRO Y CONTROL
112100 98 29 c CONTROL PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES DE HERARRAMIENTAS 1 0 X
i Formatos de registro de préstamo de herramientas X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 280 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112110 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia X
i Registro de difusión POLÍTICASreglas de seguridad X
g CONTRATOS
112110 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS
CODIGO DEPENDENCIA: 112110
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 281 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS
CODIGO DEPENDENCIA: 112110
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MANTENIMIENTOS
112110 67 07 c MANTENIMIENTOS EQUIPOS CARGUE HIDRAULICO 6m 0 X
i Registros de SEIS X
i Protocolo de liberación de cambio de componentes X
g REGISTRO Y CONTROL
112110 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Soporte de permisos y horas extras X
i Procesos disciplinarios
g REGISTRO Y CONTROL
112110 98 05 c CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 2 0 X
i Cambios de turno X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 282 SUPERINTENDENCIA DE PALAS HIDRAULICAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112120 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia X
i Registro de difusión POLÍTICASreglas de seguridad X
g MANTENIMIENTOS
112120 67 10 c MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS CARGUE HIDRAULICO 2 0 X
i Registros de SEIS x
i Registro de cambio de componentes x
g REGISTRO Y CONTROL
112120 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Soporte de permisos y horas extras x
i Procesos disciplinarios x
g REGISTRO Y CONTROL
112120 98 05 c CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 2 0 x
i Cambios de turno x
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS
CODIGO DEPENDENCIA: 112120
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
Página 283 SUPERINTENDENCIA DE PALAS ELÉCTRICAS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112140 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia x
i Registro de difusión POLÍTICASreglas de seguridad x
g CONTRATOS
112140 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 112140
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Página 284 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS
CODIGO DEPENDENCIA: 112140
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MANTENIMIENTOS
112140 63 03 c MANTENIMIENTOS DE CAMIONES MECANICOS 6m 0 X
i Registros de SEIS X
i Procedimiento de cambio de componentes X
i Formato de MST (Tareas programadas de mantenimiento) X
g REGISTRO Y CONTROL
112140 98 03 c CONTROL DE ADMINISTRACION DELEGADA DE PERSONAL 2 0 X
i Soporte de permisos y horas extras X
i Procesos disciplinarios
g REGISTRO Y CONTROL
112140 98 05 c CONTROL DE CAMBIOS DE TURNOS 2 0 X
i Cambios de turno X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 285 SUPERINTENDENCIA DE CAMIONES MECÁNICOS
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112150 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia X
g CONTRATOS
112150 33 08 c CONTRATOS DELEGADOS 1 9 X
i Contrato X
i Propuesta X
i Pólizas X
i Actas de Reunión X
i Informes X
i Comunicación X
i Actas de pago X
i Soportes para pago de facturas X
i Informes mensuales de seguridad industrial X
i Otrosí X
i Listado de tareas críticas por empresa X
i Sistemas de gestión de riesgo X
i Pago parafiscales y seguridad social X
i Entrega dotaciones X
i Plan de Bienestar X
i Capacitaciones y entrenamiento X
i No conformidades y aceptación por el contratista X
i Reportes mensuales de SIO X
i Acta de liquidación X
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES
CODIGO DEPENDENCIA: 112150
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales.
Página 286 SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES
CODIGO DEPENDENCIA: 112150
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
g MANTENIMIENTOS
112150 67 08 c MANTENIMIENTOS TRACTORES DE ORUGAS 6m 0 X
i Documentación de Tareas realizadas (SEIS) X
i Documentación de cambio de componentes X
i Formato de seguimiento de turno (Orden de trabajo) X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel de acuerdo con las
POLÍTICASambientales.
Página 287 SUPERINTENDENCIA DE TRACTORES
En Revisión
Ver. 1.0
Octubre 2017
CD S SB Fis. Ele.ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E MT S
g ACTAS
112160 02 21 c ACTAS DE REUNIONES DE STAFF 3 0 X
i Actas de reuniones X
g CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS
112160 19 04 cCAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO1 19 X X
i Charlas de seguridad con registros de asistencia x
g MANTENIMIENTOS
112160 67 05 c MANTENIMIENTOS DE TRACTO CAMIONES 3m 0 X
i Documentación de Tareas realizadas (SEIS y PRE-SEIS) X
i Documentación de cambio de componentes X
i Formato de prueba de Motoniveladoras 16H X
i Documentos de programación y planeación X
CONVENCIONES CT: Conservación Total
CD: Código de Dependencia E : Eliminación
S: Código de Serie documental MT: Medio Técnico
SB: Subserie documental S: Selección PRESIDENTE COMITÉ
g Serie documental Fis: Físico
c Subserie documental Ele: Electrónico
i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)CODIGO
FORMATO
SOPORTES RETENCION
CARBONES DEL CERREJON LIMITED
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO LLANTAS
CODIGO DEPENDENCIA: 112160
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte electrónico de acuerdo con el procedimiento de
borrado para los documentos electrónicos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
en el archivo central, se eliminará el soporte papel de acuerdo con
las POLÍTICASambientales, se garantiza la preservación de la
información por medio de la digitalización.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
eliminará el soporte papel y electrónico de acuerdo con las
POLÍTICASambientales y el procedimiento de borrado para los
documentos electrónicos.
Página 288 SUPERINTENDENCIA DE EQUIPO LLANTAS
En Revisión