en derechos humanos a programa nacional de capacitación · guía para la realización de la...

Fenalper Carrera 7 nº. 21-24Bogotá, d.c. (Colombia)Teléfono: 382 0450 ext. 200

Programa Nacional de Capacitación en Derechos Humanos a Personeros Municipales

Instituto de Estudios del Ministerio PúblicoCarrera 5 nº. 15-80, piso 16Bogotá, d.c. (Colombia) Teléfonos: 336 0011 exts. 11603, 11605, 11621 y 11622

Defensoría del Pueblo Calle 55 nº. 10-32, bloque a, of. 217Bogotá, d.c. (Colombia)Teléfono: 314 4000 ext. 2571 / 2408www.defensoria.org.co

Construyendo futuro con responsabilidad social

Carlos Humberto García OrregoJefe División de Capacitación

Vivian Newman PontCoordinadora Oficina de Asuntos Internacionales

Patricia Linares PrietoProcuradora Delegada para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos

Edgardo José Maya VillazónProcurador General de la Nación

Carlos Arturo Gómez PavajeauViceprocurador General de la Nación

Elsa Barón de RayoDirectora Instituto de Estudios del Ministerio Público

Agradecimiento muy especial, por su valiosa colaboración en la elaboración de este documento, a la doctora María Fernanda Guerrero Mateus, Procuradora Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública.


© Instituto de Estudios del Ministerio Público, 2007

isbn

Este documento ha sido elaborado con el apoyo de la Oficina en Colombia del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Huma-nos. Su contenido es responsabilidad exclusiva del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

Elaboración de textosLuis Alberto Ujueta CárdenasSandra Inés Rodríguez TarazonaManuel Restrepo Yusti

Corrección de estiloGustavo Adolfo Garcés

Diseño editorialHernán Hel Huertas O.

Coordinación editorialJosé Patrocinio Castañeda

Impresión y encuadernaciónImprenta Nacional

Impreso en ColombiaBogotá D.C., mayo de 2007

Volmar Pérez RuizDefensor del Pueblo

Mauricio Hernández MondragónDirector Nacional de Promoción y Divulgación

Oficina en Colombia del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos – oacnudh

Juan Pablo CorlazzoliDirector – oacnudh

Birgit GerstenbergCoordinadora Área de Cooperación y Asistencia Técnica – oacnudh

William Herrera Clavijo y Oscar FuentesPresidencia fenalper

3 | Construyendo futuro con responsabilidad social

Contenido5 Construyendo futuro con responsabilidad social

7 Guía para la realización de la audiencia de rendición

de cuentas de personeros municipales

10 ¿Por qué los personeros deben rendir cuentas?

11 ¿Qué es la rendición de cuentas?

13 ¿Qué objetivos debe tener una rendición de cuentas?

13 ¿Cómo diseñar un plan de trabajo para

la rendición de cuentas?

• pr imer paso | Preparación institucional

• segundo paso | Convocatoria y organización

logística de la Audiencia de Rendición de Cuentas

• tercer paso | Realización de la audiencia

de rendición de cuentas

19 Formato para la reunión de validación

20 Anexos: guía base para la rendición de cuentas

5 | Construyendo futuro con responsabilidad social4 |


País Poco sabemos poco recordamos todo fue contienda

gustavo adolfo garcés

La voz del poeta sirve de contexto para invitar a leer el presen-te documento: Construyendo futuro con responsabilidad social.

Está por concluir el período administrativo 2003 - 2008 de los personeros municipales y es el momento de hacer una reflexión sobre los logros, obstáculos y retos en el quehacer día a día de las personerías. No hay duda de que una gran mayoría de personeros y personeras ya lo han empezado a hacer desde un plano estric-tamente personal, pero de lo que se trata es de convertir dichas reflexiones personales en actos comunicativos, democráticos y de responsabilidad ética ante quienes ven en el personero el repre-sentante y mediador de la comunidad ante el Estado.

Es evidente que si no hacemos un ejercicio que potencie el recuerdo llegaremos a concluir “que todo fue contienda”. Pero es precisamente allí, en donde nos damos algunas licencias para retomar la voz del poeta y plantear que existen dos maneras de recordar: evocando o haciendo memoria.

El acto de recordar mediante la evocación es un evento estrictamente individual y subjetivo, coyuntural y fugaz como el relámpago. Siempre estará motivado por un referente externo e igualmente siempre será autocomplaciente o doloroso. Pero ante todo la evocación siempre será efímera.

En cambio la construcción de memoria implica un proceso de resignificación de una experiencia y de autorregulación que conlleva una relación entre lo colectivo y lo individual, o en otras palabras, entre la subjetividad y la otredad. Se trata de un proceso

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que supera el instante y lo coyuntural para dialogar con el pasado, con el presente y con el futuro. La construcción de memoria exi-girá entonces que el recuerdo nos proporcione bases objetivas y concretas para constatar que éste está referido a actos vividos y a experiencias objetivas.

Por las razones anteriores, nos adelantamos a nuestros in-terlocutores para invitarlos a que inicien la lectura de este docu-mento con el espíritu y sentido de construir la memoria de lo que ha sido esta experiencia tan vital para el fortalecimiento de ese magisterio moral que les ha asignado el Estado y la comunidad a los personeros municipales.

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Guía para la realización de la audiencia de rendición de cuentas de personeros municipalesEntre las transformaciones políticas más importantes que

ha vivido el municipio colombiano, tal vez la más significativa ha sido la incorporación del voto programático como uno de los cri-terios ciudadanos para la elección de alcaldes.

Esta intención ha hecho posible que el imaginario político de la ciudadanía haga la comparación entre los programas pro-metidos y los hechos cumplidos, cuando se trata de valorar la gestión de los gobernantes. Igualmente, los paradigmas políticos que expresan la visión que se tiene de aquellos que eligen han sido transformados. Hace ya varias décadas que los ciudadanos dejaron de mirarse como súbditos o como clientes, para ser en-tendidos como sujetos cooperadores y participantes de lo público, que ejercitan el mandato democrático consagrado en la Constitu-ción de 1991.

Otro factor de gran valor en la vida municipal es la renova-da importancia de la figura del personero como garante de una “magistratura moral”, puente de unión y mediador entre el Estado y la sociedad, no obstante los intentos para suprimir la institución. Las funciones del personero como representante del Ministerio Público, como veedor del tesoro y como defensor de los dere-chos humanos a la luz de su mandato legal, le exigen, entre otras cosas, interpretar los deseos y necesidades de sus comunidades, integrándolos dentro de un marco de obligaciones del Estado, que además han sido consagrados como derechos.

Frente a estas realidades hay propuestas potenciadoras de la relación Estado-ciudadano-grupos de interés, como también métodos y formas de evaluarlas. Se trata de hacer visible aque-llo que se anuncia como programa, de construir futuro con res-ponsabilidad social, y de premiar el aporte mancomunado de los

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gobernantes y la comunidad al progreso del municipio. Estamos hablando de la rendición de cuentas.

Tradicionalmente el proceso de Rendición de Cuentas ha sido apreciado como un mecanismo para la evaluación de la ges-tión en el sector privado. Hoy en día esta propuesta ha empezado a aplicarse también en la órbita de lo público, y en este escenario significa no solo un mérito sino también un método.

La rendición de cuentas debe estar regida por tres principios básicos: transparencia, corresponsabilidad y circularidad.

La transparencia alude a que la rendición de cuentas involu-cra el derecho a recibir información y la obligación correspondien-te de divulgar todos los datos necesarios de la gestión pública. También implica el derecho a recibir una explicación y el deber correspondiente de justificar el ejercicio de poder.

La corresponsabilidad tiene que ver con el mandato legal del personero como integrante del Ministerio Publico para vigi-lar el cumplimiento de las diversas responsabilidades estatales, particularmente en el ámbito municipal. A esto se suma el deber ciudadano de participación y control social.

La circularidad atañe a que el ejercicio de rendición de cuentas retroalimenta la relación entre sujetos de derechos y por-tadores de obligaciones, es decir crea valor público en tanto legi-tima el Estado y posibilita la creación y fortalecimiento de redes ciudadanas.

El mérito de la rendición de cuentas radica, entonces, en considerarla como una práctica democrática por excelencia, vin-culada a la participación ciudadana y a la transparencia en el ma-nejo de lo público. Como método es ante todo un proceso, una instancia de comunicación que aproxima una forma de relación cooperada entre el Estado y la sociedad1. En efecto, la rendición de cuentas está en posibilidad de enriquecer la gestión pública con beneficio social; pero, además, es una manifestación de li-bertad para el ejercicio de los derechos civiles y políticos de los

1 Procuraduría General de la Nación, Balance Social 2006, rendición de cuentas: Creación de valor público con la acción de la Procuraduría, página 6.


ciudadanos y un mecanismo para evaluar el cumplimiento de los fines esenciales del Estado2.

La rendición de cuentas representa, en últimas, el ejercicio de la ética pública que valora la transparencia y la calidad de la atención que la ciudadanía debe recibir en el marco de las funcio-nes asignadas al personero.

El Procurador General de la Nación, como supremo director del Ministerio Público, ha enviado un mensaje pedagógico, en el ámbito de la gestión pública, al considerar la rendición de cuentas de los compromisos adquiridos en las áreas preventiva, disciplina-ria y de intervención judicial como un asunto de prioridad, pero, ante todo, destacando de este proceso el componente explícito de balance social.

En el informe de Rendición de Cuentas “Balance Social 2006”, el Procurador resalta cuatro objetivos estratégicos de este proceso:

1. Garantizar todos los esfuerzos para la protección de los de-rechos humanos de la sociedad.

2. La prevención y sanción de la corrupción.3. Garantizar todos los esfuerzos para la defensa del patrimo-

nio público.4. Involucrar al ciudadano en la labor de la Procuraduría.

Al declarar que “no existe mejor carta de presentación que la gestión y los resultados”, el Procurador ejerce su magistratura para invitar a las otras instituciones que hacen parte del Ministerio Público, la Defensoría del Pueblo y las Personerías Municipales, a fortalecer e incrementar los procesos de rendición de cuentas a los ciudadanos, a los funcionarios y a la sociedad en general.

A este llamado se une el Defensor del Pueblo a través de las Audiencias Defensoriales; en estas, en uso de su magistratura

2 Constitución Política de Colombia, artículo 2: “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación…”

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moral para hacer pronunciamientos, difunde el resultado de sus investigaciones sobre problemáticas muy puntuales que afectan la realización y vigencia de los derechos humanos.

En este escenario el Defensor exhorta, recomienda y procu-ra la convergencia de autoridades, comunidades y organizaciones sociales en la solución de los problemas o conflictos en cuestión. De esta manera se impulsa sustancialmente la acción crítica e informada de la ciudadanía que ejerce así control frente a las ac-ciones y los programas estatales.

También es de destacar la experiencia anual de los perso-neros al rendir informe al Consejo Municipal, así el carácter de la rendición de cuentas sustentado en esta propuesta enfatice el balance social y la participación ciudadana.

Tales antecedentes, unidos a la sustentación de lo que sig-nifica la rendición de cuentas en un estado social de derecho, motivan que el señor Procurador, el Defensor del Pueblo, fenal-per y la Oficina en Colombia del Alto Comisionado de las Nacio-nes Unidas, oacnudh –organismo que continúa acompañando el proceso de fortalecimiento del Ministerio Público– inviten a los personeros municipales para que en forma autónoma y voluntaria organicen sus procesos de rendición de cuentas, en el caso que no haya antecedentes, o que los potencien, con contenido social, si se han tenido experiencias al respecto.

¿Por qué los personeros deben rendir cuentas?El personero municipal, como funcionario encargado de de-

fender los derechos humanos, de cuidar y vigilar el patrimonio pú-blico y de representar los intereses de la comunidad, es responsa-ble de rendir cuentas, de dar ejemplo de transparencia, de facilitar la participación ciudadana y acercarla a los retos colectivos.

Al finalizar la iv fase del “Programa Nacional de Capacitación en Derechos Humanos dirigido a Personeros Municipales”, con par-ticipación de la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, bajo la coordinación del Instituto de Estudios del Ministerio Público y el acompañamiento de oacnudh, el programa en mención lanza la iniciativa de acoger el llamado del señor Procurador en cuan-to a la necesidad de institucionalizar la Rendición de Cuentas.


Por todas las razones anteriores se invita a los persone-ros y a su organización gremial, fenalper, a una movilización en aras de institucionalizar la rendición de cuentas de las personerías municipales, que sin duda redundará en una mejor manera de efectuar el empalme con la nueva administración e incidirá en el fortalecimiento de la Personería Municipal.

¿Qué es la rendición de cuentas? El concepto de rendición de cuentas tiene varias connota-

ciones: la primera de ellas se refiere a ser responsables ante, a diferencia de ser responsable por. Se trata de una responsabilidad frente a la sociedad y a las partes interesadas. En otras palabras, se alude a la capacidad de crear valor econónomico y social de manera correlativa al valor de los recursos empleados, y de darle cuenta a la sociedad de manera transparente y exhaustiva.

La segunda connotación atañe al proceso u operación, por parte de un mandatario o administrador del patrimonio ajeno, de presentar amistosamente frente a la sociedad la cuenta de su ges-tión a fin de que sea conocida, verificable, criticada y aprobada.

La tercera connotación hace relación al concepto que deviene del verbo latino computare, es decir, realizar una operación final me-diante la cual aquel que ha llevado las cuentas las somete a consi-deración de quien las debe verificar. En este sentido la rendición de cuentas implica cantidad, pero igualmente cuento y narración. Esto último hace que la rendición de cuentas tenga un aspecto comuni-cativo, un aspecto operacional y técnico y un aspecto explicativo y justificatorio. Los tres elementos promueven una relación dialógica y comunicativa entre las partes que llevan a cabo este proceso.

Andreas Shedler, refiriéndose al concepto de rendición de cuentas en su ensayo sobre el tema3, nos explica cómo éste com-parte una raíz etimológica con la palabra “cuentas”, que a su vez lo hace con la palabra “cuentos”, y de esta manera se llega a los dos pilares esenciales que soportan el concepto que queremos desarrollar. La rendición de cuentas se refiere a las cuentas que

3 http://www.proacceso.cl/documentos/sala/2004_08_00_schedler.pdf

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queremos contar y al cuento que nos permite dar a conocer resul-tados como manifestación de una acción democrática.

En el caso de los personeros municipales, la rendición de cuentas es una oportunidad y un ejercicio que permite contar los resultados de su gestión y a la vez poner a disposición de la ciudadanía las cuentas y la información verificable y suficiente que soporta su actuación.

El programa de capacitación a personeros abordó desde sus inicios la importancia de este concepto, destacando la relación entre obligación y derecho. La primera referida al servidor que rinde cuentas ante la comunidad que representa y defiende; y el segundo referido al derecho de la ciudadanía a participar en la discusión de los asuntos públicos y a ser informada.

En una rendición de cuentas la ciudadanía no cumple un papel pasivo, por el contrario, asume una mirada crítica, cuestiona, indaga y pregunta sobre los hechos que relata el funcionario, en este caso el personero. De ahí la importancia de la calidad de la información en el aspecto cuantitativo y cualitativo; es ahí donde radica el éxito o no del proceso.

La personería es receptora del cúmulo de problemáticas que afectan a una comunidad, es allí donde acuden los sujetos en situación de riesgo, amenaza o vulneración o en búsqueda de una mediación a favor de la resolución de sus problemas. Ade-más, es responsable de coadyuvar al seguimiento de la realización y ejercicio de los diferentes proyectos plasmados en el plan de desarrollo del municipio. Estos dos ámbitos le imponen al per-sonero una responsabilidad de doble vía, atender debidamente a la ciudadanía e incidir en la gestión de las demás autoridades municipales a favor de la comunidad.

La Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, fenalper y oacnudh reiteran a los personeros el compromiso con los mandatos de la ética pública, promoviendo espacios de diálogo que le impriman un carácter democrático a la rendición de cuentas.

La Procuraduría y la Defensoria, conscientes de la impor-tante y digna labor que cumplen los personeros en los 1.100 mu-nicipios, durante 3 años consecutivos han brindado formación encaminada a potenciar su capacidad de gestión en cada eje de actuación. Ahora, al término del período, es el momento de


mostrar los resultados y el nivel de satisfacción que la ciudadanía expresa frente a su labor. Como se afirmó en la parte introductoria esta tarea conlleva varias fases.

Para facilitar y orientar la realización de la rendición de cuen-tas, se presenta a continuación una guía que describe las activida-des indispensables para este proceso. Esta debe ser considerada como un insumo básico que puede ser complementado por la propia experiencia, métodos de trabajo y realidades locales.

¿Qué objetivos debe tener una rendición de cuentas? Los objetivos que persigue la rendición de cuentas de los

personeros municipales son:

• Construir una cadena de sentido entre aquello que las persone-rías declaran y prometen hacer y los efectos determinados de sus acciones frente a los portadores de derechos o intereses.

• Promover el mejoramiento de la gestión de las personerías en términos de balance social.

• Institucionalizar la rendición de cuentas como un elemento fundamental de la estrategia de empalme.

• Fortalecer la confianza y credibilidad de los ciudadanos en la Personería Municipal.

• Contribuir a una mayor interiorización en la ciudadanía y en los funcionarios públicos de los principios en los que se fundamenta el manejo y administración de lo público.

• Contribuir a formar opinión ciudadana informada y vigilante de la gestión pública.

• Estimular la participación de la ciudadanía para que incida en la construcción de los destinos de su municipio.

¿Cómo diseñar un plan de trabajo para la rendición de cuentas?Como se ha reseñado, la rendición de cuentas es ante todo

un proceso y por ello se hace necesario diseñar un plan en donde las actividades se describen por fases.

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El Programa Nacional de Capacitación en Derechos Huma-nos dirigido a Personeros Municipales, propone algunos pasos in-dispensables para la realización de la rendición de cuentas:

primer paso | Preparación institucional

Reunión de presentación interna: El personero debe citar a una reunión a los servidores de su dependencia y exponer de manera clara y concisa los términos en que se concreta la rendi-ción de cuentas. En este encuentro hay que enfatizar el apren-dizaje que conlleva la propuesta y la ganancia en lo social que se obtiene con el proceso. En caso de no existir tales servidores, como sucede en la gran mayoría de las personerías, el personero citará para esta fase, si es posible, a un grupo de colaboradores de otras instituciones y de la sociedad civil en pro de emprender la tarea.

Si las condiciones anteriores no se dan, no hay excusa para incumplir con esta responsabilidad.

Para este proceso el personero tendrá en cuenta los si-guientes interrogantes:

1. ¿Por qué queremos hacer balance social?2. ¿Cuáles son los objetivos en términos estratégicos?3. ¿Cuáles son los destinatarios del proceso y en particular del

documento que resulte de este?4. ¿De dónde partimos?5. ¿Qué actores estarán involucrados en este proceso?6. ¿Qué tiempo utilizaremos?7. ¿Qué recursos necesitaremos?8. ¿Qué errores queremos evitar que ocurran?9. ¿Cuál es la diferencia entre la rendición de cuentas y el

informe anual que se presenta ante el Concejo Municipal? Es de suma importancia la actitud propositiva que se logre

de estas personas en el convencimiento de que de ellas depende la organización y el buen logro de la actividad.

En esta reunión se sugiere la asignación de tareas concretas a cada una de las personas, de manera que el proceso de ren-dición de cuentas se convierta en un ejercicio que consolide el


trabajo en equipo y que permita presentar los resultados como el esfuerzo de un colectivo que apoya y respalda al personero.

Organización de la información: El personero reúne y organi-za la información que le permite mostrar su gestión en cada uno de los ejes de actuación, para lo cual se ha diseñado la matriz que se adjunta a este documento y que se identifica como el anexo n° 1.

El personero delimitará, de acuerdo a sus propios criterios, el tiempo de su gestión que será objeto de la audiencia de rendi-ción de cuentas. Los criterios que informan su decisión deberán ser incluidos en el documento final para que la comunidad com-prenda las razones de su decisión.

La información debe ser organizada de acuerdo con los re-cursos de que disponga su oficina. Se sugiere la elaboración de cuadros o bases de datos que contengan estadísticas muy puntua-les que resuman la gestión y resultados en los diferentes campos. En la comprensión del amplio espectro de actuación que tienen los personeros, se propone que además de los cuatro ejes básicos contenidos en la matriz (ver págs. 20 - 24), los personeros esco-jan libremente otros énfasis que ameriten ser mencionados en el proceso. Estos énfasis inciden en la representatividad del público y organizaciones que serán invitadas, por ejemplo, si el énfasis es el desplazamiento forzado, será de suyo obligatoria la asistencia y representación de instituciones del orden local, las organizaciones interesadas en la defensa de esta población vulnerable, así mismo representantes de los programas que procuran la atención huma-nitaria, ong, organismos internacionales, el alcalde y todos los se-cretarios de su despacho que gestionen a favor de este grupo.

Reunión de validación con aliados: Para efectos de este documento llamamos aliados tanto a servidores como a líderes de la comunidad que apoyan al personero en la preparación del proceso. Esta reunión debe ser convocada inmediatamente des-pués de la reunión interna de la personería y su finalidad consiste en explorar los intereses, expectativas y temas que la comunidad considere pertinente incluir en la rendición de cuentas.

La comunidad no es un sujeto pasivo en el proceso de ren-dición de cuentas sino precisamente el protagonista; es necesario que una vez se cuente con la información básica que se quiere presentar se convoque a una reunión con los actores, autoridades

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y organizaciones sociales más representativas del municipio en la cual se socialice la información y se reciba la retroalimentación per-tinente. Esta invitación puede hacerse directamente y se habilitará un medio para recoger opiniones y sugerencias frente al proceso. Con una participación lo más amplia posible y con el apoyo de los aliados, el personero debe ir construyendo una guía temática que sirva de base para el proceso y en especial para la realización de la audiencia de rendición de cuentas. Es aquí donde se materializa la oportunidad del ciudadano de aportar en el proceso. Para esta reunión, se recomienda utilizar el formato (ver pág. 19).

Una vez reunidos todos los aportes, estos deben ser ana-lizados por el personero con el fin de preparar el material para el proceso que concluirá con la realización de una audiencia que se explicará más adelante.

Pueden definirse criterios de agrupación como temas, suje-tos, derechos, zonas geográficas o problemáticas puntuales. Re-cuérdese que la perspectiva del ciudadano es crítica y a ello se debe atender con razones fundadas, serias y verídicas.

Revisada la información obtenida por el personero y los res-pectivos comentarios hechos por la comunidad, este debe prepa-rarse para la realización de la audiencia.

segundo paso | Convocatoria y organización logística de la Audiencia de Rendición de Cuentas:

• Selección de asistentes: La personería cuenta con aliados naturales, socios estratégicos, en el orden político, institucio-nal, social o comunitario. También cuenta con opositores y contradictores de su gestión. Todos ellos deben ser interlo-cutores en el ejercicio de rendición de cuentas, por lo que sugerimos se incluyan y se inviten de manera directa.

• Selección del sitio sede: Es recomendable elegir un lugar amplio y neutral que ofrezcan suficiente capacidad de alber-gar cómodamente a los ciudadanos.

• Fijación de fecha y tiempo de duración: La fecha de rea-lización de la audiencia de rendición de cuentas será fijada en el marco de las actividades del Programa Nacional de Capacitación en derechos humanos a personeros munici-pales. El tiempo de duración de la audiencia depende del


informe de gestión y resultados que se consolide, pero se propone que no se exceda de 4 horas.

• Estrategia de convocatoria: El proceso de invitación debe cumplirse con suficiente antelación y cuidado, porque de la asistencia depende en buena parte el éxito de la actividad. Identificado el sitio, se procede a realizar la invitación te-niendo en cuenta:

1. Convocar la participación activa de la ciudadanía y las or-ganizaciones. Para esta labor pueden ser utilizadas las emi-soras comunitarias o la fijación de avisos en sitios públicos que aseguren una asistencia masiva.

2. Convocar a las instituciones estatales y gubernamentales que tengan presencia en la localidad.

Las cartas se envían de manera personalizada en el ánimo

de comprometer aún más la asistencia y representación de la organización o persona que nos interesa que asista. Se debe re-confirmar la asistencia telefónica o personalmente. En todo caso, las invitaciones deben ser enviadas con un mínimo de quince (15) días de antelación y en medios masivos reiterar la invitación el día anterior a la realización del evento.

tercer paso | Realización de la audiencia de rendición de cuentas:

La audiencia de rendición de cuentas es el evento en el cual el personero municipal expone ante la comunidad la información que ha venido preparando de conformidad con las fases ante-riormente descritas. En este escenario el personero, será la figura protagonista puesto que es quien rinde cuentas ante la comuni-dad. Esta audiencia no se debe confundir con la presentación del informe final ante el Consejo municipal.

Como dicho evento tendrá también un momento para intercambiar ideas con los asistentes, se recomienda la designa-ción de un moderador para dicho diálogo, que a la vez organizará la dinámica en cuanto a participación, tiempos, uso de la palabra y elaboración de una relatoría.

En el evento de que se conozca el nombre del Personero que ejercerá en el período siguiente, se le invitará de manera

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especial con el ánimo de favorecer y enriquecer la estrategia de empalme.

Al inicio del evento se debe presentar el orden del día. Se sugiere compartir con el auditorio el proceso de planeación y preparación que antecede a la audiencia. Denotar aprendizajes logrados, debilidades encontradas y fortalezas es una oportunidad que brinda este escenario, sin dejar de explicar a los asistentes los propósitos de la audiencia.

El desarrollo del orden del día posibilita el diálogo crítico entre el personero que voluntariamente quiere rendir cuentas, la comunidad, y los representantes de la institucionalidad que reci-ben y analizan la información. Se debe incluir un espacio abierto de participación y preguntas. Durante el desarrollo de toda la au-diencia alguien debe hacer la relatoría. Un registro detallado del suceso servirá con posterioridad en la estrategia de empalme y entrega del cargo al término del período.

Una vez realizada la audiencia de rendición de cuentas, el personero debe proceder a evaluar su ejecución.


Formato para la reunión de validación

El presente formato es una herramienta que debe apoyar el diálogo y retroalimentación con la comunidad en la reunión de validación.

A continuación, el ciudadano o la institución partici-pante plantearán asuntos que consideren importantes in-cluir en la audiencia.

nombre de la persona _________________________________________________________________________________________

nombre de la persona u organización __________________________________________________________________________

¿actúa de manera personal? si ___ no ___

describa su propuesta o sugerencia:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

qué pregunta formularía para aclarar o discutir el tema o asunto anteriormente mencionada __________________________________________________________________________________________________________________________________

qué otros temas sugiere al personero para que sean incorporados en la audiencia de rendición de cuentas _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

nombre y firma de quien entrega:

_______________________________________________________

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GUÍA BASE PAR A L A R EN DIC IÓN DE CU ENTAS Municipio: _____________________________________________________________

resultado 1 | guarda y promoción de los derechos humanos Nombre del personero responsable: _______________________________________

DELIMITACIÓN FUNCIONAL RESULTADOS FUENTE DE VERIFICACIÓN Y UBICACIÓN

1. Coordinar la defensoría pública en los términos que señale la ley bajo la orientación de la Defensoría del Pueblo. En consecuencia deberá: a) recibir las solicitudes del servicio que presta el Sistema Nacional de Defen-soría Pública en el municipio; b) solicitar la asignación de defensor público, previa verificación de la situación socioeconómica del solicitante o las necesidades del proceso, sin discriminación alguna y de conformidad con las directrices establecidas por la Dirección del Sistema Nacional de Defensoría Pública y bajo la coordinación del Defensor Regional o Seccional; y c) llevar el registro de las solicitudes de asignación de defensor público y remitir a la Defensoría Regional o Seccional de su jurisdicción las estadísticas de atención en el municipio a su cargo, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Dirección Nacional del Sistema.

Los ciudadanos acceden al servicio de Defensoría Pública de manera oportuna, eficiente y gratuita

Registro de las solicitudes y asignaciones de defensor público en el municipio

2. Apoyar a la Defensoría del Pueblo en el desarrollo de las políticas de promoción y protección de los derechos humanos que éste fije.

Los ciudadanos se benefician con programas, pro-yectos o acciones articuladas entre la Personería municipal y la Defensoría Regional y Seccional

Registro de actividades articuladas con la Defensoria del Pueblo

3. Divulgar la Constitución y en coordinación con otras autoridades, adelantar programas de educación y con-cientización sobre los derechos humanos. En desarrollo de esta función, el personero vigilará el cumplimiento adecuado del articulo 41 de la Constitución especialmente con la comunidad y en los establecimientos educa-tivos de su municipio o Distrito.

La ciudadanía, especialmente los niños, niñas y jóvenes del municipio son beneficiados con campa-ñas de sensibilización y capacitación en derechos humanos.

Registro de campañas y acciones pedagógicas reali-zadas por el personero.

4. Recibir y tramitar quejas y reclamos sobre la violación de los derechos humanos y orientar e instruir a los habi-tantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado. La Personería deberá llevar un archivo de los casos atendidos y de los trámites adelantados y presentar un informe de sus actuaciones, ante el Concejo.

Los ciudadanos presentan solicitudes o quejas al Personero municipal, y éste gestiona la solución de las mismas ante las autoridades o particulares con-cernidos en forma inmediata, oportuna e informal

Registro de recepción, atención y trámite de quejas

5 Solicitar las informaciones que considere necesarias para el cumplimiento de su tarea de defensa y protección de los derechos humanos, para lo cual tendrá acceso a las dependencias de carácter nacional, departamental y municipal de su jurisdicción. Todas las autoridades que realicen capturas o retenciones, allanamientos o actos que limiten la libertad de los ciudadanos, deberán notificar tales acciones, su motivo y el lugar de su realización al personero municipal de la respectiva jurisdicción en un término no superior a las 24 horas siguientes a la realización de dichos eventos, so pena de constituir causal de mala conducta que será sancionada con la destitución del cargo.

La ciudadanía cuenta con un personero municipal que defiende y garantiza el debido proceso en las restricciones de la libertad individual.

1) Registro de solicitudes de información ante auto-ridades nacionales, departamentales o municipa-les 2) Registro de las notificaciones recibidas de autoridades que realicen capturas, retenciones o allanamientos.

6. Solicitar de los funcionarios de la rama judicial, los informes que considere necesarios sobre hechos que se relacionen con la violación de los derechos humanos.

Los ciudadanos del municipio reciben del personero información experta y confiable sobre la situación de derechos humanos del municipio.

Documento diagnóstico de la situación de derechos humanos del municipio


resultado 2 | la protección del interés público Nombre del personero responsable: _______________________________________


1. Velar porque se dé adecuado cumplimiento en el municipio a la participación de las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común no gubernamentales sin detrimento de su autonomía, con el objeto de que constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, control y vigilancia de la gestión pública municipal que establezca la ley.

La ciudadanía participa de manera activa y propo-sitiva en la gestión de lo público.

Reporte de conformación de escenarios de control social (veedurías ciudadanas, cabildos, audiencias públicas, etc).

2. Exigir de las autoridades distritales las medidas necesarias para impedir la propagación de epidemias y ase-gurar la protección de la diversidad e integridad del medio ambiente y la conservación de áreas de especial importancia ecológica.

La ciudadanía cuenta con un personero que impul-sa estrategias de prevención y atención de factores que afectan el medio ambiente sano y la salubri-dad pública.

Medidas preventivas adoptadas, campañas educa-tivas, proyectos de acuerdo presentados al Concejo en relación con el medio ambiente, campañas de vacunación, etc.

3. Colocar a disposición de la ciudadanía infcormación Constituir y mantener un centro de información sobre los planes, proyectos y presupuestos de las entidades municipales y distritales, para que la comunidad pueda llevar a cabo el respectivo control social.

La ciudadanía accede a información clara y com-prensible que le permite estar vigilante de las decisiones que los afectan como miembros de la comunidad y la ciudadanía ejerce control efectivo de la administración y de los recursos públicos.

Información puesta a disposición de los ciudadanos para el efectivo control social.



resultado 1 | guarda y promoción de los derechos humanos Nombre del personero responsable: _______________________________________


1. Coordinar la defensoría pública en los términos que señale la ley bajo la orientación de la Defensoría del Pueblo. En consecuencia deberá: a) recibir las solicitudes del servicio que presta el Sistema Nacional de Defen-soría Pública en el municipio; b) solicitar la asignación de defensor público, previa verificación de la situación socioeconómica del solicitante o las necesidades del proceso, sin discriminación alguna y de conformidad con las directrices establecidas por la Dirección del Sistema Nacional de Defensoría Pública y bajo la coordinación del Defensor Regional o Seccional; y c) llevar el registro de las solicitudes de asignación de defensor público y remitir a la Defensoría Regional o Seccional de su jurisdicción las estadísticas de atención en el municipio a su cargo, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Dirección Nacional del Sistema.

Los ciudadanos acceden al servicio de Defensoría Pública de manera oportuna, eficiente y gratuita

Registro de las solicitudes y asignaciones de defensor público en el municipio

2. Apoyar a la Defensoría del Pueblo en el desarrollo de las políticas de promoción y protección de los derechos humanos que éste fije.

Los ciudadanos se benefician con programas, pro-yectos o acciones articuladas entre la Personería municipal y la Defensoría Regional y Seccional

Registro de actividades articuladas con la Defensoria del Pueblo

3. Divulgar la Constitución y en coordinación con otras autoridades, adelantar programas de educación y con-cientización sobre los derechos humanos. En desarrollo de esta función, el personero vigilará el cumplimiento adecuado del articulo 41 de la Constitución especialmente con la comunidad y en los establecimientos educa-tivos de su municipio o Distrito.

La ciudadanía, especialmente los niños, niñas y jóvenes del municipio son beneficiados con campa-ñas de sensibilización y capacitación en derechos humanos.

Registro de campañas y acciones pedagógicas reali-zadas por el personero.

4. Recibir y tramitar quejas y reclamos sobre la violación de los derechos humanos y orientar e instruir a los habi-tantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado. La Personería deberá llevar un archivo de los casos atendidos y de los trámites adelantados y presentar un informe de sus actuaciones, ante el Concejo.

Los ciudadanos presentan solicitudes o quejas al Personero municipal, y éste gestiona la solución de las mismas ante las autoridades o particulares con-cernidos en forma inmediata, oportuna e informal

Registro de recepción, atención y trámite de quejas

5 Solicitar las informaciones que considere necesarias para el cumplimiento de su tarea de defensa y protección de los derechos humanos, para lo cual tendrá acceso a las dependencias de carácter nacional, departamental y municipal de su jurisdicción. Todas las autoridades que realicen capturas o retenciones, allanamientos o actos que limiten la libertad de los ciudadanos, deberán notificar tales acciones, su motivo y el lugar de su realización al personero municipal de la respectiva jurisdicción en un término no superior a las 24 horas siguientes a la realización de dichos eventos, so pena de constituir causal de mala conducta que será sancionada con la destitución del cargo.

La ciudadanía cuenta con un personero municipal que defiende y garantiza el debido proceso en las restricciones de la libertad individual.

1) Registro de solicitudes de información ante auto-ridades nacionales, departamentales o municipa-les 2) Registro de las notificaciones recibidas de autoridades que realicen capturas, retenciones o allanamientos.

6. Solicitar de los funcionarios de la rama judicial, los informes que considere necesarios sobre hechos que se relacionen con la violación de los derechos humanos.

Los ciudadanos del municipio reciben del personero información experta y confiable sobre la situación de derechos humanos del municipio.

Documento diagnóstico de la situación de derechos humanos del municipio


resultado 2 | la protección del interés público Nombre del personero responsable: _______________________________________


1. Velar porque se dé adecuado cumplimiento en el municipio a la participación de las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común no gubernamentales sin detrimento de su autonomía, con el objeto de que constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, control y vigilancia de la gestión pública municipal que establezca la ley.

La ciudadanía participa de manera activa y propo-sitiva en la gestión de lo público.

Reporte de conformación de escenarios de control social (veedurías ciudadanas, cabildos, audiencias públicas, etc).

2. Exigir de las autoridades distritales las medidas necesarias para impedir la propagación de epidemias y ase-gurar la protección de la diversidad e integridad del medio ambiente y la conservación de áreas de especial importancia ecológica.

La ciudadanía cuenta con un personero que impul-sa estrategias de prevención y atención de factores que afectan el medio ambiente sano y la salubri-dad pública.

Medidas preventivas adoptadas, campañas educa-tivas, proyectos de acuerdo presentados al Concejo en relación con el medio ambiente, campañas de vacunación, etc.

3. Colocar a disposición de la ciudadanía infcormación Constituir y mantener un centro de información sobre los planes, proyectos y presupuestos de las entidades municipales y distritales, para que la comunidad pueda llevar a cabo el respectivo control social.

La ciudadanía accede a información clara y com-prensible que le permite estar vigilante de las decisiones que los afectan como miembros de la comunidad y la ciudadanía ejerce control efectivo de la administración y de los recursos públicos.

Información puesta a disposición de los ciudadanos para el efectivo control social.

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GUÍA BASE PAR A L A R EN DIC IÓN DE CU ENTAS resultado 3 | vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas

Municipio: _____________________________________________________________

Nombre del personero responsable: _______________________________________


Defender los intereses de la sociedad en desarrollo de los principios del Estado Social de Derecho.Vigilar el ejercicio eficiente y diligente de las funciones administrativas municipales.

La ciudadana comprende, apropia y aplica los postula-dos del estado Social de Derecho.

Campañas de promoción de los postulados del Estado Social de Derecho.

Ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales; ejercer prefe-rentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales; adelantar las investigaciones correspondientes, bajo la supervigilancia de los Procuradores Provinciales a los cuales deberán informar de las investigaciones. Las apelaciones contra las decisiones del personero en ejercicio de la función disciplinaria, serán competencia de los Procuradores Departamentales.

La ciudadanía confía en la gestión vigilante del per-sonero municipal sobre los funcionarios públicos del municipio.

Reporte de trámite de las investigaciones discipli-narias.

Intervenir eventualmente y por delegación del Procurador General de la Nación en los procesos y ante las auto-ridades judiciales o administrativas cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales.

La comunidad cuenta con un defensor activo y compro-metido del patrimonio público.

Reporte de delegaciones del Procurador General de la Nación/ despachos comisorios.

Intervenir en los procesos civiles y penales en la forma prevista por las respectivas disposiciones procedimentales. Presencia institucional a través del personero municipal. Reporte de intervenciones del personero en proce-sos civiles y penales.

Intervenir en los procesos de policía, cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite el contraventor o el perjudicado con la contravención.

Los ciudadanos comprometidos o afectados por la con-travención o delito querellable cuentan con la asesoría y defensa técnica del personero municipal.

Reporte de intervenciones ante autoridades de policía.

Defender el patrimonio público interponiendo las acciones judiciales y administrativas pertinentes. La ciudadanía cuenta con la gestión activa y eficaz del Personero a favor de la defensa del patrimocnio público municipal.

Reporte de acciones en defensa del patrimonio público.

Interponer la acción popular y de grupo para el resarcimiento de los daños y perjuicios causados por el hecho punible, cuando se afecten intereses de la comunidad, constituyéndose como parte del proceso penal o ante la jurisdicción civil.

La ciudadanía es resarcida de los daños y perjuicios cau-sados por el hecho punible o afectación de derechos.

Reporte de acciones populares y de grupo inter-puestas.

Vigilar la distribución de recursos provenientes de las transferencias de los ingresos corrientes de la Nación al municipio o distrito y la puntual y exacta recaudación e inversión de las rentas municipales e instaurar las accio-nes correspondientes en caso de incumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

Cumplimiento de la función de vigilancia y control. Informes de seguimiento de la inversión de recur-sos provenientes de transferencias en las rentas municipales.


GUÍA BASE PAR A L A R EN DIC IÓN DE CU ENTAS resultado 3 | vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas

Municipio: _____________________________________________________________

Nombre del personero responsable: _______________________________________


Defender los intereses de la sociedad en desarrollo de los principios del Estado Social de Derecho.Vigilar el ejercicio eficiente y diligente de las funciones administrativas municipales.

La ciudadana comprende, apropia y aplica los postula-dos del estado Social de Derecho.

Campañas de promoción de los postulados del Estado Social de Derecho.

Ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales; ejercer prefe-rentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales; adelantar las investigaciones correspondientes, bajo la supervigilancia de los Procuradores Provinciales a los cuales deberán informar de las investigaciones. Las apelaciones contra las decisiones del personero en ejercicio de la función disciplinaria, serán competencia de los Procuradores Departamentales.

La ciudadanía confía en la gestión vigilante del per-sonero municipal sobre los funcionarios públicos del municipio.

Reporte de trámite de las investigaciones discipli-narias.

Intervenir eventualmente y por delegación del Procurador General de la Nación en los procesos y ante las auto-ridades judiciales o administrativas cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales.

La comunidad cuenta con un defensor activo y compro-metido del patrimonio público.

Reporte de delegaciones del Procurador General de la Nación/ despachos comisorios.

Intervenir en los procesos civiles y penales en la forma prevista por las respectivas disposiciones procedimentales. Presencia institucional a través del personero municipal. Reporte de intervenciones del personero en proce-sos civiles y penales.

Intervenir en los procesos de policía, cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite el contraventor o el perjudicado con la contravención.

Los ciudadanos comprometidos o afectados por la con-travención o delito querellable cuentan con la asesoría y defensa técnica del personero municipal.

Reporte de intervenciones ante autoridades de policía.

Defender el patrimonio público interponiendo las acciones judiciales y administrativas pertinentes. La ciudadanía cuenta con la gestión activa y eficaz del Personero a favor de la defensa del patrimocnio público municipal.

Reporte de acciones en defensa del patrimonio público.

Interponer la acción popular y de grupo para el resarcimiento de los daños y perjuicios causados por el hecho punible, cuando se afecten intereses de la comunidad, constituyéndose como parte del proceso penal o ante la jurisdicción civil.

La ciudadanía es resarcida de los daños y perjuicios cau-sados por el hecho punible o afectación de derechos.

Reporte de acciones populares y de grupo inter-puestas.

Vigilar la distribución de recursos provenientes de las transferencias de los ingresos corrientes de la Nación al municipio o distrito y la puntual y exacta recaudación e inversión de las rentas municipales e instaurar las accio-nes correspondientes en caso de incumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

Cumplimiento de la función de vigilancia y control. Informes de seguimiento de la inversión de recur-sos provenientes de transferencias en las rentas municipales.

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GUÍA BASE PAR A L A R EN DIC IÓN DE CU ENTAS gestión presupuestal Municipio: _______________________________________________________________

Nombre del personero responsable: _________________________________________

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA APROP. EJEC.Transferencias y aportes aprobadosAportes recibidos de gobiernos municipales

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO APROP. EJEC.Gastos de personal aprobadoServicios personales asociados a la nómina/ sueldos de personal de nóminaServicios personales asociados a la nómina/ otrosPrima de servciciosPrima de vacacionesVacacionesAuxilio de transportePrima de navidadBonificación especial de recreaciónServicios personales indirectos/honorariosServicios personales indirectos / remuneración de servicios técnicosServicios personales indirectos /otrosremuneraciones temporalesContribuciones inherentes a la nómina administradas por el sector privadoCaja de compensaciónAportes servicios médicosAportes por pensionesAportes servicios médicos ISSAportes por pensiones ISSAportes a riesgos profesionales ISSContribuciones inherentes a la nómina aportes al ICBFContribuciones inherentes a la nómina aportes al SENAContribuciones inherentes a la nómina aportes al ESAPContribuciones inherentes a la nómina aportes a Escuelas Indust. e Inst. TécnicosGastos generales aprobadosAdquisición de bienes y servicios/enseres y equipos de oficinaAdquisición de bienes y servicios de mantenimientoAdquisición de bienes y servicios/comunicaciones y transporteAdquisición de bienes y servicios/ impresos y publicacionesAdquisición de bienes y servicios/ servicios públicosAdquisición de bienes y servicios/ segurosAdquisición de bienes y servicios arrendamientosAdquisición de bienes y servicios / viáticos y gastos de viajeViáticosGastos de viajeAdquisición de bienes y servicios de capacitación, bienestar social y estímulosAdquisición de bienes y servicios/gastos financieros Adquisición de bienes y servicios/otros gastos por adquisición de bienes LicenciasAdquisición de bienes y servicios/otros gastos por adquisición de servicios ReparacionesPublicidad y propagandaFotocopiasAfiliaciones y suscripcionesCertificación ISOCarrera administrativaOtros GastosTransferencias corrientes aprobadasTransferencias de previsión y seguridad social aprobadas/cesantíasIntereses a las cesantíasOtros gastos de funcionamientoDotación de personal

Fenalper Carrera 7 nº. 21-24Bogotá, d.c. (Colombia)Teléfono: 382 0450 ext. 200


Instituto de Estudios del Ministerio PúblicoCarrera 5 nº. 15-80, piso 16Bogotá, d.c. (Colombia) Teléfonos: 336 0011 exts. 11603, 11605, 11621 y 11622

Defensoría del Pueblo Calle 55 nº. 10-32, bloque a, of. 217Bogotá, d.c. (Colombia)Teléfono: 314 4000 ext. 2571 / 2408www.defensoria.org.co


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