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EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR “TAME EP”
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL
INFORME
Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las normas 200 - Ambiente de Control; 300 – Evaluación del Riesgo; y, 406 – Administración Financiera – Administración de Bienes, y demás normas y disposiciones legales relacionadas, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011
INFORME 01-EY-1ñ-12
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RELACIONADO CON LAS NORMAS 200 - AMBIENTE DE CONTROL; 300 – EVALUACIÓN DEL RIESGO; Y, 406 – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – ADMINISTRACIÓN DE BIENES Por el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL
Quito – Ecuador
EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR “TAME EP”
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SIGLAS Y ABREVIATURAS
EP Empresa Pública FAE Fuerza Aérea Ecuatoriana IATA La Asociación Internacional de Transporte Aéreo PAC Plan Anual de Compras SIGCSMA Sistema Integrado de Gestión de Calidad Seguridad y Medio Ambiente INMOBILIAR Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
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ÍNDICE
Carta de Presentación ………………………………..………….……… 1 CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA - Motivo del examen ………………………………..………….……… 2
- Objetivos del examen ………………………………..………….……… 2
- Alcance del examen … ………………………..……...………….…… 2
- Base Legal ………………………………..………….……… 2
Estructura orgánica ………………………………………………..…. 3
- Objetivo de la entidad …………………………………………………… 4
- Monto de recursos examinados ….………………………………................. 4
- Servidores relacionados …………………………………………………… 4
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Ambiente de Control …………………………………………………………….. 5 NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL - La empresa no cuenta con un Código de Ética………………………….. 5
- Falta de asimilación de los elementos estratégicos y difusión de los
resultados alcanzados del Plan Anual de la Empresa ………………… 6
- Revisión de los indicadores de gestión ………………………………….. 8
- Participación de las Unidades de Negocio en la planificación Comercial ……………………………………………………………………. 11
- No se dispone de reglamento interno de administración del talento humano y evaluación periódica y seguimiento del clima laboral………………………………………………………………………… 13
- No se ha implementado el Orgánico Estructural sugerido por la
empresa IATA ……………………………………………………………… 15
CONTENIDO PÁG. No.
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NORMA 300 – EVALUACIÓN DEL RIESGO - No se ha implementado la identificación, plan de mitigación, valoración
y respuesta a los riesgos, relacionados con las actividades y los objetivos estratégicos de la misma ……………………………………………………… 17
- Proyectos o necesidades de Unidades de Negocio no reciben respuesta ………………………………………………………………………… 18
NORMA 406 - ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
- Publicación del PAC sin la autorización de la máxima autoridad………………. 20
- La Bodega de Abastecimientos mantiene materiales vendidos a la FAE ……… 21 - Módulo de control de activos fijos sin integración al sistema Contable ….. 23 - Registro de bienes de control no observa la norma contable …….. ………….. 24
- Normativa Interna para custodio y uso de bienes de larga duración………….. 25
- Inmuebles no utilizados por la empresa ………………………………………… 27 - Falta de Logotipos y control de movilización en algunos vehículos
de la Empresa ………………………………………………………………………… 29 - Inconsistencias en constataciones físicas ………………………………………… 30
Anexos
1. Servidores relacionados …………………………………………………………….. 33
2. Resumen de evaluación del sistema de control interno (Anexo 33 matrices) 34
3. Cronograma de aplicación de recomendaciones………………………………..… 36
CONTENIDO PÁG. No.
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Ref: Informe aprobado el 9 de mayo de 2012, con oficio 10804-DCAI
Quito D.M., 18 de mayo de 2012 Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador TAME EP Presente De mi consideración: Hemos efectuado la evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las normas 200 - Ambiente de Control; 300 – Evaluación del Riesgo; y, 406 – Administración Financiera – Administración de Bienes, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011. Nuestra evaluación se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la evaluación sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestra evaluación, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente,
ING. ROBERTA ESTUPIÑAN RIVAS Directora de Auditoría General
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La Evaluación del Sistema de Control Interno se realizó con cargo al Plan Operativo de
Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna, de la Empresa Pública Tame Línea
Aérea del Ecuador “TAME EP”; y, en cumplimiento de las Orden de Trabajo 09-EY-1ñ-11
de 30 de septiembre de 2011, suscritos por el Director de Auditoría General.
Objetivo de la evaluación
- Establecer si el control interno de la institución proporciona un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficiencia y
eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas
aplicables.
Alcance de la evaluación
La Evaluación del Sistema de Control Interno esta relacionado con las normas 200 -
Ambiente de Control; 300 – Evaluación del Riesgo; y, 406 – Administración Financiera –
Administración de Bienes, y demás normas y disposiciones legales relacionadas, por el
período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011; y, no se analizó
la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones.
Base Legal
Tame Línea Aérea del Ecuador inició sus actividades el 18 de junio de 1964 como un
Departamento de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, conforme lo dispuesto en el Decreto
Supremo 1020, publicado en el Registro Oficial 272 de esa fecha.
Mediante Ley 104, promulgada en el Registro Oficial 506 de 23 de agosto de 1990, fue
transformada en entidad adscrita a la Fuerza Aérea Ecuatoriana con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, bajo la denominación de
Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos (TAME).
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Mediante Ley 133 Reformatoria a la Ley Constitutiva de la Empresa Estatal de Aviación
Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, publicada en el Registro Oficial 1002 de 2 de
agosto de 1996, cambió su razón social a Tame Línea Aérea del Ecuador.
Mediante Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011 publicado en el Suplemento del
Registro Oficial 442 de 6 de mayo de 2011, se adecúa la naturaleza jurídica de la
compañía estatal Tame Línea Aérea del Ecuador, como Empresa Pública, por lo tanto, a
partir de la expedición del presente Decreto Ejecutivo su denominación es: Empresa
Pública TAME Línea Aérea del Ecuador “TAME EP” que será una persona jurídica de
derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera,
económica, administrativa, operativa y de gestión, bajo el control del sector de la
Defensa, acorde con los objetivos establecidos en el Sistema Nacional de Planificación;
las orientaciones determinadas por el Comité de Industria de la Defensa; y, las
disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Pública.
Estructura orgánica
El Manual Orgánico Estructural de Tame Línea Aérea del Ecuador aprobado por el
Presidente Ejecutivo el 20 de noviembre de 2008 y el Decreto Ejecutivo 740 de 21 de
abril de 2011, establece los siguientes niveles organizacionales:
Nivel Directivo Directorio
Nivel Ejecutivo Gerencia General Nivel Asesor Dirección Jurídica Dirección de Auditoría General Dirección de Planificación Dirección de Planificación de Flota Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Dirección del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente
Nivel de Apoyo Gerencia de Finanzas Gerencia de Tecnologías de la Información Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Logística Gerencia de Recursos Humanos
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Objetivos de la entidad
El Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente;
aprobado por el Presidente Ejecutivo en febrero del 2005, actualizado hasta abril del
2010, en el capítulo 3, numeral 3.1.2 define los siguientes objetivos institucionales:
“Proporcionar servicio de transporte aéreo nacional e internacional, con los más altos estándares de calidad y seguridad, cuidando del medio ambiente y tecnología de punta.- Contar con Recurso Humano competente y comprometido, enfocado en sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.- Cumplir con las normas y legislación vigentes para garantizar la excelencia de nuestros procesos a través de la mejora continua”.
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada.
Servidores relacionados
Anexo 1.
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA EVALUACION
Ambiente de Control
En la evaluación de este elemento del control interno se determinó un nivel de confianza
de 87,95 % y un nivel de riesgo bajo; sin embargo, se determinaron las siguientes
observaciones.
La empresa no cuenta con un Código de Ética
La institución como parte de la planificación estratégica y políticas de calidad, ha
establecido para orientar la conducta e integridad del personal tres valores corporativos:
el servicio, la integridad y el compromiso; sin embargo, no se ha emitido e implementado
un código de ética que gobierne la conducta de los servidores y trabajadores, orientando
hacia la integridad y el compromiso con la organización; estableciendo mecanismos que
promuevan la incorporación en los procesos de dichos valores éticos.
La Norma de Control Interno 200-01 Integridad y Valores éticos establece que:
“…La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción…”
Con oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011 se dio a conocer los
resultados preliminares a los funcionarios y servidores relacionados con la evaluación. En
constatación a los mismos el Gerente de Recursos Humanos Encargado con oficio
EY-h2-2012-16 de 6 de enero de 2012 señaló:
“En el período del…Ex Auditor General, se elaboró y se entregó al Sr. Vicepresidente Ejecutivo, un ejemplar del Código de Ética Empresarial…en el correo Lotus Notes de fecha 4 de enero de 2012 enviado a la Auditoría General…se adjuntó el nuevo proyecto…”
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Lo expuesto por la Gerencia de Recursos Humanos no modifica el comentario de la
Auditoría General, debido a que no se ha logrado con el objetivo de contar con el código
de ética implementado y los procedimientos para su evaluación.
Conclusión
La empresa tiene definido sus valores corporativos; sin embargo, no estableció
documentadamente un código de ética ni procedimientos que permitan difundirlo y
evaluarlo periódicamente ocasionando que no se disponga de la herramienta para
determinar el grado de cumplimiento de estos valores por los servidores y las acciones a
tomar de ser necesario.
Recomendación
Al Gerente General, dispondrá:
1. Al Gerente de Recursos Humanos elabore el código de ética y ponga a
consideración y aprobación del Directorio de Tame EP, definiendo los
procedimientos para su difusión y evaluación de cumplimiento por parte de los
servidores de la empresa.
Falta de asimilación de los elementos estratégicos y difusión de los resultados
alcanzados del Plan Anual de la Empresa
La empresa, al formular el Plan Plurianual y Anual de desarrollo institucional como
parte de la administración estratégica, ha definido la Misión, Visión, Políticas de Calidad
y Valores, elementos difundidos desde el año 2005 por la Dirección del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente (SIGCSMA), cuya
implementación y difusión del sistema lo realizaron mediante la utilización de banners,
rótulos, correos electrónicos internos y demás medios de trasmisión. En la evaluación de
la implementación, se determinó lo siguiente:
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- La empresa realizó la formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación de la
planificación anual; sin embargo, la información de los resultados de cumplimiento
de los proyectos y el nivel del logro de los objetivos y metas, no fueron difundidos
a nivel de la empresa ni de la comunidad en general.
- El personal de la empresa, no mantienen presente los elementos estratégicos
institucionales, ni disponen de los documentos actualizados que promuevan la
asimilación y comprensión de los objetivos y metas institucionales a los que
aportan con la ejecución de su trabajo.
La Norma de Control Interno 200-02 “Administración Estratégica”, establece que:
“…Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organización y a la comunidad en general.”
Los literales a) y m) del artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública señala lo siguiente:
“Por la Transparencia en la gestión administrativa que están obligadas a observar todas las instituciones del Estado que conforme el sector público…, difundirán a través de un portal de información o página web…la siguiente información mínima actualizada, que para efectos de esta ley se la considera de naturaleza obligatoria: a)…las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos;…m) Mecanismo de rendición de cuentas a la ciudadanía, tales como metas e informes de gestión e indicadores de desempeño…”
Mediante oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se dio a conocer los
resultados parciales del informe a los funcionarios y servidores relacionados con la
evaluación, sin recibir repuestas sobre este comentario.
Conclusiones
Al no difundir los resultados de cumplimiento de metas y objetivos, se originó una
debilidad en comunicación interna hacia los servidores, no permitiendo retroalimentarles
para la toma de acciones correctivas o preventivas necesarias.
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El personal de la empresa no mantuvo presente los elementos estratégicos
institucionales, lo que ocasionó que no tomen consciencia de la forma de contribuir al
logro de los objetivos.
Hecho Subsecuente
Con oficio EY-1j-001-2012 de 5 de enero de 2012, el Director de Planificación Enc., remite
un Plan de Acción para la evaluación trimestral del Plan Operativo Anual y su difusión.
Recomendaciones
Al Gerente General dispondrá:
2. Al Director del SIGCSMA, Directora de Relaciones Públicas y Gerente de
Recursos Humanos coordinarán la difusión por diferentes medios de la misión,
visión, valores, política de calidad y planificación anual, que permita al personal de
la empresa tener un conocimiento profundo de estos elementos, coordinando su
evaluación con el Departamento de Capacitación.
3. Al Director de Planificación y Desarrollo Empresarial en coordinación con la
Dirección de Relaciones Públicas, al inicio de cada año difundan a nivel de la
empresa los objetivos y metas previstos en el Plan Operativo Anual; y,
trimestralmente difundan el resultado de la evaluación del cumplimiento de los
mismos, a fin de crear un nivel de conciencia sobre la importancia del desarrollo
institucional.
Revisión de los indicadores de gestión
La empresa en el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión de
Calidad estableció indicadores de gestión para cada proceso, los mismos que han
permitido verificar el avance y cumplimiento de lo planificado y la observancia de los
requisitos normativos. Los indicadores de gestión actuales, son reportados mensualmente
y consolidados en un tablero de control asociado a los objetivos de calidad de la empresa.
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En el tablero varios indicadores constantemente reflejan un cumplimiento del 100% de las
actividades. Ejemplo: “Porcentaje de cumplimiento en la fecha de elaboración del Plan
Comercial, Negocios y Presupuesto en el tiempo permitido frente a la fecha real de
presentación”. Este indicador permite verificar que el proceso de Gestión Comercial
cumpla con el plazo; sin embargo, no es un indicador que permita a la alta Gerencia
General tomar decisiones de mejora para la empresa.
Por lo expuesto, los indicadores de gestión constituyen una herramienta que permite
evaluar y brindar a la alta Gerencia información para la toma de decisiones; sin embargo,
es necesario tomar acciones de mejoras, preventivas y correctivas para alcanzar de
manera eficiente las metas y objetivos previstos en la planificación.
La Dirección de Planificación remitió a la Gerencia General, los reportes de evaluación de
cumplimiento del Plan Anual; sin embargo, no se evidenció que dicha información genere
acciones correctivas o preventivas por parte de la alta Gerencia, o que sus revisiones
queden plasmadas en documentos oficiales.
La Norma de Control Interno 200-02 “Administración estratégica”, señala:
“…Las entidades del sector público…, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.-Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos, indicadores, metas,…-Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organización y a la comunidad en general.”.
La Norma ISO 9001 - 2008 en los puntos 5. 6.1, 2 y 3 –Revisión por la dirección- señala:
“5.6.1 Generalidades - La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad…Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección.- 5.6.2 Información de entrada para la revisión. La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir: a) los resultados de auditorías, b) la retroalimentación del cliente, c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto, d) el estado de las acciones correctivas y preventivas, e) las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, f) los
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cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y g) las recomendaciones para la mejora.- 5.6.3 Resultados de la revisión. Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos, b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y c) las necesidades de recursos”.
Mediante oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se dio a conocer a los
funcionarios y servidores evaluados los resultados parciales del informe, sin recibirse
observaciones a lo comentado.
Conclusiones
La falta de información relevante de los indicadores de gestión para la Dirección, originó
que la alta gerencia no cuente con herramientas que le alerten sobre el cumplimiento de
los objetivos y metas determinados por la Empresa.
La falta de evidencia documental de las acciones tomadas sobre la evaluación del
cumplimiento del plan operativo anual, originó que no se realicen correctivos o el
seguimiento posterior y evaluar la eficacia de las mismas.
Hecho Subsecuente
Con oficio EY-1j-001-2012 de 5 de enero de 2012, el Director de Planificación Enc., remite
un Plan de Acción para la revisión de los procedimientos e indicadores de gestión de las
diferentes Gerencias y Directorías, desde abril hasta agosto de 2012; y un Plan de Acción
para la evaluación trimestral, por parte del Gerente General, de la planificación anual y del
sistema de gestión respectivamente.
Recomendaciones
Al Gerente General dispondrá:
4. A los Directores del SIGCSMA y Planificación y Desarrollo Empresarial en
coordinación con los Gerentes y Directores de la empresa, revisen todos los
procedimientos, a fin de desagregar los indicadores de gestión de procesos y
definan los indicadores de gestión macros, que le permita a la alta Gerencia tomar
decisiones en la consecución de los objetivos y metas planteadas como un
proceso de mejora continua en la gestión de la empresa.
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5. A los Directores del SIGCSMA y Planificación y Desarrollo Empresarial
establezcan los períodos en que la Gerencia General revisará los resultados de la
planificación anual e indicadores del sistema de gestión, dejando constancia
documentada de las acciones que se disponen.
Participación de las Unidades de Negocio en la planificación comercial
La formulación del Plan de Negocios y Plan Anual se refleja en las matrices a corto
plazo, en las que se estiman los ingresos que se generarán en el ejercicio económico, se
distribuyen las cuotas de venta estimadas para las Unidades de Negocio y los proyectos
que la Gerencia Comercial ejecutará para alcanzar las metas propuestas. En la
evaluación se observó que estos elementos define la Gerencia Comercial, basada en
datos estadísticos de años anteriores y en estudios sin la participación de los Jefes de las
Unidades de Negocios. En consecuencia, no se considera en el plan operativo anual o
comercial todos los proyectos propuestos por los jefes de las Unidades de Negocio.
Ejemplo: la Jefa de la Unidad de Negocios de Tame en Cali remitió a la Gerencia
Comercial, proyectos de publicidad para recuperar la imagen de Tame en Colombia, de
los que no se conoce los motivos por los que no han sido atendidos.
La Norma de Control Interno 200-02 “Administración estratégica” establece:
“…El análisis de la situación y del entorno se concretará considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvíos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad…”
Mediante oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se dio a conocer a los
funcionarios y servidores relacionados con la evaluación los resultados parciales del
informe. El Gerente Comercial con oficio EY-I-2011-165 de 30 de diciembre de 2011, nos
informó que con memorando EY-I-2011-119 de 12 de septiembre de 2011 se invitó a un
delegado de las Unidades de Negocios para que participe en la estructuración del Plan de
Negocios y el Presupuesto del año 2012; sin embargo, no se registra la firma de dicho
representante en el acta de la reunión de trabajo realizada el 13 de septiembre de 2011,
por lo que la Auditoría General se ratifica en lo comentado.
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Conclusión
La formulación de los planes comerciales de ingresos y plan anual (matrices a corto
plazo) se ejecutan con una mínima coordinación con los Jefes de la Unidades de
Negocios, originando una limitada participación de los ejecutores y la inclusión de
proyectos propios, tanto en programación de sus metas como de las necesidades que
deben ser cubiertas para la consecución de metas y objetivos.
Hecho Subsecuente
El Jefe de Planeación Comercial remitió el mensaje electrónico de 10 de enero de 2012,
en el que se invita a todos los Jefes de Unidad de Negocios a la reunión de trabajo para la
planificación comercial 2012, a realizarse en Guayaquil del 12 al 13 de enero de 2012.
Recomendaciones
Al Gerente General dispondrá:
6. Al Gerente Comercial que para formulación del Plan Comercial y Plan Anual
(matrices a corto plazo) realice reuniones de trabajo con la participación de los
Jefes de las Unidades de Negocio dejando constancia de su participación, así
como de sus sugerencias y proyectos que permitan alcanzar las metas y
objetivos asignados a cada unidad.
7. A los Jefes de las Unidades de Negocio que mediante reuniones cascadas con
los servidores de la Unidad, difundan las metas y objetivos institucionales
definidos por la empresa, a fin de comprometer su participación en el
cumplimiento del plan institucional.
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No se dispone de reglamento interno de administración del talento humano y evaluación periódica y seguimiento del clima laboral
La Gerencia de Recursos Humanos, no ha elaborado e implementado un reglamento
interno que norme la administración del talento humano, el mismo que debe construirse
con sujeción a las normas técnicas del Ministerio de Relaciones Laborales, conforme
establece el literal c) del Art. 52 de la Ley Orgánica del Servicio Público, tampoco ha
realizado una evaluación del clima laboral orientado a medir la satisfacción de los
servidores en el trabajo que realizan. La Gerencia de Recursos Humanos ha efectuado
evaluaciones en años anteriores; sin embargo, no existe evidencia sobre las acciones
ejecutadas tendientes a implementar mejoras en el ambiente de trabajo, tampoco se ha
realizado un seguimiento que permita determinar las mejoras alcanzadas.
La Norma de Control Interno 200-03 Políticas y Prácticas de talento humano señala
“El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio...El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. Es responsabilidad de la dirección encaminar su satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y técnico…”
La empresa IATA Consulting presentó un proyecto de incentivos para los servidores y
trabajadores como parte del estudio sobre la nueva estructura orgánica funcional de
Tame EP; sin embargo estás recomendaciones no se han implementado hasta el 30 de
noviembre de 2011.
Con oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011 se dio a conocer los
resultados parciales a los funcionarios y servidores relacionados con la evaluación. El
Gerente de Recursos Humanos Encargado con oficio EY-h2-2012-16 de 6 de enero de
2012 menciona, entre otros aspectos, que por varias oportunidades esta Gerencia elaboró
y presentó proyectos de reglamentos; sin embargo no llegaron a implementarse. Además
el Directorio de TAME EP, mediante Resolución DIR.2011.24 de 15 de agosto de 2011,
dispuso al Gerente General que se contrate la asesoría de una empresa especializada
para la elaboración de la reglamentación para la administración del talento humano de
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Tame EP, proceso de contratación que fue subido al Portal de Compras Públicas el 27 de
diciembre de 2011.
Si bien se observa en la documentación enviada por la Gerencia de Recursos Humanos
las gestiones realizadas para obtener un reglamento, el mismo no se implementó por lo
que la Auditoría General mantiene lo comentado.
Conclusiones
El no elaborar e implementar un reglamento interno de administración del talento humano,
originó que no se cuente con las políticas de desarrollo, comportamiento y evaluación de
recurso humano acorde a las necesidades de la empresa.
El no disponer de evidencia documental de las acciones implementadas con el objeto de
mejorar el clima laboral de los servidores, originó que no se disponga de los registros para
evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
8. Al Gerente de Recursos Humanos, presente un plan de acción para cumplir con:
- La elaboración e implementación de un reglamento interno para la
administración del talento humano.
- Implementar evaluaciones periódicas del clima laboral y definir los
procedimientos para el seguimiento de las acciones determinadas para
alcanzar una mejora continua del personal.
- Implemente el proyecto presentado por IATA relacionado con recursos
humanos, observando las disposiciones legales vigentes.
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No se ha implementado el Orgánico Estructural sugerido por la empresa IATA
El Secretario del Directorio mediante oficio DIR.2011.11 de 10 de marzo de 2011,
informó al Presidente Ejecutivo de Tame Línea Aérea del Ecuador, que el Directorio de
la empresa en sesión extraordinaria número EXT.DIR.2011.02 de 10 de marzo de 2011,
tomó conocimiento del informe presentado por la empresa IATA Consulting, respecto del
diagnóstico organizacional y la Reestructuración Orgánica propuesta para Tame.
Mediante resolución DIR.2011.11, el Directorio aprobó la nueva estructura orgánica.
Además con hoja de control de correspondencia 614 el Presidente dispuso a la Gerencia
de Recursos Humanos coordinar su cumplimiento, sin embargo hasta el 30 de noviembre
de 2011 no implementó la nueva estructura.
La no implementación de la nueva estructura afectó a otros elementos del control interno
relacionados como: no disponer de procesos actualizados y aprobados para evaluar las
competencias de conocimiento y habilidades de los servidores considerando la nueva
estructura de la Empresa; y, que no se actualicen las funciones y responsabilidades los
servidores de acuerdo a su competencias basados en la nueva estructura.
La norma de control interno 200-04 Estructura organizativa, establece:
“Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores“.
Con oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011 se dio a conocer los
resultados parciales a los funcionarios y servidores relacionados con la evaluación. El
Gerente de Recursos Humanos Encargado con oficio EY-h2-2012-16 de 6 de enero de
2012 señaló:
“…A fin de mantener un procedimiento consecuente, es necesario contar con las normas internas del Talento Humano aprobadas por el Directorio…para la posterior aplicación de la Estructura Orgánica, de la cual se desprenderán los lineamientos para el desarrollo del Manual de Organización y la actualización de los instrumentos técnicos inherentes al manejo de personal como son: Manual de Clasificación y Valoración de Puestos de Trabajo, y las estructuras remunerativas respectivas…”
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Si bien está en proceso la implementación de la estructura orgánica sugerida por IATA, no
se ha cumplido con el objetivo previsto por lo que el comentario de la Auditoría General
se mantiene.
Conclusión
El no haberse implementado la estructura orgánica sugerida por la empresa IATA
Consulting, originó que no se evidencie el retorno de la inversión realizada en la
consultoría y no se hayan alcanzando los resultados y objetivos propuestos.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
9. Al Gerente Recursos Humanos lidere la implementación de los resultados del
trabajo realizado por la empresa IATA Consulting en coordinación con las
Gerencias y Direcciones relacionadas, entre los que debe considerarse lo
siguiente:
- Implementar la nueva estructura orgánica;
- Actualizar el manual organizacional en el cual se deben asignar deberes,
funciones y responsabilidades para cada uno de los cargos contemplados en la
nueva estructura organizacional, interrelacionado con el proceso en el que
participan;
- Actualizar los procedimientos de los procesos;
- Elaborar el Manual de Clasificación de Puestos, interrelacionado con el
proceso en el que participa el funcionario; y,
- Elaborar los procedimientos para la evaluación de competencias de
conocimiento y habilidades de los servidor; al igual que del cumplimiento de los
objetivos individuales y de la unidad o proceso en el que participa.
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Evaluación del Riesgo
En la evaluación de este elemento del control interno se determinó un nivel de confianza
de 68,03 % y un nivel de riesgo moderado; determinándose las siguientes observaciones.
No se ha implementado la identificación, plan de mitigación, valoración y respuesta
a los riesgos, relacionados con las actividades y los objetivos estratégicos.
La empresa definió los objetivos estratégicos y de calidad y para la elaboración de la
planificación estratégica identificó debilidades y amenazas; sin embargo, estos factores
internos o externos de riesgos no son manejados a través de un mapa de riesgo,
relacionado con las actividades principales de la empresa, ni la interacción con
terceros. Los objetivos amenazados no cuentan con un plan de mitigación de riesgos, la
valoración de los mismos y la respuesta en función de su impacto.
Sin embargo de lo expuesto, la empresa cumplió con la evaluación de riesgos en lo
referente al medio ambiente, salud ocupacional y en la parte operativa con la
Seguridad Operacional (SMS); empero estas no están interrelacionadas con el riesgo que
pueda tener el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa o de las
actividades principales vinculadas. Ejemplo: servicio al cliente, ventas, despacho de
pasajeros, gestión comercial, entre otras.
Las normas de control interno en lo referente a la Evaluación de Riesgo, señalan:
“300-01 Identificación de Riesgos…“En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.” “300-02 Plan de mitigación de riesgos…Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos”.
18
“300-03 Valoración de los riesgos…La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar”. “300-04 Respuesta al riesgo… Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio”.
En el Proyecto de Reestructuración Organizacional presentado por IATA a la Comisión del
Nuevo Directorio el 19 de julio de 2011 se menciona que debe existir una Sección de
“Risk Management” (Evaluación de Riesgo Institucional) dependiente de la Gerencia
General, estudio que está en implementación.
Conclusión
La empresa realiza evaluaciones puntuales a los riesgos relacionados con el medio
ambiente, seguridad y salud ocupacional y seguridad operacional; pero no efectúa una
evaluación de riesgos a los objetivos y actividades principales, lo que origina debilidades
significativas en el control interno, debido a que no se valoran e identifican los riesgos ni
se toman acciones inmediatas para mitigarlos.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
10. Al Director del SIGCSMA en coordinación con las demás Gerencias y Directorías,
conformen un equipo multidisciplinario para planificar e implementar la evaluación
de riesgos a los objetivos y actividades principales de la empresa.
Proyectos o necesidades de Unidades de Negocios no reciben respuesta
En las visitas efectuadas a las Unidades de Negocios de la empresa, como parte de la
evaluación de control interno, se observa que existen requerimientos o proyectos
planteados por los Jefes de las mismas que son presentados a las Gerencias
relacionadas, con el objeto de implementar mejoras para elevar el nivel de gestión y
19
atención al cliente; sin embargo, estos requerimientos no son tomados en cuenta,
desaprovechando la participación de este personal en la planificación de los proyectos y
cumplimiento de objetivos de estas Unidades. Como ejemplo citamos:
- La Jefa de la Unidad de Negocios de Tame Cali, remitió oficios a la Gerencia
Comercial con sugerencias de proyectos comerciales, además informó sobre la
identificación de riesgos, de los cuales no obtuvo respuesta de los niveles
directivos superiores. Dicha servidora considera que la Gerencia Comercial podría
asignar un funcionario que se encargue de atender y solucionar los requerimientos
de las Unidades de Negocios, realizar seguimiento del cumplimiento de proyectos,
canalización de comunicaciones, ejecución de acciones correctivas, comunicación
con la máxima autoridad, etcétera, a fin de garantizar un adecuado desempeño de
las Unidades.
- El Jefe de la Unidad de Negocios Tame Galápagos, también ha dado a conocer
sus necesidades comerciales y logísticas, como la solicitud de cambio de la
imagen corporativa en varias áreas de la estación y pintura de los buses,
requerimientos que no fueron atendidos hasta el corte de la evaluación, así
también se dio a conocer a la Gerencia de Operaciones las limitaciones del
Aeropuerto de Baltra para la atención oportuna de los vuelos, sin recibir respuesta
alguna.
La Norma 300-01 – Identificación de Riesgos- establece que:
“Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos..-Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus objetivos. La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación.”
Conclusión
Los Jefes de las Unidades de Negocios presentan a las Gerencias relacionadas los
requerimientos y sugerencias, los mismos que no son atendidos o considerados en los
proyectos macro de las Gerencias, hecho que afecta el logro de las metas y objetivos de
las Unidades de Negocios.
20
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
11. Al Gerente Comercial designe un funcionario que se encargue de realizar un
seguimiento de las necesidades y sugerencias planteadas por las Unidades de
Negocio, a fin de que sean consideradas en los macro proyectos y presupuestos
de las diferentes gerencias relacionadas.
Administración Financiera - Administración de Bienes
En la evaluación de este elemento del control interno se determinó un nivel de confianza
de 91,08 % y un nivel de riesgo bajo; sin embargo se determinaron las siguientes
observaciones.
Publicación del PAC sin la autorización de la máxima autoridad
El Plan Anual de Compras (PAC) elaborado cada año por la Gerencia de Logística, se
basa en el presupuesto aprobado por el Directorio de la empresa, sin embargo, no existe
evidencia documentada firmada por la máxima autoridad, autorizando a la Gerencia de
Logística la publicación del PAC en el portal de compras públicas al inicio del año, al
igual que las modificaciones correspondientes.
La norma de control interno 406-02, Planificación establece:
“Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente.-El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec”.
Conclusión
La publicación del PAC en el portal de compras públicas y sus modificaciones, se realiza
sin aprobación escrita de la máxima autoridad lo que originó que no se disponga de la
evidencia documentada de la misma.
21
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
12. Al Gerente de Logística que previa la publicación del PAC en el portal de compras
públicas y sus modificaciones, obtenga de la máxima autoridad la autorización
escrita correspondiente.
La Bodega de Abastecimientos mantiene materiales vendidos a la FAE
En la visita realizada a la bodega de Abastecimientos Aeronáuticos, se evidenció que
existe una gran cantidad de materiales de los aviones Boeing 727-200 y 100, los mismos
que salieron de operación y que fueron vendidos a la Comandancia de Transporte No. 11
de la FAE durante los años 2009 y 2010; y de los aviones Fokker que salieron de
operación en el año 2007. La entrega de los repuestos del Boeing se ha realizando en
forma parcial, mediante recibos, conforme los requerimientos efectuados por el personal
de la Fuerza Aérea; sin embargo, en la bodega se mantiene un gran volumen de
materiales limitando el espacio físico requerido para los repuestos de flota de aviones
que operan en la empresa. Además no se han suscrito las correspondientes actas de
entrega recepción que legalice la transferencia de materiales y sustente el
correspondiente registro contable.
Las normas de control Interno en lo referente a la administración de bienes, señalan:
“406-04 Almacenamiento y distribución…Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario…Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente…” “406-05 Sistema de registro…Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente…”
22
Mediante oficio circular 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se dio a conocer a los
funcionarios y servidores relacionados con la evaluación los resultados parciales del
informe. El Gerente de Mantenimiento con oficio EY-m5-12-001-002 de 2 de enero de
2012, expresó:
“…efectivamente se han realizado entregas parciales con sus respectivos documentos de respaldo legalizados y todavía no se han elaborado los Egresos en el Sistema a la espera del retiro total del material BOEING…pero como se informó en la lectura, en esta semana o máximo la próxima se efectuará y se firmará el Acta definitiva con el Egreso de todo el material entregado, incluyendo el 5% que resta por entregarse, lo cual estaremos informando inmediatamente a los organismos y autoridades correspondientes”.
Lo expuesto no modifica el comentario de Auditoría.
Conclusión
La falta de legalización de las transferencias parciales de material aeronáutico a la Fuerza
Aérea Ecuatoriana, originó que no se haya realizado el registro contable de las
transferencias y se afecta la disponibilidad de espacio físico el almacenamiento de
material de aviones que ya no operan en la empresa.
Recomendaciones
Al Directorio de la empresa dispondrá:
13. Al Gerente General gestione ante las autoridades de la Fuerza Aérea
Ecuatoriana, la entrega total de los materiales de los aviones Boeing 727 200 y
100 transferidos a la FAE, para que en un plazo no mayor a 60 días se finiquite el
registro contable pendiente.
Al Gerente General dispondrá:
14. Al Gerente de Mantenimiento disponga al Jefe de bodega de Abastecimientos
Aeronáuticos, elabore y gestione la legalización de las actas de entrega recepción
por los materiales transferidos a la FAE y remita al departamento de
Contabilidad los comprobantes de egreso para respaldo del registro
correspondiente.
23
15. Al Gerente de Mantenimiento en coordinación con el Gerente de Tecnologías de la
Información, de la base de datos de Abastecimientos Aeronáuticos obtengan el
detalle de los materiales aeronáuticos de los aviones Boeing 727-200 y 100
entregados con recibos y por entregar a la Fuerza Aérea Ecuatoriana y, basado
en éste, se proceda a elaborar y legalizar las actas de entrega-recepción
correspondientes y se tramite al departamento Contabilidad para su
contabilización.
16. Al Gerente de Mantenimiento en el caso que deban mantenerse entregas parciales
de materiales, mensualmente se realicen las actas de entrega-recepción
correspondientes, a fin de que el titular de la Bodega de Abastecimientos
elabore los comprobantes de egreso por baja, los listados respectivos y remita la
documentación al departamento de Contabilidad para el respaldo del registro
contable automatizado.
Módulo de control de activos fijos sin integración al sistema contable
El módulo de control de activos fijos no está integrado al sistema contable, por lo que el
registro de ingreso de nuevos bienes depende de la documentación que se recabe del
comprobante de pago, pues en el caso de traspasos de bienes se realiza en formularios
manuales para la legalización del funcionario responsable. De igual forma, en el caso de
transferencias gratuitas de bienes que ya no están en la empresa, el registro contable se
realiza cuando se suscriben las actas respectivas.
Mediante oficio 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se circularizó los resultados
parciales a los funcionarios y servidores relacionados con la evaluación, ante lo cual con
mensaje electrónico del 27 de diciembre de 2011, el Jefe de la sección de control de
activos fijos, al respecto manifestó:
“…la actualización automática de información debe ser simultáneamente en las dos partes, tanto en el módulo de Control de Activos Fijos como en el sistema contable, a través de la generación de un comprobante de diario cuando corresponda. No se debe olvidar que para que el sistema de Control de Activos Fijos se integre al sistema contable en lo referente a Ingresos, sería necesario que todos los bienes comprados ingresen a la bodega (como era antes) a fin de que
24
desde ahí ya salgan rotulados los bienes y asignados con un código único, lo que implicaría que el sistema de bodega central debería estar enlazado con el sistema de control de activos fijos”.
La Norma de Control Interno 406-05 “Sistema de Registro”, establece que la actualización
del sistema de registros debe ser permanente.
Conclusión
El no estar integrado al sistema contable el módulo de Activos Fijos, ocasionó que los
registros en cédulas censales no se actualicen en forma inmediata.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
17. Al Gerente de Finanzas y al Gerente de Tecnologías de la Información; revisar y
rediseñar el módulo de activos fijos con el objeto de que se integre al sistema
contable, para que los ingresos, bajas y traspasos se registren automáticamente,
permitiendo mantener registros históricos de los movimientos de los bienes y
de ser necesario, para el caso de los ingresos de bienes, se canalicen por la
bodega central.
Registro de bienes de control no observa la norma contable
Los bienes que por su costo y vida útil no son considerados activos fijos sino bienes de
control, son registrados en la Cuenta de Gasto respectiva, que es cerrada al término
del período contable. El control se mantiene a nivel del módulo de control de activos fijos
mediante las cédulas censales.
La Norma de Control Interno 406-05 “Sistema de Registro” señala:
“Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente”.
25
La empresa cumple parcialmente lo que dispone la Norma de Control Interno, al registrar
estos bienes en la cuenta de gasto y no en cuentas de orden, en consecuencia no se
refleja en los estados financieros limitando realizar conciliaciones con la información de
las cédulas censales, dependiendo únicamente del control de la información del módulo
de activos fijos y de las seguridades que éste ofrece, para evitar una posible eliminación
de estos bienes de las cédulas censales.
Conclusión
No registrar en cuentas de orden los bienes de control, ocasionó que no se refleje en los
estados financieros la información de los mismos y por ende tampoco permite efectuar
conciliaciones.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
18. Al Gerente de Finanzas y por su intermedio al Contador General, registre en las
cuentas de orden los valores de los bienes de control, conforme las cédulas
censales y los grupos existentes de activos fijos, para la respectiva conciliación.
Normativa Interna para custodia y uso de bienes de larga duración
Los funcionarios responsables del uso, custodia, conservación, seguridad, mantenimiento
y constatación física de los bienes de larga duración, cumplen estos procesos de acuerdo
a las políticas que se establecen en el Reglamento General de Bienes del Sector Público,
el Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público y
las Normas de Control Interno, mas no en normativa interna definida.
Las normas generales requieren de normas específicas para cubrir todos los procesos
de la actividad de la empresa, sin embargo existen algunos procesos que no tienen una
normativa relacionada como son: el registro y custodia de bienes de control, políticas
estándar para el mantenimiento de bienes, delimitación de las responsabilidades de los
26
servidores para el manejo de bienes y uso estricto en funciones institucionales,
procedimientos específicos para la realización de constataciones físicas periódicas y
custodia de bienes, en especial cuando éstos salen con los funcionarios fuera del país.
Cabe indicar que en el caso de pérdida, hurto de bienes fuera del país, el procedimiento
para establecer la responsabilidad es el pago de los valores del deducible, al momento del
reconocimiento del reclamo por parte de la compañía aseguradora.
Es importante mencionar que la Empresa por el cambió de su naturaleza jurídica a
Empresa Pública, debe adecuar su normativa a las disposiciones de la Ley Orgánica de
Empresas Públicas, marco jurídico específico que se encuentra en proceso de
implementación
Mediante oficio 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, se dio a conocer a los
funcionarios y servidores relacionados con la evaluación los resultados parciales. el Jefe
de la sección de control de activos fijos, al respecto señaló en mensaje electrónico del 27
de diciembre de 2011, lo siguiente:
“…la normativa interna para el control de bienes, debería darse previa la elaboración y aprobación de los Reglamentos Internos de Tame…que está por elaborarse y en los que se debería mencionarse algo referente a estos puntos”.
La Norma de Control Interno 406-07 –Custodia-, establece:
“La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de… establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración… Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.”.
La Norma de Control Interno 406-10 – Constataciones físicas de existencias, establece:
“La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.- Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso”.
27
Conclusión
La empresa si bien observa las disposiciones que regula la administración de bienes en el
sector público, no ha elaborado las normas específicas ocasionando que no se regulen
los procedimientos particulares de la misma.
Recomendación
Al Gerente General dispondrá:
19. Al Gerente de Finanzas y por su intermedio al Jefe de la Sección de Control de
Activos Fijos que en coordinación con el Director del SIGCSMA y el Director de
Planificación, elaboren la normativa interna necesaria para garantizar los aspectos
no normados por las Leyes y Reglamentos generales, en cuanto a la
conservación, seguridad, mantenimiento, constataciones físicas de los bienes de
la empresa y control de documentos.
Inmuebles no utilizados por la empresa
Como la empresa mantiene bienes de larga duración que no se utilizan en sus actividades
principales, la Contraloría General del Estado mediante oficio 9825-DA1 de 23 de junio
de 2011 notificó el inicio del examen especial al cumplimiento de las disposiciones
contenidas en los Decretos Ejecutivos números 435 y 560 de 26 de julio y 24 de
noviembre de 2010 respectivamente, por el período comprendido entre el 26 de julio de
2010 y 31 de mayo de 2011. Los mencionados decretos disponen traspasar a título
gratuito a la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público INMOBILIAR, el dominio de
todos los bienes inmuebles que no estén siendo utilizados en las actividades principales
de la empresa.
La Gerencia General ha realizado gestiones ante la Unidad de Gestión Inmobiliaria del
Sector Público INMOBILIAR, para que emita un dictamen para viabilizar la venta de los
inmuebles de Tame EP que no se encuentran utilizados. En primera instancia se
mencionó que el producto de la venta, se destinaría para financiar un proyecto de
inversión, como es la construcción del nuevo edificio de la empresa en el terreno que
posee en Tababela, ubicado cerca del nuevo Aeropuerto de Quito.
28
El Gerente General de “TAME EP” y un miembro de la Comisión Especializada “TAME
EP” mediante oficio EY-1k-2011-0597 de 5 de agosto de 2011, se dirigieron a los
Miembros de la Comisión Especializada “TAME EP”, recomendando que se solicite al
señor Presidente Constitucional de la República emita un decreto de excepción, en el
que autorice a la empresa la venta directa de sus bienes inmuebles, con el objeto de
financiar el presupuesto de la misma.
El Gerente General de Tame EP mediante oficio EY-G-2011-098-0621 de 19 de agosto
de 2011, se dirigió al Ministro de Defensa Nacional, Presidente del Directorio de TAME
EP, solicitándole gestione ante la SENPLADES la posibilidad de que la empresa
pueda vender los bienes improductivos a fin de disponer de manera directa los fondos
provenientes de dicho proceso, lo cual permitiría a Tame EP contar con la disponibilidad
de fondos suficientes, para cumplir con los altos costos en los programas de
mantenimiento y reparación de motores y equipos de las aeronaves y así financiar el
presupuesto del año 2011.
Conclusiones
La empresa dispone de bienes inmuebles que no están siendo utilizados en sus
actividades principales sobre los cuales la Contraloría General de Estado está efectuando
un examen especial, con el fin de determinar la transferencia de dominio a título gratuito
a la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público INMOBILIAR. El Gerente General
de la empresa y los Miembros de la Comisión Especializada “TAME EP”, han realizado
gestiones ante la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público INMOBILIAR para
obtener la autorización para la venta directa de los inmuebles con el objeto de financiar
el presupuesto.
Además se solicitó al Directorio requiera, del señor Presidente Constitucional de la
República, una excepción para que Tame EP, sobre la aplicación de los decretos
emitidos, pueda realizar la venta directa de estos bienes y que el producto de la venta
financie el presupuesto de la empresa.
29
Recomendaciones
Al Directorio de Tame EP dispondrá:
20. Continúe con las gestiones correspondientes, a fin de obtener del señor
Presidente Constitucional de la República y de las instancias respectivas, la
autorización para que el producto de la venta directa de los bienes inmuebles que
no se están utilizando, financie el presupuesto de la empresa.
Al Gerente General dispondrá:
21. Al Gerente de Finanzas prepare un informe que revele que los recursos
obtenidos de la venta de los bienes, serán utilizados en la operación de los
equipos aeronáuticos y no en gastos corrientes.
Falta de Logotipos y control de movilización en algunos vehículos de la Empresa
En la Unidad de Negocios de Guayaquil se determinó que dos de los vehículos oficiales
asignados a esta estación, no tienen impreso el logotipo de la empresa, como: la
furgoneta GLY-850 para recorrido de personal y la camioneta GLY-849 asignada a
handling dentro del aeropuerto.
En las Unidades de Negocio de Cuenca y de Santa Cruz (Galápagos), no llevan un
registro diario de la movilización de cada vehículo a través de la hoja de ruta, ni los
registros de mantenimiento preventivo y correctivo.
La Norma 406-09 Control de Vehículos oficiales, establece:
“Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen.-Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.”
30
Conclusión
El no pintar en los vehículos el logotipo de la empresa y que dos Unidades de Negocio
no dispongan los registros en la hoja de ruta y mantenimiento de los vehículos, originó
dificultades en la identificación de los mismos y desinformación para cumplir con su
mantenimiento preventivo y correctivo.
Recomendaciones
Al Gerente General dispondrá:
22. Al Gerente de Logística en coordinación con el Jefe de Transportación y los Jefes
de las Unidades de Negocio, verifiquen que todos los vehículos de la empresa
lleven las placas oficiales y el logotipo que identifique a la institución.
23. Al Gerente de Logística dispondrá a los Jefes de Unidades de Negocio, la
obligatoriedad de llenar los registros de hoja de ruta y mantenimiento de
vehículos.
Inconsistencias en constataciones físicas
La Gerencia de Finanzas a través del Departamento de Control de Activos Fijos,
anualmente en la Matriz y Unidades de Negocio realiza constataciones físicas a los
bienes de larga duración y de control, participando en esta actividad estudiantes en
períodos de práctica y, en las Unidades de Negocio, servidores a los que se les ha
asignado como una función adicional a la de su responsabilidad. Cabe manifestar que
en estas tomas físicas, no participan representantes de la Gerencia de Finanzas ni de
la Dirección de Auditoría Interna, en calidad de observador.
Durante el proceso de constatación física a los bienes de larga duración se procede con la
identificación y codificación de los mismos, en los equipos informáticos por la alta rotación
se ha evidenciado inconsistencias en la identificación del bien, aplicación de códigos,
revisión de series, rotulación, etcétera, hechos que no permite cruzar información entre
cédulas censales de las diferentes unidades administrativas, debido a la falta de
elaboración oportuna de los documentos que sustentan las transferencias de bienes.
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El Jefe de la Sección de Control de Activos Fijos en mensaje electrónico del 27 de
diciembre de 2011, dando respuesta a la comunicación de hallazgos preliminares
circularizado con oficio 25-EY-1ñ-11 de 21 de diciembre de 2011, expresó:
“…si bien es cierto que la mayoría de las inconsistencias es referente a equipos informáticos...es también por la no oportuna elaboración de la documentación respectiva, que evidencie el movimiento de los bienes y que es obligación realizarla por parte de los custodios, así como por parte de los técnicos que hacen los cambios de los equipos…lo que produce una justificación posterior de las novedades encontradas”.
La Norma de Control Interno 406-10 –Constataciones físicas- establece que:
“El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.”
La Gerencia de Finanzas anualmente realiza la constatación física de materiales
aeronáuticos de la bodega de Abastecimientos, tomando para el efecto una muestra
significativa en función de los valores, no así por el número de ítems; sin embargo,
durante varios períodos no se ha ejecutado una toma física a la totalidad de los
materiales, hecho que no permite garantizar una comprobación confiable del ciento por
ciento de las existencias.
Conclusiones
En el proceso de constatación física de los bienes de larga duración, se presentan
inconsistencias de identificación en los equipos informáticos, hecho que no permite
disponer de información actualizada para la comprobación con las cédulas censales y la
ubicación de los bienes, debido a la alta rotación de los equipos.
La constatación física de las existencias de la bodega de Abastecimientos Aeronáuticos
se ejecuta anualmente de manera selectiva y no de la totalidad, hecho que no garantiza
una comprobación confiable del ciento por ciento de las existencias.
32
Recomendaciones
Al Gerente General dispondrá:
24. Al Gerente de Finanzas que por lo menos cada dos años un delegado de Activo
Fijos de la Matriz supervise las tomas físicas realizadas por los delegados de
Activos Fijos de las Unidades de Negocios.
25. Al Gerente de Finanzas planifique una toma física integral de la bodega de
Abastecimientos Aeronáuticos, a fin de verificar la totalidad de los bienes
registrados.
Atentamente,
ING. ROBERTA ESTUPIÑAN RIVAS Directora de Auditoría General
33
ANEXO 1
SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2011
NOMBRE CARGO PERIODO
DESDE HASTA
Brig (Sp) Gustavo Cuesta
Moscoso
Presidente Ejecutivo 01-jul-2009 31-oct-2011
Tcrn. Geovanny Espinel Puga
Vicepresidente Ejecutivo 01-jun-2009 30-sep-2011
Tcrn. Nelson Vallejo Ayala Gerente Comercial 17-Mar-2010 15-dic-2011
Cptn. Karina Nuques Ochoa Gerente de Finanzas 09-Nov-2009 15-dic-2011
Tcrn. Bolívar Chavez Carrillo Gerente de Recursos Humanos
17-feb-2010 30-nov-2011
Ing. Fabian Moreano Almeida Gerente de Tecnología
Información 01-ene-2011 30-sep-2011
Ab.Tarquino Vásquez Fuentes Ex - Director Jurídico Enc. 01-feb-1988 30-sep-2011
Ing. Freddy Cabrera García Director del SIGCSMA 01-ene-1999 30-sep-2011
Ing. Diego Jaramillo Muñoz Director de Planificación y Desarrollo Empresarial Enc.
01-jun-1988 30-sep-2011
Crnl. (Sp) Edgar Novoa Travez
Gerente de Logística 01-jun-2011 30-sep-2011
Ing. Pablo Gordón Muñoz Jefe Técnico De Recursos Humanos
14-jul-1997 30-sep-2011
C.P.A. Juan Marcelo Tejada Jefe Administrativo de Recursos Humanos
01-ago-1994 30-sep-2011
Lic. Luis Enríquez Morillo Jefe de Activos Fijos 09-dic-1991 30-sep-2011
Jaime Madrid Arcos Jefe Bodega Material Aeronáutico
10-ene-1998 30-sep-2011
Luis Paredes Quiroz Jefe Adquisiciones Locales
01-feb-1991 30-sep-2011
Arq. Jorge Medrano Gonzalez Jefe de Infraestructura 10-ene-1998 30-sep-2011 Dr. William Wilchez Garcia Jefe Departamento de
Seguros 01-nov-1998 30-sep-2011
Lic. Eduardo Bunce Teran Contador General 25-sep-2007 30-sep-2011 Eco. Patricio Cárdenas Vergara
Jefe de Presupuestos 13-oct-1982 30-sep-2011
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ANEXO 2
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LAS NORMAS DE CONTROL
INTERNO
NORMA C.I. 200 "AMBIENTE DE CONTROL"
NORMA AREA DE CONTROL CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
200 Ambiente de Control 90,00 BAJO
200-01 Integridad y valores éticos 70,00 MODERADO
200-02 Administración estratégica 76,92 BAJO
200-03 Políticas y prácticas de talento humano
86,00 BAJO
200-04 Estructura organizativa 83,33 BAJO
200-05 Delegación de autoridad 100,00 BAJO
200-06 Competencia Profesional 93,33 BAJO
200-07 Coordinación de acciones organizacionales
92,00 BAJO
200-08 Adhesión a las políticas institucionales
100,00 BAJO
NIVEL DE CONFIANZA 87,95 BAJO
NORMA C.I. 300 “EVALUACION DEL RIESGO"
NORMA AREA DE CONTROL CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
300 Evaluación del Riesgo 60,00 MODERADO
300-01 Identificación de riesgos 66,00 MODERADO
300-02 Plan de mitigación de riesgos 60,00 MODERADO
300-03 Valoración de los riesgos 76,67 BAJO
300-04 Respuesta al riesgo 77,50 BAJO
NIVEL DE CONFIANZA 68,03 MODERADO
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NORMA C.I. 406 "ADMINISTRACIÓN DE BIENES"
NORMA AREA DE CONTROL CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
406-01 Unidad de Administración de bienes 100,00 BAJO
406-02 Planificación de contrataciones 85,00 BAJO
406-03 Contratación 98,00 BAJO
406-04 Almacenamiento y distribución 93,33 BAJO
406-05 Sistema de registro 72,00 MODERADO
406-06 Identificación y protección 100,00 BAJO
406-07 Custodia 76,00 BAJO
406-08 Uso de los bienes de larga duración 98,00 BAJO
406-09 Control de vehículos oficiales 89,52 BAJO
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
75,00 MODERADO
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
97,14 BAJO
406-12 Venta de bienes y servicios 100,00 BAJO
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración
100,00 BAJO
NIVEL DE CONFIANZA 91,08 BAJO
36
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES DEL
CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN
DIRECTORIO DE LA EMPRESA
20
Continúe con las gestiones correspondientes, a fin de obtener del señor Presidente Constitucional de la República y de las instancias respectivas, la autorización para que el producto de la venta directa de los bienes inmuebles que no se están utilizando, financie el presupuesto de la empresa
NOTA 1
GERENCIA GENERAL
13
Gestione ante las autoridades de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, la entrega total de los materiales de los aviones Boeing 727 200 y 100 transferidos a la FAE, para que en un plazo no mayor a 60 días se finiquite el registro contable pendiente
NOTA 1
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
1
Elabore el código de ética y ponga a consideración y aprobación del Directorio de Tame EP, definiendo los procedimientos para su difusión y evaluación de cumplimiento por parte de los servidores de la empresa
NOTA 1
Anexo 3
37
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
8
Presente un plan de acción para cumplir con: - La elaboración e implementación de un
reglamento interno para la administración del talento humano.
- Implementar evaluaciones periódicas del clima laboral y definir los procedimientos para el seguimiento de las acciones determinadas para alcanzar una mejora continua del personal.
- Implemente los proyectos de IATA relacionados con recursos humanos, observando las disposiciones legales vigentes.
NOTA 1
9
Lidere la implementación de los resultados del trabajo realizado por la empresa IATA Consulting en coordinación con las Gerencias y Direcciones relacionadas, entre los que debe considerarse lo siguiente: - Implementar la nueva estructura orgánica; - Actualizar el manual organizacional en el cual
se deben asignar deberes, funciones y responsabilidades para cada uno de los cargos contemplados en la nueva estructura organizacional, interrelacionado con el proceso en el que participan;
- Actualizar los procedimientos de los procesos; - Elaborar el Manual de Clasificación de
Puestos, interrelacionado con el proceso en el que participa el funcionario.
- Elaborar los procedimientos para la evaluación de competencias de conocimiento y habilidades de los servidor; al igual que del cumplimiento de los objetivos individuales y de la unidad o proceso en el que participa
NOTA 1
38
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
DIRECCION DEL SIGCSMA
2
En coordinación con la Directora de Relaciones Públicas y Gerente de Recursos Humanos, coordinarán la difusión por diferentes medios de la misión, visión, valores, política de calidad y planificación anual, que permita al personal de la empresa tener un conocimiento profundo de estos elementos, coordinando su evaluación con el Departamento de Capacitación
NOTA 1
4
En coordinación con el Director de Planificación y Desarrollo Empresarial y con los Gerentes y Directores de la empresa, revisen todos los procedimientos a fin de desagregar los indicadores de gestión de procesos y definan los indicadores de gestión macros, que le permita a la alta Gerencia tomar decisiones en la consecución de los objetivos y metas planteadas como un proceso de mejora continua en la gestión de la empresa.
NOTA 1
5
Establezcan los períodos en que la Gerencia General revisará los resultados de la planificación anual e indicadores del sistema de gestión, dejando constancia documentada de las acciones que se disponen.
NOTA 1
10
En coordinación con las demás Gerencias y Directorías, conformen un equipo multidisciplinario para planificar e implementar la evaluación de riesgos a los objetivos y actividades principales de la empresa
NOTA 1
39
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
DIRECCION DE PLANIFICACIÓN
3
En coordinación con la Dirección de Relaciones Públicas, al inicio de cada año difundan a nivel de la empresa los objetivos y metas previstos en el Plan Operativo Anual; y, trimestralmente difundan el resultado de la evaluación del cumplimiento de los mismos, a fin de crear un nivel de conciencia sobre la importancia del desarrollo institucional.
NOTA 1
GERENCIA COMERCIAL
6
Que para formulación del Plan Comercial y Plan Anual (matrices a corto plazo) realice reuniones de trabajo con la participación de los Jefes de las Unidades de Negocio dejando constancia de su participación, así como de sus sugerencias y proyectos que permitan alcanzar las metas y objetivos asignados a cada unidad
NOTA 1
11
Designe un funcionario que se encargue de realizar un seguimiento de las necesidades y sugerencias planteadas por las Unidades de Negocio, a fin de que sean consideradas en los macro proyectos y presupuestos de las diferentes gerencias relacionadas
NOTA 1
40
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
JEFES UNIDADES DE NEGOCIO
7
Que mediante reuniones cascadas con los servidores de la Unidad, difundan las metas y objetivos institucionales definidos por la empresa, a fin de comprometer su participación en el cumplimiento del plan institucional
NOTA 1
GERENCIA DE LOGÍSTICA
12
Que previa la publicación del PAC en el portal de compras públicas y sus modificaciones, obtenga de la máxima autoridad la autorización escrita correspondiente
NOTA 1
22
En coordinación con el Jefe de Transportación y los Jefes de las Unidades de Negocio, se verifique que todos los vehículos de la empresa lleven las placas oficiales y el logotipo que identifique a la institución.
NOTA 1
23
Disponga a los Jefes de Unidades de Negocio, la obligatoriedad de llenar los registros de hoja de ruta y mantenimiento de vehículos
NOTA 1
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
14
Disponga al Jefe de bodega de Abastecimientos Aeronáuticos, elabore y gestione la legalización de las actas de entrega recepción por los materiales transferidos a la FAE y remita al departamento de Contabilidad los comprobantes de egreso para respaldo del registro correspondiente.
NOTA 1
41
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
15
En coordinación con el Gerente de Tecnologías de la Información, de la base de datos de Abastecimientos Aeronáuticos obtengan el detalle de los materiales aeronáuticos de los aviones Boeing 727-200 y 100 entregados con recibos y por entregar a la Fuerza Aérea Ecuatoriana y, basados en éstos, se proceda a elaborar y legalizar las actas de entrega-recepción correspondientes y se tramite al departamento Contabilidad para su contabilización
NOTA 1
16
En el caso que deban mantenerse entregas parciales de materiales, mensualmente se realicen las actas de entrega-recepción correspondientes, a fin de que el titular de la Bodega de Abastecimientos elabore los comprobantes de egreso por baja, los listados respectivos y remita la documentación al departamento de Contabilidad para el respaldo del registro contable automatizado..
NOTA 1
GERENCIA DE FINANZAS
17
En coordinación con el Gerente de Tecnologías de la Información, revisarán y rediseñarán el módulo de activos fijos con el objeto de que se integre al sistema contable, para que los ingresos, bajas y traspasos se registren automáticamente, permitiendo mantener registros históricos de los movimientos de los bienes y de ser necesario, para el caso de los ingresos de bienes, se canalicen por la bodega central
NOTA 1
42
CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES
No CARGOS /
RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
FIRMAS DE LOS SERVIDORES
RESPONSABLES
18
Disponga al Contador General, registre en las cuentas de orden los valores de los bienes de control, conforme las cédulas censales y los grupos existentes de activos fijos, para la respectiva conciliación.
NOTA 1
19
Disponga al Jefe de la Sección de Control de Activos Fijos que en coordinación con el Director del SIGCSMA y el Director de Planificación, elaboren la normativa interna necesaria para garantizar los aspectos no normados por las Leyes y Reglamentos generales, en cuanto a la conservación, seguridad, mantenimiento, constataciones físicas de los bienes de la empresa y control de documentos
NOTA 1
21
Prepare un informe que revele que los recursos obtenidos de la venta de los bienes, serán utilizados en la operación de los equipos aeronáuticos y no en gastos corrientes
NOTA 1
24
Que por lo menos cada dos años un delegado de Activo Fijos de la Matriz supervise las toma física realizada por delegado de Activos Fijos de la Unidad de Negocios.
NOTA 1
25
Planifique una toma física integral de la bodega de Abastecimientos Aeronáuticos, a fin de verificar la totalidad de los bienes registrados.
NOTA 1
43
NOTA
1. En la Matriz no se registran las firmas de aceptación de las recomendaciones emitidas, en vista de que la aplicación efectiva depende del momento en que el Gerente General disponga su cumplimiento, una vez que la Contraloría General apruebe el contenido del informe después de un proceso de revisión, en el cual también se pueden incluir cambios.
Elaborado por: Revisado por:
Lic. Federico Paucar Lic. Johnny Anguisaca JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR