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EMPALME DE OPERADORES LOGÍSTICOS DE MEDICAMENTOS
Bogotá D.C. 22-Enero-2015- (CÓDIGO: MDN – CGFM – PRODIRES –COMES –FU.95.1-5 - V08)
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AGENDA
1. Funciones del Jefe de Establecimiento de Sanidad Militar de Dispensación.
2. Funciones de los delegados de la DGSM en cada ESM de dispensación. (Agenda).
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3. Funciones del Operador Logístico DROSERVICIO Ltda para el inicio de operaciones en los ESM.
4. Auditoria y supervisión.
AGENDA
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FUNCIONES DEL JEFE DE ESTABLECIMIENTO DE SANIDAD
MILITAR DE DISPENSACIÓN
El Jefe de cada ESM en modalidad de dispensación:
• Solicitará Stock de medicamentos (Como requisición para 2 días según oficio). Ver.
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• Verificar la racionalidad de la requisición de Stock de medicamentos.
• Stock inventariado y disponible debe estar en el espacio designado desde los días 26 y 27 de enero de 2015.
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• Designará el espacio físico para dispensar de manera temporal (31/01/2015 – 01/02/2015).
• Designará el funcionario (Enfermera Jefe o Regente de farmacia) para dispensar.
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• Garantizar que la Unidad Militar pueda realizar el estudio de seguridad a los funcionarios de Droservicio Ltda que laborarán en cada ESM.
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• Garantizar el acceso de los funcionarios de la DGSM, Operado Logístico Droservicio Ltda (Administrativos) y La firma Auditora SAMA desde 23 enero 2015 (Según cartas) y en especial el Viernes 30 de enero de 2015.
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• Facilitar los procesos de realización del contrato de arrendamiento entre la Unidad Militar y Droservicio Ltda.
• Garantizar la presentación del delegado de la DGSM, ante el comandante de la Unidad Militar, Brigada ó División según la ubicación de cada ESM
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• Garantizar punto de red (Internet) para el acceso del funcionario de MEDMFEN19 con el Auditor de medicamentos de cada ESM, para liquidación de los contratos 075-DGSM-2012 y 046-DGSM-2014.
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• Garantizar la custodia de toda la formulación, facturación de los Contratos 075-DGSM-2012 y 046-DGSM-2014.
• Garantizar el acceso de los funcionarios, vehículos, enseres y medicamentos para el inicio de operaciones de Droservicio Ltda el dia 30/01/2015 desde el medio dia.
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• Diligenciar las actas de entrega en cada punto de dispensación. Archivo físico y medio magnético, para entregar copia al delegado de la DGSM.
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La función es garantizar el cumplimiento de las actividades y directrices impartidas en la Directiva Transitoria 0001 de 2015.
La DGSM designará a un delegado desde el 30/01/2015 hasta el 02/02/2015, como veedores.
FUNCIONES DE LOS DELEGADOS DE LA DGSM EN CADA ESM DE DISPENSACIÓN (AGENDA)
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• El delegado se presentará en la Unidad o Establecimiento el día 30 de enero 2015 a primera hora.
• Se realizará la presentación con el comandante de unidad, Brigada o División según la ubicación del ESM y su jurisdicción desde las 9:30 de la mañana
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• El delegado de la DGSM realizará la presentación y socialización de las actividades de empalme ante:– Jefe de ESM.– Ordenador del Gasto de la Unidad Militar– Oficial y Suboficial de Servicio del fin de semana.
(Oficial de inspección/Guarnicion)– Representante del OPL Medmfen19– Representante del OPL Droservicio
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• El delegado de la DGSM entregara la documentación enviada por el señor MGA. Julio Roberto Rivera Jimenez - Director General de Sanidad Militar y socializara la lista verificación.
• Esta lista será la base para el informe de las actividades realizadas por cada delegado.
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• El delegado de la DGSM y el Jefe de ESM estarán realizando desde las 14:00 horas, las inspecciones y verificaciones siguientes:– Espacio de farmacia alterna.– Documento de requisición y los medicamentos.– Persona designada para la dispensación temporal
(Enfermera jefe o Farmacia).– Lista de funcionarios que ingresaran el dia Sábado 31
desde la 13:00 por parte de los operadores logísticos, con los enterados de los comandantes de Guardia.
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– El puesto de trabajo con punto de red (Internet) para el funcionario de Medmfen19 que realizará las conciliaciones y liquidaciones con el auditor de punto. Contratos 075-2012 y 046-2014.
– Que el ordenador del gasto y el OPL Droservicio este tramitando el contrato de arrendamiento (Según la información de Minuta, contrato 060-DGSM-2014 y lista de valores de alquiler socializados)
– Toda la lista de verificación del delegado que se pueda realizar antes del 31 de enero 2015
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• Durante el día 31 Se verificará a las 12:00 horas, que el Jefe ESM realice con el representante de Medmfen19, el cierre de la dispensación en la farmacia.
• Se verificará que este la información para los Usuarios (Avisos), Donde se realizará la dispensación temporal por parte del ESM
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• El día 31 de enero de 2015 a las 15:30 Horas, se verificará que el espacio físico de la farmacia, este desocupado (Pertenencias de OPL Medmfen19 según negociaciones con Droservicio Ltda) para hacer la devolución del espacio físico de dispensación a la Unidad Militar.
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El 31/01/2015 a las 16:00 horas, empieza la devolución del espacio físico donde participan:•Ordenador del Gasto de la Unidad Militar, su delegado o el que haga sus veces.•El Jefe del ESM•Químico, Administrador o Regente de Farmacia, responsable del punto de dispensación por parte del OPL SALIENTE.•Delegado de DGSM (Veedor)
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El 31/01/2015 a las 17:00 horas se inicia la Entrega del espacio físico participan al OPLE:
•Ordenador del Gasto de la Unidad Militar, su delegado o el que haga sus veces.•El Director o Jefe del ESM•Químico, Administrador o Regente de Farmacia, responsable del punto de dispensación por parte del OPL ENTRANTE.•Delegado de DGSM (Veedor)
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• Se verificará durante esta entrega, que se entregue las carpetas y documentos al Jefe de ESM, para iniciar los estudios de seguridad a los funcionarios del OPL Entrante. Por parte de la Unidad Militar.
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• Durante la entrega del punto de dispensación, se verificará que el Operador Logístico Entrante, entregue al Jefe de ESM una copia del Listado de medicamentos ofertados con marcas y presentaciones para que la formulación no genere entregas en cantidades diferentes a la orden medica. (Se socializará con el personal medico de cada ESM)
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• Verificar el inicio de la prestación de servicios los días Domingo con Jefe de ESM el 01/02/2015. desde las 08:00 horas. Los ESM (24 Horas)
• Verificar con el Jefe de ESM, que el día Lunes 02/02/2015 se preste atención de forma correcta, con la ayuda de campañas informativas para los procesos de dispensación.
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• Entregar con antelación al Jefe de ESM, la información de los funcionarios, que van a laborar en la farmacia. para realizar las respectivos autorizaciones por parte de la Unidad Militar.
FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICODROSERVICIO LTDA PARA EL INICIO DE
OPERACIONES EN LOS ESM
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• Entregar con antelación al Jefe de ESM, el listado de personal, enseres, vehículos y cajas de medicamentos que ingresarán el día sábado 31/01/2015 al medio día, para realizar la autorización respectiva.
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• Auditores de Establecimiento – Contratos 075-2012 y 046-DGSM-2014.
• Proceso de Auditoria – Consorcio SAMA – Contrato 060-DGSM-2014
• Jefes de ESM - Supervisores de los Puntos• Fortalecimiento de Atención al Usuario
(Quejas y requerimientos del servicio farmacéutico) Nueva Directiva de ejecución
AUDITORÍA Y SUPERVISIÓN
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MAPA DE RIESGOS - EMPALMECLASE Especifico Especifico Especifico Especifico
Especifico
Especifico
Especifico
Especifico
FUENTE Externa Externa Externa Externa Externa Externa Externa Externa
ETAPA Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme
TIPO Operacional
DESCRIPCIÓN (que puede
pasar y como puede ocurrir)
Dificultades para el
acceso a la Unidad.
Que no pueda llegar el OPLE por dificultades
en el transporte
(derrumbe-vias de acceso- accidentes,
orden público, etc.)
Fallas de la Energia
Falla el internet
Que no lleguen
los medicamentos en su
totalidad
El OPLS no este
en el punto para
empalme
El OPLS no este listo con
lo establecido en la directiva
para empalm
e
Dificultades
entre los OPLE y OPLS
por negociaciones
internas.
CONSECUENCIA DE LA
OCURRENCIA DEL EVENTO
Incumplimiento del contrato por parte del contratista al no entregar
los medicamentos descritos en la propuesta tecnica, por
no poder mantener los
precios ofertados
Que no se de el empalme en
el tiempo previsto y la operación no inicie el 2 de febrero de
2015.
No permitiria que se ingresara
información al sistema y
medicamentos de la cadena de
frio podrian deteriorarse.
No se puede manejar el sistema para
manejo de inventarios y no se podria
consultar base de datos del SSFM.
Aumentarian los pendientes y se
proyecta una mala
imagen del
servicio con el OPLE
Impediria que la operació
n del OPLE incie
dentro de lo
previsto
Causa trastornos para el inicio de
la operació
n por parte del
OPLE
Dificulta la
entrada de la
operación
impactando el
servicio de cara
al usuario
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