UNIVERSIDAD FERMN TORO VICERECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN

Elementos Esenciales en el Desempeo OrganizacionalScribd

Autor: Rodrguez, Leidy C.I.: 16.240.805

Cabudare, Junio 2012.

Comunicacin: La comunicacin es un proceso de interaccin social a travs de smbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad humana Es una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interaccin y la puesta en comn de mensajes significativos, a travs de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los dems y en la organizacin y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicacin como un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra ms all del traspaso de la informacin. Es ms un hecho sociocultural que un proceso mecnico. La comunicacin, naturalmente, no se ha convertido en una disciplina acadmica, como la fsica o la economa; pero si ha alcanzado a ser un campo animado de investigacin y teora. Es una de las ms activas encrucijadas en el estudio del comportamiento humano lo cual es comprensible, ya que la comunicacin es un proceso, quizs el proceso social fundamental. Sin la comunicacin, no existiran los grupos humanos y las sociedades. Difcilmente se puede teorizar o proyectar investigacin en un campo cualquiera del comportamiento humano, sin hacer algunas suposiciones acerca de la comunicacin humana. La comunicacin organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicacin dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinmica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificacin de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es esttica sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organizacin. Las colectividades en las que la comunicacin en las organizaciones se lleva acabo son consideradas tpicamente como sistemas. Un sistema para organizar est compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse forma un conjunto especfico de objetivos. Por lo tanto, la comunicacin en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicacin entre los miembros de una organizacin implica la creacin, intercambio (recepcin y envi), proceso y almacenamiento de mensajes. A pesar del hecho de que las organizaciones han existido desde los tiempos bblicos de una u otra forma, no fue

sino hasta principios de siglo XX que las teoras formales de la organizacin fueron desarrolladas y desimanadas ampliamente. La mayor parte de estas teoras establecen principios claros acerca de la comunicacin en las organizaciones o hacen suposiciones implcitas acerca del rol de la comunicacin de las organizaciones eficientes.

Los elementos o factores de la comunicacin humana son: fuente, emisor o codificador, cdigo (reglas del signo, smbolo), mensaje primario (bajo un cdigo), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentacin o realimentacin (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario). Fuente: Es el lugar de donde emana la informacin, los datos, el contenido que se enviar, en conclusin: de donde nace el mensaje primario. Emisor o codificador: Es el punto (persona, organizacin) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo. Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organizacin) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en l est el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que slo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no slo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza lo que comnmente denominamos el feed-back o retroalimentacin. Cdigo: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y smbolos que el emisor utilizar para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el cdigo que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramtica de algn idioma; los algoritmos en la informtica, todo lo que nos rodea son cdigos. Mensaje: Es el contenido de la informacin (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la informacin.

Canal: Es el medio a travs del cual se transmite la informacin-comunicacin, estableciendo una conexin entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefnico, en el caso de una conversacin telefnica. Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. Situacin: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo. Interferencia o barrera: Cualquier perturbacin que sufre la seal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversacin, o la distorsin de la imagen de la televisin, la alteracin de la escritura en un viaje, la afona del hablante, la sordera del oyente, la ortografa defectuosa, la distraccin del receptor, el alumno que no atiende aunque est en silencio. Tambin suele llamarse ruido Retroalimentacin o realimentacin (mensaje de retorno): Es la condicin necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o no. Logrando la interaccin entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicacin) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicacin). Si no hay realimentacin, entonces solo hay informacin mas no comunicacin. Entendemos por barreras impuestas a la comunicacin, todos aquellos factores que la impiden, deformando el mensaje, o obstaculizando el proceso general de sta. Barreras semnticas; Se refiere al significado de las palabras orales o escritas. Cuando no precisamos su sentido, estas se presentan a diferentes interpretaciones y as el receptor entiende no lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Por ejemplo; si el emisor dice carta blanca significando confianza, crdito, puede originarse una barrera al entender el receptor una cerveza. Otro ejemplo es el trmino salario. En las discusiones relativas al contrato colectivo de trabajo la palabra significa conquista del trabajador, mejor nivel de vida, etc., para una parte; mientras que para la otra, implica elevacin de costos, reduccin de utilidades, y as sucesivamente.

Barreras psicolgicas; Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea, algunos de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los dems. Sospecha o adversin. Preocupacin o emociones ajenas al trabajo. Timidez. Explicaciones insuficientes. Sobrevaloracin de s mismo. Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. Para obtener resultados se necesita algo ms que nicamente hablar. A una persona generalmente es necesario explicarle, convencerla, observar su actuacin y tambin dejarle que ella le hable a usted. Esto nos trae a nuestro objetivo final: comprender a otros. Algunas de las causas que contribuyan para formar barreras psicolgicas son: Altos status. (ttulo) Poder para emplear o despedir. Uso de sarcasmo. Actitud desptica. Crtica punzante. Uso de conocimientos precisos y detallados. Facilidad en el uso del lenguaje. Maneras demasiado formales. Apariencia fsica imponente. Interrumpir a los dems cuando hablan.

Barreras fisiolgicas; De este tipo son las que impiden emitir o recibir con claridad y precisin un mensaje, debido a los defectos fisiolgicos del emisor o receptor. Tales defectos pueden afectar a cualquiera de los sentidos. Un ciego, un tartamudo, un mudo, un sordo, pueden ser los ejemplos ms claros, pero tambin debemos considerar a las personas que sin llegar a esos extremos tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no hablan bien debido a algn defecto orgnico. Barreras fsicas; La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicacin, as como las interferencias en el radio o el telfono. Estos son ejemplos de barreras fsicas que debemos tomar en cuenta al comunicarnos, a fin de eliminarlas lo ms posibles. Barreras administrativas; Son aquellas causadas por las estructuras organizacionales, como mala planeacin y deficiente operacin de los canales. Las siguientes recomendaciones podran ayudar al administrador a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas. Aclaracin anticipada de toda idea, antes de comunicarla. Inters en retroalimentacin; o sea, verificar si el mensaje se recibi bien o no, o si la reaccin del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la informacin a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los conceptos, para eliminar malos entendidos. Utilizacin de lenguaje sencillo y directo. Empleo de mltiples canales de comunicacin a fin de asegurarse de que la informacin llegue hasta donde nos hemos propuesto. Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el mensaje, pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el receptor pueden alterar el contenido del mensaje. Reforzar las palabras con hechos, por lo general, este punto se descuida. La idea de que tanto el individuo como la institucin necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptacin. Es importante hacer nfasis en que una organizacin moderna constituye ante todo una composicin social de seres humanos;

en donde es preciso que exista una estructura, una jerarqua necesaria para que se logren los fines que la organizacin se propone. Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organizacin es la comunicacin en todas sus direcciones y en todos los niveles; a travs de los elementos del proceso de comunicacin; en el que se distingue a los canales de comunicacin; es decir, a la lnea de personas a travs de las cuales pasan los mensajes; y la utilizacin de las tecnologas. El anlisis de la comunicacin organizacional engloba las prcticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organizacin; en donde se pone nfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicacin y representa en s la estructura de la organizacin desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicacin; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje. La buena comunicacin tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organizacin o grupo y se refiere a la transmisin y comprensin de significados. El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el da, (escribe, lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga comunicacin; es decir, la transmisin de algo con sentido entre los miembros que lo componen. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de Comunicaciones. La direccin de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendientes y horizontales, dependiendo de quien inicia el mensaje y quien lo recibe. Por proceso seriado se entiende el camino paso a paso que sigue la comunicacin dentro de la organizacin es decir, el proceso persona a persona. Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales, por stas ltimas circulan sobre todo rumores e informacin oficiosa. La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicacin en todas las direcciones se fortalezcan las redes formales, as se tienen bajo control las redes informales.

As mismo, cuando hablamos de flujos de comunicacin, nos referimos a los procesos de comunicacin que se llevan a cabo al interior de la organizacin de acuerdo a la estructura formal (organigrama). Los estilos de comunicacin: La comunicacin Pasiva; Este tipo es propio de las personas que esconden sus sentimientos por miedo a ser rechazados por las dems personas La comunicacin Agresiva; Es lo contrario de la comunicacin de debilidad, se caracteriza por no valorar la opinin de la otra parte, puedes que seas ms inflexible sobre cualquier situacin que este pasando, no permite modificar su comportamiento o conducta para mejorar la situacin. La comunicacin Asertiva; Es una comunicacin abierta a las opiniones de las dems personas, tiene respeto hacia uno mismo, cuando argumentas sobre cualquier ideologa siempre tiene seguridad y confianza a lo que quiere transmitir.

La comunicacin eficaz es el acto de darse a entender correctamente, ya sea formalmente (como por el medio escrito) o esto combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intencin de lo que se est comunicando.

En toda forma de comunicacin se pierde algo del significado al transmitir el mensaje de un emisor a un receptor, y la comunicacin efectiva busca eliminar o minimizar esta "fuga". Por lo anterior, la comunicacin eficaz es una habilidad que se puede desarrollar, potenciando los aspectos interpersonales, interpersonales, grupales, intragrupales, organizacionales y externos (todo esto en conjunto es de especial valor para las empresas y organizaciones humanas, sea cual sea su naturaleza). Requisitos de la comunicacin efectiva. Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos: Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.

Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos. Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es mas efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de informacin de la organizacin formal. Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten afectados. Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e ineficiencia. Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente.

Direccin Es una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y entendimiento, relaciona entre si, e integra a travs de los procesos de unin apropiados a todos los elementos de sistema organizando de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una organizacin. La Direccin Empresarial es un proceso continuo, que consiste en gestionar los diversos recursos productivos de la empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos marcados con la mayor eficiencia posible. Dependiendo del tamao de la empresa la direccin puede ser ejercida por una sola persona o por varias distribuidas en diferentes niveles.

Autoridad Es una clase especial de poder; es el poder institucionalizado = poder formal. Arte de conseguir que la gente haga voluntariamente lo que t quieres debido a tu influencia personal. La autoridad tiene que ver con lo que t eres como persona y con la influencia que has ido forjando sobre la gente. Cualidades de personas con autoridad. Honrado y digno de confianza. Ejemplar. Pendiente de los dems. Comprometido. Exige responsabilidad de la gente. Trata a la gente con respeto. Capacidad de forzar o coaccionar a alguien, para que ste, aunque preferira no hacerlo, haga tu voluntad debido a tu posicin o tu fuerza. El lder en algn momento tiene que ejercer el poder, porque no queda mas remedio que usar los mtodos tradicionales. Se enumeran las siguientes caractersticas: Necesita una relacin de dependencia entre dos o ms personas. Puede tener significado negativo.

Poder El poder es una realidad en las organizaciones modernas par lograr los objetivos de las organizaciones, los grupos y las personas.

El poder es necesario en los directivos: Para influir en los subordinados; para dar confianza a ellos mismos.

La delegacin de autoridad aparece cuando un superior confiere de manera formal a un subordinado ciertas competencias que le corresponden a aquel. Si la delegacin se efecta correctamente contribuir a motivar al subordinando y a mejorar su adhesin a los objetivos de la empresa. Delegar autoridad supone tambin, lgicamente, delegar responsabilidad. Para delegar autoridad primero es preciso determinar los objetivos que se quieren alcanzar y a continuacin definir las tareas que se van a delegar, as como la cantidad de autoridad necesaria para poder realizar las tareas encomendadas con xito para alcanzar las metas u objetivos a lograr.

Liderazgo El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo, es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea ste personal, gerencial o institucional. El liderazgo empresarial se basa en saber dirigir ya sea la propia empresa o dirigir dentro de la propia empresa. Est ms que demostrado que el liderazgo empresarial o autoritario basado en la superioridad o infundir miedo no funciona, al contrario; crea recelo. El liderazgo empresarial de hoy en da se basa en el liderazgo carismtico, el liderazgo cooperativo y en todo aqul liderazgo que no solo dirige la empresa hacia un fin positivo sino tambin un liderazgo que se preocupa realmente por sus empleados y/o equipo.

La labor del lder consiste en establecer una meta y conseguir que la mayor parte de las personas deseen y trabajen por alcanzarla. Es un elemento fundamental en los gestores del mundo empresarial, para sacar adelante una empresa u organizacin, pero tambin lo es en otros mbitos, como los deportes (saber dirigir un equipo a la victoria), la educacin (profesores que consiguen que sus alumnos se identifiquen con su forma de pensar) y hasta en la familia (padres o hermanos mayores que son tenidos como absoluto ejemplo por parte de sus hijos, por ejemplo). Existen distintas clasificaciones de los lderes, que se establecen a partir de diversos criterios. Cuando un lder es escogido por una organizacin, se habla de un lder formal. Los lderes informales, en cambio, emergen de manera natural o espontnea dentro un grupo. De todas formas, la clasificacin ms difundida es aquella que refiere al vnculo entre el lder y los sujetos a los cuales influencia (es decir, sus seguidores). En este caso, existen liderazgos democrticos, autoritarios y liberales (laissez faire). El lder democrtico es aquel que, en primer lugar, fomenta el debate y la discusin dentro del grupo. Despus toma en cuenta las opiniones de sus seguidores y recin entonces, a partir de criterios y normas de evaluacin que resultan explcitas, toma una decisin. El lder autoritario, en cambio, es aquel que decide por su propia cuenta, sin consultar y sin justificarse ante sus seguidores. Esta clase de lder apela a la comunicacin unidireccional (no hay dilogo) con el subordinado. En cuanto al lder liberal, suele adoptar un papel pasivo y entregar el poder a su grupo. Por eso no realiza un juicio sobre aquello que aportan los integrantes, a quienes concede la ms amplia libertad para su accionar. Si el liderazgo es ejercido a partir de cambios en los valores, los comportamientos y los pensamientos de los miembros del grupo, recibe la denominacin de transformacional. Las bases para ser un buen lder son: mantenerse al tanto de lo ltimo en el campo en el que se desarrolla el trabajo, observar la labor de otros lderes y modificar la forma de trabajo siempre que sea necesario. Por otro lado, las cualidades que debe tener alguien

que ejerce el liderazgo son: conocimiento, confianza, integridad, y, por supuesto, carisma para inspirar a sus subordinados. Los mejor lderes son aquellos que son visionarios, que son capaces de comprender las situaciones productivas para la empresa antes de que estas se presenten, son innovadores y estn a favor del cambio.

TOMA DE DECISIONES La responsabilidad ms importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.

Una decisin puede variar en transcendencia y connotacin. Sea cuales la decisin es necesaria: Definir el problema. Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cul es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucin. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor nmero posible de alternativas de solucin, estudiar ventajas y desventajas que implican, as como la factibilidad de su implementaron, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organizacin. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la ms idnea para las necesidades del sistema, y la que redite mximos beneficios. Aplicar la decisin. Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo del misma.