el sistema de gestiÓn ambiental - cma.gva.es€¦ · el reglamento emas de ecogestión y...

La creciente conciencia social sobre la importancia de la protección del medio ambiente, las tendencias actuales de la política comunitaria (a través de su reflejo en una legislación ambiental cada vez más exigente) y la presión de los consumidores y de las instituciones oficiales, hacen que hoy en día ninguna empresa pueda permanecer ajena a la incorporación del factor medioambiental al conjunto de actividades de gestión de una empresa.

El reglamento EMAS de Ecogestión y Ecoauditoría y la publicación de la norma UNE-EN ISO 14001 forman el marco para el desarrollo de una efectiva gestión ambiental en la empresa.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

3.2.1. Generalidades de la norma.

La norma UNE-EN ISO 14001, sobre gestión medioambiental, no establece requisitos más allá del compromiso de la empresa en la política medioambiental, el cumplimiento de la legislación aplicable y la mejora continua. Por este motivo, es posible el caso de que, por ejemplo, dos organizaciones con distinto comportamiento medioambiental puedan cumplir perfectamente con los requisitos.

Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la organización o empresa puede controlar y sobre los que puede esperar tener influencia. Por lo tanto, la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental, según esta norma, no asegura necesariamente la mejora del medio ambiente.

Los requisitos de un S.G.M.A. según la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarán a lo largo del curso partiendo del siguiente esquema de contenidos:

UNE-EN ISO 14001:04

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

4.2 POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

PLANIFICACIÓN

Aspectos medioambientales.

Requisitos legales y otros requisitos.

Objetivos y Metas y Programa de gestión ambiental.

4.4

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

4.4.6

4.4.7

IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Estructura y responsabilidades.

Formación, sensibilización y competencia profesional.

Comunicación.

Documentación del sistema.

Control de la documentación.

Control operacional.

Planes de emergencia y capacidad de respuesta.

EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

UNE-EN ISO 14001

4.1.

4.5

4.5.1

4.5.2

4.5.3

4.5.4

COMPROBACIÓN Y ACCION CORRECTORA

Seguimiento y medición.

Evaluación del cumplimiento de requisitos legales

No conformidad, acción correctora y acción preventiva.

Registros.

Auditoría del sistema.

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

3.2.2. Política Ambiental.

EXPLICACIÓN DEL REQUISITO

La política medioambiental es una declaración pública documentada de una organización que cumple las siguientes características:

Dirigida a la prevención de la contaminación.

Con el compromiso de:

Cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable.

Mejora continua.

Proporciona el marco de establecimiento y revisión de los objetivos y metas medioambientales.

Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.

Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al día por todos los niveles de la organización.

UNE-EN ISO 14001

4.2.

4.2. Política ambiental La alta dirección debe definir la política medioambiental de la organización y asegurar que:

a. es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus actividades, productos o servicios;

b. incluye un compromiso de mejora continua y de prevención de la contaminación;

c. contiene un compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación medioambiental aplicables y con los otros requisitos que la organización suscriba;

d. proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales;

e. está documentada, implantada, mantenida al día y se comunica a todos los empleados;

f. se halla a disposición del público.

PASOS NECESARIOS

1. La dirección de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo del proceso de desarrollo e implantación del sistema, ya que es necesario para dirigir e impulsar la participación en todos los niveles de la organización desde las etapas más tempranas.

A la hora de decidir el contenido de dicha política medioambiental, deberá tener en cuenta, como mínimo, los compromisos que recoge la norma ISO 14001. Además, la política deberá considerar aquellos otros compromisos que la empresa suscriba voluntariamente.

La dirección debe tener presente, a la hora de su redacción, que la política sirve de instrumento de comunicación en dos esferas:

Internamente, indicando a los empleados cuáles son sus intenciones en cuanto a las cuestiones medioambientales.

Externamente, como una declaración de principios, prioridades e intenciones ante las partes interesadas de la empresa.

2. El desarrollo e implantación de la política medioambiental requiere:

El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las medidas necesarias para gestionar las siguientes fases del desarrollo del sistema.

La aceptación por parte de la dirección de sus responsabilidades medioambientales, y que compruebe que todos los niveles conocen y tienen presente sus obligaciones.

Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con la formación necesaria para cumplir con los requisitos medioambientales inherentes a su puesto de trabajo y función.

Además, se debe tener en cuenta que esta declaración de intenciones se va a materializar más tarde en la fase de planificación del sistema; concretamente, en los criterios de evaluación de los aspectos medioambientales, en la definición de prioridades para la mejora del comportamiento medioambiental y en los objetivos y metas medioambientales. Por tanto, la coherencia debe hilvanar todos estos puntos.

3. Una vez decidido el contenido, se debe documentar y aprobar por la dirección de la organización, estableciendo un control documental de dicha política medioambiental.

Debido al carácter público de este documento, se tendrá que prever cómo se va a permitir el acceso al mismo de las partes interesadas que lo soliciten y el modo de difundirlo a todos los niveles de la organización.

Todos los cambios de la política que puedan originarse como consecuencia del requisito de mantenerla siempre apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de las actividades, productos o servicios, deberán incorporarse y difundirse de nuevo en la organización.

POSIBILIDADES

Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras políticas, tanto corporativas como de gestión o de aseguramiento de la calidad. La empresa puede optar por incluir en un único documento todos los compromisos adquiridos, sean cual sea su área de actuación, o segregarlos si lo considera así de mayor utilidad.

La política debe estar refrendada por la dirección, siendo la forma de hacerlo elección libre de la empresa. A veces, se firma una copia de la política que después se incluye en el manual vigente; otras veces, se aprueba el manual en conjunto; también cabe la posibilidad de firmar todas las reproducciones distribuidas.

En cuanto a las vías de comunicación para asegurarse de que los empleados conozcan la política medioambiental, la empresa puede utilizar los canales ya establecidos para otros asuntos: reuniones de personal por departamentos, jornadas masivas, cursos de ingreso para nuevas incorporaciones, reparto personal de un ejemplar, distribución de copias por los puestos de trabajo, etc.

La difusión externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas empresas editan una publicación de dicha política que luego distribuyen voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su página Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.

3.2.3. Planificación

ASPECTOS AMBIENTALES


Los aspectos medioambientales hacen referencia a:

PASOS NECESARIOS

Identificación de los Aspectos Medioambientales

1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades, productos o servicios sobre los que tienen control o influencia.

Esto significa que el ámbito de la identificación estará delimitado por la posibilidad de actuación, tanto de control como de mejora, de la empresa sobre los aspectos medioambientales identificados.

2. Para llevar a cabo la identificación se podrá utilizar el método que la empresa estime oportuno y podrá llevarse a cabo con o sin ayuda externa. Este método tendrá que ser capaz de asegurar que la identificación no deja fuera alguno de los aspectos generados por la organización.

UNE-EN ISO 14001

4.3.

4.3.1 Aspectos ambientales La organización debe establecer y mantener al día el (los) procedimiento(s) para identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios que puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquéllos que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente. La organización debe asegurarse de que los aspectos relacionados con estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan sus objetivos medioambientales.

UNE-EN ISO 14001

4.3.1

Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente.

Aspectos medioambientales

Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales serían el resultado de esta interacción, tanto si tiene consecuencias positivas como negativas.

Impactos

3. El ámbito del sistema abarcará todas las actividades que se desarrollen dentro de las instalaciones de la organización, tanto las propiamente productivas como las auxiliares, y tanto las realizadas por el personal de la plantilla como por el personal subcontratado.

En empresas de servicios la identificación, en ocasiones, no estará tan unida al emplazamiento físico como a la naturaleza de las actividades que integren la prestación del servicio. Por tanto, el ámbito se definirá en relación con todas las actividades necesarias para el servicio que puedan afectar al medio ambiente.

4. La identificación se deberá realizar en condiciones normales de operación, en condiciones anormales y en situaciones de emergencia. Las condiciones anormales son aquellas que no se producen habitualmente, pero no generan una situación difícil, como sí lo hacen los accidentes o las emergencias.

5. Además tendrán que tenerse en cuenta los aspectos medioambientales derivados de actividades pasadas. Es decir, la empresa deberá informarse de los usos pasados de sus instalaciones con objeto de identificar si hay contaminación histórica, fruto de actuaciones del pasado.

6. Además de la identificación de los aspectos se debe obtener información adicional sobre ellos, como una cuantificación o estimación.

Evaluación de los aspectos medioambientales

7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los aspectos significativos, la organización deberá establecer unos criterios de significancia. Dichos criterios (en el número que se estime oportuno) deberán tener sensibilidad ambiental, ya que se trata de determinar cuáles son las actividades que generan mayores impactos.

8. Además, será necesario establecer la forma de aplicación de dichos criterios a la batería de aspectos medioambientales identificada. Esta metodología deberá documentarse de tal manera que se evite la subjetividad en su aplicación favoreciendo el potencial de comparación entre las distintas evaluaciones sucesivas.

Considerando los pasos anteriores, la empresa u organización ya está preparada para realizar la evaluación de los aspectos, que consistirá en la aplicación de los criterios de significancia, a través de la metodología, a los aspectos medioambientales.

Como resultado de dicha evaluación se obtendrán tanto los aspectos medioambientales significativos como los no significativos:

Los aspectos significativos tendrán que tenerse en cuenta a la hora de establecer los objetivos, ya que serán los temas prioritarios en nuestra mejora medioambiental.

Esta información se generará en las etapas de implantación del sistema, pero necesita mantenerse actualizada; por tanto, el procedimiento deberá contemplar una forma de revisión y actualización para contar siempre con información fiable e útil.

El procedimiento o método de evaluación será distinto para cada empresa, pues no existe un método patrón que sea óptimo para todas. Cada una tendrá que elaborarlo en función de sus características.

Además, el método deberá ser sensible a los cambios o mejoras originadas en la empresa y, por tanto, mediante las evaluaciones sucesivas, poder evidenciar el cumplimiento del compromiso de mejora continua.

POSIBILIDADES

Para la identificación de los aspectos medioambientales, puede ser útil emplear la herramienta del diagrama de flujo del proceso como esquema básico en el cual se podrán identificar los flujos de entrada y salida de materiales, recursos y energías.

Este diagrama de flujo consiste en una sucesión secuencial de todas las acciones que componen el proceso, representadas en bloques unidos en orden cronológico. Incluye las actividades auxiliares o complementarias.

Además, para la cuantificación podrá completarse el diagrama con un balance de masas de los flujos identificados, de manera que se pueda comprobar que se tienen todas las cantidades identificadas y no hay partidas sin control. La tolerancia admitida a la hora de hacer coincidir el balance de masas estará en función de los métodos de medida empleados para cuantificar los flujos.

Fuentes de Información para la Identificación de los Aspectos Medioambientales

Toda la información necesaria para hacer dicha identificación y evaluación se encuentra en la propia organización, aunque quizás no recopilada para este fin. A continuación se incluyen algunos ejemplos de las fuentes de información que una empresa puede utilizar para recoger datos medioambientales:

EJEMPLO DE FUENTES DE INFORMACIÓN

ENTRADAS SALIDAS

Recibos de consumos de agua, electricidad, combustibles.

Albaranes de entrega de materiales consumidos como materias primas o materias auxiliares.

Fichas técnicas de materiales y productos.

Hojas de seguridad de sustancias químicas.

Registros de formulación de productos.

Registros de producción.

Registros de incidentes o accidentes medioambientales.

Registros de cantidades de residuos peligrosos generados.

Certificados de destrucción de residuos.

Recibos de retirada de residuos sólidos.

Facturas de la retirada de residuos.

Analítica de vertidos, emisiones e inmisiones.

Medidas de la contaminación sonora.

Registros de distribución de los productos.

Registros de quejas de clientes, vecinos, partes interesadas, etc.

La metodología utilizada para la aplicación de los criterios de evaluación dependerá de los datos disponibles sobre todos los aspectos medioambientales identificados. Así, existen distintas posibilidades según los métodos de evaluación sean:

Cualitativos.

Cuantitativos.

Semicuantitativos.

Las organizaciones que dispongan de un diagnóstico inicial podrán utilizar sus conclusiones como parte de la identificación de los aspectos medioambientales. Este diagnóstico no entra en los requisitos de la norma ISO 14001, aunque el anexo informativo de dicha norma lo aconseja como buena práctica de implantación.

Además, aquellas empresas que por ley posean una Evaluación de Impacto Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal aplicable, podrán utilizarla también como fuente de información útil sobre la identificación y evaluación de los aspectos medioambientales. Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS


Se debe desarrollar un procedimiento que describa cómo, a partir de ahora, la organización va a tener acceso a los requisitos legales medioambientales. De éstos, identificar los que les sean de aplicación en función de sus actividades, productos o servicios de la empresa y mantener esta información actualizada a la luz de los cambios constantes de la legislación medioambiental.

En este procedimiento también se deberán contemplar los requisitos voluntariamente asumidos por parte de la empresa como pueden ser:

Los códigos de práctica industrial,

Manuales corporativos de la empresa,

Los acuerdos con las autoridades,

Las guías no reglamentarias.

PASOS NECESARIOS

1. Si se ha llevado a cabo una revisión medioambiental inicial, la empresa ha identificado los requisitos legales aplicables, pero en esta etapa de planificación es necesario formalizar el proceso.

Para ello, se tendrá que revisar con qué medio cuenta tanto en recursos humanos como en fuentes de información y en función de éstos decidir cuál va a ser el método elegido para cumplir con el requisito.

2. Se debe tener en cuenta a la hora de elaborar el procedimiento que la función de los requisitos legales identificados, es asegurar que los responsables conocen y comprenden las obligaciones formales y materiales establecidas en la legislación y asegurar su cumplimiento. Por tanto, no es un procedimiento que sólo implique al responsable de su identificación sino a todo el personal implicado en cuanto a sus obligaciones en la práctica.

A la vez que se decide el método se deberá designar el responsable de su cumplimiento y documentarlo.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento para la identificación y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la organización se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios.

UNE-EN ISO 14001

4.3.2

3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito que es la actualización de la información, la cual deberá realizarse de manera periódica. Dicha periodicidad deberá decidirse en función de la disponibilidad de datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que sea suficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.

4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podría incluir o referenciar cómo se van a comunicar los requisitos legales identificados a los responsables de su cumplimiento.

POSIBILIDADES

Para la actualización periódica de los requisitos legales aplicables, la empresa puede consultar diferentes fuentes tales como:

La Administración Medioambiental competente.

Las asociaciones o agrupaciones industriales.

Las bases de datos existentes en el mercado.

Los servicios profesionales especializados.

Habrá que tener en cuenta que ninguna de las fuentes citadas es completa en sí misma y que, por lo tanto, sería conveniente combinar varias de ellas para recoger todo el espectro legislativo.

OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES

4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.

La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organización.

Cuando se establezcan estos objetivos, la organización debe considerar los requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, así como la opinión de las partes interesadas.

Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la política medioambiental, incluido el compromiso de prevención de la contaminación.

UNE-EN ISO 14001

4.3.1


Los objetivos y metas medioambientales constituyen la concreción de la política medioambiental de la empresa y de los compromisos en ella asumidos.

De los objetivos medioambientales derivan las metas:

El establecimiento de los objetivos es un punto clave del sistema, ya que es la herramienta por la cual la empresa define su velocidad de mejora del comportamiento medioambiental. Por este motivo, la elaboración de los objetivos y de las metas medioambientales debe cumplir una serie de características que los otorgue la suficiente validez dentro del Sistema de Gestión Medioambiental.

Se deben establecer y mantener debidamente documentados para cada nivel y función profesional relevante dentro del organigrama de la empresa.

Deben considerarse, a la hora de establecer los objetivos, los requisitos legales, los aspectos medioambientales significativos de la organización, las necesidades de las partes interesadas, las tecnologías opcionales al alcance de la organización, los requisitos financieros y operacionales o de la empresa, etc.

Ser coherentes con el compromiso de mejora continua del medio ambiente.

Mostrar la coherencia con la política medioambiental, que a su vez incluirá el compromiso de prevención de la contaminación.

Los objetivos son los puntos de mejora internos de la empresa, cuantificados, en la medida de lo posible, y aplicables a toda la organización o a un aparte.

Objetivos Medioambientales

Las metas medioambientales constituyen requisitos detallados de actuación con el fin de alcanzar dichos objetivos.

Metas Medioambientales

PASOS NECESARIOS

1. El primer paso para el establecimiento de objetivos y metas es decidir qué puntos débiles (identificados en la revisión previa o en la evaluación de aspectos medioambientales) son prioritarios. Esto no significa la obligación de poner un objetivo para cada uno de los anteriores, sino de tenerlos en cuenta para fijar los objetivos

Este proceso se debe llevar a cabo por los responsables designados en la documentación del sistema.

2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa también puede tener en consideración información importante no para el medio ambiente pero sí para la empresa como son:

Las opiniones de las partes interesadas. Es decir, la empresa puede decidir establecer un objetivo de mejora en función del grado de sensibilidad de un problema medioambiental, tanto esté asociado o no a un aspecto medioambiental significativo.

Los cambios legislativos en materia medioambiental. Se pueden establecer objetivos para anticiparse a cambios de legislación, con el objeto de cumplir los nuevos requisitos o simplemente considerarlo más estratégico para la empresa por tener asociadas determinadas responsabilidades.

Las opciones tecnológicas de mejora disponibles. A la hora de decidir sobre cuáles de nuestros aspectos significativos podemos actuar tenemos que tener en cuenta las distintas opciones posibles.

Las opciones financieras para llevar a cabo las mejoras. Este criterio constituirá un último filtro en función de los recursos disponibles para llevar a cabo determinadas medidas de mejora.

3. Cuando se hayan decidido los objetivos medioambientales deberán documentarse de manera que se pueda identificar cuáles son los vigentes en cada momento.

4. Por último la gestión integrada exige que todos los niveles de la organización conozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.

CONSEJOS

Las metas, o en su ausencia los objetivos, deben ser lo más específicas posibles y cuantificables con objeto de desterrar la subjetividad y de poder medir la evolución en el tiempo con mayor fiabilidad.

Es recomendable la definición de sus correspondientes indicadores de medida. Estos deben ser utilizados como base del sistema de evaluación del comportamiento medioambiental, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas medioambientales fijados y los progresos realizados. En el seno del comité 207 de ISO se está elaborando la norma 14031 acerca de la evaluación del comportamiento medioambiental mediante el uso de indicadores.

Además de evaluar la tendencia favorable o no del cumplimiento de los objetivos, puede ser útil en algunas ocasiones revisar los mismos si se tiene información suficiente que nos ponga en evidencia su falta de adecuación.

Es aconsejable que el cumplimiento de las metas medioambientales sea un componente de responsabilidad personal y de la valoración de la actuación de los trabajadores. Pero la dirección tendrá que dar mensajes coherentes dentro de su definición de gestión con el interés de su cumplimiento prioritario. Estos dos factores contribuirán a que el personal involucrado integre el sistema en su práctica diaria y no lo perciba como algo ajeno.

EVOLUCIÓN DE LOS OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES

Al mismo tiempo que se ha producido una evolución del concepto de gestión empresarial ha ido evolucionando la actitud hacia la gestión medioambiental.

El concepto de gestión empresarial comienza centrándose en las características del producto, conforme la competencia iguala las ofertas, los aspectos diferenciales se van centrando en la empresa. Posteriormente, se ha dado un giro de orientación a las necesidades del cliente y, en estos momentos, enfatiza la importancia del marketing como principal estrategia de la gestión empresarial.

Mientras tanto, la actitud hacia la gestión medioambiental ha pasado por varias etapas: desde la indiferencia total hacia temas colaterales a la producción, y pasando de una actitud defensiva por sus posibles repercusiones negativas en la empresa, hasta una actitud preventiva que nos aleje de esa problemática. Más recientemente se percibe como una estrategia más, integrada dentro de la gestión empresarial. Una estrategia que aporta una serie de beneficios y ventajas a la organización como son la reducción y prevención de costes, la mejora de la imagen de la empresa, una utilización adecuada de los recursos naturales, la mejora de los procesos, etc.

PROGRAMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL


En este programa se debe especificar cómo se van a cumplir los objetivos medioambientales previamente establecidos y aprobados.

Como ya se ha indicado previamente, los objetivos deben ser cuantificables -en la medida de lo posible- y estar referidos a unos plazos para su ejecución. Además, debe señalarse los recursos necesarios y el personal disponible para la puesta en marcha de dichos objetivos

El programa de gestión medioambiental es la concreción práctica de los objetivos y metas, con los cronogramas para cada uno de ellos. Consiste en disponer de metas establecidas para cada nivel de la organización, con los medios y recursos adecuados para su puesta en funcionamiento y un calendario que señale las fechas de compromiso para su consecución. Este programa se modificará cuando sea necesario debido a proyectos de nuevos desarrollos, productos o servicios.

INDIFERENCIA PRODUCTOS

DEFENSIVA EMPRESA

PREVENTIVA

CLIENTE

ESTRATEGIA

MARKETING

EVOLUCIÓN DE LA ACTITUD DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Programa (s) de gestión medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día un programa o programas para lograr sus objetivos y metas. Debe incluir:

a) Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada función y nivel relevante de la organización.

b) Los medios y el calendario en el tiempo en que han de ser alcanzados.

Si un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos o modificado, el programa o programas, deben modificarse, donde sea necesario, para asegurarse de que la gestión medioambiental se aplica a tales proyectos.

UNE-EN ISO 14001

Para afrontar la gestión medioambiental se hace necesaria la asignación de responsabilidades a diversas personas de la organización, de manera que se cubran todas las actividades reflejadas en las metas medioambientales.

PASOS NECESARIOS

1. Lo primero es ver la necesidad de desarrollar los objetivos en metas más específicas, dependiendo de la complejidad de la organización y de la utilidad de este desglose como parte de la concienciación y sensibilización de los implicados.

2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de los recursos disponibles a las personas más apropiadas para que se responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habrá que reflexionar acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a inversiones en adquisiciones necesarias, formación, etc., y por tanto asignar los medios para cubrir dichas necesidades.

3. El siguiente paso será estimar el tiempo necesario para que se alcancen los objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de actuación. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso anterior.

4. Todo lo decidido hasta el momento deberá documentarse, aprobarse por los responsables de su elaboración, pensemos que la firma en este documento compromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar los plazos.

5. Además deberá darse a conocer a todos los niveles implicados en su realización e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicados directamente en su realización pero cuyas actividades puedan tener influencia en su cumplimiento.

6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que se realicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliación de actividades o modificación de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectos incluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestión medioambiental a ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad de utilizar nuevas técnicas o prácticas con menor efecto medioambiental.

POSIBILIDADES

El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:

La descripción de las acciones específicas.

El nivel de aceptación del objetivo para cada paso.

La persona o grupo responsable de llevar a cabo cada acción.

Los principales pasos a tomar.

El calendario en que se compromete a alcanzarlos.

Los recursos económicos y humanos necesarios.

Método de revisión y modificaciones del contenido del programa.

Los programas son la herramienta que ayuda a la empresa a su mejora del comportamiento medioambiental, por tanto:

3.2.4. Implantación y Funcionamiento

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

Los programas deben ser una herramienta dinámica

UNE-EN ISO 14001

4.4.

4.4.1 Estructura y responsabilidades

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad deben estar definidas y documentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de la gestión medioambiental.

La dirección debe proveer los recursos esenciales para la implantación y control del Sistema de Gestión Medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursos humanos y conocimientos especializados como recursos tecnológicos y financieros.

La alta dirección de la organización debe asignar uno o varios representantes específicos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y responsabilidad para:

a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental están establecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo con esta norma internacional.

b) Informar del funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental a la alta dirección para su revisión y como base para la mejora del Sistema de Gestión Medioambiental.


Para conseguir implantar el Sistema de Gestión Medioambiental es necesario definir "quién es quién" en la empresa, "quién hace qué" y, además, asignar y definir las responsabilidades y sobre quién recaen.

La dirección debe asumir la responsabilidad última del desarrollo y la implantación del sistema, a la vez que debe asignar responsabilidades para su funcionamiento.

El organigrama es esencial para definir la estructura organizativa del sistema. Éste debe mostrar la estructura jerárquica de la organización respecto a los temas medioambientales, así como las relaciones entre diferentes áreas.

Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidas documentalmente, igual que las interrelaciones del sistema.

PASOS NECESARIOS

Dentro del sistema se distinguen dos tipos de responsabilidades de ámbito general:

Actividades Directivas. Corresponden a la dirección general y, dependiendo de la complejidad estructural, a otros niveles de dirección.

Actividades Técnicas. Corresponden a cargos técnicos dentro de la organización, de los cuales el representante de la dirección es un ejemplo. Entre las tareas asignadas a estos se encuentran:

Identificar los aspectos medioambientales.

Desarrollar y utilizar los procedimientos.

Ejemplos de este tipo de responsabilidades:

Fijar la política medioambiental de la empresa.

Diseñar la programación y gestionar las actividades desarrolladas.

Establecer los respectivos objetivos medioambientales.

Definir las responsabilidades.

Proporcionar los medios y recursos necesarios.

Revisar el sistema implantado y su seguimiento posterior.

Elaborar toda la documentación relacionada con la marcha del sistema.

Hacer el seguimiento y control operacional de las actividades.

Llevar a cabo la generación de registros.

El representante de la dirección. Debe estar formalmente designado por la dirección y ser alguien con capacidad ejecutiva para que se responsabilice del sistema.

La norma le asigna dos responsabilidades:

Garantizar que los requisitos del sistema están establecidos, implantados y actualizados de acuerdo a la norma.

Informar del funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental a la alta dirección para su revisión, como base para la mejora continua.

Además, podrá realizar otras tareas, pero debe tener la autoridad necesaria en la empresa para garantizar que el sistema está funcionando de manera efectiva.

CUADRO DE RESPONSABILIDAES EN MATERIA AMBIENTAL

Este cuadro es un ejemplo orientativo sobre como se puede documentar los responsables (R) y los que deben participar (D) en las funciones relativas a la gestión medioambiental.

FUNCIONES DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

D G E N E R A L

DT T E C N I C O

C O M P R A S

P R O D U C C I O N

C A L I D A D

M. A M B I E N T E

C O M E R C I A L

F I N A N Z A S

R. H U M A N O S

Política M.A. R D D D D D D D D

Objetivos y Metas * * * * * * * * *

Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **

Documentación R D D D D D D D

Revisión Sistema R D D D

Control operacional R D R D R

Acciones correctoras D D D D D R D D D

Auditorías D D D D D R D D D

Comunicación externa R D

Formación D R

Comunicación interna D D R

Identificación de aspectos medioambientales

R

* No tiene porque existir en todas las áreas a la vez. Siempre en relación con una mejora continua (Ver definición UNE-EN-ISO 14001).

** En función de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos, etc.

FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA PROFESIONAL


Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesita poseer la formación necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.

La eficacia de un Sistema de Gestión Medioambiental depende, en gran medida, de la actitud positiva de todos los miembros de la empresa.

La forma de conseguirlo es doble: por una parte, se requiere una adecuada formación para realizar su trabajo, y, por otra, que estén suficientemente sensibilizados.

PASOS NECESARIOS

1. Para ello, en primer lugar, es necesario la identificación de las necesidades de formación. Estas necesidades surgirán, por ejemplo, de:

Comparar la formación definida como necesaria para un puesto determinado con la que posee el personal asignado.

De las no conformidades del sistema cuya causa sea la falta de formación.

De los resultados asignables a determinadas funciones.

UNE-EN ISO 14001

4.4.2

4.4.2 Formación, Sensibilización y competencia profesional

La organización debe identificar las necesidades de formación. Se requerirá que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el medio ambiente haya recibido una formación adecuada. La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para hacer conscientes a sus empleados, miembros de cada nivel o función relevante que: a) La importancia del cumplimiento de la política medioambiental y de los

procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental. b) Los impactos medioambientales significativos, actuales o potenciales, de

sus actividades y de los beneficios para el medio ambiente de un mejor comportamiento personal.

c) Sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de la política y procedimientos medioambientales; y de los requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental, incluyendo los requisitos relativos a la preparación y a la respuesta ante situaciones de emergencia.

d) Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los procedimientos de funcionamiento específicos.

2. Por tanto, se necesitará definir las características de los puestos de trabajo que puedan tener influencia en la gestión medioambiental, para posteriormente asegurarse de que todo el personal cuya actividad pueda generar un impacto significativo haya recibido la formación necesaria y posea la competencia profesional adecuada.

3. Habrá que dar respuesta a los temas pendientes de formación que no cubre el cumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, ya que es necesaria la tarea de sensibilización de este mismo personal. En algunos casos, la actuación conforme o no al sistema no se origina por la falta de conocimientos, sino por la falta de concienciación de las repercusiones que puede originar no seguirlo.

Por esta razón, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales para que todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de la importancia del cumplimiento de la política y de los requisitos del sistema y de sus funciones concretas en esta área. Igualmente, es importante que tomen conciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de la consecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.

Este requisito se relaciona con la comunicación interna, ya que ésta es la herramienta más poderosa para sensibilizar y comunicar con eficacia los mensajes que pueden cambiar hábitos o actitudes.

4. El último paso será comunicar a toda la organización los procedimientos que se establecen para la formación, sensibilización y competencia profesional, de manera que se conozca la forma de obtener la formación necesaria y los canales establecidos para ello. Si la empresa posee esta sistemática, se podrá integrar en ella la formación medioambiental.

5. El nivel de la formación dependerá de la influencia de las actividades desempeñadas en relación con el medio ambiente. Así, existen dos perfiles que se mencionan en la norma que, por su influencia en el sistema, deberá garantizarse que poseen los conocimientos necesarios para llevar a cabo las funciones asignadas en el sistema:

El representante de la dirección.

Los auditores medioambientales.

6. Además de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de formación para el personal de nueva incorporación, que, si bien puede poseer toda la formación académica y experiencia necesaria, desconocerá la estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras funciones.

EL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL.

POSIBILIDADES

Comúnmente se utiliza para dar respuesta a esta formación una planificación mediante programas de formación. Estos programas pueden ser comunes a todas las necesidades de la empresa en otras materias o específicos, y contener, entre otros, los siguientes elementos:

Las necesidades identificadas.

La planificación de las actividades para dar las respuestas.

La forma de elección del responsable interno o externo de impartirla.

La evaluación a posteriori de la formación recibida

COMUNICACIÓN


Uno de los requisitos es dar a conocer, internamente y a las partes interesadas, el Sistema de Gestión Medioambiental que se implanta en la empresa u organización. Por este motivo, se deben elaborar los procedimientos para desarrollar las vías de comunicación sobre los asuntos relativos a la gestión, la política, las actuaciones y los aspectos medioambientales.

La comunicación se desarrollará atendiendo tanto a la comunicación interna, es decir, a todos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestión medioambiental dentro de la empresa, como a la comunicación externa, referida a la recepción, la documentación y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes interesadas.

UNE-EN ISO 14001

4.4.3

4.4.3 Comunicación

En relación con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestión Medioambiental, la organización debe establecer y mantener al día procedimientos para:

a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización.

b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas.

La organización debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese campo.

La comunicación incluye el establecimiento de procesos de información, interna y externamente, de las actividades de la organización.

PASOS

La distinción entre comunicación interna y externa responde sólo al propósito de ser más claros, pues no resultaría necesario debido a que los requisitos de ambas son coincidentes en muchos puntos y pueden integrarse en un mismo documento.

Comunicación Interna.

7. A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicación interna, lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse con dicha comunicación. Éstos son:

Comunicar a todos los empleados de la organización tanto la política medioambiental como las líneas estratégicas del S.G.M.A.

Explicar las razones para la implantación del sistema y qué se pretende obtener con su puesta en marcha.

Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuro y la necesidad de participar activamente en su protección a través de buenas prácticas de gestión integradas en el resto de las políticas de empresa.

Motivar suficientemente a los empleados para que colaboren y se sientan involucrados en la implantación y el desarrollo del sistema.

Establecer vías de comunicación que posibiliten los flujos de información tanto en sentido ascendente como descendente.

8. Estos requisitos afectan a todos los empleados de la organización y, por tanto, habrá que:

Plantearse cómo va a ser el método según el público objetivo.

Documentar estos métodos y difundirlos a toda la organización.

9. Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una vía efectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organización, y no sólo un procedimiento casi de urgencia. Además, deben crearse los registros que demuestren su utilización.


Comunicación externa

Los pasos que hay que seguir para la comunicación externa son los mismos que en la comunicación interna.

10. Los objetivos perseguidos por la comunicación son:

Demostrar el compromiso medioambiental de la organización.

Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a los problemas medioambientales.

Informar a cualquier parte interesada sobre el Sistema de Gestión Medioambiental implantado y sus resultados.

Estimular la comprensión y aceptación de los esfuerzos realizados por la empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.

11. El público objetivo está formado por las diferentes partes interesadas que puedan solicitar información o aquellas otras a las que la empresa quiera transmitírsela de forma voluntaria.

La norma ISO 14001 incluye una definición de parte interesada según la cual cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organización no puede restringir el concepto a su voluntad.

Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a las siguientes:

Organismos estatales, autonómicos o locales.

Grupos de presión.

Medios de comunicación.

Asociaciones de consumidores o de vecinos.

Inversores y accionistas.

Clientes.

Competidores.

Organizaciones empresariales.

Empleados.

La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza y circunstancias de la empresa. Éstos pueden expresar su opinión o simplemente solicitar información a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirse como oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepciones erróneas de las actividades de la empresa.

12. Además, hay que escoger el método por medio de alguno de los canales que se pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.

13. Y por último, hay que implantar la vía elegida y dejar registros de las comunicaciones producidas.

POSIBILIDADES

Puede ser importante incluir a los empleados de contratas externas que desarrollan sus actividades en las instalaciones de la empresa, los subcontratistas ajenos o los suministradores, dependiendo de la importancia de sus actividades para el sistema.

Existen numerosos canales de comunicación interna que la organización puede utilizar: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, informes o memorias anuales, boletines o revistas de comunicación interna, jornadas de convivencia, programas de divulgación, iniciativas para incentivar y los canales clásicos entre la estructura departamental de la empresa.

Además de la comunicación por todas estas vías, es fundamental el papel de la comunicación no verbal. Los mensajes transmitidos mediante los recursos asignados, los presupuestos, las prioridades de dirección, etc. deberán ser coherentes con los mensajes expresados verbalmente y, por supuesto, con los compromisos públicos asumidos en la política medioambiental; ya que, en caso contrario, se originaría una gran confusión por el cruce de mensajes opuestos.

Para la comunicación externa se pueden utilizar los siguientes canales:

Teléfono de asistencia.

Revista de noticias.

Noticias en prensa, radio, etc.


Jornadas de puertas abierta.

Visitas a las instalaciones.

Videos divulgativos.

Informes sobre la gestión medioambiental.*

Puede ser útil tener previsto la comunicación en situaciones de crisis para asegurarse, en la medida de lo posible, de que se ofrecerá una información suficiente llegado el caso. Esta información se difundiría tanto interna como externamente para evitar especulaciones por falta de conocimiento.

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA


De acuerdo con el modelo de gestión medioambiental elegido, se preparará la documentación básica, que normalmente se denomina manual de gestión medioambiental, y se definirá el resto de la documentación necesaria. El objeto es establecer y mantener información de la descripción de los elementos centrales del SIGMA y de las interacciones que éstos conllevan.

No es obligatorio que la empresa cuente con un manual como tal, sin embargo, es la forma más habitual de cumplir con el requisito de documentación del sistema.

Aparte de este manual, que se refiere a la columna vertebral de la documentación del sistema, es necesario desarrollar otro tipo de documentación, como son los procedimientos.

* Sobre este tema se podrá encontrar más información en el capítulo sobre la declaración medioambiental del Reglamento EMAS.

UNE-EN ISO 14001

4.4.4

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión Medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día, en papel o en formato electrónico, la información para:

a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación.

b) Orientar sobre la documentación de referencia.

Es el conjunto de documentos utilizados para describir todas las normas o disposiciones tomadas por la empresa con el objeto de realizar una adecuada gestión medioambiental.

Manual de Gestión Medioambiental

Los procedimientos reportan una mayor probabilidad de la "reproducibilidad" del proceso y favorecen la ejecución de las actividades de forma controlada. También son útiles para minimizar los errores humanos y homogeneizar los procesos.

En función de la complejidad documental del sistema, se podrán crear documentos más específicos como son las instrucciones.

PASOS NECESARIOS

14. Lo primero que hay que hacer a la hora de desarrollar la documentación es identificar las actividades cuya ejecución tenga que regularse por la documentación. De manera general, estas actividades serán las específicas de la implantación del sistema, más todas aquellas que, aunque no están especificadas en la norma, son necesarias para el cumplimiento de los requisitos que se exigen.

Evidentemente, las actividades descritas varían de una empresa a otra según el tipo de sector, instalaciones, productos, servicios, así como el tamaño y complejidad de la organización.

15. Identificadas las actividades, se deberá decidir los tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias.

16. Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un determinado procedimiento de trabajo, se deberá definir la sistemática que hay que seguir para la redacción, aprobación y distribución de dicha documentación. Esto incluirá la designación de los responsables de llevar a cabo todas las etapas del desarrollo de la documentación, que pueden ser las siguientes:

Revisar prácticas actuales.

Analizar prácticas actuales.

Desarrollar el borrador del procedimiento.

Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas cronológicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una función específica de la empresa.

Procedimiento

La documentación es la herramienta que marca la “trazabilidad” del sistema


Distribuir el borrador para su comentario.

Revisar comentarios y corregir.

Distribuir para su aceptación.

Obtener aprobación.

Distribuir para su uso.

Ejecutar

Controlar y revisar.

POSIBILIDADES

Existen distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de la norma de referencia. Se pueden agrupar de la siguiente forma:

Nivel I: Política medioambiental y manual de gestión medioambiental.

Nivel II: Procedimientos básicos, procedimientos específicos o normas de análisis.

Nivel III: Instrucciones, especificaciones y otros.

Nivel IV: Registros. (De éste hablaremos en detalle en el punto 4.5.3. de la norma).

Diferencia entre documento y registro

Él término documento incluye tanto los internos, (tales como planos,

manuales, procedimientos, instrucciones), como los externos (códigos, especificaciones, reglamentos).

Los procedimientos e instrucciones se emplean para descubrir o controlar la forma en la que se hacen las cosas y pueden ser revisados para reflejar cambios circunstanciales.

No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros son

el resultado de alguna actividad y quedan como una declaración de los hechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Los documentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.

Política Medioambiental y manual de gestión medioambiental

El manual de gestión medioambiental es un documento que proporciona una visión global del sistema, así como una base para la coordinación y el control de las actividades de gestión a través de la organización. Éste realiza una descripción de:

Los principios e intenciones generales.

Los elementos clave de la organización y las responsabilidades.

La aplicación concreta en la empresa de los distintos requisitos de la norma.

Además, contiene referencias necesarias a otros documentos del sistema.

Si el manual no incluye algo de lo anterior, puede que se limite a indicar dónde podemos encontrarlo.

La empresa es libre de elegir el formato de manual que considere más apropiado para su estructura y complejidad.

A modo de EJEMPLO, un manual podría contener:

La política de gestión medioambiental.

Descripción de las actividades de la empresa.

La forma en que funciona el sistema de documentación y la organización de dicho manual.

Un índice de los procedimientos que se han desarrollado para documentar la forma de cumplir cada requisito aplicable.

Un glosario con las definiciones de los términos necesarios para la comprensión del manual.

Designación de responsabilidades y autoridades.


Procedimientos e instrucciones

Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos específicos o de aprovechar la documentación ya existente. Bastaría con incluir una simple referencia o modificar la documentación donde hiciera falta.

La precisión de los detalles de los procedimientos e instrucciones depende, en gran medida, de los métodos empleados, las habilidades requeridas, la formación que se ofrezca y el grado de supervisión exigido. No obstante, la presentación de detalles excesivos no necesariamente proporciona un mayor control sobre la actividad en cuestión.

Los procedimientos no deben ser una lista de lo que se desea que ocurra en la empresa, sino que deben reflejar con exactitud lo que realmente sucede. Sin embargo, es conveniente aprovechar el momento de su desarrollo para cuestionar la necesidad y utilidad de todas las prácticas llevadas a cabo y para introducir las mejoras en las pautas de actuación.

Algunas organizaciones prefieren, dependiendo de la complejidad de lo descrito, desarrollar el cómo en una instrucción de trabajo o manual de operaciones, cuya referencia se incluirá en el procedimiento.

Algunos apartados de esta norma fijan requisitos para los procedimientos documentados. Sin embargo, esto no significa que la empresa necesite tener un procedimiento específico para cada requisito.

Cuando se trata de documentos informáticos, existe la posibilidad de acceder a ellos mediante una contraseña combinada con una forma de identificación del documento en vigor para los usuarios.

En estos procedimientos se recoge el alcance, es decir, dónde se aplicarán los procedimientos, quiénes serán los responsables de su utilización, cuáles son las referencias que utilizará y su estado de revisión.

Las principales partes que cubre un procedimiento pueden ser:

CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTO

Objeto Se define la intención y utilidad del documento.

Alcance Se define las actividades y puestos de trabajo

afectados por el documento.

Responsabilidades Los cargos que se ven afectados por el contenido.

Desarrollo En este capítulo se detallan las acciones, incluido el

qué, quién, cómo y cuándo.

Definiciones Palabras que puedan en una interpretación

específica.

Referencias Se citan los documentos que permiten ascender o

descender en la pirámide documental.

Documentación anexa Se incluyen aquella documentación adicional

necesaria.

Generalmente, los procedimientos van acompañados de instrucciones, las cuales completan y desarrollan los puntos de un determinado procedimiento.

Sistemas de Documentación

Cuando la empresa desarrolla todo la documentación del S.G.M.A., tendrá que tenerse en cuenta cómo se va a relacionar con la documentación ya existente; muy especialmente, con otros sistemas de gestión ya existentes, sobre todo, si ya tienen un sistema de calidad implantado. En estas empresas, se considera de sumo interés aprovechar al máximo la estructura y documentación del sistema de calidad existente.

Existen diferentes alternativas de integrar la estructura documental necesaria en el sistema, siendo la empresa la que decida entre ellas de acuerdo con sus intereses:

SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN

Sistemas en paralelo

La elaboración de la documentación es totalmente independiente al sistema de calidad. Esto puede provocar exceso de documentación y duplicidades, pero puede ser conveniente en función del organigrama de la empresa y de los responsables del sistema.

Sistemas integrados Se revisa la documentación de calidad para que

cumpla ambas normas y se desarrolla la documentación adicional necesaria.

Sistema de referencias cruzadas

Se elabora la documentación independientemente y se integra en los procedimientos operativos y las instrucciones, incluso con registros comunes.


CONSEJOS

Existen muchas formas de preparar y presentar los procedimientos o instrucciones. La empresa puede usar el método, estilo, composición o formato que considere más adecuado. Lo importante es evitar la preparación de documentación innecesaria y conseguir que sean tan sencillos como sea posible.

Aproveche la flexibilidad que permite este apartado, adoptando métodos sencillos y prácticos que eviten costes burocráticos, así como la falta de seguimiento de los procedimientos y la ineficaz implantación del sistema.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Conciso Decir lo que se quiere transmitir con las menos palabras

posibles.

Coherente Con la práctica y la realidad de la empresa.

Exacto Evitar términos que den lugar a interpretaciones

subjetivas o erróneas

Práctico Útil para los usuarios.

Lenguaje sencillo Para facilitar su comprensión al nivel de los usuarios, no

de los redactores.

Buena organización Facilidad de manejo y rapidez.

Presentación cuidada Ofrecer una buena imagen.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN


En principio, el motivo del control de los documentos es garantizar que el documento que está utilizándose sea el correcto. Es decir, que sea el documento aplicable, vigente y aprobado. Esto es importante con el fin de que las personas dispongan de la información que necesitan para realizar sus tareas.

La labor de asegurar la gestión medioambiental implica también el control, mediante los procedimientos adecuados, de los documentos relacionados con la marcha de la empresa.

Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos de origen externo que afecten a la gestión del medio ambiente.

El control significa que los documentos:

Estén identificados en todo momento y que los vigentes estén disponibles en los lugares apropiados para evitar la confusión con los obsoletos.

Mantengan su idoneidad y se realicen las reediciones necesarias.

UNE-EN ISO 14001

4.4.5

4.4.5 Control de la documentación

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que permitan controlar toda la documentación requerida por esta Norma Internacional para asegurar que:

a) pueda ser localizada;

b) sea examinada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada, todo ello por personal autorizado;

c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estén disponibles en todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión Medioambiental;

d) los documentos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de uso o distribución o se garantice de otra manera que no se haga de ellos un uso inadecuado;

e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información estén adecuadamente identificados.

La documentación debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisión) e identificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por un período especificado. Deben establecerse y mantener actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos de documentos.


Se revisen periódicamente y se aprueben por el personal responsable, a la vez que se definan quiénes son los responsables de su creación y modificación.

Existe la posibilidad de que el control de la documentación sea común al sistema de calidad, el S.G.M.A. y el sistema de seguridad e higiene, si existe.

CONTROL OPERACIONAL


El objetivo del control operacional de la empresa es mantener sus actuaciones dentro de unos límites medioambientales predeterminados.

Con el control operacional puede dar respuesta a diferentes necesidades de la empresa, como son:

Desarrollo de actividades destinadas a prevenir la contaminación.

Actividades cotidianas de gestión destinadas a garantizar la conformidad de las exigencias externas e internas.

Actividades estratégicas de gestión destinadas a anticiparse y responder a las nuevas exigencias en materia de medio ambiente.

UNE-EN ISO 14001

4.4.6

4.4.6 Control operacional

La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados, conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectúan según las condiciones especificadas:

a) estableciendo y manteniendo al día procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos o las metas medioambientales;

b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;

c) estableciendo y manteniendo al día procedimientos relativos a aspectos medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización; y comunicando los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

PASOS NECESARIOS

17. Lo primero será identificar cuáles son las actividades que van a ser objeto de control operacional. Para ello, habrá que considerar:

Política medioambiental.

Los aspectos medioambientales identificados y valorados como significativos.

Los objetivos y metas planificados.

Los requisitos legales aplicables.

El principio de prevención de la contaminación.

Además, habrá que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.

18. Después habrá que desarrollar la forma de ejecución de dichas actividades, incluyendo en éstas los criterios de aceptación y rechazo y documentarlos en el sistema. Dichos criterios pueden ser.

Subjetivos, en el caso de control de atributos cualitativos.

Objetivos, en el caso de control de variables cuantitativas.

19. El grado de control necesario dependerá en cada caso del tipo de actividades, de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta de cumplimiento.

20. Para establecer los criterios de aceptación se podrá emplear, bien la legislación medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa (ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios de reducción de impactos.

En esta fase -muy relacionada con la elaboración de la documentación- será necesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo será controlado para asegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.

A la hora de decidir cuándo debo documentar o no unas actividades de control, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse para situaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la política medioambiental".

21. Esto está íntimamente relacionado con la formación del personal que debe aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido varía dependiendo de la formación que posea.


22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la documentación.

23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobación de que la actividad se ha desarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control, la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicación.

A menudo, también se originan registros que recogen la información de los resultados de dicha comprobación.

24. Es importante señalar que el control operacional está muy ligado a:

Seguimiento y medición, como fuente de parámetros a medir.

No conformidades, como fuente de desviaciones.

Acciones correctoras, como fuente de información de las causas.

Política Medioambiental, como referencia permanente.

Requisitos reglamentarios y otros, como parte a cubrir durante el control operacional.

Por tanto, es difícil distinguir, a menudo, qué actividades forman parte del control operacional y cuáles del seguimiento y medición.

ALCANCE

El control operacional alcanza a todas las actividades que se realizan dentro de las instalaciones de la organización; también a aquellas externas que forman parte del ámbito de su actividad como empresa.

Por tanto, existen muy pocas circunstancias en las que alguna actividad se deja fuera del alcance del control operacional.

Además, se tiene que tener en cuenta que también se deben incluir las actividades realizadas por los subcontratistas con incidencia medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluación a los subcontratistas, pero sí que cumplan con lo que la organización les exija, especialmente, dentro de las instalaciones.

Para que esto sea así, la empresa tiene que comunicar a estos subcontratistas cuáles son los procedimientos que les afectan.

POSIBILIDADES

En ocasiones, es útil elaborar planes de control que recojan las distintas actividades de supervisión previstas. Estos planes pueden incluir algunos de estos aspectos:

Puntos que hay que controlar.

Especificación.

Criterios de aceptación.

Frecuencia.

Método de control.

Identificación del registro.

Responsable.

El origen de las desviaciones del control operacional radica en la falta de seguimiento de dichas pautas, lo cual está relacionado con la sensibilización del personal involucrado en estas labores. Por tanto, será siempre útil planificar estas actividades de sensibilización teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.

CONSEJOS

Conviene no confundir el concepto de control operacional con el de seguimiento y medidas o analíticas realizadas al final de proceso.

Ejemplo: Parámetros de los vertidos de agua residuales

El control operacional incluirá todas las actividades necesarias para llegar a conseguir unos determinados parámetros de vertido.

El seguimiento se referirá a los ensayos para obtener datos fiables de esos parámetros de vertido.


El concepto de control operacional no es totalmente equivalente al concepto de calidad de control de procesos, ya que el primero abarca todas las actividades que pueden estar asociadas con los aspectos medioambientales, estén o no relacionadas con el proceso productivo. Gráficamente se podría representar así:

CONTROL OPERACIONAL

Actividades anexas Servicio médico Servicio de comidas Planta depuradora Servicio de limpieza Oficinas, etc.

El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es, a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no sólo comunicarles los requisitos a cumplir sino también extender el control a la comprobación de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan útiles los mecanismos de evaluación de proveedores y subcontratistas que puedan existir.

PLAN DE EMERGENCIAS

CONTROL DE

PROCESOS

UNE-EN ISO 14001

4.4.7

4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, así como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar asociados a ellos. La organización debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de emergencia, y procedimientos de respuesta, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe comprobar periódicamente tales procedimientos cuando ello sea posible.

DEFINICIONES


Los planes deben contener secuencias de actuación encaminadas a:

Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.

Prevenir y mitigar los impactos.

Es importante que sean revisados después de un accidente o situación de emergencia para comprobar si estaban contempladas todas las contingencias.

Además, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse pruebas, en la medida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuación y eficacia periódicamente.

PASOS NECESARIOS

25. El estudio o evaluación de riesgos constituye la base para la redacción y puesta en marcha de los planes de emergencia en la industria.

26. La evaluación de riesgos se puede realizar por medio de diferentes metodologías. En cada caso, se deberá seleccionar la adecuada al tamaño de la organización teniendo en cuenta la aplicabilidad o no de la legislación existente sobre prevención de accidentes mayores.

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un daño.

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un daño.

Accidente

Suceso incontrolado de la actividad de una empresa, tanto previsto como no, capaz de producir algún tipo de perjuicio no catalogable como daño.

Incidente

Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva. Puede tener carácter cuantitativo o cualitativo.

Riesgo


Existen dos importantes fuentes de información que hay que consultar al confeccionar el estudio. Una es el registro de incidentes o accidentes ya ocurridos; y la otra, la identificación y evaluación de aspectos medioambientales potenciales y en situaciones de emergencia.

El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose de situaciones específicas en las que puede producirse una accidente que lleve asociado un riesgo de daño.

27. Una emergencia puede originar consecuencias simultáneamente para la seguridad, la salud y el medio ambiente o sólo para el medio ambiente. Las empresas suelen contar con planes relativos a la seguridad e higiene; sin embargo, no es habitual -a no ser que lo exija la ley- que dispongan de planes de actuación para emergencias exclusivamente medioambientales o que incluyan en los riesgos de seguridad las consideraciones medioambientales.

Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado el material con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes de emergencia), habrá que desarrollar el plan o completar el existente con lo que requiera.

El contenido del plan deberá ser coherente con los requisitos mencionados en determinadas autorizaciones administrativas. Ejemplos: autorización de vertidos, licencia como productor de residuos, etc.

El plan elaborado tendrá que ser comunicado a todos los niveles con el objetivo de que tanto el personal designado para tareas específicas como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice con él.

Además, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones periódicas con el fin de detectar posibles errores de concepto o de aplicación práctica. Lógicamente, éstas deberán estar completadas con las prácticas necesarias desde el punto de vista de seguridad.

28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan de emergencia, será necesario que después se revise cómo se ha actuado para detectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.

POSIBILIDADES

Es aconsejable registrar todos los incidentes y accidentes ocurridos, así como el resultado de la actuación planificada, de manera que ésta sea una información que alimente la identificación y evaluación de aspectos medioambientales potenciales y la mejora del plan de emergencia.

El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:

La organización y las responsabilidades en caso de emergencia.

El personal clave en cada caso.

Los datos de los servicios de emergencia externos.

Plan de comunicación interna y externa.

Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.

Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la eficacia de las medidas.

Ejemplo:

En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no sólo debe establecer sitemática interna, sino contemplar la comunicación con los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora de agua, etc.


3.2.5. Comprobación y acción correctora

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN


Se necesita establecer los procedimientos que definan cómo medir y comprobar el cumplimiento de las especificaciones. Existen diversas fuentes:

El control operacional previamente definido.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

El cumplimiento de los objetivos y metas planificados.

Compromisos voluntarios adquiridos por la organización.

PASOS

Para ello, se deben seguir los siguientes puntos:

29. Decidir, en función de lo anteriormente indicado, las especificaciones que hay que controlar.

30. Desarrollar la metodología y documentar cómo se van a establecer las medidas y el seguimiento de éstas para cada especificación existente.

Estos procedimientos deberán contener: los responsables de su aplicación, la operativa y los aparatos utilizados si fueran necesarios. Para ello se debe tener en cuenta, en el caso de los objetivos, que la forma de medirlos y evaluarlos sea coherente con los indicadores seleccionados.

UNE-EN ISO 14001

4.5.1

4.5.1 Seguimiento y Medición

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos documentados para controlar y medir de forma regular las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la información de seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organización.

Los equipos de inspección deben estar calibrados y someterse a mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo con los procedimientos de la organización.

La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento documentado para la evaluación periódica del cumplimiento de la legislación y reglamentación medioambiental aplicable.

UNE-EN ISO 14001

4.5

31. Los equipos de medida utilizados deben ser calibrados. La frecuencia de calibración dependerá de su uso y de qué se esté midiendo con ellos (especialmente, si en función de la medida que dé ese equipo se van a tomar decisiones para el sistema).

El concepto de calibración de los equipos es el siguiente:

Definiciones relacionadas con la calibración de equipos

Operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicada por un instrumento de medida y los valores correspondientes a esa magnitud realizados por patrones.

Calibración de los equipos

Hace referencia al intervalo aceptable de los valores reales que puede adoptar una determinada variable sin representar una no conformidad. El conjunto formado por la medida y la tolerancia constituye el requisito o especificación que debe cumplirse.

Tolerancia

Valor numérico característico de un instrumento o patrón de medidas calculado en la calibración, que caracteriza el grado de bondad para asegurar cómo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer su idoneidad para determinadas aplicaciones.

Incertidumbre

Referida a un instrumento, es el mínimo intervalo existente entre dos divisiones sucesivas de su escala de medida.

Resolución

Propiedad del resultado de una medición o de un patrón tal que pueda relacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patrones nacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida de comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.

Trazabilidad


Es importante asegurar que las medidas se realizan con equipos calibrados, lo cual implica que se conoce la incertidumbre asociada al aparato y que ésta es compatible con la tolerancia del requisito para asegurar la fiabilidad de las medidas y, como consecuencia, de las actuaciones derivadas de ellas.

32. Deben originarse registros de la aplicación de todos los procedimientos definidos para el seguimiento y medidas. Los registros son, además de los resultados de las medidas en sí, los registros de calibración, planes de calibraciones, fichas de mantenimiento de equipos, informes de laboratorios externos.

33. Por último, con toda la información recogida en los registros generados es aconsejable realizarse un análisis con el objeto de sacar conclusiones - como mínimo - sobre los siguientes puntos:

Evolución en el control de los aspectos medioambientales.

Adecuación de los medios utilizados para su seguimiento.

Grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales.

Utilidad y adecuación de los indicadores seleccionados.

Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.

CONSEJOS

Las actividades de seguimiento y medición podrán ser realizadas por personal de la propia empresa o ser contratado a laboratorios o empresas externas especializadas. Aunque una empresa subcontrate la calibración de los equipos de medida, no podrá subcontratar el control de dicha calibración y la validación para el parámetro que hay que controlar.

Los procedimientos pueden incluir, entre otros aspectos:

Los parámetros que hay que medir.

La tolerancia admitida.

La frecuencia de las mediciones o los muestreos.

Metodología de toma de muestras.

Los equipos utilizados.

Metodología de manejo, conservación y almacenamiento de equipos.

Formatos de registro de datos.

Responsables de su ejecución.

Método de identificación del estado de calibración.

Metodología para evaluar la validez de los resultados obtenidos con equipos que no estén en condiciones.

Puede existir, además, requisitos particulares para cada equipo, como son:

Su exactitud y precisión.

Magnitud de medida.

Verificaciones o calibraciones que deben realizarse, forma de hacerlas, frecuencia, criterios de aceptación y rechazo y acciones en caso de rechazo.

NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTORA Y ACCIÓN PREVENTIVA


Se debe desarrollar una documentación que recoja cómo se va a llevar a cabo la operativa para que se identifiquen las no conformidades ya originadas o las que se pueden derivar de la situación potencial, de modo que se tomen las medidas oportunas para su tratamiento, corrección o prevención.

Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cómo se desarrollará esta cadena de actuación teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimiento detectado, ya que puede ser válida o no la misma operativa para todos los problemas.

UNE-EN ISO 14001

4.5.3

4.5.2 No conformidad, acción correctora y acción preventiva

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no conformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de cualquier impacto producido, así como para iniciar y completar acciones correctoras y preventivas correspondientes.

Cualquier acción correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades, reales o potenciales, deben ser proporcional a la magnitud de los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.

La organización debe implantar y registrar en los procedimientos documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctoras y preventivas.


Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si deben incluirse esas modificaciones en la documentación de la empresa para que estas prácticas se instauren de forma continua.

PASOS NECESARIOS

La aparición de no conformidades indica la existencia de factores que incidirán negativamente sobre el SIGMA. Son una información útil para saber en qué puntos del sistema se está errando y, por lo tanto, para buscar su mejora.

34. La identificación de la existencia de una no conformidad se puede realizar en distintas situaciones:

La auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental.

Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y el programa.

Actividades programadas de control operacional y de seguimiento y medición.

Las quejas externas.

Incidencias originadas por primera vez o repetidas.

35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de requisitos que hay que cumplir. Éstas son:

Los requisitos especificados en la norma ISO 14001.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

Los requisitos establecidos voluntariamente por la empresa en su documentación o las especificaciones de cómo se va a cumplir con todos ellos.

Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir, cuando la actuación real se aparta de la ejecución planificada del parte de sistema o cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.

No conformidad

36. En ocasiones la no conformidad no es real, es decir, no se ha producido todavía pero se puede identificar el riesgo de que se produzca. Es lo que se denomina no conformidad potencial.

¿Cómo actuar cuando se detecta una no conformidad?

37. Lo primero es iniciar un tratamiento inmediato con el objeto de mitigar el impacto que haya podido causar y para evitar que la falta de este tratamiento rápido origine consecuencias de mayor magnitud.

38. Posteriormente, deberemos registrar la no conformidad tal y como se haya establecido en nuestra documentación y asignar un responsable de la investigación de las causas que han originado la no conformidad.

En el caso de la no conformidad potencial deberá investigarse la causa que produce el riesgo.

39. Este responsable designado para la investigación podrá ser la persona encargada de realizar la acción correctora o preventiva apropiada; en función de la complejidad del problema, se puede optar también por que la persona que posea la información necesaria y adecuada sea quien se haga cargo de tomar la decisión.

La acción correctora buscará eliminar la causa que originó el problema mientras que la acción preventiva eliminar la causa de que un riesgo potencial se convierta en una desviación.

Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay que procurar no sobredimensionarlas y provocar así que la empresa destine muchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.

40. Tras la implantación de la acción correctora o preventiva hay que llevar a cabo una evaluación y un seguimiento de ella. La evaluación permite conocer si se ha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza. Por tanto, es necesario un seguimiento sistemático para asegurar su efectividad de las acciones tomadas.

Ejemplo:

En una empresa se observa que existen bidones metálicos sumergidos en agua y que ya presentan corrosión.


41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el proceso de resolución de la no conformidad constituye una información muy útil para la empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, se deberán incluir los cambios originados por las soluciones concretas adoptadas en la operativa general, con lo que se reforzará la efectividad de las acciones.

CONSEJOS

Para conseguir una correcta definición de la no conformidad es necesario evitar la búsqueda de culpables y la presentación de conclusiones precipitadas sobre la causa de la no conformidad. Tampoco conviene confundir el tratamiento necesario con la acción correctora en sí.

Normalmente, todas las no conformidades necesitan un tratamiento, pero no todas necesitan la implantación de una acción correctora o preventiva. Esto dependerá de si existe causa o no, y si en el momento de la investigación se ha detectado ésta.

Es muy útil registrar toda la información originada cuando se ha detectado una no conformidad, ya que servirá como registro de las debilidades del sistema y las decisiones tomadas al respecto. Este registro puede constar de:

La descripción de la no conformidad.

La descripción del tratamiento inmediato realizado.

El responsable de la investigación de las causas.

La decisión de implantar o no alguna acción y su descripción.

Ejemplo:

Pregunta: Se ha derramado un bidón de aceite. ¿Cómo se considera esta situación?

Respuesta:

Hay que darle un tratamiento inmediato para minimizarlo.

Analizar si el derrame puede repetirse porque exista una situación que lo ha provocado o si la causa ha sido fortuita.

En el caso de que exista causa, decidir la acción correctora para eliminarla.

Comprobar que la implantación de esta acción ha sido efectiva.

El plazo para la implantación y su responsable.

La fecha real de la ejecución y su resultado.

La evaluación de la efectividad de la acción y, por tanto, su cierre.

No se debe pensar que sólo se originan no conformidades respecto del cumplimiento obligado de la documentación de la empresa. También se pueden originar desviaciones si, a pesar de seguir lo indicado en la documentación, esto resulta ineficaz para cumplir los requisitos de la norma o los requisitos legales.

Es conveniente no obsesionarse con el cierre o resolución de la acción correctora, ya que su cierre documentado precipitado origina su repetición y, por tanto, su falta de cierre real.

REGISTROS DE LA GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL


Durante la implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental se genera documentación con la que se comprueba que se realizan las acciones relacionadas con el funcionamiento del sistema.

Los registros desempeñan un papel fundamental en la formulación de los objetivos medioambientales de la organización y en la demostración del cumplimiento del sistema, por tanto, es necesario ejercer un control sobre ellos para garantizar esta utilidad.

UNE-EN ISO 14001

4.5.4 4.5.3 Registros

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. Estos registros deben incluir los relativos a formación y los resultados de auditorías y revisiones.

Los registros medioambientales deben ser legibles, identificables y podrán ser relacionados con la actividad, producto o servicio implicado. Los registros medioambientales deben estar guardados y conservados de forma que puedan recuperarse fácilmente, y estén protegidos contra daños, deterioro o pérdida. Debe establecerse y registrarse el período durante el que deben ser conservados.

Los registros deben mantenerse al día, de modo conveniente para el sistema y para la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta Norma Internacional.


PASOS NECESARIOS

42. Lo primero es decidir cuáles son los registros que se van a generar. Para esto tenemos dos ayudas importantes. Una es la norma ISO 14001, que nos pide, como mínimo, los siguientes:

Registros de formación del personal.

Registros de los resultados de las auditorías internas del sistema.

Registros de los resultados de la revisión del sistema.

Además, a lo largo de la elaboración de la documentación del sistema, surgirá la necesidad de probar el cumplimiento de dichos procedimientos y recogerlo por escrito. Todos éstos constituirán los registros del sistema.

43. Para poder identificar de qué actividad proviene cada registro, se tendrán que identificar o codificar inequívocamente con el fin de seguir garantizando la trazabilidad de la documentación hasta el nivel de documentos más específicos.

44. Los registros se deberán archivar de forma que se tenga esa información disponible en el caso de que se necesite consultar. El archivo tendrá que realizarse en condiciones que garanticen su conservación.

La empresa tiene que decidir por cuánto tiempo va a mantener archivados los registros. Este plazo dependerá del volumen generado en cada caso. Para decidirlo dispone de:

Los plazos impuestos por la legislación vigente, que deben respetarse siempre.

El plazo de tres años aconsejado por AENOR para hacer coincidir la disponibilidad total de los registros con la vigencia del certificado.

45. Este plazo deberá documentarse e implementarse con el fin de garantizar que se disponen de los registros necesarios para su incorporación a los distintos procesos cíclicos del sistema:

Identificación y evaluación de aspectos medioambientales.

Establecimiento de objetivos y metas.

Auditorías medioambientales.

Revisión del sistema.

CONSEJOS

Una práctica aconsejable es la de guardar los registros generados de la gestión medioambiental durante un mínimo de tres años para poder disponer de los anteriores. Esta acción favorece especialmente las auditorías internas o externas.

AUDITORÍAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL


La auditoría es la herramienta que tiene el sistema para comprobarse todo en su conjunto y, por tanto, obtener información acerca de los puntos débiles de la gestión medioambiental planificada. Se debe comprobar el grado de implantación y la efectividad del Sistema de Gestión Medioambiental.

PASOS NECESARIOS

Existen dos requisitos a cubrir, los cuales pueden llevarse a cabo paralelamente o no:

La planificación y

La ejecución de los programas de auditorías.

Ambos deben estar documentados en el sistema.

UNE-EN ISO 14001

4.5.5

4.5.4 Auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día programa(s) y procedimientos para que se realicen de forma periódica auditorías del Sistema de Gestión Medioambiental con objeto de:

a) determinar si el Sistema de Gestión Medioambiental

1. cumple los planes establecidos para la gestión medioambiental, incluyendo los requisitos de esta Norma Internacional; y

2. ha sido adecuadamente implantado y mantenido; y

b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección.

El programa de auditoría de la organización, incluyendo su planificación, debe basarse en la importancia medioambiental de la actividad implicada y en los resultados de las auditorías previas. Para que sean completos, los procedimientos deben cubrir el alcance de la auditoría, la frecuencia y las metodologías, así como las responsabilidades y los requisitos para llevar a cabo auditorías e informar de los resultados.


La planificación de auditorías consiste en:

46. Decidir cual será el objeto de la auditoría. Para esto no hay que olvidar que el objetivo es evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental en su conjunto, contrastando con lo que se ha planificado por parte de la empresa, con los requisitos legales y con los requisitos expresados en la norma.

47. Después, dependiendo de la distinta implicación de los diferentes departamentos en el sistema habrá que decidir quién o quiénes serán los auditados, y buscar la vía para comunicarles la necesidad de su disponibilidad para la ocasión (plan de auditoría).

48. También habrá que decidir la otra parte, es decir, quién compondrá el equipo auditor. Esto irá marcado por el cumplimiento de los requisitos de formación y/o experiencia que la empresa pida al personal interno o externo que las llevará a cabo.

49. Tendremos que desarrollar el método de la auditoría en sí que tendrán que seguir los auditores internos calificados, para ello no debemos olvidar las principales características de las auditorías (ver cuadro adjunto) y documentar el método elegido.

Las Auditorías DEBEN SER:

SISTEMÁTICAS

Se ajustan a un método para uniformizarlas que:

aumentan su homogeneidad,

permite la comparación unas con otras.

DOCUMENTADAS Están basadas en datos fiables y suficientes.

Garantizan un diagnóstico real y completo.

PERIÓDICAS Permiten un seguimiento del sistema de gestión ambiental.

OBJETIVAS Son el reflejo de la situación real, sin manipulación.

50. Por último todos los documentos originados (planes de auditoría, informes) deberán controlarse según los requisitos aplicables a los registros del sistema.

Se debe establecer un programa con las auditorías a realizar.

Dicho programa se establecerá en función de la importancia medioambiental de las áreas a auditar e indicando los objetivos que dichas auditorías deben cumplir.

CONSEJOS

Las auditorías pueden estar realizadas por el personal de la organización o por personal ajeno. En cualquier caso, la persona responsable deberá estar en condiciones de realizarla, es decir, contando con la formación y experiencia que se le pediría si fuese interno.

En la norma ISO 14004 nos habla sobre la necesidad de independencia e imparcialidad del equipo auditor para asegurar el buen resultado. Esto añade una consideración adicional a la hora de realizar el reparto de trabajo entre el grupo auditor.

Existe un problema a la hora de decidir en qué momento de la cronología de implantación del sistema se va a realizar la auditoría, ya que si se hace siguiendo el orden de la norma, es decir, después de que se hayan originado los registros y antes de la revisión, dicha auditoría no sería completa ya que este último requisito de la norma quedaría sin auditar. Pero si se hace después de la revisión, no se cumpliría el requisito de incluir la información de las auditorías en la revisión por la dirección. Para resolver este dilema habría que hacer una segunda auditoría después de la revisión por la dirección para comprobar ésta.

La periodicidad del ciclo de auditorías internas, según lo explicado anteriormente, tendrá que ser coherente con el ciclo de revisión del sistema, pudiendo en ciclos consecutivos auditarse la revisión por la dirección en la siguiente auditoría. También se deberá tener en cuenta para la frecuencia los resultados de las auditorías anteriores.

3.2.6. REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

UNE-EN ISO 14001

4.6

4.6 Revisión por la dirección

La alta dirección de la organización debe revisar el Sistema de Gestión Medioambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su adecuación y su eficacia continuada. El proceso de revisión por la dirección debe asegurar que se recoge toda la información necesaria para que la dirección pueda llevar a cabo esta evaluación. La revisión debe estar documentada.

La revisión por la dirección debe atender a la eventual necesidad de cambios en la política, los objetivos y otros elementos del Sistema de Gestión Medioambiental, a la vista de los resultados de la auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejora continua.



La revisión del sistema es tarea específica de la alta Dirección. La dirección, que ha definido la política medioambiental de la empresa, es quien tiene la responsabilidad ejecutiva de formalizar este requisito, cuyos objetivos son:

Verificar la adecuación del SIGMA para el cumplimiento de la mejora continua del comportamiento medioambiental.

Evaluar la eficacia del sistema para cumplir los requisitos.

Esta revisión debe ser periódica y debe constituir un registro del Sistema de Gestión Medioambiental.

Para la revisión de la adecuación del sistema, es importante que se haga referencia, al menos, a:

Los cambios en la política, objetivos y elementos del sistema.

Los resultados de las auditorías del Sistema de Gestión Medioambiental.

Las circunstancias cambiantes.

El compromiso de mejora continua adquirido en la política.

PASOS NECESARIOS

La organización debe documentar quiénes y cómo van a llevar a cabo la revisión, así como la periodicidad con la que se realizará.

51. Por tanto, lo primero es elegir el momento para llevarla a cabo. Esto puede estar predeterminado, bien por la periodicidad especificada por la organización en su documentación, bien por la necesidad de realizar una revisión extraordinaria.

Este momento será establecido cuando se posea suficiente información para garantizar la utilidad de la revisión.

Por tanto, antes de emprenderla, tendrá que recopilarse toda la información perteneciente a:

La evaluación del comportamiento medioambiental.

Los cambios originados en el marco legal.

Los intereses de las partes.

El conocimiento científico o capacidades tecnológicas.

Las debilidades del sistema.

Los cambios internos originados desde la anterior revisión.

52. Todo ello tendrá que ser analizado para conocer las tendencias y los problemas detectados en el ciclo anterior. Esta tarea, normalmente, es realizada por personal técnico de la empresa, que después trasladará la información al representante de la dirección. Este, a su vez, informará a la Dirección para que incluya los citados datos en la revisión. La revisión es el momento en el que se examina, con la ayuda de los datos aportados, el sistema en su conjunto con el objetivo de identificar sus carencias y mejorarlo, si es necesario.

53. Una vez finalizada la revisión y tomadas las decisiones oportunas, se debe formalizar su registro, teniendo en cuenta que en éste debe constar como mínimo:

La información y las fuentes de información del SIGMA utilizadas como base.

Las conclusiones extraídas tras la revisión del Sistema de Gestión Medioambiental.

54. Sería útil incluir en la documentación los cambios originados por las conclusiones de la revisión para asegurar que:

No sea necesario reexaminar las mismas cuestiones más adelante.

Que se siguen las conclusiones adoptadas en la revisión.

CONSEJOS

Para decidir la frecuencia del ciclo de revisión del sistema, se debe tener en cuenta los otros ciclos del sistema, con el objeto de establecer una periodicidad coherente con todos ellos:

Otros ciclos del sistema Establecimiento de objetivos medioambientales.

Evaluación de aspectos medioambientales.

Auditorías medioambientales.


Es conveniente esta coherencia ya que las informaciones procedentes de la evaluación de aspectos medioambientales y de las auditorías medioambientales serán útiles para la revisión. Además, el resultado de ésta, a su vez, será importante para el nuevo establecimientos de objetivos.

Además de los resultados de las auditorías, es también muy aconsejable considerar todas las no conformidades originadas desde la anterior revisión, sean fruto o no de una auditoría.

Cuando se planifican o implantan modificaciones que afectan a la gestión medioambiental, puede que sea necesario ejecutar revisiones con más frecuencia.

Las revisiones y las auditorías no tienen el mismo objetivo. Esto se entiende mejor si tenemos en cuenta que los resultados de la auditoría forman parte de la información necesaria para la revisión que después realiza la dirección.

Se debe elaborar registros de las revisiones que recojan los datos incluidos en dicha revisión, así como las conclusiones alcanzadas, las acciones derivadas previstas, etc. Estos registros pueden conservarse en cualquier formato que la empresa considere adecuado.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Una de las cuestiones básicas que se plantean las Direcciones o Gerencias de las empresas es cuál o cuáles son los motivos esenciales por los que deben implantar un Sistema de Gestión Medioambiental.

Un Sistema de Gestión Medioambiental es una herramienta para ayudar a la empresa a cumplir unos objetivos medioambientales. Una vez implantado, ofrece una serie de beneficios:

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SIGMA

1. Beneficios Comerciales.

2. Reducción de Costes.

3. Prevención de Costes.

4. Mejora de la Imagen de la Empresa.

5. Mejora de los Procesos.

A continuación, se explica la manera de obtener dichos beneficios para la empresa.

1. BENEFICIOS COMERCIALES

Ofreciendo una ventaja competitiva.

Introduciéndose en mercados más restrictivos.

Creando nuevos mercados.

Aumentando la cuota de mercado.

Evitando las barreras técnicas.

2. REDUCCIÓN DE COSTES

Optimizando el uso de los recursos y la energía.

Eliminando la generación de residuos.

Aumentando la eficacia del proceso.

Favoreciendo la negociación de los créditos bancarios.

Facilitando el acceso a las ayudas económicas de protección ambiental.

Disminuyendo las primas de seguro.

3. PREVENCIÓN DE COSTES

Previniendo costes derivados de la no gestión.

Previniendo sanciones legales.

Previniendo los accidentes graves.

Evitando las clausuras o suspensiones de la actividad.

Evitando la devaluación de las instalaciones.

Eludiendo la aplicación de los ecoimpuestos.

Coste de descontaminación, indemnizaciones, etc.


4. MEJORA DE LA IMAGEN EMPRESARIAL.

Mejorando el ambiente de trabajo.

Mejorando las relaciones con la Administración.

Aumentando la confianza de los inversores y accionistas, al asegurar la prolongación de la supervivencia de la empresa.

Mejorando las relaciones con los grupos de presión.

5. MEJORA DE LOS PROCESOS.

Utilizando tecnologías más limpias.

Control y ahorro de las materias primas y recursos naturales

Usando menos materias dañinas para el medio ambiente.

Reutilizando y recuperando los materiales.

Reciclando los residuos.

Reducción de costes productivos.

Mejorando la eficacia de la distribución del producto.

el sistema de gestiÓn ambiental - cma.gva.es€¦ · el reglamento emas de ecogestión y...

Documents