Ing. Leonardo D. Fernndez

75.46 - Administracin y Control de Proyectos II *

AlcanceLas reuniones efectivas tienen tres etapas:Planificacin y Preparacin. Las veremos en esta reuninEjecucin (conduccin de la reunin). Veremos solo una parte.Seguimiento de las acciones a posteriori.

IntroduccinQu hace efectiva a una reunin? La planificacinLa preparacinLa conduccin de la mismaEl seguimiento de las acciones a posteriori

PlanificacinQu debemos planificar?El tipo de reuninLos objetivosLos ParticipantesLogsticaAcciones de mitigacin o transferencia de riesgosLa agendaLa conduccin de la reunin

PlanificacinQu debemos planificar?El tipo de reuninInformativasNegociacionesResolutivasPara tomar accionesTeam buildingCoachingBrain Storming

PlanificacinQu debemos planificar?Los objetivosDependen del tipo de reunin.Todos deben llegar a la reunin con conocimiento y aceptacin de los objetivos fijados.Si la reunin es para resolver un problema este debe estar perfectamente definidoLos objetivos deben ser SMARTTodos, yo en primer lugar, deben saber qu hacer y decir cuando salgan de la reunin.Todos deben sentir que su participacin fue clave en el xito de la reunin.

PlanificacinQu debemos planificar?Los participantesConocer las expectativas de los participantesSus objetivosExperiencias previasOtras reuniones anteriores con el mismo finSu valoracin del tiempoPreparar a la gente antes de la reuninConseguir su compromisoConocer sus relacionesSu posicin a favor o en contraSu cultura empresaria

PlanificacinQu debemos planificar?LogsticaLugar (espacio, sillas, acstica, luminosidad)Cmo se sentarn los participantesLos medios (parlantes, retros, CDs, DVDs, pen drives, etc.)Facilidad de Acceso y Salida Back upsBreaks

PlanificacinQu debemos planificar?Acciones de mitigacin y transferencia de riesgosPreviamente identificar los riesgosEvaluar su probabilidad de ocurrenciaEvaluar su impactoDefinir planes de accin para cada uno que no quiera asumir

PlanificacinQu debemos planificar?La agenda de la reunin (1/2)ObjetivosParticipantesRol de cada participante, qu debe aportar, cuanto tiempo tiene para participar, si es escriba o moderador presentarlo y explicar sus atributosRevisin de las acciones pendientes de reuniones anterioresLista de temas a tratar en la reunin, en orden de importancia

PlanificacinQu debemos planificar?La agenda de la reunin (2/2)Tiempo de la reunin, tiempos para cada participacin o para tratar cada temaDinmica de la reunin, x ejemplo: agotado el tiempo de tratamiento de un tema se asignar un responsable para que siga el tema fuera de la reunin y lo presente en otra al efectoAcciones y dueos de las mismasEl cierre de la reuninPrxima reunin

PreparacinQu debemos hacer antes de la reunin?Verificar que el plan de logstica se haya ejecutado Asegurar la participacin de los convocadosAsegurar que los participantes hayan hecho sus deberes

ConduccinLa conduccinLeer la agenda al inicioNivelar expectativasChequee que la gente haya hecho los deberes, si no lo hicieron cancele la reuninRepase la minuta de la reunin anterior para verificar las accionesCeirse a la agenda, no permita temas extra, no permita excesosFocalice constantemente a los participantes en la agenda

ConduccinLa conduccinPermita retirarse a la gente que no necesite estar presente a partir de ese momentoAsegure la participacin de todosContenga a los vociferantesAsegurar que quienes tienen acciones las acepten y entiendanQue quienes tienen que documentar lo hagan (minutas)Cerrar correctamente la reunin repasando los acuerdos antes de cerrar

Seguimiento a posterioriAccionesRedacte y distribuya la minutaCorrija la minuta con comentarios (slo la forma o redaccin, no el fondo del asunto)Realice el seguimiento de las acciones con cada participante que las tengaPida feedback a los participantes para mejorar la prxima reuninReflexione sobre como mejorar la prxima reunin

Reuniones EfectivasExperiencias, comentarios, opiniones, preguntas?

Gracias !*

*Planificacin: es tomar previamente todas las decisiones requeridas para lograr los objetivos planteados para la reunin, incluyendo los aspectos logsticos de la misma.Preparacin: es lograr que la logstica se cumpla y que las personas lleguen a la reunin con la informacin preparacin necesaria para la misma.La planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xitoLa planificacin previa detallada de la reunin es la clave del xito*