el papel del controller en la empresa

EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA

Valencia, 18 de noviembre de 2008

Contenidos

1. La importancia de la información para la toma de decisiones

2. Funciones del departamento de control de gestión

3. Algunos ejemplos

4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa

5. Conclusión

6. Preguntas, discusión

Contenidos



3. Algunos ejemplos


5. Conclusión

6. Preguntas, discusión…

Actualmente las empresas se ven obligadas a competir en un entorno:

Globalizado

Con rápidos cambios

Con presiones sobre los márgenes:

•incrementos de costes

•disminución de precios de venta



En este entorno competitivo la información sobre la marcha del negocio se convierte en un factor clave para el éxito:

Información en cantidad y con la calidad suficiente como para poder pilotar el negocio tomando las decisiones adecuadas



Qué decisiones son las adecuadas?

Aquellas que permitan a la empresa conseguir los objetivos determinados por su plan estratégico

Los objetivos estratégicos determinan cómo competirá la empresa en el mercado:

•Crecimiento

•Diferenciación

•Liderazgo en costes

•Nichos de mercado

•Combinaciones de varias

•…



Conclusión:

En el entorno competitivo actual es muy importante contar con la información que permita conectar los resultados de nuestras decisiones con los objetivos marcados en el plan estratégico de la empresa



Contenidos



3. Algunos ejemplos


5. Conclusión


Función principal de un departamento de control de gestión:

Generar información relevante, fiable, y de manera rápida, para apoyar la correcta toma de decisiones



Más en detalle…

Establecimiento de procedimientos de trabajo

Planes de auditoría interna

Cierres periódicos. Elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario

Definición y control de otros indicadores no recogidos en las cuentas de resultados (KPI’s)

Establecimiento de mecanismos de control interno



Establecimiento de procedimientos de trabajo:

•Que garanticen el correcto registro de las transacciones de la compañía

•Que minimicen el empleo de recursos

•Que minimicen los riesgos de error y los riesgos financieros

•Que permitan el fácil acceso a la información generada en los registros contables y, en general, en el soporte informático de la empresa

•Hay que procedimentar como mínimo todos los ciclos involucrados con ventas, compras, cobros, pagos y gestión y control de stocks.



Planes de auditoría interna

Planificación de una serie de pruebas de para garantizar la corrección de la información y minimizar el tiempo empleado en corregir errores. Ejemplos:

•Cuadres de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar

•Inventarios de materias primas y productos terminados

•Inventarios de activos

•Identificación de otras áreas de riesgo



Cierres periódicos y elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario

•Definición de los criterios generales para la elaboración de cuentas de resultados analíticas (por centros de producción, por centros de coste, grupos de clientes, por grupos de productos…)

•Elaboración periódica (trimestral, mensual) de cuentas de resultados para:

•Comparar los resultados del periodo objeto de análisis con el PRESUPUESTO, con periodos anteriores, etc.

• Evaluar las magnitudes principales: Ventas, Margen Bruto, Cash Flow, EBITDA, BAI.



Cierres periódicos y elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario

• Tras el análisis de la cuenta de resultados hay que ser capaz de responder a algunas preguntas:

•Sabemos por qué ganamos (perdemos) dinero?

•Nos aproximamos a nuestro objetivo?

•Son necesarias medidas correctoras?



Definición y control de otros indicadores no recogidos en la cuenta de resultados:

•Indicadores de tipo financiero y no financiero

•Orientados a medir el cumplimiento de otros objetivos estratégicos en 4 direcciones:

•Cliente

•Procesos internos (KPI’s)

•Finanzas

•Formación y crecimiento



Contenidos



3. Algunos ejemplos


5. Conclusión


Perfil profesional:

•Gusto por el trabajo con información (numérica) y habituado a manejar grandes cantidades de datos.

•Conocedor del negocio, del proceso productivo, del mercado, etc.

•Orientado a objetivos

•Capacidad para relacionarse con otros departamentos de la empresa

•Mentalidad analítica

4. Perfil profesional y organigrama


4. Perfil profesional y organigrama


Dirección General

Comercial Finanzas

Administración

RR.HH. Producción

operaciones

logística

Posibles ubicaciones en el organigrama:

Controller

Controller

Contenidos



3. Algunos ejemplos


5. Conclusión


Conclusiones sobre el puesto de controller:

•Oportunidad para participar de primera mano en la gestión de la empresa

•Responsable del diseño y correcto funcionamiento del sistema de información

•Persona de confianza del consejo de administración / dirección general. Referencia para otros departamentos de la empresa

•Oportunidades de desarrollo profesional

5. Conclusión


Contenidos



3. Algunos ejemplos


5. Conclusión


ANEXO 1

Ejemplo de una cuenta de resultados mensual


EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESAEL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2

ANEXO 2

Establecimiento de centros de coste y elaboración de cuentas de resultados analíticas en un grupo

industrial


/10

Internal procedure:UC 01

ControllingDepartment

Release date:25/07/08

UC Closing Model

BU Paper Mill Casino

BU Paper Mill Porcari

BU Paper Mill PDR

BU Paper Mill FDV

BU Converting Lucca

BU Converting Cassino

Commercial BU Jumbo Rolls

BU Commercial Brand

BU Commercial Private Label

BU Commercial AFH

MARKET

UC closing model

General BU Set Up

Mills: cost centersCommercial : Income and

cost centers

BU Headquarters (Not industrial Overhead BU)

EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2

/10




UC Closing Model

BU Paper Mill Casino

BU Paper Mill Porcari

BU Paper Mill PDR

BU Paper Mill FDV

BU Converting Lucca

BU Converting Cassino


Commercial BU Brand

Commercial BU Private Label

Commercial BU AFH

MARKET

UC closing model

Jumbo Rolls & Consumer products: internal and external flows

A

B

B

B


/10




UC Closing Model

UC closing modelTechnical notes

A

Sales to market considering:

Invoice Price

-(commercial variable costs:commisions to agents, discounts & bonus, credit insurance, “green point” contributions)

= Net income

-(Transportation cost “only freight to customer”)

=Net Net Income (N^2 Income)

B

CONVERTING

Sales to Finished product Commercial BU considering Internal Transfer Price (ITP) made by:

Variable production costs (Budget)

+ Mark Up 15% over Variable Production costs (Budget)

= Internal Transfer Price

Where variable production costs=

Jumbo Roll consumption+raw materials consumption+energy+ direct maintenance+directproduction headcount+pallet

PAPER MILL

Sales to JR Commercial BU considering Internal Transfer Price (ITP) as an approach to Market Price. Current Internal Transfer Price: 980 EUR / Tn (CIP)

Same assumption is made for transfers between JR Commercial BU and Converting BU

INTERNAL TRANSFER PRICE

Jumbo Rolls & Consumer products: internal and external flows


/10




UC Closing Model


Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)

BU Converting Lucca BU Converting Cassino

SALES to Commercial BU’s

Branded products

Private Label Products

AFH Products

ASSUMPTION:

All the production coming from the converting lines is automatically sold to the Commercial BU’s (Brand, P/L, AFH), considering the avobe mentioned ITPrice

176090

BU VPFL

(CG PFLUC)

176091

BU VPFC

(CG PFCSS)

INCOME


/10




UC Closing Model




JR Purchases (& Consumption)

From Commercial BU JR (Sub 199)

From Third Parties (Sub XX0)

Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)

176080

BU JRCLU

(CG BCLU)

176081

BU JRCSS

(CG BCCSS)

COSTS (Stock Purchases)

Raw Materials Purchases (& Consumption)

From other Converting BU’s (Sub 199)



176040

BU VMAUL

(CG MAULU)

176041

BU VMAUCSS

(CG MAUCSS)

Finished Products Purchases (& Consumption)



176090

BU VPFL

(CG PFLU)

176091

BU VPFCSS

(CG PFCSS)


/10




UC Closing Model




Energy Costs

COSTS (Variable production costs)

Direct personnel costs:

Maintenance costs & Spare Parts consumption

General BU booking Specific “EA”

booking

X

X

Specific & General BU

booking

Specific “EA”

booking

X

X

X

X


booking

Specific “EA”

booking


/10




UC Closing Model




Pallet consumption & Pallet Rent



booking

Specific “EA”

booking

X

X


/10




UC Closing Model




Lease costs (machinery and mills)

Not direct personnel

Logistics

Quality Control

Production

Other costs:

Production Logistics

Insurance

External services

Etc.

Leasing, financial costs

Amortization, depreciation

COSTS (Overhead and other costs)


booking

Specific “EA”

booking

X

X


/10




UC Closing Model


Paper Mill Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)

SALES to Commercial BU JR

ASSUMPTION:

All the production coming from the paper mills is automatically sold to the JR Commercial BU, considering the ITPrice (Currently 980 EUR/Tn)

176087

BU VJRR

(CG PFLUC)

176088

BU VPFC

(CG PFCSS)

INCOME BU PM PDR BU PM FDV

176085

BU VJRC

(CG BCSS)

176086

BU VJRP

(CG BPOR)

BU PM Cassino BU PM Porcari


/10




UC Closing Model



176067

BU VCELR

(CG CPDR)

176068

BU VCELV

(CG CFDV)

BU PM PDR BU PM FDV

176065

BU VCELC

(CG CCSS)

176066

BU VCELP

(CG CPOR)

BU PM Cassino BU PM Porcari

PULP Purchases (& Consumption)

(invoice price + transportation on purchases and other purchasing costs)

From other P. Mill BU’s or generic purchasing BU (Sub 199)



COSTS (Stock Purchases)

Waste Purchases (& Consumption)

From other P. Mill & Converting BU’s (Sub 199)



176077

BU VMACPDR

(CG MACPDR)

176078

BU VMACFDV

(CG MACFVD)

176075

BU VMACCS

(CG MACCSS)

176076

BU VMACPO

(CG MACPOR)

176047

BU VMAUPDR

(CG MAUPDR)

176048

BU VMAUFDV

(CG MAUFDV)

176045

BU VMAUCSS

(CG MAUCSS)

176046

BU VMAUPOR

(CG MAUPOR)

Raw Materials Purchases (& Consumption)

From other P. Mill BU’s (Sub 199)




/10




UC Closing Model



Energy Costs


Direct personnel costs:

Maintenance costs & Spare Parts consumption

General BU booking Specific “EA”

booking

X


booking

Specific “EA”

booking

BU PM PDR BU PM FDVBU PM Cassino BU PM Porcari

X X X

X X X X

X X X X


booking

Specific “EA”

booking


/10




UC Closing Model



Lease costs (machinery and mills)

Not direct personnel

Logistics

Quality control

Production

Other costs:

Production Logistics

Insurance

External services

Etc.

Leasing, financial costs

Amortization, depreciation

COSTS (Overhead and other costs)


booking

Specific “EA”

booking

X

X

BU PM PDR BU PM FDVBU PM Cassino BU PM Porcari

XX


/10




UC Closing Model


Commercial Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications

Sales to market (invoice price)/ to group companies (Intercompany Price)

Sales to other internal BU’s (Converting / Paper mills / internal transfers) (Internal Transfer Price)

-Variable Commecial Costs

-Commisions to agents

-Discount & Bonus

-Credit Insurance

-“Green point” fees

= Net Sales

Transport on sales

= Net Net Sales (N^2 Sales)

Cost of Sales: Internal & External Purchases (Consumption) of finished products

= Gross Margin

Commercial expenses & Logistics

Warehouses lease, outsourcing etc..

Personnel

Other

=EBITDA


Commercial Brand/AFH/Private

Label

176690/176691/176692

176680


booking

Specific “EA”

booking

X

X

Specific BU booking

X

X

X


ANEXO 3

Ejemplos de un manual de procedimientos administrativos


FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Página:1/6

Código Procedimiento:FB 01

Sección:LOG

Fecha:13/03/00

RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA

SEC.LOGIST

REV.

Pág. 1 de 6


DOCUMENTO FÍSICO JUSTIFICANTE DEL PEDIDO

RECEPCIÓN DE PEDIDOSDEP. LOGÍSTICA

EXCEL

PRODUCCIÓNORGANIZA LA PRODUCCIÓN EN FUNCIÓN DE LOS PEDIDOS RECIBIDOS

FLUJOGRAMA

A

INFORMACIÓN SOBRE PEDIDOS

NO SERVIDOS

B

C

D

E

ARCHIVO PEDIDOSCORRECTO?SI

CONTACTARCON EL CLIENTE

LOGÍSTICANO

INCIDENCIA?SI

NO

INFORMACIÓN NIVEL DE

INVENTARIO

EXCEL

F

CONTACTARCON EL CLIENTE

LOGÍSTICA

LOGÍSTICACONTACTA CON

LA EMPRESADE TRANSPORTE

G

DOS HOJASDE CARGA

LOGÍSTICA

RECEPCIÓNTRANSPORTELOGÍSTICA

H

A1

A2

A3



Página:2/6


Sección:LOG

Fecha:13/03/00


SEC.LOGIST

REV.

Pág. 2 de 6


FLUJOGRAMA

IA2 HOJAS DE

CARGA

CARRETILLERO

A3

J

ALMECÉN LOGÍSTICA

TODO CORRECTO?NO

SI

COPIAHOJA CARGA

TOMA DEDECISIÓN

LOGÍSTICA

A1K

ALBARANES

L

A4

COPIAHOJA CARGA


FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SEC.LOGIST

REV.FINANCIALS

Pág 3 de 6RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA

COPIA PARA ELDEP. LOGÍSTICA

COPIA PARAEL CLIENTE

COPIA PARA ELTRANSPORTISTA

HISTORIAL DE PEDIDO

EMITE LA FACTURA

CORRESPONDIENTE

ADMINISTRACIÓN

FLUJOGRAMA

Página:3/6


Sección:LOG

Fecha:13/03/00


A4 ALBARANESA5

M



Página:4/6


Sección:LOG

Fecha:13/03/00


SEC.LOG.

REV.

Pág. 4 de 6

A

B

C

El departamento de logística comprobará que el pedido recibido se ajusta a las condiciones previamente pactadas con el cliente. En caso de discrepancia, el departamento se pondrá en contacto con el cliente a fin de aclarar los motivos de la discrepancia. Una vez solucionada la incidencia, el pedido continuará el flujo normal.Logística introducirá la información del pedido en una base de datos, HOJA EXCEL. Los campos a cumplimentar son: nombre del cliente, fecha de entrada, fecha de carga y entrega, producto, número de palets, lugar y hora de entrega y número de pedido.

La base de datos es compartida con el departamento de producción, quién deberá adoptar las decisiones pertinentes con el propósito de asegurar el cumplimiento, sin incidencias, de las instrucciones introducidas en la base de datos por el departamento de logística.

La incidencia se produce al no poderse servir la mercancía bajo las condiciones previamente pactadas con el cliente. En ese caso, el departamento de Logística se pondrá en contacto con el cliente para informarle y proponerle alternativas que permitan solucionar la incidencia.


NORMA TECNICA

D

Los pedidos se recibirán vía fax o e-mail (sólo de forma excepcional se recogerán pedidos por teléfono) . La razón: tener en soporte físico de las instrucciones del cliente.

E



Página:5/6


Sección:LOG

Fecha:13/03/00


SEC.LOG.

REV.

Pág. 5 de 6

F

G

El responsable de almacén recibe de los operarios del almacén las cantidades que de cada tipo de producto se han fabricado durante la jornada laboral, introduciendo dicha información en la base de datos, formato EXCEL, a primera hora del día siguiente.

El departamento de Logística utiliza la información disponible en la base de datos para contactar con las diferentes agencias de transporte. La agencia deberá informar del número de matrícula del camión que va a hacer la ruta. El departamento utilizará dicho número como referencia al confeccionar las hojas de carga.El departamento de logística verificará la matricula del camión a su llegada, tras lo cual entregará las dos copias de la hoja de carga a su conductor.El camionero entrega las hojas de carga al carretillero, quien anota el turno de carga. Una vez efectuada la carga, el carretillero y el camionero deberán anotar en la hoja de carga las incidencias detectadas, debiendo el departamento de logística tomar una decisión al respecto. El camionero deberá firmar las dos copias de la hoja de carga y entregarlas en el departamento de logística, quien le haráentrega del albarán.Se hace llegar una copia de la hoja de carga al responsable de almacén, quien a primera hora del día siguiente, procede a dar de baja de la base de datos las cantidades enviadas el día anterior. Esta acción junto a la indicada en el punto “F” permiten mantener un cierto control sobre el nivel de inventarios existente en el almacén.


NORMA TECNICA

H

I

J



Página:6/6


Sección:LOG

Fecha:13/03/00


SEC.LOG.

REV.

Pág. 6 de 6

K

L

Al día siguiente de la carga, el departamento de logística procede a dar de baja de la “base de datos de pedidos no servidos” aquellos enviados el día anterior. De esta forma, sólo los pedidos pendientes de envío quedarán reflejados en la misma.

El departamento de logística, confecciona tres copias del albarán:- Una copia junto con la hoja de carga y la orden del cliente (HISTORIAL DEL PEDIDO) será enviada al departamento de administración, una vez verificado que los documentos coinciden, y que se ha dado correctamente de baja, en el nivel de inventario, las cantidades servidas a los clientes.

- Una copia para el cliente. - Una copia para el transportista como justificante de su trabajo. El transportista deberá recoger la firma y sello del cliente a la recepción del pedido como prueba de su conformidad. El conductor la entregará a su agencia de transportes, quién la deberá hacer llegar a FB España al mismo tiempo que envía la factura de sus

servicios.

El historial del pedido está compuesto por: Las instrucciones del cliente, la hoja de carga y una copia del albarán.


NORMA TECNICA

M


FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA

SEC.ADM.

REV.

Pág. 1 de 5

Página:1/5


Sección:ADM.

Fecha:13/03/00

FACTURACIÓN VENTA

A5 HISTORIAL DE PEDIDO

COTEJAR DOCUMENTACIÓNRECIBIDA

ADMINISTRACIÓNFLUJOGRAMA

CORRECTO?

SI

NO CONTACTARCON EL CLIENTE

DEP. COMERCIALA

LOGIC GESTIÓNEMISIÓN DE FACTURAS

A6



SEC.ADM..

REV.

Pág. 2 de 5

Página:2/5


Sección:ADM.

Fecha:13/03/00

FACTURACIÓN VENTA

COPIA CONTABILIZAR FACTURAS

LOGIC CONTAB DOCVENTASFLUJOGRAMA

A6ENVIA AL

DEP. CONTAB.

ADMINISTRACIÓN

TIPOCLIENTE

CLIENTE CONREPRESENTANTE

CLIENTE SINREPRESENTANTE

ORIGINAL RECIBOY CARTA

B

EMISIÓN RECIBOS

C

D

A7

ENVIO POP CORREO AL

CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

COPIA DEL RECIBOY CARTA

ADMON.

ORIGINAL Y COPIADEL RECIBO

Y CARTA

ADMON.



SEC.ADM.

REV.

Pág. 3 de 5

Página:3/5


Sección:ADM

Fecha:13/03/00


ORIGINAL Y COPIAFLUJOGRAMA

A7ENVIA AL CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

ECOPIA

ADMINISTRACIÓN

COPIAF

ARCHIVO REP.FACTURAS

ENVIADAS A CADAREPRESENTANTE

FACTURA PORSERVICIOS

ADMINISTRACIÓN

CONTABILIZAR FACTURAS

LOGIC CONTAB

ARCHIVO

SE EFECTÚA ELPAGO

ADMINISTRACIÓNARCHIVO BANCO G



SEC.ADM.

REV.

Pág. 4 de 5

Página:4/5


Sección:ADM.

Fecha:13/03/00

FACTURACIÓN VENTA

El departamento de administración debe comprobar que las condiciones económicas reflejadas en el pedido del cliente coinciden con las condiciones comerciales pactadas. En caso de discrepancia, el departamento comercial se pondrá en contacto con el cliente con el fin de determinar el motivo de la discrepancia. Una vez resuelta la incidencia, se procederá a la emisión de las facturas.

En el supuesto de que la información cotejada sea correcta, el departamento de administración procederá a la emisión de las correspondientes facturas según condiciones pactadas con el cliente.

El departamento de administración emitirá una factura original y cuatro copias:– El original y la copia serán enviados al cliente– Se enviará una copia al departamento de contabilidad. Una vez contabilizada se archivará por fechas. de la misma. Este

departamento deberá emitir un recibo para cada una de las facturas recibidas:• Si el cliente tiene representante, el recibo se enviará al representante.

• En caso de no tener representante, el recibo se enviará directamente al cliente.

– Se archivará una copia en el archivo de representantes. A final de mes, se enviaran las facturas al representante que le corresponda, enviando éste a su recepción una factura por el importe de las comisiones que le corresponden.

– Otra copia se archivará en el departamento de administración junto al historial del pedido.

El departamento de administración enviará original de la factura y una carta al representante del cliente para que efectúe la oportuna gestión de cobro. El departamento archivará la copia de la factura y de la carta enviada al representante.

A

B

C


NORMA TECNICA


SEC.ADM.

REV.

Pág. 5 de 5

Página:5/5


Sección:ADM

Fecha:13/03/00

FACTURACIÓN VENTA

NORMA TÉCNICA

Si el cliente no tiene representante, el departamento archivará original y copia de las facturas emitidas. Se sigue el criterio“número de factura” al archivar.

El departamento de administración archivará la copia recibida junto al historial del pedido.

El departamento de administración, archiva una copia de las factura en el “archivo de representantes”. A final de mes, se envían las facturas que correspondan a cada uno de los representantes, los cuales enviarán a su recepción la facture con el cargo correspondiente a su comisión por servicios.

El pago a los representantes se hace siguiendo las condiciones de forma y plazo previamente acordadas con ellos.

D

F

E

G



Gracias por vuestra atención!!!

[email protected]

el papel del controller en la empresa

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