1

El papel del Archivo en el Proyecto de Administración

Electrónica (ADE) de la Universidad de Cádiz

Taller de experiencias de aplicación de las TIC en archivos universitarios españoles

Alicante, 4 de junio de 2009

Clemencia de la Cruz Rodríguez

El papel del Archivo en el Proyecto de Administración

Electrónica (ADE) de la Universidad de Cádiz

Taller de experiencias de aplicación de las TIC en archivos universitarios españoles

Alicante, 4 de junio de 2009

Clemencia de la Cruz Rodríguez

2

1. Los ciudadanos tienen tienen derecho a derecho a relacionarse electrónicamenterelacionarse electrónicamente con las con las administraciones públicas.administraciones públicas.

2. Las administraciones tendrán la obligación de hacer estos derechos efectivos.

La Ley 11/2007 para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los La Ley 11/2007 para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.Servicios Públicos.

La Ley 11/2007 para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los La Ley 11/2007 para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.Servicios Públicos.

“Los derechos de los ciudadanos podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009…”

“Los derechos de los ciudadanos podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009…”

siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias. siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.

3

Legislación nacional:

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Ley 56/2007, de 29 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de Información.

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Legislación nacional:

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Ley 56/2007, de 29 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de Información.

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Directivas europeas sobre Universidad digital y la Europa del conocimiento.

Directivas europeas sobre Universidad digital y la Europa del conocimiento.

Contexto del proyecto ADE(1)

Contexto del proyecto ADE(1)

4

Legislación andaluza:

Decreto 183/2003 que regulaba la información y atención al ciudadano y la tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet).

Estrategia de Modernización de los Servicios Públicos de la Junta de Andalucía, aprobada por el Consejo de Gobierno el 20 de junio de 2006.

Plan de Desarrollo de la Sociedad de la información 2007-2010, acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de diciembre de 2006.

Legislación andaluza:

Decreto 183/2003 que regulaba la información y atención al ciudadano y la tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet).

Estrategia de Modernización de los Servicios Públicos de la Junta de Andalucía, aprobada por el Consejo de Gobierno el 20 de junio de 2006.

Plan de Desarrollo de la Sociedad de la información 2007-2010, acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de diciembre de 2006.

Contratos Programas Modelo de Financiación de las UU.PP. de Andalucía 2007–2011.

Proyecto Universidad digital andaluza 2010.

Contratos Programas Modelo de Financiación de las UU.PP. de Andalucía 2007–2011.

Proyecto Universidad digital andaluza 2010.

PEUCA, 2005-2010. PEUCA, 2005-2010.

Contexto del proyecto ADE (2)

Contexto del proyecto ADE (2)

5

El Libro Blanco Universidad Digital 2010, elaborado por varias universidades españolas.

Marco de referencia de administración electrónica: Recomendaciones para el sistema universitario español. Grupo de trabajo eADM de la CRUE/TIC, 2008.

La administración electrónica en las universidades: documento de trabajo para la reunión intersectorial de Secretarios Generales y CRUE-TIC. Resumen ejecutivo, 2009.

El Libro Blanco Universidad Digital 2010, elaborado por varias universidades españolas.

Marco de referencia de administración electrónica: Recomendaciones para el sistema universitario español. Grupo de trabajo eADM de la CRUE/TIC, 2008.

La administración electrónica en las universidades: documento de trabajo para la reunión intersectorial de Secretarios Generales y CRUE-TIC. Resumen ejecutivo, 2009.

Contexto del proyecto ADE (3)

Contexto del proyecto ADE (3)

ISO de gestión documental: UNE/ISO/TR 18492:2005, UNE/ISO/TR 26122:2008, UNE/ISO/TR 23081:2007, UNE/ISO/TR 19005:2005, UNE/ISO/TR 15489.

ISO de gestión documental: UNE/ISO/TR 18492:2005, UNE/ISO/TR 26122:2008, UNE/ISO/TR 23081:2007, UNE/ISO/TR 19005:2005, UNE/ISO/TR 15489.

Proyecto InterPARES (pautas de conservación a largo plazo). Proyecto InterPARES (pautas de conservación a largo plazo).

Documentos del Consejo Superior de la Administración Electrónica. Documentos del Consejo Superior de la Administración Electrónica.

6

2006:

Prestación de servicios de certificación de firma electrónica. Adhesión UCA al convenio entre la Junta de Andalucía y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Aprobación del Reglamento que regula el Registro, la expedición de copias de documentos y el uso de la firma electrónica.

2006:

Prestación de servicios de certificación de firma electrónica. Adhesión UCA al convenio entre la Junta de Andalucía y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Aprobación del Reglamento que regula el Registro, la expedición de copias de documentos y el uso de la firma electrónica.

2007:

Creación de 4 oficinas de acreditación.

Implantación de la aplicación de Registro presencial y telemático

2007:

Creación de 4 oficinas de acreditación.

Implantación de la aplicación de Registro presencial y telemático

Se ofrecen muchos servicios digitales de forma dispersaSe ofrecen muchos servicios digitales de forma dispersa

Antecedentes del proyecto ADEAntecedentes del proyecto ADE

7

Comisión de Administración Electrónica

Ejerce la dirección y coordinación al más alto nivel.

Comisión de Administración Electrónica

Ejerce la dirección y coordinación al más alto nivel.

Secretaria General, que la preside.

Secretaria General, que la preside.

Gerente. Gerente.

Miembros invitados.

Miembros invitados.

Vicerrector de Tecnologías de la Información e Innovación Docente.

Vicerrector de Tecnologías de la Información e Innovación Docente.

Miembros de la CEAE (grupo de trabajo). Miembros de la CEAE (grupo de trabajo).

Proyecto ADE 2008-2009Proyecto ADE 2008-2009

Proyecto estratégico para la UCA

Proyecto estratégico para la UCA

8

Comisión Ejecutiva de Administración ElectrónicaComisión Ejecutiva de Administración Electrónica

Vicegerente (Director del Proyecto). Vicegerente (Director del Proyecto).

Director de Informática. Director de Informática.

Coordinadora del Archivo. Coordinadora del Archivo.

3 Técnicos informáticos. 3 Técnicos informáticos.

1 Técnico Gabinete Estudios y Planificación (Gerencia). 1 Técnico Gabinete Estudios y Planificación (Gerencia).

Vicesecretaria General. Vicesecretaria General.

Proyecto ADE 2008-2009Proyecto ADE 2008-2009

No es un proyecto tecnológico, sino de aplicación de TIC a la

gestión de la UCA

No es un proyecto tecnológico, sino de aplicación de TIC a la

gestión de la UCA

9

ProcedimientosProcedimientos

NormativasNormativas

TecnologíaTecnología

Gestión de

e-documentos

Gestión de

e-documentos

Líneas de actuaciónLíneas de actuación

GerenciaGerencia

Secretaría General

Secretaría General

Archivo

Secretaría General

Archivo

Secretaría General

InformáticaInformática

10

Necesidad de organizar, tratar, preservar y conservar todo el ciclo vital de la e-documentación generada o aportada en el e-trámite.

Necesidad de organizar, tratar, preservar y conservar todo el ciclo vital de la e-documentación generada o aportada en el e-trámite.

Proyecto de administración y documentación electrónica (ADE). Proyecto de administración y documentación electrónica (ADE).

Se gestiona documentación en papel, pero ¿qué hacemos con el e-documento? Se gestiona documentación en papel, pero ¿qué hacemos con el e-documento?

Tenemos una idea global de la gestión administrativa de la universidad.

Conocemos los procedimientos, tenemos flujogramas.

Tenemos una idea global de la gestión administrativa de la universidad.

Conocemos los procedimientos, tenemos flujogramas.

¿Por qué se incorpora el Archivo?¿Por qué se incorpora el Archivo?

La conservación de los e-documentos deben asegurar la integridad, autenticidad, confidencialidad, protección y conservación, además de identificación de usuarios y controles de acceso.

La conservación de los e-documentos deben asegurar la integridad, autenticidad, confidencialidad, protección y conservación, además de identificación de usuarios y controles de acceso.

Aplicar criterios de selección y valoración sobre los e-documentos para determinar sus plazos de conservación.

Aplicar criterios de selección y valoración sobre los e-documentos para determinar sus plazos de conservación.

11

Funciones del ArchivoFunciones del Archivo

Confeccionar los criterios generales para la creación e incorporación de e-documentos al Sistema.

Confeccionar los criterios generales para la creación e incorporación de e-documentos al Sistema.

Proponer las normas generales de acceso y seguridad de los e-documentos.

Proponer las normas generales de acceso y seguridad de los e-documentos.

Confeccionar los criterios para la conservación o eliminación de e-documentos.

Confeccionar los criterios para la conservación o eliminación de e-documentos.

Determinar el Sistema de clasificación de los e-documentos generados en los e-procedimientos.

Determinar el Sistema de clasificación de los e-documentos generados en los e-procedimientos.

Bajo supervisión de Secretaría General:Bajo supervisión de Secretaría General:

Funciones del ArchivoFunciones del Archivo

12

1. Convenio UCA/Junta de Andalucía para la cesión de las herramientas tecnológicas.1. Convenio UCA/Junta de Andalucía para la cesión de las herramientas tecnológicas.

Fases ejecución del proyectoFases ejecución del proyecto

2. Concurso para la contratación de una empresa para la implantación de las herramientas tecnológicas.

2. Concurso para la contratación de una empresa para la implantación de las herramientas tecnológicas.

3. Selección de los 5 procedimientos a implementar.3. Selección de los 5 procedimientos a implementar.

4. Análisis y racionalización de los procedimientos.4. Análisis y racionalización de los procedimientos.

5. Modelado según metodología

Flujograma.

Catálogo de plantillas y modelos de documentos.

Tramitadores y firmantes.

5. Modelado según metodología

Flujograma.

Catálogo de plantillas y modelos de documentos.

Tramitadores y firmantes.

6. Puesta en producción.6. Puesta en producción.

13

• Solicit@: generación y presentación telemática de formularios

• @ries: aplicación de Registro telemático.

• Plataforma de telepago.

• Notific@: gestor de notificaciones electrónicas.

• Solicit@: generación y presentación telemática de formularios

• @ries: aplicación de Registro telemático.

• Plataforma de telepago.

• Notific@: gestor de notificaciones electrónicas.

Herramientas tecnológicas (1)

Herramientas tecnológicas (1)

14

• @Firma: plataforma autentificación y firma electrónica.

• Not@rio: notario electrónico.

• W@nda: plataforma integrada de tramitación.

• Porta @firma: herramienta de firmas.

• Avis@dor: gestor de avisos.

• Tew@: motor de tramitación.

• Model@: modelado de procedimientos.

• @Firma: plataforma autentificación y firma electrónica.

• Not@rio: notario electrónico.

• W@nda: plataforma integrada de tramitación.

• Porta @firma: herramienta de firmas.

• Avis@dor: gestor de avisos.

• Tew@: motor de tramitación.

• Model@: modelado de procedimientos.

• Alfresco: gestor documental y almacenamiento.• @rchiva : gestión de los documentos en papel y electrónicos

• Alfresco: gestor documental y almacenamiento.• @rchiva : gestión de los documentos en papel y electrónicos

Herramientas tecnológicas (2)

Herramientas tecnológicas (2)

15

Envío del formulario y

pagoOficina Virtual Solicit@

Archivoelectrónico

Procedimiento finalizadoNotific@

Usuario

Consulta del estado de tramitación

TramitadorTramitador

Consulta información

Tablón anuncios

Circuito de tramitaciónCircuito de tramitación

16

Estado de ejecución del proyecto

Estado de ejecución del proyecto

Portal de servicios digitales

Plataformas de tramitación instaladas

Modelado de los 5 procedimientos

Periodo de aprobación de modelados y pruebas por tramitadores

Portal de servicios digitales

Plataformas de tramitación instaladas

Modelado de los 5 procedimientos

Periodo de aprobación de modelados y pruebas por tramitadores

Puesta en producción de los 5 procedimientos (1 julio 2009)Completar formación Difusión del proyecto

Puesta en producción de los 5 procedimientos (1 julio 2009)Completar formación Difusión del proyecto

17

Portal de servicios digitalesPortal de servicios digitales

18

Oficina Virtual:

1) Permite el acceso a los trámites telemáticos.

2) Facilita los modelos e impresos para realizar los trámites.

3) Permite interactuar al usuario con la UCA (transacción).

4) Informa del estado de un procedimiento al usuario interesado.

5) Permite el telepago.

Oficina Virtual (Solicit@) (1)

Oficina Virtual (Solicit@) (1)

19

Oficina Virtual (Solicit@) (2)

Oficina Virtual (Solicit@) (2)

20

Oficina Virtual (Solicit@) (3)

Oficina Virtual (Solicit@) (3)

21

Plataforma de tramitación

Plataforma de tramitación

22

Port@firma (1)Port@firma (1)

23

Port@firma (2)Port@firma (2)

24

Gestor documental y de contenidos de software libre.

Soporta la compatibilidad los protocolos de Open Office, Microsoft Office y WindowsSharePoint Services. Posibilidad de integrar aplicaciones en Linux y Java.

Gestor documental y de contenidos de software libre.

Soporta la compatibilidad los protocolos de Open Office, Microsoft Office y WindowsSharePoint Services. Posibilidad de integrar aplicaciones en Linux y Java.

Búsqueda tipo Amazon o Google Búsqueda tipo Amazon o Google

Posibilidad de almacenar, indexar, consultar, compartir, buscar, auditar, archivar Posibilidad de almacenar, indexar, consultar, compartir, buscar, auditar, archivar

25

Gestión de usuarios y asignación de permisos, grupos y roles. Gestión de usuarios y asignación de permisos, grupos y roles.

Incorpora automáticamente metadatos. Incorpora automáticamente metadatos.

Organización jerárquica de espacios (carpetas) y sub-espacios, a los que se aplican criterios de clasificación.

Organización como directorio de carpetas.

Organización jerárquica de espacios (carpetas) y sub-espacios, a los que se aplican criterios de clasificación.

Organización como directorio de carpetas.

Gestión de los registros. Cuadro de clasificación. Gestión de ciclos de vida de los registros. Reglas de revisión, retención y expurgo.

Gestión de los registros. Cuadro de clasificación. Gestión de ciclos de vida de los registros. Reglas de revisión, retención y expurgo.

26

27

Expediente es la unidad básica del Sistema. Expediente es la unidad básica del Sistema.

Los expedientes se incluyen en su clase (procedimiento). Los expedientes se incluyen en su clase (procedimiento).

El expediente estará formado por documentos formalizados, e-mail (firmados electrónicamente) y por datos que tengan su evidencia en bases de datos corporativas.

El expediente estará formado por documentos formalizados, e-mail (firmados electrónicamente) y por datos que tengan su evidencia en bases de datos corporativas.

Cuando se concluye la tramitación del expediente se genera la versión de la unidad digital de archivo.

Cuando se concluye la tramitación del expediente se genera la versión de la unidad digital de archivo.

Principios archivísticos (1)

Principios archivísticos (1)

28

Archivo de oficina dentro del Sistema (Alfresco).

Mantener los expedientes en el Sistema durante su tramitación y años siguiente a su cierre, según se establezca para cada procedimiento.

Respeto a estándares en la fase de producción y archivado.

Poca afectación de la obsolescencia tecnológica.

Archivo de oficina dentro del Sistema (Alfresco).

Mantener los expedientes en el Sistema durante su tramitación y años siguiente a su cierre, según se establezca para cada procedimiento.

Respeto a estándares en la fase de producción y archivado.

Poca afectación de la obsolescencia tecnológica.

Se estará alerta al desarrollo de la

aplicación @rchiva

Se estará alerta al desarrollo de la

aplicación @rchiva

Sistema archivístico (2)

Sistema archivístico (2)

29

Archivos centrales e intermedio:

Valorar la conveniencia de conservar/eliminar.

Mantener los documentos en otros servidores o en soportes de almacenamiento.

Valorar la obsolescencia tecnológica.

Vigilar las condiciones de preservación y conservación para garantizar la autenticidad y fiabilidad.

Archivos centrales e intermedio:

Valorar la conveniencia de conservar/eliminar.

Mantener los documentos en otros servidores o en soportes de almacenamiento.

Valorar la obsolescencia tecnológica.

Vigilar las condiciones de preservación y conservación para garantizar la autenticidad y fiabilidad.

Sistema archivístico (3)

Sistema archivístico (3)

La estrategia de conservación estará siempre condicionada por la imprevisible evolución tecnológica.

La estrategia de conservación estará siempre condicionada por la imprevisible evolución tecnológica.

30

Las universidades que no gestionen los e-documentos aplicando principios archivísticos tendrán grandes dificultades para poder justificar sus

actuaciones, así como para satisfacer sus necesidades informativas, de protección jurídica y preservación para la historia.

Las universidades que no gestionen los e-documentos aplicando principios archivísticos tendrán grandes dificultades para poder justificar sus

actuaciones, así como para satisfacer sus necesidades informativas, de protección jurídica y preservación para la historia.