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EDICIÓN ESPECIAL

Año IV - N2 324

Quito, viernes 17 de agosto del 2012

EL MINISTERIO

DEL

AMBIENTE

Acuerdo No. 173

MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

PARA

EL MANEJO

DOCUMENTAL


2 — Edición Especial N° 324 — Registro Oficial — Viernes 17 de agosto del 2012


Edición Especial Nto 324 - Registro Oficial ~ Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 3

No. 173

EL MINISTERIO DEL AMBIENTE

Considerando:

Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el artículo 18 numeral 2, señala que todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen el derecho a acceder libremente a la información generada en entidades públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información;

Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el artículo 379 numeral 3, señala como parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado, entre otros, los documentos, objetos, colecciones, archivos y bibliotecas;

Que, el artículo 156 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, dispone que las unidades de contabilidad de las entidades del sector público conservarán durante siete años los registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes, en medios digitales con firma electrónica de responsabilidad, y de ser el caso los soportes físicos;

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, establece que los archivos y la documentación generada por las entidades del sector público son Patrimonio del Estado y obliga a las autoridades, dignatarios y servidores públicos en general, velar por la conservación de las fuentes históricas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos;

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública tiene como objetivo, hacer efectivo el principio de publicidad de los actos, contratos y gestiones de las instituciones del Estado y de aquellas financiadas con recursos públicos o que por su naturaleza sean de interés público;

Que, el reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública garantiza el cumplimiento efectivo del derecho constitucional a solicitar información pública y el libre acceso a las fuentes de información;

Que, las entidades del sector público se rigen bajo los sistemas de control establecidos en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento, por lo que es necesario salvaguardar los documentos generados y los que en el futuro se generen en el Ministerio del Ambiente;

Que, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su reglamento establecen el uso de mensajes de datos, firmas electrónicas y certificados de firmas electrónicas, con igual validez probatoria, confidencialidad, seguridad y relevancia jurídica que los documentos escritos;

Que, el Instructivo Organización Básica y Gestión de Archivos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, contempla procedimientos técnicos para la aplicación de procesos archivísticos, desde el ingreso del documento hasta su custodia para las instituciones del sector público y establece modelos de formatos para uso en los archivos centrales y archivos de gestión;

Que, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente y sus reformas, crea a la Secretaria General otorgándole varias atribuciones, servicios y productos, con dependencia directa del Viceministerio;

Que, es necesario que esta Cartera de Estado cuente con normas claras y precisas que regulen la recepción, calificación, apertura y sello, registro y control y distribución de la documentación de manera ágil y oportuna, así como establezca las funciones de la Secretaría General, direcciones provinciales a nivel documental, secretarias y formatos a ser utilizados para la gestión documental y la inclusión de la documentación en un sistema automatizado; y,

En ejercicio de las atribuciones que le confiere el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución y el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva,

Acuerda:

EXPEDIR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE.

CAPÍTULO I

GENERALffiADES

Artículo 1.- ALCANCE.- El presente manual es de aplicación obligatoria en el Ministerio del Ambiente, en el ámbito nacional, para todas las unidades que mantienen archivos y para las direcciones provinciales.

Artículo 2.- OBJETIVO.- Establecer el proceso de recepción, registro y distribución de la documentación que ingresa; control de trámites; normalización de la documentación que se genera; conservación, ordenación, descripción, administración y utilización de su fondo documental; así como determinar responsabilidades en su ejecución.

Artículo 3.- PROPIEDAD DE LOS DOCUMENTOS.- Todos los documentos generados y recibidos en el Ministerio del Ambiente en función de sus actividades, y los que en adelante se produjeren en planta central y en las direcciones provinciales, son de su exclusiva propiedad y constituyen Patrimonio del Estado y no deben ser utilizados para conformar archivos personales de ninguna autoridad o funcionario.


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Artículo 4.- NORMAS PARA ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO.- La información del manual está actualizada a la fecha de su aprobación. Se recomienda su revisión de manera eventual, para esto deberá acogerse las sugerencias de los usuarios o personal involucrado directamente en su manejo. Se observarán las siguientes normas para actualización y mantenimiento:

• Cualquier reforma al manual, se preparará en la Secretaría General, por propia iniciativa o a pedido de las unidades de la institución; sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Todo tipo de actualización de la información contenida en el presente manual deberá distribuirse a cada uno de las unidades de la institución que posean un ejemplar del mismo.

• La distribución de la actualización del manual se la hará mediante una comunicación en la que se explique las páginas que deben extraerse y las que deben colocarse.

• Las páginas extraídas del manual deberán ser destruidas de inmediato.

Artículo 5.- ESTRUCTURA JERÁRQUICA.- Todas las unidades están subordinadas, en lo que a conservación documental se refiere, a la Secretaría General.

Artículo 6.- FUNCIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL.- Son funciones de la Secretaría General:

• Las señaladas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 509 de 19 de enero del 2009, y sus posteriores reformas.

• Planificar, organizar, coordinar y supervisar a nivel nacional, las actividades relacionadas con el manejo de la documentación y archivo en planta central y direcciones provinciales.

• Elaborar y establecer la Tabla de Plazos de Conservación Documental previa revisión de la Coordinación General Jurídica, Auditoría Interna y aprobación de la Ministra del Ambiente, misma, que regirá a nivel nacional y será de estricto cumplimiento para las direcciones provinciales.

• Mantener actualizados los registros de control de documentación entregados físicamente a las unidades.

• Depurar continuamente la documentación contenida en sus archivos.

• Elaborar y ejecutar un programa de seguridad para la protección y conservación documental, de acuerdo con las necesidades de planta central.

• Atender pedidos de préstamos de documentos del personal de planta central y llevar el registro respectivo en los plazos estipulados por la ley.

• Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según establece la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su reglamento.

• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrito del Consejo Nacional de Archivos.

• Establecer la participación obligatoria en programas de adiestramiento archivístico a todo el personal que tenga bajo su responsabilidad el manejo de documentos y archivos.

• Receptar, ingresar, procesar y distribuir la documentación y correspondencia oficial, corriente y especial, que llega a planta central del Ministerio del Ambiente.

• Normalizar y mantener actualizados los sistemas de archivo físico de planta central del Ministerio del Ambiente; y velar para que las direcciones provinciales cumplan el presente manual.

• Conservar física y técnicamente la archivalía, protegiendo de cualquier contingencia.

• Ordenar y describir la archivalía mediante la implementación de un programa automatizado.

• Elaborar y actualizar las siglas de las diferentes áreas del Ministerio del Ambiente.

• Seleccionar y realizar la microfilmación y digitalización documental.

• Certificar documentos de toda esta Cartera de Estado a través del Secretario General.

• Establecer los períodos cronológicos de transferencias documentales de los archivos de Oficina a la Secretaría General (Archivo Pasivo).

• Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación transferida de las diferentes unidades administrativas, que han cumplido los plazos de permanencia y legalizar el "Acta de Entrega-Recepción de documentos".

• Organizar y custodiar la documentación transferida de las unidades administrativas de planta central.

• Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus préstamos de documentos.

• Atender solicitudes de copias de la documentación de archivo.

• Actualizar el inventario de los archivos de cada unidad administrativa.

• Recomendar la posible eliminación de papeles obsoletos de archivos.

• Coordinar con las diversas unidades administrativas para la recepción de archivos.


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• Sugerir diseño de nuevos formularios para mejoramiento del sistema.

• Despacho de los documentos generados por las unidades.

• Las demás que le asigne la Ministra del Ambiente.

Artículo 7.- FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES PROVINCIALES EN CUANTO AL MANEJO DOCUMENTAL.- Son funciones de las direcciones provinciales en cuanto al manejo documental:

• Planificar, organizar, coordinar y supervisar a nivel provincial, las actividades relacionadas con el manejo de la documentación y archivo.

• Recibir, calificar, registrar y distribuir la documentación que ingresa a la Dirección Provincial respectivamente.

• Aplicar el sistema de administración documental y archivos.

• Mantener actualizados los registros de control de documentación entregados físicamente a las unidades.

• Informar sobre el estado del trámite de los documentos a los directores provinciales.

• Despachar con oportunidad la correspondencia elaborada en las diferentes unidades administrativas.

• Elaborar y ejecutar un programa de seguridad para la conservación documental, de acuerdo con las necesidades de cada provincia.

• Atender pedidos de préstamo de documentos y llevar el registro respectivo.

• Atender a los usuarios que requieran acceso ala información, según establece la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a

• Establecer los períodos cronológicos de transferencias documentales de los archivos de oficina a su archivo.

• Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación transferida de las unidades administrativas, que han cumplido los plazos de permanencia y legalizar el "Acta de Entrega- Recepción de documentos".

• Organizar y custodiar la documentación transferida de las unidades administrativas a su archivo.

• Ubicar la documentación que recibe en las estanterías, con su respectivo código que corresponde a cada unidad administrativa.

• Llevar un registro de ubicación de los archivos.

• Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus préstamos de documentos.

• Atender solicitudes de copias de la documentación de archivo, previa autorización del jefe inmediato superior.

• Actualizar el inventario de los archivos de cada unidad administrativa.

• Coordinar con las diversas unidades administrativas para la recepción de archivos.

• Adiestrar al personal que administra los archivos en las unidades administrativas, sobre el proceso de transferencias de archivos al archivo pasivo.

• Sugerir diseño de nuevos formularios para mejoramiento del sistema.

• Despacho de documentos generados por la provincia.

• Otras que le fueran encomendadas por el Director Provincial y que tengan relación con la administración documental.

La Unidad Administrativa Financiera de cada Dirección Provincial, velará del cumplimiento de las funciones a través de la Secretaría Provincial.

Artículo 8.- DE LAS SECRETARIAS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE PLANTA CENTRAL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS DIRECCIONES PROVINCIALES.- Son funciones de las secretarias de cada unidad administrativa:

• Recibir y controlar las comunicaciones ingresadas y direccionadas a su unidad administrativa respectiva o a las unidades de las direcciones provinciales de su jurisdicción, respectivamente.

• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos, en los plazos estipulados por ley.

• Informar al inmediato superior el estado de atención de trámites, cuando así se lo requiera.

• Llevar el control del registro de entrega de documentación en físico a nivel interno a los funcionarios de cada unidad.

• Coordinar y ser asesoradas por la Secretaría General sobre el presente manual y sus funciones.

• Brindar seguimiento y control de las comunicaciones físicas que pasan a otras unidades administrativas.

• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita, del Consejo Nacional de Archivos.

• Cumplir las normas establecidas en el presente manual.

• Organizar, clasificar y archivar la documentación de la Unidad.

• Conservar la documentación según plazos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.


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• Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamos interno.

• Preparar las transferencias documentales según normas establecidas.

• Llevar el inventario de archivos y mantenerlo actualizado.

• Elaborar la guía de formación de archivos de la Unidad.

• Elaborar los documentos que el Jefe inmediato superior le asigne.

• Cumplir los procesos de despacho de la documentación a su destinatario y llevar su respectivo registro en los plazos estipulados en la ley.

• Elaborar la correspondencia de su Unidad y remitirla a Secretaría General o al personal encargado en las direcciones provinciales, para su despacho.

• Reunir los archivos en sus depósitos.

• Conservar física y técnicamente la archivalía.

• Elaborar el inventario documental a través del programa automatizado.

• Realizar y atender llamadas telefónicas de la Unidad

• Reproducir copias para las respectivas unidades del Ministerio del Ambiente.

• Preparar antecedentes y documentación necesaria para reuniones de trabajo.

• Agendar reuniones y el respectivo registro.

• Velar por la aplicación de políticas de ahorro de papel, uso de papel reciclado y papel ecológico.

• Ser el responsable del manejo documental de la Unidad.

• Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relación con la administración documental.

CAPÍTULO II

DEL SISTEMA DOCUMENTAL

Artículo 9.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.- La actividad del Ministerio del Ambiente se fundamenta en los documentos, ingresados y generados, que se constituyen en un recurso por la información que proveen y en un activo por su característica física cuyo tratamiento debe ser sistematizado y se describe a continuación:

GESTIÓN DOCUMENTAL.

Se refiere a los procedimientos de ingreso, proceso, salida y actualización de la gestión en el sistema que debe cumplir la siguiente secuencia:

RECEPCIÓN E INGRESO DE DOCUMENTOS.

Se compone de los documentos que recibe en su ámbito y cumple los siguientes pasos:

• Recepción.

• Calificación.

• Apertura y sello.

• Registro y control.

• Distribución de comunicaciones.

• Control de gestión a través del sistema automatizado.

RECEPCIÓN.

La recepción oficial de documentos es actividad exclusiva del Área de Recepción por lo que ninguna otra Área o funcionarios están autorizados para recibirlos ni tramitarlos sin que, antes, sean registrados; ¡en el sistema documental. (Anexo No. 1)

Para la recepción de documentos se observan los siguientes principios:

• La Secretaría General y Secretaría de las direcciones provinciales, son responsables de la recepción oficial de la documentación dirigida a la entidad, ninguna otra instancia o persona de las entidades antes descritas deberán, si no tiene una disposición por escrito, recibir la documentación oficial para su trámite.

• La Secretaría General y el área de Secretaría de las direcciones provinciales, tendrán la obligación de receptar el documento, consignando los datos respectivos, según el control adoptado por la institución.

Los datos básicos para la recepción de documentos para personas naturales son:

• Nombres, apellidos y firma.

• Número de cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte.

• Dirección domiciliaria para notificaciones.

• Verificación de anexos que consten en el documento.

• Ciudad y fecha del documento.

• Correo electrónico, para notificaciones de recepción, estado de trámite y respuesta. Teléfono de contacto.

Los datos básicos para la recepción de documentos para personas jurídicas:

• Nombre de la empresa o institución.

• Nombre del representante legal o apoderado.

• Registro Único de Contribuyentes (RUC).


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• Dirección domiciliaria para notificaciones.

• Verificación de anexos que consten en el documento.

• Ciudad y fecha del documento.

• Correo electrónico para notificaciones de recepción, estado de trámite y respuesta.

• Documentación digitalizada.

El área de recepción recibirá e ingresará lá documentación, así lleven el nombre de anteriores autoridades, siempre y cuando se trate de documentos oficiales.

CALIFICACIÓN.

Los documentos recibidos serán calificados como:

• OFICIALES: Cuando estén dirigidos a nombre del Ministerio del Ambiente, Dirección Provincial, sus dependencias, a nombre del cargo de una autoridad o a nombre de una autoridad más la denominación 'de su cargo.

• ESPECIALES: Cuando indiquen grado de confidencialidad: reservado, secreto o confidencial

• PERSONALES: Los que indiquen expresamente el carácter de "Personal" o "En las manos", o que estén dirigidos a nombre de una persona sin determinar su cargo.

Los documentos que han sido calificados coma especiales o personales y son de carácter oficial deberán ser devueltos, por sus destinatarios, a la Secretaría General o a la Secretaría de las direcciones provinciales, para su registro y control en el sistema documental.

APERTURA E IDENTIFICACIÓN.

Las comunicaciones calificadas óbmo oficiales serán abiertas y se revisarán los datos básicos antes señalados. Los documentos recibidos por fax u otro medio electrónico deberán ser previamente verificados en el sistema y posteriormente, registrados en el sistema automatizado.

REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITE DOCUMENTAL.

La documentación que ingresa será inmediatamente registrada en el sistema automatizados lo que responsabiliza a la Secretaría General de planta central, y secretarías de las direcciones: provinciales, jurídica/ y administrativamente del cumplimiento eficiente del su trámite y garantiza al usuario el seguimiento y atención oportuna.

En el documento recibido se pondrá el número secuencial que corresponda al trámite y se lo registrará consignando en el sistema automatizado; los datas-pertinente Si

En las comunicaciones especiales, se registrarán Sftlo los. datos que sean factibles toda vez que no pueden ser abiertas.

La recepción de los documentos en las diferentes: unidades administrativas deberán ser registradas electrónicamente en el sistema automatizado, al igual que el trámite que se realice. Todas las disposiciones y documentos qué se Vayan generando durante el trámite, serán registrados en el sistema automatizado.

En el caso de que existan problemas en el' sistema automatizado, la Dirección de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones o quien haga sus veces en las direcciones provinciales deberán indicar oficialmente al personal de la Secretaría General o Secretaría odé la» direcciones provinciales, el hecho suscitado, parado cual la recepción de documentos deberá efectuarse manualmente, fijando fecha y hora de la recepción y persona que recibe(

previamente verificando si el documento está considerado como completo y pueda recibirse.. La Secretaría General b Secretaría de las direcciones provinciales, estarán obligados a ingresar esa documentación en el sistema automatizado una vez subsanado el funcionamiento adecuado del sistema, previa notificación de la Dirección de las Tecnología; de la Información y Comunicaciones o quien haga sus veces en las direcciones provinciales,

La autoridad o funcionario a quien se le remite p, recjbe el trámite por intermedio del sistema automatizado, tendrá la obligación y responsabilidad de dar respuesta al documento de manera ágil y oportuna, desde la fecha y hora de la resignación de trámite en el sistema automatizado,' dentro de los plazos de la ley.

Los documentos originales que fueron remitidos anteriormente a través del fax u otros medios efectrótíteós e ingresados en el sistema auftífnatízaiio, deberán ser verificados en el sistema, a fin de no duplicar su registro, así como los que se encuentren firmados electrónicamente.

DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES.

La Secretaría General y la Secretaría de las direcciones provinciales distribuirán-físicamente, con la mayor rapidez, los documentos oficiales registrados a las -unidades administrativas que les corresponden atender el trámite, de acuerdo a procedimientos internos establecidos!

DEL PROCESO DE LA GESTIÓN DEL. DOCUMENTO.

El seguimiento y control documental lo realizará cualquier funcionario del Ministerio del Ambiente, dependiendo del nivel de acceso que posea en el sistema automatizado. Las secretarias de, cada, unidad- responsables de la recepción, registró^ seguimiento y tenencia de la documentación en físico, como de la a utilización del sistema automatizado para atender requerirnientos del estado de los trámites.

>

TRÁMITE Y CONTROL INTERNO DEL DOCUMENTO EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

El seguimiento y control del documerM é'nfo-SmSle «fué pasa a otra Unidad Administrativa, se efectuará a través del sistema automatizado creado por el Ministerio del Ambiente. Si se; requiera de la documentación en físico-se deberá utilizar el registro respectivo.


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La eficacia del trámite documental exige la colaboración de las diferentes unidades con la Secretaria General o Secretaría de las direcciones provinciales por lo que las unidades, o personas encargadas, deberán entregar en forma ágil, los documentos para trámite y estar pendientes de una respuesta oportuna.

Artículo 10.- SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN Y NUMERACIÓN DEL DOCUMENTO.- Las siglas de identificación de las diferentes unidades administrativas del Ministerio del Ambiente se crearán, asignarán y modificarán de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente; esta actividad es de competencia de la Secretaría General.

Cada unidad administrativa del Ministerio del Ambiente, que consta en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente, se identifica con su sigla. Cuando una Unidad es dependiente de otra, la primera letra de la sigla identifica la Unidad de la que depende.

En el caso de que existan unidades administrativas descentralizadas, cada una de ellas, llevarán la numeración de sus documentos creados.

La numeración de documentos creados internos y externos será consecutiva anual, manteniendo una relación correlativa completa.

DESPACHO MINISTRA/O DM

PARQUE NACIONAL GALÁPAGOS PNGCOORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA

CGJ

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DCS

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN

CGP

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN

DNI

DIRECCIÓN DE INVERSIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

DISE

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

DAI

DESPACHO VICEMINISTRA/O VMSECRETARÍA GENERAL SGCOORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

CGAF

DIRECCIÓN FINANCIERA DFDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DADIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DARH

DIRECCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

DTIC

SUBSECRETARÍA DE PATRIMONIO NATURAL

SPN

DIRECCIÓN NACIONAL DE BIODIVERSIDAD

DNB

DIRECCIÓN NACIONAL FORESTAL DNF

SUBSECRETARÍA DE CALIDAD AMBIENTAL

SCA

DIRECCIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN AMBIENTAL

DNPCA

DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTROL AMBIENTAL

DNCA

SUBSECRETARÍA DE CAMBIO CLIMÁTICO

SCC

DIRECCIÓN NACIONAL DE MITIGACIÓN Y ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO

DNMAC C

DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS AMBIENTALES Y HERRAMIENTAS PARA LA CONSERVACIÓN

DNSAHC

SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN MARINA Y COSTERA

SGMC

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ESMERALDAS

DPE

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CARCHI

DPC

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SUCUMBÍOS

DPS

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA

DPP

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ORELLANA

DPO

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PASTAZA

DPP

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXI

DPC

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CHIMBORAZO

DPCH

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTO DOMIGO DE LOS TSÁCHILAS

DPSDT

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE BOLÍVAR

DPB

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE LOS RÍOS

DPLR

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTA ELENA

DPSE

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CAÑAR

DPC

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE MORONA SANTIAGO

DPMS

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE EL ORO

DPEO

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

DPZCH

GALÁPAGOS DIRECCIÓN PARQUE NACIONAL

PNGDIR

Artículo 11.- TIPOS Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.- Los documentos oficiales, elaborados por las diferentes unidades del Ministerio del Ambiente, deben ser firmados por el funcionario cuyo nombre consta en el pie de firma y sumillado en las copias, por quienes intervienen en su elaboración.



Los tipos documentales que se detallan a continuación se basan en la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 2410:2010.

1.- OFICIO

Es un tipo documental que se utiliza para comunicarse con personas naturales, jurídicas, externas a planta central, direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente.

Los oficios deberán conservar la buena presentación. Llevarán súmulas de quien participó en la elaboración del documento solo en las copias. (Anexo No. 2)

Los documentos firmados electrónicamente no requieren ser impresos a menos que se remitan anexos.

En el caso de que el oficio se firmare manualmente, el original será firmado con rúbrica completa y las copias serán solo con súmulas.

Se elaboran en:

• Original para el destinatario.

• En caso de ser necesario, sobre con las siglas del oficio, el nombre, cargo, dirección exacta y número telefónico del destinatario.

• Copia para el archivo principal de la Unidad generadora.

• El oficio circular se elabora en:

• Originales para los destinatarios. (Las fotocopias son documentos sin valor legal).

• Sobre con siglas del oficio, nombre, cargo, dirección exacta y número telefónico de cada destinatario.

• Copia con detalle de los destinatarios para el archivo de la Unidad generadora.

Todas las demás copias se eliminan pues únicamente multiplican en forma innecesaria la producción documental que, al final, se transfiere a la Secretaría General o a la Secretaría de cada Dirección Provincial, complicando su trabajo.

Para ser firmado un oficio, deberá observarse los detalles establecidos en este manual; oficio que no esté firmado manualmente o electrónicamente no tendrá validez legal.

2.- MEMORANDO

Es un tipo documental que se utiliza para comunicarse entre las diferentes unidades del Ministerio del Ambiente. (Anexo No. 3).

Se elabora en:

• Copia para el archivo de la Unidad generadora.

• Si está destinado para unidades del Ministerio del Ambiente externas a planta central, se elaborará un sobre con las siglas del memorando, el destinatario, su cargo y la dirección exacta.

3.- DOCUMENTOS PERMANENTES.

Los contratos, actas, convenios, resoluciones, comodatos, son documentos permanentes que serán elaborados de acuerdo a formatos pertinentes para cada caso y numerados y registrados, sin excepción, en forma secuencial, antecedidos por el año de elaboración, comenzando desde 001 cada año.

Para la numeración de documentos permanentes en cuyos textos se detallen documentos habilitantes, anexos, adjuntos, antecedentes y otros, es requisito indispensable que el área usuaria los adjunte en originales, copias auténticas o certificadas y vigentes a la fecha de su numeración y registro. Únicamente los contratos notariados serán numerados conforme sean recibidos de las notarías.

Los contratos serán elaborados en original y con el número de copias necesarias que se distribuirán a las unidades que participen en la ejecución del mismo.

Los demás documentos permanentes serán elaborados en original y copias que se distribuirán así:

• Original con antecedentes para Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales.

• Copias para las unidades que participen en la ejecución del mismo.

Artículo 12.- NUMERACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS.- Los oficios que se generan en el Ministerio del Ambiente, deberán ser numerados en forma consecutiva y correlativa anual.

El número será de 5 dígitos empezando por el 00001, acompañado de las siglas que correspondan a la unidad emisora y el año.

Los documentos permanentes tales como contratos, actas, resoluciones, y otros, llevarán series secuenciales numéricas individuales, comenzando con el 001, para cada caso, antecedidas del año de registro. Es obligatorio el registro de estos tipos documentales y su numeración en la Secretaría General o Secretaria de las direcciones provinciales que, antes de proceder a hacerlo, se deberá revisar que las unidad generadoras adjunten todos los documentos descritos como antecedentes, anexos y documentos habilitantes, actualizados, en originales o copias auténticas o certificadas. Para el registró deberá contar con la sismilta y firma correspondiente.

El original de los documentos permanentes, con sus antecedentes, anexos y documentos habilitantes, serán guardados y conservados en la Secretaría General o Secretaría' en las direcciones provinciales1.1 Las copias de los documentos serán devueltas al área usuaria para que se encargue de entregarlas a las áreas pertinentes.

Artículo 13.- ELABORACIÓN DE RÉSPUESTAS.- Todo documento oficial de respuesta, así domo los anexos, contendrá en cada copia, al pié de página, la rúbrica de responsabilidad de quienes intervienen1 en 'el trámite;


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Sumillar un documento implica aceptar su contenido o texto, por lo tanto, los borradores corregidos y sin firma carecen de validez.

Artículo 14.- DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO.- Los funcionarios asignados con los trámites son los responsables de la atención a los documentos que reciben, debiendo reducir al máximo el tiempo para cada tipo de trámite, sobre todo para el caso de los calificados como urgentes.

La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservará en todos los casos una copia que será integrada al expediente respectivo.

La salida de correspondencia derivados de trámites emprendidos por planta central o direcciones provinciales, constituye un importante factor para que la entidad cumpla oportuna y completamente la función que le corresponde dentro del aparato estatal, manteniendo en forma efectiva el servicio de comunicación con el usuario, con otras instituciones o internamente.

• Control y despacho de los documentos:

• La Secretaría General o la Secretaría en las direcciones provinciales son los responsables del despacho de los documentos, con la máxima agilidad, siendo el único autorizado para distribuir a nivel local, nacional o internacional la correspondencia de salida de las diferentes unidades administrativas, que les será entregada directamente por la secretaria de la Unidad respectiva.

• Todo documento que se envíe a través de fax u otro medio electrónico, que no garantice la durabilidad de la información, será remitido en original, en el plazo que establece la ley a su destinatario.

• La Secretaría General o Secretaría de cada Dirección Provincial, establecerán un Registro de Salida de Correspondencia, debiendo utilizar el formato de Guía de envío de correspondencia Local, Nacional e Internacional. (Anexo No. 4).

• En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o internacionales, se utilizará la misma guía, indicando los siguientes datos: Transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía de envío.

• Distribución externa:

• Los documentos dirigidos a las direcciones provinciales, fuera de planta central, serán entregados a la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales que los distribuirá utilizando los formularios: "Guía de envió de correspondencia Local, Nacional e Internacional", (Anexo No. 4), para documentos dirigidos a personas naturales, jurídicas a nivel local, nacional e internacional.

Artículo 15.- DE LA RETROALIMENT ACIÓN DE LA INFORMACIÓN.- Todos los servidores del Ministerio del

Ambiente, son responsables de proporcionar atención oportuna e información actualizada del estado de sus trámites a los usuarios.

Artículo 16.- FINALIZACIÓN DEL CONTROL DE TRÁMITE.- La respuesta oficial será archivada, en forma cronológica y numérica secuencial, desde su inicio hasta su finalización, en el sistema automatizado. Esto permitirá el acceso múltiple para proveer de información veraz y oportuna a los usuarios. En cuanto a la documentación física, será obligación de cada técnico completar el expediente de cada proceso y remitirlo a la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales, respectivamente.

Artículo 17.- ENTREGA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL - PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS.- Los documentos en fase de tramitación serán utilizados por las autoridades y funcionarios involucrados que se responsabilizarán de su custodia y buena conservación.

La Secretaría General, o quien haga sus veces, esto es la Secretaría, en las direcciones provinciales prestarán documentos, o entregarán documentos digitalizados, fotocopias simples, a funcionarios y usuarios que justifiquen plenamente sus solicitudes.

Para el efecto se utilizará el formulario respectivo, Anexo No. 6, y la responsabilidad del documento será del prestatario. Sin embargóles obligación'de quien presta el documento solicitar su devolución, una vez concluido el plazo concedido.

Artículo 18.- CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.- Corresponde al Secretario General o al responsable que se designe en las direcciones provinciales, exclusivamente, otorgar copias certificadas de documentos de manera física o digital.

No se certificarán documentos cuyos originales no estén firmados o cuya fuente sean fotocopias, los mismos que no tienen validez legal. Para extender una certificación es indispensable tener en los archivos físicos o digitales, los documentos de cuya autenticidad se va a dar fe. Para certificar un documento que se encuentre en trámite en una unidad que no sea la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales, esta verificará la existencia y autenticidad del documento.

CAPÍTULO III

DE LOS PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO

Artículo 19.- REUNIÓN, CONSERVACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS.- El fondo documental deberá ser reunido en locales apropiados, que no tengan acceso directo a la luz solar, con ventilación suficiente, que estén resguardados del polvo y humedad y con la debida protección contra incendio e inundaciones.

Tanto los documentos en plazo precaucional y los documentos permanentes serán conservados en la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales.


Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial ~ Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 11

Para la preservación de los documentos se utilizarán estanterías metálicas y cajas de conservación para resguardarlos del polvo.

Los documentos especiales, reservados y otros, deberán tener seguridad adicional y su acceso, hasta cuando concluya su restricción, será permitido solo a personal autorizado.

Los documentos son de responsabilidad de las autoridades y funcionarios que los tramitan y mantienen en sus archivos hasta cuando sean transferidos a la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales que, desde entonces, se harán responsable de ellos.

La ley faculta a aquellas instituciones que no poseen de espacio físico para mantener sus archivos físicos, en arrendar bodegas, las que deberán contar con todas las condiciones de seguridad, para este fin, de ser el caso.

Artículo 20.- SISTEMA PRINCIPAL DE ARCHIVO.- Tanto en planta central (Secretaría General) como en las direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente (Secretaría), se conformará un archivo principal con originales y copias auténticas, incluyendo los antecedentes y anexos del trámite.

En todo caso, no se admitirán divisiones tales como varias, misceláneas, generales u otros que no permitan una clara identificación de los archivos.

Artículo 21.- SISTEMA AUXILIAR DE ARCHIVO.- El sistema auxiliar de archivo es el numérico - cronológico y lo llevará cada unidad. El auxiliar numérico de los oficios del Ministerio del Ambiente será de responsabilidad de cada unidad.

La transferencia de archivos auxiliares, de las diferentes unidades administrativas será anual y contará con el aval de la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales, respectivamente.

Artículo 22.- SELECCIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.- Los documentos serán seleccionados y conservados de acuerdo a los parámetros que se detallan a continuación y aplicando las tablas de conservación documental que serán incorporadas a este manual luego de su elaboración y aprobación.

Artículo 23.- FASE DE PREARCHIVO.- A esta fase pertenecen todos los documentos en trámite y son los que están en la$ diferentes unidades del Ministerio del Ambiente y no deben ser descartados hasta que hayan cumplido la función para la cual fueron creados, luego de lo cual pasarán a la siguiente fase.

Hay documentos tales como extemporáneos, acuse de recibo, invitaciones y otros que no ame/itan, por su naturaleza, pasar a la fase de plazo precauciona) y det¡en ser descartados luego de concluida esta fase.

Artículo 24,- FASE DE PLAZO PRECAUCIONAL.- Soa aquellos documentas que han cumplido la función para lo cual fueron, creados y, en esta nueva fase, sirven como

respaldo de actividades administrativas, legales, financieras y técnicas de la institución. Por ejemplo, registros de asistencia, evaluaciones, informes.

Todos los documentos que pasan a esta fase deben ser transferidos de las diferentes unidades del Ministerio del Ambiente a la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales, para su conservación, custodia y procesamiento posterior.

La Secretaría General y direcciones provinciales conformarán archivos, respetando la procedencia y orden original de los documentos. La descripción documental será automatizada, utilizando el formato preestablecido.

Artículo 25.- FASE PERMANENTE.- A esta fase pasan todos los documentos que han superado la etapa anterior y corresponden a las actividades de planta central y de las direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente y se refieren al nacimiento, desarrollo y finalización de la institución; por ejemplo, actas, resoluciones, contratos y los documentos de las licencias ambientales como: Estudios de Impacto Ambiental (EIA), Plan de Manejo Ambiental (PMA), son permanentes, pero en su estado digital.

Serán también considerados documentos permanentes aquellos que no son de trámite común sino, más bien, excepcional y escapan a procedimientos rutinarios^ por ejemplo, documentos de importación extraordinaria de combustibles, proyectos extraordinarios y toda la documentación de compras públicas.

Los documentos financieros deben ser conservados y custodiados por el área respectiva, atendiendo disposiciones legales pertinentes que determinan, explícitamente un período de 7 años.

Artículo 26.- CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONTENEDORES.- Los contenedores serán rotulados con etiquetas preimpresas que contendrán la siguiente información:

• Nombre del fondo documental (Ministerio del Ambiente, Dirección Provincial respectivamente) opia para el archivo de la Unidad generadora.

• Nombré de la Unidad Generadora, (siglas de la instancia superior del AreáGéijérádora)

• Nombre del Área Generadora (Siglas del Área que forma el archivo).

• Nombre de la Serie Documental (Agolpamiento de expedientes).

• Nombre del. Expediente (Agravamiento de documentos referentes .a un asunto^

• Fechas tope.; >

• La codificación a ser puesta en cada contenedor, de acuerdo al área de geheifotiéhí y formación dé: ardhivos 'es la siguiente


12 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del .2012

MA-TD-ST- AÑO MAE

DESPACHO MINISTRO DM -TD-ST- ANO PARQUE NACIONAL GALÁPAGOS PNG -TD-ST- ANO COORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA CGJ -TD-ST- ANO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL DCS -TD-ST- AÑO COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN CGP -TD-ST- ANO DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN DPE -TD-ST- ANO DIRECCIÓN DE INVERSIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DISE-TD-ST- ANO DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA DAI -TD-ST- ANO DESPACHO VICEMINISTRO VM-TD-ST-AÑO •

SECRETARIA GENERAL SG -TD-ST- ANO COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA CGAF-TD-ST-ANO

DIRECCIÓN FINANCIERA DF -TD-ST- ANO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DA -TD-ST- ANO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DARH -TD-ST- AÑO DIRECCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

DTIC -TD-ST- ANO

SUBSECRETARÍA DE PATRIMONIO NATURAL SPN -TD-ST- ANO

DIRECCIÓN NACIONAL DE BIODIVERSIDAD DNB -TD-ST- ANO DIRECCIÓN NACIONAL FORESTAL DNF -TD-ST- ANO SUBSECRETARÍA DE CALIDAD AMBIENTAL SCA -TD-ST- ANO

DIRECCIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN AMBIENTAL

DNPCA -TD-ST- AÑO

DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTROL AMBIENTAL DNCA -TD-ST- ANO PROGRAMA NACIONAL PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE DESECHOS SÓLIDOS

PNGIDS-TD-ST-AÑO

SUBSECRETARÍA DE CAMBIO CLIMÁTICO SCC -TD-ST- ANO

DIRECCIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIÓN Y ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO

DNIACC -TD-ST- ANO

DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS AMBIENTALES Y HERRAMIENTAS PARA LA CONSERVACIÓN

DNSAHC -TD-ST- ANO

SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN MARINA Y COSTERA SGMC -TD-ST- ANO

PROGRAMA REPARACIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL PRAS -TS - ST-ANO

PROYECTO SOCIO BOSQUE PSB - TD - ST- ANO

Lo mismo se efectuará para cada unidad de las Direcciones Provinciales.

• DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO

• La primera sigla es la del área generadora.

• La segunda sigla corresponde a la provincial.

• La tercera sigla (TD) es el tipo documental.

• La cuarta sigla (ST) es la signatura topográfica que comprende el nivel.

• La quinta sigla corresponde a los dos últimos dígitos del año.

• Siglas según el tipo documental (TD).

OFICIO OF OFICIO CIRCULAR OC MEMORANDO ME ACTA AT CONTRATO CO ACUERDO MINISTERIAL AM RESOLUCIÓN RE CONVENIO CV FACTURA FA INFORME IN FORMULARIO FO PREIMPRESO PI CUADRO CS


Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 13

DISCO COMPACTO (CD, DVD, BLU-RAY)

DC

PLANO PLMICROFILM MFDISCO DURO DDDISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS (FLASH MEMORY)

FM

Artículo 27.- DE LOS EXPEDIENTES DE LA SUBSECRETARÍA DE CALIDAD AMBIENTAL.- Un expediente completo de la Subsecretaría de Calidad Ambiental, del sector que fuere, contiene los siguientes documentos:

• Oficio mediante el cual solicita el Certificado de Intersección del proyecto.

• Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente emite el Certificado de Intersección con el Sistema de Áreas Protegidas (SNAP), Bosques Protectores (BP) y Patrimonio Forestal del Estado (PFE).

• Oficio mediante el cual solicita la categorización del proyecto.

• Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente, emite la categorización al proyecto presentado.

• Oficio con el cual se ingresaron los términos de referencia para Estudio de Impacto Ambiental (EIA), EX ANTE, EX POST o auditorías ambientales del proyecto al Ministerio del Ambiente.

• Memorando mediante el cual se solicita el pronunciamiento de la Subsecretaría de Patrimonio Natural, para proyectos que intersecten con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).

• Memorando con el cual la Subsecretaría de Patrimonio Natural emite el criterio del proyecto que intersecta con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).

• Oficio mediante el cual se observan los términos de referencia para Estudio de Impacto.

• Ambiental (EIA), EX ANTE, EX POST o auditorías ambientales y se comunica al proponente del proyecto.

• Oficio mediante el cual el proponente, presenta la información complementario, adicional o la respuesta a las observaciones realizadas por el Ministerio del Ambiente.

• Ofició mediante el cual el Ministerio del Ambiente aprueba los términos de referencia para la elaboración de estudios EX ANTE o EX POST, o de auditorías ambientales iniciales o auditorías de cumplimiento..

• Oficio, comunicación o informe que respalde la efectiva realización del proceso de participación social, donde se indique el lugar, el mecanismo y la fecha de lá realización del Proceso de Participación Social del Proyecto.

• Oficio de ingreso del Estudio de Impacto Ambiental para un proyecto nuevo (EX ANTE o un proyecto en funcionamiento EX POST) o ingreso de la auditoría ambiental memorando mediante el cual se solicita el pronunciamiento de la Subsecretaría de Patrimonio Natural, para proyectos que intersecten con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).

• Memorando con el cual la Subsecretaría dé Patrimonio Natural emite el criterio del proyecto que intersecta con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).

• Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente realiza observaciones al Estudio de Impacto Ambiental (EIA), EXPOST o auditoría ambiental, o solicita la presentación de información adicional.

• Oficio mediante el cual el proponente, remite las observaciones realizadas al Estudio de Impacto Ambiental (EIA) o EIA EXPOST o Auditoría Ambiental o presenta información adicional solicitada.

• Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente emite el pronunciamiento favorable al Estudio de Impacto Ambiental (EIA) o EIA Expost o la aprobación de auditoría ambiental y solicita al proponente realizar el pago de tasas por control y seguimiento ambiental, así como la presentación de la garantía de fiel cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental.

• Oficio mediante el cual el proponente remite copia de los comprobantes de depósito realizado en el Banco de Fomento en la cuenta del Ministerio del Ambiente y la póliza de fiel cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental (PMA).

• Memorando dirigido a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, mediante el cual se solicita la revisión del borrador de la licencia ambiental.

• Memorando mediante el cual la Coordinación General de Asesoría Jurídica emite el pronunciamiento favorable al borrador de licencia ambiental.

• Ejemplar de la resolución de la licencia ambiental otorgada al proyecto, la cual debe estar numerada y firmada por la autoridad ambiental nacional.

CAPÍTULO IV

DE LOS MÉTODOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTALES

Artículo 28.- MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN.- Para su mejor conservación y utilización, sectores seleccionados del fondo documental de planta central o direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente serán microfitmados o digitálizádós, tomando en cuenta , las seguridades que permitan una nítida reproducción, la autenticidad, inalterabilidad e integridad de la información.


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Los documentos microfilmados o digitalizados serán eliminados de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos realizada por la Secretaría General del Ministerio del Ambiente, que será puesta a consideración del Consejo Nacional de Archivos para su autorización de eliminación o traslado al Archivo Intermedio del Archivo Nacional del país.

Artículo 29.- MICROFILMACIÓN.- Una de las formas de conservación del fondo documental de planta central o de las direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente es la microfilmación. Para este propósito se observará el siguiente procedimiento:

SELECCIÓN.

La selección de los documentos a ser microfilmados será de responsabilidad de la Secretaría General y de la Dirección Provincial quienes tomarán como base lo dispuesto en el presente instructivo.

PROCEDIMIENTO.

El procedimiento para microfilmar documentos contendrá los siguientes pasos:

• La documentación será desempastada o desencuadernada, cuidando de sacar las grapas, clips y otras formas de agrupación.

• Una vez que estén sueltas las hojas, se procederá a verificar que los documentos sean originales, copias auténticas o certificadas. Se retirarán las hojas que sean fotocopias simples, las que no estén debidamente firmadas, las de documentos incompletos y las duplicadas.

• Se lotizarán los documentos, esto significa que serán agrupadas las hojas en las cantidades que vayan a caber en cada rollo y se procederá a la microfilmación, revisando que la microfilmadora esté en condiciones óptimas y el rollo a ser utilizado no esté caducado.

• El rollo, luego de completada la microfilmación, será procesado una vez que se haya revisado la reveladora a fin de obtener un revelado óptimo.

• Se realizará una revisión técnica de la calidad de microfilmación y revelado del rollo. Si este no es de óptima calidad, se procederá a repetir la microfilmación.

• En caso de que se entreguen con posterioridad documentos de un lote y este ya haya sido microfilmado, se procederá a su microfilmación en un rollo de completación el mismo que será descrito haciendo relación a la ubicación del lote que completa.

• Luego de realizado el proceso de microfilmación, los documentos serán descartados o conservados, según sea el caso.

Artículo 30.- DIGITALIZACIÓN.- Para la digitalización documental será necesario que el Ministerio del Ambiente provea del soporte técnico de escáneres, computadoras y el programa respectivo.

Serán digitalizados los documentos que se produzcan y reciban en planta central y en las direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente de manera inmediata, una vez recibido el documento este será sometido a su catalogación, de conformidad con el Cáptalo II del Sistema Documental y digitalización respectiva.

Artículo 31.- TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.- La Secretaría General preparará una Tabla de Plazos de Conservación Documental que, luego de ser aprobada por la máxima autoridad, permitirá eliminar documentos para aprovechar de mejor manera sus depósitos.

Los plazos se aplicarán a documentos de trámite concluido y que hayan superado la etapa de plazo precaucional; es decir, que no se constituyan en documentos probatorios de reclamos posteriores a la conclusión de su trámite. (Anexo No. 10 y Anexo No. 11)

Para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental se observará el valor que tienen los documentos como justificativos en los actos administrativos, financieros, técnicos y legales, considerará aquellos documentos históricos de la propia institución y del Estado y más documentos beneficiosos para futuras investigaciones.

Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente o grupo documental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación.

Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, el Ministerio del Ambiente solicitará la autorización al Consejo Nacional de Archivos, quien delegará una inspección a la Dirección del Sistema Nacional de Archivos. Los documentos que esta institución considere con valor permanente e histórico, podrán transferirse al archivo intermedio de la administración pública y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe escrito.

Artículo 32.- ÁREAS FÍSICAS DE LOS ARCHIVOS.- La Coordinación General Administrativa Financiera y las direcciones provinciales, cuidarán que sus depósitos de archivos tengan un espacio físico adecuado.

Artículo 33.- EQUIPOS PARA ARCHIVOS.- Los depósitos de archivos estarán dotados de estanterías y archivadores de gavetas, metálicos. Los documentos serán conservados en cajas de retención. El aseo, para preservación de los documentos, se hará utilizando aspiradora de polvo y deshumificadores para controlar la humedad en el ambiente.

Artículo 34.- PROTECCIÓN A LOS DEPÓSITOS.- Los depósitos de archivo deberán contar con detectores de humo y extintores contra incendio. Además, se cuidará que los documentos no sean expuestos a la luz directa del sol.



Artículo 35.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.- Una tarea fundamental del archivo es la descripción documental que permite el control de la documentación y proporciona la información para el servicio de consulta interna y externa.

La primera descripción que se realiza es en el archivo automatizado de ingreso, seguimiento y respuesta del trámite documental que, además, indica su ubicación física. Esta descripción tiene varios campos por los que se puede acceder a la documentación requerida.

Otra descripción es la que realizan las unidades que mantienen archivos y deben realizarla en el formato del (Anexo No. 5). Allí se describirán los expedientes, una serie y las series documentales. Los formatos deberán ser numerados secuencialmente.

El Registro de Transferencia de Archivos, (Anexo No. 8), es un tercer documento que sirve para realizar la transferencia de archivos que, en cada unidad, ha perdido vigencia y deben reposar en el depósito de la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales. Este inventario describe el fondo, sección y serie a la que pertenecen los documentos. Cada sección seguirá una numeración secuencial específica. El original se archiva en la Unidad que describe los documentos, para satisfacer consultas de sus usuarios.

CAPÍTULO V

DE LAS TRANSFERENCIAS

Artículo 36.- TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.- Los responsables de los archivos de las diferentes unidades, anualmente en la primera quincena del mes de enero, seleccionarán la documentación que cumpla lo siguiente:

La documentación a ser transferida deberá ser exclusivamente anual. Personal de la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales, se harán cargo de la supervisión de estas transferencias.

Las mencionadas unidades elaborarán el inventario de transferencia de la documentación, en el formulario pertinente, y la remitirán a la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales.

La Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales tienen la obligación de supervisar la transferencia de archivos de su área de influencia.

Artículo 37.- PREPARACIÓN FÍSICA DE TRANSFERENCIA.- Las operaciones previas a la transferencia que debe realizar cada unidad deber ser:

• Revisión de todos los documentos que se vayan a transferir.

• Comprobar que los expedientes estén completos, debidamente organizados por serie documental y ordenada de manera cronológica, alfabética y/o documental, según sea el caso.

• Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales.

• Eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la conservación del papel.

• La documentación una vez revisada, se introducirá en cajas de cartón, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

El número de archivadores o paquetes que se introduzcan en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede exhaustivamente llena, lo que dificultará su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos. (Anexo No. 7)

CAPÍTULO VI DE

LA INFORMACIÓN

Artículo 38.- DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.- Por disposición del artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y del artículo 6 de su Reglamento General, la Dirección de Comunicación y su equivalente en las direcciones provinciales estarán obligados a difundir su información por medio de la página web del Ministerio del Ambiente.

Artículo 39.- ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS.- A excepción de documentos calificados como reservados, la Secretaría General o Secretaría de las direcciones provinciales están obligados a liberar información para cualquier ciudadano, siempre y cuando este requerimiento haya, sido realizado de acuerdo a la ley; caso contrario se aplicarán las sanciones determinadas en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Artículo 40.- ACCESO A LA INFORMACIÓN.- La autoridad máxima de Planta Central, direcciones provinciales designarán a los responsables de dar acceso a la información, en cada Unidad. En Secretaría General, el responsable será el Secretario General.

i El servicio de acceso a la información será controlado por medio del Anexo No. 9, que será conservado y tendrá valor probatorio.

Para préstamo interno de documentos, el responsable de la entrega del documento verificará que el documento esté completo y posteriormente en su devolución, el estado en que se encuentre. Se exigirá un documento de identificación como garantía de buen uso de la información prestada. Si se requieren copias simples o certificadas, se procederá a la entrega del peticionario y llenar el formulario respectivo.

Artículo 41.- PROHIBICIÓN DE ACCESO A LOS ARCHIVOS RESERVADOS.- El derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes serán garantizados por los responsables del acceso a la información que están obligados a guardar absoluta reserva sobre el contenido de la documentación a la que acceden. Su incumplimiento podrá acarrear responsabilidad civil, administrativa y penal, según los casos.


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Solo la información calificada como tal en los términos de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su reglamento, no es de libre acceso. Sin embargo, la reserva que trata el artículo 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública será levantada en el tiempo establecido en dicha normativa.

Artículo 42.- PROHIBICIONES Y SANCIONES GENERALES DE ACCESO.- Se prohibe sacar documentos originales de cualquiera de los archivos de Planta Central o direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente. Cuando se requiera prestar documentación, se solicitará a Secretaría General o al Director de las Direcciones Provinciales para lo cual se elaborarán guías de responsabilidad a cargo de los custodios de la documentación que serán responsables hasta por culpa leve.

Los funcionarios, empleados públicos y privados que infrinjan esta disposición serán sancionados de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y penales a que hubiere lugar.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACTA DE ELIMINACIÓN.

Es el documento elaborado con la finalidad de dar fe de la eliminación de documentos. Ver anexo 10.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

Control sistemático de documentos desde su creación hasta su destino final.

ARCHIVALÍA

Todo material escrito, gráfico (mapas, dibujos, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa desde el momento en que cumplió su objetivo inmediato que originó su creación y su conservación con fines administrativos, jurídicos, científicos o culturales.

ARCHIVÍSTICA.

Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y del tratamiento de sus fondos.

ARCHIVISTICO.

Lo relacionado con la gestión de los archivos.

ARCHIVO.

Entidades o secciones de entidades que retienen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la árchivalíá y, evejntualmente, los documentos que no son archivalía.

CARPETA.

Es el contenedor de cartón que sirve para la conservación de documentos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Se refiere a la creación, distribución, uso, mantenimiento y disposición de un documento.

CONSERVACIÓN.

Es la actividad de guardar y preservar los documentos en óptimo estado, evitando su deterioro físico.

CONSULTA.

Es el acto de revisar la información contenida en un documento de archivo.

CUSTODIA.

Es la responsabilidad de mantener los archivos preservándolos de mala utilización o de su desaparición física.

DEPÓSITO.

Es el espacio destinado a la ubicación física de un archivo.

DOCUMENTACIÓN.

Se refiere a los documentos oficiales generados y recibidos por una institución relacionados con sus funciones.

DOCUMENTO.

Un documento es el testimonio escrito de una actividad realizada con un propósito determinado.

ELIMINACIÓN.

Es la destrucción física de los documentos, basados en disposiciones legales pertinentes. Se recomienda que el método sea el reciclaje.

EXPEDIENTE.

Es la reunión de documentos referidos a una persona o asunto determinado.

FECHAS EXTREMAS.

Son aquellas que constan en el primero y último de los documentos agrupados en un contenedor, asumiendo que tienen una ordenación cronológica interna.

FONDO DOCUMENTAL.

La totalidad de la documentación producida y recibida por personas jurídicas o naturales en ejercicio de sus funciones y que testimonian las actividades que realizan y que han de dar servicio a la comunidad por medio de la custodia de sus derechos e intereses y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.

UNIDAD GENERADORA.

Es la dependencia que genera los documentos.


Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial — Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 17

INVENTARIO.

Es la descripción de unidades documentales de una o más series documentales que sirve, además, como auxiliar de búsqueda.

ORDENACIÓN.

Establecer secuencias dentro de las categorías y grupos de acuerdo con las series naturales cronológicas y alfabéticas.

SECCIÓN DOCUMENTAL.

División primera del fondo, establecida en virtud de la estructura orgánica o las líneas de acción del Ministerio de Ambiente.

SERIE DOCUMENTAL.

División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

SISTEMA DE ARCHIVOS.

Conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se conservan y funcionan los archivos.

SOPORTE DOCUMENTAL.

Medio material en el que se asienta la información.

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

Listado de tipos, series, asuntos a los que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL.

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento, el tipo documental es generalmente la unidad básica de la serie.

Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

VALORACIÓN.

Es la calificación que se da a los documentos tomando en cuenta parámetros que permitan hacerlo de forma técnica.

DISPOSICIONES FINALES.

PRIMERA.- En el plazo máximo de 90 días, la Secretaría General en colaboración con las unidades administrativas de esta Cartera de Estado, preparará la Tabla de Conservación Documental, misma que deberá ser revisada por la Coordinación General de Asesoría Jurídica y Auditoría Interna y aprobada por parte de la Ministra del Ambiente.

SEGUNDA.- Agregúese al presente Acuerdo Ministerial lo siguiente; Anexo No. 1, Anexo No. 2, Anexo No. 3, Anexo No. 4, Anexo No. 5, Anexo No. 6, Anexo No. 7, Anexo No. 8, Anexo No. 9, Anexo No. 10, Anexo No. 11, formularios creados por la Secretaría General para su funcionamiento y aplicación.

TERCERA.- El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Quito, a 5 de octubre del 2011.

Comuníquese y publíquese.

f.) Marcela Aguiñaga Vallejo, Ministra del Ambiente.

ANEXO No. 1: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL

NO. TRÁMITE

PROCEDENCIA DOCUMENTO ANEXOS ENVIADO A FECHA ENVÍO

FECHA RECEPCIÓN

PERSONA RECIBE

■


18 -- Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012

ANEXO No. 2: FORMATO OFICIO ORIGINAL

Oficio No. MAE-SCA-2010-3651 Quito, 8 de noviembre del 2010 Señora Anabella Aguirre ASISTENTE DE PRESIDENCIA ASEGURADORA DEL SUR Presente:

De mi consideración:

ASUNTO: RENOVACIÓN PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD

Por cuanto el 26 de abril del 2010 vence la Póliza de Responsabilidad Civil que su Empresa tiene presentada ante MINISTERIO DEL AMBIENTE, por el valor de USD 1.500.000,00, solicito a usted se proceda a su renovación.

Es necesario que conste en esta póliza una cobertura que cubra cualquier siniestro y perjuicio que pueda producirse én las instalaciones de MINISTERIO DEL AMBIENTE durante las operaciones de recepción y despacho del producto, daños a terceros, a sus bienes y daños al medio ambiente.

Agradeceré enviar el original del mencionado documento al Área de Seguros y Garantías de MINISTERIO DEL AMBIENTE.

Econ. CARLOS CEPEDA JEFE UNIDAD DE SEGURO.

ANEXO No. 2: FORMATO OFICIO COPIA

OFICIO No. (MAE-SCA-2010-3651)(MAYÚSCULAS Y NEGRILLAS) Quito, 8 de noviembre del 2010 (negrillas)

Quito DM (Sin negrillas) (Tres espacios) Señora (Si tiene título solo este) ANABELLA AGUIRRE (negrillas MAYÚSCULAS) ASISTENTE DE PRESIDENCIA (negrillas MAYÚSCULAS) ASEGURADORA DEL SUR (negrillas MAYÚSCULAS) Ciudad (Tres espacios) De mi consideración: (doble espacio) ASUNTO: RENOVACIÓN PÓLIZA RESPONSABILIDAD (Negrillas MAYÚSCULAS) (Doble espacio) Por cuanto el 26 de abril del 2010 vence la Póliza de Responsabilidad Civil que su Empresa tiene presentada ante MINISTERIO DEL AMBIENTE , por el valor de USD$ 1.500.000,00, solicito a usted se proceda a su renovación. (Doble espacio) Es necesario que conste en esta póliza una cobertura que cubra cualquier siniestro y perjuicio que pueda producirse en las instalaciones de MINISTERIO DEL AMBIENTE durante las operaciones de recepción y despacho del producto, daños a terceros, a sus, bienes, y daños al medio ambiente. (Doble espacio) Agradeceré, enviar el original del mencionado documento al Área de Segurps y Garantías de MINISTERIO DEL AMBIENTE.

(Doble espacio)

Econ. JORGE CEPEDA (Negrillas MAYÚSCULAS) JEFE UNIDAD DE SEGUROS (Negrillas MAYÚSCULAS) (Doble espacio) Adj.: Lo indicado; (detallar si es del caso) CC: título, nombre, cargo y Empresa (Doble espacio) SIGLAS (MAYÚSCULAS, orden jerárquico descendente en línea horizontal) FECHA ELABORACIÓN (Año-mes-día).



ANEXO No. 3: FORMATO MEMO ORIGINAL

Memorando No.MAE-DPS-2010-0679 Quito, 22 de noviembre de 2010

PARA: Ing. CARLOS RAMÍREZ Subsecretario de Calidad Ambiental

ASUNTO: AUTORIZACIÓN TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA


En razón del tiempo de uso, el reloj estampador del sector de recepción de correspondencia, ha concluido su vida útil.

Con este antecedente, por ser una herramienta indispensable, solicito se sirva autorizar que del presupuesto de la Unidad Administrativa se disponga de US$537.60, del rubro "XXXX YYYY" a fin de adquirir el mencionado reloj.

Atentamente,

Lcda. María Vargas Director Provincial Sucumbíos

Adjunto:

ANEXO No. 3: FORMATO MEMO COPIA

Memorando No. MAE-DPS-2010-0679 Quito, 22 de noviembre de 2010

PARA: Ing. CARLOS RAMÍREZ Subsecretario de Calidad Ambiental (Doble espacio)

(Doble espacio) ASUNTO: AUTORIZACIÓN TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA (Doble espacio)


En razón del tiempo de uso, el reloj estampador del sector de recepción de correspondencia, ha concluido su vida útil. (Doble espacio) Con este antecedente, por ser una herramienta indispensable, solicito se sirva autorizar que del presupuesto de la Unidad Administrativa se disponga de US$537.60, del rubro "XXXX YYYY" a fin de adquirir el mencionado reloj.

Atentamente,

Lcda. María Vargas Director Provincial Sucumbíos

Adjunto:


20 ~ Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012

ANEXO No. 4: MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL

FORMULARIO: GUIA ENVÍO CORRESPONDENCIA LOCAL, NACIONAL E INTERNACIONAL

CAMPO DATOS A SER CONSIGNADOS

Sigla y No. Guía: Sigla de la Unidad que envía y número secuencial de la guía.Código de envío: Número de guía de transporte del courier. Ciudad: Nombre de la Ciudad o País de destino. Entregado por: Nombre del courier que entrega los documentos.Tipo y No. de documento Tipo documental y número del documento que se envía.Destinatario: Cargo y nombre de la persona natural, representante legal al que está dirigida la

correspondencia.Anexos: Si hay algún dato relevante del envío.Elaborado por: Nombre de la persona que elabora la guía.Fecha de elaboración: Fecha de elaboración de la guia.

ANEXO No. 4: FORMULARIO: GUÍA ENVIÓ CORRESPONDENCIA LOCAL, NACIONAL E INTERNACIONAL


Sigla y No. Guía:'............................................................................ Código de envío:

SECRETARÍA GENERAL Destinatario: MINISTERIO DEL AMBIENTE Entregado por:

TIPO Y NRO. DE DOCUMENTO

DESTINATARIO CIUDAD ANEXOS

Elaborado por:................................................................. Fecha de elaboración: ...............................................


Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 21

ANEXO No. 5: FORMULARIO: TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS



Sigla Unidad: Sigla de la unidad que envía el documento al archivoCiudad: Nombre de la Ciudad.Entregado por: Nombre de la persona que entrega los documentos.Tipo y No. de documento Tipo documental y número del documento que se entrega. Anexos: Si hay algún dato relevanteElaborado por: Nombre de la persona que elabora la guía.Recibido por: Persona que recibe la documentaciónFecha de elaboración: Fecha de elaboración de la guía. Fecha de recepción: Fecha en que se recibe la guia.Firma de recepción: Firma de responsabilidad de quien recibe la guía.Firma de aprobación: Firma de la persona que aprueba el envío de documentos

ANEXO No. 5: FORMULARIO: TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS


Sigla Unidad: . Ciudad: .......... Entregado por:

TIPO DOCUMENTAL

NO. DE REGISTRO

NRO. DE DOCUMENTO

CANTIDAD ANEXOS OBSERVACIONES

Elaborado por: ............................................. Recibido por: ........... Fecha de elaboración: .............................. Fecha de Recepción:

FIRMA DE APROBACIÓN FIRMA DE RECEPCIÓN


2Z - Edicjpn Especial N° 32£ - Registro Oficial r- Viernes 17 de agosto del 2W2

ANJEXO No. 6: FORMULARIO: REGISTRO DE ENTREGA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL (Préstamo)


CAMPO DATpS A SER CONSIGNADOS

Fecha: Día, mes y afio en que se hace la solicitud.Fotocopia: Si se entrega una fotocopia del documento.Fotofilm: Si se entrega una reproducción de microfilm. Certificación: Si se entrega una copia certificada del documento.Préstamo: Si se entrega el documento del archivoFecha de devolución: Día, mes y año de plazo para devolver el documentoTipo y número: Tipo documental y número del documento solicitado Fecha: Fecha del documento solicitado. Hoj as/Rollos /Volúmenes: Cantidad (en hojas, rollos o volúmenes) de documentos entregados al peticionario. Asunto: Asunto de que trata el documento solicitado. Solicitado por: Nombre de la persona que solicita el documento.Dependencia: ■ Unidad donde labora la persona que solicita el documento. Firma y Nro. de Rol: Firma de la persona que solicita el documento.Autorizado por: Nombre del jefe de la Unidad de quien solicita el documento (si no es el jefe quien solicita)

Dependencia: Unidad del Jefe que autoriza la solicitud. Firma: Firma del funcionario que autoriza la solicitud.Recibido por Secretaría General:

Nombre del funcionario que recibe el documento . solicitado o entrega una reproducción del mismo

Firma: Firma del funcionario de Archivo que entrega el documento reproducido o recibe el documento prestado.


Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 -- 23

ANEXO No. 7: FORMULARIO: INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO


CAMPO CAMPO DATOS A SER CONSIGNADOS

Nombre de la Unidad Administrativa:

Unidad que elabora el inventario

Hoja No.: Numeración secuencial de control.

Pertenece a la Serie Documental: Nombre de la serie documental.

Número registro: Número de ruta asignado al documento al inicio de su trámite.

Fecha del documento: Si se entrega el documento del archivo

Descripción del contenido: Resumen del asunto del que trata el documento descrito.

Número anexos: Detalle de adjuntos que se encuentran con el documento.

Ubicación física: Ubicación física del documento (archivador, estante, bandeja).

Observaciones: Datos adicionales relevantes referentes a! documento-.

Responsable de la elaboración: Nombre y cargo de la personal que elabora el Inventario.

ANEXO No. 7:

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO


UNIDAD ADMINISTRATIVA:...................................................... HOJA No.:.............................. RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN: ................................ PERTENECE A LA SERIE DOCUMENTAL: .............................

NUMERO REGISTRO

FECHA DEL DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO

NUMERODE ANEXOS

UBICACIÓN FÍSICAEN

ESTANTERÍAS/CAJAS

OBSERVACIONES



ANEXO No. 8: REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS



Entidad productora: Registrar el nombre de la matriz o sucursales

Unidad: Registrar el nombre de la Unidad y/o Dependencia.

Responsable del archivo: Nombre de quien elabora el inventario.

Fecha: Afio, mes y día de elaboración de la descripción.

Responsable de recepción: Nombre y cargo de funcionario que recibe la documentación

Tipo documental: Registrar el tipo documental

Ario: Registrar el año al que corresponde el contenedor.

Fechas tope: Registro de fechas inicial y final de los documentos del contenedor.

Números tope: Se registrarán números inicial y final cuando se trate de secuencias numéricas.

Plazo de conservación: El tiempo que se conservará la documentación

Descripción: Se registrará tal como se encuentre descrito en el contenedor.

Contenedor: Medio físico en el que están guardados los documentos

Número de caja: Lugar donde se ubicarán varios contenedores

Observaciones: Se registrará la cantidad y novedades de los contenedores.

Signatura topográfica: Código del lugar donde se encuentra ubicado el contenedor físicamente, dentro del depósito.

Identificación del contenedor: Sigla de identificación individual del contenedor dentro de una serie.

Estado: Determinación del estado físico de la documentación.

ANEXO No. 8: REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS


Entidad Productora: Unidad: Responsable de Archivo: Fecha: Responsable de Recepción: Tipo documental: Año:

Fechas Tope:

Desde

Hasta

Números Tope:

Desde:

Hasta:

Plazo de conservación: Descripción: Contenedor: Número Caja: Observaciones: Signatura Topográfica: Identificación de Contenedor: Estado:



ANEXO No. 9: FORMULARIO: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA



Nombre de la Unidad Administrativa: Nombre del área que proporciona la información.

Hoja No.: Numeración secuencial anual del formulario.

Datos del solicitante: Nombres y apellidos del solicitante, número de cédula de identidad o pasaporte, dirección domiciliaria, lugar de trabajo, teléfono y E. Mail.

Datos de la consulta: Detalle de la información solicitada.

Firma del solicitante: Firma completa.

Fecha de la solicitud: Día, mes y año.

Aprobado por: Persona que aprueba el préstamo

Código de ubicación Física: Datos de ubicación física del documento (caja, estante y otros).

Número de fojas: Indicación de fojas, incluidos anexos y otros.

Visto Bueno: Firma de quien recibe la documentación.

Observaciones: Datos adicionales relevantes acerca de la devolución.

Detalle de copias entregadas: Detalle de documentos cuyas copias han sido entregadas.



ANEXO No. 9: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA

MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARIA GENERAL


Edición Especial N° 324 -- Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 - 27

ANEXO No. 10: INVENTARIO MANUAL DE REGISTROS PARA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS



Nivel: Descripción de los niveles documentales de acuerdo a su catalogación.

Técnico Responsable: Nombre de la persona responsable de ingreso del inventario

Fecha: Fecha actual, día, mes y año.

Hoja: Número de hoja del inventario actual

Caja No.: Número de caja

Reg. No.: Número de registro

Tipo de Cont.: Tipo de contenido

Descripción del contenido: Descripción del contenido actual

Piezas documentales: Número de piezas documentales

Afto(s): Año del documento

Fecha Destrucción: Fecha de destrucción del documento si aplica colocar día, mes y año, sino colocar la palabra NO de no aplica

Código de Sello de Seguridad.: Código del sello seguridad

ANEXO No. 10:

INVENTARIO MANUAL DE REGISTROS PARA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS


NIVEL:

TÉCNICO RESPONSABLE

FECHA: HOJA:

CAJA REG. NO.

TIPO DE CONT.

DESCRIPCIÓNDEL CONTENIDO

PIEZAS DOCUMENTALES

ANO(S) FECHA DESTRUCCIÓN

CÓDIGODE SELLO DE SEG.


28 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial -- Viernes 17 de agosto del 2012

ANEXO 11: FORMULARIO TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL



Hoja No.: Numeración consecutiva de cada hoja que contiene la información.

Descripción del Contenido: Datos detallados de cada expediente o Grupo Documental.

Oficina Emisora: Nombre de la Unidad donde se encuentran los Expedientes o Grupos Documentales.

Plazo de Conservación: Plazo establecido en años por cada expediente o Grupo documental o en letras cuando se trata de conservación PERMANENTE.

Ubicación Física: Lugar donde se encuentra ubicado los expedientes o grupos documentales (caja/estante/ bandeja)

Observaciones: Datos adicionales referentes a los documentos

Responsable de la revisión en el AAC:

Nombre, cargo y firma del responsable del Área de Archivo Central.

ANEXO 11:

FORMULARIO TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL


HojaNro.:_

OFICINA EMISORA

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO

PLAZO DE CONSERVACIÓN

UBICACIÓN FÍSICA CAJA/ESTANTE/BANDEJA

OBSERVACIONES

ELABORADO P OR:............................................. RESPONSABLE

APROBADO PC

DE LA REVISIÓN: R: ...........................................

MINISTERIO DEL AMBIENTE, SECRETARÍA GENERAL: Certifico que las 37 fojas son fiel copia del original, al que me remito en caso de ser necesario.- Quito, a 30 de enero del 2012.- f.) José Vicente del Pozo Moreira, Secretario General. Ministerio del Ambiente.

el ministerio del ambiente · 2017-03-09 · finanzas públicas, dispone que las unidades de...

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