el departamento de tecnología como un activo estratégico...

InfRAestRUCtURADInÁMICA

el departamento de tecnología como un activo estratégico de la

organización

seGURIDAD De LA InfoRMACIÓnel dolor de cabeza de las

organizaciones

CInCo CReenCIAs QUe LIMItAn LA PRoDUCtIVIDAD

Octubre - Diciembre de 2008

SoftSoftSoft

2softnews

Octubre - Diciembre 2008

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El 31 de julio se anunció la disponibilidad general de Microsoft SQL Server 2008, el sistema de admi-nistración de bases de datos de Microsoft. SQL Server 2008 integra nuevas y poderosas capacidades, como gobernabilidad de datos, soporte para datos espaciales, administración basada en políticas y

servicios avanzados de reportes y análisis.

SQL Server 2008 también forma parte de la amplia visión de inteligencia empresarial (BI) de Microsoft, que ilustra el compromiso de Microsoft, de ofrecer una solución BI completa e integrada de la cual los clientes pueden depender para satisfacer sus necesidades críticas de BI. SQL Server 2008 proporciona la plataforma de BI para toda la solución de Inteligencia de Negocios de Microsoft, que brinda a los clientes almacenamiento de datos, integración, análisis y capacidades para la elaboración de reportes.

Microsoft se compromete a extender el alcance de la inteligencia empresarial por medio de una experien-cia de usuario sencilla e integrada que permita acceder y trabajar con la información del negocio. El ob-jetivo consiste en preparar a los encargados de la toma de decisiones en todos los niveles de una empresa para que decidan teniendo más información e impulsen el desempeño.

La familia sQL server 2008

SQL Server es un componente clave de la plataforma de aplicaciones de Microsoft, una suite de productos y tecnologías diseñados para ayudar a los clientes a desarrollar, utilizar y administrar aplicaciones de negocio dinámicas. SQL Server 2008 está disponible en las siguientes ediciones:

• SQLServer2008Enterprise: una plataforma completa de datos que satisface las grandes demandas de las aplicaciones de procesamiento de operaciones en línea y almacenamiento de datos.

• SQLServer2008Standard: una plataforma completa de administración de datos e inteligencia em-presarial que ofrece la mayor facilidad de uso y administración para las aplicaciones departamentales.

• SQLServer2008Workgroup: una plataforma confiable de administración de datos y elaboración de reportes que brinda capacidades de sincronización y administración seguras y remotas para ejecutar aplicaciones en sucursales.

• SQLServer2008Web: específicamente diseñado para los ambientes de servicios web de gran dispo-nibilidad en la internet para el Windows Server 2008 de próxima generación.

• SQLServer2008Express:una edición gratuita de SQL Server que resulta ideal para desarrollar las aplicaciones de computadoras de escritorio y servidores pequeños que los desarrolladores de software independientes redistribuyen.

• SQLServerCompact: una base de datos SQL Server gratuita, ideal para desarrollar aplicaciones in-dependientes y ocasionalmente conectadas para dispositivos móviles, computadoras de escritorio y clientes web.

Para más información, visite:http://www.microsoft.com/latam/sql/2008

Se anuncia la llegada de SQL Server 2008

Editorial

Raúl Lozano.Director de mercadotecnia para la pequeña y mediana empresa

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CASOS DE EXITO

5 Evaluaciones efectivas con la ayuda de Microsoft

VANGUARDIA

7 Infraestructura dinámica: el departamento de tecnología

como un activo estratégico de la organización

10 Virtualización como un enfoque para la administración y

aprovechamiento de su inversión en infraestructura de TI

SOLUCIONES EMPRESARIALES

13 Cómo reducir la complejidad y lograr una mayor agilidad

con System Center

15 Intelisis tiene todo lo que necesita sin importar su giro o

tamaño

17 Maximizando la productividad en el nuevo mundo laboral

18 ParmacySoft, una solución empresarial

SEGURIDAD

19 Seguridad de la Información: el dolor de cabeza de las

organizaciones

OPINIÓN EJECUTIVA

22 El dolor del ejecutivo moderno (i-worker*) El arte de saber

decir no

24 Cinco creencias que limitan la productividad y cómo

superarlas

SoftNews es una publicación trimestral de Microsoft

que divulga, informa, orienta y sugiere el uso de productos

Microsoft para la Pequeña Empresa.

© 2008 Corporación Microsoft - Todos los derechos reservados.

Sumario

¡Su opinión cuenta!Desarrolle el potencial de su organización

Lo invitamos a consultar la web para la mediana y pequeña empresa, en donde encontrará

Para nosotros es muy importante conocer su opinión y observaciones con respecto a

nuestras publicaciones.

Contáctenos en boletí[email protected]

SoftSoftSoftSoftSoftSoftDIRECTORIO

Raúl LozanoDirector de Mercadotécnia para Pequeña y Mediana Empresa

Renata Arvizu ManzanoGerente de Mercadotecnia Mediana Empresa

CONCEPTO Y LÍNEA EDITORIAL

Juan MinaGerente de Mercadeo Mediana Empresa

Carolina Flórez Ibáñez

COLABORADORES EN ESTA EDICIÓN

Eduardo García Martinez Director Expertia - Team SolutionsUlises MuñozEspecialista en Seguridad InformáticaMarco NavarroLíder de Seguridad InformáticaPeter FelsmannMcGhee Productivity Solutions

LEGIS S.A., ColombiaDiagramación

Microsoft Latinoamérica

Especialista en comunicaciones y

Microsoft Latinoamérica

mercadeo

aspectos destacados de valor empresarial y la última edición de la revista softnews.

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Casosdeéxito

Evaluaciones efectivas con la ayuda de Microsoft

Perfi lCompuSoluciones es una empresa mexicana, fundada

en 1985, que integra soluciones de tecnología de infor-mación que incluyen hardware, software y servicios, para organizaciones medianas y grandes, en alianza con com-pañías complementarias. La empresa busca maximizar sus resultados mediante el trabajo en equipo, aprovechando las habilidades adicionales de las personas. Su objetivo es ofre-cer un servicio total a sus clientes, al conocer, cumplir y exceder sus expectativas. Tiene presencia en los 31 estados de la República Mexicana y en el Distrito Federal a través de diferentes asociados de negocio.

el capital humano es un elemento esencial en la empresa

CompuSoluciones busca resolver las necesidades de las compañías medianas y grandes que trabajan en los distintos sectores empresariales del país. Al considerar que el capi-tal humano es el más importante en la consecución de los objetivos de la empresa, hoy en día el mercado está requi-riendo efectividad en los mecanismos de selección, motiva-ción, evaluación, capacitación y desarrollo de personal, con respecto a las funciones y responsabilidades que tiene cada individuo en su puesto. Para cumplir con las necesidades actuales del mercado, la empresa se dio a la tarea de desa-rrollar una solución que permitiera una evaluación objetiva, consensuada y correcta del desempeño del personal de una empresa. Esta solución se creó pensando en que pueda uti-lizarse en empresas públicas o privadas, para administrar, evaluar y controlar el proceso de evaluación del desempeño del personal desde una vista de 360 grados; es decir, que tanto el empleado, sus colaboradores internos y externos, así como el supervisor y los niveles superiores, puedan lle-var a cabo una evaluación de manera sistemática.

Para el desarrollo de esta solución, la compañía requería de las herramientas adecuadas, que le facilitaran la entrega de un producto de calidad, que fuera útil en el momento de llevar a cabo evaluaciones del personal.

Buscando las herramientas necesariasCompuSoluciones se apoyó en productos de Microsoft

para desarrollar su solución. Entre los productos utiliza-

l

“Utilizamos los productos de Microsoft para desarrollar un sistema automatizado de evaluación del personal, de 360°”.

Elizabeth Lozano, gerente de Procesos y Automatización CompuSoluciones

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Casosdeéxito

dos se encuentran herramientas de desarrollo, diseño web y lenguaje Microsoft Visual Basic .NET, instrumento que les facilita a los desarrolladores la creación de aplicaciones y si-tios web, que se intercomunican entre estaciones de trabajo, páginas web y dispositivos móviles; SQL Server 2008, que ayuda a gestionar en cualquier sitio y momento, y Windows Vista, la más reciente versión de Windows que permite un uso más fácil y seguro de la PC en cualquier momento y lugar. En conjunto, los productos de Microsoft permitieron un desarrollo más rápido y confi able de la herramienta que estaba creando CompuSoluciones.

Creando el Sistema de Evaluación del Perso-nal de 360°

El resultado no pudo ser mejor. La empresa desarrolló un sistema automatizado de evaluación del desempeño de 360°, muy versátil que, de una manera sistematizada, consi-gue obtener opiniones de diferentes individuos, rompiendo el paradigma de que “el jefe es el único que puede evaluar las competencias de sus supervisados”, pues también se toma en cuenta la opinión de otras personas que los conocen y los ven actuar, como sus pares, su supervisor, sus supervisados, los clientes internos y externos y los proveedores.

El Sistema de Evaluación de Personal de 360° estaba listo para utilizarse, respaldado por el apoyo de las soluciones de Microsoft y por un equipo de profesionales que consolidan en la herramienta sus conocimientos, talento y experiencia para que sea un producto valioso que ayude a fortalecer la comunicación de las organizaciones al dar enfoque y direc-ción al personal.

Benefi cios inmediatos CompuSoluciones desarrolló una solución que ayuda a

evaluar, promover y recompensar al personal de forma justa y de acuerdo con sus resultados y desempeño general. Permite diseñar programas de capacitación y desarrollo al detectar las fortalezas y debilidades de cada empleado y enfoca las habilida-des y actitudes del personal a los valores, prácticas y competen-cias clave de la organización.

El Sistema de Evaluación del Desempeño de 360°, desa-rrollado con soluciones de Microsoft, facilita la valoración del desempeño de cada empleado desde todas las perspectivas po-sibles, obteniendo información valiosa que difícilmente podría conseguirse con la forma de evaluación convencional, para así reconocer oportunidades de mejora y crecimiento personal. La solución de la empresa alinea los objetivos individuales con los objetivos del equipo y de la unidad de negocios, orientando la organización a resultados.

Gracias a que la evaluación se encuentra en una innovadora solución Web-to-Host, se ahorra la inversión en un servidor, una base de datos y en el personal para desarrollarla y operarla inter-namente. El sistema permite califi car desde cualquier parte del mundo al acceder al sistema las 24 horas, los 365 días del año.

Debido a las herramientas proporcionadas por Microsoft, CompuSoluciones ha conseguido desarrollar una solución que le permite seguir trabajando de acuerdo con su objeti-vo principal de negocios: solucionar las necesidades de las empresas medianas y grandes que trabajan en los distintos sectores empresariales del país.

Para mayor información acerca de los productos de Microsoft, llame al 5267 2112 o al 01800 849 9998 o visite hhttp//:www.microsoft.com/mexico/empresas

“La solución nos ahorró inversión en un servidor, base de datos y en el personal para desarrollarla y operarla internamente”.

Elizabeth Lozano, gerente de Procesos y Automatización CompuSoluciones

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Vanguardia

De acuerdo con un estudio de The BathwickGroup, actualmente una compañía promedio gasta el 80% de su presupuesto de Tecnología de Información (TI) en el mantenimiento de su

infraestructura y sólo el 20%, en el desarrollo de innova-ciones tecnológicas. En esa misma línea,IDC estima que por cada dólar que gastan las compañías en infraestruc-tura de TI y tecnología nueva, desembolsan ocho dólares para mantener sus sistemas actuales. Esto signifi ca que, si las empresas hoy en día contaran con una infraestructura de TI más segura, más confi able y bien administrada, po-drían reducir los costos operativos y dirigir su presupuesto de TI a nuevas aplicaciones de negocio que aporten más y mejoren en sus resultados.

Asimismo, estudios de IDC y Gartner muestran que los Chief Information Offi cers (CIO) de las compañías están

Infraestructura dinámica: el departamento de tecnología como un activo estratégico

de la organizaciónpreocupados por cómo conectar su plataforma TI con el negocio para contribuir al logro de sus objetivos y hacer que los empleados sean más productivos, se reduzcan los costos y se administren mejor los procesos con el uso de la tecnología.

Conforme crece el negocio, las infraestructuras de TI se hacen más complejas. La adición de personas, progra-mas y funcionalidad puede dar lugar al desbordamiento de procesos existentes. Esto perjudicaría el rendimiento empresarial de varias formas:• Losprocesosinformalesempiezanafallar: Los pro-

cesos de TI informales, implícitos o mal defi nidos pue-den impedir el entendimiento común de quien es res-ponsable dentro de la organización del mantenimiento de servicios y de la administración de fl ujos de trabajo. Esto imprime lentitud a la resolución de problemas y

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Vanguardia

Proporcione a sus empleados las herramientas adecuadas para tomar mejores decisiones empresariales, ser más productivos y, en última instancia, alcanzar un mayor éxito empresarial.

complica los planes de expansión futura. La necesidad de mantenerse al día con respecto a leyes y normativas cambiantes agrega aún más presión a la hora de forma-lizar estos procesos y defi nir responsabilidades. •Losprocesosmanualesnopuedenseguirelritmo: Si

la automatización no es una opción, se tienen que usar procesos manuales. Si estos sistemas manuales no es-tán defi nidos, resultaría difícil cumplir con estándares

formales o informales; por ejemplo, en lo que concier-ne a la administración de la confi guración, el control de cambios, las operaciones corrientes y la administra-ción de problemas. •Lafaltadecontratosdeservicioproduceunretrasodeinversiones,directivasyprocesos: Las organiza-ciones necesitan operativos coherentes y formales para establecer contratos de servicio. Sin estos contratos, apenas se puede medir el rendimiento operativo, y no es posible establecer los objetivos de TI ni hacer planes para futuras inversiones en TI. •ResultamásdifícilevitarproblemasdeTI: Las or-

ganizaciones que no supervisan de forma adecuada sus infraestructuras de TI pierden la oportunidad de evitar problemas antes de que puedan causar trastor-nos empresariales. La supervisión de los servicios en operaciones de TI permite la identifi cación y el esta-blecimiento de prioridades entre los servicios críticos y los componentes de TI necesarios para mantener un rendimiento óptimo de la organización. •Lasmejorasseparalizan: Las organizaciones de TI

deben proporcionar medidas para optimizar aspectos como la excelencia operativa y la calidad del servicio, de modo que se puedan efectuar mejoras constantes.

Con esta premisa, durante el año 2008, se han genera-do cambios en la orientación de los departamentos de tec-nología, donde el reto es cómo hacer que el 80% de inver-sión en mantenimiento sea ahora en “innovación”, para así facilitar una transición a un departamento de tecnolo-gía como un activo estratégico. Las preguntas que surgen en esta instancia son: ¿dónde iniciar? y ¿cómo puedo saber el camino para lograr una infraestructura dinámica?

Para lograr la optimización de una infraestructura de tecnología, el primer paso está en conocer los pilares que defi nirán la estrategia del departamento de tecnología, que cubra los riesgos presentados anteriormente. Dado esto, un departamento de tecnología debe ser:

Consolidado y virtualizado: ambientes unifi cados y virtualizados que incrementen la capacidad de entrega del área de tecnología de información.

Orientado a pasos, direccionado a modelos: de forma tal que las áreas de tecnología de información obtengan mayor control y visibilidad.

Habilitado para servicios: sistemas habilitados para servicios soportan nuevos escenarios de negocios.

Orientado al usuario: que apalanca la productividad y resultados de negocios. Para Microsoft, esta tendencia ha marcado el diseño

de los nuevos productos para soportar la transición a una

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Básica Estandarizada Racionalizada

Infraestructuramanual, nocoordinada

Infraestructura TIadministrada conautomatización y

captura deconocimiento

limitados

Infraestructura TIadministrada y

consolidada conautomatización

extensiva;conocimientocapturado yreutilizado

Centro de Costo Centro de CostoEficiente

Habilitador deNegocios

DinámicaAdministracióncompletamenteautomatizada,

Uso dinámico derecursos, SLA

ligados al negocio;captura y uso de

conocimientoautomatizado

Activo EstratégicoCentro de Costo Centro de CostoEficiente

Centro de CostoCentro de Costo Centro de CostoCentro de CostoEficienteCentro de Costo Centro de CostoEficienteCentro de CostoCentro de Costo EficienteCentro de Costo EficienteCentro de CostoCentro de CostoCentro de CostoCentro de CostoCentro de CostoCentro de Costo Centro de CostoEficiente

Habilitador deNegocios

Habilitador deCentro de Costo Habilitador deHabilitador deNegocios

Centro de Costo Habilitador deNegocios

Habilitador deCentro de CostoNegociosNegocios

Centro de Costo Habilitador deNegocios Activo EstratégicoHabilitador de Activo EstratégicoActivo EstratégicoHabilitador de Activo EstratégicoActivo EstratégicoActivo EstratégicoActivo EstratégicoActivo EstratégicoHabilitador de Activo Estratégico

Plataforma segura y confi able

Virtualización Experiencia Web y Desarrollo Productivo

Inteligencia de Negocios

infraestructura dinámica. Como resultado, se ha creado un modelo de optimización de infraestructura, que permite crear los pasos para llegar a una infraestructura dinámica:

Se inicia con un modelo “básico”, donde gran parte de los procesos, coordinación y ejecución se elaboran de for-ma manual; se pasa a un estado “estandarizado” donde existen herramientas que permiten automatizar acciones del departamento de tecnología; como tercer nivel está la estructura “racionalizada” donde todos los procesos y eje-cución son automáticos, y se fi naliza en la infraestructura dinámica donde todos los procesos, actividades y forma de ejecución son vinculados al negocio y se generan acuerdos de servicio.

Para soportar estos procesos de infraestructura di-námica, en el año 2008, se ha generado una ola de lan-zamientos de producto que permiten habilitar las bases para avanzar en cada uno de estos niveles de optimiza-ción y que cubren las bases de una infraestructura di-námica.

La infraestructura dinámica, una vez lograda, hará que el departamento de tecnología responda a los cam-bios necesarios requeridos por el negocio, con mayor ve-locidad, y amplifique el impacto de la “gente” al permitir que sus labores estén concentradas en generar nuevas soluciones en vez de que sólo mantengan la infraestruc-tura de tecnología.

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Virtualización como un enfoque para la administración y aprovechamiento de su inversión

en infraestructura de TI Evolución

Como consecuencia del aumento de las presiones que sur-gen de objetivos aparentemente contradictorios en la adminis-tración de la tecnología de la información (TI), los gerentes bus-can optimizar y fl exibilizar cada vez más su inversión, tanto actual como futura, teniendo en cuenta las posibilidades que ofrece la virtualización.

Originalmente, la virtualización surgió como tecnología en la década de 1960 y estaba enfocada a aislar o independizar los recursos de computadora de los sistemas operativos que corrían en ella. De esta manera se eliminaba la relación direc-ta, uno a uno, entre ambos componentes. De pronto se podía tener más de un sistema operativo corriendo en una máquina y era posible asignar o desasignar recursos físicos a los diferen-tes sistemas operativos. Se abrían un concepto y un conjunto de benefi cios, entre los cuales se encontraban la fl exibilidad,

la optimización de recursos y la facilidad para administrarlos dinámicamente.

Defi nicionesDesde entonces, el concepto ha evolucionado hasta hacer-

se más amplio, abarcando más plataformas y componentes en todas las capas de la experiencia de la computación. Por ello, hoy en día se maneja la defi nición de virtualización como “El aislamiento de un recurso de computación de otros, reduciendo la cantidad de componentes que hay que confi gurar para imple-mentar una solución o un cambio”.

Por lo tanto, la virtualización se convierte en un concep-to clave para alcanzar un mayor nivel de madurez y valor para el negocio de la infraestructura de computación, cono-cido como computacióndinámica. Este valor se logra de tres maneras:

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1. Controlandoloscostos: al optimizar la utilización de los servidores y reducir los consumos de energía y espacio físi-co, las pruebas de compatibilidad y las complejidades gene-radas por las confi guraciones de hardware.

2 Mejorandoladisponibilidad: al facilitar escenarios de re-cuperación de desastre, facilitar el mantenimiento y ampliar el alcance de ingreso y uso de los recursos de computación.

3 Aumentandolaagilidad:al facilitar la división y asignación de recursos para diferentes requerimientos de trabajo, a fi n de apoyar con más facilidad las necesidades cambiantes del negocio.

ComponentesLa virtualización se logra en diferentes elementos o compo-

nentes de la experiencia de computación, y cada vez más llega a impactar las soluciones “End-to-end”.

Una diferenciación de referencia entre ambientes no virtua-lizados y aquellos que sí lo están es la planteada por Microsoft, donde se presenta un ambiente estático y se compara con un ambiente virtualizado.

En la decisión y la implementación de una solución de vir-tualización es importante tener en mente una solución integral, que cubra la mayoría o todos los elementos o componentes de virtualización, apoyados en herramientas de administración (manejo de confi guración y de operaciones y administración dinámica de asignación de recursos). Estos elementos o compo-nentes virtualizables son los siguientes:

Virtualización de presentación: en ella se aísla el procesa-miento del componente gráfi co y E/S, permitiendo correr una aplicación en un lugar pero controlándola desde otro. Hay

diferentes escenarios, pero tienen en común que los datos y la aplicación pueden correr y mantenerse en un servidor, independiente de la ubicación y el número de usuarios.

Virtualización de aplicación: en ella se puede generar un ambiente integrado de una aplicación con todos sus com-ponentes de base, como módulos del sistema operativo, de manera que corran aislados e independientes de otras aplica-ciones, permitiendo que en una misma máquina corran en paralelo versiones diferentes de los componentes que serían incompatibles en un mismo sistema operativo.

Virtualización de servidor: es la forma más conocida y común-mente identifi cada con la virtualización. En ella se usan meca-nismos de software para correr múltiples sistemas operativos de manera aislada en una misma máquina. El sistema base, conoci-do como “Host” o anfi trión, administra y asigna los recursos de hardware a los sistemas operativos “Guest” o huéspedes. Estos sistemas pueden ser de diferentes versiones y niveles y tienen la posibilidad de coexistir en el mismo hardware.

Virtualización del almacenamiento: proporciona una vista lógica e independiente de dispositivos de almacenamiento. En ella, los diferentes usuarios o aplicaciones pueden acceder al almacenamiento sin tener que ocuparse en conocer dónde está físicamente ubicado ni cómo se maneja ese almacena-miento. Se puede compartir el almacenamiento físico a través de múltiples servidores de aplicaciones y dispositivos físicos, vistos y administrados como si fueran un gran conjunto de almacenamiento sin fronteras o barreras físicas.

Virtualización de la red: proporciona un ambiente de red que le permite a un usuario conectarse, visualizar recursos

Interfaz de usuario atada a la misma máquina donde corren el sistema operativo y la aplicaciones

Presentación Virtual:Interface de usuario separada de la aplicación Sistema Operativo

Aplicaciones instaladas en hardware y sistemas operativos específi cos

Sistemas operativos asignados a hardware específi co

Almacenamiento asignado a ubicaciones específi cas

Red asignada ubicaciones específi cas

Computación Estática vs. Computación VirtualComputación Virtual

Presentación Virtual:Interface de usuario separada de la aplicación Sistema OperativoSistema Operativo

Aplicaciones virtuales:Cualquier aplicación corriendo en cualquier computador de acuerdo con la demanda

Sistema Operativo Virtual:Puede ser asignado cualquier hardware

Almacenamiento Virtual:Almacenamiento y respaldo diseminado por la red

Red Virtual:Viendo de manera local recursos dispersos en la red

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Para más información visite:http://www.microsoft.com/virtualization/default.mspx (en inglés). Si le gustaría ver una demostración de nuestros productos de Virtualización, llame a su ejecutivo de cuenta al 5267 2112

El concepto de virtualización ha llegado al punto de abarcar más plataformas y componentes en todas las capas de la experiencia de la computación.

y utilizar aplicaciones desde cualquier ubicación, común-mente desde internet, como si estuviera física y localmen-te conectado a la red corporativa, pero aislado de manera segura de otros usuarios y aplicaciones en la red pública. La implementación más familiar es la “Virtual Private Network-VPN” (red privada virtual).

Virtualización de la estación de trabajo: al igual que la vir-tualización de servidores, le permite a un usuario correr más de un sistema operativo, con diferentes versiones y niveles, en la misma estación de trabajo, dando a cada instancia de sis-tema operativo un ambiente aislado con los recursos de má-quina. Un sistema operativo anfi trión administra el hardware y actúa como interfaz con los sistemas operativos huéspedes. El usuario puede navegar desde una máquina virtual con su sistema operativo a otra, como lo haría entre ventanas de dife-rentes aplicaciones dentro de un mismo sistema operativo.

Administración de virtualización: herramientas y métodos de administración que reducen la complejidad y, por ende, los riesgos de la proliferación y diversidad de recursos virtua-lizados. Estos manejan de manera unifi cada todos los recur-sos virtuales y físicos; incluyen el monitoreo y la gerencia de hardware y software en un ambiente distribuido. Parte de las funciones deseadas en esta solución es la instalación y confi -guración de software de manera automatizada y centraliza-da. Igualmente, incluyen la confi guración y emplazamiento de las diversas cargas de trabajo a los diferentes recursos y máquinas virtuales.

Benefi ciosUna virtualización de TI bien gerenciada puede traducirse

en menores costos, mejores niveles de servicio y mayor agilidad o dinamismo. Estos benefi cios se obtienen de diversas maneras, como se describe a continuación:

Consolidación de servidores: al consolidar cargas de trabajo en menos plataformas de hardware, se puede mantener el concepto de una aplicación en un servidor, pero se evita la proliferación de servidores que no están óptimamente utili-zados y se reducen los costos de mantenimiento, consumo de espacio y electricidad.

Mayor tiempo de disponibilidad: el aislamiento de apli-caciones puede evitar que una aplicación que falla afecte el funcionamiento y el desempeño de otras aplicaciones.

Mayor solidez en recuperación de operaciones: se facilita la confi guración de ambientes redundantes de recuperación

rápida de operaciones en caso de un desastre o falla. Se apoya en la automatización del respaldo, la replicación y el movi-miento rápido de cargas de trabajos entre servidores, estacio-nes de trabajo y aplicaciones.

Reducción en pruebas de compatibilidad: al proporcionar aplicaciones virtualizadas disponibles por demanda a las estaciones de trabajo, se reducen los confl ictos entre aplicaciones. Se reduce el nivel de pruebas de regresión, requeridas antes de la puesta en marcha de aplicacio-nes.

Soporte para aplicaciones antiguas: las aplicaciones que sólo pueden correr en sistemas operativos anteriores u obso-letos es posible que lo hagan en hardware más recientes sin necesidad de arreglos o actualizaciones de código.

Mantenimiento efi ciente de servidores: se puede des-plazar la carga de trabajo entre servidores con un impacto reducido en la continuidad de operaciones para efectuar el mantenimiento a los servidores físicos.

Asignación granular de recursos: cando aumenta la carga de trabajo, pueden asignarse más recursos sin que ello impli-que o esté atado directamente a la adquisición adicional de hardware. La asignación de recursos puede ser inmediata y, en algunos casos, dinámica.

Reducción de la complejidad: se pueden utilizar herra-mientas de administración de recursos físicos para reducir la complejidad del sistema y estructurar los cambios a la infra-estructura.

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Solucionesempresariales

Cómo reducir la complejidad y lograr una mayor agilidad con

System Center

Los departamentos Tecnología de Información (TI) empresariales necesitan soluciones que soporten el monitoreo del desempeño y disponibilidad, actua-lizaciones de software e implementación, almace-

namiento de datos y recuperación, manejo de problemas, administración de la capacidad, reporte TI y manejo de operaciones. La familia System Center abarca soluciones de administración TI que se adaptan a todas estas nece-sidades soportando el crecimiento de una infraestructura dinámica, en el ciclo de operación de sistemas actuales compuesto por la optimización, operación, soporte y cam-bio (ver gráfi ca) de los mismos los productos de la familia System Center que está compuesta por:

System Center Operations ManagerMicrosoft System Center Operations Manager 2007 (co-

nocido anteriormente como Microsoft Operations Manager), le proporciona una visión general y comprensiva de la salud de su ambiente TI. Operations Manager 2007 es la solución

de software que proporciona un ambiente fácil de utilizar que rastrea miles de eventos y monitorea el desempeño a través de cientos de sistemas operativos y aplicaciones.

System Center Confi guration ManagerMicrosoft System Center Confi guration Manager

2007 (conocido anteriormente como Microsoft System Management Server) conduce la productividad y efi cien-cia TI al reducir las tareas manuales y permitirle a usted enfocarse en los proyectos de alto valor, maximizar las inversiones de hardware y software, además de facultar la productividad de usuario fi nal con el software correc-to en el momento correcto. Confi guration Manager 2007 contribuye a un departamento TI más efectivo al permitir una implementación de sistema operativo y aplicaciones segura y escalable, manejo de la confi guración deseada, mejorar el sistema de seguridad y proporcionar una ad-ministración de activos comprensiva de servidores, equi-pos de escritorio y dispositivos móviles.

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System Center Data Protection ManagerHacer copias de seguridad de datos en discos

proporciona la forma más rápida de recuperar datos que han sido perdidos como resulta-do del error de un usuario o corrupción del software o hardware. Microsoft Sys-tem Center Data Protection Manager 2006 optimiza y acelera las copias de seguridad y recuperación basa-da en disco, entrega protección de datos consistente y aumenta las efi ciencias operativas de su orga-nización TI.

System Center EssentialsLos problemas relacionados

con la administración TI son un punto doloroso y consistente para la mayoría de los negocios de tamaño mediano que con frecuencia enfrentan retos similares a los de empresas más grandes. Y para manejar estos problemas, muchas organizaciones utilizan múltiples aplicaciones o procesos manuales, en lugar de una sola herramienta de administración comprensiva. Con frecuencia, estas herramientas no se ajustan a las necesidades exactas de los negocios de tamaño mediano y, en cambio, son demasiado comple-jas o muy estrechas en alcance. Microsoft System Center Essentials 2007 es una solución de administración uni-ficada y proactiva que le permite a los profesionales TI en su organización de tamaño mediano asegurar, actua-lizar, monitorear, diagnosticar y reparar de forma más eficiente su ambiente TI.

System Center Virtual Machine ManagerMicrosoft System Center Virtual Machine Manager

2007 es una aplicación de administración independiente para un centro de datos virtual. Virtual Machine Manager 2007 aumenta el uso del servidor físico, le permite mane-jar su infraestructura de forma central y virtual, además, le deja tanto al administrador como a los usuarios fi nales aprovisionar nuevos equipos virtuales.

System Center Capacity PlannerMicrosoft System Center Capacity Planner 2006 es

una solución de planeación de capacidad preimplemen-tación que proporciona la guía de la mejor práctica, co-nocimiento específi co del hardware y planeación del es-cenario “qué ocurriría si”. Le ayuda a tomar decisiones de arquitectura sólida a medida que planea implementar Exchange Server o Operations Manager.

Si le gustaría ver una demostración de la familia de System Center llame a su ejecutivo de cuenta al 5267 2112de System Center cuenta al 5267 2112

Microsoft System Center, nombre código “Service Desk”

Una función clave de la administración del servicio TI es el escritorio de servicio. El escritorio de servicio proporciona un punto de contacto donde las personas interactúan con los servicios TI para resolver problemas. El escritorio de servicio también proporciona la admi-nistración de una organización con visibilidad en el des-empeño general del ambiente TI a través de reportes y tableros de instrumentos.

Así, con este grupo de soluciones diseñadas para cu-brir las diferentes necesidades para soportar una infra-estructura dinámica donde, el manejo de la administra-ción está basado en un sistema proactivo y predictivo que permite a los departamentos de tecnología dar un paso para ser un activo para la organización y fortalecer la dis-ponibilidad de los sistemas que soportan los procesos de negocio de la organización.

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Las empresas, hoy en día, en su afán por ser exi-tosas, tienen que dejar de ver la tecnología como un gasto innecesario y empezar a que forme parte fundamental de su estrategia de negocio. El entor-

no competitivo, en cualquier sector, obliga a que los ne-gocios busquen nuevas formas de distinguirse dentro de su mercado y obtener las mayores ganancias posibles con la menor cantidad de recursos involucrados. Si hablamos de pequeñas y medianas empresas, es necesario decir que su existencia depende de que operen y administren sus procesos diarios de una manera efi caz y reduzcan los márgenes de error al mínimo. Una buena forma de ha-cerlo es teniendo su información integrada en una sola plataforma tecnológica.

¿Cuántas veces usted ha detectado que datos vitales para la operación de un negocio se obtienen de manera tardía o son poco confiables? En las pymes, las áreas de la organización deben funcionar de manera enlaza-da para compartir recursos que les permitan trabajar ordenadamente a fin de seguir la ruta marcada por los directivos. Desconocer información crítica del negocio repercute en dinero y tiempo perdido. Cuentas por pa-gar o por cobrar, manejo de nómina, cartera vencida, inventarios al día y puntos de venta son sólo algunos aspectos a los que se les debe dar seguimiento puntual, de lo contrario, el resultado es una empresa dispersa y deficiente. Tener estos datos de manera aislada deriva en la realización de doble trabajo, manejo indisciplinado de

Intelisis tiene todo lo que necesita sin importar su giro o tamaño

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Conozca más sobre Intelisis y descubra por qué durante 22 años ha sido líder de tI en México y Latinoamérica.http://www.intelisis.com

por qué durante 22 años ha sido líder de tI en México y Latinoamérica.

recursos y desperdicio de tiempo y personal. Todo esto es un signo inequívoco de que la empresa debe pensar en buscar una herramienta tecnológica acorde con sus necesidades.

Intelisis pone en manos de sus clientes, de cualquier giro y tamaño, un ERP (Enterprise Resource Planning) que integra la información de la empresa. De esta ma-nera, el usuario puede trabajar con datos de otras áreas sabiendo que son actuales y veraces y, así, efectuar sus procesos de manera adecuada. Cada proceso hecho en Intelisis tiene una respuesta automática, es decir, al rea-lizar uno se afecta otro, por lo que nunca se pierde el rastro de una operación ni se obtiene información du-dosa o poco verificable. Con un solo clic, usted obtiene la información de cualquier área de su negocio con una visión de 360°, que le permitirá tomar decisiones opor-tunas. Intelisis ERP significa dejar atrás la época en que se desconocía cuánto se había vendido en el día, a qué proveedores se les debe o cuánto inventario se tiene en bodega. Todo lo anterior se traduce, al final del día, en una toma de decisiones acertada, basada no en intuición o en pronósticos errados, sino en datos concretos y rea-

les. Recordemos que nunca sabremos de lo que nos están hablando hasta que lo plasmamos en hechos y números.

Las empresas que manejan diversos procesos que re-quieren interacción entre ellos (facturación, pagos, esta-dos fi nancieros, etc.) se verán benefi ciadas al tener una ventaja competitiva que no tiene precio: información al día y en línea. Dividida en módulos, como puntos de venta, embarques, contabilidad, importaciones, tesore-ría, atención a clientes, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, control de calidad, precios y costos, entre otros, Intelisis es la respuesta a las demandas de los negocios que buscan funcionar efi cazmente y con la tecnología de su lado.

Adicionalmente y con calidad vanguardista, Intelisis integra exitosamente tecnología de punta de Microsoft, como SQL Server, Windows Server, SharePoint y Offi ce, entre muchas otras de sus herramientas, lo cual ayuda a hacer de Intelisis ERP una solución realmente podero-sa, robusta, amigable, integrable, colaboradora y efi caz, brindando así mayores benefi cios a los clientes.

Apoyada en la plataforma tecnológica de Microsoft, Intelisis es un asesor con experiencia en el mundo em-presarial. Esto sirve para detectar no solo lo que la em-presa necesita, sino también los retos y costos asociados a las diferentes opciones tecnológicas.

Cabe señalar que también contamos con el programa de satisfacción total PST, que ofrece soporte en sitio, vía telefónica o remota, para resolver cualquier eventualidad de la solución. Así, nuestros clientes explotan al máximo la herramienta y descubren oportunidades de negocio que nunca habían visto.

Apoyada en la plataforma tecnológica de Microsoft, Intelisis es un asesor con experiencia en el mundo empresarial.

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Para más información visite: http://www.fortia.com.mx Para más información visite: http://www.fortia.com.mx

En la actualidad, cualquier empresa, independiente-mente del tamaño que tenga, está muy comprometi-da en aumentar su productividad, reducir sus costos y ofrecer al mercado servicios de gran calidad. Las

tecnologías de la información constituyen una herramienta fundamental para que las empresas mejoren su efi ciencia y la calidad de sus productos y servicios. Sin embargo, hoy como siempre, el único recurso capaz de marcar diferencia en la empresa continúa siendo el recurso humano. A lo largo de la historia, las personas han sido fundamentales para la crea-ción de ventajas competitivas en las organizaciones.

No obstante, en la actualidad uno de los principales pro-blemas a los que se enfrentan las organizaciones es la falta de personal con conocimientos técnicos, habilidades y compe-tencias adecuadas a la organización. Esto, sin duda, constitu-ye un verdadero dolor de cabeza para las empresas, ya que, si el principal recurso para marcar diferencia en el mercado y aportar mayor valor a los clientes lo constituyen las personas y como organización no se cuenta con la capacidad de atraer, desarrollar y mantener al personal con los conocimientos adecuados para generar esas diferencias, entonces estamos en difi cultades. Las organizaciones compiten a través de las per-sonas y las empresas exitosas serán las que efectúen mejor la selección y la acumulación de los conocimientos de su gente.

Como mencionamos al inicio del artículo, la tecnología de información resulta fundamental para ayudar a las orga-nizaciones. En este caso resulta crítico administrar el talen-to humano de las mismas, desde las siguientes perspectivas: planear estructuradamente los recursos humanos; desarrollar el talento que la organización requiere y, fi nalmente, adminis-trar el recurso humano en todos sus aspectos a fi n de buscar a toda costa la permanencia del talento en la organización.

Una buena dirección de recursos humanos involucra a toda la línea jerárquica de acuerdo con la estrategia de la em-presa. Considerando esto, Ubiq RH constituye una suite de soluciones de administración del recurso humano que permi-te abarcar todos los niveles de la organización en una adecua-da administración del factor humano cuidando los aspectos que aquí hemos mencionado.

Maximizando la productividad en el nuevo mundo laboral

¿Qué es Ubiq RH? Es la solución web más completa para la administración del factor humano. Combina una serie de herramientas de control, colaboración y estrategia para brin-dar soluciones integrales al área de recursos humanos. La integración entre todas estas herramientas le ayuda a su or-ganización a atraer al personal adecuado y desarrollarlo con-siderando los intereses y objetivos estratégicos de la empresa y estableciendo las condiciones necesarias para conservarlo con base en una excelente gestión del capital humano.

Herramientas de Ubiq RH• Arquitecturaorganizacional• Reclutamientoyseleccióndepersonal• Inventariodepersonal• Administracióndetalento• Capacitaciónydesarrollo• Evaluacióndepersonal• Desempeño• 360º

• EmployeSelfServices(portaldelcolaborador)• Climalaboral• Compensacionesybeneficios• Presupuestosdepersonal• Nómina• Serviciomédico• Seguridadehigiene• Sistemadeinformaciónejecutivo

l

18softnews



Se ha convertido en un verdadero reto para las empre-sas del ámbito farmacéutico controlar y manejar sus operaciones internas, aún más para aquellas que ya han alcanzado un tamaño lo sufi cientemente grande

que les lleva a generar diariamente cientos de datos de sus almacenes, tiendas, códigos y cadenas.

El control de inventarios, proveedores y puntos de ventas compartidos ha llegado a determinar el éxito o el fracaso de estas empresas que diariamente se esfuerzan por crecer en el mercado.

Muchas farmacias nunca han utilizado bases de datos para almacenar el historial de medicamentos comprados por cada paciente. El nombre y referencia de cada medicamento es anotado en una pequeña fi cha de papel y el resto de pro-cesos de gestión también se realiza de forma manual; en un cuaderno anotan las fechas de caducidad de los fármacos y comprueban la veracidad del registro dos veces al año.

El uso de sistemas de información en esta industria ha aumentado considerablemente y esto ha venido a generar una reducción de costos y una mejora en el servicio al cliente y a reducir casi a cero el error humano.

Los sistemas de información tienen la característica de controlar de manera automática procesos que normalmente requieren mucho tiempo y son difíciles de manejar con exac-titud, sobre todo en empresas medianas y grandes en las que se crean grandes cantidades de datos diariamente.

Al tener una base de datos de medicamentos y clientes, se facilita la creación de promociones y ofertas en los distintos puntos de venta.

El sistema Pharmacy Soft es uno de los softwares líderes en el mercado nacional gracias a las características y benefi -cios que proporciona el mismo, entre los cuales se encuentra estar hecho sobre plataforma Microsoft con el respaldado de una base de datos SQL Server.

Entre los múltiples atributos, se destaca el control centra-lizado de las sucursales, almacenes, proveedores, venta a do-micilio, traspaso entre tiendas y el hecho de contar con toda la información en línea para consulta en cualquier lugar.

Este sistema, desarrollado por la compañía Bisoft desde hace aproximadamente 14 años, ha resuelto y encaminado los procesos de más de 660 farmacias mexicanas.

Para más información, visite:http://www.pharmacysoft.com.mxhttp://www.bisoft.com.mxhttp://www.pharmacysoft.com.mxhttp://www.bisoft.com.mx

ParmacySoft, una solución empresarial

softnews


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Seguridad

seguridad de la Información: el dolor de cabeza de las organizaciones

Forrester Research Inc. acaba de publicar un

artículo titulado “Calculating The Cost Of A

Security Breach”, que contiene información

realmente impactante. En este reporte,

Forrester indica que hasta el día de hoy ha

sido muy difícil lograr un acuerdo de los

costos de una brecha de seguridad; así,

por ejemplo, el Departamento de Justicia

de los Estados Unidos estimó que el costo

promedio de los incidentes de seguridad

en 2007 fue de aproximadamente US$1,5

millones; en tanto que para el FBI éste fue

de sólo US$167.000. Por su parte, el Instituto

Ponemon, en un estudio realizado durante

2007 en EE.UU., llegó a una cifra promedio de

US$4,8 millones. Sea cual sea la cifra real, hay

que admitir que los costos de una brecha de

seguridad, defi nitivamente, son sumamente

altos no solo en el impacto fi nanciero

directo que pueden tener para el negocio,

sino también en el de los costos indirectos,

como imagen, confi anza, credibilidad,

etc., que pueden afectar seriamente a una

organización.

Por esta razón, Forrester, en su estudio, trata de defi -nir una forma que permita cuantifi car el costo po-tencial que podría tener una brecha de seguridad, para lo cual se basa en el precedente que se sentó en

los Estados Unidos cuando la empresa ChoicePoint1 llegó a un acuerdo con la Federal Trade Commission para pagar una indemnización de cinco millones de dólares por la pérdida de 168.000 registros, lo que da una tasa de US$30 por registro, lo cual se considera en la actualidad como costo por pérdida de cada registro.

1. El costo total del acuerdo de ChoicePoint con la FTC fue de 10 millones de dólares.

20softnews


Seguridad

Compañía A Compañía B Compañía C Brecha Leve en Brecha Leve en Brecha Leve en una industria no una industria una industria regulada regulada muy regulada

Descubrimiento ,notifi cación y respuesta

Pérdida de productividad de los empleados

Costos de oportunidad

Multas de la autoridad regulatoria

Restitución

Requerimientos adicionales de seguridad y auditoría

Otros impactos

Costos total por registro

Consejo legal externo, notifi cación por correo, llamadas, call center y ofertas de productos con descuentos

Empleados que se tienen que distraer de sus tareas para realizar otras emergentes

Pérdida de clientes y difi cultad en captar nuevos clientes

FTC, PCI, SOX

Las cortes civiles pueden exigir que se ponga este dinero como un fondo de garantía en caso de que se descubran brechas

Los requerimientos de seguridad y auditoría se pueden incrementar como resultado de la brecha

Costo de reemplazar las tarjetas de crédito. Multas si un fraude es ligado a una brecha

$50

$20

$20

$0

$0

$0

$0

$90

$50

$25

$50

$25

$0

$5

$0

$155

Forrester Research.incCálculo del costo de una Brecha de Seguridad

Abril 2007. Por Khalid Karlt

Costo por registro

©2007, Forrester Research, Inc. All right reserved. Forrester, Forrester Wave, Role Wave, Technographics, and Total Economic Impact are tredemarks of Forrester Research, Inc. All other trademarks are the propety of their respective companies. Forrester clients may make one attributed copy of slide of each fi gure contained herein. Additional reproduction is strictly prohibited. For additional reproduction rights and usage information, go to www.forrester.com. Information is based is bases on best available resource. Opinions refl ect judgment at the time and are subject to change.

Figura 1: Cálculo del costo de una brecha de seguridad

Categoría Descripción

$50

$30

$100

$60

$30

$10

$25

$305

En el cuadro anterior se desglosan los principales fac-tores que Forrester considera que afectan el costo total que puede tener una brecha de seguridad por cada registro que se vea comprometido. Como se puede apreciar, el costo por registro varía de 90 a 305 dólares. Si tomamos en cuenta que cuando un atacante logra aprovechar una brecha de seguri-dad usualmente tiene acceso a cientos de miles de registros2. Así, es fácil darse cuenta de los gravísimos impactos que pue-de tener para una organización una brecha de seguridad.

Pero, ¿por qué existen estas brechas de seguridad? De acuerdo con un estudio de Gartner, publicado en marzo de 2007, las 10 razones principales son:

2. Uno de los últimos incidentes graves fue el robo de la información de 40 millones de tarjetas de crédito de la empresa CardSystems. Para más informa-ción ver http://www.msnbc.msn.com/id/8629796/

1. La seguridad se toma en cuenta tardíamente. 2. No se involucra en los equipos de trabajo expertos capa-

citados en seguridad para el diseño e implementación. 3. No se permiten revisiones externas independientes o

no se han implementado las recomendaciones que son resultado de estas revisiones.

4. Se confía en que los administradores y usuarios fi nales “hagan las cosas correctas”.

5. Se confía en que los atacantes no conocen los mecanismos de seguridad de los productos de seguridad utilizados o los secretos de administración de estos productos.

6. Las interfaces de usuarios y de administración no están separadas física y lógicamente.

7. Se permite que los administradores y los usuarios usen el nivel mínimo de seguridad por defecto.

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Seguridad

Gestión de proyectos

Gestión de redes

Arquitectura de infraestructura

Habilidades en EA y diseño

Habilidades en procesos de negocios

Gestión de riesgos

Apoyo en el paqueteo de aplicaciones

Gestión de cambios

Legado de programación

Tecnología emergente y R&D

Gestión fi nanciera

Gestión de TI HR

Gestión de servicios

Gestión en el mantenimiento de aplicaciones

Manejo de fuentes y vendedores

Gestión de cuentas

31%

26%

26%

25%

24%

19%

14%

13%

12%

11%

11%

11%

11%

10%

10%

10%

6%

Gente

Defi nición de políticas

Aplicación

Monitoreo y respuesta

Medidas y reportes

Tecnología Proceso

Para conocer más información, visite:http://www.microsoft.com/latam/seguridad/Para conocer más información, visite:http://www.microsoft.com/latam/seguridad/

8. Los productos utilizados no tienen una adecuada resistencia física a los ataques o no dejan al menos evidencia de estos.

9. Los productos dependen de un sistema operativo es-tándar que es instalado con las opciones por defecto y, por tanto, no ha sido asegurado.

10. Los productos de misión crítica no ofrecen evidencia con-fi able y verifi cable de un proceso de validación y de inte-gridad transaccional para todos los usuarios del sistema.

Por esto, en la actualidad, de acuerdo con un estudio pu-blicado el mes de marzo de este año por Forrester Research, las empresas de Estados Unidos están contratando nuevo per-sonal o capacitando al que tienen en las habilidades descritas en la fi gura 2: Prioridades de contratación y capacitación para TI en 2008, entre las cuales seguridad es la principal.

Figura 2: Prioridades de contratación y capacitación para TI en 2008

Por todas estas razones es imprescindible que las orga-nizaciones modernas adopten una estrategia de seguridad consistente, que forme parte de los criterios de diseño de sus nuevos productos y que se prevean desde un inicio todas las interacciones entre los tres factores críticos que infl uyen en la seguridad de información: tecnología, procesos y per-sonas.

En consecuencia, se han defi nido varias propuestas de modelos de referencia del manejo de la seguridad de infor-mación, como la que se muestra en la fi gura 3: Modelo de seguridad de información, de Forrester Research, publicada en enero del presente año.

Figura 3: Modelo de seguridad de información

En este tipo de marcos de referencia, la adopción de estándares como el ISO17799 o COBIT, que son las principales guías, permitirá a las organizaciones alcan-zar los niveles de seguridad esperados por los usuarios y socios de negocio y que posibilitarán la computación confiable, cuyo concepto fue lanzado por Bill Gates hace casi cinco años.

Por ello Microsoft ofrece a sus clientes una estrategia sólida de seguridad que ayuda a reforzar de manera sóli-da el componente tecnológico de esta estrategia para que nuestros clientes puedan transitar por las tres fases que consideramos básicas para alcanzar un nivel de seguridad que permita una operación normal.

Estas tres fases son:1. ¿Está seguro? Toda organización que no nació con el

criterio de seguridad debe partir de esta pregunta para encontrar sus principales brechas, ya sea en sus com-ponentes tecnológicos, procesos o personas.

2. Sea seguro: es el siguiente paso que deben dar las orga-nizaciones para cerrar las brechas más críticas y alcan-zar un nivel de seguridad compatible con sus necesida-des internas o las normas reguladoras que pueden regir cada negocio.

3. Manténgase seguro: es el componente que permitirá que una organización vaya mitigando, en el día a día, las nuevas amenazas que pueden surgir en el hostil mundo interconectado de la internet.

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Opinión ejecutiva

Tan solo el 34% de los ejecutivos en el país saben decir no. Los demás dicen sí a todo porque tienen miedo o porque en realidad no saben lo que deben hacer. Decir sí a todo hace que se complique el día

y se quede mal con muchas personas, principalmente con uno mismo y con el balance de vida que buscamos. Decir sí nos puede alejar de los objetivos estratégicos y trabajar en los imprevistos o urgencias de otros que, al fi nal del día, no apuntan hacia los resultados clave de éxito.

Muchos colaboradores e incluso los jefes, por su pobre planeación, entregan “papas calientes” a otros con el objetivo de que los ayuden a salir de algún problema y, como nadie dice “no”, esto se convierte en costumbre, lo que sigue ali-mentando la mala planeación.

Decir no es un arte que pocos dominan. Lo que preten-demos compartir en este artículo son algunos de los puntos

El dolor del ejecutivo moderno (i-worker*)

El arte de saber decir no

medulares que se deben tener en cuenta para poder aprender a decir no, pero con los argumentos que se requieren para ello.

• Objetivos claros: si sus objetivos profesionales y perso-nales están claros, por escrito y los tiene bien desmenu-zados en el tiempo, podrá, entonces, programarlos como citas, tareas, delegaciones o juntas de seguimiento. Así trabajará en lo importante. Si sus objetivos están planea-dos e identifi cados como tal, al no trabajar en ellos se aleja de lo que es estratégico y se ocupará de lo que no es importante. Al fi nal de un período de tiempo, tendrá que dar explicaciones y sacar pretextos por no haberlos alcanzado. Cuando se olvidan los objetivos, llegará el día en que tendrá que ocuparse en ellos a marchas forzadas con un alto nivel de estrés y pocas horas de sueño y el

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precio que pagará por alcanzarlos será muy alto. Hay una sentencia que dice: “El que no planea, planea para fallar”.

• Todos manejan citas o reuniones: éstas deben estar aco-tadas en el tiempo, con hora de inicio y finalización. Se deben respetar ambos horarios y para cada una de ellas ha de tenerse un objetivo claro y un entregable de la mis-ma cuando se termine. Si no hay claridad se divagará y al final no se tendrá una idea clara de haber hecho lo indicado.

• En el plan del día debe de existir un espacio para im-previstos. Se trata de un lapso sin programación, pero que será llenado por juntas de última hora, visitas ines-peradas, teléfono/celular, lectura del correo electrónico, clientes internos o externos, el jefe, asuntos personales, etc. Depende mucho de la función que desempeñe el eje-cutivo y la época del año, pero un par de horas es un buen estándar para planear en este importante rubro, el mismo que recomendamos no olvidar y dejar de pensar en él.

• Para un buen balance de vida debe quedar clara la hora de salida. Es muy difícil que un ejecutivo se retire de la oficina a la hora definida; siempre se le dedica más tiempo al trabajo, pero una hora razonable para suspen-der labores ha de quedar acotada y será un elemento de motivación/presión en el propósito de organizarse mejor y definir cuándo es adecuado cambiar de actividad para el tan deseado balance de vida.

• Hay muchas tareas que hacer en un día normal de traba-jo: personales o profesionales, tácticas o estratégicas, de-legaciones, etc. La lista de tareas debe ser clara, concreta y con tres niveles de prioridad: alta, normal o baja. En cada una de ellas se ha de estimar un tiempo de realiza-ción. La suma de todas las tareas no puede exceder del poco espacio que quede libre en el día.

Es normal que la lista de tareas ocupe más tiempo del que en realidad se tiene para trabajarlas; entonces es el mo-mento de empezar a tomar decisiones importantes, como cancelar alguna reunión, postergar determinadas tareas (las de menor prioridad o importancia), delegar, decidir salir más tarde o comer más rápido. Para temas nuevos y no planeados en el día, es posible decir no. Muchos ejecutivos lo primero que quitan o reducen es el tiempo para imprevistos. Actuar de esta manera es no ser realista, ya que al final del día los imprevistos son muchos y es muy complejo evitarlos. Es me-jor aprender a planearlos y tener la capacidad de lidiar con ellos.

Decir no cuando se tienen los argumentos a la mano dará una credibilidad muy oportuna, tendrá elementos de nego-ciación y al final del día podrá ir a casa con la sensación de haber conseguido lo que en realidad había planeado. Una planeación hecha con mucho esmero puede tirarse a la basu-

EduardoGarcíaMartínez director de Expertia-Team Solutions, empresa de consul-toría y entrenamiento dedicada a mejorar e incrementar la

productividad y gestión en Outlook de Microsoft. Información: [email protected], www.expertia.com.mx. Teléfono: 01 33 3632-0371

ra con un solo imprevisto de mucha urgencia e importancia, pero cuando menos se tendrá una idea clara de lo que dejará de hacer y el resultado que esto le puede traer.

Lo que he descrito luce fácil de hacer, pero es bastante complejo y retador. El nivel de estrés puede subir mucho en el día, cuando se da cuenta que trabaja y trabaja, pero no avanza.

Si nunca ha dicho no y es la primera vez que lo hace con su jefe, colaborador, cliente o incluso con la familia, segu-ramente tendrá un sentimiento de culpabilidad, le sonará negativo, lo verá mal, le dará pena, etc. Pero será honesto y esta actitud será más apreciada en el tiempo al no quedar mal con las personas de su entorno.

Recientemente he estado en contacto con ejecutivos en empresas que tienen cargas de trabajo muy fuertes: hay me-nos gente haciendo más cosas; los objetivos son cada vez más retadores; hay más competencia; los jefes imponen presiones de trabajo constante; aumenta el número de juntas, etc. Ésta es una realidad muy cruda y creo que esto llegó para que-darse y puede empeorarse en el mediano plazo. Pero es más realista saber que el día tiene tan solo 24 horas y 7 u 8 de és-tas se consumen en dormir, otras más en comer y transporte y las pocas que quedan en lo que tenemos que hacer.

Hay una regla muy válida en la gestión del día; se llama de Pareto 80/20. El 20% de sus actividades le dará el 80% de sus resultados, lo que podrá dejarle, si se concentra en las importantes y estratégicas, decir no y será totalmente válido y aceptable.

Firmemente creo que una herramienta excelente para aterrizar todo lo que he mencionado es Outlook. Si se ex-plotan en toda su capacidad (calendario, tareas, delegación y una buena administración de la bandeja de entrada), será una guía de gestión diaria muy importante. Outlook es una herramienta que trabaja las 24 horas: no se cansa, siempre está de buenas y no olvida nada (siempre y cuando se ali-mente bien). Seguramente ya lo tiene instalado, sólo hay que sacarle el juego que ofrece y su vida ejecutiva de gestión, así como la personal, cambiará en una forma muy favorable e importante.

Sería muy agradable para un servidor saber sus retos de gestión que tiene por delante para ayudar a tratar de resol-verlos.

24softnews


Opinión ejecutiva

Cuando trabajo con clientes en mi práctica de pro-ductividad profesional, la primera pregunta que les hago es: “¿Qué les está impidiendo ser más productivos?”. Las respuestas son casi siempre las

mismas.

En este artículo le echaremos una ojeada a cada una de es-tas creencias y veremos cómo usted puede darles la vuelta.

1. Hay demasiada información que me llega muy rápido

Creencia: mi correo electrónico me está abrumando. No puedo lidiar con ello.

Realidad: la cantidad de información que le llega a su di-rección electrónica no es el problema. La difi culta radica en la forma como procesa y organiza ese volumen de mensajes. Aprender cómo manejar mejor sus correos electrónicos utili-zando las ‘4 D para tomar decisiones’, de McGhee Productivity Solutions, transformará esta creencia.

Cada año recibimos más datos de un arsenal siempre mayor de aparatos (computador, celular, etc.), los cuales están cada vez en más lugares. Si usted no tiene cuidado, la cantidad de datos comenzará a dirigirlo en vez de que sea usted quién se dirija a sí mismo. Aprenda a controlar la bandeja de entrada de su dirección electrónica. Cuando lo haga, podrá reducir el número de mensajes en su bandeja de entrada en un ochenta por ciento.

2. Necesito guardar todoCreencia: tengo que guardarlo todo ¡porque nunca se sabe

cuándo puedo necesitarlo!Realidad: de acuerdo, prepárese. En promedio, los clientes

con los que trabajamos se deshacen del cincuenta por ciento de su información almacenada, sin ramifi caciones. Se sienten más ligeros y más felices, y tienen más tiempo. De tal forma, si usted es un “guardador” (y ustedes saben bien quiénes son), agárrese fuertemente. Por lo general, los “guardadores son una casta or-gullosa y experimentada”. No hay nada más gratifi cante que ser el único que tiene un archivo que ningún otro puede encontrar.

Cinco creencias que limitan la productividad y cómo superarlas

Justifi can toda su “archivadera” y sus esfuerzos para guardarlo todo. Si usted es un “guardador”, puede que se reconozca en una de estas declaraciones:

• “Una vez salí negativamente afectado cuando no conseguí un documento importante. Ahora tengo miedo de dejar ir la información”.

• “Deseo justifi car las decisiones que tomo, así que guardo todo”.

• “Si mis sistemas fallan, quiero tener una reserva de la infor-mación”.

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• “Me sentí tan bien cuando ninguno otro podía encontrar ‘ese documento’. Como resultado, decidí guardar todo para poder continuar siendo útil”.En cierto punto usted tomó una decisión sobre guardar toda

su información. Esa determinación lo ha estado conduciendo des-de entonces, pero puede no ser apropiado en su situación actual.

La verdad es que la mayoría de la gente usa solamente el quince por ciento de lo que archiva y el restante 85% resul-ta ineficaz. En nuestra página podrá leer acerca de métodos efectivos para almacenar información. Al tener claro qué es útil y eliminar el resto, podrá reducir el tiempo que utiliza

archivando, hacer más fácil encontrar lo que guardó y aho-rrar tiempo y energía valiosos que puede dirigir a tareas más significativas.

3. Ser organizado obstaculiza mi libertad y creatividad

Creencia:ser organizado estorba mi creatividad y allí no hay espontaneidad.

Realidad: la organización realmente fomenta y apoya la creatividad y espontaneidad. Usted puede encontrar que su creatividad es interrumpida por la inundación de pensamientos que le recuerdan sus asuntos pendientes. Por ejemplo:

• Llamar a Kevin para su cumpleaños.• Repasar la hoja de balance de la empresa.• Hacer la revisión del PowerPoint.• Decidir qué le voy a comprar para el Día de San Valentín.

Imagínese que puede despejar su mente de todas estas listas al transferirlas a Outlook de Microsoft Office. Esto es posible al poner su lista de quehaceres en el Panel de Tareas. Así creará el espacio para las nuevas ideas y el pensamiento creativo. La des-organización también sofoca su creatividad. Imagine que usted es artista y decide pintar los colores del otoño de Colorado, en Aspen. Conduce por tres horas y media de Denver a Aspen para encontrar el punto perfecto. Cuando llega, se da cuenta que ha olvidado empacar sus pinceles. ¡Esa circunstancia dificulta su creatividad! La preparación apoya la creatividad.

Puede ser frustrante tener un calendario saturado, sin es-pacios de tiempo para ser espontáneo. Sin embargo, si planifica con antelación, puede crear bloques de tiempo libres, que le dan más libertad para hacer algo que se le antoje en ese mo-mento.

Para evitar las distracciones y controlar los asuntos pen-dientes en su vida, le recomiendo que instale un sistema de ad-ministración integrado (IMS, por sus siglas en inglés). Un IMS le da una metodología para almacenar la información de refe-rencia, transformar la información de acción en tareas y progra-mar trabajos en su calendario. Después de que haya instalado su IMS, se dará cuenta de que este sistema apoya su creatividad y espontaneidad. Lo mejor de todo es saber que puede cerrar su sistema, con la certeza de que todo está bajo control y cuidado. ¡Así que usted se puede relajar y soltarlo!

Para más información sobre el Sistema de Administración Integrado de MPS, lea el libro “Take Back Your Life! Using Mi-crosoft Outlook to Get Organized and Stay Organized”.

4. ¡No alcanzan las horas del día!Creencia: simplemente no tengo tiempo para hacer todo lo

que quiero.Realidad: el tiempo no es el problema. El problema es deci-

dir qué puede hacer dado el tiempo que usted tiene.Como usted sabe, manejar su tiempo olímpicamente no

creará más horas en el día. Todos tenemos las mismas 24 horas;

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así que el tema no tiene que ver con manejar tiempo. Más bien, es organizar lo que usted puede hacer con el tiempo que tiene. Usted no puede hacerlo todo, simplemente llevará a cabo lo que tenga cabida en su calendario.

Si usted guarda sus listas de pendientes/tareas en múltiples lugares –en su dirección electrónica, en un calendario, en papeli-tos, en una hoja de balance de Excel, en su cabeza y en la libreta de papel–, le recomendamos que considere centralizar todos sus trabajos por hacer en el Panel de Tareas de Outlook. Esto hará más fácil agrupar y dar la prioridad a esta lista. Luego, necesitará programar sus tareas en su calendario de Outlook para así tener claro lo que puede efectuar o no. Para comenzar, ponga sus ele-mentos pendientes en su lista de tareas de Outlook.

Al soltar las tareas al tiempo, que tiene disponible en su agenda, se dará cuenta de inmediato si está muy comprometido y, en algunos casos, podrá reorganizar sus compromisos.

5. Se requiere demasiado tiempo para ser productivo

Creencia:No tengo el tiempo para armar un sistema. Hay demasiadas cosas para hacer.

Realidad: Usted puede ahorrar entre una y dos horas dia-rias usando un sistema de administración integrado; así que el retorno por la inversión es signifi cativo.

Aquí, algunas estadísticas interesantes: en promedio, la gente con la que trabajamos pasa de dos a tres horas por día consultando su correo electrónico y 60 minutos más buscan-do y archivando información. Después de crear un sistema de administración integrado, ocupa entre una y dos horas diarias trabajando en sus mensajes electrónicos y 10 minutos más en el proceso de selección y archivo. ¡Esto signifi ca un ahorro de casi dos horas diarias, o aproximadamente 12 semanas al año! El fondo del tema es que usted no puede permitirse no crear un sistema de administración integrado efi caz.

Destine un momento y considere el tiempo que usted pasa:

• Buscando y archivando información.• Escribiendo una lista de tareas y después reescribiéndola

una semana más tarde en otra lista y luego en una más.• Abriendo correos electrónicos, leyendo los mensajes, ce-

rrando la dirección electrónica y después volviendo a la misma para leerlos otra vez a la mañana siguiente.

• Yendo al almacén para darse cuenta de que no sabe cuál es el modelo que necesita comprar.

Estos son, justo, algunos ejemplos de como perdemos tiem-po por no tener un sistema de administración integrado que nos ayude a recordar qué, dónde y cuándo. Tómese un tiempo para crear su sistema. Usted lo vale y no se puede dar el lujo de no hacerlo.

• Cree una lista de tareas para ver todos los compromisos que tiene.

• Entonces, arrastre sus tareas sobre su calendario de Outlook.• Si usted hace clic (usando el botón derecho del ratón) sobre

una tarea y la arrastra al calendario, podrá decidir si la mue-ve o la copia como elemento anexo, con todos los detalles intactos.

• Veatodaslastareasensucalendario.

Sally McGheeEs una líder del pensamiento e innovadora reconocida en el campo de la gerencia de la productividad. Sally McGhee ha en-trenado a millares de personas en el ambiente corporativo. Tiene más de 25 años de experiencia como consultora y entrenadora ejecutiva. Es fundadora y gerente general de McGhee Productiv-ity Solutions. Su libro “Take Back Your Life!: Using Microsoft Offi ce Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized” se puede consultar en línea.

www.mcgheeproductivity.coml

Opinión ejecutiva

el Centro ejecutivo Microsoft es un

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usted y su empresa, en el que podrá

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