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*2016500001493* Al responder por favor cítese este número

Radicado No 2016500001493 Medellín, 19/08/2016

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Resolución N° {RADICADO}

“Por medio de la cual se adopta la décima quinta versión del Manual de Calidad para la Contraloría General de Antioquia.

EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA

En ejercicio de sus atribuciones legales y constitucionales, en especial las conferidas por el artículo 267 de la Constitución Política, la Ley 330 de 1996, la Ordenanza 27 de 1998 y el Decreto Ordenanza 1248 del 8 de mayo de 2008, .

CONSIDERANDO

a. Que la Ley 330 de 1996, en su Artículo Segundo establece “Las Contralorías

Departamentales son organismos de carácter técnico, dotadas de autonomía administrativa, presupuestal y contractual”.

b. Que el Decreto Nacional 2145 de 1999, establece en su Artículo 13 que es

responsabilidad de todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol, documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el Plan Corporativo como en los Planes de Acción.

c. Que la documentación de los procesos y procedimientos facilita no sólo el

cumplimiento de las funciones asignadas, sino también el logro de las metas y objetivos establecidos, tanto en el Plan Estratégico Corporativo, como en los Planes de Acción.

d. Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de los

parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la Entidad y propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración Pública frente al ciudadano.

e. Que la Ley 872 y el Decreto Reglamentario 4110 de 2004 mediante el cual se

expide la Norma Técnica de Calidad del Sector Público NTCGP 1000:2009, establecen la obligatoriedad de poner en funcionamiento el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, y en otras entidades prestadoras de servicios, norma que se hizo extensiva a la Contraloría General de Antioquia mediante Ordenanza 24 de 2003.

f. Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo

Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005, proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.



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g. Que el mejoramiento continuo de los procesos hace necesario actualizar el

Manual de Calidad, emitiendo su décima quinta versión.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO:Adoptar la décima quinta versión del Manual de Calidad, el cual hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad, y se describe a continuación:



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CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA

MANUAL DE CALIDAD

Responsable de Aprobación:

Sergio Zuluaga Peña Contralor General de Antioquia

Revisó:

Juan Carlos Peláez Serna, Jefe Oficina Asesora de Planeación

Responsable de Documentación:

Lina Marcela Toro Ruiz, Profesional Universitaria, Patricia Carvajal Vargas, Contralora Auxiliar Oficina Asesora de Planeación

Versión: 15

Código: P04 – M01

Agosto de 2016



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1. SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 2. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 3. CAMPO DE APLICACIÓN

4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4.1 MISIÓN 4.2 VISION 4.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

5. CODIGO DE ÉTICA 5.1 PRINCIPIOS ÉTICOS 5.2 VALORES ÉTICOS 5.3 DIRECTRICES ÉTICAS

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

7. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD 8. INFRAESTRUCTURA

9. CLIENTES

10. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 10.1 POLITICA DE CALIDAD 10.2 OBJETIVOS DE CALIDAD 10.3 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 10.4 ARTICULACIÓN DE PROCESOS Y OBJETIVOS DE CALIDAD 10.5 ENFOQUE DE PROCESOS 10.6 NORMOGRAMA 10.7 CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE LA NTCGP 1000 10.8 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 10.9 CONTROL Y MODIFICACIÓN A LOS DOCUMENTOS DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 10.10 CONTROL Y REGISTROS DE CALIDAD 10.11 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN



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INTRODUCCIÓN

En la actualidad las organizaciones tanto privadas como públicas, se han visto en la obligación de prestar un servicio que sea estandarizado y deba entrar a competir en igualdad de condiciones con el sector privado. Cuando las empresas no cumplen requisitos pierden la oportunidad de ofrecer sus servicios comparativamente con quienes si los cumplen. Para ofrecer un servicio que sea estandarizado y evaluado por organismos expertos en la materia, especialmente a través de Sistemas de Calidad basado en normas técnicas, es necesario fundamentar el sistema de la entidad en la norma establecida con estándares mundiales como es la NTC-ISO9001:2008, la norma Internacional de mayor aceptación y la nacional NTCGP 1000:2009. Es vital para las organizaciones entonces, lograr y mantener una certificación de

ámbito mundial, gestión que está definida con unos estándares en el Modelo

Estándar de Control Interno –MECI-; el cual, a partir de subsistemas, componentes

y elementos evalúa la gestión administrativa. Igualmente el Decreto 1151 de 2008

que da inicio a la Estrategia de Gobierno en Línea, con su objetivo pretende brindar

servicios de la mejor manera con uso adecuado de tecnologías y herramientas

tecnológicas.

Con base en lo anterior, la Contraloría General de Antioquia es consciente de la

importancia de contribuir a la recuperación de la confianza en las entidades públicas

y a partir del año 2.003, inicia su compromiso de prestar un mejor servicio y de

mayor calidad.

Lograr la certificación en calidad implica un Sistema de Gestión Institucional

articulado a la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000, hoy NTC ISO

9001:2008.

OBJETIVO DEL MANUAL:

Proporcionar información sobre el Sistema de Gestión de Calidad, presentado los

elementos que conforman el Sistema, como herramienta para cumplir los Objetivos

Institucionales.

ALCANCE DEL MANUAL:

Da cubrimiento a todos los procesos de la entidad.



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1. SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Actualmente la Contraloría General de Antioquia trabaja por procesos, gran insumo

para el Sistema de Gestión de Calidad, actualmente el sistema tiene 15 procesos

clasificados así:

Cuatro Estratégicos

Cuatro Misionales

Cinco Procesos de Apoyo

Un proceso de Evaluación

Un proceso de Ajuste

La Contraloría quiere llegar más allá y poder prestar servicios más especializados

acordes a las necesidades de los clientes actuales y que satisfagan sus

expectativas.

2. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

A la Contraloría General de Antioquia no le son aplicables los siguientes requisitos: 7.3 Diseño y Desarrollo: Puesto que la Entidad no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce el control fiscal de acuerdo con lo definido en el marco legal y constitucional. 7.5.4, “Propiedad del Cliente”, Puesto que la Entidad no mantiene bajo su Control bienes propiedad de los Clientes. 7.6. “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición”: Puesto que

no utilizamos dispositivos que requieran ser calibrados y que se utilicen con criterios

metrológicos u otros que deban arrojar mediciones.

3. CAMPO DE APLICACIÓN

Administración Departamental de Antioquia, los Municipios de Antioquia en los que no existe Contraloría Municipal, Empresas de Servicios Públicos, Empresas Sociales del Estado, y en general, las entidades del orden Departamental o Municipal que manejen o administren fondos o bienes públicos.



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4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4.1. MISIÓN La Contraloría General de Antioquia ejerce Control Fiscal y Ambiental a las Entidades y particulares que administren recursos públicos del Departamento y sus Municipios con integridad, transparencia y efectividad, fomentando la participación ciudadana en el control social, el buen manejo de los recursos y la protección ambiental con personal competente y motivado, gestión digital y mejoramiento continuo para generar una Mejor Calidad de Vida de los Antioqueños. 4.2. VISIÓN En el 2019, la Contraloría General de Antioquia será líder a nivel nacional por su efectividad en el Control Fiscal y Ambiental, con empoderamiento de la comunidad en el Control Social, obteniendo confianza y credibilidad en los sujetos de control y en la comunidad; alcanzando en las Entidades vigiladas la cultura del buen manejo de los recursos, el mejoramiento continuo en su gestión y el compromiso con la sostenibilidad ambiental como determinante de vida. 4.3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Fiscalizar con objetividad y efectividad el manejo de los recursos públicos

Liderar la Participación de la comunidad en el control.

Fortalecer la Gestión institucional a la excelencia y el autocontrol.

Visibilizar el control fiscal.

5. CÓDIGO DE ÉTICA 5.1 PRINCIPIOS ÉTICOS Los Principios se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Los Principios Éticos son las creencias básicas desde las cuales se erige el Sistema de Valores al que la persona o los grupos se adscriben. Dichas creencias se presentan como postulados que el individuo y el colectivo asumen como las normas rectoras que orientan sus actuaciones y que no son susceptibles de trasgresión o negociación. En la Contraloría General de Antioquia reconocemos y actuamos bajo los siguientes Principios Éticos:



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El principal capital de la Contraloría General de Antioquia es su Recurso

Humano.

Los bienes públicos son sagrados.

La Gestión Pública es Democrática y Participativa.

Todos los Ciudadanos y los Sujetos de Control son iguales frente al ejercicio de la función fiscalizadora.

Los resultados del Ejercicio del Control Fiscal son públicos.

El reconocimiento de los procesos y logros institucionales son fundamentales para el mejoramiento continuo.

5.2. VALORES ÉTICOS Por Valores se entienden aquellas formas de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades nuestras y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. En la Contraloría General de Antioquia reconocemos y actuamos con integridad y disciplina bajo los siguientes valores éticos: Compromiso

Confidencialidad

Honestidad

Justicia

Objetividad

Participación

Respeto

Responsabilidad

Transparencia

Liderazgo

Resilencia

Solidaridad

5.3. DIRECTRICES ÉTICAS Las Directrices son orientaciones acerca de cómo debe relacionarse la Entidad y los servidores públicos con un sistema o grupo de interés específico, para la puesta en práctica del respectivo valor al que hace referencia la directriz.



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Generan coherencia entre los valores definidos y las prácticas de la organización. En la Contraloría General de Antioquia se han definido las siguientes directrices éticas:

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA

Y LA CIUDADANÍA EN GENERAL En la Contraloría General de Antioquia Garantizamos a la Comunidad en general que nuestra labor fiscalizadora, la realizamos conforme a los parámetros establecidos en las normas legales vigentes, promovemos la Participación Ciudadana en el Ejercicio del Control Social, entre otros, con programas como los Contralores Estudiantiles, la Escuela de Líderes y los Auditores Universitarios, protegiendo y salvaguardando los bienes públicos. Todas nuestras actuaciones y decisiones las tomamos imparcialmente, con fundamento en datos y hechos verificables, los cuales, pueden ser controvertidos por los ciudadanos una vez se divulguen los Resultados de la Gestión.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y LOS SERVIDORES PÚBLICOS

En la Contraloría General de Antioquia respetamos y nos comprometemos con nuestros servidores públicos, garantizando las mejores condiciones laborales y de bienestar, promoviendo el talento humano, capacitando a los funcionarios para ampliar sus conocimientos en función de mejorar su desempeño y contribuir así al mejoramiento de la Entidad; de igual forma, tratamos a los servidores con amabilidad y dignidad, escuchamos y consideramos las sugerencias de los mismos, con el propósito de lograr el recíproco compromiso.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y LOS ENTES VIGILADOS

Los servidores públicos de la Contraloría General de Antioquia realizamos el ejercicio del control fiscal con transparencia, integridad, profesionalismo e imparcialidad y aplicamos la norma correspondiente sin excepciones. Fundamentamos en datos y hechos verificables los resultados obtenidos en el desarrollo de nuestras funciones y asumimos ante nuestras actuaciones la responsabilidad correspondiente.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y LAS COMUNIDADES ORGANIZADAS

En la Contraloría General de Antioquia promovemos la participación de las comunidades organizadas por medio de la capacitación en temas afines y permitimos que éstas realicen un efectivo Control Social a la gestión pública.



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Atendemos las inquietudes, denuncias y quejas, protegemos los bienes públicos, actuamos y decidimos de manera imparcial, sin dejarnos influenciar por intereses particulares o políticos. Divulgamos a toda la comunidad el resultado de nuestra Gestión administrativa y del Ejercicio del Control Fiscal.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL

En la Contraloría General de Antioquia comunicamos ampliamente en forma oportuna, completa y veraz, los resultados de nuestra gestión y facilitamos el libre examen por parte de los órganos de control, actuamos para que los resultados obtenidos en el ejercicio de la función fiscalizadora sean verificables y controvertidos. Reconocemos a los Órganos de Control, facilitamos el acceso a la información, atendemos y acatamos sus recomendaciones y sugerencias.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS

En la Contraloría General de Antioquia reconocemos la institucionalidad de las otras entidades públicas, y promovemos con éstas, relaciones de respeto, mutua ayuda, colaboración y trato digno con sus servidores públicos, conforme a lo establecido por la legislación vigente. Así mismo, se atienden y tramitan sus recomendaciones y/o sugerencias. Promovemos y exigimos a nuestros servidores la discreción sobre la información que conocemos de las entidades y de aquella que nos es encomendada para nuestra custodia.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

En la Contraloría General de Antioquia informamos a los medios de comunicación los resultados de nuestra gestión fiscalizadora de manera verídica, oportuna y clara, para que éstos sean divulgados en forma amplia. Es deber de la Contraloría hacernos responsables de la información que suministramos y de las consecuencias que de ello se deriven.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA, LOS CONTRATISTAS Y LOS PROVEEDORES

En la Contraloría General de Antioquia establecemos y mantenemos con los contratistas y proveedores una relación fundamentada en la claridad, conocimiento y equidad con respecto a las condiciones legales y contractuales para la



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adquisición de los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de nuestra misión. La información generada en el trámite y la decisión de las contrataciones son tratadas con discreción y atendemos la reserva correspondiente de conformidad con la Ley.

LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA Y EL MEDIO AMBIENTE

Los servidores públicos de la Contraloría General de Antioquia somos conscientes de la importancia y cuidado del medio ambiente y sus recursos, contribuimos a mejorar las condiciones ambientales en las instalaciones de la Entidad, asumimos políticas de higiene y seguridad y optimizamos los recursos medioambientales. 6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

7 FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD La planta de personal es globalizada, actualmente laboran trescientos diez y seis -316- funcionarios, y a continuación se detallan los niveles jerárquicos:



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NIVEL CANTIDAD

DIRECTIVO 127

ASESOR 10

PROFESIONAL 100

TÉCNICO 31

ASISTENCIAL 48

TOTAL 316

La Contraloría General de Antioquia cuenta con el proceso de Administración del Talento Humano, en el cual, se establecen los procedimientos para el ingreso, calificación del desempeño laboral y permanencia de los funcionarios en la Entidad.

Los requerimientos de capacitación son obtenidos básicamente de los resultados de las evaluaciones anuales de desempeño, de la aplicación del Plan Institucional de Capacitación y del control de asistencia a los eventos realizados. La Subdirección Administrativa, es responsable de coordinar la ejecución de las capacitaciones al personal para el mejoramiento permanente de la calidad y el desempeño de los funcionarios de la Institución. 8 INFRAESTRUCTURA La entidad cuenta con la infraestructura física y tecnológica adecuada para el desempeño de cada proceso, está dotada con herramientas de comunicación a través de la Intranet, con dispositivos móviles de internet que permiten a los diferentes equipos de trabajo mantener contacto on-line en tiempo real con la sede de la Entidad. Internamente, existe la dotación a los puntos de trabajo de cada funcionario con acceso a la Web por cable, pero también con acceso Wi fi –inalámbrico- en toda la superficie de la Contraloría. La unificación de las comunicaciones de la Contraloría General de Antioquia permitió poner al día las funciones de mensajería instantánea, las conferencias on-line con video, texto y sonido, la telefonía de la entidad y el fax, el acceso al Outlook desde cualquier sitio, esto es, acceso remoto a los servicios como es el caso del buzón de correo. Todos los funcionarios cuentan con PC, y entre ellos, los que prestan servicios por

fuera de la Entidad tienen un portátil, hoy se cuenta con office 2007, office 2010,

office 2013 y Windows 7 professional, Windows 8 professional, así como con todos

los servicios de seguridad, y estos últimos tanto en la red interna como en sus

equipos personales.



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9 CLIENTES La Contraloría General de Antioquia, atiende clientes internos y externos en el desarrollo de su quehacer cotidiano, identificamos a continuación los diferentes clientes citados: Clientes Externos: La Comunidad en general, las Corporaciones Públicas; Procuraduría; Fiscalía, Departamento Administrativo de la Función Pública, Auditoría General de la Nación; Contaduría General de la Nación; Organizaciones Civiles; Entidades territoriales; Entidades Sujetas a Control. Clientes Internos: Son los funcionarios de la Contraloría y los diferentes procesos de la entidad. 10 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

10.1 POLÍTICA DE CALIDAD La Contraloría General de Antioquia ejerce Control Fiscal y Ambiental a las Entidades y particulares que administren recursos públicos del Departamento y sus Municipios con integridad, transparencia y efectividad, fomentando la participación ciudadana en el control social, el buen manejo de los recursos y la protección ambiental con personal competente y motivado, gestión digital y mejoramiento continuo para generar una Mejor Calidad de Vida de los Antioqueños. 10.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Fiscalizar con objetividad y efectividad el manejo de los recursos públicos

Liderar la participación de la comunidad en el control.

Fortalecer la Gestión institucional a la excelencia y el autocontrol

Visibilizar el control fiscal.

10.3 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

La caracterización de los procesos de la Contraloría General de Antioquia, se detalla a continuación:

Se describe el nombre del Proceso, el objetivo, el responsable, la articulación con las Normas Técnicas, en su encabezado.



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Posteriormente encontramos los proveedores, elementos de entrada, actividades con la estructura del PHVA, los productos y los clientes.

Adicionalmente, los recursos necesarios para la realización del proceso, la normatividad asociada, indicadores y riesgos propios, su interacción con el Modelo Estándar de Control Interno.

Ver Anexo Nro 1 – Caracterización de Procesos

10.4 ARTICULACIÓN DE PROCESOS Y OBJETIVOS DE CALIDAD

Ver anexo 2 - Articulación - 10.5 ENFOQUE DE PROCESOS La Gestión de la Contraloría General de Antioquia es el producto de la interrelación de los procesos que se fundamenta en un Sistema de Gestión de la Calidad. Para el funcionamiento de todos los procesos que componen el sistema, se agrupan en el siguiente Mapa de procesos.

Cada proceso tiene identificado la interacción con otros, las actividades, las salidas, los proveedores y los clientes los cuales se detallan en cada uno de los procesos.



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10.6 NORMOGRAMA Se incluye toda la normatividad vigente para cada proceso, se encuentra disponible en la Intranet para consulta de todos los funcionarios de la Contraloría General de Antioquia. 10.7 CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE LA NTC GP 1000:2009

Enfoque hacia el cliente Portafolio de trámites, servicios y denuncias. Instructivo para los tramites, servicios y denuncias

Liderazgo Planeación institucional

Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas

Gestión ética

Enfoque basado en procesos Desarrollo organizacional

Enfoque de sistemas para la gestión Desarrollo organizacional

Mejora continua Mejoramiento institucional

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

Mejoramiento institucional Planeación institucional

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Administración de bienes y servicios

Coordinación, cooperación y articulación

Desarrollo del control social

Transparencia Comunicación e información pública (página web) Desarrollo del control social

10.8 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS El proceso de gestión documental en la Entidad está bajo responsabilidad de la Subdirección Operativa, quien establece y ejecuta las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por la Contraloría General de Antioquia, con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. Al mismo tiempo la Entidad cuenta con el proceso de Desarrollo Organizacional donde se establecen los procedimientos para la actualización o creación de los documentos, guías e instructivos del sistema de gestión de la calidad, así como su codificación. Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son administrados por la Oficina Asesora de Planeación, quien mantendrá la copia controlada de todos los



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documentos vigentes del Sistema y estarán dispuestos en la Intranet “Gestión Institucional/documentos internos o / formatos” y desde esta área se realizará el control sobre la actualización de los mismos. 10.9 CONTROL Y MODIFICACIÓN A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE CALIDAD El Manual de Calidad se revisará como mínimo una vez en cada vigencia y/o cuando la Alta Dirección lo determine, garantizando siempre la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad en la Contraloría General de Antioquia y servirá como guía, consulta y aplicación por parte de todos los integrantes de la entidad. Igualmente y considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es responsabilidad y compromiso de todos los funcionarios de este órgano de control, se establecieron los formatos para solicitar la mejora de los documentos y formatos para documentar los procesos, manuales instructivos y un sistema de información a través del cual se controla las acciones preventivas, correctivas y de mejora. Estas solicitudes se evalúan, analizan y aprueban de acuerdo a los procedimientos establecidos. 10.10 CONTROL Y REGISTROS DE CALIDAD Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad permanecen bajo la custodia de la Oficina Asesora de Planeación en una carpeta respaldada en uno de los servidores de la Entidad identificada en siguientes direcciones : (\\cgaapps)(Z), \\10.0.48.14\planeacion_2015. Los demás documentos relacionados con la gestión de cada área de la Entidad se encuentran publicados en la Intranet de la entidad,( http://intranet.cga.gov.co) garantizando su identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final. Igualmente, existe el instructivo para el respaldo de la información de los documentos electrónicos inherentes a cada proceso con el fin de garantizar la protección de los registros electrónicos y de todos aquellos aplicativos que utiliza la Contraloría General de Antioquia en desarrollo de sus diferentes actividades. 10.11 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN En la Contraloría General de Antioquia la responsabilidad y el compromiso por el Sistema de Gestión de la Calidad es compartida por el Contralor y los Jefes de las respectivas dependencias organizados en el Consejo Directivo. Para facilitar su ejecución se ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como el representante de la Alta Dirección quien coordina todo lo relacionado con el Sistema.



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Igualmente, la Entidad ha establecido diferentes canales de comunicación efectivos como la página Web, boletines, correo electrónico, carteleras, entre otros, para mantener informada a los clientes internos y externos. Anualmente, se realiza la revisión sobre el avance y los resultados del Sistema de Gestión de la Calidad, específicamente, se analiza la gestión de cada área, los resultados de los indicadores, avance en el cumplimiento del Plan Estratégico Corporativo. Semestralmente, se realiza el informe de Revisión Gerencial, que contiene el desempeño de los procesos y el resultado parcial del avance en los planes de acción, resultado de las auditorías internas por parte de la oficina de Control interno, resultados semestrales de la satisfacción al cliente, avance en la implementación de las acciones de mejora institucional. En cuanto a la provisión de los recursos, la Dirección Administrativa y Financiera es la responsable de garantizar los recursos para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y la Oficina Asesora de Planeación como representante de la Alta Dirección es la responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro del presupuesto de la Entidad.



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Anexo Nro. 1: Caracterización de Procesos-

Descripción del Proceso: Gestión Ética

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3; 4,2,4; 6,4; 7,5,3; 7,5,5; 7,6; 8,2,3; 8,4; 8,5,1;8,52; 8,5,3

Requisitos de la NTC-GP 1000 1,2, Literal i) 4,2,3; 4,2,4; 6,2,1; 6,2,2; 8,2,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3

Objetivo: Mejorar la Cultura Organizacional y generar confianza en los funcionarios de la CGA

Responsable: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

Proceso de Planeación Institucional,

Aseguradora, Comité de ética, Agentes de

cambio, Control Interno, Funcionarios.

Diagnóstico para elaboración del PEC P

Planear la Gestión ética Cultura organizacional mejorada y confianza fortalecida en clientes internos

Funcionarios de la Contraloría General Informe de clima organizacional

H Ejecutar acciones de Gestión ética

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

Plan Anual de Agentes de cambio V Hacer seguimiento y evaluación al Proceso Código de Ética

A Mejorar la Gestión Ética

Recursos Documentos Legales -Normograma Indicadores

Físicos:

Internos: P-01, V8 Gestión Ética, Código de Ética, Código de Buen Gobierno, Reglamento de agentes de cambio, Pacto ético. Externos: Listado maestro de Documentos externos y requisitos legales.

Ver alphasig del proceso

Equipos de cómputo, Fax, oficinas, salones, teléfonos, muebles y enseres, servicios públicos, instalaciones físicas de la Contraloría General de Antioquia.

Riesgos

Ver mapa de Riesgos del Proceso -Mejorariesgo

MECI 1000:2005

Humanos:Jefe de Oficina de Comunicaciones y equipo de trabajo SUBSISTEMA COMPONENTE

Control Estratégico Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Trabajo: Oficinas con temperatura, ambiente e iluminación adecuada Control de Gestión

Actividades de control, información y Comunicación Pública

Control de Evaluación Planes de Mejoramiento

Consolidó: Patricia Carvajal Vargas, Contralora Auxiliar O.A. Planeación



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Descripción del Proceso:

Comunicaciones e Información Pública

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3; 4,2,4; 6,4; 7,5,3; 7,5,5; 7,6; 8,2,3; 8,4; 8,5,1;8,52; 8,5,3

Requisitos de la NTC-GP 1000 1,2, Literal i) 4,2,3; 4,2,4; 6,4; 7,5,3; 7,5,5; 7,6; 8,2,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3

Objetivo: Comunicar las actuaciones de la Entidad a los públicos internos y externos

Responsable: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones


Todos los procesos de la CGA, Sujetos de Control

Información sobre la gestión de la Contraloría, sobre sujetos de control y resultado consolidado

de las encuestas de satisfacción de cliente

P Planear el Proceso de Comunicaciones

Comunicación organizacional fortalecida. Comunicación informativa fortalecida.

Cuentas rendidas. Confianza de los públicos internos y

externos

Asamblea Departamental de Antioquia, Auditoría General de la República, comunidad en general, medios de comunicación, procesos de la Entidad.

H Ejecutar el proceso

V Verificar que el proceso se realice según lo planeado

A Implementar acciones preventivas, correctivas del proceso


Físicos:

Internos: P-02, V10 Comunicación e Información Pública, P02-I01 Instructivo para la publicación de Información , P02-M02 Manual de Identidad Corporativa, P02-102 Instructivo para la rendición a la Auditoría General de la República



Riesgos


MECI 1000:2005

Humanos: Jefe de Oficina de Comunicaciones y equipo de trabajo SUBSISTEMA COMPONENTE


Ambiente de Trabajo:

Oficinas con temperatura, ambiente e iluminación adecuada Control de Gestión



Consolidó: Patricia Carvajal Vargas, Contralora Auxiliar O.A. Planeación



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Planeación Institucional Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001

,1; 4,2,1; 4,2,3; 4,2,4; 5,1; 5,2; 5,3; 5,4; 5,5; 5,6,1; 5,6,2; 6,1; 7,1; ,2,1; 8,1; 8,2,1; 8,2,3; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3

Requisitos de la NTC-GP 1000

,1; 4,2,1; 4,2,3; 4,2,4; 5,1; 5,2; 5,3; 5,4; 5,5; 5,6,1; 5,6,2; 6,1; 7,1; ,2,1; 8,1; 8,2,1; 8,2,3; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3

Objetivo: Formular, evaluar y controlar los Planes y Proyectos para la

Contraloría General de Antioquia. Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación


Consejo Directivo, Contralor General de Antioquia y Funcionarios de la Entidad, Comités operativos, Consejo Directivo, Auditoría general de la República.

Directrices del Contralor, Informe de Diagnóstico Institucional, Actas de Consejo Directivo y Revisión

Gerencial, Informes de Auditorías Internas, Análisis sobre ejecución de planes de acción, Informes de verificación

P Formular Planes y proyectos Institucionales

Plan Estratégico Corporativo, Planes de Acción, PGA, Informe Consolidado

de Planes de Acción, Informe de ejecución y avance del PEC, Proyectos Institucionales.

Asamblea Departamental, Auditoría General de la República, ICONTEC, Responsable de los procesos y Funcionarios, Ciudadanía, Entes vigilados.

H Implementar proyectos institucionales

V Hacer seguimiento y verificación

A Mejorar la planeación institucional


Físicos:

Internos: P-02, V10 Comunicación e Información Pública, P02-I01 Instructivo para la publicación de Información , P02-M02 Manual de Identidad Corporativa, P02-102 Instructivo para la rendición a la Auditoría General de la República



Riesgos


MECI 1000:2005

Humanos: Jefe de Oficina de Planeación y equipo de trabajo SUBSISTEMA COMPONENTE







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Desarrollo Organizacional

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2; 4,2,3; 4,2,4; 4,2,,5; 5,1; 5,5,3; 8,2,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Requisitos de la NTC-GP 1000 4,2; 4,2,3; 4,2,4; 4,2,,5; 5,1; 5,5,3; 8,2,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo: Mantener y mejorar los documentos del Sistema de

Gestión Institucional Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación


Responsables de los Procesos de la

Contraloría General de Antioquia, Consejo

Directivo, Comités Operativos de las áreas

de Gestión, Organismos Externos

Directrices del Consejo, Solicitud de Mejora, Informe de revisión gerencial, Normatividad, recomendaciones de las Auditorías internas y

externas.

P Planificar estructura del sistema de gestión institucional.

Mapa de procesos, Procesos documentados, instructivos, manuales, guías, proyecto de ordenanzas, manual

de calidad

Funcionarios de la Contraloría General de Antioquia, Asamblea Departamental, Auditoría General de la República, ICONTEC

H Documentar el sistema de gestión institucional

V Documentar el sistema de gestión institucional

A Mejorar el sistema de gestión institucional.


Físicos:

Internos: P-04 V11 Desarrollo Organizacional, Manual de Calidad

Externos: NTC - ISO 9001



Riesgos


MECI 1000:2005

Humanos: SUBSISTEMA COMPONENTE

Jefe de Oficina Asesora de Planeación y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






22


Auditoría Integrada

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2;

7,5,3; 7,5,4; 8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.


4,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 7,5,4; 8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo:

Evaluar la gestión y los resultados del Ente a auditar mediante la aplicación de los sistemas de control para determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal.

Responsable: Contralor Auxiliar de Auditoría Delegada


Proceso de Planeación

Contraloría Auxiliar de Auditoría

Integrada, Sujetos de Control

Matriz de riesgo fiscal, PGA, Cuentas rendidas, resolución de la rendición de la cuenta, archivos e información de los

sujetos de control

P Revisión de la rendición de cuentas

Informe de Auditoría, Reporte de beneficios

Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal; Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Departamento Administrativo de la Función Pública, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, entes a auditar y Auditoría General de la República.

Planear el proceso auditor

H Ejecutar el proceso auditor; Generar informe de auditoría;

V Hacer seguimiento y evaluación al proceso

A Mejorar el proceso auditor


Físicos: Internos: P-H01 Auditoría Integral, Externos: Constitución Política, Ley 42 de 1993, Ley 87 de 1993, Ley 80 de 1993, Ley 99 de 1993, Ley 152 de 1994, Ley 330 de 1996, Ley 734 de 2001, Ley 344 de 1996, Ley 358 de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 610 de 2000, Ley 617 de 2000, Ley 598 de 2000, Ley 550 de 2000, Ley 716 de 2001, Ley 715 de 2001, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1282 de 2002, Circular 050 de 2002, Ordenanza 27 de 1998, Decretos 4110 de 2004 y 1599 de 2005, Decretos 111 y 115 de 1996



Riesgos


MECI 1000:2005


Contraloría Auxiliar de Auditoría Integrada y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Trabajo: Oficinas con temperatura, ambiente e iluminación adecuada Control de Gestión Actividades de control, información y Comunicación Pública




23


Responsabilidad Fiscal

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 ,2,3; 4,2,4; 5.1,5.5.1, 5,2;5.5.3, 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2,; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 7,5,4;

8,2,1, 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.


,2,3; 4,2,4; 5.1,5.5.1, 5,2;5.5.3, 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2,; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 7,5,4; 8,2,1, 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo:

Determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta causen, por acción u omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado.

Responsable: Contralor Auxiliar de responsabilidad fiscal


Proceso de Auditoría Integral, Oficina de

Atención al ciudadano, Contraloría Auxiliar

Responsabilidad Fiscal

Traslado de hallazgos, hallazgos por denuncias ciudadanas, auto indagatorio de indagación preliminar, fallos con responsabilidad fiscal.

P Recepcionar, clasificar y repartir la documentación

Auto Calificatorio de Indagación Preliminar, Fallos con y sin

responsabilidad fiscal, Archivo del proceso de responsabilidad fiscal,

Resolución que extingue la obligación.

Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, Contraloría Auxiliar de Auditoría Integral, Dirección Administrativa y Financiera, Contraloría Auxiliar de Control Interno Disciplinario. Contraloría General de la República, Auditoría General de la República, Contaduría General de la Nación, responsables fiscales y sujetos de control

H Tramitar la Indagación Preliminar Tramitar la responsabilidad fiscal Tramitar Jurisdicción Coactiva

V Realizar seguimiento y revisión

A Mejorar el Proceso de Responsabilidad Fiscal


Físicos:

Externos: Ordenanzas que reglamentan el Contralor Estudiantil y el Auditor Universitario, Portafolio de Trámites Servicios y Denuncias, Instructivo Trámites, Servicios y Denuncias, Reglamento para el Contralor Estudiantil, Reglamentación Becas, Manual para Capacitar al Ciudadano, Guías para ejecutar el Control Social.



Riesgos


MECI 1000:2005


Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






24


Desarrollo del Control Social

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 ,2,3; 4,2,4; 5,2; 6,2,1; 6,3; 6, 4; 7,1; 7,2,2; 7,2,3; ; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 8,2,1;

8,2,3 , 8,2,4; 8,3; 8,5,1, 8,5,2; 8,5,3.


,2,3; 4,2,4; 5,2; 6,2,1; 6,3; 6, 4; 7,1; 7,2,2; 7,2,3; ; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 8,2,1; 8,2,3 , 8,2,4; 8,3; 8,5,1, 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo: Fortalecer el control social y la participación de los diferentes actores sociales en la vigilancia de los recursos públicos del Departamento de Antioquia.

Responsable: Contralor Auxiliar de Control Social


Grupos organizados, Proceso de

Mejoramiento Institucional

Requerimientos del entorno en cuanto a capacitación, asesoría, promoción y apoyo de grupos organizados de interés para el fortalecimiento del Control Social Informe de Medición de Satisfacción del Cliente

P Planear el desarrollo del control social Capacitación presencial y semipresencial; acompañamiento a grupos cualificados, encuentros regionales, Audiencias públicas, Informe definitivo de Contralores Estudiantiles y Auditores Universitarios

Veedores ciudadanos, comunidad educativa, líderes cívicos, grupos juveniles, servidores públicos, sujetos de control, Juntas de Acción comunal

H Ejecutar el desarrollo del Control Social

V Seguimiento y evaluación al desarrollo del Control Social

A Mejorar el desarrollo del Control Social


Físicos:

Externos: Ordenanzas que reglamentan el Contralor Estudiantil y el Auditor Universitario, Portafolio de Trámites Servicios y Denuncias, Instructivo Trámites, Servicios y Denuncias, Reglamento para el Contralor Estudiantil, Reglamentación Becas, Manual para Capacitar al Ciudadano, Guías para ejecutar el Control Social.



Riesgos


MECI 1000:2005


Contralor Auxiliar para Control social y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico





25


Evaluación de Políticas Públicas

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 ,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3;

7,5,4; 8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.


,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3; 7,5,1; 7,5,2; 7,5,3; 7,5,4; 8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo: Evaluar las políticas públicas y/o control de resultados con el fin de determinar el efecto de la intervención de los entes a evaluar en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Responsable: Contralor Auxiliar de Políticas Públicas


Procesos de la Contraloría General de Antioquia, entidades públicas y privadas del orden local, nacional e internacional, sujetos de control y comunidad en general.

Plan de trabajo, Información de las áreas misionales de la CGA

P Programar la evaluación de políticas públicas y/o control de resultados

Informe de Políticas públicas Entidades públicas y privadas del orden local, nacional, sujetos de control y comunidad en general.

H Ejecutar la evaluación de políticas públicas y/o control de resultados y Elaborar informe de Políticas Públicas y/o control de resultados

V Hacer seguimiento y evaluación a las políticas públicas

A Mejorar las metodologías de evaluación de Políticas


Físicos:

Artículos de la Constitución Nacional de Colombia, legislación y normatividad sobre control fiscal y gestión pública, Decretos 4110 de 2004, 1599 de 2005, Decreto 943 del 21 de mayo de 2014.



Riesgos


MECI 1000:2005


Contralor Auxiliar de Políticas Púbicas y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico





26


Control Interno

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4.2.3; 4.2.4; 4.2.5; 5.5.1; 5.5.3; 8.2.3; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.

Requisitos de la NTC-GP 1000 1.2, Literal i); 4.2.3; 4.2.4; 4.2.5; 5.5.1; 5.5.3; 8.2.3; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.

Objetivo:

Apoyar a la Contraloría General de Antioquia en el logro de los objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de los roles de la oficina de control interno, contribuyendo al mejoramiento continuo de la entidad.

Responsable: Jefe de Control Interno


Contralor General de Antioquia, Auditoría General de la República, Departamento Administrativo de la Función Pública, Organismo Certificador, Contaduría General de la República, Todos los procesos.

Informes de gestión, Gestión Transparente, Documentación, Planes de Acción, Planes de Mejoramiento

P Planear los roles de la Oficina Asesora de Control Interno

Informes de: Control interno contable, Austeridad en el Gasto, Seguimiento a la evaluación de los procesos, Ejecutivo Sistema de Control Interno, Cuatrimestral de MECI, Seguimiento al Plan Anticorrupción, Riesgos de gestión y corrupción, Consolidado de Auditorías Internas, Consolidado al Plan de mejoramiento de la Auditoría, De auditoría al ejercicio presupuestal

Contralor General de Antioquia, Comité Coordinador de Control Interno, Funcionarios de la Entidad, Auditorías Externas y Organismos Certificadores

H Ejecutar los roles

V Verificar la eficacia del Modelo -MECI-

A Mejorar el modelo - MECI-


Físicos:

Internos: Resolución de adopción MECI, Resolución delegación alta dirección para MECI; y para el SGC, Y al Comité Coordinador de Control Interno, Externos: Ley 87de 1993; Decreto 2145 de 1999; Decreto 2539 de 2000; Decreto 1537 de 2001 y Decreto 943 de 2014.



Riesgos


MECI 1000:2005


Jefe de Oficina Asesora de Control Interno y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Trabajo: Oficinas con temperatura, ambiente e iluminación adecuada Control de Gestión Actividades de control, informació y Comunicación Pública




27


Administración de Recursos Financieros

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4.2.3; 4.2.4; 5.5.1; 5.5.3; 6.3; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.

Requisitos de la NTC-GP 1000 4.2.3;4.2.4;5.5.1;5.5.3;8.5.1;8.5.2;8.5.3

Objetivo: Gestionar y Administrar los Recursos Financieros de la Entidad

Responsable: Director Administrativo


Asamblea Departamental, Gobernación de

Antioquia, todos los procesos, Auditoría

general de la república

Plan anual de adquisiciones, Solicitudes de certificados de disponibilidad y registro presupuestal, solicitud de avances, facturas, notas crédito y débito de proveedores, comprobantes de entrada y salida de almacén, resoluciones de multas, acuerdos de pago,

P Planear los recursos financieros Presupuesto aprobado, recursos financieros administrados y disponibles, estados financieros, ejecución presupuestal, estado de costos

Auditoría General de la República; Gobernación de Antioquia; Todos los Procesos

H Ejecutar los recursos Financieros

V Verificar los recursos financieros

A Ajustar los recursos financieros


Físicos:

Internos: Liquidación definitiva del presupuesto, PAC de ingresos y egresos; Comité para sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, Resoluciones de

austeridad del gasto; y de caja menor. Externos: Ley 534 de 2000, Ley 736 de 2002; Ley 80 de 1993; Ley 617 de 2000; Ley 610 de 2000; Ley 190 de 1995; Decreto 4110 de 2004; y 1599 de 2005. Información expedida por la

Contaduría General de la Nación.



Riesgos


MECI 1000:2005


Director Administrativo, Subdirector Administrativo y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






28


Administración de Bienes

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3; 4,2,4; 5,5,1; 5,5,3 ; 6,3 ;6,4; 7,1 7; 4,1;7,4,2; 7,4,3; 7,5,3;

7,5,4;7,5,5; 7,6 8,2,1;8,2,3;8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1, 8,5,2; 8,5,3.


1,2, literal h), 4,2,3, 4,2,4, 6,3; 6,4; 7,1 7,4,1, 7,4,2, 7,4,3, 7,5,3, 7,5,4;7,5,5,7,6; 8,2,1, 8,2,3, 8,2,4, 8,3, 8,4, 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3.

Objetivo:

Garantizar el suministro, entrega y mantenimiento de los bienes y/o servicios a los funcionarios de la Contraloría General de Antioquia, así como, custodiar y disponer de la información oficial.

Responsable: Director Administrativo


Todos los procesos de la Contraloría

Solicitudes de bienes y servicios, solicitudes de mantenimiento de bienes, movimientos de almacén, comunicaciones oficiales internas y externas

P Proyectar las adquisiciones que requiere la CGA; Solicitar bienes devolutivos y de consumo, Planear el servicio de transporte de la entidad,; Planear el seguro de bienes; Programar el aseo y cafetería

Plan Anual de adquisiciones aprobado y ejecutado, Plan de mantenimiento de bienes, evaluación y reevaluación de procesos, inventario de almacén y de bienes devolutivos, tabla de retención documental.

Todos los procesos de la Contraloría, Proveedores y Comunidad

H

Entregar los bienes devolutivos y de consumo; Supervisar los servicios; Formular el Plan de Mantenimiento de Bienes; Prestar el servicio de transporte y gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos; Asegurar los bienes; Realizar la revaluación de proveedores; Coordinar el aseo.

V Realizar seguimiento y evaluación a la adquisición de bienes y servicios, así como, a las comunicaciones oficiales que ingresan y salen de la entidad

A Mejorar la adquisición de bienes y servicios, así como, las comunicaciones oficiales que salen de la entidad.


Físicos:

Documental, Constitución Política; Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios o aquellas normas que lo modifiquen; Ley 1437 de 2011; Ley 4170 de 2011; Ley 594 de 2000 sus decretos reglamentarios, acuerdos y circulares que lo modifiquen; Decreto

1082 de 2015.



Riesgos


MECI 1000:2005


Director Administrativo, Subdirector Operativo y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Trabajo: Temperatura, ambiente e iluminación adecuada Control de Gestión Actividades de Control, información y Comunicación Pública




29


Desarrollo Tecnológico Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4.2.3, 4.2.4; 5.5.1; 5.5.3; 6.3, 6.4; 8.2.3; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.


4.2.3; 4.2.4; 5.5.1; 5.5.3; 6.2.1; 6.2.2; 6.3; 6.4; 8.2.1; 8.2.3; 8.4; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.

Objetivo:

Administrar, asegurar y mantener la disponibilidad de los recursos de tecnología de información y comunicaciones, para soportar los procesos de la Entidad, garantizando la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.

Responsable: Director Técnico



Diagnósticos, solicitud de suministros y mantenimiento de infraestructura, respaldo de

información de todas las áreas de Gestión.

P Planear el desarrollo tecnológico de comunicaciones Plan Estratégico de Comunicaciones, Software y hardware administrados, red

administrada, información custodiada con backups


H Ejecutar el proceso de desarrollo tecnológico

V Evaluar el proceso de Desarrollo tecnológico

A Actuar sobre la verificación del proceso


Físicos: Constitución Política de Colombia; ley 23 del 01 de enero de 1982; Ley 527 de agosto 18 de 1999; Ley 1341 del 30 de julio de 2009; Ley 762 del 31 de julio de 2002; Ley 790 del 27 de diciembre de 2002; Ley 962 del 8 de julio de 2005; Ley 1221 del 16 de julio de 2008; Ley 1288 del 5 de marzo de 2009; Ley 1346 del 31 de julio de 2009; Ley 1437 del 18 de enero de 2011; Ley 1450 del 16 de junio de 2011; Ley 1273 del 5 de enero de 2009; Ley 1288 de 2009;; Ley 1346 de 2009; Decreto 19 de enero 10 de 2012; Decreto 884 del 30 de abril de 2012, Directiva Presidencial 04 de 2012; Documento CONPES 3072 del 9 de febrero de 2000; Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012; Norma NTC ISO 17799 de 2005; Norma ISO 27001



Riesgos


MECI 1000:2005


Director Técnico y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






30


Administración del Talento Humano

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3; 4,2,4; 6,2,1, 6,2,2; 8,2,3; 8,4; 8,5,1 , 8,5,2; 8,5,3.

Requisitos de la NTC-GP 1000 4,2,3, 4,2,4, 6,2,1, 6,2,2, 8,2,3, 8,4, 8,5,1 , 8,5,2, 8,5,3.

Objetivo: Lograr el manejo eficiente y eficaz del personal de la Entidad, desde su ingreso hasta su retiro.

Responsable: Subdirector Administrativo


Todos los funcionarios de la Contraloría General de Antioquia.

Hojas de vida de aspirantes, Solicitudes de capacitación interna, solicitudes de constancias laborales, diagnóstico de clima organizacional, novedades de personal.

P Planear la Administración del Talento humano

Plan Estratégico del Talento Humano, nómina, prestaciones sociales, evaluación del desempeño, calificación de servicios y competencias personales, constancias laborales, funcionarios capacitados

Todos los funcionarios de la Contraloría

H

Administrar el Talento Humano; Desvincular el personal; Realizar evaluaciones de desempeño Conformar la comisión de personal Capacitar los funcionarios Trabajar articuladamente con la ARL Realizar actividades recreativas, deportivas y culturales

V Verificar la correcta administración del talento humano

A Mejorar la Administración del Talento humano


Físicos:

Internos: Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, Resolución Comité Paritario de Seguridad y Salud en

el Trabajo, Comité de convivencia laboral, Comisión de personal, Comité de capacitación y estímulos. Externos:

Decretos 4485 de 2009 y 943 de 2014, Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios, Ley 100 de 1993, Constitución

Política.



Riesgos


MECI 1000:2005


Director Administrativo, Subdirector Administrativo y equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






31


Asesoría Jurídico Fiscal y Representación Legal

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3, 4,2,5, 5,1, 5,5,3, 8,2,4, 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3,

Requisitos de la NTC-GP 1000 4,2,3, 4,2,5, 5,1, 5,5,3, 8,2,4, 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3

Objetivo: Representar judicialmente ante las diferentes instancias a la Contraloría General de Antioquia y a los sujetos de control que lo requieran para la constitución en parte civil o para presentar solicitud de incidente de reparación integral, según sea el caso; además brindar la asesoría y actualización jurídico fiscal que requiera la Entidad, los sujetos de control y la comunidad en general.

Responsable : Jefe de la oficina Asesora Jurídica


Comunidad en general y procesos de la Contraloría

Peticiones de conceptos jurídico fiscales, solicitud de revisión o elaboración de actos administrativos, demandas y escritos de tutelas, solicitud de constitución en parte civil o intervención para solicitar el incidente de reparación integral en proceso penal que se adelanta por delitos en contra de la Administración pública.

P

Planear: Conceptos Jurídico - Fiscales, Derechos de Petición, Resoluciones y Proyectos de Ordenanza. Audiencias prejudiciales ejecutivas en contra de los Municipios y demandas en contra de la entidad. Demandas y Tutelas contra la Entidad. Demandas presentadas por la entidad. Constitución en parte civil o incidente de reparación integral. Notijurídico.

Concepto Jurídico -Fiscal, Actos Administrativos liberados, tutelas contestadas, demandas atendidas, constitución en parte civil o incidente de reparación integral, notijurídico.

Comunidad y procesos de la Contraloría. H

Conceptos Jurídico - Fiscales, Derechos de Petición, Resoluciones y Proyectos de Ordenanza. Asistir a las audiencias de conciliación prejudicial de los procesos ejecutivos en contra de los municipios y de las demandas en contra de la Entidad. Contestar las demandas y acciones de tutela. Elaborar y tramitar las demandas adelantadas por la Entidad. Constituirse en parte civil o iniciar el incidente de reparación integral y adelantar el respectivo trámite. Elaborar el Notijurídico.

V Hacer seguimiento y evaluación a las actuaciones administrativas y judiciales

A Mejorar las actuaciones administrativas y judiciales.


Físicos:

Internos: Actos Administrativos que se expidan asociados al proceso. Externos: Constitución Política, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Código

General del Proceso, Código de Procedimiento Civil, Código de Procedimiento Penal Decretos 4110 de 2004 y 1599 de 2005.



Riesgos


MECI 1000:2005


Jefe Oficina Asesora Jurídica y Equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico


Actividades de control, información y Comunicación Púb.




32

Descripción del Proceso: Mejoramiento Institucional

Requisitos de la NTC-ISO 9001:2001 4,2,3 4,2,4 5,6; 5,6,1; 5,6,2; 5,6,3; 8,1; 8,2,1; 8,2,2, 8,2,3, 8,2,4; 8,3;

8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.


4,2,3, 4,2,4, 5,6; 5,6,1; 5,6,2 Literal h; 5,6,3; 8,1; 8,2,1; 8,2,2, 8,2,3, 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Objetivo: Mejorar en forma permanente el Sistema de Gestión Institucional de la Contraloría Departamental de Antioquia

Responsable: Jefe de la oficina Asesora de Planeación.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

Instructivo para la medición institucional, Metodología

para el nivel de satisfacción, Proceso de Administración de Recursos financieros y

Control Interno, Organismo Certificador, Auditoría

General de la República, Guía Riesgos

Reporte y análisis de indicadores, encuestas, informe de costos, de auditorías internas de calidad, de

evaluaciones sobre la gestión, directrices del Consejo Directivo.

Informes de auditorías del organismo certificador y de la Auditoría General

de la república.

P

Medir el nivel de satisfacción del cliente Programar la revisión gerencial Programar la Administración del riesgo Revisar productos y servicios antes de la firma

Planes de Mejoramiento, Mapa de riesgo, Informe de Satisfacción

Todos los procesos, Auditoría General de la República y

organismo certificador H

Aplicar, tabular y presentar informe de nivel de Satisfacción del cliente, ejecutar la revisión gerencial, determinar las acciones a implementar

V Realizar evaluación al nivel de satisfacción y a la revisión gerencial. Verificar las acciones implementadas

A Mejorar el nivel de satisfacción y la revisión gerencial


Físicos:

Internos: Resolución Nº 0458 del 25 de marzo de 2009 Por medio de la cual se designa la Representación de la Alta Dirección para el Sistema de Control Interno y para el Sistema de Gestión de Calidad. Externos:

Decretos 1227 de 2005, 2145 de 1999, Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ordenanza 24 de 2003.



Riesgos


MECI 1000:2005


Jefe Oficina Asesora Planeación y Equipo de trabajo Control Estratégico Direccionamiento Estratégico






33

Anexo Nro 2.

Articulación con Objetivos de Calidad



34

RESOLUCIÓN

ARTÍCULO SEGUNDO: En caso de existir diferencias entre los procesos que hacen parte del sistema de gestión institucional y la caracterización que se presenta en este Manual, prevalecerán los documentos del Sistema de Gestión Institucional. ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1632 del 1 de septiembre de 2015.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

SERGIO ZULUAGA PEÑA Contralor General de Antioquia P/ E/ Patricia Carvajal Vargas, Contralora Auxiliar. Lina Marcela Toro Ruiz, Profesional Universitario. Oficina Asesora de Planeación

R/ Juan Carlos Peláez Serna. Jefe Oficina Asesora de Planeación A/ Sergio Zuluaga Peña. Contralor General de Antioquia.

el contralor general de antioquia … · ... establece en su artículo 13 que es ... 10.7...

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