el arte de entrevistar
DESCRIPTION
La EntrevistaTRANSCRIPT
COMUNICACIÓNEl arte de Entrevistar
Clase de Habilidades Empresariales
(Fuente: K.Kanzúa-Ucentral.cl/Ctinoco-USS.cl)
INTRODUCCIÓN
Dirección y participación en reunionesEl arte de entrevistar
Hablar en públicoLa asertividadLa negociación
El LiderazgoLa motivación de los colaboradores
La gestión de proyectos
HABILIDADES EMPRESARIALES
La Gestión
El proceso de toma de decisionesCreatividad
Introducción al cambio en las organizaciones
Herramientas de Comunicación Interpersonal La toma de decisión
OBJETIVOS• Comprender el lugar destacado que la entrevista ocupa entre las habilidades de todo directivo.
• Comprender que las habilidades de comunicación interpersonal requieren, junto a una cierta predisposición a la comunicación, un aprendizaje sistemático y profundo del tema.
INTRODUCCIÓN
Cuando una persona comienza su carrera profesional, todo lo que se le pide y se le exige es que haga bien su trabajo, lo cual implica que sepa, que sepa hacer y que quiera, es decir, que tenga conocimientos, destrezas y actitudes adecuadas.
A partir del momento que se le confía la coordinación de un grupo de compañeros de su mismo nivel, tiene que:
– REUNIR A LAS PERSONAS– VENDER IDEAS– CONSEGUIR ACUERDOS– SUPERVISAR– ENSEÑAR AL QUE NO SABE– MOTIVAR– ENTREVISTAR
CONCEPTO
La ENTREVISTA es un encuentro, generalmente entre dos personas o más,
entre las que se establecen roles bien definidos, el entrevistador y el entrevistado
La ENTREVISTA es una interacción entre dos o más
personas, verbales y no verbales
CARACTERÍSTICAS• Tienen una intención (se reúnen para obtener algo)
• Se utilizan procedimientos de recogidas de datos (formularios, guías) • Puede perseguir distintos objetivos, predomina uno sobre otro.
• Utiliza técnicas afines a psicología y a la sociología
OBJETIVOS DE UNA ENTREVISTA
Obtención de información que posee el entrevistado
Informar a los entrevistados de aspectos que pueden ser interesantes
Influir sobre el comportamiento futuro de los entrevistados
Mejorar el conocimiento y la comprensión entre los protagonistas de la entrevista
En una entrevista concreta puede predominarUno de los cuatro propósitos, pero generalmente
están presentes todos ellos
CONCEPTO
La entrevista es un encuentro generalmente entredos personas, entre las que se establecen dos roles
bien definidos:
ENTREVISTADORENTREVISTADO
TIPOLOGÍA DE LA ENTREVISTA
Una entrevista se puede clasificar en función de:
Tipo de relación profesional
Su forma
Objeto
Personas que intervienen
Grado de tensión
Momento en que se realiza
Grado de directividad
1. PREPARACIÓN
FASES DE UNA ENTREVISTA
2. CREACIÓN DEL AMBIENTE APROPIADO
3. CITACIÓN DE LOS
CANDIDATOS
4. CONOCIMIENTO DEL
PUESTO A CUBRIR
5. CONOCIMIENTO DEL
PERFIL IDEAL
6. PRECONOCIMIENTO DE LOS CANDIDATOS
V
7. RECEPCIÓN
8. ESTABLECIMIENTO
DEL RAPPORT
9. COMUNICACIÓN DE LAS
NORMAS DEL JUEGO
10. INTERCAMBIO DE
INFORMACIÓN
11. TOMA DE DATOS
12. PREPARACIÓN DEL
CIERRE
V
13. DESPEDIDA
14. FINAL
15. EVALUACIÓN
V
Determinar los objetivos específicos
Elegir el mejor método para alcanzar los objetivos
Decidir el tipo de entrevista
Calcular el tiempo medio de duración
Determinar qué áreas deben ser exploradas
Decidir si se requieren datos adicionales del sujeto
1. PREPARACIÓN
Un local ruidoso, un lugar donde entra y sale gente continuamente,
un despacho con corrientes de aire o con exceso de calefacción, pueden arruinar una entrevista
2. CREACIÓN DEL AMBIENTE
• Dimensiones del local• Aislamiento• Confort• Iluminación• Sobriedad
2. CREACIÓN DEL AMBIENTE (cont.)distintos escenarios
Es preferible concertar las citas por teléfono, en lugar de carta, para dar la posibilidad de un cambio.
A veces será necesario realizar entrevistas en horas poco convencionales, en el caso que los candidatos estén activos.
El acto material puede confiarse a una secretaria.
Si se llama al lugar de trabajo actual, no se dirá el objeto de la llamada, ni se dejará mensaje a nadie a excepción del interesado
3. CITACIÓN DE LOS CANDIDATOS
Si no se sabe lo que se está buscando, no es probable que se encuentre.
Antes de buscar a la persona adecuada para el puesto, hay que conocer el puesto que se desea cubrir.
Conocerlo implica poder contestar a cualquier pregunta que nos sea formulada por los candidatos: dependencia jerárquica y funcional, relaciones, retribución, etc.
4. CONOCIMIENTO DEL PUESTO A CUBRIR
Un paso más adelante lo constituye el conocimiento del perfil psicoprofesiográfico del puesto a cubrir, lo que equivale a decir que muchas veces hay que hacerlo por sí mismo.
Se pude utilizar algún modelo de los existente en el mercado, o generar uno especial para la ocasión.
No se pueden omitir los puntos referentes a formación, experiencia, requisitos de índole físico, personalidad.
5. CONOCIMIENTO DEL PERFIL IDEAL
Antes que el candidato traspase la puerta, el entrevistador debe haberse leído y tomado notas del currículo del candidato, las referencias de su jefe u otras personas, los resultados de las pruebas profesionales o psicotécnicas.
Esos datos le servirán para iniciar la conversación y seguramente le plantearán interrogantes que deberá esforzarse por encontrar respuesta durante la entrevista.
Algunos ejemplos: información incompleta, omisiones, contradicciones, espacios temporales en blanco.
6.PRECONOCIMIENTO DE CADA INDIVIDUO
ENTREVISTA 7. RECEPCIÓN
• Cuando un candidato llega, lo normal es que se encuentre un poco nervioso, luego el objetivo prioritario del entrevistador será conseguir relajarlo y tranquilizarlo.
• Algunos tips para lograr lo anterior:
1. Levantarse cuando entre2. Darle la mano3. Auto presentarse4. Ofrecerle algo de beber(todo debe ser espontáneo)
8. Establecimiento del Rapport
1. Para conseguir la información es indispensable que se establezca una relación de confianza
2. El entrevistador se esforzará para no hacer preguntas amenazadoras, ni demasiados íntimas, sobre todo en los primeros instantes.
3. El lenguaje corporal es de gran importancia:
• La sonrisa• La postura relajada• Apartar los papeles• Actitud acogedora
9. COMUNICACIÓN DE LAS NORMAS DEL JUEGO
En los primeros momentos es normal que el entrevistador hable más que el entrevistado, para que poco a poco se invierta la relación de tiempo.
Los primeros instantes pueden dedicarse a comunicar al entrevistado el objetivo de la entrevista, informar el tiempo de duración.
10. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
El entrevistado tiene que dominar dos habilidades
EL ARTE DE PREGUNTAR
EL ARTE DE ESCUCHAR
• Es este un problema delicado y de difícil solución.
• Si no tomamos notas, es posible que el entrevistado se sienta
molesto, se interrumpa, trate de leer lo que hemos escrito, se
inquiete.
• La grabación no parece válida, ya que si le avisa al sujeto se
pondrá al defensiva; y se graba sin comunicarlo no parece un
acto muy ético.
• La solución suele ser el tomar, no unas notas extensas, sino
algunas palabras sueltas, que al ponernos a redactar el informe
nos recuerde toda una parte de la conversación.
11. TOMA DE DATOS
12.PREPARACIÓN DELCIERRE
Cuando de la entrevista dedujo la no aptitud
del candidato para ocupar el puesto.
Obtuvo suficiente
información
• Dejar al entrevistado hablar, sin dirigirle nuevas preguntas, y suprimiendo la escucha activa.• Hacer una recapitulación general• Indicarle, en el supuesto de que el candidato se desplace desde otra cuidad, que presente la nota de sus gastos a la secretaría.• Informar al candidato que en un plazo determinado se le comunicará si sigue o no en el proceso de selección.
13. DESPEDIDA y 14. FINAL
La señal de que la entrevista ha terminado
suele consistir en la indicación hecha al
candidato de que puede, si lo desea, hacer
una pregunta final.
Sea cual sea la respuesta, y tras
satisfacerla, se debe dar las gracias por su
colaboración, levantarse, acompañarle a la
puerta y despedirse de él
15. EVALUACIÓN
En unos quince minutos se puede realizar:
- Ordenar la información recibida
- Elaborar una síntesis
- Evaluar al entrevistado en relación con el
puesto.
- Emitir un juicio global
TIPOS DE ENTREVISTAS
DE SELECCIÓN
DE PROMOCIÓN INTERNA
DE EVALUCIÓN DE DESEMPEÑO
DE PLAN DE CARRERA
DE PETICIÓN DE CAMBIO DE COMPORTAMIENTO
DE AMONESTACIÓN
DE COACHING O MENTORING
DE INFORMACIÓN
DE CONSULTA
DE DESVINCULACIÓN
DE RENUNCIA