EL EL ARCHIVOARCHIVO

¿Qué es el archivo?¿Qué es el archivo?

El archivo es el almacén de El archivo es el almacén de documentos.documentos.

Es un sistema de información Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada de forma tal que pueda ser consultada

manera fácil y rápida.manera fácil y rápida.

Funciones del archivoFunciones del archivo Registrar datos útilesRegistrar datos útiles

Evitar repeticiones Evitar repeticiones innecesariasinnecesarias

Unificar criteriosUnificar criterios

Centralizar y Centralizar y descentralizar la descentralizar la correspondenciacorrespondencia

Minimizar el tiempo de Minimizar el tiempo de recuperaciónrecuperación

¿Qué es archivar?¿Qué es archivar?

Arte de colocar y conservar en un Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado geográfica, o sobre determinado

asunto, etc.asunto, etc.

Método de ordenación Método de ordenación alfabéticaalfabética

Consiste en ordenar tomando como Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. el orden en que aparecen en el mismo.

EJEMPLO MÉTODO DE EJEMPLO MÉTODO DE ORDENACIÓN ORDENACIÓN ALFABÉTICAALFABÉTICA

Tenemos 3 Tenemos 3 recibos cuyas recibos cuyas empresas son:empresas son:

PrimarkPrimark AdeccoAdecco ZaraZara

Ordenaremos Ordenaremos de la siguiente de la siguiente forma:forma:

AdeccoAdecco PrimarkPrimark ZaraZara

Método de ordenación Método de ordenación numéricanumérica

Consiste en ordenar los documentos Consiste en ordenar los documentos por un número que es consecutivo al por un número que es consecutivo al anterior.anterior.

EJEMPLO DE MÉTODO EJEMPLO DE MÉTODO DE ORDENACIÓN DE ORDENACIÓN

NUMÉRICANUMÉRICA

Los documentos se pueden ordenar Los documentos se pueden ordenar por:por:

Nº de expedienteNº de expediente Nº de facturaNº de factura Nº de reciboNº de recibo Nº de pedidoNº de pedido

Método de ordenación Método de ordenación por índice temáticopor índice temático

Se crea un catálogo de unidades Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de temáticas a semejanza del índice de contenidos.contenidos.

EJEMPLO DE EJEMPLO DE ORDENACIÓN POR ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICOÍNDICE TEMÁTICO

En un libro el En un libro el índice consiste índice consiste en ordenar los en ordenar los temas por temas por contenido.contenido.

En un carpeta En un carpeta que contiene que contiene solicitud de solicitud de ofertas se ofertas se ordena según ordena según los productos los productos que que contengan.contengan.

Como tratar la Como tratar la documentacióndocumentación

Lo primero e Lo primero e imprescindible imprescindible es saber el es saber el procedimiento procedimiento interno sobre el interno sobre el tratamiento de la tratamiento de la documentación documentación dentro de la dentro de la empresa.empresa.

1º Leer el 1º Leer el documento documento que entraque entra..

2º Si no tiene 2º Si no tiene importancia, se importancia, se deposita en la deposita en la

papelera sin más.papelera sin más.

3º Una vez 3º Una vez analizado se analizado se decide que decide que

hacer con él.hacer con él.4º Si un 4º Si un

documento está documento está duplicado se duplicado se

archiva sólo el archiva sólo el original.original.

TIPOS DE ARCHIVOTIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVO DE ARCHIVO DE CAJONERACAJONERA

ARCHIVO DE ARCHIVO DE ESTANTERÍA ESTANTERÍA O ARMARIOO ARMARIO

Trabajo realizado por:Trabajo realizado por:Sara Elbal SerranoSara Elbal Serrano

Organización del servicio y Organización del servicio y trabajos de Secretariadotrabajos de Secretariado