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J.4.ElaparentedeclivedelcorreoelectrónicoJorgeFranganillo

24enero2012

Franganillo,Jorge.“Elaparentedeclivedelcorreoelectrónico”.AnuarioThinkEPI,2012,v.6,pp.250-253.

Resumen: Algunasempresashan comenzadoa restringir elusodel correoelec-trónicocon laconviccióndeque lasobrecarga informativaqueésteprovocame-noscabalaproductividadlaboral.Peroelproblemanoes laherramienta,sinolasinterrupcionesprovocadasporelexcesivointercambiodemensajes,amenudoconinformaciónirrelevante.Laverdaderasoluciónpasaporestablecerestrategiasade-cuadasdegestiónyevitarelexcesodecomunicación.Algunasiniciativasapuestanpor trasladar la comunicación interna hacia medios sociales, a pesar de que ellotiendeafragmentarlainformaciónrequeridaparacompletartareas.

Palabrasclave:Correoelectrónico,Gestióndeinformaciónpersonal,Sobrecargadeinformación,Emailcharter,Sistemasparalacomunicacióninterna.

Title:Theaparentdeclineofe-mail

Abstract:Somecompanieshavebeguntorestricttheuseofe-mailwiththeconvictionthattheinforma-tionoverloaditcausesundermineslaborproductivity.Buttheproblemisnotthetool,buttheinterrup-tionscausedbyexcessiveexchangeofmessages,oftenwithirrelevantinformation.Therefore,therealsolution is toestablishappropriatemanagement strategies andavoidexcessive communication. Someinitiativesarecommittedtomovingtheinternalcommunicationtosocialmedia,althoughittendstofrag-menttheinformationrequiredtocompletetasks.

Keywords:eMail,Personalinformationmanagement,Informationoverload,Emailcharter,Internalcom-municationsystems.

Endiciembrede2011eldirectordelaempre-satecnológicaAtosanuncióqueprohibiráasus74.000 empleados el uso del correo electrónicoparalascomunicacionesinternas.Ladecisiónsor-prendeporqueésteeselmediodecomunicaciónpreferido en los entornos profesionales, dondeenfrecuenciadeusosuperaalacarta,elmensajesms, la llamadatelefónicae incluso laconversa-ción caraa cara.Parael85%de losusuarioseselcanaldecomunicaciónhabitual,yun40%delosdirectivoslotienecomolaformaprincipaldecomunicación,porencimadelteléfono.Parausopersonal,elcorreoelectrónicogozatambiéndeenormeaceptación,ytodoslousamospensandoque los demás lo consultan a diario (Martínez-Selva,2011).

Pero el director de Atos, Thierry Breton(2011),trashaberanalizadoelvolumendetráfi-co,elcontenidoylafinalidaddelcorreointerno,descubrióquesóloel10%de losmensajeseranrealmenteútiles.Porestarazónhapropuestoquelascomunicacionesinternassehaganporvíademensajeríainstantáneaatravésdelaredsocialdelaempresa.Conestamedidaaspiraaacabarconlaenormecantidaddemensajesinútiles(Bright,2011).

Esevidentequeelcorreoelectrónicofavorecelasactividadesdegestióndeinformaciónperso-nal.Buenapartedeesta información segeneray se recibe mediante el mismo. Sus funcionesvan más allá de la comunicación, actúa comoconducto y por ello resulta idóneo para ejercerfuncionesclavedelagestióndeinformaciónper-sonal:lagestióndetareas,contactosydocumen-tos.Muchaspersonasusansubuzónelectrónicopara organizar sus obligaciones, como depósitode información y como agenda de contactos(Whittaker;Bellotti;Gwizdka,2006).

Perotienenproblemasparallevaracabotalesactividades: surgen dificultades para procesarel enorme volumen de información entrante,para organizar los mensajes y los documentos,para gestionar las tareas y para recuperar lainformación que necesitan (Castro, 2009). Estoprovoca ineficiencia, pérdida de tiempo, inte-rrupciones,distracción.Quizáseaestoloquehamotivado que varias empresas sean noticia porladeterminaciónquehantomadoencuantoalusodelcorreoelectrónicoenelámbitolaboral.Al parecer, la idea de restringir el correo elec-trónicoapuntaareformularelconceptoquesetienedeél.

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Aunasí,noresultafácildecomprenderlaacti-tuddeBreton,untecnólogo,quecondenaunaherramientaporquesusempleados,tambiéntec-nólogos,quizánolahayansabidousarconsufi-cienteeficacia. Las investigaciones sugierenquelas interrupciones provocadas por la mensajeríainstantáneaylasllamadastelefónicassontanper-judicialescomo lasdelcorreoelectrónico (Lohr,2007).Elproblemanoesentonceslaherramienta,sino las interrupciones. Por lo tanto, abolir unaayuda tan arraigada como el correo electróniconoconducenecesariamenteamejorarlaeficaciade las comunicaciones y la productividad de losempleados.

unosa losotros, yquenoshaceesclavosdeunrecursocompartidoqueenrealidadnosdeberíabeneficiar.Comosolución,proponeundecálogobasadoenelrespetoporeltiempoajeno.Setratadel Email charter, una especie de estatutos quepretendenreducirlafrustraciónylaansiedadquecausaelexcesodecomunicación.

Esciertoqueelcorreoelectrónicoacortadis-tancias,agilizatareasy,endefinitiva,nosfacilitalavida.Perotambiénesciertoqueamenudoseabusadeesta tecnología.Suubicuidad,aumen-tada por los dispositivos móviles, contribuye aalargar indefinidamente la jornada laboral y,como consecuencia, muchas personas tienen lasensacióndeestarconectadastodoeltiempo.

EsteproblemaseplanteóenEstadosUnidosenmayode2011,cuandoJeffreyAllen,unsargentode policía de Chicago, presentó una demandacolectivacontra la ciudadparapedir compensa-ciónporhorasextrasnoremuneradas.Entendíaqueeltiempoqueporexigenciadelservicioper-manecía conectadomediante correoelectrónicodebía considerarse como horas extras remune-rables.Alparecer, lospolicíasdesurangoestánobligadosausarunaBlackBerryinclusofueradelas horas de trabajo, y sin recibir compensaciónporlacargalaboralqueimplicacontinuaraten-tosalservicio,atravésdemensajeselectrónicos,duranteesashorasqueenteoríadebíanserlibres(Allen vs City of Chicago, 2011). En diciembre,Dilma Rousseff, presidenta de Brasil, aprobabauna ley según la cual los trabajadores tendránderechoaexigirunacompensaciónenconceptodehorasextrasirecibencorreoconórdenesfueradelhorariolaboral(AssociatedPress,2012).

Estainquietanterealidadhahechoquealgu-nasempresassilencienelcorreoelectrónicofuera

“Elproblemanoeslaherramienta,sinolasinterrupciones”

La prohibición suena a medida desesperada.En lugar de prohibir, es más edificante educar.Gestionarelcorreoelectrónicoconeficacia,convistas a aliviar el estrés y mejorar la productivi-dad,requieremantener ladisciplinadeejecutarperiódicamenteunaseriedeaccionescerteras.Nohayunasoluciónuniversal,niesintencióndeesteescrito proponer una estrategia “salvadora” oforzarlaadopcióndeunmétododefinitivo.Alfinyalcabo,enlagestióndeinformaciónpersonalno todas las personas actúan igual. Incluso unamisma persona varía su conducta informacionalsegúnelentorno(Ferran-Ferrer;Pérez-Monto-ro,2009).

Eneste contexto,dospropuestasdestacablesresaltanelproblemay sugieren soluciones.Unaes la de Mark Hurst(2007),queproponeunmétodo que sustituyela angustia del correoacumuladoporunaruti-na sistemática de lim-pieza mediante la cuallos mensajes acabanarchivados, borrados otrasladados a una listade tareas pendientes.El objetivo es mante-ner vacía la bandejadeentrada.LaotraesladeChrisAnderson(2011),que considera que elproblema de la sobre-carga informativaesunconflicto entre libertady responsabilidad, unperjuicio que sin que-rer nos provocamos los

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delhorariolaboralparatratar de mantener eltrabajoalmargendelavidapersonal.Laúltimaenunirseaestainiciati-vaha sido la fábricadeautomóviles Volkswa-gen, que lo hace jus-to después de que lamultinacional químicaHenkelconcedieseasusempleados una “amnis-tía”decorreoelectróni-codurantelasvacacionesde invierno (Tsukaya-ma, 2011). Quizá estasmedidas no son aplica-blesa cualquierorgani-zación,peroporsísolasreflejan una preocupación creciente por esteproblema.

nico(copiaoculta,reenvío,carpetas,borradores,variosadjuntos), susposibilidadescomunicativassiguenatrayendoamuchosusuarios.Enunéxodoevidentehacialasredessociales,losadolescentesya están usando el correo electrónico un 59%menos.Lamismatendencia,aunquenotanacen-tuada,seobservaenotrasfranjasdeedad(ngu-yen, 2011). Lo afirman los números y tambiénel director de ingeniería de Facebook, AndrewBosworth:lacomunicacióndigitaltiendealdiá-logocasualentiemporeal.Losjóvenesprefierenlascharlasvirtualesylossms,dosformasdecomu-nicaciónquehan idoenaumentoyque incluso

“Elcorreoelectróniconoestáenfasededeclivesinodeusomás

inteligente.”

Enestepanoramacambiante,lasredessocialesjueganunpapelsignificativo.Aunquenotienenalgunas prestaciones básicas del correo electró-

http://emailcharter.org

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podrían eclipsar al correo electrónico. Algunasempresas tecnológicas han respondido a estatendenciaconserviciosdemensajeríaorientadosalasatisfaccióninmediata(Richtel,2010).

En2008aparecíanenelmercadoherramientascomoYammer,unaredsocialdiseñadaespecífica-menteparaelmundoempresarial.Esunsistemaquepermitea losempleadosuna comunicacióninternaeficazycompartirideas(Graham,2011).En2011yaloutilizabantresmillonesdeemplea-dosdemásdecienmilempresas,unascifrasqueafianzan esta tecnología como una alternativaválidaalcorreoelectrónicocomosistemaparalacomunicacióninterna.

Existen aplicaciones similares como HipChat,Noodle, Present.ly y Prologue. Aunque éstas yotras redes sociales cambian las relaciones eninternet,nohanlogradosustituiralcorreoelec-trónico. La cantidad de mensajes que se envíancada día triplica las cifras de Facebook y Twit-ter (Calderón, 2011). El problema es ahora lafragmentación provocada por la multiplicidadde canales: la informaciónque se requiereparacompletar una tarea puede acabar dispersa endiversoslugares,dispositivosyesquemasdeorga-nización.

Algunas voces apocalípticas sostienen que elcorreo electrónico desaparecerá ante el embatedelasredessociales, igualquesesuponíaqueelcorreopostaldesapareceríacuando llegóelelec-trónico.Ynohasidoasí.Loqueocurrerealmenteesqueusábamoselcorreoelectrónicoparatodocuandoeraloúnicoqueteníamosparacomunicar-nosporescrito.Ahoratenemosmáscanalesparaello (redes sociales, mensajería instantánea, sms,etc.)yescogemosunouotrosegúndiversoscondi-cionantes.Esevidentequeusamosmenoselcorreoelectrónicoporqueahora tenemosotrosmedios,peronopodremosvivirsinél(Graham,2011).

Notienefundamentoelmitodequelasredessociales van a sustituir al correo electrónico.Estenoestáen fasededeclive sinodeusomásinteligente (Sainz-Aloy; Soy-Aumatell, 2011).No hay que creer que las tecnologías nuevasreemplazarána lasanteriores.Elcorreoelectró-nicoseguirásiendolaherramientaadecuadaenmuchos contextos. Bastará con saber manejarlaconinteligencia.

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