EL ANALISIS DE PROBLEMAS Y LA TOMA DE DECISIONES

4.1. Dos Habilidades de una: análisis de problemas y toma de decisiones

Uno de los factores mas importantes para el éxito o fracaso de un directivo es habilidad para el análisis de problemas y toma de decisionesDecidir es la principal de las funciones de un dirigente, él decide y el dirigido ejecuta según las decisiones de aquel; El directivo que no puede decidir no es directivo.Pero al igualmente, decidir es sinónimo de responsabilidad porque la toma de decisiones lleva emparejado el dar cuenta de los resultados obtenidos y de aceptar las consecuencias.Por todo es esencial tener un conocimiento, dominio básico de conceptos y metodología referente al análisis de problemas y toma de decisiones para realizar una función optima en caso contrario cuesta tiempo y dinero desperdiciado.

4.2. El análisis de problemas

Para el mejor entendimiento vamos a presentar tres definiciones sobre problema Problema es una desviación de una norma esperada de comportamiento Problema es la desviación habida entre lo que debiera ser y lo que en realidad es Problema es un obstáculo que se impone en el camino hacia el logro de los

objetivosUn problema es la desviación de una actividad que debemos afrontarla y resolverla en forma eficaz. Sin embargo no todos los directivos están preparados para afrontar y resolver los problemas y presentamos tres casos de directivos.

1. Hay bastantes que presentan una cierta incapacidad para resolver problemas(no pueden) y esperan que se arreglen solos. También existen aquellos que evaden los problemas entregándose a otras actividades secundarias, y por ultimo hay quienes delegan sus problemas.

2. Otros son artistas para eludir los problemas (no quieren) y comisionan sus problemas a grupos de trabajo con el fin de darle largas al asunto y no resolverlo nunca, o consultan a un experto para que cuando tenga consecuencias hacerle responsable, y por ultimo hay otros habilosos lo transfieran a niveles superiores.

3. Finalmente hay otros que no tiene la preparación necesaria para resolver los problemas(no saben).

4.3. Metodología para el análisis de problemasPara resolver un problema debemos seguir un proceso metodológico.

1.- Identificar y reconocer el problemaDespués de localizar el problema debemos determinar la desviación con respecto entre lo que es y lo que debiera ser.2.- recoger toda la información necesariaUna vez determinado el problema debemos recaudar datos con el fin de no perdernos, debemos buscar datos concretos y no tanto los abstractos.3.- Analizar las causa del problemaCuando disponemos de la información debemos buscar sus causas. Un problema se puede combatir atacando sus causas y así no volverán a repetirse.4.- buscar solucionesDebemos determinar las alternativas posibles y debemos cuantificarlas y valorarlas en términos económicos.5.- implantar la mejor solución

No basta con elegir la mejor opción sino que hay que ponerla en practica tarea muchas veces difíciles para algunos directivosPara ello es necesario determinar: Que hay que hacer, como se ha de efectuar, quien lo tiene que realizar, etc.6.- efectuar un seguimiento de controlDebemos seguir muy de cerca el proceso de solución para ver si el problema ha sido resuelto.

4.4. la toma de decisionesEs la principal de las funciones del dirigente, establece el limite entre el dirigente y el dirigido.4.5. ¿Qué es decidir?Decidir es escoger la mejor alternativa. Decidir es actuar y actuar es poner en practica la propia decisión.4.6. Elementos de una decisiónBásicamente de dos elementos que son la información y el riesgo y podemos señalar un tercer elemento que es la personalidad.Decisión = información + riesgo + personalidad

1.- La informaciónLa información es la materia prima de la decisión a mayor información menor riesgo. Por ello, debemos recoger datos antes de tomar una decisión.2.- El riesgoLa obligación de un directivo es disponer de la información para minimizar los riesgos, sin embargo el riesgo es un factor inherente, sin riesgo no hay negocio.Pero la osadía no garantiza el triunfo, en todo debemos evitar los riesgos innecesarios.3.- La personalidadTambién es factor a tener en cuenta en el momento de realizar una decisión. Las personas tenemos distintos aspectos que nos diferencian, los cuales tienen una repercusión en el momento de tomar una decisión.

4.7. Errores mas frecuentes en la toma de decisionesLos errores más habituales son:

- La ausencia de objetivos claros- La falta de información, capacidad o falta de interés- La indecisión y la precipitación- La parálisis por el exceso de información- La intuición- El seguimiento a la mayoría- Falta de una metodología

4.8. Bondad de una decisiónViene determinada por dos factores la calidad y la aceptación La calidad esta directamente relacionada con la eficacia de la misma, para mejor calidad es preciso no solo tener un objetivo clara, información necesaria y un riesgo razonable sino también, una metodologia y dar participación al equipo.Para lograr la aceptación las personas deben participar en el proceso de ejecución.4.9. El proceso de toma de decisiones

1.- establecerle el objetivoEl establecimiento del objetivo a lograr de forma clara y precisa es la parte crucial del proceso ya que sin ello da lo mismo la decisión que tomemos.2.- identificar las alternativas

Para lograr el objetivo debemos determinar las distintas alternativas, si no ninguna alternativa no es preciso tomar ninguna decisión.3.- evaluar las alternativasDebemos analizar el nivel de riesgo de cada alternativa.4.- Seleccionar la mejor alternativa. Toma de decisiónUna vez evaluadas las alternativas debemos seleccionar la mas idonea y debemos ser previsores para consecuencias futuras.5.- implantar la decisiónUna vez tomada la decisión debemos llevarla a cabo y debemos implantar una serie de medidas de seguimiento.6.- Controlar la decisiónToda decisión deberá ser controlada en su implantación y evaluada una vez aplicada.

4.10. La participación en la toma de decisionesHay ocasiones en que hay que tomar las decisiones solo y en otras hacer participar a los colaboradores.A. Debemos toma las decisiones en solitario o conceder escasa participaciónB. debemos tomar la decisión en equipo y dar participaciónC. Debemos dejar decidir a nuestro equipo4.11. Decidir en equipoCuando veamos oportuno decidir en grupo debemos seguir unas reglas:

1. Intentar siempre QUE SEA POSIBLE, ADOPTAR acuerdos por integración2. Si no es posible adoptar una solución valida para todos, tratar de llegar a una

solución de consenso3. Y si las partes están enfrentadas, no queda otro remedio que imponer la decisión

a través de poder jerárquico o de la mayoría sobre la minoría.