ek consultas abiertas - gobierno de canarias€¦ · su informe, en qué orden y si desea...

¡pinceleKade, una aplicación de futuro!

Consultas abiertas informes e informes personalizados

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Consultas abiertas

informes e informes personalizados

¿Sabía que... • …en pinceleKade puede construir informes personalizados?

• …en un informe personalizado puede decidir qué campos mostrar?

• …después de construir un informe personalizado puede guardarlo

para que otros usuarios dispongan de él?

• …los informes que genere pueden ser exportados a Excel y a PDF?

• …todos los informes de la aplicación están centralizados en un

módulo de gestión de informes?

• …

1 Introducción, objetivo y visión superficial del s ubsistema En pinceleKade todos los informes tienen 2 vías de acceso: una desde el propio subsistema al que pertenecen y otra desde el módulo centralizado de gestión de informes. Este subsistema presenta una unidad muy novedosa, el componente de creación de consultas abiertas. Si está familiarizado con la edición anterior de Pincel, sabrá que hay innumerables informes del siguiente estilo:

• Listado de alumnos del grupo • Listado de alumnos del grupo ordenados por número de lista • Listado de alumnos del grupo con teléfono de los padres • Listado de alumnos del grupo matriculados en matemáticas • Listado de alumnos del grupo repetidores • Listado de alumnos del grupo ordenados alfabéticamente • Listado de alumnos del grupo mayores de 16 años • Listado de alumnos del grupo… • …

El objetivo de este subsistema es que pueda crear informes personalizados, de cualquier subsistema, eligiendo usted qué información desea mostrar, bajo qué condiciones, en qué orden… De ahí el nombre de consultas abiertas, porque en realidad lo que construye es una consulta en el sentido de que se elabora una “pregunta” sobre los datos almacenados en su centro y luego simplemente se genera el informe con los datos resultantes de esa interrogación. Y son abiertas en el sentido de que el sistema le permite bastante libertad para seleccionar la fuente de datos que desea (alumnos, padres/madres, personal docente, grupos,…), para establecer los filtros que considere oportunos,… en definitiva, para personalizar el informe. De esta manera se ahorra toneladas de informes que sólo se diferencian en pequeños matices y que son de gran utilidad en el día a día de la gestión del centro.

1.1 Utilidades y facilidades El subsistema de consultas abiertas se apoya en el resto de subsistemas para obtener la información necesaria para construir nuestro informe personalizado. Realmente este subsistema no aporta ninguna gestión nueva, sino recuperar información que ha almacenado a través del resto de gestiones para presentarla en el formato deseado.



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Puede ser que los informes propuestos desde cada subsistema no den respuesta a las necesidades que tiene en su centro, de modo que desde consultas abiertas puede construir sus propios informes adaptado a las necesidades de su centro. Para esto, el sistema le presentará el listado de subsistemas que pueden actuar como fuente de datos en la construcción de su propio informe. Una vez seleccionado el subsistema, simplemente tendrá que elegir qué información es la que quiere mostrar en su informe, en qué orden y si desea incorporar algún filtro en la recuperación de los datos.

1.2 Lluvia de ideas El siguiente diagrama le muestra un conjunto de conceptos, acciones, términos,... inconexos e incompletos y sin explicación alguna que le ayudarán a hacerse una idea global de los puntos con los que trabaja este subsistema. A lo largo del documento le aclararemos todos y cada uno de ellos de forma clara y sencilla, así que en este momento no intente comprenderlos todos, ya que ahora NO es el objetivo.

Diagrama de Lluvia de Ideas

1.3 Diagrama de contexto y dependencias El siguiente diagrama intenta ponerle en contexto, de modo que usted comprenda dónde se engloba el subsistema que estamos abordando en este momento. Hemos representado con una figura en forma de carpeta los diferentes subsistemas de pinceleKade y de SSCC que intervienen o que tienen algún tipo de relación con el nuestro. Las flechas discontinuas tienen una dirección que implica dependencia entre subsistemas. Así,

• una flecha entrante implica que, el subsistema del otro extremo depende de éste, • y una saliente implica una dependencia/necesidad de éste con respecto de otro, que es al que le entra la

flecha. A su vez, hemos colocado dentro de una agrupación aquellos subsistemas que corresponden con una gestión en su centro docente y dentro de otra los que se corresponden con una gestión propia de los SSCC (Servicios Centrales de la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes).



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Diagrama de contexto

Como puede ver, el subsistema de Consultas Abiertas depende de todos los subsistemas de la aplicación ya que se nutre de éstos para recuperar los datos que forman los informes. Ningún subsistema depende de él para su gestión. No depende de ningún subsistema de Servicios Centrales para elaborar las consultas abiertas.

1.4 Fuentes de datos Las fuentes de datos son aquellos subsistemas que están adaptados para poder trabajar como origen de la información que se va a mostrar en los informes personalizados. En el momento actual, todos los subsistemas no se pueden comportar como una fuente de datos, sino sólo un subconjunto de ellos, que son:

• Expedientes del alumnado • Matrículas • Personal docente • Nombramientos del personal docente • Espacios Físicos • Grupos de alumnos • Horarios • Personal administrativo y de servicios.

En futuras versiones de pinceleKade posiblemente se añadirán nuevos subsistemas para la elaboración de consultas abiertas.



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2 Primer acceso real al subsistema. Impresiones ini ciales y navegación básica.

Ahora que ya conocemos un poco el subsistema, algunos de sus conceptos, otras entidades con las que se relaciona, su interacción básica con SSCC, qué acciones podemos realizar con él, etcétera, accederemos por primera vez a éste ya dentro de la aplicación.

2.1 Acceso al subsistema Este subsistema, al ser de uso menos frecuente, no tiene un acceso directo desde KAFé. En la siguiente imagen se muestra cómo puede acceder a la gestión de usuarios de su instalación de pinceleKade desde el menú principal de la aplicación:

Imagen de acceso al subsistema desde el menú principal de la aplicación.

2.2 Impresión inicial del subsistema En la siguiente imagen se muestra el nivel 2 del subsistema, en el que se diferencian todas las áreas que se comentaban en el capítulo de generalidades de la capa de presentación.



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Aspecto del nivel 2 del subsistema

Este subsistema es muy particular en cuanto a presentación, y no se ciñe al patrón común del resto de subsistemas. De forma muy superficial podemos decir que tiene un área de selección de las columnas que se desea que aparezcan en el formulario, un área para establecer filtros sobre el conjunto de datos y una última área en la que se muestra una previsualización de la información que aparecería en el informe. En el siguiente apartado hacemos un recorrido más minucioso por cada una de las áreas en las que se divide el subsistema, y siempre desde un punto de vista de visualización, sin llegar a editar ninguna entidad.

2.3 Áreas del subsistema En la siguiente imagen le mostramos en detalle las áreas en las que se divide el subsistema.



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NIVEL 2: áreas del subsistema Este subsistema además es particular porque no se “incrusta” sobre KAFé, sino que aparece flotando sobre el último subsistema con el que hubiéramos trabajado. Presenta 3 áreas claramente diferenciadas, que hemos marcado con un número dentro de un cuadro naranja: A1 Selección de columnas A2 Visualización de filtro de resultados A3 Previsualización de resultados A4 Origen de datos y nombre para la consulta En este apartado nos centraremos en las 3 áreas propias del subsistema.

2.4 A1 – Selección de columnas Esta área sirve para seleccionar qué información quiere que se muestre en su informe personalizado. El conjunto de columnas varía en función de la fuente de datos seleccionada. En el caso de alumnado, aparecerán columnas como CIAL, expediente, nombre y apellidos, áreas matriculadas,… Para el caso de personal docente, NIF – NIE, especialidad docente, fecha de nombramiento, fecha de cese,… Para el caso de grupos, aula principal, tutor del grupo, denominación,…

Deberá marcar las columnas que desea que aparezcan en su informe y desmarcar las que no desea que se

Selección de columnas para el informe final.

1

2

3

A2

A1

A3

A4



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muestren. Sobre la columna marcada con un (1) deberá marcar qué columnas desea que se muestren.

2.4.1 Orden de los resultados (2)

Además, desde el área de selección de columnas se establece la forma en que se ordenan los datos en el momento de la visualización. Usted puede decidir que se ordenen por cualquiera de los campos que ha marcado para su visualización: por número de lista, por número de expediente, alfabéticamente,…

2.4.2 Posición de las columnas (3)

También puede personalizar en qué posición aparecen las columnas que haya seleccionado para visualización. Así, si desea que la columna de número de expediente sea la situada más a la izquierda, deberá seleccionarla y desplazarla hacia la posición que desee que ocupe. A medida que desplaza la posición de una columna verá en el área de previsualización de resultados cómo se va desplazando hacia la izquierda o hacia la derecha (según suba o baje su posición).

2.5 A2 – Filtro de resultados Esta área sirve para establecer filtros sobre el total de resultados que contiene la fuente de datos elegida. Puede ser que en el informe no desee obtener todo el alumnado de su centro, sino sólo aquellos que cumplen unas determinadas condiciones, como por ejemplo, alumnos con una edad superior a E y matriculados en el área A, y… En esta área se muestran los filtros que ha creado y contiene el acceso a las herramientas de creación de nuevos filtros. El botón de imprimir volcará en la impresora predeterminada el resultado de la consulta.

2.6 A3 – Previsualización de resultados Bajo esta área se muestra una previsualización de resultados. En ella se visualiza ya la posición que ocuparán las columnas, los datos respetando el orden que haya establecido y los filtros de resultados aplicados:

Área de previsualización de resultados El botón de autorefrescar indica que, si hay un cambio en los filtros de recuperación de datos, o si modifica el orden de las columnas o si varía qué columnas deben visualizarse, automáticamente el área de resultados se recalcule para obtener aquellas entidades que cumplan con la expresión de filtrado que haya definida.

Visualización de filtros. Acceso a la creación de nuevos filtros de resultados.



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Si ha desactivado esta opción, siempre podrá actualizar manualmente los resultados por medio del botón recargar resultados que lanza de nuevo la recuperación de los datos con la expresión de filtrado actualizada. En la parte inferior del área de resultados el sistema muestra el número total de registros que aparecerán en el informe personalizado.

2.7 Resumen Este apartado lo hemos dedicado a realizar un recorrido por el subsistema y a todas sus áreas. Comentamos también que este subsistema no se ciñe en absoluto al patrón común de presentación que tienen todos los subsistemas, sino que su aspecto es totalmente diferente del resto. Vimos las 3 áreas en las que se subdivide el subsistema: A1 – elección de columnas, A2 – filtros de resultados y A3 – previsualización de resultados.



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3 NIVEL 3 – Creación de informes personalizados Ahora que ya hemos hecho un primer recorrido por el subsistema y por todas sus áreas, veremos cómo crear un informe personalizado. Trabajaremos sobre una de las fuentes de datos pero verá que hacerlo sobre cualquier otra es igual de fácil.

3.1 Elección de la fuente de datos Lo primero que le solicita el sistema al acceder al subsistema de consultas abiertas es la elección de la fuente de datos.

En la imagen vemos cómo seleccionamos la fuente de datos de alumnos–matrículas. A continuación aparece el subsistema de consultas abiertas con las 3 áreas que comentábamos en el apartado anterior. El área de selección de columnas se completa con las columnas que ofrece la fuente de datos que ha seleccionado: CIAL, expediente, NIF/NIE, pasaporte, nombre, primer y segundo apellido,… El área de filtros aparece inicialmente vacía y el área de previsualización de resultados con todas las matrículas del curso escolar de trabajo.

3.2 Elección de las columnas de visualización En el área 1 marcaremos las columnas que queremos visualizar. Para este ejemplo marcaremos las siguientes columnas:

• CIAL • Nombre y apellidos • Áreas matriculadas • Estudio matriculado • Edad

Marcamos también que los campos por el que queremos que se ordenen los resultados es 1er apellido, 2do apellido y nombre.

3.3 Creación de filtros Los filtros provocan que del total de elementos que componen la fuente de datos escogida, se utilicen sólo los que cumplen las condiciones de la expresión de filtrado. Así, si nuestra fuente de datos es la matrícula del alumnado, podríamos construir un filtro para que no utilice a todos los alumnos matriculados en el centro, sino sólo a aquellos de una determinada enseñanza, o de una determinada área, o de una determinada edad. Con independencia de la fuente de datos elegida, el proceso de creación de filtros es el mismo, y el resultado que tiene sobre el conjunto de datos es también idéntico. Para la construcción de su informe personalizado puede utilizar tantos filtros como desee. Un filtro consiste en un campo por el que filtrar, el operador a aplicar y el valor de filtrado. Por ejemplo, si quisiéramos recuperar sólo los alumnos matriculados en E.S.O., el campo de filtrado sería “Enseñanza”, el operador sería “=” y el valor de filtrado sería “ESO”. De esta manera, en el informe resultante

Elección de la fuente de datos



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sólo se mostrarían los alumnos matriculados en Enseñanza Secundaria Obligatoria.

3.3.1 Filtros numéricos

Cuando el campo que vamos a utilizar para la expresión de filtrado es numérico, los operadores que nos ofrece el sistema son operadores relacionales: mayor (>), menor (<), igual (=), distinto (≠), mayor o igual (≥) y menor o igual (≤). Podríamos construir un filtro con alumnos mayores de 14 años, o con edad distinta de 14 años, o menores de 14 años,…

3.3.2 Filtros de texto

Para campos de tipo texto (nombre, apellidos, estudio matriculado, enseñanza,…) los operadores que nos ofrece el sistema para construir la expresión de filtrado son:

• Contiene • No contiene • Coincide con • No coincide con • Empieza por • No empieza por • Está vacío

3.3.3 Filtros de fecha

Sobre campos de fecha se pueden aplicar los siguientes operadores: • En el período… • Fuera del período… • Posterior a… • Anterior a…

Para filtros sobre fechas, podemos aportarle al sistema 2 valores, uno de fecha desde y otro de fecha hasta, de modo que podamos expresar períodos de tiempo. Podríamos filtrar así alumnos matriculados después del 15 de septiembre, o nacidos entre septiembre y diciembre,…

3.3.4 Filtros Sí/No

Hay campos que sólo admiten 2 valores posibles: Sí o No. Tal es el caso de campos como “Repite”, “Promociona”,…

3.3.5 Solicitar entrada

Para cualquier expresión de filtrado que se construya, siempre podemos solicitar en el mismo momento de lanzar el informe que se solicite al usuario el valor por el que se desea filtrar. Así por ejemplo, podríamos construir un informe que se llamara “Alumnos mayores de ? años”. En el momento de abrir el informe, se le pregunta al usuario “Inserte la edad por la que desea filtrar”. En ese momento, insertamos el valor deseado y así nos ahorramos tener un juego de informes idénticos con el aspecto “Alumnos mayores de 14 años”, “Alumnos mayores de 15 años”, “Alumnos mayores de 16 años”, “Alumnos mayores de…”, sino que con un sólo informe, cubrimos todas las posibilidades.

3.3.6 Ejemplo de construcción de una expresión de filtrado

En el siguiente ejemplo, construiremos la siguiente expresión de filtrado:

“Alumnos de Educación Primaria que tienen más de 8 años y que están matriculados en Matemáticas”.



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Para construir esta expresión de filtrado, vamos a necesitar 3 filtros: uno sobre la enseñanza, otro sobre la edad y otro sobre el conjunto de áreas matriculadas. Siguiendo la siguiente secuencia de pasos podremos construir la expresión de filtrado al completo:

• Pulsamos sobre “Añadir nuevo filtro”, • Seleccionamos el campo “Enseñanza”, • Seleccionamos el operador “Coincide con”, • Establecemos el valor “Educación Primaria”, • Guardamos el filtro

Proceso de construcción de expresión de filtrado compleja: filtro por enseñanza.

Desde el subsistema de consultas abiertas, creamos el otro filtro, sobre edad:

• Pulsamos sobre “Añadir nuevo filtro”, • Seleccionamos el campo “Edad”, • Seleccionamos el operador “>”, • Establecemos el valor 8, • Guardamos el filtro

Proceso de construcción de expresión de filtrado compleja: filtro por edad.

Por últimos, creamos el filtro para las áreas matriculadas:

• Pulsamos sobre “Añadir nuevo filtro”, • Seleccionamos el campo “Áreas matriculadas”, • Seleccionamos el operador “Contiene”, • Establecemos el valor “MAT”, • Guardamos el filtro

Proceso de construcción de expresión de filtrado compleja: filtro por área matriculada.

Ya hemos construido la expresión de filtrado al completo. El aspecto del subsistema de consultas personalizadas se muestra en la siguiente figura:



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Aspecto del subsistema después de construir la expresión de filtrado.

Tal y como se muestra en el área de resultados, hay 172 alumnos que coinciden con la expresión de filtrado que hemos construido. Si pulsamos sobre el botón de “Imprimir” se muestra con todo detalle el informe resultante:

Aspecto del informe personalizado.

Después de construir la consulta personalizada, esta se guarda automáticamente para utilizarla cuantas veces desee, con el nombre que se le haya dado en el campo “Denominación”. Se puede acceder a las consultas guardadas a través del menú KAFé-Consultas/Informes-Gestión de Informes.

3.4 Resumen En este apartado hemos visto cómo crear un informe personalizado. Hemos seleccionado la fuente de datos, las columnas que queríamos mostrar, el orden en que debían mostrarse los resultados y hemos aplicado una expresión de filtrado compleja. Por último hemos visto la impresión del informe en sí y cómo almacenar la consulta personalizada para su posterior uso.



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4 Módulo centralizado de gestión de informes En el módulo de gestión de informes encontrará todos los informes que se encuentran distribuidos por toda la aplicación en los diferentes subsistemas centralizados.

En este módulo aparecen todos los informes agrupados por una de las siguientes categorías: • Alumnado • Personal docente • Personal de administración y servicios • Grupos • Padres, madres tutores legales • Horarios • Espacios Físicos • Departamentos • Títulos • Planes de estudios

En el módulo centralizado de gestión de informes se distinguen 3 áreas:

1. Barra de herramientas 2. Selección de informes 3. Previsualización del informe

En la barra de herramientas están las operaciones asociadas al informe que tenga seleccionado en ese momento. Verá como esta área para consultas abiertas se completa con botones como “Guardar”, “Editar”, “Renombrar”,… En el área de selección de informes aparecen todos los informes de la aplicación más las consultas abiertas (pestañas “CA Centro” y “CA Predefinidas”) que haya decidido guardar. Los informes aparecen agrupados por

Acceso al módulo centralizado de gestión de

informes.

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2

3



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las categorías que comentábamos al comienzo de este apartado. En todas las categorías hay una carpeta específica para almacenar las consultas personalizadas. El área de previsualización del informe le ofrece una vista previa del informe que tenga seleccionado. En el caso de que el informe que tenga seleccionado se trate de una consulta abierta (o informe personalizado), el aspecto del subsistema varía bastante, pues en la previsualización nos permite interactuar con la consulta abierta y en la previsualización nos muestra la selección de campos que habíamos realizado, los filtros que estaban definidos y la previsualización de resultados:

Aspecto del módulo centralizado de gestión de informes cuando seleccionamos una consulta abierta.

Tal y como se puede ver en la imagen anterior, en la barra de herramientas aparecen nuevos botones, como son Nuevo, Editar, Borrar, Duplicar, Renombrar e Imprimir. El botón nuevo nos permite crear una nueva consulta personalizada asociada a la fuente de datos bajo la que estamos en el área de selección de informes. Si nos ceñimos a la imagen anterior, crearíamos una nueva consulta personalizada para la fuente de datos “Matrículas del alumnado”. El botón editar abre en modo de edición la consulta personalizada que tenemos seleccionada en este momento, permitiéndonos modificarla desde este punto. El botón borrar nos permite eliminar la consulta personalizada que tenemos seleccionada. El botón duplicar crear una nueva consulta personalizada como una copia de la que tenemos seleccionada. El botón renombrar nos permite cambiar el nombre a la consulta personalizada que tenemos seleccionada.

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