ejercicio guiado access 1

INSTRUCCIONES:

Para desarrollar el presente ejercicio guiado, debe realizar paso a paso, cada uno de los tems numerados de forma secuencial. Lea detenidamente cada tem.

En el documento tambin encontrar, conceptualizaciones o explicaciones para su lectura y compresin, despus de leerlas debe continuar con los ejercicios los cuales se encuentran numerados.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESSLas explicaciones contienen la siguiente imagen al inicio de las mismas y no tienen numeracin.

1. Abra el programa haciendo clic en el botn Inicio Todos los Programas MicrosoftOffice Microsoft Access 2010

A) Seleccione Base de datos en blanco (ver ilustracin 1)B) Escriba el nombre del archivo, en este caso escriba: Base_de_Datos_Empleado_nombreaprendiz(ver ilustracin 2)C) Haga clic en el botn Crear para crear la base de datos (ver ilustracin 2)

A

Ilustracin 1

B

C

Ilustracin 2

TABLAS:

2. A) De forma predeterminada aparece creada la Tabla1 en la vista Hoja de Datos (ver ilustracin 3)B) Cambie a la vista diseo, haciendo clic en el botn Ver Vista Diseo (ver ilustracin 4)

A

Ilustracin 3

B

Ilustracin 4

el nombre Empleado3. Antes de cambiar a la vista diseo, Access nos pide que guardemos la tabla. Guarde la tabla conCambie el nombre Tabla 1, porEmpleado, y haga clic en Aceptar

Ilustracin 5

4. Ahora crearemos el primer campo de la tabla (ver ilustracin 6)A. Digite el texto NombreEmpleado en la primera celda de la opcin Nombre del campo.B. Lo siguiente que debemos seleccionar es el tipo de datos que contendr elcampo, si es de tipo numrico, de tipo texto, tipo fecha, etc. Para este caso el nombre del empleado es de tipo texto. En la opcin Tipo de datos, seleccione Texto.C. El nmero mximo de caracteres que podr contener el campo es de 25. Digite25, en la propiedad Tamao del campo.D. Digite el texto Nombre, en la propiedad Ttulo. La propiedad Ttulo, contiene la etiqueta del campo en el formulario. Si no escribe un ttulo, se usar elnombre del campo como etiqueta.

A B

C

D

Ilustracin 6

EXPLICACIN DE LA PROPIEDAD TITULO:

La Propiedad Ttulo, asigna dicho ttulo, como etiqueta en el formulario.Si no se escribe un ttulo, se usar el nombre del campo como etiqueta en el formulario. Ver ejemplo a continuacin de un formulario con los nombres de etiquetas y sus campos (Formulario Empleado)

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

Etiqueta Cdula

Etiqueta Nombre

Campo cedula

Campo NombreEmpleado

En la imagen mostrada en la pgina anterior (pgina 3), el nombre del campo es:NombreEmpleado, y la propiedad ttulo contiene el texto: Nombre

Fjese que el formulario Empleado (ver imagen arriba), contiene la etiqueta Nombre.

5. Asigne a la tabla empleado, el resto de campos. Tenga en cuenta agregarle a cada campoel tipo de dato y las propiedades correspondientes.

Propiedades del campo

Nombre del campoTipo de datoTamaoCampoTitulo

ApellidosTexto25Apellidos

DepartamentoTexto30Dpto

CedulaNumeroEntero LargoCdula

CargoTexto30Cargo

CiudadTexto30Ciudad

TrabActivoSi/noActivo


6. Asigne la clave principal al campo Cedula. Para ello haga clic sobre el nombre del campoCedula y luego haga clic en el botn Clave Principal

2

Clic en el botnClave principal

1

Clic sobre elcampo Cedula

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros, de forma que con esta clave podemos saber cul es el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

7. Reorganice los campos de la tabla segn su criterio y dejando de primero al campo con laclave principal


8. Crear otra tabla con el nombre Departamento con los siguientes campos:

Nombre del campoTipo de datoTamao del campo

IdAutonumeracin

DepartamentoTexto30

La clave principal ser el campo Id.

Para crear la nueva tabla, haga clic en el men Crear - Tabla

Recuerde cambiar a la vista diseo como se hizo en el tem # 3 del presente taller.

1. Clic en el men: Crear

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS2. Clic en Tabla

9. Cierre la vista diseo de las tablas Departamento y Empleado. Haga clic derecho sobre lapestaa Departamento y seleccione Cerrar. Ver imgenes en la siguiente pgina.

Clicderecho

Haga lo mismo sobre la tabla Empleado


FORMULARIOS:

10. Crearemos un formulario con el asistente para introducir y editar los datos en la tablaDepartamento, guarde el formulario con el nombre Departamento.

Para ello haga clic en el men Crear - Asistente para formularios

12

11. En la opcin Tablas/Consultas, seleccione la tabla Departamento

Seleccione la tablaDepartamento

12. Haga clic en el botn agregar todos para seleccionar todos los campos

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS13. Haga clic en el botn Siguiente para continuar con el asistente.

14. Seleccione la distribucin En Columnas y haga clic en Siguiente.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS15. Por defecto, el formulario tiene el nombre Departamento, y tiene seleccionada la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin. No realizamos ningn cambio y hacemos clic en el botn Finalizar.

16. Vamos a agregar 4 registros a la tabla Departamentos a travs del formularioDepartamento. El valor del campo Id, se incrementa automticamente (no debe escribir en este campo).En el campo departamento, digite Finanzas, y haga clic en el botn nuevo registro

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS(Vaco), para insertar el

registro y crear uno nuevo.

Clic en el botnNuevo registro

17. En el nuevo registro, en el campo departamento, digite Contabilidad. Haga clic en el botn nuevo registro (Vaco).

18. Ingrese 2 nuevos departamentos: Los registros Gestin Humana y Produccin.Se han creado en total 4 registros.19. Abra la tabla Departamento para verificar los registros creados. Haga doble clic sobre dicha tabla.

1 1. Doble Clic

2. Registros creados 2

20. Abra la tabla Empleado en modo o vista diseo, y agregue el siguiente campo:

Nombre del campoTipo de datoTamao CampoMascara de entradaTitulo

TelefonoTexto15!\(9\)999\-9999;0;#Telfono

Explicacin de la mscara de entrada: La mscara de entrada se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono quemuestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo, ejemplo:

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS(_ ) -

La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres (3) secciones separadas por signos de punto y coma (;)Segunda Seccin

! \ (999\) 999\-9999;1;#


PrimeraSeccin

TerceraSeccin

La primera seccin: Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo:

! \ (999\) 999\-9999

CARCTERDEFINICION

!Hace que los caracteres introducidos en lamscara siempre se rellenen de izquierda a derecha.

9Permite escribir un dgito de 0 a 9, o espacio(entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

\Hace que el carcter siguiente se muestrecomo un carcter literal. Por ejemplo, \A se muestra slo como A

Puede ver la definicin del resto de caracteres en la ayuda de Access o en el tutorial.

Segunda seccin: Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres que se visualizan en la mscara se almacenan junto con los valores introducidos, por ejemplo, el parntesis y el guion en la mscara de entrada: ! \ (999\) 999\-9999 Ejemplo de valores almacenados: (310)321-5588

Si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control, ms no la mscara. Ejemplo de valores almacenados: 3103215588

En la tercera seccin: Especifica el carcter que se muestra, en el espacio donde el usuario debe escribir un carcter. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; por ejemplo, # para mostrar el smbolo numeral, ejemplo: (###)###-#### ; o utiliza un espacio entre comillas " ", para mostrar una cadena en blanco.

21. Crearemos un formulario para introducir y editar datos en la tabla Empleado. Seleccione la tabla Empleado (verifique que la tabla empleado no se encuentre abierta), haga clic enel men: Crear, luego haga clic en el botn Formulario

32

1

22. Para introducir los datos desde el formulario debemos cambiar de la vista presentacin ala vista formulario. Para ello haga clic en el botn Ver Vista Formulario.

1. Clic en Ver

2. Clic en Vista Formulario

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS23. Vamos a ingresar los siguientes registros desde el formulario Empleado. Para moverse o desplazarse entre los diferentes campos (cedula, nombre, apellidos, etc.) del formulario, utilice la tecla tabulacin.

CdulaNombreApellidosActivoDptoCargoCiudadTelfono

22369852JuanaGarcaPrezSiFinanzasAsesorMedelln(4)323-6578

9856412CarlosPrez RuizNoContabilidadContadorBarranquilla(5)352-8974

102547896LuisRodrguezMsSiGestinHumanaSiclogoBogot(1)352-0006

65987123JaimeJuagarnSornesSiMantenimientoElectricistaMontera(5)369-8745

32569874MaraPratsMontoyaNoProduccinOperarioCaldas(4)254-7896

72258963JosNavarroLardSiAdministracinGerenteCartagena(5)368-7425

22589741ElisabedaSansnSiFinanzasAsesorPopayn(2)478-9625

100236547GerardoHernndezLuisNoContabilidadAsistenteChoco(6)578-9632

102587436EvaSan MartnSiProduccinSupervisorPereira(2)487-8974

24. Cierre y guarde el formulario con el nombre Empleado.25. Abra el formulario Empleado, haga clic en Buscar, y digite el nmero 32569874, debe aparecer en el formulario la persona identificada con ese nmero de cdula.

Clic en Buscar

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS1

Ahora editaremos el registro encontrado, colocando como Activo al empleado (ver opcin 3 de la imagen).

Seleccione o marque 3la casilla: Activo

4 2

Haga clic en los botones Registro anterior y siguiente registro, y verifique cuantos empleados no seencuentran Activos.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS26. Cierre el formulario Empleado.

ALGUNAS OPERACIONES CON LAS TABLAS:

27. Ordenaremos la tabla Empleado por el campo Nombre. Para ello abra la tabla Empleado en la vista Hoja de Datos, haga clic derecho sobre cualquier registro del campo Nombre, y seleccione la opcin Ordenar de A a Z

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS28. Podemos filtrar los datos en las tablas, vamos a filtrar por Dpto, donde Dpto sea igual a produccin. Haga clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto, seleccione Filtro de texto Es igual a

En la ventana filtro personalizado, digite: produccin, y haga clic en Aceptar.

Tabla filtrada:

EJERCICIO GUIADO DE ACCESSQuite el filtro de la tabla, haciendo clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto, seleccione Quitar filtro de Dpto

29. Ahora eliminaremos el registro que contiene los datos del empleado Gerardo Hernndez.Seleccione el registro (fila), haciendo clic en la casilla de color gris, como se muestra en la imagen (1). Luego haga clic derecho sobre el registro seleccionado y elija la opcin Eliminar Registro.

Haga Clic para seleccionar elregistro

1

Clic derecho

2

Clic en Si, paraeliminar el registro

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS30. Cierre la tabla empleados y guarde los cambios.

CONSULTAS:

31. Vamos a crear una consulta sencilla de la tabla departamento, utilizando el asistente para consultas. La consulta debe mostrar todos los registros del campo departamento, en la tabla departamento.


1. Clic en el men Crear

2. Haga clic en el botn Asistente para consultas

SeleccioneAsistente para consultas sencillas

Haga clic enAceptar

1. Seleccione latabla Departamento

3. Haga clic para seleccionar el campoDepartamento

2. Seleccione el campoDepartamento

Haga clic en

EJERCICIO GUIADO DE ACCESSSiguiente


Dejar el mismo ttuloo nombre de consulta

Haga clic enFinalizar

Resultado de la consulta:

32. Otra forma de crear la consulta sera:


Pgina 24 de 45

1. Clic en elmen Crear

2. Haga clic en el botn Diseo de consulta

1. Seleccione latabla Departamento

3. Por ltimo hagaclic en Cerrar

2. Clic en Agregar

1. Haga Clic

2. Seleccione el campo: Departamento(Al ejecutar la consulta se mostrarn los datos contenidos en el campo departamento)

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos'). Para la tabla anterior,seleccionaramos el campo: Departamento.*

Verifique que la casilla Mostrar, se encuentre seleccionada

33. Haga clic derecho sobre la pestaa Consulta1 y luego seleccione Guardar

En nombre de la consulta, digite: ConsultaDepartamento

Clic en Aceptar

34. Haga clic en el botn Ejecutar, para ejecutar la consulta.

Resultado de la Consulta Ejecutada:

MOSTRAR CONSULTAS EN CAMPOS DEL FORMULARIO

Vamos a mostrar una lista (cuadro combinado) con todos los departamentos (finanzas, contabilidad, gestin humana y produccin) en el campo departamento del formulario Empleado. Para ello debemos vincular la consulta anterior (consultadepartamento) con la tabla Empleado y con el formulario Empleado. En la siguiente pgina (pgina 28) encontrar los tems (pasos) para realizar lo anterior.

Imagen con cuadro combinado:

Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos

35. Abra la tabla Empleado en la Vista Diseo, y seleccione el campo Departamento haciendo clic en el nombre del campo

36. Haga clic en la pestaa Bsqueda

37. En la propiedad Mostar control, seleccione Cuadro combinado

Seleccione: Cuadrocombinado

38. En la propiedad Tipo de origen de la fila, seleccione Tabla/Consulta, y en la propiedadOrigen de la fila, seleccione ConsultaDepartamento, como lo muestra la imagen.

39. Cierre la tabla Empleado y guarde los cambios.40. Es necesario que los cambios realizados en la tabla empleado, especficamente sobre el campo departamento, sean actualizados en el formulario empleado. Para ello elimine el formulario Empleado, y crelo nuevamente de la misma forma como lo hizo anteriormente.41. Abra el formulario Empleado, en la Vista Formulario

Formulario abierto en la Vista Formulario

Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos

BOTONES:

42. Para no eliminar los registros desde la tabla, vamos a crear un botn de eliminacin en el formulario:A. Abra el formulario Empleado en la Vista diseoB. Haga clic en el men Diseo:

Clic en Diseo

bre elC. Antes de crear el botn de Eliminacin, primero vamos a establecer el rea donde se crearan todos los botones. Ubique el puntero del mouse so borde inferior del pie del formulario, cuando el puntero se convierta en una cruz haga clic sostenido haciaabajo(arrastrar el mouse)

Arrastrar punterodel mouse aqu

Borde inferior del pie del formulario

D. Haga clic sobre la opcin Botn en la barra de controles.

C

E. Ubique el puntero de mouse debajo del pie del formulario (ver imagen a continuacin), yhaga clic.

D Clic aqu

F. Siga los pasos que se muestran a continuacin:

1. Primero haga clic enOperaciones con registros

2. Luego seleccioneEliminar registro

3. Clic en Siguiente

1. Clic en Papelera

2. Clic en Siguiente

1. Asgnele al botn, elnombre: Eliminar

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS2. Clic en Finalizar

El botn eliminar,ha sido creado

43. Cambie la vista del formulario a Vista Formulario. Ingrese un nuevo registro, y luego elimnelo con el nuevo botn Eliminar.44. Vamos a crear tres (3) nuevos botones en el formulario Empleado. Los botones a crearson: Agregar nuevo registro, Guardar Registro e Imprimir Registro. Para lo anterior debe repetir el procedimiento realizado en los tems 42(A); 42(B); 42(D); y 42(E).

La categora para los tres (3) botones a crear, mencionados en el prrafo anterior, siempre ser Operaciones con registros.Despus de elegir la categora, debe elegir solo una accin (tipo de botn). La primera accin (del botn) es: Agregar nuevo registro, por lo tanto solo debe seleccionar esa opcin en el asistente.Haga clic en siguiente y siga los pasos del asistente hasta finalizar la creacin del botn.

45. Cree el botn Guardar registro.46. Cree el botn Imprimir registro.47. Abra el formulario Empleado en la vista formulario, y realice algn cambio en cualquiera de los registro, guarde los cambios con el botn Guardar registro. Verifique48. Inserte tres nuevos registros (con datos de su preferencia) con el botn Agregar nuevo registro. Guarde los cambios con el botn Guardar registro.49. En el formulario Empleado, cree los siguientes cinco (5) botones, de la categora Navegacin de registros: Buscar registro, Ir al primer registro, Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente, Ir al ltimo registro.

50. Con el botn Buscar registro, realice la bsqueda de todos los registros que contengan el departamento Finanzas.51. En el formulario Empleado, cree el botn Cerrar formulario de la categora Operaciones con formularios.

52. Crearemos un formulario en blanco el cual contendr botones para acceder a cada una delos formularios. Haga clic en el men Crear, luego haga clic en Formulario en blanco.

1. Clic en Crear

2. Clic en Formularioen blanco

53. Antes de crear los botones, colocaremos un ttulo al formulario, para ello insertemos una etiqueta con el texto: MENU PRINCIPAL.54. Cambie la vista del formulario a la vista diseo.55. El ttulo debe ir en el encabezado del formulario. Haga clic con el botn derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la opcin: Encabezado o pie del formulario.

Clic derecho

56. En el cuadro de controles hacemos clic en Etiqueta, y luego hacemos clic dentro delENCABEZDO.

1. Clic en Etiqueta

2. Clic en el encabezado

57. Escriba el texto: men principal, y aplquele formato al texto, ampli el tamao, cambie el color, etc.

58. Guarde el formulario con el nombre: Men Principal

59. Cambiaremos el color de fondo del formulario, para ello hacemos clic con el botnderecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la opcin: Propiedades.

Clic derecho

60. En la propiedad color de fondo, seleccionamos el color deseado.

61. Agregamos un nuevo botn. En la ventana asistente para botones, seleccionamos la categora operaciones con formularios y la accin Abrir formulario. Completamos los pasos del asistente hasta crear el botn. Ver imgenes a continuacin.

62. Cree los otros botones para abrir el resto de formularios.63. Cree el botn Salir de la aplicacin, de la categora Aplicacin.

INFORMES:

64. Para crear los informes, utilizaremos el Asistente para informes, el cual se encuentra en el men Crear.

65. Seleccionamos la(s) tabla(s) o consulta(s) y elegimos los campos que queremos incluir en el informe.

66. Seleccione la tabla Empleado

67. Seleccione todos los campos, como se muestra en la imagen:

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS68. Podemos agrupar (organizar) el informe por un campo en comn o por varios campos. En este caso hemos seleccionado el campo Departamento, luego haga clic en el botn Siguiente. Ver imagen a continuacin:

69. Seleccionamos el campo por el cual deseamos ordenar los registros. Elija el campoApellido y haga clic en el botn Siguiente.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS70. Seleccionamos la distribucin y la orientacin del formulario.

71. Escribimos el nombre o ttulo del informe y hacemos clic en finalizar.

ejercicio guiado access 1

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