Ejercicio 10

Conceptos de información

1. Ilustre el concepto de información.

2. Enumere cinco casos de información (Recuerde que debe identificar el receptor.)

- El periódico como medio de información por escrito para el lector.- El internet como medio de información virtual, para público en general.- Las enciclopedias son información para los estudiantes.- Para un piloto de avión las señales fluorescentes para seguir recto en la pista.- Vallas publicitarias son estrategias de información para ofrecer un producto y que

cualquier receptor lo perciba.

3. Utilizando el mismo elemento del inciso anterior, determine cuándo podría ser considerado como un dato.

- Para alguien que no sabe leer.- Para alguien que no saber utilizar la computadora.- Es un dato para los que no son estudiados e ignoran muchas cosas.- Es un dato si no sabe pilotear.- Para los que no pueden ver.

4. A PENSAR… ¿Por qué considera que la información es importante para la administración?

Es muy importante porque es un aporte para la toma de decisiones. Ya que si un administrador tomará una decisión sin fundamento traería graves consecuencias a una empresa. La información debe ser para una empresa exacta, concisa, clara, elaborada a base de argumentos respaldados, confidencial, íntegra y oportuna.

STOP

Ejercicio 11

Importancia de la Información

1. Analice cinco ejemplos en donde la causa del problema sea la falta de información.

- En la compra de tecnología como computadores, memorias, Ipods, Reproductores, sino se está bien informado se podría comprar algo que no esté al nivel actual.

- Por falta de información en el departamento de Contabilidad se pueden cometer errores devastadores.

- Cuándo un estudiante no asiste a la cátedra de Automatización de Oficinas.- Cuando un dirigente no ha girado órdenes especificas para la realización de un

proceso.- La falta de información produce un desfase en las tareas a realizar.

2. Explique el tipo de información que es requerido en cada nivel de la organización.Los niveles que deben orientarse dentro de una empresa son: Nivel de Oficina: en este nivel se asignan las tareas correspondientes, en las cuales se trabaja con información detallada para que sea algo conciso y efectivo.

Nivel Operativo: cuando se tienen definidas las tareas las cuales son de corta duración, donde la información es resumida para efectuar controles.

Nivel Táctico: se basa en metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Nivel Estratégico: La información debe ser resumida y agrupada.

3. Explique la importancia de la información en la administración.

La información para la toma de decisiones es fundamental porque se tiene que saber qué problemas existen, cuales son las determinaciones propuestas para la resolución de los mismos, cómo, cuándo y dónde se van a resolver y de qué manera, pero para ello la base es la información, también para ver los pro y contras de la reacción al efecto de decisión.

Ejercicio 12

Característica de la Información

1. Elija cinco casos en que se maneje información en la organización. Posteriormente analice en cada caso qué significa cada característica: veraz, oportuna, exacta, concisa, íntegra, confidencial.- Estado patrimonial de una Empresa o persona individual:

En el proceso de redacción se caracteriza la veracidad para cometer dicho estado, se utiliza información exacta, confidencial, concisa e íntegra.

- Programación de estampados:En este proceso la información debe de ser oportuna, íntegra y concisa y es a nivel de oficina.

- Transferencia de Dinero a otra cuenta:Se destacan las características de confidencialidad, exactitud, integridad , a nivel de oficina.

- Inventario en una bodega:Este debe ser de carácter específico, exacto, conciso, íntegro y es a nivel operativo.

- Planilla de sueldos de trabajadores:Tiene que ser de una manera clasificada: ejecutivos, subordinados, operarios.Se trabaja en forma confidencial y exacta. Y es a nivel de oficina.

2. Explique cada una de las características de la información: veraz, oportuna, exacta, concisa, íntegra, confidencial. ¿Cuál es la más importante, según su criterio?

- Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada

- Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa.

- Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera.

- Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información.

- Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.

La más importante según mi criterio, que la información sea íntegra.

Ejercicio 13

Elemento del Procesamiento

A continuación se enumeran varios casos de procesamiento. Se le pide que indique los tres elementos que lo integran:

1. Preparar un artículo de revista.Entrada: investigar sobre la información que se va a redactar, entrevistar a personas, luego tendrá que pasar a revisión para calidad ortográfica.Salida: el artículo listo para ser impreso.Proceso: se tomó lo necesario para elaborar el artículo, redactar las ideas de lo que se escogió en los medios que fueron utilizados para tener la información.

2. Elaborar una planilla de pago de los trabajadores en una fábrica.Entrada: tener en cuenta si se va a realizar por quincena o mensual, tener el total de los trabajadores de cada sección en forma separada y organización respecto al departamento al que pertenezcan, tomar en cuenta los respectivos descuentos (IGSS, ISR y otros).Salida: planilla lista para ser calculada. Proceso: teniendo todo calculado dio un resultado final liquido a pagar a cada uno de los trabajadores.

3. Preparar un reporte total de horas extras por Departamento.Entrada: tomar las horas adicionales a las que tiene como base el trabajador, haciendo un cálculo por departamento esto se logra controlando el marcage diario luego se hace el respectivo cálculo para obtener el pago por hora.Salida: ya realizado el cálculo de horas adicionales se tendrá el total a pagar.Proceso: se sacó el total de horas extraordinarias trabajadas diariamente y se hizo el cálculo de cuanto ganará por esa hora y se le suma al total que devenga regularmente.

4. Preparar un catálogo de productos detallando sus principales características y precio de ventas.Entrada: se tienen que obtener las fotografías del producto a promocionar, tienen que ser tomadas de manera artística para que el receptor perciva lo que se desea, hacer un detalle de precios para promocionar lo que se ofrece.Salida: listo para ser impreso y promocionado.Proceso: teniendo todo lo necesario para introducir la oferta al mercado, ordenar respectivamente cada artículo por sección de producto para ser de este un catálogo que atraiga la atención del receptor y capte la idea del emisor (la venta).

5. Elaborar un resumen de ventas por sector.

Entrada: Tomar en cuenta los sectores en los que se realizará el reporte, según producto que se demanda por separado cada uno, según precio de coste en inversión y precio venta (ganancia).Salida: teniendo la información necesaria listo para redactar.Proceso: se redacta en forma ordenada y concisa, denotando las ganancias que se han obtenido diariamente llegando a formar así un reporte mensual.

Ejercicio 14Elementos del Procesamiento II

1. Identifique la entrada, el proceso y la salida en los siguientes casos:

a) Sistema de votación para elegir directiva de un Comité de vecinos.Entrada: se necesita tener como objeto los puestos a ocupar propuestos según necesidad para dicho comité, se da una base de que se requiere para dicho cargo, se tienen los candidatos.Proceso: se hace la respectiva elección según las personas propuestas que cumplan con los requerimientos para llenar cada uno de los cargos.Salida: ya obtenido el resultado de los votantes se da por concluida la elección y deberán conformar cada puesto.

b) Calcular el promedio de tareas en el curso de Automatización I.

Entrada: Libro de texto de Automatización 1, persona para hacer el promedio, sumadora, hoja de respuesta. Proceso: revisar y sumar las tareas. Salida: Calculo de tareas de Automatización.

c) Realizar una investigación de historia de la Automatización de oficinas.Entrada: leer libros que posean la información, entrevistas a catedráticos, consultar enciclopedias, indagaciones por vía internet.Proceso: teniendo en cuenta cada uno de los sistemas antes mencionados, elegir la información sobresaliente y de mayor interés, enfocarla en concentración de idea, verificar faltas ortográficas.Salida: investigación terminada sólo para imprimir.

d) Calcular el promedio de la clase en el curso de computación.Entrada: se puede decir que basándose en los programas de realización de tareas según calificación, asistencias, lecturas, parciales.Proceso: realizar cada una de éstas obligaciones estudiantiles, hacer responsable la ejecución, tratando de obtener el mejor puntaje según base de programación.Salida: resultado promedio del curso aprobado o no aprobado.

e) Calcular el promedio de todos los cursos de la Facultad de Ingeniería en un semestre.

Entrada: según sea la carga estudiantil dependiendo del semestre que corresponda, habiendo cometido el semestre anterior con los cursos aprobados, según el promedio obligatorio para franquearlos.Proceso: teniendo el semestre correspondiente, y la información necesaria para cursar cada asignatura, se podrá tener presente el rendimiento de cada estudiante para llegar al objetivo.Salida: obtener el promedio calificativo para cursar las asignaturas.

Ejercicio 15

Ciclo de Vida de la Información

1. Tome como base los siguientes productos de información identificando cada fase en su ciclo de información:

a. Generación informe mensual IVA por pagar.

Con facturas sobre alguna venta.

Recopilación: tomar todas las facturas separadas por mes, para así poder compilar la información necesaria.

Procesamiento: teniendo el dato sobre base de ventas se consigue desglosar el valor con IVA y sin IVA. Hacer el gran total de venta y dividirlo sobre el 0.12 da el valor de IVA que se debe pagar.

Distribución: el contador es el encargado de hacer saber lo que se pagará y será el encargado de dar todos los pormenores de lo que se pagará.

Utilización: ya teniendo el valor detallado de cuanto es la ganancia, coste de lo invertido, total con IVA y sin IVA, podemos decir que se ha logrado nuestro objetivo: tener el informe generado sobre IVA por pagar mensualmente, y nos servirá dicho reporte para amortizar el pago.

b. Cartas y documentos recibidos por la Recepcionista

Recopilación: agrupar la correspondencia recibida según departamento, si es sobre especial cerrado, o si es información muy importante.

Procesamiento: teniendo debidamente clasificada la correspondencia por orden de departamento y si es de gran importancia con apunte en cuaderno, se deberá entregar al respectivo destinatario.

Distribución: ya distribuida la información contenida en la correspondencia cada uno de los subordinados deberá tomar nota de lo acontecido que se le hace saber.

Utilización: tener conocimiento de los documentos informativos y tomar nota de lo imprescindible que se debe forjar, según sea la inquisición contenida en cada sobre.

c. Informe de flujo de efectivo producido para el Gerente Financiero.Se debe recopilar la información de los flujos existentes que haya recibido la empresa en efectivo y transferencias que pudieron haber hecho se procesan todos estos datos reunidos y luego se distribuye la información a la persona que la

requiere (Gerente Financiero), y esta persona utilizara esta información en bienestar de la empresa.

d. Informes de productos con mayor y menor rotación en el año.Este informe debe recopilar los datos principales, como productos en existencias, promedio de ventas anual, etc. Se debe procesar los resultados de los datos recopilados para obtener la información de rotaciones de mayor y menor movimiento durante el año y posteriormente distribuir el informe a los solicitantes.

e. Mensajes de correo electrónico recibidos por el gerente de informática.Debe recopilar toda la información contenida en los correos, luego procesarla según datos recopilados y luego distribuirla a los interesados.

Ejercicio 16

Ciclo de vida de la información

1. Explique los aspectos de seguridad, legales y de privacidad que deben considerarse al automatizar tareas que involucren tratamiento de información.

Velar y asegurarse de que la información siempre este resguardada por cualquier persona ajena que desea dañar a la empresa divulgando la información.También cuidar que la información siempre este en el lugar correcto, para que no caiga en manos equivocadas y alteren la información o la saboteen de alguna otra manera.

2. Explique qué es la negligencia y qué es el fraude en lo que a información se refiere. De ejemplos.

- Negligencia: es que alguien fuera de la organización sea molestado innecesariamente por resultado del mal control del sistema. Ejemplo: cuando una persona ya efectuó su pago por servicio prestado y se le envían notas de cobro con el detalle a cancelar nuevamente y hasta recibe llamadas.

- Fraude: es un esfuerzo premeditado o inconsciente de defraudar al sistema. Ejemplo: como un hacker es un fraude ya que esté se posiciona en estafar mediante tretas a base de disfrazar cuentas de ahorro con otros nombres y logra manipular el sistema para su bienestar propio en base a robos.

Ejercicio 17

Comunicación y Administración

Realice un ejercicio determinando cuál es el propósito de la comunicación en la administración. Explique por qué y cómo se logra:

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados.

Toda empresa, centro o institución se rigen bajo un conjunto de normas que se deben seguir para llevar a cabo la culminación de un proceso, es preciso comunicar cada una de estas a los empleados de esa entidad, explicar y resolver dudas para que todo tenga un objetivo y sea alcanzado.

2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales.

Para obtener resultados insuperables de gran calidad se debe saber comunicar al empleado e instruir la manera deseada para que se elabore cada proceso y se pueda alcanzar el objetivo fijado en forma organizada.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones.

Es importante proyectar los datos para dar a conocer el estado en que se encuentra una empresa u oficina, para así poder tomar una decisión de lo que se va a cometer se tendrá que tomar en cuenta factores de resultados tanto positivos, como negativos para saber dar una instrucción y para ello se deberá conocer a fondo lo que se quiere realizar, para así también poder proyectar un resultado visualizado a causa de lo que se va a concluir, tener la certeza de que saldrá merecedor.

4. Clarificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño.

Esto se logra de la siguiente manera: una empresa se encuentra constituida por altos mandos, mandos medios y subordinados, los altos mandos deciden la tarea que efectuarán los mandos medios y se las otorgan, los mandos medios deciden qué hacer con su labor asignada siguiendo las instrucciones de alto mando, de igual manera asignan a cada uno de los subordinados a su cargo que desempeñará cada uno y como lo llevará a conclusión, velando por que se cumpla cada tarea establecida en la forma correcta para luego dar un resultado.

Ejercicio 18

Comunicación y Administración II

¿Es usted bueno haciendo ilustraciones? Tendrá que usar su creatividad para ilustrar un proceso de comunicación entre dos personajes creados por usted. Identifique las etapas en la comunicación, así como al receptor, el mensaje, medio y la fuente. Además agregue ruido.

Ejercicio 19ResumenTérminos - Conceptos más importantes

A. Resuma con sus palabras los términos o conceptos explicados en este capítulo.

1. La información es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de muchas maneras. Explique. Es importante tener un medio de información en la que el receptor capte la idea o concepto mediante una serie de datos basados en un tema a transmitir, es importante tener concisión y claridad al hablar para hacernos entender.

2. Identifique cada fase en el ciclo de vida de la información:En el ciclo de vida de la información existen cuatro fases importantes que son: recopilación, procesamiento, distribución y utilización.

Recopilación: consiste en reunir la información necesaria para llevar a cabo un proceso.

Procesamiento: Es preparar los datos en forma adecuada para que se obtenga información.

Distribución: se utilizan diversos medios para transmitir o divulgar la información.

Utilización: es cuando la fase de la información ha sido distribuida, se analiza la información y se toman decisiones.

3. Explique en qué circunstancias un hecho se considera información y en cuál se considera dato.

Es información cuando el receptor le da significado y utilidad al dato, si no es así, es simplemente un dato, ej: el periódico para una persona que no puede ver.

4. Analice cada una de las características que debe poseer la información.

La información puede denotarse por las siguientes características: Exactitud: la cual se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada.Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa.Integra: que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera.Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información.Confidencial: viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas tienen que manipularla puedan tener acceso.

5. En todo procesamiento se pueden distinguir tres etapas o elementos. Explique cada una de ellas.

- Entrada: Toda la materia prima que sirve de base para hacer el producto.- Salida: Es el producto que se genera después de realizar el proceso indicado.- Proceso: Son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto

deseado.6. Explique qué tipo de información se requiere en cada nivel de la organización.

- Nivel de Oficina: en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es manipulada y detallada.

- Nivel Operativo: se tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar controles.

- Nivel Táctico: son metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas.

- Nivel Estratégico: la información debe ser resumida y agrupada.7. Explique el proceso de la comunicación identificando cada uno de sus pasos, así como

los elementos que intervienen.

Para la comunicación es indispensable que exista un mensaje a transmitir. Este mensaje se transmite de una fuente hacia un destino, previo que lo reciba el destino el mensaje es codificado por un transmisor a través del canal se transmite al receptor, el receptor traduce el mensaje del emisor y lo comunica al destino, el resultado es la transferencia de significado de una persona a otra.

mensaje mensaje mensaje mensaje

Retroalimentación

8. Explique cuál es la importancia de la comunicación en la administración

Fuente Codificación canal decodificación destino