EJECUCIÓN DE UNA AUDITORIA

EJECUCIÓN

Es conveniente, que el plan de auditoria considere la revisión de los temas que soportan la gestión del sistema en una primera instancia, (objetivos, revisión de gerencia, auditorias internas, etc.). Y posteriormente ejecutar la auditoria en los distintos procesos.

EJECUCIÓN

Con el Gerente General o Representante Máximo de la Organización, se revisara al menos:

Definición y cumplimiento de los objetivos.

Las revisiones de reuniones gerenciales anteriores, observando seguimiento de acuerdos previos.

Mejoramiento continuo.

Reunión Inicial

Desarrollo

Reunión de cierre

EJECUCIÓN

Confirmar los objetivos y alcance de la auditoria

Presentar al equipo auditor

Revisar la secuencia y duración de la auditoria de acuerdo al plan

Confirmar reunión de cierre

Establecer canales de comunicación.

REUNIÓN INICIAL

Visita inicial a las instalaciones el sector y anotar observaciones sobre ambiente y condiciones de seguridad y ambiente de trabajo. (Disposición de residuos, implementación de extintores, conexiones eléctricas, ruido, temperatura, etc.). Generalmente durante este recorrido se verifican en la practica los requerimientos legales.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Utilización de listas de verificación previamente elaboradas.

Las deficiencias encontradas deben ser comunicadas a la gerencia / Jefatura del sector auditado.

Efectuar la evaluación de las actividades, tomando en cuenta:

Riesgos mecánicos Riesgos físicos Riesgos químicos Riesgos ergonómicos Exposición a fuego y/o explosión, etc.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La información que el auditor obtiene durante la investigación puede clasificarse en:

Conformidades (Cumplimiento)

No conformidades (Incumplimientos)

Observaciones

Mejoras

HALLAZGOS

RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

Verificar lo expuesto durante las entrevistas

Comunicar al auditado las situaciones encontradas.

Determinar si las desviaciones constituyen casos aislados o si son generalizadas.

Registrar los datos que identifiquen claramente la situación, códigos, números de revisiones, documentos, fechas, lugares, nombre de los registros, etc.

EVIDENCIA OBJETIVA

Se define como “Evidencia Objetiva”, aquella información

cuya veracidad puede demostrarse basándose en

hechos y obtenida por observación, medición, monitoreo

u otros medios.

EJECUCIÓN

Hallazgos de la auditoria

OBS NC

Para que un Hallazgo se defina como NC, se requieren 2 condiciones mínimas:

Debe estar basado en evidencias objetivas

Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:

De normas (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios

¿QUE ES UNA OBSERVACIÓN?

Error u omisión que no afecta al medio ambiente de forma directa o a las personas, pero que en el futuro podría dar lugar a un impacto ambiental o afectar la

operación de algún proceso en cuanto a calidad o seguridad.

Antigüedad de algunos equipos

Nuevas tecnologías que deben ir conociéndose

Descuidos en la operación diaria

EL REGISTRO DE LA NO CONFORMIDAD

Debe ser:

Conciso y objetivo;

Constatar la identificación del área auditada, identificación de quien recepciona la no conformidad, ítem de la norma asociada a la no conformidad, y otros.

Las NC´s deben estar soportadas por testimonios concretos y comprender:

• La situación detectada;• El requisito contra el cual la NC es

informada;• Explicación del por que la

observación es una NC, fundamentada por evidencias objetivas.

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

Debe redactarse describiendo con precisión la evidencia.

Concretamente debe constar con 2 aspectos:

1.- Aspecto de la norma o documento de referencia que no se cumple: Conviene repetir escuetamente la frase textual donde se menciona el requisito con referencia en la norma o en la documentación del SGSSO.

2.- Aspecto que no cumple la exigencia del punto anterior: Debe describirse con precisión la evidencia de que no cumple la norma o el documento del sistema.

EJEMPLOS

“El Ítem 4.2 Política de la OHSAS 18001, letra b, establece que la Política debe incluir un compromiso de cumplir con los requerimientos legales, sin embargo, la Política de la empresa (Referencia Manual de SGSSO pág. 5/28), no incluye dicho compromiso de cumplir con estos requerimientos.”

“El procedimiento P-GC-02, rev 02, define que el control de temperatura de la torre 1, debe ser realizado cada dos horas. Se evidenció en los registros REG 4 y REG 5 “Control de Temperatura Semanal” en sala de operaciones que este es realizado solo una vez por turno”.

Agradecer la cooperación;

Presentar nuevamente a los auditores;

Resumir la amplitud y propósito de la auditoria

Reportar la NC si fueron detectadas, destacar las buenas practicas observadas, y el carácter aleatorio de la auditoria.

Explicar la metodología para el seguimiento de acciones correctivas;

Entregar los registros de no conformidades

REUNIÓN DE CIERRE

INFORME DE AUDITORIA

Área auditada

Lugar y fecha

Equipo de auditoria

Participantes

Documentación aplicable

Objetivo y alcance

Resumen de los resultados

Comentarios sobre las no conformidades

Conclusiones y recomendaciones

ANÁLISIS DEL INFORME DE AUDITORIA

La Gerencia del sector auditado debe:

Acusar el recibo de la NC

Confirmar su concordancia y compromiso en corregir las NC´s.

Iniciar la investigación de causas para aplicar las acciones correctivas.

RESUMEN