ejemplo de una auditoria administrativa

TÍTULO: “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL

ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD

DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y

ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA

TOMA DE DECISIONES, PERÍODO 2011”

AUTORA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................... VII

SUMMARY................................................................................................. X

INTRODUCCIÓN ..................................................................................... XII

CAPITULO I ............................................................................................... 1

GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO ...................................... 1

1.1. ANTECEDENTES ......................................................................... 1

1.2. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ......................................................... 2

1.2.01. MISIÓN ................................................................................... 2

1.2.02. VISIÓN ............................................................................... 3

1.2.03. FILOSOFÍA ......................................................................... 3

1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES ........................... 3

1.3.02. PRINCIPIOS ....................................................................... 3

1.3.03. VALORES ........................................................................... 4

1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO ................................. 4

1.4.02. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ...................... 5

1.4.03. ORGANISMOS DE CONTROL ........................................... 6

1.5. ORGANIZACIÓN DEL ASADERO POLLO TEJANO .................... 8

1.5.02. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ..................................... 8

1.5.03. ORGANIGRAMA FUNCIONAL ........................................... 9

1.6. UBICACIÓN GEOGRÁFICA ....................................................... 12

1.7. POLÍTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO ........................... 13

1.7.02. POLÍTICAS DE COMPRA ................................................. 14

1.7.03. POLÍTICAS DE VENTA .................................................... 14

1.8. PROVEEDORES ........................................................................ 14

1.9. CLIENTES .................................................................................. 16

1.10. HORARIO DE TRABAJO ........................................................ 16

1.11. RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo N°3) ................... 17

1.12. PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE ............................ 17

1.13. ANÁLISIS FODA ..................................................................... 19

CAPITULO II ............................................................................................ 21

FUNDAMENTACION TEÓRICA .............................................................. 21

2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 21

2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................ 23

2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 23

2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................. 25

2.3. ALCANCE ..................................................................................... 25

2.4. CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................. 26

2.5. FACTORES Y METODOLOGÍAS.................................................. 31

2.6. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........ 34

2.6.01. PLANEAMIENTO .................................................................. 34

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA .................................................. 45

EJECUCION DE LA AUDITORIA ......................................................... 48

2.6.02. EJECUCIÓN ........................................................................ 49

2.6.03. ELABORACIÓN DEL INFORME ....................................... 56

2.7. PAPELES DE TRABAJO ............................................................ 59

2.7.01. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ............. 60

2.7.02. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.. 61

2.7.03. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................... 61

2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO ................................. 66

2.8.01. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR............................................ 66

2.8.02. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN ....................................... 68

2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR ................................. 83

2.9. INDICADORES ........................................................................... 85

2.9.01. INDICADORES DE GESTIÓN ............................................. 86

2.10. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ..................................... 90

2.11. SEGUIMIENTO Y MONITOREO ............................................. 91

2.12. ESTRATEGIA .......................................................................... 94

CAPITULO III ........................................................................................... 96

“AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES, PERÍODO 2011.” ....................................... 96

3.1. INTRODUCCIÓN........................................................................... 96

3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .......................................... 97

A PARTIR DE ESTO SE VA A DESARROLLAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LA QUE NOS VA AYUDAR A OBTENER RESULTADOS OBTENIDOS PODREMOS ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DEL NEGOCIO. ........................................................................................... 98

3.3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................... 99

3.4. OBJETIVOS ................................................................................ 100

3.4.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................... 100

3.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................ 101

3.4.3. PROCEDIMIENTOS ............................................................. 101

3.5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.............................................. 102

3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION ................................ 103

3.6. FACTORES A REVISAR ............................................................. 104

3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO ................. 104

3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................................... 106

3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR ............................... 108

3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR.................................................. 109

3.9. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA ................... 109

3.9.01. PROPUESTA TÉCNICA ..................................................... 109

3.9.02. INSTRUMENTACIÓN ......................................................... 113

3.9.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................... 115

3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR ................................................ 133

3.11. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA ................................................. 170

3.11.01. PROGRAMA DE AUDITORÍA........................................... 170

3.11.02. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ........ 172

3.11.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................. 174

3.11.04. CÉDULAS DE OBSERVACIONES ................................... 204

3.11.05. CÉDULAS DE SEGUIMIENTO ......................................... 215

3.12. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ....................................... 221

3.12.01. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA .............. 222

3.12.02. INFORME DE AUDITORIA ............................................... 225

3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES .................... 253

3.13. ACTUACIÓN DEL AUDITOR .................................................... 261

3.14. CONTROL DE AUDITORÍA ...................................................... 263

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................... 264

GLOSARIO DE TERMINOS .................................................................. 278

BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 286

INDICE DE GRAFICOS GRAFICO N°1

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

PAG. 8

GRAFICO N°2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

PAG. 9

GRAFICO N° 3 UBICACIÓN GEOGRAFICA

PAG. 13

GRAFICO N° 4 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

PAG. 45

GRAFICA N° 5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA

PAG. 46

GRAFICA N° 6 ANALISIS DE

TIEMPO

PAG.47

GRAFICO N° 7 EJECUCION DE LA AUDITORIA

PAG. 48

INDICE DE CUADROS

CUADRO N° 1 PROVEEDORES

PAG. 15

CUADRO N°2 LISTA DE PRECIOS

PAG. 18

CUADRO N°3 MATRIZ FODA

PAG. 20

CUADRO N° 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

PAG. 22

CUADRO N° 5 TECNICAS DE AUDITORIA

PAG. 50

CUADRO N° 6 TIPOS DE

EVIDENCIA

PAG. 51

CUADRO N°7 ELEMENTOS ESPECIFICOS DE LA

ADMINISTRACION PAG. 107

LISTADO DE ANEXOS

ANEXO N°1

PAG. 268

ANEXO N°2

PAG. 269

ANEXO N°3

PAG. 271

ANEXO N°4

PAG. 275

RESUMEN EJECUTIVO

El Asadero Pollo Tejano es un negocio que nació hace 3 años, y su

principal actividad en la venta de servicio de restaurant, satisfaciendo las

necesidades de los consumidores y generando recursos, además de

fuentes de empleo para la ciudad de Riobamba.

El desarrollo de esta tesis está basado en una Auditoría Administrativa al

Asadero Pollo Tejano. Para esto se desarrolló una investigación sobre las

debilidades existentes en dicho negocio.

Se inició con la Planificación Preliminar donde se elaboró un programa de

auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento

preliminar sobre el desempeño de la empresa, a fin de que a través de

una evaluación de control interno se determine si amerita o no realizar la

auditoría, la misma que se presentó en un informe preliminar o una carta

a gerencia.

Una vez determinada la necesidad de realizar una auditoría se procedió a

realizar una planificación específica que permitió procesar y obtener

información suficiente, competente, relevante, para determinar y

desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe

se presentó las conclusiones y recomendaciones del caso.

Se detectaron debilidades en cada una de las áreas que conforman el

negocio. Así se determinó que falta planificación dentro de las actividades

que se desarrollan y por ende no existe una buena organización a lo cual

se recomendó diseñar un plan dentro de la administración que contenga

estrategias que ayuden a cumplir con los objetivos del negocio.

De la misma manera de detecto dentro de la dirección falta de

comunicación por lo que existen malos entendidos y las disposiciones no

se cumplen, a lo cual se recomienda realizar reúnes con los empleados

donde se exponga las necesidades de ellos y del local.

Al igual se descubrió que las funciones no están bien distribuidas y las

responsabilidades de cada empleado no están claras lo que conlleva a un

atraso en las actividades a desarrollarse, se recomienda diseñar

manuales de funciones y de procesos.

No existe un buen sistema de control interno para obtención de

información veraz y oportuna, se recomienda adquirir sistemas de control

informáticos que colaboren en el desarrollo de la información y así la toma

de decisiones.

Una vez emitidas las recomendaciones a cada una de las debilidades

encontradas se elaboró una matriz de seguimiento para asegurar la

implantación correcta de las mismas, con el fin de realizar un seguimiento

que asegure el cumplimiento oportuno por parte de la administración y el

personal de la empresa.

SUMMARY

The Asadero Tollo Tejano is a business that was born 3 years ago, and

its main activity is the sale of restaurant service, meeting the needs of

consumers and generating resources, and sources of employment for the

city of Riobamba.

The development of this thesis is based on an administrative audit to

Asadero Pollo Tejano. For this we developed research weaknesses in the

business.

began with the preliminary planning which produced an audit program to

gather and obtain useful information and preliminary knowledge on the

performance of the company, so that through an evaluation of internal

control is warranted to determine whether or not to the audit, the same as

was presented in a preliminary report to management.

Once determinated the need to make for an audit proceeded to perform a

specific planning process that allowing get information sufficient,

competent, and relevant, to identify and develop findings through a report

presenting the conclusions and recommendations thereon

Weaknesses were found in each of the areas that make up the business.

So it was determined that absence of planning within the activities that

develop and therefore there is no good organization for which it was

recommended a plan within the administration that contains strategies that

help meet business objectives

By the same token was detected within the address a lack of

communication so there are misunderstandings and the provisions are not

met, it is recommended to hold meetings with employees where they

expose their needs and local.

As it was found that the functions are not well distributed and the

responsibilities of each employee are not clear what that leads to a

backlog of activities to develop, was recommend make functions manuals

and processes.

There is not a good system of internal control to obtain accurate and

timely information, we recommend purchasing computer control systems

to assist in the development of information and decision making.

Once the recommendations issued to each of the weaknesses found was

drawn up a matrix to ensure proper implementation of them, to follow up to

ensure timely compliance by the management and staff of the company.

INTRODUCCIÓN

Como es conocimiento de todos, en nuestro País hoy en día se presentan

grandes cambios en los diferentes ámbitos, tanto en lo económico,

político y social; razón suficiente y necesaria de hacer cambios y análisis

dentro de los establecimientos que están en funcionamiento ya que la

competencia es más dura y se presenta con rapidez; de la misma manera

es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la

empresa y así determinar algunos errores que se pueden estar

produciendo, a la vez cambiar nuestros objetivos y metas para optimizar

el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo, conociendo

con los resultados obtenidos a la competencia sus ventajas y

desventajas.

Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organización

es la parte administrativa ya que de allí nacen los objetivos y metas a los

cuales se quiere llegar además las decisiones más importantes para el

desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de

la empresa, por ello la Auditoria Administrativa es la que estudia, analiza

el desempeño de la parte directiva de una organización y nos revela el

nivel organizacional de la misma.

En el primer capítulo vamos a presentar como está constituido el local,

sus objetivos, metas además presentaremos la organización actual, como

está conformado legalmente.

El segundo capítulo veremos el marco teórico de la Auditoria

Administrativa y todos los conceptos que necesitemos para el

desenvolvimiento de nuestra investigación.

El tercer capítulo comprende de la propuesta de una auditoria

administrativa, para determinar las falencias y establecer estrategias para

la toma de decisiones. Finalmente se realizan las respectivas

conclusiones y recomendaciones de la investigación.

1

CAPITULO I

GENEREALIDADES

JENNY SANDRA BORJA GERMAN.

CAPITULO I

GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO

1.1. ANTECEDENTES

El presente negocio abrió sus puertas a la ciudadanía de Riobamba el 11

de Mayo del 2009, el mismo nace de la necesidad de encontrar una

nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz Borja.

El Ing. Xavier Ruiz y su esposa la Sra. Jenny Borja en su búsqueda

constante de nuevas formas de ingreso y siempre con la visión de generar

fuentes de empleo, busca nuevas alternativas de negocio de allí surge la

idea de instalarse el asadero de pollos, realizando con anterioridad un

análisis de todos los posibles riesgos que esto conlleva, ya que hay una

fuerte competencia; teniendo como fortaleza el respaldo de una gran

empresa como es “AVITALSA, con su producto POLLO ANDINO “que

provee de materia prima principal para el asadero.

2

CAPITULO I

GENEREALIDADES


El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel León

Borja, y el mismo que ha llegado a tener una buena clientela a por su

sabor, la atención al cliente y la salubridad que existe.

1.2. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

1.2.01. MISIÓN1

“POLLO TEJANO es un negocio que se dedica a la preparación y

comercialización del deliciosos pollo asado al carbón, que ofrece todos los

días a nuestra distinguida clientela. Todo eso lo hace a base de

constancia y sacrificio para poder ofrecer a nuestros clientes un producto

que cumpla con sus expectativas.

Poniendo como prioridad el trabajo, honestidad y calidad cumpliendo con

todos los requisitos sanitarios siendo el Permiso del Ministerio de Salud

Pública (Ver Anexo No. 1) que exige un negocio como el nuestro para

poder cumplir con la gente que nos acoge”

1 PROPUESTA: Jenny Borja

3

CAPITULO I

GENEREALIDADES


1.2.02. VISIÓN 2

“Ser reconocidos como un restaurante sólido y profesional, con calidad y

principios éticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia.

Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva

y dedicada para la satisfacción plena de nuestros clientes”

1.2.03. FILOSOFÍA

Procurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos de

consumo rápido de calidad y precios accesibles, con una atención ágil,

amable y personalizada.

1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES

El Asadero Pollo Tejano, guiará y desarrollará sus procesos por medio de

los siguientes principios y valores:

1.3.02. PRINCIPIOS

El negocio orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los

objetivos planteados.

Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un

desarrollo y crecimiento sólido.

La búsqueda permanente de calidad en sus productos para

satisfacer al cliente.

2 PROPUESTA: Jenny Borja

4

CAPITULO I

GENEREALIDADES


Siempre busca mantener la conservación, defensa y cuidado del

medio ambiente.

Existe comunicación permanente para dar soluciones oportunas.

1.3.03. VALORES

Lealtad: Los empleados mantienen un compromiso integral con el

negocio, ya que se sienten identificados con el ejercicio de sus

funciones.

Confianza: Existe una estabilidad laboral que permite al personal

sentirse seguros en el desarrollo de las actividades.

Honestidad: Siempre transparentes en la gestión administrativa e

identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el

medio ambiente.

Eficiencia: Se posee la capacidad de alcanzar los objetivos y

metas planteadas con los recursos y tiempo disponible en cada

una de las actividades encomendadas para lograr así la

optimización.

Responsabilidad: Existe un compromiso del personal de cumplir

con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar

un excelente producto a los clientes.

1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO

La base legal con la que cuenta y es administrado el negocio es la

siguiente:

5

CAPITULO I

GENEREALIDADES


1.4.02. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

Esta ley regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre

sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se

aplicarán a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o

locales o de otros entes acreedores de los mismos, así como las

situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.3

Esta ley tiene por objeto establecer bajo la dirección del Servicio de

Rentas Internas SRI el registro, conciliación, declaración y pago de

tributos sobre los ingresos de fuente ecuatoriana que generan las

personas naturales y jurídicas en el ejercicio de sus actividades laborales,

manifestados mediante tasas, impuestos y controles especiales generar

una renta que estimule la inversión, la reinversión, el ahorro y empleo

para el desarrollo económico, social del Estado.

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad económica cuenta con

el RUC 1713282877001 (Ver Anexo No. 2), es una persona natural no

obligada a llevar contabilidad por cuanto no pasa los montos establecidos

3 Código Tributario, Pág. 1A

6

CAPITULO I

GENEREALIDADES


por el SRI. Sus obligaciones tributarias son la declaración mensual del

IVA y la declaración del impuesto a la Renta

1.4.03. ORGANISMOS DE CONTROL

Ministerio de Salud Pública

Ejecuta la Rectoría del Sistema Nacional de Salud a fin de garantizar el

derecho a la salud de los ecuatorianos, por medio de la promoción y

protección de la salud, seguridad alimenticia, salud ambiental y acceso

permanente e interrumpido a los servicios de salud.

El Ministerio de Salud controla y proporciona un marco de referencia al

negocio ASADERO POLLO TEJANO, a través de la emisión de

disposiciones sanitarias de alimentos que controlen el adecuado y buen

manejo de los alimentos con el fin de preservar y mejorar la salud

humana.

Ministerio de Trabajo

El Ministerio de Trabajo ejerce la rectoría y normalización de los sectores

de trabajo por medio de la implementación de políticas activas de empleo

tendientes al desarrollo de los recursos humanos regulando las relaciones

7

CAPITULO I

GENEREALIDADES


laborales y la participación de los diferentes actores sociales para

disminuir los índices de desempleo y subempleo, mejorando las

condiciones de vida de los ciudadanos ecuatorianos.

Para nuestro establecimiento constituye un órgano rector y regulador de

las relaciones laborales existentes entre empleador y trabajador.

El Asadero Pollo Tejano tiene obligaciones con el Ministerio de Trabajo ya

que están bajo su dependencia a cuatro empleados los mismos que

tienen su respectivo contrato de trabajo.

Instituto de Seguridad Social

El Instituto de Seguridad Social es una entidad cuyo objetivo es la

protección de la población urbana y rural que mantiene o no una

dependencia laboral contra enfermedades, riesgos de trabajo,

maternidad, discapacidad, cesantía, muerte.

El Asadero Pollo Tejano cumple con la afiliación a sus empleados al

IESS, por lo cual son acreedores a todos los beneficios establecidos

dentro de la seguridad social del Ecuador. (Ver Anexo No. 3)

8

CAPITULO I

GENEREALIDADES


1.5. ORGANIZACIÓN DEL ASADERO POLLO TEJANO

1.5.02. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Representación gráfica que comprende la distribución de las funciones,

puestos, áreas y relaciones de una empresa.

GRAFICO N°1

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASADERO POLLO TEJANO

FUENTE: “Pollo Tejano”

ELABORADO: Jenny Borja

CONTADORA

9

CAPITULO I

GENEREALIDADES


1.5.03. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Representación gráfica que indica la manera como está distribuida la

responsabilidad por cada función o actividades en las áreas de una

empresa.

GRAFICO N°2

ORGANIGRAMA FUNCIONAL ASADERO POLLO TEJANO

FUENTE: “Pollo Tejano”


GERENCIA:

PLANIFICACION, ORGANIZACIÓN,DIRECCION, COMTROL, Y EVALUACION.

PREPARACION:

RECIBE, PREPARA, MANTIENE, ALIÑA, COCINA EL POLLO.

COCINA:

PREPARA TODO LO REFERENTE AL

ACOMPAÑAMIENTO DEL PLATO PARA EL

POLLO.

CAJA:

COBRAR.

ATENCION AL CLIENTE.

ASISTENCIA TRIBUTARIA:

PAGO DE IMPUESTOS

DECLARACIONES

10

CAPITULO I

GENEREALIDADES


GERENCIA:

Ing. Xavier Ruiz

Encargada de:

La conexión entre los objetivos de venta del negocio y las personas

que laboran en el.

Velar por el bienestar del negocio y sus colaboradores.

Establecer un plan de organización y políticas administrativas.

Elaborar el presupuesto de gastos e inversiones acerca del

negocio para su futuro crecimiento.

Control de inventarios de materia prima y suministros.

Arqueo de facturas, caja chica y cheques.

Coordinar el pago a proveedores.

Responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas de control

establecidas por el negocio.

Asistencia Tributaria

Responsable de:

Revisar la legalidad y veracidad de la documentación sustentatoria

de las transacciones del negocio.

Realizar las declaraciones de los impuestos que se realiza de

manera mensual y anula respectivamente.

11

CAPITULO I

GENEREALIDADES


PREPARACIÓN:

Sra. Targelia Cepeda

Aquí se realiza todo lo que se refiere a la transformación de materia prima

principal del plato para la venta.

La persona ingresa a las 8:30 a.m. su función principal es la preparación

del pollo que es la materia prima principal del negocio; realiza los cortes y

aliña debidamente para que sea colocado en el horno de asar. Además

colabora con la limpieza del local y preparación de salsas o aderezos para

el plato.

COCINA:

Sra. Alicia Copa

Sra. Juana remache

Aquí trabaja una persona que inicia sus labores a las 8:30 a.m. e encarga

de preparar el consomé, arroz, ensalada, ají que son el complemento

para la venta del plato; por otro lado deja listo todo para la venta de la

tarde, ya que sus labores del día terminan a las 4:30 p.m. e ingresa la otra

colaboradora para la venta de la tarde.

12

CAPITULO I

GENEREALIDADES


CAJA:

Srta. Nataly Martínez

Srta. Elizabeth Borja

En esta área se encuentra la dueña del local de lunes a jueves y los fines

de semana tenemos una persona encargada, la misma que es

responsable de:

Tener una presentación impecable

Recibir al cliente de manera amable y respetuosa

Ser paciente con los comensales que llegan a nuestro

establecimiento.

Cobrar los pedidos que realice el cliente

Despachar el producto

1.6. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad económica se

encuentra ubicado en la Av. Daniel León Borja y Carlos Zambrano,

Parroquia.

13

CAPITULO I

GENEREALIDADES


GRAFICO N°3

UBICACIÓN GEOGRÁFICA ASADERO POLLO TEJANO

FUENTE: Investigación de Campo


1.7. POLÍTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO

El negocio actualmente viene desarrollando su actividad principal en base

a disposiciones internas que se entienden como normas o políticas las

mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto.

14

CAPITULO I

GENEREALIDADES


1.7.02. POLÍTICAS DE COMPRA

Toda compra de materia prima directa o indirecta que ingresa al

local y que entregue el proveedor debe ser respaldado con su

respectiva factura legal, nota de compra (en el caso de mercado).

Es responsabilidad del propietario documentar todas las

operaciones de compra para realizar las declaraciones.

Todas las compras se cancelan con cheque, excepto las del

mercado.

El crédito máximo que se tiene con las empresas proveedoras es

de 15 días.

1.7.03. POLÍTICAS DE VENTA

Todas las ventas son al contado y se marcara debidamente en la

caja registradora entregando su ticket al cliente.

El producto que es para la venta será revisado por el cliente en el

momento del despacho.

En contratos que se realicen se recibirá un anticipo del 50% del

valor acordado y la diferencia en el momento de la entrega del

pedido.

1.8. PROVEEDORES

El Asadero Pollo Tejano para la venta de pollos al carbón a sus clientes

dispone de los siguientes proveedores:

15

CAPITULO I

GENEREALIDADES


CUADRO N°1

ASADERO POLLO TEJANO

PROVEEDORES

EMPRESA PRODUCTO DIRECCIÓN TELÉFONO

LA FABRIL

Aceite KM.5 ½ Vía Manta-Montecristi (Manta) 052920091

Avitalsa S.A. Pollo Chambo , Barrio El Carmen (Chambo) 33013211

Pronaca Pollo Parque Industrial Av. Antonio Santillán Lote

2(Riobamba)

2953053

GODOY RUIZ S.A.

Aliños Av 6 de Diciembre N39-29 y el Telégrafo

(Quito)

2451562

MARC SEAL

Salsas Km 1 Vía Pillaro S/N y Secundaria 032451318

DICOSAVI

Compras

General

Guayaquil 2124 y 5 de Junio ( Riobamba) 2965237

PLASTIMAS Plásticos 5 de Junio 2134 y Guayaquil (Riobamba) 2942754

16

CAPITULO I

GENEREALIDADES


Desechables

Ruiz Catalina Esperanza Aliños Espejo2146 y 10 de Agosto 2960094

SOLIS DIEGO

Desinfectantes Calle Azuay0136 y Oriente (Ambato) 092872612

Mercado Mayorista Legumbres Riobamba

MEGASUCASA

Arroz Carabobo 1640 y Colombia 2940532

Arca Ecuador S.A. Gaseosas Av. Monseñor Leónidas Proaño (Riobamba) 2600173

FUENTE: Facturas Proveedores Asadero Pollo Tejano


1.9. CLIENTES

Los clientes del asadero Pollo Tejano son los habitantes de la ciudad de

Riobamba, así niños, jóvenes y adultos por la atención y su sabor.

1.10. HORARIO DE TRABAJO

El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera:

17

CAPITULO I

GENEREALIDADES


La entrada es a las 8:30 am del primer grupo de trabajo hasta las 4:30

pm; y a partir de esta hora ingresa el otro grupo de trabajo en otro horario

de 4:30 pm a 10:30 pm.

1.11. RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo N°3)

Dispone:

Horno para asar con capacidad de 24 pollos

Freidora de papas Americana de papas

Cocina industrial tres hornillas

Peladora de papas industrial

Microondas

Caja Registradora

1.12. PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE

El Asadero Pollo Tejano ofrece a su distinguida clientela los siguientes

productos:

18

CAPITULO I

GENEREALIDADES


CUADRO N°2


LISTA DE PRECIOS

PRODUCTOS PRECIOS

Pollo Entero $ 9,80

Medio Pollo $ 5,50

Cuarto de Pollo $ 2,75

Pollo Entero Solo $ 9,00

Medio Pollo Solo $ 4,50

Cuarto de Pollo Solo $ 2,30

Combo presa + papas +ensalada $ 1,80

Combo presa +papas+ensalada+cola $ 2,00

Combo salchipapa+cola $ 1,60

Poción de arroz $ 0,50

Porción de papas $ 0,80

Porción de ensalada $ 0,40

Cola pequeña $ 0,50

19

CAPITULO I

GENEREALIDADES


Cola mediana 1lt $ 1,00

Cola familiar 3lt $ 2,00

Agua $ 0,40

Te $ 0,70

Limonada $ 0,50

Cola pequeña desechable $ 0,60

FUENTE: Asadero Pollo Tejano


1.13. ANÁLISIS FODA

Es una matriz que nos va a servir para ordenar la información

recolectada del entorno interno (Fortalezas y Debilidades) y externo

(Amenazas y Oportunidades)

El Asadero Pollo Tejano a continuación presenta sus fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas, obtenidas de la encuesta

realizada a sus empleados y clientes

20

CAPITULO I

GENEREALIDADES


CUADRO N° 3


Matriz FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

El sabor del producto

La proveeduría directa de la empresa

“AVITALSA” con su producto el pollo crudo

procesado.

La maquinaria necesaria para la preparación

del producto.

Ubicación estratégica del local dentro de la

ciudad.

Buen ambiente de trabajo

Las competencias centrales

son deficientes.

Falta de capacitación al

personal que labora en el

negocio.

Falta de control

Falta de capital para la

reinversión

OPORTUNIDADES

Crecimiento con innovación de productos

Diversificación de otras líneas de productos

A través del análisis de información

optimizar la organización que permita la

implementación de mejoras

Tecnología

AMENAZAS

No poseer patentes

Inestabilidad Económica del

país

Políticas Gubernamentales

Aumento de costos en la

materia prima

Ingreso de nueva competencia

FUENTE: Encuesta


21

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


CAPITULO II

FUNDAMENTACION TEÓRICA

2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4

Nosotros para poder hablar de Auditoria Administrativa necesitamos

primero conocer que la administración es la forma eficiente de las

diferentes actividades personales y de grupo, es el proceso que ayuda a

coordinar actividades de los trabajadores para obtener optimización y

calidad en el manejo de los recursos materiales, humanos, financieros y

técnicos, se asocia con un beneficio para la organización y el personal.

Dentro del estudio y aplicación de la administración tenemos que señalar

los principios básicos de la misma, los cuales dentro de este proceso nos

4 SOTOMAYOR, Alonso Amador

22

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


permiten llegar a cumplir con los objetivos de la organización de acuerdo

con su ámbito y giro, siempre y cuando haya vigilancia y continuidad; los

cuales son:

CUADRO N° 4

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

Metas Estructura Comportamiento Normatividad

Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia

Estrategias Jerarquías Motivación Medición

Políticas Esbeltez Decisiones Evaluación

Programas Compactación Sensibilidad Informe

Hoy en día es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad

de auditoria para conocer la veracidad tanto de la información financiera

que se han generado como de las actividades relacionas con el área

administrativa.

En caso de una auditoria administrativa se consideran aspectos muy

variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones.

23

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una

organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar

oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja

competitiva sustentable.

2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA5

Por sus características, la auditoria administrativa constituye una

herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere

un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar

deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al

funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causa-

efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

De control

Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y

evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares

preestablecidos.

De productividad

5 SOTOMAYOR, Alonso Amador

24

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento

de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la

organización.

De organización

Determinar que el curso de la auditoria apoye la definición de la

estructura, competencia, funciones, y procesos a través del manejo eficaz

de la delegación de la auditoria y del trabajo en equipo.

De servicio

Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la

organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente

y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad

Disponen a que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la

organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca

bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio

Transforman la auditoria en un instrumento que hace más permeable y

receptiva a la organización.

De aprendizaje

Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje

institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y

las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

25

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


De toma de decisiones

Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoria en un

sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.

De interacción

Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en función de la estrategia

para relacionar a la organización con los competidores reales y

potenciales, así como los proveedores y clientes.

De vinculación

Facilitan que la auditoria se constituya en un vínculo entre la organización

y un contexto globalizado.

2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un

administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y

pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en

sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el

auditor administrativo.

2.3. ALCANCE

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura,

niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye

aspectos tales como:

Naturaleza jurídica

26

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Criterios de funcionamiento

Estilo de administración

Proceso administrativo

Sector de actividad

Ámbito de operación

Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

2.4. CAMPO DE APLICACIÓN

En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse

en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

27

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica,

atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de

coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con

base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)

Entidad Paraestatal

Organismos Autónomos

Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)

Comisiones Intersecretariales

Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica,

objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación

comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes

características:

Tamaño de la empresa

Sector de actividad

Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

Microempresa

Empresa pequeña

28

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Empresa mediana

Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico

de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:

Telecomunicaciones

Transportes

Energía

Servicios

Construcción

Petroquímica

Turismo

Cinematografía

Banca

Seguros

Maquiladora

Electrónica

Automotriz

Editorial

Arte gráfico

Manufactura

Autocartera

Textil

Agrícola

29

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Pesquera

Química

Forestal

Farmacéutica

Alimentos y Bebidas

Informática

Siderurgia

Publicidad

Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden

agruparse en

Nacionales

Internacionales

Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

Exportación

Acuerdo de Licencia

Contratos de Administración

Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas

Subsidiarias

30

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1. Tipo de organización

2. Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:

Fundaciones

Agrupaciones

Asociaciones

Sociedades

Fondos

Empresas de solidaridad

Programas

Proyectos

Comisiones

Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:

Educación

Cultura

Salud y seguridad social

Política

Empleo

Alimentación

31

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Derechos humanos

Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoria administrativa en las

organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de

su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y

servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de

delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos

normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación

territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen

la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y

promover el cambio personal e institucional necesarios para que un

estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

2.5. FACTORES Y METODOLOGÍAS

Planes y Objetivos.

Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y

objetivos.

Organización.

32

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de

organización de la empresa, (si es que la hay).

c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios

de una buena organización, funcionamiento y departa mentalización.

Políticas y Prácticas.

Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser

emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

Reglamentos.

Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos

locales, estatales y federales.

Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias

o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos

para lograr mejorías.

Controles.

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

33

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Operaciones.

Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de

un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores

resultado.

Personal.

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo

en el área sujeta a evaluación.

Equipo Físico y su Disposición.

Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del

equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

Informe.

Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los

remedios convenientes.

34

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6

La Metodología para la auditoria administrativa comprende las siguientes

fases:

Planeamiento

Ejecución

Informe

2.6.01. PLANEAMIENTO

Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el

tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la

definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar

que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los

sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga

efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el

presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de

Auditoria

6http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoria-interna/normas-

internacionales-auditoria-interna2.shtml#xmetaudadm

35

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Los enfoques que pueden utilizarse para la selección son: consideración

de los problemas y debilidades conocidas e identificación de ares

importantes no auditadas anteriormente.

Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas:

a) Reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, e c) indicadores de

rendimiento.

El interés de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atención

en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones,

puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas

importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

Etapas de la Fase de Planeamiento:

Revisión General

Conocimiento inicial de la entidad a examinar

Análisis preliminar de la entidad

Formulación del Plan de Revisión Estratégica

Ejecución del plan

Formulación del Reporte de Revisión Estratégica

Revisión Estratégica

Elaboración del Plan de Auditoria

36

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.01.1. REVISIÓN GENERAL

Se inicia con la obtención de información sobre el sobre la entidad,

sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debiéndose adquirir

un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

2.6.01.2. CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD A EXAMINAR

Con el objeto de evaluar:

Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener

Recursos presupuestales autorizados: asignación de fondos

autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos

en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el

logro de los resultados o beneficios previstos.

Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el

sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de

eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos

vigentes.

Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del

Informe: guarda relación con los objetivos de la auditoría y los

usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y

calidad).

37

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.01.3. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE

AUDITORIAS ANTERIORES

Suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la

administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores,

lo que podría determinar su inclusión en el examen.

2.6.01.4. FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL PLANEAMIENTO

Otra fuente de información para la etapa de planeamiento es el archivo

permanente de la entidad programa y/o proyecto que está constituido por

un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de

información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes tales

como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de información gerencial,

normatividad interna. Organización, actividades que lleva acabo la

entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento.

2.6.01.5. INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL ÓRGANO DE

AUDITORIA INTERNA

Puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose

con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.

38

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.01.6. ANÁLISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD

El auditor lo elabora en base a la información recopilada en la etapa de

revisión general y considera:

Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las

actividades y objetivos establecidos por ella.

Factores del ambiente del control interno:

Integridad y valores éticos: principios morales sólidos, que permiten

a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto

en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.

Asignación de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que

se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el

desarrollo de las actividades operativas.

Estructura organizacional. Para saber cómo planean, ejecutan,

controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y

metas establecidos.

Políticas de administración de recursos humanos: se relacionan con

la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría,

promoción, remuneración del personal de la entidad.

Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores,

competidores, factores de mercado, factores de naturaleza política,

factores psicosociales, tecnología y factores económicos-financieros.

39

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden

impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades.

Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores

económicos financieros, factores tecnológicos, factores psicosociales, y

grupos de interés.

2.6.01.7. FORMULACIÓN DEL PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA

El producto final de esta etap a es un reporte que contiene los

resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servirá de

base para la formulación de los programas de auditoria en la fase de

ejecución.

Estructura del Plan de Revisión Estratégica

Origen de la revisión

Objetivos y alcance de la revisión

Enfoque a utilizar

Analizar preliminar

Comprensión de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.

Naturaleza de las actividades y operaciones.

Sistemas y controles gerenciales importantes

Recursos financieros-presupuestarios autorizados

40

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Comprensión del ambiente de control interno

Factores externos e internos

Identificación de las fuentes de criterio aplicables

Revisión de informes de auditoría anteriores

Áreas generales de revisión

Áreas generales de revisión y criterios de selección

Criterios para excluir del examen áreas consideradas típicas o

recurrentes.

Personal asignado

Presupuesto de tiempo

Procedimientos para la revisión estratégica

2.6.01.8. EJECUCIÓN DEL PLAN

Una vez aprobado el Plan de Revisión Estratégica, el auditor encargado

deberá reunirse con el "ente", para presentar a los miembros de su equipo

que tendrán a cargo el desarrollo del trabajo.

Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:

Aplicación de pruebas preliminares: Revisión de los sistemas e

informes sobre medición de rendimiento, incluyendo los informes de

evaluación de resultados del programa.

41

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Comprensión del ambiente de control interno: el auditor debe

profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente

al control interno y las acciones adoptadas por su alta dirección y gerencia

para establecer y mantener el sistema de control interno.

Identificación de factores externos e internos: debe adquirir un

adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que

pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la

entidad.

Definición de criterios de auditoria: son normas para la evaluación del

diseño y el desempeño de los sistemas y controles gerenciales, los

criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de

satisfacerlos, pero suficientemente específicos para determinarlos.

Descripción de los sistemas y controles gerenciales: incluye las

entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar

dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo

planeado, en función de los criterios de eficiencia y economía, en armonía

con las leyes y reglamentos vigentes.

Los controles gerenciales se clasifican en:

Controles de actividades y operaciones: incluyen políticas y

procedimientos implementados por la administración, con el

propósito de asegurar que un programa o actividad logre sus

objetivos y metas.

42

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Controles de confiabilidad y validez de la información: para asegurar

que la información obtenida es confiable y válida y que se mantiene y

revela en forma razonable y oportuna en los reportes.

Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: para asegurar

que la utilización de recursos sea concordante con el marco legal

vigente y con las normas relacionadas con la gestión.

Controles de protección de recursos: comprenden las políticas,

normas y procedimientos aprobados para prevenir o detectar

operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o

utilización indebida.

2.1.01.9. FORMULACIÓN DEL REPORTE ESTRATÉGICO

Una vez terminado la revisión estratégica, el auditor debe formular un

reporte que comunique a los niveles correspondientes, los resultados

obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del

examen.

El reporte de la revisión estratégica, como mínimo debe contener:

Información introductoria.

Comprensión de las actividades y operaciones.

Criterios de auditoria identificados.

Asuntos más importantes examinados.

Conclusiones.

43

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Recomendaciones.

2.6.01.10. ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA

En esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del

plan de auditoria para luego presentarlo, junto con el reporte de revisión

estratégica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final

de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones más

importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la

auditoria administrativa.

2.6.01.11. ESTRUCTURA DEL PLAN DE AUDITORIA

Se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen

las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada para el

desarrollo de la auditoria.

Su propósito es definir el alcance global de la auditoria administrativa, en

términos generales y objetivos específicos.

Estructura del plan de auditoria

Origen de la auditoria

Resultado de la revisión estratégica

Objetivos de la auditoria

Alcance de la auditoria, metodología

44

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Criterios de auditoria a utilizarse

Recurso de personal

Áreas a ser examinadas

Objetivos y alcance de la auditoria

Criterios de auditoria a utilizar

Fuentes de obtención de evidencia de auditoria

Equipo de trabajo

Información administrativa

Informes a emitir y fechas de entrega

Estructura del informe a emitir

Presupuesto de tiempo

Cronograma de actividades

45

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


GRAFICO N°4

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

46

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Análisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.

GRAFICO N°5

ANTECEDENTES DE AUDITORÍA

47

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


GRAFICO N°6

ANÁLISIS DE TIEMPO, PAPELES DE TRABAJO Y CONOCIMIENTO

DE LA ESTRUCTURA.

48

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


GRAFICO N°7

EJECUCION DE LA AUDITORIA

49

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.02. EJECUCIÓN

La fase de ejecución de la auditoria está focalizada en la obtención de

evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas

importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el

auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven

como fundamento y respaldo del informe.

2.6.02.1 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditoria es un plan detallado del trabajo que debe

comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado.

2.6.02.2. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA

Durante la fase ejecución, el equipo de auditoria se aboca a la obtención

de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos

y técnicas de auditoria, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones

y recomendaciones.

50

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


CUADRO N° 5

LAS TÉCNICAS DE AUDITORIA MÁS UTILIZADAS PARA

REUNIR EVIDENCIA

Técnicas de

Verificación

Ocular

Técnicas de

Verificación

Oral

Técnicas de

Verificación

Escrita

Técnicas de

Verificación

Escrita

Técnicas

Verificación

Física

Comparación Indagación Análisis Comprobación Inspección

Observación Entrevista Confirmación Computación

Encuesta Tabulación Rastreo

Conciliación Revisión

Selectiva

2.6.02.3. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MÉTODOS DE

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,

competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.

51

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


CUADRO N° 6

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla

con los requisitos básicos:

Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones de los auditores.

Competente.- En la medida que sea consistente, convincente,

confiable y validada por el auditor público.

Relevante.- Cuando exista relación en su uso para demostrar o

refutar un hecho en forma lógica y patente.

Pertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones,

conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

2.6.02.4. EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LOS

PROGRAMAS

La evaluación consiste en la verificación periódica del resultado de, a la

luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan

TIPOS DE EVIDENCIA

Evidencia Física

Evidencia Testimonial

Evidencia Documental

Evidencia Analítica

52

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


exhibido en el uso de los recursos públicos, axial como del cumplimiento

por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de

políticas y planes de acción.

2.6.02.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

GERENCIAL

El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en áreas donde el

rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles

gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen.

El control gerencial se clasifica en:

Controles sobre actividades del programa

Controles de cumplimiento

Controles para la protección de recursos

Controles de confiabilidad de la información

2.6.02.6. ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE LOS PAPELES DE

TRABAJO

El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor

efectuada, y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de

trabajo.

53

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los

procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida

y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo

las observaciones, hechos, argumentos, entre otros.

Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.

Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Además, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo

deben consignar los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y

conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicos

examinados, así como sobre las desviaciones que presentan respecto de

los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta

donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se

basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en

el informe de auditoría.

Requisitos de los papeles de trabajo:

Completos y exactos.

Claros, comprensibles y detallados.

Ilegibles y ordenados.

Información relevante.

54

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la

situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u

operación.

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son:

Importancia relativa que amerite ser comunicado.

Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles

de trabajo.

Objetivo.

Convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.

Factores que afectan el desarrollo de hallazgos

Acondiciones al momento de ocurrir el hecho.

Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones

examinadas.

Análisis crítico de cada hallazgo importante.

Integralidad del trabajo de auditoria

Autoridad legal

Diferencias de opinión.

55

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Los elementos del hallazgo de auditoria son los siguientes:

Condición: situación actual encontrada

Criterio: norma aplicable

Defecto: el resultado adverso o potencial de la condición encontrada.

Causa: representa la razón o razones básicas por la cual ocurríos la

condición.

2.6.02.7. DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORÍA

Durante el proceso de la auditoria, el auditor encargado debe comunicar

oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los

mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o

comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y

consideración en el informe correspondiente.

Comunicación de hallazgos de auditoria

Terminación de la fase de ejecución

La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la

entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha

acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para

sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de

auditoría.

56

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


El retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles

gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por

terminado el trabajo.

2.6.03. ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el

cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:

Comunica los resultados de la auditoria de gestión.

Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y,

cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos

problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y

operaciones.

Cada auditoria de gestión culmina en un informe por escrito que es

puesto en conocimiento de la entidad auditada.

El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoria

de gestión es la siguiente:

Síntesis gerencial.

Introducción.

Conclusiones.

Observaciones y recomendaciones.

57

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.03.1. CARACTERÍSTICAS DEL INFORME

Significación: Los asuntos incluidos en el informe de auditoría de gestión

deben ser de la suficiente significación como para justificar que sean

informados y, para merecer la atención de aquellos a quienes van

dirigidos.

Utilidad y oportunidad.

Exactitud y beneficios de la información sustitutoria: La exactitud se

sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe,

asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de

crédito.

Calidad de convincente.

Objetividad y perspectiva.

Concisión.

Claridad y simplicidad.

Tono constructivo.

Organización de los contenidos del informe.

Positivismo.

2.6.03.2. REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME

La responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor

encargado aunque también comparten esta responsabilidad, los

58

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


miembros del equipo de auditoria. la misma que, no sólo se limita a la

redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos

relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por

el auditor.

2.6.03.3. ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA

ENTIDAD AUDITADA

El borrador del informe de auditoría, redactado por el Jefe del equipo de

auditoria y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a

consideración del nivel gerencial correspondiente para su aprobación y

posterior envío a la entidad auditada.

2.6.03.4. EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito

efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades

objeto de la auditoria, en torno a los hallazgos de auditoria comunicados,

igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del Órgano de

Auditoria Interna, según corresponda.

59

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.6.03.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME

Elevación y Remisión del Informe

Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente

al nivel gerencial correspondiente para su aprobación final.

Seguimiento de medidas correctivas

El trabajo de la auditoria de gestión no sería de utilidad, si no se lograran

concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe.

El acto de implementación de recomendaciones debe ser dirigido por la

alta dirección de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor

externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluación

continua, metódica y detallada del aludido proceso.

2.7. PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el vínculo conector entre los registros del

proceso administrativo y el informe de los auditores. Ellos documentan

todo el trabajo realizado por los auditores y constituyen la justificación

para el informe que estos presentan, mismo que contiene observaciones,

hechos y argumentos para respaldarlo, apoyando así la ejecución y

supervisión del trabajo.

60

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Los papeles de trabajo de auditoría ayudan a los auditores en diversas

formas como: a) son un medio para coordinar el trabajo de auditoría; b)

ayudan a los supervisar y revisar el trabajo; c) sirven de soporte para el

informe de los auditores; entre otras.

2.7.01. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse de acuerdo a los siguientes

parámetros:

Identificación de la auditoría

Proyecto de auditoría

Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo

realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la

aplicación de la auditoría

Observaciones sobre el desarrollo del trabajo

Apuntes acerca de asuntos relevantes

Ajustes realizados en la ejecución del trabajo

Lineamientos aplicados en cada fase

Reporte de irregularidades

61

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.7.02. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

a) Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje

legible, referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

b) Realizados de forma expedita y deberán ser elaborados con los

datos relevantes necesarios considerados por el auditor.

c) Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la

información contenida en ellos.

d) Serán normados bajo medidas que garanticen su custodia y

confidencialidad.

Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa,

ordena y objetiva, contener suficiente y relevante información para que

cualquier persona con autorización previa la utilice para su análisis,

revisión y logre obtener una compresión integral de los mismos.

2.7.03. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

De la misma forma estos deben contener un adecuado archivo para su

fácil acceso y uso. Los papeles de trabajo estarán contenidos en tres tipos

de archivos:

62

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.7.03.1. ARCHIVO PERMANENTE

Constituye la base para la planificación y programación de la auditoría,

en él están contenidas información histórica y actual de auditoría. Su

información se actualizará permanentemente durante la ejecución de una

auditoría.

2.7.03.2. ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN

Contiene toda la información respecto a la planificación de cada auditoría

que se realice dentro de una empresa, es decir existirá un archivo por

cada auditoría que se realice actualizándose con la ejecución de una

auditoría posterior.

2.7.03.3. ARCHIVO CORRIENTE

Corresponde a todos los papeles de trabajo realizados durante la

ejecución de la auditoría. Son aquellos papeles que conforman la

evidencia necesaria para que el auditor sustente los comentarios,

conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe de auditoría.

2.7.03.4. DENTIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener una adecuada identificación:

63

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.7.03.4.01. INDICES

Permite el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo

por parte de los auditores y otros usuarios, además logra un

ordenamiento lógico a través de un código asignado en cada papel de

trabajo compuesto por una parte literal y una parte numérica, mismo que

se sitúa en la parte superior derecha con color rojo.

A continuación se muestra un modelo de índices utilizados en para

clasificar los papeles de trabajo:

ÍNDICE DE P/ T

Administración de la Auditoría AD

Información Enviada AD1. 1/n

Información Recibida AD2. 1/n

Archivo de Planificación

• Planificación Preliminar PP

Programa de Auditoría Preliminar PP1. 1/n

Entrevista con Autoridades PP2. 1/n

Entrevista con empleados PP3. 1/n

Evaluación Control Interno PP4. 1/n

Matriz de Riesgos Preliminar PP5. 1/n

64

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Reporte Planificación Preliminar PP6. 1/n

• Planificación Específica PE

Programa de Auditoría Específica PE1. 1/n

Matriz de Riesgos Planificación Específica PE2. 1/n

Reporte Específico PE3. 1/n

Establecimiento Auditado EA

Despacho EA1. 1/n

Facturación EA2. 1/n

Entrega EA3. 1/n

Ventas EA4. 1/n

Comunicación de Resultados CR

Borrador de informe BI. 1/n

Seguimiento y Monitoreo SM

Matriz de Seguimiento SM1. 1/n

2.7.03.4.02. REFERENCIAS

El equipo de auditoría deberá utilizar referencias que señalen en que

papel de trabajo se sustenta cada comentario.

65

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Es importante la utilización de referenciación cruzada donde junto a un

determinado dato, comentario o valor por su importancia se señalará el

índice de los papeles de trabajo del que proviene o pasa.

2.7.03.4.03. MARCAS DE AUDITORÍA

Constituyen signos, símbolos o claves de auditoría que permiten

identificar el tipo de tarea, procedimientos, actividad o prueba que son

ejecutadas durante la ejecución de una auditoría, estas deben ser

distintivas y guardar uniformidad.

66

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO

A continuación diseñaremos los papeles de trabajo con que vamos a

realizar en la Fase I:

2.8.01. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR


ÁREA OPERATIVA

PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR

Inicio: 1 Junio 2011 Término: 30 Junio 2011

Objetivo:

Procedimientos:

Núm. Actividad del Programa Personal

Responsable

Fecha

ELABORADO POR:

FECHA:

SUPERVISADO POR:

FECHA:

REF

67

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



ÁREA OPERATIVA

PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR

Inicio: 1 Junio 2011 Término: 30 Junio 2011

N° COMPONENTE

RIESGO DE CONTROL ENFOQUE DE

AUDITORIA ALTO MEDIO BAJO

1 VENTAS

2 DESPACHO

3 FACTURACION

4 ENTREGA

ELABORADO POR:

FECHA:

SUPERVISADO POR:

FECHA:

REF

68

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Una vez que se ha realizado la Planificación Preliminar, ésta constituye la

base fundamental para continuar con la Planificación Específica, debemos

considerar los siguientes puntos importantes:

2.8.02. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

Este proceso debe permitir que el auditor recopile toda la información

necesaria de forma ágil y oportuna enfocada siempre al registro de

cualquier hallazgo y evidencia que permita desarrollar adecuadamente la

auditoría.

Investigación Documental

Constituye una técnica que permite situar, seleccionar y analizar la

documentación pertinente de la empresa con el fin de desarrollar juicios

útiles para la ejecución del examen de auditoría.

Las fuentes documentales que se requieren para el análisis respectivo

son las siguientes: acta constitutiva, reglamento interno, base legal que

sea aplica para este tipo de empresa, organigramas, sistemas de

información, proyectos estratégicos, productos, áreas, ingresos, clientes,

precios, proveedores, proceso de compra, entre otros.

69

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.8.02.1. CÉDULA NARRATIVA


AREA OPERATIVA

CÉDULA NARRATIVA

PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREAS:

RESPONSABLE:

FECHA:

OBJETIVO:

COMENTARIOS:

ELABORADO POR:

FECHA:

REF

70

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Observación Directa

Consiste en una revisión física del departamento de comercialización,

para conocer, comprobar y apreciar el ambiente de trabajo,

desenvolvimiento de las diferentes actividades que en él se realizan.

2.8.02.2. ENTREVISTA

Es una técnica oportunamente planificada que consiste en el diálogo entre

dos o más personas con el fin de obtener información sobre una

determinada situación, evento y actividad que se desarrolla en el

departamento de estudio.

Se realizará entrevistas a los directivos y personal involucrado dentro del

departamento de comercialización para poder definir el comportamiento y

desempeño del mismo y de la empresa, la información obtenida será

posteriormente confirmada y documentada.

71

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

ENTREVISTA A GERENTE

PERÍODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

NOMBRE:

CARGO:

FECHA:

1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que

trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?

2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada

función exactamente?

REF

72

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal?

ELABORADO Por:

FECHA:

73

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

ENTREVISTA AL PERSONAL


NOMBRE:

CARGO:

FECHA:

1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?

2. ¿Cuáles son sus funciones?

REF

74

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo?

ELABORADO Por:

FECHA:

75

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.8.02.3. CUESTIONARIOS

Son instrumentos que por medio de la formulación de preguntas claras,

concisas, ordenadas lógicamente permitirán obtener información

homogénea de calidad y útil, que manifieste la interrelación existente

entre las áreas del departamento permitiendo evaluar el comportamiento

de la empresa eficientemente.

Estas preguntas deberán ser contestadas por parte de los responsables

de las diferentes áreas bajo examen y en el desarrollo del mismo se

confirmará las respuestas divulgadas. La información obtenida permitirá al

auditor evidenciar las medidas de control existentes y aquellas áreas que

requieren un control. Siendo así, que la afirmación en determinada

pregunta indicará la existencia de controles y una negación indicará una

debilidad o la inexistencia de los mismos.

Es necesario que los cuestionarios se efectúen siguiendo los siguientes

pasos:

1. Efectuar un recuento de la documentación como: archivos, estudios y

datos estadísticos existentes.

2. Realizar una observación directa.

3. Efectuar una propuesta de cuestionario para ser evaluado.

76

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO


N° PREGUNTAS

RESPUESTAS

SI NO N/A OBSEERVACIONES

PLANEACION

1

2

3

ORGANIZACIÓN

1

2

3

DIRECCCION

1

2

REF

77

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


3

CONTROL

1

2

3

ELABORADO POR:

FECHA:

78

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Cédulas y Gráficos

Son instrumentos que se utilizan para obtener información en base al

propósito de la auditoría. Están conformados por formularios, mismos que

están diseñados con casillas, bloques, columnas que permiten la

agrupación y división del contenido para posteriormente analizar, revisar

la información contenida en estas herramientas.

Permite diagnosticar y evaluar áreas, variables bajo estudio así como

también se puede apreciar la influencia de otras variables, conformado

una interacción entre las mismas para una compresión global.

La utilización de las cédulas y gráficos respectivamente son una ayuda

primordial para recopilar, ordenar y representar la información obtenida.

En el primer caso la información se amplía el rango de respuestas para

conformar referencias documentales, hallazgos, evidencias, entre otros;

mientras que en el segundo caso permite visualizar la información en

cuadros y formas y presentarla en forma ágil y accesible.

79

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.8.02.4. HOJA DE HALLAZGOS


AREA OPERATIVA

HOJA DE HALLAZGOS


AREA

COMENTARIO:

CONDICIÓN:

CRITERIO:

CAUSA:

EFECTO:

CONCLUSIÓN 1

RECOMENDACIÓN 1

CONCLUSIÓN 2

RECOMENDACIÓN 2

ELABORADO POR:

FECHA:

REF

80

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL


FECHA:

RESPONSABLE:

FUNCIÓN:

AREA:

DOCUMENTOS RESULTADO DE

ANALISIS

PROPUESTA

REF

81

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


OBSERVACIONES:

ELABORADO POR:

FECHA:

82

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

CEDULA DE DETECCIÓN Y REGISTRO DE HALLAZGOS


AREA EVALUADA

N° HALLAZGO EVIDENCIA ASPECTOS

SÓLIDOS

ASPECTOS

PARA

MEJORAR

OBSERVACIONES

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR:

FECHA:

REF

83

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR

2.8.03.1. INFORME GENERAL

Responsable: Departamento o área encargada de realizar el informe

Introducción: Descripción de las razones que hicieron necesario aplicar

la auditoría, herramientas de aplicación y participación de empleados

para el desarrollo del examen.

Antecedentes.- Exposición de eventos, cambios, circunstancias

importantes que incidieron en la implementación de la auditoría dentro

de la empresa.

Técnicas empleadas.- Instrumentos, herramientas utilizadas para

obtener resultados enfocados al objetivo.

Diagnóstico.- Determinación de causas y efectos de la auditoría, con

justificaciones para adecuaciones o modificaciones.

Propuesta.- Presentación de ventajas, oportunidades, desventajas que

pueden derivarse de los cambios a implementarse.

Estrategia de implementación.- Instrucción sobre los pasos, etapas

necesarias para realizar o instrumentar los resultados.

Seguimiento.- Definición de mecanismos de control, evaluación para

cumplir con las propuestas realizadas por el auditor en base al trabajo

realizado.

Conclusiones y Recomendaciones.- Determinación de problemas

encontrados, soluciones posibles para el logro de objetivos propuestos.

84

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Apéndices o anexos.- Representaciones gráficas o instrumentos de

análisis utilizados para fundamentar el trabajo de auditoría.

2.8.03.2. INFORME EJECUTIVO

Responsable.- Departamento o área responsable de elaborar el informe

Período de revisión.- Tiempo desarrollo de la auditoría.

Objetivos.- Logros que se pretende alcanzar con la auditoría.

Alcance.- Profundidad determinada para el examen de auditoría

realizado a la empresa.

Metodología.- Exposición de técnicas y procedimientos utilizados para

reunir la evidencia suficiente con el objetivo de la auditoría.

Síntesis.- Relación de los resultados y logros obtenidos con la

asignación de recursos.

Conclusiones.- Resumen de aspectos prioritarios, acciones ejecutadas

y propuestas para realizarlas.

2.8.03.3. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

Realización o no del proceso de aplicación de auditoría.

Existencia o no observaciones importantes.

85

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Aplicación de la auditoría, reprogramación,

replanteamiento

Horas Hombre utilizadas

Causas y efectos de las observaciones formuladas, y

presentadas.

Se presentan observaciones cuando:

Inobservancia de la normativa interna de la empresa.

Incumplimiento de los requerimientos de los clientes.

Deficiencia del servicio de proveedores.

Baja rentabilidad y productividad.

Necesidad de actualizar y capacitar sobre sistemas de

información.

Replanteamiento de procesos relevantes y centrales.

2.9. INDICADORES

Constituye una relación cuantitativa entre dos cantidades que

corresponden a un mismo o diferente proceso, actividad o tarea. Se los

puede comparar con otros aspectos relevantes para que permita realizar

un análisis, comparación, juicios fundamentados sobre una evaluación o

estudio que se requiere realizar.

86

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.9.01. INDICADORES DE GESTIÓN

Es una referencia numérica creada desde una o más variables, que

refleja aspectos del desempeño del componente que está siendo

auditado, para que permita evaluar la gestión administrativa a través de

la formulación de niveles de eficiencia, efectividad y economía dentro

del proceso administrativo aplicados por la gerencia.

a) PLANEACIÓN

Objetivos = Objetivos alcanzados

Objetivos definidos

Metas

= Metas alcanzadas

Metas establecidas

= Metas alcanzadas

Objetivos definidos

Estrategias

= Estrategias implementada

Total de estrategias

Visión

= Empleados que la conocen

Total de empleados

Misión

= Empleados que la conocen

Total de empleados

= Empleados que participan en su definición

Total de empleados

87

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


= Tácticas implementadas

Total tácticas

= Tácticas implementadas

Total estrategias

Procesos

= Procesos de control

Total procesos

= Procesos estratégicos

Total procesos

Políticas

= Políticas aplicadas

Políticas establecidas

Procedimientos

= Procedimientos aplicados

Procedimientos establecidos

Enfoques

= Funciones asignadas

Funciones definidas

Niveles

= Acciones realizadas por nivel

Acciones realizadas

Horizonte

= Acciones realizadas

Acciones planeadas

b) ORGANIZACIÓN

División y distribución de funciones

= Empleados

Número de áreas

88

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Cultura Organizacional

= Acciones realizadas para mejorar la dinámica organizacional

Acciones Propuestas

Cambio Organizacional

= Medidas de cambio emprendidas

Medidas Propuestas

Estudios Administrativos = Estudios administrativos realizados

Estudios administrativos propuestos

Instrumentos Técnicos de Apoyo

= Instrumentos utilizados

Instrumentos Propuestos

Estructura Organizacional

= Áreas Sustantivas

Total de áreas

=Áreas Adjetivas

Total de áreas

c) DIRECCIÓN

Liderazgo = Estilos de liderazgo empleados

Total de estilos propuestos

Comunicación = Canales de comunicación utilizados

Canales de comuc. establecidos

Manejo del Estrés Y Conflicto

= Personal con estrés

Total del personal

= Conflictos

Áreas de la organización

= Crisis

Áreas de la organización

89

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Toma de Decisiones = Decisiones programadas

Total de decisiones

= Decisiones no programadas

Total de decisiones

d) CONTROL

Naturaleza = Controles concurrentes

Total de controles

= Controles de retroalimentación

Total de controles

Sistemas = Controles automáticos

Total de controles

Herramientas = Controles presupuestarios

Total de controles

Calidad = Sistemas de administración y seguimiento de la calidad

Total de sistemas

e) ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

Coordinación = Lineamientos de coordinación formulados

Lineamientos Requeridos

= Lineamientos

Áreas

Proveedores = Número actual de proveedores

Total de proveedores

Servicio al Cliente = Personal responsable de la atención a clientes

Total de personal

90

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.10. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

En esta etapa se presentarán los resultados obtenidos durante la

auditoría conforme se han desarrollado cada uno de los hallazgos

sustentados con evidencia suficiente, competente y pertinente, mismos

que estarán contenidos en un informe de auditoría que puede ser

utilizado oportunamente por la máxima autoridad para la toma de

acciones correctivas.

El informe de auditoría deberá ser independiente, objetivo, imparcial y

constructivo e incluirá las debilidades de control interno, los hallazgos,

las conclusiones y recomendaciones apropiadas producto de la auditoría

que constituirá la base para le mejoramiento de los asuntos

examinados.

Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones deben tener las

siguientes características:

Objetividad.- Imparcialidad en las situaciones encontradas

Oportunidad.- Accesibilidad de la información en el tiempo y

lugar.

Claridad.- Fácil entendimiento del contenido.

91

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


Utilidad.- Beneficio de la información.

Calidad.- Apego a la normativa de calidad.

Lógica.- Orden secuencial de acuerdo a información relevante.

Concluido la redacción y estructura del borrador de informe, el

responsable de la auditoría debe realizar una revisión de la redacción y

contenido, con el fin de que en él se detallen todos los aspectos

importantes obtenidos y si amerita un cambio se lo haga con el fin de

clarificar e indicar cualquier suceso pasado por alto que podría ser útil

para la formulación, implantación de recomendaciones y presentación

del informe final.

2.11. SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente

con los directivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos

generales para desarrollar una implementación de mejoras orientadas

corregir las debilidades encontradas para evitar su recurrencia e

incumplimiento.

En este plan de trabajo se determinarán las acciones específicas a

implementarse, objetivos, alcance y plazos para el cumplimiento

92

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


oportuno de las recomendaciones proporcionadas en el informe de

auditoría.

Se deberá incluir programas de información sobre la naturaleza,

propósito de las recomendaciones a implementarse con el fin de

eliminar obstáculos y evitar las resistencias al cambio por parte del

personal.

La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones se puede

enfocar en tres tipos de criterios:

Monitoreo Corporativo.- Cuando las recomendaciones

comprometen a los directivos para su respectiva actuación.

Monitoreo Funcional.- Cuando las recomendaciones involucran a

los jefes de los departamentos de una empresa, para realizar un

control de las acciones correctivas.

Monitoreo Operativo.- Cuando las recomendaciones involucran a

al personal operativo debido a su relación y vinculación con las

operaciones empresariales.

93

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA



AREA OPERATIVA

MATRIZ DE SEGUIMIENTO


N° RECOMENDACIONES RESPONSABLE

IMPLANTACION PLAZO FECHA OBSERVACIONES

ELABORADO POR:

FECHA:

REF

94

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


2.12. ESTRATEGIA

El término estrategia es de origen griego: Estrategeia. Estrategos o el arte

del general en la guerra, procedente de la fusión de dos palabras: stratos

(ejército) y agein (conducir, guiar).

El concepto de estrategia es objeto de muchas definiciones lo que indica

que no existe una definición universalmente aceptada. Así de acuerdo con

diferentes autores, aparecen definiciones tales como:

"Conjunto de relaciones entre el medio ambiente interno y externo de la

empresa"

"Un conjunto de objetivos y políticas para lograr objetivos amplios"

"La dialéctica de la empresa con su entorno (Ansoff 1976) "}

"Una forma de conquistar el mercado"

"La declaración de la forma en que los objetivos deberán alcanzarse,

subordinándose a los mismos y en la medida en que ayuden a

alcanzarse"

"La mejor forma de insertar la organización a su entorno"

De la misma manera se la puede definir desde otras interpretaciones

como son:

Estrategia como Plan

Un curso de acción conscientemente deseado y determinado de forma

anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

95

CAPITULO II

FUNDAMENTACION

TEORICA


empresa. Normalmente se recoge de forma explícita en documentos

formales conocidos como planes.

Estrategia como Táctica

Una maniobra específica destinada a dejar de lado al oponente o

competidor.

Estrategia como Pauta

La estrategia es cualquier conjunto de acciones o comportamiento, sea

deliberado o no. Definir la estrategia como un plan no es suficiente, se

necesita un concepto en el que se acompañe el comportamiento

resultante. Específicamente, la estrategia debe ser coherente con el

comportamiento.

Estrategia como Posición

La estrategia es cualquier posición viable o forma de situar a la empresa

en el entorno, sea directamente competitiva o no.

Estrategia como Perspectiva

La estrategia consiste, no en elegir una posición, sino en arraigar

compromisos en las formas de actuar o responder; es un concepto

abstracto que representa para la organización lo que la personalidad para

el individuo.


http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml


http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/personalidad/personalidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtml

96

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


CAPITULO III

“AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO

TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE

CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y

ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE

DECISIONES, PERÍODO 2011.”

3.1. INTRODUCCIÓN

Así como es sano practicar auditoria a las operaciones de una

organización, también resulta beneficioso que con un fin preventivo se

aplique en aquellas que están por realizarse.

El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administración, ya sea

general o en alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos

97

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Auditoria Administrativa, la cual representa una faceta muy particular de la

auditoria en el campo de la administración, cuyo proceso, funciones,

teorías y aplicaciones norman en cierta medida la directriz a observar

dentro de la organización.

El surgimiento de la Auditoria Administrativa se dio en respuesta a la

necesidad que tiene el negocio de conocer cómo se encuentra la

situación actual del mismo a nivel institucional, para el correcto manejo de

decisiones que afectaran en un futuro el estableciendo.

Por ello se requerirá atención en áreas que no necesariamente son de

tipo financiero y estos resultados nos servirán como una herramienta

eficaz de control.

3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

El presente negocio “Asadero Pollo Tejano” abrió sus puertas a la

ciudadanía de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la

necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz

Borja.

El Ing. Xavier Ruiz y su esposa en su búsqueda constante de nuevas

formas de ingreso y siempre con la visión de generar fuentes de empleo

,busca nuevas alternativas de negocio de allí surge la idea de instalarse

el asadero de pollo, realizando con anterioridad un análisis de todos los

posibles riegos que esto conllevaba ya que hay una fuerte competencia ;

pero luego de un análisis exhaustivo logrando con éxito cristalizarlo de

98

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


hecho ahora es una realidad ; teniendo como fortaleza el respaldo de una

gran empresa como es “AVITALSA” “POLLO ANDINO” que provee la

materia prima principal para el asadero.

El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel León

Borja 40-26 y Carlos Zambrano frente a “AMBANDINE” el mismo que ha

conseguido tener una buena clientela por su sabor, la atención al cliente y

la salubridad que existe en el mismo a pesar de que se siguen haciendo

mejoras viendo la necesidad del negocio y lo requerimientos de los

consumidores.

Como lo enunciamos, el “Asadero Pollo Tejano “se ve en el deber de

seguir haciendo mejorías dentro de su local para brindar mejor atención a

las personas que consumen lo que se prepara “ Pollo Asado”, y para

poder realizar nuevas inversiones se ve en la necesidad de conocer

cómo se han ido desarrollando sus operaciones a través de los dos años

que ya viene funcionando , de manera que se tomara una muestra de los

tres últimos meses de trabajo , lo que no llevara a determinar los motivos

de algunas falencias que se han venido dando las cuales se conocen al

momento de manera empírica .

A partir de esto se va a desarrollar una Auditoria Administrativa la que

nos va ayudar a obtener resultados obtenidos podremos establecer

estrategias para el funcionamiento adecuado del negocio.

La persona que está a cargo del establecimiento es el Ing. Xavier Ruiz

ha observado la falta que hace realizar un análisis hacerca de los

99

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


procesos internos del establecimiento , ya que nos ha comunicado que

no existe Control Interno mucho menos reglamento que le ayude a

determinar el buen funcionamiento del establecimiento el cual ha venido

funcionando de manera simple y las actividades se realizan en cierta

parte bien pero falta estrategias para poder llegar a la eficiencia y eficacia

de su trabajo.

Además con este trabajo proporcionaremos las herramientas necesarias

para la optimización de los procesos administrativos del local y nos

ayudara a crear un excelente mecanismo de control interno para las

personas que laboran en la empresa, el número total de colaboradores se

divide de la siguiente manera: dos ayudantes de cocina y una persona en

caja, para minimizar los desperdicios y que no existan faltantes en

inventarios y de esta forma poder administrar correctamente el negocio

ya que su dueño tiene proyecciones de crecimiento para poder brindar

un servicio acorde a las necesidades del cliente.

Con esta información ya real se va a realizar estudios para futuras

sucursales dentro de la ciudad y si es posible fuera de ella, pero se tiene

primero que cimentar bien lo que es el local principal y con este proyecto

se va a poder planificar adecuadamente.

3.3. JUSTIFICACIÓN

Mediante la observación que se ha realizado al manejo de los procesos

y funciones del Asadero Pollo Tejano, además de los problemas que se

han venido presentando en los últimos meses la administración del

100

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


establecimiento autorizado la aplicación de la Auditoria Administrativa

para identificar donde se encuentran las causas de los inconvenientes y

dar soluciones oportunas para optimizar las actividades de la empresa;

a la ves encontrar las oportunidades de mejora que le permitirán ofrecer

un excelente servicio a sus clientes y contar con condiciones de trabajo

estables para su personal.

Es conveniente señalar que la iniciativa de implantar una auditoria

obedece a la necesidad de establecer normas y estrategias que mejoren

sustancialmente el desempeño de la empresa, garantizar su crecimiento

y disponer de toda una gama de posibilidades para hacer frente de

manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.

3.4. OBJETIVOS

3.4.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar una Auditoria Administrativa al Asadero Pollo Tejano, de la

ciudad de Riobamba provincia de Chimborazo para determinar las

falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones, período

2011.

101

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


3.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Realizar el Programa de Auditoría Preliminar para conocer lo

lineamientos de carácter general y de esta manera determinar

conocer la situación administrativa del Asadero Pollo Tejano,

generando un informe preliminar de los hallazgos

Realizar el Programa de Auditoría Específico partiendo de los

resultados anteriores para realizar un estudio más profundo de los

hallazgos con el objetivo de dar recomendaciones a cada uno de

ellos.

Encontrar deficiencias en las operaciones de la administración del

Asadero Pollo Tejano.

Mejorar el desempeño organizacional en los niveles del negocio.

Brindar al negocio los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento.

Establecer estrategias para mejorar la administración del negocio y

así llegar a cumplir con los objetivos y metas

3.4.3. PROCEDIMIENTOS

Selección del área a auditar

102

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Preparaciones de entrevistas

Encuesta y cuestionarios de control

Programa de auditoria

Investigación y análisis

Conclusiones y Recomendaciones

Informe

3.5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

JUSTIFICACIÓN

Tratamos de buscar el bienestar del establecimiento, basándonos en

las necesidades y requerimientos que el mismo tiene, para poder dar

posibles soluciones y recomendaciones a los problemas encontrados

en el transcurso de la auditoria; la misma que con su planificación se

dará los lineamientos que garantizaran la cobertura de los factores

prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto

de auditoría y diagnóstico preliminar, sea suficiente, pertinente y

relevante.

Nos enfocaremos en mejorar la calidad del servicio al cliente, a la

vez que se tratara de estabilizar a los trabajadores que desembocara

en el aumento de productividad y rentabilidad del negocio.

103

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

3.5.01.1. OBJETIVO GENERAL

Se establecerá los métodos que se van a utilizar de manera

ordenada y secuencial tomando en cuenta las condiciones que tiene

que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos

establecidos.

3.5.01.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS

Identificar claramente la estructura de los procesos básicos de

la organización.

Conocer el mérito individual, el comportamiento y el

rendimiento.

Evaluar las responsabilidades asignadas a cada trabajador

Facilitar la comunicación

Entrevistas con el personal y el administrador

Observación del personal

Evaluación del personal

104

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


3.6. FACTORES A REVISAR

Como primera medida vamos a determinar los factores que se consideran

esenciales para el estudio de la organización en función de dos vertientes:

el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de

su funcionamiento.

Dentro del proceso administrativo nosotros vamos a realizar un análisis de

los siguientes puntos:

3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO

Planeación:

Visión

Misión

Objetivos

Metas

Estrategias

Procesos

Políticas

Procedimientos

Propósito Estratégico: Definir el marco de acentuación de la

organización.

105

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Organización:

Estructura Organizacional

División y distribución de funciones

Cultura Organizacional

Recursos Humanos

Instrumentos técnicos de apoyo

Propósito Estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el

funcionamiento de la organización

Dirección:

Liderazgo

Comunicación

Motivación

Grupos de trabajo

Manejo del estrés el conflicto y la crisis

Tecnología de información

Toma de decisiones

Creatividad e innovación

Propósito Estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para regular la

gestión de la organización.

106

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Control:

Naturaleza

Sistemas

Procesos

Áreas de aplicación

Herramientas

Calidad

Propósito Estratégico: Medición del progreso de las acciones en función

al desempeño.

3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El siguiente punto a analizar son los elementos específicos que

complementan el proceso administrativo y nos permiten determinar su

contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la

organización y tenemos:

107

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


CUADRO N°7

ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA ADMINSITRACIÓN

ELEMENTOS ESPECÍFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones Abastecimiento de recursos.

Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos

Asesoría Externa Soporte especializado con visión de negocio

Asesoría Interna Asistencia para mejorar el desempeño

Coordinación Determinar la unidad de acción

Distribución del Espacio

Disposición de instalaciones para el flujo de

trabajo

Informática Manejo información alterno.

Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

Operaciones

Generación de productos y/o servicios con un

valor agregado

Proveedores Suministros de insumos

108

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Recursos Financieros y

Contabilidad Manejo, registro y control de recursos

Servicio al Cliente Capacidad de respuesta

3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR

Son las instancias internas y externas que vamos a necesitar para captar

la información requerida y plasmar en los papeles de trabajo que se

adjuntaran en anexos.

Entrevistas, cuestionarios y encuestas que se aplicara al área operativa

del negocio.

Internas:

La parte administrativa

Los trabajadores del establecimiento

Sistemas de información

Externos:

Proveedores actuales

Clientes del negocio

109

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR

Para entrar en esta etapa del proceso de auditoría necesitamos tener

mente clara y abierta, así mismo ser observadores, perceptivos y

constructivos.

Revisaremos tanto la literatura técnica como la información del campo

de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores

predeterminados, documentos que ya solicitamos y los archivaremos en

los papeles de trabajo.

Para nosotros poder realizar esta tarea tenemos que tomar en cuenta

ciertos aspectos de mucha importancia:

Determinar necesidades específicas.

Identificar los factores que requieren atención.

Definir estrategias de acción.

Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.

Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el

objetivo definido.

3.9. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

3.9.01. PROPUESTA TÉCNICA

Naturaleza: Auditoria administrativa

110

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Alcance: Área de operaciones

Antecedentes: En el Asadero Pollo Tejano nunca se ha realizado ningún

tipo de auditoría

Objetivos:

Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.

Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción

fluida de las acciones.

Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y

los recursos con una visión integradora.

Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las

amenazas en oportunidades.

Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el

desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación

dará un diagnóstico del los procesos que se realizan en el interior y el

desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores.

Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para

evaluar su funcionamiento.

Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación

directa en el área a auditar.

111

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Recursos: Auditor Independiente

Resultados:

Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a

estandarizarlos.

Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de

operaciones.

Elaborar recomendaciones y observaciones de orden

administrativo para aplicarlas al área.

Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.

Detectar los factores internos y externos que influyen en el

funcionamiento del área.

Asignación de la Responsabilidad: Auditor

Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se

puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir

adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la

misma manera con esta información ayudarse para analizar las

estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría.

112

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva

y sin perjuicios por parte del auditor.

Diagnóstico Preliminar

Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre

esta información para afirmarla y complementarla.

Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del

funcionamiento de la organización.

Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si

se llevan a cabo conforme las instrucciones del área.

Visitas programadas a la empresa para recolectar la información

necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así

como información directa e investigación documental.

Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para

concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por

parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el

mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones

procedentes.

La determinación de las acciones se apegará al programa definido.

Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua.

El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los

resultados que se obtengan.

113

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


3.9.02. INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la Información:

La recopilación de la información se realizo con las herramientas

diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la

empresa fue proporcionada por el titular de la organización. El resto de la

información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y

registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos

relevantes.

Técnicas de recolección:

Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las

mismas para obtener la información necesaria.

Investigación documental

Observación directa

Entrevista

Cuestionarios

Cédulas

Medición:

Esta actividad se basó en los siguientes indicadores:

Indicadores de Operación

Indicadores Cualitativos

114

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos

para generar los bienes y servicios requeridos por la organización.

Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos.

Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores Cuantitativos

Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos

trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones:

Personal asignado a la producción

Total del personal

Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los

artículos terminados:

Costo de Producción

Artículos Terminados

Con este indicador ase intenta conocer la cantidad de equipo y

maquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación con el

total de la maquinaria y equipo del área:

Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

115

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria

respecto al activo fijo de la empresa:

Valor de los equipos y maquinaria

Activo Fijo

3.9.03. PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del

equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de

información necesaria para la auditoría.

Evidencia

En las visitas que se realizó se comprobó:

Evidencia Física

No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni

manual de procedimientos.

No se cuenta con un documento que contenga descripciones de

los puestos

No existen señalamientos específicos en el área de operaciones

116

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


No existe un extractor de aire o ventilador que ayude a purificar el

ambiente en la medida necesaria.

Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia Testimonial

La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño

cuestionario fue que el servicio en general era bueno, pero todavía falta

para excelente, a la vez que acuden al local por los precios bajos a nivel

de la competencia.

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA

AUDITORES CERTIFICADOS

DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976

CEL: 087737676-098743959

www.ruiz&borjauditores.com.ec

[email protected]

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117




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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118

ÍNDICE DE P/ T

ARCHIVO PERMANENTE AP.

Administración de la Auditoría AD

Información Enviada AD1. 1/n

Información Recibida AD2. 1/n

Archivo de Planificación APL.

• Planificación Preliminar PP

Programa de Auditoría Preliminar PP1. 1/n

Entrevista con Autoridades PP2. 1/n

Entrevista con empleados PP3. 1/n

Evaluación Control Interno PP4. 1/n

Matriz de Riesgos Preliminar PP5. 1/n

Reporte Planificación Preliminar PP6. 1/n

ARCHIVO CORRIENTE AC.

• Planificación Específica PE.

Programa de Auditoría Específica PE1. 1/n

AP.AD1.1/2




CEL: 087737676-098743959


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119

Matriz de Riesgos Planificación Específica PE2. 1/n

Reporte Específico PE3. 1/n

Establecimiento Auditado EA

Despacho EA1. 1/n

Facturación EA2. 1/n

Entrega EA3. 1/n

Ventas EA4. 1/n


Borrador de informe BI. 1/n


Matriz de Seguimiento SM1. 1/n

AP.AD1.2/2




CEL: 087737676-098743959


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120


MARCAS DE AUDITORIA

Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio del 2011

AP.AD1.1/1




CEL: 087737676-098743959


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121

AP.AD2.1/11




CEL: 087737676-098743959


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122

AP.AD2.2/11




CEL: 087737676-098743959


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123

AP.AD2.3/11

AP.AD2.4/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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124

AP.AD2.4/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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125

AP.AD2.5/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

RIOBAMBA-ECUADOR

126

AP.AD2.6/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

RIOBAMBA-ECUADOR

127

AP.AD2.7/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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128

AP.AD2.8/11




CEL: 087737676-098743959


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129

AP.AD2.9/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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130

AP.AD2.10/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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131

AP.AD2.11/11




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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132




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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133

3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR

CARTA DE CONVENIO

Fecha: 25 de Mayo 2011

Ing. Xavier Ruiz

PROPIETARIA


Ubicada Av. Daniel león Borja y Carlos Zambrano

Estimada Ing. Xavier Ruiz

La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del

convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para

realizar una Auditoria Administrativa.

Las condiciones son las siguientes:

Período: Este convenio tendrá una vigencia de 30 días, iniciándose el 01

de Junio del 2011. Ninguna de las partes puede dar como concluido el

contrato antes de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la

contraparte.

En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios

prestados hasta la fecha de finalización.

APL.AD1.1/2




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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134

Obligaciones: Nuestras obligaciones concluyen:

Aplicación de una Auditoria Administrativa

Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto.

Preparación del reporte final y exposición a la Sra. propietaria del

negocio de un documento que incluya observaciones y

recomendaciones para la implementación de los cambios

propuestos.

Compensación: La compensación por nuestros servicios será de $ 33,33

diarios, pagaderos y facturados cada quince días. Otros cosos como de

transporte, serán facturados por separado.

Anexamos a está una copia del convenio para sus registros. Favor de

firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.

Atentamente

Jenny Borja

Auditor

Aceptado y aprobado

Fecha: 26 de Mayo 2011

Ing. Xavier Ruiz

Propietaria

APL.AD1.2/2




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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135


ORDEN DE TRABAJO

Riobamba, 29 de Mayo 2011

Tecnóloga

Jenny Borja

AUDITORA

Presente

De conformidad nosotros como dueños del Asadero Pollo Tejano

autorizamos a usted en calidad de Auditora realice la AUDITORIA

ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN DEL LOCAL.

Alcance:

El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la al establecimiento

Asadero Pollo Tejano cubrirá el período comprendido entre el 1 de Junio

del 2011 al 30 de junio del 2011.

APL.AD2.1/2




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

RIOBAMBA-ECUADOR

136

Objetivos:

Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la

administración del local.

Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado

que labora en él.

Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que

se realizan diariamente.

Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son

los métodos actualmente utilizados para el mismo.

Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado

del trabajo realizado en el área.

Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con

enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la

ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con

el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser

presentados.

Atentamente,

Ing. Xavier Ruiz

APL.AD2. 2/2




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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137

CIRCULAR

Riobamba, 29 de Mayo de 2011

Sres.

Trabajadores


Presente

De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al

acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA

ORGANIZACION DEL LOCAL , la misma que se les informa que se

realizara a partir del de 1 de Junio del 2011 al 30 de Junio del 2011

donde se designara a la tecnóloga Jenny Borja a realizar el trabajo

encomendado.

A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para

proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de

cumplir con los plazos dispuestos.

Atentamente,

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Jenny Borja

APL.AD3. 1/1




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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138

GUÍA DE DISTRIBUCIÓN

La misma tiene como objetivo servir como información de las

responsabilidades asignadas.

N° NOMBRE CARGO FIRMA

1 Sra. Jenny Borja Gerente

2 Srta. Elizabeth Borja Cajera

3 Sra. Alicia Copa Cocinera

4 Sra. Olga Morocho Cocinera

5 Sra. Targelia Cepeda Preparación Pollo

6 Srta. Nataly Martínez Limpieza local

7 Sr. Vicente Rivera Preparación Pollo

ELABORADO POR: JB

FECHA: 01 de Junio 2011

APL.AD4. 1/1




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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139

PROGRAMA DE AUDITORÍA

AREA OPERATIVA

PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR

PERIODO: DEL 1 DE Junio AL 30 DE Junio 2011

Objetivo:

Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma

que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y

control adecuado.

Procedimientos:

N° Actividad del Programa P.RESP. REF. Fecha

1. Aspectos Generales

1.1 Programar y efectuar entrevista preliminar

con el dueño del negocio a efecto de

oficializar la actividad y a sus empleados.

Auditor APL.PP2.2/2

APL.PP3.7/7

02/06/2011

03/06/2011

APL.PP1. 1/4




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

RIOBAMBA-ECUADOR

140

1.2 Solicitar para efecto de archivo

permanente toda la información primordial

del negocio, como son RUC, copias de

afiliaciones de los trabajadores, entre

otros.

Auditor AP.AD1.2/2

AP.AD1.11/11

AP.PP5.2/2

APL.PP7.2/2

03/06/2011

1.4 Solicitar manuales de procedimientos

existentes y precisar si están en

operación y si son adecuados al

funcionamiento actual.

Auditor APL.PP4.1/1 0

1.5 Solicitar o elaborar en caso necesario,

una nota descriptiva de los procesos que

realiza en el desarrollo de sus

actividades.

Auditor APL.PP6.2/2

APL.PP8.1/1

APL.PP9.1/1

APL.PP10.1/1

06/06/2011

2. Levantamiento de Información Auditor

2.1 Seleccionar los puestos a entrevistar,

para ello tomar en cuenta la posición

jerárquica y determinar si es posible hora

Auditor 02/06/2011

APL.PP1.2/4




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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141

y fecha.

2.2 Elaborar de preferencia en forma previa la

temática que se abordará en la entrevista

y si es posible hora y fecha.

Auditor 02/06/2011

2.3 Revisar la información recopilada en la

entrevista e identificar los casos que se

deben ampliar o aclarar en su caso.

Auditor 02/06/2011

3. Elaboración de un Diagnóstico

conceptual y detallado.

Auditor

3.1 Analizar la información obtenida en la

fase preliminar general realizando una

cédula narrativa del proceso

administrativo.

Auditor APL.PP11.2/2 07/06/2011

3.2 Realizar una matriz de riesgo preliminar

para evaluar el proceso administrativo.

Auditor APL.PP12.1/1 07/06/2011

3.3 Depurar la información recopilada por Auditor O7/07/2011

APL.PP1.3/4




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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142

medio de las entrevistas y considerar la

más significativa para emplearla como

referencia en el transcurso de la actividad

evaluatoria.

3.5 Estudiar la información generada en el

proceso evaluatorio y elaborar como

resultado un informe que contenga como

mínimo el diagnóstico dirigido al negocio,

el cual constate la labor desarrollada.

Auditor 08/07/2011

APL.PP1. 4/4




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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143


AREA OPERATIVA

ENTREVISTA A LA GERENTE (DUEÑO) DEL LOCAL

Período: DEL 1 Junio AL 30 DE Junio 2011

Nombre: Jenny Borja

Cargo: Administradora del local

Fecha: 02 de Junio 2011

1. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más

adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del

producto, bodega, despacho y facturación?

No, ya que el sitio que se arrendo para realizar el trabajo solo tiene

adecuaciones y no está al 100% para realizar las labores que funcionan aquí.

2. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información

adecuado que permitan tener información ágil y oportuna?

Mas o menos ; porque el sistema que existe no se lo ha explotado al 100% ,

que es el de la máquina registradora

3. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus

labores?

En este momento la gente que se encuentra trabajando ha ganado la suficiente

experiencia para realzar las labores encomendadas.

4. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada

APL.PP2.1/2




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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144

trabajador?

Si, existe un administrador que se encarga de supervisar todos los procesos y

suministrar información para la toma de decisiones.

5. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal?

Medianamente de capacitación ya que la misma se realiza únicamente por

nosotros como propietarios, motivación económica cuando se imponen

objetivos más allá de los normalmente planificados.

6. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados?

En un 80%, ya que siempre se ve necesaria nuestra presencia como

propietarios.

7. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias?

Planificadamente una vez al mes y las veces que sean necesarias cuando

amerite la situación.

8. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos?

Si, son los ingresos.

9. ¿Cuenta usted con un manual de funciones que permita determinar las

responsabilidades de los empleados?

No.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 02 de Junio del 2011

APL.PP2. 2/2




CEL: 087737676-098743959


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145


AREA OPERATIVA

ENTREVISTA A EMPLEADOS

Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011

NOMBRE: Alicia Copa

CARGO: Cocinera Principal


1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo?

Mi trabajo comienza a las 8:30 am y termino a las 4:30pm, en total trabajo ocho horas y media.

2. ¿Es remunerada por horas extras?

Si, depende del trabajo que se tenga que realizar.

3. ¿Posee permiso para el lunch?

Se podría decir que sí, tenemos un tiempo para almorzar, no determinado ni a un horario fijo, pero sí.

4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?

Bien, confortable

5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?

Si

6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?

Si

7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?

Si

8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?

Si por parte de los dueños del local.

9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si

ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3. 1/7




CEL: 087737676-098743959


[email protected]

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146


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Juana Remache




Ingreso a las 4:30 pm y salgo a las 10:30 pm, más o menos seis horas y media.


Si, de acuerdo al trabajo que se haga.


Si, merendamos en el local.


Bien


Si


Si


Si


Si por parte de los dueños


ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3.2/7




CEL: 087737676-098743959


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147


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Nathaly Martínez




Trabajo los miércoles y jueves de 6:30 pm 10:30, seis horas y media.


Si, cuando me toca venir otros días que me llaman.


Si merendamos aquí.


Bien


Si


Si


Si



9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? No

ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3. 3/7




CEL: 087737676-098743959


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148


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Olga Morocho




Ocho horas y media


Si , cuando existen pedidos extras


Si


Bien , es agradable


Si


Si


Si




ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3. 4/7




CEL: 087737676-098743959


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149


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Simona Cepeda




Ocho horas y media


Si, cuando hay pedidos fuertes , o si la señora nos llama para trabajar en horarios especiales.


Si


Bien


Si


Si


Si


Si


ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3.5/7




CEL: 087737676-098743959


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150


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Vicente Rivera




Trabajo Lunes por la noche, Martes todo el día , Viernes todo el día y el Sábado por la noche, 30 horas a la semana .


Si


Si


Bien


Si


Si


Si


Si, por parte de los dueños y el Ministerio de Salud Pública que nos capacita cada año.


ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3. 6/7




CEL: 087737676-098743959


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151


AREA OPERATIVA



NOMBRE: Elizabeth Borja




Trabajo 30 horas a la semana


Si


Si


Bien


Si


Si


Si


Si


ELABORADO: JB

FECHA: 03-06-2011

APL.PP3.7/7




CEL: 087737676-098743959


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152


CÉDULA NARRATIVA

PERÍODO: Del 01 de Junio al 30 de Junio 2011

RESPONSABLE: Ing. Xavier Ruiz

FECHA: 04 de Junio de 2011

OBJETIVO:

Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta

el local.

COMENTARIOS:

Al momento de solicitar al Ing., Xavier Ruiz los manuales de

procedimientos y funciones, se ha detectado que no existen; el negocio se

está manejando de manera emperica.

ELABORADO POR: JB

FECHA : 04 / 06/ 2011

APL.PP4. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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153

ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA

LISTADO DE PERSONAL Período: De 01 de Junio al 30 de Junio 2011

N° NOMBRE Y APELLIDO

CARGO TIPO DE

CONTRATO PERFIL FUNCIÓN ESPECÍFICA

1 Alicia Copa Cocinera Principal Un año Educación básica Prepara los productos principales del local: sopa, arroz, ensalada, ají, salsas.

2 Juana Remache Cocinera Un año Educación básica Prepara para la venta de la tarde lo que falte.

3 Nataly Martínez Ayudante Un año Estudiante Universitaria Ayuda a la preparación y despacho de los productos.

4 Olga Morocho Cocinera Un año Educación básica Ayuda a la cocinera principal a la preparación de los productos.

5 Simona Cepeda Preparadora Pollo Un año Educación básica

Prepara el pollo: corta ya aliña el pollo para sacar al horno y verifica el estado de cocción en el que hay que sacarlo para servir.

6 Vicente Rivera Preparador Pollo Un año Educación básica Prepara el pollo: corta ya aliña el pollo para sacar al horno y verifica el estado de cocción en el que hay que sacarlo para servir, para la tarde.

7 Elizabeth Borja Cajera (fines de semana)

Un año Estudiante Universitaria Cobrar, facturar, despachar, cuadrar caja al final del día.

papel proporcionado por el cliente

ELABORADO POR : JB FECHA: 03-06-2011

APL.PP5. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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154


AREA OPERATIVA

CEDULA NARRATIVA DE PROCESOS

Período: del 01 de Junio al 30 de Junio2011

Detalle de procesos que se realizan dentro del local:

Por la mañana

Área de Preparación del Pollo

Sra. Simona Cepeda (preparadora del pollo)

Recibir el pollo, pesar en la balanza y comprobar peso con la factura.

Cortar pollo

Poner aliñar por 30 minutos

Lavar horno

Poner carbón y prenderlo

Sacar y colocar en la varilla del horno

Controlar la cocción del pollo para sacarlo

Área de Cocina

Sra. Alicia Copa (Cocinera Principal)

Poner las ollas en la cocina industrial con agua para la preparación del arroz y sopa.

Lavar menudencia y cortar

Colocar todos los aderezos para la sopa en la olla

Realizar el arroz

Realizar la ensalada

Lavar lo envases de las salsas

Preparar las salsa y colocarlas en los envases

Preparar ají

Ayudante de cocina

Sra. Olga Morocho

Lavar freidora de papas

APL.PP6. 1/2




CEL: 087737676-098743959


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155

Lavar mantenedor de papas

Limpieza del local

Limpieza de baño

Limpieza de bodega

Ayuda en la cocina en lo que haga falta

Área de Despacho

Cajera (Lunes a Viernes)

Sra. Jenny Borja

Tomar el pedido

Cobrar

Cuadrar caja al final del día

Por la tarde:

Área de cocina

Sra. Juana Remache

A su entrada pela papas

Prepara ensalada

Hace arroz

Si es necesario prepara sopa

Ayuda al despacho

Área de preparación de pollo

Sr Vicente Rivera

Pone en aliño el pollo

Aumenta carbón

Sacar y colocar en la varilla del horno

Controlar la cocción del pollo para sacarlo

Ayuda con la limpieza del local

ELABORADO POR: JB

FECHA: 06-06-2011

APL.PP5. 2/2




CEL: 087737676-098743959


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LISTADO DE PRECIOS

Período: Del 01 Junio Al 30 de Junio del 2011

N° PRODUCTO UNIDAD PVP

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Pollo entero asado completo

(arroz, papas, ensalada y consomé)

½ pollo asado completo (arroz, papas, ensalada y consomé)

¼ pollo asado completo

(arroz, papas, ensalada y consomé)

Pollo entero asado solo

½ pollo asado solo

¼ pollo asado solo

Combo 1

(presa + papa+ ensalada)

Combo 2

(presa+papas+ensalada+consomé)

Combo 3

(presa + papas + ensalada + cola)

Combo 4

(salchipapa + cola)

Salchipapa

Poción de papas

Porción de arroz

Porción de ensalada

Gaseosa mediana

Gaseosa 1lt

Gaseosa 3lt

Agua

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

$ 9,80

$5,00

$2,75

$9,00

$5,00

$2,30

$1,80

$2,00

$2,00

$1,60

$1,30

$0,80

$0,50

$0,50

$0,50

$1,00

$2,00

$0,40

APL.PP7. 1/2




CEL: 087737676-098743959


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157

16.

17.

18.

19.

20.

Te pequeño

Te grande 1lt

Limonada pequeña

Limonada grande 2 lt

Cola pequeña desechable

1

1

1

1

1

$0,70

$1,25

$0,50

$1,30

$0,60

Información proporcionada por el cliente

ELABORADO POR: JB

FECHA: 06-06-2011

APL.PP7. 2/2




CEL: 087737676-098743959


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158


CÉDULA NARRATIVA

CONTROL DE INVENTARIOS

Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

Dentro de esta área hemos verificado que no existe una persona

responsable de los productos que se encuentran en bodega, por lo cual

es muy fácil el desperdicio de los mismos y hasta su desaparición.

La materia prima que se necesita para la elaboración de los platos no

tiene control y salen de la bodega sin previa revisión, y lo realiza

cualquier empleado, no hay un responsable directo.

Observado

ELABORADO POR: JB

FECHA: 07-06-2011

APL.PP8. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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159


CÉDULA NARRATIVA

PREPARACION DE LOS PRODUCTOS EN LA COCINA


Dentro de la cocina trabaja la Sra. Alicia Copa como cocinera principal y

le colabora la Sra. Olga Morocho, se encargan de realizar los

complementos para el plato principal como son la sopa, el arroz, la

ensalada, ají y las salsas.

La sopa se prepara primero en conjunto con el arroz, se lava la

menudencia, se pica los complementos como son vainitas, papanavo,

cebolla, zanahoria y se coloca en la olla sopera.

El arroz se lava y se coloca en el agua hirviendo y se espera la cocción

adecuada, para que luego dejar secar.

Seguidamente la Sra. Simona Cepeda recibe el pollo y lo corta , pone en

aliño para que durante 30 minutos se concentre , mientras tanto procede

a la lavada del horno y prende el carbón ; después se pone el pollo en la

varilla y se coloca en el horno.

Observado

ELABORADO POR: JB

FECHA: 08-06-2011

APL.PP9. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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160


CÉDULA NARRATIVA

AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACIÓN


Dentro de esta área del local se encuentran la dueña en caja y despacho

por la mañana y por la tarde de lunes a viernes, lo que respecta al

sábado y Domingo la Sra. Elizabeth Borja; las que se encargan de cobrar

y cuadrar el dinero al final del día con el reporte que nos proporciona la

máquina registradora.

De la misma manera se encargan del despacho del plato y el servicio a la

mesa para el cliente, ya sea para llevar o consumir en el mismo local.

Se emiten facturas siempre y cuando el cliente lo necesite o de lo

contrario se trabaja con los tickets de la caja registradora que son

debidamente autorizados por el SRI.

Observado

ELABORADO POR: JB

FECHA: 09-06-2011

APL.PP10. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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161


CÉDULA NARRTAVA

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio del 2011

PLANIFICACIÓN:

Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien

planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan.

No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras

metas.

Las políticas internas del local son pocas y se necesita ampliarlas

además de difundirlas con el personal que labora en el negocio.

A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se

detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente.

ORGANIZACIÓN:

La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural

que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde

allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular.

El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería

realizar cada persona que labora en el local, y para ello hemos verificado

teniendo como resultado que no es así, las funciones se cruzan , se

malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de

funciones.

Los instrumentos técnicos con los que cuenta el local son adecuados para

APL.PP11. 2/2




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162

el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del

negocio demandan hacer cambios en uno de ellos que es el horno de

pollo.

DIRECCIÓN:

Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones

que se toman por parte del dueño hacia los empleados.

La motivación es económica para los trabajadores del local.

El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se

refiere ventas.

Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo

del negocio.

CONTROL:

Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, horarios

de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades.

No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las

deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se

podría caer en riesgo que perjudicaría al local.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 06-06-2011

APL.PP11.2/2




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MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO

Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio 2011

N° COMPPONENTE

RIESGOS DE CONTROL

ENFOQUE DE AUDITORÍA

ALTO MEDIO BAJO

PLANIFICACION ESTRATEGICA

1

El local no cuenta con una planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.

X

Pruebas de cumplimiento. Observación física sobre la planificación estratégica.

ESTRUCTURA ORGANICA

2 No se cuenta con un organigrama funcional ni de procesos , donde se detallen las actividades que deben realizar

X

Pruebas sustantivas de cumplimiento.

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

PROCESOS

3

No existe un manual de procedimientos sin embargo se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño

X

Pruebas sustantivas de cumplimiento.

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

DESPACHO Y FACTURACIÓN

4

En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en la máquina registradora y la persona a cargo si sabe utilizarla correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno.

X Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar.

ELABORADO POR: JB FECHA: 07-06-2011

APL.PP12. 1/1




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164

Ing.

Xavier Ruiz

Gerente Propietario

Presente.-

REPORTE PRELIMINAR DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL



MOTIVO DEL EXAMEN

La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y

económica de los procesos administrativos de establecimiento ASADERO

POLLO TEJANO.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en

la administración de los procesos que se realiza dentro del local.

APL.PP13. 1/5




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165

Verificar el cumplimiento de la base legal que está

implantada en el local.

Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas

internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión.

Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de

mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño.

Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y

resultado del trabajo realizado.

ALCANCE

El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en el local ASADERO

POLLO TEJANO, cubrirá el período comprendido entre el 01 de Junio del

2011 al 30 de Junio del 2011.

CONOCIMIENTO PRELIMINAR DEL LOCAL

El establecimiento cuenta con una persona responsable de la

administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las

actividades referentes al manejo del negocio.

Consta de cuatro áreas: cocina, preparación del pollo, bodega de

productos y despacho servicio facturación; las mismas que son

supervisadas por la administradora del local.

APL.PP13. 2/5




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166

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Las actividades principales que se desarrollan en el local son las

siguientes:

Preparar el producto para su venta, que es el pollo asado.

Servicio al cliente.

Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por

el cliente

NIVEL DE CONFIANZA

El nivel de riesgo dentro del local es medio ya que no existe una

organización establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se

realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el

desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza

detectado es medio.

CONCLUSIONES

No existe un organigrama funcional que determine las

responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que el trabajo

se concentre en una persona y en otra no; o se crucen las

funciones y se desperdicie tiempo.

APL.PP13. 3/5




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167

No hay un manual de funciones en donde se especifique

claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determine

tiempos para cada labor, por tanto esto atrasa las actividades del

negocio en ocasiones.

No existe un control en los inventarios, por lo que se

produce en ocasiones desperdicios.

Falta capacitación técnica para el personal, manipulación de

alimentos y caja registradora.

De las siete personas que trabajan dentro del

establecimiento solo están afiliadas al Seguro Social tres, por ello

podría tener conflictos.

RECOMENDACIONES

Estructurar e implementar un organigrama funcional donde

se determine las responsabilidades de cada empleado, sin dejar de

lado la cooperación mutua con el resto de labores; basándose en el

perfil adecuado para desempeñar el trabajo encomendado.

Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se

especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso

como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a

utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y

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168

eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la

venta, además del servicio que se va a brindar al cliente.

Desarrollar un método de control interno en el cual se pueda

analizar la reposición de inventarios, de acuerdo a las necesidades

del local, con esto evitaremos desperdicios o que el producto se

descomponga.

Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que

comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la

empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor

satisfacción.

Atentamente

Jenny Borja

Auditora

APL.PP13. 5/5




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169




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3.11. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA

3.11.01. PROGRAMA DE AUDITORÍA


PROGRAMA DE AUDITORÍA ESPÉCIFICO

Período: Del 01 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

N° PROCEDIMIENTOS REF PT RESP FECHA OBSERVACIONES

OBJETIVO:

Procesar y obtener la

información suficiente,

relevante, pertinente, que

permita determinar los

hallazgos encontrados

para la presentación de

conclusiones y

recomendaciones.

1

Analice la información

obtenida y presente una

cédula narrativa de la

entrevista realizada al

dueño del local y

empleados responsables

de todos los procesos que

se realizan.

AC.EA1.1/2

2 Verifique el cumplimiento

de la base legal del local.

3

Proponga los respectivos

organigramas funcional,

estructural y personal.

4

Analice y evalúe a través

de una cédula narrativa

información obtenida en el

listado de personal.

AC.PE. 1/2




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171

5

Analice y compare los

precios de la empresa con

la competencia.

6

Diseñe los procesos de las

áreas de cocina,

preparación del pollo,

despacho y ventas.

7

Verifique la estabilidad del

personal en el registro de

documentos del local.

8

Realice una evaluación de

control interno del

establecimiento.

9

Desarrolle la hoja de

hallazgos como resultado

de la auditoría realizada.

10

Elabore los papeles de

trabajo que creyere

convenientes.

11

Realice el respectivo

borrador del informe de

auditoría.

ELABORADO POR: JB FECHA: 15-06-2011

AC.PE. 2/2




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172

3.11.02. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

1. Técnicas de verificación ocular:

• Observación: Es el examen visual que realiza el auditor durante la

ejecución de una determinada actividad, proceso y hecho para examinar

aspectos físicos.

• Rastreo: Seguimiento y control de una operación, dentro de un

procedimiento a fin de evaluar su ejecución.

2. Técnicas de verificación verbal:

• Indagación: obtención de información verbal mediante averiguaciones o

conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o

terceros sobre las operaciones que se encuentran relacionada.

3. Técnicas de verificación documental:

• Comprobación: Constituye la verificación de la existencia, legalidad,

autenticidad y veracidad de las operaciones realizadas por una entidad a

través de documentación que las respalden.




CEL: 087737676-098743959


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173

4. Técnicas de verificación física:

• Inspección: Esta técnica involucra el examen físico y ocular de activos,

documentos, valores y similares a fin de establecer su existencia y

autenticidad.




CEL: 087737676-098743959


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174

3.11.03. PAPELES DE TRABAJO


CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE


Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr

Gerente Propietario:

En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del

establecimiento no es precisamente la más adecuada para el trabajo que

se realiza, pero se la puede mejorar; esto ayudaría brindar un mejor

servicio y por ende mejorarían las ventas que justificarían la inversión

que se vaya a realizar.

Con respecto con el medio de información con el que cuenta el local es

buena, pero no se lo ha explotado en su totalidad por la falta de

capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la

información requerida para la toma de decisiones es un poco lenta y

pueden existir confusiones.

En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil

necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la

suficiente experiencia en el transcurso de estos dos años que el local

está funcionando.

AC.EA 1. 1/2




CEL: 087737676-098743959


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175

Al supervisor le falta un poco más de entrenamiento para poder cumplir a

totalidad con el trabajo encomendado.

Se ha determinado que la capacitación se da por parte de los dueños lo

cual no es malo, pero si hace falta un entrenamiento más técnico para los

procesos que se realizan.

El dueño no está satisfecho al 100% con el trabajo de sus empleados,

por lo que se necesita de su presencia en el local estrictamente.

Cruce de información con entrevistas realizadas

ELABORADO POR: JB

FECHA: 08-06-2011

AC.EA 1. 2/2




CEL: 087737676-098743959


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176


CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS

EMPLEADOS


Análisis de la entrevista realizada a empleados:

En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se

puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas días, en

ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de

pedidos que se requiere despachar.

Estas horas adicionales solo son remuneradas.

Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 30 a 60

minutos para tomar el lunch.

Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus

actividades normalmente, sin embargo consideran que debería aumentar

su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su

inexistencia

Cruce de información con entrevistas realizadas

ELABORADO POR: JB

FECHA: 08-06-2011

AC.EA2. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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177


CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE

LEGAL


En lo que respecta al local, su base legal consta de cumplir con lo

establecido por el cómo cumplir con el SRI, IESS, MSP, Ministerio de

Turismo, Municipio Patentes de la Ilustre Ciudad de Riobamba.

En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que

cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus

declaraciones.

Con excepción de que solo se encuentran afiliadas tres personas al

IESS, por lo que podría desembocar en problemas para el local.

Cruce de información

ELABORADO POR: JB

FECHA: 09-06-2011

AC.EA3. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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178


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN


Visión = Empleados que lo conocen = 2 = 28%

Total de Empleados 7

El 28% del personal conoce la visión de la empresa o poseen un

conocimiento sobre que se quiere lograr en el largo plazo, mientras que

un 72% no tiene conocimiento del mismo.

Misión = Empleados que la conocen = 3 = 43%

Total de empleados 7

Del total de personal que conforma el local un 57% no conoce sobre la

misma, solo un 43% tiene conocimiento sobre la misión de la empresa.

= Empleados que participan en su definición = 1 = 14%

Total de empleados 7

El 86% de la persona no participa en la realización de la misión, mientras

que el 14% participa en la definición de la misión de la empresa, siendo

la administradora la persona que apoya para su estructuración.

Políticas = Políticas aplicadas = 4 = 80%

Políticas establecidas 5

AC.EA4. 1/2




CEL: 087737676-098743959


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179

El 20% de las políticas establecidas no son aplicadas en el departamento

de comercialización, mientras que en un 80% si se aplican.

División y distribución de funciones = Empleados = 7 = 2

Número de áreas 4

De acuerdo al indicador desarrollado se ha determinado que cada área

debería estar compuesto por 2 trabajadores sin embargo esto no se

cumple ya que la distribución de los empleados se realiza en base a las

necesidades de cada área, siendo así que en algunas áreas existen

desde uno hasta 3 empleados.

Sistema de Control = Controles Automáticos = 1 = 20%

Total de Controles 5

Del total de controles existentes solo el 20% son automatizados, mientras

que el 80% corresponde a controles manuales.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 09-06-2011

AC.EA4 2/2




CEL: 087737676-098743959


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180


CÉDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL


A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del

listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de

contrato, perfil profesional, funciones específicas:

Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo

lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos.

Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las

responsabilidades asignadas.

El personal que consta en nómina tiene horarios diferentes de ingreso y

salida a su trabaja, existen dos turnos de labores.

Cruce de información con lista de empleados del local

ELABORADO POR: JB

FECHA: 09/06/2011

AC.EA5. 1/1




CEL: 087737676-098743959


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181


ANÁLISIS DE PRECIOS


En base a la información solicitada a continuación se presenta

un análisis de precios del ASADERO POLLO TEJANO con los

de la competencia más cercana geográficamente:

PRODUCTO1/4

POLLO

1/2

POLLO

POLLO

ENTERO

POLLO

VACIO

1/2

VACIO

1/4

VACIO

Asadero Pollo Tejano $ 2.75 $ 5.50 $9.80 $9.00 $4.50 $2.30

Asadero Pico Loco $ 2.75 $ 5.50 $9.80 $0.00 $0.00 $0.00

Papios $ 2.80 $ 5.55 $9.85 $0.00 $0.00 $0.00

GVS $ 2.75 5.00$ $9.80 $8.50 $0.00 $0.00

STAV $ 3.50 8.00$ $12.00 $0.00 $0.00 $0.00

$ 0.00

$ 2.00

$ 4.00

$ 6.00

$ 8.00

$ 10.00

$ 12.00

1/4 POLLO

1/2 POLLO

POLLO ENTERO

POLLO VACIO

1/2 VACIO

1/4 VACIO

AC.EA6. 1/2




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182


CÉDULA DE ANÁLISIS DE PRECIOS

Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio de 2011

En el gráfico se puede observar que en los locales de pollo asado que

están más cerca del Asadero Pollo Tejano los precios no varían son los

mismos , no existe diferencia a excepción de uno que es Pollo Stav , ya

que esta marca es una franquicia y por ende los productos tienen precios

más elevados.

Por otro lado en la principal competencia del Asadero Pollo Tejano no

tiene lo que es la venta del pollo solo que quiere decir sin arroz, sin

papas y sin ensalada.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 10/06/2011

AC.EA6. 2/2




CEL: 087737676-098743959


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183


FLUJOGRAMA DE PROCESOS


VENTA

FACTURACION

DESPACHO

ENTREGA

PROCESO DE VENTA

ELABORADO POR : JB FECHA: 18-06-2011

Ingreso cliente local

Realiza pedido

Se realiza el recibo

Preparación

de pedido

Despacho de

producto

Entrega FIN

AC.EA7.1/3




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184




PREPARACIÓN DEL POLLO

Llega producto

Ingresa producto a cuarto de pollo

Se realiza cortes al pollo

Se pone en aliño por 30 minutos

Se coloca en el horno precalentado

Se sirve

FIN

AC.EA7. 2/3




CEL: 087737676-098743959


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185




AC.EA7. 3/3




CEL: 087737676-098743959


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186


HORARIO DE LOS TRABAJADORES


LUNES A VIERNES

MAÑANA 8:30 a.m.

4:30 pm

Alicia Copa , Simona Cepeda,

Olga Morocho

TARDE 4:30 pm

10:30 pm Juana Remache Vicente Rivera

SABADOS Y DOMINGOS

MAÑANA 8:30 a.m.

4:30 pm

Alicia Copa , Simona Cepeda,

Olga Morocho Nataly Martinez

TARDE 4:30 pm

10:30 pm

Juana Remache Vicente Rivera

Elizabeth Borja

Papel proporcionado por el cliente

ELABORADO POR : JB

FECHA: 15-06-2011

EA8. 1/1 AC.EA8.1/1




CEL: 087737676-098743959


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187


CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio del 2011

N° PREGUNTAS RESPUESTAS

OBSERVACIONES SI NO OTRAS

PLANEACIÓN

Dueño 1

¿En quién recae la responsabilidad de la planeación del local?

2 ¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas del local?

X No existe manuales de

procedimientos

3 ¿Cuenta usted con políticas a las que se deba regir para desarrollar ciertas actividades?

X Solo tiene políticas de

compra y venta

4 ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

X Se necesita para

festividades

5 ¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

X

6 ¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?

X

7

¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

X

AC.EA9.1/4




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188

8 ¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación?

X

9 ¿La misión es realmente un agua de actuación?

X

10 ¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los objetivos?

X

11 ¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral?

X

ORGANIZACIÓN

1 ¿La división y distribución de funciones es la correcta para su negocio?

X

2 ¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

X

3 ¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

X

4 ¿Cree usted que la organización estructural del negocio es la adecuada?

X

DIRECCIÓN

1 ¿Existe por parte la suficiente capacidad de liderazgo?

X

2 ¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

X

AC.EA9.2/4




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189

3 ¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?

X

4

¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible?

X

5 ¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna?

X

6 ¿Se maneja creatividad e innovación?

X

CONTROL

1 ¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a control las ventas diarias?

X Caja registradora

2 ¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual de funciones y procesos?

X

3 ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?

X

POR ELEMENTO ESPÉCIFICO

1 ¿Las adquisiciones que se realiza son controladas de acuerdo a las ventas?

X De manera empírica

2 ¿Se maneja un control de inventarios?

X Manera empírica

AC.EA9. 3/4




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190

3

¿Cuenta usted con asesoría externa acerca de restaurantes de comida rápida?

X

4 ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo?

X

5 ¿Cuenta con algún sistema informático para la contabilidad del negocio?

X

6 ¿Se tiene un control de proveedores?

X Mediante facturas

7 ¿Se ha planificado algún proyecto a futuro?

X

8 ¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule el local?

X

ELABORADO POR: JB

FECHA: 17/06/2011

AC.EA9.4/4




CEL: 087737676-098743959


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191


EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO


N° COMPONENTES PONDERACION CALIFICACION OBSERVACIONES

PLANIFICACIÓN

No existe

planificación dentro

del local.

No existen

estrategias para el

funcionamiento del

local.

Existen políticas

dentro del

establecimiento de

compra y de venta

pero falta sustentar

para el resto de

actividades del

local.

No existen

programas de

trabajo para las

actividades más

fuertes del año.

No existen niveles

de jerarquía el

dueño es el único

que emite órdenes.

10

10

10

10

10

3

3

4

4

4

No existe

planificación, lo cual

retrasa el trabajo de

los empleados.

AC.EA10. 1/4




CEL: 087737676-098743959


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192

La visión del

negocio se

encuentra clara

para el dueño y los

empleados pero

falta los manuales

para poder llegar a

llega más eficacia y

eficiencia.

La misión está bien

difundida dentro del

local.

No existe

capacitación

técnica para los

procesos que se

desarrollan en el

negocio.

10

10

10

5

8

2

ORGANIZACIÓN

La división y

distribución de

funciones es

deficiente.

El personal que

trabaja si cuenta

con el perfil

adecuado.

La persona que

esta ha cargo tiene

el perfil adecuado

para administrar el

negocio.

La organización

10

10

10

4

8

10

AC.EA10.2/4




CEL: 087737676-098743959


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193

estructural del

negocio es poco

adecuada.

10

5

DIRECCION

Si existe liderazgo

por parte del

dueño.

Falta comunicación

en el interior del

local.

Existe motivación

para los empleados

del negocio.

Falta información

oportuna para la

toma de

decisiones.

En momentos de

conflictos se

soluciona de la

mejor manera los

problemas.

10

10

10

10

10

8

5

8

5

8

CONTROL

Se tiene un sistema

de información de

ventas (caja

registradora)

No se cuenta con

manuales de

funciones y

procesos.

10

10

7

3

AC.EA10.3/4




CEL: 087737676-098743959


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194

Falta de

capacitación para

los sistemas de

información que

existe.

10

3

ELEMENTOS

ESPECÍFICOS

Las adquisiciones

que se realizan se

controlan de

acuerdo a las

necesidades del

local.

No se tiene un

sistema para

control de

inventarios

Falta asesoría

externa para

restaurantes de

comida rápida.

La distribución del

espacio físico no es

la adecuada

No se cuenta con

un sistema

informático para la

contabilidad.

10

10

10

10

10

5

2

2

5

2

250 123

ELABORADO POR: JB

FECHA: 17/06/2011

AC.EA10.4/4




CEL: 087737676-098743959


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195

CALIFICACIÓN DE RIESGO

CR= Calificación de Riesgo CR= CT x 100

PT

CT= Calificación Total CR= 123 x 100

250

PT= Ponderación Total CR= 49.2 %

NIVEL DE RIESGO

Nivel de Control = ALTO (15% - 50%)

Nivel de Riesgo de Control = ALTO

Nivel de Confianza = BAJO

En base a la evaluación de control interno realizada al establecimiento se

ha obtenido como resultados que el nivel de control es de 49.2 % y se

encuentra en un parámetro de 15%-50% con un riesgo de control ALTO y

grado de confianza BAJO, lo que refleja que existe poco control que los

existentes son de manera empírica y no se ha podido prevenir, detectar

y corregir las deficiencias existentes.

Nivel de Control 15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

Riesgo de Control Alto Moderado Bajo

Grado de Confianza Bajo Medio Alto

ELABORADO POR : JB

FECHA: 19-06-2011

AC.EA11.1/1




CEL: 087737676-098743959


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196


HOJA DE HALLAZGOS # 1


PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFIALIADO AL SEGURO

Condición

En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 3 personas

de las 7 que trabajan en el local.

Criterio.

La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño

dentro de sus labores diarias.

Causa.

La falta de recursos económicos no permite que la propietaria logre afiliar a todo su

personal.

Efecto

Los empleados no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de

molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo.

Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de

HH. 1/4




CEL: 087737676-098743959


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197

continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa.

CONCLUSIÓN

El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus

ingresos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de

control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100%

dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el

desarrollo de sus actividades.

RECOMENDACIONES:

Al Sr Gerente Propietario

Que se realice un análisis de los ingresos y gastos que se tiene y a la brevedad

posible si implante un sistema contable para estar claros de las utilidades

generadas por el negocio.

Afiliar al personal que falta, de lo contrario se podría llegar a tener problemas

mucho más graves con el Estado lo cual perjudicaría gravemente al Sr dueño y sus

negocio; a la vez que sus empleados tendrían estabilidad laboral afianzando su

seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus

funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas

que sería beneficio para la empresa.

ELABORADO POR : JB

FECHA: 25-06-2011

HH. 2/4




CEL: 087737676-098743959


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198




INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO

Condición:

Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el

cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la

comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos

propuestos y evaluar las actividades del personal.

Criterio:

La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la

empresa y permita obtener información útil y oportuna.

Causa:

La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores

significativos que retrasen el progreso del mismo.

Efecto:

Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos

que se realizan dentro del local.

CONCLUSIÓN :

Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte

administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio , ya que el mismo

HH.3/4




CEL: 087737676-098743959


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199

ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique

las actividades que deben realizarse para cada tarea.

RECOMENDACIONES:

Al Sr Gerente propietario

Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la

toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar

soluciones a problemas o situaciones que se presenten.

La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo y

Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea

para la realización de las actividades.

ELABORADO POR : JB

FECHA : 26-06-2011

HH. 4/4




CEL: 087737676-098743959


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200




FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO

Condición

Por observación se ha determinado que el adecua miento del local es ineficiente y hace

falta realizar algunas mejoras.

Criterio

El mejoramiento de la parte física del local sería de mucha ayuda para mejorar la

presencia e incrementar las ventas.

Causa

Por la falta de organización, no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual

no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia y así

lleguemos a las metas planteadas.

HH. 5/8




CEL: 087737676-098743959


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201

Efecto

La falta de una presencia del establecimiento provoca que no se cumpla con los

objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea.

CONCLUSIÓN

Le falta presencia al local, necesita que se realice un readecua miento el cual será

conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos planteados,

así como la misión y visión del mismo.

RECOMENDACIÓN

Al Sr gerente Propietario.

Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del

establecimiento.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 26-06-2011

HH. 6/8




CEL: 087737676-098743959


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202




ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO

Condición

Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el

negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado , ya se necesita reponer

alguno de ellos ; como por ejemplo el principal que es el horno de pollos , ya no

abastece las necesidades del local

Criterio

Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las

expectativas del negocio, ya que desde que inicio el local las ventas se han

incrementado y el mismo equipo ya no abastece por completo en especial los fines de

semana que la demanda aumenta.

Causa

La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para

mejoramiento del local.

HH.7/8




CEL: 087737676-098743959


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203

Efecto

Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los

pedidos.

CONCLUSIÓN

Los pedidos a los clientes en especial los fines de semana y días especiales como

(feriados, navidad, fin de año) se retrasan o se tiene que realizar doble trabajo, lo cual

provoca más costos para el local y la molestia de los clientes.

RECOMENDACIÓN

Al Sr Gerente Propietario

De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que

son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las

entregas y molestias en los clientes .

ELABORADO POR: JB

FECHA: 26-06-2011

HH. 8/8




CEL: 087737676-098743959


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204

3.11.04. CÉDULAS DE OBSERVACIONES

Hojas núm. 1de 2

Número de Auditoría 1

Número de Observaciones 1


Área auditada : Preparación de Pollo Tipo de auditoría: Administrativa

Fecha de Compromiso: Ciudad: Riobamba

Observación: Inexistencia de un horario de llegada del proveedor de

pollo al local.

Recomendaciones:

Planifique con su proveedor el horario de entrega de producto para

que no exista este tipo de inconvenientes, lo cual retrasa el trabajo

de los empleados y la venta del plato.

Deficiencia:

El retraso de la preparación del pollo y no tener producto para la venta

a tiempo.




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205

Correctiva:

Planificar con su proveedor la llegada de la materia prima principal (pollo)

al local.

Causa:

La falta de comunicación de parte del administrador con sus

proveedores.

Efecto:

Como consecuencia de ello, se deja de vender y se pierde credibilidad

con los clientes.

Principio Legal: No se aplica ningún principio legal.

ELABORADO POR : JB

FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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206

Hojas núm. 1de 2




Área auditada : Cocina Tipo de auditoría: Administrativa


Observación: La falta de organización dentro de los procesos de la

cocina

Recomendación:

Diseñar un manual de funciones para que las personas que

trabajan en el área de la cocina sepan sus responsabilidades, con

el fin de realizar los procesos internos con eficiencia y optimizar

tiempo además de recursos (humano).

Realice constantes evaluaciones para constatar el avance de sus

trabajadores al aplicar un manual de funciones que los guie de

mejor manera.




CEL: 087737676-098743959


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207

Deficiencia:

La acumulación de trabajo en ciertas personas y el retraso de los

procesos dentro de la cocina.

Correctiva:

Implementar un manual de funciones para delegar responsabilidades a

los trabajadores y así ahorrar tiempo y dinero.

Causa:

El desconocimiento de los empleados de las funciones que tienen que

realizar específicas.

Efecto:

Desorganización dentro de esta área por lo tanto retraso en la

preparación de los platos y desperdicio del recurso humano.

Principio Legal: No se aplica ningún principio legal.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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208

Hojas núm. 1de 2




Área auditada : Ventas y Despacho Tipo de auditoría: Administrativa


Observación: No se controla el producto terminado el momento de

servir.

Recomendación:

La persona que está a cargo del despacho de los productos para

servirse tiene que controlar que salga en excelentes condiciones,

con el objetivo de que no exista malos entendidos entre el cliente y

el local.

Capacite al personal de despacho para que tenga conocimiento de

cómo servir el plato principal del local.

Realice constantes supervisiones del área de despacho.




CEL: 087737676-098743959


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209

Deficiencia:

Se ha tenido problemas en que la comida para servirse se despacha fría,

sin embargo se ha corregido en ese momento, pero falta capacitación

además de supervisión.

Correctiva:

Capacitar al personal de despacho y realizar periódicas supervisiones.

Causa:

Desconocimiento de los empleados y falta de concentración en el trabajo

que están realizando.

Efecto:

Perder clientela

Principio Legal: Reglamento Interno

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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210

Hojas núm. 1de 2




Área auditada : Ventas y Facturación Tipo de auditoría: Administrativa


Observación: Existe mal manejo de la Caja registradora

Recomendación:

Capacite su personal para el buen uso de la caja registradora y de

esta manera no tener problemas al momento de marcar y facturar.

Deficiencia:

No marca bien los productos vendidos

Correctiva:

Capacitación al personal de facturación

Causa:

Desconocimiento y falta de preparación por parte de la persona que está

a cargo de la caja registradora.




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211

Efecto:

Errores en los inventarios al final del día

Principio Legal: Reglamento interno

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FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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212

Hojas núm. 1de 3




Área auditada : Establecimiento de Manera General

Tipo de auditoría: Administrativa


Observación: Falta de Estabilidad Laboral.

Recomendación:

Crear un Departamento de Recursos Humanos que seleccione,

evalúe, capacite al recurso humano a fin de contar con un equipo

de trabajo que cumpla con un perfil adecuado y que esté al tanto

de brindarles todos los derechos laborales que exige la ley.

Seleccione al personal de facturación cumpliendo con las

disposiciones del reglamento interno de trabajo de la empresa;

tomando en consideración estudios, cultura general, referencias,

etc.

Evalúe la posibilidad de proporcionar transporte a los empleados




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213

de la empresa, con el fin de motivar y salvaguardar su integridad

de manera prioritaria a los trabajadores de horario nocturno.

Capacite y motive al personal a través de cursos, seminarios con

el objeto de que exista un compromiso de los mismos y permita

sentirse identificados e involucrados con sus funciones y con el

negocio.

Realice una evaluación trimestral sobre logros alcanzados dentro

en el local con el fin de poder tomar acciones correctivas que

permitan el desarrollo adecuado del recurso humano.

Deficiencia

Dentro del local durante el período auditado se ha podido determinar una

inestabilidad laboral y asignación de responsabilidades a personas de

otras áreas.

Correctiva

Capacitar y brindar todas las herramientas necesarias para que el nuevo

personal se sienta comprometido con el trabajo que realiza.

Causa

La falta de aplicación del reglamento interno permite que no se apliquen

políticas preestablecidas y no exista seguridad laboral, generando




CEL: 087737676-098743959


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214

desprestigio a la empresa.

Efecto

Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado

por la falta de continuidad en el desarrollo de actividades provocando

perjuicios para el negocio.

Principio Legal: Reglamento interno.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011




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215

3.11.05. CÉDULAS DE SEGUIMIENTO

Hojas núm. 1de 1




Área Auditada: Preparación de pollo Tipo de Auditoría: Administrativa

Observación Solventada: X Núm. Solventada: Avance 95 %

Fecha de compromiso: Ciudad: Riobamba

Observación original: Inexistencia de un horario de llegada del

proveedor de pollo al local.

Recomendaciones originales:

Planifique con su proveedor el horario de entrega de producto para

que no exista este tipo de inconvenientes, lo cual retrasa el trabajo

de los empleados y la venta del plato.

Situación actual:

Se ha conversado con el proveedor y se ha determinado una hora

específica de entrega del producto.

Responsable.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 28-06-201




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216

Hojas núm. 1de 1




Área Auditada: Cocina Tipo de Auditoría: Administrativa



Observación original: La falta de organización dentro de los procesos

de la cocina.


Diseñar un manual de funciones para que las personas que

trabajan en el área de la cocina sepan sus responsabilidades, con

el fin de realizar los procesos internos con eficiencia y optimizar

tiempo además de recursos (humano).

Realice constantes evaluaciones para constatar el avance de sus

trabajadores al aplicar un manual de funciones que los guie de

mejor manera.

Situación actual:

Se está en proceso de diseñar el manual de funciones que se aplicara al

negocio, el dueño con un asesor contable.

Responsable

ELBORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011




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217

Hojas núm. 1de 1




Área Auditada: Ventas y Despacho Tipo de Auditoría: Administrativa



Observación original: No se controla el producto terminado el momento

de servir.


La persona que está a cargo del despacho de los productos para

servirse tiene que controlar que salga en excelentes condiciones,

con el objetivo de que no exista malos entendidos entre el cliente y

el local.

Capacite al personal de despacho para que tenga conocimiento de

cómo servir el plato principal del local.

Realice constantes supervisiones del área de despacho.

Situación Actual:

Dentro del manual de proceso que se está realizando para el local,

consta un párrafo donde expone como despachar el producto;

además de la capacitación periódica que se debe dar al mismo para

la manipulación de alimentos.

Se ha realizado constantes supervisiones por parte del dueño para

que los paltos sean servidos en excelentes condiciones.

Responsable

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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218

Hojas núm. 1de 1




Área Auditada: Ventas y Facturación Tipo de Auditoría: Administrativa



Observación original: Existe mal manejo de la Caja registradora

Recomendación original :

Capacite su personal para el buen uso de la caja registradora y de

esta manera no tener problemas al momento de marcar y facturar.

Situación Actual:

Se realizado una capacitación al personal que trabaja con la máquina

registradora con la Ing. Isabel Hernández

Responsable

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011




CEL: 087737676-098743959


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219

Hojas núm. 1de 1




Área Auditada: Establecimiento de Manera General

Tipo de Auditoría: Administrativa



Observación original: Falta de Estabilidad Laboral.

Recomendación original:

Crear un Departamento de Recursos Humanos que seleccione,

evalúe, capacite al recurso humano a fin de contar con un equipo

de trabajo que cumpla con un perfil adecuado y que esté al tanto

de brindarles todos los derechos laborales que exige la ley.

Seleccione al personal de facturación cumpliendo con las

disposiciones del reglamento interno de trabajo de la empresa;

tomando en consideración estudios, cultura general, referencias,

etc.

Evalúe la posibilidad de proporcionar transporte a los empleados

de la empresa, con el fin de motivar y salvaguardar su integridad

de manera prioritaria a los trabajadores de horario nocturno.




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220

Capacite y motive al personal a través de cursos, seminarios con

el objeto de que exista un compromiso de los mismos y permita

sentirse identificados e involucrados con sus funciones y con el

negocio.

Realice una evaluación trimestral sobre logros alcanzados dentro

en el local con el fin de poder tomar acciones correctivas que

permitan el desarrollo adecuado del recurso humano.

Situación Actual:

Se está analizando la posibilidad de que el administrador se encargue de

la parte de recursos humanos y estudie la posibilidad de afiliar a todas las

personas del local y haga gestión para cursos de capacitación a fin de

que el personal adquiera técnicas para mejorar los procesos internos.

Se les ha contratado a una cooperativa de taxis que les haga el recorrido

por las mañanas y las noches, para brindarles seguridad.

Responsable

ELABORADO POR: JB

FECHA: 27-06-2011

221

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO

JENNY SANDRA BORJA GERMAN

3.12. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

La comunicación de los hallazgos y su respectiva evaluación significa que

el auditor ha concluido con la fase específica y que toda la evidencia

acumulada durante la ejecución de la auditoría se encuentra contenida en

los papeles de trabajo como sustento del trabajo realizado por el auditor,

que se verá reflejado en el informe final de auditoría.

El resultado final respecto a las principales deficiencias y desviaciones

detectadas en la auditoría se comunicarán a las autoridades a través de

un informe escrito y su entrega será de forma directa y reservada, se

presentarán aclaraciones, comentarios; con el objetivo que la información

contenida en él sea utilizada oportunamente por los directivos y se

proceda inmediatamente a tomar las acciones correctivas necesarias.

El auditor previamente deberá discutir conjuntamente con el personal

involucrado, los comentarios y recomendaciones producidos de las

deficiencias definidas en el examen, con el objetivo de asegurarse de su

aceptación y que los resultados del informe estén debidamente

sustentados en los papeles de trabajo desarrollados.

Con excepción de que existan fraudes que deberán discutirse con

absoluta reserva con el personal responsable.

222

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


El objetivo primordial de la comunicación de resultados es informar sobre

las acciones correctivas necesarias para el fortalecimiento del sistema de

control, cuya aplicación es responsabilidad de las autoridades.

Por lo tanto es necesario, que el informe se lo prepare con prontitud para

que las conclusiones y recomendaciones lleguen con oportunidad al

destinatario y le permitan actuar inmediatamente.

3.12.01. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Con el objetivo de tener la seguridad de la adecuada aplicación del

programa aprobado, se requiere realizar una supervisión del trabajo que

ejecutan los auditores, delegando así una persona que represente la

autoridad, tenga la experiencia, conocimiento y capacidad.

El auditor que asuma la responsabilidad tendrá la certeza del dominio del

campo de trabajo y de los elementos de decisión para vigilar que las

actividades cumplan con normas y políticas por medio del monitoreo.

Dentro de la supervisión del trabajo de auditoría el supervisor cumple una

función importante de coordinación permanente, entre el equipo de

auditoría y la respectiva dirección.

223

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


La supervisión es de vital importancia para que se cumplan los objetivos

de auditoría planteados, asegurar que los resultados obtenidos sean

efectivos e informados oportunamente a los directivos de la empresa,

para que por medio de las recomendaciones emitidas se logre corregir las

deficiencias administrativas.

Algunos de los procedimientos que se realizan dentro de la supervisión

del trabajo de auditoría se detallan a continuación:

Motivar la realización de reuniones entre directivos y empleados de

la empresa para comunicar el proceso que se sigue respecto a los

resultados.

Revisar y confirmar el contenido y redacción del borrador de

informe asegurándose que sea consistente y convincente.

Una vez que se analizado íntegramente el borrador de informe

autorizar al jefe de autoría para la respectiva comunicación de

resultados finales.

Suscribir un acta respecto a la lectura del borrador de informe.

Analizar con el jefe de equipo la modificación de ciertos

comentarios, conclusiones, recomendaciones realizadas respecto a

la información proporcionada por el cliente a fin de que el informe

final sea incuestionable.

224

CAPITULO III

DESARROLLO DEL

PROYECTO


Realizar la entrega del informe final al Jefe de auditoría para su

aprobación y presentación conjuntamente con los documentos que

sustente el trabajo realizado.

Valorar el desempeño del equipo de auditoría a fin de que hayan

cumplido con los parámetros establecidos




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225

3.12.02. INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL

ASADERO POLLO TEJANO, UBICADO EN LA

CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE

CHIMBORAZO

Período: Del 01 de Junio al 30 de junio del 2011




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226

CONTENIDO

Administración de Auditoría AD

Información Enviada

Carta de Convenio AD1.1/2

Orden de Trabajo AD2.1/2

Circular AD3.1/1

Guía de Distribución AD4.1/1

Archivo de Planificación PP

Planificación Preliminar

Programa de auditoría preliminar PP1.1/4

Entrevista al Gerente PP2.1/2

Entrevista a Empleados PP3.1/7

Listado del personal PP4.1/1

Cédula Narrativa de procesos PP5.1/2

Listado de Precios PP6.1/2




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227

Cédula Narrativa de Control de Inventarios PP7.1/1

Cédula narrativa de Preparación de productos en la Cocina PP8.1/1

Cédula Narrativa de Área de despacho, Servicio y Facturación PP9.1/1

Matriz Preliminar de Riesgos PP10.1/1

Reporte Preliminar de la Auditoría Administrativa al

Asadero Pollo Tejano PP11.1/5

Planificación Específica

Programa de Auditoría Específica PE1/2

Cédula narrativa de Entrevista Al Gerente EA1.1/2

Cédula Narrativa de Entrevista a Empleados EA2.1/1

Cédula Narrativa de Cumplimiento de Base Legal EA3.1/1

Aplicación de Indicadores de Gestión EA4.1/2

Cédula Narrativa de Listado de Personal EA5.1/2

Análisis de Precios EA6.1/1

Flujo gramas de Procesos EA7.1/3




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Horario de Trabajadores EA8.1/1

Evaluación de Control interno EA9.1/2

Hoja de Hallazgos HH


Borrador de Informe B1 1/n


Matriz de Seguimiento SM1.1/n




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229

ABREVIATURAS

AD: Administración de la Auditoría

PP: Planificación Preliminar

PE: Planificación Específica

EA: Establecimiento Auditado

EC: Evaluación de control interno

HH: Hoja de hallazgos

CR: Comunicación de resultados

BI: Borrador de informe

SM: Seguimiento y Monitoreo




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230

Señor

Patricio Xavier Ruiz Ramos

Riobamba, 02 de Agosto 2011

De nuestras consideraciones

Hemos efectuado la auditoría administrativa al establecimiento

“ASADERO POLLO TEJANO”

Nuestro examen se ha realizado utilizando pruebas y procedimientos que

consideramos necesarios de acuerdo con la organización del

establecimiento.

El objetivo de la auditoría fue determinar el grado de eficiencia, efectividad

y economía de las operaciones, el cumplimiento de la base legal que

aplica la empresa.




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231

El informe contiene conclusiones y recomendaciones, las mismas que son

difundidas y aceptadas por todas las personas que laboran dentro del

local.

Se ha diseñado un plan de monitoreo para la implantación de las

recomendaciones en el tiempo establecidos para el efecto.

Atentamente,

Jenny Borja




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232

CAPITULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA

OBJETIVOS

Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la

administración de los procesos de comercialización.

Verificar el cumplimiento de la base legal del departamento de

comercialización.

Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a

través de la aplicación de indicadores de gestión.

Evaluar el control interno que existe en el local, a fin de mejorar los

controles existentes para un adecuado desempeño.

Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado

del trabajo realizado en el local.




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233

ALCANCE

El examen de auditoría a realizarse al “Asadero Pollo Tejano” cubrirá

un período comprendido entre el 01 de Junio del 2011 al 30 de Junio

del 2011.

CAPITULO II

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

La evaluación de control interno realizada al establecimiento ha

permitido determinar el nivel de control.

Se ha analizado cada uno de los componentes con el objetivo de

identificar aquellos puntos débiles que no permiten desarrollar

adecuadamente las actividades del local.

El sistema de control interno existente no ha proporcionado seguridad

los objetivos no se han alcanzado conforme a lo establecido dentro del

negocio.




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234

El nivel de riesgo se ha determinado en base al porcentaje de

ponderación que se estimó conveniente asignar, por consiguiente el

riesgo de control es ALTO con un valor de 35% correspondiente a un

nivel de confianza BAJO.

Concluyendo así, los controles que existen en el local no son efectivos

y no han logrado prevenir, detectar y corregir las deficiencias.

CAPITULOIII

RESULTADOS ENCONTRADOS

EVALUCION DEL PROCESO ADMINSITRATIVO

PLANIFICACIÓN

La planificación del Asadero Pollo Tejano es de responsabilidad del

dueño (Ing. Xavier Ruiz) teniendo en cuenta que se tiene que velar

por la misión, visión, plantear los objetivos del negocio, realizar

estrategias que ayuden alcanzar las metas del establecimiento,




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235

plantear políticas que sirvan como eje para el buen funcionamiento de

los procesos internos, además de realizar programas para épocas

altas dentro de la rotación de las ventas.

Esta nos ayuda a definir el marco de acentuación de la organización.

Conclusiones:

No se tiene planificación alguna dentro del local, lo que conlleva al

retraso del desenvolvimiento de las actividades de los empleados y

esto perjudica seriamente al negocio ya que se deja de vender el

producto por no estar listo a tiempo.

No se tiene realizado un presupuesto por lo que cuando existen

gastos extraordinarios o emergentes se toma el dinero de caja y

afecta al capital del negocio con el cual se cuenta y no se tiene un

control de este tipo de gastos.

No se realiza estrategias para mejorar la calidad del trabajo.

No se ha capacitado al personal que labora, en todos sus niveles

para mejorar las actividades del negocio.

El organigrama estructural solo tiene como mando al gerente,

donde se concentran todas las órdenes.




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236

No se tiene un programa donde se especifique los meses que son

más altos en ventas y se requiera tomar decisiones para no tener

problemas no del recurso humano como el tiempo en realizar las

actividades.

Recomendaciones:

Realizar un programa de planificación para las actividades del

negocio en el cual conste el trabajo a realizarse de manera

ordenada, de esta forma se economizara el recurso tiempo y el

recurso humano.

Diseñar un presupuesto para los gastos que tiene el negocio

tomando en cuenta imprevistos, asignar una partida para cada uno

de los rubros que se necesite de tal modo que se tenga bien

organizado y claro las necesidades del establecimiento y no se

caiga en desfinanciamiento .

Brindar capacitación a todos los empleados del local de acuerdo a

las actividades que se realice dentro de los procesos del negocio,

tanto preparación del producto como despacho del mismo,

además la atención al cliente; con el objetivo de mejorar la calidad

del producto y del servicio que brinda el local.




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237

Se tiene que establecer las fechas donde se requiere contratar

más personal y el trabajo se distribuirá de manera diferente de

acuerdo al número de personas que se contraten, por temporada.

Estrategias:

El programa que se va a realizar nos ayudara a planificar el

recurso tiempo y servirá como herramienta de seguimiento para

tener claro las actividades que se van desarrollando:

En primer lugar se tiene que identificar las principales

actividades del local y no olvidar nada importante, a partir de

esto determinar las actividades necesarias por realizar y hacer

prioridades, estimar el esfuerzo de cada actividad y con esto

definir los recursos a disponer para cada una de ellas.

Hacer un presupuesto es un proceso esencial que le permitirá

manejar tus gastos y controlar sus deudas. El primer paso para

controlar su situación financiera es hacer un cálculo realista del

dinero que gana y el dinero que gasta. Se realiza una lista de

todos los ingresos mensuales Hacer una lista de los gasto fijos

de cada mes y de los variables, una vez identificados los gastos




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compárelos con sus ingresos a partir de ello usted puede tomar

las primeras decisiones.

Se tiene que hacer contactos con personas que sepan de los

procesos que se realizan dentro de este tipo de locales y

contratarlas para que dicten charlas de manera técnica a las

personas que laboran dentro del establecimiento, se podría

ayudarse con la escuela de gastronomía de la ESPOCH

(Escuela Politécnica de Chimborazo) y con el MSP (Ministerio

de salud Pública) que de la misma manera ayuda con charlas

de manipulación de alimentos.

La fechas que más alto movimiento tiene el negocio son :

Fiestas de Abril , Navidad, Día de la Madre y Carnaval, como ya

conocemos los días exactos y la duración de la festividad se

hará un calendario para contratar el personal que sea necesario

por temporada.




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239

ORGANIZACIÓN

El propósito de la organización es diseñar e instrumentar el

negocio para su buen funcionamiento.

Conclusiones:

La división y distribución de funciones no es el más

adecuado para cada actividad que se realiza, no se tiene

claro las funciones de cada empleado donde el trabajo se

hace más pesado y no se lo cumple al 100%, dos

empleados cumplen el mismo trabajo y se descuida otras

actividades.

El orgánico estructural no es el más adecuado, todas las

decisiones se las centra en una sola persona y las

responsabilidades.

Recomendaciones:

Se debe realizar un manual de funciones y procesos que

ayude a definir las responsabilidades de cada empleado y

difundirlas con la finalidad de mejorar la calidad de los




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procesos además de ser más eficientes en la atención al

cliente.

Se tiene que realizar un orgánico estructural donde se de

responsabilidades específicas a ciertos empleados, como

crear un jefe de cocina y un jefe de ventas, para que exista

mayor control dentro del negocio a través de las dos

personas siendo estas las que deben colaborar con el dueño

y apoyar en la toma de decisiones ya que estarán en mayor

contacto con el personal que tendrán a cargo.

Estrategias:

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en

particular debe anotarse el nombre de la misma.






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241

Lugar y fecha de elaboración.

Número de revisión (en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o

autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,

en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se

utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas

y el número debe colocarse un guión o diagonal.

ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte

del documento.

PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación

e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de

la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

http://www.monografias.com/trabajos7/expo/expo.shtml





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242

trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por

fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control

interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan

si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al

aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los

procedimientos en cualquiera de sus fases

POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de

acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de

responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los

procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que

precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml




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243

operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos

lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que

circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto

de que esté no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que

sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los

aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua

consulta a los niveles jerárquicos superiores.

CONCEPTO

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el

procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización

requieren de mayor información o ampliación de su significado, para

hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtml

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml




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244

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de

las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué

consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,

señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción

del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas,

debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada

operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad

administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada

operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su

comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una

misma operación.

FORMULARIO DE IMPRESOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se

intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la

descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse

referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores

que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar

instructivos para su llenado.

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICA




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245

DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que

se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de

formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas

(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento

detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención

del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas

representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para

este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos

simplificados.

GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico

relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales

de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

La modificación del organigrama estructural haciendo un análisis

de las personas que laboran en el local se haría pruebas para

http://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/signos-simbolos/signos-simbolos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/estadi/estadi.shtml#METODOS

http://www.monografias.com/trabajos13/glosadm/glosadm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml




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246

poder seleccionar a una persona que colabore como jefe de cocina

que sea el responsables de guiar al grupo de trabajo en esa área.

DIRECCIÓN

El liderazgo que exista en el local es muy importante ya que ayudara a

guiar de mejor los pasos que de la empresa, con una buena comunicación

y además de motivar a la gente que trabaja para el negocio. Formar

equipos de trabajo para las temporadas más fuertes nos ayudara al

manejo del estrés y conflictos que se puedan producir. Esta nos ayuda a

la toma de decisiones pertinentes para regular la gestión del negocio.

Conclusiones:

Falta comunicación entre la gente que trabaja con el dueño,

por lo que se tiende a tener conflictos y malos entendidos,

no se realiza bien el trabajo y se desperdicia tiempo.

Por el hecho de que no se tiene manuales, ni políticas la

información que se obtiene no es la más adecuada, no es

rápida, ni oportuna y las decisiones que se toman son de

manera apresurada sin realizar un profundo análisis.




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247

Recomendaciones:

Se debe realizar encuestas para los empleados para que

den a conocer sus necesidades y preocupaciones, o si

alguna duda tiene con respecto al trabajo y su estabilidad

laboral para poder tomar las debidas correcciones y mejorar

su nivel de desempeño.

Se insiste en diseñar los manuales de funciones y procesos

además de formular las políticas internas para el local, que

estos se conviertan en herramientas para la toma de

decisiones y que la información recaudada sea la más

óptima ya que a través de ellos se tendrá mejores resultados

en el trabajo.

Estrategias:

Realizar de manera periódica reuniones donde se exponga las

necesidades del personal y del local, además que sea un apoyo

para que se tome en cuenta las opiniones de los empleados y se




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248

pida colaboración al 100%, comunicándoles siempre la misión y

visión del establecimiento.

CONTROL

El control es muy importante dentro de una organización ya sea grande o

pequeña, porque a través de él se puede detectar falencias y darles los

correctivos necesarios a tiempo, sin tener mayores conflictos; si no existe

un control adecuado puede existir fuga de recursos y como consecuencia

llevar a la disolución del ente en poco tiempo.

El control debe ser aplicado por parte del dueño o gerente del negocio, es

su responsabilidad velar por la estabilidad del local y cuidar que todo

marche correctamente para tener resultados positivos cumpliendo con los

objetivos planteados.

Conclusiones:

Existe una caja registradora para el control de las ventas y el

dinero que ingresa al local, pero no se tiene el total conocimiento

para aprovechar la información que nos provee.




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249

No existen manuales que guíen los procesos del local, ni delimiten

responsabilidades de cada empleado.

Falta capacitación dentro del negocio en todo aspecto, ya sea para

la cocina, como para el área de ventas.

Recomendaciones:

Brindar capacitación a la persona que está a cargo de la caja

registradora, que es el medio más importante de información del

local ya que a través de este se puede tener varia información

financiera, que ayudara a toma de decisiones.

Se vuelve a insistir en diseñar los manuales tanto de funciones

como de procesos y además implementar políticas para mejorar el

control interno.

Estrategias:

Solicitar a la persona que nos proporcionó la máquina registradora para

que dicte una clase de capacitación a la persona a cargo de la misma.




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250

ELEMENTOS ESPÉCIFICOS

Son los elementos que complementan el proceso administrativo y nos

permiten determinar su contribución particular al proceso en su

conjunto y al funcionamiento de la organización.

Conclusiones:

Las adquisiciones las realiza el dueño que es el encargado de

efectuar los pedidos a proveedores, pero no se tiene un control

del gasto de estos recursos.

Falta asesoría técnica para lo que son restaurantes de comida

rápida que sería de mucha ayuda dentro del establecimiento.

La distribución del espacio físico para el flujo del trabajo es

deficiente se necesita realizar arreglos para mejorarlo.

No se cuenta con un sistema informático para la contabilidad

del negocio lo cual es un problema ya que no se sabe la

realidad financiera del local.




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251

Recomendaciones:

Para el abastecimiento de los recursos o de la materia prima

que se necesita para el inicio de nuestros procesos en la

cocina, se debe adquirir un sistema de control de inventarios

que ayude a regular y canalizar bien los recursos.

Buscar ayuda con profesionales en el tema de comida rápida y

brindar charlas al personal, además de asesorarse

técnicamente para mejorar la calidad del producto y servicio.

Dentro del presupuesto que se va a realizar tomar en cuenta las

mejoras que necesita el local, para realizar una readecuación

de las áreas especialmente en la cocina y así mejorar el

desenvolvimiento.

Adquirir un sistema informático de carácter urgente para llevar

correctamente la información financiera.

Estrategias:

Adquirir a una empresa que proporciones sistemas informáticos que nos

ayude con uno que vaya de acuerdo a la actividad del negocio y que sea

completo, donde se puede ingresar toda la información necesaria y que




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se convierta en un excelente medio de control, el cual contenga manejo

de inventarios y nos ayude con la información financiera.

Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas al dueño del

establecimiento, deben ser aplicadas inmediatamente y con carácter de

obligatorio; serán objeto de seguimiento.

Atentamente,

Jenny Borja

Auditor




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3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Son los resultados que se encuentran contemplados en una matriz de

seguimiento la misma que permite corregir las debilidades encontradas.

El seguimiento no se limita al monitoreo en la implementación de

recomendaciones, sino en aportar elementos de juicio que permitan lograr

el fortalecimiento de la empresa. Por ello que se deben definir prioridades

y preparar un programa que guie las acciones, referentes a las

conclusiones y recomendaciones emitidas.

El seguimiento periódico permitirá asegurarse respecto de la adopción de

medidas adecuadas con relación a los hechos verificados y constituye

una fuente de información para la realización de nuevas auditoría. Por ello

es necesario establecer mecanismos necesarios que controlen la

implementación de las recomendaciones.

El seguimiento de recomendaciones comprende las siguientes

actividades:




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El Auditor General dispone a los auditores realicen el seguimiento

de auditoría respectivo.

El auditor asignado y funcionarios de la entidad establecen un

cronograma o matriz de seguimiento para la respectiva aplicación

de recomendaciones y correctivos.

Posteriormente el Auditor asignado recepta de la empresa auditada

la documentación que evidencie las medidas correctivas tomadas,

el cumplimiento de las recomendaciones.

El auditor asignado prepara el informe de seguimiento y entrega al

Auditor General, para la toma de acciones posteriores




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MATRIZ DE SEGUIMIENTO

Período: Del 01 de Julio al 31 de Julio 2011

N° RECOMENDACIONES RESPONSABLE DE IMPLANTACIÓN

FECHA CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

TOTAL PARCIAL N/A

PLANIFICACIÓN

1

Realizar un programa de planificación para las actividades del negocio en el cual conste el trabajo a realizarse de manera ordenada, de esta forma se economizara el recurso tiempo y el recurso humano.

Ing. Xavier Ruiz

05/07/2011 0807/2011

X

2

Diseñar un presupuesto para los gastos que tiene el negocio tomando en cuenta imprevistos, asignar una partida para cada uno de los rubros que se necesite de tal modo que se tenga bien organizado y claro las necesidades del

Ing. Xavier Ruiz

09/07/2011 10/07/2011

X




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256

establecimiento y no se caiga en desfinanciamiento .

3 Se tiene que establecer las fechas donde se requiere contratar más personal y el trabajo se distribuirá de manera diferente de acuerdo al número de personas que se contraten, por temporada.

Ing. Xavier Ruiz

17/07/2011

18/07/2011

X

ORGANIZACIÓN

1

Se debe realizar un manual de funciones y procesos que ayude a definir las responsabilidades de cada empleado y difundirlas con la finalidad de mejorar la calidad de los procesos además de ser más eficientes en la atención al cliente.

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X




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2

Se tiene que realizar un orgánico estructural donde se de responsabilidades específicas a ciertos empleados, como crear un jefe de cocina y un jefe de ventas, para que exista mayor control dentro del negocio a través de las dos personas siendo estas las que deben colaborar con el dueño y apoyar en la toma de decisiones ya que estarán en mayor contacto con el personal que tendrán a cargo

Ing. Xavier Ruiz

20/07/2011 25/07/2011

X

DIRECCIÓN

1

Se debe realizar encuestas para los empleados para que den a conocer sus necesidades y preocupaciones, o si alguna duda tiene con respecto al trabajo y su estabilidad laboral para poder tomar las debidas correcciones y mejorar su nivel de desempeño.

Ing. Xavier Ruiz

06/07/2011 08/07/2011

X




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258

2

Se insiste en diseñar los manuales de funciones y procesos además de formular las políticas internas para el local, que estos se conviertan en herramientas para la toma de decisiones y que la información recaudada sea la más óptima ya que a través de ellos se tendrá mejores resultados en el trabajo.

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X

CONTROL

1

Brindar capacitación a la persona que está a cargo de la caja registradora, que es el medio más importante de información del local ya que a través de este se puede tener varia información financiera, que ayudara a toma de decisiones.

Ing. Xavier Ruiz

15/07/2011 17/07/2011

X




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259

2

Se vuelve a insistir en diseñar los manuales tanto de funciones como de procesos y además implementar políticas para mejorar el control interno.

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X

ELEMENTOS ESPECÍFICOS

1

Para el abastecimiento de los recursos o de la materia prima que se necesita para el inicio de nuestros procesos en la cocina, se debe adquirir un sistema de control de inventarios que ayude a regular y canalizar bien los recursos.

Ing. Xavier Ruiz

30/07/2011

X

Realizarlo de la manera más urgente posible

2

Buscar ayuda con profesionales en el tema de comida rápida y brindar charlas al personal, además de asesorarse técnicamente para mejorar la calidad del producto y servicio.

Ing. Xavier Ruiz

01/08/2011

X




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3

Dentro del presupuesto que se va a realizar tomar en cuenta las mejoras que necesita el local, para realizar una readecuación de las áreas especialmente en la cocina y así mejorar el desenvolvimiento.

Ing. Xavier Ruiz

09/07/2011 10/07/2011

X

4

Adquirir un sistema informático de carácter urgente para llevar correctamente la información financiera.

Ing. Xavier Ruiz

30/07/2011

X

Adquirir lo más rápido posible o el negocio puede correr riesgo

ELABORADO POR: JB FECHA: 31/08/2011




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261

3.13. ACTUACIÓN DEL AUDITOR

El trabajo del auditor en la aplicación de la auditoría administrativa es importante

puesto que la conceptualización, ejecución y obtención de los resultados refleja la

calidad del mismo. Su perfil debe estar basado conocimientos, experiencia

responsabilidad profesional y social y en esencia tener la capacidad para emitir u

criterio profesional.

La participación y ejecución de la auditoría administrativa por parte del auditor

externo es muy importante y valiosa debido a que éste posee una visión objetivo

de los hechos, lo que incrementa la confiabilidad y mejora las expectativas para la

obtención de resultados óptimos y tiempos estimados.

El auditor como responsable de la auditoría es primordial que posea experiencia

en la materia, capacidad de respuesta respecto a los resultados que se esperan

que mantenga un comportamiento acorde a los requerimientos de cada uno de los

participantes en la ejecución de la auditoría.




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262

El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su inteligencia, capacidad

criterio profesional con el objetivo que todas las técnicas, estrategias, alcance

definidos permitan evaluar los resultados y elaborar los informe correspondientes.

Para ello el auditor debe tomar en consideración los siguientes aspectos:

• Preservar su independencia mental.

• Ejecutar su trabajo conforme al conocimiento y capacidad profesional.

• Cumplir con los lineamientos, disposiciones, normas que se le indiquen.

• Recurrir a la capacitación continua.

También es importante que se mantenga libre de prejuicios, impedimentos que

disminuyan la credibilidad de los juicios y trabajo realizados. Debe preservar su

autonomía e imparcialidad, logrando así una actitud independiente que generar

valor a cada una de sus actuaciones.




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263

3.14. CONTROL DE AUDITORÍA

El control de auditoría hace referencia a los aspectos generales que orientan la

ejecución de las revisiones de control desde su planeación hasta la presentación

de resultados y su seguimiento.

El control en todos los niveles, debe proporcionar seguridad razonable sobre si e

examen realizado cumple con las disposiciones, leyes, normas y reglamento

vigentes, objetivos, metas programadas, aplicación de políticas, procedimientos

técnicas, entre otros; con el objetivo de aprobar los informes de auditoría

exámenes especiales dirigidos a los directivos.

264

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

INSTITUTO SUPERIOR REPUBLICA DE ALEMANIA.

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

1. La difusión de la planificación estratégica es desconocida por parte de

personal en un 80% mientras que el 20% la conoce, situación generada

debido a la reciente elaboración de la misma.

2. La estructura orgánica de una empresa es la parte fundamental donde se

refleja y se observa los departamentos con las respectivas líneas de

responsabilidad y autoridad, siendo que los organigramas funcionales y de

procesos no han sido definidos en la empresa.

3. La falta de un reglamento interno ocasiona que el personal se desmotive y

no se sienta comprometido con el negocio.

4. La empresa no cuenta con un manual de funciones y de procesos donde se

detallen las responsabilidades que debe cumplir cada empleado y los pasos

que se deben seguir en determinada actividad respectivamente

5. Se ha presentado una inestabilidad laboral dentro del establecimiento ya

que no todo el personal está debidamente afiliado y no cuenta con los

265

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES




derechos que la ley lo exige, generadas por la falta del reglamento interno

donde especifique todo el proceso para contratar personal.

6. Falta de capacitación y motivación al personal que permita un compromiso

e identificación con los objetivos propuestos por el negocio.

RECOMENDACIONES

1. Difundir la planificación estratégica a través de rótulos, carteles que

recuerde cual es la misión y visión de la empresa con el objetivo que sea un

medio de motivación y compromiso en el desarrollo de las actividades.

2. Diseñar un organigrama funcional donde se detallen las funciones

específicas que debe cumplir cada empleado de acuerdo al nivel de

responsabilidad y autoridad asignadas; así también un organigrama de

procesos que constituya el preámbulo para la formulación de un manual

procesos.

3. Diseñar e implementar un reglamento interno donde se especifique los

derechos y obligaciones de cada persona que labora dentro del local, y

difundirlas a todo el personal para que no exista inconformidad y se cree un

ambiente cordial.

266

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES




4. Crear de manera urgente un manual de procesos y un manual de funciones

para detallar cada actividad que se realiza y de la misma manera las

funciones que deben cumplir los empleados de acuerdo al lugar específico

de trabajo.

5. Por el tamaño del negocio y por el número de empleados con los que

cuenta el local se lo clasificaría dentro de las microempresas donde ya se

debe tener una estructura orgánica bien diseñada donde conste un

departamento de recursos humanos; pero por el momento el encargado de

este trabajo debería ser el gerente o dueño del local el que sea

responsable de la selección, evaluación y capacitación del recurso humano;

además buscar el bienestar y seguridad con el propósito de salvaguardar la

integridad del personal, a la vez de proveer de estabilidad laboral y en el

futuro no tener ningún inconveniente que sería perjudicial para el negocio.

6. Desarrollar un plan de capacitación y cronograma semestral o anual que a

través de cursos, talleres, conferencias, permita incrementar el talento

humano y la capacidad de conocimientos con el fin de contar con personal

altamente capacitado y competitivo dentro del mercado laboral.

267


ANEXOS

268


ANEXOS

ANEXO N°1

269


ANEXOS

ANEXO N°2

270


ANEXOS

271


ANEXOS

ANEXO N° 3

272


ANEXOS

273


ANEXOS

274


ANEXOS

275


ANEXOS

ANEXO N° 4

HORNO PAR 20 POLLOS MANTENEDOR DE PAPAS

REFRIGERADORA FREIDORA DE PAPAS AMERICANA

TELEVISOR PELADORA DE PAPAS

276


ANEXOS

MESAS CAMPANA

LICUADORA MICROONDAS

COCINA INDUSTRIAL 3 ORNILLAS SET SERVICE

277


ANEXOS

CAJA REGISTRADORA

278

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


GLOSARIO DE TERMINOS

Auditoría.- La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de

la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las

haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Administración.- La Administración es la ciencia social o Tecnología

Social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de

los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.)

de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este

beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines

perseguidos por la organización.

Acuerdo.- Resolución o disposición que se toma sobre algún asunto a fin de que

se ejecuten uno o más actos específicos.

Análisis.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos

constituidos, sus características representativas y sus interrelaciones, así como la

relación de cada elemento con todo.

Archivo.- Conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de

integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una

organización.

Control.- Medición de resultados que permita evaluar la ejecución de planes,

programas, y proyectos.

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml


279

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los

objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas

necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y

a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema

de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas,

donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

Creatividad.- Proceso a través del cual las ideas que se generan, desarrollan y

transforman en valor.

Cronogramas.- Instrumento de medición que expresa las relaciones de una

actividad con el tiempo en que debe ser ejecutada.

Datos.- Representación de hechos observados o medidos, materias materia prima

de la información.

Decisión.- Resultado del proceso de análisis y selección entre diversas

alternativas posibles.

Delegación.- Acto de facultar y responsabilizar a un subordinado para tomar

decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan.

Descentralización.- Delegación de autoridad para la toma de decisiones en una

estructura organizada. Acción de crear organizaciones o representaciones con

personalidad jurídica y patrimonio propio.

Diagnóstico.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un

hecho o un problema, que permita destacar los elementos más significativos de su

280

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


composición y funcionamiento, para derivar acciones de ajuste y/o desarrollo

orientarlas a optimizarlo.

Diagrama.- Representación gráfica de un hecho, situación, movimiento, relación o

fenómeno cualquiera por medio de símbolos convencionales.

Diagramas de Flujo.- Representación gráfica de la secuencia que siguen las

operaciones de un determinado procedimiento.

Dirección.- Función que implica el proceso de influir en los seres humanos de

modo que contribuyan al logro de las metas de la organización.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio

del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados;

basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos

de Toma de decisiones.

Empresa.- Organización de una actividad económica que reúne los elementos de

capital y trabajo para orientar sus relaciones hacia la producción de bienes y/o

servicios.

Equipo de Trabajo.- Conjunto de personas que interactúan entre sí con la

finalidad de cumplir con una función, encontrara soluciones a problemas concretos

o desarrollar ideas para mejorar el desempeño de una organización.

Estrategia.- Principios y rutas fundamentales que deben orientar el proceso

administrativo para alcanzar los objetivos propuestos.

281

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Estructura Orgánica.- Disposición en que se ordenan las unidades

administrativas de una organización conforme a criterios de jerarquía y

especialización.

Evaluación.- Proceso e confrontación de los resultados obtenidos en función de

las acciones relacionadas que permite medir la eficiencia, eficacia y congruencia.

Función.- Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades

administrativas que integran una institución, que se define a partir del

ordenamiento que la crea.

Gasto.- Erogaciones que realizan las instituciones para cumplir con sus funciones.

Histograma.- Diagrama de barras de una distribución de frecuencias.

Idea.- Concepto fundamental del raciocinio derivado del conocimiento o

percepción de la realidad.

Indicador.- Dimensión utilizada para medir los resultados efectivamente obtenidos

en la ejecución de un programa, proyecto o actividad.

Metodología.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver

problemas o instrumentar estudios por medio de un análisis fundamentado en un

método.

Misión.- Premisa fundamental que orienta a una organización hacia lo que se

aspira y puede ser.

282

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Nivel Jerárquico.- Elemento de una estructura que comprende todas las unidades

que tiene un rango o autoridad y responsabilidad análoga, independiente de su

función.

Norma.- Ordenamiento, regla de conducta o precepto que regula la interacción de

los individuos en las organizaciones.

Objetivo.- Propósito o fin que pretende alcanzar con la relación de una operación,

actividad, procedimiento o función.

Operación.- Cada una de las acciones, pasos, o etapas, físicas o mentales, que

es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

Organización.- Unidad social constituida en forma liberada con fines y objetivos

predeterminados sobre una base de actuación de cierta permanencia que se rigüe

por un orden normativo y se estructura alrededor de centro de poder.

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica

diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y

obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar;

mediante el diseño de Proceso de negocio, Curso gramas que establecen la forma

en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva

organizar es coordinar y sincronizar.

Plan.- Instrumento diseñado para alcanzar un objetivo, en el que se definen el

espacio, tiempo y medios para su alcance, en virtud de ello en el se definen de

forma coordinada las metas, estrategias, políticas, directrices, y técnicas.

283

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Planeación.- Conjunto sistematizado de acciones que provienen de una

estructura racional de análisis que contiene los elementos informativos y de juicio

suficiente y necesario para fijar prioridades.

Planeación Estratégica.- Esfuerzo sistemático formal para establecer una misión,

definir metas, analizar el ambiente externo para identificar oportunidades y

amenazas, así como el análisis del ambiento interno para precisar fortalezas y

debilidades.

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión de la organización; la misión

de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales,

usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las

fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del

contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más

años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla

el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos

generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos,

generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los

plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes

en forma sistemática y permanente.

Política.- Norma general que constituye declaraciones e interpretaciones que

guían o encausan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones.

Presupuesto.- Estimación programado en forma sistemática de los ingresos y

egresos que maneja una organización en un período determinado.

284

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Procedimiento.- Sucesión cronológica de operaciones conectadas entre sí, que

constituyen una unidad dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Proceso.- Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y rendimientos

prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una organización.

Productividad.- Relación entre los factores que intervienen en la producción y los

productos o servicios que se obtienen.

Programa.- Unidad financiera y/o administrativa en las que se agrupan distintas

actividades con cierto grado de homogeneidad.

Programación.- Fijación de metas y asignación de recursos humanos, financieros

y materiales para alcanzar las metas fijadas dentro de un período determinado.

Proyecto.- Conjunto de actividades que forman una unidad de propósitos para el

logro de un objetivo, que no pueden plantearse de forma aislada.

Proveedores.- Personas u organizaciones que se encargan de suministrar o

abastecer a las instituciones públicas o privadas todo lo que necesitan para su

funcionamiento.

Reglamento.- Disposición expedida para hacer cumplir los fines de una

organización.

Sector.- Agrupación convencional de organizaciones que guardan una relación de

cooperación y coordinación en virtud de sus objetivos o esfera de actividad.

Servicio.- Actividad encaminada a dar satisfacción a alguna necesidad a terceros.

285

GLOSARIO DE

TERMINOSOS


Táctica.- Curso de acción mediante el cual debe activarse o realizarse una

estrategia.

Tormenta de Ideas.- Técnica que otorga máxima importancia al pensamiento

libre, espontáneo, visionario o extravagante. Utilizado por algunas organizaciones

como instrumento para atender ciertos problemas.

Unidad de Medida.- Criterio utilizado para cuantificar resultados y/o el

comportamiento de variables en una organización.

Valores.- Preceptos y convenciones que tiene un individuo u organización

producto de su formación, educación principios y actitud.

Visión.- Percepción de la realidad y de las oportunidades a las que puede acceder

una persona o empresa.

286

BIBLIOGRAFIA




BIBLIOGRAFIA

BADILLO Jorge. (2006). Folleto Auditoría de Gestión. Quito – Ecuador.

BOHLANDER Sherman. (2001). Administración de Recursos Humanos.

México: Internacional Thomson Editores. Duodécima edición.

DAFT Richard. (2000). Teoría y Diseño Organizacional. México:

Internacional Thomson Editores. Sexta Edición.

ECUADOR. Ley de Régimen Tributario Interno.

FRANKLIN Benjamín. (2007). Auditoría Administrativa. Colombia:

McGraw - Hill. Editorial Interamericana. Segunda Edición.

MANTILLA Samuel. (2005). Informe Coso. Colombia: Ediciones COE

Cuarta Edición.

RODRIGUEZ Joaquín. (2002). Estudio de Sistemas y Procedimientos

Administrativos. México: Internacional Thomson Editores. Tercera Edición.

WHITTINGTON, O., Ray y PANY Kart. (2004). Auditoría un Enfoque

Integral. Colombia: Editorial Irwin McGraw-Hill. 14ª Edición.

www.google.com

www.monografias.com

www.wikipedia.com

ejemplo de una auditoria administrativa

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