Ejecución, Control y Cierre del Proyecto

Supervisión de los Proyectos

• Tiempo• Costo• Desempeño• Recursos• Definir– Límites– Normas– Metodos de recolección de información

Obtener Información

• Un esfuerzo concentrado• Los registros son a menudo:– Incorrectos– Incompletos– Caducados– En otra parte

• Responsabilidad AP

Informes de avance

• Frecuencia– Indicadores– Fin de tareas

significativa• Audiencia– Integrantes del equipo– Clientes– Administración

– Contenido• Problemas

solucionados• Status

– Tiempo– Tareas– Costos

• Problemas para solucionar• Responsabilidades

Informar Adecuadamente

• M- Examen de la administración- Exámenes de la administración en la etapa de indicadores. Calidad, costo, planes de plazos y resultados.

• C-Examen del Cliente – Exámenes de entregas significativas, resultados claves.

• P- Exámenes de semejantes • Ideas, métodos, entregas

• T- Exámenes de Equipo• Exámenes de cada paso WBS

Administrar los informes

• El administrador de proyectos debe:– Seguir el curso del proyecto– Prever el futuro

Seguimiento

• Crear mecanismo de seguimiento para ver como van las cosas:– Información actual- nunca mas unos días de

rezago– Confiable– Consistente a lo largo del proyecto– No redundante

Métodos

• Informes del status– Informes diarios de los plazos– Informes semanales de los plazos

• Informes de excepciones• Informes resumidos• Información directamente al subproyecto

Reporte fuera de tiempo

• Informes resumidos cuando las tareas están fuera de los límites– Tareas cruciales-notificar de inmediato– No-cruciales-notificar si se aproxima el periodo de

poco trabajo– Costo-notificar si los costos rebasan el

presupuesto por más del 10%

Informes resumidos

• Registrar los indicadores del Status del Proyecto– Plazos programados– Tiempos reales– Discrepancias– Discrepancia de ruta crítica– Cálculos revisados– Revisiones de indicadores

• Mantener a nivel de Administrador de Proyecto• Disponible para todos los integrantes del proyecto

Herramientas de supervisión

• Seguimiento de graficas de GANTT• Informes de recursos• Curvas de tiempo y costo

graficas de GANTT

Acción Correctiva

• La acción correctiva se fundamenta en:– Un plan de proyecto actualizado– Evaluación de riesgos– Mecanismos de seguimiento del proyecto– Aportaciones de integrantes del equipo

• Éstos deben mantenerse al día, nunca más de 3 días de rezago.

Acción Correctiva: Plan de proyecto

• El plan de proyecto es la herramienta primordial desde la cual se toma la acción correctiva.

• Las correcciones se hacen a los componentes básicos del plan de proyecto:– Diagrama del proyecto– Calendario de indicadores– Alcance– Partes interesadas– estimados

Acción correctiva: Diagrama del proyecto

• Diagrama del proyecto:– La investigación demuestra que perder el enfoque

de las metas conduce al fracaso del proyecto.– ¿Cuáles son los reultados esperados (metas) de la

conclusión existosa de este proyecto?• ¿Todavía existe acuerdo acerca de estos resultados?

– La administración principal todavía apoya el proyecto así como lo definió en su diagrama

Acción Correctiva:Calendario de Indicadores

• Calendario de Indicadores:– ¿Se están cumpliendo los indicadores?• ¿Sus entregas están siendo producidas a tiempo y

completas?• ¿cuáles son y dónde están las discrepancias?• ¿Porqué existen discrepancias entre el plan y lo real?

– ¿Está usted actualizando su plan?• Diariamente o casi a diario• ¿Sus tareas se encuentran en seguimiento?

Acción Correctiva:Alcance

• ¿El logro todavía es alcanzable así como fue especificado?

• ¿Ha habido una gradualidad de alcance?• ¿Tiene usted un plan de administración del

cambio?– Debe de tener un método para dirigir el cambio– Si usted no dirige el cambio, el cambio lo dirigirá a

usted!• ¿Está siguiendo el plan de administración del

cambio?

Acción Correctiva:Partes interesadas

• Las partes interesadas están satisfechas con el avance hasta ahora?• Se mantiene en contacto con:

– Clientes– Administración principal– Integrantes del equipo del proyecto?

• Si no están satisfechos:– Ha encontrado la fuente de su insatisfacción?– Está usted utilizando su aportación para tomar la acción correctiva?

• Si están satisfecho ¿lleva a cabo verificaciones con regularidad de ellas?– Es más fácil alejarse de un problema que arreglarlo– Un gramo de prevención vale por un kilogramo de curación

Acción Correctiva:Evaluación de Riesgos

• Evaluación de Riesgos:– Ha realizado usted una evaluación de riesgos para

su proyecto?– Ha priorizado los riesgos?– Ha desarrollado planes de contingencia para los

riesgos que identificó?– Está usted manejando los riesgos a medida que

aparecen en su proyecto?

Acción Correctiva:Seguir el curso del proyecto

• Mecanismos de seguimiento del proyecto:– Mecanismo diario y semanal– Use métrica válida para este proyecto– Compare el plan vs realidad con regularidad– Actualice el plan del proyecto ya que las partes del

proyecto se:• Modifican• Concluyen• Terminan o posponen

Resolución de Problemas

• ¿Tienes un proyecto un mecanismo para solucionar problemas?– Fue desarrolado por, o cunjuntamente con los clientes e

integrantes del equipo del proyecto?– ¿funciona el mecanismo? Si las personas lo emplean, eso

puede ser un indicador de que está funcionando.– ¿Cómo se cambia el mecanismo de resolución de

problemas?• Los problemas quedan resueltos a satisfacción de

todos?– Cómo sabe que esta afirmación es cierta?