monitoreo de la ejecución y cierre del proyecto

Unidad Didctica N 4:

MONITOREO DE LA EJECUCIN Y CIERRE DEL PROYECTO

Unidad Didctica N 4: MONITOREO DE LA EJECUCIN Y

CIERRE DEL PROYECTO

FACULTAD DE ECONOMIA Y CONTABILIDAD GESTIN DE PROYECTOS

4.1 MONITOREO Y CONTROL EN LA GESTIN DE PROYECTOS

4.1.1 Grupos del proceso de seguimiento y control

El grupo del Proceso de Seguimiento y Control est

compuesto por aquellos procesos requeridos para

supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo

del proyecto, para identificar reas en las que el plan

requiera cambios y para iniciar los cambios

correspondientes. El beneficio clave de este grupo de

procesos radica en que el desempeo del proyecto se

observa y se mide de manera sistemtica y regular, a fin de

identificar variaciones respecto del plan para la direccin

del proyecto. El grupo de procesos de seguimiento y control

tambin incluye:




Controlar cambios y recomendar acciones preventivas

para anticipar posibles problemas,

Dar seguimiento a las actividades del proyecto,

comparndolas con el plan para la direccin del proyecto y

la lnea base desempeo de ejecucin del proyecto.

Influir en los factores que podran eludir el control

integrado de cambios, de modo que nicamente se

implementen cambios aprobados.




Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto

conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar

las reas que requieren ms atencin. Adems de dar

seguimiento y controlar el trabajo que se est realizando

dentro de un grupo de proceso, este grupo de proceso da

seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.

En proyectos de fases mltiples, el grupo de proceso de

seguimiento y control coordina las fases del proyecto a fin de

implementar acciones correctivas o preventivas, de modo que

el proyecto cumpla con el plan para la direccin del proyecto.

Esta revisin puede dar lugar a actualizaciones recomendadas

y aprobadas al plan para la direccin del proyecto.




Por ejemplo, el incumplimiento de una fecha de finalizacin

de una actividad puede requerir ajustes al plan de personal

vigente, la implementacin de horas extra, o que se realicen

concesiones entre los objetivos de presupuesto y

cronograma.



4.1.2 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL

PROYECTO

Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto es el

proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance

a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en

el plan para la direccin del proyecto. Dar Seguimiento

implica realizar informes de estado, mediciones del avance y

proyecciones. Los informes de desempeo suministran

informacin sobre el desempeo del proyecto en lo relativo al

alcance, cronograma, costos, recursos, calidad y riesgos, que

puede utilizarse como entrada para otros procesos.




PROYECTO

Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que

consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar

los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los

activos de los procesos de la organizacin, a los documentos

del proyecto y al plan para la direccin del proyecto.

Controlar el Alcance es el proceso por el que se da

seguimiento el estado del alcance del proyecto y del

producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance.




PROYECTO

Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da

seguimiento a la situacin del proyecto para actualizar el

avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del

cronograma.

Controlar costos es el proceso por el que se da seguimiento

a la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto

del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.




PROYECTO

Realizar Control de Calidad es el proceso por el que se da

seguimiento y se registran los resultados de la ejecucin de

actividades de control de calidad, a fin de evaluar el

desempeo y recomendar cambios necesarios.

Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y

distribucin de informacin sobre el desempeo, incluidos

informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.




PROYECTO

Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos es el proceso por el

cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se da

seguimiento a los riesgos identificados, se da seguimiento a

los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se

evala la efectividad del proceso contra riesgos a travs del

proyecto.



4.1.3 MONITOREO DEL DESEMPEO

A medida que se implementan esfuerzos de

desarrollo del equipo del proyecto, tales como la

capacitacin, el desarrollo del espritu de equipo y

la reubicacin, el equipo de direccin del proyecto

realiza evaluaciones formales o informales de la

eficacia del equipo.



4.1.3 MONITOREO DEL DESEMPEO

Se espera que las estrategias y actividades eficaces

de desarrollo del equipo aumenten su desempeo,

lo cual incrementa la probabilidad de cumplir con

los objetivos del proyecto. Los criterios de evaluacin

del desempeo del equipo deben ser establecidos

por todas las partes pertinentes e incorporados en

las entradas del proceso para desarrollar el equipo

del proyecto



4.1.4 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS

Monitorear y Controlar los Riesgos es el proceso por el cual se

implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean

los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales,

se identifican nuevos riesgos y se evala la efectividad del

proceso contra los riesgos a travs del proyecto.

Las respuestas a los riesgos planificadas que se incluyen en el

plan para la direccin del proyecto se ejecutan durante el

ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe

monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos,

riesgos que cambian o que se vuelven obsoletos.




El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos aplica tcnicas,

tales como el anlisis de variacin y de tendencias, que

requieren el uso de informacin del desempeo generada

durante la ejecucin del proyecto.

Otras finalidades del proceso Monitorear y Controlar los

Riesgos son determinar si:

los supuestos del proyecto siguen siendo vlidos

los anlisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado

o puede descartarse

se respetan las polticas y los procedimientos de gestin de

riesgos

las reservas para contingencias de costo o cronograma

deben modificarse para alinearlas con la evaluacin

actual de los riesgos




El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos puede

implicar:

la seleccin de estrategias alternativas,

la ejecucin de un plan de contingencia o de reserva,

la implementacin de acciones correctivas y,

la modificacin del plan para la direccin del proyecto




Auditoras de los Riesgos

Las auditoras de riesgos examinan y documentan la

efectividad de las respuestas a los riesgos identificados y

sus causas, as como la efectividad del proceso de gestin

de riesgos. El director del proyecto es el responsable de

asegurar que las auditoras de riesgos se realicen con una

frecuencia apropiada, segn se defini en el plan de

gestin de riesgos. Las auditoras de riesgos pueden

incluirse durante reuniones de rutina de revisin del

proyecto, o bien, pueden celebrarse reuniones de

auditora especficas para este fin. El formato de la

auditora y sus objetivos deben definirse claramente

antes de efectuar la auditora.

Anlisis de Reserva

A lo largo de la ejecucin del proyecto,

pueden presentarse algunos riesgos,

con impactos positivos o negativos sobre

las reservas para contingencias del

presupuesto o del cronograma. El

anlisis de reserva compara la

cantidad de reservas para

contingencias restantes con la cantidad

de riesgo restante en un momento dado

del proyecto, con objeto de determinar

si la reserva restante es suficiente.







Solicitudes de Cambio

La implementacin de planes de contingencia o soluciones

alternativas se traduce a veces en solicitudes de cambio.

Las solicitudes de cambio se preparan y envan al proceso

Realizar el Control Integrado de Cambios. Las solicitudes

de cambio pueden incluir acciones tanto corretiva como

preventivas recomendadas.

Acciones correctivas recomendadas. Las acciones

correctivas recomendadas incluyen los planes de

contingencia y los planes para soluciones alternativas.

Estos ltimos son respuestas que no se planificaron

inicialmente, pero que se requieren para enfrentar

riesgos emergentes no identificados previamente o

aceptados de manera pasiva.





Acciones preventivas recomendadas. Las acciones

preventivas recomendadas se utilizan para asegurar la

conformidad del proyecto con el plan para la direccin del

proyecto.


4.2 LAS COMUNICACIONES EN EL MONITOREO DEL

PROYECTO

4.2.1 DEFINICIN

Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y

distribucin de informacin sobre el desempeo, incluidos

informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.

El proceso Informar el Desempeo implica la recopilacin y

anlisis peridicos de datos reales y su comparacin con la

lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y

desempeo del proyecto, as como proyectar los resultados

del mismo



PROYECTO

4.2.1 DEFINICIN

Los informes de desempeo deben suministrar informacin

en un nivel adecuado para cada audiencia.

El formato puede variar desde un informe de estado simple

hasta informes ms elaborados.

Un informe de estado simple puede revelar informacin

sobre el desempeo, como el porcentaje completado o los

indicadores de estado para cada rea (p.ej., el alcance, el

cronograma, los costos y la calidad).



PROYECTO

4.2.2 REQUISITOS

Entre los informes ms elaborados, se incluyen:

* El anlisis del desempeo pasado

El estado actual de los riesgos e incidentes

El trabajo completado durante el perodo

El trabajo que se completar a continuacin

El resumen de los cambios aprobados en el perodo

Otra informacin relevante que debe ser revisada y

analizada

Un informe completo tambin debera incluir la conclusin

proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo). Estos

informes pueden elaborarse con regularidad o de manera

excepcional.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Anlisis de Variacin

El anlisis de variacin es un examen a posteriori de las

causas de las diferencias entre la lnea base y el desempeo

real. El proceso que consiste en realizar un anlisis de

variacin puede variar segn el rea de aplicacin, la norma

utilizada y la industria en cuestin.

Las etapas habituales son:

Verificar la calidad de la informacin recopilada a fin de asegurarse de que est completa y de que sea coherente

con datos anteriores, as como de que sea creble al

compararla con otro proyecto o informacin de estado.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Determinar variaciones mediante la comparacin de la informacin real con la lnea base del proyecto, y la

observacin de todas las diferencias, tanto favorables como

desfavorables para el resultado del proyecto. La gestin del

valor ganado utiliza ecuaciones especficas para cuantificar las

variaciones.

* Determinar el impacto de las variaciones en el costo y en

el cronograma del proyecto, as como en otras reas del

proyecto (p.ej., ajustes en materia de desempeo de la calidad

y cambios en el alcance, etc.).

Si fuera pertinente, analizar las tendencias de las variaciones y

documentar las conclusiones acerca de las fuentes de variacin

y el rea de impacto.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Mtodos de Proyeccin

La proyeccin es el proceso que consiste en predecir el

desempeo futuro del proyecto basndose en el desempeo

real a la fecha. Los mtodos de proyeccin pueden

clasificarse en diferentes categoras:

Mtodos de series de tiempo. Los mtodos de series de tiempo emplean datos histricos como base para la

estimacin de resultados futuros. Entre los ejemplos de

mtodos en esta categora, se incluyen el valor ganado, el

promedio mvil, la extrapolacin, la prediccin lineal, la

estimacin de tendencias y la curva de crecimiento.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Mtodos causales/economtricos. Algunos mtodos de proyeccin se basan en la hiptesis de que es posible

identificar los factores subyacentes que pueden influir en la

variable que se est proyectando. Por ejemplo, las ventas

de paraguas pueden asociarse con las condiciones

meteorolgicas. Si se comprenden las causas, se pueden

proyectar las variables que influyen y usarse en la

proyeccin. Entre los ejemplos de mtodos en esta

categora, se incluyen el anlisis de regresin usando la

regresin lineal o no lineal, el promedio mvil auto

regresivo y la econometra.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Mtodos de juicio. Los mtodos de juicio de las proyecciones, que incorporan juicios intuitivos, opiniones y

estimaciones de probabilidad. Entre los ejemplos de

mtodos en esta categora, se encuentran las proyecciones

compuestas, las encuestas, la tcnica Delphi, la

elaboracin de escenarios, la proyeccin tecnolgica y la

proyeccin por analoga.

Otros mtodos. Otros mtodos pueden incluir la simulacin, las proyecciones probabilsticas y las

proyecciones Ensemble (proyecciones combinadas)

Mtodos de Comunicacin

Las reuniones de revisin del estado pueden utilizarse para

intercambiar y analizar informacin acerca del avance y el

desempeo del proyecto. El director del proyecto emplea

normalmente una tcnica de comunicacin de tipo push

(empujar), a fin de distribuir los informes de desempeo.



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS



PROYECTO

4.2.2 HERRAMIENTAS

Sistemas de Informes

Un sistema de informes suministra una herramienta estndar

para que el director del proyecto registre, almacene y

distribuya a los interesados informacin relativa a los costos,

al avance del cronograma y al desempeo del proyecto. Los

paquetes de software permiten al director del proyecto

consolidar informes provenientes de varios sistemas y

facilitan la distribucin de informes a los interesados en el

proyecto. Entre los ejemplos de formatos de distribucin, se

encuentran los informes mediante cuadros, el anlisis en hoja

de clculo y las presentaciones.

Las herramientas grficas pueden utilizarse para crear

representaciones visuales de informacin sobre el

desempeo del proyecto.



PROYECTO

4.2.3 RESULTADOS

Informes de Desempeo

Los informes de desempeo organizan y resumen la

informacin recopilada, y presentan los Resultados de cualquier

anlisis realizado comparando la lnea base para la medicin

del desempeo. Los informes deben suministrar informacin

sobre el avance y el estado, con el nivel de detalle que

requieran los diferentes interesados, tal como est

documentado en el plan de gestin de las comunicaciones.

Entre los formatos comunes de informes de desempeo, se

encuentran los diagramas de barras, las Curvas S, los

histogramas y los cuadros. El anlisis de variacin, el anlisis

del valor ganado y los datos de proyecciones a menudo se

incluyen en el informe de desempeo.



PROYECTO

4.2.3 RESULTADOS


El anlisis del desempeo del proyecto a menudo genera

solicitudes de cambio. Estas solicitudes se procesan a

travs del proceso Realizar el Control Integrado de

Cambios del siguiente modo:

Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeo futuro del proyecto

alinendolo con el plan para la direccin del proyecto.

Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeo negativo

futuro del proyecto.


4.3 CIERRE DEL PROYECTO

4.3.1 DEFINICIN DE CIERRE

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso

proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante

el cierre se advierte cmo de bien o de mal se ha terminado y,

en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios)

previstos.

Un proyecto ha finalizado cuando:

>Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades

hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya

agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

>Desde el punto de vista administrativo, que no van a

presentarse costes adicionales y de que se han facturado

todas las cantidades al cliente (independientemente de que

an no se hayan cobrado).



4.3.1 DEFINICIN DE CIERRE

El Grupo del Proceso del Cierre est compuesto por

aquellos procesos realizados para finalizar todas las

actividades a travs de todos los grupos de procesos de la

direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el

proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones

contractuales.

Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los

procesos definidos se hayan completado dentro de

todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o

una fase del mismo, segn corresponda, y establece

formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.



4.3.2 REQUISITOS PARA EL CIERRE

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

* Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador,

Realizar una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase,

Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso, Documentar las lecciones aprendidas, Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los

procesos de la organizacin,

Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de proyectos

para ser utilizados como datos histricos y

Cerrar las adquisiciones.



4.3.3 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el

proyecto.

Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que

implica verificar que la totalidad del trabajo y de los

entregables sean aceptables.

El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica

actividades administrativas, tales como finalizar

reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar

los resultados finales y archivar dicha informacin para su

uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones aborda cada

contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo.

4.3.4 RESULTADOS DEL CIERRE

El cierre de un proyecto deviene como resultado los

siguientes productos:

Liquidacin de obras, equipamientos e instalaciones y los dems entregables.

Contratos y/o convenios liquidados Conformidad de las pruebas de funcionamiento tanto de

la infraestructura como del equipamiento.

Actualizacin de la documentacin tcnica, administrativa y contable.

Acta de entrega al rgano que tendr la responsabilidad de operar la planta o infraestructura.

Documentar las lecciones aprendidas.



3.3.5 CASO CIERRE SNIP-PER (ANEXO SNIP 16:PAUTAS PARA LA

ELABORACIN DEL INFORME DE CIERRE)

El objetivo del Informe de Cierre del proyecto es presentar

la informacin relevante de la culminacin del proyecto,

comparndolo con la informacin prevista en los estudios

de pre inversin.

Debe ser elaborado por la Unidad Ejecutora del

Proyecto, al finalizar la ejecucin del mismo.

Este informe constituye declaracin jurada.



3.3.5 CASO CIERRE SNIP-PER

1. Cdigo SNIP

2. Nombre del PIP

3. Fecha de declaracin de viabilidad

4. Monto de Inversin declarado viable

5. Monto de Inversin Total ejecutado

6. Plazo de ejecucin previsto en la

declaracin de viabilidad

I. DATOS GENERALES DEL PIP




II. PERIODO DE EJECUCIN DEL PROYECTO

Fecha de Inicio del expediente tcnico: / ../ . Fecha de Culminacin del expediente tcnico / ../ . Fecha de Inicio de ejecucin del Proyecto: / ../ . Fecha de Culminacin del proyecto / ../ . Modalidad de Ejecucin: Administracin Directa Tercerizada Otro




III. PRINCIPALES METAS FSICAS DEL PRODUCTO

Liste las principales metas fsicas de productos alcanzadas

con el proyecto comparndolas con las metas consideradas

en el ltimo estudio de pre inversin y que fueron registradas

en la Ficha de Registro de PIP en el Banco de Proyectos

(Formato SNIP 03)

Proyecto Declarado Viable Proyecto Ejecutado Variacin Sustentacin de cambios

de metas Principales Metas

Unidad Cantidad Principales Metas

Unidad Cantidad




IV. EJECUCIN FINANCIERA

Registrar la informacin de ejecucin financiera del proyecto comparando

los datos originales con los cuales se declar la viabilidad y los datos

reales al final de la ejecucin. Justifique las variaciones segn el cuadro

siguiente.

Proyecto Declarado Viable Proyecto Ejecutado Variacin S/.

Sustentacin de los

cambios de costos Componentes Costo Componentes Costo

Total con Impuestos

Total con Impuestos




V. PRINCIPALES PROBLEMAS O LIMITACIONES EN LA

EJECUCIN

Seale las principales limitaciones o problemas encontrados

durante la ejecucin del

proyecto:

1. Deficiencias en el diseo del proyecto (pre inversin) ( )

2. Expediente Tcnico deficiente ( )

3. Deficiencias en el rea administrativa ( )

4. Desinters de los beneficiarios ( )

5. Deficiencia en la asignacin de los recursos

presupuestales ( )

6. Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora ( )

7. Deficiente calidad de los equipos/insumos ( )





EJECUCIN

8. Problemas climatolgicos y/o fsico-geogrficos ( )

9. Deficiente desempeo de contratistas/consultores ( )

10. Limitaciones en el marco legal ( )

11. Deficiencia en los arreglos institucionales ( )

12. Modalidad de ejecucin inapropiada ( )

Otras:





EJECUCIN

Lecciones Aprendidas:

Se deber sealar brevemente y de manera objetiva y

crtica, las lecciones aprendidas del proceso seguido en la

ejecucin del proyecto. Las lecciones tienen relacin con

preguntas como la modalidad de ejecucin fue la

adecuada (administracin directa o tercerizada)? el diseo

fue adecuado?, el nmero excesivo de componentes

dificult la ejecucin? las metas fueron realistas?, la

estrategia de ejecucin fue eficiente?, los beneficiarios

asumieron compromisos reales?




VI. SOSTENIBILIDAD

Entidad encargada de la operacin y

mantenimiento:

Fuentes de financiamiento para la

operacin y mantenimiento

Fecha de transferencia: 1/

Documentos de Transferencia:1/

1/ En los casos que la UE no sea responsable de la operacin y mantenimiento se deber indicar la fecha de transferencia a la entidad encargada de la operacin y mantenimiento, as como los documentos que sustenten dicha transferencia.

Describir los arreglos institucionales llevados a cabo para asegurar la operacin y

mantenimiento del proyecto:

Existe algn factor que ponga en riesgo la sostenibilidad del proyecto? Si ( ) No ( )

Cul? .. Porqu?




VII. CONTACTOS PARA MAYOR INFORMACIN

Nombre de la Unidad Ejecutora:

Responsable de la Unidad Ejecutora:

Firma y sello

Responsable de la elaboracin del

Informe:

Telfono/Fax:

Correo electrnico:

FECHA DEL INFORME DE CIERRE:



FIN DEL CURSO DE GESTIN DE PROYECTO

monitoreo de la ejecución y cierre del proyecto

Documents