ejecución y control de una presentación · exposición (pantalla completa). al elegir esta...

Operación Microsoft PowerPoint 97

Guía del Usuario Página 81

Centro de Capacitación en Informática

EEjjeeccuucciióónn yy ccoonnttrrooll ddee uunnaa pprreesseennttaacciióónn

FFoorrmmaass ddee eejjeeccuuttaarr uunnaa pprreesseennttaacciióónn

En función de las necesidades, una presentación con diapositivas puede

ejecutarse de tres formas diferentes. A través de la opción Configurar

presentación en el menú Presentación se puede acceder a las tres formas de que

PowerPoint dispone para la ejecución de una presentación:

�� Realizada por un orador

(pantalla completa). Permite

ejecutar la presentación en

una pantalla completa (el

método más habitual), donde

normalmente existe un orador

que dirige la presentación,

controlándola por completo,

pudiendo ejecutarla

automática o manualmente,

detenerla para agregar actas de reuniones o elementos de acción, e incluso

grabar la narración a medida que evoluciona la misma. También se puede

utilizar este modo para proyectar una presentación con diapositivas en una

pantalla más grande o utilizar una presentación de ejecución remota.

�� Examinada de forma individual (ventana). Permite ejecutar la presentación

en una pantalla más pequeña (por ejemplo, si va a ser examinada de forma

individual en la red de una organización). La presentación aparece en una

ventana más pequeña, donde se dispone de comandos para desplazarse a lo

largo de la presentación y para modificar, copiar e imprimir diapositivas. Si se

opta por este modo, se puede trasladar de una diapositiva a otra mediante la

barra de desplazamiento y se puede tener otros programas abiertos al mismo

tiempo. Asimismo, se puede mostrar la barra de herramientas Web, de forma

que pueden examinarse otras presentaciones y documentos de Office.

�� Examinada en exposición (pantalla completa). Permite ejecutar la

presentación de forma automática (por ejemplo, en una exposición o

convención). Si se cuenta con un stand en una exposición u otra ubicación

donde se quiere ejecutar automáticamente una presentación con diapositivas,

se puede configurar la presentación de forma que la misma se ejecute con la

mayoría de los menús y comandos no activos y que se reinicie

automáticamente después de cada sesión.


Página 82 Guía del Usuario


PPrreesseennttaacciioonneess aauuttoommááttiiccaass

Las presentaciones automáticas constituyen una buena manera de comunicar

información sin necesidad de que un interlocutor realice una presentación con

diapositivas. Por ejemplo, se puede configurar una presentación para que se

ejecute sin supervisión en un stand de una exposición o convención. En estos casos

se puede hacer que la mayoría de los controles no estén disponibles para que los

usuarios no puedan realizar cambios en la presentación. Una presentación

automática se reinicia cuando termina y también después de estar parada en una

diapositiva de avance manual durante más de 5 minutos.

Al diseñar una presentación automática se debe tener en cuenta el entorno

donde se ejecutará, el grado de control que se le va a conceder a los usuarios y

cómo prevenir los usos incorrectos, como por ejemplo el de evitar que alguien

detenga o realice modificaciones a la presentación.

Para configurar una

presentación automática, se debe

seleccionar la opción Configurar

presentación en el menú

Presentación y, a continuación,

hacer un clic en Examinada en

exposición (pantalla completa). Al

elegir esta opción, PowerPoint

selecciona automáticamente la

casilla de verificación Repetir el

ciclo hasta presionar "Esc".

De este modo se ejecuta la

presentación con diapositivas en

modo pantalla completa como una

presentación automática que se

reanuda después de 5 minutos de

inactividad. El público podrá avanzar

las diapositivas o hacer clic en

hipervínculos y botones de acción

incorporados pero no podrá modificar la presentación.

Las opciones que se pueden utilizar al diseñar una presentación automática

incluyen:

�� Intervalos automáticos o manuales Se puede establecer una presentación

con diapositivas para que se ejecute por sí sola con intervalos automáticos, o

bien puede establecerse de forma que los usuarios puedan desplazarse por

ella a su propio ritmo utilizando el ratón para hacer clic en los botones




correspondientes. Los clics se pasan por alto a menos que se hagan en objetos

para los cuales se haya creado un hipervínculo.

�� Hipervínculos Se pueden establecer hipervínculos que permiten al usuario

desplazarse por la presentación con diapositivas o saltar a otras diapositivas

y programas.

�� Narración sonora Se puede agregar narración grabada para que se

reproduzca con la presentación con diapositivas.

�� Controles ActiveX Se pueden utilizar los controles ActiveX incluidos con

PowerPoint para crear una diapositiva de respuesta en la presentación. Por

ejemplo, se puede agregar un cuadro de texto para que las personas escriban

en él información que posteriormente se puede utilizar para futuras

decisiones.

EEssttaabblleecceerr llooss iinntteerrvvaallooss ppaarraa uunnaa pprreesseennttaacciióónn

Para no desplazarse manualmente de una diapositiva a otra en una

presentación, existen dos métodos que se podrán utilizar, y de esta forma

establecer el tiempo que una diapositiva aparecerá en pantalla. El primero consiste

en establecer manualmente un intervalo para cada diapositiva para posteriormente

ejecutar la presentación y ver los intervalos establecidos. El segundo consiste en

utilizar la función de ensayo, con la que se podrán registrar los intervalos

automáticamente a medida que se ensaye.

Es posible establecer los intervalos de las diapositivas antes de ensayar, o

bien establecerlos automáticamente durante el ensayo. Si se los establece antes

de ensayar, resultará más fácil trabajar en la vista Clasificador de diapositivas,

donde se verán en miniaturas cada una de las diapositivas que componen la

presentación.

EEEEEEEEssssssssttttttttaaaaaaaabbbbbbbblllllllleeeeeeeecccccccceeeeeeeerrrrrrrr mmmmmmmmaaaaaaaannnnnnnnuuuuuuuuaaaaaaaallllllllmmmmmmmmeeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeee lllllllloooooooossssssss iiiiiiiinnnnnnnntttttttteeeeeeeerrrrrrrrvvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooossssssss

Para establecer manualmente los intervalos para la presentación con

diapositivas, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la vista Diapositiva o en la vista Clasificador de diapositivas, seleccionar

la diapositiva o diapositivas cuyos intervalos se deseen establecer.

2. En el menú Presentación, escoger la opción Transición de diapositiva.

3. En la sección Avanzar, hacer clic en la casilla de verificación

Automáticamente después de y, a continuación, introducir la cantidad de

segundos que se quiere que la diapositiva aparezca en pantalla.

4. Para aplicar el intervalo a las diapositivas seleccionadas, hacer clic en




Aplicar. Para aplicar el intervalo a todas las diapositivas de la presentación,

hacer clic en Aplicar a todas.

5. Repetir el proceso para cada diapositiva cuyo intervalo se desee establecer.

� Para ver los intervalos establecidos, hacer clic en Presentación con

diapositivas en la barra de modos de visualización.

EEEEEEEEssssssssttttttttaaaaaaaabbbbbbbblllllllleeeeeeeecccccccceeeeeeeerrrrrrrr aaaaaaaauuuuuuuuttttttttoooooooommmmmmmmááááááááttttttttiiiiiiiiccccccccaaaaaaaammmmmmmmeeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeee lllllllloooooooossssssss iiiiiiiinnnnnnnntttttttteeeeeeeerrrrrrrrvvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooossssssss

Para establecer automáticamente los intervalos de diapositivas durante los

ensayos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En el menú Presentación, escoger la opción Ensayar intervalos para

iniciar la presentación en modo de ensayo.

2. En el cuadro de diálogo que se presenta hacer

clic en el botón de avance cuando se

quiera pasar a la siguiente diapositiva luego de

transcurrido el intervalo de tiempo que se crea

pertinente. A la izquierda se muestra el tiempo

transcurrido para toda la presentación y en el cuadro de la derecha se

muestra el tiempo transcurrido para la diapositiva actual. En este último se

puede ingresar directamente el tiempo si se sabe cual es el intervalo que se

desea para la diapositiva visualizada. El botón Repetir permite restablecer el

cronómetro a cero para la diapositiva que se está mostrando, de modo que

pueda repetirse el ensayo.

3. Al llegar al final de la presentación, PowerPoint pide confirmación para

guardar los intervalos establecidos. Si estos se confirman, los mismos se

observarán en la vista Clasificador de diapositivas, en la parte inferior

izquierda de cada una de las diapositivas que componen la presentación.

� Para ver los intervalos establecidos hacer clic en Presentación con

diapositivas en la barra de modos de visualización.




MMMMMMMMeeeeeeeeddddddddiiiiiiiiddddddddoooooooorrrrrrrr ddddddddeeeeeeee ddddddddiiiiiiiiaaaaaaaappppppppoooooooossssssssiiiiiiiittttttttiiiiiiiivvvvvvvvaaaaaaaassssssss

Si se han estableció intervalos para una presentación con diapositivas pero se

desea controlar la presentación haciendo pasar manualmente dichas diapositivas,

se podrá utilizar el Medidor de diapositivas el que nos permitirá apreciar el avance

en comparación con los tiempos ensayados. Esta característica resulta de utilidad,

por ejemplo, si se dispone de un tiempo limitado para la presentación pero se

desean asignar algunos minutos para preguntas y respuestas.

Para iniciar el medidor, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Iniciar la Presentación con diapositivas escogiendo dicha opción de la barra

de modos de visualización.

2. Presionar el botón secundario del ratón durante la presentación y, sin

soltarlo, hacer clic en la opción Medidor de diapositivas.

Los números situados en la parte superior

del medidor muestran el tiempo transcurrido de

la diapositiva actual, y los números situados

cerca de la parte inferior reflejan el tiempo

transcurrido de la presentación. La barra de

progreso del centro mide el desarrollo de la

presentación en comparación con el tiempo

ensayado. Si no se ha sobrepasado el tiempo ensayado, aparecerán cuadros verdes;

si se va retrasado con respecto al tiempo ensayado, los cuadros serán amarillos; y

si se va muy retrasado, serán de color rojo. La barra situada a lo largo de la parte

inferior del medidor indica si va demasiado rápido o demasiado lento en relación

con los intervalos ensayados.

MMaanneejjoo ddee hhiippeerrvvíínnccuullooss eenn uunnaa pprreesseennttaacciióónn

Un hipervínculo es un medio que proporciona un enlace; es cualquier texto o

gráfico en colores y subrayado donde se puede hacer clic para saltar a un archivo,

a una parte determinada de un archivo, a una página HTML de Internet o de una

Intranet.

Mediante la opción Configuración de la acción del menú Presentación,

se puede crear un hipervínculo a partir de cualquier objeto incorporado en la

presentación como lo puede ser texto, formas, tablas, gráficos o imágenes, y

utilizarlo para saltar a otro lugar de la misma presentación, a otra presentación, a

un programa distinto, como Word, o a una dirección de Internet.

Los hipervínculos se activan al ejecutar la presentación con diapositivas, no

en el momento en que se está creando. Se pueden asociar diferentes acciones,




incluso sonido, al mismo objeto, dependiendo de si se hace clic en el objeto o se

mueve el ratón por encima de él. Los hipervínculos de texto aparecen subrayados y

su color coordina con la combinación de colores.

Se puede modificar o cambiar el destino de un hipervínculo o se puede

cambiar el objeto que representa al hipervínculo sin perder el propio hipervínculo;

sin embargo, se perderá si se elimina la totalidad del texto o todo el objeto a que

hace referencia el mismo.

Al crear un hipervínculo se puede definir la ruta hasta el destino como vínculo

absoluto (ubicación de archivo fija que identifica el destino según la dirección

completa del mismo como por ejemplo C:\Mis Documentos\Conferencia.doc) o

puede definirse la ruta como vínculo relativo. Cuando un hipervínculo utiliza una

ruta basada en un vínculo relativo, se puede mover tanto el archivo que contiene el

hipervínculo como el archivo de destino sin romper dicho hipervínculo. Sin embargo,

estos archivos deben moverse juntos; es decir, es necesario mover la estructura

de ruta de acceso completa para que se mantenga dicho hipervínculo.

� También se pueden establecer hipervínculos rápidamente haciendo clic

en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas Estándar o

escogiendo la misma opción en el menú Insertar.

EEEEEEEEssssssssttttttttaaaaaaaabbbbbbbblllllllleeeeeeeecccccccceeeeeeeerrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn hhhhhhhhiiiiiiiippppppppeeeeeeeerrrrrrrrvvvvvvvvíííííííínnnnnnnnccccccccuuuuuuuulllllllloooooooo eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa pppppppprrrrrrrreeeeeeeesssssssseeeeeeeennnnnnnnttttttttaaaaaaaacccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn

Para establecer un hipervínculo

en una presentación, se debe realizar

el siguiente procedimiento:

1. Guardar la presentación en la que

se desea insertar el hipervínculo.

Si no se guarda la presentación

antes de insertar el hipervínculo,

no se podrá crear un vínculo

relativo.

2. Seleccionar el texto u objeto que

se desea que esté representado

por el hipervínculo.

3. En el menú Presentación, hacer

clic en la opción Configuración de

la acción.

4. Escoger una de las dos fichas:

• Para saltar haciendo clic en

el objeto seleccionado, hacer clic en la ficha Clic del mouse.




• Para saltar moviendo el ratón por encima del objeto, hacer clic en la

ficha Acción del mouse.

5. Hacer clic en Hipervínculo a y, a continuación, indicar a dónde se desea

saltar. Si se escoge una diapositiva ya sea de la misma presentación como de

otra presentación de PowerPoint se despliega un cuadro de diálogo donde se

debe indicar la diapositiva a la cual saltar, las que se encuentran

representadas por su título.

6. Si se desea, seleccionar otras opciones:

• Reproducir sonido para elegir un sonido de la lista, el que se reproducirá

en el momento de seleccionar el hipervínculo.

• Clic para resaltar para resaltar el objeto seleccionado cuando se hace

clic en él o cuando se pasa el ratón por encima del mismo. Esta casilla de

verificación no está disponible cuando la selección actual es texto.

� Para obtener una vista previa del hipervínculo en la presentación con

diapositivas hacer clic en Presentación con diapositivas en la barra de

modos de visualización.

Si se establece un hipervínculo con una sola diapositiva, también se deberá

agregar un hipervínculo para permitirnos regresar a la original.

� Mediante el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas

Estándar o escogiendo la misma opción en el menú Insertar se pueden

establecer hipervínculos rápidamente.

En este caso se

presenta una ventana de

diálogo donde se debe

indicar en el primer cuadroVincular al archivo o

dirección URL el nombre del

documento al que se desea

vincularlo o de lo contrario

localizarlo a través del botón

Examinar.

En el segundo cuadroUbicación dentro del

archivo (opcional) se puede

establecer una posición

específica dentro del

documento al cual se desea

saltar.




MMMMMMMMooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr oooooooo qqqqqqqquuuuuuuuiiiiiiiittttttttaaaaaaaarrrrrrrr oooooooo uuuuuuuunnnnnnnn hhhhhhhhiiiiiiiippppppppeeeeeeeerrrrrrrrvvvvvvvvíííííííínnnnnnnnccccccccuuuuuuuulllllllloooooooo

Para quitar un hipervínculo, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar el texto u objeto que representa al hipervínculo que se desea

quitar.

2. Dependiendo de cómo se estableció el hipervínculo en principio, realizar una

de las siguientes acciones:

• En el menú Presentación, hacer clic en la opción Configuración de la

acción y, a continuación, en la ventana de diálogo que se despliega hacer

clic en la opción Ninguno.

• En el menú Insertar, hacer clic en la opción Hipervínculo y, a

continuación, en la ventana de diálogo que se despliega hacer clic en el

botón Quitar vínculo.

++++ Para quitar un hipervínculo y el texto u objeto que lo representa en la

presentación, seleccionar el objeto o todo el texto y, a continuación,

presionar la tecla =.

De igual forma se procedería para modificar o cambiar el destino de un

hipervínculo.

IInniicciiaarr uunnaa pprreesseennttaacciióónn ccoonn ddiiaappoossiittiivvaass

Se puede iniciar una presentación con diapositivas de varias maneras. Una

manera consiste en guardar una presentación de forma que al abrirla, comience

siempre como una presentación con diapositivas. Otra manera es iniciar una

presentación con diapositivas desde PowerPoint, o bien si no se desea iniciarla

desde PowerPoint, puede crearse un acceso directo en el escritorio e iniciar desde

ahí la presentación con diapositivas.

También se puede establecer una presentación automática, como por ejemplo

para una exposición y que se ejecute de forma continua.

Para guardar una presentación para que se abra siempre como una

presentación con diapositivas, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la presentación que desea guardar como una presentación con

diapositivas.

2. En el menú Archivo, hacer clic en la opción Guardar como.

3. En la lista Guardar como tipo, escoger la opción Presentación con

diapositivas de PowerPoint.




� La extensión de un archivo guardado como una presentación con

diapositivas es *.pps y se encuentra representado por dicho icono. Al abrir

este tipo de archivo, bien desde PowerPoint o desde el escritorio, se iniciará

automáticamente como una presentación con diapositivas. Si se inicia la

presentación desde el escritorio, PowerPoint se cierra cuando termina la

presentación y se muestra de nuevo el escritorio. Si inicia la presentación

desde PowerPoint, la presentación permanece abierta cuando termina y es

posible modificarla.

Para iniciar una presentación con diapositivas desde PowerPoint, se debe

realizar una de las acciones siguientes:

• Hacer clic en el botón Presentación con diapositivas en la barra de

modos de visualización.

• En el menú Presentación, hacer clic en la opción Ver presentación.

• En el menú Ver, hacer clic en la opción Presentación con diapositivas.

Para iniciar una presentación con diapositivas desde el escritorio, se debe

realizar el siguiente procedimiento:

1. En Mi PC o en el Explorador de Windows, se debe buscar el archivo que

desea abrir como una presentación con diapositivas.

2. Con el botón secundario del ratón, hacer clic en el nombre del archivo y

después en el menú contextual que se despliega escoger la opción Mostrar.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnffffffffiiiiiiiigggggggguuuuuuuurrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa pppppppprrrrrrrreeeeeeeesssssssseeeeeeeennnnnnnnttttttttaaaaaaaacccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn ppppppppaaaaaaaarrrrrrrraaaaaaaa qqqqqqqquuuuuuuueeeeeeee sssssssseeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeppppppppiiiiiiiittttttttaaaaaaaa eeeeeeeellllllll cccccccciiiiiiiicccccccclllllllloooooooo ccccccccoooooooonnnnnnnnttttttttiiiiiiiinnnnnnnnuuuuuuuuaaaaaaaammmmmmmmeeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeee

Para configurar una presentación de modo que se repita el ciclo

continuamente, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En el menú Presentación, hacer clic en la opción Configurar presentación.

2. Activar la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar 'Esc'.

Para generar una presentación con diapositivas de forma automática como lo

puede ser para una exposición, hacer clic en Examinada en exposición (pantalla

completa) en el cuadro de diálogo Configurar presentación. Con ello la

presentación se mostrará una y otra vez evitando que los usuarios puedan

cambiarla.

ejecución y control de una presentación · exposición (pantalla completa). al elegir esta...

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