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SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN MENOR
El presente procedimiento no es de aplicación en los casos que a continuación se señalan:
- Contratos mayores adjudicados por cualquiera de los procedimientos contemplados
en la ley.
- Contratos celebrados al amparo de un acuerdo marco (actualmente material de
oficina, autobuses y agencias de viaje)
- Encargos de gestión a medios propios (en la actualidad Fundación General y Centro
Superior de Idiomas)
- Tasas y precios públicos (en lo que se incluyen los gastos notariales)
Inicio del trámite
Para solicitar una autorización de compra por contratación menor el gestor deberá entrar a la
opción de UACloud de eAdministración y elegir dentro del menú Gestión la opción Trámites.
Después hay que seleccionar entre los trámites disponibles el de “Solicitud de autorización de
contratación menor”.
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Elegida esta opción, entrará en una pantalla donde le informará de su usuario (gestor que ha
iniciado el trámite) y le pedirá una serie de datos a introducir (en caso de que el proveedor no
exista no se podrá tramitar la solicitud y deberá ponerse en contacto con Proveedores para
tramitar el alta del mismo. Se ha habilitado la dirección de correo: [email protected]
con el fin de proceder a un alta provisional que permita el trámite ágil de la solicitud y no paralice
el proceso de compra. Se ha de tener presente que el alta no será definitiva y por tanto no podrá
tramitarse gasto alguno del proveedor si faltase alguno de los requisitos establecidos en el
proceso general de ALTA DE PROVEEDORES).
Se marcará la opción “contrato de exclusividad” en los siguientes casos:
- Las entradas a espectáculos adquiridas directamente en taquilla (sin intermediarios). En el caso de contratación a través de intermediarios se realizará la correspondiente autorización de contratación menor sin marcar dicho check, en cuyo caso se contabilizará el gasto al acumulado por proveedor. No es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo.
- La contratación de artistas o grupos musicales u otro tipo de espectáculos culturales, cuando se contrata sin intermediarios. No es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo.
- La contratación de autores concretos para la realización de conferencias (al margen de las colaboraciones docentes), siempre que no haya intermediarios. No es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo.
- Los gastos de gestión, maquetación, publicación, etc… en revistas científicas, pagados directamente a las revistas o editores de las mismas, así como los gastos de publicación de artículos científicos pagados directamente a la revista objetivo o a la editorial que ostenta los derechos sobre la misma (si hay intermediarios se solicita la autorización y NO se marca el check de exclusividad). Es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo (carta de aceptación o similar).
- Las inscripciones en Congresos, Jornadas, Seminarios, etc… pagadas directamente al organizador o a alguna empresa que ejerza las tareas de la dirección técnica (si hay intermediarios debe solicitarse la autorización y NO sería exclusivo). No es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo.
- Los gastos de investigación que tengan un carácter “exclusivo”, se clasificarán como tal en la aplicación de “solicitud de autorización de contratos menores” marcando el “check” correspondiente. Es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo (certificado de exclusividad, tanto técnica como comercial).
EXCEPCIÓN: Las facturas que sean asumidas por claves orgánicas de investigación y que incluyan equipamiento por importe superior a 15.000€, se tramitarán necesariamente mediante el procedimiento de licitación que corresponda. En este caso, deberá dirigirse a la Unidad de Contratación para su tramitación.
mailto:[email protected]
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En la casilla “importe (sin IVA) €” se consignará a ser posible el importe exacto (base imponible),
IVA excluido, de la compra que se pretende realizar. En caso de que resulte imposible conocer a
priori dicho importe con exactitud, se consignará el importe aproximado.
En el campo “% IVA” el aplicativo asigna por defecto el tipo general (21%), que deberá ser
cambiado en caso de que el tipo a aplicar sea otro (0%, 4% ó 10%). En el caso de que la solicitud
implique la facturación con varios tipos de IVA se indicará el que represente una cantidad mayor.
En el campo “Duració (dies)” se indicará, en días, la duración del servicio, el suministro o la obra.
Seleccionar la forma de pago pues de esta depende los
datos que a continuación se van a solicitar.
Seleccionar el tipo de contrato entre los que aparecerán en el
desplegable (Obra, suministro o servicio)
Indicar la descripción del gasto
¡¡¡Recuerde que no se puede superar en un ejercicio y para un mismo
proveedor los 40.000 € en los casos de contratos de obra ni los 15.000
para contratos de suministros o servicios (independientemente del tipo
de pago seleccionado)
Seleccionar en caso de contratos en los que haya exclusividad
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SUMINISTROS: Plazo estimado de entrega del material acordado con el proveedor (desde que
se solicita el suministro hasta el día previsto de su entrega) o duración del “renting” (el plazo no
puede ser superior a un año).
SERVICIOS: Período estimado durante el que se presta el servicio.
OBRAS: Duración estimada hasta la finalización de la obra.
La información a proporcionar acerca de la duración del contrato es la estimada en el momento
de solicitar la autorización, por lo que no es necesario informar de posibles modificaciones en la
misma en el momento de finalizar el expediente
Introducidos los datos pasaremos a una pantalla donde se muestran si son válidos o si hay algún
error. Si fuesen todos válidos se pulsará el botón de para grabar la solicitud. En
relación con los contratos menores pagados a través del sistema de anticipos de caja fija (ACF),
estos se considerarán automáticamente autorizados sin la preceptiva firma del responsable del
órgano de contratación, siempre que se ajusten a la normativa propia que regula este tipo de
contratos. Para esta forma de pago se solicitará el contrato menor y cuando el programa indique
que no se ha superado la cantidad disponible para ese proveedor, se podrá pagar y tramitar el
correspondiente justificante de gasto; Al día siguiente (el mismo día no es posible,
técnicamente) se finalizará esta solicitud de contrato menor y se imprimirá dicho documento de
finalización para adjuntarlo al justificante de gasto correspondiente, en el momento de enviarse
a Caja Central, en una Cuenta Justificativa, sin necesidad de pasar por los trámites de Firmas
(como sí que sucederá con los Pagos Directos).
Por ello se recomienda que se solicite el contrato menor en la aplicación informática
correspondiente con la mayor antelación posible desde el momento en el que surja la necesidad
del gasto, con dos objetivos prioritarios:
a. Confirmar que el expediente cumple la normativa vigente para los ACF (trámite que se
realiza con carácter previo por la Oficina de Control Presupuestario, y con posterioridad por
el Negociado de Caja).
b. Confirmar que el proveedor no ha superado el límite económico máximo anual para cada
tipología de gasto.
En caso de pago directo, la solicitud pasa al circuito de firmas que se indica más adelante.
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Confirmado el expediente, queda registrado en la administración electrónica.
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En todos los casos se generará el documento que refleja la solicitud de la contratación menor
(detalle del expediente). (Este documento no debe imprimirse para recoger las firmas, puesto
que debe ser firmado electrónicamente tal y como se indica a continuación)
En caso de que la Oficina de Control Presupuestario detecte algún error o requiera algún
informe, en lugar de firmarlo, nos requerirá la subsanación.
Recibiremos un correo electrónico, comunicando que el expediente se encuentra pendiente de
subsanación
Y el expediente pasará a la situación de “Pendiente de subsanación”.
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Y nuevamente disponemos de todos los campos abiertos para poder realizar las modificaciones
pertinentes o adjuntar los informes solicitados.
Pulsamos para subsanar
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Revisión
El expediente pasará a la Oficina de Control Presupuestario quien dará, si procede, su
visto bueno a la solicitud. Tras el visto bueno el expediente pasará al circuito de firmas.
Pulsamos, revisamos que todo
es correcto y damos a
confirmar
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Firmas
El detalle del expediente pasará al portafirmas del responsable de la clave (solo si se trata de un
pago directo) y, una vez se firme, pasará al portafirmas del responsable del órgano de
contratación correspondiente.
Si se acepta y una vez recibida la factura, el gestor/a que ha iniciado el trámite, procederá a
registrarla en UXXI-EC. Se pueden plantear 3 situaciones:
a) Que el importe de la factura coincida con el autorizado.
b) Que el importe de la factura sea menor que el autorizado.
c) Que el importe de la factura sea mayor que el autorizado.
En los casos a) y b), una vez recibida la factura, se registrará el justificante de gasto en UXXI-EC,
se consignará el importe de la factura (sin IVA) y el nº del justificante en las casillas
correspondientes de la pantalla detalle del expediente, se introducirá el nº de justificante de
gasto, y se finalizará el expediente. A continuación, se imprimirá el documento: “justificante de
autorización de contratación menor” y se adjuntará al ADO junto con el resto de la
documentación que proceda.
En el caso c), se consignará el importe de la factura (sin IVA) en la casilla correspondiente de la
pantalla detalle del expediente y éste pasará de nuevo al circuito de firmas para que se autorice
por el nuevo importe. Una vez autorizado se procederá como en el caso a).
En el caso de que se autorice un gasto que posteriormente genere varias facturas, al ir a tramitar
la primera de ellas tras introducir el número del justificante de gasto correspondiente, en lugar
de pulsar el botón “Finalizar Expediente” se pulsará el botón “Guardar Datos”. Cuando vengan
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las sucesivas facturas se pulsará “Añadir Justificante” y a continuación se procederá como en el
caso anterior. Cuando se añada el último justificante correspondiente a la autorización es
cuando se pulsará el botón “Finalizar Expediente”
Si se anulase el expediente (ya sea porque la solicitud no fue correcta o porque al final no se ha
efectuado la compra prevista), se indicará un motivo de anulación y se dará por finalizado el
expediente.
Es muy importante realizar las anulaciones que procedan para que los importes
correspondientes se descuenten a la hora de calcular los límites máximos por proveedor (para
el cálculo de los límites por proveedor se tendrán en cuenta todas las solicitudes registradas,
pendientes de subsanación, en trámite y las ya finalizadas, pero no así las anuladas.)
Se puede anular un expediente siguiendo la secuencia: Gestión – Incidencias – Anular
Expediente.
Esta es la pantalla que aparecerá si el expediente se ha aprobado y se ha dado por finalizado:
Esta es la pantalla que aparecerá si el expediente se ha anulado y se ha dado por finalizado:
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En el caso de que se deba anular un expediente de contrato menor ya finalizado, se deberá
solicitar la anulación a la Oficina de Control Presupuestario.
CONOCER ESTADO DEL EXPEDIENTE
En cualquier momento, el gestor puede consultar en qué estado se encuentra el trámite desde
la opción Gestión->Consulta, pudiendo filtrar los expedientes tanto por el trámite como por el
estado del mismo.
LISTADO: Se ha habilitado la posibilidad de obtener un listado de los expedientes con todos los
datos de interés siguiendo la secuencia: Gestión – Listados – Solicitudes de contratación menor