Profa. María L. Moctezuma
Dewey University
17/06/2015
» Describir la evolución de la oficina.
» Definir ergonomía.
» Mencionar aspectos considerados por la ergonomía para mantener un ambiente agradable y seguro.
» Describir el estilo modular en las áreas de trabajo.
» Identificar equipos utilizados en la oficina automatizada.
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» Definir diferentes sistemas de información.
» Explicar la importancia de conservar la salud para desempeñarse mejor en la oficina.
» Conocer la importancia de la seguridad en la oficina.
» Saber el efecto positivo de los recesos en la jornada de oficina.
» Practicar medidas efectivas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.
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» Las tecnologías nuevas afectan la ejecución de las tareas y la visión del empleado como recurso humano en la empresa.
» Se necesita flexibilidad y mantenerse al día para contribuir al crecimiento y desarrollo de la empresa.
» Hay que tener habilidad para administrar múltiples tareas simultáneamente.
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» Estación de trabajo ˃ Área modular abierta.
˃ Está equipada con computadora, teléfono, escáner e impresora, como mínimo.
» Archivo electrónico y microfilmación ˃ Para conservar grandes cantidades de documentos
sin ocupar mucho espacio.
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» Equipo y mobiliario ˃ Ajustado a las necesidades físicas individuales para ayudar a la
productividad sin afectar la salud.
˃ Los equipos seguirán reduciendo en tamaño.
˃ Uso de programas de reconocimiento de voz.
˃ La tecnología robótica facilita realizar muchas tareas rutinarias.
˃ Cobra importancia la habilidad para trabajar en equipo.
˃ Hay que aumentar las destrezas de comunicación interpersonal.
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» El diseño esquemático dependerá del tamaño de la empresa, tipo de trabajo a realizar, filosofía administrativa y nivel de especialización de los servicios.
» Se utilizan oficinas abiertas con paredes modulares (oficinas panorámicas).
» Se diseñan tomando en consideración: ˃ el flujo de trabajo
˃ uso óptimo del espacio y de equipos costosos
˃ fomento de relaciones entre empleados
˃ crear un ambiente más atractivo para empleado y visitante
˃ facilitar la restructuración de diseños
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» A pesar del diseño abierto, hay que separar un área que ofrezca privacidad.
» La ley Health Insurance Portability and Account-ability Act (HIPAA) exige que se provea al cliente un lugar donde se atienda en forma individual y privada.
» Desventajas de las oficinas modulares: ˃ distracciones
˃ interrupciones innecesarias
˃ falta de privacidad
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» Otras modalidades ˃ Oficina compartida
+ Se le llama también oficinas hoteles.
+ Las comparten empleados que viajan frecuentemente y vienen esporádicamente a la oficina.
+ Hay que “reservar” para tener acceso al espacio.
˃ Oficina en el hogar
+ A este modalidad se le conoce como telecommute.
+ Hay millones de personas que trabajan desde el hogar.
+ Permanecen conectados con la oficina a través del correo electrónico, el fax, el teléfono y otras formas de tele-comunicación.
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» Otras modalidades ˃ Horario flexible
+ Provee para distribuir las horas de trabajo a conveniencia cumpliendo con las requeridas.
+ Comenzar a trabajar más temprano o más tarde.
+ Lo importante es que se realice el trabajo y haya personal disponible durante el horario regular de la empresa.
+ Se comparten recursos físicos, escritorio, computadoras, materiales, etc.
˃ La oficina virtual puede estar en cualquier lugar donde el usuario tenga computadora y medios de comunicación.
˃ Es importante observar los principios ergonómicos para no afectar la salud y seguridad del empleado.
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» Estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a problemas de mutua adaptación entre el hombre y la máquina (RAE).
» Estudia los aspectos que afectan el área de trabajo para que el empleado realice las tareas con seguridad y comodidad.
» Elementos para diseñar la oficina ergonómicamente: ˃ Niveles de autoridad según están en el organigrama de la empresa
˃ Distribución de funciones y flujo del trabajo
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» Elementos para diseñar la oficina ergonómicamente: ˃ Dimensiones de los espacios disponibles
˃ Comunicación entre divisiones o departamentos
˃ Número de empleados
˃ Equipo básico que utilizará cada empleado
˃ Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las necesidades individuales de los empleados
˃ Posibilidades de restructuración
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» Factores a considerar ˃ Iluminación
+ La poca iluminación produce fatiga visual y dolor de cabeza, por lo que se cometen más errores y hay baja productividad
˃ Temperatura
+ 78°Farenheit / 23° Celsius
˃ Color
+ Impacta sicológicamente al individuo.
+ Oscuros producen depresión; brillantes, animan.
+ Colores fríos – azul, violeta y verde; producen un efecto calmante
+ Colores cálidos – rojo, amarillo y naranja; ideales para áreas de producción
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» Factores a considerar ˃ Ruido
+ Si nos exponemos a ruidos intenso, pueden provocarnos fatiga, tensión y dificultad para concentrarnos.
+ Para evitarlo hay que mantener el equipo en buen estado.
+ Amortiguar el ruido con bases de fieltro o acetato bajo el equipo y pisos alfombrados.
+ Colocar las máquinas sobre bases fijas para evitar vibraciones.
+ Reducir la intensidad del timbre telefónico.
+ Utilizar paredes con revestimiento especial o aislamiento en las ventanas para disminuir ruidos exteriores.
+ Evitar ubicar oficinas en zonas cercanas a áreas que produzcan mucho ruido.
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» Factores a considerar ˃ Decoración
+ Utilizar plantas naturales
+ Áreas del edificio con jardines, peceras, murales con motivos naturales, etc.
+ Cuadros, pinturas y fotografías que armonicen con el ambiente de la oficina.
+ Tablones de edicto.
+ Mapas indicando salidas y entrada cerca de ascensores o escaleras.
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» Sueño – ocho horas diarias
» Alimentación – dieta variada y balanceada
» Higiene – baño diario, cuidado de cabello y dentadura, uñas limpias y cuidadas
» Ejercicio
» Recreación – hacer aquello que realmente nos produzca distracción
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» La Occupational Safety and Health Agency (OSHA) orienta cómo prevenir accidentes y qué hacer cuando ocurren.
» Cuidado con: ˃ Pisos mojados o resbalosos ˃ Gavetas de escritorios o archivos abiertas ˃ Cables sueltos o en áreas de tránsito ˃ Equipo fuera de lugar ˃ Escaleras en malas condiciones o con poca iluminación ˃ Falta de iluminación adecuada en áreas de almacenaje
» Incentivar a empleados por cada año en que no se registren accidentes.
» Síndrome del túnel carpiano y fatiga visual
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» Seguridad personal ˃ Mantener a la mano los teléfonos de emergencia.
˃ Tener disponibles los teléfonos de ejecutivos y otro personal.
˃ Conocer salidas de emergencia y ubicación de extintores de fuego.
˃ Tener un botiquín de primeros auxilios.
˃ Estar alerta al caminar en el área de trabajo y pasillos.
˃ Abrir y cerrar puertas cuidadosamente.
˃ Llevar la llave del automóvil en la mano al salir del trabajo.
˃ Avisar a la seguridad si va a trabajar fuera del horario regular.
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» Áreas de recreación pasiva y descanso ˃ Mesas para juegos, televisor, máquina de vídeos, billares y
máquinas de juegos electrónicos
˃ Muebles cómodos
˃ Acceso a nevera, horno de microondas y cocina para preparar alimentos
» Limpieza y mantenimiento ˃ Realizarla diariamente y en forma meticulosa.
˃ Limpiar muebles y equipos con un paño húmedo, no abrasivos.
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» Limpieza y mantenimiento ˃ Ubicar extintores, alarmas, manguera para incendio
y detectores de humo, calor o fuego en sitios estratégicos. Asegurarse de que funcionan.
˃ Mantener visibles números de teléfono de emergencia.
˃ Revisar fechas de expiración del contenido de ex-tintores para recargarlos cuando sea necesario.
˃ Mantener instalaciones sanitarias funcionando perfectamente. Ambientarlas con plantas naturales, cuadros y asientos para descanso.
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» Organizar el área de trabajo adecuadamente. ˃ Zona de trabajo principal – distancia desde el codo a
la mano; colocar materiales e instrumentos utiliza-dos con más frecuencia
˃ Zona secundaria – a distancia del brazo; poner artículos que se usan con frecuencia, pero no todo el tiempo
˃ Zona de referencia – más allá de la distancia del brazo; colocar elementos menos utilizados
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» Recomendaciones para usuario de PCs: ˃ Mantener una buena postura.
˃ Ajustar el control del brillo y contraste de la pantalla.
˃ Cambiar de actividad periódicamente.
˃ Cotejar trabajos extensos en papel.
˃ Pararse cada media hora para variar la posición del cuerpo.
˃ Caminar por el pasillo mirando hacia un punto lejano para descansar la vista.
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» Recomendaciones para usuario de PCs: ˃ Usar alternadamente el ratón y el teclado.
˃ Presionar suavemente las teclas y los botones del ratón.
˃ Usar un atril para colocar papeles, libros u otro material impreso.
˃ Dejar caer relajadamente los brazos a los lados para evitar contracciones.
˃ Parpadear para mantener los ojos lubricados.
˃ Respirar profundamente para relajar los músculos.
˃ Contraer y soltar los hombros para relajarlos y reducir la tensión.
˃ Examinarse la vista una vez al año.
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» Computadora ˃ Dispositivo electrónico programable que puede
almacenar leer y procesar datos
˃ Tipos de computadora
+ Mainframe o computadora de amplia capacidad
+ Minicomputadora
+ Computadora personal
+ Computadoras portátiles
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» Teléfono ˃ Sistemas para tomar mensajes
˃ Celulares
˃ Buscapersonas (pagers)
» Facsímil ˃ Envía y recibe documentos a través de líneas
telefónicas por medio de un módem.
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» Fotocopiadora ˃ En el área de reprografía debe haber también trituradoras de papel y
equipo para encuadernar.
˃ Recomendaciones:
+ Siga las instrucciones de manejo y funcionamiento del fabricante.
+ Utilice estabilizadores de voltaje.
+ Solicite asesoramiento de un experto al conectar equipos eléctricos para evitar sobrecargas.
+ Utilice el equipo racionalmente.
+ Verifique que tenga suficiente papel y de que los controles estén bien ajustados (tamaño, nitidez, cantidad, ampliación o reduc-ción, etc.).
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»Proyector (data projector)
»Videograbadoras y televisores
»Grabadora
»Digitalizador o escáner
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» Lea las instrucciones de seguridad y operación antes de poner a funcionar cualquier unidad.
» Conserve las instrucciones de seguridad y operación para referencias futuras.
» Siga estrictamente las advertencias de la unidad y las instrucciones de operación y mantenimiento.
» Desconecte el aparato antes de limpiarlo.
» No use accesorios no recomendados por el fabricante.
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» No deje equipos cerca de ventanas, depósitos de agua, bañeras, piscinas, cocinas, lavadoras, sótanos húmedos.
» Manténgalos alejados de radiadores, registros de calor, estufas y amplificadores.
» No los coloque sobre superficies inestables.
» Deje destapadas las aberturas y ranuras.
» Opere los equipos con las fuentes de energía indicadas.
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» Coloque los cables eléctricos de manera que no los pisen, ni se pillen contra otros objetos.
» Desconecte el equipo durante tormentas eléctricas y antes de limpiarlos.
» No sobrecargue las tomas eléctricas.
» No les inserte objetos de ningún tipo.
» No intente repararlos usted mism@.
» Desconéctelo cuando se dañen cables, enchu-fes, no funcione o muestre cambio en el funcionamiento.
» Las redes aceleran el envío y recibo de comunicaciones.
» Conceptos básicos: ˃ Sistema operativo – programa encargado de administrar los
recursos de la computadora y sobre el que funcionan los programas de aplicación.
˃ Procesador de texto (word processing) – permite escribir y guardar diferentes tipos de documentos; permite crear, copiar, mover, cambiar la apariencia y transformar fácilmente el texto.
˃ Correo electrónico (e-mail) – medio interactivo que acelera el intercambio y verificación de información
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» Conceptos básicos: ˃ Multimedia y medios interactivos – programas de
aplicación que permiten tener algún tipo de comunicación o interactuar con la computadora
˃ Base de datos (data base) – información o datos interrelacionados sobre un tema en particular; se pueden generar consultas y crearse informes
˃ Hojas de cálculo (spreadsheets) – programa que permite manejar datos que requieren análisis numérico y cálculos mediante formulas y funciones
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» Conceptos básicos: ˃ Dibujos y representaciones graficas – proveen herramientas
para la creación de páginas, dibujos rápidos autoedición y soluciones graficas
˃ Publicidad desde el escritorio (desktop publishing) – combinan tipos de alta calidad, gráficas, formatos o plantillas para obtener documentos finales con apariencia de impresión profesional
˃ Internet
+ red de redes
+ recursos de información mundial con acceso desde una computadora personal
+ permite intercambiar información de cualquier tipo
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» Conceptos básicos: ˃ Servicios que ofrece Internet
+ Consulta de información
+ Correo electrónico
+ Transferencia de archivos
+ Grupos de discusión
+ Conversación en línea
+ Transacciones comerciales y bancarias
+ Multimedia y otros
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