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Profa. María L. Moctezuma

Dewey University

27/03/2017

Objetivos

• Describir la evolución de la oficina.

• Definir ergonomía.

• Mencionar aspectos considerados por la

ergonomía para mantener un ambiente

agradable y seguro.

• Describir el estilo modular en las áreas de

trabajo.

• Identificar equipos utilizados en la oficina

automatizada.

27/03/2017 Profa. M. Moctezuma 2

Objetivos

• Definir diferentes sistemas de información.

• Explicar la importancia de conservar la salud

para desempeñarse mejor en la oficina.

• Conocer la importancia de la seguridad en la

oficina.

• Saber el efecto positivo de los recesos en la

jornada de oficina.

• Practicar medidas efectivas de seguridad y salud

en el lugar de trabajo.


Introducción

• Las tecnologías nuevas afectan la ejecución de

las tareas y la visión del empleado como recurso

humano en la empresa.

• Se necesita flexibilidad y mantenerse al día para

contribuir al crecimiento y desarrollo de la

empresa.

• Hay que tener habilidad para administrar

múltiples tareas simultáneamente.


Evolución en la oficina

• Estación de trabajo• Área modular abierta.

• Está equipada con

computadora, teléfono,

escáner e impresora, como

mínimo.

• Archivo electrónico

y microfilmación• Para conservar grandes

cantidades de documentos

sin ocupar mucho espacio.


Evolución de la oficina

•Equipo y mobiliario• Ajustado a las necesidades físicas individuales para

ayudar a la productividad sin afectar la salud.

• Los equipos seguirán reduciendo en tamaño.

• Uso de programas de reconocimiento de voz.

• La tecnología robótica facilita realizar muchas tareas

rutinarias.

• Cobra importancia la habilidad para trabajar en equipo.

• Hay que aumentar las destrezas de comunicación

interpersonal.


Organización esquemática de la

oficina moderna• El diseño esquemático dependerá del tamaño de la

empresa, tipo de trabajo a realizar, filosofía administrativa y nivel de especialización de los servicios.

• Se utilizan oficinas abiertas con paredes modulares (oficinas panorámicas).

• Se diseñan tomando en consideración: • el flujo de trabajo

• uso óptimo del espacio y de equipos costosos

• fomento de relaciones entre empleados

• crear un ambiente más atractivo para empleado y visitante

• facilitar la restructuración de diseños


• A pesar del diseño abierto, hay que separar un

área que ofrezca privacidad.

• La ley Health Insurance Portability and Account-

ability Act (HIPAA) exige que se provea al cliente

un lugar donde se atienda en forma individual y

privada.

• Desventajas de las oficinas modulares:

• distracciones

• interrupciones innecesarias

• falta de privacidad


• Otras modalidades• Oficina compartida

• Se le llama también oficinas hoteles.

• Las comparten empleados que viajan frecuentemente y

vienen esporádicamente a la oficina.

• Hay que “reservar” para tener acceso al espacio.

• Oficina en el hogar

• A este modalidad se le conoce como telecommute.

• Hay millones de personas que trabajan desde el hogar.

• Permanecen conectados con la oficina a través del correo

electrónico, el fax, el teléfono y otras formas de tele-

comunicación.


• Otras modalidades• Horario flexible

• Provee para distribuir las horas de trabajo a conveniencia

cumpliendo con las requeridas.

• Comenzar a trabajar más temprano o más tarde.

• Lo importante es que se realice el trabajo y haya personal

disponible durante el horario regular de la empresa.

• Se comparten recursos físicos, escritorio, computadoras,

materiales, etc.

• La oficina virtual puede estar en cualquier lugar donde el

usuario tenga computadora y medios de comunicación.

• Es importante observar los principios ergonómicos para no

afectar la salud y seguridad del empleado.


La ergonomía• Estudio de datos biológicos y tecnológicos

aplicados a problemas de mutua adaptación entre el

hombre y la máquina (RAE).

• Estudia los aspectos que afectan el área de trabajo

para que el empleado realice las tareas con

seguridad y comodidad.

• Elementos para diseñar la oficina

ergonómicamente:

• Niveles de autoridad según están en el organigrama de la

empresa

• Distribución de funciones y flujo del trabajo


La ergonomía

•Elementos para diseñar la oficina

ergonómicamente:• Dimensiones de los espacios disponibles

• Comunicación entre divisiones o departamentos

• Número de empleados

• Equipo básico que utilizará cada empleado

• Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las

necesidades individuales de los empleados

• Posibilidades de restructuración


La ergonomía• Factores a considerar

• Iluminación

• La poca iluminación produce fatiga visual y dolor de cabeza, por

lo que se cometen más errores y hay baja productividad

• Temperatura

• 78°Farenheit / 23° Celsius

• Color

• Impacta sicológicamente al individuo.

• Oscuros producen depresión; brillantes, animan.

• Colores fríos – azul, violeta y verde; producen un efecto calmante

• Colores cálidos – rojo, amarillo y naranja; ideales para áreas de

producción


La ergonomía• Factores a considerar

• Ruido

• Si nos exponemos a ruidos intenso, pueden provocarnos

fatiga, tensión y dificultad para concentrarnos.

• Para evitarlo hay que mantener el equipo en buen estado.

• Amortiguar el ruido con bases de fieltro o acetato bajo el

equipo y pisos alfombrados.

• Colocar las máquinas sobre bases fijas para evitar

vibraciones.

• Reducir la intensidad del timbre telefónico.

• Utilizar paredes con revestimiento especial o aislamiento

en las ventanas para disminuir ruidos exteriores.

• Evitar ubicar oficinas en zonas cercanas a áreas que

produzcan mucho ruido.


La ergonomía

•Factores a considerar• Decoración

• Utilizar plantas naturales

• Áreas del edificio con jardines, peceras, murales con

motivos naturales, etc.

• Cuadros, pinturas y fotografías que armonicen con el

ambiente de la oficina.

• Tablones de edicto.

• Mapas indicando salidas y entrada cerca de

ascensores o escaleras.


La salud

• Sueño – ocho horas diarias

• Alimentación – dieta variada y balanceada

• Higiene – baño diario, cuidado de cabello y

dentadura, uñas limpias y cuidadas

• Ejercicio

• Recreación – hacer aquello que realmente

nos produzca distracción


La seguridad

• La Occupational Safety and Health Agency (OSHA) orienta cómo prevenir accidentes y qué hacer cuando ocurren.

• Cuidado con:• Pisos mojados o resbalosos

• Gavetas de escritorios o archivos abiertas

• Cables sueltos o en áreas de tránsito

• Equipo fuera de lugar

• Escaleras en malas condiciones o con poca iluminación

• Falta de iluminación adecuada en áreas de almacenaje

• Incentivar a empleados por cada año en que no se registren accidentes.

• Síndrome del túnel carpiano y fatiga visual


La seguridad

• Seguridad personal• Mantener a la mano los teléfonos de emergencia.

• Tener disponibles los teléfonos de ejecutivos y otro personal.

• Conocer salidas de emergencia y ubicación de extintores de fuego.

• Tener un botiquín de primeros auxilios.

• Estar alerta al caminar en el área de trabajo y pasillos.

• Abrir y cerrar puertas cuidadosamente.

• Llevar la llave del automóvil en la mano al salir del trabajo.

• Avisar a la seguridad si va a trabajar fuera del horario regular.


La ambientación• Áreas de recreación pasiva y descanso

• Mesas para juegos, televisor, máquina de vídeos, billares y

máquinas de juegos electrónicos

• Muebles cómodos

• Acceso a nevera, horno de microondas y cocina para

preparar alimentos

• Limpieza y mantenimiento• Realizarla diariamente y en forma meticulosa.

• Limpiar muebles y equipos con un paño húmedo, no

abrasivos.


La ambientación

•Limpieza y mantenimiento• Ubicar extintores, alarmas, manguera para

incendio y detectores de humo, calor o fuego en

sitios estratégicos. Asegurarse de que funcionan.

• Mantener visibles números de teléfono de

emergencia.

• Revisar fechas de expiración del contenido de ex-

tintores para recargarlos cuando sea necesario.

• Mantener instalaciones sanitarias funcionando

perfectamente. Ambientarlas con plantas

naturales, cuadros y asientos para descanso.


Consejos para usuarios de

equipo de computación•Organizar el área de trabajo

adecuadamente.• Zona de trabajo principal – distancia desde el

codo a la mano; colocar materiales e instrumentos

utiliza-dos con más frecuencia

• Zona secundaria – a distancia del brazo; poner

artículos que se usan con frecuencia, pero no

todo el tiempo

• Zona de referencia – más allá de la distancia del

brazo; colocar elementos menos utilizados


•Recomendaciones para usuario de

PCs:• Mantener una buena postura.

• Ajustar el control del brillo y contraste de la

pantalla.

• Cambiar de actividad periódicamente.

• Cotejar trabajos extensos en papel.

• Pararse cada media hora para variar la posición

del cuerpo.

• Caminar por el pasillo mirando hacia un punto

lejano para descansar la vista.


• Recomendaciones para usuario de PCs:• Usar alternadamente el ratón y el teclado.

• Presionar suavemente las teclas y los botones del ratón.

• Usar un atril para colocar papeles, libros u otro material impreso.

• Dejar caer relajadamente los brazos a los lados para evitar contracciones.

• Parpadear para mantener los ojos lubricados.

• Respirar profundamente para relajar los músculos.

• Contraer y soltar los hombros para relajarlos y reducir la tensión.

• Examinarse la vista una vez al año.


•Computadora• Dispositivo electrónico programable que puede

almacenar leer y procesar datos

• Tipos de computadora

• Mainframe o computadora de amplia capacidad

• Minicomputadora

• Computadora personal

• Computadoras portátiles


•Teléfono• Sistemas para tomar mensajes

• Celulares

• Buscapersonas (pagers)

•Facsímil • Envía y recibe documentos a través de líneas

telefónicas por medio de un módem.


• Fotocopiadora

• En el área de reprografía debe haber también trituradoras

de papel y equipo para encuadernar.

• Recomendaciones:

• Siga las instrucciones de manejo y funcionamiento del

fabricante.

• Utilice estabilizadores de voltaje.

• Solicite asesoramiento de un experto al conectar equipos

eléctricos para evitar sobrecargas.

• Utilice el equipo racionalmente.

• Verifique que tenga suficiente papel y de que los controles estén

bien ajustados (tamaño, nitidez, cantidad, ampliación o reduc-

ción, etc.).


•Proyector (data projector)

•Videograbadoras y televisores

•Grabadora

•Digitalizador o escáner


Recomendaciones para el manejo

de equipos de oficina

• Lea las instrucciones de seguridad y operación antes

de poner a funcionar cualquier unidad.

• Conserve las instrucciones de seguridad y operación

para referencias futuras.

• Siga estrictamente las advertencias de la unidad y

las instrucciones de operación y mantenimiento.

• Desconecte el aparato antes de limpiarlo.

• No use accesorios no recomendados por el

fabricante.




• No deje equipos cerca de ventanas, depósitos de

agua, bañeras, piscinas, cocinas, lavadoras,

sótanos húmedos.

• Manténgalos alejados de radiadores, registros de

calor, estufas y amplificadores.

• No los coloque sobre superficies inestables.

• Deje destapadas las aberturas y ranuras.

• Opere los equipos con las fuentes de energía

indicadas.




• Coloque los cables eléctricos de manera que no

los pisen, ni se pillen contra otros objetos.

• Desconecte el equipo durante tormentas

eléctricas y antes de limpiarlos.

• No sobrecargue las tomas eléctricas.

• No les inserte objetos de ningún tipo.

• No intente repararlos usted mismo.

• Desconéctelo cuando se dañen cables, enchu-

fes, no funcione o muestre cambio en el

funcionamiento.


• Las redes aceleran el envío y recibo de comunicaciones.

• Conceptos básicos:• Sistema operativo – programa encargado de administrar los

recursos de la computadora y sobre el que funcionan los programas de aplicación.

• Procesador de texto (word processing) – permite escribir y guardar diferentes tipos de documentos; permite crear, copiar, mover, cambiar la apariencia y transformar fácilmente el texto.

• Correo electrónico (e-mail) – medio interactivo que acelera el intercambio y verificación de información


•Conceptos básicos:• Multimedia y medios interactivos – programas de

aplicación que permiten tener algún tipo de

comunicación o interactuar con la computadora

• Base de datos (data base) – información o datos

interrelacionados sobre un tema en particular; se

pueden generar consultas y crearse informes

• Hojas de cálculo (spreadsheets) – programa que

permite manejar datos que requieren análisis numérico

y cálculos mediante formulas y funciones


• Conceptos básicos:• Dibujos y representaciones graficas – proveen herramientas

para la creación de páginas, dibujos rápidos autoedición y

soluciones graficas

• Publicidad desde el escritorio (desktop publishing) –

combinan tipos de alta calidad, gráficas, formatos o

plantillas para obtener documentos finales con apariencia

de impresión profesional

• Internet

• red de redes

• recursos de información mundial con acceso desde una

computadora personal

• permite intercambiar información de cualquier tipo


•Conceptos básicos:• Servicios que ofrece Internet

• Consulta de información

• Correo electrónico

• Transferencia de archivos

• Grupos de discusión

• Conversación en línea

• Transacciones comerciales y bancarias

• Multimedia y otros


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